Kaisa-talo - Helda - Helsinki.fi

helda.helsinki.fi

Kaisa-talo - Helda - Helsinki.fi

Det nya biblioteket

planerades med

gemensamma

krafter

Personalen i det nya bibliotekshuset deltog i

planeringen från första början och fick föra en

direkt dialog med arkitekter och byggplanerare.

När projektet inleddes bildades tio projektgrupper

som gick igenom bibliotekets behov.

Personalen tog entusiastiskt emot utmaningen.

Också de viktigaste kundgrupperna, studenterna,

lärarna och forskarna vid universitetet,

hade möjlighet att delta i diskussionerna. Samtidigt

som man planerade de nya lokalerna såg

man över verksamheten, tjänsterna, personalens

arbetsuppgifter och användarnas beteende.

Projektgruppernas sammansättning och aktivitet

under de tre åren varierade beroende på i

vilken fas planeringen befann sig. I projektgrupperna

deltog ett femtiotal biblioteksanställda

som kommer att arbeta i Kajsahuset. Personalen

framförde sina önskemål till arkitekterna, som

har beaktat dem på bästa möjliga sätt.

Som hjälp i planeringsarbetet skapades två

projekt: Solmu (Knuten), som tog fram tjänster

för forskargrupper, och Palvelumuotoilu

(Tjänstedesign), som tog sig an studenternas

studievardag och bibliotekstjänster. Under projektens

gång hördes olika kundgrupper och projektgrupperna

fick också lära sig nya arbetssätt,

t.ex. hur man kan höra kunder på andra sätt

än med traditionella enkäter. I sjunde våningen

kommer det att finnas en forskarhörna och i de

andra våningarna kommer det att finnas olika

slags träffpunkter och studiemiljöer. Tanken är

att användarna också i framtiden ska delta i utvecklingen

av bibliotekets tjänster.

Den största personalinsatsen före flytten

var att förse alla böcker som flyttas till Kajsahuset

med en RFID-etikett. I kraftansträngningen

deltog alla, från civiltjänstgörare till campus-

109 Kaisa-talo | Kajsahuset | Kaisa House

bibliotekets direktör, och en miljon böcker fick

RFID-etiketter på rekordtid.

Personalen förberedde sig för den stora flytten

genom många evenemang. Under temat

”Hej, VI flyttar” ordnades tre seminarier. Till seminarierna

inbjöds alla ca 150 kolleger från de

olika verksamhetsställen som Campusbiblioteket

i centrum har och från bibliotekets enhet

för centraliserade tjänster. Dessutom ordnades

flera diskussions- och informationsmöten. Också

arbetshälsan beaktades ur ett förändringsperspektiv

och det gjordes flera utredningar. Företagshälsovårdens

och företagsfysioterapeutens

tjänster anlitades i problemlösningen.

New library

planned as a joint

effort

From the very beginning, staff members

transferring to the new library building were

involved in its design in direct contact with the

architects and construction planners. Early on,

the library staff was divided into ten project

teams to mull over the types of facilities needed

and the uses to which they would be put.

The staff set about the task enthusiastically.

In addition to staff members, the library’s main

users – students, teachers and researchers

of the University – were also invited to take

part in discussions. The teams approached the

library comprehensively, considering not only

the facilities but also the building’s functions,

services and staff duties as well as the paths and

activities of users.

The composition and activity of the teams

varied during the three-year project, depending

on the stage of planning. Overall, some 50 staff

members transferring to the new Kaisa House

participated in team work. Their joint wishes

and expectations were relayed to the architects,

who took them into consideration to the extent

possible.

To facilitate planning, a project called

Solmu (“Node”) was set up to develop services

for research groups, while a service design

project focused on students’ everyday studies

and library service needs. Project participants

interacted with various user groups and

picked up new work methods, such as ways

other than traditional surveys to learn about

customer needs and opinions. The building’s

seventh floor will house a researcher lounge,

while the other floors will offer different types

of recreational and learning environments. The

goal is to continue to involve users in future

service development.

The biggest staff effort prior to the move

consisted of adding RFID tags to all the books

transferred to the Kaisa House. Thanks to

the entire library staff – from non-military

service people to the campus library director

– participating in the tagging project, the task

was completed in record time.

Numerous events helped the staff prepare

for the big change. Three seminars were

arranged under the theme Hey, WE’re moving

to which all of the 150 or so new Kaisa colleagues

from centralised services and the libraries on

the City Centre Campus were invited. Several

discussion and informative events were

also organised to satisfy the staff’s need for

information. Occupational well-being in times

of change was a focus of special attention, and

many related surveys were carried out during

the period. Occupational health care and

physiotherapy services were also used to deal

with problematic issues.

More magazines by this user
Similar magazines