Ohjelmakauden 2014 - 2020 viestinnän suunnittelu

rakennerahastot.fi

Ohjelmakauden 2014 - 2020 viestinnän suunnittelu

Rakennerahastojen viestintäverkoston työpaja

29.5.2013


Recommended Finland Oy

• Perustettu 1990

• Liikevaihto 2012 3,6 MEUR

• Toimivan johdon omistama

• 30 viestinnän ja markkinointiviestinnän ammattilaista

– tytäryritys Focus Flow Oy, Rovaniemi

– tytäryritys The Factori Oy

• 4 asiakkuuksiin keskittynyttä ydintiimiä

Markkinointi

Digi

Viestintä


Asiakkaitamme…


… ja julkisella sektorilla


Aamupäivän juoksutus

• 10.00 Miten rakennerahastot näkyvät julkisuudessa?

• 10.05 Esittelyt ja agenda

• 10.15 Mitä on viestintä?

• 10.30 Rakennerahastoviestinnän tavoitteet (keskustelu)

• 11.00 Kohderyhmien määrittely ja ryhmiin jakautuminen

• 11.15 Tauko

• 11.20 Kohderyhmien viestintätarpeet (ryhmätyö)

• 12.15 Silloin onnistuimme – kokemus onnistuneesta viestinnästä

(kotitehtävä)


Työpajassa mukana

• Anna-Mari Vimpari

• Pirkko Määttälä

• Tuija Astikainen, Pohjois-Karjalan liitto

• Riikka Hanni, Pohjois-Pohjanmaan liitto

• Seppo Haukka, Keski-Suomen liitto

• Liisa Irri, Lapin ELY

• Tuula Isosuo, Pirkanmaan ELY

• Pirita Jokikaarre, Lapin liitto

• Antti Jokivirta, TEM

• Mikaela Jussila, Pohjanmaan liitto

• Matti Juutinen, TEM

• Irmeli Järvenpää, STM

• Martta Viitaniemi, TEM


• Tiina Kairistola, TEM

• Mari Kuparinen, Päijät-Hämeen liitto

• Sanna Laiho, Uudenmaan ELY

• Niina Lamberg, Hämeen ELY

• Taina Lommi, Uudenmaan ELY

• Annukka Lyra, MMM

• Leena Lyra, TEM

• Tuulia Nieminen, Pirkanmaan liitto

• Terhi Nikula, Pohjois-Pohjanmaan ELY

• Pirjo Orava, Hämeen ELY

• Ritva-Liisa Pulkkinen, Etelä-Karjalan liitto

• Merja Rossi, Kaakkois-Suomen ELY

• Jari Sihvonen, Pohjois-Savon liitto

• Jaana Valkokallio, TEM


Tausta

• Hansel-sopimus

• Muut Recommendedin vastaavat asiakkuudet

• Uusi rakennerahastokausi

• Tietoa on paljon ja se on jossain määrin hallinnollista

• Ihmiset tekevät viestintää o.t.o:na

• Välillä on hyvä katsoa asioita myös ulkopuolisen silmin


Viestintä rakennerahastoissa

Pirkko Määttälä, viestintäkonsultti, FM


Viestintä – mitä se on

• Lähes kaikki olemisemme viestii tavalla tai toisella.

• Tarkoittaa toimia ja kielellisiä sopimuksia, joilla

minimoidaan häiriöitä.

• On oma tieteenalansa.

• Sen on perusteltava itsensä. Se ei ole itseisarvo.

• Vaatii aina määrittelyn: kenelle viesti on suunnattu ja

miksi.

• Lukuisia alalajeja, kanavia ja muotoja.

• Vahvasti kieli- ja kulttuurisidonnainen laji.

• Mutta parhaimmillaan ja yksinkertaisimmillaan se on

myös:

sitä, että kertoo omasta asiastaan toiselle niin

innostuneesti, että tämä innostuu myös.


Viestintä – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

• Tavoite – kohderyhmä – ydinviestit – tyyli – kanavat.

• Suunnittele ennen kuin aloitat. Ajattele läpi asian

juoksutus ja viestinnän/viestin summittainen rakenne.

• Miksi viestit ja mistä asiasta > määrittele viestin tarkoitus.

• Kenelle > määrittele kohderyhmät.

• Mitä viestit; mitä kohderyhmäsi/-henkilösi haluaa kuulla

(vrt. Erkki Toivasen oppi) > määrittele ydinviestit.

• Määrittele viestinnän tyyli ja kanavat.

• Hahmottele viesti.


Kaikki on viestintää: suullinen, kirjallinen,

esiintyminen

• Suullinen viestintä:

esim. puhe, esitys, juonto, esittely.

• Kirjallinen viestintä: tiedote, raportti, puhe, email,

statuspäivitys, twiitti

• Esiintyminen

• Kaikkiin pätee viestinnän perussäännöstö suunnittelusta,

kohderyhmämäärittelystä ja tyylin valinnasta.


Kohderyhmät , ydinviestit, kanavat, tyyli

• Kohderyhmät. Ketkä voisivat olla kiinnostuneita

asiastasi?

– listaa heidät kaikki

– valitse 3-5 tärkeintä (muita ei unohdeta, mutta

aloitetaan näistä)

• Ydinviestit. Mitä kaikkea haluat kertoa näille ihmisille?

– listaa kaikki asiat (esim. 20 kpl)

– valitse niistä 1-3 tärkeintä; kolmesta asiasta ihminen

muistaa hetken päästä korkeintaan 2 (muita asioita ei

unohdeta, mutta aloitetaan näistä)

• Tyyli- ja kanavamäärittely. Mikä toimii 15-vuotiaille, ei

välttämättä toimi 75-vuotiaalle, mutta voi toimia!


Kohderyhmän huomioon ottaminen

• ”Toimittajat toivoivat hyvin kirjoitettuja tiedotteita

konkreettisesti vaikuttavista kiinnostavista asioista,

erityisesti hyviä case-esimerkkejä.”

• ”Rakennerahastoja koskeviin tiedotustilaisuuksiin on

vaikea saada toimittajia. --- testattiin ajatusta

tiedotustilaisuuksien sijasta järjestettävistä vierailuista

toimituksiin. --- pitivät ajatusta hyvänä, mikäli kyseessä

olisi useita jutunarvoisia hankkeita taustoittava napakka

esittely ---”

(EAKR- ja ESR-toimenpideohjelmien viestinnän arviointi

ohjelmakaudella 2007-2013)

Pääsääntöisesti toimittajat EIVÄT ole erityisen vastaanottavaisia millekään informaatiolle,

ellei siinä ole uutista tai ainakin uutta näkökulmaa. (toim.huom.)


Tärkein kärkeen

• Kanavasta tai tyylistä riippumatta tärkein asia kärkeen.

• Viestinnän sisällön luomisessa apuna toimittajamallit:

5M+1K sekä juttupyramidi.

• Jos kirjoitat tai puhut, mieti ensin otsikko: mikä on 1

pääviesti.

• Koko maailmanselitys ei mahdu yhteen viestiin.

• Viestin sisältö, tyyli ja muoto ovat aina henkilön,

organisaation ja substanssin käyntikortti.

• Tekstissä: kappaleen rakenne, virkkeen rakenne,

sanajärjestys, kieli, oikeinkirjoitus.

• Vahvakaan sisältö ei pääse oikeuksiinsa ilman selkeää

ilmaisua. Viestintä ei ole jumalan lahja vaan raakaa

sääntöjen opettelua. Siksi se on myös tahdon asia.


Kirjallinen viestintä

• Lainalaisuudet: kieli on kokoelma yhteisiä sopimuksia ja

sääntöjä, joita kunnioittamalla kunnioitat myös oman

viestintäsi vastaanottajia.

• Asiatekstin vaaranpaikat: virkkeiden pituus, pilkutus,

lauseenvastikkeiden viittaussuhteet.

• Otsikon vastattava sisältöä.

• Otsikkoon ei tule pistettä eikä huutomerkkiä. Väitelause

on otsikossa parempi kuin kysymys.

• Email: Aihe-kentästä pitää selvitä, mistä on kyse ja onko

viesti kiireellinen.

• Some: edustat itseäsi mutta ehkä myös organisaatiotasi.

Some: kahvipöytäkeskustelu luovan tauon aikana.


Tiedote

• Valitse aihe.

• Listaa siitä kaikki tärkeät asiat ja valitse niistä 1-3

sisällöksi.

• Mieti kohderyhmä(t). Mediaviestinnässä kohderyhmä

eivät ole toimittajat vaan ns. ”suuri yleisö”.

Miksi ihmiset olisivat kiinnostuneita sinun asiastasi?

• Tyyli. Miten sanot ja milloin.

• Sisältö ja muoto. Muistisääntö 5M + 1K sekä

uutispyramidi.

• Paras teksti on sellainen, jota voi tarvittaessa lyhentää

lopusta lause lauseelta, joten unohda lennokkaat

loppuhuipennukset ja lopeta, kun asia loppuu.


Älä kikkaile

• Jos sinulla on asiaa, sano se selkeästi ja mielellään

lyhyesti. Älä yritä olla hauska, ellei asia ole sitä.

• Tekstin alkuun oman organisaation nimi, tarvittaessa

esim. sana ”Tiedote” sekä päivämäärä. Sitten otsikko ja

itse teksti.

• Älä käytä muotoiluja. Ne aiheuttavat ruuhkaisissa

uutisdeskeissä tarpeetonta visuaalista hälyä.

• Materiaalin loppuun tiedot, keneltä voi kysyä lisää.

• Lähettäessä kopioi teksti suoraan viestikenttään, ei

liitetiedostoja.

• Vastaanottajat PIILOKOPIOKENTTÄÄN. Ei ole

tarkoituksenmukaista, että esim. medioiden toimitukset

ja toimittajat näkevät, kenelle kaikille muille viesti menee.


Perustietoa esiintymisestä

• Ensivaikutelman voi luoda vain kerran.

• Pukeutuminen, vaatteet, puhtaat hiukset, sukat, kengät.

• Varmista AINA etukäteen, että laitteet toimivat ja että

tarvittavat piuhat, jatkojohdot ja kytkimet ovat saatavilla.

• Ota aina varalta mukaan esityksesi myös muistitikulle JA

lisäksi yksi paperinippu esityksestäsi.

• Jos ajatus katkeaa, kerro se. Odota rauhallisesti hetki.

Jos asia ei palaa mieleen, siirry seuraavaan kohtaan.

• Kunnioita aikatauluja. Jos osuutesi aika on 10 minuuttia,

esitys ei voi olla ihan niin pitkä. Rakenna esityksesi niin,

että voit sujuvasti lyhentää sitä kokonaisuuden

kärsimättä.


Tavoitteet


Tavoitteet

• Helpottaa hankeviestintää

• Levittää parhaita viestintäkäytäntöjä

• Selkiyttää TEM:n ja alueilla toimivien ihmisten roolit

• Saada hankkeiden viiteryhmät myös innostumaan

viestinnästä

• Löytää uusia hankkeita ja uusia ihmisiä?

• Luoda konsepteja sinne, minne ne sopivat (alueellinen

mediaviestintä, some)


Kenelle viestii?


Kohderyhmien ”pitkä lista”

• Potentiaaliset hakijat

• Hanketoimijat

• Toimittajat

• Suuri yleisö

• Hankkeiden kohderyhmät

• Asiantuntijat

• Kehittäjät

• Päättäjät/kuntakenttä

• Muut rahoittajat

• Yritykset


Kohderyhmien priorisointi

• Potentiaaliset hakijat

• Hanketoimijat

• Toimittajat

• Asiantuntijat/kehittäjät/päättäjät


Ryhmiin jakautuminen

Potentiaaliset hakijat

Toimittajat

Riikka Hanni, Pohjois-Pohjanmaan liitto

Liisa Irri, Lapin ELY

Tuula Isosuo, Pirkanmaan ELY

Mikaela Jussila, Pohjanmaan liitto

Irmeli Järvenpää, STM

Mari Kuparinen, Päijät-Hämeen liitto

Sanna Laiho, Uudenmaan ELY

Jari Sihvonen, Pohjois-Savon liitto

Ritva-Liisa Pulkkinen, Etelä-Karjalan

liitto

Tiina Kairistola, TEM

Matti Juutinen, TEM

Leena Lyra, TEM

Vaikuttajat

Hanketoimijat

Niina Lamberg, Hämeen ELY

Pirita Jokikaarre, Lapin liitto

Taina Lommi, Uudenmaan ELY

Terhi Nikula, Pohjois-Pohjanmaan ELY

Tuija Astikainen, Pohjois-Karjalan liitto

Tuulia Nieminen, Pirkanmaan liitto

Merja Rossi, Kaakkois-Suomen ELY

Seppo Haukka, Keski-Suomen liitto

Pirjo Orava, Hämeen ELY

Martta Viitaniemi, TEM

Jaana Valkokallio, TEM

Antti Jokivirta, TEM

Annukka Lyra, MMM


Millaista viestintää he haluavat ja tarvitsevat?


1) Vaikuttajat

Millainen viestijä hän on?

Ipad, Savon Sanomat, HS, KL työpaikalla

Ei oikein somessa, skype

Sähköposti vain työkäytössä

Verkko päivittäisessä käytössä

Ei viestinnän vastuullinen

Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+)

Ovat saaneet rahoitusta rakennerahoitusta

Miksi rakennerahastoviestit eivät kiinnosta häntä? (-)

Byrokratia hirvittää

Mitähän ne siellä TEMissä ovat keksineet

Aikataulupaineet

Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee?

Sisäpiitritietoa, sidosryhmätilaisuudet, myös maakuntaohjelmien valmistelussa mukana

Ohjelmapainotukset kiinnostavat

Uutiskirjeet, aluetilaisuudet, jopa teemoittain, ryhmien kautta, huolestunut rahoituksen

niukkenemisesta

Kuntiin välitettävää tietoa, esittelymateriaalia, toimialaryhmä, linkki pk-yrityskenttä

KUKA?

Ammatti: Kehittämisyhtiön tj

Nimi: Sirkka Sirkkala

Paikkakunta: Kuopio

Ikä: 54

Koulutus: KTM

Harrastukset: jousiammunta, golf,

puutarhanhoito

Perhe: eronnut, kolme aikuista lasta

ja yksi lapsenlapsi


2) Hanketoimija

Millainen viestijä hän on?

Diginatiivi (ESS, HS), ei tilaa paperilehtiä, Aamu-TV, erikoismediat, ammattilehdet

Somessa vahvasti sekä ammatillisesti että yksityisesti

Blogi, kv-kissa- ja ihmisoikeusblogi

Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+)

Työpaikka on tullut sitä kautta

Verkostoitunut hyvin myös muiden hanketoimijoiden kanssa

Myönteinen suhtautuminen

Potentiaalinen spoke, tarinoita riittää

Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-)

Byrokratia on kamalaa

EU-jargon

Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee?

Vertaistuki on tärkeää

Kv-näkökulma, mamu-hankkeet

Konkreettista tietoa siitä, mikä muuttuu, erityisesti jos joku on yksinkertaistunut

Verkko-osoitteistoja, linkkejä, asioiden yksinkertaistamista, visualisointia’

Koulutusta

Tapaamiset ja evästä niihin

KUKA?

Ammatti: pätkätöissä

projektipäällikkönä

Palmeniassa

Nimi: Johanna Autio-Virtolaakso

Paikkakunta: Lahti

Ikä: 34

Koulutus: KM

Harrastukset: juoksu, Amnesty

Perhe: aviomies ja kissa


3) Potentiaalinen hakija

Millainen viestijä hän on?

- käyttää sujuvasti nettiä; omat sosiaaliset kanavat ovat Fb ja ennen kaikkea

Vkontakt (venäjänkielinen Fb-palvelua vastaava palvelu), Juri myös twiittaa

Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+)

- Hänellä tuskin on sellaisia, vaikka voisi olla.

Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-)

- rakennerahastoja koskeva informaatio ei tavoita Juria, koska hänellä on 1) kiire (on se

pk-ikäinen lapsikin), 2) byrokratian pelko (saanut byrokratiaa riittämiin

maahanmuuttoprosessissa), 3) joskus ongelmia ymmärtää hallintokieltä, vaikka

onkin ollut pitkään Suomessa

Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee?

- Jurin kaltaiset voidaan tavoittaa hyvien case-esimerkkien avulla, kun hyviä esimerkkejä

kerrotaan hänen omilla kanavillaan

- Juria voisi lähestyä myös omien harrastusryhmien kautta vaikkapa rahastoista

kertovalla lasinalusella tai vastaavalla teezerilla

KUKA?

Ammatti: alueellinen

maahanmuuttajakoordinaatto

ri vk-järjestössä

Nimi: Juri Korhonen

Paikkakunta: Iisalmi

Ikä: 46

Koulutus: tekn.tri (ru), amk (fi)

Harrastukset: Olvin olutseura ja

Ursa

Perhe: eronnut, uusissa naimisissa,

2+1 lasta


4) Kansalainen, paikallislehden toimittaja

Millainen viestijä hän on?

- käyttää paljon nettiä, mutta on myös oman alueensa sanomalehtien suurkuluttaja;

perheessä ei ole tv:tä, jos Marja-Leena kuuntelee radiota, se on Ylen Sadio Suomi

- Marja-Leena on rutinoitunut tiedotemateriaalin lukija ja käsittelijä

- hän on hyvä kirjoittaja ja näin ollen osaa tehdä luovia ja mielenkiintoisia juttuja

Mitä hyviä kokemuksia rakennerahastoista? (+)

- Marja-Leenan työviiteryhmiin kuuluvat kunnalliset päättäjät ja virkamiehet; lisäksi

hänellä on iso kontaktipinta maailmankatsomuksensa kautta, eli joka kesä käydään

suviseuroilla, joissa on valtavasti yhteiskunnan eri tasoilla toimivia tuttuja ja

sukulaisia

- hänellä on TEM:läinen koulukaveri, jonka kanssa kesällä kylänraitilla puhuessa

myös rakennerahastoasioita on sivuttu

Miksi rakennerahastoviestit eivät saavuta tai kiinnosta häntä? (-)

Millaista tietoa rakennerahastoista hän haluaa / tarvitsee?

• - Marja-Leena on kiinnostunut saamaan tietoa tiedosta; hän ottaa vastaan hyvää

valmiiksi pureskeltua tietoa, mutta haluaa pureskella sen uudelleen tarjoillessaan

sen lukijoilleen eteenpäin

• - on kiinnostunut uuden ohjelmakauden alussa järjestettävästä alueellisesta

koulutuksesta toimittajille

• - Marja-Leena osaa myös hakea alustavaa tietoa Europe Direct –palvelusta (”Onko

sinulla kysyttävää EU:sta? Europe Direct vastaa”)

KUKA?

Ammatti: toimittaja

Nimi: Marja-Leena (o.s.) Kärkkäinen

Paikkakunta: Nivala

Ikä: 42 v.

Koulutus: yo, luovan kirj. kursseja

Harrastukset: puutarhanhoito,

lukeminen, sisustaminen

Perhe: mies koneyrittäjä, 8

itsenäiseksi oppinutta lasta


Yhteenveto kohderyhmien viestintätarpeista

• Byrokratia pitää ”avata” konkreettisesti; esim. kuvitettu

prosessikaavio tai sarjakuvaksi tehty tarina hankehaun

prosessista.

• Kieltä pitää yksinkertaistaa.

• Onnistuneet esimerkit esiin: lehtijuttuja, somepäivityksiä.

• Kohdennettuja ja räätälöityjä koulutuksia ja esimerkit

mukaan niihin.

• Sidosryhmätilaisuuksia; jälleen hyvät esimerkit esiin.

• Uutiskirjeet.

• Tietoa kunnallisille päättäjille.


Kotitehtävä

• Mieti yksi esimerkki onnistuneesta viestinnästä?

• Mielellään rakennerahastoihin tai EU-hankkeisiin

liittyvää, mutta voi olla muutakin

• Kaikki keinot ja kanavat lasketaan: lehtijutut, sosiaalinen

media, tilaisuudet, messut…


Jatkotyö

• Työpaja II syyskuussa samalla porukalla:

– Onnistuneet viestintäcaset

– Viestinnän työkalupakki, ml. some ja mediaviestintä

– Materiaalitoiveet tulevalle kaudelle

• Työpaja III loppusyksystä:

– Viestinnän työnjako ja toimet seuraaville vuosille


Kiitos!

Ruusut ja risut osoitteisiin:

anna-mari.vimpari@recommended.fi

pirkko.maattala@recommended.fi

More magazines by this user
Similar magazines