Outlook2007.pdf (2.2M) - Jakobstad
Outlook2007.pdf (2.2M) - Jakobstad
Outlook2007.pdf (2.2M) - Jakobstad
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
Microsoft Outlook 2007<br />
1<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Outlook 2007 –koulutuksen sisältö<br />
• Outlook tänään<br />
• Uusi sähköposti<br />
• Allekirjoitus<br />
• Yhteystiedot ja<br />
jakeluluettelot<br />
• Saapuneet sähköpostit<br />
• Ulkona-tilan hallinta<br />
• Viestien hallinta<br />
• Outlook 2007 –kalenteri<br />
• Tehtävät<br />
2<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Uusi sähköposti<br />
4<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestin lähettäminen<br />
1. Napsauta valintanauhan New- (Uusi)<br />
painiketta.<br />
2. Tyhjä sähköposti aukeaa<br />
3. Vastaanottajan voi lisätä joko napsauttamalla<br />
To-, Cc- tai Bcc-painiketta, jolloin osoitekirja aukeaa<br />
tai kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen<br />
1. Kertaalleen käytetty sähköpostiosoite tallentuu Outlookin<br />
muistiin, joten jos olet joskus lähettänyt vastaanottajalle<br />
sähköpostia, Outlook ehdottaa<br />
vastaanottajan osoitetta<br />
2. Oikean osoitteen voit valita<br />
nuolinäppäimilla ja enterillä<br />
tai napsauttamalla hiirellä<br />
5<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Liitetiedoston lisäys<br />
• Jos haluat liittää viestiin tiedoston, valitse Attach File / Liitä<br />
Tiedosto.<br />
• Jos haluat liittää sähköpostiviestin, valitse Attach Item / Liitä<br />
kohde<br />
6<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Bcc- / piilokopio-kentän lisäys<br />
• Piilokopio-kentän saa näkyviin valitsemalla<br />
sähköpostin Options / asetukset Fields / kentät <br />
Show Bcc / Näytä piilokopio<br />
• Kenttä tulee jatkossa näkyviin kaikkiin uusiin<br />
sähköposteihin<br />
7<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Tekstin muotoilu<br />
• Outlook 2007 käyttää tekstin muotoilussa Wordin<br />
tekstieditoria. Tekstin muotoilu siis tapahtuu samoin<br />
kuin Wordissä<br />
8<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Oletustekstityylien muotoilu<br />
• Voit muotoilla oletuskirjasimet<br />
– Uusille viesteille<br />
– Vastatuille / välitetyille viesteille<br />
– Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri<br />
omille teksteille<br />
– Merkki muokatulle tekstille<br />
9<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Oletus tekstityylien muotoilu<br />
• Valitse Tools / Työkalut Options / Asetukset Mail Format /<br />
Sähköpostin muoto Stationery and Fonts / Taustamalli ja fontit <br />
Personal Stationery / Oma viestipohja<br />
10<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Hyperlinkin lisäys<br />
• Voit lisätä viestiin tai allekirjoitukseen hyperlinkin.<br />
• Valitse Insert / Lisää Links / Linkit Hyperlink /<br />
Hyperlinkki<br />
• Valitse Existing file or Web Page / Aiemmin luotu tiedosto<br />
tai web-sivu Browsed Pegas / Selatut sivut<br />
11<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Hyperlinkin lisäys<br />
• Kirjoita hyperlinkin osoite Address / osoite –kenttään tai<br />
etsi se listalta<br />
• Text to display / Näytettävä teksti –kenttään voit<br />
määritellä tekstin, joka hyperlinkissä näkyy<br />
12<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestien seuranta 1 / 2<br />
• Voit määritellä kaikille lähettämillesi<br />
viesteille luku- tai toimituskuittauksen<br />
• Valitse Tools / Työkalut <br />
Options / Asetukset E-mail<br />
Options / Asetukset Tracking<br />
Options / Seurannan asetukset<br />
• Toinen Outlook-serveri toimittaa<br />
sinulle kuittauksen kun viesti on<br />
toimitettu vastaanottajan<br />
saapuneet-laatikkoon<br />
13<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestien seuranta 2 / 2<br />
• Jos pyydät viestistä lukukuittauksen,<br />
viestin vastaanottajalta kysytään<br />
haluaako hän lähettää lukukuittauksen<br />
ja halutessaan voi kieltää kuittauksen<br />
toimituksen<br />
– Kuittaus ei siis ole täysin luotettava<br />
• Kuittaus voidaan pyytää myös<br />
viestikohtaisesti sähköpostiviestissä<br />
Options / Asetukset Tracking / Seuranta<br />
14<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestin merkitseminen seurantaan<br />
• Voit merkitä viestin seurantaan<br />
(muistutus) joko vain itsellesi, vain<br />
vastaanottajalle tai molemmille<br />
• Valitse viestissä Options / Asetukset<br />
Follow Up / Seuranta Add<br />
reminder / Lisää muistutus.<br />
• Valitse merkinnän tyyppi Flag to /<br />
Merkintä –luettelosta.<br />
• Oletusasetusten mukaan muistutus<br />
liitetään tehtävään. Jos haluat<br />
käyttää merkintää ilman muistutusta,<br />
poista Reminder / Muistutus<br />
-valintaruudun valinta.<br />
• Saapuneen viestin voi merkitä itselleen muistutukseksi<br />
napsauttamalla viestiä hiiren kaksoispainikkeella<br />
15<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Äänestyspainikkeet<br />
• Äänestyspainikkeet löytyvät viestin Options / Asetukset<br />
-välilehdeltä.<br />
• Jos haluat tehdä omat vastausvaihtoehdot, valitse<br />
Custom / Mukautettu<br />
• Vastausvaihtoehdot erotellaan puolipisteellä.<br />
16<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Vastaaminen äänestyspainikkeilla<br />
• Viestin vastaanottaja löytää äänestyskohteet viestin<br />
vasemmasta yläreunasta<br />
• Äänestysvastausten vastaanottaja saa vastaukset<br />
sähköposteina<br />
17<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Ajastetut lähetykset<br />
• Voit lähettää sähköpostin ajastetusti<br />
• Valitse lähetettävän viestin Options<br />
/ asetukset More Options / Lisää<br />
asetuksia Delay delivery /<br />
Viivästä toimitusta<br />
• Valitse haluamasi ajankohta Do<br />
not deliver before / Älä toimita ennen<br />
– kohdasta.<br />
• Huom! Jos sinulla ei ole yhteyttä<br />
sähköpostipalvelimeen kun viestin<br />
lähetysaika tulee, se ei lähde.<br />
18<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Allekirjoitus<br />
19<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Allekirjoituksen lisäys 1 / 4<br />
1. Kun olet luomassa allekirjoitusta, avaa uusi viesti ja napsauta<br />
Signatures / Allekirjoitus painiketta.<br />
Valitse vielä Signatures / Allekirjoitukset.<br />
20<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Allekirjoituksen lisäys 2/4<br />
2. Nimeä allekirjoitus.<br />
3. Kirjoita<br />
yhteystietosi.<br />
Jos haluat lisätä<br />
allekirjoitukseen<br />
hyperlinkin,<br />
napsauta<br />
hyperlinkkisymbolia.<br />
21<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Allekirjoituksen lisäys 3/4<br />
5. Tallenna allekirjoituksesi napsauttamalla OK<br />
6. Valitse lopuksi haluatko allekirjoitukseen kaikkiin lähettämiisi<br />
viesteihin.<br />
22<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Allekirjoituksen lisäys 4 / 4<br />
• Jos haluat vaihtaa sähköpostiin jonkin muun kuin<br />
oletusallekirjoituksen, valitse avoimessa<br />
sähköpostissa Include / Sisällytä Singantures /<br />
Allekirjoitus ja valitse pudotusvalikosta allekirjoitus,<br />
jonka haluat liittää viestiin<br />
23<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Yhteystiedot ja<br />
jakeluluettelot<br />
24<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Yhteystietojen näkymä<br />
• Yhteystiedot saat näkyviin napsauttamalla Outlookin<br />
vasemmalla alareunassa Contacts / yhteystiedot<br />
• Yhteystietonäkymää voit muuttaa valitsemalla<br />
View / Näytä Current view / Nykyinen näkymä<br />
25<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Yhteystietojen lisäys 1 / 2<br />
• Uuden yhteystiedon voi lisätä saapuneesta tai<br />
lähetetystä sähköpostista napsauttamalla hiiren<br />
oikealla painikkeella henkilön sähköpostiosoitteen<br />
päällä ja valitsemalla Add to Outlook contacts / Lisää<br />
Outlook yhteystietoihin<br />
26<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Yhteystietojen lisäys 2 / 2<br />
• Uusi yhteystieto lisätään osoitekirjan puolella<br />
valitsemalla<br />
New / Uusi<br />
• Täytä yhteystiedon tiedot ja valitse Save and close /<br />
Tallenna ja sulje<br />
27<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Yhteystietojen haku osoitekirjasta<br />
• Omat yhteystiedot löytyvät Outlook address book /<br />
Outlook-osoitteisto Contacts<br />
28<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Jakeluluettelon luonti<br />
• Aloita jakeluluettelon luonti valitsemalla New / Uusi <br />
Distribution List / Jakeluluettelo.<br />
• Anna jakelulistalle nimi.<br />
• Jakelulistan henkilöt voi lisätä<br />
kahdella tavalla<br />
– Jos yhteystiedot löytyvät jostain<br />
Outlookin osoitekirjasta valitse<br />
henkilöt napsauttamalla<br />
Select Members / Valitse jäsenet.<br />
– Mikäli yhteystietoja ei löydy mistään osoitekirjasta, valitse<br />
Add New / Lisää uusi.<br />
29<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Saapuneet sähköpostit<br />
30<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Otsikkokentät 1 / 2<br />
• Otsikkokenttien paikkaa voi muuttaa siirtämällä otsikkokenttä<br />
haluttuun kohtaan.<br />
• Tartu hiirellä kiinni siirrettävään otsikkokenttään ja vedä ja pudota<br />
se haluttuun paikkaan. Punaiset nuolet näyttävät mihin kohtaan<br />
kyseinen otsikkokenttä on siirtymässä<br />
31<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Otsikkokentät 2 / 2<br />
• Otsikkokenttien leveyttä voi muuttaa viemällä hiiren osoittimen<br />
kahden otsikkokentän väliin niin, että hiiren osoitin muuttuu<br />
kaksipäiseksi nuoleksi<br />
• Paina hiiren ykköspainike alas ja venytä / kavenna otsikkokenttä<br />
haluamasi levyiseksi<br />
32<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Otsikkokenttien lisäys ja poisto<br />
• Voit lisätä ja poistaa otsikkokenttiä valitsemalla View /<br />
Näytä Current view / Nykyinen näkymä Customize<br />
current view / Mukauta nykyinen näkymä Fields /<br />
Kentät<br />
Kaavio 1d<br />
Kaavio 1e<br />
Kaavio 1f<br />
33<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestien lajittelu<br />
• Voit järjestää viestit haluamasi otsikkokentän mukaan<br />
napsauttamalla kyseistä kenttää hiirellä.<br />
• Ensimmäinen napsautus järjestää viestit laskevassa<br />
järjestyksessä, toinen nousevassa<br />
Kaavio 1d<br />
Kaavio 1e<br />
Kaavio 1f<br />
34<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Ilmoitus saapuneesta sähköpostista<br />
• Valitse Tools / Työkalut Options /<br />
Asetukset E-mail Options / Sähköpostin<br />
asetukset Advanced E-mail Options /<br />
Sähköpostin lisäasetukset When new<br />
items arrive in my inbox / Uuden viestin<br />
saapuessa Saapuneet-kansioon<br />
– Määrittele miten sinulle ilmoitetaan<br />
uudesta sähköpostia:<br />
– Äänimerkki<br />
– Hiiren osoittimen muutos<br />
– Kirjekuvake ilmoitusalueella<br />
– Uusi sähköposti työpöytäilmoitus<br />
35<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Väriluokittelu<br />
• Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä<br />
toisiinsa liittyviä kohteita.<br />
• Valitse viesti, johon haluat lisätä väriluokittelun ja<br />
napsauta hiiren kakkospainikkeella.<br />
• Valitse Categories / Luokittele ja valitse viestille oikea<br />
väriluokka<br />
36<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Väriluokan näkyminen<br />
37<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Ulkona-tilan hallinta<br />
38<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Ulkona-tilan hallinta<br />
• Kun otat ulkona-tilan käyttöösi lähetetään henkilöille,<br />
jotka lähettävät sinulle sähköpostia<br />
sähköpostivastaus, jossa näkyy kirjoittamasi viesti<br />
• Viesti lähetetään vain kerran / lähettäjä<br />
39<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Ulkona-tilan hallinta<br />
• Valitse Tools / Työkalut Out of Office Assistant /<br />
Ulkona-tilan hallinta.<br />
• Mikäli haluat aktivoida Ulkona-tilan,<br />
napsauta hiirellä kohtaa I am<br />
currently out of the office / Olen poissa<br />
• Kirjoita haluamasi poissaoloviesti<br />
ja valitse OK<br />
• Jos haluat poistaa Ulkona-tilan<br />
käytöstä napsauta hiirellä<br />
kohtaa I am currently in the office / Olen paikalla<br />
40<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestien hallinta<br />
41<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Kansioiden arkistointi<br />
• Voit arkistoidan kansioita manuaalisesti.<br />
• Valitse File / Tiedosto Archive /<br />
Arkistoi.<br />
• Määrittele arkistoitava kansio<br />
• Arkistokansiot tulevat näkyville<br />
kansioluetteloon.<br />
42<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viestien järjestely<br />
• Viestejä voi järjestellä myös luomalla ja siirtämällä<br />
viestejä alikansioihin.<br />
• Valitse kansio, jonka alle haluat luoda alikansion.<br />
Napsauta kakkospainiketta<br />
• Valitse New Folder / Uusi kansio ja nimeä kansio.<br />
43<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Pikahaku<br />
• Voit myös käyttää pikahakua<br />
• Aktivoi kansio, johon haluat kohdistaa haun<br />
• Kirjoita Search / Haku kenttään hakuehto<br />
• Haku käynnistyy ns. geneerisenä hakuna välittömästi<br />
• Jos hakuehto esiintyy viestin otsikossa, se<br />
korostetaan<br />
44<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Hakukansio 1 / 2<br />
1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Search Folders /<br />
Hakukansiot päällä.<br />
2. Valitse New search Folder / Uusi hakukansio<br />
3. Jos haluat rajata hakukansion sisältöä tarkemmin,<br />
valitse Choose / Valitse.<br />
45<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Hakukansio 2/2<br />
4. Anna hakukansiolle nimi ja valitse<br />
rajaus valitsemalla<br />
Criteria / Ehdot<br />
5. Luotu hakukansio tulee kansioluetteloon<br />
Search Folders /<br />
Hakukansio -kansion alikansioksi.<br />
6. Hakukansion voi poistaa,<br />
kansiossa olevat viestit säilyvät alkuperäisessä<br />
kansiossaan<br />
46<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Outlook 2007 Kalenteri<br />
47<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Kalenteri<br />
Kalenteri löytyy<br />
Outlookin vasemmasta<br />
alareunasta<br />
48<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Kalenterimerkinnän tekeminen<br />
• Aloita kalenterimerkinnän teko kaksoisnapsauttamalla<br />
hiirellä kalenterin oikeassa ajankohdassa<br />
• Kalenterimerkinnän voit määritellä olemaan<br />
– Private / Yksityinen<br />
– Recurrence / Toistuva<br />
• Määrittele kalenterimerkinnälle Subject / Aihe, Location<br />
/ Sijainti ja End time / Päättymisajankohta<br />
49<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Kalenterimerkinnän määritykset<br />
• Jos merkitset kalenterimerkinnän yksityiseksi , aika<br />
näkyy muille varattuna aikana, mutta he eivät näe<br />
tapaamisen aihetta, paikkaa tai tekstikentän sisältöä<br />
• Voit määritellä kalenterimerkinnän näkymään<br />
– Free / Käytettävissä<br />
– Busy / Varattu<br />
– Tentative / Alustava<br />
– Out of office / Poissa<br />
• Myös väriluokat, Categorize / Luokittele<br />
ovat käytettävissä kalenterimerkinnälle<br />
50<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Varauskutsu<br />
• Jos haluat kutsua kalenterivaraukseen muita<br />
osallistujia, napsauta Invite attendees / Kutsu osallistujat<br />
• Osallistujien sähköpostiosoitteet lisätään kuten<br />
sähköpostiin<br />
• Huomioi kutsuttavissa mahdolliset resurssit, kuten<br />
neuvotteluhuoneet ja tai laitteet.<br />
– Resurssit on lisättävä kutsuun resursseina, jotta varaus<br />
menisi järjestelmään oikein<br />
– Resurssi-valikon saat auki napsauttamalla To / Vastaanottaja<br />
-painiketta<br />
• Lähetä kutsu napsauttamalla Send / Lähetä<br />
51<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Osallistujien saatavuus<br />
Osallistujien saatavuus on helpointa<br />
tarkistaa Scheduling / Aikataulu<br />
-välilehdeltä<br />
Seuraavan kaikille kutsuttaville<br />
yhteisen vapaan ajan löydät<br />
napsauttamalla AutoPick Next /<br />
Valitse seuraava<br />
52<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Lähetetyn kalenterikutsun seuranta<br />
• Pystyt seuraamaan vastausten<br />
tilannetta kahdella eri tavalla<br />
• Kun joku lähettää sinulle hyväksynnän<br />
/ hylkäyksen kalenterikutsusta<br />
ja avaat sen, näet viestissä myös<br />
muiden vastanneiden vastaukset<br />
• Kokonaisuuden näet kun avaat<br />
kalenterikutsun ja valitset Tracking<br />
/ Seuranta -välilehden<br />
53<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Kalenterikutsuun vastaaminen<br />
• Kalenterikutsuun vastaat valitsemalla<br />
– Accept / Hyväksy<br />
– Tentative / Alustava<br />
– Decline / Kieltäydy<br />
– Purpose new time / Ehdota uutta aikaa<br />
• Samasta domainista (@samaorganisaatio.fi )<br />
tulleisiin kalenterikutsuihin ei tarvitse<br />
lähettää vastausta, vaan tiedot rekisteröityvät<br />
kutsujalle Tracking / Seuranta<br />
–välilehdelle automaattisesti<br />
54<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Oman kalenterinäkymän jakaminen<br />
• Valitse Share My Calendar / Jaa oma kalenteri ja hae<br />
osoitekirjasta henkilö jonka kanssa haluat jakaa<br />
kalenterinäkymäsi.<br />
55<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Jaetun kalenterinäkymän haku<br />
• Kun olet ensimmäistä kertaa hakemassa toisen<br />
henkilön kalenterinäkymää, valitse Open a Shared<br />
Calendar / Avaa jaettu kalenteri ja hae henkilö.<br />
• Saat toisen henkilön kalenterinäkymän ja löydät<br />
kalenterin vasemmasta valikosta.<br />
56<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Päällekkäiset kalenterinäkymät<br />
• Voit tarkastella useampaa kalenteria yhtä aikaa<br />
asettamalla ne päällekkäin<br />
• Jokaisen avatun kalenterin merkinnät näkyvät<br />
kyseisen kalenterin värikoodilla<br />
57<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Viikkonumeroiden näkyminen<br />
• Viikkojen numerot näkyvät vain kuukausinäkymässä.<br />
• Viikkonumerot saa lisättyä<br />
Valitsemalla Tools / Työkalut <br />
Options / Asetukset Calendar<br />
Options / Kalenterin asetukset <br />
Show week numbers in the month<br />
view and date navigator / Näytä<br />
viikkojen numerot kuukausinäkymässä<br />
ja päiväyskaaviossa<br />
• Samassa valikossa pääset lisäämään<br />
kalenteriisi tarvitsemasi<br />
pyhäpäivät.<br />
• Valitse Add Holidays / Lisää pyhäpäivät ja valitse avautuvasta<br />
listasta ne valtiot, joiden pyhäpäivät haluat lisätä<br />
kalenteriisi<br />
58<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Tehtävät<br />
59<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Tehtävän lisäys<br />
• Tehtävät / Tasks löytyvät Outlookin<br />
vasemmasta alanurkasta<br />
• Lisää tehtävä napsauttamalla Type a new task<br />
/ Kirjoita uusi tehtävä –kenttää ja kirjoita<br />
tehtävälle otsikko<br />
60<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Tehtävän lisäys<br />
• Kaksoisnapsauttamalla tehtävää pääset määrittelemään<br />
sille mm.<br />
– Aloitus- ja määräpäivän (Start date / Due date)<br />
– Tehtävän tilan (Status)<br />
– Tärkeyden (Priority)<br />
– Valmiusasteen (% complete)<br />
– Muistutusajankohdan (Reminder)<br />
61<br />
21.11.2011 Salcom Group Oy
Change language