Outlook2010.pdf (2.1M) - Jakobstad
Outlook2010.pdf (2.1M) - Jakobstad
Outlook2010.pdf (2.1M) - Jakobstad
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
Microsoft Outlook 2010
Outlook 2010 –koulutuksen sisältö<br />
• Outlookin näkymät ja asetukset<br />
• Outlook 2010 sähköposti<br />
• Uusi sähköposti<br />
• Saapunut sähköposti<br />
• Allekirjoitus<br />
• Yhteystiedot<br />
• Automaattiset<br />
vastaukset<br />
• Viestien hallinta<br />
• Säännöt<br />
• Outlook 2010 kalenteri<br />
• Tehtävät<br />
2<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
3 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Outlookin näkymät ja<br />
asetukset
Valintanauha<br />
• Valintanauha on Outlook 2010:ssä korvannut valikot.<br />
• Komennot näkyvät ryhmiteltyinä valintanauhassa, joten<br />
komentojen löytäminen ja käyttäminen on helppoa.<br />
4<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 1 / 3<br />
• Outlook 2010 sähköposti –sovelluksen asetukset löytyvät<br />
Tiedosto Asetukset<br />
• Tiedosto-välilehdeltä löytyy myös esim. Automaattiset<br />
vastaukset (poissa-tilan hallinta, katso diat 52 - 55) sekä<br />
Puhdistustyökalut (katso dia 57)<br />
5<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 2 / 3<br />
Tiedosto Asetukset –ikkunasta löytyy itse määriteltävät<br />
Oultook 2010 –ohjelman asetukset<br />
• Yleiset: Muokkaa esim. sovelluksen värimallia<br />
• Sähköposti: Oletusfontit (katso dia 9), oikeinkirjoituksen<br />
tarkistus, merkkiäänet, seuranta, yms.<br />
• Kalenteri: työaika ja –päivät, oletusmuistutuksen aika,<br />
juhlapäivät<br />
• Yhteystiedot: Koko nimen järjestys<br />
• Tehtävät: Muistutuksien oletusaika, automaattiset tilaraportit<br />
• Muistilaput ja päivyri: Muistilappujen väri ja fontti<br />
• Etsi: Windows etsinnän (Windows search) Outlook-säilöt,<br />
tuloksien kohteista<br />
6<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 3 / 3<br />
• Matkapuhelin: erikseen tilattava, maksullinen palvelu<br />
• Kieli: oikeinkirjoituksen, yms. Määritykset<br />
• Lisäasetukset: Outlookin ulkonäkö, merkkiäänet, RSSsyötteet,<br />
yms.<br />
• Muokkaa valintanauhaa ja Pikatyökalurivi: valikoiden<br />
määrittely<br />
7<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu 1 / 2<br />
• Voit muotoilla oletuskirjasimet<br />
– Uusille viesteille<br />
– Vastatuille / välitetyille viesteille<br />
– Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille<br />
teksteille<br />
– Merkki muokatulle tekstille<br />
8<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu 2 / 2<br />
• Valitse Tiedosto Asetukset Sähköposti Taustamallit ja<br />
fontit<br />
• Määrittele fontti uudelle viestille sekä vastatuille ja<br />
välitetyille viesteille<br />
– Huomioi mahdolliset yrityskohtaiset ohjeistukset<br />
9<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokentät 1 / 2<br />
• Otsikkokenttien paikkaa voi muuttaa siirtämällä otsikkokenttä<br />
haluttuun kohtaan<br />
• Tartu hiirellä kiinni siirrettävään otsikkokenttään ja vedä ja<br />
pudota (drag and drop) se haluttuun kohtaan<br />
• Punaiset nuolet osoittavat kohtaa, johon kyseinen<br />
otsikkokenttä on siirtymässä<br />
10<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokentät 2 / 2<br />
• Otsikkokenttien leveyttä voi muuttaa viemällä hiiren osoittimen<br />
kahden otsikkokentän väliin niin, että hiiren osoitin muuttuu<br />
kaksipäiseksi nuoleksi<br />
• Paina hiiren ykköspainike alas ja venytä / kavenna otsikkokenttä<br />
haluamasi levyiseksi<br />
11<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokenttien lisäys ja poisto<br />
• Voit lisätä ja poistaa otsikkokenttiä valitsemalla Näytä <br />
Nykyinen näkymä Näkymän asetukset Sarakkeet<br />
Kaavio 1d<br />
Kaavio 1e<br />
Kaavio 1f<br />
12<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Ilmoitus saapuneesta sähköpostista<br />
• Voit määritellä miten sinulle ilmoitetaan saapuneesta<br />
sähköpostista<br />
• Valitse Tiedosto Sähköposti Viestin saapuminen<br />
• Määritelle millaisen ilmoituksen haluat uudesta<br />
sähköpostista<br />
• Tallenna valitsemalla OK<br />
13<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien lajittelu<br />
• Voit järjestää viestit haluamasi otsikkokentän mukaan<br />
napsauttamalla kyseistä kenttää hiirellä.<br />
• Ensimmäinen napsautus järjestää viestit laskevassa<br />
järjestyksessä, toinen nousevassa<br />
Kaavio 1d<br />
Kaavio 1e<br />
Kaavio 1f<br />
14<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Väriluokittelu<br />
• Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä<br />
toisiinsa liittyviä kohteita.<br />
• Valitse viesti, johon haluat lisätä väriluokan ja napsauta<br />
hiiren kakkospainikkeella<br />
• Haluttu luokka voidaan määritellä ns. pikavalinnaksi. Se<br />
mahdollistaa viestien luokittelun yhdellä napsautuksella<br />
Luokat-kentässä.<br />
15<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Väriluokan näkyminen<br />
16<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook tänään –näkymä<br />
• Näkymän saa auki napsauttamalla kansionluettelon alussa<br />
omaa postilaatikkoa. Outlook tänään –näkymän voi valita<br />
myös aloitusnäkymäksi.<br />
17<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
17
18 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Outlook 2010 Sähköposti
Sähköpostinäkymän muokkaus<br />
• Sähköpostinäkymää voit muokata Näytä-välilehden<br />
Nykyinen näkymä ja Asettelu –ryhmissä<br />
19<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikatoiminnot 1 / 2<br />
• Aloitus Pikatoiminnot –ryhmässä on valmiina käyttäjien<br />
useimmin käyttämiä toimintoja ”yhden napin takana”<br />
• Voit muokata pikatoiminnot itsellesi sopivaksi tai tehdä<br />
uusia pikatoimintoja<br />
20<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikatoiminnot 2 / 2<br />
• Esimerkki: Siirrä-pikatoiminto<br />
– Napsauta toimintokuvaketta<br />
– Määrittele pikatoiminnon<br />
määritykset<br />
– Anna pikatoiminnolle nimi<br />
– Määrittele mihin kansioon<br />
valittu viesti siirretään<br />
– Määrittele merkitäänkö siirretty viesti luetuksi<br />
– Asetukset-valikosta löytyy lisämäärityksiä, esim.<br />
viestin luokittelu, jäljitys, luo tehtävä jne<br />
21<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
22 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Uusi sähköposti
Viestin lähettäminen<br />
• Napsauta valintanauhan Aloitus-välilehdellä<br />
Uusi sähköpostiviesti –painiketta.<br />
• Tyhjä sähköposti aukeaa<br />
• Vastaanottajan voi lisätä joko napsauttamalla<br />
Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio<br />
-painiketta, jolloin osoitekirja aukeaa tai<br />
kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen<br />
23<br />
– Kertaalleen käytetty sähköpostiosoite tallentuu Outlookin muistiin,<br />
joten jos olet joskus lähettänyt vastaanottajalle<br />
sähköpostia, Outlook<br />
ehdottaa vastaanottajan<br />
osoitetta<br />
– Oikean osoitteen voit valita<br />
nuolinäppäimilla ja enterillä<br />
tai napsauttamalla hiirellä<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Liitetiedoston lisäys<br />
• Jos haluat liittää viestiin tiedoston, valitse Sisällytäryhmästä<br />
oikea vaihtoehto<br />
– Liitä tiedosto<br />
– Liitä kohde = liitä Outlook-kohde, esimerkiksi käyntikortti<br />
(yhteystieto) tai viesti<br />
24<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Piilokopio-kentän lisäys<br />
• Piilokopio-kentän saa näkyviin valitsemalla sähköpostissa<br />
Asetukset Näytä kentät Piilokopio<br />
• Kenttä tulee jatkossa näkyviin kaikkiin uusiin<br />
sähköposteihin<br />
25<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Tekstin muotoilu<br />
• Outlook 2010 käyttää tekstin muotoilussa Wordin<br />
tekstieditoria. Tekstin muotoilu siis tapahtuu samoin kuin<br />
Wordissä<br />
• Tekstin muokkaustoiminnot löytyvät Viesti Perusteksti<br />
26<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu<br />
• Voit muotoilla oletuskirjasimet<br />
– Uusille viesteille<br />
– Vastatuille / välitetyille viesteille<br />
– Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille<br />
teksteille<br />
– Merkki muokatulle tekstille<br />
27<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hyperlinkin lisäys 1 / 2<br />
• Voit lisätä viestiin tai allekirjoitukseen hyperlinkin.<br />
• Valitse Lisää Linkit Hyperlinkki<br />
• Valitse Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu Selatut sivut<br />
28<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hyperlinkin lisäys 2 / 2<br />
• Kirjoita hyperlinkin osoite Osoite-kenttään tai etsi se listalta<br />
• Näytettävä teksti –kenttään voit määritellä tekstin, joka<br />
hyperlinkissä näkyy<br />
29<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien seuranta 1 / 2<br />
• Voit määritellä kaikille lähettämillesi<br />
viesteille luku- tai toimituskuittauksen<br />
• Valitse Tiedosto Asetukset <br />
Sähköposti Seuranta<br />
• Toinen Outlook-serveri toimittaa<br />
sinulle kuittauksen kun viesti on<br />
toimitettu vastaanottajan<br />
saapuneet-laatikkoon<br />
30<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien seuranta 2 / 2<br />
• Jos pyydät viestistä lukukuittauksen, viestin<br />
vastaanottajalta kysytään haluaako hän<br />
lähettää lukukuittauksen ja halutessaan voi<br />
kieltää kuittauksen toimituksen<br />
– Kuittaus ei siis ole täysin luotettava<br />
• Kuittaus voidaan pyytää myös<br />
viestikohtaisesti sähköpostiviestissä<br />
Asetukset Seuranta<br />
31<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestin merkitseminen seurantaan<br />
• Voit merkitä viestin seurantaan<br />
(muistutus) joko vain itsellesi, vain<br />
vastaanottajalle tai molemmille<br />
• Valitse viestissä Viestit <br />
Tunnisteet Seuranta<br />
• Valitse merkinnän tyyppi<br />
Merkintä-luettelosta.<br />
• Oletusasetusten mukaan muistutus<br />
liitetään tehtävään. Jos haluat<br />
käyttää merkintää ilman muistutusta,<br />
poista Muistutus-valintaruudun<br />
valinta.<br />
• Saapuneet-kansiossa olevan viestin voi merkitä itselleen<br />
muistutukseksi napsauttamalla viestiä hiiren<br />
kaksoispainikkeella ja valitsemalla Seuranta<br />
22.9.2011<br />
32<br />
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Äänestyspainikkeet<br />
• Äänestyspainikkeet löytyvät viestin Asetukset Seuranta<br />
–ryhmästä<br />
• Jos haluat tehdä omat vastausvaihtoehdot, valitse<br />
Mukautettu<br />
• Vastausvaihtoehdot erotellaan puolipisteellä.<br />
33<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Vastaaminen äänestyspainikkeilla<br />
• Viestin vastaanottaja löytää äänestyskohteet viestin vastaaryhmästä<br />
• Äänestysvastausten vastaanottaja saa vastaukset<br />
sähköposteina<br />
34<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Ajastetut lähetykset<br />
• Voit lähettää sähköpostin<br />
ajastetusti<br />
• Avaa lähetettävän viestin Asetukset<br />
Seuranta-ryhmän valintaikkunan<br />
avain<br />
• Määrittele Toimitusasetukset<br />
haluamasi mukaan<br />
• Huom! Sinulla tulee olla yhteys<br />
sähköpostipalvelimeen kun viestin<br />
lähetysaika tulee, muuten se ei<br />
lähde.<br />
35<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
36 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Saapunut sähköposti
Saapunut sähköposti<br />
• Kun saat uuden sähköpostin saat siitä määritystesi<br />
mukaisen (katso dia 13) ilmoituksen<br />
• Avaamaton sähköposti näkyy sähköpostiluettelossasi<br />
suljettu kirjekuorisymbolilla ja lihavoidulla tekstillä<br />
37<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Sähköpostin käsittely<br />
• Sähköpostin avaat kaksoisnapsauttamalla<br />
sitä<br />
• Viesti Vastaa –ryhmästä<br />
löytyvät painikkeet viestiin<br />
vastaamiselle ja sen välittämiselle<br />
edelleen<br />
– Huomioi Vastaa ja Vastaa kaikille –toiminteiden ero<br />
– Jos jakelulistalla on muita vastaanottajia kuin sinä<br />
– Valitset Vastaa, menee vastaus vain viestin<br />
lähettäneelle kontaktille<br />
– Valitset Vastaa kaikille, menee vastaus koko jakeluryhmälle<br />
• Ei kuitenkaan mahdollisille<br />
piilokopiovastaanottajille<br />
38<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Liitetiedoston avaus tai tallennus<br />
• Jos saamassasi viestissä on liitetiedosto, näkyy sen nimi ja<br />
tiedoston tyyppi viestin otsikkotietojen alapuolella<br />
• Voit avata tai tallentaa liitetiedoston kaksoisnapsauttamalla<br />
sitä, jolloin sinulle aukeaa valintaruutu, jossa voit valita<br />
haluatko avata vai tallentaa viestin<br />
39<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
40 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Allekirjoitus
Allekirjoituksen lisäys 1 / 4<br />
• Kun olet luomassa allekirjoitusta, avaa uusi viesti ja valitse<br />
Viesti Sisällytä Allekirjoitukset<br />
41<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 2/4<br />
• Valitse Uusi ja anna allekirjoitukselle nimi<br />
• Kirjoita yhteystietosi<br />
– Huomioi työnantajan antamat ohjeet allekirjoituksen sisällöstä ja<br />
muodosta<br />
• Jos haluat lisätä allekirjoitukseen hyperlinkin, napsauta<br />
hyperlinkki-symbolia.<br />
42<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 3/4<br />
• Tallenna allekirjoituksesi napsauttamalla Tallenna<br />
• Valitse lopuksi minkä allekirjoituksen haluat uusiin<br />
viesteihin<br />
ja vastattuihin / välitettyihin viesteihin<br />
43<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 4 / 4<br />
• Jos haluat vaihtaa sähköpostiin jonkin muun kuin<br />
oletusallekirjoituksen, valitse avoimessa sähköpostissa<br />
Viesti Sisällytä Allekirjoitus ja valitse pudotusvalikosta<br />
allekirjoitus, jonka haluat liittää viestiin<br />
44<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
45 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Outlook 2010 Yhteystiedot<br />
ja Yhteystietoryhmät
Yhteystietojen näkymä<br />
• Yhteystiedot saat näkyviin napsauttamalla<br />
Outlookin vasemmalla alareunassa<br />
Yhteystiedot<br />
• Yhteystietonäkymää voit muuttaa valitsemalla<br />
Näytä Nykyinen näkymä Vaihda näkymä<br />
46<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen lisäys 1 / 2<br />
• Uuden yhteystiedon voi lisätä saapuneesta tai lähetetystä<br />
sähköpostista napsauttamalla kontaktin<br />
sähköpostiosoitteen päällä hiiren oikealla painikkeella ja<br />
valitsemalla Lisää Outlook yhteystietoihin<br />
47<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen lisäys 2 / 2<br />
• Uusi yhteystieto lisätään osoitekirjan puolella valitsemalla<br />
Aloitus Uusi yhteystieto<br />
• Täytä kontaktin tiedot ja valitse Tallenna ja sulje<br />
48<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen haku osoitekirjasta<br />
• Omat yhteystiedot löytyvät kun napsautat<br />
sähköpostiviestissä Vstaanottaja / Kopio / Piilokopiopainiketta<br />
ja valitset Osoitteisto Yhteystiedot<br />
49<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietoryhmän luonti<br />
• Aloita yhteystietoryhmän (jakelulista) luonti valitsemalla<br />
Yhteystiedoissa Aloitus Uusi Uusi yhteystietoryhmä<br />
• Anna yhteystietoryhmälle nimi.<br />
• Yhteystietoryhmän kontaktit lisätään<br />
valitsemalla Jäsenet <br />
Lisää jäseniä<br />
– Outlook-yhteystiedoista<br />
avaa omat yhteystietosi<br />
– Osoitteistosta avaa Outlookin<br />
yhteisen osoitteiston<br />
– Valitsemalla Uusi säköpostiyhteystieto lisäät kontakti, jota ei löydy<br />
kummastaan osoitteistosta.<br />
50<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Osoitekortin lähettäminen edelleen<br />
• Voit lähettää omia osoitekorttejasi muille<br />
• Valitse osoitekortti / -tit jotka haluat lähettää ja<br />
napsauta hiiren kakkospainiketta<br />
• Valitse Välitä.<br />
• Lähetä normaalina sähköpostina<br />
• Viestin vastaanottaja saa tallennettua<br />
yhteystiedon omiin yhteystietoihinsa<br />
avaamalla yhteystiedon ja tallentamalla<br />
Tallenna ja sulje –valinnalla<br />
51<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
52 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Automaattiset vastaukset
Automaattiset vastaukset 1 / 3<br />
• Ottamalla automaattiset vastaukset (ulkona-tila, poissa)<br />
käyttöösi, lähetetään määrittelemäsi vastausviesti<br />
kontakteille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia.<br />
• Viesti lähetetään vain<br />
kerran / lähettäjä<br />
53<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset 2 / 3<br />
• Valitse Tiedosto Automaattiset vastaukset<br />
• Napsauta hiirellä Lähetä automaattiset<br />
vastaukset<br />
• Halutessasi voit määritellä<br />
aikavälin, jolloin automaattiset<br />
vastaukset lähetetään<br />
• Halutessasi, esimerkiksi tietoturvan<br />
vuoksi, voit määritellä eri<br />
vastaukset oman organisaation<br />
sisältä (@samadomain.fi) ja ulkoa<br />
tuleville lähetyksille<br />
• Tallenna valitsemalla OK<br />
54<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset 3 / 3<br />
• Jos määrittelit automaattisille vastauksille lähetysajan, se<br />
aktivoituu ja passivoituu automaattisesti<br />
• Jos et määritellyt lähetysaikaa, näkyy<br />
sähköpostisovelluksessasi huomautus siitä, että<br />
automaattiset vastaukset ovat käytössä<br />
• Voit poistaa automaattiset vastaukset valitsemalla Poista<br />
käytöstä<br />
55<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
56 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Viestien hallinta
Kansioiden arkistointi<br />
• Voit arkistoida kansioita<br />
manuaalisesti.<br />
• Valitse Tiedosto Tiedot <br />
Puhdistustyökalut Arkistoi…<br />
• Määrittele arkistoitava kansio ja<br />
napsauta OK<br />
• Arkistokansiot tulevat näkyville<br />
kansioluetteloon<br />
57<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien järjestely<br />
• Viestejä voi järjestellä myös luomalla ja siirtämällä viestejä<br />
alikansioihin.<br />
• Valitse kansio, jonka alle haluat luoda alikansion. Napsauta<br />
hiiren kakkospainiketta<br />
• Valitse Uusi kansio ja nimeä kansio.<br />
58<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikahaku 1 / 2<br />
• Aktivoi kansio, johon haluat kohdistaa haun<br />
• Kirjoita Haku-kenttään hakuehto<br />
• Haku käynnistyy ns. geneerisenä hakuna välittömästi<br />
• Jos hakuehto esiintyy viestin otsikossa, se korostetaan<br />
59<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikahaku 2 / 2<br />
• Kun aktivoit haku-ruudun, aukeaa Hakutyökalut-välilehti<br />
• Hakutyökalut Tarkenna –ryhmässä voit tarkentaa hakua<br />
esim. aiheen, saapumis-/lähettämisajankohdan tai<br />
luokittelun mukaan<br />
• Viimeiset kymmenen hakua tallentuu Hakutyökalut <br />
Asetukset Viimeisimmät haut –toimintoon<br />
60<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hakukansio 1 / 2<br />
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella hakukansiot-kansion<br />
päällä.<br />
• Etsi valikosta oikea hakuehto<br />
• Mikäli oikeaa hakuehtoa ei löydy tai haluat tehdä<br />
mukautetun haun selaa valikon loppuun ja valitse Luo<br />
mukautettu hakukansio.<br />
• Napsauta Valitse<br />
61<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hakukansio 2/2<br />
• Anna kansiolle nimi ja määrittele<br />
hakurajaus valitsemalla Ehdot.<br />
• Jos haluat hakukansion pitävän<br />
sisällään tiettyjä väriluokkia,<br />
valitse Hakukansion ehdot –<br />
ikkunassa Lisää vaihtoehtoja Luokat<br />
• Luotu hakukansio tulee kansioluetteloon<br />
Search Folders –kansion alapuolelle.<br />
• Hakukansion voi poistaa, kansion sisältämiä<br />
viestejä ei poisteta vaan ne säilyvät<br />
alkuperäisissä kansioissa<br />
62<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
63 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Säännöt
Säännöt<br />
• Sääntöjen avulla voit määritellä saamillesi tai lähettämillesi<br />
sähköposteille erilaisia toimintoja<br />
• Ehtoja toiminnoille voi olla useita erilaisia<br />
– Voit myös määritellä säännöille poikkeuksia<br />
• Säännöt ovat joko järjestämis- (Pidä asiat järjestyksessä) tai<br />
ilmoitussääntöjä (Pysy ajan tasalla)<br />
64<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä – lähetä aina<br />
vastaus kaikkiin minulle lähetettyihin<br />
sähköposteihin<br />
• Valitse Tiedosto Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta<br />
• Valitse Uusi sääntö<br />
• Valitse Aloita tyhjästä säännöstä<br />
• Valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä<br />
• Valitse Next<br />
65<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 2 / 4<br />
• Valitse ehdot, joiden haluat viestin<br />
täyttävän ennen kuin tekemäsi<br />
sääntö toteutetaan<br />
– Esimerkiksi Lähetetty vain<br />
minulle tai Kun nimeni on<br />
Vastaanottaja-ruudussa<br />
– Joissakin ehdoissa Vaihe 2<br />
–ruutuun tulee sinisellä<br />
allaviivattu säännön osa<br />
– Napsauttamalla säännön<br />
osaa, pääset määrittelemään<br />
sen sisällön.<br />
Esimerkki: Merkintä tärkeys<br />
• Valitse Next<br />
66<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 3 / 4<br />
• Määrittele mitä viestille tehdään<br />
– Esimerkiksi lähetetään edelleen toiseen postilaatikkoon tai<br />
lähetetään automaattivastaus<br />
• Määrittele mahdolliset Vaiheen kaksi säännön kuvaukset<br />
• Napsauta Next<br />
67<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 4 / 4<br />
• Määrittele mahdolliset poikkeukset sääntöihin<br />
– Esimerkiksi tietyltä lähettäjältä tulleet viestit<br />
• Valitse Next<br />
• Anna säännölle nimi<br />
• Valitse Finish<br />
68<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Säännön poistaminen<br />
• Säännön poistat valitsemalla Tiedosto Sääntöjen ja<br />
ilmoitusten hallinta<br />
• Valitse sääntö, jonka halut poistaa<br />
napsauttamalla sitä hiirellä<br />
• Valitse Poista<br />
• Sovellus kysyy haluatko varmasti<br />
poistaa luomasi säännön<br />
• Valitse Kyllä<br />
• Valitse Apply ja OK<br />
69<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
70 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Outlook 2010 Kalenteri
Kalenteri<br />
Kalenteri löytyy Outlookin<br />
vasemmasta alareunasta<br />
71<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterimerkinnän tekeminen<br />
• Aloita kalenterimerkinnän teko siirtymällä kalenteriin ja<br />
kaksoisnapsauttamalla hiirellä kalenterin oikeassa<br />
ajankohdassa<br />
• Kalenterimerkinnän voit määritellä olemaan Yksityinen tai<br />
Toistuva<br />
• Määrittele kalenterimerkinnälle Aihe, Sijainti, tarvittaessa<br />
Aloitusaika sekä Päättymisaika<br />
72<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterimerkinnän määritykset<br />
• Jos merkitset kalenterimerkinnän yksityiseksi ,<br />
(Tapaaminen Tunnisteet Yksityinen) näkyy merkintä<br />
muille varattuna aikana, mutta he eivät näe tapaamisen<br />
aihetta, paikkaa tai tekstikentän sisältöä<br />
• Voit määritellä kalenterimerkinnän näkymään kalenterissasi<br />
– Käytettävissä<br />
– Varattu<br />
– Alustava<br />
– Poissa<br />
• Myös väriluokat, Luokittele,<br />
ovat käytettävissä kalenterimerkinnälle<br />
73<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 1 / 3<br />
• Jos haluat kutsua kalenterivaraukseen muita osallistujia,<br />
napsauta Kutsu osanottajat<br />
• Osanottajien sähköpostiosoitteet lisätään kuten<br />
sähköpostiviestiin<br />
74<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 2 / 3<br />
• Huomioi kutsuttavissa mahdolliset resurssit, kuten<br />
neuvotteluhuoneet ja tai laitteet.<br />
– Resurssit on<br />
lisättävä kutsuun<br />
resursseina, jotta<br />
varaus menisi<br />
järjestelmään oikein<br />
– Resurssi-valikon<br />
saa auki napsauttamalla<br />
Vastaanottajapainiketta<br />
• Lähetä kutsu napsauttamalla Lähetä<br />
75<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 3 / 3<br />
• Uuden kalenterimerkinnän voi<br />
tehdä myös suoraan sähköpostivälilehdeltä<br />
valitsemalla<br />
Aloitus Uudet kohteet<br />
– Tapaaminen = avautuvaan<br />
kalenterimerkintään ei automaattisesti<br />
aukeaVastaanottajakenttää<br />
– Kokous = avautuvaan kalenterimerkintään<br />
aukeaa automaattisesti<br />
Vastaanottaja-kenttä<br />
76<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Osallistujien saatavuus<br />
Osallistujien saatavuus on<br />
helpointa tarkistaa<br />
Aikatauluavustajalla<br />
77<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Lähetetyn kalenterikutsun seuranta<br />
• Pystyt seuraamaan vastausten tilannetta<br />
kahdella eri tavalla<br />
• Kun joku lähettää sinulle hyväksynnän /<br />
hylkäyksen kalenterikutsuun ja avaat saapuneen<br />
viestin, näet viestissä myös muiden<br />
siihen mennessävastanneiden vastaukset<br />
• Kokonaisuuden näet kun avaat<br />
kalenterikutsun ja valitset<br />
Kokous Seuranta<br />
78<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterikutsuun vastaaminen<br />
• Kalenterikutsuun vastaat valitsemalla<br />
– Hyväksy<br />
– Alustava<br />
– Hylkää<br />
– Ehdota uutta aikaa<br />
• Voit valita haluatko lähettää jonkin viestin<br />
(muokkaa vastausta ennen lähettämistä)<br />
ennen kuin vastaat kutsuun vai lähetätkö<br />
pelkän tiedon osallistumisestasi.<br />
• Samasta domainista (@samadomain.fi) tulleisiin<br />
kalenterikutsuihin ei tarvitse lähettää vastausta, vaan tiedot<br />
rekisteröityvät kutsujalle Tracking / Seuranta –välilehdelle<br />
79<br />
automaattisesti<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oman kalenterinäkymän jakaminen<br />
• Voit halutessasi / tarvittaessa antaa muille / jollekin oman<br />
organisaation jäsenille mahdollisuuden nähdä kalenterisi<br />
• Avaa kalenterinäkymä<br />
• Valitse oma kalenterisi ja napsauta<br />
sitä hiiren kakkospainikkeella<br />
• Valitse Jakaminen Kalenterin<br />
käyttöoikeudet<br />
• Avautuvassa ikkunassa valitse<br />
Lisää ja hae osoitekirjasta kontakti,<br />
jolle haluat antaa oikeudet nähdä<br />
kalenterisi<br />
• Määrittele käyttöoikeustaso ja tallenna valitsemalla Apply<br />
80<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Jaetun kalenterinäkymän haku<br />
• Kun joku muu on antanut sinulle oikeuden nähdä<br />
kalenterinsa<br />
ja ensimmäisen kerran avaat kontaktin kalenterin, avaa<br />
kalenterinäkymä ja valitse Aloitus Kalenterien hallinta <br />
Avaa kalenteri Osotteistosta / Avaa jaettu kalenteri<br />
81<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenteriryhmän luominen<br />
• Jos lähetät usein samalle ryhmälle kalenterivarauksia, voit<br />
tehdä heistä kalenteriryhmän, jolloin saat yhdellä valinnalla<br />
kaikkien ryhmään kuuluvien kontaktien osoite- ja tai<br />
kalenteritiedot<br />
• Avaa kalenteri<br />
• Valitse Kalenterien hallinta <br />
Kalenteriryhmät Luo uusi<br />
kalenteriryhmä<br />
• Anna kalenteriryhmälle nimi<br />
• Valitse ryhmän kontaktit.<br />
• Kontaktit voivat olla myös oman<br />
domainin (@samadomain.fi) ulkopuolisia kontakteja.<br />
– Huomioi että et kuitenkaan näe ulkopuolisten kontaktien kalenterimerkintöjä<br />
82<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenteriryhmän käyttäminen<br />
Kun haluat sopia kalenteriryhmän kanssa palaverin, toimi<br />
seuraavasti<br />
• Valitse kalenteriryhmä napsauttamalla sitä hiirellä<br />
– Jos et kutsu kaikkia ryhmän jäseniä poista valinta<br />
ei-kutsuttavan jäsenen nimen edestä<br />
• Valitse Aloitus Uusi Uusi kokous Uusi kokous kaikkien<br />
kanssa<br />
• Tee kalenterivaraus normaalisti<br />
83<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Päällekkäiset kalenterinäkymät<br />
• Valitse kalenterit, joita haluat tarkastella<br />
• Napsauta toisen kalenterin vasemmassa yläkulmassa<br />
olevaa nuolta jolloin saat päällekkäisen<br />
näkymän<br />
• Kalenterimerkinnät näkyvät käyttäjäkohtaisilla väreillä<br />
84<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterinäkymän lähettäminen<br />
• Voit lähettää oman kalenterinäkymäsi sähköpostitse.<br />
• Valitse Jakaminen Lähetä kalenteri sähköpostitse<br />
• Valitse<br />
– Miltä ajalta kalenteri lähetetään<br />
– Mitä tietoja kalenterissa<br />
näytetään<br />
– Näytetäänkö vain erikseen<br />
määriteltynä työaikana olevat<br />
merkinnät<br />
– Työajat määritellään Tiedosto Asetukset Kalenteri<br />
85<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viikkonumeroiden näkyminen<br />
• Viikkojen numerot näkyvät vain kuukausinäkymässä.<br />
• Viikkonumerot saa lisättyä kuukausinäkymään ja<br />
päiväyskaavioon valitsemalla Tiedosto Asetukset <br />
Kalenteri Näyttöaetukset ja valitsemalla Näytä viikkojen<br />
numerot kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa<br />
86<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Juhlapäivien näkyminen kalenterissa<br />
• Juhlapäivät saa lisättyä kalenteriin valitsemalla Tiedosto <br />
Asetukset Kalenteri Kalenterin asetukset Lisää<br />
juhlapäivät<br />
• Valitse avautuvasta listasta ne valtiot, joiden pyhäpäivät<br />
haluat lisätä kalenteriisi<br />
87<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien tarkastelu yhteystiedoista<br />
• Avaa kontaktin yhteystiedot kaksoisnapsautuksella<br />
• Valitsemalla Näytä Toimet voit tarkastella kaikkea<br />
kontaktin kanssa tapahtunutta viestin vaihtoa<br />
88<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikaviestintä<br />
• Näet Tehtävät-palkissa kaikki pikaviestintäyhteytesi<br />
• Kun viet hiiren osoittimen kontaktin päälle näet kaikki eri<br />
mahdollisuudet olla yhteydessä kontaktiin<br />
89<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
90 22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen<br />
Outlook 2010 Tehtävät
Tehtävän lisäys<br />
• Tehtävät löytyvät Outlookin vasemmasta<br />
alanurkasta<br />
• Lisää tehtävä napsauttamalla Kirjoita uusi<br />
tehtävä –kenttää ja kirjoita tehtävälle otsikko<br />
91<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Tehtävän lisäys<br />
• Kaksoisnapsauttamalla tehtävää pääset määrittelemään<br />
sille mm.<br />
– Aloitus- ja määräpäivän<br />
– Tehtävän tilan<br />
– Tärkeyden (Priority)<br />
– Valmiusasteen<br />
– Muistutusajankohdan<br />
92<br />
22.9.2011 Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Change language