Tieto talteen taiten - MikroPC

mikropc.net

Tieto talteen taiten - MikroPC

Tikulle vai levylle?

TEEMANA

PK-TIETO-

TEKNIIKKA

Tieto talteen

taiten

TEKSTI: JUHO USKI

VALOKUVAT: JYRKI VESA

TALLENNUS

TALLENNUKSEN VAIHTOEHDOT

Levyjaot verkossa

Palvelinratkaisut

Netin tallennuspalvelut

Siirrettävät mediat

> levykkeet

> cd-/dvd-levyt

> usb-muistit

> usb-kiintolevyt

> muistikortit

Kokouspöytäkirjat,

budjetit, taulukot,

musiikit, kuvat

– kaikki tallennetaan

johonkin.

Mikä sopii

taulukoille, ei ehkä

sovikaan kuville.

Jokainen tallentelee työtiedostoja

vähän väliä. Harvempi

uhraa hetkenkään

ajatusta siihen, minne ja

miten tiedot tulee tallentaneeksi.

Vielä harvempi

miettii, miten tallennettu tieto olisi

helposti käytettävissä muualtakin

kuin juuri siltä toimiston koneelta,

jolla yleensä töitä tekee.

Työ kulkee yhä useammin ihmisen

mukana. Aikaisemmin tiedostojen

siirrettävyys ja tavoitettavuus

>

WWW.MIKROPC.NET

MikroPC 11/2006

37


olivat vain teknisen tuen huolena. Nykyään

jokaisen on itsekin huolehdittava

tiedon saatavuudesta.

Tiedot voidaan siirtää monella tavalla,

alkaen siirrettävistä medioista ja päätyen

ulkopuolisen tarjoajan verkkotallennusratkaisuihin.

Kaikilla on omat hyvät

puolensa, mutta mikä tahansa tapa

tiedon siirrettävyyden takaamiseen ei

sovi ratkaisuksi kaikkiin tilanteisiin.

Siirrettävät mediat ovat mukavia,

mutta varkauksille alttiita, palvelinratkaisut

taas yleensä hintavia. Internetin

varastointipalvelut ovat tavoitettavissa

vain jos on nettiyhteys.

Vanha neuvo tiedon siirrossa ja tavoitettavuuden

takaamisessa on edelleen

toimiva: älä laita kaikkia munia yhteen

koriin.

Parasta olisi löytää eri tavoista sellainen

yhdistelmä, jolla erilaiset ongelmatapaukset

voitaisiin välttää. ■

Langatonta

lystiä?

TIEDON SIIRTO eri medioiden välillä

on tietysti helpompaa, jos piuhojen

muodostamaa gordionin solmua ei

tarvitse yhtenään ole selvittämässä.

Wusb, bluetooth ja wlan luovat

kaikki erilaisia langattomia yhteyksiä

siirrettävän median ja keskusyksikön

välillä.

Helppous saattaa tulla turvallisuuden

kustannuksella. Wusb:stä

on ilmoitettu alkujaankin, että tieto

ei siinä ole sen salatumpaa kuin varsinaisessakaan

usb:ssä. Salaamattoman

wlan-yhteyden käytöstä on

ollut jo sen verran asiaa eri tiedostusvälineissä,

että jokaisen luulisi

nykyään salaavan oman wlan-liikenteensä.

Eikä bluetoothkaan ole täysin

ongelmattomaksi osoittautunut.

Eri asia onkin, kuinka monella on

siirrettävässä mediassaan sellaista

tietoa, jonka haalimisesta joku hyötyy.

Mutta salaiseksi tarkoitettu tieto

on salattava tässäkin. Jos epäilee

salakuuntelun olevan mahdollista,

on salauksen ohella vain yksi varman

ratkaisu: paluu piuhaspagetin

ääreen. ■

Työaseman kansion jakaminen on helppoa:

Kansiota klikataan hiiren oikealla ja valitaan

Properties|Sharing. Jos tällaista välilehteä ei näy,

käyttäjälle ei ole oikeutta kansion jakamiseen.

> Työryhmä jakaa levyn

Pienessä kotiverkossa tai yrityksessä tiedot

ovat helpoimmin kaikkien koneiden ulottuvilla,

kun tehdään levyjakoja.

Levyjako on helppo toteuttaa. Windowsjärjestelmissä

jaettavaa kansiota klikataan

hiiren oikealla, valitaan Properties ja välilehti

Sharing. Käyttäjä voi jakaa vain sellaisia kansioita,

joihin hänellä on täydet oikeudet. Joskus

jakojen toteuttaminen vaatii ylläpitäjän käyttäjäoikeuksia.

Kiperäksi ongelmaksi voi osoittautua tilanne,

jossa kansioon halutaan antaa pääsy vain

osalle toimialueen tai työryhmän käyttäjiä.

Käyttäjäoikeuksien toteuttaminen oikein vaatii

syvällisempää ymmärrystä kuin peruskäyttäjällä

on.

Työasemalta toteutettavissa jaoissa on

muitakin rajoituksia. Windows sallii enintään

kahdeksan yhtäaikaista yhteyttä työasemalta

jaettuun kansioon.

Lisäksi ongelmaksi muodostuu se, että samaa

tiedostoa ei voi käsitellä useampi käyttäjä

yhtaikaa. Nykyiset Office-versiot hallitsevat

tilanteen antamalla ensimmäiselle tiedoston

varaajalle oikeudet tiedoston muokkaamiseen,

seuraavaksi ehtivät saavat oikeuden read only

-versioon samasta tiedostosta.

Vaikka menettely on periaatteessa turvallinen

eikä tiedoston sisältö pääse sotkeutumaan

monen käyttäjän yhtäaikaisella editoinnilla,

koordinointia vaaditaan käyttäjien

kesken.

+ Helppoa ja vaivatonta

+ Nopea

– Käyttäjäoikeuksien hallinta vaatii

koulutusta

– Koneen on oltava käynnissä, jotta

tiedot olisivat tavoitettavissa

– Versionhallinnan vaikeudet

– Työasemissa käyttäjämäärärajoitus

windowsissa: 8 yhtäaikaista yhteyttä

SOVELTUU HYVIN tiedostojen jakamiseen rajoitetuissa

ryhmissä.

Security-välilehdellä

voidaan rajata käyttöoikeuksia

windows tasolla.

Määritellään, ketkä pääsevät

jakoon ja mitä kukin

voi tehdä tiedostoille.

Palvelinympäristössä on välttämätöntä

säätää jakojen käyttöoikeudet. Permissionsnapin

takana on oletuksena kaikille täydet

oikeudet, sillä pääsyä rajataan yleensä windowskäyttöoikeuksilla.

> Palvelin on laaturatkaisu

Työasemajakojen rajoitukset vältetään, jos

levy jaetaan verkon palvelimelta. Toteutus

vaatii suunnittelua. Parhaassa tapauksessa

saadaan vikasietoinen järjestelmä, jossa tieto

on paitsi tallessa, myös juuri oikeiden henkilöiden

tavoitettavissa.

Käyttäjille voidaan luoda kotihakemistot

verkkoon. Kun My documents -kansio

– jota yleensä käytetään tiedon tallennukseen

– synkronoidaan verkkoon palvelimelle, eivät

työasemien häiriöt enää vaivaa käyttäjiä.

Omat tiedostot ovat yhtä helposti tavoitettavissa

kaikilta toimialueen koneilta. Varmistus

on syytä tehdä tarpeeksi usein.

Tietoon pääsee käsiksi toimialueen ulkopuolelta

esimerkiksi kotoa erilaisin vpn-ratkaisuin

(virtual private network). Vpn:n avulla

mikä tahansa tietokone voidaan päästää hetkellisesti

osaksi sisäverkkoa. Yhteyteen pyrkivällä

koneessa on oltava palomuuri ja virustorjunta.

Lisäksi käyttäjä pitää voida tunnistaa.

NAS (network attached strorage) eli verkkoon

liitettävät kiintolevyt ovat viime vuosien

hitti. NAS-ratkaisujen hintahaitari on laaja,

ja niitä on niin pienille kuin suurille yrityksille.

Monikäyttöisyydestään huolimatta nassit

päätyvät usein vain tiedon varmistajiksi.

Vastapainoksi hinnalle palvelinratkaisut

tuovat varmuutta ja turvaa, joita ei voida taata

muilla keinoin.

+ Vikasietoisuus

+ Tavoitettavuus

– Hinta

– Ylläpito vaatii asiantuntemusta

SOVELTUU HYVIN tiedostojen varmaan tallentamiseen

suurissakin verkoissa.

38 MikroPC 11 / 2006

WWW.MIKROPC.NET


Data taskuun

ja tien päälle

Maailma on siirrettäviä medioita pullollaan.

Eri teknologiat, tallennuskapasiteetit

ja tiedonsiirtonopeudet medialle ja medialta

sotkevat helposti osaavankin ihmisen.

Jos tietoa kuljetetaan siirrettävällä medialla,

on tärkeä muistaa median haavoittuvaisuus.

Kevyet ja näppärät muistivälineet

ovat myös äärimmäisen helppoja

kohteita varkauksille.

Siirrettävälle medialle voi tallentaa salaista

tietoa ainoastaan salatussa muodossa.

Tähän tarkoitukseen on hyviä ohjelmia,

esimerkiksi Pgp.

Jos epäilet, että tiedon vuotamisesta

voi olla haittaa sinulle tai yrityksellesi, älä

jätä tietoa salaamatta ennen siirrettävälle

tallentamista.

> Levykkeet

Vanhat korput eli levykkeet ovat eläneet jo

pitempään kuin on tarpeen. Tähän ajatukseen

ovat päätyneet myös tietokoneiden valmistajat.

Uusista kokoonpanoista korppuasemat

ovat kadonneet.

Diskettien käyttöön yritettiin pitkään löytää

uusia perusteluja, kun Sonyn memorystickille

tuli sovitin, jota voitiin käyttää levykeasemassa.

Usb:n myötä yritys oli tuomittu

epäonnistumaan. Levykkeille ei ole enää muuta

perustelua kuin historian painolasti ja ihmisissä

istuva laiskuus siirtää tietoa talteen jollekin

muulle medialle.

Laiskuus voi kostautua, sillä levykkeet ovat

Cd- ja dvd-levyjen tyyppikirjo hämmentää kenet tahansa.

teknisesti varsin epäluotettavia. Epävarmuutta

lisää niiden nykytarpeisiin mitätön koko ja ihmisten

tietämättömyys: usein korpulla olevaa

tiedostoa editoidaan suoraan siirtämättä sitä

ensin koneelle. Harva tietää, että esimerkiksi

MS Office tekee käsiteltävästä tiedostosta

väliaikaistiedoston samaan hakemistoon jossa

käsiteltävä tiedosto sijaitsee. Levyke täyttyy

yllättäen niin, ettei sinne voikaan enää tallentaa

tiedoston valmista versiota.

+ Useille tuttu

+ Luojan kiitos, poistumassa

– Poistumassa

– Epäluotettava

– Liian pieni nykyaikaan

SOVELTUU HYVIN ongelmien kerjäämiseen,

it-tuen työllistämiseen.

> Uusiopolttoiset cd/dvd-levyt

Uudelleen kirjoitettavat cd-rw-levyt ja sittemmin

dvd-rw-levyt ovat nopeasti omineet

levykkeiden paikan. Näiden optisten medioiden

etu on yleisyys: jos mediaa ei välttämättä

pystykään kirjoittamaan kaikkein vanhimmissa

yhä käytössä olevissa koneissa, lukemaan sitä

ainakin periaatteessa pystyy.

Usein käyttäjillä on kuitenkin vaikeuksia

erottaa dvd-levyä ja cd-romppua toisistaan.

Tätäkin artikkelia kirjoitettaessa eteen tuli

tapaus jossa päiviteltiin, kun cd-asema ei lue

asennuslevyä. Tällä kertaa asennuslevy olikin

hämmentävästi dvd-levy.

Lisäksi optisten medioiden kenttää vaivaa

krooninen lyhennepilkkuoosi: cd-r, cd-rw, dvdram,

dvd+rw, dvd +/-rw… Vaikka nykynörtti

tuosta suosta selviääkin, monella vanhemman

polven käyttäjällä on vaikeaa tiedostaa, mikä

media sopii mihinkin käyttöön.

Eri valmistajien tuottamien medioiden yhteensopivuusongelmat

eri kirjoitusasemien ja

lukijoiden kesken ovat pikkuhiljaa poistumassa,

mutta eivät suinkaan vielä kadonneet. Netissä

käydäänkin keskusteluja eri aihioiden ja laitteiden

yhteensopimattomuuksista. On tärkeää

tarkistaa kokeilemalla, kykenevätkö toimiston

eri aikoihin hankitut koneet kaikki vähintäänkin

lukemaan tietynmerkkisiä aihioita.

Vaikka cd- ja dvd-levyt eivät ole arkoja

magneettisille häiriöille, ei optisen median

arkistoitavuus saa vielä täysiä pisteitä luotettavuudesta.

Mediat hapettuvat herkästi aikaa

myöten, jollei niitä säilytetä todella huolellisesti.

Jos tarkoitus on säilyttää jotain kymmenien

vuosien päähän, optinen media ei ole tarpeeksi

luotettava.

Reistailevat levykkeet alkavat olla muisto menneestä.

+ Yleinen

+ Sietää magneettisia häiriöitä

– Arkistokelpoisuus epäselvä

– Yhteensopivuusongelmia medioiden ja

asemien välillä

SOVELTUU HYVIN väliaikaiseen varmuuskopiointiin,

varauksin tiedonsiirtoon eri järjestelmien

välillä.

>

WWW.MIKROPC.NET

MikroPC 11/2006 39


TALLENNUS

kymmeniä gigatavuja. Pitkällä matkalla kuvien

viemä tila voi paisua suuremmaksikin. Missään

nimessä tällainen levy ei ole omiaan pysyväksi

säilytyspaikalle kuville.

Yleiskäyttöön tarkoitetut ulkoiset levyt

vastaavat kapasiteetiltaan tavallisia kiintolevyjä.

Viime aikoina ulkoisten kiintolevyjen

suosio musiikki- ja kuva-arkistoina on kasvanut

niin suureksi, että laitteita on ollut vaikea

löytää kaupan hyllyiltä.

Sivulla 57 on Maxtorin usb-kiintolevy testissä.

Muistitko ottaa muistitikun mukaan

koneen takaa?

> Usb-tikut

Usb-muistitikuista on lyhyessä ajassa tullut

eräs suosituimmista – ellei suosituin – siirrettävistä

medioista. Usb-liitännästä on tullut de

facto -liitäntästandardi, ja usb-liitin löytyykin

käytännössä kaikista alle 6 vuotta vanhoista

koneista, joskus vanhemmistakin.

Tikkujen kapasiteetti on kasvanut ajan

myötä alun vaatimattomasta muutamasta

megatavusta nykyisiin gigatavumittoihin. Samalla

hinta on laskenut lähes romahdusmaisesti.

Parin kymmenen euron hintaan saa jo

tikun, joka enemmän kuin riittää normaaliin

tiedonsiirtotarpeeseen.

Muistitikkujen nopeus ei kuitenkaan aina

huimaa (MikroPC 8/2006). Lisäksi varsinkin

varhaisempien tikkujen kohdalla standardissa

on puutteita, eikä tikku aina tunnistu automaattisesti

ulkoiseksi levyasemaksi ilman administrator-tason

käyttäjäoikeuksia.

Vaikka muistitikut eivät ole sen vaarallisempia

kuin muutkaan siirrettävät mediat,

monet järjestelmien ylläpitäjät yhä suhtautuvat

juuri niihin yllättävän paranoidisti. On

aivan mahdollista, että usb-väylät on bios-tasolta

suljettu esimerkiksi yrityksen koneissa.

Tikun ehdottomasti suurin vaara on sen

unohtuminen kiinni koneeseen, varsinkin, jos

usb-liitin on koneen takana. Tällöin tikku ja

tieto voivat siirtyä nopeasti asiattomiin käsiin.

> Usb-kiintolevyt

Ulkoiset usb-kiintolevyt tarjoavat siirrettävyyden

ja nopeuden lisäksi enemmän kapasiteettia

kuin flash-muistiin perustuvat tikut ja

kortit. Ratkaisu on kuitenkin fyysisesti raskas:

Asema on painavampi kuin yksikään flashmuistitikku

tai pino optisia medioita.

Ulkoinen levy on luotettava. Vaikka kiintolevy

on hienomekaaninen laite ja voisi kuvitella

sen kärsivän kuljetuksessa, asia on toisin.

Virran sammuessa kiintolevy siirtää arat

lukupäät turvaan, ja sammutettu levy kestää

kovaakin kohtelua.

Usb-kiintolevyistä löytyy hyviä ratkaisuja,

joissa samaan pakettiin on liitetty muistikortinlukija.

Näin esimerkiksi digikameralla

napsitut kuvat voi jo lomamatkalla arkistoida

levylle napin painalluksella. Yhteyttä tietokoneeseen

ei tarvita, ainoastaan virtaa laitteen

akussa.

Kuva-arkistoina käytettävien usb-levyjen

kapasiteetti on usein sangen pieni, vain joitain

+ Yleensä riittävästi tilaa

+ Runsaasti vaihtoehtoja erilaisiin tarkoituksiin

– Vaatii yleensä oman virtalähteen

– Tikkuihin verrattuna painava

SOVELTUU HYVIN tiedostojen siirtoon eri

järjestelmien välillä, muistikorttien varmuuskopiointiin.

> Muistikortit

Jos kameroiden kuvia ja mp3-soittimen musiikkia

tallentaa muistikortille, niin toki kortissa

kulkee mukana muukin tieto. Korttien

kapasiteetti on kasvanut samaa tahtia muistitikkujen

kanssa, ja muistin nopeus on kasvanut

näissä muistilaitteissa jopa nopeammin.

Kameran megapikselit vaativat nopean

muistikortin, jotta kuvia voi ottaa vilkkaassa

tahdissa.

Muistikortit kestävät fyysisiä kolhuja,

putoaminen kädestä tai pöydältä lattialle

ei hetkauta korttia mitenkään, kunhan se ei

huku. Magneettisia häiriöitäkin muistikortit

tuntuvat sietävän kohtuullisesti, samoin lämpötilan

vaihteluita. Lisäksi korttien joukossa

on ehdottomasti pienimmät – ja kevyimmät

- siirrettävät mediat mitä on.

+ Kevyt

+ Helppokäyttöinen

+ Tilaa tiedolle useimmiten riittävästi

– Yllättäviä yhteensopivuusongelmia

SOVELTUU HYVIN tiedostojen siirtoon eri järjestelmien

välillä (kokorajoitus).

Usb-kiintolevyjä voi käyttää parhaimmillaan ilman tietokonettakin, esimerkiksi valokuvien tallentamiseen.

40 MikroPC 11 / 2006

WWW.MIKROPC.NET


Jos kuljetat tietoa kortilla, ehkä on tarpeen

kuljettaa myös oikeantyyppistä kortinlukijaa.

Todellinen siirrettävyys onkin sitten ongelma.

Kortit tarvitsevat aina oman lukijan,

lukuunottamatta Secure digital plus -korttia

(esitelty esim. MikroPC 8/2006), joka sisältää

suoran liittimen usb-väylään. Muistikortteja

on lisäksi lukuisia eri tyyppejä, ja niinpä

lukijoitakin tarvitaan koko liuta. Uusimmissa

markkinoille tulleissa työasemissa on vakiona

kortinlukija, joka lukee useimpia muistikortteja.

Ennen kuin tällaiset työasemat yleistyvät,

muistikortin käyttäjän täytyy kuljettaa mukanaan

jonkinlaista kortinlukijaa varmistaakseen

tiedon siirrettävyyden.

+ Kevyt

+ Monikäyttöinen

– Vaatii useimmiten oman lukijan

– Liian monia eri tyyppejä

SOVELTUU HYVIN pienlaitteiden (kamerat,

mp3-soittimet) tiedostojen siirtoon.

Esimerkiksi Box.net tarjoaa

gigatavun verran maksutonta

nettitallennustilaa, maksusta

enemmänkin.

> Netin tallennuspalvelut

Tiedon saa siirtymään paikasta toiseen ilman

mukana kulkevaa mediaa käyttämällä internetin

tallennuspalveluita. Pientä korvausta vastaan

tieto saadaan talteen jollekin isolle varastopalvelimelle

internetin syövereissä. Näin

tieto on periaatteessa tavoitettavissa kunhan

koneessa on nettiyhteys.

Varoituksen sana: palvelimet menevät nurin,

yritykset konkurssiin. Kummastakaan ei

tiedä etukäteen. Älä luota nettipalveluun ainoaa

versiotasi tärkeistä tiedoista.

Netin tallennuspalvelut soveltuvat vain

rajoituksin yrityskäyttöön. Parhaimmillaan ne

voivat olla hyviä markkinapaikkoja ja keinoja

jakaa esimerkiksi kuvia. Huonossa tapauksessa

tieto vuotaa väärin käsiin.

+ Saavutettavuus

– Luotettavuus

SOVELTUU HYVIN mainosaineiston tai omien

kuvien säilyttämiseen ja julkiseen jakeluun.

Entä osaako

käyttäjä tallentaa?

PARHAASTA TALLENNUSJÄRJESTELMÄS-

TÄ ja mediayhdistelmästä on apua vain

silloin kun tietää, mitä on tekemässä.

Jokaisen tukihenkilön työhistoriaan kuuluu

ainakin yksi asiakas, joka on tehnyt

tuntitolkulla töitä, muttei ole tallentanut

työtään ja kone on jumiutunut.

Monet ohjelmat tekevät automaattitallennuksia.

Niiden avulla saa takaisin

melko tuore kopio dokumentista. Täytyy

vain tietää, minne ohjelma tällaiset väliaikaiset

talletukset tekee. MS Officesta

tämä löytyy kohdasta Tools | Options |

File locations. Automaattitallennuksen

väliä voi puolestaan säätää Options |

Save-välilehden takaa.

Jos työyhteisössä on valmiiksi sovittu

jokin paikka, jonne dokumentit tulisi

tallentaa (esimerkiksi verkossa sijaitseva

käyttäjän kotihakemisto), näppärä ittuki

voi jo työasemien asennusvaiheessa

säästää itseään hiusten harvenemiselta

määrittämällä tämän Office-sovellusten

tallennuspaikaksi.

Vähintään kerran törmää sellaiseen

käyttäjään, joka ”varmuuden vuoksi”

säästää dokumenttejaan eri kansioihin,

eri levyjaoille, paikalliselle työasemalle

jne. Eikä lainkaan pidä kutia siitä, minne

mitäkin on itse asiassa tallennettu. Varsinkin

informaatio siitä, missä uusin versio

tiedostosta sijaitsee, katoaa täysin.

Käyttöjärjestelmien hakutoiminnot

eivät kanna kovin pitkälle, jos lopulta pitää

etsiä läpi kaikki mahdolliset käytössä

olleet siirrettävät mediatkin.

Kertaakaan ei soisi tukihenkilön

törmäävään kokeneen käyttäjän kysymykseen:

”Miten Wordissä tallennetaan

teksti?” Valitettavasti tämäkin on koettu.

Pullaan tukehtumiselta on vaikea löytää

kohteliaita sanankäänteitä, joilla ohjastaa

asiakkaan jonkin perusoppikirjan avaamiseen

ja tavaamiseen.

Ihmisten haluttomuus oppia käyttämään

päivittäisiä työkalujaan on jo lakannut

hämmästyttämästä. Hyvä työnantaja

tarjoaa ilman hetkenkään epäröintiä

toistuvin ajoin koulutusta it-välineistön

käyttöön. Jokainen käytetty tunti maksaa

vuorenvarmasti itsensä monin verroin

takaisin. ■

WWW.MIKROPC.NET MikroPC 11/2006 41

More magazines by this user
Similar magazines