rovaniemi international design shows kokonai
rovaniemi international design shows kokonai
rovaniemi international design shows kokonai
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
ROVANIEMEN KEHITYS OY PYYTÄÄ TARJOUSTA LOVING LAPLAND - ROVANIEMI INTERNATIONAL<br />
DESIGN SHOWS KOKONAISUUDEN SUUNNITTELUSTA JA MANAGEROINNISTA<br />
1. Taustaa<br />
Rovaniemen kaupunki on solminut World Design Capital Helsinki 2012 -hankkeesta vastaavan<br />
Kansainvälisen <strong>design</strong>säätiön kanssa yhteistyösopimuksen, jonka mukaan Rovaniemen kaupunki<br />
osallistuu World Design Capital Helsinki 2012 –vuoden sisältöjen ja ohjelman tuottamiseen. Rovaniemen<br />
Kehitys Oy:n ja Lapin yliopiston yhteistyönä on käynnistetty WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hanke, jonka<br />
avulla vahvistetaan yhteistyötä pk-yritysten, koulutuksen ja julkisen sektorin välillä ja tuodaan näkyville<br />
pohjoisen muotoilun osaaminen.<br />
Lisätietoja WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hankkeesta:<br />
http://www.rovaniemenkehitys.fi/Suomeksi/Hankepalvelut/Hankkeet/WDC2012_Helsinki_–<br />
_Rovaniemi.iw3<br />
Rovaniemen Kehitys Oy järjestää osana WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hanketta Lapin luovien alojen<br />
yrittäjien ja Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijoiden näkyvyyden, verkostoitumisen ja<br />
kansainvälistymisen vahvistamiseksi sekä alueen ja osallistujien imagon kirkastamiseksi Loving Lapland<br />
– Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden.<br />
Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows on alueellisten ja kansainvälisten<br />
muotoiluproduktioiden <strong>kokonai</strong>suus, johon kutsutaan mukaan Lapin luovien alojen yritykset, Lapin<br />
yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijat ja siellä opiskelleet kansainväliset vaihto-opiskelijat.<br />
Muotoiluproduktioita toteutetaan eri puolilla maailmaa 7o kappaletta (à 1 000€), esimerkiksi pop-up –<br />
näyttelyinä. Mahdollisina alustoina toimivat mm. suomalaiset <strong>design</strong> viikot (Rovaniemi Design Week ja<br />
Helsinki Design Week), muut muotoilutapahtumat ja kansainväliset muotoiluviikot. Kohdekaupunkeina<br />
Rovaniemen ja muotoilupääkaupunki Helsinki –kaupunkien lisäksi kansainväliset muotoilukaupungit ja<br />
Lapin yliopistossa opiskelleiden vaihto-opiskelijoiden nykyiset kotikaupungit.<br />
2. Tarjouspyyntö:<br />
Rovaniemen Kehitys Oy / WDC2012 Helsinki-Rovaniemi -hanke pyytää tarjoustanne Loving Lapland –<br />
Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden suunnittelusta ja manageroinnista.<br />
Tarjouksen tulee sisältää:<br />
1) Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden suunnittelu<br />
a. Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows konseptin kehittäminen ja<br />
toteutustavan määrittely tilaajan antamien reunaehtojen mukaan, sisältäen aikataulutuksen<br />
b. Produktioiden kriteeristön ja osallistujien ohjeistuksen, sekä produktioihin liitettävien<br />
visuaalisten elementtien ja materiaalien luominen yhdessä tilaajan kanssa<br />
c. Tarvittavien verkkopohjaisten sovellusten ratkaisujen käyttöönotto (mm. lomakkeet hakuun,<br />
galleria dokumentointiin) sekä muotoiluproduktioiden dokumentointitavan määritteleminen<br />
d. Valmiiden esiintymisalustojen, sisältäen mm. yhteisesiintymiset messuilla / muissa<br />
muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) kartoittaminen<br />
2) Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden managerointi<br />
a. Kokonaisvaltainen toiminnan läpivieminen, sisältäen hakuprosessin kaikkine vaiheineen<br />
b. Osallistujien (yritysten ja opiskelijoiden) hakeminen ja aktivoiminen, sekä tarvittava<br />
yhteydenpito heidän kanssaan<br />
c. Osallistujat valitsevan juryn sihteerinä toimiminen<br />
d. Valmiiden esiintymisalustojen, eli yhteisesiintymisten messuilla / muissa<br />
muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) järjestäminen<br />
e. Muotoiluproduktioiden dokumentoinnin toteutuksen valvonta<br />
f. Tulosten raportointi tilaajalle
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
Tuottaja osallistuu <strong>kokonai</strong>suuden markkinointiin ja tiedottamiseen vastaten sen näkyvyydestä yhdessä<br />
tilaajan kanssa.<br />
Lopputuloksena tulee syntyä: Lopputuloksena tulee syntyä toteutussuunnitelma Loving Lapland –<br />
Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden konseptista ja manageroinnista sekä<br />
<strong>kokonai</strong>suuden <strong>kokonai</strong>svaltainen läpivieminen suunnitelman ja tilaajan antamien reunaehtojen<br />
mukaisesti.<br />
Suunnittelu- ja toteutusaikataulu: Tarjous pitää sisällään suunnittelu- ja toteutusvaiheen. Suunnittelu ja<br />
valmistelutyö aloitetaan heti kun tarjous on hyväksytty ja toteutetaan niin, että lopullinen<br />
toteutussuunnitelma esitellään tilaajalle viimeistään 9.1.2012 mennessä.<br />
Toteutusvaiheessa tuottaja manageroi hakuprosessin suunnitellun aikataulun mukaan, koordinoi<br />
tuotannot, jotka toteutetaan pääsääntöisesti vuoden 2012 aikana, kuitenkin viimeistään 30.4.2013<br />
mennessä (pääasiallinen toteutusvastuu muotoiluproduktioiden toteuttajilla), valvoo produktioiden<br />
dokumentoinnin ja vastaa osaltaan niiden esille tuomisesta ja näkyvyydestä sekä vastaa <strong>kokonai</strong>suuden<br />
dokumentoinnista tilaajalle. Tuottaja toimittaa lopullisen dokumentoinnin produktio<strong>kokonai</strong>suudesta<br />
tilaajalle produktioiden toteuduttua, kuitenkin viimeistään 30.4.2013. Toteutusvaiheessa tuottajan tehtävät<br />
jakaantuvat vuoden 2012 (viimeistään 30.4.2013) kuluessa useammalle jaksolle toteutussuunnitelman<br />
mukaan.<br />
Liitteet: Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot/liitteet:<br />
Työsuunnitelma, joka vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita ja vaatimuksia<br />
Tarjouksen hinta eriteltynä kohtiin 1 ja 2 (alv 0%).<br />
Maksupostitaulukko<br />
Referenssit: Tarjoukseen tulee liittää luettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana<br />
toteutetuista vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista<br />
arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta<br />
tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon pätevöittävästä asiantuntemuksesta.<br />
3. Ilmoitus ja hankintamenettely<br />
Hankinta on ns. pienhankinta ja se alittaa kansallisen hankinnan kynnysarvon (30 000 €) rajan. Hankinta<br />
tapahtuu tarjouskilpailun perusteella. Tarjouksista hyväksytään <strong>kokonai</strong>staloudellisesti edullisin esitettyjen<br />
valintakriteerien mukaisesti.<br />
Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista.<br />
Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kilpailuun osallistuneille kirjallisesti, sähköpostilla.<br />
Tarjouksen pyytäjä pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinnan eri toimittajien kesken. Luontevan<br />
hankinta<strong>kokonai</strong>suuden vuoksi tarjouksen pyytäjä pidättää myös oikeuden hankkia vain osan tarjotusta<br />
työstä, mikäli tietyn osan hankinta johtaa tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuun <strong>kokonai</strong>staloudellisesti<br />
edullisimpaan hankintaan.<br />
4. Alihankinta ja hankinnan jakaminen<br />
Tarjouksessa on ilmoitettava toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan<br />
työstä ja tuloksista kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita<br />
koskevat samat vaatimukset kuin palvelun tuottajaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon ja hankintaa ei<br />
jaeta.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
5. Toimitusaika<br />
Suunnittelutyö voidaan käynnistää heti, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Suunnittelutyön tulee<br />
olla valmis viimeistään 9.1.2012. Väliraportoinnit hakuprosessin sovitun aikataulun mukaan. Tuottajan<br />
tulee toimittaa tilaajalle lopullinen dokumentointi <strong>kokonai</strong>suudesta kun muotoiluproduktiot on toteutettu,<br />
kuitenkin viimeistään 30.4.2013.<br />
6. Työsuunnitelma<br />
Tarjouksen oheen on liitettävä työsuunnitelma, jonka tulee vastata tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita<br />
ja vaatimuksia.<br />
7. Hinnoittelu<br />
Tarjoajan tulee ilmoittaa <strong>kokonai</strong>shinta työn menestykselliseen suorittamiseen (alv 0 %)<br />
suunnitteluvaiheen ja toteutusvaiheen osalta. Kokonaishintaan tulee sisällyttää arvio kaikista erityisistä<br />
korvauksista ja kuluista (KSE 1995) mukaan lukien mahdolliset matka- ja majoituskulut. Kokonaishintaa ei<br />
saa ylittää ilman tilaajan suostumusta. Kaikki hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.<br />
8. Tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset<br />
Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset/todistukset:<br />
Tarjouksen hintatiedot<br />
Projektisuunnitelma ja toteutusehdotus<br />
Referenssiluettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana toteutetuista vähintään kahdesta<br />
tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista arvoineen, ajankohtineen ja<br />
vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon<br />
pätevöittävästä asiantuntemuksesta.<br />
Verovelkatodistus<br />
Ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä<br />
Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus<br />
Nämä tiedot on tulostettavissa www sivulta: www.ytj.fi<br />
Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta<br />
Pyydetyt todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia.<br />
9. Oikeudet<br />
Rovaniemen Kehitys Oy pidättää kaikki oikeudet tarjouspyynnön perusteella toteutettavaan<br />
suunnittelutyöhön ja sen tuloksiin, aineistoon sekä materiaaliin (pitäen sisällään, mutta ei rajoittuen mm.<br />
lähtödokumentteihin, projektissa syntyvän dokumentaation, lopullisiin suunnitelmiin yms.). Tekijänoikeus<br />
sekä oikeus muunnella tuotetta jäävät Rovaniemen Kehitys Oy:lle. Oikeuksista sovitaan tarkemmin<br />
erillisessä hankintasopimuksessa.<br />
Tilaajalla on oikeus niin halutessaan ja haluamillaan ehdoilla siirtää sopimuksen mukaiset oikeutensa<br />
kolmannelle osapuolelle ketään muuta kuulematta.<br />
10. Tarjousten valintakriteerit<br />
Hankintapäätös perustuu <strong>kokonai</strong>staloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia<br />
valintakriteereitä:
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
Hankinnan hinta<br />
painoarvo 40 pistettä<br />
Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (40 pist.) saa laatimiskustannuksiltaan<br />
edullisin tarjous. Muiden vertailussa olevien tarjousten suunnitelman laatimiskustannukset pisteytetään<br />
seuraavasti:<br />
halvin hinta / vertailuhinta x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta<br />
Laatu ja resurssit<br />
painoarvo 60 pistettä<br />
Tarjouksen vastaavuus tilaajan asettamiin tavoitteisiin, vaatimuksiin ja kriteereihin nähden<br />
osuuden painoarvo 30 pistettä<br />
Tarjoajan asiantuntemus ja kokemus<br />
asiantuntijuus tapahtumatuottamisesta<br />
kokemus ja näyttö laajuudeltaan ja sisällöltään vastaavien tuotantojen/tapahtumien<br />
organisoinnista ja toteuttamisesta viimeisen kahden vuoden ajalta, tarjouksen liitteenä<br />
olevien referenssien laatu<br />
osuuden painoarvo 30 pistettä<br />
Rovaniemen Kehitys Oy pidättää itsellään oikeuden olla toteuttamatta hankintaa, mikäli tarjoukset eivät<br />
vastaa vaatimus- ja kustannustasoa.<br />
11. Tarjousasiakirjojen julkisuus<br />
Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat<br />
julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen<br />
allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on<br />
ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja merkinnällä luottamuksellinen. Tilaajat harkitsevat, ovatko<br />
liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen <strong>kokonai</strong>shinta ei ole<br />
liikesalaisuus.<br />
12. Maksuehto ja viivästyskorko<br />
Tarjoajan tulee tehdä esitys maksupostitaulukosta. Maksupostitaulukosta sovitaan tarkemmin<br />
sopimuksen teon yhteydessä. Maksuerät sidotaan tulosten hyväksymiseen. Viivästyskorko määräytyy<br />
korkolain mukaan.<br />
13. Tarjouksen hylkäämisperusteet<br />
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä saamansa tarjoukset, tai hyväksyä vain osa<br />
tarjouksesta. Tarjous voidaan hylätä jos se on jätetty puutteellisena ja tai myöhässä. Tarjous voidaan<br />
myös hylätä jos käy ilmi, että vero, eläke tms. velvoitteita ei ole täytetty. Tarjous voidaan myös hylätä jos<br />
tarjouksenpyytäjä katsoo, että tarjous on liian alhainen vaadittavaan työmäärään nähden tai se ei vastaa<br />
esitettyä tarjouspyyntöä.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
14. Muut ehdot<br />
Tarjoaja voi tehdä alihankintoja ja yhteistyösopimuksia. Tarjouksen ja kaikkien asiakirjojen tulee olla<br />
suomenkielisiä.<br />
15. Optio lisähankintaan<br />
Palvelun hankkijalla on mahdollisuus tilata toimittajalta tämän hankinnan lisäksi suorahankinnalla<br />
palveluita, jotka liittyvät hankintaan, mikäli hankintasopimuksen osapuolet sen yhteisesti hyväksyvät.<br />
16. Sopimukset<br />
Hankinnasta tehdään erikseen kirjallinen sopimus Rovaniemen Kehitys Oy:n ja valitun toimittajan kesken.<br />
Osapuolten välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta sopimuksen allekirjoittamisella.<br />
Sopimus voidaan tehdä sen jälkeen, kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman.<br />
17. Sopimusehdot<br />
Sopimus tehdään olemassa olevien asiakirjojen perusteella ja niiden ensisijaisuusjärjestys on seuraava:<br />
1. Sopimus<br />
2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen<br />
3. Tarjous<br />
18. Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto<br />
Sitovien tarjousten tulee olla voimassa 23.12.2011 saakka. Tarjoukset tulee jättää sähköpostitse<br />
13.12.2011 klo 16.00 mennessä osoitteeseen pia.lillberg@<strong>rovaniemi</strong>.fi. Otsikkokenttään merkintä:<br />
”Loving Lapland - Rovaniemi International Design Shows”<br />
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.<br />
19. Lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen<br />
Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 7.12.2011 klo 12.00 mennessä<br />
sähköpostitse osoitteeseen pia.lillberg@<strong>rovaniemi</strong>.fi<br />
Vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille sähköpostitse 8.12.2011 klo 16.00 mennessä.<br />
20. Liitteet<br />
Liite 1. WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hankkeen toimenpide<strong>kokonai</strong>suus Loving Lapland – Rovaniemi<br />
International Design Shows<br />
Rovaniemellä 30.11.2011<br />
Juha Seppälä<br />
Toimitusjohtaja, Rovaniemen Kehitys Oy
Change language