rovaniemi international design shows kokonai
rovaniemi international design shows kokonai
rovaniemi international design shows kokonai
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
ROVANIEMEN KEHITYS OY PYYTÄÄ TARJOUSTA LOVING LAPLAND - ROVANIEMI INTERNATIONAL<br />
DESIGN SHOWS KOKONAISUUDEN SUUNNITTELUSTA JA MANAGEROINNISTA<br />
1. Taustaa<br />
Rovaniemen kaupunki on solminut World Design Capital Helsinki 2012 -hankkeesta vastaavan<br />
Kansainvälisen <strong>design</strong>säätiön kanssa yhteistyösopimuksen, jonka mukaan Rovaniemen kaupunki<br />
osallistuu World Design Capital Helsinki 2012 –vuoden sisältöjen ja ohjelman tuottamiseen. Rovaniemen<br />
Kehitys Oy:n ja Lapin yliopiston yhteistyönä on käynnistetty WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hanke, jonka<br />
avulla vahvistetaan yhteistyötä pk-yritysten, koulutuksen ja julkisen sektorin välillä ja tuodaan näkyville<br />
pohjoisen muotoilun osaaminen.<br />
Lisätietoja WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hankkeesta:<br />
http://www.rovaniemenkehitys.fi/Suomeksi/Hankepalvelut/Hankkeet/WDC2012_Helsinki_–<br />
_Rovaniemi.iw3<br />
Rovaniemen Kehitys Oy järjestää osana WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hanketta Lapin luovien alojen<br />
yrittäjien ja Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijoiden näkyvyyden, verkostoitumisen ja<br />
kansainvälistymisen vahvistamiseksi sekä alueen ja osallistujien imagon kirkastamiseksi Loving Lapland<br />
– Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden.<br />
Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows on alueellisten ja kansainvälisten<br />
muotoiluproduktioiden <strong>kokonai</strong>suus, johon kutsutaan mukaan Lapin luovien alojen yritykset, Lapin<br />
yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijat ja siellä opiskelleet kansainväliset vaihto-opiskelijat.<br />
Muotoiluproduktioita toteutetaan eri puolilla maailmaa 7o kappaletta (à 1 000€), esimerkiksi pop-up –<br />
näyttelyinä. Mahdollisina alustoina toimivat mm. suomalaiset <strong>design</strong> viikot (Rovaniemi Design Week ja<br />
Helsinki Design Week), muut muotoilutapahtumat ja kansainväliset muotoiluviikot. Kohdekaupunkeina<br />
Rovaniemen ja muotoilupääkaupunki Helsinki –kaupunkien lisäksi kansainväliset muotoilukaupungit ja<br />
Lapin yliopistossa opiskelleiden vaihto-opiskelijoiden nykyiset kotikaupungit.<br />
2. Tarjouspyyntö:<br />
Rovaniemen Kehitys Oy / WDC2012 Helsinki-Rovaniemi -hanke pyytää tarjoustanne Loving Lapland –<br />
Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden suunnittelusta ja manageroinnista.<br />
Tarjouksen tulee sisältää:<br />
1) Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden suunnittelu<br />
a. Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows konseptin kehittäminen ja<br />
toteutustavan määrittely tilaajan antamien reunaehtojen mukaan, sisältäen aikataulutuksen<br />
b. Produktioiden kriteeristön ja osallistujien ohjeistuksen, sekä produktioihin liitettävien<br />
visuaalisten elementtien ja materiaalien luominen yhdessä tilaajan kanssa<br />
c. Tarvittavien verkkopohjaisten sovellusten ratkaisujen käyttöönotto (mm. lomakkeet hakuun,<br />
galleria dokumentointiin) sekä muotoiluproduktioiden dokumentointitavan määritteleminen<br />
d. Valmiiden esiintymisalustojen, sisältäen mm. yhteisesiintymiset messuilla / muissa<br />
muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) kartoittaminen<br />
2) Loving Lapland – Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden managerointi<br />
a. Kokonaisvaltainen toiminnan läpivieminen, sisältäen hakuprosessin kaikkine vaiheineen<br />
b. Osallistujien (yritysten ja opiskelijoiden) hakeminen ja aktivoiminen, sekä tarvittava<br />
yhteydenpito heidän kanssaan<br />
c. Osallistujat valitsevan juryn sihteerinä toimiminen<br />
d. Valmiiden esiintymisalustojen, eli yhteisesiintymisten messuilla / muissa<br />
muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) järjestäminen<br />
e. Muotoiluproduktioiden dokumentoinnin toteutuksen valvonta<br />
f. Tulosten raportointi tilaajalle
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
Tuottaja osallistuu <strong>kokonai</strong>suuden markkinointiin ja tiedottamiseen vastaten sen näkyvyydestä yhdessä<br />
tilaajan kanssa.<br />
Lopputuloksena tulee syntyä: Lopputuloksena tulee syntyä toteutussuunnitelma Loving Lapland –<br />
Rovaniemi International Design Shows <strong>kokonai</strong>suuden konseptista ja manageroinnista sekä<br />
<strong>kokonai</strong>suuden <strong>kokonai</strong>svaltainen läpivieminen suunnitelman ja tilaajan antamien reunaehtojen<br />
mukaisesti.<br />
Suunnittelu- ja toteutusaikataulu: Tarjous pitää sisällään suunnittelu- ja toteutusvaiheen. Suunnittelu ja<br />
valmistelutyö aloitetaan heti kun tarjous on hyväksytty ja toteutetaan niin, että lopullinen<br />
toteutussuunnitelma esitellään tilaajalle viimeistään 9.1.2012 mennessä.<br />
Toteutusvaiheessa tuottaja manageroi hakuprosessin suunnitellun aikataulun mukaan, koordinoi<br />
tuotannot, jotka toteutetaan pääsääntöisesti vuoden 2012 aikana, kuitenkin viimeistään 30.4.2013<br />
mennessä (pääasiallinen toteutusvastuu muotoiluproduktioiden toteuttajilla), valvoo produktioiden<br />
dokumentoinnin ja vastaa osaltaan niiden esille tuomisesta ja näkyvyydestä sekä vastaa <strong>kokonai</strong>suuden<br />
dokumentoinnista tilaajalle. Tuottaja toimittaa lopullisen dokumentoinnin produktio<strong>kokonai</strong>suudesta<br />
tilaajalle produktioiden toteuduttua, kuitenkin viimeistään 30.4.2013. Toteutusvaiheessa tuottajan tehtävät<br />
jakaantuvat vuoden 2012 (viimeistään 30.4.2013) kuluessa useammalle jaksolle toteutussuunnitelman<br />
mukaan.<br />
Liitteet: Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot/liitteet:<br />
Työsuunnitelma, joka vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita ja vaatimuksia<br />
Tarjouksen hinta eriteltynä kohtiin 1 ja 2 (alv 0%).<br />
Maksupostitaulukko<br />
Referenssit: Tarjoukseen tulee liittää luettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana<br />
toteutetuista vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista<br />
arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta<br />
tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon pätevöittävästä asiantuntemuksesta.<br />
3. Ilmoitus ja hankintamenettely<br />
Hankinta on ns. pienhankinta ja se alittaa kansallisen hankinnan kynnysarvon (30 000 €) rajan. Hankinta<br />
tapahtuu tarjouskilpailun perusteella. Tarjouksista hyväksytään <strong>kokonai</strong>staloudellisesti edullisin esitettyjen<br />
valintakriteerien mukaisesti.<br />
Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista.<br />
Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kilpailuun osallistuneille kirjallisesti, sähköpostilla.<br />
Tarjouksen pyytäjä pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinnan eri toimittajien kesken. Luontevan<br />
hankinta<strong>kokonai</strong>suuden vuoksi tarjouksen pyytäjä pidättää myös oikeuden hankkia vain osan tarjotusta<br />
työstä, mikäli tietyn osan hankinta johtaa tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuun <strong>kokonai</strong>staloudellisesti<br />
edullisimpaan hankintaan.<br />
4. Alihankinta ja hankinnan jakaminen<br />
Tarjouksessa on ilmoitettava toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan<br />
työstä ja tuloksista kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita<br />
koskevat samat vaatimukset kuin palvelun tuottajaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon ja hankintaa ei<br />
jaeta.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
5. Toimitusaika<br />
Suunnittelutyö voidaan käynnistää heti, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Suunnittelutyön tulee<br />
olla valmis viimeistään 9.1.2012. Väliraportoinnit hakuprosessin sovitun aikataulun mukaan. Tuottajan<br />
tulee toimittaa tilaajalle lopullinen dokumentointi <strong>kokonai</strong>suudesta kun muotoiluproduktiot on toteutettu,<br />
kuitenkin viimeistään 30.4.2013.<br />
6. Työsuunnitelma<br />
Tarjouksen oheen on liitettävä työsuunnitelma, jonka tulee vastata tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita<br />
ja vaatimuksia.<br />
7. Hinnoittelu<br />
Tarjoajan tulee ilmoittaa <strong>kokonai</strong>shinta työn menestykselliseen suorittamiseen (alv 0 %)<br />
suunnitteluvaiheen ja toteutusvaiheen osalta. Kokonaishintaan tulee sisällyttää arvio kaikista erityisistä<br />
korvauksista ja kuluista (KSE 1995) mukaan lukien mahdolliset matka- ja majoituskulut. Kokonaishintaa ei<br />
saa ylittää ilman tilaajan suostumusta. Kaikki hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.<br />
8. Tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset<br />
Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset/todistukset:<br />
Tarjouksen hintatiedot<br />
Projektisuunnitelma ja toteutusehdotus<br />
Referenssiluettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana toteutetuista vähintään kahdesta<br />
tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista arvoineen, ajankohtineen ja<br />
vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon<br />
pätevöittävästä asiantuntemuksesta.<br />
Verovelkatodistus<br />
Ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä<br />
Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus<br />
Nämä tiedot on tulostettavissa www sivulta: www.ytj.fi<br />
Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta<br />
Pyydetyt todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia.<br />
9. Oikeudet<br />
Rovaniemen Kehitys Oy pidättää kaikki oikeudet tarjouspyynnön perusteella toteutettavaan<br />
suunnittelutyöhön ja sen tuloksiin, aineistoon sekä materiaaliin (pitäen sisällään, mutta ei rajoittuen mm.<br />
lähtödokumentteihin, projektissa syntyvän dokumentaation, lopullisiin suunnitelmiin yms.). Tekijänoikeus<br />
sekä oikeus muunnella tuotetta jäävät Rovaniemen Kehitys Oy:lle. Oikeuksista sovitaan tarkemmin<br />
erillisessä hankintasopimuksessa.<br />
Tilaajalla on oikeus niin halutessaan ja haluamillaan ehdoilla siirtää sopimuksen mukaiset oikeutensa<br />
kolmannelle osapuolelle ketään muuta kuulematta.<br />
10. Tarjousten valintakriteerit<br />
Hankintapäätös perustuu <strong>kokonai</strong>staloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia<br />
valintakriteereitä:
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
Hankinnan hinta<br />
painoarvo 40 pistettä<br />
Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (40 pist.) saa laatimiskustannuksiltaan<br />
edullisin tarjous. Muiden vertailussa olevien tarjousten suunnitelman laatimiskustannukset pisteytetään<br />
seuraavasti:<br />
halvin hinta / vertailuhinta x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta<br />
Laatu ja resurssit<br />
painoarvo 60 pistettä<br />
Tarjouksen vastaavuus tilaajan asettamiin tavoitteisiin, vaatimuksiin ja kriteereihin nähden<br />
osuuden painoarvo 30 pistettä<br />
Tarjoajan asiantuntemus ja kokemus<br />
asiantuntijuus tapahtumatuottamisesta<br />
kokemus ja näyttö laajuudeltaan ja sisällöltään vastaavien tuotantojen/tapahtumien<br />
organisoinnista ja toteuttamisesta viimeisen kahden vuoden ajalta, tarjouksen liitteenä<br />
olevien referenssien laatu<br />
osuuden painoarvo 30 pistettä<br />
Rovaniemen Kehitys Oy pidättää itsellään oikeuden olla toteuttamatta hankintaa, mikäli tarjoukset eivät<br />
vastaa vaatimus- ja kustannustasoa.<br />
11. Tarjousasiakirjojen julkisuus<br />
Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat<br />
julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen<br />
allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on<br />
ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja merkinnällä luottamuksellinen. Tilaajat harkitsevat, ovatko<br />
liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen <strong>kokonai</strong>shinta ei ole<br />
liikesalaisuus.<br />
12. Maksuehto ja viivästyskorko<br />
Tarjoajan tulee tehdä esitys maksupostitaulukosta. Maksupostitaulukosta sovitaan tarkemmin<br />
sopimuksen teon yhteydessä. Maksuerät sidotaan tulosten hyväksymiseen. Viivästyskorko määräytyy<br />
korkolain mukaan.<br />
13. Tarjouksen hylkäämisperusteet<br />
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä saamansa tarjoukset, tai hyväksyä vain osa<br />
tarjouksesta. Tarjous voidaan hylätä jos se on jätetty puutteellisena ja tai myöhässä. Tarjous voidaan<br />
myös hylätä jos käy ilmi, että vero, eläke tms. velvoitteita ei ole täytetty. Tarjous voidaan myös hylätä jos<br />
tarjouksenpyytäjä katsoo, että tarjous on liian alhainen vaadittavaan työmäärään nähden tai se ei vastaa<br />
esitettyä tarjouspyyntöä.
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2011<br />
14. Muut ehdot<br />
Tarjoaja voi tehdä alihankintoja ja yhteistyösopimuksia. Tarjouksen ja kaikkien asiakirjojen tulee olla<br />
suomenkielisiä.<br />
15. Optio lisähankintaan<br />
Palvelun hankkijalla on mahdollisuus tilata toimittajalta tämän hankinnan lisäksi suorahankinnalla<br />
palveluita, jotka liittyvät hankintaan, mikäli hankintasopimuksen osapuolet sen yhteisesti hyväksyvät.<br />
16. Sopimukset<br />
Hankinnasta tehdään erikseen kirjallinen sopimus Rovaniemen Kehitys Oy:n ja valitun toimittajan kesken.<br />
Osapuolten välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta sopimuksen allekirjoittamisella.<br />
Sopimus voidaan tehdä sen jälkeen, kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman.<br />
17. Sopimusehdot<br />
Sopimus tehdään olemassa olevien asiakirjojen perusteella ja niiden ensisijaisuusjärjestys on seuraava:<br />
1. Sopimus<br />
2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen<br />
3. Tarjous<br />
18. Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto<br />
Sitovien tarjousten tulee olla voimassa 23.12.2011 saakka. Tarjoukset tulee jättää sähköpostitse<br />
13.12.2011 klo 16.00 mennessä osoitteeseen pia.lillberg@<strong>rovaniemi</strong>.fi. Otsikkokenttään merkintä:<br />
”Loving Lapland - Rovaniemi International Design Shows”<br />
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.<br />
19. Lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen<br />
Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 7.12.2011 klo 12.00 mennessä<br />
sähköpostitse osoitteeseen pia.lillberg@<strong>rovaniemi</strong>.fi<br />
Vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille sähköpostitse 8.12.2011 klo 16.00 mennessä.<br />
20. Liitteet<br />
Liite 1. WDC2012 Helsinki-Rovaniemi –hankkeen toimenpide<strong>kokonai</strong>suus Loving Lapland – Rovaniemi<br />
International Design Shows<br />
Rovaniemellä 30.11.2011<br />
Juha Seppälä<br />
Toimitusjohtaja, Rovaniemen Kehitys Oy