2006-2009 - Arkistolaitos

arkisto.fi
  • No tags were found...

2006-2009 - Arkistolaitos

24.2.2005ARKISTOLAITOKSENTOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA2006 - 2009KANSALLISARKISTO


S I S Ä L T Ösivu11 JOHDANTO 22 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 23 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 34 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 54.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 54.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyydenkehittäminen 64.3 Tietopalvelu 84.4 Kärkihankkeet 94.5 Muut tehtävät 104.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmätja voimavarat 115 TALOUSSUUNNITELMA 12


1 JOHDANTO2Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviosta annetun lain(423/1988) 12 §:ään ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 2. lukuun sekä valtioneuvoston(24.4.2003), valtiovarainministeriön (TM 0402/31.3.2004) ja opetusministeriön (5.10.2004) antamiinmääräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukeatoiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita kehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalleja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta.Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiintulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristönmuutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaisettoiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman.2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSSähköisten asianhallintajärjestelmien yleinen käyttöönotto muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnonja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinnan ja käytettävyydenkysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisillajärjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluidenjärjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnonratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään sähköistenaineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksenkyvylle vastata omasta tehtävästään. Myös sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyyarkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa.Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminensekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössätapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnallisettehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten alueellistamistavoitetta.Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua nauttivien arkistojensekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa.


3Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminenlähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisenja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaasynergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken.Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksenkeskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojenyhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksenarkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun.Sota-arkiston liittämisestä arkistolaitokseen neuvotellaan hallinnonalojen kesken. Aikaisin mahdollinenliittämisajankohta on 1.1.2007. Liitos merkitsisi lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä, sen käytettävyyden kehittämisessäja puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseensiirtyisi 34 virkaa. Mikäli pääkaupunkiseudun ulkopuolella sijaitsevien puolustushallinnonarkistonmuodostajien asiakirjat siirretään maakunta-arkistoihin, merkitsisi se joidenkin maakuntaarkistojenlisätilan tarpeen aikaistumista. Siirron edellytyksenä on, ettei uusi tehtävä sido arkistolaitoksenvoimavaroja, vaan puolustushallinto osoittaa tehtävien siirtoon tarvittavat voimavarat täysimääräisestija sitoutuu vastaamaan myös Sota-arkiston vanhemman aineiston takautuvasta järjestämisestä.3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMAArkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiastavuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020.Toiminta-ajatusArkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnallemerkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaastikäytettävissä.Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminenja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa.


4Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudestasäilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva.ArvotArvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiinja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihinyleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin.Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat:- Avoimuus ja luottamuksellisuus- Tasapuolisuus- RiippumattomuusVisioArkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen jaasiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisestitärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua.Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet ovat:1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys onturvattu.2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista.3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa.4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseenon riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat.5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineistonsaamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta.6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisestivuoteen 2020 saakka.7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminenkaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista.


5Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat:1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seurantatoiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla.2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta.3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muidentietopalvelulaitosten kanssa.4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnonja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa.5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisestisekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi.6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavanilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa.7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä.4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjausArkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekäviranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioonottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisenasiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen.Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoistatulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15%:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitoksellekäsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten jatietojärjestelmien kehittymisen seurauksena.Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyydenantavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnallesekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista


6jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoasekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti.Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetäänhyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioidenkanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissäolevista resursseista.Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattuarkistonhoitotutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselleosaamiselle. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaamyös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessasuoritettava ylempi arkistotutkinto luo perustan vaativissa asiantuntijatehtävissätoimimiselle. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnonkanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitosvahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovatajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksenjärjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa.Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevienvirastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto onarkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnantavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalleasetetut tavoitteet. Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseentarkastamiseen. Tarkastustoimintaa kehitetään tarkastusohjelmien koordinoinnilla jatarkastajien koulutusta tehostamalla.Arkistolaitos järjestää Helsingissä kansalliset arkistopäivät vuoden 2006 keväällä. Vuonna 2006toteutetaan myös viranomaisen arkistoimen tilaa koskeva kysely.4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminenPaperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kaksinkertaistuuvuoden 2003 lopun tasosta vuoteen 2020 mennessä. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennaltatäysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat


7järjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksikötsaattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myösseulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen.On odotettavissa, että sähköisen asianhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisiaaineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen.Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimuksettekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevammanvaihtoehdon. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuuttatutkitaan.Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle on tavoitteena saada suunnittelukaudellauudet toimitilat. Hankkeesta on tehty hankesuunnitelma, jonka mukaan rakennus olisivalmis vuoden 2007 alussa. Hämeenlinnan kaupunki on osoittanut kohteelle tontin ja Senaatti-Kiinteistöt on ilmoittanut halukkuuteensa rakentamisen toteuttamiseen. Myös Joensuun maakuntaarkistontilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilan suunnittelu tulisi käynnistäävuonna 2006.Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua nauttivan arkiston tila- ja toimintaresurssienjakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussapyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötäaineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa.Yksityisarkistoja hankkivien ja säilyttävien laitosten yhteistoiminnan tehostamiseksi arkistolaitosasettaa vuonna 2005 yksityisarkistopolitiikkaa koordinoimaan asiantuntijaelimen, jossa on edustajiaarkistolaitoksesta, tutkijakunnasta sekä yksityisarkistoja säilyttävistä tietopalvelulaitoksista. Arkistolaitosvalmistelee myös suosituksen yksityisarkistojen hankinnasta, säilytyksestä ja hoidosta. Suosituskoskee sekä arkistolaitosta että muita yksityisarkistoja vastaanottavia laitoksia.Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaanniiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, muttaaineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta.


8Arkistolaitoksen digitointitoiminta kohdistuu suunnittelukaudella keskeisten aineistojen ja hakemistojendigitointiin erillisen vuosille 2006-2009 laaditun digitointisuunnitelman mukaisesti. Pääpainosuunnittelukaudella on mikrofilmien digitoinnissa.Arkistolaitoksen digitointitoiminta keskitetään Kansallisarkistoon ja Mikkelin maakunta-arkistoon.Kansallisarkiston digitaaliarkistoa kehitetään siten, että arkistolaitoksen digitoidut aineistot voidaantarjota verkkopalveluna käyttöön osana arkistolaitoksen perustoimintaa. Mikkelin maakuntaarkistondigitointitoimintaa vahvistetaan, jotta arkistolaitos voi tehokkaasti hyödyntää Mikkeliin eriorganisaatioiden yhteistyössä suunnitellun arkistointi- ja digitointikeskuksen osaamista. Arkistolaitosasettaa digitointia edistävän ja koordinoivan yhteistyöelimen, joka edustaa laajasti arkistoalaneri toimijoita.Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laadittavan mikrokuvausohjelmanmukaisesti. Varsinaisesta mikrokuvauksesta vastaa edelleen Kansallisarkisto, mutta mikrofilmienkopiointi ja lainaustoiminta keskitetään pääasiassa Mikkelin maakunta-arkistoon, joka vastaaarkistolaitoksen tallefilmien säilyttämisestä. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointijalainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältähankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudellerahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla.Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossakonservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassaselvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa kustannusten säästämiseksija konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaamaakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessäkartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa.4.3 TietopalveluTutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella pysyvän sillä korkealla tasolla, jolla se ollut 1990-luvulla ja 2000-luvun alussa. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokantaon arkistolaitokseen luovutettujen aineistojen keskeinen hakuväline. Asiakirjojen sähköinen tilauspalvelualoitetaan vuoden 2007 jälkeen. Arkistolaitoksen peruspalvelut säilytetään edelleen maksuttomina.Osa arkistolaitoksen tietopalvelusta on maksullista palvelutoimintaa.


9Arkistolaitoksen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla,mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisäisi selvityspalvelun volyymia. Enin osa maksullisistaselvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaikaon enintään kaksi viikkoa.Kaukolainojen kysyntä on lisääntynyt jatkuvasti kirkonkirjamikrofilmien kopiointiohjelman edistyessä.Suunnittelukauden lopulla etenkin mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee sitä mukaa, kunmikrofilmien digitointiohjelma edistyy.Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistymisenmyötä.Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojenkansallista kirjastoverkkoa. Tavoitteena on liittää arkistolaitoksen kirjastot Suomen tieteellistenkirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään.4.4 KärkihankkeetVAKKA-arkistotietokantaArkistolaitoksen hallussa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöönsuunniteltu VAKKA-arkistotietokanta, johon vanhojen manuaalisten arkistoluetteloiden sekä uusienluovutusten tiedot on syötetty kartta-aineistoja lukuun ottamatta pääosin vuoden 2007 loppuunmennessä. Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuusuunnittelukauden loppuun asti. VAKAN hakuominaisuudet ja sen käytölle asetetut tavoitteet arvioidaanerillisarviointina osana arkistolaitoksen yleisarviointia 2005 – 2006.Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilaustentoimittamisen verkon välityksellä. Tilausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää testaamista,joka käynnistetään vuoden 2007 jälkeen, kun aineisto on kattavasti syötetty VAKKAAN. Sähköisentilausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu aikaisintaan strategiakauden lopulla. Myös digitaalisessamuodossa olevat aineistot on linkitetty VAKKAAN.


10Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä –hankeHallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan sisältyvän sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän(VAPA) suunnittelua jatketaan suunnittelukauden alkupuolella ja hankkeen toteutukseenpyritään kauden lopulla. Hankkeen tuloksena otetaan käyttöön aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä,jonka avulla arkistolaitos voi ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, säilyttää ja asettaa ne tarvitsijainkäyttöön. Lähtökohtana on, että valtionhallinnolle kehitetään yksi sähköisten aineistojen vastaanotto-ja palvelujärjestelmä, johon aineistonsa luovuttaneet viranomaiset voisivat olla onlineyhteydessä.4.5 Muut tehtävätViestintäViestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisillesuunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussamuodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkistonyksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta.Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistähistoriallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia.Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen,museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eriasiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa.Kansainvälinen toimintaKansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joidenarkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealueovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomiaktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioonarkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa.


11Vuonna 2006 järjestettäviin useihin kansallisiin ja kansainvälisiin kokouksiin esitetään talousarviossa80 000 euroa.4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavaratArkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaanopetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriöntulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetäänmyös vuonna 2005 suoritettavan sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinninesiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti.Tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille 2003-2006 laaditun tietohallinnon kehittämissuunnitelmanmukaisesti. Vuosille 2007-2010 laaditaan uusi suunnitelma. Suunnittelukauden tärkeimmäthankkeet liittyvät arkistotietokannan täydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmänautomatisointiin, digitaaliarkiston laajentamiseen sekä sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmänkäyttöön ottoon. Kehittämishankkeet vaativat huomattavia kustannuksia, koska niidenvaatima ohjelmointityö joudutaan hankkimaan ulkopuolisena palveluna. Kustannuksia kertyy myöslaite- ja ohjelmistohankinnoista. Taloussuunnitelmassa on esitetty vuosittaiset kustannusarviot näillekehittämishankkeille.Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja –hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessaon kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataanja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataanvuosittain.Suunnittelukaudella tarvitaan lisäresursseja erityisesti asiantuntijatehtäviin, joihin esitetään vuosittain85 000 euroa. Näitä asiantuntijatehtäviä ovat julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ohjaaminen,sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän suunnittelu ja ylläpito sekäniihin kohdistuva tietopalvelu. Edellä mainittu 85 000 euron suuruinen määräraha sisältyy taloussuunnitelmankehittämis- ja erillishankkeiden ao. määrärahaesitykseen. Digitointiin esitetään vuosittain300 000 euroa, johon sisältyy myös henkilöstömenoja.


5 TALOUSSUUNNITELMA12TTS 20062009ARKISTOLAITOSMENOKEHYKSETMom. 298822Menot TA 2005 TTS 2006 TTS 2007 TTS 2008 TTS 20091 000 1 000 1 000 1 000 1 000euroa euroa euroa euroa euroaHenkilöstö 1 7 252 8 235 8 340 8 445 8 550Toimitilavuokrat 2 5 259 5 326 5 847 6 626 7 405Muut toimintamenot 3 1 727 2 000 1 900 1 900 1 900Kalusto- ja laite- 0 100 443 100 100 uuden kalustoninvestoinnit 4 ja laitteidenhankinta javanhan kalustonuusiminenKehittämis-jaerillishankkeet: 5Sähköisten aineistojensäilytys- japalvelujärjestelmäjasähköinen tilausjärjestelmä700 1 500 400 400Digitointi 300 300 300 300Venäjä-hanke 100 100 100 100Yht. bruttom. 14 238 16 761 18 430 17 871 18 755Tulot630 630 630 630 630Nettomenot 13 608 16 131 17 800 17 241 18 125HTV:t222 224 226 227 2291 Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviinhenkilöstömenolaskelmiin vuosina 2006-2008. Lisäksi vuosina 2006-2009 onlisäyksenä otettu huomioon korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen 20 000euroa vuosittain ja vuosina 2006-2008 Suomen asutuksen yleisluettelondigitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina 30 000 euroa vuosittain. Vastaavatulo on lisätty tuloihin.2 Vuodesta 2006 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotukset 67 000 euroaja uutena menoeränä Siltavuoren piharakennuksen vuokramenoja vuosittain 6 000euroa. Vuodelle 2007 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakuntaarkistonuudisrakennuksen vuokramenoja 521 000 euroa ja seuraaville vuosille712 000 euroa


3 Kertamenoja vuodelle 2006 on lisäksi esitetty 25 000 euroa Vanhan Suomenyleisluettelon painatus- ja käännöskuluiksi sekä vuosille 2006-2007 30 000euroa(yhteensä 60 000 euroa) Suomen osuutena Baltic Bonds -hankkeen kuluja.Vuodelle 2006 esitetään kansainvälisten kokousten järjestämistä varten 80 000euroa. IT-menot on myös lisätty tähän (vuositasolla 700 000 euroa).Tähän kohtaansisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 330 000 euroa vuositasolla(siivous-,sähkö- ja muut kiinteistömenot), jotka on aikaisemmin esitetty yhdessä vuokrienkanssa.134 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA jaMikkelin maakunta-arkisto), KA:n puhelinvaihteen vuokramenot vuosina 2006-2009.Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteidenja kaluston uusimista. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetäänvuodelle 2007 300 000 ja muuttokuluihin 43 000 euroa.5 Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaistensähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknistenasiantuntijatehtävien henkilöstömenoihin esitetty 85 000 euroa vuositasollasisältyy esitettyihin määrärahoihin vuosina 2006-2009. Venäjä-hankkeenyhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksimikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista.

More magazines by this user
Similar magazines