Asiakirja (PDF-muodossa)

arkisto.fi
  • No tags were found...

Asiakirja (PDF-muodossa)

Valtionarkiston yleisohje valtion komiteoidenja neuvottelukuntien ar kis tonhoidostaValtionarkiston yleinen ohje n:o 9


Vai tionarkiston y leiso h j e valtionkomiteoiden ja neuvottelukuntienarkis tonhoidost aAnnettu Helsingissä 3 päivänä kesäkuuta 1983Vaitionarkisto vahvistaa täten 20 päivänä helmikuuta1981 annetun arkistolain (184181) 10 tj:n ja 14 tj:n sekä 23päivänä joulukuuta 1982 annetun arkistoasetuksen (1012 / 82)i Q:n nojalla seuraavat ohjeet valtion komiteoiden ja neuvottelukuntienarkistonhoidos ta. Ohjeet on laadittu val tiovarainministeriönjärjestelyosaston ja valtionarkiston yhteistyönä.Val tionarkistonhoi taj aToivo J. PaloposkiArkistoneuvosAl'po SafmefaISBN 95 1-46-7026-4ISSN 0357-6191Helsinki 1983. Valtion painatuskeskus


SISÄLLY sSivu1 JOHDANTO ...................................................... 51.1 Yleistä ............................................................. 51.2 Ohjeen käyttö ja soveltamisala ...................................... 51.3 Asiakirjojen arkistokelpoisuus ja säilytysaika .........................52 KOMITEAN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI ....................... 62.1 Kronologinen asiakirjaluettelo ......................................2.2 Komitean arkiston rajaaminen ......................................662.3 Asiakirjojen säilytys ................................................ 62.4 Arkistoluettelon laatiminen ......................................... 73 NEUVOTTELUKUNNAN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI 73 . i Asiakirjasarjojen järjestys arkistossa .................................. 73.2 Neuvottelukunnan asiakirjasarjat. ................................... 83.3 Arkistoluettelon laatiminen ......................................... 94 KOMITEOIDEN ASIAKIRJATJA ARKISTOT MINISTERIÖSSÄ .... 94. i Asiakirjojen käsittely ministeriössä .................................. 94.2 Komitean arkiston siirto ao. ministeriöön ........................... 104.3 Komitea-arkistojen hoito ministeriössä .............................. 105 NEUVOTTELUKUNNAN ARKISTO MINISTERIÖSSÄ TAI MUUS-SA VIRASTOSSA TAI LAITOKSESSA.. ............................ 11LIITTEETi Asiakirjaluettelo (komitealomake n:o 5)2 Asiakirjojen ryhmi t te1 ykaava3 Komitean arkistoluettelo4 Asiakirjojen säilytysvälineet


5i Johdanto1.1 YleistäKomiteat ja neuvottelukunnat ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia, joidentyöskentelyssä kertyneet asiakirjat muodostavat oman, muista arkistoista erillisenkokonaisuuden. Arkistoa ei myöhemminkään saa hajoittaa, eikä sitä näin ollensaa yhdistää mahdollisen seuraajan arkistoon.Sekä komitean oman työskentelyn että sen arkistolle asetettujen vaatimustenkannalta on tarkoituksenmukaisinta, että komitean asiakirjojen järjestelmälliseenarkistointiin ryhdytään jo komitean aloittaessa työskentelynsä. Tällöinasiakirjat voidaan heti käsittelyvaiheen jälkeen sijoittaa lopulliselle paikalleenoikeaan asiakirjaryhmään. Näin menetellen arkiston järjestäminen komiteantyön päätyttyä rajoittuu valmiiden asiakirjaryhmien sijoittamiseen arkistokoteloihinsekä arkistoluettelon laatimiseen.Neuvottelukuntien ja vastaavien asiakirjat tulee arkistoida tarkoituksenmukaisiinsarjoihin välittömästi asian tultua käsitellyksi.Komitean ja neuvottelukunnan arkiston hoidosta vastaa käytännössä sensihteeri.1.2 Ohjeen käyttö ja soveltamisaiaLuvussa 2 annetut ohjeet on tarkoitettu määrättyä tehtävää varten asetettujentilapäisten komiteoiden ja toimikuntien arkistonhoitoa varten. Näistäkäytetään jäljempänä nimitystä komitea.Neuvottelukunnat , neuvostot, lautakunnat ja muut vastaavat pysyväisluonteisettoimielimet noudattavat soveltuvin kohdin virastojen arkistoille annettujaohjeita. Niitä on selvitetty luvussa 3. Näistä pysyväisluonteisista toimielimistäkäy te tään j ä1 jempänä nimitystä neuvottelu kun ta.Luku 4 on tarkoitettu ministeriöiden kirjaajille ja arkistonhoitajille, jotkahoitavat komiteoiden ja ministeriön välistä kirjeenvaihtoa sekä ottavat vastaantoimintansa päättäneiden komiteoiden arkistot.Komiteoille kertyvän asiakirja-aineiston määrä vaihtelee huomattavasti.Pienille komitea-arkistoille riittää verrattain yksinkertainen arkistointijärjestelmä,kun taas suuri komitea-arkisto saattaa vaatia pitkälle vietyä asiakirjojenryhmittämistä.Luku 5 koskee neuvottelukunnan arkiston hoitoa ministeriössä tai virastossaja laitoksessa, jonka yhteydessä neuvottelukunta toimii.1.3 Asiakirjojen arkistokelpoisuus ja säilytysaikaKomitean ja neuvottelukunnan toimesta laadituissa asiakirjoissa käytettävienpapereiden ja kirjoitustarvikkeiden osalta on noudatettava asiakirjojen arkistokelpoisuudestaannettuja määräyksiä. Pysyvästi säily te t täviksi tarkoitetuissa asiakirjoissatulee siten käyttää arkistokelpoisia papereita ja kirjoitustarvikkeita.Komiteamietinnön alkuperäiskappale, joka liitetään komitean arkistoon, valmistetaanarkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisella menetelmällä.Komitean asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti vähintään 30 vuotta, mietinnönalkuperäiskappale pysyvästi. Asiakirjojen mahdollisesta hävittämisestä 30vuoden säilytysajan jälkeen päättää valtionarkisto.Neuvottelukunnan asiakirjojen seulonnassa noudatetaan samaa menettelyäkuin valtion virka-arkistojen kohdalla.


62 Komitean asiakirjojen arkistointi2. i Kronologinen asiakirjaluetteloPääosa komitean asiakirjoista luetteloidaan kronologiseen järjestykseen käyttäenainakin ensimmäisenä sivuna komitealomaketta n:o 5 (liite 1). Tämätapahtuu vaivattomimmin, jos asiakirjat merkitään luetteloon heti kun nesaapuvat tai valmistuvat. Luetteloa voidaan myös täydentää määräajoin.Luetteloon merkitään asiakirjan ryhmätunnus ryhmittelykaavan mukaisesti(liite 2). Tunnus on aluksi parasta merkitä lyijykynällä, jotta mahdollisetmyöhemmät muutokset voidaan tehdä helposti.Kun ryhmätunnus useimmiten jo osoittaa, onko kysymyksessä muistio vaijokin muu asiakirja, asiakirjan otsikko tai lyhyt merkintä sisällöstä saattaa tehdäluettelosta hyvinkin käyttökelpoisen hakemiston (vrt. malliin, liite 1).Työvaliokunnan ja jaostojen asiakirjat (ryhmä 8) voidaan merkitä omiinkronologisiin luetteloihinsa.2.2 Komitean arkiston rajaaminenKun komitean toiminta on päättynyt, myös sen arkistonmuodostus lakkaa.Komitean arkisto luovutetaan asianomaiseen ministeriöön viimeistään 3 kk:nkuluttua mietinnön luovuttamisesta. Ennen arkiston luovuttamista on sihteerinhuolehdittava siitä, ettei komitean arkistoon sisällytetä merkitykseltään toisarvoistaaineistoa eikä sellaista aineistoa, joka ei arkistoon kuulu, esim.komitealle pelkästään tiedoksi saapuneet kirjeet, ym. vähämerkityksellisetsaapuneet asiakirjattilapäisluonteiset muistiinpanot ja niihin verrattavat alustavat luonnoksetkäyttövarojen tilityksiin kuuluvien laskujen toisteetkäytetty tai hankittu kirjallisuus: ellei lähdeluettelo sisälly mietintöön,käytetystä kirjallisuudesta suositellaan laadittavaksi luettelo, joka liitetäänarkistoon (ryhmä 5)käyttämättömät lomakkeet ym.monistettujen muistioiden ylimääräiset kappaleetmuiden virastojen arkistoon kuuluvat, komitealle lainaksi lähetetyt asiakirjat,jotka tulee palauttaa sinne, mistä ne on lainaksi saatu2.3 Asiakirjojen säilytysAsiakirjat säilytetään komitean työskentelyn aikana käsittelykansioissa liitteen2 mukaisina ryhminä.Lopullista säilytystä varten asiakirjat on pantava umpinaisiin, valtionarkistonhyväksymiin arkistokoteloihin, jotka suojaavat hyvin asiakirjat. Tällaisia koteloitaon saatavissa ao. ministeriön arkistosta tai valtion hankintakeskuksesta.Asiakirjat on sijoitettava koteloon siten, ettei hukkatiloja pääse syntymään.Me kanismilla varustettuja ns . kirje j ärj est imiä ei hyväksytä säil yt y svälinei ksi .jokaisen kotelon selkään (nimiöön) merkitään seuraavat tiedot:- komitean nimi tai sen lyhenne (suuraakkosin)- komitean toimintavuoder- kotelossa olevan asiakirjaryhmän tai -ryhmien tunnus- kotelon numero


7Samaan koteloon voidaan sijoittaa useampaankin asiakirjaryhmään kuuluviaasiakirjoja, kunhan ryhmät ovat järjestyksessä ja kotelon selästä ilmenee, mitkäryhmät on sijoitettu koteloon.Komitean arkiston kaikki kotelot numeroidaan juoksevasti. Numero kirjoitetaanlyijykynällä. Liitteessä 4 on selostettu säilytysvälineitä ja nimiöintiä.2.4 Arkistoluettelon laatiminenKomitean arkistosta tulee laatia arkistoluettelo. Luettelon tunnistetiedoiksion merkittävä komitean nimi sekä sen puheenjohtaja, ministeriö, jonkaesittelystä komitea on asetettu, asettamisen ja työn päättymisen päivämäärätsekä mietinnön numero. Kukin koteio tai muu arkistoyksikkö merkitäänluetteloon erikseen siten, että siitä selvästi nähdään, mitä asiakirjaryhmiäyksikkö sisältää. Luettelon allekirjoittaa komitean sihteeri (liite 3).Luettelo laaditaan kolmena kappaleena, joista yksi sijoitetaan komiteanarkistoon, toista käytetään luovutusluettelona arkistoa ao. ministeriöön luovutettaessaja kolmas lähetetään tiedoksi valtionarkistoon.Jos arkistoon sisältyy salassapidettäviä asiakirjoja, on siitä mainittava.3 Neuvottelukunnan asiakirjojen arkistointi3. i Asiakirjasarjojen järjestys arkistossaNeuvottelukunnan asiakirjat arkistoidaan samojen periaatteiden mukaankuin valtion virastojen asiakirjat. Arkistointi perustuu arkistokaavaan, jokarakentuu periaatteelle, että samantyyppiset asiakirjat ryhmitellään omiksi sarjoikseen. Näin ollen arkistoinnissa koostuneita asiakirjakokonaisuuksia ei saahajoittaa. Samanlaatuiset asiakirjasarjat taas muodostavat suurempia kokonaisuuksia,joita kutsutaan pääsarjoiksi.Pääsarjat merkitään arkistokaavassa isolla kirjaimella, ja nämä kirjaintunnuksetovat kiinteät. Niitä ei siis saa muuttaa, vaikka jokin pääsarja puuttuisiarkistosta. Pääsarjojen sisällä voidaan sarjat ryhmitellä vapaasti. Sarjan tunnuksenaon pääsarjan iso kirjain sekä pieni kirjain aakkosjärjestyksen mukaan (E jaF-pääsarjoissa voidaan noudattaa diaariryhmityksen mukaista alajaotusta).Valtionhallinnon asiakirjojen arkistoinnissa asiakirjasarjat ryhmitellään pääsarjoihinseuraavasti :A DiaaritTähän pääsarjaan sijoitetaan diaarien sarjat.B Luettelot ja hakemistotTähän pääsarjaan sijoitetaan erilaiset luettelot (kuten arkistoluettelo) sekähakemistot ja kortistot.C Pöytäkirjat ja esittelylistatTähän pääsarjaan kuuluvat pöytäkirjat, päätösluettelot ja esittelylistat.D Lähetettyjen asiakirjojen toisteetTähän pääsarjaan sijoitetaan lähetettyjen asiakirjojen toisteet.E Saapuneet asiakirjatTähän pääsarjaan sijoitetaan saapuneiden asiakirjojen sarjat.F Kirjeistö (korvaa D- ja E-sarjat)Tässä p ääsarj assa saapuneet asia ki r j a t j a niihin 1 ii t t yvä t lähetetty j enasiakirjojen toisteet säilytetään yhteen liitettyinä.


8G TiliasiakirjatTähän pääsarjaan sijoitetaan ne asiakirjasarjat jotka yksinomaan liittyvätvarojen käyttöön.H Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjatTähän pääsarjaan sijoitetaan sellaiset sisällön mukaan kootut asiakirjaryhmät, joita ei voida sijoittaa muihin pääsarjoihin, samoin omien painotuotteidenarkistokappaleet (vain 1 kpl).1 Kartat ja piirustuksetTähän pääsarjaan sijoitetaan sellaiset kartat ja piirustukset, joita kokonsavuoksi tai muista syistä johtuen ei voida sijoittaa siihen yhteyteen, johonne varsinaisesti kuuluvat.J-L Ei käytetäM Mietinnöt, suunnitelmat, tutkimuksetTähän pääsarjaan sijoitetaan laadittujen suunnitelmien, tutkimusten jamuistioiden sarjat, ellei niitä ole liitetty kokousasiakirjoihin.N-S Ei käytetäU Muut asiakirjatTähän pääsarjaan sijoitetaan mm. valokuvat ja leikekokoelmat.3.2 Neuvottelukunnan asiakirjasarjatSihteerin tulee sijoittaa neuvottelukunnalle saapuneet asiakirjat , sen Iähettämienasiakirjojen toisteet sekä neuvottelukunnan omaan käyttöönsä laatimatasiakirjat tarkoituksenmukaisiin asiakirjaryhmiin ja -sarjoihin mahdollisimmanpian sen jälkeen, kun asiakirjojen käsittely on päättynyt. Saman asiakirjanarkistointia useana kappaleena on vältettävä.Seuraavassa esitetään neuvottelu kun tien arkis toissa esiintyvät sarjat y ypi t sekäniiden sisällä käytetyt arkistointiperiaatteet:DzaadNeuvottelukunnan saamia ja lähettämiä asiakirjoja ei kirjata ao. ministeriöntai viraston diaariin, ellei niin ole säädetty. Neuvottelukunnan kirjeenvaihdonlaajuudesta ja luonteesta riippuu, tarvitseeko neuvottelukunta varsinaisen diaarinvai riittääkö yksinkertainen kronologinen asiakirjaluettelo. Neuvottelukunnanasiakirjat on kirjattava ja säilytettävä omina kokonaisuuksinaan.Esityshtat, kokousselosteet ja -pöytäki+at (pääsava C)Neuvottelukunnan esityslistat ja pöytäkirjat / kokousselosteet arkistoidaanaikajärjestyksessä yhdeksi sarjaksi.Jos neuvottelukunta työskentelee jaostoihin jakautuneena, kunkin jaostonkokousselosteet ja vastaavat arkistoidaan omaksi kokonaisuudekseen.Pöytäkirjan liitteeksi katsottava aineisto voidaan arkistoida joko ao. kokousselosteen(pöytäkirjan) yhteyteen tai omaksi kronologiseksi sarjakseen, jossaasiakirjat on ryhmitelty kokouksittain (muistiot ja vastaavat voidaan myössijoittaa M-pääsarjaan).Vastaanotetut ja lähetetyt asiakirjat (pääsarjat D ja E tai pääsarja F).Neuvottelukunnan vastaanottamat asiakirjat ja sen lähettämien asiakirjojentoisteet voidaan arkistoida pääsääntöisesti kahdella tavalla:i Saapuneet asiakirjat arkistoidaan esim. kronologiseen, Iähettäjänmukaiseentai asiaryhmi tyksen mukaiseen sarjaan pääsarjassa E. Tarvittaessa voidaan


9tiedoksi saapuneista ym. vähärnerkityksellisistä saapuneista asiakirjoista muodostaaerillinen rinnakkaissarja, joka on helppo seuloa aikanaan.Lähetettyjen asiakirjojen toisteet esim. toisteet neuvottelukunnan antamistalausunnoista arkistoidaan eri sarjaksi pääsarjaan D.2 Saapuneet asiakirjat ja niihin liittyvien lähetettyjen asiakirjojen toisteetsäilytetään tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä yhdessä ja liitetään pääsarjaanF.Muistiot, suunnitelmat ja honnokset (pääsava M)Neuvottelukunnan piirissä laaditut muistiot, suunnitelmat ja vastaavat, joitaei katsota pöytäkirjojen liitteiksi, arkistoidaan erilliseksi sarjaksi: sarjan sisällämuistiot jne. ryhmitellään neuvottelukunnan kannalta tarkoituksenmukaisellatavalla.Neuvo tte lu kun nan ty öden telyy n liitty vät selvittely - ja p ro jektiasiakzvat (pääsariaWNeuvottelukunnan suorittamista selvityksistä ja tutkimuksista saattaa kertyäerilaista pohja-aineistoa (vastauksia kyselyihin, tilastojen pohja-aineistoja jne.),joka on syytä jo käsittelyvaiheessa ryhmitellä tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksija säilyttää sellaisenaan.Jos neuvottelukunta suorittaa projektiluonteisen, komiteatyöhön verrattavantehtävän, siitä kertyvä aineisto säilytetään omana kokonaisuutenaan ja liitetäänsellaisenaan pääsarjaan H.Mikäli neuvottelu kun ta toimii j aostoihin j akau tuneena, kunkin jaostonasiakirjat on arkistoitava omiin erillisiin sarjoihin edellä esitettyjen periaatteidenmukaisesti. Eri jaostojen asiakirjoja ei saa näin ollen yhdistää toisiinsa eikäneuvottelu kunnan yleisiin asiakirj asarj oi hin .Neuvottelukunnan asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan soveltuvin osinkohdassa 2.3 annettuja ohjeita.3.3 Arkistoluettelon laatiminenNeuvottelukunnan asiakirjoista laaditaan arkistoluettelo samojen periaatteidenmukaisesti ja samoja lomakkeita käyttäen kuin virastolle tai laitokselleannetuissa luettelointia koskevissa valtionarkiston ohjeissa on esitetty. Ohjeetsisältyvät tavallisesti viraston tai laitoksen arkistosääntöön.4 Komiteoiden asiakirjat ja arkistot ministeriössä4.1 Asiakirjojen käsittely ministeriössäKomiteat joutuvat usein pitämään kiinteää yhteyttä ao. ministeriöön.Komitean arkistot on kuitenkin pidettävä omina kokonaisuuksinaan. Ministeriöissätulisi noudattaa seuraavaa käytäntöä yhteydenpidossa komiteoihin:- Lausunnot ja esitykset, jotka komitea työnsä aikana ja sen tuloksena lähettääao. ministeriölle, kuuluvat ministeriön arkistoon. Ne kirjataan ja hoidetaankuten ministeriön muutkin asiakirjat. Komitean ministeriölle lähettämätkirjeet säilyvät siis kahdessa paikassa, ministeriön arkistossa ja komiteanarkistossa toisteena.


10- Jos ministeriö pyytää jostakin sen diaariiri merkitvstä asiasta komiteanlausunnon, tätä asiaa koskevat asiakirjat kuuluvat lausunrionantamisen jaratkaisun jälkeen normaaliin tapaan ministeriön arkistoon. Jos ministeriö sensijaan lähettää komitean käsiteltäviiksi asiakirjoja, joihin liittyvän asiankomitea ottaa huomioon vasta mietintöä laatiessaan eiki siitä erikseen tehdäpäätöstä ministeriössäkään, voidaan nämä asiakirjat, vaikka ne olisivatministeriössä kirjatut, jättää myös komitean arkistoon. Tällöin on kuitenkinministeriön diaariin tehtävä merkintä, mille komitealle asiakirjat on annettu.Jos komitea palauttaa asiakirjat viimeistään mietintönsä jättämisenyhteydessä, asiakirjat siirretään, sen jälkeen kun asia on ratkaistu ministeriössä,alkuperäisen diaarinumeron osoittamalle paikalle ministeriön arkistoon.4.2 Komitean arkiston siirto ao. ministeriöönKun komitean arkisto on järjestetty ja arkistoluettelo laadittu (viimeistään 3kk:n kuluttua mietinnön jättämisestä), komitean sihteeri luovuttaa arkiston ao.ministeriölle. Ministeriön arkistonhoitajan, kirjaajan tai muun arkistosta vasicuussaolevan on tarkastettava, että järjestäminen ja luetteloiminen on asianmukaisestisuoritettu. Vastaanottajan on tarvittaessa korjattava havaitsemansapuutteet tai kehotettava arkiston järjestäjää korjaamaan ne. Tämän jälkeentarkastuksesta on tehtävä merkintä arkistoluetteloon, minkä jälkeen luetteloliitetään ministeriön arkistossa säilytettävien komitea-arkistojen luetteloidenkokoelmaan.Komitea-arkiston vastaanottamisesta tehdään merkintä myös ministeriönpitämään komitealuetteloon. Siihen, samoin kuin arkistonhoitajan tai kirjaajanhallussa säilytettävään arkistoluetteloon, tehdään merkintä myös komitea-arkistonsijaintipaikasta ministeriön arkistotiloissa (hyllyn numero tms. ).Jos komitean arkistoa tarvitaan jatkuvasti ministeriön ulkopuolella eikä sitätämän vuoksi luovuteta ministeriössä säilytettäväksi, tulee ministeriössä oleviinluetteloihin merkitä, missä arkistoa säilytetään.4.3 Komitea-arkistojen hoito ministeriössäKun ministeriön komitealuetteloon tehdään komitea-arkistojen luovutuksenyhteydessä edellä kohdassa 4.2 tarkoitetut merkinnät, muodostuu siitä komiteoidenarkistojen yleishakemisto. Luetteloon on syytä merkitä myös komiteandiaarinumero .Kun komiteoiden asiakirjoja lainataan ministeriön virkamiehille tai tärkeänsyyn niin vaatiessa virkakäyttöön ministeriön ulkopuolelle, on huolehdittavasiitä, että asiakirjat palautetaan samassa kunnossa käytön jälkeen ministeriönarkistoon. Yksityisille ei komiteoiden asiakirjoja ole lupa lainata virastonulkopuolelle.Jos komitean arkistoon sisältyy asiakirjoja, jotka asiakirjojen julkisuudestaannettujen säännösten mukaan on edelleen pidettävä salassa, ministeriön onvarustettava ne salassapitämisvelvollisuutta osoittavalla leimalla tai merkinnällä,missä on viittaus siihen säännökseen tai määräykseen, johon sanottu velvollisuusperustuu (asetus sisältävä eräitä poikkeuksia yleisten asiakirjain julkisuudesta,22.12.1951/650, 4 5, VNK:n yleiskirje 10431 140/75 VK).Komitea-arkistojen siirroista valtioneuvoston arkistoon tai valtionarkistoonsovitaan erikseen, ellei sitä ole määrätty ministeriön arkistosäännössä. Ministeriönhallussa olevaa arkistoluetteloa voidaan käyttää luovutusluettelona, johonvaltioneuvoston arkisto tai valtionarkisto antaa vastaanottokuittauksen.li


115 Neuvottelukunnan arkisto ministeriössä tai muussavirastossa tai laitoksessaMinisteriön komitealuetteloon merkitään myös hallinnonalan neuvottelukunnat.Neuvottelukunnan tulee ilmoittaa ao. ministeriön vastuunalaisellearkistonhoitajalle neuvottelukunnan arkiston kulloinenkin säilytyspaikka.Neuvottelukunnan arkisto on pidettävä erillään ao. ministeriön taikka senviraston tai laitoksen arkistosta, jonka yhteydessä neuvottelukunta toimii.Neuvottelukunnan ja ministeriön (viraston tai laitoksen) yhdessä käsittelemienasiakirjojen arkistoinnissa on syytä soveltuvin osin noudattaa kohdassa 4. iannettuja ohjeita.Kun neuvottelukunnan toiminta päättyy esim. uudelleen organisoinnintakia, neuvottelukunnan asiakirjat tulee järjestää lopulliseen kuntoon ja siirtääao. ministeriön (tai muun viraston tai laitoksen) arkistoon siellä erillisenäkokonaisuutena säilytettäväksi . Jos neuvottelukunnan tehtäviä jatkava toimielintai virasto tarvitsee virkatoiminnassaan lakkautetun neuvottelukunnan asiakirjoja,on huolehdittava siitä, että neuvottelukunnan asiakirjoja ei irroteta alkuperäisestäyhteydestä.Jos neuvottelukun ta jatkaa toimintaansa saman toimintaperiaatteen mukaisesti,ei arkistoa ole syytä tarpeettomasti katkaista, vaikka neuvottelukunnankokoonpano määräajoin muuttuu. Jatkuvasti toimiva neuvottelukunta voi siirtääpysyvästi säilytettävät ja lopulliseen säilytyskuntoon saatetut vanhemmat asiakirjansaao. ministeriön (tai muun viraston tai laitoksen) arkistoon, missä niitäsäilytetään erillisenä kokonaisuutena ja siirretään sopimuksen mukaan valtioneuvostonarkistoon tai valtionarkistoon.Tarkemmat määräykset neuvottelukuntien arkistonhoidosta annetaan kunkinministeriön (tai muun viraston tai laitoksen) arkistosäännössä.


12Komitea, toimikunta, työvaliokunta, jaostoVALTION KESKUSHALLINTOKOMITEAKRONOLOGINENASIAKIRJALUETTELOLIITE 1sivunume-Ryhrnätunnus1111243323222433342Asiakirjanpäivämäärä2 5.09.7426.09.7416.10.7417.10.7418.10.7423.10.743 1.10.7404.11.7411.11.7420.11.7425.11.7425.11.7427.11.7427.1 1.7429.11.7403.12.7405.12.7409.12.7410.12.74siakirjan nimi ja/ tai otsikko sekä (laatijan sukunimi) (sivujen lukumääi)Raha-asiainvaliokunnan esittelylista: Komitean asettaminenselvittämään valtion keskushallinnon toiminnanja rakenteen kehittämisperiaatteita sekä hallinnonalojenvälistä työnjakoa (perustelumuistio 14.12.73)Komitean asettaminen (VM/JO dno 816/ 19/74)Sihteerien ottaminenTyövaliokunnan asettaminenTyö- ja ajoitussuunniteimaLausuntopyynnöt kansliapäälliköille: pyydetään lausuntoanäkökohdista ja ehdotuksista, jotka komitean tulisiottaa huomioon hallinnonalojen välistä työnjakoa selvitettäessäMinisteriöiden rooleista ja yhteistoiminta-alueista (9)Ministeriöille määrät tävis tä koordinointi teh tävis tä ( Aaltonen)(3)Ty ösuunnit elma , luonnos disposi tioksiKaavio: keskushallintokomitean toimeksiannon 1. kohdanedellyttämät selvityksetUlkoasiain hoidosta muissa ministeriöissä kuin ulkoasiainministeriössäHM:n 33 §:n kannalta (Tuori) (4)Toimeksiannon 1. kohdan johdosta käynnistettävät selvitykset(24)Alustava dispositio 1. osatehtävästäErityisselvitysten laatimisehdotus = sihteeristön työnjakoKysymyksiä valtiosäännön asiantuntijoilleKastarin vast. 3.2.75, Saraviidan vast. 2 1.5.75Alustava hahmotelma erääksi vaihtoehdoksi valtioneuvostonorganisaation kehittämisessä (Hannus, ks.30.6.75) (5)Hallintodemokratiasovellutukset eräillä hallinnonaloilla(9)Virastoihin ja laitoksiin kohdistuvat ohjausmuodot janiiden kehittäminen (työryhmä Temmes, Jatkola, Lampola,Tuori) (42)Yhteenveto kansliapäälliköiden lausunnoista + lausun -not (ks. 23.10.74)Komiteassa käsiteltäviä ’ ’pienempiä’ ’ tehtäväjakokysymyksiäkansliapäälliköiden lausuntojen pohjaltaKornitealomake nro 5


14LIITE 3VALTION KESKUSHALLINTO- ARKISTOLUETTELO 1 OSAMIETINTÖKOMITEA Komitean asettamis- Päiväys NumeroPj. Seppo Salminen päivä 19.12.75 1975:120Valtiovarainministeriö 29.9.1974II OSAMIETINT~Päiväys Numero10.5.78 1978:22Kansiot / kotelotArkistoluetteloRyhmit teiykaavaKronologinen asiakirjaluetteloKaavan mukaiset ryhmät 1 ja 2Laskut lii t teineenKaavan mukaiset ryhmät 3 ja 4(1 osamietintö)Kaavan mukaiset ryhmät 3 ja 4(II osamietintö)Kaavan mukainen ryhmä 5(1 ja II osamietintö)Kaavan mukaiset ryhmät 6 ja 7(1 ja II osamietintö)Kaavan mukainen ryhmä 8(1 osamietintö)Kaavan mukainen ryhmä 8(II osamietintö)


15ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSVÄLINEET1. Kansiot, kotelot ja laatikotLIITE 41 (3)Käsiarkistossa olevat asiakirjat, joita käytetään usein, voi säilyttää rengaskansioissa,riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Enintään10 vuotta säilytettävät asiakirjat säilytetään alkuperäisissä kansioissa.Pysyvästi säilytettävien asiakirjasidosten suurin sallittu paksuus on noin i 0cm. Sidoksien välissä ei saa säilyttää irrallisia asiakirjoja, vaan nämä on koottavaerillisiin arkistokansioihin .Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään ensisijaisesti valtionarkiston hyväksymässäarkistokotelomallissa VA 2, jota on saatavana eri kokoisena, selän leveys4, 6, 8 tai 10 cm. Asiakirjat on sijoitettava koteloihin sopivansuuruisinanippuina siten, että kotelot eivät tule liian täysiksi, eivätkä myöskään jäävajaiksi. Asiakirjaniput on suojattava pH-arvoltaan neutraalilla vaippalehdellä.Ennen sidottamista tai arkistokoteloon siirtämistä on asiakirjoista poistettavapaperiliittimet , kumilenkit ja ylimääräiset paperit (turhat kopiot, lähetelaput ,tyhjät lehdet jne.).Irralliset rei’itetyt asiakirjat voidaan liittää yhteen rei’ityksestä paksullapumpulilangalla tai -nauhalla. Myös muita valtionarkiston hyväksymiä niputustapojavoi käyttää.


lARKISTOKOTELO (SFS 4 117 Asiakirjojen säilytysvälineet)Sulkijalaitteelia varustettu koottava umpinainenkotelo lähinnä pitkäaikais- tai pysyväissäilytykseenAARKISTOLAATIKKO A4A4-kokoisten asiakirjojen säilyttämiseenVarustettu irto- tai taivekannellaEMMIÖ ARKISTOKOTELOISSA JA -LAATIKOISSAKotelotKotelot. selkä < 80 mmselkä 2 no mmARKISTOLAATIKKO A5 ja A4A5- ja A4-kokoisten asiakirjojen sailyttämiseenVarustettu irto- tai taivekannella+5LKotelot pystysäilytyksessä lyhyen tai pitkänsivun varassaKotelot, selkä


172. NimiöiminenArkistoyksiköt (kansiot, kotelot ja sidokset , jotka säilytetään pystyasennossa)on varustettava oheisten esimerkkien mukaisilla nimiöillä. Nimiön tekstin onoltava riittävän suurta (konekirjoitetun versaalin korkeus vähintään 4 mm taitekstaus). Nimiöt on kiinnitettävä kansion selkään siten, että nimiön alareunaon 9,5 cm:n päässä kotelon alareunasta.Nimiöihin merkitään arkistoluettelon mukaiset sarjamerkit eli signumit(esimerkeissä Ea 1, Da 10 ja Ccc 3).PerusrivitysVALTIOVARAINMINISTERI^VALTIOVARAINMINVMSAAPUNEET DIARIOIDUTASIAKIRJAT05LÄHETETTYJENKIRJEIDENTOISTEETRAHA-ASIAINVALIOKUNNANLISTA?'1983Ea 1JOULUKUU1983Da 101983ccc 374 mm 50 mm 37 mm


ISBN 95 1-46-7026-4ISSN 0357-6131

More magazines by this user
Similar magazines