arkistonmuodostussuunnitelma - Arkistolaitos

arkisto.fi
  • No tags were found...

arkistonmuodostussuunnitelma - Arkistolaitos

Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojenja niihin rinnastettavien tietoaineistojensäilytysvastuut, -muodot ja –ajatALKUSANAT ............................................................................................................................ 11. EU –PÄÄTÖKSENTEKO JA SEN VALMISTELU (EU –ASIAKIRJAT) .......................... 22. VALTIONEUVOSTON PÄÄTÖKSENTEKO JA SEN VALMISTELU SEKÄ LAINSÄÄTÄMINEN EDUSKUNNASSA .......................................................................................... 32.1. Päätöksenteko ja sen valmistelu valtioneuvostossa ........................................................... 32.1.1. Päätöksenteon ohjeistus ja päätöksentekojärjestelmä ................................................. 42.1.2. Päätöksenteon valmistelu .......................................................................................... 52.1.3. Päätöksenteko ........................................................................................................... 52.1.4. Hallituksen esitykset eduskunnalle ............................................................................ 72.2. Lain säätäminen eduskunnassa.......................................................................................... 72.2.1. Vireille tulo ............................................................................................................... 82.2.2. Täysistuntokäsittely .................................................................................................. 92.2.3. Valiokuntavalmistelu .............................................................................................. 102.2.4. Eduskunnan vastausten antaminen .......................................................................... 112.3. Lain vahvistaminen ...................................................................................................... 122.4. Päätöksenteon ja toimeenpanon seuranta....................................................................... 132.4.1. Kertomukset, selonteot, tiedonannot ja ilmoitukset eduskunnalle ........................... 132.4.2. Kysymysten tekeminen valtioneuvostolle ja ministereille ....................................... 192.4.3. Eräiden säädösten tarkastuttaminen eduskunnassa ................................................... 203. HALLITUKSEN TOIMINTAAN LIITTYVÄT ARKISTOT .............................................. 223.1 Hallitusten aineisto ja siihen kuuluvat asiakirjat ............................................................... 223.2 Rekisteröinti .................................................................................................................... 233.3 Järjestämis- ja luovuttamisvastuu ..................................................................................... 233.4 Luovutusajankohta .......................................................................................................... 233.5 Aineiston järjestäminen ja arkistointi ............................................................................... 243.6 Asiakirjojen saattaminen luovutuskuntoon ....................................................................... 253.7 Luovutusluettelon laatiminen ja asiakirjojen luovutus ...................................................... 253.8 Luovutettujen asiakirjojen käyttö ..................................................................................... 264. MINISTERIÖN JOHTAMINEN ........................................................................................... 305. HANKEVALMISTELU (HARE) .......................................................................................... 325.1 Hankerekisteri ................................................................................................................. 325.2. Hankearkistot ................................................................................................................ 336. VALTION TALOUSSUUNNITTELU ................................................................................. 386.1. Määräysten ja ohjeiden antaminen ................................................................................. 396.2. Valtion toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelu ........................................................ 406.3. Ministeriön taloussuunnittelu ......................................................................................... 406.4. Valtion talousarvioesityksen laadinta ............................................................................. 416.5. Talousarvioesityksen käsittely eduskunnassa .................................................................. 436.5.1. Vireilletulo.............................................................................................................. 44


6.5.2. Täysistuntokäsittely .............................................................................................. 456.5.3. Valiokuntavalmistelu ............................................................................................. 466.5.4. Eduskunnan päätöksen ilmoittaminen ..................................................................... 476.6. Valtion talousarvio ......................................................................................................... 486.7. Valtion talousarvion tilijaottelun laatiminen ................................................................... 496.8. Toiminnan tuloksellisuus ja seuranta.............................................................................. 507. VALTIONEUVOSTON RAHA-ASIAINKÄSITTELY ........................................................ 537.1. Käsittely valtioneuvostossa ............................................................................................ 537.2. Käsittelyn seuranta valtiovarainministeriössä ................................................................. 548. LASKENTATOIMI JA PALKANLASKENTA .................................................................. 568.1. Ohjeet ja määräykset...................................................................................................... 568.2. Kirjanpito ..................................................................................................................... 578.3. Palkanlaskenta ............................................................................................................... 619. HANKINNAT ....................................................................................................................... 639.1 Julkiset hankinnat ............................................................................................................ 639.2 Hankintojen ohjaus valtiolla ............................................................................................ 639.3 Lainsäädäntö ................................................................................................................... 649.4 Hankintamenettelyt .......................................................................................................... 7010. HENKILÖSTÖHALLINTO .............................................................................................. 7310.1. Henkilöstösuunnittelu ja työvoiman hankinta ............................................................... 7310.2. Henkilöstöasioiden rekisteröinti ja hallinta ................................................................... 7510.3. Palvelussuhteen ehdot ja palkan määräytyminen .......................................................... 7610.3.1. Palvelussuhteen ehdot ............................................................................................ 7610.3.2. Lomat ja virkavapaudet ......................................................................................... 7910.3.3. Eläkkeet ................................................................................................................. 8010.4. Henkilöstön kehittäminen ............................................................................................ 8110.5. Yhteistoiminta ............................................................................................................. 8210.6. Työsuojelu ................................................................................................................... 8310.7. Työterveyshuolto ......................................................................................................... 8410.8. Työhyvinvointi ja henkilöstöpalvelut ............................................................................ 8410.9. Kunniamerkkien ja valtion virka-ansiomerkkien myöntäminen .................................... 8610.9.1. Kunniamerkit ........................................................................................................ 8610.9.2. Valtion virka-ansiomerkit ...................................................................................... 8610.10. Muut henkilöstöasiakirjat ........................................................................................... 8711. TIEDON HALLINTA ......................................................................................................... 8911.1. Tietohallinto ................................................................................................................. 8911.2. Asiakirjahallinto- ja arkistotoimi ................................................................................... 9211.3. Kirjastotoimi................................................................................................................. 9411.4. Tietopalvelu .................................................................................................................. 9512. VIESTINTÄ ...................................................................................................................... 9812.1. Viestintä ....................................................................................................................... 9812.2. Valokuvat ..................................................................................................................... 9913. TARKASTUSTOIMI ...................................................................................................... 10114. VARAUTUMINEN JA VALMIUSASIAT, TURVALLISUUS- JA SUOJELUASIAT .... 10414.1. Varautuminen ............................................................................................................. 10414.2. Ministeriön turvallisuus- ja suojeluasiat ...................................................................... 106


1. EU –PÄÄTÖKSENTEKO JA SEN VALMISTELU (EU –ASIAKIRJAT)Arkistolaitos on päätöksellään KA 227/43/2005 17.10.2005 määrännyt EU-asiakirjojen pysyvästäsäilyttämisestä. Päätös koskee takautuvasti myös vuoden 1995 alusta lähtien kertyneitä EUasiakirjoja.2


2.1.2. Päätöksenteon valmisteluPäätösten valmistelevaa käsittelyä on eri ministerivaliokunnissa esim. raha-asiainvaliokunnassa (ks.taloussuunnittelu), talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa, EU–ministerivaliokunnassa sekä ulko-ja turvallisuuspoliittisessa valiokunnassa. Ministeriöt valmistelevat valtioneuvoston ja presidentinpäätettäväksi tulevat asiat.Valtioneuvoston yleisistuntoa varten ei laadita etukäteen työjärjestystä tai asialistaa, vaan kukinministeriö tuo harkintansa mukaan asiansa käsittelyyn jakamalla esittelylistan etukäteen. Esittelijälaatii esittelylistan liitteineen PTJ:llä ja jakaa sen istuntoon viimeistään kaksi päivää ennen istuntoa.Eduskuntaan menevät liiteasiakirjat laaditaan suomeksi ja ruotsiksi.Presidentti tekee päätökset sen ministerin esittelystä, jonka toimialaan asia kuuluu. Asioiden käsittelypresidentin esittelyssä vaatii aina virkamiehen laatiman esittelylistan.PTJ:llä oleva esittelylista ennen istuntoa ei ole julkinen kaikille PTJ:n käyttäjille. Katseluoikeudetmääräytyvät käyttöoikeuksien mukaan.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtioneuvostonyleisistunnon ja tasavallanpresidentin esittelyjenesittelylistatVNKpaperi (VN:n pöytäkirjojenliitteinä)PTJ:ssä sähköisenäSPjatkuvaliitteineenMinisteriön esittelemiäasioita koskevatmin paperi min käytäntö2.1.3. PäätöksentekoValtioneuvoston istunnossa asiat käsitellään päätöslistamenettelynä tai esittelymenettelynä. Päätöslistamenettelyssäasian valmistelusta vastannut esittelijä ei ole paikalla ja asia ratkaistaan keskusteluttakirjallisen esityksen pohjalta. Pääministeri lukee päätöslistalta asian otsikon, johon se ministeri,jonka käsiteltäviin asia kuuluu, ilmoittaa yhtyvänsä. Päätöslistakäsittelyn jälkeen käsitellään esit-5


telymenettelyasiat, joiden käsittelyssä esittelijä on paikalla. Esittelijän luettua päätösesityksen käyttääensimmäisen puheenvuoron se ministeri, jonka käsiteltäviin asia kuuluu. Jos hän yhtyy esittelijänkantaan, eivätkä muut ministerit esitä muuta, on päätös esityksen mukainen. Mikäli keskustelunaikana tulee esille useampia päätösesityksiä, asiasta äänestetään.Presidentin esittelyssä esittelevä ministeri esittää päätösehdotuksen, johon muiden ministereidenkatsotaan yhtyvän, jolleivät esitä eriävää mielipidettä. Presidentti tekee aina päätöksen itse. Kunpresidentin päätös koskee koko valtioneuvostoa, presidentti lukee esittelyssä ns. avoimen kirjeen,jonka allekirjoittaa presidentti ja varmentaa pääministeri.Valtioneuvoston yleisistunnoissa ja presidentin esittelyissä pöytäkirjaa pitää valtioneuvoston istuntoyksikönesittelysihteeri. Pöytäkirja on tarkastuksen ja allekirjoituksen jälkeen julkinen ja virallinenasiakirja. Pöytäkirjan liitteenä on esittelylistan liitteenä olevat asiakirjat mm. esittelymuistiot,säädösesitykset, budjettiesitykset, avoimet kirjeet, hallituksen esitykset eduskunnalle, eduskunnankirjelmät. Liitteet laaditaan yleensä suomen- ja ruotsinkielisinä.Oikeuskansleri tarkastaa pöytäkirjat, minkä jälkeen ne ovat valmiit arkistoitavaksi. Valtioneuvostonistuntoyksikkö lähettää pöytäkirjat liitteineen valtioneuvoston kanslian arkistoon, mistä ne myöhemmintoimitetaan pysyvästi säilytettäväksi Kansallisarkistoon pöytäkirjasidoksina.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtioneuvoston istuntojenVNK paperi/sähköinen spja tasavallan pre-sidentin esittelyjenpöytäkirjat (VN-ptk)(pöytäkirja ja liitteet )Valtioneuvoston arkistokappaleetVNK / KA paperi spPTJ VNK sähköinen jatkuvaMikrokuvattuna pöytäkirjoistaKA mikrofilmi sp(v. 2008saakka)Ministeriöiden arkis- min paperi ministeriön käytäntö6


tossa, ministeriöidenesittelemät2.1.4. Hallituksen esitykset eduskunnalleMinisteriöissä valmistellut ja valtioneuvoston yleisistunnossa hyväksytyt hallituksen esitykset lähetetäänvaltioneuvoston kansliasta eduskunnalle. Valtioneuvostokäsittelyä edeltävästä säädösvalmistelusta(mm. kääntäminen ja laintarkastus) löytyy lisätietoja esimerkiksi Senaattorin säädösvalmistelu-osiostatai lainlaatija-oppaasta. Perustuslain vuoden 2012 muutoksen (1112/2011) jälkeen tasavallanpresidentti ei enää anna hallituksen esityksiä eduskunnalle.Hallituksen esitykset voivat olla lakiesityksiä, tulo- ja menoarvioesityksiä sekä valtiosopimustenvoimaansaattamista koskevia esityksiä. Ne laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä. Hallituksen esityksenallekirjoittaa pääministeri ja sen varmentaa esittelevä ministeri.Hallituksen esitykset uusiksi laeiksi sisältävät:- suppea kuvaus esityksen pääasiallisesta sisällöstä,- lain tavoitteet ja keskeiset ehdotukset,- lain yleisperustelut (kuvaus nykytilasta, tavoitteista jakeskeisistä ehdotuksista, vaikutuksista ja valmistelusta),- yksityiskohtaiset perustelut pykälittäin,- voimaantuloa koskevan esityksen,- varsinaisen lakitekstin ja- rinnakkaistekstit.Asiakirjat: katso luku 2.2.1.2.2. Lain säätäminen eduskunnassaLakiehdotus saapuu eduskunnan käsiteltäväksi joko valtioneuvoston antamalla hallituksen esityksellätai kansanedustajan lakialoitteella, joka voidaan tehdä eduskunnan koolla ollessa.Asian käsittely alkaa lähetekeskustelulla eduskunnan täysistunnossa. Sen päätyttyä esitys lähetetäänvalmisteltavaksi johonkin valiokuntaan. Kun valiokunnan mietintö on valmistunut, asia otetaan7


kahteen erilliseen täysistuntokäsittelyyn. Ensimmäisessä käsittelyssä esitellään valiokunnan mietintöja käydään siitä keskustelu sekä päätetään lakiehdotuksen sisällöstä. Toisessa käsittelyssä päätetäänlakiehdotuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Ensimmäisen käsittelyn aikana lakiehdotusvoidaan lähettää suuren valiokunnan käsiteltäväksi.Kun eduskunta on toisessa käsittelyssä hyväksynyt lain, se toimitetaan valtioneuvostolle tasavallanpresidentin vahvistettavaksi.2.2.1. Vireille tuloLakiehdotus tulee vireille joko hallituksen esityksenä tai kansanedustajan tekemänä lakialoitteena.Samaa asiaa koskevat hallituksen esitykset ja eduskunta-aloitteet käsitellään yleensä valiokunnassatoistensa yhteydessä ja niistä annetaan yhteinen mietintö.Hallituksen esitykset ja kansanedustajien lakialoitteet rekisteröidään viitetietoina valtiopäiväasioidenseurantajärjestelmään (VEPS), jota ylläpidetään eduskunnan keskuskansliaan kuuluvassa asiakirjatoimistossa.Myös valtiopäiväasioihin liittyvät asiakirjatekstit tallennetaan tekstiarkistoon asiakirjatoimistossa.Asioiden käsittelytiedot ja asiakirjatekstit ovat luettavissa eduskunnan Internetsivuilla(http://www.eduskunta.fi). Hallituksen esitykset laaditaan ja julkaistaan painettuina sekäsuomen- että ruotsinkielisinä, lakialoitteet joko suomen- tai ruotsinkielisinä (ruotsinkieliset käännetäänsuomeksi). Painetussa valtiopäiväasiakirjasarjassa julkaistaan myös VEPSin tiedoista tuotettuhakemisto valtiopäivillä käsitellyistä asioista.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHallituksen esitykset (HE)Valtioneuvoston pöytäkirjojen liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleetVNK paperi sp- mikrokuvattuna valtioneuvoston pöytäkirjoistaKA mikrofilmi sp(vuoteen 2007 asti)Valtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaMinisteriön arkistossa, ministeriön esityksetmin paperi ministeriön käytäntö8


Eduskunnalle saapuneet allekirjoitetut EK paperi spHE:t ("loistot")Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen A – EK painettu spsarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaKansanedustajien lakialoitteetAllekirjoitetut arkistokappaleet EK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen E – EK painettu spsarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva2.2.2. TäysistuntokäsittelyTäysistunnossa ilmoitetaan hallituksen esitysten saapumisesta, käydään niitä koskevat lähetekeskustelut,käsitellään lakiehdotukset valiokuntien mietintöjen pohjalta ja päätetään lakien sisällöstä.Täysistuntokäsittelyyn voi liittyä myös äänestyksiä.Täysistunnot äänitetään ja niistä tuotetaan keskustelupöytäkirjat, joihin kirjataan istunnon päiväjärjestys,istunnon kulku, käytetyt puheenvuorot ja numeraaliset äänestystulokset (poikkeustapauksissamyös äänestystiedot kansanedustajittain). Meneillään olevan istunnon päiväjärjestys löytyy ja istunnonkulkua voi seurata eduskunnan Internet-sivuilla. Täysistunnoista julkaistaan painettuina suomenkielisetpöytäkirjat (puheenvuorot julkaistaan puhujan käyttämällä kielellä) ja ruotsinkielinensupistelma. Täysistuntojen äänitteistä säilytetään näytteenä otanta. Täysistunnossa tehdyt päätöksetja käytetyt puheenvuorot ovat luettavissa eduskunnan Internet-sivuilta.Äänestystuloksista tuotetaan erilliset tallenteet, jotka sisältävät istunnon numeron ja päivämäärän,äänestyksen numeron, asian, josta äänestetään, äänestyksen tuloksen sekä kunkin kansanedustajanäänestyskäyttäytymisen. Eduskunnan Internet-sivuilta löytyy myös äänestyskohtaisia tietoja ääntenjakautumisesta (hallitus/oppositio, eduskuntaryhmät, vaalipiirit, naiset/miehet).Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTäysistuntojen pöytäkirjat9


Alkuperäiset pöytäkirjat (arkistokappaleet)EK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen PöytäkirjatEK painettu sp-sarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaTäysistuntojen äänestystuloksetÄänestyksen paperitulosteet EK paperi spEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaPaperitulosteet mikrokuvattuina EK mikrofilmi sp2.2.3. ValiokuntavalmisteluEduskunta asettaa vaalikaudekseen suuren valiokunnan sekä perustuslakivaliokunnan, ulkoasiainvaliokunnan,valtiovarainvaliokunnan ja eduskunnan työjärjestyksessä säädetyt muut pysyvät valiokunnat.Eduskunta voi lisäksi asettaa tilapäisen valiokunnan valmistelemaan tai tutkimaan erityistäasiaa.Hallituksen esitykset, kansanedustajien aloitteet, eduskunnalle annetut kertomukset sekä eräät muuterikseen säädetyt asiat on valmisteltava valiokunnassa ennen niiden lopullista käsittelyä täysistunnoissa.Lainsäädäntöasioiden ensimmäisen käsittelyn aikana lakiehdotus voidaan lähettää vielä suurenvaliokunnan käsiteltäväksi.Valiokuntien kokouksista pidetään pöytäkirjaa, johon merkitään kokouksessa läsnä olleet jäsenet,käsitellyt asiat, kuullut asiantuntijat ja tehdyt päätökset. Mikäli asiantuntijat jättävät lausuntonsakirjallisina, ne arkistoidaan asianomaisen valiokunnan asiakirja-akteihin, samoin toisilta valiokunniltasaapuneet lausunnot ja kokouksissa käsitellyt mietintö- ja lausuntoluonnokset. Valiokunnantyön tuloksena syntyneet mietinnöt ja lausunnot julkaistaan painettuina sekä suomen- että ruotsinkielisinä,ja ne ovat luettavissa eduskunnan Internet-sivuilla. Pöytäkirjat julkaistaan eduskunnanInternet-sivuilla, mutta asiakirja-akteja ei julkaista painetuissa asiakirjoissa eikä eduskunnan Internet-sivuilla.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValiokuntien pöytäkirjat ja asiakirja-aktit10


Valiokuntien alkuperäiset pöytäkirjat EK paperi spValiokuntien pöytäkirjat eduskunnan InternetsivuillaEK sähköinen jatkuvaValiokuntien alkuperäiset asiakirja-aktit EK paperi spMikrokuvatut asiakirja-aktit EK mikrofilmi spValiokuntien mietinnöt ja lausunnotValiokuntien mietinnöt ja lausunnot julkaistaan EK painettu spvaltiopäiväasiakirjojen C-sarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen sp2.2.4. Eduskunnan vastausten antaminenEduskunnan hyväksymä laki lähetetään valtioneuvostolle eduskunnan vastauksena. Kansanedustajanlakialoitteena vireille pantu eduskunnan hyväksymä laki lähetetään eduskunnan kirjelmänä.Eduskunnan vastaukset ja kirjelmät laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä ja julkaistaan sekä painettuinaettä eduskunnan Internet-sivuilla.Eduskunnan hyväksymä laki on esiteltävä tasavallan presidentin vahvistettavaksi. Presidentin onpäätettävä lain vahvistamisesta kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun laki on toimitettu vahvistettavaksi.Presidentti voi hankkia laista lausunnon korkeimmalta oikeudelta tai korkeimmalta hallintooikeudelta.Jollei presidentti vahvista lakia, se palautuu eduskunnan käsiteltäväksi. Jos eduskunta hyväksyy lainuudelleen asiasisällöltään muuttamattomana, se tulee voimaan ilman vahvistusta. Lain katsotaanrauenneen, jos eduskunta ei ole sitä uudelleen hyväksynyt.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaEduskunnan vastauksetValtioneuvoston pöytäkirjojen liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp- mikrokuvattuina (vuoteen 2007 asti) KA mikrofilmi spValtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuva11


Ministeriön oma osuus min paperi 10vEduskunnan vastaukset ja kirjelmät (toistesarja) EK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen D-sarjassa EK painettu spEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva2.3. Lain vahvistaminenPresidentti vahvistaa eduskunnan vastaukset ja kirjelmät ja uudet säädökset julkaistaan säädöskokoelmassa.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVahvistetut laitTasavallan Presidentin esittelyjen pöytäkirjojen VNK paperi spliitteenäMikrokuvattuna valtioneuvoston pöytäkirjoissa KA mikrofilmi sp(vuoteen 2007 asti)Valtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaSäädöskokoelmaJulkaistaan Valtion säädöstietopankissa (Finlex) OM sähköinen jatkuva12


2.4. Päätöksenteon ja toimeenpanon seuranta2.4.1. Kertomukset, selonteot, tiedonannot ja ilmoitukset eduskunnalleHallitus antaa eduskunnalle kertomuksia, selontekoja, tiedonantoja ja ilmoituksia. Tässä yhteydessäon huomioitu eduskunnan myös muilta saamat kertomukset, mm. oikeuskanslerin kertomukset.KertomuksetHallitus antaa vuosittain eduskunnalle kertomuksen toiminnastaan sekä niistä toimenpiteistä, joihinse on eduskunnan päätösten johdosta ryhtynyt. Hallituksen toimenpidekertomuksen ja valtion tilinpäätöskertomuksenyhdistäminen on vireillä (vuonna 2012).Hallituksen toimenpidekertomus sisältää seuraavat osat:- I Valtioneuvoston ja ministeriöiden toiminta,- II Ulko- ja turvallisuuspoliittinen katsaus sekä- III Toimenpiteet valtiopäiväpäätösten johdosta.Hallituksen toimenpidekertomus käsitellään valtioneuvoston istunnossa. Valtioneuvoston kanslianvaltioneuvoston istuntoyksikkö kokoaa ja toimittaa kertomuksen ministeriöiden tekemistä esityksistä,huolehtii painatuksesta sekä lähettää sen eduskunnalle valtioneuvoston yleisistunnon hyväksymisenjälkeen.Hallituksen toimenpidekertomuksen oheisaineistona toimitetaan eduskunnalle erilliskertomuksina:- Kertomus kielilain soveltamisesta, joka neljäs vuosi (valtioneuvoston kertomus)- Kehitysyhteistyökertomus, (ulkoasiainministeriön kertomus)- Työllisyyskertomus (työministeriön kertomus) sekä- Sosiaali- ja terveyskertomus, joka neljäs vuosi (sosiaali- ja terveysministeriön kertomus).Erilliskertomukset ovat kielikertomusta lukuun ottamatta ministeriön kertomuksia, joita ei käsitellävaltioneuvoston yleisistunnossa. Niitä ei arkistoida eduskunnassa eikä koottuna aineistona valtioneuvostossa.13


Eduskunnan käyttöön toimitetaan lisäksi ministeriöiden toimintakertomukset. Hallituksen toimenpidekertomuksessajokainen ministeriö kertoo lyhyesti hallinnonalan tärkeimmät tapahtumat kertomusvuonna(neljä sivua/ministeriö).Valtion tilinpäätöskertomus valtiontalouden hoidosta ja talousarvion noudattamisesta annettiintämän nimisenä ja sisältöisenä ensimmäisen kerran vuonna 2005 vuodelta 2004 korvaamaan aikaisempikertomus valtiovarainhoidosta ja tilasta. Tilinpäätöskertomuksessa hallitus esittää eduskunnalleedellistä vuotta koskevan kuvauksen ja arvioinnin valtiontalouden tilasta ja kehityksestä. Erityisestikertomuksessa vastataan talousarvioesityksessä tehtyjen linjausten toteutumiseen ja tarkastellaantalouden kehityksen ja hallinnonalojen toiminnan tehokkuuden kannalta tärkeimpiä seikkoja.Valtion tilinpäätös on osa valtion tilinpäätöskertomusta.Lisäksi kertomus sisältää hallituksen kertomuksen niistä toimenpiteistä, joihin eduskunnan tekemätmuistutukset valtiovarain hoidosta ja tilinpidosta ovat antaneet aihetta sekä hallituksen vastaukseneduskunnan talousarviolausumiin. Valtiovarainministeriö laatii kertomuksen.Kertomus sisältää seuraavat asiat:Osassa I Hallituksen vaikuttavuusselvitys- taloudellinen kehitys sekä talous- ja finanssipolitiikka- valtiontalouden tila- hallituksen politiikkaohjelmien ja hallinnonalarajat ylittävät politiikkakokonaisuudet- hallituksen vastaus eduskunnan talousarviolausumiin- tilimuistutuskertomus- Valtioneuvoston controllerin arviointi- ja vahvistuslausuma tilinpäätöskertomuksen oikeellisuudestaja riittävyydestäOsassa II Ministeriöiden toimialan toiminnan tuloksellisuuden kuvauksetOsassa III Tilinpäätöslaskelmat- Valtion tilinpäätös liitteineen- Valtion liikelaitosten tuloslaskelmat ja taseet- Talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilinpäätöslaskelmat14


Valtioneuvoston oikeuskansleri antaa vuosittain kertomuksen virkatoimistaan ja lain noudattamistakoskevista havainnoistaan tasavallan presidentille ja eduskunnalle. Eduskunnan kirjelmä oikeuskanslerinvirastonkertomuksista käsitellään valtioneuvostossa ja se mainitaan seuraavassa hallituksenkertomuksessa.Edellä mainittujen lisäksi myös eräät muut viranomaiset ja laitokset antavat eduskunnalle toimintakertomuksensa.Kaikki eduskunnalle annetut kertomukset lähetetään johonkin valiokuntaan valmisteltavaksi. Kunvaliokunnan mietintö on valmistunut, asia käsitellään täysistunnossa yhdessä ns. ainoassa käsittelyssä.Eduskunnan kannanotto ilmoitetaan kertomuksen antajalle eduskunnan kirjelmällä. Eduskunnalleannettavat kertomukset samoin kuin niitä koskevat mietinnöt ja eduskunnan kirjelmät laaditaansuomen- ja ruotsinkielisinä ja julkaistaan painettuina. Alkuperäisten lähetekirjeiden mukanaeduskunnalle saapuneet kertomukset arkistoidaan omaksi sarjakseen niiden valtiopäivien yhteyteen,joilla ne on annettu.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHallituksen toimenpidekertomuksetHallituksen toimenpidekertomukset oheisaineistoineenVNK painettu spValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp- mikrokuvattuna (vuoteen 2007 asti) KA mikrofilmi spValtioneuvoston päätöksentekojärjestelmä (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaEduskunnalle saapuneet hallituksen toimenpidekertomuksetEK paperi sp(alkuperäisten saatekirjeiden mukanasaapuneet, painetut)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen B-sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaMinisteriöiden tilinpäätökset (toimintakertomusosana tilinpäätöstä)Ministeriöiden arkistokappaleet min paperi/sähk sp15


Julkaistaan ministeriöiden Internet-sivuilla min sähköinen jatkuvaValtion tilinpäätöskertomus VM painettu 5vValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp- mikrokuvattuina (vuoteen 2007 asti) KA mikrofilmi spValtioneuvoston päätöksentekojärjestelmä (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaEduskunnalle saapuneet valtion tilinpäätöskertomuksetEK painettu sp(alkuperäisten saatekirjeiden mukana saa-puneet, painettuja)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen B-sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaOikeuskanslerin kertomukset- oikeuskanslerinviraston arkistokappaleet OKV painettu pysyvä- oikeuskanslerinviraston Internet-sivuilla OKV sähköinen sp- ministeriöille saapuneet kertomukset min painettu 1vEduskunnalle annetut kertomukset (alkuperäisten EK paperi spsaatekirjeiden mukana saapuneet, painettuja)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen B –sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaEduskunnan oikeusasiamiehen kertomusEduskunnan oikeusasiamiehen kertomusten arkistokappaleetEOA paperi spEduskunnalle annetut kertomukset (alkuperäisten EK paperi spsaatekirjeiden mukana saapuneet, painettuja)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen B -sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaMuut eduskunnalle annetut kertomuksetKäsitellään ja säilytetään samalla tavoin kuin oikeusasiamiehenkertomukset16


Valtioneuvoston tiedonannot, selonteot ja pääministerin ilmoitukset eduskunnalleValtioneuvosto voi antaa eduskunnalle tiedonannon tai selonteon valtakunnan hallintoa tai kansainvälisiäsuhteita koskevasta asiasta. Myös hallitusohjelma on annettava tiedonantona eduskunnalle.Samoin on meneteltävä, mikäli valtioneuvoston kokoonpano muuttuu merkittävästi.Tiedonanto käsitellään eduskunnan täysistunnossa. Tiedonantoa ei lähetetä valiokuntaan, jollei erityisestitoisin päätetä. Mikäli keskustelun aikana tehdään ehdotus epäluottamuslauseen antamisestavaltioneuvostolle tai ministerille, toimitetaan käsittelyn päätteeksi luottamusäänestys. Eduskunnalleannettu selonteko lähetetään yleensä valiokunnan valmisteltavaksi, jollei erityisesti toisin päätetä.Selonteon käsittelyn yhteydessä ei voida tehdä päätöstä valtioneuvoston tai sen jäsenen nauttimastaluottamuksesta. Tiedonannot ja selonteot laaditaan ja painetaan sekä suomen- että ruotsinkielisinä.Pääministeri tai hänen määräämänsä ministeri voi antaa ajankohtaisesta asiasta ilmoituksen eduskunnalle.Valtioneuvoston jäsenen on annettava eduskunnalle selvitys elinkeinotoiminnastaan, omistuksistaanyrityksissä ja muusta merkittävästä varallisuudestaan sekä sellaisista ministerin virkatoimiin kuulumattomistatehtävistään ja muista sidonnaisuuksistaan, joilla voi olla merkitystä arvioitaessa hänentoimintaansa valtioneuvoston jäsenenä.Eduskunta voi keskustella, mutta ei tee päätöstä sille annetuista ilmoituksista. Pääministerin ja ministerienajankohtaisista asioista antamat ilmoitukset ovat suullisia. Kirjallisessa muodossa ne löytyväteduskunnan täysistuntojen pöytäkirjoista.Tiedonantoja ja selontekoja ei arkistoida valtioneuvostossa keskitetysti, vaan jokainen ministeriöarkistoi oman osuutensa, yleensä kirjattuihin asiakirjoihin. Valtioneuvoston kanslia arkistoi omansalisäksi hallituksen osuuden. Eduskunnalle annetut tiedonannot ja selonteot arkistoidaan eduskunnassavaltiopäivittäin kronologisessa järjestyksessä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtioneuvoston tiedonannot eduskunnalleValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp17


- mikrokuvattuna (vuoteen 2007 asti) KA mikrofilmi spValtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaMinisteriön arkistossa oma osuus min paperi ministeriönkäytäntöEduskunnalle saapuneet valtioneuvoston tiedonannotEK paperi sp(alkuperäiskappaleet)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen D –sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaValtioneuvoston selonteot eduskunnalleValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp- mikrokuvattuna (vuoteen 2007 asti) KA mikrofilmi spValtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaMinisteriön arkistossa oma osuus min paperi ministeriönkäytäntöValtioneuvoston selonteot (eduskunnalle saapuneetEK paperi spalkuperäiskappaleet)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen D -sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan InternetsivuillaEK sähköinen jatkuvaValtioneuvoston kirjelmät valtioneuvoston jäsentensidonnaisuuksistaValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleet VNK paperi sp- mikrokuvattuna valtioneuvoston pöytäkirjoista KA mikrofilmi sp(vuoteen 2007 asti)Valtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaEduskunnalle saapuneet valtioneuvoston kirjelmät EK paperi sp(saapuneet alkuperäiskappaleet)Eduskunnan verkossa Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva18


2.4.2. Kysymysten tekeminen valtioneuvostolle ja ministereilleKansanedustajilla on oikeus tehdä valtioneuvoston toimialaan kuuluvista asioista välikysymyksiä jakysymyksiä.Vähintään 20 kansanedustajaa voi tehdä valtioneuvostolle tai ministerille näiden toimialaan kuuluvastaasiasta välikysymyksen. Yleensä pääministeri vastaa välikysymykseen tai päättää muussatapauksessa, kuka valtioneuvoston jäsenistä tekee sen. Välikysymykseen tulee vastata eduskunnantäysistunnossa viidentoista päivän kuluessa siitä, kun kysymys on saatettu valtioneuvoston tietoon.Mikäli välikysymyksestä käydyn keskustelun aikana on tehty esitys epäluottamuslauseen antamisestavaltioneuvostolle tai ministerille, toimitetaan välikysymyksen käsittelyn päätteeksi luottamusäänestys.Välikysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan eduskunnan täysistuntojenpöytäkirjoissa sillä kielellä, jolla ne on esitetty (ruotsinkielisistä myös suomenkieliset käännökset).Kansanedustajilla on oikeus tehdä ministerin vastattavaksi kysymyksiä tämän toimialaan kuuluvistaasioista. Näistä kysymyksistä ei tehdä päätöksiä eduskunnassa. Kysymysten tekemisestä ja niihinvastaamisesta säädetään tarkemmin eduskunnan työjärjestyksessä.Kansanedustajien tekemät välikysymykset julkaistaan eduskunnan täysistuntojen pöytäkirjoissa.Kirjalliset kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan painettuina sillä kielellä, jolla ne ontehty (ruotsinkielisistä suomenkieliset käännökset). Kaikki alkuperäiset kysymykset arkistoidaankronologisina sarjoina (numerojärjestyksessä) valtiopäivittäin. Kansanedustajien tekemät kysymyksetovat luettavissa myös eduskunnan Internet-sivuilla.Valtioneuvostolle osoitetut kirjalliset kysymykset ja niihin annetut vastaukset säilytetään kysymykseenvastanneen ministeriön arkistossa. Eduskunta toimittaa kirjalliset kysymykset sähköpostillavaltioneuvoston kansliaan. Valtioneuvoston kanslian istuntoyksikkö vastaa kirjallisten kysymystenvastaanotosta, vastuuministerin määräämisestä ja seurannasta ja edelleen välittää ne sähköpostillavastaavan ministerin sihteerille. Vastaanotto kuitataan sähköpostiviestillä. Vastauksen tulee ollaeduskunnassa 21 päivän kuluessa siitä, kun valtioneuvoston kanslia on vastaanottanut kysymyksen.Kirjallisten kysymysten tiedot löytyvät myös Senaattorista.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVälikysymyksetVälikysymykset (saapuneet alkuperäiskappaleet) EK paperi sp19


Julkaistaan täysistuntojen pöytäkirjoissa EK painettu spEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaKirjalliset kysymyksetEduskunnan tallekappaleet (alkuperäiset) ja saadutEK paperi spvastauksetKysymykseen vastanneen ministeriön arkistossaoma osuus; kysymykset ja vastaukset (kirjataan)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen F -sarjassaminEKpaperi/sähköinenpainettuministeriönkäytäntöspEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaSuullinen kyselytuntiEduskunnan tallekappaleet (alkuperäiset)EK paperi spValtioneuvostolle saapuneet kysymykset VNK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen F -sarjassa EK painettu sp(Annetut vastaukset täysistuntojen pöytäkirjoissa)Eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva2.4.3. Eräiden säädösten tarkastuttaminen eduskunnassaNs. valtuuslakeja säädettäessä eduskunta on pidättänyt itsellään oikeuden valvoa, millaisia säädöksiähallitus antaa valtuuslakien nojalla. Valvonta tapahtuu eduskunnassa suoritettavana jälkitarkastuksena,jota koskevat säännökset on sisällytetty ao. valtuuslakiin. Mikäli valtuuslain nojalla annetaansellaisia säännöksiä, joiden antamiseen tarvitaan eduskunnan myötävaikutus, on ne viipymättäsaatettava eduskunnan tietoon. Säännökset on kumottava, mikäli eduskunta niin päättää.Eduskunnan tietoon saatetut asetukset, valtioneuvoston päätökset ja ministeriöiden päätökset käsitelläänsamalla tavoin kuin eduskunnalle annetut kertomukset. Ne lähetetään ao. valiokuntaan valmisteltavaksi.Kun valiokunnan mietintö on valmistunut, asia käsitellään täysistunnossa yhdessä,ns. ainoassa käsittelyssä. Eduskunnan päätös ilmoitetaan eduskunnan kirjelmällä. Eduskunnalletietoon saatetut säädökset samoin kuin niitä koskevat mietinnöt ja eduskunnan kirjelmät laaditaansuomen- ja ruotsinkielisinä ja julkaistaan painettuina. Alkuperäisten lähetekirjeiden mukana edus-20


kunnalle saapuneet säädökset arkistoidaan omaksi sarjakseen niiden valtiopäivien yhteyteen, joillane on annettu.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaEduskunnan tietoon saatettavat asetuksetEduskunnalle annetut alkuperäiset asetukset (saapuvatEK paperi spPMI:n allekirjoittamalla saatekirjeellä)Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen A-sarjassa EK painettu spJulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva21


3. HALLITUKSEN TOIMINTAAN LIITTYVÄT ARKIS-TOT3.1 Hallitusten aineisto ja siihen kuuluvat asiakirjatJokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa, jolle muodostuu oma arkisto. Hallituksen erottuaarkistot kootaan ministeriöistä valtioneuvoston kanslian arkistoon, jossa niitä säilytetään 25 vuotta.Sen jälkeen ne siirretään Kansallisarkistoon.Kunkin hallituksen arkiston muodostavat ministereiden, ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereidenja ministereiden erityisavustajien tehtävien hoidossa syntyneet tai vastaanotetutasiakirjat. Hallitusten arkistoon eivät sen sijaan kuulu asiakirjat, jotka kertyvät ministereille yksityishenkilönä,puolueen puheenjohtajana tai kansanedustajana.Hallitusten arkistoon kuuluvat myös iltakouluasiakirjat ja muut hallituksen neuvotteluasiakirjat.Ministerivaliokuntien asiakirjat arkistoidaan sen ministeriön virka-arkistoon, jonka vastuulla valiokunnansihteerin tehtävät ovat.Hankkeen yhteyteen perustetun ministerityöryhmän asiakirjat rekisteröidään hankerekisteriin (HA-RE) ja arkistoidaan kyseisen hankkeen arkistoon. Tämän tyyppisiä työryhmiä ovat esimerkiksi politiikkaohjelmiensuunnittelua ja toteutuksen seurantaa varten perustetut ministeriryhmät. Muut ministerityöryhmätarkistoidaan hallituksen arkistoon.Hallitusohjelman seurantaa koskevat asiakirjat arkistoidaan valtioneuvoston kanslian virkaarkistoon.Ministereille mahdollisesti kertyviä hallitusohjelman seurantaa koskevia asiakirjoja ei oletarpeen säilyttää pysyvästi. Asiakirjojen oleellinen sisältö tulee arkistoiduksi valtioneuvoston kansliankoostamassa hallitusohjelman seurantaraportissa. Tämän ohjeen ulkopuolelle jäävät valtioneuvostonistuntojen ja presidentin esittelyjen pöytäkirjat, jotka kuuluvat valtioneuvoston kanslian virka-arkistoon.Muut hallitusten arkistoon kuuluvat asiakirjat käyvät ilmi arkistonmuodostussuunnitelmasta (kts.liite).22


3.2 RekisteröintiMinisterille saapuneet kansalaiskirjeet ja niihin laaditut vastaukset tulisi rekisteröidä. Ministerinvirkamiesvalmisteluun siirtämät kansalaiskirjeet rekisteröidään ministeriön hallintodiaariin. Kansalaiskirjeavaa tällöin uuden hallinnollisen asian ministeriön asiankäsittely- tai rekisteröintijärjestelmässä.Kansalaiskirjeet, joihin ministeri tai erityisavustaja vastaa, arkistoidaan ministeriön virkaarkistonsijasta hallituksen arkistoon. Sähköpostitse saapuneita kirjeitä kohdellaan samoin kuin perinteisiäkirjeitä. Kirjeet sekä niihin sähköisesti laaditut vastaukset tulostetaan ja rekisteröidään,ellei niiden käsittely tapahdu sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, joka soveltuu pysyvään säilytykseen.3.3 Järjestämis- ja luovuttamisvastuuAsiakirjojen järjestämistä ja valtioneuvoston kansliaan luovuttamista valvoo asianomainen ministeriö.Järjestämisestä ja luovuttamisesta vastuullinen taho kussakin ministeriössä on ministerin ja valtiosihteerinsihteeri sekä erityisavustajat omalta osaltaan. Valtioneuvoston kanslia ottaa vastaan vainasianmukaisesti järjestettyä aineistoa.3.4 LuovutusajankohtaAsiakirjat luovutetaan valtioneuvoston kanslian arkistoon hallituksen vaihtuessa. Asiakirjoja voiluovuttaa myös kesken hallituskauden. Erityisen suositeltavaa tämä on silloin, kun ministeri, erityisavustajatai valtiosihteeri jättää tehtävänsä kesken kauden.Jos edellisen hallituksen käsittelemä asia siirtyy seuraavan hallituksen käsiteltäväksi, ei siihen liittyviäasiakirjoja tarvitse luovuttaa hallituksen vaihtuessa. Tällöin asiakirjat arkistoidaan seuraavanhallituksen arkistoon. Mikäli on todennäköistä, että eroavan hallituksen aineistoa tarvitaan edelleenaktiivisesti ministeriössä, voidaan sen siirtämistä valtioneuvoston kanslian arkistoon siirtää myöhemmäksi.Nämä menettelytavat ovat kuitenkin poikkeuksia sääntöön, jonka mukaan asiakirjat luovutetaanvaltioneuvoston kansliaan hallituksen vaihduttua.23


3.5 Aineiston järjestäminen ja arkistointiTarkemmat tiedot asiakirjojen järjestämisestä käyvät ilmi arkistonmuodostussuunnitelmasta (ams).Käytännöllisintä on säilyttää asiakirjat ams:in mukaisina sarjoina jo niiden aktiivikäytön aikanaennen arkistoon siirtämistä.Muutamia täsmennyksiä arkistonmuodostussuunnitelmaan:- Ministerin erityisavustajien ja ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden asiakirjojenosalta noudatetaan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelmaa ja tätä ohjetta samalla tavoinkuin ministereiden asiakirjojen kohdalla menetellään. Erityisavustajien ja valtiosihteereiden asiakirjatarkistoidaan vastaaviksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisiksi sarjoiksi kuin ministereidenkinasiakirjat.- Kaikkiin sarjoihin ei tule asiakirjoja jokaisesta ministeriöstä. Esimerkiksi iltakouluasiakirjatluovuttaa arkistoon iltakoulussa pöytäkirjaa pitänyt erityisavustaja. Muille ministereille kertyvätiltakouluasiakirjat ovat pääsääntöisesti kopiokappaleita näistä jo kertaalleen arkistoiduista asiakirjoista,eikä niitä ole tarpeen säilyttää.- Ministerin puheet, jotka on huomioitu kunkin ministeriön omassa arkistonmuodostussuunnitelmassa,voidaan arkistoida ministeriön virka-arkistoon. Virka-arkistoon arkistoitavat puheet ovatyleensä niitä, jotka on toimitettu ministeriön viestintään julkaistavaksi. Muut puheet ja puheaihiotarkistoidaan hallitusten arkistoon.- Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä ja joihin ei vastata, voidaan hävittää kunkinministeriön oman harkinnan mukaan (esim. kahden vuoden kuluttua saapumisesta). Määräajan säilytettäviäasiakirjoja ei toimiteta valtioneuvoston kansliaan, vaan kukin ministeriö säilyttää ne itsemääräajan.- Adressit, vetoomukset ja massapostitukset säilytetään harkinnan mukaan määräajan. Jos ministerillesaapuu esimerkiksi useita satoja tai jopa tuhansia vetoomuskortteja tiettyyn aiheeseen liittyen,voidaan niistä hävittää heti suurin osa ja säilyttää vain muutaman kappaleen otanta.- Muut sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat tarkoittavat sisällöllisesti yhtenäisiä kokonaisuuksia,jotka eivät sovi muihin arkistonmuodostussuunnitelman sarjoihin. Tällaisia sarjoja voi muodostuahallituskauden aikana keskeisesti esillä olleista aihepiireistä. Pysyvän säilytyksen ehtona on, ettäasiakirjat ovat alkuperäisiä ja sisällöltään ainutkertaisia. Esimerkiksi ministerille koottua taustaaineistoajostakin ajankohtaisesta aiheesta ei ole syytä säilyttää pysyvästi.24


3.6 Asiakirjojen saattaminen luovutuskuntoonAsiakirjat, jotka eivät ole sidoksina, sijoitetaan arkistolaitoksen hyväksymiin pysyvään säilytykseentarkoitettuihin koteloihin, laatikoihin tms. säilytysyksiköihin. Asiakirjoja ei saa luovuttaa rengaskansioissa.Koteloihin sijoitettavista asiakirjoista poistetaan muovitaskut, liittimet sekä muut asiakirjoja vahingoittavatmekanismit. Samaan asiakirjavihkoon kuuluvat sivut voidaan kuitenkin yhdistää nitomallasiten, että aineisto säilyy niissä suorana ja sileänä. Kotelot eivät saa olla liian vajaita eivätkä liiantäyteen laitettuja. Suositeltavinta olisi käyttää enintään 10 cm:n levyisiä koteloita.Jokaiseen säilytysyksikköön (sidos, kotelo, laatikko tms.) tulee merkitä ministeriön nimi, henkilö,jonka asiakirjoista on kyse sekä hänen nimikkeensä, asiakirjasarjan nimi sekä ajanjakso, jolta asiakirjatovat. Merkinnät tehdään lyijykynällä suoraan kansioon, koska lopullinen nimiöinti suoritetaanvaltioneuvoston kansliassa sen jälkeen, kun hallituksen aineisto on kokonaisuudessaan koossa.3.7 Luovutusluettelon laatiminen ja asiakirjojen luovutusSiirtävän ministeriön on laadittava luovutettavista asiakirjoista luovutusluettelo kahtena allekirjoitettunakappaleena, jotka siirron yhteydessä toimitetaan valtioneuvoston kansliaan. Kopio luovutusluettelostatoimitetaan oman ministeriön arkistonhoitajalle tai muulle arkistosta vastaavalle virkamiehelle.Luovutusluetteloon on sisällytettävä seuraavat tiedot:- asiakirjat luovuttava ministeriö- henkilö, jonka tehtävissä asiakirjat ovat syntyneet tai ne on otettu vastaan sekä hänen nimikkeensä(ministeri, valtiosihteeri, erityisavustaja)- asiakirjasarjan nimi (esim. Ministerin puheet ja puheaihiot)- asiakirjojen määrä (ilmoitetaan koteloiden, nidosten tms. lukumääränä)- ajanjakso, miltä asiakirjat ovat.Luovutusluetteloa voidaan täydentää siirrettävää aineistoa koskevilla yksityiskohtaisemmilla tiedoilla,mikäli se katsotaan tarpeelliseksi.25


Asiakirjojen luovuttamisesta tulee sopia etukäteen valtioneuvoston kanslian tietopalvelun kanssa.Valtioneuvoston kansliasta ilmoitetaan ministeriöille yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä sekäsiirtoihin liittyen että myös muissa mahdollisissa ongelmatapauksissa. Asiakirjapohjia luovutusluetteloavarten saa valtioneuvoston kanslian tietopalvelusta.3.8 Luovutettujen asiakirjojen käyttöValtioneuvoston kansliassa hallitusten asiakirjat ovat tutkimusluvan alaisia lukuun ottamatta arkistonmuodostussuunnitelmassajulkisiksi mainittuja asiakirjoja. Tutkimuslupa-anomus tehdään kirjallisestivaltioneuvoston kanslialle osoitettuna. Tutkimuslupaa anottaessa on kerrottava, mihin tutkimukseenasiakirjoja halutaan käyttää. Tutkimusluvassa sitoudutaan noudattamaan viranomaisentoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) sekä henkilötietolain (523/99) määräyksiä. Tutkijaltaedellytetään, ettei hän käytä saamiaan tietoja vahingoittamis- tai halventamistarkoituksessa.LiiteHALLITUSTEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA 30.9.2010Jokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa.SP= säilytetään pysyvästiAsiakirjat siirretään valtioneuvoston kansliaan hallituksen vaihtuessa.HM= harkinnan mukaanMinisteriö määrittää säilytysajan (ei SP).Erityisavustajien ja ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden asiakirjojen osalta noudatetaanhallitusten arkistonmuodostussuunnitelmaa. Erityisavustajien ja valtiosihteereiden asiakirjatarkistoidaan vastaaviksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisiksi sarjoiksi kuin ministereidenasiakirjat.26


Tehtävä/asiakirjaIltakouluasiakirjatja hallituksen neuvotteluasiakirjatliitteineenMinisterivaliokuntienpöytäkirjatMinisterityöryhmätMinisterin puheetja puheaihiotKansalaiskirjeetKansalaiskirjeet,jotka eivät aiheutatoimenpiteitäKotimainen kirjeenvaihtoJulkisuusSäilytys-aikaRekisteröintiArkistointitapaHuom.tutkimuslupaSP Aikajärjestys Pöytäkirjanpitäjäluovuttaa iltakou-luasiakirjatks. liite 2 SP Aikajärjestys Ministerivaliokunnatarkistoidaanvastuuministeriönvirka-arkistoon.tutkimuslupvätSP Aikajärjestys Hankkeisiin liittymätministeriryh-arkistoidaanhankkeen yhteyteen.julkisia SP Aikajärjestystutkimuslupkisteröidmero-SP re-Diaarinu-Kansalaiskirjeetovat yksityishenki-ään järjestys löiden, järjestöjenyms. ministerillelähettämiä kirjeitä.ei julkisia HM Aika- taiaakkosjärjestystutkimuslupkisteröidmero-SP re-Diaarinu-Muiden tahojenkuin yksityishen-ään järjestys kilöiden kanssakäyty kirjeenvaihto27


Tehtävä/Julki-SäilytysRekiste-Arkistointi-Huom.asiakirjasuus-aikaröintitapaKansainvälinentutkimus-SPre-Diaarinu-Muiden tahojenkirjeenvaihtolupakisteröid-mero-kuin yksityishen-äänjärjestyskilöiden kanssakäyty kirjeenvaihtoSaapuneet onnitte-tutkimus-HMAikajärjestyslut ym. toivotuksetlupaMinisterin virallisiatutkimus-SPAikajärjestys UM:ssä säilytet-ulkomaan vierailu-lupatään pysyvästija koskevat asiakir-kansiot, jotka onjatkoostettu virallisistavierailuista,joille on osallistunuttasavallan presidentti,pää-, ulko-tai ulkomaankauppa-ja kehitysministeriMinisterin virallisiatutkimus-SPAikajärjestys Pysyvästi säilyte-kotimaan vierailujalupatään tilaisuudenkoskevat asiakirjatohjelma, osanottajaluetteloja muutkeskeiset asiakirjat.Ministerin isän-tutkimus-SPAikajärjestys Pysyvästi säilyte-nöimät virallisetlupatään tilaisuudentilaisuudetohjelma, osanottajaluetteloja muutkeskeiset asiakirjat.28


Tehtävä/asiakirjaSaapuneet kutsut jaministerin osallistuminenkyseisiintilaisuuksiinSihteerin ylläpitämätministerin aikataulukalenterittai tulosteet sähköisestäkalenteristaTiedoksi tulleetmuistiot ja selvityksetAdressit, vetoomuksetja muutmassapostituksetMuut sisällön mukaanjärjestetytasiakirjatJulkisuusSäilytys-aikaRekisteröintiArkistointitapaHuom.tutkimuslupaSPAikajärjestyssalassa SPAikajärjestys Ei koskien ministerienpidettäväyksityisiäkalentereitajulkisia HM Aikajärjestysjulkisia HM Aikajärjestys Massapostituksetvoidaan hävittääheti, vain muutamiasäilytetäänmääräajan näytteinä.tutkimuslupaKeskeiset SPmuutHMAsiakokonaisuusArkistolaitos on 5.8.2010 vahvistanut säilytysajat pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta päätökselläänAL/12501/07.01.01.03.01/201029


4. MINISTERIÖN JOHTAMINENMinisteriöistä ja niiden toimialoista säädetään valtioneuvoston ohjesäännön (262/2003) 3 luvussa.Ministeriö jakautuu osastoihin ja tarvittaessa muihin toimintayksiköihin tehtävien tarkoituksenmukaistahoitamista varten. Ministeriön järjestysmuodosta ja toiminnan yleisestä järjestämisestä säädetäänvaltioneuvoston asetuksella. Ministeriön asetuksena annettavalla työjärjestyksellä voidaan asiastaantaa tarkempia säännöksiä. (ValtioneuvostoL 175/2003, 7 §.) Molemmat edellä mainitut julkaistaansäädöskokoelmassa. Lisäksi ministeriön osastoilla voi olla niiden sisäisiä työjärjestyksiä.Ministeriöiden ja niiden hallinnonalan johtamista varten ministeriöissä on erilaisia johtoryhmiä tainiitä vastaavia toimielimiä. Yleensä niiden kokoonpanoon kuuluvat ministerit, kansliapäälliköt taikansliapäällikkönä toimivat valtiosihteerit, alivaltiosihteerit ja osastopäälliköt. Eri johtoelimien pöytäkirjatliitteineen ovat pysyvästi säilytettävää asiakirja-aineistoa. Ministeriön hallinnonalan toiminnantavoitteita ja tuloksellisuutta on kuvattu luvussa 6.8.Ministeriön osastoilla (tai vastaavilla) on myös tavallisesti johtoryhmä-tyyppinen elin. Näiden asiakirjatsäilytetään pysyvästi, mutta toimistojen tai vastaavien tulosyksiköiden kokousten pöytäkirjatvoidaan määräajan kuluttua hävittää. Oletuksena on, että merkittävät yksiköiden sisällölliset asiatnousevat joka tapauksessa osaston tai ministeriön johtoelinten käsittelyyn.Hallituksen hallitusohjelmassa sovittujen tai muussa ministeriön tehtävien uudelleen organisoinninyhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä. Jos näitä asiakirjoja ei arkistoida esimerkiksijohtoelimien pöytäkirjojen mukana tai hankeasiakirjoina, niistä tehdään oma kokoelma ministeriönarkistoon.Ministeriön säännöllisestä yhteydenpidosta sidosryhmiensä kanssa (esim. yliopistot, tutkimuslaitokset,työmarkkinajärjestöt), syntyvä asiakirjasarja, esim. pöytäkirjat, on syytä säilyttää pysyvästi.Tavoitteena on, että ministeriön virka-arkistoon kootaan kaikki sille saapuneet tai sen toiminnantuloksena syntyneet asiakirja-aineistot ministeriön tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti eikä yksittäisiäns. johtavien virkamiesten omia arkistoja tulisi muodostaa. Jos tällaisia kokoelmia on kui-30


tenkin muodostunut, ne täytyy normaaliin tapaan seuloa ja palauttaa mahdolliset virka-arkistoonkuuluvat asiakirjat omille paikoilleen. Kokoelmasta jäljelle jääneen aineiston pysyvästä säilyttämisestätulee erikseen neuvotella Kansallisarkiston kanssa.Ministeriöiden ylimmät virkamiehet, kansliapäälliköt ja kansliapäälliköinä toimivat valtiosihteerit,pitävät säännöllisesti yhteisiä kokouksia. Näistä tehtyjen pöytäkirjojen arkistoinnista vastaa valtioneuvostonkanslia.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaKansliapäällikkökokousten pöytäkirjat liitteineen VNKminpaperipaperisp5vEU-asioiden komitea VNK paperi spMinisteriön eri johtoelimien pöytäkirjat liitteineenmin paperi/sähköinen spOsastojen (ja vast.) johtoelimien pöytäkirjat liitteineenmin paperi/sähköinen spYksikkökokousten (ja vast.) pöytäkirjat liitteineenmin paperi/sähköinen 10vTyöjärjestykset:- ministeriön- osaston ja vastaavien- toimistojen, tulosyksikköjen ja vastaavienminminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenspspspMinisteriön työn järjestämisen laajat uudistushankkeetmin paperi/sähköinen spMinisteriön yhteydenpidosta sidosryhmien kanssasyntyvät asiakirjatmin paperi/sähköinen sp31


5. HANKEVALMISTELU (HARE)Valtionhallinnossa on yleisenä työskentelymuotona asioiden suunnittelu komiteoissa, työryhmissätai muissa hankkeissa. Suuri osa valtionhallinnon tärkeimmistä valmistelu- ja suunnitteluasioistakäsitellään niissä.Hanke voi olla virallisesti määräaikaista tehtävää varten asetettu komitea, toimikunta, työryhmä,projekti, hanke tai selvitysmies taikka pysyvää tehtävää varten asetettu neuvottelukunta, neuvosto,toimikunta, lautakunta, johtokunta, hallintoneuvosto tai muu elin. Hanke asetetaan joko ministeriöntai valtioneuvoston sisäistä tai yleistä tehtävää varten. Vuosittain toistuvat hallintotoimet eivät olehankkeita. Hankkeeseen voi kuulua alahankkeita ja siihen voi liittyä muita hankkeita. Liittyvä hankevoidaan toteuttaa ja rekisteröidä muualla.Hankerekisteri HARE on valtioneuvoston, eduskunnan ja ministeriöiden asettamien hankkeidenrekisteri. Rekisteritietojen ylläpidosta vastaa kukin ministeriö asettamansa hankkeen osalta. Hankkeenvalmistelu ja työskentely tapahtuvat hankkeen asettaneen ministeriön johdolla ja siihen kohdistuvapäätöksenteko tapahtuu ministeriössä, valtioneuvostossa tai eduskunnassa.Hankeasiakirjojen käsittelyä, arkistointia ja säilyttämistä varten on laadittu arkistonmuodostussuunnitelma,joka tarkistetaan tarpeen tulessa. Hankkeiden arkistonmuodostussuunnitelman saa tarvittaessaHAREn ylläpitäjiltä tai muilta vastuuhenkilöiltä.Ministeriöillä voi olla myös sisäisiä tai eri ministeriöiden/eri organisaatioiden johtamien projekteja,jotka työskentelevät kuten hankkeet; mutta niitä ei kuitenkin perusteta hankerekisteriin. Näiden projektienasiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelman laatii ao. ministeriö hankeasiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelmaasoveltaen.5.1 HankerekisteriAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHankerekisteri Ei määritelty sähköinen jatkuvaArkistotulosteet1. hankkeidenvuosiluetteloministeriöittäinMin./KA paperi sp32


2. hankkeidenvuosiluetteloaiheittain5.2. HankearkistotHankeasiakirjojen käsittelyä, arkistointia ja säilyttämistä varten on laadittu arkistonmuodostussuunnitelma,joka tarkistetaan tarpeen tulessa.Valtioneuvoston hankerekisterin arkistonmuodostussuunnitelmaan merkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterinarkistoraporttien pysyvästä säilytyksestä on annettu arkistolaitoksen päätös 29.1.2008(KA/2181/431/2007). Arkistolaitoksen seulontapäätöstä noudatetaan kaikkien hankerekisteriinmerkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterin tietojen osalta taannehtivasti hankerekisterin käyttöönotosta,vuodesta 1995 lähtien eduskunnan asettamia hankkeita lukuun ottamatta. Hankkeiden arkistonmuodostussuunnitelmansaa tarvittaessa HAREn ylläpitäjiltä tai muilta vastuuhenkilöiltä.Hanketta koskevan arkiston muodostuminen alkaa hankkeen valmistelutoimenpiteistä ja päättyy,kun kaikki hanketta koskevat toimet on suoritettu. Asiakirjat voivat olla joko sähköisessä muodossatai paperiasiakirjoina taikka molemmissa muodoissa samanaikaisesti. HAREen rekisteröityjä hankkeitakoskevat asiakirjat arkistoidaan hankkeittain muista arkistoista erilleen. Jokainen hanke, myösalahanke muodostaa oman asiakirjakokonaisuuden. Hankearkistot sijoitetaan arkistossa hankkeentunnuksen mukaiseen järjestykseen.Kaikki asettamispäätökset viedään sähköisessä muodossa HAREn tekstiarkistoon. Myös muita hankeasiakirjojavoi viedä HAREn tekstiarkistoon. Ministeriöiden omissa sähköisissä järjestelmissähankeasiakirjoja säilytetään ministeriön oman arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. Näitä järjestelmiäei ole otettu huomioon tässä suunnitelmassa.Arkistolaitoksen arkistolain (831/94) 8 §:n nojalla tekemä päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestätarkoittaa sitä, että asiakirjat säilytetään pysyvästi paperilla, ellei säilytysmuodosta ole toisin päätetty.Pysyvästi säilytettävien hankeaineistojen säilytysmuoto Kansallisarkistossa on paperi. Asiakirjatvoidaan säilyttää sen lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät asiakirjatvoidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa mutta asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilyttäminenpysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen erillispäätöstä.33


Hankkeen sihteeri hävittää määräajan säilytettävät asiakirjat hankkeen toiminnan päädyttyä.Hankkeen sihteeri tai muu vastuuhenkilö huolehtii hankkeen pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävienasiakirjojen siirtämisestä hankkeen asettaneen ministeriön arkistosta vastaavalle virkamiehelleviimeistään 6 kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä. Ministeriön arkistosta vastaava virkamiessiirtää hankearkistot Kansallisarkistoon ministeriön ja kansallisarkiston keskinäisen palvelusopimuksenmukaisesti ja arkistolaitoksen siirtomääräyksen (KA/189/40/2007, 9.2.2007) mukaisessakunnossa , viimeistään 10 vuoden kuluttua hankkeen toimikauden päättymisestä. Ministeriö huolehtiiarkistoraporttien toimittamisesta Kansallisarkistolle.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHankerekisterin arkistoraportit min/KA paperi spSalaiset asiakirjat min paperi/sähköinen kuten muut vastaavatasiakirjat0 Hankkeen valmistelua koskevatasiakirjatsihteeri/kirjaamo paperi/sähköinen ministeriön käytäntöHankkeen valmistelua koskevat sihteeri paperi spkeskeiset asiakirjat, esimerkiksiriskianalyysi, viestintäsuunnitelma,hanke-esitys, hankesuunnitelmaJäsenten nimeämisasiakirjathävitetään1 Kokoonpanoa ja tehtävää koskevatasiakirjatAsettamispäätös sihteeri/kirjaamo paperi spMuutospäätökset sihteeri/kirjaamo paperi spJatkoaikaesitykset sihteeri/kirjaamo paperi hävitetäänJatkoaikapäätökset sihteeri/kirjaamo paperi spToimintasuunnitelmat sihteeri paperi spToimintakertomukset sihteeri paperi sp2 Kokousasiakirjat sihteeriKokouskutsut paperi hävitetäänKokousjärjestelyihin liittyvät asia- paperi hävitetään34


kirjatPöytäkirjat ja kokousmuistiot paperi spKokousaineisto; liitteetpaperiKokouksissa tiedoksi jaettu aineistohävitetään3 KirjeenvaihtoLähetteet sihteeri hävitetäänKirjeenvaihto sihteeri/kirjaamo paperi spLausuntopyynnöt*, lausunnot sihteeri/kirjaamo paperi spSaapuneet kannanotot sihteeri/kirjaamo paperi spTiedoksi saapuneet kirjeet ja muut sihteerihävitetäänvähämerkitykselliset saapuneetkirjeet; esitteet mainokset ym.4 Hankkeen työskentelyaineisto sihteeriHankkeen työskentelyaineistopaperisp- muistiot- selvitykset- tutkimukset- tilastot- yhteenvedot kyselyistä ja kyselylomakeLuettelo käytetystä kirjallisuudesta paperi spTilapäisluontoiset muistiinpanothävitetäänAlustavat luonnokset, joilla ei merkitystähävitetään5 Mietinnöt, raportit ja tutkimuksetsihteeri/ministeriönkäytäntöLuonnoksethävitetäänVälimietinnöt, loppumietinnöt paperi spVäliraportit, loppuraportit paperi spTutkimukset (2 kpl) paperi sp6 Määrärahat, tilitykset sekäpalkkaus- ja palkkioasiakirjatsihteeri/ministeriönkäytäntö35


(6)**Määrärahaesitykset, -päätöksetTilityksiin liittyvät laskujen toisteetRaportit paperi spSopimuksetvoa. + sop.säil.aikaTarjouksetministeriön käytäntöPalkkausta ja palkkioita koskevatasiakirjat-työsopimukset-virkavapautta koskevat asiakirjat-palkka- ja palkkioasiakirjat-lomia koskevat asiakirjat7 Painatusaineisto sihteeriPainatussopimuksetsop.aika + 2vTekninen valmisteluaineistohävitetäänMuut painatusta koskevat asiakirjathävitetään8 TiedotusaineistoLehdistötiedotteetsihteeri/ministeriön paperisptiedotusLehtileikkeetsihteeri/ministeriöntiedotuspaperipysyvästi keskeiset,toimintaan olennaisestiliittyvät, muuthävitetäänPuheet sihteeri paperi spTilaisuuksia koskevat asiakirjat sihteeri paperi pysyvästi keskeiset,merkittäviin tilaisuuksiinliittyvät,muut hävitetään9 Muut asiakirjat sihteeriMonistettujen asiakirjojen ylimääräisethävitetäänkappaleetValokuvat (hankkeen omat)ministeriön arkis-36


Filmit ja äänitteet (hankkeen omat)Luettelo valokuvista, filmeistä jaäänitteistä säilytyspaikkoineenLehdetSäädöskokoelmatKirjallisuusArkistoista lainatut asiakirjattoonministeriön arkistoonsphävitetäänhävitetäänkirjastoonko. arkistoon* = Eduskunnan kopioina toimittamat asiantuntijalausunnot vastineen antamista varten hävitetään** = jos nämä asiakirjat sisältyvät asettaneen ministeriön kirjanpitoon tai palkanlaskentaasiakirjoihin,ne hävitetään hankeen päätyttyä, muussa tapauksessa niitä säilytetään ao. ministeriönarkistonmuodostussuunnitelman mukaan.37


6. VALTION TALOUSSUUNNITTELUValtion talouden toiminta- ja taloussuunnitteluun kuuluu hallinnonalojen toiminta- ja taloussuunnitelmiensekä talousarvioehdotusten laatiminen. Näitä tehtäviä säätelevät seuraavat säädökset, päätöksetja ohjeet:- Suomen perustuslaki (731/1999) luku seitsemän- Valtion tulo- ja menoarviosta annettu laki (423/1988)- Valtion talousarviosta annettu asetus (1243/1992)- Valtioneuvoston päätös valtiontalouden kehysehdotusten, talousarvioehdotusten sekä toiminta- jataloussuunnitelmien laadintaperiaatteista (24.4.2003)- Valtiovarainministeriön määräys toiminta- ja taloussuunnittelusta sekä kehys- ja talousarvioehdotustenlaadinnasta (TM 0802, 2.4.2008)- Valtiovarainministeriön määräys toiminta- ja taloussuunnittelusta sekä kehys- ja talousarvioehdotustenlaadinnasta annetun määräyksen muuttamisesta (TM 1001, 10.3.2010)- Valtioneuvoston määräys (TM 0201, 3.1.2002) asioiden käsittelystä valtioneuvoston rahaasiainvaliokunnassa.(Ks. Erillinen kuvaus luvussa 7)- Valtiovarainministeriön kirje vuosittain Tasavallan Presidentin kanslialle, valtioneuvoston kanslialleja ministeriöille, jossa annetaan määräaika talousarvioehdotusten toimittamiselle valtiovarainministeriölle.- Pääministerin määräys ministeriöille (VNK:n kirje) vuoden nn talousarvioesitykseen liittyvienhallituksen esitysten esittelemisestä.Hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelmien tiedot hallinnonalojen menokehityksestä ovatyhdessä valtion tulojen sekä valtionvelan ja sen hoitomenojen kehitystä koskevien tietojen kanssakeskeinen lähtökohta hallituksen talous- ja finanssipoliittiselle päätöksenteolle. Niiden tarkoituksenaon:- tuottaa tietoa hallituksen talouspolitiikan toteuttamista ja toteutuksen valvontaa varten sekä- varmistaa hallituksen antamien toimintalinjojen huomioonottaminen ministeriön hallinnonalansisäisessä ohjauksessa kytkemällä hallituksen asettamat tavoitteet ja ministeriön toimintapolitiikkaja tehtävät selkeästi toisiinsa.38


Hallituksen päättämät hallinnonaloittaiset menokehykset muodostavat perustan ministeriöiden talousarvioehdotustenlaatimiselle.Valtion talousarvio laaditaan varainhoitovuodeksi kerrallaan. Varainhoitovuosi on kalenterivuosi.Hallituksen esitys valtion tulo- ja menoarvioksi on annettava eduskunnalle riittävän ajoissa ennenvarainhoitovuoden alkua.Valtiovarainministeriö valmistelee hallitukselle vuosittain budjettitaloutta koskevat kehysratkaisutja valtion talousarvioesitykset sekä huolehtii valtiontalouden hoidosta. VM koordinoi hallituksenkäsittelyyn tulevia finanssi- ja talouspoliittisia asioita. Ministeriö vastaa valtion maksuliikkeestäsekä kassavarojen hallinnasta.Toiminta- ja taloussuunnitelmien sekä talousarvioehdotusten laadinta noudattelee seuraavaa järjestystä:- Ministeriöiden toiminta- ja taloussuunnitelmat ja kehysehdotukset valtiovarainministeriölle (joulukuu)- Hallituksen päätös valtiontalouden kehyksistä (maaliskuu)- Ministeriöiden talousarvioehdotus valtiovarainministeriölle (toukokuu)- Valtiovarainministeriön kannanotto ministeriöille hallinnonalojen talousarvioehdotuksiin sekähallituksen talousarviokäsittely, ns. budjettiriihi (heinä-elokuu)- Hallituksen talousarvioesitys eduskunnalle (syyskuu).Valtion talousarvion toimeenpanoa varten laaditaan vuosittain talousarvion tilijaottelu, jonka laatimisesta,sisällöstä ja laadintamenettelystä on säädetty valtion talousarviosta annetussa asetuksessa.Talousarvioasetuksen mukaan tulostavoitteiden saavuttamisesta raportoidaan osana tilinpäätöstäannettavalla tiliviraston toimintakertomuksella ja ministeriön hallinnonalansa tiliviraston tilinpäätöksestäantamalla perustellulla kannanotolla sekä Valtion tilinpäätöskertomuksella.6.1. Määräysten ja ohjeiden antaminenValtiovarainministeriö antaa määräyksiä ja ohjeita toiminta- ja taloussuunnittelusta, talousarvioehdotusten,lisätalousarvioehdotusten, tilijaottelun ja toimintakertomuksen laadinnasta, valtion talousarvionyleisistä määräyksistä, vahvistetuista ja ohjeellisista menokehyksistä.Hallitus antaa kehysten yhteydessä ministeriöille tarvittaessa lisämääräyksiä toiminta- ja taloussuunnittelustasekä talousarvioehdotusten laadinnasta ja valtiovarainministeriö voi antaa tarkentaviamääräyksiä.39


Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaMääräykset ja ohjeetVM paperi spmuut min paperi voimassaolo6.2. Valtion toiminta- ja taloussuunnitelman valmisteluHallinnonaloittaiset toiminta- ja taloussuunnitelmat laaditaan ministeriöissä hallituksen antamienvaltiontalouden kehysten sekä muiden määräysten mukaisesti ja toimitetaan valtiovarainministeriölle.Ministeriöt voivat tehdä hallinnonaloittaisista kehyksistä poikkeavan muutosehdotuksen hallitusohjelmanfinanssipoliittista linjausta toteuttavan menosäännön ja vaalikaudelle annettujen valtiontaloudenkehysten sekä muiden valtioneuvoston vaalikaudelle antamien valtion taloutta ja toimintaakoskevien kannanottojen rajoissa.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtiontalouden toiminta- ja taloussuunnitteluasiakirjatValtioneuvoston kehyspäätös, koottu VM paperi 10vMinisteriöiden kehysehdotukset min spValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä VNK paperi spMikrokuvattuna (31.12.2006 saakka) KA mikrofilmi spValtioneuvoston päätöksentekojärjestelmä (PTJ) VNK sähköinen jatkuva6.3. Ministeriön taloussuunnitteluMinisteriö kokoaa alaisen hallinnon ehdotukset toiminta- ja taloussuunnitelmia sekä talousarvioehdotuksiavarten. Ehdotusten pohjalta ministeriö laatii valtiovarainministeriölle toimitettavan hallinnonalansakehysehdotuksen sekä talousarvioehdotuksen.Ministeriön sekä niiden alaisten virastojen ja laitosten varsinaiset ehdotukset talousarvioksi tulevatjulkisiksi, kun valtiovarainministeriö on allekirjoittanut ensimmäisen kannanottonsa talousarvioehdotukseksi.40


Ministeriön toiminta- ja taloussuunnitelmat julkaistaan Valtiokonttorin Valtionhallinnon internetraportointi–sivuille (Netra) linkitettyinä kunkin ministeriön omilla Internet-sivuilla (hallinnonalanasiakirjasivut).Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaToiminta- ja taloussuunnitelmat min paperi spmin sähköinen (nk. 3v (kolme uusinta)Netra-sivuilla)Talousarvioehdotuksen ja lisätalousarvioehdotustenmin paperi/sähköinen 10vvalmistelussa kertyneet asiakirjatTalousarvioehdotus- ja lisätalousarvioehdotukset- alaisen hallinnon ehdotukset- ministeriön ehdotukset- ministeriön laatimat yhdistelmätminminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen2vspspMinisteriön taloussäännöt muutoksineen min paperi/sähköinen spMäärärahojen käyttösuunnitelmat ja käyttöön min paperi/sähköinen 10vasettamista koskevat asiakirjatRaha-asiainvaliokunnan esittelylistat, ks.valtioneuvoston raha-asioiden käsittelyValtiovarainministeriön lausunnot, ks.valtioneuvoston raha-asioiden käsittely6.4. Valtion talousarvioesityksen laadintaValtiovarainministeriön budjettiosasto valmistelee ehdotuksen hallituksen esitykseksi valtion talousarvioksiministeriöiden tekemien ehdotusten pohjalta. Hallituksen esitys valtion talousarvioksikäsitellään raha-asiainvaliokunnassa, valtioneuvoston yleisistunnossa ja Tasavallan Presidentin esittelyssäennen sen antamista eduskunnalle.Valtion talousarvioon otetaan arviot vuotuisista tuloista ja määrärahat vuotuisiin menoihin sekämäärärahojen käyttötarkoitukset ja muut talousarvion perustelut. Valtion liikelaitosten toiminnan jatalouden yleisistä perusteista säädetään lailla ja niitä koskevia tuloarvioita ja määrärahoja otetaan41


talousarvioon vain lailla säädetyssä määrin. Eduskunta hyväksyy talousarvion käsittelyn yhteydessäliikelaitosten keskeiset palvelutavoitteet ja muut toimintatavoitteet.Eduskunnalle annetaan hallituksen esitys lisätalousarvioksi, jos talousarvion muuttamiseen on perusteltuatarvetta.Valtion talousarvioesitykset laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtion talousarvioesityksen ja lisätalousarvioesitystenvalmisteluasiakirjatTulosteet talousarvioesityksen eri valmisteluvaiheista:- VM:n kanta ja neuvoteltu VM:n kanta VM paperi/sähköinen sp- Muut VM paperi/sähköinen 10vLiitteenä:Ministeriöiden talousarvioehdotusten lähetekirjeetVMminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen10vspMinisteriöiden talousarvioehdotusten liitteet VMminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen10vspMinisteriöiden muutosehdotukset liitteineenja niiden lähetekirjeetVMminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen10vspKuntien, järjestöjen yms. mahdolliset kirjeet VM paperi/sähköinen 10vtms.Talousarvioesityksen varsinaiset liitteet laatinut paperi/sähköinen spminMinisteriöiden valtiovarainministeriölle toimittamathallituksen talousarvioesityksenVMminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen10vsptäydennyskirjeetHallituksen esitys valtion talousarvioksiValtioneuvoston pöytäkirjan liitteenä- valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappa- VNK paperi sp42


leet- mikrokuvattuna valtioneuvoston pöytäkirjoista(31.12.2006 saakka)Esittely- ja käsittelytiedot valtioneuvostonpäätöksentekojärjestelmä (PTJ)Julkaistaan valtion talousarvioesityksenä:- julkaisu- valtiovarainministeriön Internet-sivuillaKA mikrofilmi spVNK sähköinen jatkuvaVM painettu 10vVM sähköinen jatkuvamuut min painettu 5v6.5. Talousarvioesityksen käsittely eduskunnassaEduskunta päättää varainhoitovuodeksi kerrallaan valtion talousarvion, joka julkaistaan Suomensäädöskokoelmassa. Valtion talousarvio sisältää arviot vuotuisista tuloista ja määrärahat vuotuisiinmenoihin sekä määrärahojen käyttötarkoituksen ja muut talousarvion perustelut. Talousarviossavoidaan antaa määrältään ja käyttötarkoitukseltaan rajoitettu valtuus sitoutua varainhoitovuonnamenoihin, joita varten tarvittavat määrärahat otetaan seuraavien varainhoitovuosien talousarvioihin.Valtion liikelaitosten toiminnan ja talouden yleisistä perusteista säädetään lailla. Liikelaitoksia koskeviatuloarvioita ja määrärahoja otetaan talousarvioon vain siltä osin kuin lailla säädetään. Eduskuntahyväksyy talousarvion käsittelyn yhteydessä liikelaitosten keskeiset palvelutavoitteet ja muuttoimintatavoitteet.Jos valtion talousarvion julkaiseminen viivästyy yli varainhoitovuoden vaihteen, hallituksen talousarvioesitystänoudatetaan väliaikaisesti talousarviona eduskunnan päättämällä tavalla. Mikäli talousarvionmuuttamiseen on perusteltua tarvetta, eduskunnalle annetaan hallituksen esitys lisätalousarvioksi.Talousarvioesityksen ja kansanedustajien tekemien talousarvioaloitteiden käsittelyprosessia on kuvattuliitteenä olevassa kaaviokuvassa. Lisätalousarvioesityksen ja lisätalousarvioaloitteen käsittelyssänoudatetaan soveltuvilta osin samoja periaatteita.43


6.5.1. VireilletuloTalousarvioesitys saapuu eduskunnan käsiteltäväksi tasavallan presidentin antamana hallituksenesityksenä, samoin eduskunnalle annettavat lisätalousarviot. Talousarvioesitys ja muut siihen liittyväthallituksen esitykset annetaan eduskunnan käsiteltäviksi hyvissä ajoin ennen varainhoitovuodenalkua.Kansanedustaja voi tehdä aloitteen, joka sisältää ehdotuksen talousarvioon tai lisätalousarvioonotettavasta määrärahasta tai muusta päätöksestä (talousarvio- ja lisätalousarvioaloitteet).Talousarvioesitykset ja kansanedustajien talousarvioaloitteet rekisteröidään viitetietoina valtiopäiväasioidenseurantajärjestelmään (VEPS), jota ylläpidetään eduskunnan keskuskansliaan kuuluvassaasiakirjatoimistossa. Talousarvion käsittelytiedot (viitetiedostosta) ja siihen liittyvät asiakirjatekstit(tekstiarkistosta) ovat luettavissa eduskunnan Internet-sivuilla (http://www.eduskunta.fi). Talousarvioesityksetlaaditaan ja julkaistaan painettuina sekä suomen- että ruotsinkielisinä samassa sarjassamuiden hallituksen esitysten kanssa. Talousarvioaloitteet laaditaan ja julkaistaan suomen- tai ruotsinkielisinä(ruotsinkieliset käännetään suomeksi). Talousarvioesityksiä ja –aloitteita koskevat tiedotlöytyvät myös painetusta valtiopäiväasiakirjojen hakemistosta.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTalousarvioesitykset ja lisätalousarvioesitykset(hallituksen esityksiä)Valtioneuvoston pöytäkirjojen liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleetVNK paperi sp- mikrokuvattuna valtioneuvoston pöytäkirjoistaKA mikrofilmi sp(31.12.2006 saakka)Valtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaEduskunnalle saapuneet TAE:t ja LTAE:t EK paperi sp("loistot")Julkaistaan valtiopäiväasiakirjojen A - EK painettu spsarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva44


Kansanedustajien talousarvioaloitteet jalisätalousarvioaloitteetAlkuperäiset allekirjoitetut arkistokappaleetJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen E -sarjassaEduskunnan InternetsivuillaEK paperi spEK painettu spEK sähköinen sp6.5.2. TäysistuntokäsittelyEduskunnan täysistunnossa ilmoitetaan talousarvioesityksen saapumisesta ja käydään sitä koskevalähetekeskustelu, jonka päätyttyä talousarvioesitys lähetetään valtiovarainvaliokuntaan valmisteltavaksi.Valtiovarainvaliokuntaan lähetetään myös kansanedustajien tekemät talousarvioaloitteet.(Valiokuntavalmistelusta kohdassa 5.6.3.) Valtiovarainvaliokunnan mietinnön valmistuttua talousarviokäsitellään eduskunnan täysistunnossa ainoassa käsittelyssä. Jos eduskunta ei hyväksy valtiovarainvaliokunnanmietintöä muuttamattomana, palautetaan asia takaisin valiokuntaan. Valiokuntavoi uudessa mietinnössään (ns. a-mietintö) yhtyä eduskunnan päätökseen tai ehdottaa siihen muutoksia,joiden hyväksymisestä tai hylkäämisestä päätetään eduskunnan täysistunnossa. Talousarvioesityksentäysistuntokäsittelyyn liittyy yleensä useita äänestyksiä.Täysistunnot äänitetään ja niistä tuotetaan keskustelupöytäkirjat, joihin kirjataan istunnon päiväjärjestys,istunnon kulku, käytetyt puheenvuorot ja numeraaliset äänestystulokset (poikkeustapauksissamyös äänestystiedot kansanedustajittain). Täysistunnoista julkaistaan painettuina suomenkielisetpöytäkirjat (puheenvuorot julkaistaan puhujan käyttämällä kielellä) ja ruotsinkielinen supistelma.Täysistuntojen äänitteistä säilytetään näytteenä otanta. Täysistunnoissa tehdyt päätökset ja käytetytpuheenvuorot ovat luettavissa eduskunnan Internet-sivuilta.Äänestystuloksista tuotetaan erilliset tallenteet, jotka sisältävät istunnon numeron ja päivämäärän,äänestyksen numeron, asian, josta äänestetään, äänestyksen tuloksen sekä kunkin kansanedustajanäänestyskäyttäytymisen. Eduskunnan Internet-sivuilta löytyy myös äänestyskohtaisia tietoja ääntenjakautumisesta (hallitus/oppositio, eduskuntaryhmät, vaalipiirit, naiset/miehet).45


Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTäysistuntojen pöytäkirjatAlkuperäiset pöytäkirjat (arkistokappaleet)EK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen PöytäkirjatEK painettu sp-sarjassaEduskunnan InternetsivuillaEK sähköinen spÄänestystuloksetÄänestysten paperitulosteet EK paperi spEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuvaPaperitulosteet mikrokuvattuina EK mikrofilmi sp6.5.3. ValiokuntavalmisteluTalousarvioesitys ja kansanedustajien tekemät talousarvioaloitteet lähetetään valmisteltaviksi valtiovarainvaliokuntaan,jolle muut valiokunnat voivat antaa talousarvioesitystä koskevan lausunnon.Talousarvioesitystä koskeva mietintöluonnos valmistellaan valtiovarainvaliokunnan jaostoissa jakäsitellään valtiovarainvaliokunnan kokouksissa. Mikäli eduskunta ei täysistunnossaan hyväksyvaltiovarainvaliokunnan mietintöä, sen on annettava uusi, ns. a-mietintö eduskunnan tekemästä päätöksestä.Valtiovarainvaliokunnan kokouksissa pidetään pöytäkirjaa, johon merkitään kokouksessa läsnä olleetjäsenet, käsitellyt asiat, kuullut asiantuntijat sekä tehdyt ehdotukset ja päätökset äänestyksineen.Mikäli asiantuntijat jättävät lausuntonsa kirjallisina, ne arkistoidaan valiokunnan asiakirja-akteihin,samoin toisilta valiokunnilta saapuneet lausunnot ja kokouksissa käsitellyt mietintöluonnokset. Valiokunnantyön tuloksena syntyneet mietinnöt ja niihin liittyvät lausunnot julkaistaan painettuinasekä suomen- että ruotsinkielisinä. Ne ovat luettavissa myös eduskunnan Internet-sivuilla. Pöytäkirjatjulkaistaan eduskunnan Internet-sivuilla, mutta asiakirja-akteja ei julkaista painettuina eikäeduskunnan Internet-sivuilla.46


Valtiovarainvaliokunnan jaostoissa ei pidetä pöytäkirjaa. Niiden työn yhteydessä kertyneet asiakirjatarkistoidaan valiokunnan asiakirja-akteihin. Jaostojen asiakirjoihin sisältyy mm. asiantuntijalausuntoja,valtiovarainministeriön kirjeitä, lehtileikkeitä ym. jaostoille toimitettua talousarvion valmisteluunliittyvää aineistoa. Jaostotyöskentelyn yhteydessä kertyneitä asiakirjoja ei julkaista painettuinaeikä eduskunnan Internet-sivuilla.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValtiovarainvaliokunnan pöytäkirjat jaasiakirja-aktitValiokunnan alkuperäiset pöytäkirjat EK paperi spValiokunnan pöytäkirjat eduskunnan Internet-sivuillaEK sähköinen jatkuvaMikrokuvatut pöytäkirjat EK mikrofilmi spValiokunnan alkuperäiset asiakirja-aktit EK paperi spMikrokuvatut asiakirja-aktit EK mikrofilmi spValtiovarainvaliokuntien mietinnöt jamuiden valiokuntien lausunnotValtiokuntien mietinnöt ja lausunnot julkaistaanEK painettu sppainettujen valtiopäiväasiakirjojen C -sarjassaEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva6.5.4. Eduskunnan päätöksen ilmoittaminenKun eduskunta on hyväksynyt valtion talousarvion, se saatetaan valtioneuvostolle tiedoksi eduskunnankirjelmällä. Eduskunnan kirjelmät laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä ja julkaistaan sekäpainettuina että eduskunnan Internet-sivuilla. Eduskunnan hyväksymä talousarvio julkaistaan Suomensäädöskokoelmassa.Eduskunnan vastausten ja kirjelmien arkistokappaleet sisältyvät valtiopäiväasioiden arkistoon ominasarjoinaan. Kumpikin asiakirjasarja säilytetään numeron mukaisessa järjestyksessä.47


Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaEduskunnan kirjelmätValtioneuvoston pöytäkirjojen liitteenä:- Valtioneuvoston pöytäkirjojen arkistokappaleetVNK paperi sp- mikrokuvattuna (31.12.2006 saakka) KA mikrofilmi spValtioneuvoston verkossa (PTJ) VNK sähköinen jatkuvaEduskunnan kirjelmät (toiste-sarja) EK paperi spJulkaistaan valtiopäiväasiakirjojen D -sarjassa EK painettu spEduskunnan Internet-sivuilla EK sähköinen jatkuva6.6. Valtion talousarvioValtion talousarvioasiakirjat (ns. Musta kirja; laatimisesta on luovuttu; viimeinen laadittu v. 2003talousarviosta) käsittävät seuraavat asiakirjat:- hallituksen esitykset eduskunnalle valtion talousarvioiksi- talousarvioesitysten tausta-aineistoiksi tarkoitetut liitteet- taloudelliset katsaukset sekä- verojärjestelmän kautta annettavat tuet- eduskunnan valtiovarainvaliokunnan mietinnöt hallituksen esityksistä ja- eduskunnan kirjelmät hallituksen esityksistä.Valtion talousarvio laaditaan suomen- ja ruotsinkielisinä.Valtiovarainministeriö on vuodesta 1993 lähtien koonnut talousarvion valmistelun eri vaiheistaasiakirjayhdistelmän talousarvion käytön helpottamiseksi. Kokoamisesta luovutiin niin, että vuonna2010 koottiin viimeinen asiakirjayhdistelmä. Yhdistelmä ei kuitenkaan ole varsinainen virallinenasiakirja, vaan alkuperäiset asiakirjat ovat oikeudellisesti merkityksellisiä.Asiakirjayhdistelmä talousarviosta sisältää:- eduskunnan kirjelmä mukaan lukien eduskunnan lausumat- valtiovarainvaliokunnan mietintö- selvitysosat, jotka on korjattu vastaamaan eduskunnan tekemiä päätöksiä48


- muiden valiokuntien lausunnot talousarvioesityksestä valtiovarainvaliokunnalleAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTalousarviota ja lisätalousarviota koskevatasiakirjatNs. Musta kirja (v. 2003 talousarvioon saakka) VMmuu minpainettupainettu10v5vAsiakirjayhdistelmä talousarviosta (epävirallinenVM painettu 10vkpl; viimeinen kootaan v. 2010)- valtiovarainministeriön Internet-sivuilla sähköinen jatkuva6.7. Valtion talousarvion tilijaottelun laatiminenValtiokonttori laatii valtion talousarvion tilijaottelun valtion talousarvion osasto- ja pääluokkajaonmukaisesti. Siihen on sisällytetty tuloarviot ja niiden osat sekä määrärahat ja niiden osat talousarviossaedellytettyihin käyttötarkoituksiin. Tilijaotteluun on lisäksi otettu ministeriöiden tarpeelliseksikatsomat talousarvion toimeenpanoa koskevat lisäjaottelut.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTalousarvion tilijaottelun järjestelmä VK järjestelmä jatkuvaValtion talousarvion tilijaottelun laadintamääräyksetVM paperi/sähköinen sp(Tilijaottelu on entinen valtion erityismenoarvio)Tilijaottelun tarkistuslistatVK paperi 1v(Tilijaottelun tiedot, ohjaustiedot sekä kontrollilaskelmat)Tilijaottelun luonnoksen laadintaohje- tilijaottelun pohjalistoja koskevat tekniset VK paperi spohjeet- Valtiokonttorin Internet-sivut VK sähköinen 1vValtion talousarvion tilijaottelut- kirja VK painettu sp49


- Valtiokonttorin Internet-sivut (kuluva vuosi)VK sähköinen 1v- nk. Netra-sivut (aikaisemmat vuodet) VK sähköinen jatkuva- lisäliitteet (kirjan laatimisen jälkeen tehdyt VK paperi 3vmuutokset)Valtion talousarvion tilijaottelut, ministeriöt min paperi/sähköinen 10v6.8. Toiminnan tuloksellisuus ja seurantaMinisteriöiden tulee vahvistaa tärkeimmät tavoitteet yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykselleministeriön toimialalla sekä hallinnonalan ja sen merkittävimpien virastojen ja laitosten toiminnalliselletuloksellisuudelle sen jälkeen kun eduskunta on hyväksynyt valtion talousarvion.Ministeriön vahvistamat tulostavoitteet voivat sisältyä ministeriön ja viraston tai laitoksen yhdessäallekirjoittamaan tulostavoiteasiakirjaan (tulossopimukset).Tulostavoitteiden saavuttamisesta raportoidaan osana tilinpäätöstä annettavalla talousarvioasetuksen(1243/1992) 65 §:n mukaisella tiliviraston toimintakertomuksella.Toimintakertomus sisältää:- johdon katsauksen- tiedot toiminnallisesta tehokkuudesta- tiedot tuotos- ja laadunhallinnasta- tiedot henkisten voimavarojen hallinnasta- tiedot siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuudesta- tilinpäätösanalyysin- sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman- arviointien tulokset- virheitä ja väärinkäytöksiä koskevat yhteenvetotiedot sekä- takaisinperintää koskevat yhteenvetotiedotMinisteriön on annettava vuosittain perusteltu kannanotto hallinnonalansa tiliviraston ja valtionrahaston tilinpäätöksestä ja niistä toimenpiteistä, joihin tilinpäätös ja siitä annettu valtiontaloudentarkastusviraston tilintarkastuskertomus ja muut tiliviraston tai talousarvion ulkopuolella olevan50


valtion rahaston toimintaa ja taloutta sekä tilinpäätöstä koskevat selvitykset ja lausunnot antavataihetta.Tilinpäätöskannanotossa ministeriö lausuu:- arvion tuloksellisuudesta ja sen kehityksestä sekä asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta- ovatko käytetyt tuloksellisuuden raportoinnin perusteet ohjauksen ja tulosvastuun kannalta asianmukaisiasekä ministeriön kannan kehittämistarpeista- mihin toimenpiteisiin tilivirastossa tai rahastossa sekä tilivirastoon mahdollisesti kuuluvissa virastoissaja laitoksissa on tarpeen ryhtyä tilinpäätöksen johdosta ja tuloksellisuuden parantamiseksi- mihin toimenpiteisiin ministeriö ryhtyy tilinpäätöksen johdosta ja tuloksellisuuden parantamiseksiLisäksi ministeriöiden toimialan toiminnan tuloksellisuudesta raportoidaan eduskunnalle annettavassaValtion tilinpäätöskertomuksessa.Tulossopimukset, ministeriön toimintakertomus osana tilinpäätöstä ja ministeriön kannanotot virastojentilinpäätöksistä ja toimintakertomuksista julkaistaan Valtiokonttorin Valtionhallinnon internetraportointi–sivuille (Netra) linkitettyinä kunkin ministeriön omilla Internet-sivuilla (hallinnonalanasiakirjasivut), jollei kannanottojen joidenkin osien osalta julkisuuslaista muuta johdu.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTulossopimukset alaisten virastojen kanssa min paperi spmin sähköinen 3v (kolme uusinta)(nk. Netrasivuilla)Arvioinnit virastojen tulosten saavuttamisesta min paperi spMinisteriön toimintakertomus (osana tilinpäätöstäsu)min paperi (julkai-spmin sähköinen 3v (kolme uusinta)(nk. Netrasivuilla)Ministeriön kannanotto tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksestamin paperi 10vmin sähköinen 3v (kolme uusinta)51


(nk. Netrasivuilla)52


7. VALTIONEUVOSTON RAHA-ASIAINKÄSITTELY7.1. Käsittely valtioneuvostossaValtioneuvoston yleisistunnossa käsiteltävät tai ministeriön päätösvaltaan kuuluvat taloudellisen taimuun merkityksen vuoksi merkittävät asiat käsitellään valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnassaennen niitä koskevan päätöksen tekemistä.Käsiteltävät asiat eritellään laissa, tasavallan presidentin tai valtioneuvoston asetuksessa erikseensäädetyn lisäksi, tarkemmin valtioneuvoston määräyksessä asioiden käsittelystä valtioneuvostonraha-asiainvaliokunnassa, (TM 0201, 3.1.2002).Raha-asiainvaliokunnan puheenjohtajana on pääministeri sekä jäseninä valtiovarainministeri ja kaksimuuta ministeriä, joista toisen määrää valtioneuvosto ja toisena on se ministeri, jonka toimialaankäsiteltävä asia kuuluu. Tarpeen vaatiessa valtioneuvosto määrää vielä enintään kaksi ministeriävaliokunnan jäseniksi. Jos valtiovarainministeriön toimialaan kuuluvia asioita käsittelemään onmäärätty ministeri, hänkin on valiokunnan jäsen. Raha-asiainvaliokunta on päätösvaltainen kolmijäsenisenä.Yhden läsnä olevan jäsenen tulee olla valtiovarainministeriöstä. (VNOS 27 §). Asioidenselostajana ja sihteerinä toimii valtiovarainministeriön valtiosihteeri kansliapäällikkönä.Valiokunnan käsittelemistä asioista pidetään pöytäkirjaa. Käsittelyn pohjana ovat ministeriöissälaaditut asiakohtaiset esittelylistat. Valiokunnan päätös on ministeriötä sitova sellaisissakin asioissa,jotka kuuluvat ministeriön toimivaltaan. Jos ministeriö aikoo poiketa raha-asiainvaliokunnan päätöksestä,asia on siirrettävä valtioneuvoston yleisistunnon ratkaistavaksi.Valtiovarainministeriön lausunnon pyytämisestä eräissä asioissa on säädetty valtion talousarviostaannetussa asetuksessa (1243/1992). Jos ministeriö ei tyydy valtiovarainministeriön lausuntooneikä katso voivansa luopua asiasta, asia on saatettava raha-asiainvaliokunnan käsiteltäväksi seuraavienasioiden osalta:Tilijaottelun vahvistaminen (13 §:n 2 mom.)Hallinnonaloittain jakamattoman määrärahan käyttöön irrottaminen (13 §:n 3 mom.)Arviomäärärahan ylittäminen (17 §:n 3 mom.)53


Valtiovarainministeriön lausuntokäytäntö otettiin 1.2.1999 B –listamenettelyn tilalle. B –listoja laaditaanvielä joissakin yksittäisissä tapauksissa, mikäli säännökset edellyttävät tätä menettelyä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaRaha-asiainvaliokunnan esittelylistat liitteineenja pöytäkirjatValtioneuvoston päätöksentekojärjestelmässä VM sähköinen jatkuva(PTJ)Esityslistat (=pöytäkirjojen liitteet)VM paperi sp(ovat VM:n käsittelykpl:ta; julkisia VM:n luvalla;JulkL 5 § 4 mom.)Mikrokuvattuina esityslistoista (=pöytäkirjojen KA mikrofilmi spliitteet) (31.12.1999 saakka)(ovat VM:n käsittelykpl:ta; julkisia VM:n luvalla;JulkL 5 § 4 mom.)PöytäkirjakappaleVM paperi sp(tehty 1.1.2000 lähtien; julkinen)Ministeriön esittelemiä asioita koskevat esittelylistatmin paperi 10vValtiovarainministeriö lausunnot VM paperi 10v7.2. Käsittelyn seuranta valtiovarainministeriössäAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTilastotListojen ja asioiden lukumäärät- A-listat (1.7.1985-)- B-listat (1.1.1985-31.12.1998)Valtion talousarvion yleisten soveltamismääräystenkohdittainVM paperi/sähköinen sp54


- A-listat (1.7.1989-)- B-listat (1.1.1989-31.12.1998)Määrärahaseuranta- Momentit 28.81.95 ja 28.81.96VM paperi/sähköinen 5v55


8. LASKENTATOIMI JA PALKANLASKENTAValtion keskuskirjanpitoa hoitaa Valtiokonttori. Kirjanpitoyksiköt (ent. tilivirastot) vastaavat maksuliikkeestäänja kirjanpidostaan ja laativat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen.Kirjanpitoyksiköitä ovat tasavallan presidentin kanslia ja ministeriöt sekä toiminnallisesti jataloudellisesti tarkoituksenmukaisena kokonaisuutena virastot, laitokset ja muut toimielimet. Kirjanpitoyksikönmuodostamisesta määrää valtiovarainministeriö asianomaista ministeriötä kuultuaan.Valtion tilinpäätösehdotuksen laatii Valtiokonttori.Laskentatointa ja palkanlaskentaa koskevien asiakirjojen säilytysmuodoista on tähän suunnitelmaanotettu sekä paperisena että eri tietojärjestelmissä säilytettävät asiakirjat. Palvelukeskukset tuottavattalous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ministeriöille. Ministeriön ja palvelukeskuksen välisissäpalvelusopimuksissa on kuvattu nämä palvelukeskuksen tuottamat palvelut ja niihin liittyvät säilytysvastuut.Laskentatoimen ja palkanlaskennan asiakirjoja säilytetään tietojärjestelmissä sähköisessämuodossa ministeriön oman tarpeen mukaan. Tietoja ei voi hävittää järjestelmästä ennen kuin onvarmistettu, että niitä ei enää tarvita ministeriön toiminnassa ja toiminnan kannalta tarpeelliset jaedelleen käytettävät aineistot on tulostettu paperille. Määräajan säilytettävät tiedot tulisi hävittäämyös tietojärjestelmistä niitä vastaaville tulosteille määritellyn säilytysajan kuluttua umpeen.Valtiokonttori antaa määräajan säilytettäviä kirjanpitoaineistoja koskevat säilytysajat valtion talousarviostaannetun asetuksen 11.12.1992 A 1243/1992 46 §:n 5 momentin (600/1997) mukaan. Valtiokonttorinmääräys määräajan säilytettävien kirjanpitoasiakirjojen säilytysajoista (VK dnro122/03/2005) on annettu 10.5.2005. Arkistolaitoksen 3.8.2010 antamassa määräyksessä valtionhallinnonasiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä (AL/19273/07.01.01.00/2008) ministeriöiden osaltatodetaan talousasioiden asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä määrättävän erikseen.8.1. Ohjeet ja määräyksetValtiovarainministeriö antaa talousarvion laadintaa, tilinpäätöksen laadintaa, taloussääntöä, valtiontaloudenkehyksiä, sisäistä tarkastusta ja palkanlaskentaa koskevia ohjeita ja määräyksiä. Valtiokonttorivoi antaa määräyksiä ja ohjeita kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksenlaadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.Ministeriöt laativat tarvittaessa näiden ohjeiden perusteella alaiselleen hallinnolle omia ohjeita. Val-56


tion työmarkkinalaitos (VM) lähettää palkanlaskennan ohjeeksi virka- ja työehtosopimukset, joistaministeriöt laativat tarkentavia virka – ja työehtosopimuksia.Asiakirjat vastuut muoto säilytysaikaTalousarviota, taloussääntöjä ja sisäistä tarkastustakoskevat ohjeet ja määräykset- valtiovarainministeriön laatimat ohjeet- ministeriöiden saamat ohjeet ja määräyksetVMminpaperipaperi/sähköinenspvoimassaoloaikaTaloushallinnon ohjeet- Valtiokonttorin laatimat ohjeet- ministeriöille saapuneet ohjeet- ministeriöiden omalle hallinnonalalleen laatimatVKminminpaperipaperi/sähköinenpaperi/sähköinenspvoimassaoloaika+ 2vspohjeetKeskuskirjanpitoa koskevat erillisohjeet- Valtiokonttorin laatimat erillisohjeet- ministeriöiden saamat ohjeetVKminpaperipaperi/sähköinenspministeriön käytäntöPalkanlaskentaa koskevat ohjeet- virka- ja työehtosopimukset, valtiovarainministeriön(Valtion työmarkkinalaitoksen) kappaleet- ministeriöille saapuneet virka- ja työehtosopimukset- ministeriöiden sisäiset ohjeet (ns. tarkentavavirkaehtosopimus)VMminminpainettupainettupaperi/sähköinenspvoimassaoloaikasp8.2. KirjanpitoKirjanpitoyksikön kirjanpito muodostuu liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Kirjanpitoaon pidettävä kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteita noudattaen (TaA 42 §). Kirjanpitotapahtumaton kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) päiväkirjaan ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito)liikekirjanpidon pääkirjaan ja talousarviokirjanpidon pääkirjaan.57


Kultakin tilikaudelta tulee olla käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo (TaA 42§).Kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman.Kirjausten yhteys tilinpäätökseen tulee voida vaikeuksitta todeta.(TaA 43 §).Kirjanpidon tosite on varustettava merkinnällä velotettavista ja hyvitettävistä tileistä, jollei muutenole selvää, mille tilille kirjanpitotapahtuma on kirjattu. Tositteeseen on merkittävä kullekin tilillekirjattavat määrät, tarkistukset ja menon hyväksyminen. Tulo- ja menotositteesta on käytävä selville,mistä meno tai tulo on aiheutunut. (TaA 44 §).Tosite saadaan laatia ja kirjanpitomerkintä tehdäkoneelliselle tietovälineelle sekä tositteet, kirjanpitokirjat ja muu kirjanpitoaineisto säilyttää samanaikaisestiyksinomaan koneellisella tietovälineellä. Kirjanpitoyksikön on tarvittaessa saatettava koneellisellatietovälineellä oleva kirjanpitoaineisto selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Koneellisintietovälinein pidetystä kirjanpidosta on laadittava menetelmäkuvaus. Menetelmäkuvaus on varustettavakäyttöaikaa koskevilla merkinnöillä ja säilytettävä siten järjestettynä, että tietojenkäsittelynsuorittamistapa voidaan todeta vaikeuksitta (TaA 41§).Kirjanpitoyksikön tilitiedot ja niihin perustuva mm. tili-ilmoitukset, täsmäytyslaskelmat, talousarviotilit,siirretyt määrärahat on toimitettava Valtiokonttorille keskuskirjanpitoa varten kultakin kalenterikuukaudeltaValtiokonttorin määräämässä muodossa ja ajankohtana.Jos kirjanpitoyksiköllä on kassa, jokaisen kassan osalta on pidettävä kassakirjaa, johon merkitäänkaikki vastaanotetut ja suoritetut maksut.Kirjanpitoyksikön on laadittava kultakin varainhoitovuodelta tilinpäätös. Kirjanpitoyksikön tilinpäätössisältää:1) toiminnallista tuloksellisuutta ja sen kehitystä sekä vaikutuksia yhteiskunnallisen vaikuttavuudenkehitykseen kuvaavan toimintakertomuksen;2) talousarvion toteutumista kuvaavan talousarvion toteutumalaskelman;3) tuottoja ja kuluja kuvaavan tuotto- ja kululaskelman;4) tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen;5) liitteenä ilmoitettavat tiedot (liitetiedot).Kirjanpitoyksikön 1 momentin 2–5 kohdassa tarkoitettujen tilinpäätöslaskelmien ja niiden liitteidentiedot on laadittava ja toimitettava päättyneeltä varainhoitovuodelta valtiokonttoriin sen määräämä-58


nä aikana. Tilinpäätös on laadittava ja hyväksyttävä viimeistään varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun15 päivänä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTilikartta, tililuettelot, tilipuiterekisteri min paperi/sähköinen 10vNimenkäyttöoikeudet, tilinkäyttövaltuudet, menon hyväksyjätmin paperi/sähköinen 10vKirjanpitoluvat ja päätöksetmin paperi/sähköinen sp- tilivirasto-oikeuksien myöntäminenLiikekirjanpidon pääkirjat min sähköinen 10vTalousarviokirjanpidon pääkirjat min sähköinen 10vPäiväkirjat/kassapäiväkirjatmin sähköinen 10v-käsin ylläpidetyt (manuaaliset) pää- ja kassapäiväkirjatsekä memoriaalit jotka on laadittu ennen vuotta 1951säilytetään pysyvästiTalousarvion seurantaraportit min paperi/sähköinen 10vValtuusseuranta (ent. valtuuskirjanpito) min paperi/sähköinen 10vKirjanpitoyksikön tilinpäätösasiakirjat (tuotto- ja kululaskelma,min paperi/sähköinen sptase, talousarvion toteutumalaskelma ja niidenliitteenä annettavat tiedot sekä toimintakertomus)Tase-erittelyt min paperi/sähköinen 10vMuut tilinpäätösasiakirjatValtiokonttorin määräämät selvitykset tilinpäätöksestä min paperi/sähköinen 10vArvopaperiluettelot min paperi/sähköinen 10vPoistosuunnitelmat min paperi/sähköinen 10vSaldoluettelot min paperi/sähköinen 10vVuositäsmäytyslaskelmat min paperi/sähköinen 6vTili-ilmoitukset min paperi/sähköinen 6vTositteet min paperi/sähköinen 6v59


EU-säännöstö on ensisijainen silloin, kun siinä on tositteille säädetty 6 vuotta pitempi säilytysaika.Jos rakennerahastolain (1401/2006) mukaiset toimivaltaiset viranomaiset ovat antaneet säädöksen,määräyksen tai ohjeen, jonka mukaan rakennerahasto-ohjelmien toteuttamista koskevia tositteita onsäilytettävä tätä pidemmän ajan ja jos tämä aika on yli 6 vuotta, noudatetaan tätä säilytysaikaa.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaKirjanpitotapahtumia koskeva kirjeenvaihto min paperi/sähköinen 6vKoontiluettelot min paperi/sähköinen 10vKuukausittain tulostettavat kirjanpidon raportitTuotto- ja kululaskelmat min paperi 6vTaseet kuukausittain min paperi 6vTäsmäytyslaskelmat kuukausittain min paperi/sähköinen 6vTili-ilmoitukset min paperi/sähköinen 6vKäyttöomaisuuskirjanpidon raportit min paperi 6vMuut kirjanpidon raportit- sisäisen kirjanpidon raportit- määrärahojen seurantaraportitminminsähköinensähköinenministeriönkäytäntö10vOstoreskontra, myyntireskontra, muut saatavat javelkareskontrat- toimittajaluettelot- laskutiedot- avoinna olevat laskut- täsmäytykset- matkalaskut (matkalaskuja voidaan pitää omissaminminminminminsähköinensähköinensähköinenpaperisähköinen10v10v10v6v6vjärjestelmissä, joista ne siirretään kirjanpitojärjestelmään)Käyttöomaisuuskirjanpito min sähköinen 10vKassakirjat- koneellisen osakirjanpidon tulosteet min paperi/sähköinen 10v60


Varastokirjanpito min paperi/sähköinen 10vMäärärahat- jako- ja myöntöpäätökset min paperi/sähköinen 10vMäärärahan käyttöä ja arviomäärärahojen ylittämistäkoskevat lupa-asiakirjat- päätökset- muutminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen10v10v8.3. PalkanlaskentaAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaPalvelukseentuloasiakirjatPalvelukseen tuloilmoitukset min paperi kunnes tiedot siirrettyjärjestelmäänVerokortit min paperi verovuosiPankki-ilmoitukset min paperi kunnes tiedot siirrettyjärjestelmäänPalkanlaskennan muutosilmoituksetmin paperi palveluksessaoloaikaPalkka- ja palkkiokortit tai vastaavatmin paperi/sähköinen/mikrokortti 50vtiedot sisältävät asiakirjatPalkkalistat eli -luettelot min paperi/sähköinen 10vPalkka- ja palkkiotositteet min paperi/sähköinen 10vPalkkasuoritusten yhdistelmät min paperi/sähköinen 10vJäsenmaksuvaltakirjat min paperi palveluksessaoloaikaJäsenmaksujen tilitysluettelot min paperi 6vYlityöilmoitukset, ylityölaskut min paperi/sähköinen 6vUlosottomääräykset min paperi palautetaan ulosottovi-61


astoon kun ulosottopäättyyEläkeilmoitukset ja -luettelot min sähköinen siirretään koneellisestiValtiokonttoriinEnnakonpidätystä koskevat kausiveroilmoitukset- kuukausi-ilmoitukset, verottajallemin paperi/sähköinen 2vlähetettävät yhteenvedotVuosi-ilmoitukset verottajalle min paperi/sähköinen 6vPalkkausmäärärahojen käyttöilmoituksettyövoimaviranomaisille- tehdään yhteenveto tilinpäätökseenmin paperi kuluva vuosi62


9. HANKINNATHankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaatoimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintamenettelyjen tuloksenahankitaan aineettomia ja aineellisia oikeuksia ja hyödykkeitä. Hankinta-asia koostuu tyypillisestitarjouspyynnöstä, hankintailmoituksesta ja mahdollisesta ennakkoilmoituksesta, tarjousta koskevistatarkentavista kysymyksistä, tarjouksista, tarjousvertailusta, hankintapäätöksestä ja hankintasopimuksesta.9.1 Julkiset hankinnatJulkisia hankintoja ovat tavaroiden tai palveluiden ostaminen, palveluiden käyttöoikeudesta sopiminen,tavaroiden tai palveluiden vuokraaminen, osamaksulla ostaminen, leasing- ja optiosopiminensekä rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen. Julkiset hankinnat voidaan jakaa kansallisiinhankintoihin ja EU- hankintoihin hankinnan kokonaisarvon mukaan. EU-hankintoja ovat kaikkisellaiset tavarahankinnat, rakennusurakat ja tietyt ensisijaiset palveluhankinnat, jotka ylittävät EUkynnysarvon.Kansalliset hankinnat ovat kansallisen kynnysarvon ylittäviä tavara- ja palveluhankintojasekä rakennusurakoita, jotka alittavat EU-kynnysarvot. Julkisten hankintojen suorittamisenperusteet on säädetty julkisista hankinnoista annetussa laissa.Hankintalain menettelyä noudatetaan kaikissa yli 30 000 euron tavara- ja palveluhankinnoissa, yli100 000 euron sosiaali- ja terveyspalveluiden ja työvoimapoliittisten koulutuspalveluiden hankinnassasekä yli 150 000 euron rakennusurakoiden hankinnassa. Valtionhallinnon viranomaisten(hankintayksiköiden) tulee käyttää hankinnoissaan ensisijaisesti yhteishankintayksikön (Hansel Oy)valtionhallinnolle keskittämiä kilpailutettuja sopimuksia (puitesopimukset). Omaan kilpailutukseentulee ryhtyä vain erityissyistä.9.2 Hankintojen ohjaus valtiollaTyö- ja elinkeinoministeriö: Julkisten hankintojen säädösvalmistelu (hankintalait ja asetus ja lakijulkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta), säädöksistä tiedottaminen, julkisiin hankintoihinliittyvien uudistusten ja ajankohtaisten asioiden seuraaminen sekä sisämarkkinoiden toimivuudenvarmistamiseen liittyvät tehtävät kuuluvat työ- ja elinkeinoministeriölle (TEM). TEM ylläpitää63


sähköistä hankintailmoitusjärjestelmää HILMAa ( http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/ ) ja vaikuttaajulkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa EU:ssa ja Maailman kauppajärjestössä (WTO). LisäksiTEM ja Kuntaliitto ylläpitävät julkisten hankintojen neuvontayksikköä. TEM:n vastuulla on myösjulkisissa hankinnoissa huomioitavien energiasäästötavoitteiden asettaminen.Valtiovarainministeriö: Valtiovarainministeriö (VM) ohjaa ja kehittää yleisesti valtionhallinnonhankintatoimea valtionhallinnan hankintastrategian ja hankinnoissa noudatettavien yleisten periaatteidenkautta. VM ohjaa valtion yhteishankintayksikkönä toimivaa Hansel Oy:tä ja Senaattikiinteistöt-liikelaitosta, joka tuottaa virastoille ja laitoksille toimitila- ja kiinteistöpalveluita valtionomistamissa kiinteistöissä. Lisäksi VM päättää, mitkä valtionhallinnon hankinnat kilpailutetaankeskitetysti. VM:n alaisuudessa toimivan Valtiokonttorin tehtävä on valtion hankintatoimen prosessienkehittämiseen tähtäävien hankkeiden (kuten sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä ja sähköinenmatkahallintajärjestelmä) toteuttaminen koko valtionhallinnolle. Valtiokonttorin yhteydessä toimivaValtion IT-palvelukeskus (VIP) organisoi valtion yhteisiä IT- palveluita ja toteuttaa niitä koskeviayhteishankintoja Hansel Oy:n kanssa.Ympäristöministeriö ja puolustusministeriö: Ympäristöministeriö (YM) huolehtii siitä, että TEM:nenergiansäästötavoitteet sekä kansalliset ympäristötavoitteet huomioidaan julkisissa hankinnoissa.Puolustusministeriö (PLM) vastaa puolustushankinnoista mm. puolustus- ja turvallisuushankintojendirektiivin 2009/81/EY mukaisesti, jossa jäsenvaltiolle annetaan puolustus- ja turvallisuussektorinerityispiirteisiin soveltuvat hankintasäännöt.Valtiontalouden tarkastusvirasto: Valtiontalouden tarkastusvirasto valvoo ulkoisena tarkastajanahankintayksiköiden hankintatoimen laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Eduskunnan kansliaohjeistaa eduskunnan ja sen yhteydessä toimivien virastojen (eduskunnan oikeuasiamies, Ulkopoliittineninstituutti ja Valtiontalouden tarkastusvirasto) hankintatointa.9.3 LainsäädäntöHankintojen kilpailuttamista koskeva suomalainen lainsäädäntö perustuu Euroopan yhteisöjen hankintadirektiivien(2004/18/EY ja 2004/17/EY) ja maailmankauppajärjestön (WTO) julkisten hankintojensopimukseen. Sääntely tähtää julkisten hankintojen avoimeen kilpailuttamiseen, tarjoajientasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun sekä julkisten varojen tehokkaaseen käyttöön. Laki jul-64


kisista hankinnoista eli ns. hankintalaki (30.3.2007/348) (ja sitä koskevat asetukset) kattaa kaikkiviranomaisten ja tiettyihin viranomaisiin verrattavien yksiköiden hankinnat.Hankintalain lisäksi hankinta-asioissa sovelletaan mm. lakia julkisista hankinnoista annetun lainmuuttamisesta (321/2010), lakia sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä(698/2011), lakia julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista, julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia(434/2003) (hankintalakia täydentäen), henkilötietolakia (523/1999), lakia vahvasta sähköisestätunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009), lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa(13/2003) sekä uutta tietohallintolakia (634/2011). Tietohallintolaki vaikuttaatiettyjen valtion IT- hankintojen toteuttamiseen, jos ne ovat yli 5 miljoonaa euroa sekä tätä pienempiinhankintoihin, jos niillä on merkitystä valtionhallinnon toiminnan kannalta.Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen, asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteensovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslakia. Julkisuuslakivaikuttaa mm. hankinta-asiakirjojen dokumentoimiseen, asiakirjojen julkiseksi tulemiseen ja niidensalassa pitoon. Sähköiseen hankintamenettelyyn liittyvistä tietoturvavaatimuksista hankintaasiakirjojenluottamuksellisuuden ja eheyden osalta on säädetty hankinta-asetuksessa.Hankintalaissa tai – asetuksessa ei ole omia säännöksiä hankinta-asiakirjojen säilytys- ja arkistoimistavoista.Asiakirjojen säilytys tulee kuitenkin järjestää niin, että kaikki manuaalisessa muodossaolevat hankinta-asiakirjat arkistoidaan yhdessä paikassa tai sähköisessä muodossa, jos asiakirjojensäilytys täyttää hankinta-asetuksen 19 §:n 3 momentin vaatimukset. Tiettyä hankintaa koskevatasiakirjat arkistoidaan niin, että kaikki samaa hankintaa koskevat manuaaliset asiakirjat arkistoidaansamalla diaarinumerolla samaan arkistokansioon. Hankinta-asiakirjat on pystyttävä säilyttämäänmyös sähköisessä muodossa niin, että niitä voidaan käyttää myöhemmin esimerkiksi ulkoisen valvonnantarkoituksiin. Sähköiseen säilyttämiseen eivät sovellu päätelaiteen tiedostot, henkilökohtaisetsähköiset kansiot tai sähköpostit.Valtion hankintakäsikirjan mukaan hankinta-asiakirjoja säilytetään vähintään 6 vuotta ja kunkinhankinnan alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettunasen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Hankintayksikkönä toimivan viranomaisen kokotoiminnan kannalta merkittävien hankintojen (esimerkiksi merkittävät tietojärjestelmät) asiakirjatsäilytetään pysyvästi (SP).65


Asiakirjat Vastuu Muoto SäilytysaikaMenettelyasiakirjat suunnitelman hankkimiseksi (s/l),tuomariston valintapäätökset liitteineen (s/l), palkintojenjakoa koskevat kutsut ja muut palkintoasiakirjatHankintayksikkösähköinenpaperi10 v6 v* SP(s/l)(Suunnittelukilpailu)* Markkinoiden kartoitusasiakirjat (sisäinen)(Rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suorahankinta,Hankintayksikkösähköinenpaperi2 v2 vneuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,dynaaminen hankintajärjestelmä)* Ennakkoilmoitukset (s/l)(Avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely, kilpailullinenHankintayksikkösähköinenpaperi10 v6 vneuvottelumenettely. Hankintayksikkö voi halutessaantehdä ennakkoilmoituksen myös kaikista seuraavanvuoden kansallisista hankinnoista, jos ne ovatetukäteen tiedossa.)* Lausuntopyynnöt VM:lle ja VM:n lausunnot kansallisestimerkittävistä tietohallintohankinnoistaHankintayksikkösähköinenpaperi10 v6 vHankintailmoitukset (s/l)HILMA–sähköinenviimeistään 1 v(Avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely, kilpailullinenjärjestel-HILMA:n julkinenneuvottelumenettely, dynaamisen hankintajärjestel-mä,/palvelu /män yksittäinen hankinta)sähköinen5 v Hilman arkistoHankinta-paperi10 vyksikkö6 v* SP* Suorahankintailmoitus / ilmoitus suorahankinnasta* HILMA-sähköinenviimeistään 6 kk(Suorahankinta EU-tasolla)järjestel-HILMA:n julkinenmä,palvelu /sähköinen5 v Hilman arkistoHankinta-paperi10 vyksikkö6 v* SPIlmoitus huutokaupasta valituille osallistujille (kan-* HILMA-sähköinenviimeistään 1 vsallisen hankintailmoituksen tai EU-järjestelmäHILMA:n julkinen66


hankintailmoituksen osana)palvelu /(Sähköinen huutokauppa; avoin, rajoitettu, neuvotte-Hankinta-sähköinen5 v Hilman arkistolumenettelyt, puitejärjestely, dynaamisen hankinta-yksikköpaperi10 vjärjestelmän yksittäinen hankinta)6 v* SPOsallistumishakemukset (s/l)Hankinta-sähköinen10 v(Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, kilpailul-yksikköpaperi6 vlinen neuvottelumenettely)* SPSoveltuvuuden arviointi (vertailumuistio)Hankinta-sähköinen10 va) Hylkäävä päätös arvioinnin tuloksena ja tiedok-yksikköpaperi6 vsiantoasiakirjat JA (s/l)b) * Tarkennuksen pyytäminen valituilta tarjoajiltaHankinta-sähköinen10 v(lisäselvityspyynnöt) (s/l) ja tarkennukset / selvityk-yksikköpaperi6 vset (s/l)* SP(Avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely, kilpailullinenneuvottelumenettely)Neuvottelukutsu valituille ja vastaukset (s/l)Hankinta-sähköinen10 v(Kansallinen ja EU- tason suorahankinta, neuvotte-yksikköpaperi6 vlumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)* SPNeuvotteluasiakirjat (täsmennykset, selvitykset yms.Hankinta-sähköinen10 vkirjeenvaihto) (s/l)yksikköpaperi6 v(Kansallinen ja EU-tason suorahankinta, neuvotte-* SPlumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)Tarjouspyynnöt (s/l)Hankinta-sähköinen10 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU- tason suora-yksikköpaperi6 vhankinta, neuvottelumenettely, dynaaminen hankinta-* SPjärjestelmä)Tarjoukset (s/l) (sähköpostiviestit, sähköpostin liite-Hankinta-sähköinen10 vtiedostot, paperiasiakirjat (kirjallinen materiaali),yksikköpaperi6 vCD-levy, muistitikku* SP(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suorahankinta,neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,sähköinen huutokauppa).67


Tarjousten avauspöytäkirjat ja vertailumuistiot (si-Hankinta-sähköinen10 vsäinen)yksikköpaperi6 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-* SPhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)* Lisäselvityspyynnöt tarjouksista ja selvityk-Hankinta-sähköinen10 vset/tarkennukset (s/l)yksikköpaperi6 v(Kansallinen ja EU-tason suorahankinta, neuvotte-* SPlumenettely, sähköinen huutokauppa).Hankintapäätös valitulle tarjoajalle / tarjoajille (s/l)Hankinta-sähköinen10 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-yksikköpaperi6 vhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvot-* SPtelumenettely, sähköinen huutokauppa).Tarjoajien valinta (* päätösasiakirja) (sisäinen) (l)Hankinta-sähköinen10 v(Kansallinen ja EU-tason suorahankinta, puitejärjes-yksikköpaperi6 vtely)* SPTiedoksiantoasiakirjat muille tarjoajille (saatekirje,Hankinta-sähköinen10 voikaisuvaatimusosoitus)yksikköpaperi6 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-* SPhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)* Ilmoitukset muutoksen hakemisesta, vastinepyyn-Hankinta-sähköinen10 vnöt ja vastineet markkinaoikeuteen, oikeuden päätök-yksikköpaperi10 vset, hankintaoikaisut(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suorahankinta,neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)Hankintasopimus valitun toimittajan kanssa (ml.Hankinta-sähköinenvoa + 10 vvuokraus- tai leasing-, osamaksu-, panttaussopimuk-yksikköpaperivoa + 10 vset; palveluhankinnat, tavarahankinnat )(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-* SPhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely)68


Liittymisilmoitukset ja Hanselin ja toimittajan välisetpuitesopimukset(Puitejärjestely kaikissa muodoissaan)Hansel OyHankinta-sähköinen/paperi10 v (HanselOy:n arkisto)yksikkösähköinenvoa+ 10 vpaperivoa + 10 vTavaran / tuotteen toimitusasiakirjat (lähetyslistat,Hankinta-sähköi-6 vkuormakirjat) (saapuva)yksikkönen/paperi(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suorahankinta,neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,puitejärjestely, sähköinen huutokauppa).Reskontra-asiakirjat (laskut, takuuasiakirjat) (saapu-Hankinta-sähköinen/6 v (taloudenhal-va)yksikköpaperilintajärj.)(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-(esim. Rondo)hankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,puitejärjestely, sähköinen huutokauppa).Tavaran / tuotteen käyttöä koskevat manuaalit ja oh-Hankinta-sähköinen10 vjekirjatyksikköpaperi6 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-*SPhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,puitejärjestely, sähköinen huutokauppa).* Reklamaatiot ja vastauksetHankinta-sähköinen10 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-yksikköpaperi6 vhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvot-* SPtelumenettely, puitejärjestely, sähköinen huutokauppa).Poisto-, siirto- ja luovutusasiakirjat (tavara, tuote,Hankinta-sähköinen10 vpalvelu)yksikköpaperi6 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU-tason suora-* SPhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,puitejärjestely, sähköinen huutokaup-69


pa).Rauenneet hankinnatHankinta-sähköinen6 v(Avoin, rajoitettu, kansallinen ja EU--tason suora-yksikköpaperi6 vhankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,puitejärjestely, sähköinen huutokauppa).Hankinta-asiakirjojen merkitys oikeudellisina ja taloudellisina todisteina asettaa niiden luottamuksellisuudelleja eheydelle omat erityisvaatimukset. Hankinta-asiakirjojen todistusvoimaisuudenmerkitys korostuu erityisesti tarjousasiakirjojen, hankintapäätöksien sekä hankintasopimuksienosalta. Paperimuodossa, CD-levynä tai muistitikun muodossa saapuneiden hankinta-asiakirjojentodistusvoima painottuu sähköpostina saapuneiden tai lähetettyjen asiakirjojen rinnalla, koska sähköpostitsesaapuneiden asiakirjojen luottamuksellisuutta ei usein voida varmistaa riittävän luotettavasti.Sähköisiä asianhallintajärjestelmiä (mm. Tweb-asianhallintajärjestelmät.) käytettäessä kaikki hankinta-asiakirjatvoidaan saattaa järjestelmän osaksi mm. skannaamisen ja muiden vastaavien menetelmienavulla. Kansallisten SÄHKE- määräysten mukaisen sähköisen asiakirjahallinnan merkityskorostuu erityisesti niiden hankintojen osalta, joissa osa hankinta-asiakirjoista on määrätty pysyväänsäilytykseen. Tällöin SÄHKE- määräyksiä on noudatettava. Tässä yhteydessä on huomioitavakuitenkin se olennainen seikka, että asianhallintajärjestelmät eivät ole sähköisiä hankintajärjestelmiähankintalain mukaisesta näkökulmasta.9.4 HankintamenettelytAsiakirjat Ilmoituskanava Muoto Säilytysmuoto ja -aikaEnnakkoilmoitus (vakiolomake)www.hankintailmoitukset.fisähköinen Hankintayksikkösähkö 10 v, paperi 6 v /* SPHilman julkinen palveluviimeistään 1 v, Hilmanarkisto 5 vEU-hankintailmoitus (vakio- www.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikkö70


lomake)t.fisähkö 10 v, paperi 6 v / * SPHilman julkinen palveluviimeistään 1 v, Hilmanarkisto 5 vSuunnittelukilpailua koskeva www.simap.europa.eu sähköinen Hankintayksikköilmoitus (vakiolomake)sähkö 10 v, paperi 6 v / * SPKäyttöoikeusurakkaa koskeva www.simap.europa.eu sähköinen sähkö 10 v, paperi 6 v / * SPilmoitus (vakiolomake)Jälki-ilmoitus (vakiolomake) www.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikköt.fisähkö 10 v, paperi 6 v / *SPHilman julkinen palveluviimeistään 3 kk,Hilman arkisto 5 vSuorahankintailmoitus (vakiolomake)www.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikköt.fisähkö 10 v, paperi 6 v / *SPHilman julkinen palveluviimeistään 6 kk,Hilman arkisto 5 vKansallisia hankintamenettelyjä on yhteensä yhdeksän, jotka ovat avoin menettely, rajoitettu menettely,suorahankinta (kansallinen ja EU-taso), neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,suunnittelukilpailu, puitejärjestely, sähköinen huutokauppa ja dynaaminen hankintajärjestelmä.Kaikkien näiden hankintamenettelyjen tuloksena tai niihin liittyen syntyy asiakirjoja, jotka on luetteloitualla oleviin taulukoihin. Ne asiakirjat, joita ei välttämättä synny omana asiakirjatyyppinäänhankintaprosessien ja – menettelyjen eri vaiheissa, on merkitty alla olevaan taulukkoon tunnuksella* (* vaihtoehtoinen / ehdollinen asiakirja).EU:N KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNATAsiakirjat Ilmoituskanava Muoto Säilytysmuoto ja -aikaEnnakkoilmoitus (vakiolomake)www.hankintailmoitukset.fiHilman julkinen palveluviimeistään 1 v, Hilmansähköinen Hankintayksikkösähkö 10 v, paperi 6 v /* SP71


EU-hankintailmoitus (vakiolomake)Suunnittelukilpailua koskevailmoitus (vakiolomake)Käyttöoikeusurakkaa koskevailmoitus (vakiolomake)Jälki-ilmoitus (vakiolomake)Suorahankintailmoitus (vakiolomake)arkisto 5 vwww.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikköt.fisähkö 10 v, paperi 6 v / * SPHilman julkinen palveluviimeistään 1 v, Hilmanarkisto 5 vwww.simap.europa.eu sähköinen Hankintayksikkösähkö 10 v, paperi 6 v / * SPwww.simap.europa.eu sähköinen sähkö 10 v, paperi 6 v / * SPwww.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikköt.fisähkö 10 v, paperi 6 v / *SPHilman julkinen palveluviimeistään 3 kk,Hilman arkisto 5 vwww.hankintailmoitukse sähköinen Hankintayksikköt.fisähkö 10 v, paperi 6 v / *SPHilman julkinen palveluviimeistään 6 kk,Hilman arkisto 5 v72


10. HENKILÖSTÖHALLINTOValtiovarainministeriö vastaa valtion työnantajapolitiikan suunnittelusta ja toteuttamisesta ja solmiibudjettivaltion keskustason virka- ja työehtosopimukset. Ministeriön osastona toimiva Valtiontyömarkkinalaitos edustaa valtiotyönantajaa tulo- ja työmarkkinapoliittisissa neuvotteluissa. Työmarkkinalaitostuottaa valtion henkilörekisteristä tietoa valtion työnantajatoiminnan tueksi. Osanäistä tiedoista julkaistaan vuosittain Tietoja valtion henkilöstöstä –kirjassa.Ministeriöillä ei ole yhteisiä henkilöstöasiakirjoja, mutta monet käyttävät samoja henkilöstöasioidenhallintaa koskevia järjestelmiä. Henkilöstöasiakirjojen säilytysaikoja määriteltäessä on otettuhuomioon paperille tulostettavat asiakirjat ja henkilöstöjärjestelmiä koskevat tiedot. Sen sijaan ministeriöidensisäisiä asiankäsittely- ja asiakirjajärjestelmiä ei ole tässä yhteydessä otettu huomioon.Niillä laadittuja sähköisiä asiakirjoja voidaan säilyttää paperitulosteille määriteltyjen säilytysaikojenmukaisesti tai ministeriön harkinnan mukaan. Sähköiseen järjestelmään tallennettuja aineistoja eivoi hävittää ennen kun on varmistettu, että niitä ei enää tarvita tai että vielä tarvittavat asiakirjat ontulostettu paperille. Sähköisistä järjestelmistä pitää hävittää määräajan säilytettävät tiedot tämänsuunnitelman tai ministeriön oman käytännön mukaan.10.1. Henkilöstösuunnittelu ja työvoiman hankintaAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHenkilöstöstrategia min paperi/sähköinen spHenkilöstötilinpäätös min paperi/sähköinen spHenkilöstösuunnitelma min paperi/sähköinen spMääräykset, ohjeet ja ilmoitukset (normit, suosituksetja ilmoitukset)- saapuneet- ministeriössä laaditutminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenvoimassaoloaikaspVirkajärjestelytVirkojen perustamista, muuttamista, lakkauttamista min paperi/sähköinen spja siirtämistä koskevat päätöksetMuut virkajärjestelyjä koskevat asiakirjat- määräykset, esitykset, lausuntopyynnöt, lausunnot,minminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinensp (laaditut)10v (saapuneet)73


suostumukset, päätöksetVirkojen ja toimien täyttöä koskevat asiakirjatHELI on valtionhallinnon sähköinen rekrytointijärjestelmä (henkilöstön hankinnan ja työnhaun järjestelmä),josta löytyy valtion avoimet työpaikat.Asiakirjat säilyvät sähköisessä muodossa HELI:ssä kaksi vuotta. HELI-järjestelmää käytettäessä onotettava huomioon se, että rekrytointiasiakirjoilla on erilaisia säilytysaikoja, joiden säilytys on 2vuotta ylittävältä ajalta taattava joko paperikopioilla tai jos virastossa/ministeriössä on pysyväänsäilytykseen tarkoitettu järjestelmä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHaettavaksi julistamista koskevat ilmoituksetmin paperi/sähköinen 2vja kuulutuksetHakemukset liitteineen kun TP, VN min paperi/sähköinen sptai KO nimittääHakemukset liitteineen, muut- valitun hakemus liitteineen min paperi/sähköinen 50v- muut hakemukset liitteineen min paperi/sähköinen 2vMuut hakemusasiakirjatHakijoista laaditut yhteenvetoluettelot min paperi/sähköinen spja yhdistelmät arviointeineen- valtioneuvoston yleisistunnossa ja VNK/PTJ paperi/sähköinen spTasavallan Presidentin esittelyssä esitellytpöytäkirjojen liitteenäAsiantuntijalausunnot, muistutukset ja min paperi/sähköinen spkantelutHakijoille lähetetyt vastaukset min paperi/sähköinen 2vViran vastaanottoilmoitukset, suostumuksetmin paperi/sähköinen 10vHakemusten jättämistä ja palauttamistamin paperi/sähköinen 2vkoskevatasiakirjat74


Nimittämis- ja määräyskirjat min paperi/sähköinen 50vTyösopimukset min paperi/sähköinen palveluksessaoloaika + 10vTurvallisuusselvitykset min paperi 2vTyöhöntulotarkastusta koskevat asiakirjatmin paperi 2vVirkavalat VNK paperi palveluksessaoloaika + 6v,merkintä säilyy nimikirjassaVaitiololupaukset ja -sitoumukset min paperi palveluksessaoloaika + 6vIrtisanoutumisasiakirjatminpaperi/sähköinen6vIrtisanomisasiakirjatminpaperi/sähköinensp10.2. Henkilöstöasioiden rekisteröinti ja hallintaAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTyönantajan henkilöstötieto Tahti VM/VTML sähköinen ajantasainenNimikirjaminpaperispminsähköinenjatkuvaMuut henkilörekisterit, -kortistot ja -luettelotHenkilöstöä koskevien rekistereiden selosteetNimikirjojen ja muiden henkilörekiste-min paperi/sähköinen palveluksessaoloaika+ 6vmin paperi/sähköinen käytössäoloaikamin paperi/sähköinen käytössäoloaikareiden ylläpitoa koskevat asiakirjatTodistukset- luottamustehtäviä koskevat todistukset,minpaperi/sähköinen10vtyö- ja palvelusaikatodistukset yms.- todistustilaukset ja -pyynnötminpaperi/sähköinen1v75


10.3. Palvelussuhteen ehdot ja palkan määräytyminen10.3.1. Palvelussuhteen ehdotAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVirka- ja työehtosopimuksetValtion keskustason virka- ja työehtosopi-VM/VTMLpaperispmukset ja niiden täytäntöönpano- ja sovelta-minpaperi/sähköinen10vmismääräykset ja -ohjeetMinisteriökohtaiset sopimukset min paperi/sähköinen spVPJ eli valtion palkkausjärjestelmäVaativuusarviointityöryhmää koskevatasiakirjat- työryhmän asettamispäätösminpaperi/sähköinensp- jäsenen vaihtamista koskevat kirjeetminpaperi/sähköinenlaaditut spsaapuneet 5v- pöytäkirjat ja muistiot, säilytys organisaa-minpaperi/sähköinen2vtiokohtaisesti sovitussa paikassaKehittämis- ja seurantatyöryhmää koskevatasiakirjat- työryhmän asettamispäätösminpaperi/sähköinensp- jäsenen vaihtamista koskevat kirjeetminpaperi/sähköinenlaaditut spsaapuneet 5v- pöytäkirjat ja muistiot, säilytys organisaa-minpaperi/sähköinen2vtiokohtaisesti sovitussa paikassa- vuositilastotminpaperi/sähköinen5vHenkilöiden tehtäväkuvaukset min paperi/sähköinen ajantasainenVaativuusarviointi (ei julkinen)76


- vaativuuden arviointiryhmän ehdotuksetarvioinneiksi- vaativuusarvioinnin vahvistaminen ja päätösvaativuustasosta- otteet henkilöille vaativuusarvioinnin vahvistamisestaminminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen2v5v5vSuoritusarviointi- suoritusarvioinnin vahvistaminen ja päätössuoritustasosta- otteet henkilöille suoritusarvioinnin vahvistamisestamin/työyksmin/työykspaperi/sähköinenpaperi/sähköinen5v5vMuutoksenhaut- huomautukset/vastaukset vaativuuden arviointiakoskevasta pisteytyksestä- vaativuusarvioinnin muutoksenhakua koskevathakemukset- vaativuuden arviointiryhmän ehdotus- päätös muutoksenhaun johdosta- pyyntö virkaehtosopimusasioiden pääsopimuksen5§:n mukaiseksi neuvonpidoksi- pöytäkirja välittömästä neuvonpidosta- pöytäkirja paikallisneuvottelusta- suoritusarvioinnin muutoksenhakua koskevathakemukset- VPJ:stä annetun tarkentavan VES:n 16§:n 3mom. mukaisen käsittelyn muistiot- päätökset muutoksenhaun johdosta- pyyntö virkaehtosopimuksen pääsopimuksen5§:n mukaiseksi neuvonpidoksi- pöytäkirjat välittömästä neuvonpidosta- pöytäkirjat paikallisneuvotteluistaminminminminminminminminminminminminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen2v5v2v10v5v10v10v5v10v10v5v10v10vKehityskeskusteluasiakirjat- kehityskeskusteluja koskeva vuosittainen min paperi/sähköinen sp77


ohje- kehityskeskusteluissa syntyvät asiakirjat- kehityskeskustelulomakkeet- tehtävänkuvauslomakkeet- suoritusten arviointilomakkeet- esimiestyön arviointilomakkeetmin/ao.esimiesminminminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen2v5v5v5v5vIkälisiä ja muita palkanlisiä koskevat asiakirjatIkälisä- ja palkanlisäluettelotminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen6vministeriön käytäntöSivutoimia koskevat asiakirjat- sivutoimiluvat- muut asiakirjatminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen6v (tieto säilyynimikirjassa)6vEtätyösopimukset min paperi/sähköinen 10vMatkustamista koskevat asiakirjatMatkanhallintajärjestelmä M2:a käytettäessämatkasuunnitelmat ja -laskut luodaan sähköisestiM2:ssa. Suunnitelmat säilytetään M2:ssaja matkalaskut tiliöimisen jälkeen Rondossa.Matkasuunnitelmat min sähköinen 10vMatkalaskut min sähköinen 6vMatkakustannuksia koskevat asiakirjat- korvaushakemukset ja -päätökset min paperi/sähköinen 6vPalkanlisät ja korvauksetVirka-asuntoja koskevat asiakirjat (palvelussuhdeasunnot)- vuokrasopimukset- muut asiakirjatminminpaperipaperivoimassaoloaika+ 2v10vVirka-, työ- ja suoja-asuja koskevat asiakirjat min paperi/sähköinen 6v78


Ajoneuvojen ja laitteiden käyttöä koskevatmin paperi/sähköinen 6vasiakirjat- oma auto, virka- ja vuokra-auto, puhelinyms.10.3.2. Lomat ja virkavapaudetAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVuosilomia, -lomakorvauksia, lomarahaa ja senmin paperi/sähköinen 6vvaihtoa koskevat asiakirjat-hakemukset ja päätöksetVuosilomaluettelot min paperi/sähköinen 5vVirkavapauksia koskevat asiakirjatVirkavapaudet, vuorottelu-, hoito- ja opintovapaat,asepalvelus- ja kertausharjoitusajat, virkamiesvaihdot,muut tilapäiset poissaolot- hakemukset työnantajalleminpaperi/sähköinen6v- työnantajan päätöksetminpaperi/sähköinen10vVirkavapauksia koskevat luettelot min paperi/sähköinen 5vPäivärahoja koskevat asiakirjatSairaus- ja äitiyspäivärahat, isyys- ja vanhempainrahatsekä vastaavat- hakemukset ja niitä koskevat päätöksetminpaperi/sähköinen6v- lääkärintodistuksetminpaperi2vKansaneläkelaitoksen päätökset liitteineen min paperi 6vTapaturmia koskevat asiakirjatmin paperi 20v-vakuutustodistus työterveysasemalle-tapaturmailmoitus Valtiokonttorille-lisäselvitykset ja –pyynnöt-Valtiokonttorin päätösMuut terveyden- ja sairaanhoidon korvaamista koskevatmin paperi 6vasiakirjat79


10.3.3. EläkkeetVirka- ja työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä on oikeus mm. vanhuus-, työkyvyttömyys-, työttömyys-ja osa-aikaeläkkeeseen. Eläketurvasta huolehtii Keva. (Valtion eläkelaki 22.12.2006/1295).Ministeriön rooli eläkeasioissa on lähinnä Kevan ja eläkettä hakevan avustaminen.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaKevan selvityspyynnöt (voivatolla suullisia, esim. puhelimitsekysely palkkaustiedoista)Työnantajan selvitykset (esim.Kevalle palkkauksesta, taihakijalle eläkehakemuksenliitteiksi osa-aikatyön ansioistatai työoloista,)Työnantajan eläkemaksutilitys(Palkeet hoitaa)Eläketietoilmoitus ja luetteloValtiokonttoriinmin paperi/sähköinen 2vmin paperi/sähköinen 2v.min paperi/sähköinen 2v.min/palvelukeskus sähköinen 2v.Kevan eläkepäätökset(Eivät enää KEVA-aikanayleensä tule ministeriöön)Osa-aikaeläkeeseen liittyvätasiakirjat- virkavapaushakemus- Kevan ennakkopäätös-ministeriön päätös virkavapaudenmyöntämisestä edellyttäen,että Kevä myöntääosa-aikaeläkkeen.- Kevan lopullinen päätösmin paperi/sähköinen 2v.min paperi/sähköinen 10v80


-ministeriön ja eläkkeenhakijanväliset sopimukset työajanjärjestämisestäyms.Virkamiehen toimittama il-minpaperi/sähköinen6v.moitus irtisanoutumisestaeläkkeelle siirtymisen johdostaminpaperi/sähköinen6v.Todistus palvelussuhteenpäättymisestä tai todistus virkamiehenirtisanoutumisesta(eläkehakemuksen liitteeksi)10.4. Henkilöstön kehittäminenAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaHenkilöstön kehittämisryhmän tai vastaavanasiakirjat- pöytäkirjat, muut asiakirjatmin paperi/sähköinen 10vHenkilöstön kehittämissuunnitelmat min paperi/sähköinen 10vKoulutustilaisuuksien järjestämistä koskevatasiakirjat (oma koulutustoiminta)- ministeriön koulutusohjelma (tai vastaava)minpaperi/sähköinen5v- oppaatminpaperi/sähköinenajantasainen- osanottaja- ja arvosanaluettelot, todistustenminpaperi/sähköinen5vtoisteet- opetusmateriaalitminpaperi/sähköinenministeriön käytäntöMatkakertomukset min paperi/sähköinen 5vMuut asiakirjat min paperi/sähköinen 5vKoulutusaineistot (omat koulutustilaisuudet) min paperi/sähköinen 5v81


Koulutushakemukset ja päätökset min paperi/sähköinen 5vKoulutusrekisterit min sähköinen palveluksessaoloaika +2vOmaehtoista opiskelua koskevat asiakirjat- omaehtoisen opiskelun tukemista koskevatasiakirjat- opintovapaita ja -matkoja koskevat asiakirjatminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinen5v5v10.5. YhteistoimintaValtion viraston ja sen henkilöstön yhteistoiminnan tarkoituksena on antaa henkilöstölle vaikutusmahdollisuustyöhönsä ja työoloihinsa vaikuttavaan, viraston toimintaa koskevaan päätöksentekoonja samalla edistää valtionhallinnon toiminnan tuloksellisuutta ja taloudellisuutta. Yhteistoiminnanosapuolia ovat virasto ja sen henkilöstö. Henkilöstön edustajina voivat toimia luottamusmies, työsuojeluvaltuutettuja henkilöstön yhteistoimintaelimiin valitsemat edustajat. (laki yhteistoiminnastavaltion virastoissa ja laitoksissa 651/1988).Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaOhjeet ja määräykset, saapuneetYhteistoimintaelintenasiakirjatVaaliasiakirjat-vaalitulokset, ilmoituksetministeriölle valituista-muut asiakirjatmin paperi voimassaoloaikaminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenKokouspöytäkirjat min paperi/sähköinen spToimintasuunnitelmat ja -kertomuksetVirastokohtaiset yhteistoimintasopimuksetYhteistoimintaa koskevakirjeenvaihtomin paperi/sähköinen spmin paperi/sähköinen 50vmin paperi/sähköinen 5vspvaalikausi82


Luottamusmiesten toimintaakoskeva kirjeenvaihto-luottamusmiehelle kertyväaineisto kuuluu ammattiyhdistyksenarkistoonmin paperi/sähköinen 5v10.6. TyösuojeluTyöturvallisuuslaki (738/2002). Ministeriöissä on työsuojelua koskevaa yhteistoimintaa vartentyönantajan ja henkilöstön edustajista kokoonpantu lain (laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikantyösuojeluyhteistoiminnasta 44/2006) velvoittama työsuojelutoimikunta, jonka tehtävänä on työnturvallisuuden ja terveellisyyden edistäminen työpaikalla. Työsuojeluvaltuutettu, varavaltuutettu jatyösuojelutoimikunnan jäsenet valitaan vaaleilla. Ministeriöissä tehdään työsuojelua koskevia tarkastuksiaja tutkimuksia.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaOhjeet ja määräykset, saapuneetTyösuojeluvaalitTyösuojelutoimikunnat, työsuojeluvaltuutetutja vastaavatVaaliasiakirjat- vaalitulokset, ilmoitukset ministeriölle valituista- äänestysliput- muut asiakirjatSTMmuut minminminminpaperi/sähköinen sppaperi/sähköinenpaperipaperi/sähköinenTyösuojelun yhteistoimintasopimukset min paperi/sähköinen 10vTyösuojelutoimikuntien asiakirjat: pöytäkirjat,toimintasuunnitelmat ja -kertomuksetminvoimassaoloaikasppaperi/sähköinen spTyösuojelutarkastuspöytäkirjat min paperi/sähköinen 10vTyön turvallisuutta ja terveellisyyttä koskevattutkimukset, selvitykset (ministeriökohtaiset)-loppuraportit-mittaustulokset ja muut pohja-aineistotminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenvaalikausivaalikausisp10v83


10.7. TyöterveyshuoltoTyöterveyshuoltolain (1383/2001) mukaan työnantajan on järjestettävä kustannuksellaan ja palveluksessaanoleville työterveyshuolto työstä johtuvien terveysvaarojen ehkäisemiseksi. Työterveyshuoltoonkuuluu mm. työpaikkaselvitysten suorittaminen, tietojen antaminen ja ohjaus, terveystarkastuksensuorittaminen, vajaakuntoisten työntekijöiden työssä selviytymisen seuranta, hoitoon jakuntoutukseen ohjaus, työkykyä ylläpitävä toiminta sekä ensiavun järjestämiseen osallistuminen.AsiakirjatvastuumuotosäilytysaikaMinisteriön työpaikkaterveydenhuollon järjestämistäkoskevat asiakirjatToimintasuunnitelmat min paperi/sähköinen 10vToimintakertomukset ja –tilastot min paperi/sähköinen 10vTyöpaikkaterveydenhuollon palveluja koskevatsopimuksetTyöpaikkaterveydenhuollon kustannuksia koskevatkorvaushakemukset ja -päätöksetTyöpaikkakäyntejä koskevat muistiot, selvitykset jaraportitMääräaikaisia työterveystarkastuksiakoskevat asiakirjatOhjeet ja määräykset min paperi/sähköinen voimassaoloaikamin paperi/sähköinen 6vmin paperi/sähköinen 10vmin paperi/sähköinen 20vKuntoutusta koskevat asiakirjat min paperi/sähköinen 5vHoitoonohjausasiakirjat, mm hoitosopimukset min paperi/sähköinen 5vMuut työpaikkaterveydenhuoltoon liittyvät asiakirjat,mm. tiedotteet, esitteetmin paperi/sähköinen voimassaoloaika+ 10vmin paperi/sähköinen voimassaoloaika10.8. Työhyvinvointi ja henkilöstöpalvelutTyöhyvinvointitoiminnalla tarkoitetaan yhteistyössä toteutettua työhön, työoloihin ja työntekijöihinkohdistuvaa suunnitelmallista ja tavoitteellista toimintaa, joilla edistetään ja tuetaan henkilöstön työ– ja toimintakykyä. Työhyvinvointi liittyy työsuojeluun, työterveyteen, työilmapiirikartoituksiin,tavoite- ja kehityskeskusteluihin, koulutukseen, kehittämiseen, osaamiseen ja johtami-84


seen. Lainsäädännöstä ei suoranaisesti edellytetä, että valtion virastoissa ja laitoksissa olisi laadittavatyökykyä ylläpitävän toiminnan suunnitelma tai työhyvinvointisuunnitelma.Työhyvinvoinnin kehittäminen kohdistuu työn eri osa-alueisiin ja työntekijään. Työhön liittyviäkehittämisalueita ovat esimiestyö ja johtaminen, töiden sisältö, vaatimukset ja organisointi, työyhteisöntoimintatavat sekä työolot. Yksilön työhyvinvointiin vaikuttavat terveyden ja toimintakyvynlisäksi ammatillinen osaaminen, asenteet, motivaatio ja arvot.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTyöhyvinvointiOhjeet, määräykset ja ilmoitukset(normit, suositukset ja ilmoitukset)-saapuneet-ministeriössä laaditutminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenvoimassaoloaikaspTyöhyvinvointisuunnitelma min paperi/sähköinen spToimintaohjelma min paperi/sähköinen voimassaoloaikaKoulutus- ja kehittämisohjelmat ja -hankkeet min paperi/sähköinen 10vKoulutustilaisuuksien, tietoiskujen ym. materiaalimin paperi/sähköinen 5vTyötyytyväisyys- ym. mittaukset min paperi/sähköinen 5vSeurantaraportit min paperi/sähköinen spVirkistys- ja harrastustoimintaa koskevat asiakirjatmin paperi/sähköinen 10v- virkistystoimikunnan pöytäkirjat- virkistystilaisuuksien järjestämistä koskevatasiakirjatTyöpaikkaruokailua koskevat asiakirjat- sopimuksetmin paperi/sähköinen 5v/voimassaoloaika85


10.9. Kunniamerkkien ja valtion virka-ansiomerkkien myöntäminen10.9.1. KunniamerkitSuomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ja Suomen Leijonan ritarikunnan kunniamerkit myöntäätasavallan presidentti eli suurmestari ritarikuntien esityksestä. (Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnanohjesääntö 16.5.1919, A Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta 747/1942). Ministeriötvalmistelevat kunniamerkkiesitykset ritarikunnille omalta hallinnonalaltaan. Kunniamerkkihakemuksialähettävät ministeriöille alaiset virastot, kansalaisjärjestöt, yhteisöt ja eräissä tapauksissayksityiset henkilöt. Ministeriöt lähettävät vuosittain tiedot ja ohjeet kunniamerkkihakemusten laatimisestaeli kunniamerkkiehdotuspyynnöt mahdollisille kunniamerkkien hakijoille.Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikuntien kanslia säilyttää kunniamerkkejä koskevatasiakirjat pysyvästi.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaKunniamerkkiehdotuspyynnöt min paperi/sähköinen 10vKunniamerkkihakemukset min paperi/sähköinen 10vMinisteriön kunniamerkkiehdotus min paperi/sähköinen spKunniamerkkikortisto/taulukko/rekisteri min paperi/sähköinen 30v/jatkuvaMinisteriöillä saattaa olla omia hallinnonalakohtaisia kunniamerkkejä tai vastaavia. Pysyvästi säilytetäänpäätökset, jotka kyseinen ministeriö itse vahvistaa. Sen sijaan pyyntöjen/ hakemusten/ehdotustensäilytysajat määrittelee kyseinen ministeriö itse.10.9.2. Valtion virka-ansiomerkitValtion virka-ansiomerkki annetaan tunnustukseksi valtion virassa suoritetusta pitkäaikaisesta palveluksesta.Virka-ansiomerkin antaa tasavallan presidentti. Se myönnetään hakemuksesta. Esityksenvirka-ansiomerkin antamisesta voi kuitenkin tehdä myös se virasto tai laitos, jossa tai jonkaalaisena virkamies palvelee tai on viimeksi palvellut. Hakemusten ja esitysten tarkastamista ja lausuntojenantamista varten on valtion virka-ansiomerkkitoimikunta.86


Virka-ansiomerkkihakemukset lähetetään ao. virastoon tai laitokseen, joka toimittaa hakemusasiakirjat,hakijoiden nimikirjanotteet, lausunnot sekä mahdolliset virka-ansiomerkkiesitykset virkaansiomerkkitoimikunnalle.Toimikunta tarkastaa hakemukset ja esitykset sekä antaa niistä lausuntonsa.Se toimittaa asiakirjat valtiovarainministeriölle tasavallan presidentille esiteltäväksi. Valtiovarainministeriöpitää luetteloa virka-ansiomerkin saaneista. Virka-ansiomerkistä on annettu asetusvuonna 1961 (166/1961).Virka-ansiomerkkitoimikunta toimii valtiovarainministeriön henkilöstöosaston yhteydessä. Valtiovarainministeriöei kirjaa virastoilta tulleita hakemuksia. Ministeriöille lähetettävät kirjeet virkaansiomerkinsaajista kirjataan valtiovarainministeriössä.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVM paperi spVirka-ansiomerkkien hakemusasiakirjat liitteineenVirka-ansiomerkkitoimikunnan lausunnot VM paperi spVirka-ansiomerkin saaneiden luettelotVirka-ansiomerkkitoimikunnan arkistokappaleVMpaperispTasavallan presidentin esittelylistan liitteenäVNKpaperispVirka-ansiomerkkipäätökset ministeriöilleVMpaperispminpaperi/sähköinen10vIlmoituskirjeet alaiselle hallinnolle min paperi/sähköinen sp10.10. Muut henkilöstöasiakirjatAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaKurinpitoasiakirjatTörkeitä virkarikoksia ja vastaavia koskevatasiakirjatVähämerkityksellisiä virkarikoksia jakurinpitoasioita koskevat asiakirjatmin paperi/sähköinen spmin paperi/sähköinen 10vTasa-arvoa koskevat asiakirjatSuunnitelmat, tasa-arvotoimikuntienasiakirjat, raportitmin paperi/sähköinen 10v87


Määräykset, ohjeet ja kyselykirjeet, saapuneetmin paperi/sähköinen voimassaoloaikaLausuntopyynnöt min paperi/sähköinen 10vLausunnot ja vastineet, ministeriön laatimatmin paperi/sähköinen spLahjoja, palkitsemisia ja muita huomionosoituksiakoskevat asiakirjatMääräykset ja ohjeet min paperi/sähköinen spEsitykset/ehdotukset min paperi/sähköinen 10vRekisterit/kortistot min paperi/sähköinen ajantasainen88


11. TIEDON HALLINTATiedon hallintaa koskevaan tehtäväryhmään on sisällytetty tietohallintoa, asiakirjahallintoa ja arkistotointasekä kirjastotointa ja tietopalvelua koskevat asiakirjat. Asiakirjojen säilytysmuodoksi onmerkitty paperi/sähköinen, koska organisaatiosta riippuen säilytysmuoto vaihtelee sen mukaan onkoko. organisaatiolla sähköisen säilyttämisen lupa vai ei.11.1. TietohallintoTietohallinto käsittää ne toiminnot, jotka luovat, kehittävät ja ylläpitävät organisaation konekielisiätietovarantoja, tietotekniikkapalveluja ja tietoprosesseja. Tietovarannolla tarkoitetaan organisaationkäsittelemää tietoa. Tietoprosessilla tarkoitetaan tiedon käsittelyä, jalostusta ja hallintaa organisaationtoiminnassa.Tietojärjestelmiä suunniteltaessa tulee ottaa huomioon järjestelmien sisältämien tietojen säilytystarve.Pitkäaikaiseen tai pysyvään säilytykseen tarkoitetut tiedot tulee tulostaa paperille tai mikrofilmilletai hakea arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen lupaa. Tietojärjestelmien menetelmäkuvaukset- parametritiedostojen muutokset, esijärjestelmät ja liittymäkuvaukset - säilytetään pysyvästisilloin, kun tietojärjestelmät sisältävät pysyvästi säilytettäviä tietoja. Muuten niitä säilytetään vähintäänjärjestelmän käytössäoloaika. Tietoja sähköisessä muodossa säilytettäessä tulee noudattaa hyväätietojenkäsittelytapaa varmistamalla tiedostot kerran vuorokaudessa.Tietohallintoa koskevien asiakirjojen säilytysvastuita määriteltäessä ei ole otettu huomioon valtioneuvostontai usean ministeriön yhteisiä järjestelmiä. Yhteisten järjestelmien säilytysvastuut täytyymääritellä erikseen, mutta ylläpidosta vastaava ministeriö on sopivin vastaamaan pysyvästi säilytettävientietojen tulostamisesta paperille ja arkistoimisesta.Tietohallinnon ja sen osatoimintojen kehittäminen tapahtuu yleensä hankkeissa, joiden asiakirjatarkistoidaan hankearkistoille annettujen ohjeiden mukaisesti (ks. luku hankearkistot). Tässä kohdassaon kehittämis- ja suunnitteluasiakirjoista otettu mukaan tietohallinnon kannalta keskeiset ohjeet,suunnitelmat ja selvitykset, jotka kannattaa hankearkistojen lisäksi arkistoida omaksi kokonaisuudeksi.89


Sähköisesti säilytettävien aineistojen osalta noudatetaan arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä sekäsähköisen säilyttämisen luvassa mahdollisesti määriteltyjä vaatimuksia.Tässä asiakirjaryhmässä on tyypillisesti asiakirjoja, jotka eivät ole julkisia. Esimerkkinä ovat laiteidenja ohjelmistojen hankkimiseen liittyvät tarjousasiakirjat.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTietohallinnon strategiasuunnitelmat- koko valtioneuvostoa koskevat- ministeriökohtaisetVMminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenspspTietohallinnon toimintasuunnitelmatmin paperi/sähköinen spTietohallinnon toimintakertomukset min paperi/sähköinen spTietoturvasuunnitelmatmin paperi/sähköinen sp- suunnitelman yleiset periaatteet ovat julkisia- yksityiskohtainen tietoturvasuunnitelma jasen liitteet eivät ole julkisia.Tietoturvaraportit min paperi/sähköinen 2vTietohallintoa koskevat oppaat ja ohjeet- säilytetään pysyvästi, jos tietojärjestelmäänmin paperi/sähköinen sp/voimassaoloaikasisältyvä aineisto on määrätty kokonaan taiosittain pysyvästi säilytettäväksi.- tietoturvaa koskevat yksityiskohtaiset oppaatja ohjeet ovat salaisiaTietohallinto- ja tietojärjestelmäsopimukset min paperi voimassaoloaika+ 10vOhjelmistolisenssit- sertifikaatti ulkopuolisilta toimittajiltamin paperi voimassaoloaikaTekniset kuvauksetPysyvästi säilytettäviä tietoja sisältävien tietojärjestelmienkuvauksetmin paperi/sähköinen sp90


Muut kuvaukset min paperi/sähköinen voimassaoloaika+ 5vHankinta-asiakirjatSuuria, toimintaan merkittävästi vaikuttavialaite- ja järjestelmähankintoja koskevat keskeisetasiakirjat- hankesuunnitelmat- päätökset- selvitykset kustannuksistavastuuminpaperi/sähköinen spMuut hankinta-asiakirjat- Tarjouspyynnöt, tilaukset, sopimukset, reklamaatiot,laskutositteetOhjelmien, järjestelmien ja laitteistojen hankinnattehdään usein myös projektien yhteydessä.Hankinta-asiakirjojen säilyttämistäkoskevat ohjeet on tältä osin huomioitavaprojektiaineistoissa.Projektiasiakirjat (ks. hankinta-asiakirjat)Systeemidokumentit- kun tietojärjestelmään sisältyvä aineisto taiosa siitä on säilytettävä pysyvästi- muutTiedostojen kuvaukset- kun tietojärjestelmään sisältyvä aineisto taiosa siitä on säilytettävä pysyvästi- muutmin paperi/sähköinen 10vmin paperi/sähköinen spmin paperi/sähköinen voimassaoloaikamin paperi/sähköinen spmin paperi/sähköinen voimassaoloaika91


Koodiluettelot- kun tietojärjestelmään sisältyvä aineisto taiosa siitä on säilytettävä pysyvästi- muutminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenspvoimassaoloaikaKirjeenvaihto- projektia koskeva- merkittäviä hankintoja koskevaminminpaperi/sähköinenpaperi/sähköinenvoimassaoloaikasp(KA 3.3.12)Laiterekisterit min paperi/sähköinen 10v11.2. Asiakirjahallinto- ja arkistotoimiAsiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat osittain päällekkäisiä tehtäväalueita, joista ainoastaan arkistotoimion virallisesti määritelty.Arkistolain (831/1994) 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyysja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvoja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajantietoja asiakirjahallinnossa.Asiakirjahallintoon kuuluviksi tehtäviksi on tässä suunnitelmassa määritelty asiakirjojen vastaanottamiseen,tuottamiseen, kirjaamiseen ja rekisteröintiin, käsittelyyn ja jakeluun liittyvät toiminnot.Säilytysmuodoksi on merkitty paperi/sähköinen, koska säilytystapa vaihtelee ministeriöiden välillä.Sähköisen säilyttämisen lupa mahdollistaa aineiston säilyttämisen ainoastaan sähköisessä muodossa.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaOhjeet ja määräykset (saapuneet) min paperi/sähköinen voimassaoloaikaArkistosäännöt ja vastaavat ohjeetMinisteriökohtaiset arkistosäännöt min paperi/sähköinen spArkistosäännön liitteinä olevat yleiset ohjeet min paperi/sähköinen voimassaoloaika92


(valtioneuvosto- tai ministeriökohtaiset säilytetäänpysyvästi liitteenä)- ministeriökohtaisen arkistosäännön liitteenäolevat yleiset ohjeetArkistonmuodostussuunnitelmat, arkistosäännönliiteValtioneuvoston yhteisetminSenaattorisähköinensähköinenajantasainenajantasainenMinisteriökohtaiset, hyväksytyt min paperi/sähköinen spDiaarit ja asiankäsittelyjärjestelmät diaarin osalta min sähköinen jatkuvaDiaarikaavat- ministeriön laatimat diaarikaavat Ajantasainen min paperi/sähköinen ajantasainentarkoittaa sitä, että säilytettäviä diarioituja asiakirjojavastaavat diaarikaavat tulee löytyä arkistosta.Kun aineisto siirretään arkistoon seuraaaineistoa koskevat diaarikaavat mukana.Diaarin arkistotulosteet min paperi pysyvä min paperi spDiaarit, manuaaliset kortistot ja kirjat min paperi min paperi sppysyvä- diaarit sisältävät ei-julkisia ja osittain ei-julkisiaasioitaArkistoluettelot- ministeriön arkiston laatima arkistoluettelot min paperi ajantasainenAjantasaisesta arkistoluettelosta tulee aina selvitäaineiston yhteys muualle siirrettyyn aineistoon.Se tulee mainita luettelon alussaLuovutusluettelot- ministeriön laatimat luovutusluettelot min paperi spMinisteriön laatimat hävitysluettelot* min paperi spMinisteriön laatimat arkistoaineistojen kuvailut min paperi ajantasainenEsitteet (omaa toimintaa koskevat) arkisto paperi spKäyttölupiin liittyvät asiakirjat min paperi/sähköinen 10v93


TilastotVNA/min paperi sp- säännölliset vuositilastot ja laatumittausten tulokset*Hävitysluetteloa ei tarvitse laatia, kun määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja –ryhmät on merkittyarkistonmuodostussuunnitelmaan. Kirjanpidon tilikirjojen ja –tositteiden hävittämisestä on ainatehtävä hävitysluettelo.11.3. KirjastotoimiKirjaston tehtävänä on seurata ministeriön toimialaan liittyvien tietoaineistojen ilmestymistä sekätehdä tietoaineistohankintoja. Ministeriö luetteloi hankkimansa aineiston kirjastojärjestelmään.Osalla ministeriöistä on käytössä yhteinen VNLib -kirjastotietokanta. Suurin osa ministeriöistä tallentaalehtien ja kausijulkaisujen viite- ja saapumisvalvontatiedot lehtikiertojärjestelmään.Kirjasto vastaa ministeriön henkilöstön tietotarpeisiin hyödyntämällä erilaisia tietovarantoja. Vaikkakirjasto säilyttää erilaisia tietoaineistoja, arkistointivastuu on aina arkistossa.Ministeriöt hankkivat yhteisesti sähköisiä tietoaineistoja jotka ovat käytettävissä Senaattorin palvelujenkautta. VALTIPAn tietoaineistoryhmä valitsee aineistot ja VNK tekee yhteishankinnat.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTietoaineistojen hankintojen kilpailutukseen liittyvätasiakirjat kts. HankinnatSopimukset erilaisista tietojärjestelmistä min paperi voimassaoloaika +10vKirjatilauksetYksittäiset kirjatilaukset min sähköinen ajantasainenLehtitilaukset min sähköinen ajantasainenTarjoukset min sähköinen ajantasainenReklamaatiot min sähköinen ajantasainenLaskutositteet (katso talous)Kustannusseuranta (katso talous)Kirjastojen tietojärjestelmät min sähköinen ajantasainen94


Uutuusluettelot min sähköinen ajantasainenLainakuitit min sähköinen kunnes palautettuLainakarhut min sähköinen kunnes palautettuPoistoluettelot min sähköinen ministeriön käytäntöVarastoluettelot min sähköinen ministeriön käytäntöKyselyt ja tietohaut- kyselyt, neuvonta ja tiedonhaut tilastoidaanmin sähköinen ministeriön käytäntötilastoviikoilla kaikki laajemmat tiedonhauttilastoidaan aina.TilastotVuositilastojen pohja-aineistotmin sähköinen ajantasainen- tietomateriaalin hankintamenot- kokoelmien suuruus- uutuudet- luetteloidut- lainaukset- kaukolainat- vuoden aikana hankituista lainattu- lehtitilaukset- kiertävät lehdet- lukijoita lehtikierrossa- sähköiset lehdetSäännölliset vuositilastot ja laatumittausten tuloksetmin paperi/sähköinen sp11.4. TietopalveluTietopalvelu pohjaa toimintansa organisaation ja sen asiakkaiden tietotarpeiden tunnistamiseen.Tietopalvelutoimintaa on organisaation sisäisten tietovarantojen ja -prosessien kehittäminen ja ylläpitäminen,ulkoisten tietojen hankkiminen sekä näiden hyödynnettävyyden varmistaminen ja tiedonaktiivinen tarjonta. Tietopalvelun erityisosaamista on mm. tiedon jäsentäminen, jalostaminen asiak-95


kaan tarpeisiin ja sisällönkuvailu. Arkiston ja kirjaston tietopalvelua koskevat asiakirjat on selvitettyao. kohdissaTietopalvelun suunnittelu ja kehittäminen tapahtuu valtioneuvostossa pääasiassa valtioneuvostontietopalveluyhteistyön VALTIPAn puitteissa Nämä VALTIPAn suunnittelu- ja kehittämisasiakirjatarkistoidaan hankearkistoihin .Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaOhjeet ja oppaatSaapuneet ohjeet ja oppaat min paperiajantasainen/sähköinenMinisteriössä laaditut ohjeet ja oppaat min paperiajantasainen/sähköinenEsitteet min paperi spTilastot min sähköinen käyttötarveMinisteriökohtaiset tilastot min paperisp/sähköinenKootut tilastotVALTIPA paperi sp- säännölliset vuosi tilastot ja laatumittausten tuloksetHankinta-asiakirjatSuuria, toimintaan merkittävästi vaikuttavia järjestelmähankintojavastuu min paperispkoskevat keskeiset asiakirjat- hankesuunnitelmat- päätökset- selvitykset kustannuksista/sähköinenMuut hankinta-asiakirjat- tarjouspyynnöt- tilaukset- sopimukset- reklamaatiot- laskutositteet (aktin osana)min paperi/sähköinen10v96


Hankinnat tehdään usein myös projektien yhteydessä.Hankinta-asiakirjojen säilyttämistä koskevat ohjeeton tältä osin huomioitava projektiaineistoissaSähköiset arkistotmin sähköinen jatkuva- sähköisten arkistojen pysyvästä säilyttämisestätulee sopia Kansallisarkiston kanssaValtioneuvoston tai ministeriöiden inter-, intra- jaextranetsivutmin sähköinen ajantasainen97


12. VIESTINTÄValtioneuvoston viestintäyksikkö vastaa pääministerin ja hallituksen tiedottamisesta sekä sovittaayhteen valtionhallinnon tiedottamista. Tiedotusyksikkö tiedottaa valtioneuvoston päätöksistä, hallituksenneuvotteluista ja ministerivaliokunnista, järjestää pääministerin ja koko hallituksen tiedotustilaisuuksiasekä huolehtii valtioneuvoston EU –tiedotuksesta ja valtionhallinnon EU –tiedottamisenyhteensovittamisesta.Jokaisella ministeriöllä on lisäksi omat tiedotustehtävät. Ministeriön tiedotusyksikköjen tehtävänäon ministeriökohtainen sisäinen ja ulkoinen viestintä.Tiedotustehtävien yhteydessä kertyy paljon myös audiovisuaalista aineistoa. Pääsääntöisesti virkaarkistoihinotetaan kuitenkin vain asiakirjallista aineistoa. Valokuvien osalta ministeriöiden arkistoissaon usein oma kuva-arkisto. Valokuvien osalta on kuitenkin hyvä huomata, että arkistolaitos eiota niitä vastaan.Usein tiedotusaineistoina pidetään myös ministereiden puheita. Tässä puheet on ryhmitelty hallitustenaineistojen yhteyteen.12.1. ViestintäAsiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTiedotteetValtioneuvoston tiedotteet VNK paperi spMinisteriöiden tiedotteet min paperi/sähköinen spLehdistökatsauksetVNKminpaperipaperi/sähköinen10vministeriönkäytäntöValtioneuvoston viikkoVNKminpainettupainettuspministeriönkäytäntöErityiskampanjoiden aineistot min paperi/sähköinen sp98


esim. EMU –tiedotus, erityishankkeetMinisteriöiden sisäiset lehdetesim. Tiukka Linja, Sosteri, Valtikkamin paperi spValtioneuvoston ja ministeriöiden inter-, intra- ja extranetsivutMinisteriöiden verkkosivut ja muut erillissivustot (esim. politiikkaohjelmat) ovat julkaisufoorumi,joilla oleva keskeinen aineisto on julkaistu myös muussa muodossa (esim. ministeriön tiedotteena).Siten verkkosivuja sellaisenaan ei ole tarpeen säilyttää ministeriöiden toimesta.Kansalliskirjasto taltioi säännöllisesti suomalaisia .fi -loppuisia verkkosivuja, joka täyttää tarpeentallentaa sivujen visuaalinen ulkoasu ja tekninen toteutus.12.2. ValokuvatValokuvien suositeltava säilytysmuoto on paperikopio. Digikuvien säilyttäminen edellyttää pysyvänsäilyttämisen varmistavaa dokumenttienhallintajärjestelmää.Kuvien käyttö edellyttää tunnistetietoja. Ne on merkittävä valokuvan taakse välittömästi kuvan kehittämisenjälkeen. Valokuva-aineistot tulee luetteloida ja niiden säilyvyys tulee turvata oikeillateknisillä ratkaisuilla. Säilytettäväksi otetaan samasta kuvasta korkeintaan kolme kappaletta. Keskeistenkuvien käyttöä voi helpottaa ja säilyvyyttä turvata esim. ottamalla niistä käyttökopioita.Säilytettäväksi suositellaan vain ministeriön virallista toimintaa kuvaavia valokuvia.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaValokuvat, negatiivitja diatValokuva-aineistojakoskevat luettelot jarekisteritminminpaperiatk-järj.spjatkuvaNegatiivit, ministeriönvarsinaista toimintaamin negatiivi sp99


koskevatValokuvat, ministeriönvarsinaista toimintaakoskevatDiakokoelmat, ministeriönvarsinaista toimintaakoskevatEnsimmäiset sivut jaotokset merkittävistämuutoksistaDigitaaliset kuvajärjestelmätmin valokuva spmin dia jatkuvamin paperi/muu 6vmin atk-järj. jatkuva100


13. TARKASTUSTOIMIValtionhallinnon tarkastustoimi jakautuu ohjaukseen ja valvontaan sekä ulkoiseen ja sisäiseen tarkastukseen.Ministeriöiden ja virastojen ja laitosten sisäisestä tarkastuksesta säädetään asetuksessavaltion talousarviosta (1243/1992) ja määrätään organisaation taloussäännössä tai erillisessä sisäisentarkastuksen ohjesäännössä.Virastojen sisäinen valvontaJokaisen valtion viraston ja laitoksen johdon on huolehdittava sisäisestä valvonnasta. Sillä varmistetaantalouden ja toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus, viraston ja laitoksen hallinnassa olevien varojenja omaisuuden turvaaminen sekä virastojen ja laitoksien johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämätoikeat ja riittävät tiedot taloudesta ja toiminnasta.Virastojen sisäinen tarkastusSisäisen valvonnan ohella kunkin viraston ja laitoksen on organisoitava sisäinen tarkastus, joka onjohtamisen tukitoiminto. Viraston ja laitoksen johdon on järjestettävä sisäinen tarkastus, jos siihenon perusteltua tarvetta 69 ja 69 a §:ssä edellytettyjen sisäisen valvonnan menettelyjen johdosta. Sisäisentarkastuksen tehtävänä on selvittää johdolle sisäisen valvonnan asianmukaisuus ja riittävyyssekä suorittaa johdon määräämät tarkastustehtävät. Sen perustehtäviin kuuluvat sisäisen valvonnan,riskienhallinnan ja hyvän hallintatavan noudattamisen tarkastaminen. Sisäisen tarkastuksen tehtäväon tuottaa viraston johdolle tietoa siitä onko organisaation taloudenhoito ja muut toiminnot toteutettulaillisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäinen tarkastus on toiminnallisestiriippumaton viraston toiminto, joka suoritetaan yleisesti hyväksyttyjen standardien ja suosituksienmukaan linjaorganisaatioista erillään. Sisäiseen tarkastukseen sisältyy mahdollisuus raportoida sellaiselleorganisaatiotaholle, joka voi puuttua sisäisen tarkastuksen esiin nostamiin asioihin.Valtionhallinnon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan neuvottelukunnan sisäisen tarkastuksenjaosto arvioi ja kehittää valtiontalouden ja -hallinnon sisäisen tarkastuksen yhteistyön organisointiasekä sisäistä tarkastusta. Jaoston puheenjohtajana toimii valtiovarain controller ja siinä on edustajatkaikilta hallinnonaloilta. Jaosto on laatinut viraston sisäisen tarkastuksen malliohjesäännön, jokalöytyy valtiovarainministeriön verkkosivuilta:http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/Saate_ja_malli.rtf101


Sisäisen tarkastuksen asiakirjojen säilyttämisestä on ohjeistettu arkistolaitoksen ohjeessa KA216/40/03.Virastojen ulkoinen ohjaus ja tarkastusMinisteriöiden ja niiden alaisten virastojen ja laitoksien ulkoista ohjausta ja valvontaa toteutetaanmm. EU:n rakennerahaston, VM:n, Valtiokonttorin, Valtiovarain controllerin, eduskunnan ja sentarkastusvaliokunnan sekä Valtiontalouden tarkastusviraston toimesta. Tärkeimmät ulkoisen raportoinninja valvonnan välineet ovat tilinpäätöskertomus, valtion talousarvio, vuositilintarkastukset(tilintarkastuskertomukset), tuloksellisuustarkastukset (tuloksellisuustarkastuskertomukset, jälkiseurantaraportit)ja tarvittaessa erillistarkastukset (erillistarkastuskertomukset).Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaSisäinen tarkastus ja valvontaSisäisen tarkastuksen ohjesäännöt min paperi/sähköinen spSisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelmat ja - min paperi/sähköinen spkertomuksetMääräykset sisäisen tarkastuksen järjestämisestä(taloussääntö)min paperi/sähköinen voimassaoloaika +10vMinisteriön rahoittaminen EU-projektien tarkastusraportitmin sähköinen 10vTarkastusraportit johdolle min sähköinen 5vUlkoinen tarkastus ja valvontaVTV:n ilmoitukset tilintarkastuksen aloittamisestamin sähköinen voimassaoloaika/1vTarkastusmuistiot ja väliraportit (saapuvat) min sähköinen 10vKommentit ja lausunnot (lähtevät) min sähköinen 10vVarainhoitovuoden tilintarkastuskertomukset min paperi/sähköinen spAnnetut selvitykset tilintarkastuskertomusten min sähköinen 10vaiheuttamista toimenpiteistä (lähtevät)Tuloksellisuustarkastuksen tarkastusmuistiot min sähköinen 10v(saapuvat)Tuloksellisuustarkastuksen palautepyynnöt(saapuvat)min sähköinen 10v102


Palautteet ja selvitykset (lähtevät) min sähköinen 10vKoneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukset min sähköinen 10v(lähtevät)Koneellisen kirjanpidon luvat Valtiokonttorista(saapuvat)min sähköinen 10v103


14. VARAUTUMINEN JA VALMIUSASIAT, TURVALLI-SUUS- JA SUOJELUASIAT14.1. VarautuminenValtioneuvoston, valtion hallintoviranomaisten, valtion liikelaitosten ja muiden valtion viranomaistensekä kuntien tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluinsekä muin toimenpitein varmistaa tehtäviensä mahdollisimman häiriötön hoitaminenmyös poikkeusoloissa. Poikkeusoloihin varautumista johtaa, valvoo ja yhteensovittaa valtioneuvostosekä kukin ministeriö hallinnonalallansa. (Valmiuslaki 1080/1991)Varautumisessa korostetaan normaalioloissa rakennettujen järjestelyjen ja toteutettujen toimenpiteidentärkeyttä. Normaalioloissa elintärkeiden toimintojen turvaamisen painopisteenä on erilaistenuhkien ennaltaehkäisy, torjunta ja vaikutuksista toipuminen normaaliolojen lainsäädännön ja voimavarojenavulla.Häiriötilanteissa toimivaltaisten viranomaisten ja tarvittaessa valtionjohdon on ryhdyttävä erityistoimenpiteisiintilanteesta selviämiseksi. Häiriötilanteet voivat aiheuttaa normaaliolojen säädöksiinsisältyvien toimivaltuuksien käyttöön ottamista, määrärahojen uudelleen kohdentamista, henkilöstöjärjestelyjäja muiden lisäresurssien osoittamista sekä säädösten tarkistamista. Keskeistä häiriötilanteissatoimimisessa on yhteistoiminnan tehostaminen ja johtamisedellytysten turvaaminen. Erityisestitilannekuvan muodostaminen, ylläpitäminen, analysoiminen ja jakaminen tarvitsijoille korostuvat.Häiriötilanteissa on tiedotettava aktiivisesti tilanteesta, viranomaisten toiminnasta ja toimintaohjeistasekä valtionjohdon linjauksista.Poikkeusolot on säädetty valmiuslaissa ja puolustustilalaissa. Lakien säätämiä toimivaltuuksia voidaanottaa käyttöön ja käyttää vain tilanteissa, joissa tilanteen hallitseminen ole mahdollista viranomaistensäännönmukaisin toimivaltuuksin. Euroopan yhteisön perustamissopimuksessa on määritettytilanteet, joissa jäsenvaltioiden on neuvoteltava keskenään estääkseen sen, että toimenpiteet,joihin jäsenvaltio voi joutua turvautumaan, vaikuttaisivat yhteismarkkinoiden toimintaan.Varautumistoiminnan asiakirjat voidaan luokitella poikkeusoloja, normaaliajan häiriötilanteita sekäerityistilanteita koskeviksi. Tässä esityksessä näitä tasoja ei ole esitetty erillisinä. Periaatteessa104


poikkeusolojenkin aikana syntyy samoja asiakirjoja kuin normaalioloissa, ja niitä käsitellään samojensääntöjen ja menettelytapojen mukaan, joskin epänormaaleissa olosuhteissa.Ministeriöiden sisäisten turvallisuus- ja varautumiselinten asiakirjat ja niiden säilytysajat määritelläänministeriöiden omissa arkistonmuodostussuunnitelmissa.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaVarautumista koskevat määräykset,laatijamin paperi/sähköinen spohjeet, suositukset ja oppaatPoikkeusoloja, normaaliajan häiriötilanteitaja muita erityistilanteita koskevatvalmiussuunnitelmat- valtakunnalliset- valtioneuvoston- ministeriöiden ja hallinnonalan min voimassaoloaikaValmiustarkastuksiin liittyvät asiakirjat(pöytäkirjat ja kirjeet)- valtakunnalliset- valtioneuvoston- ministeriöiden ja hallinnonalanspspspHarjoitusmateriaali ja koulutusaineistot- valtionhallinnon yhteisten harjoitusten- ministeriöiden ja hallinnonalan harjoitukset minTutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvätasiakirjat-sopimuksetmin-valmisteluaineistomin-raportitminErityistilanteiden kriisijohtaminen- johtamis- ja toimintaohjeet (tilannejohtamisvalmius)min- materiaalinen valmius (ohjeet)min- raportit (tilanneraportit)min10v10vvoimassaoloaika +10vspvoimassaoloaikavoimassaoloaikasp105


- tiedotteetKansainväliset valmiusasiakirjat (nato-, turvallisuus-ja terrorismiasiat)minUMminspsp10v14.2. Ministeriön turvallisuus- ja suojeluasiatTurvallisuusasioiden hoito on ministeriön toimiala, jonka tavoitteena on taata toimitilojen ja henkilökunnanturvallisuus, ylläpitää järjestystä ja työrauhaa, estää varkaudet, väärinkäytökset, ja uhkatilanteetsekä luoda luotettava ja huolehtiva ilmapiiri ministeriössä ja sen järjestämissä tilaisuuksissa(STM:n turvaohje).Viraston on laadittava suunnitelma henkilöstön, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseksi vaaratilanteissasekä sellaisia pelastustoimenpiteitä varten, joihin virasto omatoimisesti kykenee. (Pelastustoimilaki561/1999) Virastokohtaisten suunnitelmien lisäksi laaditaan hallinnonala- ja tapahtumakohtaisiasuunnitelmia.Asiakirjat vastuu muoto säilytysaikaTurvallisuutta koskevatasiakirjat- turvallisuussuunnitelmat,tietoturvallisuussuunnitelmat- toimintaan liittyvät sopimukset- turvallisuuteen liittyvättilanneraportit- turvallisuusjärjestelmienhankintaan liittyvät asiakirjatminminminminvoimassaoloaikavoimassaoloaika +10v10v10vMinisteriön virastosuojelu-palo-, pelastus- ja väestönsuojeluakoskevatsuunnitelmat, ohjeet ja oppaatminvoimassaoloaika106

More magazines by this user
Similar magazines