Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet

arkisto.fi

Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet

THE GREEN, BURNISTON,SCARBOROUGHFour bedroom two bathroom stone builtlarge spacious modern terrace house. Oneof four properties only. A village green isto the fore of these properties. Theaccommodation has fresh décorthroughout and comprises. Entrance hall.Lengthy wide lounge with patio doors tothe rear garden. Most sizeable separatedining room. Lovely breakfast kitchen.Ground floor cloaks/wc. The masterbedroom is within the end wing over thearch and has its own generous showerroom/wc. Further family four piecebathroom again in white. Oil centralheating to radiators. Double glazedwindows. Level rear lawned garden.Single stone built garage. Lovely propertywithin a highly regarded village.DIRECTIONS: Leave Scarborough on theWhitby road. Enter Burniston. Go throughthe village. Turn left onto Limestone Road.The Green is shortly on the right hand side.The garage for this property is through thearchway at the rear of the property.ENTRANCE HALL (6’9” x 4’9”) Covedceiling, radiator.LOUNGE (21’ x 10’6”) Coved ceiling, dadorail, stone fire surround, marble hearth, twodouble radiators, double glazed sliding patiodoors.DINING ROOM (12’ x 9’9”) Coved ceiling,dado rail, double radiator, under stairscupboard.BREAKFAST KITCHEN (15’9” x 9’)Modern style units comprising work tops,base units, wall cupboards concealedlighting under, dual aspect windows,plumbing for automatic washing machine,plumbing for dishwasher, inset sink unit,tiled splash backs, electric cooker point, freestanding oil central heating boiler, radiator,space for fridge freezer.


311.12.2008 Liite 1Kuva 1. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiAsiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin liittyviä tietojärjestelmiä ovat eAMSmetatietoarvojen tuottajana ja käsittelyn ohjaajana sekä asiakirjallisten tietojenkäsittelyyn liittyviä palveluita tuottava tietojärjestelmä.Asiakirjallisen tiedon metatiedot kertyvät käsittelyprosessin edetessä. eAMStuottaa tiedonohjaukseen sisältyvien metatietojen oletusarvot, joita auktorisoitukäyttäjä voi muuttaa.Tietojärjestelmä tuottaa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille seuraavatmetatiedot:• Avattu (2.2.1)• Identifiointitunnus (2.3)• Toimija (2.14)eAMS:n tuottamat metatiedot:• Käyttörajoitus (2.6)• Säilytysaika (2.11)• Tehtävä (2.13)Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.narc.fi


511.12.2008 Liite 1Asiakirjan saapuminen, alkuperäisyyden ja eheyden toteaminenSähköinen asiakirja on saapunut, kun se on käytettävissä ja käsiteltävissä organisaationtietojärjestelmässä.Paperilla saapuva asiakirja skannataan tietojärjestelmään ja asiakirjalle tallennetaanasiakirjan metatiedot.Saapuneen asiakirjan alkuperäisyys ja eheys tarkistetaan sähköisen allekirjoituksentarkistamisen avulla tai muutoin asiakirjaa teknisesti ja laadullisestitarkastelemalla. Mikäli asiakirja sisältää varmenteella tehdyn sähköisen allekirjoituksen,tarkistetaan varmenteen voimassaolo. Merkinnät alkuperäisyydenja eheyden toteamisesta tehdään tietojärjestelmään. Saapunutta sähköistäasiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedotlähettäjästä, eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Alkuperäisyydenja eheyden tarkistamisen yhteydessä asiakirjan vastaanottanutorganisaatio tarkistaa, onko kyseessä organisaation tehtäviin liittyvä asiakirja.Merkinnät asiakirjan vastaanottamisen sekä alkuperäisyyden ja eheyden toteamisestatallennetaan asiakirjan metatietoihin:• Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu (4.2)• Asiakirjan sähköinen allekirjoitus (4.3)• Toimija (2.14)• Vastaanotettu (2.2.6)Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta varmistetaan, että asiakirja on tulkittavissailman sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä mekanismeja.Asiakas vastaanottaa tiedon asiakirjan saapumisestaAsiakirjan talteenottoMikäli asiakirja on saapunut sähköisesti, tietojärjestelmä lähettää asiakirjanvastaanotosta tiedon asiakkaalle ja tallentaa toimenpidetiedot tapahtumasta.Ennen kuin asiakirja (saapunut tai laadittu) voidaan tallentaa tietojärjestelmään,sen yhteensopivuus on tarkastettava: sisältääkö asiakirja tarvittavatmetatiedot ja onko se tallennettu tietojärjestelmän ymmärtämään muotoon.Ennen tallentamista asiakirjan käsittelyyn voi liittyä useita vaiheita, jotta sevastaa tallennusmuodoltaan ja metatietorakenteiltaan vastaanottavan tietojärjestelmänvaatimuksia.Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.narc.fi


611.12.2008 Liite 1KäsittelyvaiheetKäsittelyvaiheet määräytyvät kunkin organisaation tehtävien mukaisesti. Käsittelyynvoi liittyä useita vaiheita, joissa tuotetaan ja käsitellään erilaisia asiakirjallisiatietoja. Tässä kuvauksessa käsittelyvaiheet on kuvattu yleisellä tasollaja tarkemman kuvauksen tuottaminen on kunkin organisaation omallavastuulla oleva tehtävä.Käsittelyvaiheet tallennetaan tietojärjestelmään toimenpiteinä, joihin voi liittyäasiakirja ja seuraavat metatiedot:• Laadittu (5.1.3)• Toimija (5.5)eAMS:n tuottamat metatiedot:• Nimeke (käsittelyvaiheen nimeke 5.3) tai käyttäjä laatii• Tyyppi (5.6)Mikäli käsittelyvaiheisiin liittyy asiakirja, siihen on ennen tietojärjestelmään tallentamistatarvittaessa lisättävä tai tarkennettava metatietoja ja tarkastettavaniiden oikeellisuus.Asiakas vastaanottaa tiedon käsittelyvaiheestaAsiakkaalla on oikeus saada tietoa käsittelyvaiheesta. Tietojärjestelmä tuottaatoimenpidetiedot sähköisen palvelurajapintamäärittelyn mukaisesti.Asiakas vastaa toimenpidepyyntöönKun asiakkaalle lähetetään toimenpidepyyntö (esim. hakemukseen liittyvä lisätietopyyntö),tietojärjestelmä tallentaa tapahtumasta toimenpiteen metatiedot:• Laadittu (5.1.3)• Toimija (5.5)• Lähetetty (5.1.4)eAMS:n tuottamat metatiedot:• Nimeke (5.3)• Tyyppi (5.6)Tietojärjestelmä jää odottamaan asiakkaan vastausta tai jatkaa käsittelyämääriteltyjen vaiheiden mukaisesti.Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.narc.fi


711.12.2008 Liite 1Käsittelyn päättäminenKäsittelyn päättyessä tietojärjestelmä tuottaa päätösajankohdan ja tiedoksiantoonliittyvät metatiedot:• Päättymispvm (3.1.1)• Sähköinen tiedoksianto (3.2.5–3.2.6)Asiakas vastaanottaa päätöksenMikäli asiakas on suostunut sähköiseen tiedoksiantoon, asiakkaalle lähetetäänilmoitus päätöksestä. Tietojärjestelmään tallennetaan metatiedot:• Tiedoksiantoperiodi (3.2.3)Kun tiedoksianto on noudettu, tallennetaan metatietoihin päivämäärätieto• Tiedoksiannon hakeminen (3.2.4)Muutoksenhaun käsittelyAsiakas hakee muutostaAsiakas laatii muutospyynnön (oikaisuvaatimus/valitus).Organisaatio käsittelee muutospyynnönKäsittelyn päättämisen jälkeen päätöstä voidaan joutua oikaisemaan esim.päätösasiakirjan kirjoitusvirheen korjaamiseksi.Oikaisuvaatimuksessa käsittelyprosessi aktivoidaan uudelleen ja tietojärjestelmääntallennetaan oikaisupäätös varsinaisen käsittelyprosessin loppuun.Päätökseen voi liittyä muutoksenhakuprosessi, jolloin päätökseen haetaanmuutosta. Muutoksenhakuprosessiin liittyvät asiakirjat tallennetaan päätöstoimenpiteenjälkeisinä välitoimenpiteinä. Päätetty kohde on avattava uudelleen.Muutoksenhakuprosessi päättyy muutoksenhakuun liittyvään asianomaisenvalitusviranomaisen tekemään päätökseen.Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.narc.fi

More magazines by this user
Similar magazines