VAPA-yleiskuvaus - Arkistolaitos
VAPA-yleiskuvaus - Arkistolaitos
VAPA-yleiskuvaus - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>VAPA</strong> – YLEISKUVAUSv. 1.1 [4.1.2013]4 (12)1. <strong>VAPA</strong>N KÄYTTÖÖNOTTO1.1 Siirrettävä aineisto<strong>VAPA</strong>an siirrettävän asiakirjatiedon tulee olla:• valtionhallinnon organisaation tuottamaa• arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen määräämää• korkeintaan suojaustasoon IV tai III kuuluvaa• SÄHKE-normin metatietovaatimukset ja SÄHKE2-normissa kuvatun siirtorakenteenmukaista sekä• arkistolaitoksen hyväksymässä pitkäaikaissäilytyksen formaatissa (asiakirjatiedostottai tietojärjestelmän data).ks. SÄHKE2-normi + liite1. metatietomalliks. siirto-ohje1.2 Sähköisen säilyttämisen lupa tai säilytysmuotoa koskeva päätös<strong>VAPA</strong>n käyttöönoton lähtökohtana on, että organisaatiolla on arkistolaitoksenmyöntämä sähköisen säilyttämisen lupa tietojärjestelmälle, josta asiakirjatiedotsiirretään <strong>VAPA</strong>an. Sähköisen säilyttämisen lupamenettelyllä varmistetaan, ettäasiakirjatieto on muodostunut SÄHKE-normien mukaan ja että sillä on SÄHKE2-normin mukaiset pakolliset metatiedot.Organisaatio voi siirtää rekisteri- tai tietokantatietoja <strong>VAPA</strong>an hakemalla arkistolaitokseltanäille asiakirjatiedoille säilytysmuotoa koskevan päätöksen, jossa asiakirjatiedotmäärätään säilytettäväksi yksinomaan sähköisesti ja siirrettäväksi <strong>VAPA</strong>an.Jos asiakirjatiedoilla on säilytysmuotoa koskeva päätös, ei organisaatio tarvitse hakeako. asiakirjatiedoille sähköisen säilyttämisen lupaa.1.3 SiirtosopimusSiirtävä organisaatio eli <strong>VAPA</strong>-asiakas ja arkistolaitos tekevät palvelun käytöstä siirto-ja säilytyssopimuksen, jossa sovitaan palveluun käyttöön liittyvistä vastuista javelvoitteista sekä laaditaan suunnitelma siirrettävistä asiakirjatiedoista (aineistosta)eli ns. siirtosuunnitelma.Siirtosopimuksella <strong>VAPA</strong>an siirrettyjen aineistojen omistajuus ja tietopalvelutehtävätkuuluvat <strong>VAPA</strong>-asiakkaalle, joka vastaa siten tietopalvelutehtävistä eli <strong>VAPA</strong>ansiirretyn aineiston antamisesta ulospäin muille viranomaisille, kansalaisille tai tutkijoille.Siirtosopimus on aina organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtainen ja se tehdään viideksivuodeksi kerrallaan. Siirtosopimukseen kuuluvassa siirtosuunnitelmassa määritellään<strong>VAPA</strong>an siirrettävä aineisto.
Change language