Elämme arvojemme mukaisesti - Colgate

colgate.es

Elämme arvojemme mukaisesti - Colgate

EETTINEN OHJEISTOElämme arvojemme mukaisestiHuolenpito • maailmanlaajuinen yhteistyö • jatkuva kehitysNoudatamme korkeimpiaeettisiä standardeja


VIESTI PÄÄJOHTAJALTAMME JAHALLINTONEUVOSTON PUHEENJOHTAJALTAMMEJCo yli 200 vuoden ajan Colgate-Palmolive on osoittanut jatkuvaasitoutumista syvään juurtuneisiin arvoihimme ja periaatteisiimmeharjoittamalla rehellistä ja lahjomatonta liiketoimintaa samalla, kunolemme toimineet arvojemme mukaisesti johtamalla kunnioittaen muita.Olen ylpeä, että juhlimme nyt yhtiön eettisen ohjeiston 25-vuotispäivää.Vuodesta 1987 lähtien eettinen ohjeistomme on ohjannut meitä.Nämä toimintaperiaatteet heijastavat Colgaten arvoja ja vakiintuneitanormeja, jotka säätävät eettistä käyttäytymistämme. Pysyäksemmeajan tasalla muuttuvassa maailmassa ja muuttuvilla markkinoillaeettistä ohjeistoa päivitetään ja uusitaan jatkuvasti, jotta varmistetaansen relevanssi ja kaikenkattavuus. Liikemaailman tapahtumat eivätkoskaan ole olleet haastavampia tai monimutkaisempia, minkä vuoksiliiketoiminnan harjoittaminen eettisellä, lainmukaisella ja sosiaalisestivastuuntuntoisella tavalla on entistä tärkeämpää. Meidän kaikkientässä globaalissa yhtiössämme, jolla on toimipisteitä monissa maissaympäri maailman, täytyy varmistaa, että käyttäytymisemme japäätöksemme ovat eettisen ohjeistomme arvojen mukaisia.Jokainen meistä tekee päivittäin päätöksiä, joilla saattaa ollataloudellisia, inhimillisiä, yhteisöllisiä tai eettisiä seuraamuksia. Ontärkeää, että Colgaten työntekijänä luet ja täydellisesti ymmärräteettisen ohjeistomme sääntöt ja noudatat niitä. Ohjeisto painottaameidän jokaisen henkilökohtaista vastuuta toimia rehellisesti ja pitääkiinni korkeimmista eettisistä standardeista.Ei kuitenkaan riitä, että tiedämme eettisen ohjeiston olemassaolosta.Colgaten työntekijöinä edistämme eettistä käyttäytymistä toimiemmeja sanojemme välityksellä. Olemme vastuussa omista toimistamme japäätöksistämme, ja vaadimme muitakin lopettamaan käytöksen, joka onristiriidassa eettisen ohjeistomme ja muiden Colgaten ohjeiden kanssa.Colgaten maine on meidän jokaisen käsissä. Kiitos, että olet sitoutunutyhteisiin arvoihimme ja eettiseen johtajuuteen, jotka ovat elintärkeitämenestyäksemme yritysmaailmassa tulevaisuudessakin.Ian CookPääjohtaja ja hallintoneuvoston puheenjohtaja


Eläminen arvojemme mukaisestiElämällä Colgate-arvojemme – huolenpito, maailmanlaajuinen yhteistyöja jatkuva kehitys – mukaisesti luomme kulttuurin, jossa ihmiset toimivattiiminä ja työskentelevät yhdessä saavuttaakseen yhteisen päämäärän.Colgaten kolme oleellista arvoa liittyvät kaikkeen, mitä teemme.HuolenpitoYhtiö pitää huolta ihmisistä: Colgaten työntekijöistä, asiakkaista, osakkeenomistajista,kuluttajista, tavarantoimittajista ja liikekumppaneista. Colgate on sitoutunut toimimaanmyötätuntoisesti, lahjomattomasti, rehellisesti ja erittäin eettisesti kaikissa tilanteissa,kuuntelemaan toisia kunnioittaen ja arvostamaan erilaisuutta. Yhtiö on myös sitoutunutsuojelemaan ympäristöä, kohentamaan yhteisöjä, joissa Colgaten työntekijät asuvat jatyöskentelevät, ja noudattamaan kaikkia valtiollisia lakeja ja säännöksiä.Maailmanlaajuinen yhteistyöKaikki Colgaten työntekijät ovat osa maailmanlaajuista tiimiä, joka on sitoutunut toimimaanyhdessä valtiorajojen yli ympäri maailman. Yhtiö voi menestyä ja pitää yllä kannattavaakasvua vain jakamalla ideoita, teknologioita ja kykyjä.Jatkuva kehitysColgaten työntekijät ovat sitoutuneet kehittymään, niin yksilöinä kuin tiimeinä. Ymmärtämälläkuluttajien ja asiakkaiden odotukset paremmin ja pyrkimällä jatkuvasti luomaan ja kehittämääntuotteita, palveluja ja prosesseja Colgatesta "tulee paras".Nykyajan entistä kilpailukykyisemmillä markkinoilla Colgaten arvot ovat henkilökohtaisen,tiimin ja yhtiön menestyksen peruspilari. Voimme saavuttaa erinomaisen liiketuloksen ainoastaankunnioittamalla muita ja elämällä Colgaten arvojen mukaisesti.2 EETTINEN OHJEISTO


Kunnioittava johtaminenColgaten henkilökunta toteuttaa yhtiön arvoja johtamallakunnioittaen muita.Johtamalla muita kunnioittaen luomme ilmapiirin, jossa ihmiset voivat vapaasti tehdä ehdotuksia,osallistua ideointiin ja panostaa organisaatioomme.Kunnioittava johtaminen luo ilmapiirin, jossa ihmiset todella välittävät toisistaan ja työskenteleväthyvin yhdessä saavuttaakseen täyden potentiaalinsa.Kunnioittavan johtamisen periaatteet ovat:KommunikoiIlmaise ideasi selkeästi ja yksinkertaisesti. Kuuntele muita. Luo ilmapiiri, jossa ihmisten onhelppo kertoa ajatuksistaan. Edistä nopeaa ja jatkuvaa informaationkulkua kaikkien välillä.Anna ja pyydä palautettaKehitä koko Colgaten henkilökuntaa antamalla ja pyytämällä rakentavaa, spesifistäpalautetta. Ohjaa muita ja auta heitä etenemään. Motivoi positiiviseen muutokseen ja inspiroierinomaiseen työpanokseen.Arvosta yksilöllistä panostaArvosta muiden panosta ja heidän tekemäänsä hyvää työtä ja huomioi se. Kunnioitayksilöllisyyttä. Ota muut mukaan päätöksentekoon ja prioriteettien asetukseen. Jokaisen henkilönerilaisuuden arvostaminen on avain liike-elämässä menestymiseen nyt ja tulevaisuudessa.Kannata tiimityötäPidä huolta, että kaikki ovat sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin. Ratkaise konfliktitpositiivisella tavalla.Toimi esimerkkinäToimi positiivisena esimerkkinä harjoittamalla eettistä liiketoimintaa, hallitsemalla stressiä jaluomalla miellyttävä ja tasapainoinen työympäristö.Colgate-palmolive company 3


COLGATE-PALMOLIVE CODE OF CONDUCTSISÄLLYSLUETTELOEettisestä ohjeistosta.............................................................. 5Suhteemme toisiimme............................................................. 6Suhteemme yhtiöön............................................................... 8Suhteemme yhtiön hallitukseen.................................................... 14Suhteemme muihin yrityksiin...................................................... 15Suhteemme kuluttajiin ........................................................... 17Suhteemme valtiovaltaan ja lakeihin................................................ 19Suhteemme yhteiskuntaan........................................................ 23Suhteemme ympäristöön ......................................................... 25Suhteemme osakkeenomistajiin.................................................... 26Noudattamisvelvollisuus.......................................................... 27Kysykää neuvoja ja ilmoittakaa rikkomuksista. ....................................... 28Asiahakemisto................................................................... 30Usein kysyttyjä kysymyksiä........................................................ 31


EETTISESTÄOHJEISTOSTAColgaten eettisen ohjeiston tarkoitus on ohjata meitä päivittäisessä liiketoiminnassa kuvastaenoikeita käyttäytymistapoja ja yritysarvojamme. Eettinen ohjeisto osoittaa, että se, miten saavutammeliiketoimintatulokset, on aivan yhtä tärkeätä kuin niiden saavuttaminen. Colgaten eettinen ohjeisto koskeekaikkia Colgaten ja sen tytäryhtiöiden johtajia, toimihenkilöitä ja muita työntekijöitä ympäri maailman.Ohjeisto koskee myös alihankkijoita ja tavarantoimittajia, koska ohjeiston noudattaminen on ehtonayhteistyölle Colgaten kanssa.Ennen kaikkea jokainen työntekijä on velvollinen toimimaan rehellisesti ja johtamaan noudattaen eettistäohjeistoa, maailmanlaajuisia liiketapasäännöksiä (Global Business Practices Guidelines), yrityksenkäytäntöjä ja kaikkia soveltuvia lakeja. Toimimalla täysin eettisesti ja rehellisesti kaikissa liikesuhteissammeja päätöksenteossa osoitamme, että olemme osa kulttuuria, joka toimii korkeimpien eettisten normienpohjalta.On helpointa toimia eettisen ohjeiston mukaisesti, kun käyttää harkintakykyään ja pyytää neuvoja ainatarvittaessa. Jokainen meistä on vastuussa omasta päätöksenteostaan ja ohjeiston noudattamisesta. Ennenkuin toimitte epäselvässä tilanteessa, kysykää itseltänne:• Onko minulla valtuudet toimia näin?• Toiminko hyvänä esimerkkinä?• Onko oikein tehdä näin?• Onko toiminta laillista ja Colgaten arvojen, kunnioittavan johtamisen periaatteiden, eettistenohjeiston, yhtiön liiketapasäännösten ja muiden säännösten mukaista?• Voisinko hyvällä omallatunnolla kertoa tästä jollekulle, jota arvostan?• Edistääkö tämä Colgaten mainetta eettisenä yrityksenä?• Toiminko korkeimpien eettisten standardien mukaisesti?Jos vastaus yhteenkään näistä on EI tai jos teillä on kysymyksiä tai ongelmia eettisen ohjeiston tai muunvastaavan Colgaten säännön tai menettelytavan tulkinnassa tai soveltamisessa, ottakaa yhteys esimieheenne,henkilöstöosastoon, lakiorganisaatioon (Global Legal Organization) tai eettisen ja säännönmukaisentoiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance).Ketään ei rangaista siitä, että hän valittaa tai raportoi mahdollisesta eettiseen ohjeistoon liittyvästärikkomuksesta, osallistuu siihen liittyvään tutkintaan tai auttaa siinä, ellei todeta, että syytös on tahallisestitehty väärin perustein tai siitä annetut tiedot ovat tietoisesti valheellisia. Colgate pyrkii pitämään kaikkivalitukset luottamuksellisina niin pitkälle kuin vain mahdollista.Eettinen ohjeisto on luettavissa internetissä, ja se on käännetty usealle paikalliselle kielelle. Colgate vaatii,että kaikki sen työntekijät lukevat ja ymmärtävät ohjeiston ja noudattavat sitä. Ohjeiden noudattaminen eikuitenkaan tapahdu itsestään. Se vaatii sitoutumista meiltä jokaiselta. Tukeakseen tätä sitoutumista Colgatetarjoaa vuosittain työntekijöilleen ohjeistoon liittyvää koulutusta ja sertifiointia maailmanlaajuisesti.Colgate-palmolive company 5


SUHTEEMMETOISIIMMEKanssakäymisemme tulisi perustua keskinäiseen luottamukseen ja velvollisuuksiemmetäyttämiseen. Olemme velvollisia kohtelemaan toinen toistamme kunnioittavasti ja arvoa antaen.Pyrimme menestyksellisiin ihmissuhteisiin työpaikalla.Colgatella arvostetaan työntekijöiden voimakasta henkilökohtaista sitoutumista ja niitä ansiokkaita saavutuksia,joita sitoutuminen tuo mukanaan. Tämäntasoinen yhteistyö voidaan saavuttaa vain ilmapiirissä, jossa vallitseeluottamuksellisuus ja kunnioitus ja jossa kommunikaatio on avointa ja vilpitöntä. Kaiken kanssakäymisentyötovereiden, alaisten ja johtoportaan kanssa tulisi perustua kumppanuuteen, jossa jokaisen yksilönkäyttäytymistä ohjaa ensisijaisesti sitoutuminen korkeimpien eettisten standardien noudattamiseen.Suhteenne työtovereihinne pitäisi olla kuin voittajajoukkueen jäsenyyden. Sovussa työskentelevät kollegat, jotkakeskittyvät yhteisiin tavoitteisiin, muodostavat liiketoimintaamme edistävän voimatekijän. Tämän dynaamisentiimisuhteen onnistumiseksi jokaisen on täytettävä omat velvollisuutensa ja pystyttävä olemaan varma siitä, ettämuutkin tekevät niin. Tämä merkitsee sitä, että joka tasolla on annettava tarvittavaa tukea toisille, jotta työ saadaanpäätökseen. Kenenkään yksilön tai minkään liiketoimintayksikön omia etuja ei saa asettaa yhtiön etujen edelle.Oman suhteenne työtovereihinne ja alaisiinne tulee edistää eettistä toimintaa ja sääntöjen noudattamistaolemalla esimerkkinä soveliaisuudesta, reiluudesta ja rehellisyydestä. Johtaja on vastuussa siitä, että työsuoritustenvaatimustaso määritellään tarkasti ja että työpaikalle luodaan ilmapiiri, joka edistää tiimityötä ja eettistä käytöstä.Edistämme avointa ja vilpitöntä kommunikaatiota.Rohkaiskaa luovaan ja innovatiiviseen ajatteluun ja, jos olette esimiesasemassa, kohdelkaa alaisianneyksilöllisesti antaen heille tarvittavan vapauden suorittaa työtehtävänsä. Tehkää ehdotuksia työnteonparantamiseksi.Suhteen esimieheen tulee perustua molemminpuoliseen kunnioitukseen ja luottamukseen. Teja esimiehenne muodostatte ryhmän, jolla on yhteinen, yhtiön yksiköllenne asettama päämääräsaavutettavana. Olette esimiehenne lailla vastuussa siitä, että kommunikaatio välillänne on avointa jarehellistä. Tehkää aloitteita niin usein kuin mahdollista. Olkaa innovatiivisia ongelmien ratkaisussa.Yhteistoiminta ja luovuus ovat olennaisia sekä oman yksikön että yhtiön päämäärien tavoittamiseksi.Colgaten henkilöstö on paras voimavaramme.Colgate välittää ihmisistä. Tämä käy työpaikoilla ilmi siitä, että on luotu monenlaisia ohjelmia, joidentarkoituksena on tukea ja palkita yksilöiden ja ryhmien saavutuksia. Teitä rohkaistaan etenemäänniin pitkälle kuin pystytte ja takaamaan osaltanne yhtiön menestymisen. Juuri lahjakas ja pätevähenkilöstömme ympäri maailman tekee liiketoimintamme menestymisen mahdolliseksi. Seuraavatsäännöt koskevat henkilöstön palkkaamista:• Ohjeistonsa mukaisesti Colgaten käytäntö ja pyrkimys on tarjota kaikille päteville henkilöille yhtäläisetmahdollisuudet työhönotossa. Yhtiö ei syrji ketään työntekijää tai -hakijaa työnhakutilanteessa rodun,6 EETTINEN OHJEISTO


ihonvärin, uskonnon, sukupuolen, sukupuoli-identiteetin, kansallisuuden, etnisen alkuperän, iän,seksuaalisen suuntautumisen, vammaisuuden, aviosäädyn, veteraanistatuksen tai minkään muun laillasuojatun syyn vuoksi liittyen mihinkään työehtoihin. Tämä käsittää rekrytoinnin, palkkaamisen, ylennykset,siirrot, kompensaation, koulutuksen, siirtämisen alempiin tehtäviin ja lomauttamisen, muttei rajoitu niihin.• Emme käytä lapsityövoimaa. Lapsityövoimaksi luokitellaan kunkin maan laissa työikäiseksimääriteltyä nuoremman henkilön työllistäminen. Emme kuitenkaan koskaan tietoisesti työllistä allekuusitoista (16) -vuotiasta henkilöä.• Ylläpidämme ketään syrjimättömän työympäristön ja tavoittelemme erinomaisuutta houkuttelemallayhtiön palvelukseen erilaisen taustan omaavia henkilöitä.• Järjestämme harjoittelu-, koulutus- ja urallaetenemismahdollisuuksia, jotka auttavat kaikkia Colgatentyöntekijöitä kehittymään ja etenemään urallaan.• Arvioimme työsuorituksia antaen suoraa ja tarkkaa palautetta. Tämä prosessi rohkaisee myöstyöntekijöitä antamaan lausuntoja ja keskustelemaan asioista, ja antaa korkeamman johdon tarkistaaarvioinnit.• Maksamme saavutuksista sekä annamme tunnustusta ja palkitsemme esimerkiksi puheenjohtajan”You Can Make A Difference”-palkinto-ohjelman avulla yksilöitä tai tiimejä näiden ylittäessänormaalit työvelvollisuutensa.• Kiellämme Colgaten henkilöstön seksuaalisen tai muunlaisen ahdistelun työpaikalla tai muuallayhtiön liikeasioita hoidettaessa.K:V:Yksi työkaverini lähetti sähköpostitse sopimattoman vitsin minulle ja muutamalle muulle kollegalleen.Minusta vitsi oli loukkaava, mutta en tiedä, pitäisikö minun ottaa asia puheeksi työkaverini kanssa.Colgate-Palmolive on sitoutunut ylläpitämään ammattimaista työympäristöä, jossa kaikkia Colgaten työntekijöitäkohdellaan kunnioittavasti ja arvostaen. Tämän vuoksi loukkaavaa tai sopimatonta käyttäytymistä eihyväksytä. Jos teistä tuntuu hankalalta keskustella asiasta suoraan työkaverinne kanssa, kääntykää esimiehenne,henkilöstöosaston, tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osaston (Global Ethics and Compliance) puoleen.• Pyrimme yhtiön politiikan ja menettelytapojen mukaisesti välttämään suosikkijärjestelmää tai mitäänsiihen viittaavaa työpaikalla.• Teemme parhaamme mahdollisten riskien poistamiseksi työpaikalta ja kaikkien sovellettavissa olevientyöturvallisuutta ja -terveyttä koskevien lakien ja normien noudattamiseksi.• Ylläpidämme turvallista, terveellistä ja tuottavaa työympäristöä niin Colgaten henkilöstölle kuinmuille seuraavin keinoin:– kieltämällä laittomien huumeiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden hallussapidon, käytön, myynninja kuljetuksen yhtiön omistamalla alueella tai työaikana– kieltämällä yhtiöön liittyvät liiketoimet alkoholin vaikutuksen alaisuudessa– kieltämällä aseiden tai ammusten hallussapidon ja käytön yhtiön omistamalla alueella taiyhtiöön liittyvissä liiketoimissa paikallisten lakien mukaisesti. Aseen hallussapito voidaan salliaturvahenkilökunnalle, jos tämä todetaan välttämättömäksi yhtiön henkilökunnan turvallisuudentakaamiseksi.– kieltämällä kaikki toimet, jotka voitaisiin katsoa väkivaltaisiksi, uhkaaviksi, nöyryyttäviksi taipelottaviksi– vaatimalla, että huumeiden tai alkoholin väärinkäytöstä, väkivallasta ja laittomasta aseidenhallussapidosta täytyy heti ilmoittaa työnjohdolle.Colgate-palmolive company 7


SUHTEEMMEYHTIÖÖNColgaten edustajina pyrimme noudattamaan Colgaten menettelytapoja ja tekemään parhaammeyhtiön tuloksien parantamiseksi. Tiedämme, että meihin uskotaan ja luotetaan, ja toimimmelahjomattomasti ja rehellisesti kaikissa tilanteissa säilyttääksemme tämän uskon ja luottamuksen.Vältämme eturistiriidat ja muut tilanteet, jotka voisivat olla yhtiölle vahingollisia.Vältämme eturistiriidat.Arviointikykynne on yksi arvokkaimmista ominaisuuksistanne. On parasta yrittää välttää sellaista toimintaa taiosallistumista ja sellaisia yhteyksiä, jotka ovat tai vaikuttavat olevan ristiriidassa yhtiön parhaiden etujen kanssa.Ristiriitoja voi syntyä monissa eri tilanteissa. On mahdotonta kartoittaa niitä kaikkia tässä, eikä asianmukaisenja sopimattoman toiminnan erottaminen toisistaan ole aina helppoa. Kyseenalaisissa tapauksissa on hyvä pohtiaasiaa esimiehen, henkilöstöosaston tai lakiorganisaation (Global Legal Organization) kanssa ennen toimintaanryhtymistä. Seuraavat suuntaviivat soveltuvat useimpiin tavallisiin ristiriitatapauksiin.SijoituksetÄlkää tehkö sellaista sijoitusta, joka saattaisi vaikuttaa liikepäätöksiinne. Yhtiöpolitiikkaan sisältyy kielto,jonka mukaan Colgaten henkilöstö ei saa omistaa osakkeita tai olla omistuksellisessa hyötysuhteessa yhtiöön,jonka kanssa Colgatella on liikeyhteyksiä tai jonka kanssa se kilpailee. Tämä kielto ei koske tilanteita, joissaomistetaan pieniä määriä pörssinoteeratun yrityksen osakkeita (yleensä alle 1 %) olettaen, että sijoitus ei oleniin huomattava, että se näyttää voivan aiheuttaa eturistiriidan. Jos olette tehneet mahdollisesti kiellettyjäsijoituksia jo ennen Colgateen tuloanne, ilmoittakaa niistä lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization).PerheIlmoittakaa esimiehellenne ja hankkikaa lupa yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajalta sekälakiorganisaatiolta (Global Legal Organization) ennen kuin ryhdytte liiketoimiin Colgaten nimissä minkäänsellaisen yrityksen kanssa, jossa te tai lähisukulaisenne olette osallisia, jos toimistanne tai näiden toimistasaattaa olla teille hyötyä.Muut työtÄlkää työskennelkö Colgaten kilpailijan palveluksessa ollessanne Colgatella työssä älkääkä tehkö työtämillekään kolmannelle osapuolelle (jälleenmyyjälle, asiakkaalle tai tavarantoimittajalle) tai avustako sitä, joställä voi olla kielteinen vaikutus työsuorituksiinne tai arvostelukykyynne. Älkää käyttäkö yhtiön aikaa, tiloja,materiaaleja, tuotemerkkiä tai logoa ulkopuoliseen työhön, jolla ei ole mitään tekemistä Colgate-toimennekanssa, ilman yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajan lupaa.HenkilökohtaistaVaikkakin kunnioitamme Colgaten työntekijöiden oikeutta viettää aikaa työympäristössä tapaamiensaihmisten parissa, meidän täytyy varmistaa, ettei näillä ihmissuhteilla ole negatiivista vaikutustatyösuoritukseen, kykyyn toimia esimiehenä tai työympäristöön.8 EETTINEN OHJEISTO


Seurustelusuhteeseen tai ystävyyteen viittaava työpaikkakäyttäytyminen voi olla sopimatonta, mikälitämä käytös tekee työympäristöstä epämukavan muille ihmisille. Suosikkijärjestelmät sekä liiketoimintaakoskevat päätökset, jotka perustuvat tunteisiin, uskollisuusvelvoitteisiin tai ystävyyteen yhtiön etujensijasta, ovat kiellettyjä. Henkilöiden, joilla on henkilökohtainen suhde tai ystävyyssuhde, tulee käyttäytyähienotunteisesti ja ymmärtäväisesti ja käyttää parasta arvostelukykyään.Pitäkää mielessä, että joku taloutenne jäsen saattaa harjoittaa sellaista liiketoimintaa, josta voisi syntyätai näyttää syntyvän eturistiriita. Jos tällainen tilanne syntyy, asiasta on neuvoteltava esimiehen,henkilöstöosaston tai lakiorganisaation (Global Legal Organization) kanssa.JohtokunnatHankkikaa lupa pääjohtajalta (CEO) ja yhtiön lakimieheltä (Chief Legal Officer/General Counsel) ennenkuin suostutte toisen yhtiön tai jonkin hallituselimen hallituksen jäseneksi tai vastaavaan asemaan.Ammatillisen tai työhön liittyvän, voittoa tavoittelemattoman organisaation hallituksen jäsenyyteenvaaditaan yksikön tai liiketoimintaryhmän johtajan hyväksyntä etukäteen.Muuta huomioitavaaPyrkimyksenämme on positiivinen työympäristö, joka kuvastaa yhtiömme arvoja ja edistää vahvojatyösuhteita. Vaikkakin eturistiriidat usein syntyvät toimiessamme ulkopuolisten osapuolien kanssa,myös yhtiön sisäiset toimet voivat aiheuttaa tilanteen, jossa voisi syntyä tai näyttää syntyvän eturistiriita.Esimiestehtävissä toimivien henkilöiden täytyy olla erityisen valppaita varmistaakseen, ettei synny tilanteita,jotka saattaisivat vaikuttaa siltä, että jotakuta suositaan tai kyseessä on eturistiriita.Jos huomaatte olevanne potentiaalisessa tai todellisessa eturistiriitatilanteessa, teidän täytyy välittömästiilmoittaa siitä esimiehellenne, jotta tilanne voidaan arvioida asianmukaisesti. Yhtiö arvioi tilanteen ja etsiisiihen sopivan ratkaisun yhdessä teidän kanssanne.K:V:Sain äskettäin esimieheni suostumuksen toimia työni ohella kiinteistönvälittäjänä lisäansion hankkimiseksi.Saanko käyttää työpuhelintani ottaakseni yhteyttä asiakkaisiini tai kopiokonetta kopioidaksenimyyntiesitetietoja työaikana?Et. Kyseisessä tapauksessa käyttäisit yhtiön omaisuutta yksinomaan omaksi hyödyksesi. Käyttö ei liittyisimillään tavalla yhtiön liikeasioiden hoitoon, ja sen saatettaisiin katsoa haittaavaan kykyäsi hoitaa työhönliittyviä velvollisuuksiasi. Vaikkakin ajoittainen yhtiön omaisuuden käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin onsallittua, sen täytyy olla rajoitettua eikä se saa haitata kykyäsi hoitaa työhön liittyviä velvollisuuksiasi.Me suojelemme Colgaten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja.Colgaten liikesalaisuudet, muut luottamukselliset tiedot ja suurin osa sen sisäisistä tiedoista ovat arvokastaomaisuutta. Näiden tietojen suojeleminen, mukaan luettuna niiden salaisina säilyttäminen, edesauttaajatkuvaa kasvuamme ja kilpailukykyämme merkittävästi. Liikesalaisuus on tieto, jota Colgate käyttääliiketoiminnassaan ja joka ei ole yleisessä tiedossa tai jota ei helposti saa selville ja jonka salassa pitämisessäon nähty vaivaa. Myös muita luottamuksellisia tietoja täytyy suojella.Colgaten liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot saattavat käsittää valmistuskaavoja, muotoilua,laitteita ja tietoja, joita käytetään liiketoiminnassa ja jotka tarjoavat Colgatelle tilaisuuden päästäkilpailijoiden edelle. Colgaten liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot eivät aina liity tekniikkaan.Niitä saattavat myös olla liiketoimintatutkimukset, uudet tuotesuunnitelmat, strategiset tavoitteet,kaikenlaiset markkinointi- ja myyntimateriaalit tai -tiedot, julkaisemattomat finanssi- ja hintatiedot,työntekijä-, asiakas- ja toimittajalistat sekä tiedot, jotka liittyvät asiakkaiden vaatimuksiin, mieltymyksiin,liiketapoihin ja suunnitelmiin. Vaillinaisenakin luettelo osoittaa laajan määrän erilaisia tietoja, joidenColgate-palmolive company 9


salassapito on turvattava. Liikesalaisuuksien ja muiden luottamuksellisten tietojen ei tarvitse ollapatentoitavissa, mutta ne eivät voi olla yleisiä ja yleisessä tietoudessa.Teillä on seuraavat velvollisuudet koskien Colgaten liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja:• Näitä tietoja ei saa paljastaa muille Colgaten palveluksessa oleville tai kolmansille osapuolille muulloinkuin silloin, kun kyseisen henkilön täytyy saada tietää tai voida käyttää tietoa, ja silloinkin nimeämällätieto luottamukselliseksi ja käyttämällä muita tietosuojamekanismeja kuten salasanasuojausta taisalausta tarpeen mukaan. Muussa tapauksessa tietoja ei saa paljastaa.• Näitä tietoja ei saa antaa kolmansien osapuolten käsiin varmistamatta kolmannen osapuolentietoturvallisuus- ja IT-rajoituksia.• Näitä tietoja ei saa julkaista eikä niistä saa keskustella julkisilla internetsivustoilla tai sosiaalisenmedian sivustoilla.• Näitä tietoja ei saa käyttää omaksi hyödykseen tai ilman lupaa Colgaten ulkopuolisen henkilön hyväksi.• Colgaten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja täytyy suojata kaikin kohtuullisin keinoin yhtiönliiketapasäännösten mukaisesti.Lähtiessänne Colgaten palveluksesta sitoumuksenne suojella Colgaten liikesalaisuuksia ja muitaluottamuksellisia tietoja jatkuu siihen asti, kunnes tiedot julkistetaan tai kunnes Colgate ei enää pidä niitäliikesalaisuuksina tai luottamuksellisina. On myös muistettava, että kirjeenvaihto, julkaisut, sähköisetja muut asiakirjat sekä kaikenlaiset arkistotiedot, prosessitiedot, menettelytavat ja Colgaten omat tavattehdä asioita – ovat ne luottamuksellisia tai eivät – ovat kaikki yhtiön omaisuutta, ja ne on jätettäväColgaten haltuun. Henkilökohtaisesti työssä opitut tai parannetut taidot sen sijaan ovat luonnollisestipalveluksesta lähtevän henkilön henkilökohtaista omaisuutta. Jos olette epätietoinen siitä, onko kyseessäluottamuksellinen tieto tai liikesalaisuus, ottakaa yhteys lakiorganisaatioon (Global Legal Organization).Suojaamme henkilötietoja.Kunnioitamme työntekijöidemme, kuluttajien, asiakkaiden, tavarantoimittajien ja muiden Colgatenkanssa liikesuhteessa olevien henkilöiden yksityisyyden suojaa. Colgaten sääntöjen mukaisesti keräämme,käsittelemme, käytämme ja tallennamme työntekijöidemme, kuluttajien, asiakkaiden, tavarantoimittajien jamuiden henkilötietoja ainoastaan tarvittaessa ja sen maan lakien mukaisesti, missä liiketoiminta tapahtuu,mukaan lukien lait, jotka rajoittavat alaikäisten lasten henkilökohtaisten tietojen keräämistä ja käyttöä.Teemme kaiken tarvittavan kyseisten tietojen suojaamiseksi.Työsuhteeseensa liittyen Colgaten työntekijät saattavat kertoa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kutenosoitteen ja sähköpostiosoitteen, perhetiedot etuisuuksia varten tai muita henkilökohtaisia tietoja.Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on annettu, ellei työntekijä anna lupaamuuhun käyttöön, ja vain liiketoiminnan niin vaatiessa ja noudattaen paikallisia lakeja.Vastaavasti kuluttajat saattavat ilmoittaa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kuten nimen, osoitteen jasähköpostiosoitteen, kun he ovat yhteydessä Colgateen esim. pyytäessään tuotetietoja tai osallistuessaanyhtiön sponsoroimiin kilpailuihin. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin neon toimitettu, ellei kuluttaja anna lupaa muuhun käyttöön, sekä tarvittaessa rekisteröintitarkoituksiin.Säännöstemme mukaisesti emme luovuta kuluttajiemme henkilötietoja kolmansille osapuolille, jollei se olevälttämätöntä palvellaksemme kuluttajaa ja sallittua soveltuvien lakien ja säädösten puitteissa.Ollessaan liikesuhteessa Colgaten kanssa asiakkaat, tavarantoimittajat ja muut henkilöt saattavat ilmoittaayhtiölle henkilötietojaan, kuten nimen, puhelin- tai faksinumeron, osoitteen tai sähköpostiosoitteen.Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on toimitettu, sekä tarvittaessarekisteröintitarkoituksiin. Säännöstemme mukaisesti emme luovuta asiakkaiden, tavarantoimittajien10 EETTINEN OHJEISTO


ja muiden henkilöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille, jollei se ole välttämätöntä liikesuhteen jasallittua soveltuvien lakien ja säädösten puitteissa.Kuluttajasuojalakeja kehitetään ja muunnetaan jatkuvasti. Olemme sitoutuneet seuraamaan kehittyviäkuluttajasuojalakeja ja standardeja, ja saatamme tarpeen tullen luoda tiettyjä ohjeita niihin liittyen. Lisätietojahenkilötietojen suojaamisesta saa ottamalla yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization).Noudatamme tiettyjä käytäntöjä tiedotusvälineiden suhteen.Colgaten rahoitusta ja liikeasioita koskevat tietopyynnöt median, lehdistön, rahalaitosten tai yleisön taholtaon ohjattava yhtiön tiedotusosaston (Corporate Communications) tai sijoittajasuhteiden osaston (InvestorRelations) varapääjohtajalle. Securities and Exchange Commissionin, New Yorkin pörssin ja muiden valvovienviranomaisten esittämät tieto- ja muut yhteyspyynnöt kaikkialta maailmasta on ohjattava lakiorganisaatiolle(Global Legal Organization). On erittäin tärkeää, ettei kukaan työntekijä itse vastaa edellä mainittuihinkysymyksiin tai yhteydenottoihin, koska mikä tahansa sopimaton tai epätarkka vastaus, jopa kieltäytyminenvastaamasta tai tietojen kieltäminen, saattaa johtaa kielteiseen julkisuuteen tai muuten vahingoittaa vakavastiyhtiön oikeudellista asemaa.Tätä politiikkaa ei noudateta, kun kyselyt koskevat jo julkaistuja finanssitietoja, kuten vuosikertomuksia jaosavuosikatsauksia, tai yhtiön myyntiä edistävää, julkista toimintaa.Organisaation tiedotusosaston tai sijoittajasuhteiden osaston varapääjohtajan on etukäteen tarkastettava jahyväksyttävä pyyntö haastatella yhtiön palveluksessa olevaa henkilöä yhtiötä tai sen liikeasioita koskevistaasioista, yhtiön lehdistöjulkaisuista tai lausunnoista. Samoin yhtiön aloituksesta tehtävät haastattelut onetukäteen hyväksyttävä, ennen kuin niistä sovitaan median kanssa.Lisätietoja yhtiön luottamuksellisia tietoja koskevista suuntaviivoista saa julkaisuista ”Colgate-PalmoliveGuidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information” (Colgate-Palmoliven arvopaperikaupanja tiedon salassapitovelvollisuuden suuntaviivat) ja ”Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving CompanyProprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others” (Golgate-Palmolivenyksinoikeudellisten tietojen suojelemisen ja toisten yksinoikeudellisten tietojen kunnioittamisen suuntaviivat),jotka löytyvät yhtiön liiketapasäännöksistä.Pidämme kirjaa ja teemme raportteja.Yhtiön taloudellisesta tilanteesta ja sen liiketoimien tuloksista on pidettävä kirjaa lakisääteisesti ja yleisestihyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön menettelytavat sekä laki vaativat, että Colgate pitääkirjaa ja hoitaa arkistoasiakirjoja ja tilikirjanpitoa niin, että ne kuvaavat tarkasti ja rehellisesti liiketoimienlaatua ja yhtiön varojen käyttöä.Yhtiön tilinpidon ja varoista pidetyn kirjanpidon rehellisyys perustuu niiden perustietojen tarkkuuteen jatäydellisyyteen, jotka tukevat yhtiön tilikirjoihin tehtyjä merkintöjä. Kaikki näiden tietojen luomisen, käsittelynja kirjauksen parissa työskentelevät henkilöt ovat vastuussa tietojen rehellisyydestä. Jokaisen tilityksen jakirjauksen on tarkoin vastattava sitä tukevaa tietoa. Mitään tietoa ei saa salata yhtiön sisäiseltä tai yksityiseltätilintarkastajalta tai johdolta (eikä johto saa salata mitään).Yhtään maksua yhtiön puolesta ei saa hyväksyä tai suorittaa siinä mielessä tai tiedettäessä, että osa maksustakäytetään muuhun kuin asiakirjoissa mainittuun tarkoitukseen. Yhtiön tilikirjoihin tai asiakirjoihin ei saamistään syystä merkitä virheellisiä tai harhauttavia merkintöjä, eikä yhtiö saa perustaa, hankkia tai ylläpitäämitään rahastoa, omaisuutta tai tiliä mihinkään tarkoitukseen, ellei rahasto, omaisuus tai tili tule selvästi esiinyhtiön kirjanpidosta ja asiakirjoista. Mitään organisaation rahastoa tai omaisuutta ei pidä käyttää laittomaantai sopimattomaan tarkoitukseen.Colgate-palmolive company 11


Esimiesten ja muiden taloudellisten tietojen valmistelusta vastuussa olevien henkilöiden on varmistettava,että Colgaten koko yrityksen kattavia taloudellisia menetelmiä on noudatettu. Tulot ja menot on selvitettävätäydellisesti ja viipymättä.Varat ja maksuvelvollisuudet on vietävä oikein kirjoihin ja arvioitava asianmukaisesti. Lisäksi henkilöiden,jotka ovat vastuussa tietojen toimittamisesta tai ovat osallisena toimittamassa tietoja Securities andExchange Commissionille tai muulle paikallisen lain vaatimalle taholle tai ovat muussa kommunikaatiossaliike-elämän tai finanssitahon kanssa, on varmistettava, että kyseiset tiedot ovat täydellisiä, oikeita,täsmällisiä, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä. Jos tietoonne tulee mahdollinen laiminlyönti, väärennystai virheellisyys tilityksessä, kirjauksessa, kirjanpitoa tukevassa perustiedossa, Colgaten Securitiesand Exchange Commissionille toimittamissa raporteissa tai muussa viestinnässä tai häiriö sisäisessätarkastuksessa, siitä on välittömästi tiedotettava esimiehelle tai lakiorganisaatiolle (Global LegalOrganization). Voitte myös ottaa yhteyttä yhtiön eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (GlobalEthics and Compliance) anonyymisti ja luottamuksellisesti.K:V:Mitä teen, jos minua pyydetään viivyttämään tiettyjen kulujen kirjaamista, jotta ne kohdistuvat vasta seuraavallekirjanpitokaudelle? Jos joku esimerkiksi selittää minulle, että "et tee mitään väärää, kunhan kirjaamme ne tämänkirjanpitovuoden aikana". Pitääkö se paikkansa?Ei. Kulujen kirjaamisen viivyttäminen tarkoituksellisesti olisi petollista, mahdollisesti jopa laitonta toimintaa,jota ei hyväksytä. Jokainen liike- ja tilitapahtuma, olkoon ne kuinka mitättömiä tahansa, täytyy kirjatatäsmällisesti ja rehellisesti. Minkä tahansa yhtiön asiakirjan tai rekisterin väärentäminen on vakava rikos jasaattaa johtaa irtisanomiseen.Me suojelemme Colgaten omaisuutta.Yhtiön omaisuutta, tiloja ja palveluja saa käyttää ainoastaan laillisiin, asianmukaisiin ja hyväksyttyihintarkoituksiin. Rahojen, omaisuuden tai palvelujen varastaminen on ehdottomasti kiellettyä. Colgaten laitteita,järjestelmiä, tiloja, tavaroita tai yhtiön luottokortteja ei saa käyttää muuhun kuin Colgaten liikeasioiden hoitoontai johdon myöntämiin tarkoituksiin. Olette velvollinen henkilökohtaisesti suojelemaan Colgaten teille luottamaaomaisuutta ja auttamaan yhtiön omaisuuden suojelussa ylipäänsä. Kiinnittäkää huomiota tilanteisiin ja tapauksiin,jotka saattavat johtaa yhtiön omaisuuden menettämiseen, väärinkäyttöön tai varastamiseen, ja ilmoittakaatällaisista tilanteista esimiehelle tai yhtiön turvallisuusosastolle (Corporate Security Department) välittömästi.Vain tietyillä toimihenkilöillä ja ylemmän tason henkilöstöllä on lupa tehdä yhtiön omaisuutta koskeviasitoumuksia. Sitoumuksia yhtiön omaisuudesta ei pidä tehdä, ellette ole siihen valtuutettu. Jos teillä on tarveselvittää omaa tai toisen henkilön oikeutta tehdä sitoumuksia yhtiön puolesta, ottakaa yhteyttä yksikkönnetai jaostonne talousjohtajaan.Käytämme IT-resursseja ja sosiaalista mediaa harkitusti.Colgaten IT-resursseja ja sosiaalista mediaa on käytettävä vastuullisesti ja eettisen ohjeiston sekä kaikkienmuiden yhtiön ohjesääntöjen mukaisesti, mukaan luettuna yhtiön liiketapasäännökset ja ohjesäännöt,jotka koskevat IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä (Guidelines on Using Information TechnologyResources and Social Media).Colgaten IT-resurssit käsittävät kaikki tämänhetkiset ja tulevat laitteet, ohjelmat ja palvelut, jotka kokoavat,tallentavat, välittävät ja käsittelevät Colgaten omistamaa, vuokraamaa tai antamaa tietoa.Tämän lisäksi Colgaten IT-resurssit käsittävät työntekijän tai kolmannen osapuolen henkilökohtaisetlaitteet, ohjelmat ja palvelut siltä osalta, kun niitä käytetään Colgaten IT-resursseihin pääsemiseksi taiyhdessä niiden kanssa.12 EETTINEN OHJEISTO


Colgaten IT-resursseja ja sosiaalista mediaa on käytettävä kunnioittavalla, ammattimaisella tavalla Colgatenliiketoimintatarkoituksiin tai rajoitetusti soveliaisiin henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Lisäksi seuraava käyttöon kiellettyä:• Ahdistelevat, syrjivät, loukkaavat, häpäisevät, petolliset tai uhkaavat viestit, mukaan lukien rotua, uskontoa,kansallista tai etnistä alkuperää, ihonväriä, sukupuolta, seksuaalista suuntautuneisuutta, ikää, kansalaisuutta,veteraanistatusta, siviilisäätyä, invaliditeettia tai muuta lain suojaamaa ominaisuutta koskevat hyökkäävät viestit.• Colgaten luottamuksellisen tai liikesalaisuuksia sisältävän tiedon luvaton levitys tai valtuuttamattomatkeskustelut Colgaten ulkopuolella koskien yhtiön liiketoimintaa tai sisäisiä prosesseja.• Turvallisuusrikkomuksen tai tietoverkon hajottamisen aiheuttaminen tai salliminen, salasanan taikäyttäjänimen paljastaminen muille sääntöjenvastaisesti ja salasanan tai käyttäjänimen antaminenmuiden käyttöön.• Kaikki muu sellainen käyttö, joka on kiellettyä yhtiön liiketapasäännöksissä ja ohjesäännöissä, jotkakoskevat IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä.Soveltuvien lakien asettamien rajoitusten puitteissa Colgate varaa oikeuden valvoa, käyttää ja tarkkaillakaikkia yhtiön IT-resursseja tarpeen vaatiessa ja voimassa olevien lakien mukaisesti. Yhtiön oikeus valvoa,käyttää ja tarkkailla kaikkia yhtiön IT-resursseja kattaa niin liikeasioihin liittyvät kuin henkilökohtaisettiedot, jotka on luotu, tallennettu tai välitetty käyttäen yhtiön IT-resursseja, mukaan lukien sosiaalisenmedian sivustot, kun niillä on vierailtu käyttäen yhtiön IT-resursseja. Työntekijöiden ei tulisi olettaaminkään tällaisen liikeasioihin liittyvän tai henkilökohtaisen tiedon nauttivan yksityisyyden suojaa.Colgate varaa oikeuden rajoittaa käyttäjän pääsyä Colgaten IT-resursseihin tai niiden käyttöä tai estää nemilloin tahansa ja mistä tahansa syystä joko ilmoittamalla tai ilmoittamatta siitä etukäteen, ellei tätä olelailla kielletty.K:V:Vierailen usein blogeissa rentoutuessani kotona. Viime viikolla huomasin, että yksi entinen työntekijä olikuvaillut kokemustaan yhtiön kanssa hyvin negatiivisella tavalla. Tämä järkytti minua kovasti. Saankovastata näihin kommentteihin?Et saa vastata kommentteihin yhtiön puolesta. Saat kuitenkin vastata henkilökohtaisella tasolla, kunhan ettoimi yhtiön IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä koskevien ohjeiden vastaisesti etkä paljasta yhtiönluottamuksellista tai yksinoikeudellista tietoa. Kehotamme myös ilmoittamaan tästä asiasta esimiehellesi taihenkilöstöosastolle.K:V:Tyttäreni ja minä käytämme silloin tällöin yhtiön sylimikroa vieraillessamme internetissä. Vähän aikaasitten hän kysyi, saako hän käyttää tietokonettani ystävänsä kanssa, kun olen poissa kotoa. Saanko antaahänelle sisäänkirjautumistietoni ja salasanani?Et. Sisäänkirjautumistiedot ja salasanat auttavat pitämään IT-resurssimme turvassa. Et saa antaa näitä tietojakenellekään. Ei myöskään ole suositeltavaa teipata sisäänkirjautumistietoja ja salasanaa tietokoneeseen tai pitääniitä tietokonelaukussa. Salasanat pitäisi lisäksi vaihtaa tietyin väliajoin, jotta valtuuttamattomat käyttäjät eivätpääse käsiksi yhtiön tietoihin. Sitä paitsi perheenjäsenten ei tulisi käyttää yhtiön sylimikroa henkilökohtaisiintarkoituksiin.Colgate-palmolive company 13


SUHTEEMMEYHTIÖN HALLITUKSEENOlemme onnekkaita, koska hallituksessamme istuu merkittäviä yksilöitä, jotka neuvovat,ohjaavat ja johtavat yhtiötämme jatkuvaan menestykseen. Hallituksemme kykenee tehokkaastivalvomaan yhtiömme liiketoimintaa, koska sen jäsenillä on takanaan kokemusta liiketoiminnasta,koulutuksesta ja julkisista palveluista; heillä on kansainvälistä kokemusta ja koulutusta; heillä onluonnetta toimia moraalisesti ja eettisesti oikein ja heillä on erilaisia taustoja.Hallituksemme on riippumaton, kokenut ja monimuotoinen.Itsenäisyys edistää rehellisyyttä ja vastuuta. Colgaten politiikan mukaisesti hallitus koostuu pääasiassaulkopuolisista itsenäisistä johtajista. Johtajat, jotka toimivat tilintarkastusta, palkkioita ja hallintotapaavalvovissa komiteoissa, ovat itsenäisiä. Johtajien toimet eivät ole toisistaan riippuvaisia, ja yhtiön politiikanmukaisesti yksikään itsenäinen johtaja ei saa yhtiöltä konsultin- tai asianajopalkkioita tai mitään muitapalkkioita, jotka eivät liity johtajan tehtävään.Edistämme suoraa ja avointa kommunikaatiota hallituksen kanssa.Colgaten hallituksen jäsenet ovat usein suoraan yhteydessä yhtiön johtoon, sekä hallituksen kokoontuessaettä muutoinkin. Ylempi johto osallistuu säännöllisesti hallituksen kokouksiin ja epämuodollisiintapaamisiin ja keskustelee hallituksen kanssa avoimesti monista liiketoimintaan liittyvistä asioista.Hallituksen kokousten välillä hallituksen jäsenet voivat ottaa yhteyttä ylempään johtoon esittääkseenkysymyksiä tai antaakseen ehdotuksia. Avoimuuden ja vilpittömyyden ilmapiiri kuvastaa Colgatenyrityskulttuuria ja auttaa hallitusta yhtiön liiketoimintastrategian aktiivisessa kehityksessä ja ohjauksessa.Olemme sitoutuneet toimivaan omistajavalvontaan.Colgaten hallitus on ollut johtavassa asemassa tukemassa omistajavalvontaan liittyviä aloitteita. Colgate olivertaistensa joukossa yksi ensimmäisistä, joka otti käyttöön kaikkea liiketoimintaansa koskevan eettisenohjeiston ja kehitti hallituksen ja komiteoiden perussäännöt. Colgate onkin viimeisten kahdenkymmenenvuoden aikana ottanut käyttöön omistajavalvonnan käytäntöjä, joita jatkuvasti kehitetään ja hienosäädetään.Colgaten hallituksella on kyseisten käytäntöjen osalta keskeinen rooli, ja se uskookin, että omistajavalvontainspiroi ja auttaa yhtiötä menestymään pitkällä aikavälillä.Colgaten omistajavalvontaohjelmasta saa lisätietoja yhtiön kotisivuilta otsikon ”Colgate-PalmoliveCompany Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues” (Colgate-Palmoliven yhtiönhallituksen merkitseviä omistajavalvonta-asioita koskevat suuntaviivat) alta.14 EETTINEN OHJEISTO


SUHTEEMMEMUIHIN YRITYKSIINOlemme kaikki vastuussa siitä, millaisina tavarantoimittajat ja asiakkaat näkevät meidät.Rehellisyyden ja reilun liiketoimen maine näiden ryhmien parissa on olennaisen tärkeää.Kohtelemme tavarantoimittajia ja asiakkaita eettisesti oikein.Ostotoiminnoissa päämäärämme on varmistaa jatkuvat luotettavat hankintalähteet. Sekä asiakkaiden ettätavarantoimittajien rehellinen kohtelu on edellytys hyvien ja kestävien suhteiden luomiselle. Pidämmekinhankkijoitamme kumppaneinamme ja oletamme heidän saavan kohtuullisen voiton. Käsittelemme oikeinja yhdenmukaisesti kaikkia mahdollisia hankkijoitamme. Päätökset perustuvat niin objektiivisiin hintajalaatuarvioihin kuin myös myyjän luotettavuuteen ja rehellisyyteen. Kaikenlainen välityspalkkioiden,lahjusten tai vastaavien maksujen antaminen ja vastaanotto on kielletty.Emme tee vain tietyille asiakkaille palveluksia hinnanalennusten, myyntiä edistävien hyvitysten,markkinointiavustusten tai vastaavien muodossa, vaan samat liike-ehdot koskevat jokaista asiakastamme.Liikeyhteyksistä asiakkaisiin ja hankkijoihin puhutaan tämän eettisen ohjeiston kilpailu-/antitrustilakienalaisia velvollisuuksia käsittelevässä kappaleessa.Colgaten tavarantoimittajia koskeva eettinen ohjeisto (Supplier Code of Conduct) on käännetty useallepaikalliselle kielelle ja se löytyy yhtiön kotisivuilta tavarantoimittajia koskevan Work With Us (Työskentelekanssamme) -kohdan alta.Emme anna tai vastaanota sopimattomia lahjoja.Päätöksentekoon vaikuttamiseksi tarkoitetun tai siltä vaikuttavan lahjan, maksun tai muun henkilökohtaisenedun antaminen tai vastaanotto on kiellettyä. Jos aiotte antaa tai vastaanottaa lahjan, maksun tai muunedun, jonka arvo on suurempi kuin nimellinen (50 $), ottakaa yhteyttä lakiorganisaatioon (Global LegalOrganization) tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance) luvansaamiseksi ennen toimimista. On hyvä muistaa, että nimellisen summan arvoisen lahjan saa vastaanottaakultakin taholta vain kerran kalenterivuodessa. Jos olisi noloa yhtiölle olla vastaanottamatta lahjaa, jonkaarvo ylittää nimellisarvon, lahjan hyväksymisestä tulee ilmoittaa lakiorganisaatiolle, joka avustaa teitätarvittavissa järjestelyissä. Älkää suostuko vastaanottamaan lahjaa jonkun lähisukulaisen puolesta taijärjestäkö niin, että joku lähisukulainen saa muun kuin nimellisen lahjan, maksun tai muun edun miltäänColgaten liikekumppanilta tai yritykseltä, joka haluaisi solmia liikeyhteyden Colgaten kanssa. Noudattakaatätä sääntöä: olkaa ottamatta vastaan lahjaa tai palvelua, jos se saattaa tai voisi saattaa teidät huonoon valoon.Tällaisena ei pidetä satunnaista liikeateriaa, joka voi olla vastavuoroista, tai nimellisarvoista lahjaa.Jokaisen on hyvä tietää, että on olemassa erityiset säännökset oikealle menettelylle, kun ollaan liikeyhteyksissävaltion, kunnan ja ulkomaiden virastoihin, ja nämä eroavat menettelyohjeista, jotka koskevat yksityisiä yrityksiä.Yleensä ei ole lupa tarjota tai toimittaa julkisille viranomaisille mitään lahjoja, palkkiota tai muuta arvokasta,mukaan luettuna ateriat ja matkat, ellei tähän etukäteen ole saatu lupaa lakiorganisaatiolta.Työskennellessään kanssamme Colgaten alihankkijoiden ja tavarantoimittajien on noudatettava ohjeistoa.Muussa tapauksessa liikesuhteemme voi katketa. Tämän lisäksi meidän tulisi kunnioittaa ja noudattaaasiakkaiden tai tavarantoimittajien ohjeistoja, elleivät ne ole ristiriidassa omien sääntöjemme kanssa.Colgate-palmolive company 15


K:V:Työnkuvaani kuuluu järjestää liikematkoja, kokouksia ja konferensseja. Yksi paikallisista hotelleista, jostausein varaan huoneita, lupasi tarjota minulle ilmaisen viikonloppumajoituksen hääpäiväni kunniaksi. Seoli hyvin huomaavaista. Saanko ottaa sen vastaan?Et. Jos vastaanotat tarjouksen, sinun on hyvin vaikea vaikuttaa puolueettomalta, kun järjestät hotellivarauksiatulevaisuudessa. Jopa vaikutelma sellaisesta eturistiriidasta olisi sopimaton, joten se tulisi välttää kieltäytymälläkohteliaasti tarjouksesta.Kunnioitamme toisten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja.Colgaten politiikan mukaisesti emme tieten tahtoen kajoa toisten voimassaoleviin ja soveltamiskelpoisiinimmateriaalioikeuksiin ja kunnioitamme muiden liikesalaisuuksia ja muita yksinoikeudellisia tietoja. Tämäon erityisen tärkeätä, jos tiedossanne on entisen työnantajan liikesalaisuuksia tai yksinoikeudellisia tietoja.Jos teillä on kysyttävää tämän alan asioista, ottakaa yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization).Jos yhtiön ulkopuolinen henkilö kääntyy puoleenne esitelläkseen keksinnön, havainnon tai idean, ontärkeää suojella yhtiötä tulevilta oikeudenloukkaus- tai taloudellisilta vaatimuksilta erityisesti niissätapauksissa, jolloin me itse olemme tai konsulttimme ovat aikaisemmin päätyneet samaan keksintöön,havaintoon tai ideaan, jota haluamme soveltaa yhtiömme tuotteeseen. Älkää antako ulkopuolisenpaljastaa keksintönsä, havaintonsa tai uuden ideansa yksityiskohtia. Kaikki tiedot, joita ei ole pyydetty,on toimitettava niitä katsomatta toimipaikkanne kuluttaja-asiainosastolle, joka käsittelee ne yhtiöntoimintaohjeiden mukaisesti.Lisätietoja toisten tietojen suojelemisesta löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon ”Colgate-PalmoliveGuidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information ofOthers” (Colgate-Palmoliven suuntaviivat koskien yhtiön yksinoikeudellisen tiedon varjelemista ja toistenyksinoikeudellisen tiedon kunnioittamista) alta.K:V:Lopetin äskettäin työt Colgaten kilpailijalla ja siirryin Colgaten palvelukseen. Ajattelin, että saattaisi ollahyödyllistä, jos tekisin uudelle tiimilleni yhteenvedon kaikesta, mitä muistan liittyen entisen työnantajaniliiketoimintasuunnitelmiin ja -strategioihin. Onko oikein tehdä näin?Entisen työnantajasi luottamuksellisen tai yksinoikeudellisen tiedon jakaminen olisi erittäin epäeettistä jamahdollisesti laitonta. Sinun ei milloinkaan tulisi paljastaa mitään julkaisematonta tietoa, jonka sait tietoosityöskennellessäsi kilpailijan palveluksessa. Jos joku pyytää sinua niin tekemään, ilmoita asiasta välittömästi jokoseuraavaksi ylemmälle johtajatasolle, henkilöstöosastolle, lakiorganisaatioon tai eettisen ja säännönmukaisentoiminnan osastolle (Global Ethics and Compliance).16 EETTINEN OHJEISTO


SUHTEEMMEKULUTTAJIINMaineemme perustuu tuotteidemme laatuun ja turvallisuuteen. Laadun ja turvallisuudentakaaminen on edellytys yhtiön jatkuvalle kasvulle ja menestymiselle.Asetamme tuotteillemme korkeimmat mahdolliset laatuvaatimukset.Olemme sitoutuneet varmistamaan, että asiakkaat voivat luottaa Colgaten tuotteisiin, niiden laatuun jaerinomaiseen tehoon. Meidän on palveltava miljardeja ihmisiä markkinoilla, joilla käymme kauppaa, japyrittävä valmistamaan tuotteemme mitä tehokkaimmin, jotta mahdollisimman suurella asiakaskunnallaolisi varaa ostaa niitä.Colgaten myymien tuotteiden ei ainoastaan tarvitse täyttää kaikkia lakisääteisiä turvallisuusnormejavaan myös yhtiön asettamat, usein näitä korkeammat vaatimukset. Otamme osaa erilaisiin ohjelmiinauttaaksemme välittömästi kuluttajia, jos havaitaan, että tuotteisiimme on saatettu kajota, niitä on käytettyväärin tai niitä on väärennetty. Panostamme kuluttajien terveyteen, turvallisuuteen ja hyvinvointiin.Colgaten työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa välittömästi liiketyöryhmänsä päällikölle mahdollisistatuotteen laatuun tai turvallisuuteen liittyvistä epäkohdista.Kuuntelemme kuluttajia.Koska kaupankäyntimme perustuu kulutustavaroihin, olemme riippuvaisia kuluttajien tyytyväisyydestä,luottamuksesta ja suopeudesta. Voimme parhaiten saavuttaa tavoitteemme ja tyydyttää kuluttajien tarpeetkommunikoimalla asiakkaidemme kanssa jatkuvasti, reilusti ja ymmärtäväisesti.Ymmärrämme, että on erittäin tärkeää osata ennakoida ja varmistaa kuluttajien tarpeet ja tuotteidemmesuosituimmuus. Uskomme myös, että yhtiön saamat tiedot kuluttajien tuotteitamme koskevistamielipiteistä, ongelmista ja tiedusteluista ovat tärkeitä tiedonlähteitä. Kuluttajien tarpeet muuttuvatkoko ajan, joten meidän on jatkuvasti kuunneltava, mitä ihmiset haluavat, ja käytettävä luovuuttammetyydyttääksemme nämä muuttuvat tarpeet.Kuluttajan ilmaistessa tyytymättömyytensä paneudumme ongelmaan välittömästi, kohteliaasti jaoikeudenmukaisesti tehden parhaamme palauttaaksemme kuluttajan myönteisen asenteen tuotteitammekohtaan, niin että hän jatkossakin ostaa Colgaten tuotteita.Mainontamme on rehellistä.Mainonta on yksi tärkeimmistä liiketoimistamme osista. Mainonnan on oltava luovaa ja kilpailevaa,mutta samalla rehellistä ja virheetöntä, ei harhaanjohtavaa, ja sen täytyy aina noudattaa soveltuvia lakeja.Mainontamme on myös vältettävä luomasta yksilöistä stereotyyppejä, jotka samaistetaan sellaisiin tekijöihinkuten rotu, uskonto, kansallinen tai etninen alkuperä, ihonväri, sukupuoli, sukupuoli-identiteetti, ikä,kansalaisuus, seksuaalinen suuntautuminen, veteraanistatus, siviilisääty, invaliditeetti tai mihinkäänmuuhun, mikä on lailla suojattu. Mainonta saa aikaan enemmänkin kuin tuotteen imagon. Se luomaineemme siitä, kuinka luotettavia ja uskottavia olemme.Colgate-palmolive company 17


Valitsemme myös huolellisesti tiedotusvälineet, joissa mainoksemme näytetään. Emme hyväksy, ettämainoksiamme näytetään sellaisten televisio-ohjelmien yhteydessä tai muissa medioissa, joissa käytetääntarpeetonta ja liiallista väkivaltaa tai seksiä, jotka ovat epäsosiaalisia tai jotka vaikuttavat negatiivisestiyhtiömme maineeseen tai tuotteisiin.Otamme huomioon hyvät kaupalliset mainontatavat laatien, käyttäen ja valiten mainokset, tavaramerkit jatuotesuunnittelun niin, että tuotteemme menestyvät oman laatunsa ja maineemme voimalla mieluumminkuin että jäljittelemme tai teemme kauppaa kilpailijoiden kustannuksella. Hyvä kauppatapa edellyttää• paikallisen lainsäädännön noudattamista liittyen tavaramerkin koskemattomuuteen ja epäreiluunkilpailuun• tunnettujen monikansallisten yhtiöiden tai alueenne ulkopuolisten alueellisten kilpailijoidenkäyttämien tavaramerkkien, iskulauseiden, mainosteemojen ja grafiikan jäljittelyn välttämistä.Yhtiön mainontaohjeita käsitellään yksityiskohtaisemmin yhtiön liiketapasäännöksissä otsikoiden”Colgate-Palmolive Advertising Guidelines” (Colgate-Palmoliven mainonnan suuntaviivat) ja ”Colgate-Palmolive Advertising Placement Policy Statement” (Tiedonanto Colgate-Palmoliven mainostensijoittamispolitiikasta) alla.18 EETTINEN OHJEISTO


SUHTEEMMEVALTIOVALTAAN JA LAKEIHINNoudatamme kaikkia Colgaten liiketoimia koskevia lakeja. Politiikkamme menee jopa lainkirjainta pidemmälle ottaen huomioon sen hengen. Ottakaa aina yhteys lakiorganisaatioon(Global Legal Organization) epäselvissä tapauksissa.Noudatamme kilpailu-/antitrustilakeja.Colgaten politiikan mukaisesti sen työntekijöiden tulee noudattaa kaikkien niiden valtioiden ja paikkojenkilpailulakeja (tunnetaan USA:ssa nimellä antitrustilait), joissa Colgate harjoittaa kauppaa. Kilpailulakientarkoitus on turvata kilpailuprosessi kuluttajien hyödyksi. Kilpailulait varmistavat, että yritykset kilpailevatasiakkaista tarjoamalla edullisempia hintoja, uudenlaisia tuotteita ja parempaa palvelua eivätkä pyri vaikuttamaankysyntään ja tarjontaan markkinavoimiin. Kilpailulait suojelevat myös yrityksiä hallitsevien yritysten ahneudeltatai epäoikeudenmukaiselta käytökseltä turvaten kaikille avoimen ja rehellisen kilpailun. Colgate tukeekilpailulakien päämääriä. Uskomme, että yhtiömme toimii parhaiten kilpailukykyisillä markkinoilla.Miltei joka maassa on käytössä kilpailulakeja. Velvollisuutenne on ymmärtää niiden maiden lait, joissaharjoitatte liiketoimia, ja tarvittaessa pyytää apua yksikkönne lakimieheltä tai yhtiön lakiorganisaatiolta.Meidän on toimittava niin soveltuvien lakien kirjaimen kuin hengen mukaan.Ympäri maailman kilpailulait kieltävät olemassa olevien tai mahdollisten kilpailijoiden välilläsellaiset sopimukset, jotka voivat haitata kilpailua. Tärkein tekijä lakien noudattamisen suhteen onriippumattomuus. Colgaten täytyy toimia riippumattomasti liiketoimissaan eli hinnoitellessaan, antaessaanalennuksia, myynninedistämisessään, osto- ja myyntiehdoissaan, valitessaan asiakkaita, jakelijoita taitavarantoimittajia sekä tuottamiaan tuotteita ja päättäessään, kuinka paljon aikoo myydä. On tärkeätämuistaa, että laittoman sopimuksen ei tarvitse olla virallinen asiakirja tai edes kirjoitetussa muodossa. Se voiolla suullinen sopimus tai pääteltävissä liiketavasta tai asiakirjoissa olevista kommenteista. Sopimuksen eimyöskään tarvitse tulla voimaan ollakseen laiton.Kilpailulait asettavat myös tiettyjä rajoituksia suhteille asiakkaiden ja jakelijoiden kanssa. Yrityksetrajoittaa asiakkaiden tai jakelijoiden vapautta määrittää hinnat tai myynti- ja kauppaehdot tai pyrkimyksetkohtuuttomasti rajoittaa heidän oikeuttaan toimia itsenäisesti rikkovat kilpailulakeja vastaan useimmissamaissa.Kilpailulakien noudattamatta jättämisestä saattaa koitua erittäin vakavia seurauksia Colgatelle ja senhenkilöstölle. Joidenkin kilpailulakien rikkomisesta asiaan sekaantuneet henkilöt voidaan tuomitasakkoihin ja vankeuteen ja yhtiölle voidaan langettaa vielä raskaammat sakot. Myös siviilikanteesta voikoitua huomattavat sekä vahinkojen että asianajajakulujen korvaukset.Jos epäilette, että jokin aiottu toiminta saattaa antaa aiheen haasteeseen kilpailulakien mukaisesti, teidän onotettava yhteyttä lakiorganisaatioon.Lisätietoja kilpailu-/antitrustiasioista löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon ”Colgate-PalmoliveInternational Competition Guidelines” (Colgate-Palmoliven kansainvälistä kilpailua koskevat suuntaviivat) alta.Colgate-palmolive company 19


K:V:Eräs liiketuttavani kertoi minulle kokouksesta, jonka yksi kilpailijoistamme järjestää hammashoitokonferenssinaikana. Menisin mielelläni kokoukseen, mutta pelkään, etteivät he päästä minua sisään, jos he tietävät minunolevan kilpailevasta yrityksestä. Voinko osallistua kokoukseen, jos en paljasta henkilöllisyyttäni?Et. Ei ole koskaan soveliasta salata henkilöllisyytensä saadakseen tietoa kilpailijasta. Sinun tulisi myös ottaayhteyttä lakiorganisaatioon ennen kuin osallistut kilpailijan järjestämään kokoukseen, koska siitä saattaaaiheutua kilpailulakiin liittyviä ongelmia.Noudatamme arvopaperilakeja.Saatatte tietää Colgatesta tai muista pörssinoteeratuista Colgaten kanssa liikeyhteyksissä taineuvotteluvaiheessa olevista yrityksistä asioita, jotka eivät ole julkisia vaan julkistamattomia, kutentaloudellisia tuloksia tai toimintatuloksia, mahdollisia hankintoja, divestointeja tai investointeja,markkinointisuunnitelmia tai uusia tuote-esittelyjä koskevat tiedot.Tietoa pidetään ei-julkisena siihen asti, kunnes se on riittävästi julkistettu. Toisin sanoen tiedon onoltava julkisessa tiedossa tarpeeksi pitkän ajan, niin että arvopaperimarkkinat ovat ehtineet harkita sitä.Jos ei-julkista tietoa voitaisiin pitää ”materiaalisena” (ts. jos se saattaisi vaikuttaa järkevän investoijaninvestointipäätökseen), niin soveltuvien lakien ja yhtiön politiikan mukaisesti• ette saa myydä tai ostaa omalle tilillenne tai toisen henkilön tilille sellaisen yhtiön (Colgaten tai muiden)osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, joita tämä materiaalinen julkistamaton tieto koskee• ette saa tämän julkaisemattoman tiedon perusteella kannustaa tai houkutella muita ihmisiä käymäänkauppaa osakkeilla, obligaatioilla tai muilla arvopapereilla• ette saa paljastaa tällaista julkistamatonta tietoa Colgaten ulkopuoliselle henkilölle• ette saa keskustella Colgaten työntekijöiden kanssa tällaisesta julkistamattomasta tiedosta, ellei heidäntarvitse saada tietää siitä.Colgaten henkilöstön jäsenien, joilla on hallussaan julkistamatonta tietoa Colgatesta, on toimittavaäärimäisen huolellisesti pitääkseen tiedon salassa. He eivät saa ostaa tai myydä Colgaten tai jonkin muunasianomaisen yhtiön osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, ennen kuin julkistamaton tieto onjulkistettu ja sen julkistamisesta on kulunut kohtuullinen aika. Samat säännökset koskevat myös osakeoptioitasekä päätöksiä investoida tai myydä Colgaten osakkeita yhtiön etuuspohjaisissa osakeohjelmissa.Jos lähdette Colgaten palveluksesta, olette velvollisia pitämään julkistamattomat tiedot salassa, kunnes ne onriittävästi julkistettu.Jos olette epätietoisia siitä, onko julkistamaton tieto ”materiaalista” tai riittävästi julkistettu, kysykää neuvoalakiorganisaatiolta (Global Legal Organization). Älkää tehkö kauppoja asianomaisilla arvopapereilla älkääkäpaljastako tietoa, kunnes teille on ilmoitettu, ettei tieto ole materiaalinen tai että se on julkistettu ja harkintaaikaon ohi.K:V:Ymmärrän, etten voi ostaa yhtiön osakkeita perustuen sisäpiiritietoihin, mutta voinko kehottaaperheenjäsentä tai ystävää tekemään niin?Et. Rikkoisit sisäpiirikauppaa koskevia lakeja, aivan samoin kuin jos ostaisit osakkeita itse. Tämän lisäksise henkilö, jota neuvoit, saattaisi myös rikkoa lakia, jos hän oli tietoinen siitä, että suosituksesi perustuisisäpiiritietoihin.20 EETTINEN OHJEISTO


Emme tee poliittisia lahjoituksia.Yhtiön rahastoja tai varoja ei saa lahjoittaa valtiollisella eikä paikallisella tasolla poliittisille puolueille taiehdokkaille Yhdysvalloissa eikä missään muualla. Poliittinen avustus käsittää sekä suorat lahjoitukset(ts. raha) että luontoissuoritukset. Luontoissuoritukset käsittävät lipunostot varainhankintatilaisuuksiin,tuoteavustukset, Colgate-henkilöstön vapaaehtoistyön normaalina työaikana ja Colgaten tilojen käytönvarainhankintaan tai poliittisiin tarkoituksiin. Jos teillä on kysyttävää luontoissuorituksista, ottakaa yhteyttälakiorganisaatioon (Global Legal Organization).Yhtiö ei saa suoraan eikä välillisesti missään muodossa korvata tai hyvittää Colgaten henkilöstölle taihenkilölle, jolla on yhteyksiä yhtiöön (ulkopuoliset lobbaajat mukaan luettuna), poliittisia avustuksia, joitatämä henkilö aikoo antaa tai on jo antanut.Colgaten työntekijä voi yksityisenä ihmisenä vapaasti avustaa valitsemaansa ehdokasta tai puoluetta.Henkilökohtainen avustus on henkilön omalla vastuulla. Colgate ei kanna mitään vastuuta eikä tunnevelvollisuutta henkilökohtaisten avustusten osalta. Samoin ei pidä antaa henkilökohtaista avustustatarkoituksenaan avustaa Colgatea tai sen vaikutuspiirissä olevaa yhtiötä liiketoimien saannissa tai ylläpidossa.Useimpien monikansallisten yhtiöiden tavoin Colgate kuuluu ja maksaa jäsenmaksuja useisiintoimialajärjestöihin USA:ssa. Jotta voitaisiin varmistaa, etteivät toimialajärjestöt käytä mitään osaa Colgatenmaksamista jäsenmaksuista poliittisiin avustuksiin, Colgaten Chief Ethics and Compliance Officermuistuttaa vuosittain yhdysvaltalaisia toimialajärjestöjä tällaiset avustukset kieltävistä säännöistämmeja vaatii jokaista toimialajärjestöä ottamaan osaa vuosittaiseen sertifikaatioprosessiin. Tarkempia tietojaaiheesta löytyy poliittisia lahjoituksia koskevasta ohjeistostamme www.ColgatePalmolive.com-sivustoltakohdasta ”Governance” (Hallinto).Kohtelemme kaikkia eettisesti oikein.Yhtiön politiikan mukaisesti Colgaten henkilöstön täytyy noudattaa kaikkia soveltuvia lahjontaa vastustavialakeja maailmanlaajuisesti. Emme saa osallistua minkäänlaisiin lahjomisyrityksiin. Yhtiön liikeasioitahoidettaessa ei pidä koettaa vaikuttaa kenenkään ulkopuolisen tahon arvioihin tai käytökseen lupaamallalahjoja tai muita etuisuuksia tai muulla laittomalla vaikuttimella.Lobbauslait voivat lisäksi edellyttää, että yhtiö tai sen henkilöstö on rekisteröitävä ja raportoitava lobbaajina,jos Colgatea edustava henkilö on yhteydessä hallitusvirkailijaan tarkoituksenaan vaikuttaa lainsäädäntööntai johonkin muuhun tiettyyn päätökseen. Tämän tapaisesta toiminnasta on ilmoitettava lakiorganisaatiolle(Global Legal Organization).Se, että Colgate on luvannut kohdella hallituksia laillisesti ja eettisesti oikein, pätee globaalisesti. Yhtiönpolitiikka, Amerikan ulkomaisia korruptiokäytäntöjä koskeva asetus ”U.S. Foreign Corrupt Practices Act”ja vastaavat lahjontaa vastustavat lait ympäri maailman kieltävät henkilöstöämme ja heidän edustajiaanantamasta tai tarjoamasta rahaa tai muuta arvokasta – käteisen muodossa tai muuten, suoraan tai välillisestitoisten kautta – millekään ulkomaiselle virkamiehelle (esim. ulkomaiselle hallituksen työntekijälle,ulkomaiselle poliittiselle puolueelle, puolueen jäsenelle tai kandidaatille) suostuttaakseen tätä virkamiestävaikuttamaan hallituksen toimeen tai päätökseen tai avustaakseen yhtiön liiketoimien saantia tai ylläpitoa.Varmistuaksemme siitä, ettei tätä standardia rikota, yhtiön politiikan mukaisesti ulkomaisille virkamiehilleei yhtiön toiminnan yhteydessä tarjota suoraan tai välillisesti rahaa, kestitystä, lahjoja tai muutaarvokasta, lukuun ottamatta laillisesti määrättyjä maksuja (esim. vaadittavat lupa- ja lisenssimaksut), elleilakiorganisaatio ole sitä etukäteen hyväksynyt USA:n ja muiden soveltuvien lakien mukaisena tekona.Valtionhallinnon henkilökunnan kanssa toimiessa tai kommunikoidessa on aina oltava suora ja rehellinen.Mikä tahansa tieten tahtoen tehty tai tahallinen väärä tiedonanto valtionhallinnon henkilökunnalle(suullisesti tai kirjallisesti) ja etenkin jokainen valan alaisena annettu väärä lausunto saattaa merkitähuomattavia rangaistuksia yhtiölle ja sen työntekijöille.Colgate-palmolive company 21


On hyvä muistaa, että joissain maissa myös yliopistoprofessorit, opettajat, lääkärit (mukaan lukienhammas- ja eläinlääkärit) ja valtion mediatyöntekijät voivat lukeutua valtionhallinnon henkilökuntaan.Näitä asioita käsitellään yksityiskohtaisemmin yhtiön liiketapasäännöksissä otsikoiden ”Colgate-Palmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act” (Colgate-Palmoliven suuntaviivat liittyenYhdysvaltojen ulkomaisia korruptiokäytäntöjä koskevaan asetukseen) ja ”Colgate-Palmolive Guidelineson Business Relationships with Government Entities” (Colgate-Palmoliven julkishallintoa koskevienliikesuhteiden suuntaviivat) alla.K:V:Ymmärrän, että on olemassa lakeja, jotka kieltävät valtionhallinnon henkilökunnan lahjomisen.Kieltävätkö ne myös sellaisten henkilöiden lahjonnan, jotka eivät kuulu valtionhallinnon henkilökuntaan?On olemassa lahjontaa vastustavia lakeja, jotka kieltävät lahjonnan yksityisissä liiketoimintatilanteissa elikaupallisen lahjonnan.Nämä lait ovat aivan yhtä tärkeitä kuin valtionhallinnon henkilökunnan lahjomistakoskevat lait, ja niitä vahditaan yhtä tarkasti.On hyvä muistaa, että yhtiön politiikka ja paikalliset lait kieltävät kaiken lahjonnan yhtiön liikeasioitahoidettaessa, oli kyseessä valtionhallinnon henkilökunta tai yksityinen henkilö.Käsittelemme tietoja lainmukaisesti.Yhtiötä koskevat tiedot (mukaan lukien kirjalliset dokumentit ja elektroniset tiedot) käsitellään kaikkienlakien ja säännöksien mukaisesti.Mikäli saatte tiedon haasteesta, kanteesta tai odotettavissa olevasta hallituksen tekemästä tutkimuksesta,ottakaa välittömästi yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization). Tällaisessa tapauksessa kaikkiasiakirjat, jotka saattavat liittyä haasteeseen, kanteeseen tai tutkimukseen, on säilytettävä huolimatta siitä,mitä yhtiön asiakirjojen säilyttämisohjelmassa määrätään. Näitä asiakirjoja ei saa tuhota tai muuttaa, silläsääntöjenvastaisella asiakirjojen tuhoamisella saattaa olla vakavia seurauksia – mukaan lukien siviili- tairikosoikeudelliset rangaistukset – sekä yhtiölle että teille henkilökohtaisesti. Ollessanne epätietoinen siitä,liittyykö asiakirja tutkimukseen, kanteeseen tai haasteeseen, kysykää asiaa lakiorganisaatiolta ennen kyseisenasiakirjan hävittämistä.K:V:Kuinka päätän, miten kauan minun täytyy säilyttää yhtiön asiakirjoja ja milloin voin hävittää ne?Ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta Records Management: OurColgate.com > C-P Sites > Legal and Regulatory.Voit mahdollisesti myös ottaa yhteyttä paikalliseen asiakirjakoordinaattoriin (Records Coordinator).Noudatamme kansainvälisiä kaupankäyntilakeja.Hoitaessamme niin kotimaisia kuin ulkomaisia liiketoimintoja noudatamme täydellisesti kaikkiasoveltuvia lakeja – etenkin USA:n lakeja – jotka koskevat tuontia, vientiä ja liikemenettelyjä Yhdysvaltojenulkopuolisissa yhteyksissä. Nämä lait sisältävät rajoituksia tietyntyyppisten tuotteiden tuonnilleYhdysvaltoihin ja niiden tuontitavoille. Niissä saatetaan myös kieltää vienti määrättyihin maihin, samoinkuin useimmat muut liiketoimet näiden maiden kanssa. Yhtyminen tai osallistuminen sellaisten maidenulkomaiseen boikottiin, joita USA ei boikotoi, on myös kiellettyä. Toimiessaan yhtiön nimissä Colgatenhenkilökunnan täytyy noudattaa sen maan lainsäädäntöä, missä yritystoimintaa harrastetaan. Joskustämän maan ja Yhdysvaltojen lakien tai yrityksen politiikan välillä saattaa olla ristiriita. Tällaisessaristiriitatapauksessa pitää ottaa yhteyttä esimieheen ja lakiorganisaatioon (Global Legal Organization).Lisätietoja näistä laeista ja niitä koskevista maista löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon”Colgate-Palmolive International Business Activities Guidelines” (Colgate-Palmoliven kansainvälisenkaupankäynnin suuntaviivat) alta.22 EETTINEN OHJEISTO


SUHTEEMMEYHTEISKUNTAANYhtiön pyrkimyksenä on ottaa osaa globaaliseen yhteiskuntaan. Kullakintoimipaikkakunnalla olemme yksi sen jäsenistä, ja yksityisten asukkaiden tapaankansalaisvelvollisuutemme on tukea yhteiskunnan terveyttä, koulutusta ja hyvinvointia.Osallistumme paikallisiin keräyksiin ja vapaaehtoistyöhön.Kaikkialla maailmassa päämäärämme on ottaa osaa paikallisen yhteiskunnan kehityksen ja hyvinvoinninedistämiseen. Tällaisiin projekteihin lasketaan hyväntekeväisyyskampanjoihin osallistuminen jakansallisen tuhon tapahtuessa köyhien, loukkaantuneiden ja kodittomien auttaminen. Keskitymmeetupäässä nuorisoon, etenkin nuorten ihmisten kouluttamiseen. Colgate uskoo, että tänään lapsiin tehtysijoitus auttaa meitä kaikkia tulevaisuudessa. Sen tähden yhtiö sponsoroi lukukampanjoita, mentorointia,urheilukilpailuja ja muuta nuorisotoimintaa kaikkialla maailmassa. Tällaiset pyrkimykset synnyttävätnuorissa kilpailuhenkeä ja kannustavat saavutuksiin.Yhtiö rohkaisee myös omia työntekijöitään osallistumaan vapaa-aikanaan valitsemaansa paikalliseenhyväntekeväisyystoimintaan.Toimimme hallintoelimiä tukien kaupantekoomme vaikuttavissa asioissa.Maailmanlaajuisena yhtiönä myymme tuotteitamme yli 200 maassa ja alueella. Politiikkaamme kuuluutoimia yhteistyössä paikallisten ja kansallisten hallintoelimien kanssa. Silloin tällöin tulee esiin asioita,jotka vaikuttavat toimintaamme. Yhtiö esittää hallintoelimille huolellisesti harkiten näkökantansa jasuosituksensa tietyissä tilanteissa liiketavoitteemme ja tarpeidemme tukemiseksi.Vastustamme työvoiman riistoa ja epäinhimillisyyttä.Colgate vastustaa lapsityövoiman laitonta käyttöä ja hyväksikäyttöä sekä kaikkea muuta epäinhimillistätyövoiman kohtelua. Colgaten politiikkaan kuuluu olla ryhtymättä yhteistyöhön sellaisen alihankkijantai urakoitsijan kanssa, jonka tiedetään kohtelevan työntekijöitään kohtuuttomasti, esim. harjoittaenlapsityövoiman hyväksikäyttöä, ruumiillisia rangaistuksia, naisten pahoinpitelyä, pakkotyötä tai muitaväärinkäytön muotoja. Yhtiö ei hyväksy lapsityövoimaa tai muuta työvoimalakia koskevaa rikkomusta missäänmuodossa. Jos yhtiön tietoon tulee, että tätä periaatetta on rikottu, liikeyhteys katkaistaan välittömästi.Osoitamme puolustavamme yleisiä ihmisoikeuksia.Colgate on sitoutunut noudattamaan ihmisoikeuksia kaikkialla maailmassa. Tämän tavoitteen vuoksi Colgatetekee ja pyrkii tekemään yhteistyötä sellaisten työkumppanien kanssa, jotka kannattavat seuraavia periaatteita:• Ketään työntekijää tai -hakijaa ei syrjitä työnhakutilanteessa rodun, ihonvärin, uskonnon, sukupuolen,sukupuoli-identiteetin, kansallisen tai etnisen alkuperän, iän, seksuaalisen suuntautumisen,vammaisuuden, aviosäädyn, veteraanistatuksen tai minkään muun lailla suojatun syyn vuoksi liittyenmihinkään työehtoihin.Colgate-palmolive company 23


• Työpaikan on oltava turvallinen ja terveellinen ihmisten terveyden ja ympäristön suojelemiseksi.• Palkansaajille maksetaan sellaista palkkaa, että se riittää ainakin perustarpeisiin, ja työntekijöilleannetaan mahdollisuus parantaa taitojaan ja kykyjään.• Työntekijät saavat vapaasti liittoutua.• Pyritään myötävaikuttamaan yhdyskunnan koulutuksen, kulttuurin, talouden ja sosiaalisenhyvinvoinnin parantamiseksi yhdessä hallintoelimien ja niiden yhdyskuntien kanssa, missä meillä onliiketoimia.24 EETTINEN OHJEISTO


SUHTEEMMEYMPÄRISTÖÖNPuhdas, terveellinen ympäristö ei ole tärkeä Colgatelle vain sen vuoksi, että kaikkien tulisipyrkiä siihen, vaan koska se on myös järkevää liiketoiminnan kannalta. Pyrimme omaltaosaltamme pitämään planeetastamme huolta toimimalla tavalla, joka on turvallinenympäristön kannalta ja suojelee maailmaamme tuleville sukupolville.Olemme sitoutuneita kestävään kehitykseen ja sosiaaliseen vastuuseen.Colgatella kestävä kehitys on väistämätön osa liiketoimintaamme pitkällä tähtäimellä ja erittäin tärkeä yhtiömme menestykselle.Se perustuu tärkeimpiin arvoihimme eli huolenpitoon, maailmanlaajuiseen yhteistyöhön ja jatkuvaan kehitykseen. Meilletärkeintä ovat ihmiset, suoritukset ja ympäristö.Lisäksi olemme sitoutuneet saavuttamaan globaalisen kestävän kehityksen tavoitteemme eli varmistamaan, että Colgaten liiketoimintakasvaa jatkuvasti ja vastuuntuntoisesti ja hyödyntää kaikkia, joita palvelemme, mukaan lukien työntekijämme, osakkeenomistajammeja muut sidosryhmiemme jäsenet maailmanlaajuisesti, samalla kun edistämme tulevien sukupolvien hyvinvointia.Viime vuosien aikana sitoumuksemme kestävään kehitykseen ja sosiaaliseen vastuuseen on kasvanut, kun olemme integroineetmolemmat liiketoimintaamme. Integroitu lähestymistapa on vahvistanut kestävän kehityksen ja sosiaalisen vastuuden aloitteitammesekä liiketoimintasuoritustamme. Tämä on auttanut meitä palkkaamaan ja pitämään palveluksessamme parhaat kyvyt, parantanutsuhdettamme sidosryhmiemme jäseniin ja tarjonnut uusia mahdollisuuksia innovaatioiden saralla. Kaikkein tärkeintä on ehkäkuitenkin, että tämä sitoutuminen on innostanut Colgaten henkilöstöä ja saanut sen osallistumaan ympäri maailman.Kestävän kehityksen politiikkamme ja ohjelmamme keskeiset kohdat löytyvät www.ColgatePalmolive.com-sivustolta otsikon”Living Our Values” (Elämme arvojemme mukaisesti) alta.Turvaamme ja suojelemme ympäristöä.Yhtiö on sitoutunut suojelemaan ympäristöä. Siksi meidän kaikkien pitää noudattaa sovellettavia ympäristölakeja ja-säännöksiä tarkasti niin lain kirjaimen kuin hengen mukaan sekä niiden edustamaa yleispolitiikkaa. Kukaan yhtiöntyöntekijä tai johtaja ei ole oikeutettu toimimaan tavalla, joka ei noudata tätä politiikkaa, tai antamaan luvan tai hyväksynnäntai ohjaamaan jonkin henkilön tällaiseen menettelyyn tai suvaitsemaan sen.Suosimme avointa julkista keskustelua, ja pyrimme luomaan aktiivisen ja tuottavan kumppanuuden toimipaikkojemmeyhteiskuntien kanssa. Informoimme kuluttajia ympäristöasioita koskevasta politiikastamme ja ohjelmistamme ja teemmeyhteistyötä yhdyskuntien johtajien ja kaikkien muidenkin kanssa, jotka jakavat näkökantamme ympäristön suojelemisestatuleville sukupolville.Tässä jatkuvasti muuttuvassa maailmassa Colgate asettaa etusijalle vastuuntuntoisen ja kunnioittavan toiminnan. Nämäpyrkimykset ovat johtaneet suurempaan tehokkuuteen ja taloudellisiin etuihin yhtiölle. Tiedämme, että paljon on vielätehtävä. Jatkuva pyrkimyksemme pienentää ekologista jalanjälkeämme pysyy keskeisenä tekijänä tuotannossamme,pakkauksissamme, jakelussamme ja markkinoinnissamme.Lisätietoja yhtiön toimintaan sovellettavista ympäristölaeista sekä niihin liittyvästä yhtiön politiikasta ja menettelytavoistalöytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon ”Colgate-Palmolive Environmental, Occupational Health & Safety PolicyStatement” (Colgate-Palmoliven ympäristö-, työterveys- ja työturvallisuuspolitiikkaa koskeva julkilausuma) alta.Colgate-palmolive company 25


SUHTEEMMEOSAKKEENOMISTAJIINPyrimme palvelemaan osakkeenomistajien tarpeita ja lisäämään osakasarvoa.Pidämme yllä omistajavalvontaa suojellaksemme osakasarvoa.Yhtiön omistajavalvonnan käytännöt ja ohjelmat, joista tämä eettinen ohjeisto on yksi tärkeimmistä, toimivatosakkeenomistajien suojana. Viime vuosina kongressi, SEC ja New Yorkin pörssi, kuten myös monet muutvalvontatahot ja viranomaiset ympäri maailman, ovat säätäneet monia vallanjakojärjestelmiä koskeviaohjeita eettisen yrityskäyttäytymisen edistämiseksi. Nämä ovat olleet jo vuosia Colgaten yleinen käytäntö.Osakkeenomistajiemme etuja palvelevat itsenäinen hallitus, joka koostuu pääosin itsenäisistä johtajista,sekä itsenäiset komiteat, jotka valvovat tilintarkastusta, palkkioita ja hallintoasioita. Tiheästi päivitetytkomiteoiden perussäännöt ja hallintotapaa käsittelevät suuntaviivat määrittelevät tarkasti johtajien roolit javastuut sekä yhtiön omistajavalvonnan periaatteet.Yhtiön omistajavalvonnan ohjelmasta saa lisätietoa yhtiön kotisivuilta joko otsikon ”Colgate-PalmoliveCompany Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues” (Colgate-Palmoliven yhtiönhallituksen merkitseviä omistajavalvonta-asioita koskevat suuntaviivat) alta tai seuraavien komiteoidenperussäännöistä: Audit Committee, Nominating and Corporate Governance Committee, Personnel andOrganization Committee ja Finance Committee.Pidämme yllä kattavia tilintarkastusohjelmia lisätäksemmesijoittajien luottamusta.Yhtiö on sitoutunut laatuun, rehellisyyteen ja läpinäkyvyyteen taloudellisissa katsauksissaan. Sitoutuminennäkyy yhtiön pitkäaikaisissa toimintaohjeissa ja -tavoissa. Niihin sisältyvät sisäinen tarkastusryhmä, jokavalvoo tilintarkastusta maailmanlaajuisesti, itsenäiset tilintarkastajat, joilla on laajoja valtuuksia, sekäitsenäinen tilintarkastusvaliokunta (Audit Committee), joka valvoo kaikkea edellä mainittua. Näidenresurssien tehokkuuden maksimoimiseksi henkilöstömme odotetaan kommunikoivan avoimesti jarehellisesti sisäisten ja ulkoisten tilintarkastajien sekä tilintarkastusvaliokunnan kanssa.Lisätietoja yhtiön sisäisten tilintarkastajien, itsenäisten tilintarkastajien ja tilintarkastusvaliokunnanmerkittävästä roolista löytyy otsikon ”Colgate-Palmolive Company Audit Committee Charter” (Colgate-Palmoliven yhtiön tilintarkastusvaliokunnan peruskirja) alta yhtiön kotisivulta.Tiedotamme osakkeenomistajille yhtiön edistyksestä.Osakkeenomistajat kutsutaan vuosittain yhtiökokoukseen, jossa käydään läpi yhtiön kehitystä kuluneenvuoden aikana ja jossa osakkeenomistajat voivat esittää kysymyksiä yhtiön ylimmälle johdolle. Muinaaikoina osakkeenomistajat saavat tietoa tuotelanseerauksista, viimeisimmistä tuloksista, yhtiön kestävänkehityksen pyrkimyksistä ja muusta liiketoiminnan kehityksestä yhtiön kotisivuilta osoitteesta www.ColgatePalmolive.com.26 EETTINEN OHJEISTO


NOUDATTAMISVELVOLLISUUSEettisen ohjeiston laatiminen ei riitä. Niiden, joiden odotetaan noudattavan näitämenettelytapoja, täytyy saada tietää niistä ja täytyy omaksua ne.Kommunikaatio ja tiedonvälitys ovat välttämättömiä.Astuessa Colgaten palvelukseen jokaisen meistä oletetaan noudattavan näitä käyttäytymissääntöjäsamoin kuin kaikkia lakeja ja säännöksiä sekä yksityiskohtaisempia suuntaviivoja, jotka löytyvätliiketapasäännöksistä ja muista yhtiömme, sen sisaryhtiöiden, toimintayksiköiden ja jaostojen laatimistaohjeista, menettelytavoista ja suuntaviivoista. Esimiehet ovat velvollisia viestittämään nämä vaatimuksethenkilöstölle, varmistamaan, että ne ymmärretään ja niitä noudatetaan, ja luomaan sellaisen ilmapiirin,jossa henkilökunta voi vapaasti keskustella niin eettisistä kuin juridisista asioista.Noudattamista valvoo Colgaten eettisen ja säännönmukaisen toiminnanosasto (Global Ethics and Compliance Department).Tämä eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osasto tarkkailee niin eettisen ohjeiston kuin muidenliiketapasäännösten noudattamista. Osasto tiedottaa pääjohtajalle/hallituksen puheenjohtajalle ja Colgatenhallituksen tilintarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle, miten se on onnistunut eettisen ohjeiston ja muidenvastaavien ohjelmien luomisessa, käyttöönotossa ja toimeenpanossa.Eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastolle tai muita kanavia pitkin raportoitu tieto välitetääntarpeen mukaan luottamuksellisesti tilintarkastusvaliokunnalle.Colgate-palmolive company 27


KYSYKÄÄ NEUVOJA JA ILMOITTAKAA RIKKOMUKSISTAKysykää neuvoa.Eettinen ohjeisto ei pysty antamaan vastauksia jokaiseen kysymykseen. Siksi onkin viime kädessä luotettavajokaisen omaan hyvään arviointikykyyn siitä, mitä vaaditaan yhtiön korkeiden normien säilyttämiseksi jamilloin on paikallaan hakea opastusta tarkoituksenmukaisen menettelytavan löytämiseksi.Useimmissa tapauksissa eettisessä ohjeistossa kuvailtuja suuntaviivoja koskevat kysymykset tulee esittääsuoraan esimiehelle tai lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization), jotka puolestaan voivat kääntyäomien esimiestensä, lakiorganisaation jonkun toisen lakimiehen, eettisen ja säännönmukaisen toiminnanosaston (Global Ethics and Compliance Department) tai tietyn yksikön tai jaoston henkilöstöosastonpuoleen. Voitte myös itse ottaa yhteyttä ylempään johtoon tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnanosastoon joko suoraan tai Colgate-Palmoliven eettisen ohjeiston palvelulinjan (joka aiemmin tunnettiinnimellä Hotline) kautta alla kuvatulla tavalla.Epäillyistä rikkomuksista on tehtävä ilmoitus.Jos olette tietoinen eettisen ohjeiston tai muun yhtiön ohjesäännön rikkomisesta tai epäilette sellaista, teidänon ilmoitettava siitä välittömästi esimiehellenne, henkilöstöosastolle tai lakiorganisaatiolle. Vaihtoehtoisestivoitte kääntyä korkeamman johtoportaan tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osaston puoleenkostotoimenpiteitä pelkäämättä. Ketään ei rangaista siitä, että hän hyvässä uskossa raportoi mahdollisistarikkomuksista tai osallistuu Colgaten tai valtionjohdon suorittamaan tutkintaan tai käsittelyyn, ellei todeta,että annetut tiedot ovat tietoisesti valheellisia. Yhtiö tekee parhaansa pitääkseen kaikki henkilöä ja tämänluovuttamaa informaatiota koskevat tiedot luottamuksellisina ja paljastaa ne vain siinä tapauksessa, että• se on välttämätöntä tehokkaan tutkimuksen hoitamisen ja vaadittavien toimien vuoksi• soveltuvat lait niin vaativat.Voitte soittaa Colgate-Palmoliven eettisen ja säännönmukaisen toiminnanpalvelupuhelimeen (Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive EthicsLine).Colgate-Palmolive EthicsLine -palvelupuhelimen tarkoitus on• neuvoa Colgaten henkilöstöä ja selvittää, kuinka eettistä ohjeistoa sovelletaan tietyissä tilanteissa• tarjota vaihtoehtoinen lähestymistapa henkilöille, jotka haluavat ilmoittaa yhtiölle epäilystään lainrikkomisesta tai toiminnasta, joka on ristiriidassa eettisen ohjeiston kanssa.Voitte ottaa yhteyttä eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon soittamalla ympärivuorokautiseen Colgate-PalmoliveEthicsLine -palvelupuhelinnumeroon 1 800 778 6080 (Yhdysvalloissa) tai 1 212 310 2330 (vastapuheluna muista maista).Voitte myös ottaa yhteyttä eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon postitse, sähköpostitse tai faksin välityksellä. Postiosoite onGlobal Ethics and ComplianceColgate-Palmolive Company300 Park Avenue, 8th FloorNew York, NY 10022, USALuottamuksellinen sähköpostiosoite on ethics@colpal.com. Luottamuksellinen faksinumero on 1 212 310 3745.28 EETTINEN OHJEISTO


Älkää epäilkö ottaa yhteyttä eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon, jos teillä on kysyttävääeettisestä ohjeistosta tai epäilys siihen liittyvästä rikkomuksesta. Otamme ilmoituksemme vakavasti, ja kaikkiraportoidut rikkomukset tutkitaan välittömästi. Henkilö, joka on tehnyt ilmoituksen, ei saa ryhtyä tutkimaanasiaa itse, koska tutkimuksiin saattaa liittyä monimutkaisia lakikysymyksiä. Omin päin toimiminen saattaakyseenalaistaa tutkimuksen ja vaikuttaa negatiivisesti sekä teihin itseenne että Colgateen.Olisi hyvä, jos voisitte soittaessanne kertoa, kuka olette. Se helpottaisi tutkimusta ja seurantaa. Paikallisenlain niin salliessa voitte myös antaa tietoja anonyymisti. Joissain maissa lait rajoittavat sitä, minkälaisiaasioita voi raportoida. Jos nämä lait estävät raportoinnin, eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastonedustaja kertoo, kuka liiketoimintayksikössänne voi auttaa teitä.Eettiseen ohjeistoon tai liiketapasäännöksiin liittyvää rikkomusta tai epäiltyä rikkomusta tutkittaessa voiolla tarpeellista välittää yhdessä maassa kerättyjä henkilökohtaisia tietoja muihin maihin, mukaan lukienYhdysvaltoihin. Mikä tahansa eettiseen ohjeistoon tai liiketapasäännöksiin liittyvä rikkomuksesta taiepäillystä rikkomuksesta tehty raportti eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastolle saattaa sisältäähenkilökohtaisia tietoja. Tällaisissa tapauksissa nämä henkilökohtaiset tiedot ovat niiden yhtiön työntekijöidenja entiteettien käytettävissä, jotka osallistuvat eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osaston suorittamaantutkimukseen, mutta vain sen ajan, joka on perustellusti tarpeellista tähän tarkoitukseen. Tämän jälkeen kyseisethenkilökohtaiset tiedot joko tuhotaan tai tallennetaan yhtiön ja lain sääntöjen mukaisesti.Kurinpidollisiin toimenpiteisiin saatetaan ryhtyä.Yhtiössä on nollatoleranssi käytökselle, joka rikkoo eettistä ohjeistoa tai liiketapasäännöksiä vastaan.Tämä tarkoittaa sitä, että jos rikkomus on todistettavasti tapahtunut, ryhdytään asianmukaisiin toimiinrikkomuksen luonteen ja vaikutuksen mukaisesti. Tällä tavalla yhtiö pyrkii estämään eettisen ohjeistontai liiketapasäännösten vastaisen toiminnan ja lopettamaan tällaisen toiminnan niin nopeasti kuinmahdollista rikkomuksen paljastuksen jälkeen. Paikallisia lakeja noudattaen eettistä ohjeistoa tailiiketapasäännöksiä rikkoneeseen Colgaten henkilöstön jäseneen voi kohdistua kuritoimenpiteitä, jopatyösuhteen lakkauttaminen.Ohjeistoa sovelletaan koko Colgaten henkilöstöön ja kaikkiintoimintoihin.Eettinen ohjeisto koskee kaikkia Colgate-Palmoliven ja sen tytäryhtiöiden työntekijöitä, mukaan lukientoimihenkilöt, ja se koskee myös yhtiön hallituksen jäseniä ja edustajia lain niin salliessa. Kopio eettisestäohjeistosta, joita saa eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastosta, tulisi antaa myös sellaisillehenkilöille ja entiteeteille, jotka palkataan ja valtuutetaan toimimaan yhtiön puolesta ohjeita koskevissatilanteissa. Ympäri maailman Colgaten henkilöstö osoittaa sitoumuksensa ohjeiston noudattamiseen jayhtiön eettisiin standardeihin osallistumalla eettisen ohjeiston koulutukseen ja sertifiointiin vuosittain.Colgate-palmolive company 29


Eettisen ohjeiston asiahakemistoAhdistelu ............................... 7Liikesalaisuudet ....................... 9, 16Asiakirjojen hallinta ..................... 22Luottamukselliset tiedot koskien muita . . . . . 16Asiakkaamme ........................... 15Luottamukselliset tietomme ................ 9Colgaten hallitus ......................... 14Mainonnan virheettömyys . . . . . . . . . . . . . . . . 17Epäiltyjen rikkomusten raportointi ......... 28Mediatiedustelut ........................ 11EthicsLine -palvelupuhelin ................ 28Nollatoleranssi .......................... 29Eturistiriidat ............................. 8Poliittiset lahjoitukset .................... 21Ihmisoikeudet ........................... 23Sisäpiirikauppa-/arvopaperilait ............ 20IT-resurssit / sosiaalinen media ............ 12Suosikkijärjestelmä ..................... 7, 9Kestävä kehitys / sosiaalinen vastuu ........ 25Tavarantoimittajien eettinen ohjeisto ...... 15Kilpailu-/antitrustilait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Toimialajärjestöt ........................ 21Kirjanpidon virheettömyys ................ 11Tuonnin/viennin kontrollit ............... 22Kostotoimenpiteet .... takakannen sisäpuolellaTuotteen laatu ja turvallisuus .............. 17Kuluttajamme .......................... 17Turvallinen työympäristö .................. 7Kurinpidolliset toimenpiteet .............. 29Vapaaehtoistyö ja lahjoitukset ............. 23Lahjat ja kestitys ......................... 15Yhteystietomme ......................... 28Lahjonta/FCPA .......................... 21Yhtiön omaisuuden suojeleminen ......... 12Lapsityövoima ........................ 7, 23Yksityisyyden suoja ...................... 1030 EETTINEN OHJEISTO


USEIN KYSYTTYJÄ KYSYMYKSIÄK: Mistä löydän Colgaten eettisen ohjeiston?V:Löydät sen sivustolta OurColgate.com samoin kuin Colgaten ulkopuoliselta sivustolta www.ColgatePalmolive. com. Jollei sinulla on internetyhteyttä, voit pyytää kopiota henkilöstöosastoltaympäri maailman. Ohjeisto on saatavilla 40 eri kielellä.K: Mistä tiedän, mitkä säännöt pätevät työpaikalla?V:Colgate noudattaa kaikkia lakeja ja säännöksiä kaikkialla, missä toimimme. Tämän lisäksi voi ollaerityisiä yhtiön säännöksiä ja menettelytapoja, joiden mukaan toimimme. Aloita lukemalla eettinenohjeisto. Jollet löydä tarvitsemaasi vastausta, kysy esimieheltäsi, henkilöstöosastolta, eettisen jasäännönmukaisen toiminnan osastolta (Global Ethics and Compliance) tai lakiorganisaatiolta(Global Legal Organization).K: Ketä eettinen ohjeisto koskee?Kaikkien Colgaten työntekijöiden täytyy noudattaa eettisiä ohjeita. Poikkeuksia ei ole.V:K: Mitä tapahtuu, jos vahingossa rikon yhtiön sääntöjä?V:Kaikki Colgaten työntekijät ovat vastuussa siitä, että he varmistavat toimivansa eettisen ohjeistonmukaisesti. Tämän vuoksi pyydämme vuosittain jokaista lukemaan eettisen ohjeiston ja tekemäänsertifioinnin sekä suorittamaan tarvittavan pyydetyn koulutuksen. Sinun oletetaan myös esittävänmahdolliset kysymyksesi tai huolenaiheesi esimiehellesi, eettisen ja säännönmukaisen toiminnanosastolle (Global Ethics and Compliance) tai lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization).Jos toimit eettisen ohjeiston tai muiden yhtiön sääntöjen vastaisella tavalla, et ehkä säästykurinpitotoimenpiteiltä tai laillisilta seuraamuksilta, vaikka ilmoittaisit, että tarkoitusperäsi olivathyvät tai ettet tiennyt toimiesi olevan sopimattomiaK: Esimieheni käski minun toimia tavalla, joka mielestäni saattaa olla lainvastainen.Kuinka minun tulisi menetellä?V:Sinun on parasta varmistaa esimieheltäsi, että ymmärsit pyynnön oikein. Jos olet huolissasi asiastavielä keskustelun jälkeenkin, ilmoita asiasta eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastolle(Global Ethics and Compliance) Colgate-Palmolive EthicsLine -palvelupuhelimen välityksellä tailakiorganisaatioon (Global Legal Organization):Colgate-Palmolive EthicsLineethics@colpal.com1 800 778 6080 (Pohjois-Amerikka)1 212 310 2330 (vastapuhelu kaikkialta muualta)1 212 310 3745 (faksi)Muista, ettei koskaan ole hyväksyttävää rikkoa lakia, huolimatta siitä, kuka sinua käski niin toimimaan.Älä koskaan vaaranna työpaikkaasi tai yhtiön mainetta tekemällä jotain laitonta tai epäeettistä.Colgate-palmolive company 31


K: Missä voin saada lisäkoulutusta liittyen sääntöjen noudattamiseen ja eettiseenkäyttäytymiseen?V:Ota yhteyttä paikalliseen henkilöstöosastoon, koulutusosastoon (Global Education and Training),lakiorganisaatioon (Global Legal Organization) tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnanosastoon (Global Ethics and Compliance).K: Onko eettinen ohjeisto luottamuksellinen?Ei. Eettinen ohjeistomme on nähtävillä verkkosivuillamme, ja siitä saa kopioita pyydettäessä.V:K: Oletammeko tavarantoimittajiemme noudattavan Colgaten eettistä ohjeistoa?V:Oletamme tavarantoimittajiemme noudattavan samoja korkeita eettisiä standardeja kuin itsenoudatamme yhtiön sisällä. Colgate-Palmolive on laatinut tavarantoimittajia koskevan eettisenohjeiston (Supplier Code of Conduct), joka on käännetty usealle paikalliselle kielelle ja löytyy yhtiönkotisivuilta tavarantoimittajia koskevan Work With Us (Työskentele kanssamme) -kohdan alta.32 EETTINEN OHJEISTO


OPI • TOIMI • KERROVoitte ottaa yhteyttä eettisen ja säännönmukaisentoiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance)soittamalla ympärivuorokautiseen Colgate-PalmoliveEthicsLine -palvelupuhelinnumeroon 1 800 778 6080(Yhdysvalloissa) tai 1 212 310 2330 (vastapuheluna muistamaista) tai lähettämällä kirjeen, sähköpostin tai faksin:Global Ethics and ComplianceColgate-Palmolive Company300 Park Avenue, 8th FloorNew York, NY 10022, USAethics@colpal.com1 212 310 3745 (faksi)Kostotoimenpiteitä koskeva politiikkaColgaten politiikan ja käytännön mukaisesti noudatamme korkeimpia eettisiä standardeja ja luommetyöympäristön, jossa ei esiinny sopimatonta tai lainvastaista käytöstä ja jossa ihmisiä rohkaistaankertomaan huolenaiheistaan yhtiölle ilman pelkoa kostotoimenpiteistä. Tämän vuoksi Colgatella ketääntyöntekijää, entistä työntekijää, edustajaa tai kolmatta osapuolta ei rangaista siitä, että hän valittaa tairaportoi mahdollisesta yhtiön eettiseen ohjeistoon, yhtiöpolitiikkaan tai soveltuvaan lakiin liittyvästärikkomuksesta, osallistuu siihen liittyvään tutkintaan tai auttaa siinä, ellei todeta, että syytös on tahallisestitehty väärin perustein tai siitä annetut tiedot ovat tietoisesti valheellisia. Colgate pyrkii pitämään kaikkivalitukset luottamuksellisina niin pitkälle kuin vain mahdollista. Kaikki kostotoimenpiteitä koskevatsyytökset tutkitaan, ja tarvittaessa ryhdytään kurinpidollisiin toimiin, jotka saattavat johtaa irtisanomiseen.Colgate-palmolive company 33


D12-128 5/12Corporate Communications300 Park AvenueNew York, NY 10022-7499

More magazines by this user
Similar magazines