Personec F ESS sähköinen asiointi KÄYTTÖOHJE – 1.6.2011 - Oulu
Personec F ESS sähköinen asiointi KÄYTTÖOHJE – 1.6.2011 - Oulu
Personec F ESS sähköinen asiointi KÄYTTÖOHJE – 1.6.2011 - Oulu
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Personec</strong> F <strong>ESS</strong><br />
<strong>sähköinen</strong> <strong>asiointi</strong><br />
<strong>KÄYTTÖOHJE</strong> <strong>–</strong> <strong>1.6.2011</strong>
Sisällysluettelo<br />
1. Yleistä .............................................................................................................. 3<br />
2. Sisäänkirjautuminen ........................................................................................... 3<br />
3. Omien tietojen ilmoittaminen ............................................................................... 4<br />
3.1 Omat tiedot ja poissaolot ilmoitetaan SAP-järjestelmään ....................................... 4<br />
4. Vuosilomat ........................................................................................................ 4<br />
4.1 Lomaperusteet ................................................................................................ 4<br />
4.2 Vuosiloman ajankohta ...................................................................................... 4<br />
4.3 Lomajakson ilmoittaminen ................................................................................ 4<br />
4.4 Säästöt .......................................................................................................... 5<br />
5. <strong>ESS</strong>-avustaja .................................................................................................... 6<br />
6. Esimiestoiminnot ............................................................................................... 7<br />
6.1 <strong>ESS</strong> <strong>–</strong> Henkilöstö <strong>–</strong>näyttö ................................................................................. 7<br />
6.2 Vuosilomat ..................................................................................................... 7<br />
6.3.1 Hyväksytyn lomajakson muuttaminen ........................................................... 8<br />
6.3.2 Lomaraportit ............................................................................................. 9<br />
6.4 Valitse toiminto -valikko ................................................................................... 9<br />
6.4.1 Asiakirjat ................................................................................................ 10<br />
6.4.2 Raportit .................................................................................................. 10<br />
6.4.3 Ryhmähyväksyntä ................................................................................... 11<br />
6.4.4 Sijainen .................................................................................................. 12<br />
6.4.5 Erittelyt .................................................................................................. 12<br />
2
1. Yleistä<br />
<strong>ESS</strong> on henkilöstöjärjestelmään (<strong>Personec</strong> F) integroitu henkilöstön käytössä<br />
oleva <strong>sähköinen</strong> <strong>asiointi</strong>kanava. Kukin henkilö näkee omat tietonsa ja voi jättää<br />
itseään koskevia ilmoituksia <strong>ESS</strong>:llä. Esimies näkee oman henkilöstönsä tiedot ja<br />
saa hyväksyttäviksi henkilöstönsä loma- ja poissaoloesitykset. Esimies voi hyväksyä<br />
esityksen, palauttaa sen muutettavaksi tai hylätä esityksen. <strong>ESS</strong>:n käyttö<br />
ei muuta hallinnollisten päätösten tekemistä. <strong>ESS</strong> tarjoaa sen sijaan työvälineen<br />
esimiestyön hoitamiseen.<br />
<strong>ESS</strong>:iin ilmoitetaan:<br />
- varsinaiset lomajaksot<br />
- lomarahavapaajaksot<br />
- säästövapaajaksot<br />
Uusien henkilöiden <strong>ESS</strong> -käyttäjätunnukset luodaan tietohallintopalveluissa. Esimies-<br />
ja tarkastajarooleissa tapahtuvien muutosten toteuttaminen järjestelmään<br />
pyydetään henkilöstöpalveluista.<br />
<strong>ESS</strong> -ilmoituksia voi tehdä juoksevasti, kohdekuukauden kaikki ilmoitukset on<br />
kuitenkin oltava esimiehen hyväksyttävänä viimeistään seuraavan kalenterikuukauden<br />
2. työpäivän aikana. Tapahtumapäivästä tallennuspäivään voi kulua korkeintaan<br />
yksi kuukausi.<br />
Ohjeen alkuosassa on kaikille käyttäjille yhteisiä ohjeita ja luvussa 6 esimiesrooliin<br />
liittyviä ohjeita.<br />
2. Sisäänkirjautuminen<br />
<strong>Personec</strong> <strong>ESS</strong> <strong>–</strong> järjestelmään kirjaudutaan sivulta http://www.oulu.fi/pakki/<br />
koivu-koneen käyttäjätunnuksella ja salasanalla.<br />
Kirjautumisongelmissa lisätietoja antaa tietohallinnon neuvonta, email: neuvonta@oulu.fi,<br />
puh: 553 3080.<br />
Näytöillä navigoidaan hiirellä ja haluttuun palveluun päästään joko kaksoisklikkaamalla<br />
palvelun nimeä tai napsauttamalla Avaa -painiketta. Palaaminen edelliseen<br />
vaiheeseen tapahtuu klikkaamalla näytön ylälaidassa äärimmäisenä oikealla<br />
olevaa Paluu -valintaa. Selaimen painikerivillä olevaa Edellinen -<br />
valintapainiketta EI voi käyttää.<br />
Jokaisessa palvelussa on sisään rakennettu ohjeisto, johon pääsee näytön ylälaidassa<br />
olevasta Ohje -valinnasta.<br />
3
Uloskirjautuminen tapahtuu palaamalla perusnäytölle ja valitsemalla näytön ylälaidasta<br />
Lopeta (äärimmäisenä oikealla).<br />
3. Omien tietojen ilmoittaminen<br />
3.1 Omat tiedot ja poissaolot ilmoitetaan SAP-järjestelmään<br />
4. Vuosilomat<br />
4.1 Lomaperusteet<br />
Vuosilomat määräytyvät yliopistojen yleisen työehtosopimuksen mukaisesti.<br />
Kokonaistyöajassa olevilla tutkijoilla ja opettajilla on laskennallinen vuosiloma eivätkä<br />
he merkitse lomiaan <strong>ESS</strong>iin. Osa-aikatyötä tekevien loma kuluu hoitoprosentin<br />
mukaisesti. Lomien laskemisesta ja pitämisestä on syytä ottaa yhteys<br />
henkilöstösihteeriin.<br />
4.2 Vuosiloman ajankohta<br />
Varsinaisesta vuosilomasta pidetään 24 pv lomakaudella viraston määräämänä<br />
ajankohtana, jollei erikseen muuta sovita. Tästä ajasta vähintään 12 pv on pidettävä<br />
yhdenjaksoisena. Muu osa lomasta on pidettävä 30.5. mennessä.<br />
Jos vuosilomaa ei voida antaa äitiys- tai isyysvapaan vuoksi edellä mainittuna<br />
aikana, loma voidaan antaa 6 kuukauden kuluessa vapaan päättymisestä.<br />
Lisätietoja antavat henkilöstösihteerit.<br />
4.3 Lomajakson ilmoittaminen<br />
Tarkista ensimmäiseksi, että alat käsitellä oikean lomavuoden lomatietoja. Lomavuoden<br />
vaihto tapahtuu napsauttamalla nimesi alla olevia valintapainikkeita.<br />
Loma pidetään täysinä viikkoina ja ilmoitetaan maanantaista <strong>–</strong> perjantaihin (5<br />
pv). Vaikka viikolla on arkipyhä, loma merkitään ma-pe. Pyhäpäivät eivät kuluta<br />
lomapäiviä.<br />
4
4.4 Säästöt<br />
Jos lomaviikko muodostuu kahdesta eri lomavuodesta, ilmoitetaan ne erillisinä<br />
jaksoina ko. lomavuosille. Ensin ilmoitetaan vanhan lomavuoden jakso ja lähetetään<br />
hyväksyttäväksi. Sen jälkeen vaihdetaan lomavuosi, ilmoitetaan loppujakso<br />
ja lähetetään hyväksyttäväksi.<br />
Jos lomajaksoon sisältyy varsinaista vuosilomaa, säästövapaata tai lomarahavapaata,<br />
ilmoitetaan ne erillisinä jaksoina omilla välilehdillään.<br />
Lomanäytön alareunassa olevalla Loman käyttö -välilehdellä näet lomaoikeutesi<br />
ja sen käytön tilanteen. Kun olet syöttänyt Uusi lomajakso -toiminnolla ehdottamasi<br />
lomajakson alku- ja loppupäivämäärät, voit tarkistaa Laske saldo -<br />
toiminnolla, kuinka monta lomapäivää sinulle jää vielä käytettäväksi. Voit tulostaa<br />
myös raportin lomaoikeudestasi ja sen käytöstä.<br />
Esimiehen hyväksymää lomajaksoa ei voi muuttaa <strong>ESS</strong>:n kautta. Jos henkilö haluaa<br />
muuttaa lomajaksoa, on esimiehen pyydettävä henkilöstösihteeriä poistamaan<br />
vanha lomajakso järjestelmästä. Tämän jälkeen <strong>ESS</strong>:n kautta syötetään<br />
uusi lomajakso, jonka esimies hyväksyy tai tarvittaessa palauttaa henkilölle/hylkää.<br />
Näytön vasemmassa yläreunassa olevan Säästöt -valinnan alta avautuu näyttö,<br />
josta voit tarkastella eri vuosina säästämiesi lomapäivien ja/tai lomarahavapaittesi<br />
määriä ja toteutumia.<br />
5
Lomaraha- ja säästövapaat ilmoitetaan Vuosilomat <strong>–</strong>ikkunassa omilla välilehdillään.<br />
Valitse ensin nimesi alapuolelta säästö-/lomarahavuodeksi se vuosi, mille<br />
kalenterivuodelle vapaajakso sijoittuu. Se, miltä vuodelta vapaa käytetään, valitaan<br />
arvolistalta säästövuosi-otsakkeen oikealta puolelta jakson syöttämisen jälkeen.<br />
Säästövapaat ja vanhat lomarahavapaat ilmoitetaan ja pidetään kuten vuosilomat.<br />
Vuoden 2008 ja 2009 lomarahavapaiden ilmoittamisessa huomio, että jaksot<br />
ilmoitetaan työpäivinä (ma-pe) ja irtopäiväkertymää ei enää lasketa.<br />
5. <strong>ESS</strong>-avustaja<br />
Esimiehelle voidaan nimetä avustaja, jolla on oikeus tarkastaa esimiehelle tulleet<br />
loma- ja poissaoloesitykset. Sama avustaja voi avustaa useaa esimiestä yhtä aikaa.<br />
Avustajan roolissa työskentelevä henkilö voi syöttää tietoja toisen henkilön (toisen<br />
esimiehen) puolesta ja tarkistaa esimiehelle tulleet loma- ja poissaoloesitykset.<br />
Avustajalle voidaan myös antaa hyväksymisoikeus. Avustaja voi toimia usean<br />
esimiehen avustajana.<br />
6
6. Esimiestoiminnot<br />
6.1 <strong>ESS</strong> <strong>–</strong> Henkilöstö <strong>–</strong>näyttö<br />
Henkilöstö <strong>–</strong>näyttö aukeaa etusivulta kohdasta Henkilöstön tiedot. Henkilöstösivu<br />
on esimiehen ja avustajan työpöytä.<br />
Henkilöstö sivulla hyväksytään työntekijöiden lomaehdotukset.<br />
Hae henkilöt päivältä <strong>–</strong> toiminnolla voit hakea 1kk taaksepäin henkilöitä käsiteltäväksi.<br />
Esimerkiksi, jos on tarve hakea ryhmäsi jäsenet vaikkapa edellisen kuukauden<br />
viimeiseltä päivältä, niin syötä kyseinen tarkastelupäivä Hae henkilöt päivältä<br />
<strong>–</strong>kenttään muodossa pp.kk.vvvv (esim. 31.12.2007) ja klikkaa Hae painiketta.<br />
Näytölle tulevat ne henkilöt, jotka kuuluivat ryhmääsi 1.8.2008 vaikka<br />
tänään he eivät enää kuuluisikaan.<br />
Lomakkeen otsikkoviivan alapuolella näet käsiteltävänä olevan henkilön nimen ja<br />
informaatiota hänen palvelussuhteestaan.<br />
6.2 Vuosilomat<br />
Esimiehen roolissa voi hyväksyä, hylätä tai palauttaa työntekijöiden lomaehdotukset.<br />
Esimiehellä on mahdollisuus käsitellä yhden työntekijän vuosiloma valitsemalla<br />
henkilö ja klikkaamalla vasemmalla ylhäällä olevaa Vuosiloma <strong>–</strong>painiketta. Ikkunassa<br />
näkyvät kaikki tiedot työntekijän lomista.<br />
7
Seuraava hlö -painikkeella voi siirtyä henkilöstä toiseen, ilman että pitää palata<br />
Henkilöstö ikkunaan.<br />
Kun esimies hyväksyy loman, se siirtyy henkilöstöhallinnon käyttöön, eikä esimies<br />
voi enää muuttaa sitä.<br />
Kun esimies palauttaa loman, Infokenttään tulee laittaa perustelu. Tapahtuma<br />
siirtyy takaisin työntekijälle, joka voi halutessaan muuttaa tai poistaa esityksen.<br />
Kun esimies hylkää loman, Infokenttään tulee laittaa perustelu. Tapahtuma siirtyy<br />
takaisin työntekijälle, jonka tulee poistaa se.<br />
Esimies voi myös käsitellä yhdellä kertaa kaikki vuosilomaehdotukset valitsemalla<br />
yläreunasta Valitse toiminto -> Ryhmähyväksyntä -> Loma-anomukset.<br />
Näyttöön tulevat työntekijöiden lomaehdotukset.<br />
Kun esimies palauttaa lomaesityksen, Lisätietoa <strong>–</strong>kenttään tulee laittaa perustelu.<br />
Esitys siirtyy takaisin työntekijälle, joka muuttaa tai poistaa esityksen.<br />
Kun esimies hylkää lomaesityksen, Lisätietoa <strong>–</strong>kenttään tulee laittaa perustelu.<br />
Lomaesitys siirtyy takaisin työntekijälle, jonka tulee poistaa se.<br />
6.3.1 Hyväksytyn lomajakson muuttaminen<br />
Jos työntekijä haluaa muuttaa esimiehen jo hyväksymän lomajakson, on esimiehen<br />
pyydettävä henkilöstösihteeriä poistamaan vanha jakso järjestelmästä. Tämän<br />
jälkeen työntekijä tekee uuden lomaehdotuksen jonka esimies hyväksyy.<br />
8
6.3.2 Lomaraportit<br />
Esimies saa kaikkien työntekijöiden lomat sisältävän koskevan graafisen lomataulukon<br />
saa palaamalla Henkilöstö ikkunaan ja valitsemalla Valitse toiminnot -<br />
linkistä Raportit.<br />
Käsiteltävän olevan henkilön lomatiedoista saat yhteenvedon Vuosilomat lomakkeen<br />
Tulosta- painikkeella.<br />
Vuosilomasuunnittelun yhteydessä keväällä esimiehet hyväksyvät lomajaksot<br />
vasta sen jälkeen kun yksikönjohtaja on hyväksynyt suunnitelmat. Esimiehet<br />
toimittavat graafiset lomalistat (lomaehdotukset) yksikönjohtajan hyväksyttäviksi.<br />
Laitoksen/yksikön johtaja on järjestelmässä merkitty kaikkien laitoksen esimiesten<br />
sijaiseksi, jotta myös hän voi tarkastella ja tarvittaessa käsitellä lomaehdotuksia.<br />
Laitoksen/yksikön johtaja voi tarkastella ehdotuksia valitsemalla ao. esimiehen<br />
alasvetovalikosta.<br />
Tämän jälkeen valitaan yläreunassa olevassa Valitse toiminto <strong>–</strong>alasvetovalikosta<br />
Raportit -> <strong>ESS</strong>-graafinen lomalista <strong>–</strong> käynnistä.<br />
6.4 Valitse toiminto -valikko<br />
Raporttien ja Asiakirjojen käynnistysnäytölle siirrytään Valitse toiminto- alas vetovalikosta<br />
kohdasta Raportit tai Asiakirjat.<br />
Aukeavalla näytöllä olevassa raporttien/asiakirjojen listassa klikataan halutun raportin/asiakirjan<br />
otsikkoa. Tämän jälkeen klikataan Käynnistys-painiketta (tai otsikon<br />
kaksoiklikkaus). Aukeavalla käynnistysnäytöllä annetaan käynnistysparametrit.<br />
9
6.4.1 Asiakirjat<br />
6.4.2 Raportit<br />
Tästä linkistä pääsee tulostamaan yhdelle henkilölle erilaisia asiakirjatyyppisiä<br />
tulosteita, kuten poissaoloraportin tai työtodistuksen. Valitsemalla henkilön ja<br />
klikkaamalla Asiakirjat linkkiä, pääsee valitsemaan halutun asiakirjatulosteen<br />
Asiakirjatulostuksen käynnistys edellyttää rajausparametrien syöttöä. Asiakirja<br />
avautuu tekstinkäsittelyohjelmaan.<br />
Raportit toiminnolla tulostetaan työntekijöitä koskevia raportteja.<br />
Raporteista löytyy mm. graafinen lomatuloste, jossa henkilöiden lomajaksot näkyvät<br />
aikajanoina. Järjestelmästä saa myös poissaoloja koskevia raportteja. Raportit<br />
tulostuvat luonteestaan riippuen joko tekstinkäsittelyohjelmaan tai taulukkolaskentaan.<br />
Raportille tulostuvat kaikki ne henkilöt, jotka on valittu Henkilöstö ikkunaan tai<br />
osajoukko heistä, jos raportin parametreissa vaaditaan ja/tai valitaan täsmällisempiä<br />
rajauksia.<br />
Käynnistysnäytöllä on parametrien syöttöikkuna ja sen oikealla puolella olevassa<br />
vihjeikkunassa kerrotaan raportin/asiakirjan sisältö ja opastetaan parametrien<br />
syöttämisessä. Siirryttäessä riviltä toiselle syöttöikkunassa, järjestelmä ohjaa<br />
käyttäjää näytön vasemmassa alareunassa vaihtuvin ohjetekstein. Mikäli syöttöriville<br />
on määritelty arvoluettelo, se löytyy ylimmällä rivillä olevasta alas vetovalikosta.<br />
Palkanlaskentayksiköksi valitaan 001.<br />
Virastotunnusta ei tarvitse valita, joten oletuksena olevaa %- merkkiä ei tarvitse<br />
muuttaa.<br />
10
Mikäli esimiehellä on alaisia usealla eri vastuualueella, ne annetaan riveille Yksikköjen<br />
alku ja Yksikköjen viimeinen yllä olevan esimerkin mukaisesti. Mikäli alaisia<br />
on vain yhdellä vastuualueella, ei kyseisillä riveillä oletuksena olevia %merkkejä<br />
tarvitse muuttaa.<br />
Kohtiin alkupäivä ja loppupäivä syötetään haluttu tarkasteluaika muodossa<br />
pp.kk.vvvv. Poissaoloraporteille tiedot tulostuvat vuosi kerrallaan, joten useamman<br />
vuoden tietoja tarkasteltaessa, kukin vuosi on ajettava omana raporttina.<br />
Huom! Mikäli raportille ei haluta tulostaa henkilötunnuksia tai syntymäaikoja,<br />
tulee syöttää arvo E kohdassa Hetu/Syntaika/Ei mitään.<br />
Muille parametrien syöttöriveille voi jättää oletuksena olevan %-merkin tai tarvittaessa<br />
antaa lisärajauksia, joita vastaavat arvot on ohjeistettu oikean puoleisessa<br />
vihjeikkunassa, vasemman alareunan ohjeteksteissä tai löytyvät ensimmäisellä<br />
rivillä olevasta alas vetovalikosta aukeavalta arvoluettelolta.<br />
Kun tarvittavat parametrit on määritelty, klikataan painiketta Käynnistä. Aukeaa<br />
näyttö Hakutiedot, jolla näkyy kehotus ”odota raportin/asiakirjan xxxx valmistumista”.<br />
Kun raportti on valmis, se aukeaa automaattisesti joko tekstinkäsittelyohjelmaan<br />
tai taulukkolaskentaan ominaisuuksistaan riippuen.<br />
6.4.3 Ryhmähyväksyntä<br />
Valitse toiminto <strong>–</strong> Ryhmähyväksyntä <strong>–</strong> näytölle aukeaa Ryhmähyväksynnän valinta,<br />
josta valitaan käsiteltävät tapahtumat esim. loma-anomukset, poissaolotapahtumat.<br />
Kun näytöltä on valittu haluttu lista, aukeaa uusi näyttö Ryhmähyväksyntä, jossa<br />
näkyy Henkilöstöt -näytöltä näkyvissä olevien henkilöiden edellisellä näytöltä valitut<br />
tapahtumat, jotka ovat Ehdotettu tai Tarkastettu tilassa.<br />
Ryhmähyväksyntä -näytöllä esimies pystyy hyväksymään yhden henkilön tapahtumia<br />
tai lomia yksitellen tai samalla kertaa hyväksyä esim. kaikkien alaisten lomat<br />
kerrallaan.<br />
11
Ryhmähyväksyntä näyttöä voi käyttää joko esimies tai avustaja, jos käytössä on<br />
tarkastustoiminto tai hänellä on hyväksymisoikeus.<br />
Näytöllä on seuraavat painikkeet:<br />
Valitse kaikki <strong>–</strong> toiminolla näytöllä oleviin kaikkiin valintaruutuihin laitetaan väkänen<br />
eli käyttäjä voi valita näin kaikkien näytöllä näkyvien henkilöiden tapahtumat<br />
hyväksyttäväksi / hylättäväksi / palautettavaksi. Käyttäjällä on mahdollisuus<br />
poistaa yksittäinen tapahtuma klikkaamalla hiirellä yksittäisen rivin valintaruutua.<br />
Poista valinnat <strong>–</strong> toiminto tyhjää kaikki väkäset valintaruuduista, jolloin käyttäjä<br />
valitsee haluamansa henkilöt klikkaamalla hiirellä ko. kenttää.<br />
Hyväksy valitut <strong>–</strong> valittujen rivien tapahtumat (jotka ovat Ehdotettu tai Tarkastettu<br />
-tilassa) hyväksytään, jolloin <strong>ESS</strong> -tilan arvoksi tulee Hyväksytty.<br />
Hylkää valitut <strong>–</strong> valittujen rivien tapahtumat (jotka ovat Ehdotettu tai Tarkastettu<br />
-tilassa) hylätään, jolloin <strong>ESS</strong> -tilan arvoksi tulee Hylätty. Lisätietoja -kenttiin<br />
kirjoitetaan hylkäämisen peruste.<br />
Palauta valitut <strong>–</strong> valittujen rivien tapahtumat (jotka ovat Ehdotettu tai Tarkastettu<br />
-tilassa) palautetaan takaisin alkuperäiselle ilmoittajalle, jolloin <strong>ESS</strong> -tilan arvoksi<br />
tulee Palautettu. Lisätietoja -kenttiin kirjoitetaan palautuksen syy.<br />
Vaihda mallia <strong>–</strong> voidaan vaihtaa toinen käsiteltävä lista eli aukenee Ryhmähyväksynnän<br />
valinta -näyttö.<br />
Tulosta <strong>–</strong> näytöltä tehdään pikatuloste Exceliin.<br />
6.4.4 Sijainen<br />
Jokaisen esimiehen sijaiseksi on kiinnitetty hänen oma esimiehensä. Kun sijaiseksesi<br />
kiinnitetty esimies kirjautuu <strong>ESS</strong>:iin, hän näkee työpöydällään samat<br />
toiminnot ja samat henkilöt kuin sijaistettu.<br />
Esimiehellä on myös oikeus kiinnittää itselleen sijaiseksesi toinen esimies. Sijainen<br />
kiinnitetään ikkunassa Henkilöstön tiedot -> Valitse toiminto -> Sijaisen<br />
kiinnitys.<br />
Sijaiseksi valitulle esimiehelle annetaan sijaisuuden alkupäivä ja loppupäivä. Sijaisuus<br />
loppuu merkittynä päivänä. Poista<strong>–</strong>painikkeelle voi poistaa sijaisuuden<br />
aikaisemmin.<br />
Jos loppupäivä jätetään tyhjäksi, sijainen hoitaa tehtäviä toistaiseksi.<br />
Samalla kertaa voi syöttää useita sijaisuusjaksoja.<br />
6.4.5 Erittelyt<br />
Erittelyt ikkunasta voi valita pikatulosteen yhden henkilön (ryhmäsi jäsenen) johonkin<br />
tietokokonaisuuteen esim. poissaoloerittelyyn.<br />
Aktivoi haluamasi tuloste ja klikkaa Valitse painiketta. Sen jälkeen näe ruudullasi<br />
kyseiset tiedot ja voit tulostaa ne taulukkolaskentaohjelmaasi.<br />
12
Change language