j'encadre efficacement vademecum du cadre - formation-action
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Thierry Berthet <strong>du</strong> Prat-Mirail<br />
extraits de<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong><br />
<strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong><br />
en vente sur www.<strong>formation</strong>-<strong>action</strong>.com<br />
Editions de l'Esperanço 2005<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
SOMMAIRE<br />
SOMMAIRE ......................................................... 7<br />
AVANT - PROPOS............................................... 11<br />
ORGANISATION ET ENCADREMENT ................... 17<br />
L'organisation et ses <strong>cadre</strong>s..................................19<br />
Le rôle de l'en<strong>cadre</strong>ment .......................................25<br />
L'EFFICIENCE COLLECTIVE PAR L'ENCADREMENT<br />
AU SERVICE DU SERVICE ............................... 35<br />
Le décloisonnement...............................................35<br />
La qualité ..............................................................40<br />
La con<strong>du</strong>ite des réunions ......................................45<br />
L'arbitrage des conflits..........................................49<br />
La gestion de la connaissance ..............................52<br />
AU SERVICE DU PERSONNEL .......................... 57<br />
La délégation ........................................................57<br />
La sanction <strong>du</strong> comportement ...............................61<br />
L'évaluation des subordonnés...............................66<br />
La motivation <strong>du</strong> personnel...................................70<br />
Le coaching ...........................................................78<br />
AU SERVICE DES FINALITES........................... 83<br />
La fixation d'objectifs ............................................83<br />
La mobilisation......................................................87<br />
La créativité ..........................................................91<br />
L'appel à décision..................................................94<br />
L'EFFICIENCE INDIVIDUELLE DE L'ENCADREMENT<br />
PRESENCE NECESSAIRE............................... 101<br />
L'assertivité.........................................................101<br />
La gestion <strong>du</strong> temps............................................105<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
Le ressourcement ................................................112<br />
L'en<strong>cadre</strong>ment source d'énergie...........................115<br />
La situation de crise ............................................120<br />
INFORMATION VITALE ..................................125<br />
La concentration sur l'essentiel ...........................125<br />
La gestion de l'in<strong>formation</strong> ..................................130<br />
La télématique pertinente....................................134<br />
La téléphonie ambulatoire ...................................138<br />
Le souci de l'intelligence ......................................142<br />
FOCALISATION SUR L'ACTION .......................147<br />
La con<strong>du</strong>ite de projets .........................................147<br />
L'<strong>action</strong> au quotidien ...........................................150<br />
La prise de décision ............................................154<br />
Le principe de progression...................................159<br />
CONCLUSION ...................................................165<br />
TABLE DES OUTILS..........................................171<br />
BIBLIOGRAPHIE...............................................175<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
ETAT DE MOTIVATION Rédigée le : . . / . . / . .<br />
Employé concerné : …………………<br />
Moteurs principaux dans l'entreprise et dans la vie : ……………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Facteurs satisfaits ou pas selon lui + - Propos tenus et autres indices<br />
Rémunération …………………………………………<br />
…………………………………………<br />
Style de direction …………………………………………<br />
Politique de l'entreprise<br />
Conditions de travail<br />
Relations personnelles<br />
Niveau de responsabilité<br />
Promotion<br />
Reconnaissance par les autres<br />
Accomplissement de soi<br />
Contenu de son travail<br />
Degré de globalité de sa mission<br />
Signification sociale et image<br />
Variété de ses capacités sollicitées<br />
Degré d'autonomie<br />
Degré d'in<strong>formation</strong> en retour<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
…………………………………………<br />
Conclusions et <strong>action</strong>s à entreprendre : …………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
GRILLE D'ENERGIE PERSONNELLE Rédigée le : . . / . . / . .<br />
Prochaine réd<strong>action</strong> (dans un an) le : . . / . . / . .<br />
LA REUSSITE, A MON SENS : ……………………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
CRITERE : ………………………………………………………………………………………<br />
NIVEAU DE REALISATION : ………………………………………………………………<br />
MON ENVIRONNEMENT FAVORABLE : ……………………………………………..…<br />
Personnes : ……………………………………………………………………………………<br />
Institutions : ……………………………………………………………………………………<br />
Lieux de vie : ………………………………………………………………………………….<br />
Circonstances : ………………………………………………………………………..………<br />
MES SOURCES DE<br />
MOTIVATION<br />
ETRE NATUREL<br />
ETRE A JOUR<br />
ETRE SEREIN<br />
ETRE SOUTENU<br />
ETRE EFFICIENT<br />
ETRE RECONNU<br />
ETRE FIER DE MON TRAVAIL<br />
ETRE EN PROGRES<br />
ETRE EQUILIBRE<br />
SATISFAIT A RENFORCER<br />
MES SUCCES : ………………………………………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
MES ECHECS : ………………………………………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
LES ENSEIGNEMENTS DE CES ECHECS : ……………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
MES QUALITES : ……………………………………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
MES DEFAUTS : ……………………………………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
LES AVANTAGES DE CES DEFAUTS : ………………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
MES MOYENS DE RAYONNEMENT FAVORIS : ………………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
LES CHANCES QUE J'APPRECIE DANS MA VIE : …………………………………<br />
……………………………………………………………………………………………………<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
RECHERCHE DE PRIORITES<br />
Service concerné : ………………………………………<br />
Si nous devions économiser 15% de notre budget<br />
Rédigée le : . . / . . / . .<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Mesures d'accompagnement<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si nous devions ré<strong>du</strong>ire les effectifs de 10%<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Formations à assurer - polyvalences à rechercher - autres mesures<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si je devais quitter mon poste dans trois mois, mes priorités seraient<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si je rentrais après trois ans d'absence, je demanderais ou "vérifierais" en premier<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si je devais partir dans trois jours, pour trois mois<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
REGLES DE TELEMATIQUE<br />
Avoir une adresse professionnelle que l'on n'ouvre qu'au bureau<br />
Avoir une adresse personnelle que l'on n'ouvre qu'au domicile<br />
Dernière lecture le : . . / . . / . .<br />
Avoir une adresse commerciale pour quand on demande une documentation<br />
Ne pas se renvoyer de messages d'une adresse à l'autre<br />
Ne pas mettre son adresse sur une page internet sans la brouiller pour les robots<br />
Utiliser les fonctions de tri et d'élimination automatiques de la messagerie<br />
Ouvrir des dossiers comparables aux paniers sur un bureau, comme "archiver",<br />
"faire suivre", "traiter" et "instances", ainsi que les principaux projets en cours<br />
Ne vérifier sa messagerie professionnelle que trois fois par jour à heures fixes<br />
Ne vérifier sa messagerie personnelle qu'une ou deux fois par jour<br />
Vérifier tous les soirs le contenu des dossiers et vider la boîte d'arrivée<br />
Utiliser sa boîte d'arrivée comme une pile d'enveloppes <strong>du</strong> jour à ouvrir plus tard<br />
Maintenir sa boîte d'arrivée à un seul écran (voir tous les titres sans faire défiler)<br />
Désactiver la fonction de récupération périodique automatique des messages<br />
Désactiver la fonction d'envoi immédiat des messages composés<br />
Ajouter les colonnes "de", "reçu", "taille" voire "compte" de sa messagerie<br />
Supprimer les colonnes "priorité" et "attachement" de sa messagerie<br />
Créer un dossier "documents reçus" et y sauvegarder les annexes dès leur arrivée<br />
Donner <strong>du</strong> contenu aux titres ("Comité Direction 11h salle B" plutôt que "réunion")<br />
N'aborder qu'un sujet par message pour faciliter le classement<br />
Résister à la tentation de répondre sur-le-champ<br />
Ne pas hésiter à rappeler brièvement la question avant de donner sa réponse brute<br />
Ne pas hésiter à tronquer ou remanier dans la réponse le message initial<br />
Utiliser le format texte pour tout message court où le html ne s'impose pas<br />
Utiliser le surlignage, les couleurs et le gras à bon escient comme sur le papier<br />
Donner un titre clair (pour le récipiendaire) à tout document envoyé en annexe<br />
Ne pas faire d'envoi supérieur à 1,4 Mo (taille d'une disquette de transfert)<br />
Limiter les envois multiples, et éviter les envois en "copie cachée"<br />
Pour les envois multiples indiquer à tous les destinataires de premier niveau en<br />
quoi ils sont concernés ou ce qu'on attend d'eux<br />
Considérer que tous les destinataires en copie ne le sont qu'à titre d'in<strong>formation</strong><br />
Ne pas dépasser une page de texte ou joindre plutôt un document imprimable<br />
Ne pas envoyer par messagerie ce que l'on ne mettrait pas dans une enveloppe<br />
(blagues, messages-chaînes ou faits <strong>du</strong> jour)<br />
Policer son usage de l'outil pour rester un interlocuteur considéré et lu<br />
Explorer son logiciel de messagerie pour en utiliser toutes les fonctions utiles<br />
Purger son carnet d'adresses une fois par an<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
CONTROLE DE DISCRETION<br />
Dernière réd<strong>action</strong> le : . . / . . / . .<br />
Y a-t-il dans mon service un lot d'in<strong>formation</strong>s qui ne doit surtout pas passer à la<br />
concurrence ? ………………………………………………………………………………<br />
Qui a accès à ce lot complet ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Est-ce nécessaire ?………………………………………………………………………<br />
Peut-on le reconstituer par les fragments ? ……………………………………………<br />
Y a-t-il un destructeur de documents à côté de chaque photocopieur ? ……………<br />
Que deviennent les corbeilles à papier de mon service ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Est-ce effectué par une société de services extérieure ? ………………………………<br />
Pourrait-on photographier cette table à dessin de l'immeuble d'en face ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si le même serveur nous sert notre café tous les matins, peut-il deviner sur quoi<br />
nous travaillons ? …………………………………………………………………………<br />
S'il était <strong>du</strong> métier, pourrions-nous avoir les mêmes conversations au comptoir ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si ma mallette était volée ce soir au restaurant, serait-ce grave ? ……………………<br />
Que devrais-je alors faire ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Et si mon ordinateur portable était volé ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Si un concurrent devait faire ma chambre d'hôtel, laisserais-je tout cela ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Ce rapport de stage pourrait-il intéresser la concurrence ?<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
Distribuerais-je ce cas à mes étudiants s'il s'agissait de confrères dont j'ignore les<br />
employeurs ? ………………………………………………………………………………<br />
Ce stagiaire ou visiteur a-t-il besoin d'une si grosse mallette et d'un téléphonephotographe<br />
à la ceinture ? …………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
…………………………………………………………………………………………………<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
Pour préparer l'avenir, hier il fallait investir<br />
les capitaux dans des immobilisations amortissables,<br />
aujourd'hui il faut affecter les énergies à la<br />
mobilisation renouvelable.<br />
Les pays les plus avancés, ceux qui vivent<br />
désormais des services, doivent reconnaître qu'ils<br />
ont cessé d'être in<strong>du</strong>striels, et reconvertir leurs<br />
ingénieurs et techniciens supérieurs en gestionnaires<br />
<strong>du</strong> savoir et <strong>cadre</strong>s de contact.<br />
Car la main-d'œuvre hautement qualifiée<br />
coûtera de plus en plus cher, en raison <strong>du</strong><br />
montant de "l'investissement" à amortir dans les<br />
pays les plus développés : former un consultant<br />
en gestion de la connaissance français est plus<br />
long et demande plus de moyens riches en valeur<br />
ajoutée que former un ouvrier sidérurgiste malais<br />
ou un coupeur de cannes à sucre dominicain, et<br />
de plus il sera actif moins longtemps et ne sera<br />
pro<strong>du</strong>ctif que dans un environnement social,<br />
économique, technologique et politique qui a aussi<br />
un coût de fonctionnement.<br />
Quant au personnel en charge d'optimiser la<br />
performance collective, la vogue <strong>du</strong> coaching et de<br />
l'accompagnement témoignent d'une interrogation<br />
presque existentielle de l'en<strong>cadre</strong>ment sur luimême<br />
et des <strong>cadre</strong>s sur leur pratique quotidienne,<br />
aussi n'est-il pas inutile de revenir au contenu<br />
concret de l'agenda théorique et de la journée<br />
pratique d'un <strong>cadre</strong>.<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong><br />
<strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong><br />
En<strong>cadre</strong>r n'est pas être secondé par quelques<br />
collaborateurs pour mieux exercer son métier de spécialiste.<br />
Suivant les moments <strong>du</strong> jour et de l'année, en<strong>cadre</strong>r c'est<br />
aussi par exemple :<br />
- inventorier le capital de connaissance de son service,<br />
- évaluer sa vulnérabilité à l'intelligence économique,<br />
- établir le compte d'exploitation des flux d'in<strong>formation</strong>,<br />
- identifier les priorités,<br />
- ausculter le moral et relever la motivation,<br />
- gérer une crise,<br />
- amener son supérieur à prendre une décision…<br />
et cette liste est loin d'être exhaustive.<br />
A raison d'un outil, une fiche ou une grille toutes les<br />
deux pages (dont une bonne partie d'inédits), c'est tout le<br />
quotidien et le moins quotidien des fonctions d'en<strong>cadre</strong>ment<br />
qui se trouve ici formalisé et balisé pour éviter d'avoir à<br />
réinventer l'eau chaude le jour précis où il faut servir <strong>du</strong> thé.<br />
Jeune <strong>cadre</strong> débutant ou spécialiste pointu soudain<br />
chargé de personnes, voilà un ouvrage pratique auquel on<br />
reviendra régulièrement pour tel ou tel outil appelé par les<br />
circonstances.<br />
Thierry Berthet <strong>du</strong> Prat-Mirail a exercé tour à<br />
tour des fonctions de consultant-chercheur,<br />
officier supérieur, manager de transition,<br />
diplomate et entrepreneur, et s'est affirmé<br />
comme un expert en fonctions et qualifications<br />
d'en<strong>cadre</strong>ment. Il est l'auteur de "la potion de<br />
Managix" et de "VAE : les clés d'un dossier<br />
gagnant" (Ed. d'Organisation 2004).<br />
<strong>j'en<strong>cadre</strong></strong> <strong>efficacement</strong> - <strong>vademecum</strong> <strong>du</strong> <strong>cadre</strong> – Thierry Berthet 2005
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