Code de conduite

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Code de conduite

CODE DE

CONDUITE


TABLE DES MATIÈRES

Code de conduite – Introduction..................................................................................................... 1

À qui le Code de conduite s'applique-t-il? ...................................................................................... 2

Est-ce que je dois me conformer au Code? ................................................................................... 3

Qui interprète le Code? ................................................................................................................... 4

INTÉGRITÉ EN AFFAIRES ............................................................................................................ 5

Relations avec des fonctionnaires du gouvernement ................................................................ 7

Contributions et activités politiques ............................................................................................ 7

Solliciter, donner et recevoir cadeaux et faveurs ....................................................................... 8

Livres, documents comptables et contrôles internes ................................................................. 8

Conflits d'intérêts........................................................................................................................... 11

Loyauté et exclusivité des services .......................................................................................... 11

Avantages ou faveurs liés aux activités de la Société ............................................................. 12

Opérations boursières et délits d'initiés .................................................................................... 12

Utilisation des biens de la Société ................................................................................................ 14

Automobiles ou autres véhicules .............................................................................................. 14

Sollicitation ................................................................................................................................ 14

Propriété .................................................................................................................................... 14

Fonds ......................................................................................................................................... 15

Fraudes et actes malhonnêtes ..................................................................................................... 16

Renseignements confidentiels ...................................................................................................... 17

Généralités ................................................................................................................................ 17

Renseignements d'intérêt commercial critique ......................................................................... 17

Obligation d'information ............................................................................................................ 18

Relations avec les médias ........................................................................................................ 18

Traitement équitable des autres et des organisations ................................................................. 20

Concurrence .............................................................................................................................. 20

Renseignements sur la concurrence ........................................................................................ 20

Commercialisation des produits et des services ...................................................................... 20

Politiques en matière d'emploi ...................................................................................................... 21

Alcool, stupéfiants et autres substances .................................................................................. 21

Prévention de la violence .......................................................................................................... 21

Discrimination et harcèlement ................................................................................................... 22

Renseignements personnels sur les employés ........................................................................ 22

Protection des renseignements personnels ............................................................................. 23

Santé et sécurité au travail ....................................................................................................... 23

Environnement .......................................................................................................................... 23

Politiques sur l'utilisation des ordinateurs, du courriel et d'Internet ............................................. 24

Internet : un outil de communication essentiel ......................................................................... 24

Utilisation personnelle de l'accès à Internet fourni par la Société ............................................ 24

Protection des renseignements de la Société .......................................................................... 24


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Restrictions importantes............................................................................................................ 24

Information additionnelle ........................................................................................................... 25

Logiciels ..................................................................................................................................... 25

Virus informatiques ................................................................................................................... 25

Conservation des documents ................................................................................................... 25

Signalement d'infractions présumées au Code ............................................................................ 27

Politique générale...................................................................................................................... 27

Signalement anonyme .............................................................................................................. 27

Enquête ..................................................................................................................................... 27

Caractère confidentiel ............................................................................................................... 27

Protection contre les représailles .............................................................................................. 27

Signalement des infractions au Code ........................................................................................... 28

Ligne confidentielle directe ....................................................................................................... 28

Adresse électronique confidentielle .......................................................................................... 28

Numéros internationaux sans frais .......................................................................................... 29

Approuvé par le Conseil d’administration le 27 mars 2013


CODE DE CONDUITE – INTRODUCTION

En tant que firme professionnelle de génie-conseil, nous nous efforçons d'adopter des pratiques

exemplaires afin de préserver la réputation bâtie au fil des ans. Sa réputation, alliée à

l'excellence de ses services professionnels, permet à la Société de conserver les liens de

confiance qu'elle a noués avec sa clientèle et avec l’ensemble de ses publics.

Nous sommes fiers de notre succès, reflet non seulement de l'excellence de nos services et de

notre leadership, mais également de la fidélité de nos clients. C'est aussi le résultat de notre

approche disciplinée, de nos méthodes de travail rigoureuses et de notre motivation à donner le

meilleur de nous-mêmes.

Nos employés sont tous des ambassadeurs de WSP Group Ltd., de GENIVAR inc. et de leurs

filiales (collectivement, la « Société »). Leurs actions, tant sur le plan des affaires, professionnel

ou personnel, se reflètent sur notre organisation. L'intégrité de notre entreprise est tributaire de

l'intégrité de chacun de nos employés.

Pour continuer à mériter la confiance de nos clients et de nos divers publics, et pour préserver

notre réputation, nous devons établir pour nous-mêmes des normes de conduite élevées. À cet

égard, le Code de conduite (le « Code ») de la Société confirme notre engagement à respecter

les principes de déontologie dans ses relations d'affaires avec ses clients, ses actionnaires, ses

employés et ses fournisseurs. Il vise notamment à orienter nos actions et nos comportements et

à fournir un cadre pour ce qui est des obligations et des activités économiques de la Société. Le

Code s'applique à tous les employés, dirigeants et membres du conseil d'administration de la

Société.

L'intégrité est l'affaire de tous. Tous les employés doivent prendre connaissance du Code,

l'adopter et obligatoirement s'y conformer. Chacun de nous a un rôle à jouer dans le respect

des normes d'intégrité les plus élevées.

Pierre Shoiry

Président et chef de la direction


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À QUI LE CODE DE CONDUITE S'APPLIQUE-T-IL?

Le Code s'applique à tous les employés, sans exception. Il s'agit notamment du président et

chef de la direction, des dirigeants, des vice-présidents, des administrateurs et autres

gestionnaires, de tous les employés de la Société, de ses filiales et de ses sociétés affiliées

ainsi que des membres du conseil d'administration de la Société (ci-après, collectivement, les

« employés »).

Parce qu'ils jouent un rôle de leadership, les dirigeants et les cadres supérieurs de la Société

doivent donner l'exemple et avoir une conduite exemplaire en tout temps et dans toutes les

situations.

En tant que firme de génie-conseil dont le personnel compte des employés ayant des

antécédents professionnels fort variés, la Société est également régie par les codes d'éthique

de nombreux ordres professionnels et organisations. Elle doit également se conformer à ces

codes.

Il importe de souligner que le Code ne remplace ni ne modifie aucune disposition législative ou

réglementaire. La Société s'est également dotée de politiques que tous doivent respecter. Tous

les employés sont d'ailleurs encouragés à prendre connaissance de ces politiques publiées sur

le site intranet de la Société.

La contribution de chacun est essentielle. . .

La Société œuvre dans le domaine des services professionnels, et ses employés doivent agir

en professionnels. Nous sommes les meilleurs ambassadeurs de la Société, et nous jouons

tous un rôle clé en nous conformant à ses politiques et au Code.


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EST-CE QUE JE DOIS ME CONFORMER AU CODE?

Il incombe à tous les employés de comprendre le Code, et il est obligatoire de s'y

conformer. Tous les employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans le

Code et s'acquitter de leurs tâches de manière honnête et intègre dans toutes les situations qui

ne sont pas décrites en détail dans le Code. Les infractions au Code font l'objet de mesures

disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Des mesures disciplinaires peuvent être imposées à un employé qui :

• enfreint le Code ou n'adopte pas la conduite qu'il préconise;

• incite d'autres employées à enfreindre le Code;

• omet délibérément de respecter son obligation de signaler une infraction au Code ou de

le faire rapidement ou retient des renseignements pertinents sur une infraction;

• refuse de collaborer à une enquête sur une infraction présumée ou connue;

• s'en prend à un employé qui signale une infraction.

Le Code énonce des principes généraux pour aider les employés à prendre des décisions

conformes à l'éthique, mais ne couvre cependant pas toutes les situations possibles. Rien dans

le Code ne saurait empêcher la Société de prendre des mesures disciplinaires relativement à la

mauvaise conduite d'employés, même si la situation n'est pas expressément mentionnée dans

le Code.

L'honnêteté, c'est. . .

Ne jamais participer à un vol, une fraude, une affaire de corruption ou une situation d’abus de

confiance dans l’exercice de nos fonctions.

Voici des exemples : toutes les transactions et tous les éléments d'actif et de passif de la

Société inscrits dans ses livres doivent refléter fidèlement l'ensemble de ses activités. Les

relevés et les rapports, notamment les notes de frais, les factures, les relevés de paie et les

dossiers d’employés doivent être préparés avec soins et rigueur. Aucune transaction ne doit

être dissimulée à la Direction ou aux vérificateurs de la Société.


QUI INTERPRÈTE LE CODE?

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Le Comité de gouvernance d’entreprise et de rémunération de la Société (le « Comité de

gouvernance et de rémunération ») et la haute direction de la Société veillent à l’interprétation

du Code. Ils peuvent réviser ou modifier le Code à tout moment pour refléter l’évolution et la

complexité de l’environnement dans lequel œuvre la Société. La Société s'est également dotée

d'un service de vérification interne dont une des missions est de déterminer si les normes de

gouvernance sont respectées.

Qui sont les membres du Comité de gouvernance d'entreprise et de rémunération? Quel rôle le

Comité joue-t-il pour ce qui est du Code?

Trois administrateurs indépendants siègent au Comité de gouvernance et de rémunération. Le

Comité a la responsabilité d'établir les normes de régie interne pour la Société et de réviser les

procédures connexes, pour assurer le respect des règlements et des prescriptions juridiques

applicables.


INTÉGRITÉ EN AFFAIRES

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Nous travaillons de manière honnête et intègre en tout temps. Nous savons que l'avenir de

notre entreprise est tributaire de la confiance de nos clients, de notre réputation pour ce qui est

des compétences techniques, de notre fiabilité, et de notre comportement éthique. À l'opposé

de l’intégrité, un comportement malhonnête, y compris la corruption, minerait notre réputation

en matière de traitement équitable.

Dans toutes nos activités commerciales, nous respectons la lettre et l'esprit des lois nationales

et internationales. Quel que soit le pays où ils se trouvent, les employés de la Société doivent

en tout temps protéger son intégrité avec diligence. Ils doivent en outre se conformer aux

obligations légales et réglementaires des pays où la Société est présente et exerce des activités

professionnelles.

La Société est assujettie à la Loi canadienne sur la corruption d'agents publics étrangers, à la

Foreign Corrupt Practices Act des États-Unis (loi anticorruption américaine) et à la Bribery Act

du Royaume-Uni (R.-U.) (loi anticorruption). La Société est tenue de respecter ces lois

anticorruption les plus strictes au monde. Ces lois s’appliquent à tous les employés et à toutes

les filiales de la Société, partout dans le monde, sans égard à la nationalité ou à l'emplacement.

Les pénalités pour infractions à ces lois sont des amendes et des sentences d'emprisonnement

pour les particuliers et de lourdes amendes – qui peuvent souvent s'élever à des centaines de

millions de dollars – pour les entreprises. Pour en savoir plus sur les lois anticorruption, veuillez

vous reporter à la politique intitulée Comprendre les enjeux reliés à la corruption publiée sur le

site Web et l'intranet de la Société.

Le Code de conduite de la Société prend en compte ses obligations légales et réglementaires,

et il est conçu pour offrir des orientations générales pour que les employés soient certains que

s'ils le respectent, ils respecteront des règlements internationaux et nationaux de complexité

croissante.

Nous agissons avec intégrité dans tout ce que nous faisons, en particulier :

• Nous interdisons la corruption et les paiements indus ou les ristournes clandestines sous

quelque forme que ce soit, de quelque montant que ce soit, directement ou

indirectement.

• Nous avons pris l'engagement de respecter les principes d'équité et d'excellence dans

tous nos contacts avec nos partenaires d'affaires, et nous nous attendons au même

engagement en retour. Nous exigeons que tous nos partenaires en coentreprises ainsi

que les agents, représentants, fournisseurs et sous-traitants qui agissent au nom de la

Société appliquent des principes d'éthique conformes aux nôtres.

• Nous interdisons d'offrir ou d'accepter des cadeaux, l'hospitalité, des dépenses ou des

bénéfices inappropriés chaque fois que de tels arrangements pourraient exercer, ou

sembler exercer, une influence indue sur les transactions d'affaires ou sur l'intégrité de

nos relations.

• Nous tenons des livres et des registres précis de toutes nos opérations.

• Nous attendons de nos employés qu'ils évitent les activités personnelles et les

transactions financières qui peuvent être en conflit – ou sembler être en conflit – avec


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celles de la Société. S'il y a possibilité de conflit, les intérêts de la Société doivent avoir

la priorité.

• Nous protégeons les secrets commerciaux et les renseignements confidentiels de la

Société, et nous respectons les mêmes droits chez nos partenaires d'affaires.

Ni pots-de-vin ni ristournes

Nous interdisons toute forme de pots-de-vin et de ristournes.

Les pots-de-vin sont, entre autres, les paiements versés pour obtenir un avantage auquel nous

n'avons pas droit. Un pot-de-vin peut être une incitation financière, un cadeau en nature ou une

faveur, par exemple une offre d'emploi à un parent de la personne à qui le pot-de-vin est versé.

Tout cela est inacceptable.

Il y a ristourne lorsque les fournisseurs de services versent une partie de leurs honoraires à la

personne qui leur a accordé le contrat ou tout autre avantage.

Aucun paiement de facilitation

Nous interdisons les paiements de facilitation. Les paiements de facilitation sont des

paiements modiques à des fonctionnaires en vue d'accélérer, dans le cours normal des affaires,

l'exécution d'une action de routine à laquelle le payeur a droit. On parle souvent de paiement

accélérateur ou de graisser la patte à quelqu'un. Voici quelques exemples : paiements pour

accélérer le dédouanement et frais additionnels versés à des fonctionnaires pour obtenir des

branchements électriques.

Si on vous demande un paiement de facilitation, ou si vous croyez qu'il y a de fortes chances

qu'on vous en demande, vous devez signaler la situation à la Direction ou à l'équipe du chef de

la direction des risques et de l'éthique pour qu'ils formulent une réponse.

La haute direction sait que les demandes pour des paiements de facilitation s'accompagnent

souvent d'une forme d'extorsion, et même, dans certains cas, de menaces de violence ou de

préjudice personnel. Un exemple extrême serait une demande de paiement pour être admis

d'urgence à l'hôpital, ce qui ne laisserait pas de temps pour consulter un supérieur hiérarchique.

Nous comprenons que dans de telles circonstances, les employés doivent faire appel à leur

jugement, eu égard aux principes d'intégrité en affaires de la Société. Sans égard à ce qui se

produit, les employés doivent signaler le plus tôt possible tout incident où ils se sentent forcés

de faire des paiements de facilitation, et ces paiements doivent être consignés adéquatement.

La Direction appuiera les employés qui ont pris la meilleure décision possible et ont rapidement

signalé l'incident.


Travail avec des tiers

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Il est important de signaler que nous ne versons aucun pot-de-vin, ni directement ni

indirectement. Nos principes d'intégrité en affaires s'appliquent à toutes les parties externes qui

agissent en notre nom ainsi qu'à nos employés. Nous prenons cet engagement pour des motifs

éthiques et parce que nos employés pourraient être tenus légalement responsables si nos

partenaires d'affaires sont impliqués dans quelque faute professionnelle – par exemple le

paiement de pots-de-vin – lorsqu'ils agissent en notre nom.

Un exemple de pot-de-vin indirect serait une situation où une entreprise a recours aux services

d'un agent commercial pour l'aider à obtenir un contrat gouvernemental. L'agent reçoit une

commission calculée en pourcentage du montant du contrat et, avec la connaissance ou à l'insu

de la Société, une partie de la commission est remise au fonctionnaire du gouvernement qui

accorde le contrat pour influer sur sa décision. La Société ne tolère pas ce genre de pratiques.

Une forte proportion des infractions et des poursuites pour des infractions aux lois anticorruption

font mention de paiements à des tiers.

Pour en savoir plus sur la façon de déterminer les risques de pots-de-vin indirects et pour gérer

les relations avec des tiers, veuillez vous reporter à la Travailler avec les politiques de tierces

parties publiée sur le site Web et sur l'intranet de la Société.

Relations avec des fonctionnaires du gouvernement

Certains employés ont à traiter avec les gouvernements fédéral ou provinciaux ou avec des

administrations locales. À mesure que la Société poursuit son expansion à l'international, ses

employés sont susceptibles d'avoir des contacts de plus en plus nombreux avec des

représentants de gouvernements étrangers.

La plupart des mesures législatives nationales et internationales traitent des relations avec les

pouvoirs publics, quoique la loi anticorruption du R.-U. (Bribery Act) traite également des potsde-vin

entre particuliers. Les employés doivent par conséquent être particulièrement prudents

dans leurs relations d'affaires ou leurs discussions avec les représentants de gouvernements.

Il est important de souligner que les lois anticorruption utilisent souvent une définition large au

terme « représentant du gouvernement » – ceux qui ne sont pas simplement des représentants

traditionnels d'un gouvernement fédéral ou provincial, d'un État ou d'une administration

municipale (représentants élus ou nommés). Le terme peut également s'appliquer à un large

éventail de fonctionnaires ainsi qu'aux employés d'entités appartenant à un gouvernement ou

contrôlées par lui. Les poursuites entreprises en application de la loi aux États-Unis montrent

clairement qu'une très large définition du terme « fonctionnaire étranger » peut être utilisée.

Pour en savoir plus sur la façon de repérer et de gérer les risques de pots-de-vin et de

corruption associés à des tiers, notamment à des fonctionnaires étrangers, veuillez consulter la

politique intitulée Travailler avec les politiques de tierces parties publiée sur le site Web et sur

l'intranet de la Société.

Contributions et activités politiques

Nous avons une politique de stricte neutralité politique. Nous ne versons aucune contribution à

quelque parti, organisation ou particulier impliqués dans des activités politiques partisanes.

Nous avons toutefois le droit de faire connaître notre position à des organisations


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gouvernementales sur des questions de politique gouvernementale qui nous touchent ou qui

touchent nos employés et nos clients.

Les employés sont libres de s'adonner à des activités politiques démocratiques en leur nom,

mais ils doivent déclarer sans l'ombre d'un doute qu'ils le font en leur propre nom et pas au nom

de la Société. La participation d'un employé dans des activités politiques ou caritatives ne doit

pas inciter un observateur à croire que la Société appuie les activités en question (à moins

qu'elle ne le fasse explicitement) ou que cette participation peut nuire à la capacité de l'employé

d'exécuter son travail adéquatement. De plus, aucun employé n'a le droit d'être remboursé par

la Société pour le temps, l'argent ou toute autre forme de rétribution consacrés à ces activités.

Solliciter, donner et recevoir cadeaux et faveurs

La Société a comme principe que ses employés ne peuvent, ni directement ni indirectement,

solliciter ou donner un cadeau, une gratification, une allocation spéciale, une faveur ou un

avantage à une personne ou à une entreprise avec qui ils font affaire, ni en recevoir d'elles, si

l'avantage peut influer indûment sur le jugement du récipiendaire parce qu'il crée une obligation

de retour disproportionnée ou une apparence d’irrégularité.

Dans le monde des affaires, il est important de nouer et d'entretenir de bonnes relations

personnelles avec les clients et, à l'occasion, avec des fonctionnaires du gouvernement. Dans

le cadre de ce processus, vous pouvez rencontrer ces personnes pour un repas et en payer la

note. Vous pouvez parfois souhaiter échanger des cadeaux saisonniers de peu de valeur.

La plupart des échanges sont anodins, mais la vigilance est de mise. La situation n'est pas

acceptable s'il y a apparence que l'une ou l'autre des parties a une obligation d'affaires en

conséquence du cadeau ou du repas.

En préservant son indépendance, la Société évite les conflits d'intérêts et l'apparence de

conflits d'intérêts. Les employés doivent refuser ou retourner une invitation ou un avantage

offerts à maintes reprises ou dont l'importance suscite un malaise et en informer leur supérieur

immédiat.

Pour en savoir plus et pour connaître les directives sur les cadeaux, les spectacles et

l'hospitalité, y compris des exemples, veuillez vous reporter à la Politique relative aux cadeaux

et loisirs publiée sur le site Web et sur l'intranet de la Société.

Livres, documents comptables et contrôles internes

La Société est tenue, sous le régime de lois et règlements sur les valeurs mobilières et sur la

fiscalité, par les lois et les règlements d'autres pays et ressorts et par les Normes

internationales d'information financière (IFRS) de tenir des livres, registres et comptes qui

reflètent avec exactitude l'ensemble de ses activités et à cette fin, de mettre en place un

système interne de gestion comptable et de contrôle interne. Nous devons par conséquent

veiller à ce que les livres, les registres et les comptes de la Société sont valides, complets et

précis et qu'ils s'appuient sur des pièces justificatives vérifiables. Des comptes parallèles ne

doivent être tenus en aucune circonstance.

La Société a mis en place des mécanismes et des méthodes de contrôle interne qui répondent

à ses besoins comptables et pour s'assurer qu'elle se conforme aux lois et aux règlements. Les

employés doivent mettre en place les contrôles et les procédés nécessaires pour s'assurer que


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toutes les transactions financières sont enregistrées avec précision et sans rien omettre. Un

employé qui occupe un poste de supervision doit aussi mettre en place des contrôles internes

pour les comptes relevant de sa responsabilité afin de protéger les biens de la Société et

d'assurer l’exactitude de ses comptes et de ses rapports financiers. Tous les employés doivent

respecter les procédures établies.

Nul ne doit interférer avec le processus de vérification des comptes de la Société par des

auditeurs internes ou externes ni chercher à influer de manière inappropriée, directement ou

indirectement, sur le processus d'audit comptable.


Nous ne devons pas :

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• accélérer ou reporter de manière inappropriée la comptabilisation de produits ou de

charges pour donner l’impression que certains résultats ou objectifs financiers ont été

atteints;

• garder des biens ou des fonds « en réserve » en ne les inscrivant pas officiellement

dans les comptes;

• dresser ou maintenir des comptes et des dossiers financiers de manière inadéquate,

incomplète, frauduleuse ou trompeuse;

• faire des paiements pour des motifs différents de ceux qui sont indiqués dans les

documents justificatifs;

• soumettre ou approuver une note de frais tout en soupçonnant que certaines des

dépenses n’ont pas été réellement engagées, sont inexactes, ne reflètent pas les frais

clairement ou avec précision ou sont non conformes aux politiques de la Société en

matière de dépenses;

• signer des documents tout en sachant ou en soupçonnant qu'ils sont imprécis ou non

véridiques.

Un employé qui a connaissance d'irrégularités quant à la comptabilisation d'une transaction

mettant en cause les ressources de la Société doit aussitôt les signaler à son supérieur

immédiat ou au directeur de la vérification interne. Il peut également le faire de manière

confidentielle en suivant la procédure de plainte concernant la Procédure de traitement des

plaintes relatives aux pratiques irrégulières en comptabilité, vérification et contrôles mentionnée

dans le Code.


CONFLITS D'INTÉRÊTS

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Les employés de la Société doivent éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts ou dans

une situation qui pourrait avoir l'apparence d'un conflit d'intérêts, afin de conserver la confiance

de nos clients et du public. Par exemple, un employé qui fait passer ses intérêts personnels

avant ceux de la Société se place en conflit d'intérêts.

Les principes et les règles ci-après visent à guider les employés pour qu'ils évitent les conflits

d'intérêts réels ou apparents.

Loyauté et exclusivité des services

Tous les employés sont tenus en tout temps de faire preuve de loyauté pour protéger les

intérêts de la Société.

Les employés doivent travailler exclusivement pour la Société. À moins d'avoir obtenu

l'autorisation préalable de leur superviseur, ils ne doivent exercer aucune activité ni exécuter

aucun mandat pour des tiers, directement ou indirectement, pour rémunération ou autre

indemnité, si l'activité ou le mandat est en concurrence avec les activités ordinaires de la

Société.

Un membre de la direction qui serait invité à siéger au conseil d'une société ou d'une autre

organisation ne peut accepter cette nomination sans en avoir auparavant informé le Comité de

gouvernance et de rémunération de la Société.

Un employé qui croit qu'il existe un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts doit

signaler la situation par écrit à son superviseur immédiat et remplir le formulaire « Divulgation

de conflit d'intérêts réel ou potentiel ».

Comment savoir si je suis en situation de conflit d'intérêts? Posez-vous les questions

suivantes :

• Est-ce que j’exerce mes fonctions en toute objectivité et en toute impartialité?

• Mes actions ou mes décisions me procurent-elles, ou procurent-elles à un parent ou à

quelqu'un d'autre, notamment à des sociétés ou à d'autres entités dans lesquelles je

détiens une participation, un avantage financier ou autre?

• Mes actions ou mes décisions pourraient-elles donner l’impression que j’ai agi en mon

intérêt personnel ou celui d’un parent proche ou d'un ami?

• Mes actions et mes décisions sont-elles conformes aux valeurs de la Société?

• Est-ce que je serais dans l'embarras si je devais discuter de cela avec mon superviseur

ou mes collègues?

La loyauté, c'est aussi. . .

Éviter les comportements qui peuvent être préjudiciables à la Société, à son image et à sa

réputation. Cette obligation de respecter le caractère confidentiel de l'information persiste même

une fois que l'emploi a pris fin.


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La loyauté, c'est aussi faire des commentaires constructifs pour améliorer les pratiques, plutôt

que de critiquer.

Avantages ou faveurs liés aux activités de la Société

Les employés ne doivent pas chercher à tirer parti d'avantages ou de faveurs qui leur sont

présentés ou dont ils apprennent l'existence à cause de leur emploi au sein de la Société. Il est

interdit aux employés d'utiliser à leur avantage les biens de la Société ou des renseignements

obtenus à cause de leur emploi au sein de la Société.

Les employés ne doivent pas chercher à se prévaloir d'occasions d'affaires qui pourraient leur

être offertes à l'extérieur de leur milieu de travail si elles ont trait à des activités existantes ou

proposées. Il est en outre interdit aux employés d'utiliser les biens ou l'information appartenant

à la Société pour en tirer un avantage personnel, et ils ne doivent entrer en concurrence avec la

Société dans aucune entreprise commerciale.

De même, et sous réserve des relations d'affaires que la Société peut avoir négociées ou

conclues avec certains partenaires d'affaires, il est interdit aux employés d'utiliser le nom de la

Société pour obtenir des réductions ou quelque traitement préférentiel, sans autorisation écrite.

Opérations boursières et délits d'initiés

Les lois sur les valeurs mobilières imposent des restrictions sur l’achat et la vente de valeurs

mobilières ainsi que sur d'autres opérations sur valeurs mobilières par une personne qui

dispose d'information « privilégiée » non publique qui serait susceptible d’influer sur le cours

des actions d'un émetteur.

Il est par conséquent interdit aux employés d'acheter ou de vendre des titres de la Société ou

de sociétés tierces avec lesquelles la Société entretient des relations commerciales lorsqu'ils

disposent d'information non publique importante obtenue dans le cours de leur emploi; il leur est

également interdit de donner des « tuyaux » à quiconque Les employés doivent en outre veiller

à ne pas divulguer par inadvertance des renseignements confidentiels à leur conjoint, à des

membres de leur famille ou à quiconque vit sous le même toit qu'eux, à des partenaires

d'affaires, à des amis ou à des connaissances, parce que cela pourrait être considéré comme

« délits d'initiés ».

Il n'est pas possible de définir toutes les catégories d'« information non publique importante ».

Toutefois, l'information doit être considérée comme importante et non publique si elle n'a pas

été communiquée au grand public et si le grand public n'y a pas accès et, dans tous les autres

cas, s'il existe un motif raisonnable de croire qu'elle serait considérée importante par un

investisseur pour décider d'acheter ou de vendre des titres de la Société.

L'information privilégiée pourrait, par exemple, inciter des investisseurs à acheter ou à échanger

des titres de la Société ainsi que des titres d'autres sociétés avec lesquelles la Société

entretient des relations commerciales.

L'information considérée importante jusqu'à sa divulgation comprend notamment :

• l'information concernant les acquisitions;

• les états financiers trimestriels et annuels;


• les plans stratégiques;

• les résultats commerciaux;

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• les statistiques d'exploitation de la Société;

• les remaniements importants à la haute direction.

Qu'entend-on par « initié »?

Un initié est toute personne qui dispose d'information non publique importante sur la Société.

Une personne qui effectue des opérations sur les titres de la Société avant que cette

information soit connue du public commet un délit d'initié.

Par exemple, un employé sait que la Société s'apprête à réaliser une importante transaction en

vue de finaliser une acquisition qui pourrait avoir des incidences sur le cours de ses actions. Cet

employé achète en Bourse ou fait acheter par une autre personne des titres de la Société avant

que l'information ne soit connue du grand public.

Pour en savoir plus sur les délits d'initiés, veuillez vous reporter à la Politique de divulgation et

de négociation des titres publiée sur les sites web et Intranet de la Société.


UTILISATION DES BIENS DE LA SOCIÉTÉ

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Les employés doivent faire une utilisation appropriée des biens et des ressources de la Société,

de même que de ses renseignements exclusifs et de ses renseignements confidentiels. Il

incombe en outre aux employés de protéger les biens de la Société, tant les biens tangibles

(matériel, édifices, personnel, équipement, information, flux de recettes, etc.) que les biens

intangibles (réseaux de communication, systèmes d'information, propriété intellectuelle, etc.).

Les employés doivent agir de façon raisonnable et prendre les mesures appropriées pour

prévenir les pertes attribuables à l’action délibérée de tiers, à l’intérieur ou à l’extérieur de la

Société, et pour prévenir les situations qui pourraient entraîner des blessures, des dommages

matériels, le vol ou la perte de biens matériels, l'abus ou l'accès non autorisé à des biens

matériels ou informatiques ou à la propriété intellectuelle (notamment des données).

Automobiles ou autres véhicules

Il arrive parfois que, dans le cadre de leurs fonctions, les employés soient appelés à utiliser un

véhicule de la Société, leur véhicule personnel ou d'autres types d'équipement motorisé. Il est

interdit de conduire en état d'ébriété ou sous l'influence d'une drogue ou d'une autre substance.

De plus, lorsqu'ils conduisent une automobile ou un autre véhicule, les employés de la Société

doivent respecter les lois et les règlements en vigueur là où ils se trouvent, et ils sont tenus

personnellement responsables de toute infraction commise ou de toute amende dont ils

pourraient être passibles. Les employés doivent également conduire prudemment et faire

montre de respect et de courtoisie.

Sollicitation

Le milieu de travail, les installations et les ressources matérielles de la Société ne doivent pas

servir à des activités de sollicitation, de publicité ou de propagande qui ne sont pas liées

directement aux tâches des employés, à l'exception d'activités caritatives ou autres approuvées

à l'avance. Il est strictement interdit à un employé de faire quelque démarchage que ce soit au

bénéfice d'un tiers, pour quelque motif que ce soit sur les lieux de travail.

Par exemple. . .

Solliciter un collègue avec insistance peut déranger ou susciter un malaise, car il pourrait se

sentir obligé de contribuer. Il en est de même pour la propagande; il faut éviter d’exercer ou

d’imposer une opinion politique ou sociale en vue d'obtenir une adhésion ou du soutien.

Propriété

Les employés reconnaissent que les droits, les titres ou l'intérêt dans les brevets ou les droits

d'auteur dérivés de travail exécuté dans le cours de leur emploi auprès de la Société, seuls ou

en collaboration, demeurent la propriété de la Société.

L'équipement et les outils de technologie de l'information (TI) sont fournis aux employés par la

Société principalement pour leur permettre d'exécuter et de soutenir les opérations de cette

dernière et pour les aider à s'acquitter de leurs tâches. Il est interdit aux employés de la Société

et aux personnes liées à celle-ci par contrat d'utiliser, sans l'autorisation préalable de leur

superviseur ou du vice-président, l'équipement et les outils de TI appartenant à la Société à des

fins autres que les activités de cette dernière. L'équipement et les outils de TI de la Société ne

doivent pas être utilisés à des fins illégales ou inappropriées.


- 15 -

Le nom et le logo la Société sont des marques de commerce et ne doivent être utilisés par les

employés, sauf dans l'exercice de leurs fonctions et conformément aux normes graphiques

établies par le service des Communications.

Fonds

Les employés doivent utiliser et protéger comme il se doit les espèces, les chèques et les

affranchissements postaux et s’assurer que les notes de frais, les réclamations et les factures

sont exactes et approuvées, conformément aux politiques de la Société. Les employés doivent

remettre des reçus (pièces justificatives ou preuves d'achat) pour toutes les dépenses

engagées pour le compte de la Société, justifier leurs dépenses et suivre la procédure de

remboursement établie. Ils doivent imputer les dépenses et les transactions aux postes

budgétaires appropriés. Chaque fois que c'est possible, les employés doivent recourir aux

services des partenaires avec lesquels la Société a conclu des ententes.

Quelques précisions. . .

Les employés peuvent toutefois utiliser, sur les lieux de travail, le téléphone, le courriel,

l’internet pour traiter d'affaires personnelles, à condition que l'utilisation soit raisonnable, ne

perturbe pas le cours du travail et n’engendre pas de coûts additionnels pour la Société.

Renseignements utiles. . .

La Société fait confiance à ses employés et considère qu'ils ont suffisamment le sens des

responsabilités pour gérer leurs dépenses judicieusement, comme s’il s’agissait de leurs

propres fonds. À cet effet, les employés sont invités à consulter la politique concernant les

relevés de dépense publiée sur le site intranet de la Société pour connaître tous les détails.


FRAUDES ET ACTES MALHONNÊTES

- 16 -

Il est strictement interdit aux employés de s'adonner à des activités frauduleuses et à des actes

malhonnêtes relativement aux actifs de la Société. Les actes visés sont notamment et sans

limitation :

• La falsification de factures de fournisseurs ou de reçus;

• La création d'opérations de paie fictives;

• Les fausses déclarations délibérées, verbales ou par écrit, concernant la Société,

d'autres employés, des superviseurs, soi ou des situations de travail;

• L'approbation ou la réception de paiements pour des biens non reçus ou des services

non rendus;

• Le détournement de fonds, de valeurs, de fournitures ou d'autres biens;

• La création ou la falsification de documents papier ou électroniques avec l'intention de

frauder la Société ou ses clients;

• La falsification de données financières ou comptables liées à des transactions en

espèces;

• L'utilisation ou la falsification de l'en-tête de la Société à des fins autres que les affaires

de celle-ci.

Précision. . .

La Société est une firme responsable, et elle tient à préserver sa réputation; en outre, la Société

étant une société ouverte, le comité d'audit de son conseil d'administration (le « Comité

d'audit ») a mis en place, en collaboration avec la Direction, des Procédures de traitement des

plaintes relatives aux pratiques irrégulières en matière de comptabilité, d’audit et de contrôles.

Ces procédures visent à favoriser un climat d’ouverture et à accroître la sensibilisation à

l'obligation de reddition de comptes pour que les employés témoins d’agissements suspects, ou

qui ont des doutes sérieux à ce sujet, puissent exprimer leurs préoccupations en toute

confiance. Les employés sont invités à prendre connaissance des procédures sur le site Web et

sur l'intranet de la Société.


RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Généralités

- 17 -

La Société est active dans des marchés où la concurrence est vive. Par conséquent, les

employés doivent être conscients du fait que, comme dans tout environnement concurrentiel,

les renseignements confidentiels et les secrets commerciaux doivent être protégés au même

titre que les autres biens de valeur de la Société. L’information concernant l’établissement des

prix, les produits ou les services en développement, la propriété intellectuelle ainsi que d’autres

secrets commerciaux, par exemple l’information sur des projets d’acquisition ou de

dessaisissement doivent être tenus strictement confidentiels, et des précautions raisonnables

doivent être mises en place pour empêcher les fuites. Dans l’exercice de leurs fonctions, les

employés ne doivent utiliser ces renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été

compilés. Les dossiers, les notes et les rapports acquis ou créés par un employé pendant qu'il

est au service de la Société restent la propriété de cette dernière. Un employé peut apporter à

l'extérieur des bureaux de la Société les originaux et des copies de documents, que ce soit en

tout ou en partie, avec l’autorisation de son superviseur, à condition de les conserver en tout

temps en lieu sûr, de s'en servir uniquement dans l’exercice de ses fonctions pour la Société et

de pouvoir en tout temps les rendre à cette dernière, à sa demande.

Renseignements d'intérêt commercial critique

Beaucoup de documents et de renseignements de la Société (notamment les renseignements

confidentiels) sont d'intérêt commercial critique, c'est-à-dire qu’il s'agit de renseignements

hautement confidentiels et critiques à la conduite des activités de la Société. L'information

fournie à la Société par un tiers peut aussi être d’intérêt commercial critique ou de nature

confidentielle ou secrète et doit, par conséquent, être traitée conformément aux indications

données par le tiers. Les renseignements confidentiels et les renseignements d’intérêt

commercial critique doivent être protégés contre la divulgation non autorisée et le mauvais

usage. Les renseignements d'intérêt commercial critique sont, notamment :

• les documents concernant les acquisitions;

• les plans d’entreprise;

• l’information sur les nouvelles technologies;

• les plans stratégiques;

• les dossiers et les renseignements relatifs à des procédures judiciaires;

• les dossiers et les renseignements sur les partenaires commerciaux;

• les renseignements confidentiels sur les employés;

• les rapports de vérification;

• les documents et les manuels de formation;

• les logiciels critiques.


- 18 -

Selon la nature des renseignements concernés, les fuites ou la mauvaise utilisation de

l'information peuvent avoir des conséquences graves pour la Société. Elle pourrait notamment

être placée en situation de désavantage par rapport à la concurrence, être exposée à des

poursuites ou voir son image ternie.

Voici des exemples…

Les employés doivent remettre à la Société tous les documents confidentiels ou de nature

stratégique du point de vue commercial en leur possession au moment de la cessation

d’emploi, car ces documents appartiennent à l’employeur.

Obligation d'information

La Société est tenue par les diverses lois sur les valeurs mobilières d'informer régulièrement le

public de l'état de ses affaires et de sa situation financière. Elle s'acquitte de cette obligation

principalement dans ses rapports trimestriels et annuels ainsi que par des documents publiés à

l'occasion de l'assemblée annuelle des actionnaires. La Société communique également des

informations plus ponctuelles dans le cadre d’entretiens avec des analystes financiers et de

communiqués de presse trimestriels. Les employés participant à la préparation et à la diffusion

de cette information ou qui contribuent eux-mêmes à fournir de l’information ont l’obligation de

s’assurer que l’information divulguée est complète, juste, exacte, opportune et compréhensible.

La Société s’est dotée de méthodes et procédures de contrôle pour s'acquitter de ses

obligations d’information. Un employé qui a connaissance qu’une information rendue publique

n’est pas exacte, complète ou opportune, ou qu’une situation ou un fait pourraient devoir être

déclarés doit le signaler aussitôt au service des risques et de l'éthique.

Pour assurer la plus grande cohérence de l’information livrée au public, seul un certain nombre

de personnes sont habilitées à communiquer avec les milieux financiers au nom de la Société.

Ces personnes sont, en l’occurrence :

• le président du conseil;

• le chef de la direction;

• le chef de la direction financière;

• le professionnel des communications et relations avec les investisseurs;

• toute autre personne autorisée par le chef de la direction financière.

Pour en savoir plus sur les obligations d'information de la Société, veuillez vous reporter à la

Politique de divulgation et de négociation des titres publiée sur le site Web et sur l'intranet de la

Société.

Relations avec les médias

La Société reçoit de temps à autre des médias des demandes d'entrevues ou d'information sur

ses activités, sur ses finances, ainsi que sur ses projets; certaines de ces demandes sont faites

à la suggestion d'un client. Afin que l'information transmise soit claire, exacte et concise et pour


- 19 -

harmoniser nos communications, les rapports avec les médias sont gérés exclusivement par le

service des communications de la Société.

Que faire si un média prend contact avec vous?

L’appel doit être immédiatement dirigé vers le service des Communications, au siège social de

la Société. Le service des Communications gère les demandes et, à cette fin, évalue le sujet à

traiter, fait les recherches nécessaires, élabore une réponse et détermine qui sera le porteparole.


- 20 -

TRAITEMENT ÉQUITABLE DES AUTRES ET DES ORGANISATIONS

Toutes les affaires traitées pour le compte de la Société doivent être menées de manière

franche, honnête et propre à préserver son intégrité et sa réputation. De plus, la Société a pour

politique d'éviter quelque forme de manipulation, de dissimulation ou de mauvaise utilisation

d’information confidentielle, et de ne se livrer à aucune pratique déloyale dans ses rapports

avec ses actionnaires, ses clients, ses fournisseurs, ses concurrents et ses employés.

Concurrence

La Société attache de la valeur à la concurrence ouverte et équitable. Elle ne conclut aucun

arrangement d’affaires qui élimine ou décourage la concurrence ou qui fournit un avantage

concurrentiel inapproprié, car de tels arrangements entravent le commerce et le libre marché. Il

s'agit notamment d'ententes de fixation de prix, de boycottage de fournisseurs ou de clients, de

fixation de prix ayant pour but de faire disparaître un concurrent, de collusion avec des

concurrents afin de diviser le marché, etc. Les employés de la Société doivent respecter la Loi

canadienne sur la concurrence et les lois de même nature en vigueur dans d'autres pays.

Renseignements sur la concurrence

Les employés ont le droit de se tenir au courant de ce qui se passe dans les marchés où évolue

la Société et, entre autres, sur ses concurrents, leurs produits, leurs services, leurs

technologies, leurs prix, leurs campagnes de marketing et ainsi de suite. Cependant, ces

renseignements doivent être obtenus par des moyens légaux et éthiques, à défaut de quoi la

Société agirait dans l’illégalité et pourrait s’exposer à des poursuites.

Commercialisation des produits et des services

Les clients de la Société s’attendent à ce qu'elle leur propose des services de qualité et à ce

que la description des avantages que ces services leur procurent soit précise. Pour entretenir

cette confiance, la Société et ses employés :

• proposent aux clients uniquement les services que la Société est autorisée à fournir,

seule, en vertu de contrats, dans le cadre d’une alliance ou par l'intermédiaire d’un

mandataire;

• offrent uniquement les services demandés par les clients;

• font la promotion des services de la Société de manière franche et honnête;

• donnent aux partenaires de la Société la possibilité de poser les questions qu'ils

souhaitent sur leurs choix concurrentiels;

• traitent toujours avec les clients de la Société avec courtoisie, tact et de manière

constructive.

La Société attache de la valeur au service à la clientèle. . .

Elle élabore des solutions novatrices, gère les projets de ses clients de manière efficiente et

leur livre les meilleurs résultats possible. Elle leur offre une expérience constructive axée sur le

professionnalisme et une approche proactive de leurs besoins.


POLITIQUES EN MATIÈRE D'EMPLOI

- 21 -

La Société est déterminée à offrir un milieu de travail caractérisé par le respect et la dignité. Elle

s'attend à ce que ses employés se conduisent avec honnêteté et intégrité et à ce qu'ils traitent

les autres avec équité, dignité et respect. Ils ont le droit de travailler dans un milieu exempt de

pratiques discriminatoires qui offre des possibilités égales d'emploi à tous. C’est pourquoi la

Société attend des rapports interpersonnels en milieu de travail qu’ils soient en tout temps

empreints de professionnalisme et exempts de discrimination et de harcèlement.

La Société a pour politique d'offrir à ses employés des possibilités d'emploi égales, sans

discrimination ni harcèlement fondés sur la race, la couleur, la nationalité ou l'origine ethnique,

la religion, le sexe (y compris la grossesse ou la maternité), l'orientation sexuelle, l'âge (sauf

dans la mesure prévue par la loi), la situation familiale, les incapacités mentales ou physiques

ou toute autre condition protégée par la loi.

La Société entend se conformer à toutes les lois applicables en matière d'emploi et de maind’œuvre,

ainsi qu'à toutes les lois régissant les relations employeur-employés en milieu de

travail. Aucun employé ne doit s'interposer ni exercer de représailles lorsqu'un autre veut faire

valoir ses droits en vertu des lois en matière de main-d’œuvre ou de relations avec le

personnel. Les questions concernant la main-d’œuvre et les relations avec le personnel ou les

politiques de la Société à ce sujet doivent être adressées au service des Ressources humaines.

Alcool, stupéfiants et autres substances

La Société est déterminée à fournir un milieu de travail exempt de drogues et d'alcool. Il est

strictement interdit aux employés de consommer des boissons alcoolisées pendant leur service

ou lorsqu'ils sont sur les lieux de travail de la Société. Dans des circonstances exceptionnelles,

par exemple à l'occasion d'une cérémonie ou d'une activité officielle, les gestionnaires peuvent

autoriser une consommation raisonnable de boissons alcoolisées. Il est strictement interdit, en

tout temps, sur les lieux de travail, d'être en possession de stupéfiants et d'autres substances

réglementées, d'en faire usage, d'en vendre ou d'en offrir. Il est également interdit de fumer sur

les lieux de travail. En outre, il est interdit aux employés de se présenter au travail alors que

leurs facultés sont affaiblies par l'alcool, des stupéfiants ou une substance contrôlée.

Les politiques de la Société en matière d'emploi sont incluses dans le manuel de l'employé et

publiées sur le site intranet de la Société.

Par exemple…

Pour ce qui est de la consommation d'alcool en milieu de travail, un gestionnaire pourrait

autoriser les employés à consommer des boissons alcoolisées à l'occasion d'un 5 à 7 pour

souligner les années de services d'un collègue.

Prévention de la violence

La sécurité des employés est primordiale pour la Société, et aucune violence ni aucune menace

de violence en milieu de travail ne sont tolérées. Un employé qui, sur les lieux de travail, est

victime, témoin ou informé d'une situation de violence, d'une situation qui pourrait dégénérer en

situation de violence, ou de toute autre situation qui pourrait avoir des répercussions sur les

affaires de la Société doit en faire immédiatement le signalement à son supérieur.


Discrimination et harcèlement

- 22 -

La Société interdit toute forme de discrimination et de harcèlement illicites, qu'ils visent une

personne en particulier ou un groupe, notamment des employés, des clients et des

actionnaires. Le harcèlement s'entend habituellement de tout comportement, souvent récurrent,

qui porte atteinte à la dignité de la personne ou constitue un manque de respect à son égard

parce qu'il est blessant, embarrassant ou humiliant ou qu'il crée un environnement de travail

hostile ou intimidant. Le harcèlement peut prendre différentes formes, comme l'illustrent les

exemples ci-après :

• remarques désobligeantes ou blagues sur la race, la couleur de la peau, l'origine

nationale ou ethnique, la religion, le sexe (y compris la grossesse ou la maternité),

l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille, une déficience physique

ou mentale, ou l'état de personne graciée;

• affichage de photographies, d'illustrations, de courriels ou d’écran de veille à caractère

discriminatoire ou offensant;

• expédition ou réception de messages ou de dossiers, par courrier électronique ou

autrement, illégaux, sexuellement explicites, offensants, profanateurs, déplacés ou

susceptibles de ternir l’ image de la Société;

• harcèlement sexuel;

• contacts physiques déplacés, comme des touchers et des pincements;

• menaces, intimidation, violence verbale;

• harcèlement psychologique;

• tout autre geste qui peut raisonnablement être perçu comme blessant ou irrespectueux.

Renseignements personnels sur les employés

La Société a pour politique de protéger la vie privée de ses employés et de recueillir des

renseignements personnels uniquement aux fins pertinentes à ses activités. Les employés ont

le droit, sur demande, d'avoir accès à leurs renseignements personnels.

On entend par « renseignements personnels » les renseignements qui permettent d’identifier

une personne; ils ne comprennent toutefois pas son nom ou son titre, ni l'adresse ou le numéro

de téléphone de son lieu de travail. Les renseignements personnels sur les employés sont entre

autres son dossier et les autres documents recueillis et utilisés à des fins professionnelles, par

exemple pour ce qui a trait à la rémunération, aux avantages sociaux ou à d'autres services.

Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures appropriées à leur

niveau de confidentialité et ne doivent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été

recueillis. Les renseignements personnels sur un employé ne doivent être communiqués qu'aux

personnes qui en ont besoin ou qui doivent, par leurs fonctions, en recevoir communication, ou

qu’à des tiers lorsque la loi l'exige ou avec le consentement de l'employé. Les employés —

gestionnaires et non-gestionnaires — qui détiennent des renseignements personnels sur

d'autres employés doivent prendre les précautions nécessaires pour en assurer la protection.


- 23 -

Outre les moyens de sécurité qui s’imposent dans les circonstances (rangement dans des

classeurs ou des tiroirs verrouillés, accès à l’information à l’aide de mots de passe et

chiffrement des données), les employés doivent s’abstenir de discuter ouvertement de

renseignements personnels en public.

Protection des renseignements personnels

Dans l'exercice de ses activités, la Société acquiert des renseignements personnels sur ses

partenaires d'affaires, ses fournisseurs et ses clients. Ces renseignements ne sont recueillis

que dans le cadre de la fourniture des produits et de la prestation des services de la Société. En

outre, la Société n'est autorisée à utiliser ces renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont

été recueillis et auxquelles les partenaires, les fournisseurs ou les clients peuvent

raisonnablement s’attendre.

La Société est tenue de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels

qui l’obligent, notamment, à déclarer les motifs pour lesquels les renseignements sont recueillis

et à obtenir le consentement des clients avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces

renseignements. Les renseignements personnels doivent être dûment protégés, et l’accès doit

être limité aux seules personnes qui ont un besoin légitime d’en prendre connaissance pour

l’exercice de leurs fonctions. Les questions relatives aux obligations en matière de protection

des renseignements personnels doivent être adressées à la direction des Ressources

humaines.

Santé et sécurité au travail

La Société est déterminée à fournir à ses employés un milieu de travail sain et sécuritaire. Elle

s'attend à ce que ses employés respectent les lois applicables et suivent les directives

énoncées dans sa politique sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les consignes de ses

gestionnaires.

Les accidents de travail et toutes les préoccupations en matière de santé et de sécurité au

travail doivent être immédiatement signalés au supérieur immédiat, au service des Ressources

humaines ou à la personne chargée de la santé et de la sécurité sur les lieux de travail.

Les employés sont invités à prendre connaissance de la politique de la Société en matière de

santé et de sécurité au travail qu'ils trouveront dans le manuel de l'employé et sur le site

intranet de la Société.

Environnement

La Société est déterminée à respecter toutes les lois sur l’environnement applicables Elle

encourage ses employés à préserver les ressources et à réduire le gaspillage et les émissions

nocives notamment en participant à des mesures de recyclage et de conservation de l’énergie

et en proposant des solutions novatrices à ses clients dans une vision de développement

durable. Les employés de la Société doivent respecter les politiques de développement durable

mises en place par l’entreprise.


- 24 -

POLITIQUES SUR L'UTILISATION DES ORDINATEURS, DU COURRIEL ET D'INTERNET

Internet : un outil de communication essentiel

Internet est un outil de travail important pour la Société et pour ses employés. La Société

encourage ses employés à utiliser l'accès à Internet qui leur est offert pour chercher

l'information disponible afin d'enrichir leurs connaissances et d'accroître leur efficience. Les

employés peuvent trouver sur Internet de nombreuses possibilités d'apprentissage et de

perfectionnement. Les employés qui utilisent cet outil ont la responsabilité personnelle et

professionnelle de protéger les intérêts de la Société conformément à la présente politique et

aux principes énoncés dans le manuel de l'employé.

Utilisation personnelle de l'accès à Internet fourni par la Société

L'accès à Internet est offert principalement pour la conduite des affaires de la Société. La

Société encourage néanmoins ses employés à faire une utilisation personnelle de l'accès à

Internet qu'elle offre pour combler certains besoins de formation et de perfectionnement

professionnel.

Protection des renseignements de la Société

Comme l'Internet n'est doté d'aucun dispositif de sécurité pour protéger l'intégrité des données,

en assurer la confidentialité ou protéger la propriété intellectuelle et les renseignements

exclusifs des organisations, il présente des risques pour la Société et pour ses employés. Les

employés doivent par conséquent s'efforcer de protéger les renseignements de la Société

contre la perte ou l'utilisation non autorisée, et ils sont tenus de signaler toute violation des

règles de sécurité qui peut se produire.

Seuls le service des Communications et certains représentants de la Société sont autorisés à

s'exprimer officiellement au nom de cette dernière. Tout document reçu ou téléchargé d'Internet

doit être analysé au moyen de la plus récente version d'un logiciel antivirus approuvé par la

Société avant qu'un programme ne soit exécuté. Les renseignements exclusifs de la Société

doivent être chiffrés, dans la mesure du possible. Les dispositifs connectés au réseau interne

de télécommunications de la Société doivent utiliser un service d'accès approuvé par elle. Si

aucun accès approuvé n'est disponible, il faut obtenir l'approbation du service informatique.

Quelques précisions. . .

L'utilisation personnelle d'Internet doit être raisonnable, c.-à-d. qu'elle ne doit pas empêcher un

employé de s'acquitter d'une partie ou de l'ensemble de ses tâches, réduire la productivité ou

l'efficacité au travail, ni avoir quelque incidence négative sur la Société. L'accès à internet

fourni par la Société est un privilège, non un droit.

Restrictions importantes

Certains types d'information et de documents publiés sur Internet ne doivent en aucune

circonstance être créés, utilisés, consultés téléchargés, diffusés, imprimés ou enregistrés. Il

s'agit notamment, mais sans restriction, de messages à caractère obscène, pornographique,

sexuellement explicite, raciste, offensant, criminel, diffamatoire, discriminatoire, désobligeant,

violent, harcelant ou haineux. Le non-respect de ces restrictions peut mener à des mesures

disciplinaires. Il est interdit aux employés de paticiper à des blogues ou à d'autres médias


- 25 -

sociaux au nom de la Société. la Société ne défendra ni n'indemnisera un employé mis en

demeure ou poursuivi pour utilisation illégale, contraire à l'éthique, interdite ou irresponsable de

son privilège d'accès à internet, notamment pour avoir contribué au contenu de blogues et

d'autres médias sociaux ou pour y avoir participé.

Information additionnelle

Les employés qui veulent des explications sur l'utilisation appropriée de l'accès à Internet fourni

par la Société doivent prendre contact avec le service des Ressources humaines. La Société

informera les employés des innovations technologiques qui pourront exiger que la politique

existante soit modifiée ou interprétée différemment.

Logiciels

Il est interdit aux employés de faire des copies des logiciels achetés par la Société ou qui lui

appartiennent et d'utiliser des logiciels pour lesquels elle ne détient pas les licences ou n'a pas

acquitté de droits, ce qui constituerait une infraction aux lois sur le droit d'auteur et les marques

de commerce. L'utilisation de logiciels personnels à des fins privées n'est acceptable qu'à

certaines conditions et sur approbation de la direction.

Précisions quant au respect de la vie privée

Puisque la Société peut surveiller les communications à des fins de sécurité et de gestion des

réseaux, les employés ne doivent avoir aucune attente en matière de protection de la vie privée

pour ce qui est de leur utilisation d'Internet, notamment des messages électroniques. Les

violations présumées de la politique feront l’objet d’enquêtes.

Virus informatiques

Il est interdit aux employés d'installer dans les systèmes informatiques de la Société des

applications ou des logiciels utilitaires (y compris des applications ou des logiciels téléchargés

d'Internet) qui n'ont pas explicitement été autorisés par la Société.

Conservation des documents

L'espace disponible pour stocker les documents papier et électroniques de la Société est à la

fois limité et coûteux. De plus, sous le régime de certaines lois, divers documents doivent être

détruits, supprimés ou rendus anonymes lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, les objets pour

lesquels ils ont été compilés ou conservés ayant été réalisés. Par ailleurs, des lois imposent

l'obligation de conserver d'autres documents pendant des périodes de temps déterminées.

Lorsqu'il devient évident que des documents pourront être requis comme preuve dans le cadre

d'une poursuite ou d'une enquête gouvernementale, ils doivent être conservés, et il faut

suspendre immédiatement la destruction ou la modification de documents ayant trait à des

poursuites ou à une enquête. En cas de doute pour ce qui est de déterminer les documents à

conserver parce qu'ils peuvent avoir trait à une poursuite ou à une enquête, les employés

concernés doivent prendre contact avec le service des risques et de l'éthique. D'autres lois et

divers règlements d'application peuvent aussi imposer des obligations de rétention de

documents.


Conserver ou détruire un document?

- 26 -

S'ils sont incertains, les employés qui veulent savoir s'il y a lieu de conserver ou de détruire des

documents particuliers doivent consulter leur supérieur immédiat pour déterminer si les

documents sont toujours utiles ou si la loi impose l'obligation de les conserver pendant une

période de temps précise. Dans ce dernier cas, le service des Risques et de l'Éthique peut

également être consulté.


- 27 -

SIGNALEMENT D'INFRACTIONS PRÉSUMÉES AU CODE

Politique générale

Un employé qui détient de l'information sur un comportement de la Société ou d'un

employé qui constituerait une infraction au Code de conduite, à une loi applicable ou à

un règlement d'application doit signaler la situation conformément aux instructions cidessous.

Les employés sont tenus de dénoncer l'information de cet ordre, sans égard à

l'identité ou au poste de la personne sur qui planent les soupçons. La Société traitera

l'information de manière confidentielle et s'assurera que l'employé qui fait le signalement de

bonne foi n'est pas victime de représailles. Il est essentiel de rappeler que tous ont l'obligation

de signaler les infractions au Code.

Signalement anonyme

Les affaires mettant en cause l'information financière douteuse ainsi que les cas connus ou

présumés de fraude, d'activités malhonnêtes ou de conflits d'intérêts peuvent être signalés de

manière anonyme par téléphone ou par Internet. L'information sera transmise à une personne

indépendante (directeur de l'audit interne) qui devra informer le président du comité de

vérification. La situation est traitée dans le document intitulé Procédure de traitement des

plaintes relatives aux irrégularités dans la comptabilité, l'audit et les contrôles publié sur le site

Web et sur l'intranet de la Société. L'auteur du signalement n'a pas à s'identifier et pourra

conserver l'anonymat.

Enquête

L'employeur s'attend à la pleine collaboration des employés dans les enquêtes sur les violations

signalées.

Caractère confidentiel

Dans la mesure où il est utile et approprié, dans les circonstances, de protéger la vie privée des

personnes en cause, l'identité de l'auteur d'un signalement ou d'une personne qui participe à

une enquête restera confidentielle.

Protection contre les représailles

Toute forme de représailles contre quiconque signale une violation du Code, d'une loi ou d'un

règlement ou qui collabore à l'enquête sur une violation signalée, constitue une violation grave

du Code, même s'il est éventuellement déterminé que le signalement n'était pas fondé (à la

condition qu'il ait été fait de bonne foi). Les représailles ou les menaces de représailles doivent

être signalées immédiatement pour que les mesures disciplinaires appropriées soient imposées

à leurs auteurs.


- 28 -

SIGNALEMENT DES INFRACTIONS AU CODE

Ligne confidentielle directe

Veuillez vous reporter à la liste ci-après pour trouver le numéro sans frais local.

Adresse électronique confidentielle

wsp@expolink.co.uk


NUMEROS INTERNATIONAUX SANS FRAIS

- 29 -

Pays

Numéro sans frais

actif

Argentine Oui 0800 6662603

Australie Oui 1800 121 889

Autriche Oui 0800 281700

Numéro sans frais

Bahreïn Oui 80004475

Bangladesh Oui Au Bangladesh, composer 157001 pour joindre le

téléphoniste; si l'appel ne joint pas le téléphoniste, un

message enregistré se fera entendre pour demander

de composer le 8779167615.

Belgique Oui 0800 71025

Brésil Oui 0800 891 8807

Bulgarie Oui 00800 110 44 74

Canada Oui 1888 268 5816

Chili Oui 123 002 004 12

Chine Netcom (Nord) Oui

00800 3838 3000

Chine Telecom (Sud) Oui

10800 441 0078

Croatie Oui 0 800 222 845

Colombie Oui 01800-944 4796

Costa Rica Oui 08000440101

Cuba À Cuba, composer 2935 pour joindre le téléphoniste;

si l'appel ne joint pas le téléphoniste, un message

enregistré se fera entendre pour demander de

composer le 8779167615

Chypre Oui 800 95207

République tchèque Oui 800 142 428

Danemark Oui 8088 4368

Égypte Oui 0800 000 00 23

Irlande Oui 1800 567 014

Estonie Oui 800 00 44 265

Finlande Oui 0800 116773

France Oui 0800 900240

Allemagne Oui 0800 182 3246

Grèce Oui 00800 441 31422

Hawaii Oui 1866 293 2604

Hong Kong Oui 800 930770

Hongrie Oui 06800 14863

Islande Oui 800 82 79

Inde Oui 000 800 440 1286

Indonésie Oui 001 803 0441 1201

Israël Oui 1809446487

Italie Oui 800 783776

Japon Oui 00531 78 0023

Corée du Sud Oui 00308 442 0074

Lettonie Oui 8000 26 70

Lituanie Oui 8800 30 444

Luxembourg Oui 8002 4450

Malaisie Oui 1800 807055

Malte Oui 800 62404

Mexique Oui 01800 123 0193


- 30 -

Pays-Bas Oui 0800 022 9026

Nouvelle-Zélande Oui 0800 443 816

Norvège Oui 800 14870

Pakistan Oui 00800 900 44181

Pérou Oui 080053611

Philippines Oui 1800 1442 0076

Pologne Oui 00800 441 2392

Portugal Oui 800 880 374

Porto Rico Oui 1866 293 1804

Roumanie Oui 08008 94440

Russie Oui 810 800 2058 2044

Arabie Saoudite Oui 800 844 0172

Singapour Oui 800 4411 140

Slovaquie Oui 0800 004461

Slovénie Oui 0800 80886

Afrique du Sud Oui 0800 990520

Espagne Oui 900 944401

Sri Lanka Oui 011 244 5413 (appels placés de Colombo : ne pas

composer 011)

Suède Oui 0200 285415

Suisse Oui 0800 563823

Taiwan Oui 0080 10 44202

Thaïlande Oui 001 800 442 078

Turquie Oui 00800 4463 2066

Royaume-Uni Oui 0800 374199

ÉAU (Émirats Arabes Oui 8000 44 138 73

Unis)

États-Unis Oui 1877 533 5310

Venezuela Oui 0800 100 3199

Vietnam Oui 120 11527

Des endroits où il n'y a pas de numéro sans frais, placer un appel à frais virés comme

suit :

1. Joindre le téléphoniste dans le pays;

2. Demander un appel international à frais virés ou virer les frais au 0044 1249 661 808;

3. Le téléphoniste composera le numéro et parlera à un téléphoniste Expolink qui

acceptera l'appel et les frais.

4. Le téléphoniste du pays d'où origine l'appel établira le contact avec Expolink, quittera la

ligne et l'appel se poursuivra normalement.

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