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Ce sous-centre regroupe les activités de confection d'un dossier unique et complet pour chaque
usager desservi et traité dans un établissement et celles assurant la conservation, la
communication et l’exploitation des données contenues dans ces dossiers.
ACTIVITÉS - Gestion des activités
- Réception, assemblage et classement des éléments des dossiers
- Reproduction des éléments des dossiers
- Analyse quantitative et qualitative
- Codification des maladies et préparation des index
- Traitement des dossiers
- Soutien nécessaire aux demandes de données en recherche, études et
évaluations cliniques
- Protection de la confidentialité
- Production, diffusion et interprétation des statistiques médicales et
administratives
- Surveillance et contrôle incluant la conception, le développement et
l'implantation des méthodes et des procédés (Note 3)
COÛTS MAIN-D'OEUVRE
- Salaires
- Avantages sociaux généraux
- Avantages sociaux particuliers
- Charges sociales
AUTRES CHARGES DIRECTES
- Services achetés
- Fournitures et autres charges :
. microfilms et autres supports pour communication du dossier
. fournitures et imprimés relatifs à la constitution des dossiers des
usagers
. frais de récupération des dossiers entreposés à l’extérieur
. papeterie, impression et articles de bureau
. frais de déplacement, de séjour et d'inscription du personnel
. location d'équipement
. fournitures et charges diverses
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Notes :
1) Les données du c/a sont rapportées en tenant compte des règles et
des définitions se retrouvant dans la section C – Données sur les
centres d’activités (chapitre 3) et dans les instructions générales de
comptabilisation (chapitre 4).
2) Les coûts de transcription des dictées médicales portant sur les
résumés de dossiers, les feuilles sommaires, les protocoles
opératoires et rapports de consultation ou note d’évolution pour des
soins aux unités d’hospitalisation sont imputés au s-c/a 7536 –
transcription des dictées médicales, alors que les autres sont
imputées au c/a ou au s-c/a approprié.
3) Ce centre ne peut comprendre les activités dont la déclaration est
prévue au centre d’activités 7340 – Informatique.
4) Les coûts de la distribution des dossiers sont imputés au s-c/a 7535-
Télécommunications et ceux de l’entreposage au c/a 7700 –
Fonctionnement des installations.
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UNITÉ DE MESURE A) L'admission, la visite et l'usager
Définition et relevé
C'est la somme des admissions, des visites et des usagers en tenant
compte des équivalences suivantes :
Groupe A = 1
Groupe B = 1/2
Groupe C = 1/3
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GROUPE A
1. L'admission
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La direction de l'établissement obtient le renseignement de son
registre d'admissions des usagers. C'est le total des admissions, y
compris les situations où l’admission n’a pas été retenue à titre
d’unité de mesure B, entre le 1 er avril et le 31 mars de l'exercice,
des centres et sous-centres d'activités suivants : 6010, 6020, 6030,
6050, 6060, 6080, 6100, 6200, 6270, 6340, 6361, 6362, 6364,
6365, 6366, 6670 et les c/a appropriés des CR.
2. L'usager, l'examen endoscopique ou la visite à l’urgence et en
hémato-oncologie
C'est le total des unités de mesure énumérées ci-haut et
apparaissant aux centres et sous-centres d'activités
suivants : 6070, 6170, 6240, 6250, 6330, 6550, 6770, 6900, 7060 et
les c/a appropriés des CR sauf s’ils ont déjà été considérés plus
haut et ceux des CLSC.
3. Communication de renseignements conservés au dossier de
l’usager
C’est le total des demandes de communication de renseignements
contenues au dossier et nécessitant sa manipulation. Ces
demandes sont reçues par courrier, télécopieur, signées sur place
et comprennent les requêtes du coroner, les mandats de
perquisition, la préparation de dossiers pour la cour, la consultation
des dossiers sur place et le traitement des dossiers d’adoption.
Parmi les demandes ne devant pas faire l’objet d’un décompte, on
note :
. les demandes téléphoniques sauf pour une demande
d’information médicale par un médecin de l’extérieur n’ayant
pas reçu le résultat d’examen qu’il aurait dû recevoir.
. les demandes de dossiers faites dans un autre établissement du
réseau.
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4. Recherche, études et registre provincial
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C’est le total des dossiers sélectionnés et sortis ou consultés à
l’écran à ces fins par les archivistes. On compte au plus une unité
de mesure par dossier, peu importe le nombre d’éléments le
constituant, c’est-à-dire le nombre de tomes.
Quand au registre devant constituer une banque de données
provinciale, lorsqu’il s’agit du registre des traumatismes du Québec,
on compte au plus une unité de mesure par enregistrement.
Lorsqu’il est question du système d’information du programme
québécois de dépistage du cancer du sein (SI-PQDCS), dans la
mesure où la tâche est effectuée par le personnel des archives, on
compte une unité de mesure pour tous les formulaires complétés et
prévus à cette fin pour la participante ayant pour source le dossier
de l’usager.
Les coûts et les unités de mesure relatives au personnel associé à
la saisie des données sur le cancer sont rapportés au c/a 7060 –
hémato-oncologie.
5. Épuration de dossier
C’est le total de dossiers dont on a détruit des documents selon le
calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives
nationales du Québec (BAnQ) On compte au plus une unité de
mesure par dossier, peu importe le nombre d’éléments le
constituant, c’est-à-dire le nombre de tomes.
GROUPE B
La visite, la présence, l'entrevue, le jour-soins, le traitement ou le
jour-traitement
C'est le total des unités de mesure énumérées ci-haut et apparaissant
aux centres et sous-centres d'activités suivants : 6280, 6290, 6300,
6680, 6791, 6792, 6861, 6862, 6870, 6880, 7090 et les c/a appropriés
des CR. On y ajoute le nombre de chirurgies mineures faites au bloc
opératoire (de l’accueil jusqu’au départ de l’usager).
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GROUPE C – Classement, reproduction, conservation et sécurité
1. Classement de rapports d’examens d’imagerie médicale
(6830), de médecine nucléaire et TEP (6780) ou de laboratoire
(6600) pour les usagers enregistrés
C’est le total des examens en imagerie médicale ou en médecine
nucléaire pour la clientèle enregistrée apparaissant au rapport
statistique et des procédures en laboratoire pour la clientèle
enregistrée dont la collecte est effectuée à partir du Système
québécois de mesure de la production des laboratoires.
On inclut, dans ce groupe C, le nombre d’examens ou de
procédures pour les usagers enregistrés de ces centres d'activités
dans le calcul de l’unité de mesure seulement lorsque le service des
archives médicales classe ou numérise les rapports en format
papier au dossier médical.
Dans le cas où un établissement maintient plus d’une installation et
que les services des archives ont adopté des façons différentes de
faire quant à ces éléments, on appliquera cette règle par
installation.
2. Communication à l’extérieur de l’installation des feuilles
sommaires, des résumés de dossier ou des AH-280 – urgence
et consultation externe ou leur équivalent à la demande du
médecin responsable du patient.
On compte au plus une unité de mesure par demande, peu importe
le nombre de documents la constituant et le mode de transmission.
Il ne peut s’agir d’opération automatisée.
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3. Conservation intégrale de dossiers lors d’une participation à un
projet de recherche
C’est le total des dossiers identifiés et conservés dans le cadre d’un
projet de recherche clinique, peu importe le support et le nombre de
tomes.
4. Attribution des accès
C’est le total de profils d’utilisateurs attribués et qui donnent l’accès
au dossier électronique. Le décompte comprend la formation à
l’utilisation du dossier électronique par le Service des archives.
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Notes :
1) La direction de l’établissement doit prévoir les formulaires et les
systèmes requis pour permettre la compilation de ces données et en
permettre la vérification ; par exemple, conserver les listes de
dossiers sortis ou les grilles de collecte de données
2) Afin de faciliter la compilation de l’unité de mesure, veuillez vous
référer au supplément d’informations sous forme de questions et
réponses classé ci-après.
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