Service des normes et pratiques de gestion Direction du suivi ...

NORMES ET PRATIQUES DE GESTION, Tome II, Répertoire
Expéditeur Date
Le sous-ministre associé à la Direction générale de la coordination,
du financement, des immobilisations et du budget
2012-03-30
Destinataires*
Les présidentes-directrices générales et les présidents-directeurs généraux des agences de la
santé et des services sociaux
Sujet
Rapport financier annuel des agences de la santé et des services sociaux (AS-475) : mise à jour
2011-2012
CETTE CIRCULAIRE REMPLACE CELLE DU 1 er AVRIL 2011 (2011-002)
MÊME CODIFICATION
OBJET Par la présente, le formulaire du rapport financier annuel des agences (AS-475),
version 2011-2012, est transmis au réseau de la santé et des services sociaux.
LE RAPPORT FINANCIER, AINSI QUE LES ANNEXES, SONT DISPONIBLES AVEC LA VERSION
ÉLECTRONIQUE DE CETTE CIRCULAIRE SUR LE SITE INTERNET DU MINISTÈRE.
PRINCIPE Les agences de la santé et des services sociaux doivent transmettre leur rapport
financier annuel complété en vertu de l’article 395 de la Loi sur les services de
santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2).
(*) L’expression « agence » dans la présente circulaire désigne également la Régie régionale de la santé et des services
sociaux du Nunavik.
Site Internet : www.msss.gouv.qc.ca/documentation
« Normes et Pratiques de gestion »
Direction(s) ou service(s) ressource(s) Numéro(s) de téléphone Numéro de dossier
Service des normes et pratiques de
gestion
Direction du suivi financier
418 266-5940
418 266-5920
2012-002
Document(s) annexé(s) (version électronique) Volume Chapitre Sujet Document
Annexes 1, 2, 3, 4 et 5
Rapport financier annuel AS-475
03 01 61 11

MODALITÉS Les annexes jointes à cette circulaire sont les suivantes :
Annexe 1 : Mise à jour 2011-2012 du rapport financier annuel AS-475
Annexe 2 : Conciliation – augmentation ou diminution du financement
Annexe 3 : Procédure de conciliation de l’augmentation ou de la
diminution du financement
Annexe 4 : Analyse des transactions entre apparentés
Annexe 5 : Conciliation des comptes à payer 2011-2012 et exercices
antérieurs
MANDAT APPLICABLE AUX AUDITEURS INDÉPENDANTS À L’ÉGARD DU RAPPORT
FINANCIER ANNUEL DE L’EXERCICE FINANCIER 2011-2012
L’auditeur indépendant (le vérificateur externe) nommé par l’agence doit,
conformément aux articles 293 et 395 de la Loi sur les services de santé et
les services sociaux et à l’annexe 1 du Règlement sur la gestion financière
des établissements et des conseils régionaux, vérifier le rapport financier de
l’agence et procéder à l’exécution des autres éléments de son mandat. Pour
l’exercice financier se terminant le 31 mars 2012, le mandat applicable aux
auditeurs indépendants comporte les missions suivantes :
• Une mission d’audit portant sur les états financiers et les autres
informations complémentaires, inclus dans la section auditée du rapport
financier annuel prescrit par le Ministère, réalisée conformément aux
normes d’audit généralement reconnues du Canada. Les états
financiers doivent être préparés conformément aux normes comptables
canadiennes pour le secteur public.
De plus, sur la base des éléments probants obtenus lors de la
réalisation de ses travaux d’audit sur les états financiers, l’auditeur
exprime son opinion sur la conformité :
aux dispositions de la Loi sur les services de santé et les services
sociaux et aux règlements s’y rapportant dans la mesure où en sont
touchés les revenus ou les dépenses;
aux explications et aux définitions se rapportant à la préparation du
rapport financier annuel;
aux définitions contenues dans le Manuel de gestion financière
publié par le ministère de la Santé et des Services sociaux du
Québec dans les pratiques comptables.
N o dossier Page
2012-002 2

Le rapport type de l’auditeur proposé est présenté à l’annexe 5 de la
circulaire 2012-009.
De plus, l’auditeur doit compléter le questionnaire à son intention (page
130). Les réponses sont fournies par l’auditeur indépendant sur la base des
éléments probants obtenus lors de la réalisation de ses travaux d’audits sur
les états financiers ou, le cas échéant, sur la base d’autres procédures
appropriées permettant de fournir minimalement un niveau d’assurance
modéré. De plus, toute information requise au questionnaire et tout
commentaire qu’il juge pertinent doivent être consignés à la page 131 du
présent rapport financier annuel.
TRANSMISSION DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL ET DES AUTRES INFORMATIONS
ADDITIONNELLES
Il est essentiel que l’agence n’apporte pas de modification au chiffrier
Excel qu’elle reçoit du ministère de la Santé et des Services sociaux et à
l’aide duquel elle produit le rapport.
L’agence doit transmettre au Ministère les documents suivants :
• une copie papier du rapport financier annuel (AS-475) audité;
• le formulaire AS-475 complété en format fichier Excel;
• une copie complète du rapport financier annuel (AS-475) audité en
format fichier PDF identique à la copie papier transmise.
Compte tenu de l’intégration des états financiers des agences de la santé
et des services sociaux aux états financiers consolidés du gouvernement,
ces documents doivent être transmis au plus tard le 15 juin 2012.
Adresse postale pour l’envoi de la copie papier du rapport :
Ministère de la Santé et des Services sociaux
Direction générale de la coordination, du financement,
des immobilisations et du budget
Direction des opérations budgétaires – réseau
1005, chemin Sainte-Foy, 2 e étage
Québec (Québec) G1S 4N4
Adresse électronique pour l’envoi des fichiers Excel et PDF :
rapfin@msss.gouv.qc.ca
N o dossier Page
2012-002 3

INFORMATIONS
ADDITIONNELLE
Chaque agence doit transmettre par courriel à l’adresse
consolidation@msss.gouv.qc.ca les informations suivantes :
• Liste des comptes à recevoir estimés du Ministère au
31 mars 2012 pour l’agence et les établissements, au regard de
l’enveloppe régionale et du FINESSS
Date du livrable : 27 avril 2012
Cette liste servira à concilier les comptes à recevoir estimés des
établissements et des agences avec les comptes à payer estimés du
Ministère, en distinguant les montants relatifs à l’enveloppe régionale
2011-2012 de ceux relatifs au Fonds de financement des
établissements de santé et de services sociaux (FINESSS). Un gabarit
vous sera fourni à cet effet.
• Conciliation des comptes à payer 2011-2012 et exercices
antérieurs
Date du livrable : 8 juin 2012
L’agence doit fournir, pour chaque établissement public, la description
et le montant des comptes à payer estimés inscrits à SBFR comme
signifiés en fin d’exercice, le montant des comptes à payer réellement
confirmés et le montant comptabilisé (les références au AS-471
2011-2012 doivent être indiquées). L’agence doit distinguer la portion
attribuable à l’enveloppe régionale 2011-2012 de celle attribuable aux
exercices antérieurs.
Le gabarit fourni à l’annexe 5 doit être utilisé. L’annexe 5 est disponible
avec la version électronique de la présente circulaire. Le fichier
comporte deux onglets; l’un pour l’exercice 2011-2012 et l’autre pour
les exercices antérieurs.
• Conciliation – Augmentation ou diminution du financement
Date du livrable : 8 juin 2012
Conciliation entre la page 390 du AS-471 et le formulaire budgétaire
(rubrique « Exercices antérieurs »), pour chacun des établissements
publics. Cette conciliation est produite à partir de l’annexe 2 de la
circulaire, en utilisant la procédure présentée à l’annexe 3. Les
annexes 2 et 3 sont disponibles avec la version électronique de la
présente circulaire. Les documents requis par les agences pour
compléter l’annexe 2 (cités au début de l’annexe 3) n’ont pas à être
transmis au Ministère.
N o dossier Page
2012-002 4

• Analyse des transactions entre apparentés
Date du livrable : 15 juin 2012
La description des mesures et des procédés instaurés par l'agence et
les établissements publics de sa région pour s'assurer de la fiabilité
des données transmises au regard des transactions entre l'agence et
les autres agences, l'agence et les établissements publics, et les
établissements publics entre eux, doit être présentée à l’annexe 4.
De plus, l’annexe 4 doit présenter et expliquer les écarts constatés
entre les entités du réseau de la santé et des services sociaux, pour
lesquels l'ensemble des transactions s'élève à plus de 100 000 $
(référence : pages 642 à 645 du AS-471 et pages 842, 843, 844 et 845
du AS-475). L’annexe 4 est disponible avec la version électronique de
la présente circulaire.
• Lettre d’attestation des événements postérieurs au 31 mars 2012
et autres informations
Date du livrable : À la date de mise au point définitive des états
financiers consolidés du gouvernement (date à être confirmée).
Entre la date de publication du rapport du Vérificateur général du
Québec sur les états financiers consolidés du gouvernement et la date
de publication de ces derniers (communiquée ultérieurement), l’agence
devra signer et transmettre par courriel au Ministère
(consolidation@msss.gouv.qc.ca) la lettre d’attestation relative aux
événements postérieurs au 31 mars 2012 et autres informations. À cet
égard, un gabarit de lettre vous sera fourni. Les événements
postérieurs qui doivent être déclarés dans la lettre sont ceux qui n’ont
pas été inscrits au AS-475.
Les événements postérieurs au 31 mars 2012 qu’il faut considérer sont
ceux qui fournissent des indications supplémentaires sur une situation
qui existait au 31 mars 2012 et ceux qui sont l’indication de situations
nouvelles et de nature inhabituelle qui ont pris naissance après le
31 mars 2012 (Manuel de l’ICCA SP 2400). Ces événements modifient
de façon importante l’information financière de votre agence ou ont
des répercussions importantes sur les activités futures de votre
agence ou sur celles du gouvernement.
N o dossier Page
2012-002 5

Afin de faciliter l’analyse des événements postérieurs par le Ministère,
dès que ces événements sont recensés, l’agence doit transmettre par
courriel (consolidation@msss.gouv.qc.ca) une description de la nature
de l’événement et une estimation de l’incidence financière de
l’événement, lorsqu’il est possible de le faire, ou une indication
mentionnant l’impossibilité de faire cette estimation.
SUIVI Pour toute information additionnelle relative à cette circulaire, l’agence
peut communiquer avec les services ressources cités en référence ou à
l’adresse électronique suivante : consolidation@msss.gouv.qc.ca.
Le sous-ministre associé,
Original signé par
Michel FONTAINE
N o dossier Page
2012-002 6