Cahier des charges captation colloques SIA 2013.pdf - Inra

Captation vidéo de colloques
au salon international de
l’agriculture
23 février au 3 mars 2013
CAHIER DES CHARGES

DESCRIPTION DE L’INRA
L’Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), est un établissement public à caractère
scientifique et technologique, placé sous la double tutelle des ministères chargés de la
Recherche et de l'Agriculture, regroupant environ 8500 agents.
Premier institut de recherche agronomique en Europe, deuxième dans le monde, l'Inra mène
des recherches finalisées pour une alimentation saine et de qualité, pour une agriculture
compétitive et durable, et pour un environnement préservé et valorisé. Il a pour mission de
produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations dans ces domaines et
de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et
technique, et au débat science/société.
L’INRA AU SALON INTERNATIONAL DE L’AGRICULTURE
Le Salon International de l’Agriculture (SIA) aura lieu du 23 février au 3 mars 2013, au Parc
des expositions, porte de Versailles, dans le 15 ème arrondissement de Paris.
La présence de l'Inra au SIA revêt un caractère institutionnel, en même temps qu'elle illustre
son devoir de transparence des résultats scientifiques vis‐à‐vis du public.
L'Inra communique sur ses 3 grands axes de recherche « Alimentation, Agriculture,
Environnement », à partir d’un exemple développé sous forme « d’atelier découverte »
destiné au grand public et à travers un espace conférence pouvant accueillir environ 60
personnes où sont organisées des rencontres institutionnelles et partenariales. Un colloque
institutionnel est également organisé pendant le salon, dans une salle pouvant accueillir 350
personnes.
PRESTATIONS ATTENDUES
La mission communication de l’Inra souhaite faire appel à un prestataire pour la captation
vidéo des colloques et rencontres organisés par l’Inra sur son stand et dans une salle dédiée
lors du salon international de l’agriculture.
Le personnel technique est fourni par le prestataire, la réalisation peut être assurée ou non
par le personnel de l’INRA, dans ce cas, indiquer en option le tarif d’un réalisateur.
Il sera demandé au prestataire d’effectuer l’installation et les tests nécessaires avant le
début des colloques.
LES RENCONTRES DE L’INRA DU LUNDI 25 FEVRIER AU VENDREDI 1ER MARS, HALL 4 (10 CONFERENCES)
Colloque de 50/60 personnes, d’une durée de deux heures environ. Salle de 70m 2 sur le stand
Inra.
Deux à trois conférences par jour. Horaires maximum : 9h à 19h (Le nombre de conférence et les
horaires seront confirmés et précisés fin janvier).
Une régie de 5 m 2 est mise à disposition, adjacente à la salle des rencontres.
1 Plateau 2 caméras studio 16/9
‐ Viseurs
‐ Reports de commandes
‐ Intercoms
‐ Pied de caméras
Baie de réalisation
‐ Réalisation en direct avec intégration des diapositives des intervenants redimensionnés au

format 16/9
‐ Mélangeur de direct
‐ Convertisseur
‐ Centrale Intercom
‐ Ecrans de contrôle
‐ Baie de vision
Enregistrement vidéo
‐ 2 enregistreurs DVCAM en 16/9 (dont 1 en sécurité)
‐ Enregistrement vidéo au format DVCAM 16/9 référence TC horaire
‐ Prévoir pour les cassettes originales : 1 min 30 mire + 1000 hz, 30 s de noir +
identification des cassettes sur jaquettes
‐ Les cassettes DV‐CAM doivent être identifiées et munies d’un tableau indiquant les
Timecodes pour chaque participant au colloque, fichier informatique identifié
(encodage web streaming prévu).
Diffusion vidéo
‐ Ecran plasma 61XM2 – 155cm
‐ 1 retour LCD retour scène 32 pouces
‐ 2 ordinateurs portables
Sonorisation
‐ Captation tribune et diffusion salle
‐ 2 micros col de cygne et micros HF pour les questions
‐ console numérique, amplificateurs et enceintes
Eclairage
‐ projecteurs, consoles, totems (selon repérage)
Personnel d’exploitation (prévisionnel)
‐ 2 cadreurs
‐ 1 réalisateur
‐ 1 assistant (vidéo + son)
Montage et démontage
Montage le vendredi 22 février et démontage le dimanche 3 mars après la fermeture du
salon (19h). Il est prévu des RDV de chantier avec le standiste afin de prévoir le passage des
câbles sous le parquet du stand, la disposition des éclairages et sonorisation.
COLLOQUE INSTITUTIONNEL DU MARDI 26 FEVRIER 2013, 14H‐18H, HALL 7
Salle Sirius Hall 7, 370 personnes
Plateau 3 caméras studio 16/9
‐ Viseurs
‐ Reports de commandes
‐ Intercoms

‐ Pied de caméras
Baie de réalisation
‐ Réalisation en direct avec intégration des ppt des intervenants redimensionnés au
format 16/9
‐ Mélangeur de direct
‐ Convertisseur
‐ Centrale Intercom
‐ Ecrans de contrôle
‐ Baie de vision
Diffusion vidéo
‐ Prévoir une double distribution pour projection final régie ou powerpoints PC tribune
: vidéoprojecteur Tri DLP Christie ou similaire 9000 lumens (30 mètres de recul en
fond de salle)
‐ Optique adaptée/ sélecteur de sources
‐ Ecran 16/9 sur une base de 4 mètres
‐ 1 retour LCD retour scène
Captation et sonorisation
‐ 2 micros col de cygne pour le pupitre
‐ 7 micros HF
‐ 1 console de mixage son/Equaliser/Amplificateur/enceintes de façade et reprise en
salle
‐ Un PC pupitre et 2 ordinateurs portables
Enregistrement vidéo
‐ 2 enregistreurs DVCAM en 16/9 (dont 1 en sécurité)
‐ Enregistrement vidéo au format DVCAM 16/9 référence TC horaire
‐ Prévoir pour les cassettes originales : 1 min 30 mire + 1000 hz, 30 s de noir +
identification des cassettes sur jaquettes
‐ Les cassettes DV‐CAM doivent être identifiées et munies d’un tableau indiquant les
Timecodes pour chaque participant au colloque, fichier informatique identifié
(encodage web streaming prévu).
Eclairage, proposition avant repérage
‐ Totem en structure hauteur 3 mètres
‐ 4 découpes 750 W
‐ 4fresnel 500 W
‐ 1 console lumière
Personnel (prévisionnel)
‐ 1 réalisateur (en option)
‐ 1 technicien vidéo
‐ 1 ingénieur de la vision

‐ 1 ingénieur du son
‐ 1 technicien d’exploitation lumière
‐ 3 cadreurs
Planning
‐ Installation le matin du 26/02/2013
‐ Prêt à tourner à 13h
‐ Début de l’exploitation à 14h
‐ Démontage à 19h
LOGISTIQUE
Le prestataire aura en charge le transport, le montage et le démontage de l’ensemble du
matériel nécessaire.
Prévoir un repérage des espaces.
Des plateaux repas sont prévus pour le personnel au déjeuner.
Prévoir de nous communiquer l’immatriculation des véhicules pour accès Parc des
expositions avant l’ouverture au public.
MODALITES DE CONSULTATION
Règlement de consultation
Critère d’évaluation des offres
Les offres proposées seront examinées selon les critères suivants :
‐ qualité et pertinence de technique de l’offre proposée par rapport aux besoins exprimés
dans le cahier des charges
‐ prix
‐ choix du matériel et références dans des prestations similaires
Questions relatives à la consultation
Les questions relatives à cette consultation doivent être adressées par mail, à l’adresse
suivante : audiovis@paris.inra.fr , au moins 72 h avant la date de remise des offres.
Procédure de réponse au cahier des charges
Présentation des offres
Les offres devront comprendre les éléments suivants :
‐ Un descriptif du matériel technique
‐ Un devis détaillé par poste pour le colloque et un autre détaillé par poste pour une
rencontre
‐ Un devis pour l’ensemble des prestations
‐ Une présentation de références comparables
Remise des offres
Les offres devront être adressées par courrier au plus tard le 22 janvier 2012, avant 16 h à :

INRA – Mission Communication
Caroline Thomas
147, rue de l’Université
75338 – Paris cedex 07
ET conjointement adressées par mail à audiovis@paris.inra.fr et caroline.thomas@paris.inra.fr