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Rapport d'activités 2005

Rapport d'activités 2005

1. Projets 1.1.

1. Projets 1.1. Food@work En octobre 2003, l’Agence alimentaire a o ciellement lancé food@work. Food@work est le projet BPR (Business Process Reengineering) qui a été mis en œuvre a n d’améliorer et de rationaliser le fonctionnement de l’AFSCA. On peut décrire le BPR comme une révision et une modernisation fondamentales des processus d’organisation dans le but d’améliorer de façon importante les prestations. 1.1.1. Description des nouveaux processus d’organisation Dans une première phase du projet BPR, 9 programmes d’amélioration ont été identi és, chacun étant focalisé sur un thème précis (voir schéma ci-après). Un groupe de travail multidisciplinaire a été composé pour chaque programme d’amélioration. En mai 2005, les 9 groupes de travail ont achevé leur mission d’analyse et d’optimisation de quelque 65 processus de l’AFSCA. Le schéma ci-après montre les thèmes les plus importants et les résultats des analyses e ectuées par les groupes de travail, par programme d’amélioration. 1.1.2. Analyse d’écart et plan d’implémentation Les nouveaux processus ne sont pas isolés. Pour les réaliser dans la pratique, un certain nombre · de conditions doivent être remplies : · Les collaborateurs disposent des compétences nécessaires, · Su samment d’ETP ont été prévus, · Un bon support ICT est prévu où cela est nécessaire, Des moyens budgétaires nécessaires sont disponibles. Avant de commencer l’implémentation du BPR, une analyse d’écart a été réalisée au niveau du personnel, de l’ICT, de la structure et du budget. De plus, les processus ont été groupés en projets d’implémentation de manière logique. Sur base de cela et de la priorité des projets, un planning a été établi pour l’implémentation. Activités horizontales 27

Rapport d’activités 28 Politique générale et concertation avec d’autres autorités: ● Adaptations de la fonction et de la composition du Comité consultatif ● Optimisation de la procédure de noti cation d’un avis (d’urgence) par le Comité scienti que ● Introduction d’une analyse d’impact interne et externe avant que les propositions de politique ne soient approuvées ● Établissement d’un modèle pour l’organisation de tous les rapportages externes Budget et contrôle de gestion : ● Centralisation, standardisation et automatisation de la perception des montants ● Amélioration du processus en ce qui concerne l’établissement et le contrôle du budget ● Plus grande responsabilisation des responsables du budget au sein des di érents services ● Lancement d’audits nanciers structurés ● Automatisation et standardisation en profondeur du paiement des factures Assurance qualité : ● Développement de l’audit interne au sein de l’AFSCA ● Introduction d’une assurance qualité permanente, avec pour but une certi cation ISO 9001 partielle ● Constitution d’un service de médiation pour les plaintes d’externes quant au fonctionnement de l’AFSCA ● Introduction d’un système de gestion de documents ● Création d’un glossaire unique pour l’AFSCA Prévention et gestion de crises : ● Nouveau système informatisé pour collecter et traiter des signaux potentiels de crise ● Nouvelle classi cation des noti cations ● Cadre uniforme et détaillé pour la gestion de crises, la vigilance accrue et l’alerte ● Méthodologie xe pour les exercices de simulation Personnel et organisation : ● Procédure xe pour l’établissement d’un plan personnel et formation stratégique pour 5 ans, avec concrétisation annuelle ● Implémentation d’une nouvelle banque de données du personnel ● Développement des processus de sélection, promotion, stages et formations ● Nouvelle organisation pratique et fonctionnelle du service P&O ● Assurer le service social suivant un certain nombre de nouveaux principes ● Attention spéciale pour le développement ultérieur du transfert interne de compétence

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