Manuel utilisateur - Ixarm

Portails
ixarm.com
et
achats.defense.gouv.fr
Manuel utilisateur
08/01/2003
Présentation de la
Place de marché service public défense
Réf. : GIND001 Version : 1.2 36 pages
Type de document : documentation utilisateur
Résumé : Ce document permet de décrire les fonctionnalités mises à la disposition d’un
utilisateur de la place de marché service public défense dans sa version 1.1

Portails ixarm.com et achats.defense.gouv.fr
Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
Place de marché service public défense
SOMMAIRE
- / -
1 INTRODUCTION ......................................................................................................................3
2 PRESENTATION GENERALE DU HALL DE LA PLACE DE MARCHE..................................4
3 LA SALLE DES CONSULTATIONS ........................................................................................5
3.1 Présentation ........................................................................................................................5
4 AVIS DE PUBLICITE................................................................................................................9
4.1 Présentation ........................................................................................................................9
4.1.1 Avis d’appel public à concurrence..............................................................................10
4.1.2 Avis de pré-information ..............................................................................................18
4.1.3 Avis d’attribution.........................................................................................................22
4.1.4 Avis non officiels ........................................................................................................26
5 OUTILS D'ACHATS ...............................................................................................................31
5.1 Présentation ......................................................................................................................31
5.1.1 Enchères électroniques inversées .............................................................................32
5.1.2 Approvisionnement sur catalogues électroniques ......................................................34
5.1.3 Gestion des factures ..................................................................................................35
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1 INTRODUCTION
Ce document présente de manière générale la "Place de marché service public défense" et plus
particulièrement la partie accueil que l'on appelle également "hall". Cet espace est commun aux
portails ixarm.com et achats.defense.gouv.fr.
Il détaille les différentes parties qui la composent ainsi que les fonctionnalités et services associés
à chacune de ces parties.
Pour plus de détail sur le fonctionnement d'une partie ou d'un service particulier, se reporter au
manuel utilisateur correspondant. Chaque manuel sera mis à disposition au fil de l'ouverture des
services sur la place de marché.
Cette place de marché se présente de la façon suivante :
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2 PRESENTATION GENERALE DU HALL DE LA PLACE DE MARCHE
La place de marché (PdM) du Ministère de la défense (Mindef) regroupe des outils
permettant de dématérialiser une partie des processus achats utilisés au sein du ministère.
Cette place de marché est commune aux achats "armement" (c’est à dire qui concernent
le périmètre: armes, munitions et matériels de guerre) et "non-armement" (c’est à dire tous
les autres achats du Ministère de la défense).
Le hall (accueil) de cette place de marché est accessible de différentes façons :
depuis www.ixarm.com ou www.achats.defense.gouv.fr
une fois dans l'espace "Marchés & opportunités" cliquez sur le lien "Accès à la
place de marché" situé dans la rubrique "Place de marché",
depuis www.ixarm.com
cliquez dés la page d'accueil sur le lien "Accédez et répondez aux appels d'offres
du Mindef" situé dans le bandeau de droite entre la Marianne et le logo DGA
Au delà du hall, on trouve au sein de cette place de marché :
une salle des consultations dématérialisées (SCDM) – (onglet "Salle des
consultations"),
un lieu de publication d’avis (onglet "Avis de publicité")
et trois outils d'eProcurement mis à disposition à la fois des acheteurs et des
industriels fournisseurs du Mindef, déclinés de la manière suivante (onglet "Outils
d'achats") :
une salle d'approvisionnement sur catalogues électroniques (SAC),
une salle d'enchères électroniques inversées (SEI)
une salle de gestion des factures (SFAC)].
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3 LA SALLE DES CONSULTATIONS
3.1 Présentation
La Salle des consultations dématérialisées (SCDM) est un espace de gestion des
échanges relatifs aux consultations de l'ensemble du Mindef (223 entités d'achats y sont
représentées pour environ 10 000 marchés soumis à publicité par an). Cette salle gère les
relations entre le Ministère de la défense (la Personne Publique) d’une part, et les
fournisseurs d’autre part et ce pour l'ensemble des différentes phases de la commande
publique.
Les acheteurs du Mindef, peuvent publier dans la SCDM tout type de consultation
répertoriée au Code des Marchés Publics (CMP), et inviter ainsi les fournisseurs à venir
retirer le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), ou tout document jugé utile par la
personne responsable du marché (PRM), le président de commission d'appel d'offres
(PCAO), l'officier retrait dépôt (ORD) ou l’acheteur dans le cadre d’une consultation
donnée.
Les fournisseurs le désirant pourront, après en avoir été autorisés par la PRM, soit dés
l'AAPC, soit dans le règlement de la consultation ou encore dans la lettre de consultation
pour les procédures restreintes, déposer leur réponse à une consultation sous la forme
d’un pli électronique (pli contenant la candidature et/ou l’offre selon le type de procédure et
la phase dans laquelle elle se trouve), réponse destinée à la PRM, au PCAO ou à
l’acheteur en charge de la consultation.
Ces échanges s’effectuent sur Internet dans un environnement sécurisé adapté à la criticité
des échanges par voie électronique, assurant la confidentialité des données échangées,
l’authentification des acteurs, ainsi que la traçabilité du processus en conformité avec le
décret du 30 avril 2002 pris en application de l'article 56 du CMP.
La SCDM est accessible :
soit à partir d'ixarm de deux façons :
depuis la page d'accueil par le lien "Accédez et répondez aux appels d'offres du
Mindef" dans le menu droit entre la Marianne et le logo DGA sous la rubrique
"Place de marché service public défense"
depuis l'onglet "Marchés et opportunités" puis du lien "Accès à la place de
marché" de la rubrique "Place de marché" du menu gauche, en cliquant ensuite
sur "Salle des consultations"
soit à partir d'achats.defense.gouv.fr et du lien "Place de marché" figurant dans la page
d'accueil.
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Depuis la page d'accueil d'ixarm :
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Depuis la rubrique "Marchés et opportunités" d'ixarm :
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Depuis www.achats.defense.gouv.fr en cliquant sur le lien "Place de marché" :
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4 AVIS DE PUBLICITE
4.1 Présentation
Les consultations gérées au sein du Ministère de la défense font le plus souvent l’objet
d’une publication officielle sous forme d’avis de publicité.
La place de marché (PdM) service public défense ne se substitue pas aux organes officiels
de publication, qui demeurent le BOAMP pour les publications nationales et le JOCE pour
les publications européennes, mais vient en complément. La publication d’avis sur la PdM
ne revêt aucun caractère officiel, à ce titre, en regard de chaque avis publié dans la SCDM
se trouve un lien pointant vers le site officiel d'où émane cet avis et directement sur ce
dernier.
Lorsque cette publication officielle n’est pas rendue obligatoire par le CMP, le Mindef
s’emploie à structurer ses procédures, de manière à publier le cas échéant des avis dits
"non officiels".
La page de présentation des avis est accessible en cliquant sur l’onglet « Avis de
publicité » depuis le hall (accueil) de la PdM.
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Cette page présente les différents avis existant sur la place de marché :
• 1 Avis d’appel public à concurrence
• 2 Avis de pré-information
• 3 Avis d’attribution
• 4 Avis non officiels
Pour chaque avis, un lien « En savoir plus » permet d’accéder à une présentation plus
détaillée de celui-ci et un lien « Liste des avis » permet la consultation de l’ensemble des
avis au travers d'un moteur de recherche.
4.1.1 Avis d’appel public à concurrence
Les marchés publics sont, pour les procédures du CMP le nécessitant, précédés d’un Avis
d’Appel Public à Concurrence (AAPC), sous réserve des exceptions prévues pour les
marchés sans formalité préalable et pour les marchés négociés sans publicité préalable.
Les AAPC peuvent être publiés dans toutes les publications habilités à recevoir des
annonces légales. La liste des publications habilitées à recevoir des annonces légales est
fixée par arrêté préfectoral.
Au-delà du seuil de 130 000 euros HT pour les marchés de l’Etat, et de 200 000 euros HT
pour les marchés des collectivités territoriales, la publication s’effectue au minimum au
Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics (BOAMP) et au Journal Officiel des
Communautés Européennes (JOCE). Dans le cas particulier des marchés de travaux d’un
montant inférieur à 5 000 000 euros HT, seule la publication au BOAMP est obligatoire.
Sont mentionnées sur ces avis les caractéristiques essentielles de la procédure de
passation (PRM, organisme émetteur, mode de passation, dates clés de la procédure,
forme de la réponse et renseignements demandés, point de contact pour obtention de
renseignements complémentaires, critères d’attribution, …) et du ou des marchés (nature,
caractéristiques des marchés, calendrier, lotissement, conditions particulières,…).
Vu des entreprises, la publication de l’AAPC marque le début d’une procédure de
passation.
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La page de présentation des avis d’appel public à concurrence est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall de la place de marché, en cliquant sur le
lien « Avis d’appel public à concurrence » situé dans la partie « Fiches
descriptives » sur le côté gauche de la page
• soit en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité » et en sélectionnant le lien « Avis
d’appel public à concurrence » sur le côté gauche de la page
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité» et en sélectionnant le lien
« En savoir plus » correspondant aux avis d’appel public à concurrence
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Le lien « Voir la liste » permet la consultation de l’ensemble des avis au travers d'un moteur
de recherche présenté sur l'écran suivant :
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Un moteur de recherche permet la sélection des avis selon plusieurs critères (mot-clé, date
de parution, département, numéro de publication).
Le lien « Voir l’avis » permet de consulter la fiche descriptive de l’avis.
Lorsque l'avis concerne plusieurs départements, un lien "Voir l'avis" existe aussi dans la
colonne "Département", ce lien renvoi strictement sur le même avis que celui de la colonne
"Détail".
Il est envisager dans un tout proche avenir de rendre la consultation accessible
(Téléchargement du DCE) directement depuis la colonne "Détail", dans ce cas un lien
"Accéder à la consultation" sera proposé sous le lien "Voir l'avis".
De même, la colonne "Organisme émetteur" deviendrait "Donneur d'ordres" et la
longueur des champs est en passe d'être réduite pour une meilleure lisibilité.
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Le lien « Voir l’avis » permet de consulter la fiche descriptive de l’avis.
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un lien "Voir", situé en bas de page permet, selon les avis, de consulter l’avis
directement sur le site du BOAMP ou du JOCE
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un lien "Accéder directement à la consultation" permet de télécharger le dossier de
consultation des entreprises (DCE) dans la Salle des consultations dématérialisées
(SCDM)
Accéder au dossier de consultation en mode non connecté
NB : si vous possédez un identifiant et un mot de passe pour l'un des deux portails
www.ixam.com ou www.achats.defense.gouv.fr, nous vous invitons vivement à
vous connecter pour retirer le dossier de consultation. Vous bénéficierez ainsi d'un
suivi personnalisé de l'ensemble de vos actions dans la salle des consultations.
Si vous n'êtes pas inscrit sur l'un de ces deux portails nous vous invitons à le faire
dés maintenant en suivant la procédure d'inscription accessible ci-dessus dans la
rubrique : "Vous n'êtes pas déjà membre ? ".
un lien " Accéder au dossier de consultation en mode non connecté" vous permet d'accéder
à la consultation en mode non connecté (si vous possédez un identifiant et un mot de
passe pour l'un des deux portails www.ixam.com ou www.achats.defense.gouv.fr, nous
vous invitons vivement à vous connecter pour retirer le dossier de consultation. Vous
bénéficierez ainsi d'un suivi personnalisé de l'ensemble de vos actions dans la salle des
consultations).
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Vous arrivez enfin sur la page de retrait du dossier de consultation (DCE), où après avoir
renseigné les informations demandées vous pourrez télécharger le DCE en cliquant sur le
lien "Retirer le DCE"
Attention : En mode non connecté, toute erreur ou fausse déclaration dans les champs à
renseigner en préalable au téléchargement du DCE, vous expose à une non-information
en cas de modificatif du DCE (changement de date limite de réponse, modification d'ordre
technique, …)
Recommandation importante : Pour éviter ce type de désagrément nous vous invitons
vivement à télécharger le DCE en mode connecté. De plus vous bénéficierez d'un suivi
personnalisé des actions que vous effectuez dans la SCDM.
Pour plus de détail sur le fonctionnement de la SCDM, nous vous invitons à télécharger le
manuel utilisateur de la SCDM à destination des fournisseurs du Mindef. Ce manuel est
téléchargeable sur www.achats.defense.gouv.fr depuis la page d'accueil en mode connecté
à la rubrique "Manuels utilisateurs".
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4.1.2 Avis de pré-information
Conformément au Code des Marchés Publics (CMP), au-delà du seuil de 750 000 euros
HT pour les marchés de fournitures et les marchés de services, et 5 000 000 euros HT pour
les marchés de travaux, la publication d'un avis de pré-information auprès de l’Office des
Publications Officielles des Communautés Européennes (OPOCE) est obligatoire.
Pour les consultations qui se trouvent dans ce cas de figure, un avis de pré information est
publiés au Journal Officiel des Communautés Européennes (JOCE), dans le - "supplément
S".
L’objectif de cet avis est d’informer le plus tôt possible les entreprises en leur fournissant
les caractéristiques essentielles du marché : identité de la Personne Responsable du
Marché (PRM), de l’organisme émetteur, du type de procédure, des dates clés
prévisionnelles, des caractéristiques de la prestation, des prévisions de coût, du
lotissement éventuel, ...
Cette information vise à susciter l’intérêt des fournisseurs, à leur permettre d’anticiper la
préparation de leur réponse, et à les mettre sur un même pied d’égalité.
L’avis de pré information ne constitue pas un engagement de la Personne Publique (PP),
qui peut renoncer à la passation des marchés envisagés.
La page de présentation des avis de pré-information est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil de la PdM, en cliquant sur le lien « Avis de préinformation
» situé dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de la
page,
• soit en cliquant sur l’onglet « « Avis de publicité » et en sélectionnant le lien « Avis
de pré-information » sur le côté gauche de la page,
• soit encore en cliquant sur l’onglet « « Avis de publicité » et en sélectionnant le
lien « En savoir plus » correspondant aux avis de pré-information.
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Le lien « Voir la liste » permet la consultation de l’ensemble des avis au travers d'un moteur
de recherche.
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Un moteur de recherche permet la sélection des avis selon plusieurs critères (mot-clé, date
de parution, département, numéro de publication).
Un lien "Voir l'avis" permet d'accéder directement au texte de l'avis.
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Un lien « voir », situé en bas de page, permet de consulter l’avis directement sur le site du
JOCE.
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4.1.3 Avis d’attribution
La fin de la procédure de passation est marquée soit par la notification du marché, soit par
une déclaration de procédure sans suite ou infructueuse, selon la décision de la Personne
Responsable du Marché (PRM).
La publication d’un avis attribution, suite à notification du marché, ou de « non-attribution »,
cas de procédure sans suite ou infructueuse, s’effectue dans les mêmes conditions que
l’AAPC (Avis d’Appel Public à Concurrence) à l’origine de la procédure.
L’avis d’attribution est ainsi envoyé aux mêmes organes de publication que l’AAPC, i.e. aux
publications d’annonces légales, au BOAMP et/ou au JOCE.
L’avis d’attribution doit être envoyé à la publication dans les 30 jours qui suivent la
notification du marché.
La publication d’avis de non-attribution, sans suite ou infructueux, n’a pas de caractère
obligatoire, mais la Personne Publique (PP) est amenée à les publier par souci de
transparence de ses procédures de passation de marchés.
La page de présentation des avis d’attribution est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall, en cliquant sur le lien « Avis
d’attribution » situé dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de
la page
• soit en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité» et en sélectionnant le lien « Avis
d’attribution » sur le côté gauche de la page
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité » et en sélectionnant le lien
« En savoir plus » correspondant aux avis d’attribution
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Le lien « Voir la liste » permet la consultation de l’ensemble des avis au travers d'un moteur
de recherche.
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Un moteur de recherche permet la sélection des avis selon plusieurs critères (mot-clé, date
de parution, département, numéro de publication).
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Le lien « Voir l’avis » permet de consulter la fiche descriptive de l’avis, elle se présente de
la façon suivante :
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4.1.4 Avis non officiels
Pour les marchés pour lesquels la Personne Publique (PP) n’est pas, selon le Code des
Marchés Publics (CMP), tenue d’effectuer une publication officielle auprès d'un organisme
légal comme le BOAMP ou le JOCE, cas des Marchés Sans Formalité préalable (MSFP) et
des Marchés Négociés Sans Publicité préalable (MNSP), la place de marché gère la
publication d’avis dits «non officiels » émanant du Mindef.
Ces avis sont l’équivalent des AAPC pour le besoin des procédures MSFP et MNSP citées
ci-avant.
L’emploi de cette forme de publication est laissé à l’appréciation de la Personne
Responsable du Marché (PRM). Par souci de transparence dans ses procédures de
passation de marché, le Ministère de la Défense recommande l’utilisation des avis "nonofficiels",
dès que la nature et les caractéristiques du marché le permettent, et que le mode
de passation n’oblige pas la PRM à procéder à une publication légale.
La publication d’un avis non-officiel est un processus rapide et interne au Mindef. Elle ne
remplace pas la publication légale, mais s’y ajoute ; elle permet de faire la promotion des
marchés MSFP et MNSP auprès des fournisseurs membres des portails www.ixarm.com et
www.achats.defense.gouv.fr.
Le page de présentation des avis d’appel public à concurrence est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall, en cliquant sur le lien « Avis non
officiels » situé dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de la
page
• soit en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité » et en sélectionnant le lien « Avis
non officiels » sur le côté gauche de la page
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Avis de publicité » et en sélectionnant le lien
« En savoir plus » correspondant aux avis non officiels
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Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
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Le lien « voir avis non officiels » permet la consultation de l’ensemble des avis au travers
d'un moteur de recherche.
Un moteur de recherche permet la sélection des avis selon plusieurs critères (mot-clé, date
de parution, département, numéro de publication).
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Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
Place de marché service public défense
Le lien « Voir l’avis » permet de consulter la fiche descriptive de l’avis.
Un lien « voir », situé en bas de page, permet d’accéder au dossier de consultation de
l’avis dans la salle des consultations dématérialisées.
Pour ceci, vous devez :
soit vous identifier 1 sur le portail ixarm.com
soit vous identifier 2 dans le hall (accueil) de la Place de marché,
soit laisser vos coordonnées ou retirer le DCE de manière anonyme 3 (valable
uniquement pour les procédures ouvertes)
1 se reporter au manuel "inscription" téléchargeable en cliquant sur le lien "manuels utilisateurs" à partir de la page
d'accueil du site www.ixarm.com
2 se reporter au manuel "inscription" téléchargeable en cliquant sur le lien "manuels utilisateurs" à partir de la page
d'accueil du site www.achats.defense.gouv.fr
3 Nous attirons votre attention sur les risques que revêt un retrait anonyme de DCE, à savoir qu'aucune information ne
vous sera communiquée en cas de modification de tout ou partie de la consultation.
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Les liens "BOAMP" et "JOCE", situé en bas de page, permettent d’accéder directement à
l'avis officiel, i.e. tel que publié auprès de l'un de ces deux organismes.
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5 OUTILS D'ACHATS
5.1 Présentation
Afin de favoriser les échanges rapides entre la Personne Publique (PP) et ses fournisseurs,
le Ministère de la Défense a décidé de mettre en place, au sein de ce portail, trois outils
d’achats dématérialisés (type eProcurement).
Il s’agit d’une Salle d'Approvisionnement sur Catalogues (SAC), une Salle d’Enchères
Inversées (SEI), et, à terme, une Salle de FACturation (SFAC).
La page de présentation des outils d’achat est accessible en cliquant sur l’onglet « Avis et
annonces » depuis le hall (accueil) de la PdM.
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Cette page présente les différents outils d’achat existant sur la place de marché :
• 1 Enchères électroniques inversées (SEI)
• 2 Approvisionnement sur catalogues électroniques (SAC)
• 3 Gestion des factures (SFAC)
Pour chaque outil, un lien « En savoir plus » permet d’accéder à une présentation plus
détaillée de celui-ci. En fonction de l’outil, un second lien est proposé pour une consultation
de l’ensemble des éléments correspondants (« Accès aux enchères », « Accès aux
catalogues », « Accès à la facturation »).
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NB : La Salle des facturation n'est pas disponible pour le moment, son ouverture est
programmée pour le courrant de l'année 2004.
Sur la partie droite de la page, plusieurs liens vous sont proposés, permettent d’accéder :
• au site du JOCE
• au site du BOAMP
• au site du ministère de l’équipement
5.1.1 Enchères électroniques inversées
La Salle des Enchères Inversées (SEI) est un service permettant aux acheteurs du
Ministère de la Défense d'organiser avec leurs fournisseurs, conformément au nouveau
code des marchés publics, des enchères électroniques inversées en temps réel. L’objectif
d’une enchère électronique « inversée » est de retenir l’enchérisseur qui aura proposé la
meilleure offre.
L'enchère électronique inversée peut être simple (seul le prix peut faire l'objet d'un
ajustement en ligne) ou multi-critères (le prix n'étant alors pas le seul critère à pouvoir être
ajusté en ligne, il peut y avoir par exemple les délais, les garanties, le transport, le coût de
la maintenance, les délais d'intervention en cas de panne, …). Dans les deux cas précités,
les offres fournisseurs peuvent faire l'objet d'une pondération dont les critères pourront ou
non (responsabilité appartenant à la PRM) être communiqués au fournisseurs avant le
début de l'enchère.
L’article 56-3° du Code des marchés publics autorise le recours à des enchères inversées
pour le choix d’une offre en matière de fournitures courantes. On entend ici par fournitures
courantes, toute fourniture ne nécessitant pas de développement propre à la personne
publique.
Aux termes du décret du 18 septembre 2001 (n° 2001-846), pris en application de l’article
56-3° du Code des marchés publics, les enchères électroniques constituent le procédé par
lequel les candidats s’engagent sur une offre de prix transmise par voie électronique, dans
une période de temps préalablement déterminée par l’acheteur public, et portée à la
connaissance de l’ensemble des candidats.
Lors de cette phase d’enchère, menée sur la SEI, chaque candidat est informé, sur son
navigateur Internet, du niveau des offres (soit du prix directement, soit d'une note résultante
en cas de pondération) faites par les autres candidats, dont l’identité n’est pas
communiquée. Chacun des candidats a alors la possibilité de faire baisser son offre de prix
ou d'améliorer sa note résultante.
A l’issue d’une enchère inversée, les offres de prix formulées par les candidats deviennent
intangibles et engagent leur auteur jusqu’au terme de la période de validité des offres. La
personne publique demeure par ailleurs libre de sélectionner les offres sur d’autres critères
que le prix (coût d’utilisation, valeur technique, délais de livraison, qualités fonctionnelles,
rentabilité, service après-vente, assistance technique, etc.)
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Place de marché service public défense
Le page de présentation des enchères inversées est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall, en cliquant sur le lien « Enchères
inversées » situé dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de la
page
• soit en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien
« Enchères inversées » sur le côté gauche de la page
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien
« Les enchères inveersées ».
Le lien « Les enchères inversées » permet l’accès au site sur lequel se déroulent les
enchères inversées. Ce site ( http://www.answork.net ) nécessite une identification
différente de celle utilisée sur les portails www.ixarm.com ou www.achats.defense.gouv.fr.
Les paramètres nécessaires à cette identification sur la SEI seront communiqués en temps
voulu aux fournisseurs retenus pour participer à une enchère donnée.
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Portails ixarm.com et achats.defense.gouv.fr
Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
Place de marché service public défense
5.1.2 Approvisionnement sur catalogues électroniques
La Salle d’approvisionnement sur catalogue (SAC) prend en charge, de façon
dématérialisée, un partie du processus d'approvisionnement dans un espace sécurisé pour
les utilisateurs et les fournisseurs du ministère de la défense : depuis son navigateur
Internet, chaque prescripteur habilité élabore des demandes d'approvisionnement à partir
de catalogues constitués de la liste des produits objet d’un marché notifié (catalogues
privés) ou issus de catalogues publics sélectionnés par une entité d'achat.
Ces demandes d'approvisionnement sont transmises en temps réel à l'acheteur concerné
et suivent de façon dématérialisée leur processus d'approbation (workflow) jusqu'à la
validation finale par la Personne Responsable du Marché (PRM).
Une fois validées, les demandes d'achats sont automatiquement transformées en
commandes et transmises par Internet aux fournisseurs en respectant les règles de la
commande publique.
Tout au long du processus, les prescripteurs comme les acheteurs peuvent suivre en
temps réel, l'état d'avancement des commandes. Le processus est simplifié, avec un gain
de temps important pour les entités d'achats comme pour les fournisseurs.
Le page de présentation des achats sur catalogue est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall, en cliquant sur le lien « Achats sur
catalogue » situé dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de la
page,
• soit en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien « Achats
sur catalogue » sur le côté gauche de la page,
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien
« Les achats sur catalogue ».
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Portails ixarm.com et achats.defense.gouv.fr
Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
Place de marché service public défense
Le lien « Les achats sur catalogue » permet l’accès au site sur lequel se déroulent ces
achats. Ce site (Answork) nécessite une identification différente de celle utilisée sur le
portail Ixarm.
5.1.3 Gestion des factures
La Salle de FACturation (SFAC), en cours d’élaboration, sera un service partagé, entre le
Mindef et ses fournisseurs permettant de dématérialiser la saisie et le suivi des factures.
L'outil offre la possibilité au fournisseur de saisir des factures dans un référentiel de
marchés de certaines entités du Mindef et de suivre leur traitement réalisé par la Personne
Publique.
La page de présentation de la facturation est accessible :
• soit à partir de la page d’accueil du Hall, en cliquant sur le lien « Facturation » situé
dans la partie « Fiches descriptives » sur le côté gauche de la page,
• soit en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien
« Facturation » sur le côté gauche de la page,
• soit encore en cliquant sur l’onglet « Outils d’achats » et en sélectionnant le lien
« Les facturations ».
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Portails ixarm.com et achats.defense.gouv.fr
Réf. : GIND001 Version : 1.2 Manuel utilisateur :
Place de marché service public défense
Le lien « Les facturations » permet l’accès au site sur lequel se déroulent les facturations.
Ce site (www.answork.net) nécessite une identification différente de celle utilisée sur le
portail ixarm.com.
Les paramètres nécessaires à cette identification sur la SFAC seront communiqués en
temps voulu aux fournisseurs retenus pour participer au processus dématérialisé de
facturation.
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