TDR Assistant Administratif et Financier - UNFPA Madagascar

TERMES DE REFERENCE
Business Unit
: MDG - Bureau de l’UNFPA - Madagascar
Titre du poste
: Assistant Administratif et Financier
Niveau
: ISC-5
N° de position : 00009665
N° Index :
Superviseur direct : Directeur des Opérations
Contexte d’organisation :
Sous la conduite du Représentant de l’UNFPA et la supervision directe du Directeur des
Opérations, et en tant que membre de l’équipe de la Direction des Opérations, l’Assistant
Administratif et Financier fournit un appui opérationnel en matière d’utilisation efficiente et
efficace des ressources disponibles (humaines, matérielles et financières) auprès du bureau de
UNFPA.
Il fournit des services de qualité en matière de ressources humaines, d’administration aux
clients internes et externes par la maîtrise de toute la réglementation du processus et des
procédures appropriées. Il prend une approche orientée vers le client et axée sur les résultats
pour interpréter les règlements, les procédures et les directives dans les services, et en
fournissant de l’appui et de l’assistance aux projets appuyés par le Bureau de l’UNFPA.
Les principales fonctions du poste sont :
-la gestion des voyages
-la supervision des déplacements des chauffeurs et du suivi de la maintenance du parc
automobile
-la mise en place de la politique de gestion parc auto et du suivi de la gestion du carburant
-la tenue de la petite caisse du bureau central
-le secrétariat et classement
-la veille sur les procédures liées avec les Opérations pour partage et classement éventuel
Enoncé des fonctions sur la base des résultats :
Travaux de secrétariat administratif et financier
Il rédige les correspondances courantes de l’Unité et met en forme ou finaliser les lettres et/ou
documents conçus par le Directeur des Opérations, l’Assistant Administratif ou l’Assistante
Financière
Il prépare et envoi les enveloppes de toutes les correspondances aux destinataires, les bons de
commande aux fournisseurs du Bureau et en assure l’envoi ainsi que la réception par les
destinataires
Il informe les personnes ou fournisseurs dont les paiements ont été effectués.
Il assure le classement de tous les dossiers de l’Unité selon la nomenclature convenue avec
l’équipe

Il aide l’équipe de l’Unité et du Bureau dans la recherche de documents.
Il détient tous les formulaires administratifs et financiers (demande de congé, remboursement
frais de taxi, envoi de pouch, visa, autorisation pour heures supplémentaires, etc…….) et en
fournir à ceux qui en font la demande.
Il assure la bonne organisation logistique des réunions ou ateliers initiés par l’Unité
Opérations en commençant par la préparation jusqu’à la réalisation totale.
Il procède à l’actualisation des manuels de procédures administratives et financières, à travers
la consultation du PPM et classe les nouvelles circulaires dans la rubrique correspondante de
manière à en assurer une référence facile.
Supervision du planning des chauffeurs et de la maintenance du parc automobile
En fonction des requêtes d’utilisation de véhicule reçues, il procède au dispatch des
ressources en véhicules disponible pour donner satisfaction dans la mesure du possible aux
demandes.
Il gère les voitures pour les déplacements du personnel pour les diverses réunions à l’extérieur
du bureau, et pour les missions à réaliser par le personnel.
Il anticipe les périodes de gap en véhicules pour proposer au Directeur des Opérations des
solutions pour faire face à de telle situation. Il certifie les heures de travail en dehors des
heures normales réalisées par les chauffeurs.
Il fait le suivi du remplissage quotidien du cahier de bord et de la récapitulation mensuelle du
cahier de bord pour une exploitation par le Management des informations sur l’utilisation des
véhicules.
Il fait le suivi du maintien du cahier d’entretien pour chaque véhicule et son remplissage par
le chauffeur. En collaboration avec le chauffeur principal, il fait l’analyse des besoins en
maintenance et réparation sur les véhicules du bureau et le suivi de la réalisation de ces
travaux de maintenance et/ou réparation.
Il assure du suivi de l’application de la politique de gestion des véhicules et du suivi de la
gestion du carburant
Par la tenue à jour des carnets de bord des véhicules du Bureau (et éventuellement des
véhicules de projet), il participe à la gestion du stock de carburant en faisant un
rapprochement avec la fiche de stock de carburant tenue auprès de la personne préposée à cet
effet. Il dresse un rapport mensuel de consommation de carburant et de coût de maintenance
pour chaque véhicule. Il fait le suivi de l’application de la politique de gestion du parc
automobile du Bureau.
Voyages
Pour les voyages concernant les employés du bureau et autres personnes sous la juridiction du
bureau (consultants, visiteurs,…) et qui transitent à travers la Section Opérations, il contacte
l’agence de voyage pour obtenir les itinéraires possibles en effectuant la réservation. Il

procède à la budgétisation des coûts afférents au voyage et fait établir la réquisition dans Atlas
par l’UAP. Il fait la demande d’assistance à l’aéroport pour faciliter l’entrée et la sortie des
passagers ainsi que la réservation d’hôtel pour les missionnaires de l’UNFPA venant de
l’extérieur.
Gestion des fournitures de bureau et consommables informatiques
Il tient la fiche de stock des fournitures de bureau, des produits d’entretien et des
consommables informatiques. Il attire l’attention du Directeur des Opérations avant l’atteinte
du seuil critique des stocks en vue d’un approvisionnement approprié. Il participe à la
prospection des factures pro forma en suggérant au responsable des achats de la qualité des
produits achetés auparavant.
Il distribue la quantité adéquate de fournitures suivant les demandes des membres du
personnel.
Gestion de la Petite Caisse du Bureau central
Il est en responsable de la garde et gestion du numéraire mis à disposition pour constituer la
petite caisse du bureau. La petite caisse du bureau est de type « niveau fixe » et il s’assure à ce
que la gestion de ce numéraire soit conforme aux règles financières de l’organisation en la
matière (niveau maximal, montant par opération et type d’opération acceptable). Il maintient à
jour le journal de caisse faisant état du solde de la caisse et disponible pour revue et
rapprochement avec le montant du numéraire en caisse.
Il s’assure de l’obtention des autorisations requises de paiement avant de procéder à tout
décaissement.
Il procède à la demande de reconstitution de la caisse en fonction du niveau de dépense
atteinte.
Compétence fonctionnelle :
Sens des affaires :
A son initiative personnelle, il rassemble, analyse et interprète les données et les informations
de sources variées en faisant usage des outils analytiques et des standards professionnels
appropriés. Il recherche les clarifications ou les points à problèmes et présente les résultats.
Orientation client :
Il établit des relations efficaces avec les clients internes et externes, soutient activement les
intérêts des clients et recherche les solutions potentielles aux besoins des clients. Il organise et
donne la priorité au programme de travail, puis trouve des solutions aux attentes des clients
dans les délais, avec promptitude et diplomatie.
De l’exécution du système de gestion :
Il maintient les informations et la base de données sur les caractéristiques des systèmes de de
gestion et développe des composantes du système. Il fait des recommandations relatives aux

approches et procédures de processus de travail qui pourrait conduire à une conception de
système plus efficients.
Compétences corporative :
Valeurs :
Intégrité/engagement au mandat :
Il agit conformément aux valeurs des NU/UNFPA et est responsable des actions qu’il initie. Il
fait preuve d’un engagement personnel vis-à-vis du mandat de l’UNFPA et de sa vision
organisationnelle.
Echange de connaissance/Formation continue :
Il est tenu responsable de sa propre formation et du développement de sa carrière et recherche
activement les opportunités de se former à travers des canaux formels et informels. Il apprend
des autres à l’extérieur et à l’intérieur de l’organisation en adoptant les meilleures pratiques.
Valorisation de la diversité :
Il fait montre de perspectives internationales, apprécie les différences en valeurs et apprend à
partir de la diversité culturelle. Il prend des actions appropriées au contexte religieux et
culturel et montre du respect, du tact et de considérations pour les différences de cultures. Il
observe et s’informe pour comprendre les points de vue des autres et remet continuellement
en question ses propres préjugés et attitudes.
Gestion des relations
Travail en équipe
Il travaille en collaboration avec ses collègues à l’intérieur et à l’extérieur de l’UNFPA pour
permettre l’accomplissement des buts communs et des objectifs partagés. Il recherche
activement la résolution des désaccords et soutient les décisions de l’équipe.
De la communication et des idées
Il fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement
compréhensible. Il participe activement aux réunions et aux discussions de groupe, en
écoutant et en partageant l’information. Exprime franchement ses idées dans l’intention de
résoudre les problèmes, considère les interventions des autres et est ouvert à la critique.
Gestion de conflit et autonomie
Il contrôle ses réactions personnelles en se tenant calme, pondéré et patient même quand la
situation est tendue pour éviter de s’engager dans un conflit improductif. Il exprime son
désaccord de manière constructive en se préoccupant du problème et non de la personne. Il
tolère les situations d’incertitude ou d’ambiguïté et continue de travailler productive.
Travailler avec les autres

Du pouvoir/du développement des personnes/Gestion des performances
Il s’intègre dans les équipes de travail en recherchant les opportunités pour une action
originale et en contribuant activement à l’atteinte des résultats avec les autres membres de
l’équipe. Il reconnaît ses forces et ses faiblesses, accepte la critique constructive et les feedback
et donne des feed-back honnêtes et acceptables aux collègues et aux superviseurs. Il
recherche de nouveaux défis et de nouvelles activités et exhibe son désir d’apprendre, accepte
des responsabilités pour ses propres performances en participant à la planification individuelle
et à une organisation objective de son travail par la recherche d’information et par une action
visant à une amélioration continue de ses performances.
Leadership personnel et efficacité
Pensée stratégique et analytique
Il se sert des outils et logiques analytiques appropriés pour rassembler, définir et analyser
l’information, les situations et les problèmes de dégager les conclusions logiques des données.
Il fait preuve d’aptitudes à dégager les priorités claires et appropriées axées sur des tâches et
activités qui ont un impact stratégique sur les résultats. Prévoit et donne satisfaction aux
besoins d’information de l’équipe et des autres dépositaires.
Orientation des résultats/Engagement pour l’excellence
Il fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence élevée. Il pose
des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation
considérée et persiste jusqu’au succès final.
Prise de décision appropriée et transparente
Il prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et
complexe et se tient responsable de l’impact de ces décisions.
Profil requis :
Titulaire d’un Baccalauréat au minimum.
Ayant trois années d’expérience dans un poste similaire
Ayant une bonne maîtrise du français et de l’outil de travail informatique
Ayant une bonne connaissance de l’anglais
Ayant une première expérience d’un travail dans un milieu multi-culturel