Le nouveau certificat de salaire - Leica Geosystems

… NOUVEAU CERTIFICAT DE SALAIRE
Bienvenue au workshop
"Le nouveau certificat de salaire"
Le nouveau
certificat de salaire
- comment gérer son introduction?
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Présentation des orateurs
Orateur et interlocuteur pour les questions ayant
trait au certificat de salaire:
• Xavier Pan
Expert diplômé en finance et controlling
xavier.pan@bdo.ch
Succursale de Lausanne
Tél: 021.310.23.23 / Fax: 021.310.23.24
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Programme
• Pourquoi un NCS (nouveau certificat de salaire)?
• Réglementation transitoire
• Conception du NCS
• Cadre juridique
• Comment organiser l’introduction du NCS?
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Pourquoi un NCS?
• Uniformité sur le plan suisse
• Système postnumerando
• Harmonisation: Impôts directs, AVS, TVA
• Meilleure visibilité sur les prestations accessoires
(fringe benefits)
• Meilleur instrument pour la préparation et la
transparence de la déclaration d‘impôts
• Utilisation facilitée pour le traitement informatique et le
scanning
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Conception du nouveau certificat de
salaire :
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Conception du NCS
• Tout employeur a l‘obligation de délivrer un certificat
de salaire annuel
• Ce dernier doit être conforme aux principes suivants:
• Intégralité
• Sincérité
• Clarté
• Addition des éléments de revenus
• Revenus bruts
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Conception du NCS
En-tête et pied de page
x
000.00.000.000
000.0000.0000.00
2007 01.01 31.12
x
x
Monsieur
Jean-Pierre Martin
Pl. Pépinet no 1
1002 Lausanne
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Lausanne, le 10.01.2008
Exemple SA
Rue de Bourg 4
1003 Lausanne,
M. Jacques Tanin
021/ 311 23 87
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Chiffre 1: salaire brut
Font partie du salaire brut (principe brut)
• Salaire ordinaire, 13ème, paiement d‘heures
supplémentaires, paiement des vacances
• Allocations, (allocation familiale: voir chiffre 15)
• Primes
• Commissions
• Indemnités de trajet
• Contributions au comptant aux repas pris au lieu de
travail, etc.
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Chiffre 2: prestations accessoires en nature
• Déclaration des prestations en nature dont la valeur
vénale ou la valeur marchande peut être estimée
• Mise à disposition par l‘employeur d‘un logement et
prise en charge de la nourriture : voir la notice N2 de
l'AFC pour le logement et la nourriture (voir classeur)
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Chiffre 2: prestations accessoires en nature
Exemple : appartement de service
Valeur marchande = CHF 900/mois
Déduction du salaire = CHF 600/mois
La différence de CHF 3‘600 (12 mois à CHF 300) doit être
déclarée sous chiffre 2
A ne pas mentionner sous chiffre 2, les prestations en nature
difficiles à estimer. Ces dernières doivent figurer sous chiffre 14
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Chiffre 2.2: part privée voiture de service
• Saisie effective au moyen du livre de bord selon barème
kilométrique du TCS ou
• Forfait de 0.8% du prix d'achat par mois (sans TVA) mais au
minimum CHF 150 par mois (valeur fixée dans le contrat de leasing
pour paiement comptant). Des taux inférieurs à 0.8% sont
possibles, les autorités fiscales des cantons restent compétentes
en la matière (uniquement pour le taux).
• Si l'employé prend des frais considérables à sa charge
• Cocher la case F et mention sous chiffre 15 „Observations“
„ Part privée pour voiture de service à vérifier par les
autorités fiscales“
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Chiffre 2.2: voiture de service à usage mixte
Exemple :
• Part privée
CHF 53‘000 à 9.6 % = CHF 5‘088
• TVA prestations à soi-même (1%) = CHF 483
• Cotisations AVS/AI/AC/APG/AF/LAA
ainsi que ass. indemnité journalière et ass.
compl. LAA de 18% p.ex. = CHF 916
• Charges soc. de l‘employé 6.05% = CHF 308
Pas de déduction pour le trajet du domicile
au lieu de travail (lettre F)
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Chiffre 3: prestations non périodiques
Déclarer sous chiffre 3 les prestations suivantes:
• Bonus (en fonction du bénéfice)
• Indemnités de déménagement
• Primes pour ancienneté de service, etc.
• Primes d‘engagement et indemnités de départ
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Chiffre 4: prestations en capital
Déclarer le versement de prestations en capital par
l‘employeur visant à dédommager les prétentions de
l'employé soit :
• Indemnités de départ à caractère de prévoyance
• Prestations en capital à caractère de prévoyance
• Versements différés de salaire
But: présentation des prestations à traiter
le cas échéant de manière privilégiée sur
le plan fiscal.
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Chiffre 5: droits de participation
• Déclarer la différence entre la valeur vénale des
actions ou options reçues par les employés et la
valeur d‘acquisition, les détails y relatifs doivent être
mentionnés dans une feuille annexe
• Les droits de participations octroyés par une société
proche sont également à déclarer
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Chiffre 5: droits de participation (suite)
• Dans les cas suivants, il n’y a pas lieu de déclarer les
participations sous chiffre 5 mais en mention sous
chiffre 15 „Observations“ soit:
• participation de collaborateur avec droits d'expectative
• options non encore imposables lors de l'attribution
• nature ou montant de la participation non encore connus au
moment de l'attribution
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Chiffre 6: indemnités des membres du
conseil d'administration
Indemnités versées à une personne en sa qualité de
membre du conseil d'administration, à titre de salaire,
notamment:
• Indemnités des membres de conseils
d'administration
• Jetons de présence
• Tantièmes
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Chiffre 7: autres prestations
Toutes les prestations de l'employeur appréciables en
argent et qui n'ont pas encore été déclarées:
• Allocations versées par l'employeur (p.ex.
indemnités journalières, allocations pour perte de
gain)
• Cotisations à des assurances sociales prises en
charge par l'employeur pour le compte de
l'employé
• Autres prestations (caisse-maladie, prévoyance
libre comme pilier 3a, assurances-vie)
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Chiffre 10: prévoyance professionnelle
• Chiffre 10.1: cotisations ordinaires
• Chiffre 10.2: cotisations pour le rachat dans la
prévoyance professionnelle
• Si l‘employeur prend à sa charge les cotisations, celles-ci
devront être déclarées à la fois comme une prestation
imposable sous chiffre 7 et déduites sous chiffre 10.1
(remonter au salaire brut)
• Les montants au titre de rachat payés par l'employé lui-même
doivent être attestés séparément par l'institution de
prévoyance
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Chiffre 13: frais - définition
Il s‘agit de l‘ensemble des frais remboursés à l‘employé
qui sont justifiés par l‘usage commercial (p.ex. frais de
voyage en train pour se rendre chez un client)
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Chiffre 13: frais effectifs / forfaitaires
• Frais effectifs
• 13.1.1
• 13.1.2
Frais effectifs de voyage, de repas et de nuitée
Autres frais effectifs
• Frais forfaitaires
• 13.2.1
• 13.2.2
• 13.2.3
Représentation
Voiture
Autres frais
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Chiffre 13.1: frais effectifs
Le montant des frais effectifs doit en principe être déclaré
à l’exception:
• Règlement des frais approuvé
• Respect des taux maximums
Dans ces deux cas, la société fera figurer une „X“ dans
la case sous chiffre 13.1.1
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Chiffre 13.1: respect des taux maximums
• CHF 30 par repas (base effective maximum CHF 35)
• Les menus frais journaliers CHF 20 par jour
• Frais de voiture de CHF 0.70 par km
• Autres frais: remboursement des frais effectifs contre
justificatifs originaux
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Chiffre 13.2: frais forfaitaires
• Les frais forfaitaires ne doivent en principe pas être
supérieurs aux frais effectifs
• Les frais forfaitaires doivent toujours être déclarés
dans le certificat de salaire (même s'il existe un
règlement des frais)
• La mention « Règlement de frais agréé par le canton
de… le… » doit figurer au chiffre 15, le cas échéant
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Chiffre 13.3: contributions au perfectionnement
• Indiquer toutes les indemnités versées sous forme
monétaire
• Indiquer les contributions versées à un tiers, (p.ex. à
des instituts de formation), si elles excèdent
CHF12‘000 par an
• Formation = perfectionnement (pour la fiscalité de l‘employé)
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Chiffre 14: prestations salariales accessoires
• Principe
Toutes les prestations salariales accessoires qu'il est
difficile d'estimer et qui ne sont pas reportées sous
chiffre 2 (sans spécifier le montant)
• A ne pas mentionner
Les prestations minimes
p.ex. les rabais habituels dans la branche, certaines
prestations inférieures à CHF 500 par cas (selon
directives AVS)
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Prestations non imposables – ne devant pas
figurer dans le certificat de salaire
• Abonnement CFF demi-tarif
• Franchise de CHF 600 par an sur les chèques REKA
• Cadeaux de Noël, d'anniversaire ou autre d'une valeur
de CHF 500 au maximum par cas
• Utilisation privée d'outils de travail (téléphone portable,
ordinateur, etc.)
• Chèques repas jusqu'à CHF 180 par mois
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Prestations non imposables – ne devant pas
figurer dans le certificat de salaire (suite)
• Place de stationnement gratuite sur le lieu de travail
• Participation aux frais de consultation médicale
demandée par la caisse de pension ou par l'employeur
dans le cadre de la prévoyance
• Participation aux cotisations de clubs et d'associations
à hauteur de CHF 1’000 par cas (participation aux
cotisations des associations faîtières illimitée)
• Octroi de rabais sur les marchandises destinées à un
usage personnel et habituels dans la branche
concernée
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Prestations non imposables – ne devant pas
figurer dans le certificat de salaire (suite)
• Contributions aux frais de crèches qui offrent une
réduction sur le prix des places aux collaborateurs
• Offre de miles pour les voyages en avion
• Billets d'entrée à des évènements culturels, sportifs ou
sociaux jusqu'à CHF 500 par évènement
• Paiement des frais de voyage du conjoint ou du
partenaire qui accompagne l'employé en voyage
d'affaires
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Chiffre 15: observations
• Nombre de jours ayant donné lieu au versement
d'indemnités pour perte de gain
• Agrément d'un règlement des frais
• Délivrance de plusieurs certificats de salaire
• Engagement à temps partiel (mention du degré
d'occupation souhaitée par les autorités fiscales)
• Participations de collaborateurs (remarques
supplémentaires)
• Indication des frais de déménagement remboursés
par l'employeur pour des raisons professionnelles
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Rappel du cadre juridique des certificats de
salaire
Responsabilité de l‘employeur
• Le certificat de salaire délivré doit être établi selon le
principe de la sincérité et de l'intégralité des
informations communiquées
• L'employeur a l'obligation d'établir un certificat de
salaire
• Responsabilité solidaire pour l'impôt soustrait
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Sanctions en cas de non respect des directives
• Violation intentionnelle ou par négligence d'obligations
de procédure:
amende jusqu'à CHF 1’000, en cas de récidive jusqu'à
CHF 10’000
• Participation intentionnelle à la fraude fiscale
(complicité):
amende jusqu'à CHF 50’000 au plus
• Falsification d'un document:
amende et risque de poursuites pénales
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Introduction du nouveau certificat de salaire
• Fixer la date d'introduction
• Planifier les différentes étapes
• Commander les mises à jour de logiciel / Choisir un
logiciel adapté
• Décision(s) quant à l’adaptation du système de
rémunération et récapitulation des implications (p.ex.
contrat de travail, règlement des frais)
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Introduction du nouveau certificat de salaire
(suite)
• Adapter le plan comptable et les méthodes de
comptabilisation des salaires
• Procéder aux demandes d’agréments auprès des
autorités fiscales pour les règlements des frais ou pour
d’autres points spécifiques (valorisation des avantages
en nature)
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Introduction du nouveau certificat de salaire
(suite)
• Gérer la communication aux employés
• Former les collaborateurs chargés du traitement des
salaires
• Procéder aux essais et tests
• Démarrer la production avec la nouvelle version en
2007
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… NOUVEAU CERTIFICAT DE SALAIRE
Les avantages d‘un règlement des frais
approuvé par les autorités fiscales
• Sécurité lors de contrôles des autorités fiscales
(et sociales)
• Pas d'obligation d'attester les frais effectifs
• Dispense de présenter un justificatif de vraisemblance
pour les frais forfaitaires
• Valable dans toute la Suisse
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Merci de votre attention
Nous répondons volontiers à vos questions
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