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3. Les comptes de tiers

3. Les comptes de tiers • Les comptes de tiers doivent être suivis mensuellement au sein de l’agence comptable. La transmission de la balance et de l'explication du solde de chaque compte de classe 4 aux gestionnaires est une bonne pratique. Il convient de suivre l'apurement de ces comptes et la résorption de soldes anormaux, de schémas comptables et de comptes anormalement utilisés. Exemples: • 4112: Attention au solde anormalement créditeur du fait de l'absence d'émission d'ordre de recettes par les gestionnaires sur les droits constatés alors que des encaissements sont perçus. Les gestionnaires ne doivent pas attendre la fin du mois pour émettre l'ordre de recettes des droits constatés. L'agent comptable doit imposer une émission préalable aux encaissements. • 4191 : Attention au solde créditeur qui peut être un excédent à rembourser. Il est rappelé que les avances des familles ont vocation à être utilisées pour les droits constatés du trimestre suivant leur encaissement. A défaut d'utilisation, ils doivent être remboursés. • 4682 et 4686 : Utilisation souvent incorrecte de ces comptes 4. Les recettes et les dépenses • Le recouvrement des recettes • Les dépenses • L'agent comptable devra effectuer les démarches nécessaires afin d'obtenir une autorisation générale de poursuite auprès des ordonnateurs. Les agents devront, avant toutes poursuites, en informer les gestionnaires, avant envoi aux destinataires, pour vérification de la situation des familles et sur l’apport d’éléments nouveaux. Par ailleurs, les gestionnaires doivent produire des pièces complémentaires (RIB, employeur) lorsque les créances sont transmises à l'huissier. Elles pourront utilement être demandées afin de faciliter les poursuites engagées • Il est rappelé que chaque bon de commande doit être signé par l’ordonnateur et par le gestionnaire. Le chef d’établissement est ainsi amené à engager la collectivité tandis que le gestionnaire est amené à attester de la disponibilité des crédits. La circulaire n° 2005-156 du 30

septembre 2005 précise que "un gestionnaire qui est également agent comptable de l'établissement ne peut recevoir de délégation de signature pour les actes relevant de l'ordonnateur". Au cas particulier, il est précisé "la signature de l'agent comptable, gestionnaire, est suffisante sur les bons de commande lorsqu'une décision d'engagement a été prise préalablement par l'ordonnateur (marché à bon de commandes, menu …)". • il est rappelé que, suite au décret n°2008-1355 du 19 décembre 2008, modifiant le décret n°2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement, le délai global de paiement d’un marché public ne peut excéder 30 jours depuis le 1 er juillet 2010. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché, au bénéfice d’intérêts moratoires, le point de départ du délai étant la date de réception de la facture 5. Disponibilités, valeurs, régies et stocks • Il est rappelé que la réglementation prévoit que les chèques doivent être déposés au plus tard le lendemain de leur réception. • Les chèques antidatés reçus dans le cadre de délai de paiement ne doivent pas être acceptés. Les personnes souhaitant bénéficier de délais de paiement peuvent opter pour une procédure de prélèvement. • Les chéquiers avec des souches restantes qui n’ont plus de validité ( ex : Chéquier concernant un EPLE fermé ou qui a changé de nom) doivent être détruits . Rédaction d’un PV de destruction • L’ensemble des valeurs inactives doit être livré à l’agence comptable • En matière d’objets confectionnés, l’ordre de service est une pièce justificative qui doit être jointe à l’ordre de recettes. Les recettes doivent être comptabilisées au compte 47183 6. Gestion des voyages scolaires • Ies dossiers doivent comprendre les modalités de prise en charge financière du personnel d’encadrement, la liste des participants et la date des paiements, la création éventuelle d'une régie, les modalités de remboursement dans l’éventualité d’une annulation individuelle et en cas d'excédent à l'issue du voyage ainsi que le bilan financier des voyages lorsque ceux-ci sont terminés. • Les voyages doivent être individualisés dans des 4682 et 4686 subdivisés afin de garantir la traçabilité des opérations. • Le paiement d’acompte aux voyagistes doit être réalisé par ordre de paiement au 4091

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