ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE - ACP Business Climate

ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE 

Programme: BizClim (10 ACP RPR 15) 

Pays/région: 

Titre du projet: 

République démocratique du Congo (RDC) et Djibouti, COMESA 

Appuyer les Etats membres du COMESA pour entreprendre des 

réformes de politique et de leurs institutions dans des pays 

spécifiques afin de créer un environnement favorable aux affaires 

Appuyer les Etats membres du COMESA – Organisation de deux 

ateliers, l’un en RDC, l’autre à Djibouti 

Source de financement: 10 ème FED – Devis-programme #1 

Activité nº: 

Type de contrat: 

WP1.10.1-1.021 

Marché à prix unitaire 

1. INFORMATIONS GENERALES ............................................................................................................ 3 

1.1. Pays bénéficiaires ...................................................................................................................... 3 

1.2. Pouvoir adjudicateur ................................................................................................................... 3 

1.3. Eléments d’information utiles ..................................................................................................... 3 

1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné ............................................................................... 4 

1.5. Programmes lies et autres activités des bailleurs de fonds ....................................................... 4 

2. OBJECTIF ET RESULTATS ESCOMPTES .......................................................................................... 5 

2.1. Objectif global ............................................................................................................................. 5 

2.2. Objectifs particuliers ................................................................................................................... 5 

2.3. Résultats à atteindre par le prestataire ...................................................................................... 5 

3. HYPOTHESES & RISQUES .................................................................................................................. 6 

3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet ....................................................................................... 6 

3.2. Risques ................................................................................................................................... 6 

4. CHAMP D’INTERVENTION ................................................................................................................... 6 

4.1. Généralités ................................................................................................................................. 6 

4.2. Activités spécifiques ................................................................................................................... 8 

4.3. Gestion du projet ...................................................................................................................... 19 

5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER ......................................................................................................... 20 

5.1. Lieu du projet ............................................................................................................................ 20 

5.2. Date de début et période de mise en œuvre des taches ......................................................... 20 

6. BESOINS ............................................................................................................................................. 20 

6.1. Ressources humaines .............................................................................................................. 20 

6.2. Bureaux ................................................................................................................................. 23 

6.3. Installations et équipement mis à disposition par le prestataire ............................................... 23 

6.4. Matériel ................................................................................................................................. 23 

6.5. Dépenses accessoires ............................................................................................................. 24 

6.6. Provision pour vérification des dépenses ................................................................................. 25 

Facilité ACP Business Climate (BizClim) Dossier d’appel d’offres n°2 

10 ACP RPR 015 Terme de Référence – Marché à Prix Unitaire 

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7. RAPPORTS ......................................................................................................................................... 25 

7.1. Rapports obligatoires ............................................................................................................... 25 

7.2. Présentation et approbation des rapports ................................................................................ 26 

7.3. Nombre d’exemplaires ............................................................................................................. 26 

8. SUIVI ET ÉVALUATION ...................................................................................................................... 26 

8.1. Définition d'indicateurs ............................................................................................................. 26 

8.2. Résultat final ............................................................................................................................. 27 



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1. INFORMATIONS GENERALES 

1.1. Pays bénéficiaires 

Les bénéficiaires sont les 79 Etats ACP, les Communautés économiques régionales ACP, les gouvernements 

ACP, les représentants du secteur privé dans les pays ACP, les représentants des fora d’affaires UE-ACP ainsi 

que le Groupe des Etats ACP, la Commission européenne et la BEI. 

Pour ce présent projet, le bénéficiaire est le Secrétariat du COMESA et les pays couverts sont la République 

démocratique du Congo et Djibouti. 

1.2. Pouvoir adjudicateur 

Le Secrétariat général du groupe des Etats ACP est le pouvoir adjudicateur du programme BizClim. Le Secrétaire 

général du Groupe ACP est l’Ordonnateur régional. Il a partiellement délégué ses pouvoirs pour la gestion des 

contrats de moins de 200.000 EUR au Régisseur et au Comptable de la régie de BizClim dans le cadre des 

opérations du devis-programme exécutées en régie. 

1.3. Eléments d’information utiles 

La Facilité ACP Business Climate (BizClim) est une initiative conjointe UE-ACP financée par le 10ème Fonds 

européen de développement. BizClim vise à stimuler le développement d’un environnement des affaires favorable 

au développement du secteur privé dans les pays et régions ACP grâce à l’amélioration de la législation, du cadre 

institutionnel et des mesures financières. 

L’Accord de Cotonou, signé le 23 juin 2000 à Cotonou, Bénin, garantit un appui à 77 pays répartis dans les trios 

zones ACP pour une période de 20 ans. Il a pour but principal d’éradiquer la pauvreté et d’intégrer le Groupe des 

Etats ACP dans le système commercial multilatéral. L’Accord de Cotonou réserve également un rôle important 

aux acteurs non-étatiques, en ce compris le secteur privé. 

Les partenariats économiques et commerciaux constituent l’un des piliers de l’Accord de Cotonou. Considérant le 

secteur privé comme un partenaire à part entière du développement, l’Accord complète la stratégie intégrée de la 

CE pour le développement du secteur privé (DSP) en offrant une approche unifiée pour les politiques et 

programmes d’appui au secteur privé. 

La Facilité Climat des Affaires ACP marque un pas en avant dans la stratégie de DSP et la politique de 

développement des pays ACP : l’accent est mis sur la promotion d’environnements au sein desquels le secteur 

privé peut croître. Dans ce contexte, la Facilité se concentre sur la promotion d’un environnement favorisant le 

développement du secteur privé. Elle peut jouer un rôle important de catalyseur. 

La première phase de la Facilité BizClim a été lancée en avril 2006 pour une période de quatre ans et un budget 

total de 20 millions d’Euros. La seconde phase a démarré en août 2010 pour 2,5 ans et un budget total de 10 

millions d’Euros. 

La Facilité est commandée par la demande. Les requêtes d’appui sont mises en œuvre par le biais d’un 

recrutement par appels d’offres. 

Il importe de noter que BizClim apporte une assistance technique. Les bénéficiaires des projets mis en 

œuvre avec l’appui de BizClim ne reçoivent aucun soutien financier direct pour compenser les frais 

résultant de leur implication. Par conséquent, le bénéficiaire devrait être consulté sur la mise en œuvre du 

projet mais ne devrait pas être sollicité pour prendre des actions concrètes à moins que cela ne soit 

spécifiquement convenu et autorisé au préalable. Il appartient au Prestataire de recruter tout le personnel 

nécessaire dans le(s) pays concerné(s) par le présent projet. 



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1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné 

A l’occasion de sa vingt-huitième réunion qui s’est tenue à Ezulwini, Swaziland, du 25 au 27 août 2010, le Conseil 

du COMESA a décidé que « le COMESA devrait développer des indicateurs et paramètres régionaux et produire 

un classement des pays reflétant exactement la situation sur le terrain de l’environnement des affaires et de 

l’investissement et tenant compte des indicateurs Doing Business de la Banque Mondiale ». A cet effet, le Conseil 

a décidé que “les Etats membres du COMESA devraient mettre sur pied des groupes de travail spécifiques au 

niveau national ayant pour mission d’une part de préparer des plans d’action sur les réformes à entreprendre pour 

créer un environnement des affaires favorable au développement du secteur privé en utilisant les indicateurs 

Doing Business de la Banque Mondiale, et d’autre part de suivre les progrès réalisés par chaque pays du 

COMESA au regard de ces indicateurs ». Il a de plus été décidé que « le Secrétariat du COMESA devrait, avec 

l’appui de partenaires coopérants, assister les pays à développer leurs capacités et aider à coordonner les efforts 

des Etats membres pour améliorer le climat des affaires grâce à des réformes de politique et institutionnelles ». 

Le Secrétariat du COMESA est décidé à appuyer la mise en œuvre de la feuille de route du COMESA 

pour améliorer l’environnement des affaires dans la région dans un premier temps dans quatre (4) pays : 

le Zimbabwe, le Royaume du Swaziland, la République démocratique du Congo et Djibouti. La présente 

intervention se concentre sur les pays francophones concernés tandis qu’une autre intervention se 

consacre aux pays anglophones – deux prestataires sont recrutés, l’un pour l’expertise, l’autre pour 

l’organisation logistique des ateliers au Zimbabwe et au Swaziland. 

Une équipe d’experts a d’ores et déjà été recrutée pour apporter l’expertise technique nécessaire. Tout 

au long de ces termes de référence, ces experts seront référencés comme « l’équipe d’experts 

techniques ». Ils ont pour mission de définir un mécanisme de suivi des actions entreprises pour 

améliorer l’environnement des affaires – la mise en place d’une Commission nationale -, de préparer des 

ateliers consultatifs en RDC et à Djiboutit et de rédiger une proposition pour mettre en place des 

commissions nationales dans chaque pays pour suivre l’amélioration de l’environnement des affaires. 

Une collaboration étroite entre les experts chargés des deux groupes de pays et les équipes recrutées 

pour organiser les ateliers consultatifs dans chacun de ces pays sera nécessaire pour assurer une mise 

en œuvre efficace de la mission. 

1.5. Programmes lies et autres activités des bailleurs de fonds 

BizClim opère en parallèle d’autres programme de coopération intra-ACP financés par le FED et qui tentent de 

répondre aux contraintes rencontrées par le secteur privé, en particulier avec : 

• Pro€Invest, qui vise à renforcer les organisations intermédiaires afin de renforcer les services qu’elles 

apportent aux entreprises; 

• Programme Microfinance UE/ACP, qui appuie les fournisseurs de services financiers aux entreprises ainsi 

que le développement du secteur financier ; 

• BEI – Facilité pour l’investissement, qui représente la source de financement la plus importante pour les 

investissements en Afrique sub-saharienne, 

• Le CDE, qui appuie la mise en œuvre de stratégies de développement du secteur privé dans les pays ACP 

en apportant des services non-financiers aux entreprises ACP et en appuyant des initiatives conjointes 

émanant d’opérateurs économiques de la Communauté européenne et des Etats ACP. Un groupe de travail 

commun CE-ACP a été mis sur pied pour évaluer son rôle ; par conséquent, il serait préférable d’attendre 

d’avoir des résultats clairs avant d’explorer les possibilités de collaboration. 

• Le Programme ACP MTS, qui appuie les gouvernements ACP dans leurs efforts pour intégrer le système 

commercial multilatéral. 



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• TradeCom, qui appuie les gouvernements ACP sur les questions commerciales, et particulièrement pour les 

négociations dans le cadre des APE. 

De part sa conception, le programme est complémentaire aux programmes indicatifs nationaux et régionaux ainsi 

qu’aux programmes intra-ACP. Le programme capitalisera sur l’expérience et les résultats de ces derniers. Les 

synergies et complémentarités avec tous ces programmes seront poursuivies dans le cadre de la mise en œuvre 

de cette présente mission de même que, dans la mesure du possible, avec les éventuelles interventions menées 

par d’autres bailleurs. 

2. OBJECTIF ET RESULTATS ESCOMPTES 

2.1. Objectif global 

L'objectif général du projet dont ce marché fait partie est le suivant: 

Promouvoir les réformes en matière de politique macroéconomique, de cadre institutionnel et de mesures 

financières (les règles du jeu) relatives à un environnement des affaires favorable au développement du secteur 

privé des pays/ régions ACP. 

2.2. Objectifs particuliers 

Les objectifs particuliers du présent contrat sont les suivants: 

Les principaux acteurs sont habilités (en termes de connaissance, de capacités et d’analyse) à entreprendre des 

réformes de l’environnement des affaires et à créer de meilleures conditions pour les affaires et l’investissement 

dans les pays sélectionnés du COMESA, un appui est apporté à ces pays pour les réformes d’ordre politique et 

institutionnel visant à créer un environnement des affaires favorable au développement du secteur privé. 

Le succès du projet sera mesuré au regard de la mise en place en RDC et à Djibouti d’outils d’auto-évaluation et 

de mécanismes de monitoring relatifs à l’amélioration de l’environnement des affaires, ce qui contribuera à 

améliorer le rang des pays ACP appartenant au COMESA dans le cadre du Doing business. 

2.3. Résultats à atteindre par le prestataire 

Les résultats attendus de ce présent contrat sont les suivants: 

Résultat 1 : Deux (2) ateliers sont organisés, respectivement en République démocratique du Congo 

et à Djibouti, pour impliquer les principaux acteurs sur l’environnement des affaires. Pour chaque 

atelier, une cinquantaine de hauts représentants du gouvernement, des organisations du secteur 

privé nationales et des agents pour la promotion des investissements sont rassemblés de même 

qu’une dizaine de personnes ressource, essentiellement de la région. 

Résultat 2 : le résumé des discussions de chaque atelier est diffusé au sein des participants et des 

acteurs concernés. 

Résultat 3 : les propositions pour mettre sur pied des commissions nationales sont publiées et 

diffusées parmi les acteurs. 

Résultat 4 : une vidéo promouvant la mise sur pied des commissions nationales sont développées et 

diffusées au niveau des média nationaux et régionaux. 



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3. HYPOTHESES & RISQUES 

3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet 

Le gouvernement de ces pays respectifs est convaincu au plus haut niveau de la nécessité d’améliorer 

l’environnement des affaires dans ces pays et s’engage à agir. 

Des leaders qui pourront porter les réformes à long terme sont identifiés. 

Une coordination a lieu avec les activités similaires mises en œuvre dans le groupe de pays 

anglophones (Zimbabwe et Swaziland) de même qu’avec l’équipe d’experts techniques – notamment le 

graphiste/ expert en communication. 

3.2. Risques 

Lenteur possible des gouvernements pour prendre des mesures puisqu’elles pourraient se traduire par une 

réduction des revenus de certains fonctionnaires. 

4. CHAMP D’INTERVENTION 

4.1. Généralités 

4.1.1. Description du projet 

Le prestataire devra organiser un atelier consultatif de 3 jours en République démocratique du Congo et un autre 

à Djibouti, chacun rassemblant une soixantaine de participants. 

Les évènements sont susceptibles d’avoir lieu à Kinshasa et à Djibouti entre août et septembre 2011. 

Pour chaque atelier, les participants seront constitués de : 

50 hauts représentants du gouvernement, des organisations patronales nationales et des agents pour la 

promotion des investissements 

10 personnes ressource provenant principalement de la région (ex. Ile Maurice, Zimbabwe, Swaziland, 

Zambie) 

Sur le total des participants attendus, un nombre maximum de 30 participants par atelier sera financé sur le 

projet. 

La gamme de services attendus du prestataire est décrite à la section 4.2. L’expertise et autre personnel 

nécessaire au bon déroulement de ce contrat sont indiqués en section 6. 

La méthodologie pour la mise en œuvre du projet constituera une partie intégrante de l’offre et un critère 

important du processus de sélection. 

Les prestataires devront fournir de plus amples informations sur les modalités envisagées pour fournir les 

résultats attendus. La méthodologie devrait être exposée en 6 pages maximum et devrait refléter la bonne 



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connaissance du prestataire des contraintes nationales/ régionales ainsi que son expérience dans la facilitation de 

conférences et/ou autres évènements. 

La méthodologie inclura : 

• Le CV du coordinateur général qui portera la responsabilité générale du projet au nom du prestataire, 

• Le CV des deux coordinateurs spécifiques qui seront directement responsables de l’organisation des 

évènements, 

• Lorsqu’approprié, le profile de l’appui engagé sur le terrain et une explication sur la façon dont les relations et 

la communication avec l’équipe seront gérées, 

• Calendrier de la préparation de la documentation préparatoire des évènements, 

• Des dispositions sur la gestion des risques, un appui additionnel si nécessaire au sein de la société ou sur le 

terrain, 

• Dans la méthodologue proposée, le prestataire devra définir comment il planifie de mettre en œuvre les 

services listés ci-dessous et de gérer l’organisation logistique de la conférence. 

Le prestataire indiquera comment le personnel requis (secrétaire, cameraman, expert en communication, etc.) 

sera mobilisé afin d’assurer une mise en œuvre harmonieuse de ce présent contrat et une bonne coordination 

avec les acteurs principaux. 

Il est par ailleurs important de souligner qu’une bonne coordination entre le bénéficiaire, l’UGP de BizClim et 

l’équipe d’experts techniques constitue un élément essentiel de ce présent contrat. 

4.1.2. Zone géographique couverte 

République démocratique du Congo et Djibouti 

4.1.3. Groupes cibles 

Le groupe cible inclut, par atelier : 

50 hauts représentants du gouvernement, des associations patronales nationales et agents de promotion 

des investissements; identifiés en collaboration avec l’équipe d’experts techniques, le Secrétariat du 

COMESA et ses partenaires d’après l’agenda des ateliers 

10 personnes ressources, essentiellement de la région (ex. Ile Maurice, Zimbabwe, Swaziland, Zambie) 

identifiées en collaboration avec l’équipe d’experts techniques, le Secrétariat du COMESA et ses 

partenaires d’après l’agenda des ateliers. 

Au total, le nombre approximatif de participants à chaque atelier est de 60 personnes. 



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4.2. Activités spécifiques 

4.2.1. Aperçu général des activités à entreprendre 

Le prestataire en charge de l’exécution de ce projet devra fournir les services suivants: 

Activités: 

1. Facilitation de la mission préparatoire en RDC et à Djibouti 

L’équipe d’experts technique entreprendra une mission préparatoire en RDC et à Djibouti pour contacter les 

principaux acteurs et effectuer une première évaluation du climat des affaires et de l’investissement dans ces 

deux pays. 

Ils pourront être accompagnés de deux représentants de l’unité chargée de la promotion des investissements 

du Secrétariat du COMESA qui apporteront guidance et conseils tout au long de la mission. La mission devrait 

avoir lieu au cours du premier mois du démarrage du contrat. 

Si aucune source de financement alternative n’a pu être trouvée, le prestataire pourra être invité à assurer le 

paiement des trajets et per diem des deux représentants du COMESA comme suit : 

Mission en RDC: billet d’avion (classe économique) et per diem pour un maximum de 7 nuitées x 2 

personnes 

Mission à Djibouti: billet d’avion (classe économique) et per diem pour un maximum de 7 nuitées x 2 

personnes 

2. Préparation d’ateliers 

La ligne graphique choisie pour les évènements relèvera de la responsabilité du prestataire qui 

s’assurera que tous les logos sont collectés à temps et dans une qualité suffisante 

Sur la base de l’agenda des évènements développé par l’équipe d’experts techniques, envoyer une 

invitation formelle aux intervenants et modérateurs, assurer leur transport lorsque nécessaire et 

s’assurer qu’ils disposent de toute l’information nécessaire relative à leur contribution 

Développer un site Internet pour assurer la publicité de l’évènement et rendre toute l’information 

nécessaire disponible 

Développer un document présentant les intervenants et modérateurs 

Publier (i.e. graphisme, édition et impression) les notes conceptuelles de même que tous les 

documents développés par l’équipe d’experts techniques en préparation des ateliers 

Préparer les kits de conférence (i.e. graphisme, édition, impression et assemblage) 

Compiler la liste des invités en étroite collaboration avec l’équipe d’experts techniques 

Envoyer les invitations au nom du bénéficiaire et de ses partenaires (rédigées par l’équipe d’experts 

techniques) et développer la documentation nécessaire pour spécifier leurs conditions de participation 

Assurer la logistique (lieu des évènements, hébergement, stands de présentation, personnel, 

restauration, transport, etc.) 

Publier les communiqués de presse rédigés par l’équipe d’experts techniques 

Développer à destination des participants aux évènements, des fiches d’évaluation de la qualité et 

d’auto-évaluation du transfert de compétences (à distribuer aux participants au cours des 

évènements). 



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3. Tenue des ateliers 

Assurer toute la logistique en relation avec l’évènement, 

Faciliter la participation des intervenants et modérateurs, 

Organiser une conférence de presse et une couverture médiatique (i.e. diffusion de communiqués de 

presse), 

Pour la production d’une vidéo visant à promouvoir la mise sur pied de commission nationales pour 

l’amélioration de l’environnement des affaires (voir ci-dessous), assurer des interviews des acteurs 

appropriés et filmer les ateliers (tout ou partie). L’identification des acteurs pertinents se fera en 

collaboration avec l’équipe d’experts techniques et le bénéficiaire. Il est envisageable que d’autres 

images puissent être utilisées si opportun. 

Mettre à jour le site Internet (ex. mettre en ligne de courtes sessions filmées des ateliers, les discours, 

etc.) 

Distribuer les fiches d’évaluation qualitatives aux participants et collecter leurs réponses 

4. Après les évènements 

Traduire en anglais, imprimer et diffuser les résumés des discussions des deux ateliers rédigés par 

l’équipe d’experts techniques, 

Couverture médiatique ex-post des discussions 

Imprimer et diffuser le livret développé par l’équipe d’experts techniques pour présenter la proposition 

pour mettre en place les commissions nationales 

Analyser les fiches d’évaluation qualitatives remplies par les participants 

Produire pour chaque pays une vidéo visant à promouvoir la mise sur pied de commissions nationales 

Assurer la diffusion des vidéos qui devront porter des sous-titres en anglais (diffusion au niveau des 

médias nationaux et régionaux, production d’un DVD envoyé aux participants et aux principaux acteurs). 

4.2.2. Principes à suivre 

Pour exécuter ce contrat, le prestataire se conformera aux principes suivants: 

Engagement actif sur le terrain 

Il relève de la responsabilité du prestataire de préparer, d’assister et de participer activement à la fourniture 

d’un appui direct au bénéficiaire et à l’UGP de la Facilité BizClim tout au long de l’évènement. 

Plan d’action 

Un plan d’action détaillé sera soumis à l’UGP, au bénéficiaire et à l’équipe d’experts techniques dans le cadre 

du rapport de démarrage. Le plan d’action indiquera à quelle date les informations nécessaires devront être 

transmises par BizClim, le bénéficiaire et l’équipe d’experts techniques pour permettre la fourniture des 

services dans les temps. 

Le plan d’action ne devrait pas être présenté sous la forme d’une longue note rédigée mais davantage sous la 

forme d’un tableau facile à utiliser qui identifie clairement les tâches, les ressources et les dates limites 

(minimum requis). 



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Documentation et Participation 

En sus de la note conceptuelle développée par l’équipe d’experts techniques pour présenter les ateliers, 

rédiger une présentation des intervenants et des modérateurs à partir de leur CV (bio) 

Assurer le suivi des participants pour vérifier que les documents préparatoires, les invitations et l’agenda ont 

bien été reçus 

Les documents préparatoires, invitations et agendas devront être transmis à BizClim, au bénéficiaire et à 

l’équipe d’experts techniques avant leur distribution pour validation 

Le prestataire ne peut en aucun cas envoyer les invitations et l’agenda par email le jour de l’évènement 

Rassembler 60 personnes par atelier 

Assurer la visibilité des évènements, la production du matériel (brochure, vidéo, enregistrement de 

discussions, communiquées de presse et rapports), la diffusion de l’information et les activités de suivi en 

accord avec l’UGP. 

Coordination des intervenants/modérateurs 

Le prestataire assurera la coordination de l’organisation logistique des évènements, y compris les liens avec 

les intervenants/modérateurs. 

4.2.2.1. Services demandés : contenu technique 

Le contenu technique des services demandés a été regroupé en 4 catégories: 

Catégorie A: Assistance individuelle i.e. voyages, visas, invitations, per diem, badges/kits de conférence. 

Catégorie B: Personnel d’appui: modérateur, hôtesses, interprètes, traducteurs, prise de note, photographe, 

intervenants, etc. 

Catégorie C: Services: assurance, hôtel, salle de conférence, autres salles, équipement technique pour la 

conférence, transport local, etc. 

Catégorie D: Fournitures : restauration, impressions, fleurs, etc. 

4.2.2.2. Catégorie A: Assistance individuelle 

A1 – Voyages : réservation, achat, modifications, annulations, expédition des billets 

Le prestataire assurera la réservation, l’achat, les modifications de billet, les annulations éventuelles et 

l’expédition des billets des participants sponsorisés (pour le nombre de personnes, voir section 6.5). 

1-Billets d’avion : sauf spécification contraire 1 , les billets d’avion devront être achetés en classe économique 

(taxes d'aéroport et, le cas échéant, frais de mise à disposition des billets à l'aéroport de départ inclus). Un 

itinéraire différant de celui normalement prévu ou l'achat de billets en toute autre classe que la classe économique 

devront faire l'objet d'une autorisation préalable expresse de l’unité de gestion de BizClim. 

1 Une autorisation spécifique sera demandée ex-ante à la Commission Européenne. 



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Le présent contrat prévoit le paiement d’une compensation liée aux émissions de CO2 pour les voyages aériens. 

Le prestataire pourra choisir de contribuer aux projets certifiés par le ‘Gold Standard projects’ 

(http://goldstandard.apx.com/) (projets MDP/Gold Standard - la preuve doit être mentionnée dans les pièces 

justificatives) ou via les programmes des compagnies aériennes, le cas échéant. Le montant de la compensation 

devra être calculé sur la base des trajets effectivement effectués. 

2- Billets de train : Lorsque cela est plus approprié, des voyages en train plutôt qu'en avion pourront être 

organisés (en première classe pour les trajets internationaux et en seconde classe pour les trajets domestiques). 

3- Voiture : dans le cas où un participant désirerait se rendre sur le lieu de la conférence en voiture, le trajet lui 

sera remboursé sur base de la valeur du billet de train équivalent (de première classe pour les trajets 

internationaux ou de seconde classe pour les trajets domestiques). Si plusieurs participants voyagent dans la 

même voiture, un seul remboursement sera autorisé. Des pièces justificatives attestant ce trajet en voiture doivent 

être réclamées aux participants. 

4. Modifications et annulations : Le prestataire fournira l'assistance nécessaire aux participants lorsque des 

modifications de billets seront nécessaires. L’UGP de BizClim devra être notifiée immédiatement de tout 

changement significatif dans les horaires des vols et une autorisation préalable devra être obtenue avant que ce 

changement ne puisse avoir lieu. 

Le prestataire prendra toute mesure nécessaire pour que les annulations demandées soient réglées au mieux des 

intérêts du pouvoir adjudicateur. Les frais supplémentaires qui seraient dus à une négligence imputable au 

prestataire seront supportés par ce dernier. 

Si un participant souhaite acheter son propre titre de transport ou décide de ne pas participer, il devra en informer 

le prestataire dans un délai suffisant pour que ce dernier puisse prendre ses dispositions. Si tel n’est pas le cas, le 

titre de transport acheté par le prestataire sera considéré comme un coût éligible, déduction faite de tout 

remboursement autorisé par la compagnie de transport. 

5- Délivrance des titres de transport : le prestataire prendra tous les contacts nécessaires avec les participants 

sponsorisés en ce qui concerne l'envoi des billets ou leur mise à disposition à l'aéroport de départ. 

6- Liste des participants : les réservations de billet ne seront effectuées que pour les participants sponsorisés sur 

la base de la liste des invités transmises par l’UGP et indiquant les coordonnées. Les détails du voyage doivent 

être validés par chaque participant avant de confirmer la réservation. 

Le prestataire devra compiler la liste finale des participants (y compris les intervenants) en utilisant un format 

standardisé stipulant les coordonnées des participants et indiquant s’ils sont sponsorisés ou non. Le prestataire 

réservera le transport de chaque participant sponsorisé sur la base de la confirmation de leur participation. 

Le prestataire sera responsable de tous les aspects concernant les réservations des voyages, y compris les 

contacts directs avec les participants. 

Pour le nombre de participants sponsorisés, se référer à la section 6.5 sur les dépenses accessoires. 

7- Pièces justificatives : pour que les frais liés au transport des participants sponsorisés soient éligibles, le 

prestataire devra présenter les cartes d’embarquement des voyages aller, la facture correspondant au billet allerretour 

ainsi que la copie du billet de retour (ou à défaut la carte d’embarquement liée au billet de retour). Ces 

documents devront être obtenus auprès des participants sponsorisés ou auprès de l’agence de voyage ayant 

réservé les billets. 

A2 - Assistance pour l’obtention de visas 

Les participants (sponsorisés ou non) pourront avoir besoin d’aide pour obtenir leur visa dans les délais 

nécessaires pour leur permettre d’assister à l’évènement organisé. L’appui apporté consistera à fournir toute les 

informations et la documentation nécessaire (ex. formulaires administratifs) pour l’obtention des visas. 



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Si un participant rencontre des difficultés à obtenir son visa, le prestataire est tenu d’en informer l’UGP et le 

bénéficiaire sans délai. 

S’ils sont sponsorisés, le prestataire remboursera aux participants les coûts relatifs à l'obtention des visas selon 

les mêmes modalités que pour le paiement des per diem (cf. point A4). Le remboursement ne pourra se faire que 

sur présentation du passeport original avec les timbres fiscaux et le sceau officiel et/ou sur présentation d'un reçu 

officiel délivré par le service consulaire. Le prestataire conservera obligatoirement une photocopie de ces pièces 

justificatives en vue d’obtenir son propre remboursement par l’UGP. 

A3 - Production et Distribution des invitations (lettres ou cartons d’invitation) 

Le prestataire sera responsable de la préparation et de l’envoi des lettres d’invitation aux participants au nom du 

bénéficiaire (et de ses partenaires). La préparation des lettres d’invitation se fera en étroite collaboration avec 

l’équipe d’experts techniques. Le prestataire soumettra le texte de l’invitation pour approbation par l’UGP avant 

de procéder à leur envoi. 

Les invitations prendront la forme – par exemple – d’une lettre personnalisée en format .pdf envoyée par email, 

fax ou par la poste à chaque participant et contenant en annexe l’agenda de la réunion (version provisoire ou 

finale fournie par l’UGP), une note conceptuelle présentant les objectifs de l’évènement ainsi que les termes et 

conditions de l’hébergement et du voyage du participant en question. 

La liste des participants (y compris les experts), et leurs coordonnées seront transmises au prestataire par le 

bénéficiaire/ l’équipe d’experts techniques ; cette liste devra être approuvée par l’UGP. 

Les lettres d’invitation et leurs annexes devront être produites en français. 

Le prestataire proposera à l’UGP les lettres d’invitation et leurs annexes en format Word - ou équivalent – en 

français. La proposition inclura : 

i) Les lettres d’invitation et annexes aux participants sponsorisés, 

ii) Les lettres d’invitation et annexes aux participants non sponsorisés, 

iii) Les lettres d’invitation et annexes aux intervenants et modérateurs. 

Une fois les lettres d’invitation et annexes approuvées, le prestataire enverra les invitations en format ‘.pdf’ à 

chaque participant par email, fax ou courrier postal. 

Les invitations ne pourront être considérées comme distribuées tant qu’elles n’ont pas été reçues par les 

participants. Il appartiendra au prestataire de confirmer la bonne réception de l’invitation par chaque participant. 

Le prestataire transmettra des mises à jour régulières du nombre de confirmations reçues et du profil des 

participants confirmés au bénéficiaire, à l’équipe d’experts techniques ainsi qu’à l’UGP de BizClim. 

A4 – Gestion et paiement des défraiements journaliers aux participants 

La durée maximum du séjour des participants sponsorisés devrait être de : 

- 4 nuits dans le lieu où l’évènement est organisé (3 nuitées en moyenne) ; 

La durée maximum du séjour des intervenants 2 devrait être de : 

- 4 nuits dans le lieu où l’évènement est organisé (3 nuitées en moyenne) ; 

2 Les intervenants pourraient être amenés à arriver plus tôt afin d’assister à une réunion de coordination avec l’UGP de 

BizClim, le bénéficiaire et/ou les experts. 



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L’équipe d’experts techniques, l’UGP et le bénéficiaire se mettront d’accord sur des critères de sélection des 

participants et des intervenants (lorsqu’applicable) dont la participation sera prise en charge par le présent projet 

et fournira cette liste au prestataire (voir section A.1.6). 

Pour chaque nuitée passée sur le lieu de l’évènement ou tout stop-over impliqué par son trajet 3 , chaque 

participant sponsorisé pourra recevoir un per diem selon le tarif publié par la Commission 4 . 

Le per diem couvre tous les frais relatifs au séjour des participants, y compris les frais d'hôtel, de repas, de 

télécommunications éventuelles, de transport local sur le lieu de destination (intra-urbain), de transfert de/vers 

l'aéroport et autres menues dépenses. 

Le prestataire devra mettre tout en œuvre pour que les participants signent une liste de présence journalière 

lors de l’évènement et ceci constituera une pièce justificative pour chaque per diem versé. 

Si un participant décide d’étendre son séjour de son propre chef, aucun per diem additionnel ne lui sera versé 

pour les nuitées additionnelles passées sur le lieu de l’évènement. Ceci ne s’applique toutefois pas dans le cas où 

ces nuitées additionnelles sont justifiées par l’achat d’un billet d’avion à moindre coût (ex. billet APEX) et que cette 

option s’avère plus économique. 

Le prestataire paiera les per diem selon les modalités suivantes : 

a) Le prestataire paye directement les frais d’hôtel et le coût du transport aller-retour de l’aéroport à l’hôtel. 

Le participant reçoit le solde des per diem en liquide à son hôtel ou sur le lieu de l’évènement. Dans ce 

cas, les frais bancaires correspondant au transfert de fonds vers le pays où à lieu l’évènement sont 

éligibles pour un remboursement du prestataire. 

b) Le montant des per diem est versé sur le compte bancaire référencé par le participant – aux frais du 

participant. Dans ce cas le prestataire devra obtenir les références bancaires du participant. 

Le prestataire sera responsable de l’hébergement et des réservations de l’hôtel. Sous aucun prétexte la 

réservation des chambres d’hôtel et le paiement des factures correspondantes ne pourront être négligés par le 

prestataire. 

Lorsque l’hébergement, les repas, les transports locaux, etc. sont fournis aux participants sans paiement de leur 

part, ces frais seront déduits du solde du per diem qui leur sera versé. 

A5 – Préparation des badges/ kits de conférence, et distribution aux participants 

Le prestataire est responsable de la préparation et distribution aux participants des badges nominatifs et des kits 

de conférence. La qualité des kits de conférence et du matériel promotionnel préparés (voir sections A6 et D2) 

sera conforme à la visibilité de l’évènement. 

Les participants aux réunions recevront un kit marqué : 

- Des logos de la Commission Européenne et du Secrétariat ACP 

- Du nom et du logo du/des bénéficiaires et de ses éventuels partenaires 

3 Lorsque l’itinéraire le plus direct pour arriver ou repartir l’oblige 

4 Disponible sur le site Internet de EuropeAid: 

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm. 

Le per diem à utiliser est celui en vigueur à la date du lancement de la consultation de marché correspondant à ce présent contrat 



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- De l’intitulé de l’évènement 

- Du lieu et de la date de l’évènement, 

- Du nom, du logo et du site Internet de la Facilité BizClim. 

Outre les blocs note et stylos, le kit de conférence comprendra au minimum : 

- L’ordre du jour finalisé de l’évènement et une brève présentation des intervenants, 

- Une note conceptuelle présentant les objectifs de l’évènement et les résultats attendus, 

- Une information précise sur les salles de conférence, le transport prévu quotidiennement entre l’hôtel 

et le lieu de l’évènement (si pertinent), les autres transports prévus ainsi que les horaires des réunions, 

- Les documents de contexte, documents techniques et tout autre documentation pertinente fournie par 

l’Union européenne, le bénéficiaire et ses partenaires, l’équipe d’experts techniques ou la Facilité 

BizClim, 

- Une présentation du bénéficiaire et de ses partenaires, 

- Une présentation de BizClim (brochures & documents fournis par BizClim) et toute autre 

documentation d’intérêt portant sur d’autres programme de l’Union européenne, 

- Toute information additionnelle suggérée par le prestataire et approuvée par BizClim. 

Les kits devront inclure toute la documentation demandée par le pouvoir adjudicateur et se conformer aux 

directives de l’UE en matière de visibilité pour les actions extérieures 5 . Les documents ne seront pas imprimés 

avant l’autorisation de l’UGP de BizClim. 

A6 – Préparation et distribution des résumés des discussions, communiqués de presses, Vidéos & DVD 

Avant l’évènement, le prestataire distribuera des communiqués de presse aux medias locaux et régionaux. Le 

contenu des communiqués de presse sera préparé par l’équipe d’experts techniques tandis que le prestataire 

sera chargé de la relecture. La version anglaise de ces documents devra recevoir l’approbation de l’UGP de 

BizClim et du bénéficiaire avant sa diffusion. L’identification des médias à contacter s’effectuera en coordination 

avec le bénéficiaire et éventuellement l’UGP de BizClim. 

Une conférence de presse sera organisée à la fin du dernier jour de l’évènement. Des médias nationaux et 

régionaux seront invités à y assister. Là encore, une étroite collaboration devra se mettre en place entre le 

bénéficiaire et l’équipe d’experts techniques afin d’identifier les médias. 

En outre, le prestataire devra assurer la visibilité de l’évènement, y compris sur le lieu de conférence, et 

développer le matériel promotionnel nécessaire (bannières, dépliants, etc.). La qualité des kits de conférence 

(section A5) et du matériel promotionnel seront en accord avec la visibilité attendue de l’évènement. 

Le prestataire devra développer un site Internet spécifique à l’évènement permettant aux participants de 

s’enregistrer en ligne et de mettre à disposition l’ensemble de l’information disponible sur l’évènement (note 

conceptuelle, documents de contexte, documents techniques, information logistique). Le site pourra être hébergé 

sur le site du bénéficiaire. Ce site Internet devra être rendu public dans un délai raisonnable avant 

l’évènement et devra rester disponible au moins deux mois après la fin de l’activité. Le site Internet et la 

documentation seront disponibles en français. Après l’évènement, le site internet sera maintenu et mis à jour 

5 See EU visibility guidelines for external actions, on the EuropeAid internet site at: 

http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm 



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avec les principaux documents produits ex-post (résumés des discussions, propositions pour mettre en place les 

commissions nationales, etc.). 

Le prestataire sera chargé de fournir les services nécessaires à l’enregistrement des discussions et/ou la prise de 

notes afin de produire un résumé des discussions des évènements. Pour chaque évènement, le résumé des 

discussions sera rédigé par l’équipe d’experts techniques mais le prestataire devra produire un enregistrement 

audio/video de qualité suffisante pour permettre leur utilisation effective par l’équipe d’experts techniques. 

D’autre part, les résumés des discussions comporteront en annexe un nombre de documents que le prestataire 

devra produire à savoir: la liste des participants 6 , l’agenda des réunions, la couverture médiatique (articles 

publiés, etc.), la déclaration (si approprié) et toute autre information d’intérêt. Le prestataire transmettre le résumé 

des discussions aux participants une fois approuvés par le bénéficiaire et l’UGP de BizClim. Le lay-out des 

résumés exécutifs devra satisfaire à des normes professionnelles au même titre que tous les autres documents 

développés pour l’évènement. Les résumés des discussions et les présentations des différents intervenants 

seront postés sur le site Internet des évènements. 

Une fois produit par l’équipe d’experts techniques – max. 1 mois après chaque évènement – et approuvé par 

l’UGP de BizClim, le prestataire devra traduire les résumés des discussions en anglais. 

Le prestataire s’assurera de collecter la liste des participants et leurs coordonnées. 

Après l’évènement, le prestataire devra diffuser auprès des participants le résumé des discussions en 

français de même que le matériel produit. Ces documents devront recevoir au préalable l’approbation de l’UGP 

de BizClim et du bénéficiaire. 

La publication devra être de bonne qualité du point de vue de la ligne graphique, de l’édition et de l’impression. 

Afin de produire une vidéo visant à promouvoir la mise sur pied de commissions nationales, le prestataire 

organisera des interviews avec les acteurs pertinents et enregistrera les discussions des ateliers sur vidéo. La 

vidéo sera produite en format DVD, diffusée auprès des participants et sur les médias nationaux et régionaux. Elle 

comportera des sous-titres en anglais. 

Le prestataire pourra envisager de recruter un expert en communication afin d’assurer la qualité de la 

production du matériel de visibilité, de l’organisation de la conférence de presse et des relations avec les medias. 

Le prestataire devra développer, distribuer aux participants et collecter des fiches d’évaluation de la qualité et 

d’auto-évaluation du transfert de compétence. Il appartiendra au prestataire de collecter suffisamment de 

fiches pour obtenir des résultats significatifs. Le prestataire analysera les résultats et les présentera dans le cadre 

du rapport final. 

4.1.2 Catégorie B: Personnel d’appui 

B1 – Sélection et recrutement d’un modérateur 

Le prestataire ne devra pas recruter de modérateur. 

B2 – Equipes d’hôtesses/stewards 

Le prestataire devra assurer qu’une assistance sur le terrain est disponible tout au long des deux évènements 

notamment pour: 

Accueillir les participants à l’aéroport et les accompagner à leur départ 

6 Un modèle pour la liste des participants et leurs coordonnées sera communiqué par l’UGP 



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Accueillir les participants à leur hôtel 

Assistance lors des ateliers : accueil des participants, distribution des badges nominatifs, passer le micro 

dans la salle, distribuer les documents et kits de conférence, etc. 

B3 – Interprètes 

Aucun interprétariat n’est prévu pour les deux évènements. 

B4 – Traduction 

Le prestataire s’assurera que toute la documentation développée pour les évènements est disponible en français 

et anglais comme suit: 

ex-ante: aucune traduction n’est demandée 

ex-post: présentation des intervenants, déclaration, résumé des discussions, etc. 

La traduction ne sera entreprise en anglais qu’une fois la version française des documents approuvée par BizClim 

et sera communiqué à l’UGP pour approbation. 

B5 – Prise de note 

Au regard des services demandés sous la section A6, le prestataire fournira les services nécessaires à 

l’enregistrement des discussions et/ou prises de notes afin de produire un rapport ou un résumé des discussions 

et en assurera la diffusion. Avant d’être diffusés, ces documents devront recevoir l’approbation préalable de 

BizClim et du bénéficiaire. Ils seront produits dans la/les langue(s) demandées par BizClim. 

B6 – Photographe, expert en communication, cameraman 

Le prestataire fournira les services nécessaires pour faire des photos / filmer au cours des évènements (y 

compris, lorsque demandé, la fourniture d’un support électronique). Les photos et films devront être de qualité 

professionnelle. 

Ils devront être transmis à l’UGP de BizClim de manière électronique et sur un CD-Rom/DVD et postés sur le site 

Internet (voir section A6). 

B7 - Intervenants 

L’UGP de BizClim, le bénéficiaire et l’équipe d’experts techniques identifieront les intervenants pour les 

évènements. 

Le prestataire leur fournira le même appui logistique que pour les participants et assurera les paiements comme 

suit : 

Per diem: comme indiqué à la section A4 

Lorsqu’approprié, remboursement des frais de transport sur présentation de la documentation nécessaire 

Honoraires : aucun honoraire ne sera accordé 

4.2.3. Catégorie C: Services 



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C1 - Assurance 

Le prestataire devra éventuellement couvrir les participants sponsorisés avec une assurance médicale, accident 

et rapatriement. 

C2 – Réservation d’hôtel et paiement 

Le prestataire est responsable de trouver l’hébergement approprié et de faire les réservations pour les 30 

participants sponsorisés dont les frais de voyage sont couverts par le présent projet. Pour ce faire, le 

prestataire prendra contact avec le bénéficiaire afin d’obtenir de l’aide et assurer que les meilleures offres sont 

accordées. 

Les réservations devront être faites dans des hôtels 3 ou 4 étoiles sur le lieu de l’évènement pour le nombre 

maximum de nuit stipulé dans la section A4. Une autorisation préalable de BizClim sera exigée si le voyage 

d’un participant implique des nuitées additionnelles. 

Les participants et les intervenants seront logés de préférence dans le lieu choisi pour la conférence ou à une 

distance suffisamment réduite pour pouvoir s’y rendre à pied (le lieu pressenti pour l’organisation de la 

conférence). S’il n’est pas possible de se rendre à pied de l’hôtel au lieu de l’évènement, un transport (ex. par 

bus) sera quotidiennement organisé pour les participants. Le coût sera déduit des per diem des participants. 

Le petit-déjeuner doit être inclus dans le prix de la chambre d’hôtel. Si un participant ne souhaite pas bénéficier 

du service pour sa réservation, il/elle en informera le prestataire en temps voulu afin d’éviter les 

dédommagements pour non-présentation. Si le participant ne le fait pas, les dédommagements comptés par 

l’hôtel représentent un coût éligible pour le remboursement du prestataire. 

Lorsque le prestataire règle les frais de transfert des participants entre l’aéroport et l’hôtel, le participant recevra le 

solde de son per diem à l’hôtel ou sur le lieu de la conférence à la fin de l’évènement. 

Les références des hôtels situés à proximité du lieu de l’évènement seront postées sur le site Internet de 

l’évènement afin d’informer les participants non sponsorisés. 

C3 – Réservation et location d’une salle de conférence appropriée 

Le prestataire louera les salles de conférence appropriées en tenant compte des éléments suivants : 

Lieu des évènements 

Date des évènements 

Durée 

Nombre de participants 

La sélection de la salle de conférence devra se faire en coordination avec le bénéficiaire. 

C4 – Salles additionnelles 

Le prestataire devra louer des salles additionnelles afin des activités connexes aux évènements: 

Salle pour organiser une réunion de coordination la veille des évènements entre les principaux acteurs 

(équipe d’experts techniques, intervenants, modérateurs, le bénéficiaire et ses partenaires, le prestataire, 

l’UGP de BizClim) 

Salle VIP pour accueillir les personnalités officielles (protocole) 

Salle pour la/les conférences de presse et les interviews des principaux acteurs 



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Sessions de travail en groupes lors de l’évènement : à discuter avec l’équipe d’experts techniques en 

fonction de l’agenda de la réunion 

Mise à disposition d’un secrétariat durant l’évènement : les locaux doivent être équipés d’une ligne 

téléphonique, de l’accès à internet, d’un PC avec imprimante laser et comportant les logiciels 

nécessaires, photocopieuse, etc. Ces locaux ne sont PAS destinés au prestataire pour la gestion de ce 

présent projet. 

C5 – Location de l’équipement nécessaire 

Le prestataire devra louer l’équipement approprié pour la durée des évènements. 

L’équipement approprié pour les évènements devra comporter : 

Équipement audio: microphone(s) pour le panel de conférence, d’autres pour assurer la mobilité des 

intervenants, d’autres pour les participants et circulés dans la sale par des hôtesses/stewards ; 

Matériel de projection : rétroprojecteur(s), vidéo projecteur(s), écrans de projection larges de bonne 

qualité, écran(s) de télévision, lecteurs de DVD, VHS ou Beta, etc.; 

Matériel d’enregistrement : le prestataire enregistrera les discussions tout au long des évènements et 

sera tenu pour responsable de la qualité des enregistrements (audio et video). L’enregistrement audio 

sera utilisé par l’équipe d’experts techniques pour rédiger les résumés des discussions alors que les 

séquences vidéo seront utilisées pour produire une vidéo visant à promouvoir les commissions 

nationales (une pour chaque pays). 

C6 – Transport local 

Le Contractant assurera les transports locaux tout au long de l'événement et notamment: 

Les transferts depuis et vers l’aéroport, l’hôtel et le lieu de la conférence; 

Les transports au sein de la ville, conformément au programme de la conférence (ex. pour un dîner s’il 

est organisé en dehors du lieu de la conférence). 

4.2.4. Catégorie D: Fournitures 

D1 – Restauration 

Le prestataire est responsable de l’organisation de la restauration tout au long des évènements: 

En fonction du nombre de participants confirmé, le prestataire effectuera les réservations nécessaires pour: 

Les déjeuners pour les 3 jours de chaque évènement 

Café d’accueil le matin 

Pauses-café le matin et l’après-midi : boissons et snacks 

Un cocktail à la fin du premier jour (dates à confirmer avec le bénéficiaire) 

Un dîner à la fin du second jour (dates à confirmer avec le bénéficiaire 

Le Contractant devra prendre en compte la spécificité culturelle, religieuse ou personnelle des participants et 

mettre à disposition la nourriture et les boissons appropriées. 



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D2 – Impressions (brochure, dépliants, présentations, documents distribués, etc.) et diffusion 

Le prestataire devra assurer la conception, la production physique et la fourniture de l’information visant à 

sensibiliser le public au regard de l’évènement. Cette activité couvre tant les aspects conceptuels que l’impression 

(après approbation par BizClim du contenu et du lay-out) du matériel référencé en section A5 (kits de conférence) 

et A6 (visibilité de l’évènement). 

Les documents seront disponibles en français et seront de qualité professionnelle. 

Après les évènements, le prestataire devra imprimer les résumés des discussions développés par l’équipe 

d’experts techniques pour promouvoir la mise en place de commissions nationales. Ils seront publiés en français 

en 200 exemplaires chacun et seront diffusés au sein des participants et des acteurs pertinents. La traduction 

anglaise des deux résumés des discussions sera postée sur le site Internet mais pas imprimée. 

Le prestataire devra également imprimer après les évènements les livrets développés par l’équipe d’experts 

techniques pour promouvoir les commissions nationales. Les livrets seront publiés en 100 exemplaires chacun et 

seront diffusés au sein des participants et des acteurs pertinents. 

D3 – Fleurs & décors 

Le prestataire s’assurera que les participants sont accueillis à la conférence et prendra les dispositions 

nécessaires pour ce faire (fleurs, panneaux indicatives, hôtesses d’accueil, etc.). 

4.3. Gestion du projet 

4.3.1. Organe chargé de la gestion du projet 

L’unité de gestion du programme BizClim, au nom du Secrétariat ACP, supervise et assure le suivi de la mise en 

œuvre de ce projet. 

4.3.2. Structure de gestion 

Le présent projet est mis en œuvre formellement par l’unité de gestion de la Facilité ACP Business Climate 

(BizClim) conformément aux procédures du 10 ème FED et au manuel des procédures de l’UGP. La mise en œuvre 

effective est confiée à un prestataire et est régie par un contrat de services et les présents termes de référence. 

Le prestataire devra travailler en étroite collaboration avec le Secrétariat du COMESA et en réfèrera à l’UGP de 

BizClim pour tout aspect contractuel. 

4.3.3. Moyens à mettre à disposition par le pouvoir adjudicateur et/ou d'autres intervenants 

Le Secrétariat du COMESA s’est engagé à appuyer la mise en œuvre de la feuille de route du COMESA pour 

l’amélioration de l’environnement des affaires dans la région dans un premier temps dans quatre (4) pays : le 

Zimbabwe, le Swaziland, la RDC et Djibouti. Le Secrétariat du COMESA supervisera la mise en œuvre générale 

de l’action (dans les 4 pays) et facilitera les contacts avec les autorités nationales. 

L’UGP de BizClim facilitera autant que possible l’échange d’information entre toutes les parties impliquées, en 

partageant les termes de référence des différents prestataires recrutés et en utilisant par exemple des groupes de 

discussion au sein de son réseau professionnel (www.bizclim.ning.com) pour mettre les informations à disposition 

et susciter des discussions entre les experts et les intervenants. Elle transmettra également au prestataire les 

coordonnées des personnes consultées au sein des Délégations concernées de l’Union européenne lors de la 

phase de préparation du présent projet. 



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5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER 

5.1. Lieu du projet 

La base opérationnelle de cette intervention est : le siège d’exploitation du prestataire. 

Les évènements seront organisés dans les lieux suivants : Kinshasa, RDC et Djibouti. 

5.2. Date de début et période de mise en œuvre des taches 

La date prévue pour le début du projet est fixée au 15 juin 2011, et la période de mise en œuvre du marché sera 

de 5 mois à partir de cette date. Se reporter aux articles 4 et 5 des conditions particulières pour la date de début 

réelle et la période de mise en œuvre. 

En aucun cas la durée du projet ne pourra être prolongée au-delà du 30 novembre 2011, date de fin du premier 

devis-programme de la Facilité BizClim par le biais duquel ce présent projet est financé. 

6. BESOINS 

6.1. Ressources humaines 

6.1.1. Experts principaux 

Tous les experts appelés à exercer une fonction importante dans l'exécution du contrat sont désignés par le terme 

"experts principaux". Ils doivent avoir le profil suivant: 

Expert principal 1: Coordinateur général (25 jours de travail) 

Le prestataire devra nommer un Coordinateur général pour assumer la responsabilité globale du présent projet. 

Qualifications et compétences 

Diplôme universitaire en gestion d’entreprise, économie, droit ou sciences sociales ou tout autre expérience 

replaçant l’éduction formelle et combinée à une expérience professionnelle appropriée. Le Coordinateur 

général doit avoir être à même de gérer des équipes et avoir une bonne capacité de communication. 

Capacité à travailler en français (parler, écrit, compréhension orale) 

Capacité à travailler en anglais (parler, écrit, compréhension orale) 

Expérience professionnelle générale 

De préférence, au moins quinze (15) ans d’expérience professionnelle (activités de recherche et opérationnelles) 

dans la gestion de projet et la coordination. 

Expérience professionnelle spécifique 

Au moment de la remise de l’offre correspondant à ce projet, le coordinateur général sera employé de façon 

permanente par le prestataire (ou par le chef de file en cas de consortium) et aura été employé par cette même 

société durant au moins 5 ans avant l’entrée en vigueur de ce présent contrat. 



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Description de fonction 

Le coordinateur général supervisera au jour le jour la mise en œuvre de ce présent projet et sera l’interlocuteur 

pour l’équipe d’experts techniques, le bénéficiaire et les partenaires tels que l’UGP de BizClim tout au long de 

l’organisation des deux évènements. Il/elle s’assurera que les coordinateurs spécifiques sont correctement briefés 

sur l’étendue de leur travail et les résultats escomptés. Il/elle sera responsable de la préparation du rapport de 

démarrage et de la production de mises à jour régulières du calendrier pour indiquer notamment les délais 

impartis pour l’input des partenaires. 

Il/elle mobilisera les ressources nécessaires – en termes de personnel et de back-stopping – pour assurer l’appui 

nécessaire aux coordinateurs spécifiques sur le terrain ainsi que la mise en œuvre harmonieuse du présent projet. 

Il/elle assurera le recrutement des fournisseurs dans des délais suffisants pour assurer la qualité requise et 

garantira le transfert des fonds à temps. 

Il/elle sera tenu pour responsable de la qualité des résultats atteints. 

Lieu d’affectation & voyages 

Nombre indicatif de jours de travail en dehors de la base opérationnelle : 2 x4 (pour assister aux ateliers) 

Nombre indicatif de trajets internationaux: 2 (RDC, Djibouti) 

Nombre indicatif de per diem : 5 pour la RDC et 5 pour Djibouti 

Expert principal 2: Coordinateur spécifique pour l’atelier à Kinshasa, RDC (16 jours de travail) 

Le coordinateur spécifique de l’évènement sera responsable de l’organisation pratique de l’évènement et 

d’identifier les ressources locales nécessaires – en termes de personnel et de fournisseurs – pour assurer le 

niveau de qualité requis. 


Diplôme universitaire de préférence en gestion d’entreprises, économie, droit ou sciences sociales ou tout 

autre expérience replaçant l’éduction formelle et combinée à une expérience professionnelle appropriée. 

Excellentes capacités de coordination 

Maîtrise du français et connaissance des langues et dialectes parlés à Kinshasa 

Expérience générale 

De préférence au moins 5 ans d’expérience professionnelle en tant qu’organisateur d’évènements 

Excellentes capacités à organiser et animer des évènements d’envergure internationale 

Capacité démontrée à assurer la visibilité des actions 

Expérience de travail dans des environnements multiculturels avec différents acteurs. 

Expérience spécifique 

Expérience de travail dans les pays ACP dans plusieurs des domaines suivants : 

Organisation d’évènements similaires dans le pays concerné 

Organisation d’évènements similaires dans la région 

Expérience passée avec le bénéficiaire ou ses partenaires 

Connaissance suffisante des procédures du FED 



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Le coordinateur spécifique devra entreprendre toutes les actions nécessaires avant, pendant et après l’évènement 

pour en assurer un déroulement harmonieux et être en lien direct avec BizClim, le bénéficiaire et tous les experts 

impliqués. Le coordinateur sera responsable de l’identification et du recrutement des fournisseurs appropriés et de 

l’expertise nécessaire et garantira la qualité des services rendus. 


Nombre indicatif de jours de travail en dehors de la base opérationnelle : 16 

Nombre indicatif de trajets internationaux: 0 

Nombre indicatif de per diem : 0 

Expert principal 3: Coordinateur spécifique pour l’atelier à Djibouti (16 jours de travail) 

Le coordinateur spécifique de l’évènement sera responsable de l’organisation pratique de l’évènement et 

d’identifier les ressources locales nécessaires – en termes de personnel et de fournisseurs – pour assurer le 

niveau de qualité requis. 


Diplôme universitaire de préférence en gestion d’entreprises, économie, droit ou sciences sociales ou tout 

autre expérience replaçant l’éduction formelle et combinée à une expérience professionnelle appropriée. 

Excellentes capacités de coordination 

Maîtrise du français et connaissance des langues et dialectes parlés à Kinshasa 

Expérience générale 

De préférence, au moins 5 ans d’expérience professionnelle en tant qu’organisateur d’évènements 

Excellentes capacités à organiser et animer des évènements d’envergure internationale 

Capacité démontrée à assurer la visibilité des actions 

Expérience de travail dans des environnements multiculturels avec différents acteurs. 

Expérience spécifique 

Expérience de travail dans les pays ACP dans plusieurs des domaines suivants : 

Organisation d’évènements similaires dans le pays concerné 

Organisation d’évènements similaires dans la région 

Expérience passée avec le bénéficiaire ou ses partenaires 

Connaissance suffisante des procédures du FED 


Le coordinateur spécifique devra entreprendre toutes les actions nécessaires avant, pendant et après l’évènement 

pour en assurer un déroulement harmonieux et être en lien direct avec BizClim, le bénéficiaire et tous les experts 



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impliqués. Le coordinateur sera responsable de l’identification et du recrutement des fournisseurs appropriés et de 

l’expertise nécessaire et garantira la qualité des services rendus. 


Nombre indicatif de jours de travail en dehors de la base opérationnelle : 16 

Nombre indicatif de trajets internationaux: 0 

Nombre indicatif de per diem : 0 

6.1.2. Autres experts 

Aucun autre expert n’est prévu pour ce projet. 

6.1.3. Personnel de soutien & appui technique (backstopping) 

Le coût de l'appui technique et du personnel de soutien doit être inclus dans les honoraires des experts. 

Le prestataire choisit et engage le personnel de soutien et l’appui technique selon ce qui est nécessité par les 

besoins, la méthodologie proposée et les termes de référence. 

Le prestataire devra mobiliser toutes les compétences nécessaires pour mettre en œuvre ce projet, en ce compris 

les services d’un graphiste chargé de concevoir et de développer la ligne graphique des évènements et le site 

Internet. 

Par ailleurs, le prestataire devra fournir à l’équipe d’experts l’appui nécessaire à la préparation des missions et, 

plus généralement, à la mise en œuvre de cette intervention. En outre, le prestataire devra vérifier la qualité des 

rapports et assurer la publication et la diffusion appropriées des résultats. Le coût de l'appui technique et du 

personnel de soutien, selon les besoins; est considéré comme étant inclus dans l'offre financière du 

soumissionnaire. 

6.2. Bureaux 

Le prestataire doit mettre à la disposition de chaque expert engagé dans le cadre du contrat les locaux 

nécessaires, d’environ 10 m², y compris sur le lieu des évènements. 

Les frais de locaux devront être couverts par les honoraires des experts. 

6.3. Installations et équipement mis à disposition par le prestataire 

Le prestataire doit veiller à ce que les experts disposent du matériel nécessaire et de ressources satisfaisantes, 

notamment en matière d'administration, de secrétariat et d'interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à 

leur mission. Il doit également transférer les fonds nécessaires au financement des activités prévues au titre du 

contrat et s'assurer que le personnel est rémunéré régulièrement et en temps voulu. 

Si le prestataire est un consortium, les accords relatifs au consortium doivent accorder le maximum de souplesse 

pour la mise en œuvre du marché. Il est recommandé d'éviter des accords prévoyant un pourcentage fixe des 

prestations du marché pour chaque partenaire du consortium. 

6.4. Matériel 

Aucun bien d'équipement ne sera acheté pour le compte du pouvoir adjudicateur/du pays bénéficiaire au titre du 

présent marché de services ni transféré au pouvoir adjudicateur/au pays bénéficiaire à la fin du contrat. Tout bien 



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d'équipement qui devra être acheté par le pays bénéficiaire pour les besoins du marché fera l'objet d'une 

procédure d'appel d'offres de fournitures distincte. 

6.5. Dépenses accessoires 

La provision pour dépenses accessoires couvre les dépenses secondaires et exceptionnelles éligibles encourues 

dans le cadre du marché. Elle ne peut pas être utilisée pour couvrir les coûts incombant au prestataire au titre de 

ses honoraires, tels que définis ci-dessus. Son utilisation est régie par les conditions générales et les notes de 

l'annexe V du contrat. 

Elle couvre: 

Pour les experts principaux : les frais de transport et de séjour pour les missions, en dehors du lieu de 

résidence habituel, à entreprendre dans le cadre de ce contrat. 

Les missions correspondent aux voyages depuis/vers le lieu de résidence des experts vers/depuis le reste du 

monde à l’exception de la base opérationnelle, de même que les voyages depuis/vers la base opérationnelle 

vers/depuis le reste du monde à l’exception du lieu de résidence des experts. 

Le coordinateur général devra être sur place durant les deux ateliers prévus par ce contrat. 

Pour les participants sponsorisés assistant aux évènements et ayant droit à un per diem (i.e. participants 

basés en dehors de Kinshasa et de Djibouti respectivement) : les frais de transport et de séjour pour assister 

aux évènements. 

Jusqu’à 30 participants sont sponsorisés pour assister aux évènements. Ceux-ci proviendront de 

divers pays ACP. 

Les frais de transport et de séjour seront couverts selon les modalités indiquées sous la section 4.2 

Le per diem des participants (nationaux, régionaux ou personnes ressources) seront basés sur les principes 

suivants : 

a) Pour les participants passant une nuit en dehors de leur lieu de résidence habituel (max. 30 

personnes), un per diem sera accordé. Le montant du per diem attribué à chaque participant sera 

utilisé pour couvrir les dépenses éligibles suivantes : 

- Hébergement y compris hôtel/petit-déjeuner/déjeuner 

- Transport aéroport/hôtel 

- Frais de transport inter et intra-urbains pour assister aux évènements 

Le solde du per diem sera payé aux participants sponsorisés sur présentation des pièces justificatives (i.e. cartes 

d’embarquement originales, copie du passeport, reçu portant la signature originale, etc.). 

Le dîner et le cocktail organisés pour chaque atelier ne devront PAS être déduits des per diem des participants 

sponsorisés. 

b) Pour les participants n’ayant pas droit à des per diem (+/- 90 personnes au total), les dépenses 

suivantes seront couvertes : 

- Restauration durant les évènements (pause-café, déjeuné) 

- Transports inter et intra-urbains pour assister aux ateliers ou aux évènements prévus 

La réservation des titres de transport ne pourra se faire que sur la base de la confirmation préalable du participant 

sponsorisé. Si un participant a confirmé son voyage mais n’utilise pas son titre de transport sans en avertir le 

prestataire, le coût du billet sera considéré comme une dépense éligible à moins qu’il ne puisse être refinancé. Le 

même principe s’applique pour les frais de non-présentation dans les hôtels. 



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Pour les évènements nationaux de 3 jours organisés à Kinshasa et Djibouti (2 x 60 participants) : toutes 

les tâches demandées sous la section 4.2. 

La provision pour dépenses accessoires s'élève à 135.000 euros pour le présent marché. Ce montant doit être 

inclus sans modification dans le budget ventilé. 

Toute indemnité de séjour versée pour des missions effectuées dans le cadre du présent marché ne doit pas 

dépasser le taux des indemnités journalières publié sur le site Web : 

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_fr.htm à la date du lancement de la consultation de marché. 

A des fins de coordination et pour faciliter la compréhension entre tous les acteurs, le prestataire devra introduire 

un budget estimatif détaillé dans le cadre du rapport de démarrage. Ce budget détaillé sera discuté et 

éventuellement amendé pour refléter les priorités et attentes des acteurs. 

6.6. Provision pour vérification des dépenses 

La provision pour vérification des dépenses concerne les honoraires de l’auditeur qui a été chargé d’effectuer la 

vérification des dépenses dans le cadre du contrat afin de procéder aux paiements supplémentaires de 

préfinancement le cas échéant et/ou aux paiements intermédiaires s’il y en a. 

La provision pour vérification des dépenses s'élève à 2.500 euros pour le présent marché. Ce montant doit être 

inclus sans modification dans le budget ventilé. 

Cette provision ne peut pas être diminuée mais peut être augmentée pendant l'exécution du contrat. 

7. RAPPORTS 

7.1. Rapports obligatoires 

Les rapports suivants devront être soumis à l’UGP en français et/ou en anglais comme suit : 

Un Rapport de démarrage rédigé en français par les experts sur la base d’une coordination entre les acteurs 

(i.e. bénéficiaire et partenaires, équipe d’experts techniques, UGP de BizClim). Le rapport révisera 

éventuellement l’approche méthodologique du prestataire à la lumière des discussions avec les principaux 

acteurs et proposera un programme de travail, un plan d’activité, un calendrier des activités précisant les 

délais impartis aux divers acteurs ainsi qu’un budget détaillé de l’utilisation prévue des dépenses accessoires. 

Le rapport sera finalisé sur la base des consultations avec le bénéficiaire et ses partenaires, l’équipe 

d’experts technique et l’UGP de BizClim. 

Un rapport intermédiaire décrivant brièvement les activités entreprises et comprenant un programme de 

travail révisé et un calendrier pour les activités programmées. Tous les documents développés en préparation 

des évènements y seront annexés. Le rapport intermédiaire devra être utilisé comme outil de coordination et 

de monitoring qui permettra d’informer tous les acteurs impliqués sur les délais et la nature de leur 

contribution respective. Toute autre documentation jugée opportune pourra y être jointe. Par ailleurs, le 

budget détaillé mis à jour sera produit à des fins de coordination. 

Un rapport final résumant l’ensemble des activités réalisées dans le cadre du projet, tous les résultats 

atteints ainsi que tout décalage entre les résultats escomptés dans la cadre des termes de référence et ceux 

réellement atteints. Le rapport final évaluera également dans quelle mesure l’objectif spécifique a été atteint. 

Un formulaire d’évaluation sera transmis aux participants aux évènements pour juger de la qualité des 

prestations et de l’efficacité des ateliers consultatifs (fiches d’évaluation de la qualité et d’auto-évaluation 

du transfert des compétences). Le format sera approuvé par l’UGP de BizClim avant d’être utilisé. 

Tous les rapports devront comporter un résumé exécutif et être conformes aux modèles de rapport de BizClim. De 

plus, chaque rapport devra comporter une section narrative et une autre financière. Hormis pour le rapport de 



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démarrage pour lequel un budget estimatif devra être présenté, la section financière devra contenir le détail des 

jours de travail des experts, des dépenses accessoires et de la vérification des dépenses telle que définie à 

l’Article 28 des Conditions générales. Seuls les rapports intermédiaire et final seront accompagnés de la facture 

correspondante du prestataire. Si jugé nécessaire par l’UGP, le prestataire sera éventuellement amené à produire 

des rapports supplémentaires. 

La partie technique des rapports sera envoyée en même temps au bénéficiaire et à l’UGP afin de favoriser une 

bonne circulation de l’information. 

Le coordinateur général est responsable de tous les rapports devant être soumis à l’UGP. 

Langue: Tous les rapports seront produits en français. 

Les résumés exécutifs et/ou le rapport final seront traduit en anglais une fois approuvés. 

7.2. Présentation et approbation des rapports 

Tous les rapports seront introduits pour approbation en version Word/Excel afin que les acteurs puissent aisément 

intégrer leurs commentaires dans le texte du rapport concerné. 

Date de soumission des rapports: 

Rapport de démarrage (version provisoire) : introduit pour approbation dans le mois suivant la date de 

démarrage du contrat à l’équipe t’experts techniques, au bénéficiaire et à l’UGP de BizClim. L’UGP et le 

bénéficiaire s’efforceront d’envoyer leurs commentaires dans les 2 semaines. Une version finale du rapport 

sera transmise dans la semaine. 

Rapport intermédiaire : introduit pour approbation auprès de BizClim et du bénéficiaire au cours du mois 

suivant la tenue du dernier atelier. L’UGP et le bénéficiaire s’efforceront d’envoyer leurs commentaires 

dans les 2 semaines. Une version finale du rapport sera transmise dans la semaine. 

Rapport final (version provisoire) : introduit pour approbation auprès de BizClim et du bénéficiaire au moins 

1 mois avant la fin du contrat. L’UGP et le bénéficiaire s’efforceront d’envoyer leurs commentaires dans les 

2 semaines. Une version finale du rapport sera transmise dans la semaine. 

7.3. Nombre d’exemplaires 

Huit (8) exemplaires du rapport final seront fournis, i.e. deux exemplaires pour chaque intervenant comme suit : 

- AIDCO C 4 

- Secrétariat ACP 

- Bénéficiaire 

- UGP 

Tous les rapports seront soumis à l’UGP et au bénéficiaire en version électronique. Toute information jugée 

confidentielle sera transmise uniquement à l’UGP et au bénéficiaire en parallèle du rapport final. 

8. SUIVI ET ÉVALUATION 

8.1. Définition d'indicateurs 

La performance réalisée dans l’atteinte des résultats attendus mentionnés en section 2.3 sera mesurée au regard des 

indicateurs suivants: 

Résultat Indicateur Source 



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Résultat 1 : Deux (2) ateliers sont 

organisés, respectivement en 

République démocratique du Congo 

et à Djibouti, pour impliquer les 

principaux acteurs sur 

l’environnement des affaires. 

La visibilité des évènements est 

assurée 

Résultat 2: le résumé exécutif de 

chaque atelier est diffusé au sein 

des participants et des principaux 

acteurs 

Résultat 3: les propositions pour 

mettre sur pied des commissions 

nationales sont publiées et diffuses 

auprès des principaux acteurs 

Résultat 4: une vidéo promouvant la 

mise en place de commissions 

nationales dans chaque pays est 

produite et diffusée dans les médias 

nationaux et régionaux 

Tenue des évènements 

Nombre de participants aux 

évènements. Environ 50 hauts 

représentants du 

gouvernement, des 

organisations du secteur privé 

nationales et des agences de 

promotion des investissements 

par atelier en plus de 10 

personnes ressources de la 

région 

Les participants ciblés ont 

assisté aux évènements 

Les salles de conférence 

appropriées ont été louées 

Qualité des documents 

distribués 

Qualité de la participation avec 

les participants 

Matériel promotionnel 

développé 

Couverture médiatique 

Qualité des résumés et 

annexes 

Activité de dissémination des 

résultats 

Qualité du livret produit 

Activités de dissémination des 

résultats 

DVD 

Activités de dissémination des 

résultats 

Rapport intermédiaire et rapport 

final 

Liste des participants 

Résumés des discussions & 

questionnaires d’évaluation remplis 

par les participants (fiches 

d’évaluation de la qualité et d’autoévaluation 

du transfert de 

compétences) 

Kits de conférence 

Site Internet 

Evaluation des participants 

Site Internet 

Rapport final 

Rapport final 

Rapport final 

Rapport final 

8.2. Exigences particulières 

Aucune 

8.3. Résultat final 

L’UGP, le bénéficiaire et ses partenaires sont satisfaits des résultats du projet et sont d’avis qu’ils contribuent à 

renforcer la capacité des principaux acteurs (en termes de connaissance, de capacités et d’analyse) à 



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entreprendre des réformes de l’environnement des affaires et créer des environnements des affaires et des 

investissements plus favorables dans les pays sélectionnés du COMESA, à savoir la RDC et Djibouti, et qu’ils ont 

permis d’appuyer ces pays dans les réformes de politique et institutionnelles pour créer un environnement des 

affaires plus favorable au développement du secteur privé. 

Le succès de ce projet sera mesuré par la mise sur pied d’outils nationaux d’auto-évaluation et de mécanismes de 

suivi opérationnels permettant de répondre à la problématique de l’amélioration de l’environnement des affaires et 

contribuant à améliorer le rang des pays ACP du COMESA au regard des indicateurs Doing business. 

* * * 



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ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE - ACP Business Climate

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