La Carte d'Achat, Les grands principes - apeca

La Carte d’Achat,
Les grands principes
Sandrine Bailly
SBi Conseil

Qu’est-ce qu’une Carte d’Achat
La Carte d’Achat est une carte de paiement interbancaire, mais c’est surtout un outil
de gestion et d'optimisation du processus de traitement des achats
C’est un outil simple à mettre en œuvre qui permet :
d’améliorer les processus internes :
• de commande,
• de mandatement,
• de contrôle et suivi des budgets et marchés,
• de réduire les coûts de gestion,
• de diminuer les délais de règlement des fournisseurs,
• de maîtriser les dépenses récurrentes.

Qu’achète-t-on avec la Carte d’Achat
Les fournitures, le mobilier de bureau, l’informatique d’appoint et les consommables,
les services d’imprimerie et de reprographie, les abonnements, l’entretien, les
réparations, les fournitures industrielles, les services courants, le travail intérimaire…
Aucun achat récurent n’est exclu du périmètre de la Carte d’Achat :
Définition du périmètre Article 2 du Décret Carte Achat 2004-1144 du 26
octobre 2004

La Carte Achat, comment ça marche
La Carte d’Achat est une carte à Autorisation Systématique
Chaque carte est associée à un profil :
Plafond de dépenses en € par Carte
Plafond d’achats en € par Fournisseur référencé
Plafond de dépenses en € par Centre de Délégation
Plafond par marché
Montant maximum en € par transaction réalisée
Restriction d’utilisation chez les Fournisseurs :
Par SIRET
Par SIREN
Par MCC (Merchant Category Code)

Les niveaux des données
Achats de Proximité
Achats de Proximité
Vente à Distance
Vente à Distance
Vente à Distance

Comment ça marche
Acheteur
Fournisseur
Banque
Acheteur
1 Commande Enregistrement
2
AUTORISATION
Validation
Traitement
Réception
3
Livraison
7
4
Service Fait
Facturation
TELE-COLLECTE
Compensation
Mandatement
Relevé
d’opération
8
6 5
Encaissement
Paiement J+4
Virement

Les économies générées par la Carte Achat : pour l’acheteur
Traitement de la commande

Les économies générées par la Carte Achat : pour l’acheteur
Traitement de la facture

Les avantages du programme
Processus achat :
diminution des coûts liés à la commande et à l'approbation,
diminution des délais d'approvisionnement, réduction des stocks,
consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une facture globale
relevé d’opérations,
meilleure réconciliation et résolution des contestations (workflow de validation)
Politique Achat :
meilleure capacité d'analyse des dépenses,
rationalisation des fournisseurs grâce à une vision globale,
diminution des prix grâce au regroupement des fournisseurs.

Les avantages du programme
Diminution des coûts de facturation
diminution des coûts de traitement de la facture,
meilleure gestion des données de la facture (TVA, montant HT),
réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale.
L’amélioration des relations fournisseurs :
une relation quasi directe avec les utilisateur finaux (Demandeurs)
la suppression des relances
le traitement des anomalies remplaçant la gestion des litiges
La diminution du traitement papier, grâce :
à la commande en ligne
à la suppression des photocopies (bons de commandes, bons de livraisons,
factures…)
à la dématérialisation possible du processus de Liquidation

Les avantages du programme
Facilitation de la gestion budgétaire :
paramétrage des cartes,
visualisation en temps réel des encours, des dépenses,
suivi des dépenses par marché
Sécurisation des dépenses :
autorisation systématique

Les économies générées par la Carte Achat : pour le fournisseur
Paiement de la commande

Les avantages du programme
Réduction des coûts administratifs
simplification de la commande (internet),
suppression des relances clients,
fluidification du traitement des litiges,
meilleur rapprochement entre factures et règlements.
Amélioration de la trésorerie
diminution des délais de paiement.
Diminution des coûts de facturation
meilleure gestion des données de la facture,
réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale.
Autres gains
fidélisation client,
développement potentiel de chiffre d'affaire.

Acheteurs : les clés de la réussite
La Carte Achat est un outil simple à mettre en œuvre
Votre projet est unique en taille, en simplicité ou en complexité
L’impact sur votre organisation est celui que vous choisirez
La dimension du projet est à adapter en fonction de vos enjeux
L’analyse de votre besoin est une condition préalable :
organisation des achat au sein mon entité
périmètre
process (commandes – réception - facturation)
Définir VOS processus cibles.
Lancer un Pilote rapidement
Migrer progressivement vers UN processus cible commun.
Former et informer les utilisateurs

Fournisseurs : les clés de la réussite
La Carte Achat est un outil qui s’adapte à votre activité
Quel est votre mode de fonctionnement avec l’acheteur

Fournisseurs : les clés de la réussite
Une solution adaptée à votre activité :
Achats de dépannage (proximité) :
• Transactions bancaires classiques
– TPE + factures de caisse
Achats ponctuels :
• Peu de factures
– Saisie des données détaillées sur la plate-forme technique
Achats récurrents :
• Beaucoup de factures
– Interface entre votre système d’informations et la plate-forme
technique

Les « textes » qui encadrent la carte achat :
Le code des marchés publics - L’ordonnance du 6 juin 2005
Formalisme à adopter pour la publicité et la procédure à mettre en œuvre pour le
marché d’émission de cartes.
Le décret du 26 octobre 2004
Autorise l’exécution des marchés publics par carte achat et en défini les grands
principes de fonctionnement.
L’instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique
Complète le décret et définit les modalités de mise en œuvre de la carte achat
(de la commande jusqu’au paiement)