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TÉMOIGNAGE CLIENTSage ERP X3,une solution ouverte capab<strong>le</strong> de répondreaux besoins métiers de Café MerlingCréée en 1979 par son actuel PDG Vincent Merling, la société CafésMerling démarre son activité en torréfiant du café qu’el<strong>le</strong> commercialiseauprès de cafés, hôtels et restaurants (CHR). Trente années plus tard, lasociété a pris de l’envergure et a fortement diversifié son activité. Le groupeCafés Merling compte aujourd’hui dix sociétés et emploie 305 personnes. Enplus de son métier d’origine, qui représente encore 25% du chiffre d’affairesglobal, Cafés Merling tire 70% de ses revenus de son activité de distributionautomatique (installation de distributeurs automatiques dans <strong>le</strong>s entrepriseset col<strong>le</strong>ctivités, maintenance, réapprovisionnement, gestion de la caisse).Des boutiques en centre vil<strong>le</strong> et des points de restauration installés dans deslieux privés comme des éco<strong>le</strong>s de commerce génèrent <strong>le</strong>s 5% restant.Pour prendre en charge l’intégralité de sa gestion, en lien avec des solutionsmétiers, Cafés Merling a récemment fait <strong>le</strong> choix de Sage ERP X3. Entretienavec Vincent Le Guennec, Chef de projet SI et Florian Douady, chargé demarketing.L’impérieuse nécessité d’évoluer vers un ERP« Notre système d’information précédent était étonnant, explique Vincent LeGuennec. Nous avions un logiciel sous AS400 pour <strong>le</strong> négoce et lacomptabilité, et pas de gestion de stocks. Le tout était couplé à unemultitude de fichiers Microsoft Excel® et de bases Access®. Chacun faisaitson tab<strong>le</strong>au dans son coin, ce qui occasionnait des ressaisies et un certainnombre d’approximations. La société avait grandi vite et <strong>le</strong> systèmed’information, qui n’était pas la priorité, n’avait pas suivi. »Il était temps deréagir, la direction de l’entreprise en était consciente. « Si nous voulionsnous structurer, avancer, travail<strong>le</strong>r avec sérénité, piloter efficacement notreentreprise, il nous fallait nous doter d’un ERP digne de ce nom. »Activité : torréfaction etcommercialisation de caféEffectif : 305 personnesCA : 35 millions d’eurosLocalisation : France(Grand Ouest)Besoins : gérer via une seu<strong>le</strong> etmême solution toutes <strong>le</strong>sactivités de l'entreprisepour nos fonctionsitinérantes et sédentaires. obtenir des reportingsprécis et en temps réel répondre à des spécificitésmétiersSolution : Sage ERP X3Partenaire : GFIUne solution unique, de la gestion des stocks à la production desreportingsUn cahier des charges est rédigé en collaboration avec <strong>le</strong> Directeur Général.« Nous avons fait une analyse des besoins et noté noir sur blanc ce quenous voulions et ce que nous ne voulions pas. En bref, nous souhaitionsmettre un maximum de fonctionnalités dans un minimum d’outils ! Nousvoulions remplacer nos outils – obsolètes - par une solution unique capab<strong>le</strong>de gérer nos stocks et nos dépôts, tout en fournissant des reportings précis,comp<strong>le</strong>ts et en temps réel. Nous souhaitions faire passer la totalité de nosflux dans un ERP unique, qui pourrait en plus être interfacé à nos outilsmétiers. »L’activité des Cafés Merling est, en effet, très spécifique et requiertdes solutions particulières, tant pour l’exploitation des distributeursautomatiques que pour <strong>le</strong> suivi de l’activité CHR. « L’interfaçage de l’ERPavec ces solutions métiers était pour nous un critère prioritaire. »Le choix de Sage ERP X3, interfacé avec une solution métierLe cahier des charges est diffusé, plusieurs éditeurs et prestataires sontconsultés. Fin 2009, <strong>le</strong> choix est fait. « Pour l’exploitation de l’activité CHR,nous avons choisi Moby, une solution éditée par la société RBS, quicorrespondait à nos besoins. Et nous avons opté pour Sage ERP X3,présenté par l’intégrateur GFI. Cette solution qui, sur <strong>le</strong> plan fonctionnel,répondait à l’ensemb<strong>le</strong> de nos exigences, nous a convaincus par sonergonomie, la simplicité du paramétrage et la facilité d’intégration desrequêtes sur <strong>le</strong> portail. Les membres de l’équipe projet, informaticiens ounon, ont tous appréhendé <strong>le</strong> produit très rapidement. »Sage Société par Actions Simplifiée au capital de 500.000 euros Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor75017 Paris - 313 966 129 RCS Paris - La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC


TÉMOIGNAGE CLIENTUne mise en œuvre réussie dans <strong>le</strong>s délais impartis, avec GFILa mise en œuvre de Sage ERP X3 commence en mars 2010. « Noussouhaitions initia<strong>le</strong>ment utiliser <strong>le</strong> produit en standard, en limitant <strong>le</strong> nombrede spécifiques. Mais comme nous voulions conserver certaines particularitésde fonctionnement de l’entreprise, nous avons dû faire un certain nombre dedéveloppements spécifiques – ce qui est tout à fait possib<strong>le</strong> avec un produitaussi ouvert que Sage ERP X3. »Les développements spécifiques sont concentrés sur <strong>le</strong>s modu<strong>le</strong>s négoce etCRM. « Nous souhaitions, notamment, pouvoir cloisonner <strong>le</strong>s données debase, avec une gestion fine des droits permettant de proposer <strong>le</strong>sinformations uniquement aux bons utilisateurs. (Par exemp<strong>le</strong>, <strong>le</strong>s donnéesd’un client CHR de Nantes ne doivent être traitées et consultées que parl’agence de Nantes). Autre point : nous avons un parc matériel important(percolateurs, moulins…) dont nous sommes propriétaires et que nouslaissons en dépôt chez nos clients. Grâce aux Web services de Sage ERPX3, nous pouvons gérer ces dépôts sans date de retour. »La gestion financière démarre comme prévu <strong>le</strong> 1er janvier 2011. Lesmodu<strong>le</strong>s achats, ventes, stocks et CRM sont mis en place dans unedeuxième phase, ce qui nous a laissé <strong>le</strong> temps d’optimiser <strong>le</strong>s paramétrageset <strong>le</strong>s développements spécifiques. Ils sont opérationnels depuis <strong>le</strong> 1er juin2011.Un bilan positif pour <strong>le</strong>s 60 utilisateurs de Sage ERP X3Les membres de l’équipe projet ont été formés par GFI et ont formé à <strong>le</strong>urtour <strong>le</strong>s utilisateurs finaux. Une soixantaine de collaborateurs utilisentaujourd’hui Sage ERP X3. « Ils sont répartis dans tous <strong>le</strong>s services, mais on<strong>le</strong>s trouve principa<strong>le</strong>ment dans <strong>le</strong>s départements comptabilité et finances,ADV, logistique et achats... Certains utilisateurs occasionnels peuvent seconnecter dix minutes par jour grâce aux licences simultanées ce qui nouspermets de rationaliser <strong>le</strong> coût licences. La solution métier est utilisée auquotidien par des commerciaux et des techniciens itinérants, qui échangentdes données avec Sage ERP X3 plusieurs fois par jour par synchronisation.De fait, itinérants et sédentaires disposent des mêmes informations enmême temps. »Sage ERP X3 a remplacé la plupart de nos process et applicatifs etcontinuera à en remplacer d’autres. Il est devenu <strong>le</strong> cœur de notre systèmed’information. Nous gérons maintenant la totalité de nos flux à travers unoutil unique, ce qui est beaucoup plus pertinent : gain de temps, moins deressaisies, plus de confort et de sérénité… Sage ERP X3 est un outil simp<strong>le</strong>,accessib<strong>le</strong>, faci<strong>le</strong> à administrer, même pour des non informaticiens.Acteur européen de référencedes services informatiques àva<strong>le</strong>ur ajoutée et des logiciels,<strong>Gfi</strong> <strong>Informatique</strong> occupe unpositionnement stratégiquedifférenciant entre <strong>le</strong>sopérateurs de tail<strong>le</strong> mondia<strong>le</strong> et<strong>le</strong>s acteurs de niche. Avec sonprofil de multi-spécialiste, <strong>le</strong>groupe met au service de sesclients une combinaison uniquede proximité, d’organisationsectoriel<strong>le</strong> et de solutions dequalité industriel<strong>le</strong>. Le groupequi compte plus de 9300collaborateurs a réalisé en2010 un chiffre d’affaires de658M€.CoordonnéesSiège Social : GFI <strong>Informatique</strong>145, Bou<strong>le</strong>vard Victor Hugo93 400 Saint-OuenTél : 33 (0) 1 44 04 50 00Fax : 33 (0) 1 44 04 59 00Internet : www.gfi.frSur 2012, nous ouvrons un dernier chantier, avec la mise en œuvreprochaine d’un outil de Business Intelligence pour <strong>le</strong> pilotage de l’entreprise.GFI est un excel<strong>le</strong>nt partenaire avec <strong>le</strong>quel nous avons l’intention detravail<strong>le</strong>r longtemps, conclut Vincent Le Guennec. »Sage Société par Actions Simplifiée au capital de 500.000 euros Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor75017 Paris - 313 966 129 RCS Paris - La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC

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