GFD, la Gestion des Frais de Déplacement dédiée aux Administrations

GFD, la Gestiondes Frais de Déplacementdédiée aux AdministrationsLa Gestion des Frais de Déplacement est une application à la fois simple etrigoureuse qui englobe les règles de calculs des remboursements des missionnaires.Ensemble : réunir les meilleurs experts, transformer tous les projetsLa flexibilité de GFD permet de bâtir une gestion centralisée ou décentralisée des frais de déplacement. Latechnologie trois tiers facilite la décentralisation des saisies au niveau des services ou des agents. Lespuissantes fonctions de paramétrage permettent d’établir les procédures de validation et de contrôles ainsique les temps de traitement sont optimisés à travers un workflow.Respect de larèglementation publiqueGFI est un acteur historique depuis 1976 dans ledomaine de la comptabilité publique. GFI travailleen partenariat avec le bureau 7D du Ministère desFinances pour proposer à nos clients des solutionsrespectant les dernières évolutions de la réglementation.Les modifications liées au décret de juillet 2006 ontété prises en compte dans GFD au titre de lamaintenance réglementaire.OuvertureInternet au service de votre gestiondes frais de déplacementUn simple navigateur internet permet d’accéder àl’application. Chaque acteur est affecté à un ouplusieurs profils qui déterminent les droits sur lestransactions. L’accès restreint des utilisateursgarantie la confidentialité des données.AutomatisationTravailler en toute sécurité grâce auxautomatismes et aux outils de contrôlesChaque étape de validation des missions et desfrais est contrôlée selon la procédure établie dansle paramétrage de GFD.Les nombreux flux entre nos gestions budgétaires etcomptables facilitent la communicationbi-directionnelle des traitements appliqués par lesdifférents acteurs.Les frais prévisionnels permettent la réserve descrédits et le contrôle automatique des disponibles.Les frais définitifs donnent lieu à émission de liquidationsdes dépenses. GFD gère également lesavances.Solution de gestionOutre le calcul des remboursements des frais, GFDdispose d’outils complémentaires permettant lasaisie des commandes aux voyagistes et l’enregistrementdes factures correspondantes.GFD calcule la totalité des frais de déplacement. Parailleurs, les outils d’extractions permettent la constitutiond’une bibliothèque d’états prédéterminés.

établissements publics : GFDFonctionnalitésGestion de la structure et des agents• L’établissement peut être composéde services et de sous-services hiérarchisés.Ces derniers peuvent êtreréférencés en tant que service del’agent, service gestionnaire de lapièce ou service bénéficiaire dudéplacement• Les agents sont gérés dans GFD etdeviennent automatiquement desfournisseurs dans les comptabilitésbudgétaires de GFIGestion des missions• GFD permet la gestion d’ordres demissions, la gestion des ordres individuels,permanents, collectifs et lagestion des réunions• Le type de déplacement, le lieu, leshoraires et les modes de transport sontprécisés pour calculer automatiquementles indemnités paramétréesSuivi des frais prévisionnels• Les ordres de missions individuels etcollectifs peuvent être complétés d’uncalcul qui aboutit au frais prévisionnel• Non obligatoire, cette phase permet laréserve et le contrôle automatique descrédits budgétaires dans les comptabilitésbudgétaires de GFI• L’imputation budgétaire peut êtrecalculée automatiquement enfonction du paramétrage établiCalcul et gestion des avances• En fonction des types de frais associésau prévisionnel, GFD calcule automatiquementle montant de l’avancethéorique• Le gestionnaire peut ensuite accorderou non un montant d’avance• GFD prévoit un flux de génération deliquidation• En lien avec Sirep@Net, GFD prévoitune option de génération d’un fluxtypé ordre de paiement (comptable)Découvrez notre offreen mode hébergéL’offre d’infogérance de GFIen toute simplicitéCalcul des frais définitifs• Au retour de l’agent, les données dudéplacement sont reprises sur le fraisdéfinitif et modifiées si besoin• Le système calcule les frais en fonctionde ces nouvelles données. Des fraiscomplémentaires peuvent être ajoutésmanuellement• L’imputation peut être calculée automatiquementsuivant le paramétragemis en place• GFD prévoit un flux de génération deliquidation dans les comptabilitésbudgétaires de GFI ProgicielsGestion des processus de validation• Suivant le contexte du déplacement,GFD permet la mise en place dedifférents processus de validation despièces• Chaque étape de validation estsusceptible de déclencher l’envoi demails aux acteurs précisés dans leparamétrage du workflow• Des pièces jointes peuvent êtreassociées à ces mails• Les validations peuvent faire l’objet decontrôles (états d’avancement d’autrespièces) afin de garantir le bondéroulement des processusModalités de calculsparamétrables• Les communes, agglomérations,départements, pays sont associables àdes barèmes de calculs particuliers• Chaque barème se décompose enmodalités de calculs qui expriment lesrègles de remboursement en vue deproduire des calculs automatisés• Ces modalités sont historisées afin depermettre le calcul des frais enfonction de la période effective dudéplacement.• GFD est livré pré-paramétréGestion des frais tiers• GFD permet la saisie de frais prévisionnelssur les tiers (voyagistes) associés àla mission. Ces derniers génèrentautomatiquement les réserves decrédits en comptabilité budgétaire• Les factures reçues des voyagistespeuvent également être saisies en lienavec les missions. Elles permettent lecalcul des coûts complets sur mission.Elles génèrent un flux de liquidationvers les comptabilités budgétairesde GFICommunication• GFD permet la récupération desdonnées mises à disposition sur le siteinternet MINEFI à savoir : pays,monnaies, taux de change,indemnités journalières• Interface standard d’entrée pour : les agents les missions• Intégration des flux précédemmentprésentés vers les solutions de comptabilitébudgétaire Sirep@Net et WinM9GFDBase de données SQL ServerBase de données OracleOption : Tableaux de bord décisionnelsFlux d’intégration paramétrables vers :• Gestion budgétaire et comptableSirep@Net• Gestion budgétaire et comptableWin M9Services associés :• Installation technique• Aide au paramétrage• Formation des utilisateurs• Assistance au démarrageDans le cadre du contrat de maintenance,GFI garantit :• Une maintenance réglementaire• Une maintenance évolutive (une versionnouvelle par an)• Une assistance téléphonique• Une télémaintenance (prise en main àdistance sur votre poste)Points forts• Fort niveau d’intégration avec lescomptabilités budgétaires Sirep@Net etWin M9• Moteur de calcul des frais livré préparamétrémais modifiable en fonction desrègles propres à l’établissementContacts GFI Progiciels : adeletain@gfi.fr / adugimont@gfi.fr / bsautie@gfi.fr - Tél. 03 26 48 33 33 - www.gfi.fr - www.webinfo.gfi.fr/m9info