guide methodologique de la conduite de projet - Jeunes.gouv.fr

Avant-proposCe guide méthodologique présente une approche globale et concrètedes différentes étapes de la conduite de projet. Il s’adresse auxprescripteurs – professionnels ou responsables associatifs en chargede l’accueil, de l’information, de l’accompagnement des jeunes – mais aussi, etavant tout, aux jeunes eux-mêmes.Ce document cible plus précisément des jeunes investis dans des projetspouvant déboucher sur une insertion professionnelle, voire une créationd’activité économique, accompagnés notamment dans le cadre de Défi Jeunes.Il s’agit donc bien souvent des jeunes les plus âgés parmi ceux que le ministèrede la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volonté d’aider dans leursengagements et leurs prises d’initiatives.D’autres jeunes, soit parce qu’ils sont moins âgés (mineurs notamment), soitparce que leur projet ne nécessite pas d’être très structuré pour aboutir, ontbesoin d’un appui pédagogique d’une autre nature.C’est à ce titre que le programme « Envie d’agir » produit des outils destinésaux éducateurs et aux jeunes eux-mêmes, afin de les aider dans leur envie deréaliser un projet ayant un sens pour eux et un intérêt pour la collectivité :projets de proximité, souvent issus d’une idée simple mais exemplaire sur desplans aussi divers que la citoyenneté, l’environnement, la culture ou la cohésionsociale, et qui ont pour vertu première d’aider les jeunes qui les portent à(re)prendre confiance en eux pour mieux donner à la société. Le guide « Duprojet à l’action – petit carnet de bord à l’usage des jeunes et des éducateurs »répond plus précisément à cette démarche. Il est disponible par simpletéléchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le sitewww.pro.enviedagir.fr.3

INTRODUCTIONMONTER UN PROJETOU CONDUIRE UNE ACTIONDU PAREIL AU MEMESans même en avoir conscience,nous sommes régulièrement ensituation de projet.Tous les projets sont dans la nature, àtous les âges, dans tous les domaines,comme organiser une fête, partir envacances sans les parents, monter ungroupe de musique, agir avec lespays en voie de développement,créer son propre emploi, voire sapropre entreprise…..Monter un projet c’est toutsimplement se fixer un objectif et sedonner les moyens de l’atteindre.L’objectif dece petit guide est : De vous faire bénéficier del’expérience de milliers delauréats Défi Jeunes qui ont étéjusqu’au bout de leur idée avec lesoutien du ministère de laJeunesse, des Sports et de la Vieassociative et de nombreuxpartenaires. De vous donner les principauxpoints de repères qui vouspermettront de commencer àréfléchir sérieusement au projetque vous avez en tête.Petite vue d’ensemble pour commencer :sachez que tout projet comporte cinqdimensions : Une dimension personnelleUNE VRAIE DEMARCHE D’APPRENTISSAGELa 1 ère et la plus évidente. Il s’agit de votre idée, ce quevous allez mettre de vous-même, ce que vous allezdécouvrir de vous-même et des autres. Une dimension socialeUN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL, VOUS AUREZBESOIN DES AUTRESVous ne vivez pas dans une bulle. Votre action s’inscritnécessairement dans un environnement plus ou moinséloigné du vôtre. Vous allez entrer en relation avec lui,engager le dialogue, développer de nombreux contacts. Une dimension techniquePARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATIONIl s’agit de tous les aspects matériels et concrets du projetqu’il faut posséder et maîtriser. Une dimension économiquePAS DE PROJET SANS BUDGET, QUI PLUS EST CRÉDIBLETout le monde le sait, l’argent est le nerf de l’action.Votre projet a un coût (il faudra trouver les financementsnécessaires) mais il peut aussi être créateur de richesses. Une dimension temporellePOUR CONSTRUIRE SOLIDE, IL FAUT DU TEMPS.A moins d’une baguette magique, rien ne se construit en unclaquement de doigts. Un projet a un début, un milieu etune fin. Il peut se prolonger, se développer, se pérenniser.Savoir agir dans l’urgence sans se précipiter : un vrai défi.4

INTRODUCTIONA garder en tête :1. Ne sous-estimez pas la phase de préparation,elle est essentielle. Se poser toutes les bonnesquestions, c’est déjà entrevoir les solutions oules impasses.4. Tout projet est évolutif, comme vous, ilest vivant, il change et il grandit.5. Pas d’autocensure a priori. Vous ne pouvezpas savoir ce qui sortira en fin de compte dela marmite, tous les jours l’impossible esten cours…2. N’hésitez surtout pas à demander conseil.De nombreux professionnels sont là pourvous accompagner et vous aider à réaliser votreprojet.3. C’est en « forgeant que l’on devientforgeron », les anglo-saxons disent « learningby doing » ce qui signifie en clair que vousavez le droit à l’erreur, à charge pour vous d’entirer les enseignements pour aller plus loin.Justement parlonsde la méthode, voici les10 principales étapes de laconduite de projet :1. Clarifier l’idée.2. Faire l’état des lieux.3. Elaborer le budget prévisionnel.4. Formaliser le projet.5. Trouver des partenaires.6. Bâtir le plan d’action.7. Communiquer.8. Réaliser le projet.9. Evaluer et rendre compte.10. Prolonger l’action.5LES PRINCIPAUX INGREDIENTSDONT VOUS AUREZ BESOIN POURCONDUIRE VOTRE PROJET : Une bonne dose d’imagination et decréativité : osez ! Une réelle ouverture d’esprit et beaucoupd’écoute. De l’audace et du réalisme, c’est-à-dire uneprise de risque raisonnée. Une détermination sans faille : croyez envous et en votre projet. Une patience à toute épreuve. Du travail, encore du travail. Un questionnement critique permanent. Ce qu’il faut de méthode et d’organisation.N’oubliez pas le joker, la méthode GBS(Gros Bon Sens) chère aux Québécois.Bonne route…

ETAPE 1CLARIFIER L’IDEEA QUOI ÇA SERT ?A savoir ce que vous voulez et où vous voulez allerC’est le B A BA, le point de départ à ne louper sous aucun prétexte :vous devez savoir ce que vous voulez réellement et précisémentfaire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduiradans les meilleures conditions.Commencez par répondre à ces deuxquestions : Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?) Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi, pourles autres… ? (POURQUOI ?)Ne vous y trompez pas, répondre à ces deuxpetites questions peut prendre un certaintemps. Mais plus vous serez clair dans votre têteplus vite vous avancerez ensuite.Concrètement, cela doit se traduire par desobjectifs et des finalités.Par exemple :OBJECTIFS : QUOI ?FINALITES : POURQUOI ? Organiser un concert pour les groupes dema ville.- Pour créer une animation pour les jeunes.- Pour offrir une 1 ère scène à des groupes etles aider à se faire connaître.- Pour découvrir les métiers du spectacle. Monter un centre de santé au Mali.- Pour participer au développement despays du Sud par solidarité. Monter une activité de soutien scolairedans mon village.- Pour créer mon propre emploi.- Pour faire un travail que j’aime près dechez moi.6

ETAPE 1CLARIFIER L’IDEEA garder en tête : L’exercice irremplaçable du « grattage deméninges » favorise l’expression de tout cequi vous trotte dans la tête. Cette méthodepermet de « voir large et complet » et, enparticulier, de mettre à jour des objectifs quevous n’aviez pas identifiés à priori. Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs :des principaux et des secondaires. Il fautdonc faire le tri entre ce qui est vraimentimportant et ce qui l’est moins, et faireensuite les choix qui en découlent. Il est plus facile d’aller du concret à l’abstrait,des objectifs aux finalités, de l’action au sensque vous lui donnez. L’objectif est un résultat à atteindre, non unetâche. Il doit être concret, mesurable, daté etlocalisé. Un objectif peut avoir des finalitésdifférentes. Là aussi, il faut choisir car « quitrop embrasse, mal étreint ».Vous savez maintenant, dans les grandes lignes,ce que vous voulez faire et pourquoi vousvoulez le faire. Il est temps de tester votre idéeauprès de votre entourage, de vos amis,des professionnels du sujet ou de l’accompagnementde projet.C’est une phase très importante. Elle vousapportera le premier regard extérieur dontvous avez besoin pour vérifier si votre idée tientla route, avancer dans votre projet, commencerà lui donner vie.Vous devez pouvoir décrire en cinq lignes maximumvotre projet, en envisageant d’ores etdéjà le moment et le lieu de sa réalisation.Résumons-nous, pourclarifier votre idée il faut :1. Vous poser les questions du quoiet du pourquoi.2. Les approfondir par une séancede « grattage de méninges ».3. Démêler et classer les objectifset les finalités par ordre d’importance.4. Tester l’idée.5. Fixer par écrit un 1er descriptifsommaire de votre projet.6. Nommer votre projet, ce sera enquelque sorte son acte de naissance.7

ETAPE 2FAIRE L’ETAT DES LIEUXA QUOI ÇA SERT ?A savoir où vous mettez les pieds, à connaître vos atouts et vos faiblesses.Il s’agit d’une étape incontournable qui peutsembler ennuyeuse mais qui vous conforteradans votre idée, la fera évoluer ou vous la feradéfinitivement abandonner. Pourquoi réinventerl’eau chaude ? En allant découvrir et étudier desprojets similaires au vôtre, vous profiterez de l’expériencede vos prédécesseurs. Vous gagnerezbeaucoup de temps sur la suite des opérations.Grosso modo, vous devez recherchertrois grandes catégories d’information : Qui fait quoi ? Qui sont les principauxacteurs ? Comment ? Quels sont les méthodes,les procédures, les réglementations, les outilsemployés ? Avec quoi ? Quelles sont les ressourceshumaines, financières et matérielles àréunir ?Plus concrètement, vous aurez fait le tourde l’état des lieux si vous êtes en mesure derépondre aux questions suivantes : Comment ça marche ? Moyens, coûts,compétences, procédures, réglementations,délais… Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation,la disponibilité du public, les contraintestechniques, juridiques… Quels sont les moyens dont je dispose ?Autofinancement, compétences,disponibilité,carnet d’adresses, expérience préalable… Quels sont les moyens qui me manquent ?Matériels, humains, financiers… Qui sont les principaux acteurs ? Servicesmunicipaux, services de l’Etat, associationslocales, entreprises, professionnels… (quefont-ils ? Quelles sont les ressources dont ilsdisposent qui pourraient servir mon projet ?). Qui sont les partenaires potentiels ? Ceuxvers qui je vais aller en priorité. Quel est l’état de la concurrence ? Qui sontmes principaux concurrents et qu’est-ce quifait la différence ?Comme vous le voyez, vous avezintérêt à noter précieusement toutes lesinformations que vous allez collecter.Elles sont indispensables pour : Approfondir et affiner votre projet (quelleest sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait ladifférence ? Et quels sont ses « plus » ?). Construire votre budget. Préparer l’argumentaire qui vous permettrade convaincre vos futurs interlocuteurs.Aller à la découverte de votre environnementvous aidera à vous situer. Osez frapper aux portes,demander des rendez-vous. Vous vous habituerezaux refus et prendrez de plus en plus d’intérêt etde plaisir aux rencontres qui vous attendent.8

A garder en tête :ETAPE 2FAIRE L’ETAT DES LIEUX Commencez à côté de chez vous : interrogezd’abord votre entourage, puis les services de laville, une association que vous connaissez, le pointinformation jeunesse le plus proche, la directiondépartementale de la Jeunesse et des Sports. Demandez conseil auprès de nouveauxcontacts et allez ainsi de contact en contact,du plus proche au plus loin. N’oubliez pas Internet.Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact, afin de vous rappeler tout ce que vousavez fait, conserver les informations et surtout vous en servir :FICHE - CONTACT Coordonnées complètes (de la personne)Nom, Prénom : ...................................................................................................Adresse : ........................................................................................................................................................................................................................................................................................Tel, Fax : ...........................................................................................................................Organisme : ..............................................................................................................E-mail : ................................................................................................................................Contact établi par l’intermédiaire de M./Mme……………………………………CONTACTS INFORMATIONS SUITES A DONNERRECUEILLIES / RESULTATSTéléphone A rappeler :Le : Date :Avec :M/Mme :Courrier Relance le :Le :A :M/Mme :Rendez-vousLe :Avec :M/Mme :9

ETAPE 3ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELA QUOI ÇA SERT ?A savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtesen mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes).Le budget prévisionnel doit refléter fidèlementl’analyse de vos besoins et les ressources quevous avez ou que vous comptez réunir pour lessatisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est surcet élément du dossier que vos interlocuteursjugeront, d’un coup d’œil, du sérieux de votremotivation et de la rigueur de votre démarche.Pas de projet sans argent, pas d’argent sans unminimum de comptabilité, pas de comptabilitésans budget prévisionnel écrit.Vous devez considérer le budget prévisionnel(ou plan de financement) comme un outil àvotre service. Il vous permet de suivre point parpoint l’avancement de votre projet. Il évolueavec lui. Il vous oblige à faire preuve deréalisme en identifiant toutes les dépenses quevous serez amené à faire (merci l’état des lieux).Quelques principes à retenirimpérativement : Les recettes et les dépenses doivent toujours êtreprésentées en colonnes équilibrées (égales). Chaque dépense (on dit poste) doit êtrejustifiée : pas de chiffres « bidons », pas departenaires fantaisistes…Pas d’estimation àla louche, faites faire des devis ou allezrelever les prix dans les magasins. Prévoyez une marge d’imprévus d’au moins8 % de dépenses. Dans la colonne des recettes, doivent apparaîtreles ressources dont vous disposez déjà (apportpersonnel ou autofinancement…). Pour lespartenariats, précisez s’ils sont acquis, en coursde négociation ou à acquérir. Distinguez les apports en financement directou en nature. Parce qu’il est évolutif un budget doittoujours être daté : budget prévisionnel au« 1 er avril 2004 »…Exemple de budget prévisionnel simplifié :Le projet : création d’un local d’initiation àl’informatique pour les jeunes du quartier. Lelocal est géré par des bénévoles à son démarrage,il n’y a donc pas de frais de personnel.Commentaires : Le loyer est réduit car le maire a accordé untarif préférentiel en échange des travaux deremise en état du local. La différenceapparaît dans la colonne des recettes au titrede la participation en nature de la mairie. Idem pour les ordinateurs. Les lettres d’engagement des partenariatsacquis doivent figurer en annexe du dossier. Imaginons que ce budget prévisionnel soit celuide votre projet. Il montre que vous vousinvestissez personnellement (auto financementet bénévolat valorisé), que vous avez suconvaincre à la fois des partenaires publics10

ETAPE 3ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELDépenses TTCEurosRecettes TTCEurosInstallation du localTravaux (plomberie, électricité,peinture, sol) 2 134 €Mise aux normes de sécurité 823 €Équipement mobilier(tables, chaises, placards) 1 951 €Frais de fonctionnement 1 ère annéeAssurance 274 €Électricité 762 €Loyer et charges (350 x 12mois) 4 200 €Publicité 671 €Matériel pour activitésAchat de 4 ordinateursavec les logiciels 4 800 €Documentation, abonnement 600 €Intervention de professeur(60 heures x 15€) 900 €Divers, imprévus 1 500 €Total 18 615 €Apport financierAutofinancement(apport personnel) 732 €Mairie – mobilier (acquis) 1 200 €Conseil général (en cours) 2 000 €Association MJC (acquis) 915 €Association des commerçantsdu quartier acquis) 1 220 €Mairie (50 du loyer) 2 742 €Société Ordinafort(50% sur les ordinateurs) 2 400 €Associations des professeurs(30 heures de cours offertes) 732 €Bénévolat valorisé rénovation dulocal (10 jours x 3 personnes x76€) 2 280 €RÉSULTAT INTERMÉDIAIRE 14 221 €Reste à trouver (18 615€ - 14 221€) 4 394 €Total 18 615 €(mairie) et privés, impliqués dans la vie du quartier(association des commerçants, MJC), que vousavez pensé à vous entourer des compétencesnécessaires (professeurs volontaires).Autant d’arguments qui plaident en faveur devotre motivation, du sérieux avec lequel vousconduisez votre projet et qui devraient vouspermettre de réunir les 4 394€ manquants.11

ETAPE 4FORMALISER LE PROJETA QUOI ÇA SERT ?C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliservotre projet.C’est une étape essentielle. Elle atteste dela réalité du projet. Cette formalisation est lepréalable à la recherche de partenaires. Vousavez réuni suffisamment d’éléments pourmonter le dossier de présentation de votreprojet. Votre objectif maintenant est deconvaincre, pas de faire de la littérature.Concrètement vous êtes désormais en mesurede répondre aux questions suivantes :Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment,où, combien ? Qui ? Porteur et origine du projet. Pourquoi, Pour qui ? Finalités. Quoi, Où, Quand ? Contenu précis(description), échéance et localisation duprojet. Comment ? Approche technique (besoins,ressources, compétences...). Combien ? Approche financière.Le dossier de présentationest bâti sur la trame de ces questions.Il intègre un volet financier et unvolet communication. Il doit être : Court : maximum 12 pages bâties sur latrame des questions. Clair : synthétique et aéré (encore des choixà faire…). Vivant : motivant. Crédible : toutes les informations doiventêtre vérifiées et argumentées, notammentle volet financier. Evolutif : adaptable en fonction desinterlocuteurs.Vous allez envoyer ou remettre ce dossier à vosinterlocuteurs. Il vous représente et témoignedu travail que vous avez déjà effectué et devotre détermination à réussir. Soignez-lesans luxe inutile, la forme sera presque aussiimportante que le contenu.Exemple de composition de dossier : Une couverture avec le titre et voscoordonnées (1 page). Voir plus loin la fichecommunication.12

ETAPE 4FORMALISER LE PROJET Un court sommaire avec une pagination ouun système de fiches numérotées (1 page). La présentation du ou des porteurs du projetet de son origine : QUI ? POURQUOI ?(2 pages maxi). Le descriptif du projet : QUOI ? Où ?QUAND ? (2 pages maxi). Les moyens à mobiliser : humains,techniques, logistiques, financiers.COMMENT ? 2 pages maxi en précisant ceuxque vous avez déjà réunis. Le budget prévisionnel : COMBIEN ? (1 page). L’argumentaire (adapté) en direction dupartenaire : Pourquoi soutenir votre projet ?Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de luiet ce qu’il peut attendre de vous encontrepartie (2 pages maxi).Remarque : avec le budget prévisionnel, c’estl’une des fiches les plus évolutives du dossier. La communication : ce que vous avez prévude faire pour promouvoir votre projet et vospartenaires (1 page). Les annexes : engagements de soutien déjàacquis, contacts en cours, articles de presse,indications techniques complémentaires,photos, dessins…Faites le compte, nous voici déjà à 12 pagessans les annexes auxquelles il faudra ajouterune lettre d’introduction si vous envoyez ledossier par courrier. 1 page maximum pour direqui vous êtes, ce que vous voulez faire et enquoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt.Il est bon qu’elle se termine par une demandede rendez-vous.A garder en tête : Faites relire votre dossier par plusieurspersonnes avant de le diffuser. Elles vousdiront si tout est clair et compréhensible. Cequi vous semble clair peut ne pas l’être pourquelqu’un qui ne connaît pas le sujet commevous. Ces personnes relèveront les fautes quevous avez oubliées car on en oublie toujoursmême après relecture !. Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faireévoluer le dossier sans problème. La réalisation d’un dossier de présentationet sa diffusion ont un coût : papier et timbresnotamment, prévoyez-le au budgetprévisionnel.13

ETAPE 5TROUVER DES PARTENAIRESA QUOI ÇA SERT ?A vous donner les moyens d’aller au bout de votre idée et de réaliservotre projet dans les meilleures conditions.Vous voici arrivé à la grande épreuve de vérité.Vous allez confronter votre idée, donc un peude vous-même, aux regards critiques deprofessionnels qui n’ont généralement pasbeaucoup de temps à vous consacrer. C’estparfois douloureux et exaspérant, mais cet« effet miroir » est indispensable pour affiner etclarifier votre projet, révéler vos compétencesde négociateur. Vous allez devoir argumenter etconvaincre, essuyer probablement de nombreuxrefus avant les premiers accords qui donnerontun coup d’accélérateur à votre projet.Si l’état des lieux a été bien fait, vous devezsavoir quels sont les organismes les plus à mêmede vous aider. Peut-être en avez-vous déjàrencontrés certains ? Commencez par ceux-là.Les aides sont aussi diverses que les partenairessont multiples : mairies, associations, entreprises,commerçants, directions départementales de laJeunesse et des Sports, fondations spécialiséesdans l’aide aux projets et médias locaux.Selon l’organisme, vous pouvez obtenir : Un soutien financier : sponsoring, mécénat,prêt, subvention, bourse, prix… Une aide en nature : réduction sur dumatériel, prêt d’un local… Un parrainage médiatique : articles oureportages sur votre projet. Des conseils et des contacts : mise en relationavec d’autres partenaires potentiels. Une caution morale : les encouragements devos partenaires sont précieux, surtout si cesont des personnalités reconnues. Une approche nouvelle ou des pistespour développer votre projet à laquelle vousn’aviez pas pensé.La marche à suivre : Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine aumaximum après avoir identifié, pour chacuned’entre elles, comment elle peut vous aider et ceque vous pouvez lui apporter en contrepartie. Construisez un argumentaire court et précis. Formulez une demande réaliste. Envoyez un dossier adapté au partenaire etdans la mesure du possible prenez rendez-vous. Préparez soigneusement l’entretien. Demandez à formaliser les engagements parécrit. Ce qui n’est pas écrit, n’est pas acquis. Suivez de près les décisions et assurez-vousqu’elles sont appliquées.A garder en tête : Analysez précisément vos besoins, sans lessous-évaluer, en distinguant le partenariaten nature du partenariat financier. Cela vousaidera à formuler une demande précise etvous rendra plus crédible. N’oubliez pas deprévoir une marge de sécurité pour prendreen compte les imprévus.14

ETAPE 5TROUVER DES PARTENAIRESQuelques définitions pour finir :Parrainage/ sponsoring : Soutien matérielou financier en vue d’en retirer unavantage publicitaire.Mécénat : Soutien matériel ou financiersans contrepartie.Partenariat : Coopération d’institutionsou de personnes sur un objectif partagé.Patronage : Soutien moral. Pour amorcer la pompe et vous faire lesdents, commencez par les apports en nature.Normalement, ils sont plus faciles à obteniret vous permettront de donner corps à votredossier en montrant que vous avez déjàconvaincu des partenaires (toujours laquestion de la crédibilité). Construisez un argumentaire simplequi prend en compte le point de vue dupartenaire que vous sollicitez et ce que vouspouvez lui apporter. Les bonnes négociationssont les négociations « gagnant-gagnant ».Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Présentez un dossier qui tient la routetechniquement et financièrement. Osez même ce qui vous semble impossible sivous avez foi en votre projet. Au pire vousaurez un « non ». Préparez l’entretien : durée, contenu,expression, écoute, attitude. Quoi qu’ilarrive, pensez à demander à votre interlocuteurs’il connaît d’autres contacts pourvotre projet : « A votre avis qui pourrait êtreintéressé par ce projet ? Si oui, est-ce quenous pouvons appeler de votre part ? » Diversifiez vos sources de financement. Il arriveque des partenaires se désistent au derniermoment. Ne prenez pas le risque de vous retrouverà zéro au moment de passer à l’action. Nemettez pas tous les œufs dans le même panier. Soyez attentif aux réactions de votre interlocuteur.Ce sont autant d’indications utilessur les points forts et les faiblesses de votreprojet et sur la façon dont vous le présentez. Faites preuve de détermination et surtout depatience. Qui dit négociation, dit durée. Contractualisez avec les partenaires importants.Les écrits restent. Maintenez les contacts (cf. fiche de contact)durant la réalisation du projet et au-delà. Lescontacts d’aujourd’hui peuvent être les partenairesde demain si vous vous y prenez bien.Résumons-nous :Les sponsors et les partenaires aiment Qu’on sache ce qu’ils représentent. Qu’on leur dise qu’ils sont indispensables au projet. Pouvoir communiquer à travers le projet. Rencontrer un jeune qui a la même passion qu’eux. L’enthousiasme et la détermination.Les sponsors et les partenairesdétestent Etre appelé cinq fois par jour pour savoirs’ils ont pris une décision. Perdre leur temps et leur argent. Ne pas comprendre ce que vous leur dites. Avoir l’impression qu’on leur force la main.15

ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONA QUOI ÇA SERT ?A savoir ce qu’il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le pland’action est le tableau de bord du projet. Il est à la fois votrepense-bête et votre signal d’alarme si vous sortez des clous.Il permet : D’organiser votre travail en grandes étapes. De planifier dans le temps les activités et lestâches de chaque étape. De visualiser l’état d’avancement du projet.Chaque étape doit être considéréecomme un objectif avec : Une cible à atteindre. Une mesure quantitative ou qualitative quevous avez fixée vous-même, qui indique quel’objectif est atteint. Une échéance de réalisation.A garder en tête : Le plan d’action est comme une « checklist». C’est simple, c’est du GBS (Gros BonSens). Il se remplit de gauche à droite, duplus général au plus précis : d’abord les grandesétapes, puis les activités, puis les délais,puis le découpage en tâches précises. Le temps est au cœur du plan d’action.N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre.Faites preuve de lucidité pour évaluer letemps nécessaire à chacune des tâches quevous vous êtes fixées. Pensez en semaines, voire en mois, mais fixezdes dates réelles d’échéance. De toute façon,au début, vous serez toujours trop court,alors prévoyez large. Le plus simple au départ, c’est de partir dela date butoir, de l’échéance ultime quivous change en citrouille si elle n’est pasrespectée. Donc remontez le temps, raisonnezen « rétro planning ». Vous devez régulièrement faire le point surce qui a été fait et réajuster le plan d’action(insérer, modifier, supprimer) en fonction del’évolution du projet et de son contexte :nouvelles tâches à effectuer et nouveauxproblèmes à résoudre. Si votre projet est collectif, il est très importantde bien répartir les rôles et les tâches dechacun, en fonction de ses compétences etde ses disponibilités. N’oubliez pas que vous avez des objectifs àatteindre, soyez réalistes.Le plan d’action suivant n’est qu’un exemplesimplifié.Chaque plan d’action doit être bâti sur mesure,en fonction de ses objectifs, de ses moyensd’action et de ses contraintes.Exemple de plan d’action individuel Cible : créer une activité de soutien scolaireen milieu rural. Mesure : suffisamment rentable pour que jepuisse en vivre. Echéance : à partir de la prochaine rentréescolaire.16

ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPES ACTIVITES ECHEANCETACHES FAITà RessourcesmobiliserValidermon idéeEvaluer les besoinsen soutien scolaireautour de macommuneFinfévrierDémarche d’info : rencontrerdes professeurs / directeurs desécoles primaires et du collègeDémarche d’info : rencontrerles deux associations deparents d’élèvesokokFrais dedéplacementDurée :3 moisValider mamotivation pour lesactivités de soutienscolaire : QUI ?FinfévrierDémarche d’info : rencontrerun professionnel du soutienscolaireRédaction : mon expérience,mes compétences (utiles auprojet), ma motivation.okokOrdinateurdu CE d’undes parentsd’élèves.Définir lesservices que je vaisproposer : QUOIFin marsRédaction : contenupédagogique des ateliers,types d’activités culturelles…okFormaliserle projetPrésentation ducontenu pédagogique àun autre professionneldu soutien scolaireokDurée :4 moisFaire l’étude desbesoins : A QUI,POUR QUI, OÙ ?Fin maiRecenser les structures desoutien scolaire existantes :leurs méthodes, leurs tarifs,leur public, leur localisationokLister et reprendre contactavec les parents d’élèves quim’ont parlé des besoins deokTéléphone17

ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressourcesà mobiliserleurs enfants : des futursclients, des futurs dirigeantsen cas de création d’associationRevoir directeurs d’écoleset associations de parentsd’élèves : chiffrer le nombred’élèves en difficulté dans unrayon de 30 km autour dema communeokFormaliserle projetFaire l’étudetechnique :COMMENTFin maiLister le matériel nécessaireChercher une formation pouracquérir les compétences engestion qui me manquentokokDurée :4 moisRechercher un local :voir le maire et le directeurdu collègeokFin juinDemander des devispour tout le matérielokFaire l’étudefinancière :COMBIENDeux jours de formation :calcul du chiffre d’affairesprévisionnel, du besoinen fonds de roulement,et des besoins financierspour démarrerokRédaction :budget prévisionnelok18

ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressourcesà mobiliserPréparer lacommunicationautour du projetFin aoûtImpression de la plaquetteprésentant l’activitéEnvoi au journal local et aurédacteur en chef du bulletinmunicipalokokFraisd’impressionAffranchissementRédaction : annexe au projetprécisant les moyens decommunicationokRechercherdespartenairesDurée :4 moisCréer l’associationporteuse du projetConfirmer lesfinancements(attestations deparrainage)Fin aoûtFinoctobreRéunir les futurs membres del’associationRédiger un projet de statutsOrganiser l'AssembléeGénérale Constitutive del’associationRevoir le MaireVoir les commerçants de lacommune et les comitésd’entreprise des parentsd’élèves présents dansl’associationokokokokokRepasRetirer et rédiger le dossier dedemandes de subvention oud’emploi aidéokJURY DEFI JEUNESok19

ETAPE 7COMMUNIQUERA QUOI ÇA SERT ?A se doter de moyens supplémentaires,parfois essentiels, à la réussite du projet :le savoir-faire et le faire-savoir sontindissociables.Toute démarche de projet estune démarche de relation etd’interaction avec l’environnement.Vous allez nécessairemententrer en communication aveclui. La question est de savoirpourquoi ? Et comment ?Avant de vous lancer vers lesautres, soyez d’abord au clairavec votre propre image, ce quevous voulez en montrer, votreidentité officielle en quelquesorte : Qui vous êtes. Ce que vous faites. A qui vous vous adressez.Ensuite et seulement ensuite,vous pourrez diffuser cetteinformation à l’extérieuren respectant les principessuivants :1. Cerner les cibles prioritaires :Qui ? Pourquoi ? Les jeunes, quels jeunes, les étudiants, les ruraux… Les partenaires, sociaux, économiques, publics, privés… Le grand public, les familles, les adultes… Les institutions et les médias.2. Définir le message :Quoi ? Pour qui ? Positionner le projet par rapport à l’existant. Identifier les principaux arguments en faveur du projet. Adapter le message dans sa forme et son contenu enfonction des cibles.3. Choisir les moyens :Quels supports ? Combien ? Médias, locaux et/ou nationaux, audiovisuels. Internet. Création de documents d’information, dépliants,affiches... Information directe auprès des acteurs de terrain,associations… Création d’évènements…La communication de votre projet est une question importante,qu’il ne faut ni sur-estimer, ni sous-estimer. Elle faitappel à des compétences spécifiques (rédaction, graphisme,infographie, relations presse…) qui sont autant de coûtssupplémentaires. Raison de plus pour rechercher le plusd’impact à moindre coût en fonction des besoins de votreprojet et de vos objectifs.20

ETAPE 7COMMUNIQUERA garder en tête : Commencez par le commencement. Créezvotre identité officielle et visuelle (logo). Identifiez vos priorités en fonction de votreprojet et des moyens dont vous disposez. Cherchez les compétences qui vousmanquent soit à travers un sponsoring(imprimeur, infographiste…), soit à traversdes écoles spécialisées dont les étudiants nedemandent qu’à mettre en pratique ce qu’ilsapprennent (BTS de Communication oude Force de vente, écoles de graphisme,d’attachés de presse…). Ils seront d’autantplus motivés qu’il s’agit d’aider un jeune àmonter un projet. Relier si possible votre projet à l’actualitélocale et nationale. Cherchez le contact avec les médias.Donnez-vous du mal pour y arriver. Voustoucherez en même temps des partenairespotentiels et le grand public, sans riendépenser, sauf votre matière grise et peutêtrequelques frais de transport. Epluchez la presse locale et régionale, relevezles noms des journalistes qui pourraientêtre intéressés et contactez-les. Les jeunesqui bougent et qui entreprennent sont dessujets qui intéressent, profitez-en. Soyez crédibles : argumentaire et fond dedossier doivent être prêts. L’idéal est delaisser une note synthétique (communiquéde presse) qui reprend l’essentiel des informations.Vous faciliterez le travail du journaliste.Surtout évitez de vous contredire d’uncontact à l’autre. Pensez à tenir les journalistes régulièrementinformés de l’évolution de votre projet etn’oubliez pas de leur renvoyer l’ascenseur sivous avez l’occasion. N’oubliez pas les radios, vous pouvez négocierun partenariat en spots publicitaires. Faites le choix de la simplicité et de la « lisibilité» pour vos documents promotionnels.Allez à l’essentiel. Les dépliants surchargésd’informations, de motifs ou de couleurs entout genre manquent en général leur cible.Simplicité ne veut pas dire absence de créativité. Elaborez un vrai plan de communication.Réfléchissez bien au moment le plus opportun(ni trop tôt, ni trop tard), aux supports(dépliants, affiches, radio, encarts presse…),aux modes de diffusion (envois, dépôts,mailings…) et aux quantités nécessaires.La communication est une fonction délicatemais valorisante. Lorsque le projet est collectif,elle peut créer des dissensions au sein dugroupe si une « tête d’affiche » se détacheindépendamment des autres membres del’équipe. Mieux vaut le savoir pour contrôler lesphénomènes de « vedettariat » qui peuventperturber la vie du projet.21

ETAPE 8REALISER LE PROJETA QUOI ÇA SERT ?A savoir que vous pouvez passer del’idée au projet, de la réflexion à l’action.Une grande qualité qui vous serviradorénavant très souvent. Vous allezfaire la preuve de votre sens desresponsabilités, de votre capacité àprendre des décisions et à les assumer.Bravo !Bienvenue chez les stressésde l’action, vous allezdécouvrir la « dictature dutemps », celle des délais àtenir, des problèmes à anticiper,des imprévus à gérer,le tout dans l’urgence et lasérénité. Vous l’aurez compris: votre motivation étantacquise, tout repose maintenantsur votre disponibilité,sur votre capacité àorganiser et gérer votretemps.Entourez-vous : l’expériencedes autres est la meilleurearme contre l’erreur.A garder en tête : Préparez-vous au maximum avant la phase active. Essayezd’anticiper sur les problèmes que vous allez rencontrer. Celavous fera gagner du temps au moment où vous n’en aurez pasassez, en particulier :- N’hésitez jamais à vous renseigner, plutôt deux fois qu’une, àprendre conseil notamment sur le plan juridique, pour déterminerquel est le statut le mieux adapté à votre projet oupour tout engagement contractuel.- Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que voussignez.- Ne vous engagez pas au-delà de ce que vous avez ou de cevous pouvez faire.- Constituez et conservez des traces écrites de tout ce que vouscommuniquez et recevez. Sachez distinguer entre courriersimple ou recommandé. Certains courriers nécessitent lagarantie supplémentaire « recommandé avec accusé deréception ».- Identifiez précisément les incidences en matière de responsabilitéscivile et pénale liées à la réalisation du projet.- Mettez-vous au clair avec toute la réglementation, les déclarations,les obligations légales et les autorisations administrativesqui relèvent de votre projet. Il sera trop tard pour vousapercevoir le soir du spectacle que vous n’êtes pas en conformitéavec les règles de sécurité.- Ouvrez un compte en banque uniquement affecté au projet àpartir du moment où il y a maniement de fonds et veillez à n’yaffecter que les dépenses et recettes qui relèvent du projet.22

ETAPE 8REALISER LE PROJET Assurez-vous d’avoir au moins les bases descompétences requises. Formez-vous si nécessaire.Si le temps vous manque, trouvez cescompétences chez un ou des coéquipiers.Sinon, sous-traitez ce que vous ne savez pasfaire. Continuez à demander conseil et à vousfaire aider même dans la phase de réalisationdu projet. On croit avoir pensé à tout.Ce n’est jamais le cas. La gestion des imprévusfait partie des compétences requises ethautement valorisées. Prenez régulièrement du recul par rapport àl’action. Faites l’effort de lever la tête du guidon,de descendre de vélo et de vous regarderpédaler. Cela vous évitera de tomberdans le trou que vous n’avez pas vu s’ouvrir àvos pieds. Mettez à jour tout aussi régulièrement leplan d’action. Réagissez rapidement auxcontraintes qui surgissent et aux opportunitésqui se présentent. Ne vous laissez pas écraser par l’urgence, nimettre la pression. Prenez le temps de réfléchiravant toute décision importante. Pensez à protéger les droits de propriétéintellectuelle que pourrait susciter la réalisationdu projet : création artistique, dessin,modèle, marque, brevet, etc. Anticipez les obligations liées à l’attributionde toute aide publique et, le cas échéant, privée(compte rendu d’activité, justificatifsd’utilisation des fonds reçus…).Que votre projet soit ponctuel (organisationd’un événement) ou durable (création d’uneactivité), la phase de réalisation est une phasedélicate mais, ô combien, exaltante. Une foisqu’on y a pris goût, on peut difficilement s’enpasser. Le projet produit l’homme qui produit leprojet, etc.Quel que soit en fin de compte le niveau deréussite du projet, sachez que durant tout ceparcours, vous aurez appris un tas de choses survous et sur les autres, acquis des compétences,des savoir-faire et des savoir-être, que vous n’imaginiezmême pas. C’est acquis et bien acquis.Transformez cet acquis, réinvestissez et faites levaloir dans votre Curriculum Vitae.23

ETAPE 9EVALUER ET RENDRE COMPTEA QUOI ÇA SERT ?A prendre du recul par rapport au projet. A regarderdans quelle mesure les objectifs ont été atteints(pas du tout, partiellement, en totalité) et à identifierles erreurs à ne plus faire. A démontrer votre capacitéà tirer les enseignements de votre expérience et doncà conserver la confiance de vos partenaires. En bref,à vous donner les moyens de continuer. Mieux.L’évaluation n’est pas la 8 e roue ducarrosse que l’on « bâcle » en fin deprojet. L’évaluation est au service duprojet, elle est utile et nécessaire, bienplus que vous ne l’imaginez : Elle met le doigt sur vos forces etvos faiblesses. Elle met en évidence les compétencesque vous avez mobilisées (lesacquis de l’expérience). Quellesque soient les suites du projet, cesdonnées sont à inscrire dans votreprochain CV. Elle permet de revenir vers vos partenairesavec un bilan lucide (crédibilitéoblige). Les partenaires d’hierpeuvent être les employeurs dedemain. Elle contribue à fidéliser vos partenairessur de nouveaux projets. Elle vous aide à déterminer vosprochains objectifs et vos prochainesactions.A garder en tête : Prenez le plan d’action étape par étape, activité paractivité, mesurez et analysez les écarts entre lesobjectifs fixés et les résultats obtenus, essayez decomprendre aussi bien les facteurs de réussite queles raisons des échecs. Notez les « + » et les « - », ce qui vous a paru le plusdifficile et le plus facile, ce qui vous a donné la plusgrande satisfaction et le pire désagrément, ce qui aété le plus formateur et ce que vous pensez avoirdécouvert sur vous-même. Procédez en deux temps : une première analyse àchaud, laissez décanter quelques semaines et remetteztout sur la table. La mise à distance apporte plusde sérénité et d’objectivité dans le jugement. Il fautle savoir et le vérifier concrètement. Constituez votre « petite bibliothèque des erreurs »à ne pas renouveler. On apprend plus des échecsque des réussites. Attention quand même, les situations ne se reproduisentjamais à l’identique. Les rapports humainsne se mettent pas en équation, heureusement,sinon quel ennui ! Confrontez votre analyse avec des personnes extérieuresau projet. Elles vous aideront à situer la partde chacun dans les réussites et les échecs. Une bonne évaluation est une formidable aide à ladécision pour vos projets futurs. Préparez un petit document de bilan à l’intention devos partenaires. Pensez à les remercier de leur participation.Vous pouvez soit vous déplacer chez eux pourleur présenter les résultats concrets du projet (film,expo, rencontres débats), soit organiser une petitefête de bilan qui réunira tout le monde. Tout dépenddu lien que vous souhaitez conserver avec eux.24

ETAPE 10PROLONGER L’ACTIONA QUOI ÇA SERT ?A consolider et développer le projet, en généraldans une optique professionnelle.Votre projet est une réussite. Vousenvisagez tout naturellementde lui donner une suite et d’amplifiercette première expérience.Peut-être même de trouverl’occasion de vous professionnaliserdans le domaine qui vouspassionne. C’est une chance àsaisir qui implique à nouveau defaire des choix.Maintenant il faut consolider lesfondations, développer et tenir ladistance. C’est le moment devérifier si la méthode est vraimentacquise. Sans cesse sur lemétier remettez votre ouvrage :clarifiez les nouveaux objectifs,affinez l’état des lieux, refaites unbudget prévisionnel, etc.Changement d’échelle, changementd’enjeux. Les paramètresont évolué (créer des emplois,temporaires ou permanents, vivrede sa passion, se développer àl’international…). Il faut naturellementen tenir compte et repenserl’ensemble de votre démarche.A garder en tête : Ne brûlez pas les étapes sous prétexte que vous avezacquis de l’expérience. Repartez du bon pied : commencez par combler lesfaiblesses que l’évaluation a mises en évidence.Appuyez-vous sur ces résultats pour gagner en temps eten efficacité. Demandez conseil et continuez à vous former si votreprojet l’exige. Soyez attentif à évaluer correctement la charge detravail et l’investissement temps nécessaires au développementdu projet. Conservez un questionnement critique permanent. Fini le bricolage, vous passez « pro ». Organisez-vouscomme il faut. Prenez le temps de peser vos décisions :un peu moins d’intuition, un peu plus de réflexion serontles bienvenues. Continuez à vous faire plaisir, ce sera votre moteur etvotre bouée de sauvetage quand vous serez submergéde travail. Ne baissez pas les bras, vous aurez forcément des hautset des bas.Vous partez à la découverted’une nouvelle dimension,alors écoutez l’avis d’un spécialiste :Alice : "Voulez-vous me dire, s'il vous plaît quelle directionje dois prendre ?"Le chat : "Cela dépend dans une large mesure de là où vousvoulez aller".Lewis CARROLLRédaction : Sylvie TUMOINE / Ministère de la Jeunesse,des Sports et de la Vie associative25

ET POUR ALLER PLUS LOINQUELQUES SITES INTERNET DEhttp://www.jeunesse-sports.gouv.frMinistère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associativehttp://www.enviedagir.frLe site de Envie d’Agir ? Des milliers de propositions d’action,de contacts et de conseils pour tous les projetshttp://www.defijeunes.frLe site de DEFI Jeunes, les conseils, des exemples de projets,le carnet d’adressehttp://www.injep.fr/Le site de l’Institut national de la Jeunesse et de l’Éducationpopulaire, incluant l’agence française du programme européenJeunessehttp://www.cidj.comLe site du CIDJ à Paris, tête du réseau national d’Informationjeunesse, et bureau français d’Eurodesk.http://www.europa.eu.int/youth/index_fr.htmlLe portail européen de la jeunesse (en français). Des milliersd’informations pour la jeunesse des 25 Etats membres et despays candidats ou partenaires.http://www.creps-chatenay.jeunesse-sports.fr/cyber/COURS/methodologie/MENU.htmUn « cyber-cours » sur la méthodologie de projet proposépar le CREPS de Chatenay Malabryhttp://www.animafac.net/article.php3?id_article=389Quelques indications méthodologiques simples, très axéessur la communication, par ANIMAFAChttp://www.chez.com/clubjag/projet/accueil.htmMéthodologie du projet pour animateurs, éducateurs dans uncentre de vacances, ou de loisirs sans hébergement.http://www.commentcamarche.net/projet/projetmet.php3Condensé des Méthodologies de projet dans un processusindustriel : de bonnes idées d’organisation à prendre.http://www.culture-proximite.org/4pages/opale/presentation.htmlOPALE : Une mine de ressources incontournable pour tous lesprojets dans le domaine de la culture et du développement local.Un « site de chevet »26

REFERENCEhttp://www.improve-institute.com/decouverte_uml_rup_processus_unifie_extreme_programming_gestion_de_projet_nouvelles_technologies.htmlUn langage très « techno » pour ce site consacré auxméthodologies de projet en informatique et TIC. Pour lesinconditionnels des méthodes « from Silicon Valley »http://www.ffpe-toulouse.org/youthstart/surco/surco-methodologie.htm#mainstreamingEtude menée dans le cadre d' un projet financé par leprogramme européen faisant apparaître des niches d'activitésen milieu rural autour des entreprises susceptibles de générerservices et emplois de proximité.http://www.educagri.fr/memento/section3/enseigner/s3618f1som.htmMéthodologie de projet version « éducation socioculturelledans l’enseignement agricole ». Incontournable pour les projets dedéveloppement rural.http://www.rampazzo.com/extranet/script/procedures.htmlPour les maniaques de la souris et du clavier, ou « la méthodologiede projet assistée par ordinateur ».Essentiellement des documents à télécharger.http://www.training-youth.net/site/publications/tkits/tkits.htmPour les anglicistes (quelques documents en français), le site dupartenariat entre le Conseil de l’Europe et la Commission européennedans le domaine de l’éducation et de la jeunesse. « Training kits »à télécharger.http://www.ac-creteil.fr/grisms/exerciseur/communication/Site pédagogique de l’académie de Créteil proposant des exercicesen méthodologie de projet au niveau Première et Terminale SMS.http://www.psychasoc.com/article.php?ID=99Enfin, pour donner un sens à tout ça, extrait du site del’Institut européen de Psychanalyse et Travail social, un article duphilosophe JB PATURET : « Le projet comme fiction commune »27

pour plus d’informations :contactez votredirection départementaleJeunesse et Sports oule réseau informationjeunesse.Coordonnées surwww.jeunesse-sports.gouv.fr.