Affranchissement PP 203.09

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Affranchissement PP 203.09

Affranchissement PPSolution idéale pour les envois en nombreÉdition 2006


Solution idéale pour les envois en nombre… fondée sur un procédé numériquesimple et efficaceAffranchir de grandes quantitésd’envois à l’aide de la machine ouavec des timbres-poste exige du tempsque vous pourriez consacrer à votreactivité principale: En apposant lamarque d’affranchissement «P.P.» survos lettres adressées, par exemple surdes enveloppes préimprimées, vouspourrez simplement les remettre auguichet postal en y ajoutant un bordereaude dépôt. Des technologiesnovatrices et des outils électroniquesconfèrent désormais encore plusd’attrait à la solution d’affranchissementPP.Sous sa forme traditionnelle, la solutiond’affranchissement PP existe déjà depuisdes années. Aujourd’hui, des technologiesnovatrices et des outils électroniques onttoutefois également atteint ce domaine,permettant ainsi aux clients de PostMailde créer leur bordereau de dépôt sur Internet,d’une manière simple et efficace,ou de mettre à profit la marque d’affranchissementmoderne pour y placer leursinformations.La présente brochure vous renseigne surles possibilités étendues offertes par lasolution d’affranchissement PP de PostMail.Qu’est-ce que la solutiond’affranchissement PP?L’affranchissement en numéraire (PP)consiste à appliquer sur un envoi de laposte aux lettres une marque qui est soitimprimée sur les enveloppes, soit colléeau moyen d’une étiquette adhésive ou,dans le cas d’enveloppes à fenêtre,apposée directement sur la lettre. L’envoidoit être obligatoirement déclaré aumoyen d’un bordereau de dépôt.RemarquePour être dispensé de remplir un bordereaude dépôt, le client doit payer le prix duservice de PostMail en espèces.Marques d’affranchissementLes marques d’affranchissement PP modernesconstituent des supports de donnéesnumériques décryptables et contiennenttoutes les informations nécessaires autraitement par la Poste qui permettent deles identifier comme affranchissement PP.Déclaration d’envoi et dépôtLa déclaration d’envoi sert à saisir et àfacturer les prestations à fournir parPostMail. Les envois PP ne doivent pasêtre déposés dans des boîtes aux lettresmais doivent être remis à un guichetpostal.3


Directives en matière de présentationComment et où apposer la marqued’affranchissement PP sur les envois?EmplacementLa marque d’affranchissement PP doit être placée dans le champ réservé à cet effet, c’est-à-dire en haut à droite sur l’enveloppeou dans la fenêtre d’adressage.MonsieurJean TypeRue de l’Exemple 19999 Modèle-la-VilleChamp réservé à l’affranchissementen haut à droite sur l’enveloppeChamp réservé à l’affranchissementdans la fenêtre d’adressage(Les indications concernant l’expéditeur sont autorisées uniquement dans les champs prévus à cet effet; voir la brochure«Courrier Suisse», form. n° 202.17).Contenu et variantesLa marque d’affranchissement PP se compose des éléments suivants: le NPA et le lieu de l’expéditeur ainsi que l’empreinte «P.P.».Le code abrégé du pays (CH) peut être imprimé à titre facultatif sur les envois du service intérieur, de même qu’un code numériquematriciel de données, disponible sous forme statique (modèle PP easy) ou dynamique (modèle PP Business).Variante avec code matriciel de données (PP Easy ou PP Business)P. P.CH - 3030 Berne123456789Adresse du destinataireP. P.CH - 3030Berne123456789A-PRIORITYAdresse du destinataireDans le champ réservé à l’affranchissementDans la fenêtre d’adressage5


Variante combinéeUn client qui utilise encore des enveloppes PP préimprimées sans code matriciel de données, mais qui désire bénéficier du modèled’affranchissement moderne PP Easy peut opter pour la variante combinée dans laquelle le code Datamatrix est ajouté dans lafenêtre d’adressage.P. P.CH - 3030 BerneP. P.CH - 3030 BerneMonsieurJean TypeRue de l’Exemple 19999 Modèle-la-VilleMonsieurJean TypeRue de l’Exemple 19999 Modèle-la-VilleAdressage à droiteAdressage à gaucheVariante classique (sans code matriciel de données)La marque d’affranchissement PP doit être placée dans le champ réservé à cet effet, c’est-à-dire en haut à droite sur l’enveloppeou dans la fenêtre d’adressage.P. P.CH - 3030 BerneAdresse du destinataireP. P.CH - 3030BerneAdresse du destinataire123456789A-PRIORITYChamp réservé à l’affranchissementen haut à droite sur l’enveloppeChamp réservé à l’affranchissementdans la fenêtre d’adressageIndications importantesTous ces éléments obligatoires ou facultatifs peuvent être apposés soit dans le champ réservé à l’affranchissement, soitdans la fenêtre d’adressage d’une enveloppe. Les clients qui choisissent le second emplacement veilleront à ce que l’adressedu destinataire et l’empreinte «P.P.» soient toujours entièrement visibles dans la fenêtre d’adressage, même au cas où lalettre se déplacerait spontanément à l’intérieur de l’enveloppe.6


Spécifications en matière de présentationLa marque PP dans le champ prévu à cet effetCritères et exigences minimales pour les affranchissements PPCritère Obliga- Facul- Description Exigence minimaletoire tatifX Marque d’affranchissement Taille des caractères: 4 mm (caractères aussi grands possible)P.P. P.P. signifie: «Port Payé» gras, noirNorme internationalePolice de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 LightCH - 3030 X Numéro postal d’acheminement et lieu Taille des caractères: 8 pt, noirBerne de l’expéditeur (domicile de l’expéditeur; Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Lightou selon accord, p. ex. NPA du service max. 18 caractères pour la désignation du lieude traitement des envois en retour).Etranger Suisse La mention «CH» doit être utilisée uniquementX X pour les envois à destination de l’étranger.X Code matriciel de données (ECC 200) Dimensions en mm: 9 x 9 – 10,8 x 10,8 mmMarge: 2 mmNoir comme couleur standard.(généré conformément à la spécification)PRIORITY A X Produit de traitement Taille de la lettre «A»: min. 6 mm, gras, noirGraphies possibles:Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light(Pour le service intérieur, la mention «P.P.A» sans PRIORITYest suffisante. «PRIORITY» peut être imprimé en caractères(si cette A-PRIORITYplus petits que le «A»)prestationest désirée) A-PRIORITY La taille des caractères peut être inférieure à 6 mm, ce qui peuttoutefois causer des problèmes lors de l’identification del’offre de prestation.P.P. AECONOMY B X Produit à traiter123456789 X Numéro de référence de la facture de Taille des caractères: 8 pt, noirl’expéditeur: (facultatif mais souhaitable pour Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Lightles envois en retour et le contrôle du dépôt) Indiquer les 9 chiffres sous forme non cryptée (sans trait d’union)X Cadre: Le cadre fait partie de la norme Grandeur: au moins 300 mm 2 et au plus 74 x 38 mmInternationale.Forme rectangulaire. La marque d’affranchissement seraainsi reconnue en tant que telle.08.05.2006 X Date du dépôt: La date de dépôt peut être Taille des caractères: 8 pt, noirindiquée pour contrôler la fourniture de Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Lightla prestation.X Logo de la Poste (dt, fr, it) Demande via ccc.postmail@post.chX Surface publicitaire La surface peut être utilisée par le client à son gré.7


Spécifications en matière de présentationLa marque PP dans la fenêtre d’adressageCritères et exigences minimales pour les affranchissements PPCritère Obliga- Facul- Description Exigence minimaletoire tatifX Marque d’affranchissement Taille des caractères: 4 mm (caractères aussi grands possible)«Port Payé»gras, noirP.P. Norme internationale Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 LightEmplacement: à gauche dans la fenêtre d’adressageCH - 3030 X NPA et lieu de l’expéditeur (domicile; Taille des caractères: 8 pt, noirBerne ou selon accord, p. ex. NPA du service Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Lightde traitement des envois en retour).Etranger Suisse La mention «CH» doit être utilisée uniquementX X pour les envois à destination de l’étranger.X Code matriciel de données (ECC 200) Dimensions en mm: 9 x 9 – 10,8 x 10,8 mmMarge: 2 mm.Noir comme couleur standard.(généré conformément à la spécification)PRIORITY A X Produit de traitement Taille de la lettre «A»: min. 6 mm, gras, noirGraphies possibles:Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 LightA-PRIORITY(Pour le service intérieur, «P.P.A» sans PRIORITY(si cetteest suffit. «PRIORITY» peut être plus petit que le «A»)prestationest désirée) A-PRIORITY La taille des caractères peut être inférieure à 6 mm, ce qui peutcauser des problèmes lors de l’identification de l’offrede prestation.P.P. AECONOMY B X Produit à traiter123456789 X Numéro de référence de la facture de Taille des caractères: 8 pt, noirl’expéditeur: (facultatif mais souhaitable pour Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Lightles envois en retour et le contrôle du dépôt) Indiquer les 9 chiffres sous forme non cryptée (sans trait d’union)Service Service Cadre: fait partie de la norme Pour l’étranger, le cadre est aussi requis dans la fenêtreintern. intérieur internationale. d’adressage. Pour le service intérieur, on peut y renoncer.X XX Ligne: Marque d’affranchissement dans la Souhaitable: 0,5 – 1 mmfenêtre d’adressage. Séparée de l’adresse du Marge de part et d’autre de la ligne de séparation: 2 mmdestinataire par une ligne horizontale. (dansla partie supérieure correspondant à uncinquième de la fenêtre d’adressage)08.05.2006 X Date du dépôt: Peut être indiquée pour Taille des caractères: 8 pt, noircontrôler la fourniture de la prestation. Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 LightX Logo de la Poste (dt, fr, it) Demande via ccc.postmail@post.ch8


PP Easy et PP BusinessDeux modèles de PostMail et leurs profils respectifsPP Easy est une marque d’affranchissementstatique qui contient les donnéesnumériques suivantes: l’identificationunivoque du client sous forme d’unnuméro de référence de la factureet, à titre facultatif, la date de dépôt(uniquement dans le champ réservéà l’affranchissement) et le produitconcerné, par exemple courrier A. Lamarque d’affranchissement PP Easypeut aussi être utilisée pour l’impressioncomme fichier graphique simple.PP Easy convient dans les cas suivants:- préimpression d’enveloppes- lettres types MS Office- courrier quotidien comprenant moinsde 50 envois- alternative au modèle PP Business lorsquecelui-ci ne peut pas être intégré dans lessystèmes en place ou qu’à des fraisdisproportionnésLe code matriciel de donnéespeut être créé:- avec l’outil Internet gratuit PP Generatorde PostMail (www.postmail.ch/ppgenerator)- à l’aide du logiciel gratuit PP Easy print,qui peut être commandé au numéro0848 202 101 ou sous ccc.postmail@post.ch- au moyen d’une application propre auclient, qui doit cependant être conformeaux spécifications de PostMail, telle qu’unsystème d’optimisation de l’impression ouun programme de facturationAvantages pour les clients:- Pour l’impression, la marque d’affranchissementPP easy peut être utiliséecomme fichier graphique simple- La marque d’affranchissement dans lazone d’adressage de l’enveloppe estétablie en même temps que la lettreproprement dite9


PP Business: la marque d’affranchissementdynamique. Grâce au codematriciel de données utilisé dans cemodèle, le client dispose de 52 positionsqui peuvent être occupées par desinformations le concernant ou par descaractères de commande automatisés.Précisément dans la production numériqued’envois en nombre, le recours à la marqued’affranchissement PP Business apporte denombreux avantages. C’est ainsi que desinformations importantes provenant desapplications sources du client, par exempled’un programme de comptabilité financièreou de gestion des stocks, sont directementintégrées dans le code matriciel de données.Elles pourront alors servir aussi bien aupilotage de la production qu’au contrôlede la qualité des envois.PP Business s’applique auxdomaines suivants:- expédition en nombre informatisée- envois de marketingComment créer le code matricielde données?Pour créer le code Datamatrix pour leursenvois PP Business, les clients peuvent seservir de leur propre logiciel qui doitcependant être conforme aux spécificationsde PostMail. Ce faisant, ils peuvent parexemple utiliser un système d’optimisationde l’impression, un système ERP ou unlogiciel de facturation. Les principauxfournisseurs de systèmes d’optimisationde l’impression et de machines de conditionnementont déjà prévu dans leursapplications la mise en forme ou le décryptagede la marque d’affranchissementPP Business. Une liste actualisée de cesfournisseurs est disponible sur Internet,sous www.postmail.ch/affranchir.Avantages pour les clients:Lors de la productionet du contrôle des envois:- comparaison des envois- réimpression automatiqueLors du pilotage de lamise sous pli:- regroupement des documents- sélection des documents- suivi des documentsLors du «postprocessing»et du traitement des retours:- actualisation des adresses- changements d’adressesLors du traitement des réponses:- saisie des données des clients- attribution du courrier entrant- traitement des demandes- accès aux archives électroniques10


PP GeneratorNovateur et personnaliséLes clients de PostMail peuvent créeret télécharger eux-mêmes sur Internetleur marque d’affranchissementPP personnalisée. L’application PPGenerator soutiendra désormaisavantageusement les clients quiprévoient un envoi de publipostages.A-PRIORITY123456786P. P.CH - 3030 BerneCe service en ligne novateur permet auclient d’ajouter à sa marque d’affranchissementun graphique publicitaire, unlogo ou un texte d’information. Il enrésultera une empreinte personnaliséequi le distinguera des autres clients.Comment créer une marque d’affranchissementPP avec le nouvel outil PPGenerator?Sous www.postmail.ch/ppgenerator, leclient accède au service PP Generator. Lapremière fois, il doit s’y enregistrer afin dedevenir utilisateur de l’application autoriséà s’en servir en tout temps. Pour générersa propre marque d’affranchissement PP,il procédera comme suit: entrer ses donnéespersonnelles, c’est-à-dire le numérode référence de la facture, le numéropostal d’acheminement et le lieu, puissélectionner la marque d’affranchissementdésirée. Le produit final sera alorsgénéré presque instantanément et prêtà être téléchargé.InformationsDes informations et des exemplesconcernant la présentation de marquesd’affranchissement PP peuvent êtreobtenus auprès des conseillers à laclientèle de PostMail ou sur Internet,sous www.postmail.ch/affranchir.Bon à tirerS’il désire faire contrôler son modèle delettre par les professionnels de PostMail,le client peut demander un «bon à tirer»écrit. Les personnes ou services compétentssont indiqués directement dansl’application PP Generator.PP Easy PrintOutre PP Generator, le logiciel PP Easy Printest fourni gratuitement par PostMail. Ilpeut être obtenu à l’adresse suivante:La Poste SuissePostMailCentre de services AffranchissementCase postale 26346002 Lucernee-mail: ccc.postmail@post.chTéléphone: 0848 202 10111


Bordereau de dépôt OnlineEfficace et fiableLes envois PP doivent être livrés auguichet postal ou au guichet desclients commerciaux de la Poste avecun bordereau de dépôt. Celui-ci peutdésormais être généré au moyen de latoute nouvelle fonctionnalité Internet«Bordereau de dépôt Online».Cet outil pratique simplifiera plus quejamais la procédure de déclaration d’envoisPP. Grâce à BDD Online, le client sera enmesure de saisir ses envois par produitset par quantités, puis d’imprimer aisémentle bordereau de dépôt nécessaire à lalivraison des envois au guichet postal.«Bordereau de dépôt Online» sert à déclarertous les envois de la poste aux lettres pourle service intérieur et le service international.Saisie et livraisonBDD Online est accessible souswww.postmail.ch/bddonline. Le client ysaisira tous ses envois adressés de la posteaux lettres pour la Suisse et l’étranger ainsique les éventuelles prestations complémentaires.Après avoir enregistré lesproduits, le client introduira son numérode référence de la facture dans le champprévu. Le système complétera alors automatiquementl’adresse de l’expéditeuravant de générer le bordereau de dépôten format PDF que le client pourra imprimeraisément pour la livraison des envoisà la Poste. Le client livrera ensuite sesenvois PP auprès d’un office de poste oud’un guichet des clients commerciaux eny joignant le bordereau de dépôt imprimé.Les professionnels de la Poste examinerontfinalement les envois sur la base desindications contenues sur le formulairequ’ils transmettront en vue de lafacturation.Avantages de Bordereau dedépôt Online:- Tous les produits et toutes les listes deprix sont automatiquement actualisés,l’adaptation manuelle des prix étantsupprimée- La gestion des formulaires est simplifiéecar tous les formulaires requis sontdisponibles sur Internet- Les données de dépôt sont traitées demanière plus rapide et sûre, les produitset les prix peuvent être sélectionnés enligne et sont calculés automatiquementet les indications entrées font l’objetd’une vérification- Les clients peuvent en plus faire usagedu journal BDD: Celui qui accède auservice en entrant son nom d’utilisateuret son mot de passe pourra annuler lemême jour le bordereau de dépôt saisi etégalement consulter tous ses bordereauxde dépôt pendant deux moisLes conseillers à la clientèle de la Postevous assisteront volontiers lors de l’ouvertured’un compte.IndicationLes fonctionnalités Webinterface FileUpload et Filetransfer FTP sont égalementdisponibles. Les informations correspondantesfigurent sur la page d’accueil dePostMail sous l’adresse suivante:www.postmail.ch/affranchir.12


La Poste SuissePostMailCentre de services AffranchissementCase postale 26346002 LucerneTéléphone: 0848 202 101www.postmail.ch/affranchire-mail: ccc.postmail@post.ch203.09 fr (207 947) 07.2006 PMUne lettre, le début d’une histoire

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