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Petit manuel de rédactionde travail. Bien se faire comprendre est donc un objectif important pourtout employé, un objectif qui est cependant facile à réaliser. En ce quiconcerne les communications écrites comme les notes de service, on peutdonc faire deux choses pour en faciliter la compréhension : bien choisirses mots et bien organiser son message.Le choix judicieux de ses mots a l’effet de rendre un message succinct etprécis. Si un seul mot ou quelques mots suffisent pour exprimer une idée,il faut éviter d’écrire une phrase pour le faire. On n’a pas besoin de dire,par exemple, « les rapports mensuels écrits par tous les employés » s’ilsuffit de dire tout simplement « les rapports ». Quand il est question dequelque chose de particulier, par contre, il vaut mieux l’identifier de façonprécise et éviter d’en parler vaguement. Par exemple, « la commande du5 juillet pour 1 500 exemplaires » en dit beaucoup plus que « la grossecommande du mois dernier ».L’organisation d’une note de service en une suite logique d’idées permetau lecteur d’aller droit au but du message. La façon la plus simpled’organiser ce message est de le faire en trois parties :• Il y a d’abord l’introduction comprenant une ou deux phrases auplus précisant le but du message. Cette partie est plus précise quel’énoncé de l’objet paraissant à l’en-tête de la note de service.• Il y a ensuite l’élaboration des idées ou des faits pour appuyer cebut. Cette partie peut comprendre plus d’un paragraphe. Elle peutêtre très longue, en fait, dans le cas d’une lettre d’affaires mais doitdemeurer brève dans le cas d’une note de service, qui est enprincipe un format à utiliser pour des messages courts et simples.• Pour terminer, une conclusion d’un paragraphe suffitgénéralement. La conclusion peut contenir des remerciements,une demande d’action ou une phrase récapitulant l’essentiel dumessage. Une conclusion n’est pas toujours nécessaire dans lecas d’une note de service, cependant.La note de service est un moyen de communication adapté au milieu detravail. En principe, elle doit être brève tout en demeurant significative.On s’en sert pour communiquer des renseignements importants qu’onveut garder dans un dossier pour s’y référer au besoin. Afin de rendreune note de service brève et significative, il faut donc bien choisir sesmots et bien organiser son message.1. Quels sont les deux facteurs pouvant faciliter la compréhensiond’un texte ?_____________________________________________________44
Petit manuel de rédaction_____________________________________________________2. Que signifie « faire un choix judicieux de mots » ?__________________________________________________________________________________________________________3. Quelles sont les trois parties composant un message simple ?__________________________________________________________________________________________________________4. Quelle est la différence entre l’énoncé de l’objet à l’en-tête de lanote de service et l’introduction du message ?__________________________________________________________________________________________________________5. À quoi sert une note de service en général ?__________________________________________________________________________________________________________EXERCICE 3 : Réduire les expressions ou les phrases suivantes en quelquesmots afin d’être concis.1. le long rapport que j’ai écrit le 3 novembre__________mon rapport du 3 novembre_____________________2. les commandes passées par la Société Benelux au service des ventes_____________________________________________________3. la note de service écrite et envoyée le 5 septembre dernier par LucieCadiz, directrice du service du marketing_____________________________________________________4. Il est obligatoire que je doive préparer et vous remettre un rapport bienécrit et organisé d’ici la fin du mois._____________________________________________________5. Je suis dans l’impossibilité de formuler une réponse à la demande quevous avez faite pour éclairer ce point._____________________________________________________45
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