Paris, le 16 avril 2003 Objet : choix du CNRS ... - CNRS Alsace

NOT03R093DFIParis, le 16 avril 2003NOTE A L’ATTENTIONDE MESDAMES ET MESSIEURS LES DELEGUES REGIONAUXMONSIEUR LE DELEGUE REGIONAL ADJOINTET MESSIEURS LES DIRECTEURS DES INSTITUTSObjet : choix du CNRS concernant le modèle de coûts applicable aux projets du 6 ème PCRDComme vous le savez, chaque entité juridique participant aux projets du 6 ème PCRD doit choisir le modèlede coûts qui lui sera appliqué pour l’ensemble des projets subventionnés par la Commission européenne,quel que soit l’instrument utilisé : projets intégrés, projets spécifiques ciblés et réseaux d’excellence,notamment.Il s’agit donc d’un choix d’établissement très important puisque ces modèles permettent, après avoiridentifié les coûts du projet, de déterminer l’assiette des charges et le taux du co-financement européen, etdonc le montant de la contribution de la Commission audit projet.Sur la base des règles européennes et de la capacité de l’établissement à y répondre, et après étuderéalisée en liaison avec des responsables de service de partenariat et de valorisation de délégations etcertains responsables de projet, le comité de direction du CNRS a décidé d’opter pour le modèle « Fullcost with indirect flat rate costs » (FCF) dans lequel les charges indirectes son t prises en compte enappliquant un forfait de 20 % au montant des charges directes.Vous voudrez bien informer de ce choix les directeurs d’unités de votre circonscription et lesresponsables de projets relevant du 6 ème programme -cadre, en insistant sur l’approche nouvelle qu’ilconvient désormais d’adopter et les motivations de ce choix.I – Les motivations du choix du FCFI.1 - les modèles proposés :Trois modèles de coûts sont proposés dans le 6 ème PCRD :1- le régime du coût total avec charges indirectes réelles, « Full Cost with actual indirect costs » (FC) ;2- le régime du coût total avec un forfait pour les charges indirectes, « Full Cost with indirect Flat ratecosts » (FCF) ;3- le régime du coût additionnel avec un forfait pour les char ges indirectes, « Additional Cost withindirect flat rate costs » (AC).

I.2 - le choix du modèle :−−−Bien qu’ayant en principe la possibilité de choisir l’un de ces trois modèles, le CNRS n’a en réalité lechoix qu’entre deux modèles de coûts, le modèle du Full Cost avec charges indirectes réelles (FC) etcelui du Full Cost dans lequel les charges indirectes sont évaluées en appliquant le taux forfaitaire de20 % aux charges directes (FCF). En effet, le modèle du coût additionnel ne peut être retenu par unparticipant que s’il ne dispose pas d’un système comptable lui permettant de dissocier ses chargesdirectes de ses charges indirectes, ce qui n’est pas le cas du CNRS dont la comptabilité administrative(CDP) lui permet d’identifier les charges directes li ées à un projet.L’option du modèle FC nécessiterait, d’une part que le CNRS soit à même de déterminer et dejustifier les charges indirectes par la production des pièces correspondantes, d’autre part que laCommission accepte les modes de calcul de ces coûts que l’établissement pourrait adopter. Or leCNRS, dans l’ensemble des délégations comme au niveau des unités, ne dispose pas, à ce jour, desmoyens lui permettant de connaître toujours précisément les coûts indirects rattachables à laréalisation d’un projet déterminé.Devant cette difficulté pour évaluer avec précision les montants des coûts indirects et corrélativementde fournir à la Commission, dans le cas d’un audit, les pièces justificatives de ces dépenses s’estimposé le choix du modèle FCF avec charges indirectes évaluées forfaitairement.Ce choix présente en outre l’avantage de permettre à l’établissement de changer, à terme, de modèlede coûts, et d’adopter ensuite le modèle FC, s’il s’avérait que l’établissement pouvait déterminerréelleme nt et justifier les charges indirectes. La Commission autorise en effet, dans ce cas, à opterpour le FC au cours du programme -cadre, alors que la démarche inverse, FC vers FCF, est exclue parles règles communautaires.I.3 - La détermination du financement de la Commission européenne pour le FCF :− le taux de participation :Le montant du financement européen attribué à la réalisation d’un projet se fonde sur les principescumulés du non-profit et du co -financement par le bénéficiaire. Les taux de re mboursement indiquésinfra sont des maxima possibles et le participant doit prouver que sa dépense est supérieure aumontant de la subvention qui lui est allouée par la Commission.Pour le modèle retenu, les taux retenus selon le type d’activité sont les suivants :• pour les activités de recherche liées au projet : 50 % des coûts éligibles ;• pour les activités de démonstration : 35 % des coûts éligibles ;• pour les activités de formation : 100 % des coûts éligibles ;• pour les activités de management du consortium : 100 % des coûts éligibles, dans la limite de7% de la contribution totale de la Commission au projet.− les coûts éligibles :Les coûts éligibles au subventionnement européen sont constitués de tous les coûts nécessaires etrattachables directeme nt ou indirectement au projet. Seules les taxes (TVA), les intérêts et tout ce quipeut donner lieu à un bénéfice financier constituent des coûts non éligibles.− les charges :Les charges directes sont constituées de toutes les dépenses individualisables et directement liées à laréalisation du projet : frais de personnel, achat de fournitures et petits équipements, achatd’équipements, prestations de services, frais de déplacement, etc... Ces charges sont évaluées à leurcoût réel.2

Les coûts indirects sont les coûts associés aux coûts directs mais liés aux frais engendrés par l’activitéhabituelle de l’unité : frais de locaux, dépenses d’eau et d’électricité, dépenses de fonctionnementgénéral du participant, etc... Ces coûts sont évalués forfaitairement à 20 % du total des chargesdirectes.Ainsi, le coût total des activités de recherche d’un projet est constitué de la somme des coûts directs àlaquelle sont ajoutés 20 % de cette somme (forfait des coûts indirects). Le financement accordé par laCommissio n pour les activités de recherche est au maximum 50 % du coût total de ces activités.Vous trouverez en annexe, à titre d’exemple, un tableau déterminant la contribution européenne pourun projet intégré.II – L’approche nouvelleLes responsables de projets doivent être invités à n’omettre aucune charge directe. Il convient eneffet que les dépenses de personnels soient évaluées à leur coût réel, les salaires étant comptabiliséstoutes charges comprises et que soient également pris en compte l’ensemble des autres dépensesdirectes. Une grille des coûts des personnels du CNRS est jointe à la présente note.D’une façon générale, il convient de souligner auprès des responsables de projet qu’un des grandsprincipes du subventionnement du 6 ème PCRD est l’ap proche économique du coût des projets. Ils’agit d’évaluer la totalité des coûts complets réellement constatés, rattachables et nécessaires auprojet. La notion d’overheads au sens d’environnement en référence au 5 ème PCRD n’est plus admise.Vous voudrez bien, par ailleurs, me faire part, le cas échéant, de vos remarques sur ce sujet et deséventuelles difficultés que les laboratoires pourraient rencontrer dans la mise en œuvre de cesprojets.Le secrétaire généralJacques BERNARDP.J. : 23