L'intranet cabinet : exemple DBF Audit - Ordre des experts ...
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11 & 12 juin 2008SK City ResortPorte de la ChapelleMon bureau partout & le travail distantAlexandre VALLETTE, Expert ComptableLaurent BENOUDIZ, Expert comptable
Blackberry : services, usages & coût Avec Exchange & BB Enterprise Server : synchronisation permanente Agendas : double synchro BB -> Agenda Outlook et Agenda Outlook -> BB Mail : Synchro <strong>des</strong> mails reçus/envoyés dans les deux sens(suppression et envoi)Sans Exchange et BB Enterprise server : synchronisation incomplètePas de synchronisation de l’agendaSynchronisation <strong>des</strong> mails (sauf suppression) Principaux avantages : Immédiateté (la connexion est permanente) coût : 8 BB + server = env. 800 €/mois téléphone et mail sur SFR(licence BES offerte si 5 BB achetés).
11 & 12 juin 2008SK City ResortPorte de la ChapelleLes accès via un ordinateur connectéà InternetBusiness Everywhere vs WindowsSBS« L’intranet »
L’intranet <strong>cabinet</strong>L’intranet est la partie sécurisée d’un réseau informatique (d’une entrepriseou d’une organisation) basé sur les mêmes technologies que l’Internet.Il est <strong>des</strong>tiné à l’échange et au partage d’informations entre <strong>des</strong> programmeset/ou <strong>des</strong> utilisateurs connus et autorisés :Courrier électroniquePartage <strong>des</strong> nouvelles et <strong>des</strong> agendasDisponibilité et échange de documentsPartage <strong>des</strong> données de l’entrepriseTravail de groupeGestion de la circulation <strong>des</strong> documents et du travail associéL’intranet est généralement connecté au réseau Internet pour permettre lacommunication avec le monde extérieur.
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong> 10 sites distants en région parisienne 10 associés multi-sites effectif sites (2 à 30 personnes) effectif total : 150 personnes
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong>Les intérêts d’un intranet chez <strong>DBF</strong> :2°) Favoriser les synergies entre les bureaux : Travail à distance possible : comptabilité ou paies pour décharger uncollaborateur par <strong>exemple</strong>, Documentation, formulaires accessibles sur tous les sites, Déplacements inter-bureaux : 1 portable et je me connecte mon nom et mon mot de passe à partir de n’importe quel poste
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong>Les intérêts d’un intranet chez <strong>DBF</strong> :3°) Avoir <strong>des</strong> outils communs : Base de données clients : 1 seul site, accès TSEFacturation et mailing clients sont faits à partir du siège mais il y a<strong>des</strong> assistantes dans les bureaux principaux, Réservation <strong>des</strong> outils sur Internet : rétro projecteur, salle deréunion,…
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong>Les intérêts d’un intranet chez <strong>DBF</strong> :4°) Réduire les coûts : Abonnement à la documentation : 1 seul Mementis, par <strong>exemple</strong> Déploiement de nouveaux bureaux en TSE : investissements réduits
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong>Une petite démo vaut mieux qu’un long discours…
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> FGEC1 seul site sur Paris16 collaborateurs dont 5 sédentaires (paie, juridique et secrétariat) et 11noma<strong>des</strong> (expert-comptable, collaborateurs,…)
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> FGECMicrosoftWindows Serveur2003 SE, AccèsTSE, Coala,Navis, etc.Antivirus,Firewall,MicrosoftExchange SBEServeur d’applicationDell + lecteur DATImprimante copieur couleurRéseauEsaBox HP – 2 DD RAID(passerelle Internet)FreeBox ADSLInternetStations de travailAccès WifiServeur BlackBerry+ AntiSpam Comm’TouchAccès ADSLAccès WifiPortableStation de travailPortable
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> FGECLes intérêts d’un intranet chez FGEC : Accès distant par les collaborateurs noma<strong>des</strong> de n’importe où, depuisn’importe quel ordinateur connecté à Internet : Coala télédéclaration de TVA, saisie, consultation Navis : Accès à la documentation Données : répertoire clients ou GED
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> FGECLes intérêts d’un intranet chez FGEC : un usage très régulier et aujourd’hui indispensable : c’est rentré dans lespratiques <strong>des</strong> collaborateurs, fiable, simple, utile.
L’intranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> FGECUne petite démo vaut mieux qu’un long discours…
L’intranet <strong>cabinet</strong> : conclusion <strong>L'intranet</strong> doit être connecté à l'Internet afin de permettre aux utilisateursd'Internet d'accéder aux informations de l'entreprise et aux utilisateurs del'intranet d'accéder au réseau Internet. Un système de protection coupe-feu et de filtrage <strong>des</strong> informations(firewall) est obligatoire pour protéger le réseau intranet <strong>des</strong> agressionsextérieures. Avec une messagerie interne, un antivirus et un anti-spam sontabsolument indispensables. Ces solutions sont aujourd’hui simple à installer, fonctionnelles, peuchères et fiables. Les gains de productivités et les usages se feront trèsrapidement sentir : après installation, le retour en arrière estinenvisageable…
L’intranet <strong>cabinet</strong> : facteurs de réussite nommer un responsable qui sera Monsieur intranet, définir les objectifs, le plan de déploiement, ainsi que les coûts, définir les applications qui seront implémentées sur l'intranet et obtenir leconsensus de la direction et <strong>des</strong> représentants <strong>des</strong> utilisateurs, disposer d'un service informatique compétent pour la mise en œuvre,c'est-à-dire dans les domaines suivants : réseaux IP; conception de sites web ergonomiques avec accès aux donnéesinformatiques; gestion de la sécurité; support aux utilisateurs.
L’intranet <strong>cabinet</strong> : facteurs de réussite utiliser au maximum les standards du marché faire simple au départ (éviter l'info-indigestion) et soigner l'aspectergonomique pour les utilisateurs éduquer les utilisateurs et mettre en œuvre un service d'aideévaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs.
11 & 12 juin 2008SK City ResortPorte de la ChapelleLes accès clientseWS (Cegid) vs Cool (Coala)« L’extranet »
L’extranet <strong>cabinet</strong>Définition : utilisation par les clients <strong>des</strong> services en ligne que le <strong>cabinet</strong> peutproposer. L’ASP : Application service providing / provider) : Unservice ou logiciel A.S.P. est une application qui n’est pashébergée chez l’utilisateur client mais utilisée à distancepar une interface web sur les serveurs du fournisseur <strong>des</strong>ervice.Les services en ligne proposés par les prestataires sont : Espace dédié de publication Application en ligne : Comptabilité, gestion commerciale… Espace de dépôt de documents : Bureautique, paie… Espace documentaire
L’extranet <strong>cabinet</strong> : Présentation EWS<strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong> Publication à partir <strong>des</strong>applications du <strong>cabinet</strong>Accès par simple navigateurWeb Hébergé chez CegidFGEC Smart Cool (SageCoala) idem idem + travail en modedéconnecté (nouveau) Hébergé chez Sage
L’extranet <strong>cabinet</strong> : <strong>exemple</strong> <strong>DBF</strong> <strong>Audit</strong> & FGECUne petite démo vaut mieux qu’un long discours…
L’extranet <strong>cabinet</strong> : avantages Image du <strong>cabinet</strong> : Image de <strong>cabinet</strong> dynamique On répond à tout, tout de suite Sentiment d’un lien direct 24/24 avec le <strong>cabinet</strong> Partage du travail possible : Saisie comptable partagée par <strong>exemple</strong> Stockage <strong>des</strong> infos sur le site : plus sûr et plus souple Productivité : Collecte <strong>des</strong> infos de paie par <strong>exemple</strong> Sécurité : sauvegarde <strong>des</strong> données tous les soirs Coût : pas d’achat de logiciel, et de PC puissant en cas d’applications enligne….
L’extranet <strong>cabinet</strong> : inconvénients Mode publication : on publie <strong>des</strong> documents MAIS le client n’accède pas àsa comptabilité sous comptabilité en Ligne Compta en ligne : ce n’est pas le logiciel du <strong>cabinet</strong> Moins ergonomique qu’un logiciel <strong>cabinet</strong> Rapidité dépend de la connexion du client (sauf solution smart Cool) Dépendance envers le prestataire : Si litige : blocage de la plateforme ? Dépendance technologique… Technologie nouvelle : Carence en formation chez l’éditeur Effort de formation à faire également au <strong>cabinet</strong> Coût : abonnement + maintenance : qui paie Responsabilité <strong>cabinet</strong> : quand ça ne marche pas, on n’appelle pas Cegidmais le <strong>cabinet</strong>…
ConclusionLes nouvelles technologies permettent de générer <strong>des</strong> gains deproductivité en interne, améliorent le fonctionnement du <strong>cabinet</strong> et laqualité de vie <strong>des</strong> dirigeants et <strong>des</strong> collaborateurs. En ce qui concernel’usage par les clients (extranet), c’est encore plus une question d’imagequ’une question d’usage réel…
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