Outlook 2010 - Decitre

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Outlook 2010 - Decitre

Editions ENIOutlook 2010CollectionRéférence BureautiqueExtrait


Envoi d'un messageEnvoi d'un messageOutlook 2010Qu’est-ce que la messagerie ?iLa messagerie est destinée à l’envoi et à la réception du courrier électronique.Quatre dossiers peuvent contenir des messages : les dossiers Boîte de réception,Brouillons, Boîte d’envoi, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Courrier indésirable.i Pour accéder à l’un de ces dossiers, cliquez sur le bouton Courrier situé dans la partieinférieure du volet de navigation (ou C 1) puis cliquez sur le bouton correspondantau dossier à sélectionner visible dans la partie supérieure du volet de navigation.i Outlook utilise un éditeur de messagerie électronique basé sur Microsoft Word 2010vous permettant ainsi de disposer de nombreuses fonctionnalités et commandes deWord 2010. Cet éditeur est intégré à Outlook et ne nécessite pas que l'applicationMicrosoft Word 2010 soit installée sur votre ordinateur. Cependant, si Word 2010 estinstallé, vous disposez alors de fonctionnalités et de commandes supplémentairescomme, par exemple, les thèmes, l'insertion de texte WordArt ou encore la créationde diagrammes.Modifier l’affichage d’un dossier de messagesiiSélectionnez le dossier de messages dont vous souhaitez changer l’affichage.Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur le bouton Changer l'affichage du groupe Affichageactuel.i Cliquez sur le bouton correspondant à l’affichage à activer :Compacter Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informationsdes messages (objets, expéditeurs ou destinataires…) s'affichentsur deux lignes d'en-tête. Les messages sont organisés par date et levolet de lecture est visible à droite de la liste.Unique Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informationsdes messages (objets, expéditeurs ou destinataires…) s'affichentsur une seule ligne d'en-tête. Les messages sont organisés par date etle volet de lecture est visible à droite de la liste.Aperçu Pour visualiser les messages dans une liste affichant un aperçu dutexte (trois premières lignes) des messages non lus. Les messagessont organisés par date, leurs informations (objets, expéditeurs oudestinataires…) s'affichent sur une seule ligne d'en-tête et le volet delecture est masqué.© Editions ENI - Toute reproduction interdite27


Envoi d'un messageCatégoriesIndicateur : date dedébutIndicateur : échéanceTailleObjetTypeDossierPièces jointesCompteImportanceRegroupe les éléments par catégorie puis les trie par date.Regroupe les éléments contenant un indicateur puis les triepar ordre croissant des dates de début.Regroupe les éléments contenant un indicateur puis les triepar ordre croissant des dates d’échéance.Regroupe les éléments selon plusieurs catégories de taille(Énorme, Grande, Moyenne, Petite...) puis les trie selonleur taille.Regroupe les éléments par objet puis les trie par date.Regroupe les éléments par type (messages, demande deréunion, demande de tâche...) puis les trie par date.Regroupe les éléments par ordre alphabétique des noms dedossier où ils sont stockés puis les trie par date de réception.Cette disposition est disponible au sein des dossiersde recherche.Rassemble les éléments dans les groupes Avec piècesjointes et Aucune pièce jointe puis les trie par date.Regroupe les éléments par compte de messagerie puis lestrie par date.Regroupe les messages par niveau d’importance (faible,normale ou haute) puis les trie par date.m Pour retrouver l'affichage par défaut du dossier sélectionné, dans l'onglet Affichage,cliquez sur le bouton Réinitialiser l'affichage du groupe Affichage actuel.A Pour appliquer une nouvelle disposition à un dossier, vous pouvez aussi cliquer surl’en-tête de colonne Réorganiser par : nom de la disposition puis sur l’option correspondantà la disposition de votre choix.© Editions ENI - Toute reproduction interdite29


Outlook 2010La messagerieUtiliser l'affichage ConversationVous pouvez organiser les messages des dossiers Courrier d'Outlook par conversation.Une conversation regroupe les messages dont l'objet est identique vous permettantainsi d'améliorer le suivi et la gestion de vos messages.Activer/désactiver l'affichage Conversationi Sélectionnez le dossier Courrier concerné (Boîte de réception, Éléments envoyés,Brouillons...).i Pour activer l'affichage Conversation, cliquez sur l'onglet Affichage puis cochezl'option Afficher en tant que conversations du groupe Conversations.Cliquez ensuite sur le bouton Tous les dossiers du message qui s'affiche pour quecette activation s'applique à tous les dossiers Courrier ; si seuls les messages du dossieractif doivent être organisés par conversation, cliquez sur le bouton Ce dossier.i Pour désactiver l'affichage Conversation, cliquez sur l'onglet Affichage puis décochezl'option Afficher en tant que conversations du groupe Conversations.Choisissez si cette désactivation de l'affichage Conversation s'applique à Tous les dossiersde Courrier ou à Ce dossier en cliquant sur le bouton correspondant.Comprendre les libellés liés aux conversationsiCliquez sur l'en-tête (objet) de la conversation à sélectionner ou sur le symbolesitué à gauche de l'en-tête.Un libellé s'affiche sous l'en-tête de la conversation. Celui-ci diffère selon la conversation:- Conversation scindée. Développez pour afficher tous les éléments.Ce libellé vous informe que la conversation est scindée c’est-à-dire que tous lesmessages de celle-ci ne sont pas liés entre eux au même message d’origine bienqu’ils aient tous le même objet. De plus, pour que ce libellé s’affiche, au moins unedes conversations scindées doit contenir deux messages minimum. Cette conversaionpeut éventuellement contenir des éléments provenant d’un autre dossier quecelui qui est actif (par exemple, si le dossier Boîte de réception est actif, vousvisualisez des Éléments envoyés si des réponses ont été envoyées aux messagesreçus).30


Envoi d'un messageIci, la conversation dont l'objet est CE est scindée en deux conversations : les messagesde Lucie GENDRON et de Pierre LUCAT sont liés entre eux tandis que celui deSylvie VALY n'est pas lié aux deux autres même si l'objet est le même.- Développez pour consulter tous les éléments.Ce libellé s’affiche lorsque la conversation est scindée ou non, à condition que laconversation ou que chacune des conversations scindées contiennent un seul messageet que la conversation contienne au moins un élément d’un autre dossier.© Editions ENI - Toute reproduction interdite31


Outlook 2010La messagerie- Dernier message affiché. Développez pour consulter les éléments précédents.Ce libellé s’affiche lorsque la conversation n’est pas scindée et que celle-ci contientau moins deux messages. Cette conversation peut éventuellement contenir des élémentsd’un autre dossier que celui qui est actif.Aucun libellé n'est visible lorsqu'une conversation réunit les contraintes suivantes :- La conversation est scindée.- Chacune des conversations scindées contient un seul message.- La conversation ne contient pas d’éléments provenant d’un autre dossier.32


Editions ENIOutlook 2010Gérer efficacement ses mailsCollectionObjectif SolutionsExtrait


Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails9Chapitre Outlook 2010 1 : Gérer - Gérer l'avalanche efficacement des mailses mailsA.Introduction1. L’e-mail : un formidable outil de communication© Editions ENI - Toute reproduction interditeApparue dans les années 70, la messagerie électronique a connu son essor endeux temps. D’abord utilisés comme outil de communication interne aux entreprisessans lien avec l’extérieur, les systèmes d’e-mails ont été progressivementconnectés à Internet à partir de 1993 et se sont appuyés sur sa croissance et sagénéralisation pour devenir le moyen de communication incontournable que nousconnaissons aujourd’hui.Le succès de la messagerie électronique est dû à ses nombreux atouts :- Comme Internet, elle est universelle, fonctionne sur tous les systèmes d’exploitationet dans tous les pays.- S’adaptant à l’évolution des techniques, elle est désormais portable et utilisableoù que vous soyez grâce aux smartphones, aux réseaux Wi-Fi ainsi qu’aux réseauxtéléphoniques sans fil.- Puissante, elle permet de diffuser en une seule fois un message à de multiplesdestinataires et de transporter tout type de documents en pièce jointe.- Elle est rapide. Même si le temps d’acheminement du message n’est pas garanti,sa transmission est aujourd’hui quasi-instantanée.- Elle est sûre ; les pertes d’e-mails sont extrêmement rares et la confidentialitédes échanges peut-être renforcée par des protocoles de sécurité efficaces.- Enfin, elle est peu chère. Son coût est global et n’est pas lié directement à l’utilisationqui en est faite mais au coût des infrastructures (serveurs de messagerieen entreprise, espaces de stockage des messages, ou encore abonnementInternet, ordinateur ou smartphone pour les particuliers) et des logiciels (Outlookou Thunderbird par exemple).Pour toutes ces raisons l’e-mail a maintenant sa place au centre des outils de communicationde l’entreprise et les logiciels de messagerie n’ont cessé d’évoluer pouroffrir toujours plus de fonctionnalités à l’utilisateur. À lui seul Outlook représentaiten 2010 plus de 40 % de ce marché, et c’est sa version 2010 qui a été choisiecomme support à cet ouvrage.


10Outlook 2010 - Gérer efficacement ses mails2. Gérer ses e-mails : une difficulté récenteLes indéniables avantages de l’e-mail sont malheureusement à l’origine des difficultésque nous pouvons rencontrer avec son utilisation au quotidien. Utilisé pourcommuniquer, promouvoir, questionner, informer, organiser, gérer ou distraire, ilest courant de devoir jongler entre plusieurs adresses sur lesquelles arrivent parfoisdes dizaines d’e-mails par jour, plus ou moins intéressants, importants ou urgents,et ne nécessitant pas le même traitement. Certains demandent une lectureattentive, d’autres peuvent être survolés pour être ensuite archivés ou détruits. Certainsappellent une réponse, d’autres une action. Beaucoup enfin ne sont que dessupports de publicité, sollicitée ou non.Ce flux a pour conséquence principale de noyer l’information importante dans lamasse sans possibilité de la distinguer, de l’extraire et de la traiter de façon simple.Ajoutons à cela quelques mauvaises habitudes dans la rédaction (messages troplongs, questions mal formulées, informations mal hiérarchisées, objectifs multiples)ou l’adressage des e-mails (destinataires multiples, mises en copies multiples,demandes non explicites) et nous obtenons des incompréhensions, despertes d’information, des demandes vaines ou des messages sans réponse.D’autre part, pour rester un outil efficace et performant le logiciel de messageriedoit être adapté à l’usage qu’en fait l’utilisateur et nécessite également quelquestravaux de maintenance périodique.Enfin, par sa banalisation et sa capacité à transporter tout type de pièce jointe, l’emailest aussi devenu le vecteur par excellence de virus et tentatives de fraudesvariées.Illustrées ici sur Outlook 2010, les astuces et techniques présentées peuvent êtreadaptées aux autres logiciels de messagerie ainsi qu’à la plupart des webmails modernes.


Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails113. Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception ?a. Quelques chiffres pour poser le problèmeDes études récentes auprès des utilisateurs de la messagerie électronique font apparaîtreque :- 56 % d’entre eux consacrent quotidiennement plus de deux heures à la gestionde leur boîte de réception.- 38 % reçoivent plus de 100 messages par jour.- 65 % pensent qu’ils vérifient leur boîte de réception toutes les heures mais enréalité le font toutes les cinq minutes.- 64 secondes : c’est le temps nécessaire à reprendre le fil de sa réflexion aprèsune interruption.b. IntroductionLes courriels qui arrivent dans votre boîte de réception ont deux origines possibles :humaine ou automatique. Dans le premier cas une personne a choisi de faire parvenirun message à votre adresse ou au groupe de contacts dans lequel votreadresse apparaît.© Editions ENI - Toute reproduction interditeGroupes de contacts : il est possible de regrouper sous une seule dénominationou une seule adresse mail plusieurs contacts qui seront de cette manière automatiquementdestinataires des messages envoyés au groupe. Ainsi, il est courantde rencontrer dans les messageries d’entreprise des adresses du typemarketing@xxxyyy.com qui diffusent les messages reçus à tous les membres duservice marketing.Dans le second cas, l’envoi des messages est automatisé. Il peut être à destinationd’une liste d’adresses dans un but d’information ou de promotion. C’est le mailingde masse. Les messages automatiques peuvent aussi être des alertes sur des évènementsprogrammés.


12Outlook 2010 - Gérer efficacement ses mailsc. Quelqu’un vous écritLes messages d’origine humaine doivent être considérés comme potentiellementintéressants puisque des personnes ont jugé utile de vous les adresser. Ils peuventcontenir des informations ou des demandes à consulter et traiter, et nécessitentparfois réponses ou actions de votre part. Nous sommes là dans le cadre de l’utilisationcourante de la messagerie électronique.Une partie de ces e-mails participe néanmoins à la pollution de votre boîte auxlettres. En voici quelques exemples :- Les hoax : à l’origine de simples canulars qui peuvent également revêtir des habitsde désinformation, propagande, chaînes de solidarité, fausses alertes etc.Ils vous sont transmis par des connaissances et se terminent par une phrasevous encourageant à faire suivre le message à l’ensemble de votre carnetd’adresses. Les plus courants vous alertent sur des virus informatiques destructeurset citent comme source des experts ou responsables de sociétés informatiquesbien connues, d’autres vous préviennent de dangers imaginaires commepar exemple le grand requin blanc qui hanterait les eaux des canaux d’Amsterdam,d’autres encore vous prédisent félicité, bonheur ou argent si vous propagezl’information à vos contacts. Un peu de bon sens suffit en général pour identifierces messages et ne pas participer à leur diffusion, mais il est également possiblede vérifier la véracité de l’information sur des sites spécialisés comme parexemple hoaxbuster.com. Outre l’encombrement des boîtes aux lettres et letemps qu’ils font perdre, ces messages peuvent, par leur nombre et leur multiplicationrapide, ralentir ou bloquer les réseaux et serveurs de messagerie. Ilspeuvent également dégrader l’image de personnes, groupes ou sociétés qui ysont citées. Une seule destination pour ces messages : la corbeille !- Les mails humoristiques : transmis de proche en proche, ils contiennent souventdes pièces jointes (images, vidéos, présentations PowerPoint) qui peuventêtre très volumineuses. Outre l’encombrement des serveurs et réseaux que provoqueleur diffusion, ils consomment également beaucoup de place sur lesdisques durs de nos ordinateurs. Si vous retransmettez de tels messages n’oubliezpas que vous multipliez cet espace consommé à chaque envoi. En effet,votre boîte Outlook contient le message que vous avez reçu, mais aussi dansvotre dossier Eléments envoyés ceux que vous avez transmis.


Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails13- Les mailing-list : passionnés de jardinage, de sport, d’aviation ou d’un quelconqueautre centre d’intérêt, vous pouvez être tenté de rejoindre une mailinglistdédiée à votre hobby préféré. La mailing-list fonctionne comme un groupe decontacts ; une fois inscrit, vous devenez destinataire de chaque message qui luisera transmis, et chaque autre abonné recevra les messages que vous lui enverrez.Lors de votre abonnement vous pouvez souvent choisir soit de recevoirchaque message individuellement soit d’opter pour un résumé quotidien ou hebdomadairedes mails échangés, option nettement moins encombrante, surtoutlorsque le trafic sur la liste est important (certaines listes peuvent compterplusieurs dizaines de messages par jour).- Les newsletters : c’est une lettre périodique d’information qui vous est transmisesuite à votre inscription sur un service. Elle est souvent à visée commerciale. Unenewsletter comporte obligatoirement une procédure de désabonnement soit parretour de mail, soit en se désinscrivant sur le site émetteur.- Les bavards et les pollueurs : certaines personnes se spécialisent dans lasurinformation à outrance de leurs collègues ou amis. Grands utilisateurs duchamp Cc et du bouton Transférer, ils arrosent large et beaucoup. Les informationstransmises peuvent revêtir une certaine importance, mais noyées dans leflux elles passent inaperçues. Un certain nombre de conseils de bonnes pratiquesquant à l’envoi des e-mails seront détaillées dans le second chapitre decet ouvrage.d. Le mailing de masse et les messages de service© Editions ENI - Toute reproduction interditeL’autre source qui alimente votre boîte de réception est d’origine automatique. Lesmails peuvent être générés et transmis à un ensemble d’adresse e-mail sans discrimination.On ne s’adresse plus ici à une personne ou un groupe de personnesidentifiées — les membres d’un service ou un groupe d’amis par exemple — mais auplus grand nombre possible de personnes. Au contraire des newsletters qui reposentsur l’inscription volontaire du destinataire, il s’agit ici de publicités non sollicitéesencore appelées spam ou pourriel (contraction de pourri-courriel) lorsqu’ellessont diffusées à l’aveugle et en très grand nombre. Des mesures ont montré queplus de 90 % des messages échangés sur Internet étaient des spams, amenant àla mise en place de filtres anti-spams de plus en plus efficaces.


14Outlook 2010 - Gérer efficacement ses mailsLes messages de service sont aussi des messages automatiques, mais ils sonttransmis soit comme compte rendu d’une transaction (achat d’un billet de train surInternet par exemple) ou en tant qu’alerte suite à un évènement (disponibilité d’unarticle sur un site marchand, commentaire sur un forum, arrivée d’un message àvotre attention sur un réseau social, etc.).4. Diagnostic : qui vous écrit ?a. Présentation du diagnosticComme nous l’avons vu, les sources de messages sont multiples et varient d’unepersonne à l’autre et en fonction de son environnement. Nous vous proposons doncde vérifier concrètement qui vous écrit. Pour cela, vous allez rechercher tous lesmessages que vous avez reçus le mois dernier et en comptabiliser le nombre parexpéditeur.Ce comptage vous permettra ensuite de classer ces messages par famille puis demettre en place une stratégie de traitement automatisée des messages reçus.b. Rechercher tous les messages reçus le mois dernierPour rechercher tous les messages reçus au cours du mois dernier vous allez sélectionnersur une période de temps tous les e-mails reçus et les classer par expéditeur.nCe diagnostic ne sera complet que si vous n’avez supprimé aucun des messagesque vous avez reçus ou si vous n’avez pas paramétré la suppression définitivedes messages contenus dans votre dossier Eléments supprimés.Dans le cas contraire, désactivez la suppression définitive des messagescontenus dans le dossier Eléments supprimés, et refaites ce diagnostic ultérieurement.Pour désactiver cette option, sur le ruban dans l’onglet Fichier, choisissezOptions puis Options avancées et dans la rubrique Démarrage et fermetured’Outlook décochez la case Vider les dossiers Eléments supprimés à la fermetured’Outlook.

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