Le manuel d\'exploitation

MANUEL
D’EXPLOITATION

SOMMAIRE
1 - Notre concept, nos activités, le marché cible.
1.1 - Notre concept.
1.1.1 - Stratégie commerciale : abonnement « LowCost »
1.1.2 - La permanence et les intervenants
1.1.3 - Nos activités.
1.1.3.1 - Le cardio training (tapis, vélos, rameurs…)
1.1.3.2 - Renforcement musculaire et tonification.
1.1.3.3 - Cours de gym interactifs.
1.1.3.4 – L’espace Spinbike.
1.1.3.5 - Les cours collectifs.
1.1.3.6 - L’espace Lady’s Form.
1.2 - Notre marché cible.
2 – La vente de nos prestations et abonnements.
2.1 - Notre manuel commercial.
2.1.1 - Introduction.
2.1.2 - Le schéma de vente Sun Form.
2.1.2.1 – Accueil.
2.1.2.2 - Phase de sympathie.
2.1.2.3 - La typologie de votre client.
2.1.2.4 - Traitement des objections.
2.1.2.5 - Sécurisation de la vente.
2.1.3 - Fidélisation client.
2.1.3.1 – Objectifs.
2.1.3.2 - Actions de fidélisation.
2.1.3.2.1 - Le suivi personnalisé.
2.1.3.2.2 - Anticiper les envies des adhérents.
2.1.3.2.3 - Le parrainage.
2.1.3.2.4 - Organiser des évènements.
2.1.3.2.5 - Prodiguer du plaisir et de l’affection.
2.1.3.2.6 - Les réseaux sociaux.
2.1.3.2.7 - Application téléphone.
2.1.4 – Conclusion.
2.2 - La concurrence à connaître.
2.3 - Le tarif national obligatoire, selon notre règlement intérieur.

3 - L’exploitation de votre salle de sport SunForm.
3.1 - Entretien du club et vérification des installations.
3.2 - Prise en charge du prospect.
3.2.1 - L’accueil.
3.2.2 - La signature et / ou la prise de rendez vous.
3.2.3 - Prise en charge de la première séance ou séance découverte.
3.3 - Partie administrative.
3.3.1 – Suivi des abonnements.
3.3.2 - Traitement des prélèvements et des rejets.
3.3.3 – Tableaux de bord des activités.
3.3.4 - Tenue de la caisse.
3.3.5 – Vérification des caméras de surveillance.
3.4 - Partie commerciale et fidélisation.
3.4.1 - Relance des prospects, séances d’essais.
3.4.2 - Organisation d’événements.
3.4.3 - Animation des réseaux sociaux, application mobiles.
3.4.4 - Mise en œuvre d’opérations commerciales.
3.4.5 - Mise en place de partenariat.
3.5 - Gestion des cours collectifs.
3.5.1 – le personnel nécessaire.
3.5.2 – L’organisation.
3.6 - Suivi personnalisé des adhérents.
3.6.1 – Organisation.
3.6.2 – Accompagnement des adhérents.
3.6.3 - Mise en place des programmes d’entrainements.
3.6.4 - Bon à savoir pour gagner du temps.
3.6.5 - Bilan, périodicité et renouvellement.
4 - Informatisation et logiciel spécifique SunForm.
4.1 - Notre logiciel spécifique, fonctions et mode d’emploi.
4.1.1 - Fiche d’inscription, création de badge.
4.1.2 - Traiter les résiliations.
4.1.2.1 - Comment clôturer un contrat.
4.1.2.2 – Résiliation préavis par chèques.
4.1.2.3 – Résiliation préavis réglé à l’inscription.
4.1.3 – Suspendre un prélèvement
4.1.4 - Traiter les prélèvement et rejets.
4.1.4.1 – Les prélèvements.
4.1.4.2 – Les rejets et l’acceptation des paiements
4.1.5 – Les principaux ratios à suivre.
4.1.5.1 – La fréquence journalière.
4.1.6 – Encaissement.
4.2 - Internet : votre boîte mail personnalisée et notre site.
4.2.1 - Notre site internet et votre présence.
4.2.2 – Votre boite mail personnalisée.
4.3 - Notre intranet.

1 - Notre concept, nos activités, le marché cible et
votre marché cible.
1.1 - Notre concept.
1.1.1 - Stratégie commerciale : abonnement « Low-cost »
Sun Form a souhaité adopter une stratégie de positionnement par les prix,
Pour cela le réseau doit proposer des services de qualité mais en restant à
bas prix.
Le tarif national imposé pour tout le réseau Sun Form est de 29,99€. Ce
dernier constitue un des tarifs les moins chers du marché pour des
prestations de haute qualité.
De plus, Sun Form propose un abonnement sans engagement de durée.
Ainsi le client n’a pas d’obligation de s’engager sur l’année, il peut donc
résilier son abonnement quand il le souhaite. C’est un fait rassurant pour
votre client qui aura plus de facilité à s’inscrire sans contrainte. Il ne se
sentira pas bloqué.
Le “sans engagement ″ permet un bouche à oreille positif.
Dans les cas où un adhérent s’absente sur quelques mois, le fait de ne pas
stopper son abonnement sera de sa propre volonté. Il ne sera donc pas
lésé par la contrainte d’un contrat annuel.
Aujourd’hui, nous sommes seuls sur le marché de la remise en forme à
proposer aux clients un tarif aussi compétitif et sans engagement de
durée.
A travers cette stratégie, le réseau sunform offre une prestation plus
“luxueuse″ et une accessibilité de prix pouvant toucher une plus large
clientèle. Le public cible constitue donc Monsieur et Madame « tout le
monde », c’est-à-dire la majeure partie de la population. En effet
auparavant les salles de sport s’efforçaient de séduire un public adepte de
la musculation et du fitness en proposant une offre et des concepts qui
rebutaient NOTRE public cible. Pour attirer ce type de clientèle, Sun Form
a misé sur les points suivants :
- Une salle sans miroir, ni haltères, favorisant la remise en forme et
l’entretien en évitant ainsi la clientèle « culturiste » et exubérante.
- Des machines design, haut de gamme et guidées pour une meilleure
prise en main. (Matrix)
- Des douches à l’italienne et des cabines de change individuelles pour
une intimité totale et un confort indéniable.

- Un entretien quotidien de la salle pour une hygiène parfaite, celle-ci
étant un point essentiel pour sa réputation.
- Un environnement design et moderne avec un espace détente, qui
vous permettra de développer une ambiance de convivialité et
d’encourager le relationnel avec vos adhérents (offrir boissons et encas).
- La diffusion de musiques et de clips télévisés répartis dans toute la
salle pour une ambiance moderne.
- Une large amplitude horaire, avec un accès libre de 6h à 23h, 7j/7 et
la diffusion de cours interactifs sur écrans géants.
- Un suivi personnalisé par la mise en place d’un programme
d’entrainement afin que les adhérents atteignent leur objectif propre
(le but premier pour lequel ils ont franchi la porte d’un club de
remise en forme).
- Un tarif incluant tous les services à 29.99 euros/mois sans
supplément : Cours collectifs, programmes personnalisés, suivi
d’entrainement, douches et un accès illimité à tous les clubs du
réseau.
1.1.2 - La permanence et les intervenants.
Une permanence est assurée par un professeur diplômé d’état pour les
visites des prospects, les inscriptions et le suivi des adhérents avec la
mise en place d’un programme personnalisé.
Les permanences se déroulent à heures définies et imposées par le
réseau soit :
De 10h à 13h30 et de 17h à 20h, du Lundi au Vendredi.
Et le Samedi de 10h à 12h30.
Ces créneaux horaires sont en adéquation avec une affluence plus
élevée de la clientèle.
Nous couvrons donc une permanence hebdomadaire de 35h.
Selon la taille et l’affluence du club, seul un employé à temps plein suffit
pour la gestion d’une salle.
Dans le cas où il y aurait des cours collectifs ou un nombre d’adhérents
élevé (succès du club oblige) et nécessitant plus de présence pour un
suivi optimal (à partir de 1000 clients actifs), il serait judicieux d’ajouter
un contrat d’apprentissage.

1.1.3 - Nos activités.
Afin de satisfaire le public cible, Sun Form propose un grand nombre de
machines tant sur l’espace cardio que sur le plateau musculation.
“MATRIX″ notre fournisseur est à l’image du concept de par leur valeur
haut de gamme, leur design et leur simplicité et sécurité d’utilisation.
1.1.3.1 - Le cardio training (tapis, vélos, rameurs…)
Dans chacun des clubs, Sun Form propose des machines cardio variées
tels que des tapis de course, vélos, pédalos, elliptiques, rameurs….
Une majeure partie de la clientèle a pour objectif la perte de poids, il est
ainsi judicieux d’être équipé d’un parc cardio d’au moins une quinzaine de
postes afin d’avoir un roulement optimal aux heures d’affluences.
1.1.3.2 - Renforcement musculaire et tonification.
Le plateau musculation est adapté pour tous types d’entrainements et
donc tous types de public, (du débutant, au plus confirmé).
Ce parc est équipé de machines guidées pour garantir la sécurité de notre
clientèle surtout lors des heures en libre accès (donc sans surveillance).
Le plateau musculation est également équipé de machines guidées à
charges libres qui pourront toucher une clientèle plus exigeante et
confirmée mais également permettre une variation et une multitude
d’exercices (pour exemple : le cadre guidé).
Ce choix d’équipements contribue également à une facilité de rangement
de la salle (ni barres, ni haltères trainant sur le parc, ne participent à une
image ne convenant pas à notre public cible). Ceci est indispensable pour
les horaires en accès libre sur lesquels repose une partie du concept.
1.1.3.3 - Cours de gym interactifs.
L’un des points fort du concept Sun Form est l’accès 7j/7 de 6hà 23h. Le
club propose pour cette large amplitude horaire une gamme variée de
cours interactifs de première qualité sur écrans géants avec la diffusion
non-stop (à partir de 6h jusqu’à 23h), d’enchaînement de cours toutes les
25 min.

Ce format de 25 min est parfaitement adapté aux cours vidéo car il
permet aux pratiquants d’éviter de se lasser et de travailler efficacement
sur un temps court. Ce système permet de proposer des entrainements
variés par un enchainement des différentes activités du club et ce à
n’importe quelle heure 7j/7.
Ils nous permettent également de nous libérer et nous rendre disponible
pour effectuer nos autres fonctions, notamment le suivi sur les plateaux
musculation et cardio.
De plus, les cours sont présentés par des professionnels de renommée
mondiale. Ils sont accessibles pour tout public par l’exécution de
mouvements simples et sécuritaires et dans des décors variés et
agréables (plage, montagne…).
Ce concept permet au club, durant la grande amplitude d’ouverture, de
toujours proposer une activité dans chacun des espaces. Un club qui reste
non-stop en mouvement. La surface totale est productive et donc
rentabilisée.
1.1.3.4 – L’espace Spinbike
C’est un concept original associant musique et cardio-training exécuté sur
un vélo haut de gamme. Pratiqué en groupe ou individuellement, une
séance permet de perdre jusqu’à 900 kcal à l’heure !
Outil redoutablement efficace pour s’entraîner, perdre des graisses,
simplement garder la forme ou encore se défouler en se divertissant.
Ces cours vidéos sont présentés par des professionnels de renommée
internationale afin d’assurer une qualité pédagogique irréprochable sur
différents parcours à travers l’Europe.
Tout comme les cours de gym interactifs, ils restent accessibles 7j/7 de 6h
à 23h.L’ espace spinbike est aussi toujours en mouvement et dynamise
votre club.
Vous pouvez entrer un grand nombre de personnes suivant le nombre de
vélos dans un espace réduit et ainsi libérer votre espace cardio lors des
heures d’affluence (turn-over).
1.1.3.5 - Les cours collectifs
Si la taille de la structure le permet, suivant son envie et sa capacité de
gestion, le club peut proposer un planning de cours collectifs avec un
intervenant en complément des cours interactifs.
Il faudra cependant respecter un planning léger sans dépasser les 10 à 12
heures par semaine (pendant les heures d’affluence) pour rester en accord
avec notre concept (rentabilité et facilité de gestion) de salle de remise en
forme et non de club de « fitness ».

1.1.3.6 - L’espace Lady’s Form
C’est un espace dédié exclusivement aux femmes.
Un point fort, apprécié de la gent féminine qui peut être réticente à la
pratique en salle de sport. De plus cet espace est aménagé pour être un
endroit convivial et chaleureux. Un point qui permettra de réconcilier les
femmes avec une certaine image des salles de sport.
Cet espace est alors implanté sous forme d’un circuit de machines
permettant un enchainement d’exercices sollicitant l’ensemble du corps.
Ce circuit cible directement les objectifs des femmes qui sont
majoritairement d’affiner et de tonifier leur silhouette de façon ludique et
rapide.
Il permet aux coachs un gain de temps sur le suivi et la motivation des
adhérentes car le matériel y est facile d’utilisation, sécuritaire.
L’implantation sous forme de circuit, ludique, rapide et conviviale.
1.2 - Notre marché cible
Le marché de la remise en forme est en plein essor depuis ces dernières
années. Chaque salle a ses spécificités et sa structure. Celles-ci proposent
des offres spécifiques ciblant différents segments.
Sun Form est une salle accessible pour tous c’est-à-dire : « Monsieur et
Madame tout le monde ».
Son tarif, sa philosophie sans frime et remise en forme le rendent attractif
autant aux étudiants, qu’à la personne sans emploi, qu’au cadre ou qu’au
retraité. Nous allons toucher toutes celles et ceux dont l’abonnement à la
salle de sport n’est pas prioritaire dans leur budget mais qui ne souhaitent
pas s’en priver non plus…
Il séduit également par sa large tranche horaire (de 6h à 23h, 7j/7),
permettant de pratiquer tôt le matin avant l’embauche, le weekend ou/et
les jours fériés.
La diversité du matériel correspond autant aux débutants qu’aux plus
confirmés.
Ce concept séduit largement la clientèle féminine avec son espace Lady’s
Form, cardio-training, un espace vestiaires avec douches individuelles,
coiffeuses et miroirs…
Vous l’aurez compris, le potentiel de marché est énorme et tout
reste à conquérir.

2 – La vente de nos prestations et abonnements
2.1- Notre manuel commercial
2.1.1- Introduction
Chaque salle de remise en forme apporte un discours et une attitude
spécifique afin de convaincre les visiteurs de s’inscrire par la suite. SUN
FORM va devoir jouer sur ses avantages concurrentiels afin de convaincre
les visiteurs mais aussi s’adapter à chaque profil de clientèle afin
d’apporter les arguments de vente les plus appropriés.
Tout au long de ce manuel vous trouverez donc le processus de vente
détaillé de façon à appréhender au mieux vos visiteurs.
Motiver un client à prendre sa décision le jour J implique d’être SA
SOLUTION :
Il faut apporter au visiteur des critères et des arguments avantageux,
pour lui, qui seront ainsi perçus comme une solution à son besoin et qui
seront un moteur de motivation pour s’inscrire.
Le comportement commercial : détail primordial à prendre en compte
pour donner une bonne image à son client et augmenter les chances
d’inscription. Pour cela vous devrez avoir une tenue sportive propre et
présentable, une attitude dynamique et positive.
2.1.2 - Le schéma de vente Sun Form
2.1.2.1 - Accueil
L’accueil a pour incidence de rassurer ou d’inquiéter le client. En le
rassurant, vous gagnerez donc 30% d’envie et en l’inquiétant pour
perdrez 30% d’envie.
Votre objectif : Rassurer le client
Comment créer l’envie et rassurer le visiteur ?
Lorsqu’un client entre dans la salle, il faut immédiatement lui porter son
attention et cesser toute activité pour lui, afin de lui montrer qu’il est une
priorité.
Un regard, un sourire et un « Bonjour » francs sont à l’origine d’un bon
vendeur. En effet, c’est une démarche dynamique et de sympathie qui
donne envie au client de venir vers vous et d’en savoir plus sur le
fonctionnement de la salle.
La sympathie engendrera de la sympathie et une relation positive va
s’instaurer entre le client et vous-même. Non seulement, le client vous
trouvera agréable et aura envie de continuer à vous écouter, mais aussi, à

travers vous, les services proposés par le club lui donneront une image
positive. Vous pourrez donc aller plus loin dans votre processus de vente.
Vous constaterez donc que l’accueil est la phase la plus importante de
vente car ce sont les premiers échanges et la première vision du club qui
seront retenus par le client.
Voici un scénario d’accueil que vous pourrez reproduire dans votre club de
remise en forme SUN FORM :
POUR UN VISITEUR SPONTANE : VISITEUR
- Bonjour Madame, puis-je vous renseigner ?
- Oui, je souhaiterais avoir des renseignements sur la salle et le
fonctionnement.
- Très bien, avez-vous déjà pratiqué du sport en salle ?
- Non
- Vous connaissez la salle, vous l’avez déjà visitée ?
- (Oui ou Non) Très bien, comment nous avez-vous connus ?
- (Si le client n’est jamais venu) je vous propose de faire un tour de la
salle, je vais vous en expliquer le fonctionnement et ensuite nous verrons
ensemble les modalités d’inscription.
- Vous trouverez ici l’espace douches et cabines individuelles, qui vous
assure une totale intimité. Vous avez également un espace avec miroirs
pour vous recoiffer et vous remaquiller.
- Ensuite vous avez le plateau de musculation avec des machines haut de
gamme guidées, ce qui vous assure une facilité d’utilisation et une grande
sécurité. Soyez rassurée, dès les premières séances nous vous proposons
un programme personnalisé selon vos objectifs, nous vous suivons
également sur les machines et nous sommes à votre entière disposition,
pendant les horaires de permanence.
- Nous allons aller à l’étage pour voir la partie cardio et cours collectifs.
Vous pouvez voir ici de nombreuses machines cardio dont les tapis, les
elliptiques, les pédalos, les vélos. Aussi, il y a un circuit exclusivement
réservé aux femmes, ce qui vous permet de réaliser vos exercices de
façon ludique.
- Ensuite, nous vous proposons des cours collectifs sur écrans, toutes les
30min, de 6h à 23h (step, abdos, fessiers, stretching, bodysculpt), ce qui
vous donne une accessibilité d’entraînement exceptionnelle avec des cours
interactifs de grande qualité. Mais aussi, nous proposons des cours
collectifs encadrés avec coach (Voir planning).
- Comme vous le remarquez il n’y a pas de miroir afin d’éviter toute forme
de culturisme et de frime. Nous sommes vraiment sur un concept de
remise en forme dans une ambiance conviviale, simple et dynamique.
- Concernant les modalités d’inscription, nous sommes rares sur le marché
à pratiquer le tarif de 29,99€/ mois, sans engagement de durée. C’està-dire
que vous pouvez résilier à n’importe quel moment, avec 2 mois de
préavis. Les frais d’inscription sont normalement au tarif de 99€, mais
actuellement nous faisons une offre promotionnelle à -50%, ce qui revient
à SEULEMENT 49€. Ces tarifs comprennent un suivi personnalisé ainsi

qu’un accès à tous nos services en illimité, de 6h à 23h, 7/7j, dans toutes
les salles SUN FORM.
PAR TELEPHONE :
Une personne qui demande des renseignements par téléphone a un profil
différent d’une personne qui se déplace directement à la salle. En effet,
celle-ci n’a pas de temps à perdre, elle habite peut-être loin et elle ne sera
donc convaincue que par des arguments concis, perspicaces et répondant
directement à son besoin.
Scénario type :
- Bonjour, je souhaiterais avoir des renseignements concernant votre salle.
- Bonjour, oui bien sûr. Connaissez-vous déjà la salle ? Comment l’avezvous
connue ?
- Non je ne la connais pas et je l’ai connue par internet.
- Recherchez-vous quelque chose de particulier à travers notre salle de
sport ?
- Non pas spécialement. Surtout le prix et des cours collectifs.
- D’accord, très bien. Vous avez frappé à la bonne porte alors car nous
proposons le meilleur rapport qualité/prix avec un tarif à 29,99€/mois
sans engagement de durée et des frais d’inscription à -50% actuellement,
c’est-à-dire 49€ seulement au lieu de 99€.
- Concernant les cours, vous avez en effet accès à des cours collectifs
encadrés du lundi au vendredi avec un professeur diplômé d’Etat et des
cours sur écran, en totale accessibilité de 6h à 23h.
- Sachez aussi que dans ce tarif est compris un suivi personnalisé afin de
vous aider à atteindre vos objectifs.
- D’accord je vous remercie.
- Puis-je prendre vos coordonnées et vous offrir une séance d’essai ?
Si oui : on peut conclure la conversation en prenant le jour et l’heure à
laquelle la personne viendra faire sa séance d’essai.
Si non : Demander pourquoi et essayer de relever au moins le numéro de
téléphone afin d’effectuer une relance par la suite.
2.1.2.2 - Phase de sympathie
Objectif :
Créer un contact chaleureux et enthousiaste. Etablir une relation de
confiance et « amicale » entre le client et vous-même.
Dans votre centre SUN FORM, vous ne pouvez pas accorder 10 min de
votre temps à cette partie-là. C’est pourquoi, durant la visite de la salle et
tout au long de l’entretien, il faut continuer à lui montrer l’intérêt que
nous lui portons.

Il est important d’apporter des preuves au client et d’être en empathie
avec lui. En effet, en plus de lui évoquer la convivialité du club, le suivi et
l’écoute, il faut lui porter toute notre attention et adapter le discours et le
comportement en fonction du type de personnalité. Ainsi, des émotions
positives seront déclenchées. Selon ce que la personne vient chercher
dans le club et selon ses attitudes il faudra davantage aborder le côté
professionnaliste de la salle, la crédibilité, la convivialité, la praticité.
Il faut rendre le client exclusif et lui montrer que nous sommes sa
solution. Pour cela il faut lui faire une offre personnalisée en s’appuyant
sur des preuves et des arguments cohérents.
Scénario type :
- Vous recherchez quoi en venant dans notre salle de sport ?
- Je recherche une salle qui me donne la motivation en premier lieu, la
vôtre est assez sympa avec la musique et les écrans. Mais aussi un suivi
car je n’ai jamais pratiqué.
- En effet, il est très important pour nous que vous vous sentiez à l’aise
dans votre club de sport. Nous avons souhaité apporter de l’originalité à
travers la décoration car une salle de sport doit être un endroit où l’on va
avec plaisir. Quant au suivi, soyez certain(e) que nous vous suivrons sur
toutes les machines que vous utiliserez et nous établirons ensemble des
bilans réguliers afin de voir si vous allez vers votre objectif.
- Super alors.
- Et comment avez-vous connu le centre?
- Par une de mes amies qui est ici.
- Ah, quel est son nom ? Faire du sport entre amies il n’y a rien de mieux
pour se motiver et atteindre ses objectifs !
- Oui c’est certain.
- En plus, au cours de l’année nous organisons des évènements qui
permettent aux adhérents de se retrouver.
Suite à cet échange, le client va percevoir la salle non seulement comme
un lieu où il pourra se défouler, se changer les idées et se sentir mieux
dans son corps mais également comme un lieu chaleureux, accueillant,
convivial avec des personnes agréables et ouvertes aux autres. Le client
se sentira comme chez lui et n’aura plus aucune raison d’hésiter si tous
ses problèmes ont été résolus.
2.1.2.3 - La typologie de votre client
Pour réaliser n’importe quel type de vente, il faut avant tout cerner le
profil type de votre client. C’est-à-dire qu’en fonction de celui-ci les
arguments avancés ne seront pas les mêmes pour tous.
Nous utiliserons pour cela, la méthode du SONCAS :

Sympathie : Le client est exigent sur le côté ludique de la salle, la
convivialité. C’est un client avec lequel il faudra donc insister sur la
sympathie que nous avons évoquée dans le second paragraphe.
Orgueil : Ce client a un profil bien particulier. Il recherche le côté
notoriété de la salle de remise en forme. Il va vouloir retrouver un concept
connu nationalement. Il faut donc parler du réseau franchisé SUN FORM
présent déjà dans plusieurs villes et qui ne cesse de se développer à
travers toute la France.
Nouveauté : Ce client va rechercher des services innovants, originaux. Il
va donc falloir que vous jouiez sur les avantages concurrentiels que
propose SUN FORM. Par exemple, pour une femme, ce qui peut paraître
innovant est le parcours Lady’sForm. Mais encore, l’abonnement sans
engagement qui n’est pas courant sur le marché de la remise en forme de
nos jours.
Confort : Ce client va rechercher la simplicité et la facilité. Vous pourrez
donc évoquer une salle sans miroirs pour éviter la frime. Mais aussi des
machines simples d’utilisation, des cours sur écrans accessibles à tous à
n’importe quel moment de la journée et des douches individuelles.
Argent : Ce client recherche le meilleur tarif. Vous devrez donc insister
sur l’abonnement sans engagement de durée à 29,99€/ mois et sur les
frais d’inscription à -50%, c’est-à-dire 49€ SEULEMENT au lieu de 99€.
Sécurité : Le client va rechercher, auprès de la salle, une relation de
confiance, un suivi, car il a besoin d’être rassuré. Pour cela il faudra
insister sur le fait que nous proposons un suivi personnalisé permanent et
un bilan régulier. Mais aussi, vous pouvez spécifier que les professeurs
encadrant sont diplômés d’Etat.
Il y a également le profil DOPE :
Directif :
Le style le plus facile à reconnaître. Il est direct, domine et prend
l’entretien à son compte.
Comment le reconnaître : il utilise des phrases courtes, style direct, sans
sourire.
La technique à utiliser pendant l’entretien : être direct, aller droit au but.
Observateur :
Il est très à l’écoute, patient et aime prendre son temps.
Comment le reconnaître : ton calme, laisse des blancs.
La technique à utiliser pendant l’entretien : intéressez-vous à lui, ne
rentrez pas trop vite dans le questionnaire, demandez-lui régulièrement
s’il a des questions.
Précis :
Il est analytique, comprend en entrant dans le détail.
Comment le reconnaître : il est bref, utilise des mots normatifs, chiffrés.

La technique à utiliser pendant l’entretien : appuyer sur la démarche de
vente individualisée. Répondez aux questions de manière très précise,
remplissez l’offre dans le détail.
Exalté et Joyeux : Il aime les gens, il faut le passionner, le faire rêver.
Comment le reconnaître : ton vivant et chaleureux, il est décousu.
La technique à utiliser pendant l’entretien : pas de détail, émotions,
sensations, plaisir.
2.1.2.4 - Traitement des objections
Une vente n’est jamais aussi simple et rapide que nous le pensons, elle
induit souvent un grand nombre d’objections venant des clients. C’est
pourquoi il est très important de les anticiper et de les préparer.
En revanche, un client qui objecte, c’est un client qui est intéressé et qui
se pose encore un certain nombre de questions.
Prenez note qu’une objection est également le meilleur moyen de
connaître le profil de son client.
Toutefois, une objection ne se traite pas dans l’immédiat, il y a un schéma
tout particulier à suivre si l’on ne veut pas rater sa vente.
Comment traiter une objection face à son client ?
COMPRENDRE :
Même si l’objection n’est pas justifiée, il faut montrer au client que vous
acceptez celle-ci et que vous la comprenez.
Exemple : « Je comprends que… », « Il est tout à fait
compréhensible… », « C’est tout à fait légitime de votre part … ».
ISOLER :
Avant de réellement traiter l’objection il faut la mettre de côté en mettant
en avant tous les autres points positifs aux yeux du client.
Exemple : « En dehors du fait que.. », «Mis à part le fait que… » Est
ce que les activités du club vous conviennent ?
Si non :
« Je comprends que cela soit important pour vous, alors pourriezvous
me dire ce qui ne vous convient pas dans cette formule ? »
TRAITER :
Si le client revient sur son objection, on va alors traiter celle-ci en
trouvant une solution adaptée à son besoin, en renforçant l’urgence du
besoin en apportant des arguments en adéquation avec son profil et des
réponses positives.
Exemple : Si le client a un profil SONCAS « Argent » il faudra lui
trouver une solution personnalisée. Par exemple, vous pourrez anticiper

une action commerciale visant à offrir les frais d’inscription en lui
proposant un geste exceptionnel pour lui le Jour J.
Si c’est OUI : vous en parlerez avec la direction.
Si c’est NON : « Je comprends que vous souhaitez réfléchir, en revanche
qu’est-ce qui vous bloque aujourd’hui pour démarrer ? «
RAMENER :
Dans le cas final où le client reste vraiment hostile, il faut avancer une
offre promotionnelle qui vous permette de conclure votre vente.
Exemple : « Nous avons organisé une offre promotionnelle il y a 1
semaine de cela, exceptionnellement pour vous, nous allons vous en faire
bénéficier. »
ATTENTION : Il ne faudra jamais faire bénéficier un client d’une offre
promotionnelle remontant à plusieurs semaines ou qui est prévue dans les
semaines à venir. En effet, cela décrédibilise totalement les tarifs
préférentiels imposés et si du bouche à oreille se fait sur cela, votre salle
risque de ne pas être prise au sérieux.
Voici un listing des objections les plus courantes que vous pourrez
trouver :
« Je veux réfléchir » (sous-entendu : je ne signe jamais le jour même par
principe).
Traitement de l’objection :
-Je comprends tout à fait que vous ayez besoin de réfléchir :
-->Quel est le point qui tend à vous faire réfléchir ?
--> Si vous avez encore des choses incomprises ou des questions surtout
n’hésitez pas, nous sommes là pour répondre à toutes vos interrogations.
Avez-vous toujours la même motivation ? Si non, pourquoi ?
« Je veux en parler à mon Mari (à ma femme)»
Traitement de l’objection :
- Je comprends bien, c’est le décisionnaire ? En quoi aurait-il un impact
sur votre décision finale ? S’il souhaite, il peut venir faire une séance avec
vous »
« Je veux voir une autre salle pour comparer … »
Traitement de l’objection :
-Je comprends totalement que vous ayez besoin de comparer, toutefois
notre formule et nos services vous conviennent-ils ?
-Je comprends, mais pourriez-vous me dire ce que vous recherchez en
visitant un autre centre ? Quels sont les critères que vous souhaitez voir
apparaître et qui ne sont pas présents dans notre salle ?
-Sachez que pour atteindre vos objectifs, les activités et le programme
que nous vous mettrons en place correspondront clairement à ce que vous
recherchez et répondront à vos exigences citées au préalable.

-Si une séance d’essai ne vous suffit pas, je vous propose le Pass
Découverte une semaine qui vous permettra de vous familiariser avec
notre club durant une semaine entière.
« Je n’ai pas le temps »
Traitement de l’objection :
-Je comprends votre préoccupation qui est valable pour beaucoup de
personnes de nos jours. Quels sont vos horaires de travail ?
-Sachez que la salle est ouverte de 6h à23h non-stop avec des cours
collectifs sur écrans en permanence. Selon vos horaires, vous pouvez
trouver 2 créneaux horaires qui vous permettront de prendre du temps
pour vous et de décompresser.
« Il y a trop de monde quand je souhaite venir »
Traitement de l’objection :
-Sur quels créneaux horaires pouvez-vous venir ?
-D’accord, je vois. Quelles sont les activités que vous voulez privilégier
pour atteindre vos objectifs ?
-Je comprends, sachez que certes il y a du monde dans ces horaires-là
mais il y a de l’accessibilité pour tout le monde. Afin de vous faire votre
propre opinion, je vous propose de venir essayer sur une semaine avec
notre Pass Découverte une semaine.
« C’est trop cher »
Traitement de l’objection :
-Je comprends totalement que le prix soit un critère primordial pour vous.
Sachez que nous sommes la moins chere du marché et la meilleure salle
en termes de rapport qualité/prix. En plus de cela, vous avez les frais
d’inscription à -50%, une grande opportunité à saisir.
Si le client rétorque une seconde fois que le tarif est trop élevé, c’est un
problème de valeur perçue du client et la technique est de remonter la
vente et de redonner de la valeur aux services proposés. Car si vous êtes
la solution du client, cela n’aura pas de prix pour lui.
Exemple :
-Je comprends que vous n’ayez pas ce budget à dépenser ce mois-ci, mais
que trouvez-vous cher exactement ?
-Vous ne trouverez pas une salle qui propose un accompagnement
personnalisé, des cours collectifs avec professeurs, sur écrans et des
appareils haut de gamme pour un tarif aussi bas. Si nous proposons un
tarif aussi bas c’est d’ailleurs pour permettre à tout le monde de pouvoir
faire du sport.

2.1.2.5 - Sécurisation de la vente
Une fois l’administratif traité il faut sécuriser sa vente. Pour cela, il faut
montrer au client que vous tenez vos promesses faites au cours de
l’entretien.
Si le client accepte la proposition commerciale :
On va donc passer à l’étape inscription tout en entretenant le dialogue
pour lui montrer que la sympathie et l’esprit chaleureux n’étaient pas
seulement un argument de vente mais une vérité.
Ensuite, lors de l’inscription on va remettre au client un kit inscription
dans une chemise à rabat. Celui-ci contiendra un autocollant, 1 livret
Pass-Sport (pour donner un côté qualitatif à la salle), un carnet
découverte 10 séances pour permettre de faire découvrir la salle
gratuitement à 10 amis.
Si le client n’accepte pas dans l’immédiat de signer le contrat :
Prendre ses coordonnées avec le carnet découverte et lui proposer une
séance d’essai gratuite.
2.1.3 - Fidélisation client
2.1.3.1 - Objectifs
La fidélisation consiste à mettre en place des actions pour faire en sorte
que vos clients restent fidèles et continuent à être consommateurs de vos
services. L’objectif est donc de créer une relation durable avec chacun de
vos adhérents.
Fidéliser un client est un gain de temps et d’argent pour votre salle de
remise en forme. En effet, la théorie dit qu’un client gardé est un client
content. Qui dit client content, dit recommandation auprès de son
entourage et futures inscriptions. C’est un processus beaucoup plus facile,
économique et productif que d’aller chercher par vous-même les clients.
Avoir des clients fidèles c’est assurer la récurrence du CA et une pérennité
de votre activité. Mais encore, vous assurez à votre club une rentabilité
croissante et de la promotion gratuite. En effet, grâce à toutes les astuces
de fidélisations suivantes, que vous pourrez mettre en place au sein de
votre structure, vos adhérents feront pour vous, 80% du travail de
prospection.

2.1.3.2 - Actions de fidélisation
2.1.3.2.1 - Le suivi personnalisé
Le suivi personnalisé rendra votre client exclusif, il permettra d’atteindre
ses objectifs en toute sécurité et avec efficacité. Il faut donc être présent
en permanence sur les plateaux musculation-cardio.
Aussi, si vous vous engagez à faire un programme à une date donnée,
respectez ce délai.
Pour ce suivi personnalisé, dans un premier temps, on va s’intéresser au
client en lui posant les questions suivantes :
- Pratiquez-vous du sport en extérieur ? Lequel ? A quelle fréquence ?
- Avez-vous déjà pratiqué du sport en salle ? Combien de temps ?
Pourquoi avez-vous arrêté ? Pourquoi reprendre ?
- Avez-vous des soucis de santé particuliers à signaler ? (articulations,
asthme, opérations récentes, cœur, ….)
- Quels sont vos objectifs ?
- A quelle fréquence pensez-vous venir ?
- Quand pensez-vous revenir la prochaine fois afin que je prépare
votre programme ?
Dans un second temps, 2 à 3 mois plus tard, vous reviendrez vers le client
afin de faire un bilan sur son évolution pendant cette période.
2.1.3.2.2 - Anticiper les envies des adhérents
Il faut que vous soyez en permanence à l’écoute de vos clients. En effet, si
quelque chose ne lui convient pas il ne viendra plus ou résiliera carrément
son abonnement. Or, le but est que la fréquentation des cours et de la
salle soit au maximum et que les clients soient satisfaits. Pour pallier à
cela, vous pourrez donc mettre en place des questionnaires concernant la
satisfaction clients pour les cours.
Exemple : Vous souhaitez mettre en place un cours de step. Avant de
vous lancer dans cela, demandez si ça plairait et surtout sur quels
créneaux horaires.
Enfin, il est important de se remettre en question en permanence lorsque
des cours ne fonctionnent pas ou si des problèmes avec les adhérents
surviennent. La remise en question est la base pour pouvoir avancer
positivement.

2.1.3.2.3 - Le parrainage
Cela va permettre d’attirer du monde, d’augmenter votre chiffre d’affaires
et de récompenser vos adhérents.
Chez SUN FORM, vous proposerez : pour 2 personnes parrainées
L’adhérent se verra offrir un mois gratuit.
2.1.3.2.4 - Organiser des événements
L’organisation d’événements, exemple ‘les portes ouvertes’ a pour but de
créer une émulation et ainsi de communiquer sur notre club. Donner
l’envie aux gens de découvrir votre salle mais également l’envie de s’y
inscrire. Ce qui nous permet d’acquérir pendant ces événements un grand
nombre d’adhésions sur une SEULE journée.
Cela permet également de fidéliser notre clientèle. Ils ont alors le
sentiment d’appartenir à un groupe, une « communauté ». Beaucoup
d’entre eux franchissent le pas, certes pour pratiquer une activité sportive
mais aussi pour se créer un réseau social « physique », (plus difficile à
notre époque suite à l’évolution d’internet où la société se contente plus
facilement d’un contact virtuel).
Une clientèle se sentant alors importante au sein de son club de par
l’attention que nous lui apportons, sera amenée volontairement à en
parler et motiver son entourage à venir découvrir notre concept.
Pendant ces événements, il est important d’être organisé sur le
déroulement de la journée, mais également et surtout veiller à
l’implication que doit avoir toute l’équipe. Chacun des intervenants doit
avoir son rôle et une implication franche et totale. Par exemple pour la
communication et la publicité, il ne s’agit pas par exemple, que du dépôt
de flyers en boutique mais de l’importance de l’échange avec son
commerçant pour l’inciter à venir découvrir le club et à en parler.
2.1.3.2.5 - Prodiguer du plaisir et de l’affection
Un client est acquis non pas lorsque vous avez répondu à son besoin, mais
dès lors que vous avez réussi à créer une relation de confiance. Pour cela,
appelez-le par son prénom dès que vous le pouvez. Rappelez-vous que
vos clients préfèrent faire des affaires avec des hommes plutôt qu’avec
des entreprises. Si vous réussissez à créer cette relation forte avec eux,
vos clients deviendront vos meilleurs ambassadeurs.

2.1.3.2.6 - Les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux ont pour but de créer des interactions sociales entre
les utilisateurs. Un moyen efficace, simple et gratuit pour nous permettre
de fidéliser et attirer de nouveaux prospects.
L’utilisation par exemple du site « Facebook » permet une communication
quotidienne exposée sur le fil d’actualité des utilisateurs afin de
promouvoir notre salle Sun Form et informer nos adhérents. A travers
Facebook, de plus en plus d’options, tels que les hashtags, sont utilisables
afin de développer la notoriété de l’enseigne.
Les Hashtags :
Quelle est l’utilité des Hashtags ?
Les hashtags permettent de transformer des sujets de discussion et des
publications de votre journal personnel ou votre Page en liens
« cliquables ». Ainsi, ils permettent de trouver plus facilement des
publications sur des sujets et thèmes précis.
Pour faire simple, il vous est désormais possible de catégoriser vos
publications, en insérant simplement un dièse (#) suivi directement d’un
mot clé ou d’un groupe de mots de votre choix, pour que Facebook
(Twitter, ou encore Google +) considère que votre publication n’est pas
isolée, mais fait partie d’une thématique, ou d’un sujet sur lequel parlent
d’autres personnes. Le #mot deviendra cliquable, et un clic sur ce dernier
permettra de voir l’ensemble des publications ayant également utilisé ce
mot-dièse.
Au sein de votre club SUN FORM, l’utilisation de ces # vous permettra
alors de développer la notoriété à l’échelle locale, nationale et
internationale.
Toutes les publications Facebook de chaque club SUN FORM seront
centralisées sur un même fil d’actualité pour permettre de connaître ce qui
se passe dans chacune des salles. Mais encore, à échelle locale, régionale
ou nationale (Pâques, évènement local), le # vous permettra de faire un
lien avec un évènement connu qui rassemble et intéresse un grand
nombre de personnes. Ainsi, la chance d’être vu par un grand nombre
d’utilisateurs est multipliée.

Comment les utiliser ?
Lorsque vous réalisez une publication sur Facebook (ou autre réseau
social), à la suite de chaque texte, il vous suffit de rajouter une liste de
hashtag commun à tous les SUN FORM.
Exemple :
#sport #fitness #santé #bien-être #sunform #sunform (club
concerné)#ville du club concerné (pour une mise en avant locale).
Ainsi, un utilisateur qui suivra l’actualité #sport verra apparaître la
publication effectuée par votre salle SUN FORM.
Ensuite, à cette liste, vous pouvez rajouter des # en lien avec votre
publication.
Exemple : Vous souhaitez organiser une journée Portes Ouvertes au sein
de votre salle, vous pouvez présenter le texte suivant :
Pour cette journée #PorteOuvertes #SunForm #vous invite à venir
découvrir sa #SalleDeRemiseEnForme# SonMatérielde #Musculation…etc
Comme vous pouvez le constater, chaque début de mot est précédé d’une
majuscule. Cela est conseillé pour gagner en visibilité et en facilité de
lecture pour l’usager.
Les hashtags seront beaucoup plus performants en les utilisant depuis un
compte twitter ou Instagram. En effet, avec ces comptes, l’utilisateur peut
alors rechercher dans la barre de recherche un thème et voir toutes les
publications concernées apparaître. En revanche, pour le moment ceci
n’est pas possible sur Facebook.

Planifier vos publications Facebook :
Etape 1 : Insérer votre publication et une fois celle-ci terminée, cliquer
sur le triangle à côté de « Publier ».
Etape 2 : Cliquer sur « planifier »

Etape3 : Sélectionner la date et l’heure et cliquer sur « planifier » = la
publication est programmée
Etape 4 : La publication apparaît en « publication planifiée ». Cliquer sur
« voir la publication » pour visualiser la ou les publication(s) en attente.
Etape 5 et 6 : Sélectionner la publication et cliquer sur « actions » pour la
modifier, supprimer, publier immédiatement.
2.1.3.2.7 - Application téléphone
Cette application permettra d’être en lien direct avec vos adhérents
(notifications d’actualité, planning en ligne…)

2.1.4 - Conclusion
ACCUEIL
Se rendre disponible- Détendre le
prospect – mettre en confiance et à
l’aise le client
DECOUVERTE DU CLIENT
Détecter le profil type du client –
connaître ses objectifs
PHASE DE NEGOCIATION
SECURISATION
Trouver le meilleur argumentaire clair,
concis et adapté au client.
Traiter les objections et toujours rester
dans le positif
Faire au moins une pré-inscription pour
être sûr de l’inscription du client ou
prendre les coordonnées pour une
relance
FIDELISATION
Être présent- Suivi personnalisé-
Animation plateau et évènementiels
2.2 - La concurrence à connaître
La veille concurrentielle consiste à rechercher, analyser et exploiter les
informations relatives à votre entreprise, vos concurrents et votre secteur
d’activité, dans le but d’accroître votre productivité et votre compétitivité.
Il est donc nécessaire de savoir où l’on se situe, ce que l’on propose, les
méthodes employées par rapport à la concurrence locale. Intéressant
également de voir plus large et de porter son attention au niveau national
ou à l’étranger. Analyser les différentes méthodes de travail de nos
concurrents, leurs installations, jouer les clients mystères par exemple, ce
qui nous permettra de rester en adéquation avec le marché et surtout
parmi les meilleurs.

2.3 - Le tarif national obligatoire, selon notre règlement
intérieur
Suivant notre concept, Sun Form vend son abonnement à un tarif défini
de 29.99 euros/mois, un tarif commun pour tous et d’ordre psychologique
(car il est similaire par exemple à un abonnement téléphonique,
internet…). Celui-ci ne peut en aucun cas être modifié.
L’abonnement par prélèvement automatique nous permet de garder une
trésorerie régulière tous les mois, d’où son importance pour la rentabilité
du club et sa facilité de gestion.
La seule marge de manœuvre au niveau tarifaire, peut s’effectuer sur les
frais d’inscription (comprenant les droits d’entrée, les frais de dossier et la
carte d’accès), vendu au tarif de base à 99 euros avec une offre
commerciale de -50% soit 49 euros. Un impact pour les gens qui ont le
sentiment de bénéficier d’une offre exceptionnelle, facilitant ainsi la
signature.
Des frais qui peuvent pendant les campagnes publicitaires ou événements
particuliers être réduits à leur maximum : la gratuité des frais de dossier
et des droits d’entrée.
Cependant seuls les frais de la carte d’accès sont maintenus soit 15 euros
ce qui permet de rentrer un minimum d’argent sur l’inscription et ainsi de
se prémunir face à un éventuel rejet au premier prélèvement du client.
Contrairement à d’autres clubs où les clients versent directement le
paiement du premier mois en plus des frais d’inscription, chez nous les
clients ne payent le mois en cours qu’au premier prélèvement, ce qui leur
laisse un delai de 1 ou 2 semaines suivant leur date d’inscription. Ils ont
donc beaucoup moins d’argent à sortir à la signature ce qui permet de
faciliter psychologiquement leur adhésion (car à la fin du mois on aura
rentré la même somme : frais + prélèvement mois). Ceci est un argument
de vente en plus et nous fait donc gagner du temps, des adhérents et de
l’argent.

3 - L’exploitation de votre salle de sport
sunform
Vous : un modèle
Le coach sportif est vu et représenté comme un modèle auprès de ses
prestataires ainsi il se doit de montrer le bon exemple et la bonne attitude
à avoir dans une salle de sport.
Cela commence donc par la tenue que nous devons porter qui doit être en
cohérence avec notre métier. D’où le port d’un ensemble sportif propre et
distingué pour accueillir nos adhérents et le respect de notre règlement
intérieur. (Voir annexe : règlement intérieur). Ainsi que le port du badge
qui permettra à vos adhérents de vous identifier.
3.1 - Entretien du club et vérification des installations.
Avec notre concept en accès illimité 7j/7 de 6h à 23h, il est impératif que
le club soit correctement entretenu. Cela passe par la vérification de la
présence du produit et du papier mis à disposition dans les salles pour le
nettoyage du matériel cardio après chaque utilisation. A vérifier avant la
fermeture de la permanence pour éviter un manque pendant les heures de
libre accès.
L’hygiène dans une salle de sport créée notre réputation ainsi il est
important de vérifier la propreté des vestiaires et des sanitaires plusieurs
fois dans la journée (ramasser bouteilles ou gel douche oubliés,
désinfecter avec le produit destiné et passer un coup de raclette dans
chacune des douches).
Le rangement en salle, chaque matériel doit avoir une place attribuée,
vérifiez que les machines soient déchargées après utilisation. Une
recommandation supplémentaire à enseigner aux adhérents.
Le bureau est « votre chez vous » et donc à votre image. Il est impératif
qu’il soit en permanence propre et rangé soigneusement. Il est l’espace
d’accueil, le premier contact avec l’adhérent et donc sa première
impression. Si vous ne prenez pas soin de votre propre espace, les
adhérents reproduiront ce schéma dans la salle.

Le matériel MATRIX présent dans chacun des clubs sunform, est du
matériel haut de gamme, il est donc important de bien l’entretenir en le
graissant une fois tous les 15 jours et de vérifiier son bon fonctionnement.
Point important : les vélos de Spinbike sont très utilisés quotidiennement,
ils doivent être nettoyés avec soin pour éviter les traces de rouille causées
par la transpiration.
A noter : nous possédons une maintenance avec MATRIX, tout problème
sur le parc machine doit être signalé par mail au SAV MATRIX :
mohamed.bourhil@jhtfrance.fr
3.2 - Prise en charge du prospect
3.2.1 - L’accueil
Celui-ci s’effectue en trois étapes avec la présentation au visiteur, la visite
de la salle et de nos installations et la partie vente.
L’accueil est très important car c’est les 30 premières secondes les plus
importantes. Il vous faudra alors être irréprochable sur la façon de
l’accueillir (voir paragraphe : la vente de nos prestations et abonnements)
3.2.2 - La signature et / ou la prise de rendez vous
Après avoir terminé la visite du prospect, nous pouvons faire face à deux
cas de figure.
Le premier vient à la signature immédiate du contrat : installer le
prospect puis effectuer son adhésion, en remplissant la fiche d’inscription
via le logiciel MYACCESS WEB (voir paragraphe fonction et mode d’emploi
du dossier).
Une fois l’adhésion enregistrée dans le logiciel, il vous faudra imprimer
directement au logiciel le contrat des conditions générales de vente
d’abonnement à durée indéterminée et règlement intérieur en deux
exemplaires recto verso. Le présenter à l’adhérent en lui expliquant et
surlignant les grandes lignes de celui-ci :
La garantie du prix à 29.99 euros par mois.

Les conditions d’accès avec le badge magnétique qu’il faudra
biper avant chaque entrée.
Le règlement intérieur : vêtements de sport et serviette,
chaussures propres pour la salle, nettoyer le cardio après
utilisation, ranger le matériel , décharger les machines.
Joindre le certificat médical dans le mois en cours, après
l’inscription.
Les vestiaires : à disposition douches et cabines individuelles
plus casiers pour y déposer les affaires. Possibilité d’apporter
un cadenas pour mettre en sécurité, en cas de vol, le club
décline toute responsabilité.
La résiliation : si rupture du contrat, envoyer un courrier
recommandé à l’adresse du club d’origine, un préavis de deux
mois après réception de celui-ci et la restitution du badge
d’accès en fin de préavis. A défaut, les prélèvements
continuent d’être effectués jusqu’à remise de la carte de
membre.
Ce contrat doit être daté et signé puis notifié avec la mention
« lu et approuvé » par l’adhérent plus votre signature sur les
deux exemplaires.
Imprimer également un mandat de prélèvement SEPA, qui lui
aussi doit être daté et signé par l’adhérent. Par la suite il vous
faudra remplir les différents champs à l’aide du relevé
d’identité bancaire de votre prospect (entrer nom et prénom,
l’adresse complète, le pays, le numéro de téléphone, le
numéro IBAN et BIC, tamponner l’exemplaire, cocher
« paiement répétitif »). Important d’agrafer le contrat, le rib
et le mandat SEPA puis conserver dans un dossier
d’inscription.
Pour finaliser l’adhésion, distribuer le kit d’inscription qui
comporte dans une chemise à rabat :
Un autocollant
Un carnet découverte de 10 séances
Le livret Pass Sport
Le contrat des conditions générales de vente
-Soit deuxième cas de figure : le visiteur ne souhaite pas pour l’instant
s’abonner à la salle. L’inciter à prendre un rendez-vous avec vous ou l’un

des coachs en salle pour lui proposer une séance d’essai gratuite.
(Attention à la tournure de la demande ainsi éviter des questions fermées
qui ont votre client à répondre par oui ou non. Exemple à éviter :
souhaitez-vous effectuer une séance d’essai ? Demander plutôt : « je vous
propose une séance d’essai êtes-vous libre plutôt en début ou fin de
semaine ? ») .
3.2.3 - Prise en charge de la première séance ou séance
découverte
La prise en charge de sa séance : accueillir l’adhérent, l’accompagner aux
vestiaires en lui expliquant le fonctionnement (douches et cabines
individuelles et l’inviter à déposer ses affaires dans l’un des casiers),
vérifier qu’il a bien sa serviette (sinon, lui en prêter une, penser donc à
avoir du stock de côté).
Une fois le client en tenue, l’inviter dans le bureau pour ainsi déterminer
ses objectifs. Remplir une fiche qui nous permettra de mieux connaitre
notre adhérent et viser au mieux ses attentes. Attention au temps que
vous leur consacrez.
Fiche suivi :
Connaitre le profil : homme, femme, âge et profession (la
profession est très importante, un commercial qui est en
permanence sur les routes n’a pas le même train de vie qu’un
professeur des écoles par exemple).
Connaitre le passé sportif du prestataire : s’il pratique un
sport en extérieur, si oui lequel et à quelle intensité, s’il a déjà
pratiqué dans une salle de remise en forme si oui depuis
combien de temps et quoi.
Connaitre son état de santé : il est important de savoirc’est le
cas alors détailler son état. S’il a subi des opérations récentes
et si pour le cas, il présente des complications ou des douleurs
qui peuvent être liées.
Connaitre ses objectifs.
L’intensité voulue en salle (nombre de séances par semaine).
Définir une date bilan ce qui permettra de suivre l’évolution de
votre prestataire mais également lui montrer le suivi que vous
apportez à son entrainement et donc le fidéliser.

La fiche suivi terminée, la mettre de côté pour pouvoir traiter son
programme par la suite, ainsi lors de sa deuxième séance, il est impératif
que l’adhérent aie sa fiche d’entrainement. Lors de la deuxième séance,
lui expliquer le fonctionnement, objectifs du programme et déroulement,
positionnement des exercices. Les objectifs des adhérents sont souvent
identiques, perte de poids affiner cuisses abdos fessiers pour les femmes
par exemple et se muscler, se développer pour les hommes,
éventuellement pour vous faire gagner du temps ayez une liste de
programmes type de côté, ainsi cela vous permettra de juste la
photocopier et le programme sera prêt.
Gagner du temps est primordial quand le club commence à brasser
beaucoup de monde.
Lors des séances découvertes, toujours vérifier que vous avez les
coordonnées de votre client pour pouvoir par la suite le relancer. L’inviter
donc aux vestiaires pour se changer et y déposer ses affaires. Se
renseigner sur ses attentes et objectifs pour pouvoir le guider en salle.
L’accompagner pendant sa séance d’entrainement. Une fois terminée ne
pas laisser le client partir sans avoir fait le point avec lui et donc pouvoir
le convaincre de s’inscrire dans votre club, (voir paragraphe : la vente de
nos prestations et abonnements).
3.3 - Partie administrative
3.3.1 – Suivi des abonnements
Vous l’aurez bien compris, lors d’une journée un responsable de club doit
effectuer plusieurs tâches dans le club, ainsi lors de plusieurs inscriptions,
il est important le lendemain de faire le point sur celles-ci. Reprendre les
inscrits faits la veille et vérifier les fiches et contrats pour éviter les
erreurs.
Le suivi des abonnements passe aussi par le bilan des contrats validés par
jour, par semaine et par mois. Ainsi pouvoir faire le point et voir
l’évolution de votre club, en tirer des objectifs et éventuellement si besoin
est mettre en place des stratégies pour mieux les atteindre (voir chapitre :
partie commerciale et fidélisation).

3.3.2 - Traitement des prélèvements et des rejets
ATTENTION : lors des inscriptions, enregistrer le prélèvement au 20 si
l’adhérent c’est inscrit entre le 1 er du mois et le 15. Si inscrit entre le 16
et le 31 du mois, mettre le prélèvement au 5 du mois suivant.
1 au 15 =>prélèvements au 20
16 au 31=>prélèvements au 5
Suivant notre concept nous fonctionnons par prélèvement automatique.
Deux fois par mois (le 5 et le 20) il vous faudra les envoyer auprès de
votre banque ; exemple, pour les prélèvements du 5 du mois les
prélèvements doivent être envoyés à partir du 2 du mois et pour les
prélèvements du 20 ceux-ci doivent être envoyés à partir du 17 du mois.
Le logiciel My Access Web nous permet chaque mois de générer le fichier
que vous devez par la suite transmettre au logiciel de traitement des
prélèvements de votre banque.
Suite aux prélèvements envoyés il vous faudra gérer les rejets que votre
banque vous aura transmis. Il est alors important de tenir un tableau de
bord des rejets (voir exemple annexe) pour y noter toutes les
informations importantes suite aux rejets et voir s’il est récurrent. Si rejet,
se rendre sur la fiche du client, y noter la date et le motif de celui-ci dans
« remarque » (chapitre : informatisation et logiciel spécifique sunform).
Informer le prestataire de son rejet et voir avec lui comment il souhaite le
gérer ; soit en le reportant sur le mois suivant soit en régularisant sa
situation par carte, chèque ou espèces. Attention lors d’un rejet des frais
de 10 euros sont appliqués.
3.3.3 – Tableaux de bord des activités
Pour une meilleure organisation et un gain de temps il est important de
tout classer par dossiers et créer des tableaux de bord pour chaque
fonction.
- Pour la gestion des rejets créer un tableau excel pour
répertorier le nom des prestataires en rejet et le motif
avec sa date pour pouvoir gérer son cas et nous
permettre de garder une trace sur ce client.
- Pour la gestion des résiliations, créer un tableau excel
en indiquant le nom, prénom, la date de résiliation et

la cause de celle-ci : ainsi faire le point et comprendre
pourquoi les gens résilient leur abonnement au club.
- Pour la gestion des séances d’essai, sous tableau
excel, répertorier le nom, prénom, numéro de
téléphone, mail et date de l’essai pour vous permettre
de garder en liste une base de contact et pouvoir aussi
relancer les essais non- inscrits.
- Compte-rendu journalier, hebdomadaire et mensuel
des prospects, des inscriptions et des résiliations sous
forme de tableau excel ainsi en tirer les statistiques du
club.
3.3.4 - Tenue de la caisse
Une fois par semaine essentiellement le vendredi ou samedi matin, il vous
faudra faire votre caisse en comptabilisant le nombre de chèques avec
leur détail (exemple 3 chèques de 49 euros, 1 de 99 euros ….) et leur
montant total. Puis les espèces avec leur détail et finir par noter le fond de
caisse s’ il y a.
3.3.5 – Vérification des caméras de surveillance
Etant en accès illimité 7j7 de 6hà 23h il est impératif de contrôler les
caméras de surveillance pendant les créneaux horaires où vous n’êtes pas
de permanence et vérifier que seuls les gens inscrits pénètrent dans le
club et ne fassent entrer une autre personne sciemment. Il vous faudra
être attentif sur ce point du règlement et parfois prendre peut être des
mesures de sanctions envers l’adhérent qui ne le respectera pas (1 er nonrespect
: on l’appelle par téléphone pour lui rappeler le règlement
gentiment mais fermement ; 2 ème non-respect : exclusion définitive si
nécessaire).
A 10h vérifier les passages de la veille après 20h et le matin même avant
10H.
A 17h vérifier les passages entre 13h30 et 17h.
Le lundi matin vérifier les passages du week-end.

3.4 - Partie commerciale et fidélisation
Suite à la tenue des tableaux de bords de vos activités ainsi que des
bilans faits de votre club, plusieurs points peuvent être mis en place pour
redonner un coup de boost à vos inscriptions mais aussi à savoir garder sa
clientèle.
3.4.1 - Relance des prospects, séances d’essais
Le tableau de bord pour la gestion des séances d’essais vous permettra de
relancer les clients qui ont déjà fait une découverte de la salle en les
appelant pour, par exemple ; les avertir d’une offre promotionnelle et les
inciter à venir s’inscrire dans votre club.
La relance peut se faire deux semaines après la venue du client suite à
son essai.
(Exemple d’une relance : bonjour, suite à votre essai au club sunform,
nous vous informons qu’en ce moment les frais d’inscriptions sont à -50%
soit seulement 49 euros au lieu de 99 euros, je vous invite à convenir
ensemble d’un rendez- vous pour déterminer vos attentes dans une salle
de remise en forme et pouvoir y répondre au mieux. Etes-vous plutôt
disponible en début ou en fin de semaine, plutôt le matin ou à partir de
17h ? …. ).
3.4.2 - Organisation d’événements
L’organisation d’événements vous permettra plusieurs choses : de
fidéliser vos adhérents, de créer un esprit de convivialité dans votre club
et de faire découvrir votre enseigne aux gens extérieurs.
Il peut s’agir d’un simple pot au sein de la salle avec une animation de
cours où les adhérents auront pour occasion de faire participer leurs
proches.
Mais aussi d’un repas en extérieur avec juste vos adhérents etc.…
Pour effectuer ce genre de soirée, penser à le faire sur inscription, ce qui
vous permettra par la suite de savoir la quantité de boissons, gâteaux par
exemple dont vous aurez besoin.

3.4.3 - Animation des réseaux sociaux, application mobiles
Aujourd’hui beaucoup de liens sont mis en avant via les réseaux sociaux un outil
très facile d’utilisation et gratuit pour communiquer sur votre salle.
Nous fonctionnons avec le site Facebook où nous avons pour chaque club une
page SUN FORM ce qui nous permet de promouvoir notre salle et d’avertir nos
adhérents facilement et rapidement de toutes nos actualités.
Il est important de respecter la charte graphique du réseau et d’y ajouter
une actualité quotidiennement pour que Sun Form apparaisse sur le fil d’actualité
des adhérents afin que notre enseigne devienne familière au maximum
d’utilisateurs (« le jour où je décide de m’inscrire dans une salle de sport,
évidemment je vais chez Sun Form !!! »).
3.4.4 - Mise en œuvre d’opérations commerciales
Il est primordial de réaliser durant l’année des opérations commerciales
comme : en janvier par exemple avec les bonnes résolutions, sunform
vous offre les frais d’inscriptions. Le parrainage, chez sunform tout au
long de l’année : le parrain bénéficie d’un mois gratuit pour deux
personnes inscrites de sa part, en mai où la fréquence peut descendre un
peu et où les étudiants peuvent être amenés à résilier avec la venue de
l’été, créer une offre de parrainage plus pertinente sur une semaine soit
une personne parrainée, un mois gratuit pour le parrain, deux personnes
parrainées deux mois gratuits ….
Le parrainage est important à mettre en avant car la meilleure publicité
que vous puissiez avoir est le bouche à oreille.
Il n’y a pas de meilleur commercial qu’un adhérent satisfait.
Lors d’événements comme une soirée au sein du club, attirer les clients
en leur offrant pour cette occasion les frais d’inscriptions.
3.4.5 - Mise en place de partenariat
Il est très bénéfique de travailler avec les CE des grandes entreprises, par
exemple en offrant les frais d’inscriptions pour tous les employés de la
société (voir affiche annexe).

Des partenariats avec des magasins de sport ou autres, où nos adhérents
bénéficieront d’offres promotionnelles dans leur magasin en échange par
exemple : un totem sunform présent à l’entrée dans leur magasin,
distribution de flyers en caisse.
Echanges avec les partenaires en affichant leur logo sur nos télévisions de
cours interactifs.
3.5 - Gestion des cours collectifs
Le club sunform est un club de remise en forme et non une structure
« fitness » si vous avez le souhait d’instaurer des cours collectifs encadrés
avec des professeurs diplômés d’Etat, il est judicieux de ne pas dépasser
les 12 heures de cours par semaine et garder la facilité de gestion du
concept.
3.5.1 – le personnel nécessaire
Le responsable de la salle diplômé d’état et un contrat d’apprentissage en
formation BPJEPS.
3.5.2 – L’organisation
Si les cours se déroulent pendant les heures de permanence, il vous
faut alors être deux présents au club, (1 en cours, l’autre accueil, suivi
plateau…)
Dans le planning des cours collectifs, privilégier les créneaux horaires
où l’affluence en salle est la plus grande, pour permettre de vider un
peu les espaces musculation ou cardio et ainsi exploiter au mieux votre
espace cours collectifs (souvent la tranche horaire est de 18 heures à
20heures le lundi, mardi et jeudi).
Si vous êtes seul dans le club, d’autres créneaux horaires peuvent être
exploités. Comme ceux du matin à 9 heures par exemple, ce qui vous
permettra de développer la fréquence qui est difficile et longue à
obtenir. Ou le soir à partir de 20 heures et ainsi garder votre présence
durant les heures de permanence pour vous consacrer à l’accueil et
suivi des adhérents.

3.6 - Suivi personnalisé des adhérents
3.6.1 - Organisation
Sun form va se démarquer des autres clubs en accès libre par son suivi
personnalisé auprès de ses adhérents. Pour cela il est primordial de voir
avec eux leurs objectifs et ainsi, définir un programme selon leurs
attentes.
Avoir en réserve des fiches suivi (paragraphe : prise en charge de la
première séance ou séance découverte), mais aussi des programmes
d’entrainement vierges.
3.6.2 – Accompagnement des adhérents
Ce qui fait la différence dans nos clubs sunform, est notre suivi sur le
plateau musculation et le plateau cardio de nos adhérents pour pouvoir les
orienter et les corriger. Ainsi montrer notre présence et les accompagner
au mieux dans leur programme d’entrainement afin qu’ils atteignent leurs
objectifs.
Permet également de créer un lien relationnel et la convivialité dans nos
clubs, ce qui fidélisera notre clientèle.
Un adhérent qui se sent progresser, et qui se sent bien dans notre salle
sera un adhérent régulier, fidèle et bon pour le bouche à oreille.
3.6.3 - Mise en place des programmes d’entrainements
Elaborer un programme d’entrainement en fonction du matériel que vous
possédez dans le club.
Astuce importante : numéroter les machines ainsi cela permettra à vos
adhérents de se repérer d’après leur programme sur quelle machine ils
doivent s’orienter.
Eviter les programmes trop longs car souvent les adhérents n’ont pas le
temps de les suivre et se découragent. De plus des entrainements de
maximum 1h permettent un meilleur turn-over de la clientèle et donc une
meilleure rentabilité.
Ne pas oublier de noter sur le programme, les cours collectifs interactifs
pour inciter les gens à les suivre et à rentabiliser au mieux ces espaces.

3.6.4 - Bon à savoir pour gagner du temps
Comme expliqué dans le paragraphe, la prise en charge de la première
séance et les attentes des gens sont souvent similaires : la demande
de perte de poids, affiner le bas du corps, renforcer sa silhouette …
reviennent souvent ; ainsi pour pouvoir gagner du temps, garder de
côté un programme d’entrainement type pour chacun de ces objectifs.
3.6.5 - Bilan, périodicité et renouvellement
L’important pour le suivi de vos adhérents est de les revoir
régulièrement pour pouvoir faire le point sur leur objectif et voir leur
progression. Un adhérent qui ne se verra pas progresser se
découragera et ne restera pas dans votre club.
Il est impératif après le programme d’entrainement fait, de fixer une
date de bilan (utiliser le Pass Sport). En moyenne tous les 2-3 mois, et
renouveler leur entrainement (ce qui évitera également qu’ils se
lassent car la musculation peut être répétitive; essayez d’élaborer des
programmes ludiques, surtout pour les débutants).

4 - Informatisation et logiciel spécifique sunform
4.1 - Notre logiciel spécifique, fonctions et mode d’emploi
4.1.1 - Fiche d’inscription, création de badge
- Cliquer sur ajouter pour remplir toutes les données avec les
coordonnées de votre client : la civilité, le nom ; le Prénom, l’adresse, le
pays, le téléphone, le mail, la date de naissance et la profession.
- Cliquer sur le petit + à coté de REMARQUE, et noter sur la fiche client si
il y a eu une offre particulière (ex frais d’inscriptions à -50%), ainsi que
toutes autres annotations intéressantes comme : chèques de préavis ok,
certificat médical donné, décharges mineures signées etc.…
- Cliquer sur OK pour valider l’inscription

- Ensuite, allez Dans l’onglet « Détail », cliquer sur la touche MODIFIER
pour remplir les données bancaires avec l’aide du relevé d’identité
bancaire.
- Noter le numéro IBAN, les autres champs se rempliront
automatiquement et modifier la date de prélèvement.
Rappel : entre le 1 er et 15 du mois les prélèvements se feront le 20 et
entre le 16 et 31 du mois, les prélèvements seront le 5 du mois suivant.
-Cliquer sur ENREGISTRER

- Puis cliquer sur l’onglet CONTRAT, cliquer sur AJOUTER pour sélectionner
le contrat voulu.
- Dans « choix du modèle », choisir le modèle du contrat voulu, exemple
ABO MENSUEL PRELEVEMENT.
- Valider en cliquant sur CREER en bas à droite (onglet vert).
- Puis aller dans l’onglet FACTURE
- Cliquer sur AJOUTER
- Cliquer sur le petit + en vert
Dans l’encadré « DESCRIPTION » :
- Cliquer sur la flèche du bas et choisir la facture voulue (frais
d’inscription, frais d’inscription -50%, frais d’inscription offert…)
- Cliquer sur valider

Une facture s’est alors inscrite dans la colonne de gauche
-La sélectionner en cliquant dessus, puis cliquer sur l’onglet vert
PAIEMENT.
- Vérifier que le montant soit correct
-Dans TYPE, sélectionner le mode de paiement (attention à ne pas faire
d’erreurs car vous ne pourrez revenir en arrière)
-Cliquer sur INSCRIRE LE PAIEMENT (en bleu)
ATTENTION :Si votre adhérent a payé les deux mois de préavis en
avance lors de son inscription, il faudra rajouter une facture
supplémentaire.

-Première étape :
-Deuxième étape :
-Troisième étape :

Votre inscription est alors finie.
Maintenant il vous faut créer le badge :
-Scanner un badge vierge au niveau de la ventouse bleue (à l’entrée de la
salle), celui-ci va apparaitre en client inconnu dans la colonne de gauche
VISITE.
-Cliquer dessus, une petite fenêtre va alors s’ouvrir
-Mettre le curseur pour entrer le nom de la personne que vous venez
d’inscrire et valider.
Le code de la carte va alors s’afficher sur la fiche client dans l’encart
CODE BARRE.

4.1.2 - Traiter les résiliations.
- Lors d’une résiliation, chercher le client dans la colonne de gauche dans
CLIENT, puis cliquer sur la loupe
- Noter sur sa fiche la date de la résiliation, la date du dernier
prélèvement et le numéro de résiliation (si vous faites un classement de
vos résiliations par numéro). Pour cela vous devez cliquer sur le +en
vert : « ajouter une remarque »
-Cliquer sur « SAUVER.
-Dès la réception de votre courrier de résiliation, vous devez dans un
premier temps clôturer le contrat de votre adhérent.
4.1.2.1.- comment Clôturer un contrat ?
- Rechercher le client
-Aller dans ses contrats
-Cliquer sur l’onglet jaune CLOTURER
-Une fenêtre s’ouvre : clôturer le contrat
-Valider en cliquant sur CLOTURER (en vert)
- Vérifier que la case clôturer suite à cette manipe soit cochée
4.1.2.2- Résiliation préavis par chèques. (Première possibilité).
Lors de son inscription, l’adhérent vous aura fourni deux chèques de
29.99€ (non datés) ou un chèque de 59.98€.
- Première étape :
-Aller dans contrat et cliquez sur l’onglet « AJOUTER »

- Deuxième étape :

- Troisième étape :
4.1.2.3- Résiliation préavis réglé à l’inscription. (deuxième
possibilité).
- Comme pour la méthode, « résiliation préavis par chèques », vous devez
d’abord faire la clôture du contrat de votre adhérent avant de suivre les
étapes suivantes :
-Première étape :

-Deuxième étape :

4.1.3 - Suspendre un prélèvement
La suspension peut être faite sous certificat médical ou pour faire un mois
gratuit (ex : parrainage).
-Rechercher le client
-Aller dans contrat
-Sélectionner le contrat que vous souhaitez suspendre (dans la colonne de
gauche)
-Cliquer sur PAIEMENT (en bas à gauche en vert)

-Cliquer sur le liseré rouge (supprimer le paiement)
-Cliquer sur QUITTER (en bas à droite en rouge)
-Revenir sur la fenêtre des contrats, cliquer sur MODIFIER (en bas en
jaune)
-Modifier TYPE PMT. Et changer le SEPA en MANUEL
-Changer le prix unit le mettre à 0,00
- Cliquer sur valider
-Vérifier que le contrat (dans la colonne de gauche) apparait sur 0 euro
- Revenir sur la fiche client et noter ce changement pour le mois

4.1.4 – Traiter les prélèvements et rejets
Fonctionnement du robot de génération des ordres SEPA :
Toutes les 6 heures, le traitement suivant est lancé.
Toutes les factures non acquittées (dont les sommes des paiements en
cours ou acceptées sont inférieure au montant de la facture) avec un
mode de règlement « SEPA » dont la date de facturation est comprise
entre date du jour – 30 jours et date du jour + 1 jour sont traitées.
Un paiement à l’état « en cours » est créé sur cette facture. La date de
paiement est le jour de prélèvement enregistré dans la fiche client ->
références bancaires du client + le mois et l’année de la facture. Si cette
date est dans le passé, la date est décalée au mois suivant.
Si le lot SEPA du même jour est déclaré « transmis », le paiement est
automatiquement placé dans le lot du mois suivant, au même jour de
prélèvement.
Ce paiement est lié à un ordre SEPA dans l’état « - » ou généré.
4.1.4.1 Les prélèvements
- Aller dans l’onglet « paiement »
- Cliquer sur « ordre »
- Sélectionner « SEPA »
- Sélectionner la date des prélèvements (soit le 5 ou le
20 du mois)
Attention vérifier que « l’état » soit sur « TOUS »
- Cliquer sur « chercher » à gauche en vert
- Cliquer sur l’icône diskette, sélectionner le fichier.

- Imprimer la liste des ordres à partir de l’icône imprimante >PDF de la
liste, icône Excel>
-Cliquer sur l’icône diskette, sélectionner le fichier. Cliquez sur l’icône
imprimante>PDF du lot, icône Excel>fichier Excel du lot.
Téléchargement du fichier pour envoi à la banque :
-Cliquer sur l’icône verte « Télécharger »
Vous recevez le fichier XML pour envoi à la banque.
ATTENTION !! Cette procédure passe le lot à l’état « transmis » le lot ne
peut plus être modifié par la suite.
Votre fichier va apparaitre en bas de votre écran, faites un clic droit de
votre souris et cliquer sur « afficher dans le dossier ».
Vous allez enregistrer sur votre bureau d’ordinateur ce fichier XML dans
un nouveau fichier appelé par exemple : plvmtcastel050715
(=prélèvements de Castelsarrasin du 05/07/15).
Votre fichier est classé et il est prêt à être envoyé à la banque.
La manipulation sera à refaire tous les 2 et 17 du mois.

4.1.4.2 Les rejets et l’acceptation des paiements
Les rejets doivent se traiter 1 à 2 jour avant de passer les prélèvements.
Avant de traiter les rejets, il vous faut IMPERATIVEMENT « accepter » les
prélèvements précédents : Le 15 du mois, il vous faudra traiter les
impayés du 5 et après, accepter les prélèvements du 5. Et entre le 28-30
du mois (en fonction de la date de fin du mois), il vous faudra traiter les
impayés du 20 et accepter les prélèvements du 20.
Première étape : vous acceptez les prélèvements :
-Dans paiements -> ordres -> SEPA
-Sélectionner la plage de date
- Sélectionner l’état « en cours »
-Cliquer sur chercher

-Puis Cocher toutes les cases
-Et ensuite décocher seulement les personnes qui sont en rejet (et vous
allez devoir représenter).
-Cliquer sur le symbole « √ » (en vert).
La liste des gens rejetés apparait.
Il vous faudra traiter les rejets en deux parties : les FIRST et les
RECURRENT (si les deux cas se présentent, sinon ce sera en une seule
fois).
- Cocher tous les FIRST (représente les nouveaux
clients, donc leur premier prélèvement).
- Cliquer sur la croix rouge
Une fenêtre s’ouvre, cocher la case « technique », puis la case
« représenter les rejets », choisir la date de représentation (si rejet du 5,
mettre au 20 du mois et si rejet du 20 mettre au 5 du mois prochain)
- Cliquer sur « rejeter »
-
Ensuite il vous faut traiter les rejets RECURRENT (les clients qui auront au
moins un mois d’abonnement déjà prélevé), en appliquant la même
procédure.
4.1.5 - Les principaux ratios à suivre
Les ratios les plus fréquents à vérifier sont : la fréquence journalière
et le nombre de clients actifs.

4.1.5.1 – La fréquence journalière
-Cliquer sur l’onglet STATS (en violet)
-Choisir type « visite »
-Définir la date souhaitée
4.1.6.2 – Le nombre de clients actifs
Cela vous permet de prendre connaissance du nombre de clients actifs,
c’est-à-dire ceux qui sont prélevés.

-Cliquer sur l’onglet LISTE (en vert)
-Cliquer sur la loupe en bas à gauche comme pour effectuer une recherche
client

-Cliquer à nouveau sur la loupe cette fois- ci en haut à droite
- Décocher les cases : Inactif, en arrêt, bloqué.

-Sélectionner contrat actuel signé.
-Décocher tous les contrats, sauf « ABO MENSUEL PRELEVEMENT »
-Cliquer sur RECHERCHER
-Fermer la fenêtre
-Le nombre de clients apparait en bas à droite

4.1.6 - Encaissement
Sur le logiciel vous trouverez un onglet CAISSE, avec différents articles
(spécifiques pour les salles). L’article commun est la séance à 15 euros.
Si un prospect souhaite faire une séance ponctuelle, lui facturer ce
montant.
-Cliquer sur l’onglet CAISSE (en bleu)
- Changer « connexion » et y valider votre nom
-Cliquer sur l’article voulu
-Choisir le moyen de paiement
-Cliquer sur facture pour enregistrer le paiement

4.2 - Internet : votre boîte mail personnalisée et notre site
4.2.1 - Notre site internet et votre présence
Vous pouvez vous rendre à tout moment sur le site sunform au lien
suivant : www.sun-form.fr .
Vous y trouverez la description entière de notre concept Sun Form,
- L’onglet Club vous permettra de vous rendre sur tous les clubs déjà
existants et découvrir la salle avec différentes photos, sa description, et
son lien Facebook.
-L’onglet actualité vous permettra de connaitre toutes les futures
ouvertures de clubs.
-L’onglet développement est un encart réservé aux futurs franchisés en y
découvrant le formulaire de candidature, et un encart « recrutement »
pour y déposer un CV. Ces mails sont alors directement envoyés à
l’adresse du réseau Sun Form via ce site.
Des prospects voulant effectuer une séance d’essai dans le club de leur
choix peuvent faire leur demande via ce site. Vous réceptionnerez sur
votre boite mail du club cette demande et ainsi pourrez contacter ce
prospect.
4.2.2 – Votre boite mail personnalisée
Chaque club sunform possède une boite mail personnelle. Celle-ci vous
sera créée sous ce modèle : nomdelaville@sun-form.fr

4.3 - Notre intranet
Un site intranet est à votre disposition. Il est interne au réseau Sun Form
et doit rester un outil propre à l’utilisation de votre salle.
L’intranet permettra principalement deux choses :
Une centralisation des données : cela permet d’homogénéiser
les données, d’éviter les doublons, d’optimiser les processus de
traitement et d’accès à l’information, de faciliter la gestion des droits
d’accès aux données. En outre, cette centralisation permet
d’implémenter plus facilement et efficacement des outils
statistiques.
Une optimisation de la communication interne, donc de la
productivité.
Cette base de données interne à Sun Form, regroupera divers documents
utiles tels que : des affichages pour la salle (règlements intérieur,
affichages des prix, du parrainage…), des programmes d’entraînements
type, des supports de communication pour Facebook, le manuel
d’exploitation, les newsletters et leurs fichiers joint, ainsi que des
supports explicatifs concernant l’utilisation du logiciel My Access web.
L’adresse de l'intranet : http://www.sun-form.fr/Intranet3
Connectez-vous avec votre login et identifiant personnel qui sera
programmé spécialement pour votre salle.