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Support de cours Access 2016 utilisation interrogation

EAN:9782916950457 Ce cours sur Access 2016 comprend de nombreuses illustrations commentées. Leur contenu est codifié avec des icônes indiquant la nature de l'information : procédure, information, conseil, danger, exemple...Il comprend des exercices téléchargeables sur notre site. Le lien de téléchargement est indiqué dans le cours. Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

EAN:9782916950457
Ce cours sur Access 2016 comprend de nombreuses illustrations commentées. Leur contenu est codifié avec des icônes indiquant la nature de l'information : procédure, information, conseil, danger, exemple...Il comprend des exercices téléchargeables sur notre site. Le lien de téléchargement est indiqué dans le cours.
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.
Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.
C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.
Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.
Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

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<strong>Support</strong> <strong>de</strong> <strong>cours</strong><br />

Ccess <strong>2016</strong>


Comment utiliser <strong>Access</strong> sous Windows ?<br />

Comment arrêter ou démarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le<br />

bureau, lancer une application, la fermer ?…<br />

De quoi est composée une fenêtre <strong>Access</strong> ? Comment utiliser la souris et le clavier<br />

avec <strong>Access</strong> ? Où se trouvent le ruban, les outils ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'un<br />

formulaire, une table, une requête, une table ?…<br />

Comment utiliser une base <strong>Access</strong> existante ? Quels sont les mo<strong>de</strong>s d'affichage<br />

<strong>de</strong>s données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter<br />

un nouvel enregistrement ?…<br />

Comment interroger les données <strong>de</strong> la base ? Trier les données recueillies,<br />

effectuer <strong>de</strong>s calculs ou <strong>de</strong>s regroupements sur ces données ?...<br />

Comment afficher ces données dans <strong>de</strong>s états ? Mettre en page et personnaliser<br />

la présentation <strong>de</strong> ces états ?...<br />

Comment effectuer une synthèse <strong>de</strong> tout ou partie <strong>de</strong>s données<br />

sous forme <strong>de</strong> tableau ou <strong>de</strong> graphique croisé dynamique avec <strong>Access</strong>, avec Excel ?...<br />

Comment utiliser les données d'<strong>Access</strong> dans Word ? Faire un mailing ?...<br />

Comment créer et modifier une base simple ? Créer <strong>de</strong>s tables, <strong>de</strong>s champs ?...<br />

Comment travailler en mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données" ? Naviguer dans les données,<br />

les sélectionner, les modifier, les présenter ?...<br />

Comment créer <strong>de</strong>s formulaires pour saisir ou afficher les données ?...<br />

Ce <strong>cours</strong> est accès sur l'<strong>interrogation</strong> d'une base <strong>de</strong> données existante et l'exploitation<br />

et la présentation <strong>de</strong>s données extraites. Il répond à toutes les questions ci-<strong>de</strong>ssus et<br />

bien d'autres encore, <strong>de</strong> manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous<br />

<strong>de</strong>viendra vite indispensable, posé à coté <strong>de</strong> votre ordinateur.<br />

Cet ouvrage a été entièrement réalisé<br />

avec Microsoft Word ®<strong>2016</strong>,<br />

Images <strong>de</strong>s fonds <strong>de</strong> couverture reproduite avec l'aimable autorisation <strong>de</strong> Microsoft


SOMMAIRE<br />

I. WINDOWS ................................................................................................................................ 3<br />

A. SOURIS .............................................................................................................................................................. 3<br />

1 PRINCIPE...................................................................................................................................................................... 3<br />

2 UTILISATION ................................................................................................................................................................ 3<br />

3 VOCABULAIRE ............................................................................................................................................................. 3<br />

4 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 4<br />

B. CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5<br />

1 PAVES .......................................................................................................................................................................... 5<br />

2 TOUCHES SPÉCIALES ................................................................................................................................................... 5<br />

3 TOUCHES DE RACCOURCI ........................................................................................................................................... 6<br />

4 TOUCHES AUTRES ....................................................................................................................................................... 6<br />

5 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 6<br />

C. FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7<br />

1 STRUCTURE ................................................................................................................................................................. 7<br />

2 COMPOSITION ............................................................................................................................................................ 7<br />

3 BARRE DE TITRE .......................................................................................................................................................... 8<br />

4 RUBAN ......................................................................................................................................................................... 8<br />

5 BARRE D'ÉTAT ............................................................................................................................................................. 9<br />

6 BARRE ACCÉS RAPIDE ................................................................................................................................................. 9<br />

7 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................ 9<br />

8 BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................................................. 10<br />

D. FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 14<br />

1 STRUCTURE .............................................................................................................................................................. 14<br />

2 COMPOSITION ......................................................................................................................................................... 15<br />

3 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 15<br />

4 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 16<br />

5 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 16<br />

E. GUIDE / DIDACTICIEL ...................................................................................................................................... 20<br />

II. ACCESS POUR QUOI FAIRE ..................................................................................................... 21<br />

A. CONFIGURATION ............................................................................................................................................ 21<br />

B. INSTALLATION ................................................................................................................................................. 21<br />

C. ENTRER / QUITTER .......................................................................................................................................... 22<br />

D. EXERCICES ....................................................................................................................................................... 22<br />

III. DIALOGUER AVEC ACCESS ..................................................................................................... 25<br />

A. LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS .............................................................................................................. 25<br />

1 TABLES ...................................................................................................................................................................... 25<br />

2 REQUÊTES ................................................................................................................................................................ 26<br />

3 FORMULAIRES .......................................................................................................................................................... 26<br />

4 ÉTATS ........................................................................................................................................................................ 26<br />

5 MACROS ................................................................................................................................................................... 26<br />

6 MODULES ................................................................................................................................................................. 27<br />

B. LA FENÊTRE ACCESS ........................................................................................................................................ 27<br />

1 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 28<br />

2 MENU FICHIER ......................................................................................................................................................... 28<br />

3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ........................................................................................................................... 29<br />

4 RUBAN ...................................................................................................................................................................... 30<br />

5 VOLET DE NAVIGATION ........................................................................................................................................... 31<br />

6 LE VOLET DROIT ....................................................................................................................................................... 34<br />

7 MENUS CONTEXTUELS............................................................................................................................................. 35<br />

8 ASCENSEURS ............................................................................................................................................................ 36<br />

9 BARRE D'ÉTAT .......................................................................................................................................................... 36<br />

10 ONGLETS D'OBJET .................................................................................................................................................... 37<br />

C. LA SOURIS DANS ACCESS ................................................................................................................................ 38<br />

1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ..................................................................................................... 38<br />

2 DÉPLACEMENT ......................................................................................................................................................... 38


3 SÉLECTION ................................................................................................................................................................. 38<br />

4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .................................................................................................................. 39<br />

5 ANNULATION D'ACTIONS ......................................................................................................................................... 39<br />

6 ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................................................ 40<br />

D. LE CLAVIER DANS ACCESS................................................................................................................................40<br />

1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ......................................................................................................................... 40<br />

2 TOUCHES DE FONCTION ........................................................................................................................................... 41<br />

3 UTILISATION DU RUBAN ........................................................................................................................................... 41<br />

4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION .................................................................................................................. 41<br />

5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ..................................................................................................................... 41<br />

IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS........................................................................ 43<br />

A. L'OUVERTURE ET L'UTILISATION .....................................................................................................................43<br />

1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE ...................................................................................................................... 43<br />

2 FERMETURE DE LA BASE .......................................................................................................................................... 44<br />

3 ACTIVATION DU CONTENU ...................................................................................................................................... 44<br />

4 ONEDRIVE ................................................................................................................................................................. 45<br />

B. LES FORMULAIRES ...........................................................................................................................................46<br />

1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES ............................................................................................................... 46<br />

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ........................................................................................................................... 47<br />

3 MODIFICATION DES DONNÉES ................................................................................................................................. 48<br />

4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT ................................................................................................................ 48<br />

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................................................... 49<br />

6 RECHERCHE DE DONNÉES ........................................................................................................................................ 49<br />

7 TRI DES ENREGISTREMENTS ..................................................................................................................................... 50<br />

8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS .......................................................................................................................... 50<br />

C. LES REQUÊTES SÉLECTION ...............................................................................................................................51<br />

1 ASSISTANT ................................................................................................................................................................. 52<br />

2 MODE CREATION ...................................................................................................................................................... 53<br />

3 ENREGISTREMENT .................................................................................................................................................... 55<br />

4 CHAMPS .................................................................................................................................................................... 56<br />

5 TRI SUR UN CHAMP .................................................................................................................................................. 60<br />

6 CRITÈRES DE SÉLECTION ........................................................................................................................................... 62<br />

7 CALCULS ET REGROUPEMENTS ................................................................................................................................ 68<br />

8 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION ................................................................................................................................... 73<br />

9 EXÉCUTION ............................................................................................................................................................... 76<br />

10 PROPRIÉTÉS .............................................................................................................................................................. 76<br />

D. LES ÉTATS .........................................................................................................................................................78<br />

1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS ............................................................................................................................. 78<br />

2 CREATION DE L'ÉTAT ................................................................................................................................................ 78<br />

3 PERSONNALISATION ................................................................................................................................................. 84<br />

4 PRÉSENTATION ......................................................................................................................................................... 91<br />

5 MISE EN PAGE ......................................................................................................................................................... 102<br />

E. L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS ................................................................................ 104<br />

1 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE ............................................................................................................................. 104<br />

2 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL ......................................................................................................................... 108<br />

3 ÉTIQUETTES ............................................................................................................................................................ 115<br />

4 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD .................................................................................................................... 118<br />

V. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE .............................................................................. 121<br />

A. LA CRÉATION ................................................................................................................................................ 121<br />

1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE ....................................................................................................................... 122<br />

2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE .............................................................................................................................. 122<br />

3 CREATION D'UNE TABLE ......................................................................................................................................... 123<br />

4 MODE FEUILLE DE DONNÉES ................................................................................................................................. 124<br />

5 STRUCTURE DE LA TABLE ....................................................................................................................................... 124<br />

6 CRÉATION DES CHAMPS ......................................................................................................................................... 125<br />

7 SÉLECTION DU CHAMP ........................................................................................................................................... 126<br />

8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP .................................................................................................................... 126<br />

9 ORDRE DES CHAMPS .............................................................................................................................................. 127


10 SUPPRESSION DU CHAMP ..................................................................................................................................... 127<br />

B. LA GESTION DES DONNÉES .......................................................................................................................... 128<br />

1 SAISIE DES DONNÉES ............................................................................................................................................. 128<br />

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ........................................................................................................................ 129<br />

3 SÉLECTION DES DONNÉES ..................................................................................................................................... 130<br />

4 MODIFICATION DES DONNÉES .............................................................................................................................. 131<br />

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................................................ 132<br />

6 RECHERCHE DE DONNÉES ..................................................................................................................................... 132<br />

7 REMPLACEMENT DE DONNÉES ............................................................................................................................. 133<br />

8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION ............................................................................................................ 134<br />

9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS ........................................................................................................................ 134<br />

10 TRI DES ENREGISTREMENTS .................................................................................................................................. 135<br />

11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS .......................................................................................................... 136<br />

C. LA PRÉSENTATION DES DONNÉES ................................................................................................................ 137<br />

1 HAUTEUR DES LIGNES ........................................................................................................................................... 137<br />

2 LARGEUR DES COLONNES...................................................................................................................................... 138<br />

3 POLICE .................................................................................................................................................................... 138<br />

4 FORMAT DES NOMBRES ........................................................................................................................................ 139<br />

D. LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE ................................................................................................ 140<br />

1 FORMULAIRE SIMPLE ............................................................................................................................................ 140<br />

2 AUTRES FORMULAIRE ............................................................................................................................................ 141<br />

3 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" .................................................................................................................... 141<br />

4 PRÉSENTATION ...................................................................................................................................................... 142<br />

VI. EXERCICES ............................................................................................................................. 143<br />

A. NORTHWIND <strong>2016</strong>........................................................................................................................................ 143<br />

B. OUVRAGES.ACCDB ........................................................................................................................................ 144<br />

INDEX ............................................................................................................................................ 145


I – WINDOWS 1<br />

Ce <strong>cours</strong> présente différentes rubriques repérées par une icône<br />

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :<br />

3 COMMANDES À SE RAPPELER :<br />

POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX<br />

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR<br />

POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON<br />

GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX<br />

<strong>de</strong>s informations viennent compléter ces procédures<br />

<strong>de</strong>s exemples viennent illustrer ces procédures<br />

<strong>de</strong>s conseils vous ai<strong>de</strong>nt à mettre en pratique vos connaissances<br />

<strong>de</strong>s mises en gar<strong>de</strong> vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir<br />

<strong>de</strong>s exercices permettent <strong>de</strong> tester les procédures et d'appliquer vos connaissances<br />

<strong>de</strong>s procédures avancées décrivent <strong>de</strong>s actions plus complexes<br />

<strong>de</strong>s emplacements vous permettent <strong>de</strong> prendre <strong>de</strong>s notes directement sur le support en bas<br />

<strong>de</strong> chaque page


2<br />

SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :<br />

1ÈRE MÉTHODE<br />

2ÈME MÉTHODE<br />

Une métho<strong>de</strong> n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à<br />

votre manière <strong>de</strong> travailler.<br />

CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :<br />

Avec le bouton gauche <strong>de</strong> la souris<br />

Avec le bouton droit <strong>de</strong> la souris<br />

Avec le clavier<br />

Windows <strong>de</strong>man<strong>de</strong> l’<strong>utilisation</strong> du bouton gauche et du bouton droit <strong>de</strong> la souris ainsi que du<br />

clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.<br />

ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN :<br />

L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER<br />

L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU<br />

Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…)<br />

N'importe quelle zone <strong>de</strong> l'écran (MENU CONTEXTUEL).


I – WINDOWS 3<br />

Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer<br />

simplement <strong>de</strong> l'écran d'accueil au bureau <strong>de</strong> Windows, lancer <strong>de</strong>s applications et gérer les<br />

fichiers. L'<strong>utilisation</strong> <strong>de</strong> raccourcis clavier est conseillée.<br />

La souris permet d'actionner les comman<strong>de</strong>s <strong>de</strong>s menus et <strong>de</strong> déplacer le pointeur ; le<br />

déplacement <strong>de</strong> la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.<br />

1 PRINCIPE<br />

Le POINTEUR <strong>de</strong> la souris a le plus souvent la forme d’une flèche :<br />

Le déplacement <strong>de</strong> cette flèche est proportionnel à celui <strong>de</strong> la souris sur le tapis<br />

(appuyer avec l'in<strong>de</strong>x sur le bouton gauche <strong>de</strong> la souris) affiche le point d’insertion à la<br />

position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer<br />

(appuyer avec le majeur sur le bouton droit <strong>de</strong> la souris) affiche la barre d'outils et le<br />

menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné<br />

La ROULETTE permet <strong>de</strong> se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical<br />

ou <strong>de</strong> modifier le zoom du document (en gardant enfoncé) ; il est aussi possible<br />

d'appuyer sur le bouton <strong>de</strong> la roulette.<br />

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage <strong>de</strong> ne rien faire et<br />

d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)<br />

2 UTILISATION<br />

Allonger et poser <strong>de</strong> manière souple la main au-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong> la souris (main gauche ou<br />

droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors<br />

dans le panneau <strong>de</strong> configuration <strong>de</strong> la souris<br />

Faire reposer l'in<strong>de</strong>x et le majeur sur les boutons gauche et droit <strong>de</strong> la souris sans trop<br />

courber les doigts - gar<strong>de</strong>r cette position et ne pas serrer la souris dans la main<br />

Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regar<strong>de</strong>r la souris mais l'écran<br />

Pour cliquer <strong>de</strong>ux fois, relever l'in<strong>de</strong>x et le laisser rebondir sur le bouton <strong>de</strong> la souris<br />

La roulette centrale permet <strong>de</strong> faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette,<br />

soit en cliquant <strong>de</strong>ssus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant enfoncé<br />

<strong>de</strong> modifier le zoom et en cliquant dans la barre <strong>de</strong>s tâches <strong>de</strong> créer une nouvelle<br />

session d'une application en <strong>cours</strong> (avec CTRL).<br />

3 VOCABULAIRE<br />

POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré<br />

signifie enfoncer puis relâcher rapi<strong>de</strong>ment le bouton gauche <strong>de</strong> la souris<br />

signifie enfoncer puis relâcher rapi<strong>de</strong>ment le bouton droit <strong>de</strong> la souris<br />

signifie appuyer 2 fois rapi<strong>de</strong>ment sur le bouton gauche <strong>de</strong> la souris<br />

signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un <strong>de</strong> ses boutons<br />

enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action


4 ADAPTATION<br />

L'adaptation <strong>de</strong> la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une <strong>utilisation</strong> aisée <strong>de</strong><br />

Windows. Le panneau <strong>de</strong> configuration permet d'effectuer ces réglages.<br />

PANNEAU DE CONFIGURATION<br />

SUR<br />

CHOISIR L'ONGLET<br />

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR<br />

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS<br />

POUR VALIDER<br />

PANNEAU DE CONFIGURATION<br />

SUR<br />

CHOISIR L'ONGLET<br />

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR<br />

SUR<br />

(POUR TESTER)<br />

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS


I – WINDOWS 5<br />

Vérifier le bon réglage <strong>de</strong> la vitesse <strong>de</strong> la souris et du double-clic.<br />

Modifiez-les éventuellement<br />

Le clavier est très utilisé dans Windows 10.<br />

BARRE ESPACE<br />

1 PAVES<br />

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé<br />

numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé <strong>de</strong> bien utiliser chaque<br />

pavé en fonction <strong>de</strong>s données à saisir.<br />

2 TOUCHES SPÉCIALES<br />

Les touches spéciales se combinent aux autres touches (touches <strong>de</strong> raccourci) afin d'exécuter<br />

rapi<strong>de</strong>ment <strong>de</strong>s actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation :<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

à gauche <strong>de</strong> la barre espace<br />

au niveau <strong>de</strong> la barre espace aux extrémités droite et gauche<br />

flèches vers le haut au-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong>s touches <br />

à droite <strong>de</strong> la barre espace<br />

à côté <strong>de</strong>s touches avec un symbole Windows


3 TOUCHES DE RACCOURCI<br />

La touche Windows<br />

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.<br />

APPEL MENU DÉMARRER<br />

+ TAB<br />

AFFICHAGE FENÊTRES<br />

OUVERTES<br />

+ D AFFICHE LE BUREAU +<br />

SAISIE<br />

RECHERCHE LOCALE DES<br />

CARACTÈRES SAISIS<br />

+ - ECHAP ZOOME OU DÉZOOME + I ÉCRAN PARAMÈTRES<br />

+ H PARTAGER ALT + TAB<br />

BASCULE ENTRE<br />

FENÊTRES<br />

4 TOUCHES AUTRES<br />

Les autres touches <strong>de</strong> raccourci sont communes à la plupart <strong>de</strong>s applications du bureau et<br />

permettent d'effectuer directement sélections ou actions.<br />

VALIDATION D'UNE ACTION ANNULATION D'UNE ACTION<br />

À <br />

TOUCHES DE FONCTION<br />

(dépen<strong>de</strong>nt <strong>de</strong> l'application)<br />

<br />

<br />

<br />

TOUCHES DE MODIFICATION<br />

<br />

ATTRIBUTION DE FORMAT /<br />

OPTIONS DE SÉLECTION /<br />

AJOUT<br />

<br />

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE<br />

D'APPLICATION (choix <strong>de</strong><br />

comman<strong>de</strong>s, sélection options)<br />

<br />

ÉTENDRE /ACTION INVERSE-<br />

DIRECTION OPPOSÉE<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU<br />

DE SÉLECTION<br />

5 ADAPTATION<br />

L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.<br />

PANNEAU DE CONFIGURATION<br />

SUR<br />

CHOISIR L'ONGLET<br />

RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS<br />

ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE<br />

POUR VALIDER


I – WINDOWS 7<br />

Vérifier le bon réglage du clavier.<br />

Modifiez-le éventuellement<br />

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau <strong>de</strong> Windows. Toute application, tout<br />

dossier, tout fichier <strong>de</strong> données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être<br />

très varié : <strong>de</strong>s données texte, <strong>de</strong>s données chiffres, <strong>de</strong>s images, <strong>de</strong>s icônes…<br />

1 STRUCTURE<br />

3 ÉTATS POSSIBLES :<br />

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité <strong>de</strong> l'écran, quel que soit sa taille<br />

en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran<br />

en icône : l'icône <strong>de</strong> la fenêtre s'affiche dans la barre <strong>de</strong>s tâches, en bas <strong>de</strong><br />

l'écran. Elle ne peut pas être déplacée<br />

DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :<br />

la case <strong>de</strong> RÉDUCTION<br />

la case D'AGRANDISSEMENT<br />

la case <strong>de</strong> RESTAURATION<br />

la case <strong>de</strong> FERMETURE<br />

2 COMPOSITION<br />

réduit la fenêtre en icône<br />

agrandit <strong>de</strong> fenêtre à plein écran<br />

réduit <strong>de</strong> plein écran à fenêtre<br />

ferme la fenêtre<br />

Une fenêtre, notamment d'application, est structurée <strong>de</strong> manière standard :<br />

LA BARRE DE TITRE affiche le nom <strong>de</strong> la fenêtre<br />

LE RUBAN affiche les outils <strong>de</strong> la fenêtre regroupés dans <strong>de</strong>s MENUS<br />

LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés<br />

LA BARRE D'ÉTAT affiche <strong>de</strong>s informations sur le contenu <strong>de</strong> la fenêtre<br />

DES MENUS CONTEXTUELS permettent <strong>de</strong> gérer les objets<br />

DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions


BARRE D’OUTILS<br />

"ACCÈS RAPIDE"<br />

RUBAN<br />

BARRE<br />

DE TITRE<br />

CASE DE<br />

RÉDUCTION<br />

CASE<br />

D’AGRANDISSEMENT<br />

CASE DE<br />

FERMETURE<br />

BARRE D'ÉTAT<br />

Ouvrir <strong>Access</strong> et repérer les différents éléments <strong>de</strong> la fenêtre<br />

3 BARRE DE TITRE<br />

Elle affiche le nom <strong>de</strong> la fenêtre, pour une application le nom <strong>de</strong> l'application et du document.<br />

BARRE D’OUTILS<br />

"ACCÈS RAPIDE"<br />

NOM DU DOCUMENT<br />

ET DE L'APPLICATION<br />

CASES DE RÉDUCTION /<br />

AGGRANDISSEMENT<br />

4 RUBAN<br />

Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation <strong>de</strong>s données sélectionnées.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR UNE SÉLECTION


I – WINDOWS 9<br />

5 BARRE D'ÉTAT<br />

Elle donne <strong>de</strong>s informations complémentaires.<br />

N° DIAPOSITIVE<br />

AFFICHAGES<br />

ZOOM<br />

6 BARRE ACCÉS RAPIDE<br />

En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux comman<strong>de</strong>s.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'UN DES OUTILS<br />

7 MENUS CONTEXTUELS<br />

Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils<br />

permettent d'afficher les principales comman<strong>de</strong>s <strong>de</strong> gestion d'un objet.<br />

BOUTON DROIT<br />

POINTER SUR UNE DIAPOSITIVE, UN OBJET, UNE SÉLECTION<br />

<br />

le menu s’affiche


Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont<br />

basées sur la notion d'objet ; un objet a <strong>de</strong>s propriétés et permet <strong>de</strong> faire <strong>de</strong>s actions :<br />

Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une<br />

brosse au bout ; l'action naturellement associée est <strong>de</strong> "balayer"<br />

Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les<br />

actions associées vont être <strong>de</strong> la "remplir" et <strong>de</strong> la "vi<strong>de</strong>r".<br />

ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection <strong>de</strong> l'écran (objet) ; le menu<br />

contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées<br />

Pointer sur la barre <strong>de</strong>s tâches, <br />

sur le bureau <strong>de</strong> Windows, sélectionner la corbeille, <br />

Pointer sur le fond <strong>de</strong> l'écran, <br />

8 BOITES DE DIALOGUE<br />

Le ruban <strong>de</strong> l'application ouverte affiche la plupart <strong>de</strong>s outils nécessaires. Cependant, pour une<br />

<strong>utilisation</strong> plus avancée, les boites <strong>de</strong> dialogue proposent <strong>de</strong>s options complémentaires.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS<br />

SUR LA CASE (lanceur <strong>de</strong> boîte <strong>de</strong> dialogue)<br />

la boîte <strong>de</strong> dialogue s’affiche<br />

ICI<br />

Pointer sur cette case affiche un aperçu <strong>de</strong> la boite <strong>de</strong> dialogue et le raccourci clavier associé<br />

POINTER ICI<br />

Ouvrir Afficher la boîte <strong>de</strong> dialogue "police" et tester les différents zones<br />

Fermer l'application<br />

le clavier est souvent plus rapi<strong>de</strong> à utiliser que la souris pour le renseignement <strong>de</strong><br />

boîtes <strong>de</strong> dialogue requérant beaucoup <strong>de</strong> saisie


I – WINDOWS 11<br />

UNE ZONE VERS L'AVANT : <br />

(sélectionne le contenu <strong>de</strong> la zone)<br />

UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE : <br />

(sélectionne le contenu <strong>de</strong> la zone)<br />

BOUTON GAUCHE<br />

AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : SUR L'ONGLET AFFÉRENT<br />

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : AU DÉBUT DE LA ZONE<br />

POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : SUR LA ZONE<br />

UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES :<br />

Les onglets<br />

Les zones <strong>de</strong> texte<br />

Les zones <strong>de</strong> liste<br />

Les zones <strong>de</strong> liste déroutante<br />

Les cases à cocher<br />

Les cases d'option<br />

Les boutons <strong>de</strong> comman<strong>de</strong><br />

ONGLETS<br />

ZONE DE LISTE DÉROULANTE<br />

CASES À COCHER<br />

BOUTONS DE<br />

COMMANDE


a) ONGLET<br />

Ils regroupent dans un même plan <strong>de</strong>s éléments cohérents d'une boîte <strong>de</strong> dialogue.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES<br />

INFORMATIONS À ATTEINDRE<br />

CLAVIER<br />

: UN ONGLET VERS<br />

L'AVANT<br />

: UN ONGLET VERS<br />

L'ARRIÈRE<br />

b) ZONE DE TEXTE<br />

SUR L'ONGLET POUR<br />

AFFICHER SON CONTENU<br />

Dans une zone <strong>de</strong> texte, il est nécessaire <strong>de</strong> saisir un certain nombre d'informations<br />

complémentaires sans lesquelles la comman<strong>de</strong> ne pourrait s'effectuer.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LA ZONE DE TEXTE<br />

SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES<br />

POUR VALIDER<br />

CLAVIER<br />

JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE<br />

SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES<br />

POUR VALIDER<br />

Si la zone <strong>de</strong> texte est vi<strong>de</strong>, le curseur est positionné au début <strong>de</strong> la zone<br />

si la zone <strong>de</strong> texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les<br />

caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement <strong>de</strong> ceux sélectionnés (Si<br />

ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire <strong>de</strong> l'effacer.)<br />

Dans tous les cas, il suffit <strong>de</strong> saisir le nouveau texte<br />

Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au<br />

milieu <strong>de</strong> celui déjà existant<br />

c) ZONE DE LISTE<br />

La liste <strong>de</strong> choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

POINTER DANS LA ZONE VOULUE<br />

CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT<br />

SUR L'OPTION CHOISIE<br />

POUR VALIDER<br />

CLAVIER<br />

POUR ATTEINDRE LA ZONE<br />

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER<br />

JUSQU'À L'OPTION VOULUE<br />

POUR VALIDER


I – WINDOWS 13<br />

d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE<br />

Elle est basée sur le même principe que la zone <strong>de</strong> liste, le signe affiché dans la case <strong>de</strong> droite<br />

permet d'afficher les choix disponibles.<br />

e) CASE À COCHER<br />

ICI POUR<br />

AFFICHER LA LISTE<br />

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou <strong>de</strong> désactiver. Une zone <strong>de</strong><br />

cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif.<br />

Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LA CASE POUR L'ACTIVER<br />

DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER<br />

POUR VALIDER<br />

CLAVIER<br />

ENFONCÉ<br />

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION<br />

POUR VALIDER<br />

SUR UNE<br />

CASE POUR LA COCHER<br />

f) CASE D'OPTION<br />

Une zone <strong>de</strong> cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une<br />

seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ;<br />

une case non activée comporte un cercle vi<strong>de</strong>.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LA CASE POUR L'ACTIVER<br />

DANS UNE AUTRE CASE<br />

pour désactiver la précé<strong>de</strong>nte<br />

POUR VALIDER<br />

CLAVIER<br />

ENFONCÉ<br />

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION<br />

SUR UNE CASE<br />

POUR L'ACTIVER


g) BOUTON DE COMMANDE<br />

Le bouton <strong>de</strong> comman<strong>de</strong> permet <strong>de</strong> fermer une boîte <strong>de</strong> dialogue en acceptant ou en refusant<br />

les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré <strong>de</strong> bleu.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR LE BOUTON DÉSIRÉ<br />

VALIDE LES MODIFICATIONS<br />

NE LES PREND PAS EN COMPTE<br />

CLAVIER<br />

POUR <br />

POUR <br />

+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES<br />

CAS<br />

SUR UN BOUTON DE<br />

COMMANDE (le bouton par<br />

défaut est encadré <strong>de</strong> bleu)<br />

"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite <strong>de</strong> dialogue<br />

Sortir d'une boîte <strong>de</strong> dialogue à l'ai<strong>de</strong> <strong>de</strong>s boutons <strong>de</strong> comman<strong>de</strong><br />

Fermer une boîte <strong>de</strong> dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le<br />

contenu, par le bouton <br />

Les nouvelles fenêtres <strong>de</strong> Windows 10 utilisent un <strong>de</strong>sign beaucoup plus épuré, claqué sur celui<br />

<strong>de</strong>s systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles <strong>de</strong> fonctionnement sont comparables<br />

mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.<br />

1 STRUCTURE<br />

3 ÉTATS POSSIBLES :<br />

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité <strong>de</strong> l'écran, quel que soit sa taille<br />

en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa<br />

taille sont personnalisables<br />

en icône : l'icône <strong>de</strong> la fenêtre s'affiche dans la barre <strong>de</strong>s tâches, en bas <strong>de</strong><br />

l'écran. Elle ne peut pas être déplacée<br />

DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :<br />

la case <strong>de</strong> RÉDUCTION : réduit la fenêtre en icône<br />

la case D'AGRANDISSEMENT : agrandit <strong>de</strong> fenêtre à plein écran<br />

la case <strong>de</strong> RESTAURATION : réduit <strong>de</strong> plein écran à fenêtre<br />

la case <strong>de</strong> FERMETURE / : ferme la fenêtre


I – WINDOWS 15<br />

2 COMPOSITION<br />

permet <strong>de</strong> revenir en arrière dans l'affichage du contenu<br />

UNE BARRE DE TITRE affiche le nom <strong>de</strong> la fenêtre<br />

UN VOLET GAUCHE affiche <strong>de</strong>s choix<br />

UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à <strong>de</strong>s options<br />

DIFFÉRENTES ZONES permettent <strong>de</strong> dialoguer avec l'ordinateur<br />

BARRE DE TITRE<br />

CASE DE<br />

RÉDUCTION<br />

CASE<br />

D’AGRANDISSEMENT<br />

CASE DE<br />

FERMETURE<br />

VOLET GAUCHE<br />

LIENS<br />

HYPERTEXTE<br />

Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer"<br />

Afficher les options <strong>de</strong> personnalisation<br />

Repérer les différents éléments <strong>de</strong> la fenêtre<br />

3 BARRE DE TITRE<br />

Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est<br />

légèrement différente.<br />

REVENIR EN ARRIÈRE<br />

NOM DE LA FENÊTRE<br />

PRINCIPALE<br />

CASES DE RÉDUCTION /<br />

AGGRANDISSEMENT<br />

CONTENU ACTUEL<br />

RECHERCHE


4 VOLET GAUCHE<br />

Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes<br />

sont alors affichées dans le volet droit.<br />

OPTIONS<br />

CORRESPONDANTES<br />

ÉLÉMENT CHOISI<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE<br />

les options correspondantes s'affichent dans le volet droit<br />

5 ZONES ACTIVES<br />

Elles correspondant aux différents éléments <strong>de</strong>s boîtes <strong>de</strong> dialogue <strong>de</strong>s anciennes fenêtres<br />

a) LIENS HYPERTEXTE<br />

Ils permettent d'accé<strong>de</strong>r à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles<br />

normes <strong>de</strong> Windows 10.<br />

LIENS<br />

HYPERTEXTE


I – WINDOWS 17<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR LE LIEN HYPERTEXTE<br />

une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes<br />

Afficher<br />

Paramétrer le pointeur <strong>de</strong> la souris<br />

b) INTERRUPTEURS<br />

Ce sont <strong>de</strong>s zones binaires <strong>de</strong> type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique.<br />

Ils présentent donc <strong>de</strong>ux états : /<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT<br />

Il passe alternativement <strong>de</strong> "ouvert" à "fermé"<br />

Afficher<br />

Désactiver puis réactiver l'affichage <strong>de</strong>s applications récemment utilisées<br />

c) CURSEUR<br />

Il permet d'effectuer un paramétrage rapi<strong>de</strong>.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

<br />

JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE<br />

CORRESPOND À LA<br />

POSITION DU CURSEUR<br />

<br />

LE CURSEUR<br />

Afficher<br />

Modifier le nombre <strong>de</strong> lignes à faire défiler


d) CASE À COCHER<br />

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou <strong>de</strong> désactiver. Une case activée<br />

comporte une coche rouge.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LA CASE POUR L'ACTIVER<br />

DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER<br />

POUR VALIDER<br />

SUR LA CASE<br />

POUR LA COCHER<br />

Afficher<br />

Cocher puis décocher la case pour les accents natifs<br />

e) ZONE DE TEXTE<br />

La zone <strong>de</strong> texte permet <strong>de</strong> saisir <strong>de</strong>s informations complémentaires.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LA ZONE DE TEXTE<br />

SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER<br />

CLAVIER<br />

ÉVENTUELLEMENT SUR<br />

f) BOUTON DE COMMANDE<br />

Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées<br />

aussitôt, sans avoir à les vali<strong>de</strong>r. Il existe cependant <strong>de</strong>s boutons <strong>de</strong> comman<strong>de</strong> pour enregistrer,<br />

parcourir, modifier...<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR LE BOUTON DÉSIRÉ


I – WINDOWS 19<br />

g) LISTE<br />

Elles sont assez élaborées pour permettre <strong>de</strong> rajouter éventuellement <strong>de</strong>s options.<br />

CHOIX<br />

DISPONIBLES<br />

SUR UN ÉLÉMENT<br />

POUR AFFICHER LES CHOIX<br />

AJOUTER UNE ÉLÉMENT<br />

DANS LA LISTE<br />

CHOIX ACTUEL<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS<br />

SUR POUR AJOUTER UNE OPTION<br />

Afficher<br />

Modifier la liste <strong>de</strong>s applications dont on veut afficher l'état


h) LISTE DÉROULANTE<br />

Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.<br />

CHOIX ACTUEL<br />

<br />

CHOIX<br />

DISPONIBLES<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR POUR AFFICHER LA LISTE<br />

SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ<br />

Afficher<br />

Le modifier<br />

En <strong>cours</strong> <strong>de</strong> travail, il est possible <strong>de</strong> faire appel à une ai<strong>de</strong> contextuelle très précise ou à un<br />

in<strong>de</strong>x recensant les informations disponibles.<br />

CASE AIDE DE LA boite <strong>de</strong> dialogue active<br />

TOUCHE du clavier<br />

à droite du menu


II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 21<br />

ACCESS est un logiciel <strong>de</strong> gestion <strong>de</strong> bases <strong>de</strong> données relationnelles. Ce type <strong>de</strong> logiciel<br />

permet <strong>de</strong> gérer les données <strong>de</strong> manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée<br />

contenue dans la base quelle que soit sa position.<br />

<strong>Access</strong> <strong>2016</strong> bénéficie <strong>de</strong> la convivialité <strong>de</strong> Windows, ce qui lui permet <strong>de</strong> fonctionner en<br />

parfaite harmonie avec les autres applications, d'intégrer aisément <strong>de</strong>s objets issus <strong>de</strong> ces<br />

autres applications et d'utiliser naturellement le cloud (stockage Skydrive, Microsoft Web App)<br />

LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :<br />

✓ ordinateur <strong>de</strong> type pentium à plusieurs noyaux <strong>de</strong> 2 à 3 GHz avec Windows 10<br />

✓ mémoire vive <strong>de</strong> 1 à 24 Go<br />

✓ écran plat large <strong>de</strong> 19" à 24" résolution 1680/1050<br />

✓ couleurs 32 bits<br />

✓ SSD (Solid State Disk) <strong>de</strong> 128 Go minimum<br />

✓ disque dur 1 To<br />

✓ Lecteur BlueRay / Graveur<br />

✓ Souris Laser 2 boutons + roulette <strong>de</strong> qualité<br />

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'<strong>utilisation</strong><br />

<strong>de</strong> <strong>Access</strong> – le SSD est maintenant quasiment indispensable<br />

POUR INSTALLER <strong>Access</strong><br />

S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur<br />

Lancer Windows<br />

lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount<br />

ou lancer le programme exécutable téléchargé<br />

ou Introduire le CD Rom ("<strong>Access</strong>" ou "Office")<br />

Suivre les instructions<br />

L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut


(et dans les produits Office)<br />

Lancer l'application (<strong>Access</strong>) et travailler directement au sein <strong>de</strong> l'application.<br />

MENU DÉMARRER<br />

SUR<br />

BARRE DES TACHES<br />

AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES<br />

TÂCHES<br />

SUR<br />

POUR SORTIR DE ACCESS<br />

SUR LA CASE DE FERMETURE<br />

OU<br />

(en haut, à gauche du menu)<br />

FERMER (en bas)<br />

Lancer <strong>Access</strong><br />

Quitter <strong>Access</strong><br />

Relancer <strong>Access</strong><br />

À partir <strong>de</strong> l'ordinateur (documents)<br />

OUVRIR UNE BASE DE DONNÉE EXISTANTE<br />

AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB)<br />

SUR LE FICHIER ACCESS À OUVRIR<br />

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur<br />

dans un dossier spécifique.<br />

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET<br />

SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :<br />

http://www.ios.fr/public/exos<strong>Access</strong>16n1.exe<br />

tout en minuscules<br />

SUR<br />

la boite <strong>de</strong> dialogue <strong>de</strong> téléchargement s'ouvre<br />

SUR


II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 23<br />

POUR OUVRIR LE DOSSIER<br />

"TÉLÉCHARGEMENT"<br />

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes<br />

sur l'antivirus dans la zone <strong>de</strong> notification<br />

SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME<br />

SUR<br />

SUR<br />

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES ACCESS)<br />

SUR :<br />

POUR VALIDER<br />

Télécharger les exercices<br />

Vérifier que les fichiers sont décompressés


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 25<br />

VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :<br />

Vous allez lui <strong>de</strong>man<strong>de</strong>r d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire<br />

<strong>de</strong> la souris et du clavier<br />

Vous allez en constater le résultat à l'écran<br />

Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…)<br />

Dans tous les cas, il va être important <strong>de</strong> travailler en parfaite harmonie avec le<br />

logiciel <strong>de</strong> telle manière que chaque action <strong>de</strong> votre part détermine un résultat adéquat<br />

<strong>de</strong> la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y<br />

a pas <strong>de</strong> conflit possible et donc pas <strong>de</strong> problèmes à résoudre<br />

UNE BASE DE DONNÉES ACCESS EST COMPOSÉE DE DIFFÉRENTS OBJETS :<br />

Les tables<br />

Les requêtes<br />

Les formulaires<br />

contiennent les données<br />

permettent (entre autres) d'afficher les données <strong>de</strong>s tables<br />

sont utilisés pour saisir et consulter les données<br />

Les états permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous<br />

forme <strong>de</strong> synthèse<br />

Les macros et les modules vont servir à automatiser la base <strong>de</strong> données pour<br />

que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.<br />

1 TABLES<br />

Les données y sont organisées ; chaque ligne <strong>de</strong> données correspond à un enregistrement et<br />

chaque colonne <strong>de</strong> données correspond à un champ.<br />

dans le tableau ci-<strong>de</strong>ssous (table "employés" <strong>de</strong> "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne<br />

l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possè<strong>de</strong> telle adresse <strong>de</strong> messagerie et tel<br />

numéro <strong>de</strong> téléphone…<br />

Le champ "Adresse <strong>de</strong> messagerie" permet <strong>de</strong> collecter toutes les adresses <strong>de</strong> messagerie <strong>de</strong> tous les<br />

employés<br />

ENREGISTREMENT<br />

CHAMP


2 REQUÊTES<br />

Les requêtes extraient les données en fonction <strong>de</strong> critères.<br />

CHAMP<br />

CRITÈRE<br />

3 FORMULAIRES<br />

Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mo<strong>de</strong> formulaire) ou sous forme <strong>de</strong><br />

tableau (mo<strong>de</strong> feuille <strong>de</strong> données) pour les champs voulus.<br />

VALEUR DU CHAMP POUR<br />

L'ENREGISTREMENT EN COURS<br />

LÉGENDE DU CHAMP<br />

4 ÉTATS<br />

Les états donnent une vue <strong>de</strong> la base figée à un moment donné.<br />

5 MACROS<br />

Les macros vont être associées à <strong>de</strong>s boutons ou <strong>de</strong>s menus pour permettre à l'utilisateur<br />

d'effectuer une action préenregistrée.


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 27<br />

6 MODULES<br />

Les modules sont <strong>de</strong>s programmes et font appel au langage Visual Basic.<br />

Ces éléments sont disposés, à gauche <strong>de</strong> l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" (ou "VOLET DES<br />

OBJETS") ; ils peuvent être affichés dans différents mo<strong>de</strong>s selon que l'on crée, modifie ou utilise<br />

les données <strong>de</strong> la base<br />

ACCESS ouvre une seule fenêtre dans laquelle s'affiche la base ouverte ainsi que tous les outils<br />

permettant <strong>de</strong> la manipuler.<br />

MENU FICHIER<br />

ONGLETS DU RUBAN<br />

RUBAN<br />

GROUPE D'OBJETS<br />

ONGLETS DES<br />

OBJETS OUVERTS<br />

OBJETS DU GROUPE<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

(affichant les objets <strong>de</strong> la base)<br />

ENROULER OU<br />

DÉROULER LES OBJETS<br />

DU GROUPE<br />

MODES D'AFFICHAGE<br />

DES OBJETS<br />

Lancer ACCESS<br />

À gauche, sur<br />

Dans le volet <strong>de</strong> gauche, désigner<br />

puis le dossier d'exercices<br />

Dans le volet <strong>de</strong> droite, sélectionner la base <strong>de</strong> données<br />

sur


LA FENÊTRE ACCESS EST COMPOSÉE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :<br />

la barre <strong>de</strong> titre affiche le nom <strong>de</strong> la base <strong>de</strong> données<br />

le menu <strong>Access</strong> propose les comman<strong>de</strong>s globales <strong>de</strong> gestion du document<br />

la barre d'outils "accès rapi<strong>de</strong>" affiche les icônes <strong>de</strong>s actions les plus courantes<br />

le ruban, composé d'onglets affiche <strong>de</strong>s icônes symbolisant <strong>de</strong>s actions et regroupées<br />

par nature<br />

le volet <strong>de</strong> navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et<br />

les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …)<br />

le volet droit affiche la feuille <strong>de</strong> propriété <strong>de</strong>s objets en mo<strong>de</strong> "création"<br />

les menus contextuels proposent pour une sélection en <strong>cours</strong> les outils et comman<strong>de</strong>s<br />

les plus appropriés<br />

les ascenseurs permettent <strong>de</strong> se déplacer verticalement et horizontalement<br />

la barre d'état donne <strong>de</strong>s informations sur la comman<strong>de</strong> ou la sélection en <strong>cours</strong><br />

les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet<br />

1 BARRE DE TITRE<br />

La barre <strong>de</strong> titre est la barre <strong>de</strong> titre classique <strong>de</strong> toute fenêtre sous Windows.<br />

2 MENU FICHIER<br />

Il est situé à gauche <strong>de</strong> la barre <strong>de</strong> titre et propose les comman<strong>de</strong>s plus globales liées à<br />

l'ouverture, l'enregistrement, l'impression <strong>de</strong> la base <strong>de</strong> données.<br />

MENU FICHIER<br />

SUR<br />

le menu se déroule<br />

MENU FICHIER


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 29<br />

3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"<br />

Elle est située à la suite <strong>de</strong> l'icône <strong>de</strong> menu, à gauche <strong>de</strong> la barre <strong>de</strong> titres.<br />

BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE<br />

La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés.<br />

Enregistrer<br />

Annuler<br />

Rétablir<br />

Imprimer<br />

Choisir les outils rapi<strong>de</strong>s<br />

Il est possible <strong>de</strong> modifier la position <strong>de</strong> la barre "accès rapi<strong>de</strong>"<br />

ICI POUR COCHER<br />

LES OUTILS À AFFICHER<br />

BARRE "ACCÈS RAPIDE"<br />

SUR<br />

OU DANS LA BARRE<br />

OU<br />

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapi<strong>de</strong>"<br />

LES COMMANDES À AFFICHER<br />

Les comman<strong>de</strong>s cochées sont affichées dans la barre sous forme d'outils<br />

Afficher la barre d'outils "accès rapi<strong>de</strong>"<br />

La personnaliser en ajoutant l'impression rapi<strong>de</strong> (si elle ne figure pas déjà)


4 RUBAN<br />

Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets,<br />

permettent d'effectuer très rapi<strong>de</strong>ment <strong>de</strong>s opérations souvent complexes.<br />

SUR L'ONGLET<br />

les outils associés s'affichent dans le ruban<br />

ONGLETS<br />

SUR L'ONGLET<br />

LES OUTILS S'AFFICHENT<br />

immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'ai<strong>de</strong><br />

a) LES ONGLETS<br />

Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils<br />

correspon<strong>de</strong>nt aux actions les plus courantes et sont regroupés <strong>de</strong> manière homogène en<br />

fonction <strong>de</strong> leur <strong>utilisation</strong>.<br />

ONGLET ACTIF<br />

L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation <strong>de</strong>s<br />

objets <strong>de</strong> la base<br />

Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépen<strong>de</strong>nt <strong>de</strong> l'objet en <strong>cours</strong><br />

(table, formulaire, état, requête, …) et <strong>de</strong> son mo<strong>de</strong> d'affichage (création, page, …)<br />

b) LES GROUPES D'OUTILS<br />

Le ruban peut être réduit et les groupes d'outils ne sont alors plus affichés (lorsque le ruban est<br />

réduit, seuls les en-têtes sont affichés).<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'ONGLET ACTIF<br />

OU<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR UN ONGLET<br />

SUR<br />

ICI<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", faire défiler les onglets du ruban<br />

Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'ai<strong>de</strong><br />

Réduire le ruban puis le restaurer


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 31<br />

5 VOLET DE NAVIGATION<br />

Le volet <strong>de</strong> navigation est situé à gauche <strong>de</strong> la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets<br />

(tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie.<br />

MENU DES CATÉGORIES<br />

AFFICHER OU NON LE<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

GROUPES<br />

AFFICHER OU NON LES<br />

OBJETS D'UN GROUPE<br />

Chaque catégorie affiche <strong>de</strong>s groupes auxquels sont associés <strong>de</strong>s objets. Un objet peut être<br />

associé à plusieurs groupes<br />

a) CHOIX DE LA CATEGORIE<br />

Il permet <strong>de</strong> choisir la catégorie.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR DU MENU<br />

(selon le choix en <strong>cours</strong>, l'intitulé peut varier)<br />

SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE<br />

AFFICHE LES OBJETS DE<br />

LA BASE OUVERTE PAR<br />

GROUPES<br />

AFFICHE LES OBJETS<br />

DE LA BASE OUVERTE<br />

PAR TYPE D'OBJET<br />

(TABLES, FORMULAIRES,<br />

ÉTATS…)<br />

N'AFFICHE QUE LE<br />

TYPE D'OBJET COCHÉ<br />

AFFICHE LA TOTALITÉ<br />

DES OBJETS<br />

Le menu contextuel<br />

affiche la structure <strong>de</strong> regroupement ; il permet<br />

aussi <strong>de</strong> modifier l'ordre <strong>de</strong> tri et le type d'affichage


CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE<br />

POUR AFFICHER SES GROUPES<br />

DANS LE VOLET DE DROITE<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", afficher dans le volet <strong>de</strong> navigation tous les<br />

objets <strong>Access</strong> par type croissant et sous forme d'icônes<br />

b) PERSONNALISATION<br />

Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR LE MENU<br />

(selon le choix en <strong>cours</strong>, l'intitulé peut varier)<br />

SUR<br />

DANS LE VOLET DE GAUCHE, SUR<br />

permet d'ajouter une catégorie<br />

permet d'ajouter un groupe<br />

REMONTE D'UN NIVEAU L'ORDRE<br />

D'AFFICHAGE DE LA CATÉGORIE


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 33<br />

Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.<br />

BOUTON DROIT<br />

DANS LE VOLET DE NAVIGATION<br />

SÉLECTIONNER LA BASE :<br />

AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS :<br />

SUR L'OBJET VOULU<br />

SUR LE GROUPE VOULU<br />

l'objet est attribué au groupe<br />

ICI<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", créer une catégorie "MA CATÉGORIE"<br />

Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2"<br />

Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants :<br />

tables :<br />

requêtes<br />

formulaires :<br />

Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants :<br />

tables :<br />

requêtes<br />

formulaires :<br />

états<br />

Afficher les objets non attribués


6 LE VOLET DROIT<br />

Il affiche selon les cas (notamment en mo<strong>de</strong> création), les propriétés <strong>de</strong> l'objet sélectionné, la liste<br />

<strong>de</strong>s champs…


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 35<br />

7 MENUS CONTEXTUELS<br />

Ils sont liés au contexte d'<strong>utilisation</strong> et s'affichent sur un à la position du pointeur <strong>de</strong> la<br />

souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché<br />

concernera le texte, les tableaux, les images, ...<br />

SUR<br />

BOUTON DROIT<br />

DONNÉES<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

TÊTE DE COLONNE (CHAMP)<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

ENREGISTREMENT (LIGNE)<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE<br />

NAVIGATION" (fermer la fenêtre <strong>de</strong> connexion)<br />

Dans le "VOLET DE NAVIGATION", sur<br />

(vérifier qu'en bas et à<br />

droite <strong>de</strong> l'écran, l'icône mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données" est activée, sinon, cliquer <strong>de</strong>ssus)<br />

Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche<br />

Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel<br />

Sélectionner <strong>de</strong>s données - afficher le menu contextuel<br />

Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel


8 ASCENSEURS<br />

Les ascenseurs permettent <strong>de</strong> faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le<br />

numéro <strong>de</strong> la ligne s'affiche dans une bulle d'ai<strong>de</strong> lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement<br />

dans une table en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES".<br />

BOUTON GAUCHE<br />

LE CURSEUR AVEC LA SOURIS<br />

les lignes affichées correspon<strong>de</strong>nt à la position relative du curseur<br />

ASCENSEURS<br />

Dans la même table "COMMANDES" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur<br />

9 BARRE D'ÉTAT<br />

La barre d'état, située en bas <strong>de</strong> la fenêtre ACCESS, affiche <strong>de</strong>s informations sur l'action en<br />

<strong>cours</strong>, le mo<strong>de</strong> d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...<br />

INFOS PAVÉ NUMÉRIQUE MODES D'AFFICHAGE<br />

Il est possible <strong>de</strong> choisr les informations affichées dans la barre d'état.<br />

BOUTON DROIT<br />

DANS LA BARRE D'ÉTAT<br />

POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 37<br />

10 ONGLETS D'OBJET<br />

Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR<br />

(à l'extrémité <strong>de</strong> la ligne d'onglets)<br />

BOUTON DROIT<br />

POINTER SUR L'ONGLET<br />

<br />

ONGLET DE LA TABLE<br />

"COMMANDES"<br />

ONGLET ACTIF DONT LE<br />

CONTENU EST AFFICHÉ TÊTES DE COLONNE /<br />

LÉGENDES DU CHAMP<br />

CASES DE DÉFILEMENT<br />

DES ENREGISTREMENTS<br />

FILTRE ACTIF ZONE DE RECHERCHE<br />

ASCENSEURS<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE<br />

NAVIGATION"<br />

sur<br />

dans le volet <strong>de</strong> navigation (vérifier qu'en bas et<br />

à droite <strong>de</strong> l'écran, l'icône mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données" est activée, sinon cliquer <strong>de</strong>ssus)<br />

Observer l'affichage <strong>de</strong> l'onglet correspondant<br />

Fermer l'onglet


La souris permet d'utiliser les outils et les menus et <strong>de</strong> déplacer le pointeur.<br />

1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR<br />

En fonction <strong>de</strong> sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix <strong>de</strong> telle ou telle<br />

comman<strong>de</strong>, le pointeur <strong>de</strong> la souris peut prendre <strong>de</strong>s formes variées.<br />

QUELQUES FORMES DU POINTEUR :<br />

: Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.<br />

: Le processeur est en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> travail ; attendre qu'il soit disponible.<br />

: Déplacement ou copie d'une sélection<br />

: Déplacement ou sélection en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES"<br />

: Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification<br />

: Accès à un lien hypertexte<br />

: Déplacement d'une sélection, d'un objet (mo<strong>de</strong> création)<br />

: Sélection <strong>de</strong> lignes (enregistrements)<br />

: Sélection <strong>de</strong> colonnes (champs)<br />

Dans l'onglet "COMMANDES" <strong>de</strong> la même base "NORTHWIND 2013"<br />

Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones<br />

Observer le changement <strong>de</strong> forme du pointeur (ne pas cliquer)<br />

2 DÉPLACEMENT<br />

Il s'effectue avec la roulette <strong>de</strong> la souris ou avec les barres <strong>de</strong> défilement (ascenseurs)<br />

Changer d'onglet : sur l'onglet à afficher<br />

Déplacement vertical : sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical)<br />

ou le curseur ou utiliser la molette <strong>de</strong> la souris<br />

Déplacement horizontal : sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou<br />

le curseur<br />

Dans l'onglet "COMMANDES" <strong>de</strong> la même base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs<br />

3 SÉLECTION<br />

La souris est particulièrement adaptée à <strong>de</strong>s sélections rapi<strong>de</strong>s et précises.<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

une "cellule" : pointeur en haut d'une cellule <br />

une ligne : pointeur en face <strong>de</strong> la ligne <br />

une colonne : pointeur en haut <strong>de</strong> la colonne <br />

plusieurs lignes : pointeur en face <strong>de</strong> 1 ère ligne<br />

plusieurs colonnes : pointeur au-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong> 1 ère colonne<br />

une plage <strong>de</strong> valeurs : pointeur sur la 1 ère valeur<br />

<br />

<br />


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 39<br />

une plage <strong>de</strong> valeurs :<br />

pointeur sur la 1 ère valeur <br />

enfoncé<br />

pointeur sur <strong>de</strong>rnière valeur <br />

l'ensemble <strong>de</strong>s données:pointeur sur case sélection totale <br />

À L'ORIGINE DES LIGNES<br />

ET DES COLONNES<br />

Dans l'onglet "COMMANDES" <strong>de</strong> la même base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Sélectionner une ligne, plusieurs lignes<br />

Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes<br />

Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS<br />

4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS<br />

La souris permet un accès rapi<strong>de</strong> aux différentes comman<strong>de</strong>s du ruban.<br />

RUBAN<br />

SUR UN ONGLET DU RUBAN<br />

affiche les outils associés<br />

SUR UN OUTIL<br />

affiche une bulle d'ai<strong>de</strong><br />

SUR UN OUTIL<br />

effectue l'action associée<br />

OUTILS<br />

Si un outil est suivi du signe , la <strong>de</strong>rnière variante utilisée <strong>de</strong> l'outil s'affiche<br />

applique cette <strong>de</strong>rnière ; pour afficher la liste, sur <strong>de</strong> l'outil<br />

5 ANNULATION D'ACTIONS<br />

Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible <strong>de</strong> l'annuler.<br />

SUR<br />

OU<br />

SUR<br />

BARRE "ACCÈS RAPIDE"<br />

POUR DÉROULER LA LISTE<br />

SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER


6 ANNULATION DE L'ANNULATION<br />

Une action annulée peut être rétablie.<br />

SUR<br />

OU<br />

SUR<br />

BARRE "ACCÈS RAPIDE"<br />

POUR DÉROULER LA LISTE<br />

SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE<br />

Le champs d'action <strong>de</strong> ces outils d'annulation et <strong>de</strong> rétablissement est relativement réduit sou<br />

<strong>Access</strong><br />

Le clavier permet <strong>de</strong> déplacer le curseur. Le pavé <strong>de</strong> flèches et les touches du clavier<br />

vont permettre d'effectuer les opérations courantes <strong>de</strong> déplacement.<br />

1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES<br />

Bien que la souris soit l'outil <strong>de</strong> déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accé<strong>de</strong>r<br />

à <strong>de</strong>s zones éloignées <strong>de</strong> la partie affichée.<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

une valeur vers la droite<br />

une valeur vers la gauche<br />

une valeur vers le bas<br />

une valeur vers le haut<br />

origine <strong>de</strong> l'onglet actif<br />

fin <strong>de</strong> l'onglet actif<br />

en bas <strong>de</strong> la colonne active<br />

en haut <strong>de</strong> la colonne active<br />

➔ FLÈCHE DROITE<br />

FLÈCHE GAUCHE<br />

FLÈCHE BAS<br />

FLÈCHE HAUT<br />

<br />

<br />

FLÈCHE BAS<br />

FLÈCHE HAUT<br />

MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNÉES<br />

une valeur l'avant<br />

une valeur vers l'arrière<br />

<br />

<br />


III –DIALOGUER AVEC ACCESS 41<br />

2 TOUCHES DE FONCTION<br />

Les touches <strong>de</strong> fonction sont numérotées <strong>de</strong> à . Elles peuvent être employées<br />

seules ou en combinaison avec une touche spéciale.<br />

Ai<strong>de</strong> Appelle l'assistance en ligne<br />

Liste Déroule une zone <strong>de</strong> liste<br />

Fenêtre Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre<br />

Orthographe Vérifie l'orthographe<br />

Volet Affiche / masque le volet <strong>de</strong> navigation<br />

Enregistrer sous Ouvre la boîte <strong>de</strong> dialogue "ENREGISTRER SOUS"<br />

3 UTILISATION DU RUBAN<br />

L'<strong>utilisation</strong> du clavier pour accé<strong>de</strong>r au ruban est plutôt réservée à <strong>de</strong>s cas <strong>de</strong> dépannage (souris<br />

en panne…).<br />

CLAVIER<br />

EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION<br />

ENFONCER LA TOUCHE <br />

<strong>de</strong>s cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban<br />

TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER<br />

les outils <strong>de</strong> l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près <strong>de</strong>s outils<br />

TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER<br />

l'action liée à l'outil s'effectue<br />

4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION<br />

Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible <strong>de</strong> l'annuler avec le clavier mais<br />

immédiatement après.<br />

<br />

5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION<br />

Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.<br />


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 43<br />

Dans l'<strong>utilisation</strong> d'ACCESS, <strong>de</strong>ux cas <strong>de</strong> figures principaux sont à distinguer :<br />

Vous <strong>de</strong>vez utiliser une base existante et à partir <strong>de</strong> cette base, recueillir et synthétiser<br />

<strong>de</strong>s informations (1 ère partie <strong>de</strong> ce <strong>cours</strong>).<br />

Vous <strong>de</strong>vez créer une base <strong>de</strong> données simple (2 ème partie <strong>de</strong> ce <strong>cours</strong>) ou plus complexe (voir<br />

"<strong>Access</strong> <strong>2016</strong> niveau 2") pour gérer <strong>de</strong> manière optimale un certain nombre d'informations<br />

Dans le premier cas <strong>de</strong> figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans<br />

le second ; dans le <strong>de</strong>uxième cas <strong>de</strong> figure, il est nécessaire <strong>de</strong> bien avoir assimilé toutes les<br />

connaissances liées au premier cas<br />

La base <strong>de</strong> données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec <strong>de</strong>s menus<br />

spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités <strong>de</strong> l'application. Il est alors plus souvent<br />

nécessaire <strong>de</strong> savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que <strong>de</strong> connaître les<br />

fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.<br />

1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE<br />

L'ouverture <strong>de</strong> la base <strong>de</strong> données permet d'y accé<strong>de</strong>r pour la consulter ou la modifier.<br />

MENU FICHIER<br />

DANS LE VOLET DE GAUCHE<br />

SUR<br />

SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases <strong>de</strong>rnièrement utilisées)<br />

la base s'ouvre aussitôt<br />

OU<br />

SUR<br />

SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER<br />

SUR<br />

Ouvrir la base <strong>de</strong> données "NORTHWIND <strong>2016</strong>" dans le dossier "EXERCICES" en utilisant<br />

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas<br />

à droite<br />

du bouton <strong>de</strong> comman<strong>de</strong>


ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)<br />

ouvre en lecture seule (interdit toute modification)<br />

ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)<br />

combine les <strong>de</strong>ux mo<strong>de</strong>s précé<strong>de</strong>nts<br />

2 FERMETURE DE LA BASE<br />

L'ouverture d'une autre base <strong>de</strong> données ferme automatiquement la base en <strong>cours</strong>.<br />

La case <strong>de</strong> fermeture ferme à la fois la base en <strong>cours</strong> et ACCESS. Il peut cependant y avoir<br />

plusieurs sessions ACCESS simultanées.<br />

MENU FICHIER<br />

DANS LE VOLET DE GAUCHE<br />

SUR<br />

Fermer la base <strong>de</strong> données "NORTHWIND <strong>2016</strong>" avec le menu "fichier"<br />

Contrairement à un fichier <strong>de</strong> bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…,<br />

toute modification <strong>de</strong> données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les<br />

modifications <strong>de</strong> structure, <strong>de</strong> mise en forme ou <strong>de</strong> macros/modules ont besoin d'être<br />

explicitement enregistrées<br />

3 ACTIVATION DU CONTENU<br />

Une base qui est automatisée propose <strong>de</strong>s menus et possè<strong>de</strong> <strong>de</strong>s macros et <strong>de</strong>s modules Visual<br />

Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans ACCESS. Le message<br />

ci-<strong>de</strong>ssous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce<br />

contenu si vous êtes sûr <strong>de</strong>s fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR<br />

(à la fin du message)<br />

une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché<br />

Si vous êtes vigilant sur l'origine <strong>de</strong>s fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, <strong>Access</strong>, …),<br />

vous pouvez réactiver globalement l'exécution <strong>de</strong>s macro-comman<strong>de</strong>s en allant dans<br />

, puis dans le volet gauche et enfin sur<br />

Il suffit alors <strong>de</strong> cocher dans<br />

ou, <strong>de</strong> manière plus sécurisée, <strong>de</strong> désigner les<br />

fichiers approuvés dans<br />

ou les emplacements approuvés dans<br />

.


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 45<br />

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé <strong>de</strong> manipuler<br />

les données hors <strong>de</strong>s menus car d'éventuels contrôles <strong>de</strong> validité ou <strong>de</strong> cohérence sont alors<br />

court-circuités, ce qui peut provoquer <strong>de</strong>s dommages irréparables dans la cohérence <strong>de</strong> la<br />

base. Les comman<strong>de</strong>s ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à <strong>de</strong>s fins<br />

d'extraction <strong>de</strong> données dans un objectif <strong>de</strong> synthèse ou <strong>de</strong> manipulation externe<br />

Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Sélectionner l'employé <strong>de</strong> votre choix dans la liste et connectez-vous<br />

Tester les menus et les comman<strong>de</strong>s <strong>de</strong> la base<br />

Si le contenu actif <strong>de</strong> la base (menus) est activé, les comman<strong>de</strong>s propres à l'application<br />

ACCESS même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques <strong>de</strong> mauvaise<br />

manipulation<br />

4 ONEDRIVE<br />

OneDrive (anciennement SKYDRIVE) est un espace <strong>de</strong> stockage en ligne (cloud) synchronisé<br />

automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go<br />

pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il<br />

bénéficie <strong>de</strong>s applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application <strong>Access</strong><br />

On Line. La structure d'<strong>Access</strong> est en effet incompatible avec le web.<br />

Cependant, <strong>de</strong>s fichiers <strong>Access</strong> peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut<br />

être accédée avec l'application locale <strong>de</strong> <strong>Access</strong>. Ce qui garantit leur disponibilité.


Les formulaires permettent <strong>de</strong> saisir, modifier et consulter les données.<br />

ONGLET DU FORMULAIRE<br />

MENU DU FORMULAIRE<br />

DONNÉES DE<br />

L'ENREGISTREMENT EN COURS<br />

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER<br />

LES ENREGISTREMENTS<br />

1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES<br />

Le formulaire peut être affiché selon plusieurs mo<strong>de</strong>s mais c'est le mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE" qui<br />

permet la saisie ou la modification simple <strong>de</strong>s données.<br />

FORMULAIRE : le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les<br />

données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre<br />

FEUILLE DE DONNÉES : le formulaire présente les données comme dans une feuille Excel<br />

PAGE : c'est le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la<br />

structure et la présentation avec les données affichées<br />

CRÉATION : c'est le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> création et/ou <strong>de</strong> modification <strong>de</strong> la structure du formulaire.


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 47<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

SUR LE NOM DU<br />

FORMULAIRE<br />

le formulaire est affiché en mo<strong>de</strong> formulaire si<br />

ce mo<strong>de</strong> est disponible, dans le mo<strong>de</strong> "feuille<br />

<strong>de</strong> données" sinon<br />

BOUTON DROIT<br />

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

<br />

SUR LE<br />

FORMULAIRE<br />

le formulaire est affiché en mo<strong>de</strong> formulaire<br />

D'autres mo<strong>de</strong>s sont disponibles : le mo<strong>de</strong> "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mo<strong>de</strong><br />

"GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE"<br />

Une fois le formulaire ouvert (en mo<strong>de</strong> formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en<br />

bas et à droite <strong>de</strong> l'écran.<br />

FORMULAIRE AFFICHÉ<br />

SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU<br />

ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite)<br />

MODE FORMULAIRE<br />

MODE CRÉATION<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

MODE PAGE<br />

Ouvrir la base <strong>de</strong> données "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Fermer le formulaire <strong>de</strong> connexion<br />

Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS"<br />

L'afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer<br />

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES<br />

La navigation en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE", s'effectue à l'ai<strong>de</strong> <strong>de</strong>s cases <strong>de</strong> défilement en bas à<br />

gauche du formulaire.<br />

CASES DE DÉFILEMENT<br />

La touche permet <strong>de</strong> passer d'une zone <strong>de</strong> saisie à une autre<br />

Des boutons ou <strong>de</strong>s liens gèrent <strong>de</strong>s actions<br />

Une zone en bas du formulaire permet <strong>de</strong> gérer l'affichage <strong>de</strong>s données<br />

N° ENREGISTREMENT<br />

ACTUEL<br />

DERNIER ENREGISTREMENT<br />

CHERCHER UN ENREGISTREMENT<br />

ÉTAT DU FILTRE<br />

1 ER ENREGISTREMENT<br />

ENREGISTREMENT SUIVANT NOUVEL ENREGISTREMENT<br />

Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", Faire<br />

défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre<br />

Aller au <strong>de</strong>rnier enregistrement puis revenir au premier


3 MODIFICATION DES DONNÉES<br />

Pour modifier les données en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à<br />

modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte<br />

(enregistrée) dans la table correspondante.<br />

FORMULAIRE OUVERT (en mo<strong>de</strong> formulaire)<br />

AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT<br />

SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE <br />

SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS<br />

le déplacement sur un autre champ vali<strong>de</strong> automatiquement la modification<br />

Il est conseillé d'utiliser la touche plutôt que cliquer avec la souris dans le<br />

champ car présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace<br />

ainsi globalement l'ancienne<br />

Si vous vous apercevez en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> saisie que vous faîtes une erreur, la touche du<br />

clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement <strong>de</strong> champ) ou la touche <strong>de</strong> la barre<br />

d'outils "accès rapi<strong>de</strong>" (si vous êtes passés au champ suivant)<br />

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>",<br />

faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le<br />

département par "50" et le co<strong>de</strong> postal par "50000"<br />

4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT<br />

L'ajout d'un enregistrement consiste ici à renseigner les champs d'un formulaire vierge.<br />

FORMULAIRE OUVERT (en mo<strong>de</strong> formulaire)<br />

ZONE DÉFILEMENT<br />

SUR (nouvel enregistrement vi<strong>de</strong>) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT<br />

SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <br />

SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT ENTRE CHAQUE SAISIE<br />

le <strong>de</strong> changement <strong>de</strong> champ vali<strong>de</strong> la saisie<br />

L'intérêt <strong>de</strong> passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile <strong>de</strong><br />

juger <strong>de</strong> la cohérence <strong>de</strong>s données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que<br />

d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu <strong>de</strong>s masques <strong>de</strong> saisie et <strong>de</strong>s<br />

vérifications quant à la nature <strong>de</strong>s données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur<br />

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-après<br />

Fermer le formulaire


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 49<br />

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT<br />

Une base <strong>de</strong> données évolue et s'il est courant d'ajouter <strong>de</strong> nouveaux enregistrements, il est<br />

aussi nécessaire <strong>de</strong> supprimer ceux qui n'ont plus <strong>cours</strong> ; le ruban permet d'effectuer cette<br />

opération (pour éviter tout risque <strong>de</strong> manipulation erronée dans une application, cette suppression passe alors le<br />

plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur).<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

EN MODE "FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICHÉ<br />

SUR<br />

SUR<br />

DE<br />

POUR VALIDER<br />

Si le formulaire est en mo<strong>de</strong> tabulaire, il suffit <strong>de</strong> sélectionner la ligne concernée avant<br />

<strong>de</strong> choisir .<br />

6 RECHERCHE DE DONNÉES<br />

Sur une base importante, il n'est pas toujours possible <strong>de</strong> faire défiler les enregistrements pour<br />

retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone <strong>de</strong> recherche.<br />

ZONE DÉFILEMENT<br />

FORMULAIRE OUVERT (en mo<strong>de</strong> formulaire)<br />

SUR (extrémité <strong>de</strong> la zone <strong>de</strong> défilement)<br />

SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE<br />

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quel que soit le champ qui les contient<br />

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Afficher le premier enregistrement<br />

Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont"


Il est inutile <strong>de</strong> se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les<br />

champs du formulaire<br />

7 TRI DES ENREGISTREMENTS<br />

Bien que dans une base gérée par un menu et <strong>de</strong>s boutons, l'ordre <strong>de</strong>s informations du<br />

formulaire est défini lors <strong>de</strong> son affichage, cet ordre peut être modifié.<br />

BOUTON DROIT<br />

FORMULAIRE OUVERT (en mo<strong>de</strong> formulaire)<br />

POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ<br />

<br />

OU<br />

SUR LE TYPE DE TRI (croissant ou décroissant)<br />

les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ<br />

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Trier les enregistrements par ordre croissant <strong>de</strong> nom <strong>de</strong> famille puis par ordre<br />

décroissant <strong>de</strong> prénom<br />

8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS<br />

Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à <strong>de</strong>s<br />

critères définis. Un formulaire ouvert propose <strong>de</strong>s fonctionnalités simplifiées <strong>de</strong> filtrage.<br />

BOUTON DROIT<br />

FORMULAIRE OUVERT (en mo<strong>de</strong> formulaire)<br />

AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE<br />

POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ<br />

<br />

SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas)<br />

seuls les enregistrements satisfaisant le critère <strong>de</strong> tri sont affichés<br />

SUR (zone <strong>de</strong> défilement) POUR ANNULER LE FILTRE<br />

Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>" que les employés<br />

habitant Cherbourg<br />

Afficher un employé habitant Cherbourg<br />

Pointer sur le champ "VILLE", là où il est indiqué "Cherbourg"<br />

Faire un puis un sur<br />

Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier <strong>de</strong> cliquer dans la zone <strong>de</strong> défilement<br />

sur qui <strong>de</strong>vient alors et affiche la totalité <strong>de</strong>s enregistrements<br />

sur<br />

filtre avec le <strong>de</strong>rnier filtre utilisé


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 51<br />

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

N'afficher que les employés habitant "Chambéry" puis annuler le filtre<br />

N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" puis annuler le filtre<br />

Ces requêtes permettent <strong>de</strong> visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs<br />

tables en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES". C'est un outil indispensable pour extraire les données<br />

désirées d'une base pour les présenter <strong>de</strong> manière synthétiques (dans un tableau Excel par<br />

exemple).<br />

ELLES PERMETTENT DE<br />

visualiser ou modifier <strong>de</strong>s parties <strong>de</strong> tables pour <strong>de</strong>s champs spécifiques<br />

sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir<br />

trier <strong>de</strong>s enregistrements<br />

interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille<br />

effectuer <strong>de</strong>s calculs sur <strong>de</strong>s données<br />

utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes<br />

générer <strong>de</strong>s graphiques<br />

Les requêtes <strong>de</strong> sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements<br />

correspondant aux critères définis dans la requête.<br />

La requête <strong>de</strong> sélection est préalable à tout autre type <strong>de</strong> requête et permet <strong>de</strong> s'assurer que les<br />

enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite<br />

La requête est créée en mo<strong>de</strong> "CRÉATION" ; son résultat s'affiche en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES".<br />

FEUILLE DE DONNÉES<br />

MODE CRÉATION<br />

CODE SQL CORRESPONDANT<br />

FEUILLE DE DONNÉES : les informations <strong>de</strong> la table sont affichées sous forme d'une feuille<br />

très semblable à une feuille <strong>de</strong> travail Excel. Dans ce mo<strong>de</strong>, les données peuvent être<br />

affichées et manipulées<br />

SQL : Le co<strong>de</strong> Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement<br />

si l'on connaît ce langage<br />

CRÉATION : c'est le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> création et/ou <strong>de</strong> modification <strong>de</strong> la structure <strong>de</strong> la requête.


BOUTON GAUCHE<br />

DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

SUR LE NOM DE LA<br />

REQUÊTE<br />

la requête s'affiche en "feuille <strong>de</strong> données"<br />

BOUTON DROIT<br />

DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU<br />

VOLET DE NAVIGATION<br />

<br />

SUR LA REQUÊTE<br />

la requête s'affiche en "feuille <strong>de</strong> données<br />

1 ASSISTANT<br />

C'est un moyen pratique et simple <strong>de</strong> construire une requête étape par étape, surtout lorsque<br />

l'on débute.<br />

GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

SUR<br />

les assistants pour les différents types <strong>de</strong> requête s'affichent<br />

SUR<br />

POUR VALIDER<br />

1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA<br />

REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER<br />

LES CHAMPS<br />

3 - POUR PRENDRE<br />

LE CHAMP SÉLECTIONNÉ<br />

CHAMPS SÉLECTIONNÉS<br />

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP<br />

DE LA TABLE OU LA REQUÊTE


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 53<br />

BOUTON GAUCHE<br />

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE AVEC<br />

si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut<br />

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP<br />

3 - SUR<br />

le champ passe dans la liste <strong>de</strong>s champs sélectionnés<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ<br />

SUR<br />

SUR<br />

SUR<br />

À partir <strong>de</strong> la table "EMPLOYÉS" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE"<br />

Afficher la requête en choisissant<br />

Afficher les données extraites en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mo<strong>de</strong> "CRÉATION"<br />

Fermer la requête sans l'enregistrer<br />

2 MODE CREATION<br />

La création <strong>de</strong> la requête sans assistant est à peine plus compliquée.<br />

GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

SUR<br />

une boite <strong>de</strong> dialogue permettant <strong>de</strong> choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche<br />

SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS


Il faut alors ajouter les champs.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

DANS LE VOLET SUPÉRIEUR FIGURE UNE BOÎTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA<br />

TABLE SOURCE<br />

SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE<br />

OU<br />

SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION<br />

OU<br />

SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur)<br />

DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR<br />

LISTE<br />

SUR LE CHAMP À AJOUTER<br />

DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULEZ LA<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", créer une nouvelle requête à partir <strong>de</strong> la table<br />

"EMPLOYÉS"<br />

Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 55<br />

La liste <strong>de</strong>s tables peut être réaffichée à tout moment.<br />

ONGLET "CRÉER" (<strong>de</strong>rnier onglet)<br />

GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

SUR<br />

3 ENREGISTREMENT<br />

ACCESS <strong>de</strong>man<strong>de</strong> à la fermeture <strong>de</strong> l'onglet ou <strong>de</strong> la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il<br />

faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus pru<strong>de</strong>nt <strong>de</strong> le faire dès que la requête<br />

est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE<br />

SUR<br />

BARRE<br />

"ACCÈS RAPIDE"<br />

ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ<br />

SUR<br />

La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête ; une fois fermée,<br />

<br />

sur son nom permet <strong>de</strong> la renommer<br />

Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que<br />

les éléments <strong>de</strong> structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient<br />

conservées<br />

Enregistrer la requête en <strong>cours</strong> sous le nom "requete employes 1"


4 CHAMPS<br />

La requête étant en mo<strong>de</strong> création, les champs <strong>de</strong> la requête peuvent être manipulés.<br />

a) SELECTION DES CHAMPS<br />

Si l'on a besoin <strong>de</strong> tous les champs d'une table, Il est possible <strong>de</strong> les prendre en une seule fois.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'ÉTOILE " " 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS<br />

OU<br />

DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) DANS UNE COLONNE VIDE<br />

SUR PUIS SUR "NOMDELATABLE.*" 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE (EX : )<br />

Il peut être utile <strong>de</strong> prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer<br />

individuellement dans la requête.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE<br />

tous les champs sont alors sélectionnés<br />

LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION<br />

Plusieurs champs <strong>de</strong> la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la<br />

touche enfoncée pendant la sélection.<br />

La touche permet <strong>de</strong> sélectionner un bloc <strong>de</strong> champs consécutifs dans la liste<br />

b) ORDRE DES CHAMPS<br />

L'ordre d'affichage <strong>de</strong>s champs gagne à être déterminé dès la création <strong>de</strong> la requête.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur ) POUR SÉLECTIONNER LE<br />

CHAMP (faire éventuellement glisser à droite ou à gauche sur les colonnes adjacentes pour<br />

sélectionner plusieurs champs) ne pas relâcher la souris<br />

FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION<br />

(forme du pointeur )


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 57<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong><br />

Classer les champs comme suit :<br />

c) SUPPRESSION DES CHAMPS<br />

Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.<br />

SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS<br />

(dans la grille d'<strong>interrogation</strong> - volet bas)<br />

APPUYER SUR LA TOUCHE DU<br />

CLAVIER<br />

ONGLET "CRÉER" (le <strong>de</strong>rnier)<br />

GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES"<br />

(3 ème )<br />

SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou<br />

simplement dans le champ)<br />

SUR<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer<br />

d) RENOMMER UN CHAMP DE REQUÊTE<br />

Afin d'améliorer la lecture <strong>de</strong> la feuille <strong>de</strong> données, il est possible <strong>de</strong> modifier les noms <strong>de</strong>s<br />

champs affichés (Les noms d'origine <strong>de</strong>meurent intacts dans leurs tables respectives).<br />

BOUTON GAUCHE<br />

À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'<strong>interrogation</strong> - volet bas)<br />

SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":"<br />

LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX : )<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME"<br />

Afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer<br />

"PATRONYME" EST AFFICHÉ<br />

AU LIEU DE "NOM"


Si un champ utilisé dans la requête possè<strong>de</strong> une légen<strong>de</strong> définie dans la table (propriété <strong>de</strong><br />

champ), la légen<strong>de</strong> s'affiche au lieu <strong>de</strong> l'étiquette et malgré la requête. Penser alors si nécessaire à<br />

aller mettre une légen<strong>de</strong> directement dans les propriétés du champ <strong>de</strong> la requête<br />

Pour afficher une colonne vi<strong>de</strong> avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il<br />

suffit <strong>de</strong> créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi <strong>de</strong> ": Null"<br />

e) CHAMPS CONCATÉNÉS<br />

Un nouveau nom peut être calculé à partir <strong>de</strong> plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur<br />

<strong>de</strong> concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+"<br />

(touche +) et encadrer chaque nom <strong>de</strong> champ <strong>de</strong> crochets [ ].<br />

Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire <strong>de</strong> les séparer par un<br />

espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".<br />

Pour afficher le nom complet <strong>de</strong> l'employé, la formule à utiliser est la suivante :<br />

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION<br />

NOUVEAU NOM<br />

CROCHETS DU NOM DE CHAMP<br />

ESPACE ENTRE NOM ET PRÉNOM<br />

Les noms <strong>de</strong> champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce<br />

qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : ex : champ "nom") ; Ne<br />

pas hésiter à faire <strong>de</strong>s copier/coller <strong>de</strong>s noms <strong>de</strong> champ si un problème se pose.<br />

Un avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la<br />

largeur <strong>de</strong> la colonne <strong>de</strong> champ aux données contenues (quelquesoit le mo<strong>de</strong>)<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

supprimer le champ "patronyme" puis créer un nom "NOM COMPLET" regroupant les<br />

champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace) puis enregistrer


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 59<br />

Il ne faut pas utiliser certains noms réservés par ACCESS (champs nommés "Nom", "Note", …)<br />

f) AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP<br />

On peut désirer ne pas afficher dans la feuille <strong>de</strong> données un champ inclus dans la requête.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA<br />

COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'<strong>interrogation</strong> - volet bas)<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON<br />

seuls les champs cochés sont affichés<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Ne plus afficher le champ "SOCIÉTÉ"<br />

Afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer


5 TRI SUR UN CHAMP<br />

Pour visualiser <strong>de</strong>s informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mo<strong>de</strong> création l'ordre<br />

d'affichage <strong>de</strong>s données.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU CHAMP DE TRI<br />

SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI<br />

La liste apparaît triée en mo<strong>de</strong> feuille <strong>de</strong> données pour le champ spécifié<br />

ICI<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Afficher en premier le champ "NOM COMPLET"puis trier les données à partir <strong>de</strong> ce champ<br />

Afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer<br />

Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs <strong>de</strong> tri<br />

dans l'ordre.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant les colonnes)<br />

SUR À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP<br />

DE TRI<br />

SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP<br />

En mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Afficher les champs dans l'ordre suivant : "VILLE", "Co<strong>de</strong>Postal", "NOM COMPLET" et "FONCTION"<br />

Trier les données par "VILLE" croissante et par "NOM COMPLET" croissant<br />

Afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 61<br />

Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types <strong>de</strong> champ (mémo, Ole, …)<br />

Pour afficher <strong>de</strong>s données dans un ordre différent du critère <strong>de</strong> tri, il faut d'abord<br />

mettre les champs du critère <strong>de</strong> tri avec leur type <strong>de</strong> tri mais non affichés puis les<br />

champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2<br />

endroits différents)<br />

Dans base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Effectuer sur la table " EMPLOYÉS " la requête qui affiche le résultat ci-<strong>de</strong>ssous<br />

l'enregistrer puis la fermer


6 CRITÈRES DE SÉLECTION<br />

Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir <strong>de</strong>s critères <strong>de</strong> sélection ; ils sont<br />

élaborés avec <strong>de</strong>s opérateurs <strong>de</strong> comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'ai<strong>de</strong><br />

d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).<br />

Les principaux opérateurs <strong>de</strong> comparaison <strong>de</strong>s données sont : = (égal), Comme, Entre, <<br />

(inférieur), > (supérieur), (différent), …<br />

Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux <strong>de</strong><br />

manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur <strong>de</strong>s colonnes ou <strong>de</strong>s lignes différentes)<br />

a) = (ÉGAL)<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE<br />

CRITÈRE<br />

SAISIR LE CRITÈRE<br />

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs <strong>de</strong> type "texte"<br />

RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ<br />

En mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés<br />

si le critère est <strong>de</strong> type "texte", <strong>Access</strong> CRITÈRE l'encadre d'apostrophes ; s'il est <strong>de</strong> type "date", il est<br />

encadré <strong>de</strong> dièses et s'il est <strong>de</strong> type "numérique", il est affiché tel quel CHAMP DE CRITÈRE<br />

Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie<br />

peut s'effectuer <strong>de</strong> plusieurs manières (casse indifférente) :<br />

Cherbourg<br />

= Cherbourg<br />

="Cherbourg"<br />

"Cherbourg"<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" s'ils figurent encore<br />

N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG"<br />

Afficher en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 63<br />

Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir <strong>de</strong> la<br />

feuille <strong>de</strong> données<br />

b) COMME "…"<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE<br />

CRITÈRE<br />

SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS<br />

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs <strong>de</strong> type "texte"<br />

RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ<br />

En mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés<br />

CARACTÈRES GÉNÉRIQUES<br />

? Remplace un Caractère unique à son emplacement<br />

* Remplace un ou plusieurs caractères<br />

# Remplace un Chiffre unique à son emplacement<br />

[ ] Remplace une liste <strong>de</strong> caractères<br />

[! ] Remplace une liste <strong>de</strong> caractères à exclure<br />

ch?r<br />

c*r*<br />

CH*<br />

Cherbourg<br />

Colmar, Cherbourg, Chambéry<br />

Cherbourg, Chambéry<br />

#ème 3ème ou 4ème …<br />

ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry<br />

Tester les cas <strong>de</strong> figure cités dans l'exemple ci-<strong>de</strong>ssus<br />

c) ENTRE VAL1 ET VAL2<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE<br />

CRITÈRE<br />

SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE<br />

RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ<br />

En mo<strong>de</strong> "feuille <strong>de</strong> données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant une ville dont le co<strong>de</strong> postal est compris entre<br />

73000 et 74000 (limites comprises)


Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer<br />

d) EST NULL - EST PAS NULL<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE<br />

CRITÈRE<br />

SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"<br />

Permet <strong>de</strong> sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non <strong>de</strong>s valeurs<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", créer une nouvelle requête telle que ci-<strong>de</strong>ssus<br />

(sans fermer la précé<strong>de</strong>nte)<br />

Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vi<strong>de</strong><br />

Fermer la requête sans l'enregistrer<br />

Ce critère peut être utilisé pour tous les types <strong>de</strong> champs<br />

e) "ET"<br />

Lorsque <strong>de</strong>ux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois<br />

chacun <strong>de</strong>s critères.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant<br />

commercial"<br />

LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 65<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-<strong>de</strong>ssus<br />

"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant une ville dont le co<strong>de</strong> postal est supérieur à<br />

60000 et inférieur ou égal à 74000<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-avant<br />

f) "OU"<br />

Lorsque <strong>de</strong>ux critères sont sur <strong>de</strong>s lignes différentes, il est créé un premier groupe<br />

d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un <strong>de</strong>uxième groupe<br />

d'enregistrements satisfaisant au <strong>de</strong>uxième critère.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour<br />

fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)<br />

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES<br />

DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OU"<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND 2013"<br />

Réaliser la requête ci-<strong>de</strong>ssus


"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés<br />

ayant pour fonction "représentant commercial"<br />

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES<br />

DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-<strong>de</strong>ssus<br />

g) "ET" et "OU"<br />

Lorsqu'il y a <strong>de</strong>s critères à la fois sur une même ligne et sur <strong>de</strong>s lignes différentes, il est formé<br />

autant <strong>de</strong> groupes d'enregistrements que <strong>de</strong> lignes <strong>de</strong> critères.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux<br />

habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"<br />

LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"<br />

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES<br />

DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 67<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-avant<br />

h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE<br />

Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.<br />

La requête ci-<strong>de</strong>ssous affiche les employés habitant une ville dont le co<strong>de</strong> postal est strictement<br />

supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession <strong>de</strong> "représentant commercial"<br />

ou <strong>de</strong> "Vice-prési<strong>de</strong>nt <strong>de</strong>s ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la<br />

profession <strong>de</strong> "représentant commercial" habitant Cherbourg<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "EMPLOYÉS REQUETE1" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer


7 CALCULS ET REGROUPEMENTS<br />

Les requêtes permettent d'effectuer <strong>de</strong>s calculs à partir <strong>de</strong> tous les enregistrements ou <strong>de</strong><br />

regroupements spécifiques <strong>de</strong> ces mêmes enregistrements.<br />

a) CALCULS<br />

Les requêtes permettent <strong>de</strong> créer <strong>de</strong>s "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein <strong>de</strong> la<br />

requête) pour effectuer <strong>de</strong>s calculs.<br />

Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), -<br />

(soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées<br />

d'<strong>Access</strong> ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), …<br />

À partir <strong>de</strong> la table "COMMANDES", il est possible <strong>de</strong> calculer les délais <strong>de</strong> livraison en soustrayant la<br />

date d'expédition à la date <strong>de</strong> comman<strong>de</strong><br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-<strong>de</strong>ssus à partir <strong>de</strong> la table "COMMANDES"<br />

L'enregistrer sous le nom "Comman<strong>de</strong>s Délais <strong>de</strong> livraison<br />

…<br />

Une valeur peut être complétée d'une unité (ou <strong>de</strong> n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur <strong>de</strong><br />

concaténation <strong>de</strong> chaînes <strong>de</strong> caractères : "&"<br />

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Réaliser la requête ci-<strong>de</strong>ssus (i<strong>de</strong>m que précé<strong>de</strong>mment mais avec l'unité "jour")<br />

L'enregistrer puis la fermer<br />

…<br />

Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une<br />

concaténation, donc une chaine <strong>de</strong> caractères


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 69<br />

b) OPERATIONS<br />

Cette fonctionnalité permet <strong>de</strong> faire <strong>de</strong>s calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce<br />

peut être une somme, une moyenne ou le nombre <strong>de</strong>s enregistrements.<br />

ONGLET "CRÉER" (le <strong>de</strong>rnier)<br />

GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (<strong>de</strong>rnier bloc)<br />

SUR (i<strong>de</strong>m pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil)<br />

une ligne s'affiche en <strong>de</strong>ssous <strong>de</strong> la ligne "table"<br />

SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ<br />

SUR DE<br />

CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES<br />

les opérations dépen<strong>de</strong>nt du type <strong>de</strong> champ<br />

Pour effectuer un calcul sur la totalité <strong>de</strong>s enregistrements, ne pas laisser <strong>de</strong> regroupement et<br />

préciser l'opération pour chaque champ concerné.<br />

Créer une nouvelle requête à partir <strong>de</strong> la table "COMMANDES" dans la base en <strong>cours</strong><br />

"NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2 ème<br />

fois et "FRAIS D'EXPÉDITION"<br />

L'enregistrer sous le nom "Comman<strong>de</strong>s Frais expédition regroupements"<br />

Faire le calcul du nombre <strong>de</strong> comman<strong>de</strong>s, <strong>de</strong> la date <strong>de</strong> la première et <strong>de</strong> la <strong>de</strong>rnière<br />

comman<strong>de</strong> et <strong>de</strong> la moyenne <strong>de</strong>s frais d'expédition<br />

Enregistrer et fermer la requête<br />

Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul<br />

Bien nommer les champs en fonction <strong>de</strong> leur résultat soit par leur étiquette suivi <strong>de</strong> doublepoint,<br />

soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête


c) REGROUPEMENTS<br />

Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans<br />

le(s) champ(s) i<strong>de</strong>ntifiant le groupe d'enregistrements.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS"<br />

INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX<br />

CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement <strong>de</strong> valeur)<br />

INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…)<br />

AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"<br />

Pour calculer le total <strong>de</strong>s frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les<br />

champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant<br />

qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>",<br />

Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-<strong>de</strong>ssus<br />

L'Enregistrer sous le nom "Comman<strong>de</strong>s Frais expédition"<br />

…<br />

Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille <strong>de</strong><br />

données<br />

. Il est préférable <strong>de</strong> les renommer ou <strong>de</strong> mettre une<br />

légen<strong>de</strong> au niveau <strong>de</strong>s propriétés du champ


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 71<br />

Des critères peuvent être appliqués au regroupement.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE<br />

AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" <strong>de</strong> la base "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Calculer le total <strong>de</strong>s frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent<br />

<strong>de</strong> "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer<br />

Il est également possible <strong>de</strong> réaliser <strong>de</strong>s calculs sur <strong>de</strong>s groupes construits à partir<br />

d'expressions, et éventuellement d'y associer <strong>de</strong>s critères <strong>de</strong> sélection.<br />

La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et<br />

s'exprime sous la forme :<br />

NOUVEAU NOM<br />

FONCTION<br />

PARENTHÈSES<br />

(DE LA FONCTION)<br />

CHAMP<br />

CROCHETS<br />

(DU CHAMP)<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>",<br />

Créer une nouvelle requête à partir <strong>de</strong> la table "COMMANDES"<br />

Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois <strong>de</strong> chaque<br />

année le total <strong>de</strong>s frais d'expédition lorsque ce total est différent <strong>de</strong> 0 en utilisant les<br />

fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()"<br />

L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer


Bien évaluer la pertinence <strong>de</strong>s résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment<br />

toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent<br />

(notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)<br />

d) CRITÈRES MULTITABLES<br />

Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les<br />

principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement<br />

reprises dans la requête.<br />

Pour obtenir la liste <strong>de</strong>s comman<strong>de</strong>s clients pour la pério<strong>de</strong> du 10 Avril 2015 au 25 Avril 2015, il faut<br />

afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES"<br />

la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien :<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>",<br />

Créer une nouvelle requête à partir <strong>de</strong>s tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-<strong>de</strong>ssus<br />

L'enregistrer sous le nom "Clients Comman<strong>de</strong>s" et la fermer<br />

Bien vérifier que les liens entre les tables sont présents pour que le résultat généré soit<br />

cohérent.


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 73<br />

8 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION<br />

Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs,<br />

fonctions et opéran<strong>de</strong>s (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets <strong>de</strong> la base, champ <strong>de</strong>s tables et<br />

requêtes, fonctions par type, …).<br />

ONGLET "CRÉER" (le <strong>de</strong>rnier)<br />

GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ<br />

SUR<br />

DANS LE RUBAN<br />

le générateur d'expression s'affiche<br />

EXPRESSION EN COURS<br />

FONCTIONS<br />

DÉTAIL DE LA SÉLECTION DE<br />

LA 1ÈRE COLONNE<br />

CONCATÉNATION<br />

DE CHAINES<br />

OPÉRATEURS<br />

OBJETS DE LA BASE<br />

OPÉRATEURS<br />

LOGIQUES<br />

EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (REGROUPEMENT SQL)<br />

SOMME<br />

MOYENNE<br />

MIN<br />

MAX<br />

COMPTE<br />

ECARTYPE<br />

VAR<br />

PREMIER<br />

DERNIER<br />

Calcule la somme <strong>de</strong>s valeurs d'un champ (numérique)<br />

Calcule la moyenne <strong>de</strong>s valeurs d'un champ (numérique)<br />

Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)<br />

Détermine la plus gran<strong>de</strong> valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)<br />

Calcule le nombre <strong>de</strong> valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)<br />

Calcule l'écart type <strong>de</strong>s valeurs d'un champ (numérique)<br />

Calcule la variance <strong>de</strong>s valeurs d'un champ (numérique)<br />

Donne la 1 ère valeur d'un champ pour les critères <strong>de</strong>mandés (sauf mémo, Ole…)<br />

Donne la <strong>de</strong>rnière valeur d'un champ pour les critères <strong>de</strong>mandés (sauf mémo, Ole…)


Pour calculer par produit les prévisions <strong>de</strong> ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir <strong>de</strong> la<br />

table "PRODUITS".<br />

En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU<br />

PRODUIT" suivi <strong>de</strong> "NOM DU PRODUIT" (comme ci-<strong>de</strong>ssous)<br />

Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix<br />

unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-<strong>de</strong>ssous)<br />

puis afficher la feuille <strong>de</strong> données correspondante


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 75<br />

…<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>",<br />

Créer la requête <strong>de</strong> l'exemple ci-<strong>de</strong>ssus puis avec le générateur d'expression<br />

Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le<br />

"COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille <strong>de</strong> données correspondante<br />

Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR<br />

CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ<br />

Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"<br />

…<br />

L'<strong>utilisation</strong> <strong>de</strong> champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée<br />

pour <strong>de</strong>s calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu <strong>de</strong> sa désignation


9 EXÉCUTION<br />

Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES".<br />

PLUSIEURS POSSIBILITÉS<br />

sur en bas et à droite <strong>de</strong> la fenêtre<br />

sur qui <strong>de</strong>vient ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE"<br />

(1 er bloc) du ruban pour passer alternativement du mo<strong>de</strong> "CRÉATION" au mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE<br />

DONNÉES" (ou dérouler avec puis choisir)<br />

sur ONGLET "CRÉER" (<strong>de</strong>rnier onglet) GROUPE "RÉSULTATS" (1er bloc) du<br />

ruban en mo<strong>de</strong> "création"<br />

SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE PUIS SUR<br />

10 PROPRIÉTÉS<br />

Les propriétés <strong>de</strong> la requête affichent diverses informations utiles la concernant.<br />

AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE<br />

"CRÉATION"<br />

POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET<br />

D'INTERROGATION (volet inférieur)<br />

PROPRIÉTÉS<br />

PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES<br />

Description<br />

Tous les champs<br />

Premières valeurs<br />

Valeurs distinctes<br />

Enr unique<br />

Filtre<br />

Tri par<br />

Type Recordset<br />

ONGLET "CRÉER" (le <strong>de</strong>rnier)<br />

GROUPE "AFFICHER/MASQUER"<br />

AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE<br />

"CRÉATION"<br />

SUR<br />

COCHER LA CASE D'AFFICHAGE DU CHAMP :<br />

Les propriétés <strong>de</strong> la requête s'affichent dans un volet à droite <strong>de</strong> la fenêtre<br />

Décrit la requête<br />

Affiche tous les champs <strong>de</strong> la ou <strong>de</strong>s tables sélectionnée(s)<br />

Nombre <strong>de</strong> premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage<br />

Oui : Élimine les doublons<br />

Oui : Conserve les doublons<br />

N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères<br />

Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du<br />

ou <strong>de</strong>s champs<br />

Feuille <strong>de</strong> réponse dynamique : données modifiables<br />

Instantané : données non modifiables<br />

Si la feuille <strong>de</strong> propriétés n'affiche plus qu'une ou <strong>de</strong>ux informations, faire un dans une<br />

zone vi<strong>de</strong> du volet d'<strong>interrogation</strong> (volet inférieur)


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 77<br />

DESCRIPTION<br />

ÉLIMINE LES DOUBLONS<br />

DONNÉES DES TABLES<br />

NON MODIFIABLES<br />

Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les<br />

données résultantes <strong>de</strong> la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)<br />

Dans la requête en <strong>cours</strong> "PRODUITS VALEUR CIBLE" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Faire une <strong>de</strong>scription et n'afficher que les 5 premières valeurs <strong>de</strong> la requête puis<br />

exécuter<br />

Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS"<br />

Annuler la sélection <strong>de</strong>s 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie"<br />

Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes


L'état est la meilleure solution pour obtenir <strong>de</strong>s données soit <strong>de</strong> détail, soit synthétiques, lisibles<br />

et classées (factures, <strong>de</strong>vis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont<br />

souvent été inclus dans les objets <strong>de</strong> la base <strong>de</strong> données par celui qui a conçu la base mais il<br />

peut être utile <strong>de</strong> créer un état pour répondre à <strong>de</strong> nouveaux besoins.<br />

1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS<br />

APERÇU AVANT IMPRESSION<br />

PAGE<br />

ÉTAT<br />

CRÉATION<br />

ÉTAT : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles<br />

APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé<br />

PAGE : C'est le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> finalisation <strong>de</strong> l'état créé dans lequel on peut modifier la<br />

disposition et la présentation avec les données réelles affichées<br />

CRÉATION : c'est le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> création et/ou <strong>de</strong> modification <strong>de</strong> la structure <strong>de</strong> l'état avec<br />

tous les outils associés<br />

BOUTON GAUCHE<br />

BOUTON DROIT<br />

DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET<br />

DE NAVIGATION<br />

SUR LE NOM DE L'ÉTAT<br />

l'état est affiché en mo<strong>de</strong> "état"<br />

DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET<br />

DE NAVIGATION<br />

<br />

SUR L'ÉTAT<br />

l'état est affiché en mo<strong>de</strong> "état"<br />

En ce qui concerne les bases <strong>de</strong> données développées professionnellement et accompagnées<br />

<strong>de</strong> menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par <strong>de</strong>s boutons <strong>de</strong><br />

comman<strong>de</strong>. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.<br />

Lorsque le lancement <strong>de</strong> l'état n'est pas prévu dans la base<br />

Si l'affichage <strong>de</strong> l'état à l'écran est suffisant, le mo<strong>de</strong> "ÉTAT" est adapté.<br />

Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un <strong>de</strong>stinataire ou publié, le mo<strong>de</strong><br />

"APERÇU AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement.<br />

Afficher les objets "ÉTATS" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ"<br />

L'afficher en mo<strong>de</strong> "ÉTAT", en mo<strong>de</strong> "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis le fermer<br />

2 CREATION DE L'ÉTAT<br />

Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire <strong>de</strong> le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé<br />

selon les besoins.<br />

Un état va chercher <strong>de</strong>s données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une<br />

requête).


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 79<br />

a) CREATION ASSISTÉE<br />

L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple <strong>de</strong> construire un état étape<br />

par étape, même lorsque l'on est expérimenté.<br />

GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)<br />

SUR<br />

l'assistant état s'affiche<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE<br />

DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS<br />

3 - POUR PRENDRE<br />

LE CHAMP SÉLECTIONNÉ<br />

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP<br />

DE LA TABLE OU LA REQUÊTE<br />

L'UTILISATION DE L'ASSISTANT EST STANDARD<br />

Une interface dans laquelle il suffit <strong>de</strong> faire <strong>de</strong>s choix<br />

Une visualisation en temps réel <strong>de</strong>s choix effectués<br />

Des boutons et pour se déplacer entre les étapes<br />

BOUTON GAUCHE<br />

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE<br />

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP<br />

3 - SUR<br />

le champ passe dans la liste <strong>de</strong>s champs sélectionnés<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ<br />

SUR<br />

CLAVIER<br />

SÉLECTIONNER ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS SUR<br />

un niveau <strong>de</strong> regroupement permet d'effectuer <strong>de</strong>s calculs à chaque changement <strong>de</strong> valeur du<br />

champ <strong>de</strong> regroupement<br />

SUR<br />

PUIS CHOISIR ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI<br />

SUR<br />

PUIS CHOISIR LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION<br />

le volet gauche <strong>de</strong> la boite <strong>de</strong> dialogue illustre vos choix<br />

SUR<br />

SUR<br />

PUIS CHOISIR UN STYLE (couleurs, police…)<br />

NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU PUIS SUR<br />

L'assistant crée l'état ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer


(1) SÉLECTION DE CHAMPS<br />

Il est d'abord nécessaire <strong>de</strong> sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire<br />

figurer dans l'état.<br />

<br />

SÉLECTIONNER<br />

OUTILS :<br />

Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet <strong>de</strong> gauche)<br />

Ajoute tous les champs (à partir du volet <strong>de</strong> gauche)<br />

Retire un champ sélectionné (du volet <strong>de</strong> droite)<br />

Retire tous les champs (du volet <strong>de</strong> droite)


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 81<br />

(2) REGROUPEMENTS<br />

Les regroupements (ou niveaux <strong>de</strong> rupture) vont permettre entre autres d'effectuer <strong>de</strong>s sous-totaux<br />

à chaque changement <strong>de</strong> valeur du champ <strong>de</strong> regroupement.<br />

CHAMP REGROUPEMENT<br />

SUPÉRIEUR<br />

<br />

CHAMP REGROUPEMENT<br />

INFÉRIEUR<br />

SÉLECTIONNER<br />

FAIT PASSER VILLE<br />

(SÉLECTIONNÉ) À LA PLACE DE<br />

FONCTION<br />

OUTILS :<br />

Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ <strong>de</strong> regroupement<br />

Refait passer le champ <strong>de</strong> regroupement sélectionné en champ normal<br />

Fait passer le champ <strong>de</strong> regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur<br />

Fait passer le champ <strong>de</strong> regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur<br />

permet <strong>de</strong> préciser les intervalles <strong>de</strong> regroupement<br />

(3) TRI ÉTAT<br />

Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les<br />

enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second<br />

champ (Prénom).<br />

1 ÈRE CLÉ DE TRI<br />

2 ÈME CLÉ DE TRI


(4) DISPOSITION<br />

Elle détermine la présentation générale <strong>de</strong> l'état. Les dispositions proposées permettent <strong>de</strong> faire<br />

gagner du temps à l'utilisateur sur <strong>de</strong>s manipulations longues à faire manuellement. L'orientation<br />

gère le sens <strong>de</strong> la feuille <strong>de</strong> papier.<br />

(5) TITRE ET VISUALISATION<br />

Il est indispensable <strong>de</strong> donner un nom à l'état.<br />

évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur<br />

VISUALISATION DE LA<br />

MISE EN FORME CHOISIE<br />

Choisir l'aperçu <strong>de</strong> l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mo<strong>de</strong><br />

page pour apporter ces modifications<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>", à partir <strong>de</strong> la table "EMPLOYÉS", créer un état<br />

comme ci-<strong>de</strong>ssus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 83<br />

b) CRÉATION IMMÉDIATE<br />

En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible <strong>de</strong> créer l'état standard<br />

sans aucune manipulation.<br />

GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche)<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE<br />

SUR<br />

l'état s'affiche immédiatement<br />

REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER<br />

Pour créer un état à partir <strong>de</strong> la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"<br />

Dans le volet <strong>de</strong> navigation à gauche, dérouler les requêtes<br />

sur la requête<br />

Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban<br />

sur du groupe "ÉTATS"<br />

l'état s'affiche dans son onglet<br />

…<br />

Créer un état immédiat à partir <strong>de</strong> la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" comme ci<strong>de</strong>ssus<br />

- L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"


3 PERSONNALISATION<br />

Le mo<strong>de</strong> "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter <strong>de</strong>s<br />

fonctionnalités afin qu'il correspon<strong>de</strong> aux besoins.<br />

POUR PASSER EN MODE "PAGE"<br />

sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1 ER BLOC) du ruban pour<br />

passer du mo<strong>de</strong> "ÉTAT" au mo<strong>de</strong> "PAGE" (ou dérouler par et choisir)<br />

sur <strong>de</strong> en bas à droite<br />

<br />

sur l'onglet <strong>de</strong> l'état<br />

a) DISPOSITION<br />

La largeur d'une colonne <strong>de</strong> champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

EN MODE "PAGE"<br />

SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ<br />

POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE<br />

(forme du pointeur )<br />

FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA<br />

COLONNE<br />

FAIRE GLISSER<br />

LATÉRALEMENT<br />

Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur <strong>de</strong>s colonnes aux<br />

données


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 85<br />

L'ordre <strong>de</strong>s colonnes <strong>de</strong> champs peut être modifié.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

EN MODE "PAGE"<br />

, SUR LE TITRE DE LA COLONNE<br />

FORME DU POINTEUR<br />

l'ensemble <strong>de</strong> la colonne est encadré<br />

POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE<br />

FAIRE GLISSER LA COLONNE À SA NOUVELLE POSITION<br />

FAIRE GLISSER<br />

LATÉRALEMENT<br />

TRAIT DE SÉPARATION<br />

DES COLONNES<br />

Dans cette nouvelle version <strong>de</strong> <strong>Access</strong>, la nouvelle colonne ne prend pas la place <strong>de</strong><br />

l'ancienne et la manipulation en mo<strong>de</strong> PAGE est donc assez lour<strong>de</strong> (puisqu'il faut déplacer 2<br />

colonnes)<br />

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "NOM" et "PRÉNOM"<br />

(prénom en premier) puis mettre la fonction après le prénom


) REGROUPEMENTS ET TRI<br />

Des niveaux <strong>de</strong> regroupement peuvent être créés ou modifiés.<br />

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)<br />

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE<br />

le groupe "format" du ruban est affiché<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

SUR<br />

le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas <strong>de</strong> l'état – i<strong>de</strong>m pour le refermer<br />

Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle<br />

modification<br />

Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre <strong>de</strong> modifier la position du<br />

regroupement ou <strong>de</strong> le supprimer<br />

POUR SÉLECTIONNER<br />

POUR<br />

CHANGER DE CHAMP<br />

POUR<br />

CHANGER L'ORDRE<br />

POUR<br />

SUPPRIMER<br />

<strong>de</strong>ux boutons s'affichent permettant <strong>de</strong> créer les groupes ou les clés <strong>de</strong> tri<br />

et<br />

L'activation d'un <strong>de</strong> ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée<br />

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION"<br />

puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 87<br />

c) TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL<br />

Dans la plupart <strong>de</strong>s états, il est nécessaire d'effectuer <strong>de</strong>s calculs globaux et/ou à chaque niveau<br />

<strong>de</strong> regroupement (à chaque fois que la valeur du champ <strong>de</strong> regroupement change).<br />

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE<br />

le groupe "format" du ruban est affiché<br />

SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES<br />

TOTAUX<br />

la colonne est sélectionnée<br />

SUR<br />

SUR<br />

le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée<br />

"COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" ( ) donne le même résultat :<br />

le nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)<br />

NOMBRE TOTAL D'ENREGISTREMENTS<br />

Si <strong>de</strong>s niveaux <strong>de</strong> regroupement existent, <strong>de</strong>s sous-totaux sont automatiquement calculés


Il est aussi possible <strong>de</strong> paramétrer <strong>de</strong>s sous-totaux.<br />

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

SUR<br />

EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT<br />

SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU<br />

SUR DE DU NIVEAU DE REGROUPEMENT<br />

SUR DE POUR DÉROULER LA ZONE<br />

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS<br />

CHAMP FAISANT L'OBJET D'UN SOUS-TOTAL<br />

TYPE D'OPÉRATION<br />

TOTAUX<br />

SOUS-TOTAUX DES<br />

NOMS PAR VILLE<br />

TOTAL GÉNÉRAL


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 89<br />

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global<br />

Enregistrer, visualiser puis fermer<br />

Pour effectuer <strong>de</strong>s regroupements et <strong>de</strong>s totaux <strong>de</strong> groupe <strong>de</strong> produits par catégorie<br />

Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE "<br />

Créer l'état à partir <strong>de</strong> la requête puis passer en mo<strong>de</strong> "CRÉATION"<br />

Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête<br />

sur<br />

pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"<br />

sur<br />

sélectionner le champ "CATÉGORIE"<br />

sur<br />

sélectionner le champ "CATÉGORIE"<br />

Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", sur<br />

Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", sur<br />

et choisir<br />

et choisir<br />

Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", sur<br />

et choisir<br />

Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"<br />

les différentes informations <strong>de</strong> regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en<br />

cliquant sur du volet "Regrouper, trier et total"<br />

Reproduire l'exemple ci-<strong>de</strong>ssus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"<br />

SOUS-TOTAL<br />

…<br />

TOTAL GÉNÉRAL


d) IMAGE<br />

Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction <strong>de</strong>s regroupements et <strong>de</strong><br />

la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne<br />

GROUPE " CONTRÔLES " (4 ème bloc)<br />

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE<br />

À LA POSITION D'INSERTION<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

SUR<br />

SUR UNE DES IMAGES PROPOSÉES OU SUR<br />

POUR DÉSIGNER L'IMAGE<br />

Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS"<br />

comme ci-<strong>de</strong>ssous - Visualiser et fermer<br />

IMAGE RÉPÉTÉE<br />

e) AJOUT D'UN CHAMP<br />

Si <strong>de</strong>s champs, présents dans la requête ou la table à la base <strong>de</strong> la création <strong>de</strong> l'état, ne sont<br />

pas affichés, il est toujours possible <strong>de</strong> les rajouter.<br />

GROUPE " OUTILS " (6 ème bloc)<br />

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

SUR<br />

les champs disponibles s'affichent le volet <strong>de</strong> propriétés à droite <strong>de</strong> l'écran<br />

LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT<br />

FAIRE GLISSER LE<br />

CHAMP À SA POSITION


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 91<br />

Afficher l'état "Employés par ville" <strong>de</strong> la base en <strong>cours</strong> "NORTHWIND <strong>2016</strong>"<br />

Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM"<br />

Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil<br />

action erronée<br />

pour annuler une<br />

f) SUPPRESSION D'UN CHAMP<br />

Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.<br />

BOUTON DROIT<br />

SÉLECTIONNER LA COLONNE<br />

<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES<br />

EMPLACEMENTS DE LA COLONNE<br />

CLAVIER<br />

SÉLECTIONNER LA COLONNE2<br />

DU CLAVIER<br />

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES<br />

EMPLACEMENTS DE LA COLONNE<br />

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précé<strong>de</strong>mment ajouté<br />

4 PRÉSENTATION<br />

Elle va concerner :<br />

Le choix d'une mise en forme automatique complète<br />

La mise en forme <strong>de</strong>s différentes zones <strong>de</strong> l'état<br />

Les bordures <strong>de</strong>s différentes zones <strong>de</strong> l'état<br />

C'est le mo<strong>de</strong> "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le<br />

mo<strong>de</strong> " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre <strong>de</strong> les visualiser au mieux.<br />

a) THEMES<br />

Les thèmes sont un moyen simple et rapi<strong>de</strong> d'appliquer une mise en forme soignée.<br />

Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapi<strong>de</strong>ment.<br />

GROUPE "THÈMES" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "CRÉATION"<br />

SUR<br />

SUR LE THÈME DÉSIRÉ POUR L'APPLIQUER<br />

SUR<br />

SUR<br />

POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS<br />

POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES<br />

Si <strong>de</strong>s mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises<br />

en forme du thème.


Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque<br />

le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre<br />

<strong>de</strong>s caractéristiques <strong>de</strong> la mise en forme<br />

Tester les thèmes sur l'état "EMPLOYÉS "<br />

b) MISE EN FORME<br />

Le choix <strong>de</strong> la police et <strong>de</strong> ses caractéristiques s'effectue comme dans Word ou Excel, à ceci<br />

près que dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend <strong>de</strong><br />

la structure même <strong>de</strong> l'état. Cet ensemble est mis en évi<strong>de</strong>nce par un encadrement dès que l'on<br />

clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules <strong>de</strong><br />

totaux, titre…).<br />

(1) LIGNES<br />

Toutes les lignes correspondant au niveau <strong>de</strong> structure reçoivent la mise en forme. ACCESS<br />

propose <strong>de</strong>ux outils pour pouvoir alterner les couleurs <strong>de</strong> fond.<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

FORME DU POINTEUR<br />

seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles<br />

, SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE<br />

SUR L'OUTIL<br />

PUIS CHOISIR LA 1 ÈRE COULEUR DES LIGNES<br />

l'outil<br />

du groupe "ARRIÈRE-PLAN" (4 ème bloc) permet <strong>de</strong> choisir la 2 ème couleur <strong>de</strong>s<br />

lignes - les 2 couleurs <strong>de</strong> fond sont alternées<br />

Pour mettre <strong>de</strong>s couleurs alternées sur les lignes <strong>de</strong> données <strong>de</strong> "EMPLOYÉS PAR VILLE"<br />

une ligne <strong>de</strong> données<br />

POUR<br />

SÉLECTIONNER UNE LIGNE<br />

LES LIGNES DE MÊME NATURE<br />

SONT ENCADRÉES<br />

sur<br />

et sur la couleur<br />

sur<br />

et sur la couleur


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 93<br />

Pour mettre une couleur <strong>de</strong> fond sur la ligne <strong>de</strong> total global <strong>de</strong> "EMPLOYÉS PAR VILLE" :<br />

la ligne <strong>de</strong> total global<br />

POUR<br />

SÉLECTIONNER LA LIGNE<br />

sur<br />

et sur la couleur<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"<br />

Appliquer la couleur comme arrière-plan <strong>de</strong>s lignes <strong>de</strong> données<br />

Appliquer les couleurs et comme arrière-plan alterné <strong>de</strong>s lignes <strong>de</strong> totaux<br />

Appliquer la couleur<br />

comme arrière-plan <strong>de</strong> la ligne <strong>de</strong> total global<br />


(2) COLONNES<br />

En sélectionnant les données par colonne, <strong>de</strong> nombreux attributs <strong>de</strong> mise en forme sont<br />

disponibles (comme dans Word ou Excel).<br />

GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

FORME DU POINTEUR<br />

SÉLECTIONNER<br />

SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES<br />

, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA<br />

Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les<br />

autres en gardant la touche enfoncée<br />

POLICE<br />

GRAISSAGE, ITALIQUE,<br />

SOULIGNEMENT<br />

COULEUR DE POLICE<br />

COPIE DE LA MISE EN FORME<br />

TAILLE DE POLICE<br />

ALIGNEMENT<br />

COULEUR D'ARRIÈRE-PLAN<br />

Pour modifier la présentation <strong>de</strong> la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" <strong>de</strong> l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" :<br />

la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL"<br />

sur <strong>de</strong> et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)<br />

sur <strong>de</strong> et sur la police<br />

sur <strong>de</strong> et sur la taille<br />

sur<br />

pour centrer les données<br />

sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu clair)<br />

POUR<br />

DÉSIGNER LA COLONNE


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 95<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données <strong>de</strong>s colonnes <strong>de</strong> chiffres<br />

Appliquer une police bleu foncé "calibri" <strong>de</strong> taille 11<br />

Appliquer la couleur comme arrière-plan <strong>de</strong>s 3 colonnes <strong>de</strong> données ()<br />

Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories<br />

(3) CELLULES DE TOTAUX<br />

Les cellules <strong>de</strong> totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à<br />

toutes les cellules <strong>de</strong> totaux <strong>de</strong> même niveau <strong>de</strong> structure.<br />

GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

FORME DU POINTEUR<br />

SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES<br />

, SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE<br />

Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis<br />

cliquer sur les autres en gardant la touche enfoncée<br />

Pour présenter les cellules <strong>de</strong> totaux dans la colonne "NOM" <strong>de</strong> l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE",<br />

la 1 ère cellule <strong>de</strong> total<br />

ICI POUR<br />

SÉLECTIONNER LA CELLULE


sur <strong>de</strong> et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)<br />

sur <strong>de</strong> et sur la police<br />

sur <strong>de</strong> et sur la taille<br />

sur pour mettre en gras<br />

sur et sur la couleur (le fond s'affiche en vert)<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux <strong>de</strong>s colonnes <strong>de</strong> chiffres<br />

Appliquer une police bleu foncé "calibri" <strong>de</strong> taille 11 et en gras<br />

Appliquer la couleur comme arrière-plan <strong>de</strong>s totaux<br />

(4) TITRES<br />

Le titre <strong>de</strong> l'état est important puisqu'il en précise le contenu.Il doit, comme les titres <strong>de</strong> colonne,<br />

être mis en valeur par une mise en forme appropriée.<br />

GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

FORME DU POINTEUR<br />

SÉLECTIONNER<br />

, SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE<br />

le titre s'entoure d'un cadre<br />

SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 97<br />

Pour présenter les titres <strong>de</strong> colonne <strong>de</strong> l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"<br />

les cellules <strong>de</strong> totaux<br />

1- ICI POUR 2- ENFONCÉ 3- ENFONCÉ<br />

SÉLECTIONNER LE 1 ER<br />

ICI POUR<br />

ICI POUR<br />

TITRE<br />

SÉLECTIONNER LE 2 ÈME TITRE SÉLECTIONNER LE 3 ÈME<br />

TITRE<br />

sur <strong>de</strong> et sur la couleur (le texte s'affiche en vert clair)<br />

sur <strong>de</strong> et sur la police<br />

sur <strong>de</strong> et sur la taille<br />

sur pour mettre en gras<br />

4- IDEM<br />

sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu foncé)<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre <strong>de</strong> l'état et les titres <strong>de</strong><br />

colonne en vous inspirant <strong>de</strong> la reproduction ci-<strong>de</strong>ssous – modifier par la même occasion<br />

le titre général <strong>de</strong> l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES<br />

Faire un dans le titre pour en modifier le texte


c) FORMAT DES NOMBRES<br />

Le format <strong>de</strong>s nombres détermine <strong>de</strong> quelle manière une valeur, stockée dans une table, va<br />

s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.<br />

GROUPE "NOMBRE" (3 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

OUTILS<br />

FORME DU POINTEUR<br />

SÉLECTIONNER<br />

SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES<br />

, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR<br />

Liste déroulante <strong>de</strong>s différents formats<br />

Format monétaire<br />

Format pourcentage<br />

Format milliers (avec séparateur)<br />

Ajoute une décimale<br />

Enlève une décimale<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC<br />

2 DÉCIMALES<br />

Avec la touche , vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les<br />

sous-totaux et les totaux avant d'appliquer le format<br />

d) BORDURES - REMPLISSAGE<br />

Les bordures s'appliquent à la forme ou au type <strong>de</strong> forme sélectionnée.<br />

GROUPE " OPTIONS DE MISE EN FORME " (5 ème bloc)<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE<br />

SUR L'OUTIL<br />

SUR UNE COULEUR DE TRAIT<br />

OU<br />

SUR L'OUTIL<br />

PUIS<br />

SUR L'OUTIL<br />

SUR L'OUTIL<br />

POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT<br />

POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT<br />

SUR L'OUTIL<br />

POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 99<br />

Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier :<br />

(commencer par le quadrillage général <strong>de</strong> l'état et finir par les bordures <strong>de</strong>s cellules <strong>de</strong> total et titres)<br />

Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"<br />

Sélectionner une donnée d'une colonne<br />

sur l'outil<br />

sur l'outil<br />

et choisir un trait fin<br />

sur l'outil<br />

et choisir un trait fin plein<br />

sur l'outil et appliquer un trait <strong>de</strong> couleur bleu foncé<br />

Sélectionner une cellule <strong>de</strong> total <strong>de</strong> sous-groupe<br />

sur l'outil<br />

sur l'outil<br />

et choisir un trait <strong>de</strong> 1 pt<br />

Conserver un trait fin plein<br />

sur l'outil<br />

et appliquer un trait d'une couleur rouge foncé<br />

Sélectionner la cellule <strong>de</strong> total général<br />

sur l'outil<br />

Conserver un trait <strong>de</strong> 1 pt<br />

Conserver un trait fin plein<br />

sur l'outil<br />

et appliquer un trait d'une couleur jaune foncé<br />

Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer <strong>de</strong>s bordures du même type que<br />

celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)<br />


e) QUADRILLAGE<br />

Le quadrillage s'applique <strong>de</strong> manière conventionnelle. Il vient en complément <strong>de</strong>s bordures.<br />

GROUPE "TABLE" (1 er bloc)<br />

ONGLET "ORGANISER"<br />

DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE<br />

SUR L'OUTIL<br />

SÉLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE<br />

SUR L'OUTIL<br />

SUR L'OUTIL<br />

SUR L'OUTIL<br />

POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT<br />

POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT<br />

POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT<br />

On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données<br />

Le quadrillage n'est pas actif lors <strong>de</strong> la sélection <strong>de</strong> lignes<br />

f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE<br />

Elle permet <strong>de</strong> présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total<br />

par exemple).<br />

GROUPE "OPTIONS DE MISE EN FORME" (5 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

SUR<br />

POUR AFFICHER LES MISES EN FORME<br />

SUR<br />

INDIQUER LE TYPE DE RÈGLE<br />

INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES<br />

INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS<br />

POUR VALIDER<br />

POUR L'APPLIQUER


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 101<br />

Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"<br />

sur une cellule <strong>de</strong> sous-total puis renseigner la boîte <strong>de</strong> dialogue comme ci-après<br />

Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher <strong>de</strong>s données,<br />

Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond <strong>de</strong> la cellule<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total<br />

<strong>de</strong> la marge ciblée selon les consignes suivantes :<br />

Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue<br />

Marge inférieure à 500 : couleur rouge<br />

Marge supérieure à 1000 : couleur verte


5 MISE EN PAGE<br />

La mise en page va définir la présentation <strong>de</strong> l'état sur une page.<br />

a) LES ZONES<br />

Les différents éléments <strong>de</strong> la page, manipulés dans le mo<strong>de</strong> page, sont accessibles<br />

individuellement.<br />

GROUPE "SÉLECTION" (1 er bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "FORMAT"<br />

SUR DE<br />

SÉLECTIONNER LA ZONE<br />

<strong>de</strong> la même manière, lorsqu'une zone est sélectionnée, son nom s'affiche ici<br />

Pour les sélections multiples, utiliser la touche pour ajouter à une sélection existante et<br />

la touche pour sélectionner d'un endroit à une autre<br />

b) LA PAGE<br />

Tout d'abord, la taille <strong>de</strong> la page.<br />

GROUPE "TAILLE DE LA PAGE" (1 er bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "MISE EN PAGE"<br />

SUR<br />

POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE<br />

SUR<br />

POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE<br />

Contrairement à Excel, il n'est pas possible <strong>de</strong> dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page<br />

en largeur…" (hormis dans l'assistant <strong>de</strong> création d'état).<br />

Il faut impérativement définir la largeur <strong>de</strong>s colonnes et la taille <strong>de</strong>s polices pour que<br />

l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE"


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 103<br />

Puis son orientation.<br />

GROUPE "MISE EN PAGE" (2 ème bloc)<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET "MISE EN PAGE"<br />

SUR , OU POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION<br />

ET L'ORGANISATION DE LA PAGE<br />

L'outil<br />

donne accès à la boîte <strong>de</strong> dialogue complète<br />

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille<br />

<strong>de</strong> la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur <strong>de</strong>s colonnes puis compléter par<br />

les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté<br />

(déplacement <strong>de</strong> la zone <strong>de</strong> date et <strong>de</strong> l'heure par exemple)<br />

Enregistrer puis fermer les états ouverts


C'est un point crucial <strong>de</strong> l'<strong>utilisation</strong> d'une base <strong>de</strong> données. ACCESS traite les informations sous<br />

forme <strong>de</strong> données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables <strong>de</strong> manière<br />

synthétique.<br />

Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme <strong>de</strong> tableaux et <strong>de</strong> graphiques. Ces<br />

outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser <strong>de</strong>s outils externes<br />

(tableur, traitement <strong>de</strong> texte…).<br />

1 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE<br />

Ce type <strong>de</strong> requête permet <strong>de</strong> présenter les données <strong>de</strong> manière très synthétique.<br />

a) ASSISTANT<br />

Elles peuvent être créées avec l'assistant.<br />

GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

SUR<br />

l'assistant s'affiche et va gui<strong>de</strong>r l'utilisateur tout au long <strong>de</strong> la requête<br />

SUR<br />

POUR VALIDER<br />

DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX<br />

SUR<br />

DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC<br />

SUR<br />

SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE<br />

(si c'est une date, indiquer la périodicité)<br />

SUR<br />

SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION<br />

ASSOCIÉE (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction<br />

"compte")<br />

SUR<br />

NOMMER LA REQUÊTE ET CONSERVER<br />

SUR<br />

Au fur et à mesure <strong>de</strong> la création <strong>de</strong> la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"<br />

EN-TÊTES DE COLONNES<br />

EN-TÊTES DE LIGNES<br />

CHAMP DE VALEUR


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 105<br />

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir <strong>de</strong> la table "COMMANDES"<br />

sur<br />

dans le groupe "REQUÊTES" <strong>de</strong> l'onglet "CRÉER", l'assistant s'affiche<br />

CONSERVER <strong>de</strong><br />

sur "COMMANDES" dans la liste <strong>de</strong>s tables au-<strong>de</strong>ssus<br />

sur<br />

sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur<br />

pour mettre les villes en entête <strong>de</strong> ligne<br />

sur<br />

SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION" pour mettre les dates en entête <strong>de</strong> colonne<br />

sur<br />

SÉLECTIONNER "MOIS" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les<br />

dates mais un regroupement pour chaque mois<br />

sur<br />

Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"<br />

Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE"<br />

étant sélectionné, sur


Il est intéressant <strong>de</strong> comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE<br />

CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante<br />

donne ceci :<br />

b) REQUÊTE<br />

La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.<br />

…<br />

GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

SUR<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE<br />

SUR<br />

SUR<br />

SUR<br />

POUR AFFICHER LA LIGNE "ANALYSE"<br />

LIGNE D'ANALYSE<br />

La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée<br />

Le terme "Non Affiché", est <strong>de</strong>stiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs,<br />

mais qui ne seront pas affichés dans la feuille <strong>de</strong> données


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 107<br />

Créer la requête "SÉLECTION" suivante :<br />

Afficher la feuille <strong>de</strong> données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"<br />

…<br />

Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne<br />

les catégories, en colonne les noms <strong>de</strong>s employés et en valeur les quantités et<br />

l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE


2 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL<br />

Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme <strong>de</strong> tableau<br />

en utilisant les fonctions <strong>de</strong> base <strong>de</strong> données d'Excel ou <strong>de</strong> tableau ou graphique croisé<br />

dynamique (Un fichier <strong>de</strong> connexion est alors créé dans les "sources <strong>de</strong> données" <strong>de</strong> l'utilisateur et donc<br />

accessible directement comme connexion existante).<br />

a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE<br />

Il est possible <strong>de</strong> faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE<br />

SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR<br />

COLONNES<br />

LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS<br />

LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (format Excel)<br />

les données collées sont indépendantes<br />

Faire un copier-coller <strong>de</strong> la table "clients" dans Excel<br />

b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON<br />

Il est aussi possible <strong>de</strong> maintenir une liaison entre les données d'<strong>Access</strong> et les données d'Excel.<br />

Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins<br />

que la connexion ait été coupée.<br />

ONGLET "DONNÉES"<br />

GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)<br />

SUR PUIS SUR<br />

SÉLECTIONNER LE FICHIER<br />

SUR<br />

POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés <strong>de</strong>s liaisons <strong>de</strong> données)<br />

POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER<br />

SÉLECTIONNER<br />

TABLEAU<br />

POUR VALIDER<br />

POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 109<br />

POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2"<br />

OUVRIR EXCEL<br />

ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)<br />

sur<br />

sélectionner le fichier<br />

puis sur<br />

sur<br />

pour vali<strong>de</strong>r la source (propriétés <strong>de</strong>s liaisons <strong>de</strong> données)<br />

vali<strong>de</strong>r les informations d'initialisation ole<br />

sélectionner la table ou la requête à importer<br />

pour vali<strong>de</strong>r


sélectionner puis pour accepter l'importation <strong>de</strong>s données<br />

…<br />

Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir <strong>de</strong> la requête "PRODUITS REQUÊTE2"<br />

Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"<br />

Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin<br />

puis rapatrier ces données sous forme <strong>de</strong> tableau dans la 1 ère feuille et utiliser les<br />

fonctions <strong>de</strong> base <strong>de</strong> données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs<br />

Penser à actualiser les données en cliquant sur <strong>de</strong> l'onglet "DONNÉES" groupe<br />

"CONNEXIONS" <strong>de</strong> Excel afin que ces <strong>de</strong>rnières soient à jour <strong>de</strong> toute modification effectuée sur<br />

la base<br />

Si le fichier <strong>de</strong> données ACCESS a été renommé ou déplacé (cas probable <strong>de</strong>s exercices <strong>de</strong> ce<br />

livre), cliquer dans Excel sur<br />

redéfinir le chemin d'accès par<br />

<strong>de</strong> l'onglet "DONNÉES" groupe "CONNEXIONS" et<br />

Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur<br />

(vos données ne seront alors plus actualisées


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 111<br />

c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE<br />

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors <strong>de</strong> la connexion ou s'appuyer sur le<br />

tableau précé<strong>de</strong>mment importé.<br />

ONGLET "DONNÉES"<br />

GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)<br />

SUR PUIS SUR<br />

SÉLECTIONNER LE FICHIER<br />

SUR<br />

POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés <strong>de</strong>s liaisons <strong>de</strong> données)<br />

POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER<br />

SÉLECTIONNER<br />

POUR VALIDER<br />

POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE<br />

TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE<br />

le volet<br />

FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION<br />

le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure<br />

s'affiche à droite <strong>de</strong> la fenêtre<br />

FAIRE GLISSER<br />

FAIRE GLISSER<br />

FAIRE GLISSER


POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2" SOUS<br />

FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, OUVRIR EXCEL<br />

ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)<br />

sur<br />

sélectionner le fichier<br />

puis sur<br />

sur<br />

pour vali<strong>de</strong>r la source (propriétés <strong>de</strong>s liaisons <strong>de</strong> données)<br />

vali<strong>de</strong>r les informations d'initialisation ole<br />

sélectionner la table ou la requête à importer<br />

pour vali<strong>de</strong>r<br />

pour importer les données dans Excel sous forme <strong>de</strong> tableau croisé dynamique


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 113<br />

Faire glisser le champ "catégorie" sur la zone "lignes"<br />

Faire glisser le champ "nom" sur la zone "colonnes"<br />

Faire glisser le champ "SommeDeQuantité" sur la zone "valeurs"<br />

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir <strong>de</strong> la<br />

requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"<br />

d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE<br />

Le graphique croisé dynamique est créé <strong>de</strong> la même manière.<br />

POUR FILTRER OU TRIER


Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en <strong>de</strong>ssous du tableau ou en feuille 3 un<br />

graphique croisé dynamique à partir <strong>de</strong> la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; Renommer la<br />

feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur<br />

Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son<br />

type et l'enrichir<br />

e) CREATION D'UNE CONNEXION<br />

Chacune <strong>de</strong>s opérations ci-<strong>de</strong>ssus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel<br />

et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les<br />

caractéristiques <strong>de</strong> la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES"<br />

<strong>de</strong>s documents <strong>de</strong> l'utilisateur<br />

FICHIER DE CONNEXION<br />

VENANT D'ÊTRE CRÉÉ<br />

Ce fichier porte le suffixe ".ODC" et peut être ouvert en mo<strong>de</strong> texte avec le bloc-notes pour<br />

modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas <strong>de</strong> déplacement <strong>de</strong>s fichiers


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 115<br />

3 ÉTIQUETTES<br />

Cet assistant permet <strong>de</strong> créer <strong>de</strong>s étiquettes standard ou personnalisées.<br />

GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE<br />

SUR<br />

l'assistant s'affiche et gui<strong>de</strong> l'utilisateur tout au long <strong>de</strong> la requête<br />

SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE<br />

SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE<br />

SUR<br />

SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES<br />

SUR<br />

SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE<br />

LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC<br />

ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP<br />

SUR<br />

INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI<br />

SUR<br />

NOMMER L'ÉTAT<br />

SUR<br />

POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES<br />

Si un problème <strong>de</strong> présentation se pose, afficher les étiquettes en mo<strong>de</strong> "PAGE" et<br />

effectuer les modifications <strong>de</strong> présentation et <strong>de</strong> mise en page comme dans n'importe<br />

quel état. Revenir en mo<strong>de</strong> "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat<br />

Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste <strong>de</strong>s états<br />

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes<br />

(rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations<br />

<strong>de</strong>ssus<br />

SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)"<br />

sur<br />

(groupe "ÉTATS" <strong>de</strong> l'onglet "CRÉER")<br />

l'assistant s'affiche et va gui<strong>de</strong>r l'utilisateur tout au long <strong>de</strong> la requête<br />

SÉLECTIONNER le fabricant <strong>de</strong> l'étiquette : "Avery"<br />

SÉLECTIONNER la référence:<br />

(indiquée sur la boîte)<br />

sur<br />

SÉLECTIONNER la mise en forme du texte <strong>de</strong>s étiquettes comme ci-<strong>de</strong>ssous


sur<br />

SAISIR directement le texte : "PERSONNEL"<br />

Appuyer sur <br />

SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

Taper un espace<br />

SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

Appuyer sur <br />

SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

Appuyer sur <br />

SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

Taper un espace<br />

SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

le résultat doit être i<strong>de</strong>ntique à ci-<strong>de</strong>ssous<br />

sur<br />

SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet <strong>de</strong> gauche puis sur<br />

pour indiquer un tri par nom<br />

sur<br />

NOMMER l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS"<br />

CHOISIR<br />

sur<br />

EN MODE "PAGE"<br />

ONGLET<br />

SÉLECTIONNER en haut <strong>de</strong> l'étiquette "personnel"<br />

CHOISIR une police <strong>de</strong> taille 11 italique<br />

SÉLECTIONNER les champs "nom" "prénom"<br />

METTRE en gras<br />

ONGLET<br />

SÉLECTIONNER "marges étroite"<br />

ONGLET<br />

sur<br />

<strong>de</strong><br />

puis sur<br />

pour visualiser les étiquettes


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 117<br />

sur<br />

pour les imprimer<br />

sur<br />

Comme dans tout état, passer en mo<strong>de</strong> "PAGE" pour mettre en forme individuellement les<br />

champs et en mo<strong>de</strong> "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs<br />

(notamment outil )<br />

À partir <strong>de</strong> la table "CLIENTS" et <strong>de</strong> la table "COMMANDES", extraire dans une requête les<br />

champs nécessaires pour créer <strong>de</strong>s étiquettes à <strong>de</strong>stination <strong>de</strong>s clients ayant passé<br />

strictement moins <strong>de</strong> 3 comman<strong>de</strong>s.<br />

Créer les étiquettes correspondantes sur <strong>de</strong>s étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom,<br />

adresse, co<strong>de</strong> postal et le tout avec une présentation soignée (police <strong>de</strong> taille lisible et<br />

couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.<br />

Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"


4 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD<br />

Même s'il est aisé <strong>de</strong> faire directement <strong>de</strong>s étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil<br />

incontournable <strong>de</strong> traitement <strong>de</strong> texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans<br />

quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à<br />

leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.<br />

ONGLET "PUBLIPOSTAGE"<br />

GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2 ème bloc)<br />

OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant <strong>de</strong> base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE<br />

SUR DE ET CHOISIR<br />

SUR DE ET CHOISIR<br />

DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME PUIS<br />

VALIDER LES PROPRIÉTÉS DE LIAISON PUIS SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE<br />

POUR VALIDER<br />

GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3 ème bloc)<br />

DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION<br />

SUR DE ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP<br />

POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU POUR ALLER À LA LIGNE<br />

IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER<br />

METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE<br />

GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4 ème bloc)<br />

SUR<br />

DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS<br />

FAIRE DÉFILER AVEC<br />

(i<strong>de</strong>m pour revenir aux champs mêmes)<br />

GROUPE "TERMINER" (<strong>de</strong>rnier bloc)<br />

SUR


IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 119<br />

vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante<br />

À partir <strong>de</strong> la table "CLIENTS" et <strong>de</strong> la table "COMMANDES", extraire dans une requête les<br />

champs nécessaires pour créer <strong>de</strong>s étiquettes à <strong>de</strong>stination <strong>de</strong>s clients ayant passé<br />

strictement moins <strong>de</strong> 3 comman<strong>de</strong>s.<br />

Créer un courrier <strong>de</strong> mailing dans Word correspondant à celui-ci-<strong>de</strong>ssous<br />

L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins <strong>de</strong> 3 comman<strong>de</strong>s"


Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS <strong>de</strong> Word,<br />

OPTIONS AVANCÉES, groupe<br />

(à la fin) et cocher


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 121<br />

Dans ce cas <strong>de</strong> figure, la base <strong>de</strong> données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base<br />

simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa<br />

manipulation s'effectuera en mo<strong>de</strong> feuille <strong>de</strong> données, un mo<strong>de</strong> dont l'<strong>utilisation</strong> est très proche<br />

<strong>de</strong> celle d'Excel (la création <strong>de</strong> bases complexes est étudiée dans le <strong>cours</strong> <strong>de</strong> second niveau).<br />

Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS.<br />

Excel est un tableur conçu pour traiter <strong>de</strong>s données <strong>de</strong> synthèse sous forme <strong>de</strong> tableau<br />

(même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer <strong>de</strong>s données comme <strong>de</strong>s enregistrements<br />

sous forme <strong>de</strong> lignes et à travers un masque <strong>de</strong> saisie)<br />

ACCESS est conçu pour traiter <strong>de</strong>s données multiples sous forme organisée <strong>de</strong> telle<br />

manière que toute donnée disponible soit accessible (<strong>Access</strong> permet <strong>de</strong> faire la synthèse <strong>de</strong> ces<br />

données sous forme <strong>de</strong> tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec <strong>Access</strong> pour faire cette<br />

synthèse et permet <strong>de</strong> manipuler les tableaux ou graphiques <strong>de</strong> manière plus élaborée et plus simple)<br />

ACCESS, dès l'ouverture, propose <strong>de</strong> créer une base vierge, <strong>de</strong> créer une nouvelle base à partir<br />

<strong>de</strong> modèles ou d'utiliser une base existante (liste <strong>de</strong>s <strong>de</strong>rnières bases utilisées).<br />

BASE VIERGE<br />

À PARTIR D'UN MODÈLE<br />

BASES RÉCENTES<br />

AUTRES BASES


1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE<br />

Des modèles sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire <strong>de</strong> procé<strong>de</strong>r<br />

à une analyse complexe puisque la structure <strong>de</strong> la base est prédéfinie.<br />

MENU FICHIER<br />

DANS LE VOLET PRINCIPAL<br />

SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS<br />

CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE<br />

SUR<br />

À moins <strong>de</strong> bénéficier <strong>de</strong> sharepoint et <strong>de</strong> vouloir partager les données avec d'autres<br />

utilisateurs par l'intermédiaire <strong>de</strong> Sql Server, ne choisir que <strong>de</strong>s modèles d'applications <strong>de</strong><br />

bureau<br />

Créer une base sur le modèle "CONTACTS"<br />

La nommer "ADRESSES" et la parcourir<br />

La fermer<br />

2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE<br />

L'utilisateur choisit <strong>de</strong> créer <strong>de</strong> toutes pièces la base <strong>de</strong> données après avoir procédé à l'analyse<br />

<strong>de</strong>s informations.<br />

MENU FICHIER<br />

DANS LE VOLET PRINCIPAL<br />

SUR<br />

DONNER UN NOM À LA BASE<br />

SUR


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 123<br />

il est important <strong>de</strong> donner un nom à la base<br />

L'extension du nom <strong>de</strong> fichier d'une base ACCESS est.ACCDB<br />

Une seule base <strong>de</strong> données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera<br />

automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs<br />

sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session<br />

Lancer ACCESS <strong>2016</strong><br />

Créer un fichier <strong>de</strong> base <strong>de</strong> données vi<strong>de</strong> nommé "OUVRAGES"<br />

3 CREATION D'UNE TABLE<br />

Une table regroupe <strong>de</strong>s informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock,<br />

livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, <strong>de</strong>s dates, <strong>de</strong>s nombres, <strong>de</strong>s valeurs<br />

logiques… Le nombre, le contenu et les relations <strong>de</strong>s tables sont définis lors <strong>de</strong> l'analyse<br />

(absolument indispensable pour une base complexe)<br />

Une table vi<strong>de</strong> est automatiquement proposée lors <strong>de</strong> la création d'une nouvelle base (avec un<br />

champ <strong>de</strong> numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.<br />

CHAMP DE NUMÉROTATION<br />

CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT<br />

La procédure <strong>de</strong> création <strong>de</strong> nouvelles tables est semblable à celle <strong>de</strong>s autres objets <strong>de</strong> la base.<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

GROUPE "TABLES" (2 ème bloc)<br />

SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"<br />

il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table<br />

Dans la base en <strong>cours</strong> "OUVRAGES",<br />

Observer la table vi<strong>de</strong> proposée


4 MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

Une table peut être affichée selon plusieurs mo<strong>de</strong>s ; le mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" permet une<br />

gestion simple <strong>de</strong>s données, <strong>de</strong> leur structure et <strong>de</strong> leur présentation. Les informations sont<br />

alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille <strong>de</strong> travail Excel<br />

est alors activé en bas et à droite <strong>de</strong> l'écran<br />

5 STRUCTURE DE LA TABLE<br />

UNE TABLE EST CONSTITUÉE DE CHAMPS ET D'ENREGISTREMENTS :<br />

Chaque enregistrement contient les données propres à un élément <strong>de</strong> la table (l'employé,<br />

le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.<br />

Chaque champ contient <strong>de</strong>s informations <strong>de</strong> nature homogène (le nom, le prénom, le co<strong>de</strong>,<br />

le libellé ...). Un champ correspond à une colonne.<br />

à la création <strong>de</strong> la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération<br />

automatique unique permet d'i<strong>de</strong>ntifier les enregistrements<br />

NOM DE LA TABLE<br />

CHAMPS<br />

ENREGISTREMENTS<br />

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS<br />

Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la<br />

structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter<br />

une saisie inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 125<br />

6 CRÉATION DES CHAMPS<br />

En mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau<br />

champ, il suffit donc <strong>de</strong> créer une nouvelle colonne.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

CLAVIER<br />

SUR LA ZONE<br />

INDIQUER LA NATURE DU CHAMP<br />

SAISIR LE NOM DU CHAMP (<strong>de</strong> la colonne)<br />

APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE<br />

SUR LA ZONE<br />

SAISIR LE NOM DU CHAMP (<strong>de</strong> la colonne)<br />

APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE….<br />

Créer ainsi tous les champs <strong>de</strong> la table<br />

NATURES DE CHAMPS<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Créer les champs suivants :<br />

C'EST ICI QU'IL FAUT<br />

FAIRE UN <br />

ET NON LÀ<br />

Un champ peut aussi être ajouté à partir <strong>de</strong> modèles prédéfinis.<br />

ONGLET "CHAMPS"<br />

GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)<br />

SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP<br />

pour sélectionner la colonne<br />

DANS LE RUBAN SUR LE TYPE DE CHAMP À INSÉRER OU<br />

CHOISIR DANS UNE LISTE<br />

SAISIR LE NOM DU CHAMP (<strong>de</strong> la colonne)<br />

Répéter l'opération pour tous les champs….<br />

POUR


Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Ajouter un champ "mémo" à la suite <strong>de</strong>s champs existants<br />

Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas <strong>de</strong> caractères<br />

autres que les lettres <strong>de</strong> l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légen<strong>de</strong> pour rendre le<br />

nom du champ explicite à l'affichage<br />

7 SÉLECTION DU CHAMP<br />

La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP<br />

FORME DU POINTEUR :<br />

la colonne est entourée d'un cadre<br />

POUR SÉLECTIONNER PLUSIEURS COLONNES CONTIGUËS<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR<br />

8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP<br />

Le nom du champ doit être parlant pour bien désigner la nature <strong>de</strong>s données contenues.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

POINTER SUR LE NOM DANS LA TÊTE DE<br />

COLONNE<br />

<br />

SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP<br />

APPUYER SUR OU <br />

BOUTON DROIT<br />

SUR LE NOM DU CHAMP<br />

le nom du champ est en surbrillance<br />

SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP<br />

APPUYER SUR OU <br />

ONGLET "CHAMPS"<br />

GROUPE "PROPRIÉTÉS" (3 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER UN CHAMP<br />

SUR<br />

SAISIR NOM, LÉGENDE, DESCRIPTION<br />

POUR VALIDER


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 127<br />

Le nom du champ doit <strong>de</strong> préférence respecter certaines consignes :<br />

• Ne pas comporter <strong>de</strong> caractères accentués<br />

• Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : Co<strong>de</strong>Postal<br />

Ce sont ici <strong>de</strong>s recommandations nées <strong>de</strong> l'expérience et conseillées par la pru<strong>de</strong>nce<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Renommer le champ "mémo" en "COMMENTAIRES"<br />

9 ORDRE DES CHAMPS<br />

Les informations ne sont pas toujours affichées dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est<br />

souvent utile <strong>de</strong> déplacer en tête les colonnes <strong>de</strong> champs importants.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR LA TÊTE DE COLONNE, FORME DU POINTEUR<br />

FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

mettre les champs dans l'ordre suivant<br />

10 SUPPRESSION DU CHAMP<br />

Il peut être nécessaire <strong>de</strong> supprimer le champ.<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR LE NOM DU CHAMP<br />

SÉLECTIONNER LE CHAMPS<br />

APPUYER SUR <br />

POUR VALIDER<br />

POUR VALIDER<br />

ONGLET "CHAMPS"<br />

GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LE CHAMPS<br />

SUR<br />

POUR VALIDER


Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur"<br />

Le supprimer<br />

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.<br />

1 SAISIE DES DONNÉES<br />

L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin <strong>de</strong> la feuille <strong>de</strong> données.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

TABLE OUVERTE<br />

SUR LE 1 ER CHAMP VIDE APRÈS<br />

BOUTON DROIT<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

SÉLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)<br />

<br />

SUR<br />

ZONE DÉFILEMENT<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

SUR DE LA ZONE DE<br />

DÉFILEMENT<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES<br />

SUR<br />

SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <br />

SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <br />

ENTRE CHAQUE SAISIE<br />

le changement d'enregistrement vali<strong>de</strong> la saisie<br />

NOUVEL<br />

ENREGISTREMENT<br />

NOUVEL ENREGISTREMENT


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 129<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Saisir les données comme ci-<strong>de</strong>ssous<br />

Le presse-papier est très pratique pour insérer <strong>de</strong>s données, que ce soit un tableau complet,<br />

une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs <strong>de</strong> champ).<br />

Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un<br />

tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :<br />

Si vous ajoutez <strong>de</strong>s lignes, sélectionnez la <strong>de</strong>rnière ligne <strong>de</strong> la table avec le sélecteur<br />

d'enregistrement sur lequel vous faites un <br />

(les enregistrements sont alors ajoutés)<br />

Si vous collez <strong>de</strong>s valeurs <strong>de</strong> champ en colonne à la place <strong>de</strong> valeurs existantes, sélectionner<br />

la colonne concernée en cliquant sur la tête <strong>de</strong> colonne sur laquelle vous faîtes un <br />

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES<br />

(les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1 ère valeur)<br />

Il suffit <strong>de</strong> cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné.<br />

L'ascenseur vertical permet <strong>de</strong> choisir les lignes à afficher.<br />

ENREGISTREMENT EN COURS<br />

ZONE DE DÉFILEMENT


La zone <strong>de</strong> défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.<br />

N° ENREGISTREMENT ACTUEL CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT CHERCHER UN ENREGISTREMENT<br />

1 ER ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT SUIVANT DERNIER ENREGISTREMENT ÉTAT DU FILTRE<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Faire défiler les enregistrements avec les outils <strong>de</strong> la zone <strong>de</strong> défilement<br />

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)<br />

SUR<br />

SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE<br />

Il est possible d'accé<strong>de</strong>r à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement<br />

s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° <strong>de</strong> l'enregistrement dans la zone <strong>de</strong><br />

défilement puis <br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Accé<strong>de</strong>r au <strong>de</strong>rnier enregistrement, au premier, au 18 ème<br />

3 SÉLECTION DES DONNÉES<br />

La sélection <strong>de</strong>s données va précé<strong>de</strong>r leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue <strong>de</strong><br />

manière aussi naturelle que dans un tableur.<br />

SÉLECTION<br />

Sélection d'une donnée :<br />

POINTER au-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong> la donnée<br />

(forme du pointeur ) puis <br />

Sélection <strong>de</strong> plusieurs données<br />

(forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les données<br />

Sélection d'une ligne :<br />

POINTER en début <strong>de</strong> ligne sur<br />

(forme du pointeur ) puis <br />

Sélection <strong>de</strong> la table entière :<br />

POINTER à l'intersection <strong>de</strong>s têtes <strong>de</strong> lignes et <strong>de</strong> colonnes sur<br />

<strong>de</strong><br />

ICI<br />

(forme du pointeur ) puis


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 131<br />

Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)<br />

SUR<br />

SUR<br />

Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Sélectionner avec la souris le 1 er enregistrement puis le <strong>de</strong>rnier<br />

Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection<br />

4 MODIFICATION DES DONNÉES<br />

Contrairement à un fichier <strong>de</strong> bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…,<br />

toute modification <strong>de</strong> données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les<br />

modifications <strong>de</strong> structure, <strong>de</strong> mise en forme ou <strong>de</strong> macros/modules ont besoin d'être<br />

explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit <strong>de</strong> cliquer<br />

avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.<br />

Si les données du champ servent <strong>de</strong> clé à la table, la modification est impossible<br />

BOUTON GAUCHE<br />

TABLE AFFICHÉE (en mo<strong>de</strong> feuille <strong>de</strong> données)<br />

AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT<br />

SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER<br />

METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES<br />

le déplacement sur une autre cellule vali<strong>de</strong> la modification<br />

Si vous vous apercevez en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> saisie que vous faîtes une erreur,<br />

la touche du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement <strong>de</strong> champ) ou la<br />

touche<br />

<strong>de</strong> la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement <strong>de</strong> champ)<br />

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers<br />

couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'<strong>utilisation</strong> d'une requête <strong>de</strong> mise<br />

à jour est appropriée<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun <strong>de</strong>s enregistrements<br />

concernés


5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT<br />

La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.<br />

SÉLECTIONNER LA LIGNE<br />

TOUCHE <br />

POUR VALIDER<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SÉLECTIONNER LA LIGNE<br />

<br />

POUR VALIDER<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LA LIGNE<br />

SUR<br />

POUR VALIDER<br />

Si <strong>de</strong>s données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord<br />

supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Créer le nouvel enregistrement suivant :<br />

Le supprimer<br />

6 RECHERCHE DE DONNÉES<br />

Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.<br />

ZONE DÉFILEMENT<br />

FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE<br />

SUR (extrémité <strong>de</strong> la zone <strong>de</strong> défilement)<br />

SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE<br />

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure<br />

TERME RECHERCHÉ


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 133<br />

Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)<br />

SUR<br />

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regar<strong>de</strong>r dans" est indiqué le nom du<br />

champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)<br />

POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE<br />

<strong>Access</strong> s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés<br />

CHAÎNE DE CARACTÈRES RECHERCHÉE<br />

LANCE LA RECHERCHE PUIS PASSE<br />

À L'OCCURRENCE SUIVANTE<br />

PRÉCISE SI LA RECHERCHE EST SUR TOUT<br />

OU PARTIE DU CONTENU DU CHAMP<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Rechercher le terme "bivouac" <strong>de</strong>s 2 manières exposées<br />

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible <strong>de</strong> distinguer les<br />

majuscules <strong>de</strong>s minuscules lors <strong>de</strong> la recherche en cochant<br />

7 REMPLACEMENT DE DONNÉES<br />

L'outil <strong>de</strong> remplacement est un outil extrêmement utile dans <strong>Access</strong>. Il évite d'avoir re<strong>cours</strong> à <strong>de</strong>s<br />

requêtes <strong>de</strong> mises à jour. Son <strong>utilisation</strong> est sensiblement la même que pour la recherche<br />

hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet <strong>de</strong> la recherche.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)<br />

SUR<br />

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE<br />

POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS<br />

le mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" permet un remplacement aisé <strong>de</strong> données pour <strong>de</strong>s mises à<br />

jour ou <strong>de</strong>s corrections, sans avoir à utiliser <strong>de</strong> requêtes (plus complexes).


Faire <strong>de</strong>s Copier/Coller entre les données et la zone <strong>de</strong> recherche pour éviter les<br />

problèmes d'orthographe (espaces, accents…)<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"<br />

8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION<br />

À la fermeture <strong>de</strong> la table, ACCESS <strong>de</strong>man<strong>de</strong> confirmation <strong>de</strong> l'enregistrement <strong>de</strong> la mise en forme.<br />

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme <strong>de</strong><br />

la table (les modifications <strong>de</strong>s données étant enregistrées au fur et à mesure).<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

SUR<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Enregistrer les modifications <strong>de</strong> présentation effectuées<br />

9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS<br />

Cette fonctionnalité permet <strong>de</strong> faire <strong>de</strong>s calculs en fin <strong>de</strong> colonne. Selon la nature du champ, ce<br />

peut être une somme, une moyenne ou le total <strong>de</strong>s enregistrements.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

SUR (i<strong>de</strong>m pour l'enlever)<br />

une ligne "total" s'affiche à la suite <strong>de</strong>s enregistrements<br />

SUR DU CHAMP DE TOTAL SÉLECTIONNÉ POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE<br />

les fonctions dépen<strong>de</strong>nt du type <strong>de</strong> champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Faire le total <strong>de</strong>s enregistrements sur le champ "TITRE"


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 135<br />

Lorsqu'il n'y a pas <strong>de</strong> valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a<br />

<strong>de</strong>s valeurs, tout un choix <strong>de</strong> fonctions est disponible.<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGE",<br />

Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES"<br />

Saisir les valeurs telles que ci-<strong>de</strong>ssous et faire les totaux puis la moyenne<br />

10 TRI DES ENREGISTREMENTS<br />

Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR DE LA TÊTE DE COLONNE<br />

SERVANT AU TRI<br />

SUR<br />

BOUTON DROIT<br />

DANS LA COLONNE DE TRI<br />

<br />

SUR L'ORDRE DE TRI VOULU<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)<br />

DANS N'IMPORTE QUELLE DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI<br />

SUR<br />

SUR<br />

POUR TRIER<br />

POUR SUPPRIMER LE TRI


Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre<br />

croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris<br />

11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS<br />

Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à <strong>de</strong>s critères définis.<br />

Les autres enregistrements sont alors masqués.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SUR DE LA TÊTE DE COLONNE<br />

SERVANT DE FILTRE<br />

LE FILTRE VOULU<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE<br />

SUR LE FILTRE VOULU<br />

OU<br />

OU<br />

SUR<br />

SUR<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)<br />

DANS LA COLONNE DE FILTRE<br />

SUR<br />

LE FILTRE VOULU<br />

OU<br />

SUR<br />

seules les données correspondant au filtre sont affichées


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 137<br />

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur<br />

ou dans la zone <strong>de</strong> défilement sur ou utiliser le menu contextuel<br />

dans la colonne adéquate<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre<br />

N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"<br />

Annuler le filtre<br />

Pour <strong>de</strong>s raisons <strong>de</strong> lisibilité, il peut être utile <strong>de</strong> modifier la police, la hauteur <strong>de</strong>s lignes ou la<br />

largeur <strong>de</strong>s colonnes. La méthodologie est proche <strong>de</strong> celle d'Excel.<br />

1 HAUTEUR DES LIGNES<br />

La hauteur <strong>de</strong>s lignes s'adapte automatiquement à celle <strong>de</strong> la police choisie mais elle peut être<br />

modifiée. Ce sont toutes les lignes <strong>de</strong> la table qui sont ici concernées.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA<br />

CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE<br />

ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS<br />

LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR<br />

toutes les lignes sont modifiées<br />

BOUTON DROIT<br />

DANS UNE CASE DE SÉLECTION<br />

D'ENREGISTREMENT<br />

SAISIR LA HAUTEUR<br />

POUR VALIDER<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

SUR<br />

SAISIR LA HAUTEUR<br />

SUR LA CASE DE SÉLECTION<br />

POUR VALIDER<br />

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris


2 LARGEUR DES COLONNES<br />

Comme pour les lignes, La largeur <strong>de</strong>s colonnes peut être modifiée et adaptée aux données<br />

saisies. Cependant, seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.<br />

BOUTON GAUCHE<br />

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES<br />

POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE<br />

D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE<br />

ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE<br />

BOUTON DROIT<br />

SUR LE TITRE DE CHAMP<br />

SAISIR LA LARGEUR<br />

POUR VALIDER<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)<br />

SUR<br />

SAISIR LA LARGEUR<br />

POUR VALIDER<br />

OU SUR UNE TÊTE DE<br />

COLONNE<br />

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER<br />

Un avec la forme sur le bord droit <strong>de</strong> la tête d'une <strong>de</strong>s colonnes<br />

sélectionnées ajuste la largeur <strong>de</strong>s colonnes aux données contenues<br />

3 POLICE<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Adapter la largeur <strong>de</strong>s colonnes à leur contenu<br />

La modification <strong>de</strong> la police concerne ici la totalité <strong>de</strong>s données.<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)<br />

SUR UN DES OUTILS DU RUBAN<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Affecter la police Calibri 12 vert foncé


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 139<br />

Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs <strong>de</strong> type "mémo" peuvent<br />

recevoir <strong>de</strong>s attributs spécifiques, indépendamment du reste <strong>de</strong> la feuille <strong>de</strong> données. (cette mise<br />

en forme est plus facile en mo<strong>de</strong> formulaire).<br />

ONGLET "ACCUEIL"<br />

GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)<br />

DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO"<br />

SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word)<br />

SUR UN DES OUTILS DU RUBAN<br />

Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie (sauf l'alignement qui concerne le paragraphe)<br />

Si les attributs affectent l'ensemble <strong>de</strong>s données, c'est que le champ n'est pas réellement en<br />

"mémo" ; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mo<strong>de</strong> "création"<br />

Le codage <strong>de</strong>s champs "MÉMO" est <strong>de</strong> type "HTML"<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après<br />

4 FORMAT DES NOMBRES<br />

Le format <strong>de</strong>s nombres permet d'affecter aux valeurs une présentation adaptée en gérant le<br />

nombre <strong>de</strong> décimales.<br />

ONGLET "CHAMPS"<br />

GROUPE "MISE EN FORME" (4 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR<br />

SUR UN DES OUTILS<br />

FORMAT POURCENTAGE<br />

(%)<br />

FORMAT MONÉTAIRE<br />

(€)<br />

FORMAT NOMBRE (avec virgule)<br />

+ OU – DE DÉCIMALES<br />

Ne pas oublier que les modifications <strong>de</strong> structure et <strong>de</strong> mise en forme doivent être<br />

enregistrées (contrairement aux modifications <strong>de</strong> données)<br />

Dans la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme<br />

ci-<strong>de</strong>ssous- Enregistrer les modifications <strong>de</strong> structure et mise en forme


Le formulaire permet d'afficher les données issues <strong>de</strong>s tables d'une base <strong>de</strong> données ou les<br />

réponses d'une requête et éventuellement <strong>de</strong> créer, modifier ou supprimer ces données.<br />

Plusieurs types <strong>de</strong> formulaires peuvent être créés automatiquement :<br />

Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement<br />

Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mo<strong>de</strong> feuille <strong>de</strong> données "<br />

Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les<br />

champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet<br />

tous les enregistrements en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES<br />

Le formulaire s'affiche en mo<strong>de</strong> "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations<br />

souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE<br />

1 FORMULAIRE SIMPLE<br />

C'est le plus courant. Il affiche la totalité <strong>de</strong>s informations d'un enregistrement. Sa création est<br />

complètement automatique.<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ<br />

SUR<br />

le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran<br />

VALEUR DES CHAMPS<br />

ÉTIQUETTES DES CHAMPS


V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 141<br />

À partir <strong>de</strong> la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme<br />

ci-avant – l'afficher en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre,<br />

l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer<br />

Pour choisir le mo<strong>de</strong> FORMULAIRE, mo<strong>de</strong> PAGE ou CRÉATION, sur<br />

2 AUTRES FORMULAIRE<br />

Ils affichent les enregistrements en mo<strong>de</strong> "FEUILLE DE DONNÉES" ou "PAGE"<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ<br />

SUR<br />

SUR<br />

POUR UN AFFICHAGE EN MODE "PAGE"<br />

SUR<br />

POUR UN AFFICHAGE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"<br />

le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran<br />

À partir <strong>de</strong> la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Créer un formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS"– l'afficher en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE" puis "FEUILLE DE<br />

DONNÉES"<br />

3 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE"<br />

Il est très pratique car il permet <strong>de</strong> sélectionner dans la liste <strong>de</strong>s enregistrements du volet bas<br />

l'enregistrement dont le détail est alors affiché dans le volet haut.<br />

ONGLET "CRÉER"<br />

GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)<br />

SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ<br />

SUR<br />

SUR<br />

le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran<br />

VOLET FORMULAIRE SIMPLE<br />

FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES VOLETS<br />

ENREGISTREMENT AFFICHÉ<br />

VOLET FEUILLE DE DONNÉES


À partir <strong>de</strong> la table en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-<strong>de</strong>ssous – l'afficher en mo<strong>de</strong><br />

"FORMULAIRE", changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double"<br />

puis le fermer<br />

4 PRÉSENTATION<br />

La présentation obéit aux mêmes règles que pour la table ou pour l'état.<br />

À partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en <strong>cours</strong> <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Affiner sa présentation comme ci-<strong>de</strong>ssous et l'afficher en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE"<br />

L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer<br />

Ouvrir le formulaire "formulaire double" <strong>de</strong> la base "OUVRAGES",<br />

Affiner sa présentation comme ci-<strong>de</strong>ssous et l'afficher en mo<strong>de</strong> "FORMULAIRE"<br />

L'enregistrer puis fermer la base <strong>de</strong> données


VI – EXERCICES 143<br />

C'est la base exemple utilisée pour le premier grand chapitre <strong>de</strong> cet ouvrage "Utiliser et<br />

interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND <strong>2016</strong> IOS" comporte la correction<br />

<strong>de</strong>s différents exercices proposés.


C'est la base exemple utilisée pour le <strong>de</strong>uxième grand chapitre <strong>de</strong> cet ouvrage "Créer et modifier<br />

une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction <strong>de</strong>s différents exercices.


ACTIVATION CONTENU, 44<br />

AFFICHAGE ÉTATS, 78<br />

AFFICHAGE FORMULAIRES, 46<br />

AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT), 90<br />

AJOUT ENREGISTREMENTS<br />

(FORMULAIRES), 48<br />

ANNULATION D'ACTIONS, 39<br />

ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41<br />

ANNULATION DE L'ANNULATION, 40<br />

ASCENSEURS, 36<br />

ASSISTANT ÉTAT, 79<br />

ASSISTANT REQUÊTES, 52<br />

BARRE DE TITRE, 28<br />

BARRE D'ÉTAT, 36<br />

BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE", 29<br />

BARRES D’OUTILS, 8<br />

BOITES DE DIALOGUE, 10<br />

BOUTON DE COMMANDE, 14, 18<br />

CALCULS (REQUÊTES), 68<br />

CALCULS SUR ENREGISTREMENTS, 134<br />

CASE A COCHER, 13, 18<br />

CASE D'OPTION, 13<br />

CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES), 58<br />

CLAVIER, 5, 40<br />

COLONNES (ÉTAT), 84, 94<br />

CONFIGURATION, 21<br />

CRÉATION BASE ( MODÈLE), 122<br />

CREATION BASE SIMPLE, 121<br />

CRÉATION BASE VIERGE, 122<br />

CRÉATION CHAMPS, 125<br />

CRÉATION ÉTAT, 78, 83<br />

CRÉATION REQUÊTES, 53<br />

CRÉATION TABLES, 123<br />

CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES), 62<br />

CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES), 72<br />

DÉPLACEMENT, 38, 40<br />

DIDACTICIEL, 20<br />

DISPOSITION (ÉTAT), 82<br />

ENREGISTREMENT DONNÉES, 16<br />

ENREGISTREMENT PRÉSENTATION, 134<br />

ENREGISTREMENT REQUÊTES, 55<br />

ETATS, 26, 78<br />

EXCEL CONNEXION, 114<br />

EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE,<br />

113<br />

EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, 111<br />

EXCEL TABLEAU SIMPLE, 108<br />

EXÉCUTION REQUÊTES, 76<br />

EXERCICES, 22<br />

EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS,<br />

104<br />

FENÊTRE ACCESS, 27<br />

FERMETURE BASE, 44<br />

FILTRAGE ENREGISTREMENTS<br />

(FORMULAIRES), 50<br />

FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS,<br />

136<br />

FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT), 98<br />

FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE), 139<br />

FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE, 141<br />

FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS, 141<br />

FORMULAIRE SIMPLE, 140<br />

FORMULAIRES, 26, 46<br />

GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES),<br />

73<br />

GESTION CHAMPS (REQUÊTES), 56<br />

GESTION DONNÉES, 128<br />

GROUPES D'OUTILS, 30<br />

GUIDE, 20<br />

HAUTEUR DES LIGNES, 137<br />

IMAGE (ÉTAT), 90<br />

LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE), 138<br />

LIAISON DE DONNÉES EXCEL, 108<br />

LIGNES (ÉTAT), 92<br />

MACRO-COMMANDES, 26<br />

MENU ACCESS, 28<br />

MENUS CONTEXTUELS, 9, 35<br />

MISE EN FORME (ÉTAT), 92<br />

MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT),<br />

91<br />

MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT),<br />

100<br />

MISE EN PAGE (ÉTAT), 102<br />

MODE FEUILLE DE DONNÉES, 124<br />

MODIFICATION DONNÉES, 131<br />

MODIFICATION DONNÉES<br />

(FORMULAIRES), 48<br />

MODULES, 27<br />

NAVIGATION DONNÉES, 129<br />

NAVIGATION DONNÉES (FORMULAIRES),<br />

47<br />

NOM DES CHAMPS, 126<br />

ONGLETS, 12, 30<br />

ONGLETS D'OBJET, 37<br />

OPÉRATIONS (REQUÊTES), 69<br />

ORDRE DES CHAMPS, 127<br />

OUTILS, 39<br />

OUVERTURE BASE, 43<br />

PERSONNALISATION ÉTAT, 84<br />

POINTEUR, 38<br />

POLICE (FEUILLE), 138<br />

PRESENTATION (ÉTAT), 91<br />

PRÉSENTATION DONNÉES, 137<br />

PRÉSENTATION DU FORMULAIRE, 142<br />

PROPRIÉTÉS (REQUÊTES), 76<br />

QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT), 98, 100<br />

QUITTER, 22<br />

RECHERCHE DONNÉES, 132<br />

RECHERCHE DONNÉES (FORMULAIRES),<br />

49<br />

REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT), 86<br />

REGROUPEMENTS (ÉTAT), 81<br />

REGROUPEMENTS (REQUÊTES), 70<br />

REMPLACEMENT DONNÉES, 133<br />

RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41<br />

REQUÊTE ANALYSE CROISÉE, 104<br />

REQUÊTE SÉLECTION, 51<br />

REQUÊTES, 26<br />

RUBAN, 30, 39, 41<br />

SAISIE DONNÉES, 128<br />

SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE), 140<br />

SÉLECTION, 38<br />

SÉLECTION CHAMPS, 126<br />

SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT), 80<br />

SÉLECTION DONNÉES, 130<br />

SOURIS, 3, 38<br />

STRUCTURE, 25<br />

STRUCTURE TABLES, 124<br />

SUPPRESSION DES CHAMPS, 127<br />

SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT), 91<br />

SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 132<br />

SUPPRESSION ENREGISTREMENTS<br />

(FORMUL.), 49<br />

TABLES, 25<br />

TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT), 82<br />

TITRES (ÉTAT), 96<br />

TOTAUX (ÉTAT), 95<br />

TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT), 87<br />

TOUCHES DE FONCTION, 41<br />

TOUCHES SPÉCIALES, 5<br />

TRI (ÉTAT), 81<br />

TRI (REQUÊTES), 60<br />

TRI ENREGISTREMENTS, 135<br />

TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES),<br />

50<br />

VOLET DE NAVIGATION, 31<br />

WORD ETIQUETTES, 115<br />

WORD MAILING, 118<br />

ZONE DE LISTE, 12<br />

ZONE DE LISTE DÉROULANTE, 13<br />

ZONE DE TEXTE, 12, 18


Pour <strong>de</strong>s raisons <strong>de</strong> lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes <strong>de</strong><br />

Windows pour Microsoft Windows ®, Word pour Microsoft Word ®, Excel<br />

pour Microsoft Excel ®, <strong>Access</strong> pour Microsoft <strong>Access</strong> ®, Powerpoint pour<br />

Microsoft Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft Outlook ®, Edge pour<br />

Microsoft Edge ® .<br />

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites<br />

avec l'aimable autorisation <strong>de</strong> Microsoft <br />

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que<br />

possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable <strong>de</strong>s conséquences <strong>de</strong> son <strong>utilisation</strong><br />

ou <strong>de</strong>s atteintes au droit <strong>de</strong>s brevets ou <strong>de</strong>s personnes qui pourraient résulter <strong>de</strong> cette <strong>utilisation</strong>.<br />

Toute reproduction, même partielle <strong>de</strong> cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation<br />

préalable <strong>de</strong> iOs (acquisition <strong>de</strong> licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection <strong>de</strong>s droits d'auteur.


Dépôt légal 1er Trim <strong>2016</strong><br />

ISBN 978-2-916950-45-7<br />

Ce support <strong>de</strong> <strong>cours</strong> est <strong>de</strong>stiné à accompagner votre formation dans<br />

l'apprentissage <strong>de</strong> ce logiciel.<br />

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation<br />

menée par un formateur.<br />

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme <strong>de</strong> leçons, ou chaque brique<br />

<strong>de</strong> connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec <strong>de</strong>s<br />

exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.<br />

Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site <strong>de</strong> l'éditeur (lien dans le support<br />

<strong>de</strong> <strong>cours</strong>) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à <strong>de</strong>s tests<br />

<strong>de</strong> connaissance en ligne.<br />

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre <strong>de</strong>s notes afin <strong>de</strong><br />

bien se souvenir <strong>de</strong>s recommandations <strong>de</strong> votre formateur.<br />

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices<br />

pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.<br />

Existent aussi<br />

Joomla 3, faire un site Web<br />

Windows 10, 1 er niveau <strong>utilisation</strong><br />

Excel <strong>2016</strong>, 1 er niveau, Faire un tableau<br />

Word <strong>2016</strong>, 1 er niveau, Faire un document<br />

Powerpoint <strong>2016</strong>, Faire un diaporama<br />

Outlook <strong>2016</strong>, Messagerie, calendrier, contacts…<br />

Windows 8, 1 er niveau <strong>utilisation</strong>, 2 èm niveau configuration<br />

Word 2013, 1 er niveau <strong>utilisation</strong>, 2 ème niveau document long, 2 ème niveau Publipostage<br />

Excel 2013, 1 er niveau <strong>utilisation</strong>, 2 ème niveau Plan, liaisons, solveur, fonctions ,<br />

macros, 2 ème niveau, Base <strong>de</strong> données, Hypothèses, fonctions<br />

<strong>Access</strong> 2013, 1 er niveau <strong>utilisation</strong>, 2 ème niveau programmation<br />

Outlook 2013,<br />

Powerpoint 2013<br />

Publisher 2013<br />

Maintenance micro<br />

Réseaux …<br />

Sage comptabilité I7, paie I7<br />

Versions Microsoft Office <strong>2016</strong> 2éme niveau en <strong>cours</strong><br />

129 rue du Maréchal Foch<br />

14750 Saint Aubin sur Mer<br />

ios@ios.fr - www.ios.fr/

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