Support de cours Access 2016 utilisation interrogation

Support de cours
Ccess 2016

Comment utiliser Access sous Windows ?
Comment arrêter ou démarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le
bureau, lancer une application, la fermer ?…
De quoi est composée une fenêtre Access ? Comment utiliser la souris et le clavier
avec Access ? Où se trouvent le ruban, les outils ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'un
formulaire, une table, une requête, une table ?…
Comment utiliser une base Access existante ? Quels sont les modes d'affichage
des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter
un nouvel enregistrement ?…
Comment interroger les données de la base ? Trier les données recueillies,
effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ?...
Comment afficher ces données dans des états ? Mettre en page et personnaliser
la présentation de ces états ?...
Comment effectuer une synthèse de tout ou partie des données
sous forme de tableau ou de graphique croisé dynamique avec Access, avec Excel ?...
Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Faire un mailing ?...
Comment créer et modifier une base simple ? Créer des tables, des champs ?...
Comment travailler en mode "feuille de données" ? Naviguer dans les données,
les sélectionner, les modifier, les présenter ?...
Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ?...
Ce cours est accès sur l'interrogation d'une base de données existante et l'exploitation
et la présentation des données extraites. Il répond à toutes les questions ci-dessus et
bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous
deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur.
Cet ouvrage a été entièrement réalisé
avec Microsoft Word ®2016,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft

SOMMAIRE
I. WINDOWS ................................................................................................................................ 3
A. SOURIS .............................................................................................................................................................. 3
1 PRINCIPE...................................................................................................................................................................... 3
2 UTILISATION ................................................................................................................................................................ 3
3 VOCABULAIRE ............................................................................................................................................................. 3
4 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 4
B. CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5
1 PAVES .......................................................................................................................................................................... 5
2 TOUCHES SPÉCIALES ................................................................................................................................................... 5
3 TOUCHES DE RACCOURCI ........................................................................................................................................... 6
4 TOUCHES AUTRES ....................................................................................................................................................... 6
5 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 6
C. FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7
1 STRUCTURE ................................................................................................................................................................. 7
2 COMPOSITION ............................................................................................................................................................ 7
3 BARRE DE TITRE .......................................................................................................................................................... 8
4 RUBAN ......................................................................................................................................................................... 8
5 BARRE D'ÉTAT ............................................................................................................................................................. 9
6 BARRE ACCÉS RAPIDE ................................................................................................................................................. 9
7 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................ 9
8 BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................................................. 10
D. FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 14
1 STRUCTURE .............................................................................................................................................................. 14
2 COMPOSITION ......................................................................................................................................................... 15
3 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 15
4 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 16
5 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 16
E. GUIDE / DIDACTICIEL ...................................................................................................................................... 20
II. ACCESS POUR QUOI FAIRE ..................................................................................................... 21
A. CONFIGURATION ............................................................................................................................................ 21
B. INSTALLATION ................................................................................................................................................. 21
C. ENTRER / QUITTER .......................................................................................................................................... 22
D. EXERCICES ....................................................................................................................................................... 22
III. DIALOGUER AVEC ACCESS ..................................................................................................... 25
A. LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS .............................................................................................................. 25
1 TABLES ...................................................................................................................................................................... 25
2 REQUÊTES ................................................................................................................................................................ 26
3 FORMULAIRES .......................................................................................................................................................... 26
4 ÉTATS ........................................................................................................................................................................ 26
5 MACROS ................................................................................................................................................................... 26
6 MODULES ................................................................................................................................................................. 27
B. LA FENÊTRE ACCESS ........................................................................................................................................ 27
1 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 28
2 MENU FICHIER ......................................................................................................................................................... 28
3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ........................................................................................................................... 29
4 RUBAN ...................................................................................................................................................................... 30
5 VOLET DE NAVIGATION ........................................................................................................................................... 31
6 LE VOLET DROIT ....................................................................................................................................................... 34
7 MENUS CONTEXTUELS............................................................................................................................................. 35
8 ASCENSEURS ............................................................................................................................................................ 36
9 BARRE D'ÉTAT .......................................................................................................................................................... 36
10 ONGLETS D'OBJET .................................................................................................................................................... 37
C. LA SOURIS DANS ACCESS ................................................................................................................................ 38
1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ..................................................................................................... 38
2 DÉPLACEMENT ......................................................................................................................................................... 38

3 SÉLECTION ................................................................................................................................................................. 38
4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .................................................................................................................. 39
5 ANNULATION D'ACTIONS ......................................................................................................................................... 39
6 ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................................................ 40
D. LE CLAVIER DANS ACCESS................................................................................................................................40
1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ......................................................................................................................... 40
2 TOUCHES DE FONCTION ........................................................................................................................................... 41
3 UTILISATION DU RUBAN ........................................................................................................................................... 41
4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION .................................................................................................................. 41
5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ..................................................................................................................... 41
IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS........................................................................ 43
A. L'OUVERTURE ET L'UTILISATION .....................................................................................................................43
1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE ...................................................................................................................... 43
2 FERMETURE DE LA BASE .......................................................................................................................................... 44
3 ACTIVATION DU CONTENU ...................................................................................................................................... 44
4 ONEDRIVE ................................................................................................................................................................. 45
B. LES FORMULAIRES ...........................................................................................................................................46
1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES ............................................................................................................... 46
2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ........................................................................................................................... 47
3 MODIFICATION DES DONNÉES ................................................................................................................................. 48
4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT ................................................................................................................ 48
5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................................................... 49
6 RECHERCHE DE DONNÉES ........................................................................................................................................ 49
7 TRI DES ENREGISTREMENTS ..................................................................................................................................... 50
8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS .......................................................................................................................... 50
C. LES REQUÊTES SÉLECTION ...............................................................................................................................51
1 ASSISTANT ................................................................................................................................................................. 52
2 MODE CREATION ...................................................................................................................................................... 53
3 ENREGISTREMENT .................................................................................................................................................... 55
4 CHAMPS .................................................................................................................................................................... 56
5 TRI SUR UN CHAMP .................................................................................................................................................. 60
6 CRITÈRES DE SÉLECTION ........................................................................................................................................... 62
7 CALCULS ET REGROUPEMENTS ................................................................................................................................ 68
8 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION ................................................................................................................................... 73
9 EXÉCUTION ............................................................................................................................................................... 76
10 PROPRIÉTÉS .............................................................................................................................................................. 76
D. LES ÉTATS .........................................................................................................................................................78
1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS ............................................................................................................................. 78
2 CREATION DE L'ÉTAT ................................................................................................................................................ 78
3 PERSONNALISATION ................................................................................................................................................. 84
4 PRÉSENTATION ......................................................................................................................................................... 91
5 MISE EN PAGE ......................................................................................................................................................... 102
E. L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS ................................................................................ 104
1 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE ............................................................................................................................. 104
2 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL ......................................................................................................................... 108
3 ÉTIQUETTES ............................................................................................................................................................ 115
4 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD .................................................................................................................... 118
V. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE .............................................................................. 121
A. LA CRÉATION ................................................................................................................................................ 121
1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE ....................................................................................................................... 122
2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE .............................................................................................................................. 122
3 CREATION D'UNE TABLE ......................................................................................................................................... 123
4 MODE FEUILLE DE DONNÉES ................................................................................................................................. 124
5 STRUCTURE DE LA TABLE ....................................................................................................................................... 124
6 CRÉATION DES CHAMPS ......................................................................................................................................... 125
7 SÉLECTION DU CHAMP ........................................................................................................................................... 126
8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP .................................................................................................................... 126
9 ORDRE DES CHAMPS .............................................................................................................................................. 127

10 SUPPRESSION DU CHAMP ..................................................................................................................................... 127
B. LA GESTION DES DONNÉES .......................................................................................................................... 128
1 SAISIE DES DONNÉES ............................................................................................................................................. 128
2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ........................................................................................................................ 129
3 SÉLECTION DES DONNÉES ..................................................................................................................................... 130
4 MODIFICATION DES DONNÉES .............................................................................................................................. 131
5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................................................ 132
6 RECHERCHE DE DONNÉES ..................................................................................................................................... 132
7 REMPLACEMENT DE DONNÉES ............................................................................................................................. 133
8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION ............................................................................................................ 134
9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS ........................................................................................................................ 134
10 TRI DES ENREGISTREMENTS .................................................................................................................................. 135
11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS .......................................................................................................... 136
C. LA PRÉSENTATION DES DONNÉES ................................................................................................................ 137
1 HAUTEUR DES LIGNES ........................................................................................................................................... 137
2 LARGEUR DES COLONNES...................................................................................................................................... 138
3 POLICE .................................................................................................................................................................... 138
4 FORMAT DES NOMBRES ........................................................................................................................................ 139
D. LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE ................................................................................................ 140
1 FORMULAIRE SIMPLE ............................................................................................................................................ 140
2 AUTRES FORMULAIRE ............................................................................................................................................ 141
3 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" .................................................................................................................... 141
4 PRÉSENTATION ...................................................................................................................................................... 142
VI. EXERCICES ............................................................................................................................. 143
A. NORTHWIND 2016........................................................................................................................................ 143
B. OUVRAGES.ACCDB ........................................................................................................................................ 144
INDEX ............................................................................................................................................ 145

I – WINDOWS 1
Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :
3 COMMANDES À SE RAPPELER :
POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON
GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas
de chaque page

2
SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :
1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à
votre manière de travailler.
CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
Avec le clavier
Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du
clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.
ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN :
L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER
L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…)
N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

I – WINDOWS 3
Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer
simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les
fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le
déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.
1 PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche :
Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis
(appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la
position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer
(appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le
menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné
La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical
ou de modifier le zoom du document (en gardant enfoncé) ; il est aussi possible
d'appuyer sur le bouton de la roulette.
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et
d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
2 UTILISATION
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou
droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors
dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop
courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran
Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris
La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette,
soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant enfoncé
de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle
session d'une application en cours (avec CTRL).
3 VOCABULAIRE
POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris
signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris
signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons
enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

4 ADAPTATION
L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de
Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
POUR VALIDER
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
SUR
(POUR TESTER)
MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

I – WINDOWS 5
Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.
Modifiez-les éventuellement
Le clavier est très utilisé dans Windows 10.
BARRE ESPACE
1 PAVES
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé
numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque
pavé en fonction des données à saisir.
2 TOUCHES SPÉCIALES
Les touches spéciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter
rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation :
à gauche de la barre espace
au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche
flèches vers le haut au-dessus des touches
à droite de la barre espace
à côté des touches avec un symbole Windows

3 TOUCHES DE RACCOURCI
La touche Windows
est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.
APPEL MENU DÉMARRER
+ TAB
AFFICHAGE FENÊTRES
OUVERTES
+ D AFFICHE LE BUREAU +
SAISIE
RECHERCHE LOCALE DES
CARACTÈRES SAISIS
+ - ECHAP ZOOME OU DÉZOOME + I ÉCRAN PARAMÈTRES
+ H PARTAGER ALT + TAB
BASCULE ENTRE
FENÊTRES
4 TOUCHES AUTRES
Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et
permettent d'effectuer directement sélections ou actions.
VALIDATION D'UNE ACTION ANNULATION D'UNE ACTION
À
TOUCHES DE FONCTION
(dépendent de l'application)
TOUCHES DE MODIFICATION
ATTRIBUTION DE FORMAT /
OPTIONS DE SÉLECTION /
AJOUT
ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE
D'APPLICATION (choix de
commandes, sélection options)
ÉTENDRE /ACTION INVERSE-
DIRECTION OPPOSÉE
TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU
DE SÉLECTION
5 ADAPTATION
L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS
ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE
POUR VALIDER

I – WINDOWS 7
Vérifier le bon réglage du clavier.
Modifiez-le éventuellement
Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout
dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être
très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…
1 STRUCTURE
3 ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de
l'écran. Elle ne peut pas être déplacée
DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION
la case D'AGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
la case de FERMETURE
2 COMPOSITION
réduit la fenêtre en icône
agrandit de fenêtre à plein écran
réduit de plein écran à fenêtre
ferme la fenêtre
Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard :
LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS
LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés
LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre
DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets
DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

BARRE D’OUTILS
"ACCÈS RAPIDE"
RUBAN
BARRE
DE TITRE
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMENT
CASE DE
FERMETURE
BARRE D'ÉTAT
Ouvrir Access et repérer les différents éléments de la fenêtre
3 BARRE DE TITRE
Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document.
BARRE D’OUTILS
"ACCÈS RAPIDE"
NOM DU DOCUMENT
ET DE L'APPLICATION
CASES DE RÉDUCTION /
AGGRANDISSEMENT
4 RUBAN
Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.
BOUTON GAUCHE
SUR UNE SÉLECTION

I – WINDOWS 9
5 BARRE D'ÉTAT
Elle donne des informations complémentaires.
N° DIAPOSITIVE
AFFICHAGES
ZOOM
6 BARRE ACCÉS RAPIDE
En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.
BOUTON GAUCHE
SUR L'UN DES OUTILS
7 MENUS CONTEXTUELS
Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils
permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
BOUTON DROIT
POINTER SUR UNE DIAPOSITIVE, UN OBJET, UNE SÉLECTION
le menu s’affiche

Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont
basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions :
Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une
brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer"
Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les
actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider".
ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu
contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées
Pointer sur la barre des tâches,
sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille,
Pointer sur le fond de l'écran,
8 BOITES DE DIALOGUE
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une
utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS
SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)
la boîte de dialogue s’affiche
ICI
Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé
POINTER ICI
Ouvrir Afficher la boîte de dialogue "police" et tester les différents zones
Fermer l'application
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de
boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

I – WINDOWS 11
UNE ZONE VERS L'AVANT :
(sélectionne le contenu de la zone)
UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE :
(sélectionne le contenu de la zone)
BOUTON GAUCHE
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : SUR L'ONGLET AFFÉRENT
POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : AU DÉBUT DE LA ZONE
POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : SUR LA ZONE
UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES :
Les onglets
Les zones de texte
Les zones de liste
Les zones de liste déroutante
Les cases à cocher
Les cases d'option
Les boutons de commande
ONGLETS
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE
COMMANDE

a) ONGLET
Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES
INFORMATIONS À ATTEINDRE
CLAVIER
: UN ONGLET VERS
L'AVANT
: UN ONGLET VERS
L'ARRIÈRE
b) ZONE DE TEXTE
SUR L'ONGLET POUR
AFFICHER SON CONTENU
Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations
complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.
BOUTON GAUCHE
DANS LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
POUR VALIDER
CLAVIER
JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
POUR VALIDER
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone
si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les
caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si
ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.)
Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte
Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au
milieu de celui déjà existant
c) ZONE DE LISTE
La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.
BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE
CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT
SUR L'OPTION CHOISIE
POUR VALIDER
CLAVIER
POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER
JUSQU'À L'OPTION VOULUE
POUR VALIDER

I – WINDOWS 13
d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE
Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite
permet d'afficher les choix disponibles.
e) CASE À COCHER
ICI POUR
AFFICHER LA LISTE
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de
cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif.
Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER
POUR VALIDER
CLAVIER
ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION
POUR VALIDER
SUR UNE
CASE POUR LA COCHER
f) CASE D'OPTION
Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une
seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ;
une case non activée comporte un cercle vide.
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS UNE AUTRE CASE
pour désactiver la précédente
POUR VALIDER
CLAVIER
ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION
SUR UNE CASE
POUR L'ACTIVER

g) BOUTON DE COMMANDE
Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant
les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.
BOUTON GAUCHE
SUR LE BOUTON DÉSIRÉ
VALIDE LES MODIFICATIONS
NE LES PREND PAS EN COMPTE
CLAVIER
POUR
POUR
+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES
CAS
SUR UN BOUTON DE
COMMANDE (le bouton par
défaut est encadré de bleu)
"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue
Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande
Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le
contenu, par le bouton
Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, claqué sur celui
des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables
mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.
1 STRUCTURE
3 ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa
taille sont personnalisables
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de
l'écran. Elle ne peut pas être déplacée
DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION : réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT : agrandit de fenêtre à plein écran
la case de RESTAURATION : réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE / : ferme la fenêtre

I – WINDOWS 15
2 COMPOSITION
permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu
UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
UN VOLET GAUCHE affiche des choix
UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options
DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur
BARRE DE TITRE
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMENT
CASE DE
FERMETURE
VOLET GAUCHE
LIENS
HYPERTEXTE
Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer"
Afficher les options de personnalisation
Repérer les différents éléments de la fenêtre
3 BARRE DE TITRE
Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est
légèrement différente.
REVENIR EN ARRIÈRE
NOM DE LA FENÊTRE
PRINCIPALE
CASES DE RÉDUCTION /
AGGRANDISSEMENT
CONTENU ACTUEL
RECHERCHE

4 VOLET GAUCHE
Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes
sont alors affichées dans le volet droit.
OPTIONS
CORRESPONDANTES
ÉLÉMENT CHOISI
BOUTON GAUCHE
SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE
les options correspondantes s'affichent dans le volet droit
5 ZONES ACTIVES
Elles correspondant aux différents éléments des boîtes de dialogue des anciennes fenêtres
a) LIENS HYPERTEXTE
Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles
normes de Windows 10.
LIENS
HYPERTEXTE

I – WINDOWS 17
BOUTON GAUCHE
SUR LE LIEN HYPERTEXTE
une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes
Afficher
Paramétrer le pointeur de la souris
b) INTERRUPTEURS
Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique.
Ils présentent donc deux états : /
BOUTON GAUCHE
SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT
Il passe alternativement de "ouvert" à "fermé"
Afficher
Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées
c) CURSEUR
Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.
BOUTON GAUCHE
JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE
CORRESPOND À LA
POSITION DU CURSEUR
LE CURSEUR
Afficher
Modifier le nombre de lignes à faire défiler

d) CASE À COCHER
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une case activée
comporte une coche rouge.
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER
POUR VALIDER
SUR LA CASE
POUR LA COCHER
Afficher
Cocher puis décocher la case pour les accents natifs
e) ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER
CLAVIER
ÉVENTUELLEMENT SUR
f) BOUTON DE COMMANDE
Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées
aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer,
parcourir, modifier...
BOUTON GAUCHE
SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

I – WINDOWS 19
g) LISTE
Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.
CHOIX
DISPONIBLES
SUR UN ÉLÉMENT
POUR AFFICHER LES CHOIX
AJOUTER UNE ÉLÉMENT
DANS LA LISTE
CHOIX ACTUEL
BOUTON GAUCHE
SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS
SUR POUR AJOUTER UNE OPTION
Afficher
Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état

h) LISTE DÉROULANTE
Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.
CHOIX ACTUEL
CHOIX
DISPONIBLES
BOUTON GAUCHE
SUR POUR AFFICHER LA LISTE
SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ
Afficher
Le modifier
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un
index recensant les informations disponibles.
CASE AIDE DE LA boite de dialogue active
TOUCHE du clavier
à droite du menu

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 21
ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel
permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée
contenue dans la base quelle que soit sa position.
Access 2016 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en
parfaite harmonie avec les autres applications, d'intégrer aisément des objets issus de ces
autres applications et d'utiliser naturellement le cloud (stockage Skydrive, Microsoft Web App)
LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :
✓ ordinateur de type pentium à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 10
✓ mémoire vive de 1 à 24 Go
✓ écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050
✓ couleurs 32 bits
✓ SSD (Solid State Disk) de 128 Go minimum
✓ disque dur 1 To
✓ Lecteur BlueRay / Graveur
✓ Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation
de Access – le SSD est maintenant quasiment indispensable
POUR INSTALLER Access
S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur
Lancer Windows
lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount
ou lancer le programme exécutable téléchargé
ou Introduire le CD Rom ("Access" ou "Office")
Suivre les instructions
L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

(et dans les produits Office)
Lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application.
MENU DÉMARRER
SUR
BARRE DES TACHES
AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES
TÂCHES
SUR
POUR SORTIR DE ACCESS
SUR LA CASE DE FERMETURE
OU
(en haut, à gauche du menu)
FERMER (en bas)
Lancer Access
Quitter Access
Relancer Access
À partir de l'ordinateur (documents)
OUVRIR UNE BASE DE DONNÉE EXISTANTE
AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB)
SUR LE FICHIER ACCESS À OUVRIR
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur
dans un dossier spécifique.
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET
SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios.fr/public/exosAccess16n1.exe
tout en minuscules
SUR
la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre
SUR

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 23
POUR OUVRIR LE DOSSIER
"TÉLÉCHARGEMENT"
Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes
sur l'antivirus dans la zone de notification
SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME
SUR
SUR
INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES ACCESS)
SUR :
POUR VALIDER
Télécharger les exercices
Vérifier que les fichiers sont décompressés

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 25
VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :
Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire
de la souris et du clavier
Vous allez en constater le résultat à l'écran
Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…)
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le
logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat
de la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y
a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
UNE BASE DE DONNÉES ACCESS EST COMPOSÉE DE DIFFÉRENTS OBJETS :
Les tables
Les requêtes
Les formulaires
contiennent les données
permettent (entre autres) d'afficher les données des tables
sont utilisés pour saisir et consulter les données
Les états permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous
forme de synthèse
Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour
que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.
1 TABLES
Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et
chaque colonne de données correspond à un champ.
dans le tableau ci-dessous (table "employés" de "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne
l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel
numéro de téléphone…
Le champ "Adresse de messagerie" permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les
employés
ENREGISTREMENT
CHAMP

2 REQUÊTES
Les requêtes extraient les données en fonction de critères.
CHAMP
CRITÈRE
3 FORMULAIRES
Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de
tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.
VALEUR DU CHAMP POUR
L'ENREGISTREMENT EN COURS
LÉGENDE DU CHAMP
4 ÉTATS
Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.
5 MACROS
Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur
d'effectuer une action préenregistrée.

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 27
6 MODULES
Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.
Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" (ou "VOLET DES
OBJETS") ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise
les données de la base
ACCESS ouvre une seule fenêtre dans laquelle s'affiche la base ouverte ainsi que tous les outils
permettant de la manipuler.
MENU FICHIER
ONGLETS DU RUBAN
RUBAN
GROUPE D'OBJETS
ONGLETS DES
OBJETS OUVERTS
OBJETS DU GROUPE
VOLET DE NAVIGATION
(affichant les objets de la base)
ENROULER OU
DÉROULER LES OBJETS
DU GROUPE
MODES D'AFFICHAGE
DES OBJETS
Lancer ACCESS
À gauche, sur
Dans le volet de gauche, désigner
puis le dossier d'exercices
Dans le volet de droite, sélectionner la base de données
sur

LA FENÊTRE ACCESS EST COMPOSÉE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :
la barre de titre affiche le nom de la base de données
le menu Access propose les commandes globales de gestion du document
la barre d'outils "accès rapide" affiche les icônes des actions les plus courantes
le ruban, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées
par nature
le volet de navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et
les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …)
le volet droit affiche la feuille de propriété des objets en mode "création"
les menus contextuels proposent pour une sélection en cours les outils et commandes
les plus appropriés
les ascenseurs permettent de se déplacer verticalement et horizontalement
la barre d'état donne des informations sur la commande ou la sélection en cours
les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet
1 BARRE DE TITRE
La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre sous Windows.
2 MENU FICHIER
Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à
l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données.
MENU FICHIER
SUR
le menu se déroule
MENU FICHIER

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 29
3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.
BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE
La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés.
Enregistrer
Annuler
Rétablir
Imprimer
Choisir les outils rapides
Il est possible de modifier la position de la barre "accès rapide"
ICI POUR COCHER
LES OUTILS À AFFICHER
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
SUR
OU DANS LA BARRE
OU
Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide"
LES COMMANDES À AFFICHER
Les commandes cochées sont affichées dans la barre sous forme d'outils
Afficher la barre d'outils "accès rapide"
La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

4 RUBAN
Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets,
permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.
SUR L'ONGLET
les outils associés s'affichent dans le ruban
ONGLETS
SUR L'ONGLET
LES OUTILS S'AFFICHENT
immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide
a) LES ONGLETS
Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils
correspondent aux actions les plus courantes et sont regroupés de manière homogène en
fonction de leur utilisation.
ONGLET ACTIF
L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation des
objets de la base
Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours
(table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …)
b) LES GROUPES D'OUTILS
Le ruban peut être réduit et les groupes d'outils ne sont alors plus affichés (lorsque le ruban est
réduit, seuls les en-têtes sont affichés).
BOUTON GAUCHE
SUR L'ONGLET ACTIF
OU
BOUTON DROIT
SUR UN ONGLET
SUR
ICI
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", faire défiler les onglets du ruban
Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide
Réduire le ruban puis le restaurer

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 31
5 VOLET DE NAVIGATION
Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets
(tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie.
MENU DES CATÉGORIES
AFFICHER OU NON LE
VOLET DE NAVIGATION
GROUPES
AFFICHER OU NON LES
OBJETS D'UN GROUPE
Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être
associé à plusieurs groupes
a) CHOIX DE LA CATEGORIE
Il permet de choisir la catégorie.
BOUTON GAUCHE
SUR DU MENU
(selon le choix en cours, l'intitulé peut varier)
SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE
AFFICHE LES OBJETS DE
LA BASE OUVERTE PAR
GROUPES
AFFICHE LES OBJETS
DE LA BASE OUVERTE
PAR TYPE D'OBJET
(TABLES, FORMULAIRES,
ÉTATS…)
N'AFFICHE QUE LE
TYPE D'OBJET COCHÉ
AFFICHE LA TOTALITÉ
DES OBJETS
Le menu contextuel
affiche la structure de regroupement ; il permet
aussi de modifier l'ordre de tri et le type d'affichage

CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE
POUR AFFICHER SES GROUPES
DANS LE VOLET DE DROITE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher dans le volet de navigation tous les
objets Access par type croissant et sous forme d'icônes
b) PERSONNALISATION
Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.
BOUTON DROIT
SUR LE MENU
(selon le choix en cours, l'intitulé peut varier)
SUR
DANS LE VOLET DE GAUCHE, SUR
permet d'ajouter une catégorie
permet d'ajouter un groupe
REMONTE D'UN NIVEAU L'ORDRE
D'AFFICHAGE DE LA CATÉGORIE

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 33
Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET DE NAVIGATION
SÉLECTIONNER LA BASE :
AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS :
SUR L'OBJET VOULU
SUR LE GROUPE VOULU
l'objet est attribué au groupe
ICI
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", créer une catégorie "MA CATÉGORIE"
Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2"
Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants :
tables :
requêtes
formulaires :
Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants :
tables :
requêtes
formulaires :
états
Afficher les objets non attribués

6 LE VOLET DROIT
Il affiche selon les cas (notamment en mode création), les propriétés de l'objet sélectionné, la liste
des champs…

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 35
7 MENUS CONTEXTUELS
Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un à la position du pointeur de la
souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché
concernera le texte, les tableaux, les images, ...
SUR
BOUTON DROIT
DONNÉES
MODE FEUILLE DE DONNÉES
TÊTE DE COLONNE (CHAMP)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
ENREGISTREMENT (LIGNE)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE
NAVIGATION" (fermer la fenêtre de connexion)
Dans le "VOLET DE NAVIGATION", sur
(vérifier qu'en bas et à
droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon, cliquer dessus)
Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche
Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel
Sélectionner des données - afficher le menu contextuel
Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel

8 ASCENSEURS
Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le
numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement
dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
BOUTON GAUCHE
LE CURSEUR AVEC LA SOURIS
les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur
ASCENSEURS
Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2016"
Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur
9 BARRE D'ÉTAT
La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en
cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...
INFOS PAVÉ NUMÉRIQUE MODES D'AFFICHAGE
Il est possible de choisr les informations affichées dans la barre d'état.
BOUTON DROIT
DANS LA BARRE D'ÉTAT
POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 37
10 ONGLETS D'OBJET
Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.
BOUTON GAUCHE
SUR
(à l'extrémité de la ligne d'onglets)
BOUTON DROIT
POINTER SUR L'ONGLET
ONGLET DE LA TABLE
"COMMANDES"
ONGLET ACTIF DONT LE
CONTENU EST AFFICHÉ TÊTES DE COLONNE /
LÉGENDES DU CHAMP
CASES DE DÉFILEMENT
DES ENREGISTREMENTS
FILTRE ACTIF ZONE DE RECHERCHE
ASCENSEURS
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE
NAVIGATION"
sur
dans le volet de navigation (vérifier qu'en bas et
à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus)
Observer l'affichage de l'onglet correspondant
Fermer l'onglet

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.
1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR
En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle
commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées.
QUELQUES FORMES DU POINTEUR :
: Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.
: Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.
: Déplacement ou copie d'une sélection
: Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"
: Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification
: Accès à un lien hypertexte
: Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création)
: Sélection de lignes (enregistrements)
: Sélection de colonnes (champs)
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2013"
Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones
Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)
2 DÉPLACEMENT
Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs)
Changer d'onglet : sur l'onglet à afficher
Déplacement vertical : sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical)
ou le curseur ou utiliser la molette de la souris
Déplacement horizontal : sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou
le curseur
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2016"
Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs
3 SÉLECTION
La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises.
MODE FEUILLE DE DONNÉES
une "cellule" : pointeur en haut d'une cellule
une ligne : pointeur en face de la ligne
une colonne : pointeur en haut de la colonne
plusieurs lignes : pointeur en face de 1 ère ligne
plusieurs colonnes : pointeur au-dessus de 1 ère colonne
une plage de valeurs : pointeur sur la 1 ère valeur

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 39
une plage de valeurs :
pointeur sur la 1 ère valeur
enfoncé
pointeur sur dernière valeur
l'ensemble des données:pointeur sur case sélection totale
À L'ORIGINE DES LIGNES
ET DES COLONNES
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2016"
Sélectionner une ligne, plusieurs lignes
Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes
Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS
4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS
La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban.
RUBAN
SUR UN ONGLET DU RUBAN
affiche les outils associés
SUR UN OUTIL
affiche une bulle d'aide
SUR UN OUTIL
effectue l'action associée
OUTILS
Si un outil est suivi du signe , la dernière variante utilisée de l'outil s'affiche
applique cette dernière ; pour afficher la liste, sur de l'outil
5 ANNULATION D'ACTIONS
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.
SUR
OU
SUR
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
POUR DÉROULER LA LISTE
SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

6 ANNULATION DE L'ANNULATION
Une action annulée peut être rétablie.
SUR
OU
SUR
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
POUR DÉROULER LA LISTE
SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE
Le champs d'action de ces outils d'annulation et de rétablissement est relativement réduit sou
Access
Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches du clavier
vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.
1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES
Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder
à des zones éloignées de la partie affichée.
MODE FEUILLE DE DONNÉES
une valeur vers la droite
une valeur vers la gauche
une valeur vers le bas
une valeur vers le haut
origine de l'onglet actif
fin de l'onglet actif
en bas de la colonne active
en haut de la colonne active
➔ FLÈCHE DROITE
FLÈCHE GAUCHE
FLÈCHE BAS
FLÈCHE HAUT
FLÈCHE BAS
FLÈCHE HAUT
MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNÉES
une valeur l'avant
une valeur vers l'arrière

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 41
2 TOUCHES DE FONCTION
Les touches de fonction sont numérotées de à . Elles peuvent être employées
seules ou en combinaison avec une touche spéciale.
Aide Appelle l'assistance en ligne
Liste Déroule une zone de liste
Fenêtre Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre
Orthographe Vérifie l'orthographe
Volet Affiche / masque le volet de navigation
Enregistrer sous Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"
3 UTILISATION DU RUBAN
L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris
en panne…).
CLAVIER
EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION
ENFONCER LA TOUCHE
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban
TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER
les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près des outils
TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER
l'action liée à l'outil s'effectue
4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais
immédiatement après.
5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION
Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 43
Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer :
Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser
des informations (1 ère partie de ce cours).
Vous devez créer une base de données simple (2 ème partie de ce cours) ou plus complexe (voir
"Access 2016 niveau 2") pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations
Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans
le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les
connaissances liées au premier cas
La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus
spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent
nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les
fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.
1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE
L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
SUR
SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées)
la base s'ouvre aussitôt
OU
SUR
SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER
SUR
Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2016" dans le dossier "EXERCICES" en utilisant
offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas
à droite
du bouton de commande

ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)
ouvre en lecture seule (interdit toute modification)
ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)
combine les deux modes précédents
2 FERMETURE DE LA BASE
L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir
plusieurs sessions ACCESS simultanées.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
SUR
Fermer la base de données "NORTHWIND 2016" avec le menu "fichier"
Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…,
toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les
modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être
explicitement enregistrées
3 ACTIVATION DU CONTENU
Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual
Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans ACCESS. Le message
ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce
contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).
BOUTON GAUCHE
SUR
(à la fin du message)
une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché
Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …),
vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans
, puis dans le volet gauche et enfin sur
Il suffit alors de cocher dans
ou, de manière plus sécurisée, de désigner les
fichiers approuvés dans
ou les emplacements approuvés dans
.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 45
Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler
les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors
court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la
base. Les commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins
d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe
Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2016"
Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base
Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application
ACCESS même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise
manipulation
4 ONEDRIVE
OneDrive (anciennement SKYDRIVE) est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé
automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go
pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il
bénéficie des applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access
On Line. La structure d'Access est en effet incompatible avec le web.
Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut
être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.

Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.
ONGLET DU FORMULAIRE
MENU DU FORMULAIRE
DONNÉES DE
L'ENREGISTREMENT EN COURS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER
LES ENREGISTREMENTS
1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES
Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui
permet la saisie ou la modification simple des données.
FORMULAIRE : le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les
données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre
FEUILLE DE DONNÉES : le formulaire présente les données comme dans une feuille Excel
PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la
structure et la présentation avec les données affichées
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 47
BOUTON GAUCHE
DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LE NOM DU
FORMULAIRE
le formulaire est affiché en mode formulaire si
ce mode est disponible, dans le mode "feuille
de données" sinon
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LE
FORMULAIRE
le formulaire est affiché en mode formulaire
D'autres modes sont disponibles : le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode
"GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE"
Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en
bas et à droite de l'écran.
FORMULAIRE AFFICHÉ
SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU
ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite)
MODE FORMULAIRE
MODE CRÉATION
MODE FEUILLE DE DONNÉES
MODE PAGE
Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2016"
Fermer le formulaire de connexion
Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS"
L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer
2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES
La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à
gauche du formulaire.
CASES DE DÉFILEMENT
La touche permet de passer d'une zone de saisie à une autre
Des boutons ou des liens gèrent des actions
Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données
N° ENREGISTREMENT
ACTUEL
DERNIER ENREGISTREMENT
CHERCHER UN ENREGISTREMENT
ÉTAT DU FILTRE
1 ER ENREGISTREMENT
ENREGISTREMENT SUIVANT NOUVEL ENREGISTREMENT
Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2016", Faire
défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre
Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

3 MODIFICATION DES DONNÉES
Pour modifier les données en mode "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à
modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte
(enregistrée) dans la table correspondante.
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT
SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE
SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS
le déplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification
Il est conseillé d'utiliser la touche plutôt que cliquer avec la souris dans le
champ car présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace
ainsi globalement l'ancienne
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche du
clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre
d'outils "accès rapide" (si vous êtes passés au champ suivant)
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2016",
faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le
département par "50" et le code postal par "50000"
4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT
L'ajout d'un enregistrement consiste ici à renseigner les champs d'un formulaire vierge.
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
ZONE DÉFILEMENT
SUR (nouvel enregistrement vide) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT
SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT ENTRE CHAQUE SAISIE
le de changement de champ valide la saisie
L'intérêt de passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile de
juger de la cohérence des données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que
d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu des masques de saisie et des
vérifications quant à la nature des données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2016"
Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-après
Fermer le formulaire

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 49
5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT
Une base de données évolue et s'il est courant d'ajouter de nouveaux enregistrements, il est
aussi nécessaire de supprimer ceux qui n'ont plus cours ; le ruban permet d'effectuer cette
opération (pour éviter tout risque de manipulation erronée dans une application, cette suppression passe alors le
plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
EN MODE "FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICHÉ
SUR
SUR
DE
POUR VALIDER
Si le formulaire est en mode tabulaire, il suffit de sélectionner la ligne concernée avant
de choisir .
6 RECHERCHE DE DONNÉES
Sur une base importante, il n'est pas toujours possible de faire défiler les enregistrements pour
retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone de recherche.
ZONE DÉFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
SUR (extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quel que soit le champ qui les contient
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2016"
Afficher le premier enregistrement
Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont"

Il est inutile de se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les
champs du formulaire
7 TRI DES ENREGISTREMENTS
Bien que dans une base gérée par un menu et des boutons, l'ordre des informations du
formulaire est défini lors de son affichage, cet ordre peut être modifié.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
OU
SUR LE TYPE DE TRI (croissant ou décroissant)
les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre
décroissant de prénom
8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS
Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à des
critères définis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalités simplifiées de filtrage.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE
POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas)
seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés
SUR (zone de défilement) POUR ANNULER LE FILTRE
Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2016" que les employés
habitant Cherbourg
Afficher un employé habitant Cherbourg
Pointer sur le champ "VILLE", là où il est indiqué "Cherbourg"
Faire un puis un sur
Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de défilement
sur qui devient alors et affiche la totalité des enregistrements
sur
filtre avec le dernier filtre utilisé

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 51
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2016"
N'afficher que les employés habitant "Chambéry" puis annuler le filtre
N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" puis annuler le filtre
Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs
tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". C'est un outil indispensable pour extraire les données
désirées d'une base pour les présenter de manière synthétiques (dans un tableau Excel par
exemple).
ELLES PERMETTENT DE
visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques
sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir
trier des enregistrements
interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille
effectuer des calculs sur des données
utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes
générer des graphiques
Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements
correspondant aux critères définis dans la requête.
La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les
enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite
La requête est créée en mode "CRÉATION" ; son résultat s'affiche en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
FEUILLE DE DONNÉES
MODE CRÉATION
CODE SQL CORRESPONDANT
FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille
très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être
affichées et manipulées
SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement
si l'on connaît ce langage
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

BOUTON GAUCHE
DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LE NOM DE LA
REQUÊTE
la requête s'affiche en "feuille de données"
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LA REQUÊTE
la requête s'affiche en "feuille de données
1 ASSISTANT
C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque
l'on débute.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
les assistants pour les différents types de requête s'affichent
SUR
POUR VALIDER
1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA
REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER
LES CHAMPS
3 - POUR PRENDRE
LE CHAMP SÉLECTIONNÉ
CHAMPS SÉLECTIONNÉS
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 53
BOUTON GAUCHE
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE AVEC
si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
3 - SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ
SUR
SUR
SUR
À partir de la table "EMPLOYÉS" de la base "NORTHWIND 2016"
Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE"
Afficher la requête en choisissant
Afficher les données extraites en mode "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mode "CRÉATION"
Fermer la requête sans l'enregistrer
2 MODE CREATION
La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche
SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS
RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS

Il faut alors ajouter les champs.
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET SUPÉRIEUR FIGURE UNE BOÎTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA
TABLE SOURCE
SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE
OU
SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION
OU
SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur)
DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR
LISTE
SUR LE CHAMP À AJOUTER
DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULEZ LA
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", créer une nouvelle requête à partir de la table
"EMPLOYÉS"
Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 55
La liste des tables peut être réaffichée à tout moment.
ONGLET "CRÉER" (dernier onglet)
GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)
SUR
3 ENREGISTREMENT
ACCESS demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il
faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête
est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.
BOUTON DROIT
SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE
SUR
BARRE
"ACCÈS RAPIDE"
ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ
SUR
La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête ; une fois fermée,
sur son nom permet de la renommer
Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que
les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient
conservées
Enregistrer la requête en cours sous le nom "requete employes 1"

4 CHAMPS
La requête étant en mode création, les champs de la requête peuvent être manipulés.
a) SELECTION DES CHAMPS
Si l'on a besoin de tous les champs d'une table, Il est possible de les prendre en une seule fois.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ÉTOILE " " 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS
OU
DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) DANS UNE COLONNE VIDE
SUR PUIS SUR "NOMDELATABLE.*" 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE (EX : )
Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer
individuellement dans la requête.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE
tous les champs sont alors sélectionnés
LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION
Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la
touche enfoncée pendant la sélection.
La touche permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste
b) ORDRE DES CHAMPS
L'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.
BOUTON GAUCHE
AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur ) POUR SÉLECTIONNER LE
CHAMP (faire éventuellement glisser à droite ou à gauche sur les colonnes adjacentes pour
sélectionner plusieurs champs) ne pas relâcher la souris
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION
(forme du pointeur )

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 57
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016
Classer les champs comme suit :
c) SUPPRESSION DES CHAMPS
Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS
(dans la grille d'interrogation - volet bas)
APPUYER SUR LA TOUCHE DU
CLAVIER
ONGLET "CRÉER" (le dernier)
GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES"
(3 ème )
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou
simplement dans le champ)
SUR
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer
d) RENOMMER UN CHAMP DE REQUÊTE
Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms des
champs affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).
BOUTON GAUCHE
À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'interrogation - volet bas)
SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":"
LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX : )
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
"PATRONYME" EST AFFICHÉ
AU LIEU DE "NOM"

Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de
champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête. Penser alors si nécessaire à
aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête
Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il
suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"
e) CHAMPS CONCATÉNÉS
Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur
de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+"
(touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un
espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".
Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :
OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION
NOUVEAU NOM
CROCHETS DU NOM DE CHAMP
ESPACE ENTRE NOM ET PRÉNOM
Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce
qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : ex : champ "nom") ; Ne
pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.
Un avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la
largeur de la colonne de champ aux données contenues (quelquesoit le mode)
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
supprimer le champ "patronyme" puis créer un nom "NOM COMPLET" regroupant les
champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace) puis enregistrer

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 59
Il ne faut pas utiliser certains noms réservés par ACCESS (champs nommés "Nom", "Note", …)
f) AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP
On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.
BOUTON GAUCHE
SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA
COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'interrogation - volet bas)
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON
seuls les champs cochés sont affichés
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Ne plus afficher le champ "SOCIÉTÉ"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

5 TRI SUR UN CHAMP
Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre
d'affichage des données.
BOUTON GAUCHE
SUR
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU CHAMP DE TRI
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI
La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié
ICI
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Afficher en premier le champ "NOM COMPLET"puis trier les données à partir de ce champ
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs de tri
dans l'ordre.
BOUTON GAUCHE
METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant les colonnes)
SUR À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP
DE TRI
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP
En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Afficher les champs dans l'ordre suivant : "VILLE", "CodePostal", "NOM COMPLET" et "FONCTION"
Trier les données par "VILLE" croissante et par "NOM COMPLET" croissant
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 61
Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)
Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord
mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les
champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2
endroits différents)
Dans base en cours "NORTHWIND 2016"
Effectuer sur la table " EMPLOYÉS " la requête qui affiche le résultat ci-dessous
l'enregistrer puis la fermer

6 CRITÈRES DE SÉLECTION
Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont
élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide
d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).
Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, <
(inférieur), > (supérieur), (différent), …
Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de
manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes)
a) = (ÉGAL)
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
si le critère est de type "texte", Access CRITÈRE l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est
encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel CHAMP DE CRITÈRE
Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie
peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) :
Cherbourg
= Cherbourg
="Cherbourg"
"Cherbourg"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" s'ils figurent encore
N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 63
Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la
feuille de données
b) COMME "…"
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
CARACTÈRES GÉNÉRIQUES
? Remplace un Caractère unique à son emplacement
* Remplace un ou plusieurs caractères
# Remplace un Chiffre unique à son emplacement
[ ] Remplace une liste de caractères
[! ] Remplace une liste de caractères à exclure
ch?r
c*r*
CH*
Cherbourg
Colmar, Cherbourg, Chambéry
Cherbourg, Chambéry
#ème 3ème ou 4ème …
ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry
Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus
c) ENTRE VAL1 ET VAL2
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre
73000 et 74000 (limites comprises)

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer
d) EST NULL - EST PAS NULL
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"
Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs
La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus
(sans fermer la précédente)
Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide
Fermer la requête sans l'enregistrer
Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs
e) "ET"
Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois
chacun des critères.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant
commercial"
LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 65
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-dessus
"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est supérieur à
60000 et inférieur ou égal à 74000
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-avant
f) "OU"
Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe
d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un deuxième groupe
d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour
fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)
LES CRITÈRES SUR DES LIGNES
DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OU"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés
ayant pour fonction "représentant commercial"
LES CRITÈRES SUR DES LIGNES
DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-dessus
g) "ET" et "OU"
Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé
autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux
habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"
LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"
LES CRITÈRES SUR DES LIGNES
DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 67
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-avant
h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE
Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement
supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial"
ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la
profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer

7 CALCULS ET REGROUPEMENTS
Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de
regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements.
a) CALCULS
Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la
requête) pour effectuer des calculs.
Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), -
(soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées
d'Access ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), …
À partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la
date d'expédition à la date de commande
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison
…
Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de
concaténation de chaînes de caractères : "&"
OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION
Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour")
L'enregistrer puis la fermer
…
Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une
concaténation, donc une chaine de caractères

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 69
b) OPERATIONS
Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce
peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.
ONGLET "CRÉER" (le dernier)
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc)
SUR (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil)
une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table"
SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ
SUR DE
CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES
les opérations dépendent du type de champ
Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et
préciser l'opération pour chaque champ concerné.
Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" dans la base en cours
"NORTHWIND 2016"
Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2 ème
fois et "FRAIS D'EXPÉDITION"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements"
Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière
commande et de la moyenne des frais d'expédition
Enregistrer et fermer la requête
Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul
Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de doublepoint,
soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête

c) REGROUPEMENTS
Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans
le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS"
INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX
CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur)
INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…)
AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les
champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant
qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016",
Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus
L'Enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition"
…
Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de
données
. Il est préférable de les renommer ou de mettre une
légende au niveau des propriétés du champ

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 71
Des critères peuvent être appliqués au regroupement.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE
AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
Dans la requête en cours "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" de la base "NORTHWIND 2016"
Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent
de "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer
Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir
d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.
La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et
s'exprime sous la forme :
NOUVEAU NOM
FONCTION
PARENTHÈSES
(DE LA FONCTION)
CHAMP
CROCHETS
(DU CHAMP)
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016",
Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES"
Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois de chaque
année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les
fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()"
L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer

Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment
toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent
(notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)
d) CRITÈRES MULTITABLES
Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les
principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement
reprises dans la requête.
Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2015 au 25 Avril 2015, il faut
afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES"
la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien :
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016",
Créer une nouvelle requête à partir des tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-dessus
L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer
Bien vérifier que les liens entre les tables sont présents pour que le résultat généré soit
cohérent.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 73
8 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION
Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs,
fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et
requêtes, fonctions par type, …).
ONGLET "CRÉER" (le dernier)
GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ
SUR
DANS LE RUBAN
le générateur d'expression s'affiche
EXPRESSION EN COURS
FONCTIONS
DÉTAIL DE LA SÉLECTION DE
LA 1ÈRE COLONNE
CONCATÉNATION
DE CHAINES
OPÉRATEURS
OBJETS DE LA BASE
OPÉRATEURS
LOGIQUES
EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (REGROUPEMENT SQL)
SOMME
MOYENNE
MIN
MAX
COMPTE
ECARTYPE
VAR
PREMIER
DERNIER
Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)
Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)
Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)
Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)
Donne la 1 ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)
Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la
table "PRODUITS".
En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU
PRODUIT" suivi de "NOM DU PRODUIT" (comme ci-dessous)
Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix
unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-dessous)
puis afficher la feuille de données correspondante

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 75
…
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016",
Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression
Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le
"COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante
Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR
CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ
Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"
…
L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée
pour des calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

9 EXÉCUTION
Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
PLUSIEURS POSSIBILITÉS
sur en bas et à droite de la fenêtre
sur qui devient ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE"
(1 er bloc) du ruban pour passer alternativement du mode "CRÉATION" au mode "FEUILLE DE
DONNÉES" (ou dérouler avec puis choisir)
sur ONGLET "CRÉER" (dernier onglet) GROUPE "RÉSULTATS" (1er bloc) du
ruban en mode "création"
SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE PUIS SUR
10 PROPRIÉTÉS
Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.
AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE
"CRÉATION"
POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET
D'INTERROGATION (volet inférieur)
PROPRIÉTÉS
PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES
Description
Tous les champs
Premières valeurs
Valeurs distinctes
Enr unique
Filtre
Tri par
Type Recordset
ONGLET "CRÉER" (le dernier)
GROUPE "AFFICHER/MASQUER"
AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE
"CRÉATION"
SUR
COCHER LA CASE D'AFFICHAGE DU CHAMP :
Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre
Décrit la requête
Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)
Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage
Oui : Élimine les doublons
Oui : Conserve les doublons
N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères
Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du
ou des champs
Feuille de réponse dynamique : données modifiables
Instantané : données non modifiables
Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un dans une
zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 77
DESCRIPTION
ÉLIMINE LES DOUBLONS
DONNÉES DES TABLES
NON MODIFIABLES
Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les
données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)
Dans la requête en cours "PRODUITS VALEUR CIBLE" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis
exécuter
Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS"
Annuler la sélection des 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie"
Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes

L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles
et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont
souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il
peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.
1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS
APERÇU AVANT IMPRESSION
PAGE
ÉTAT
CRÉATION
ÉTAT : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles
APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé
PAGE : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la
disposition et la présentation avec les données réelles affichées
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec
tous les outils associés
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET
DE NAVIGATION
SUR LE NOM DE L'ÉTAT
l'état est affiché en mode "état"
DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET
DE NAVIGATION
SUR L'ÉTAT
l'état est affiché en mode "état"
En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées
de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de
commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.
Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base
Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "ÉTAT" est adapté.
Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode
"APERÇU AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement.
Afficher les objets "ÉTATS" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ"
L'afficher en mode "ÉTAT", en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis le fermer
2 CREATION DE L'ÉTAT
Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé
selon les besoins.
Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une
requête).

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 79
a) CREATION ASSISTÉE
L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état étape
par étape, même lorsque l'on est expérimenté.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
SUR
l'assistant état s'affiche
ONGLET "CRÉER"
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE
DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS
3 - POUR PRENDRE
LE CHAMP SÉLECTIONNÉ
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
DE LA TABLE OU LA REQUÊTE
L'UTILISATION DE L'ASSISTANT EST STANDARD
Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix
Une visualisation en temps réel des choix effectués
Des boutons et pour se déplacer entre les étapes
BOUTON GAUCHE
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
3 - SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ
SUR
CLAVIER
SÉLECTIONNER ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS SUR
un niveau de regroupement permet d'effectuer des calculs à chaque changement de valeur du
champ de regroupement
SUR
PUIS CHOISIR ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI
SUR
PUIS CHOISIR LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix
SUR
SUR
PUIS CHOISIR UN STYLE (couleurs, police…)
NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU PUIS SUR
L'assistant crée l'état ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer

(1) SÉLECTION DE CHAMPS
Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire
figurer dans l'état.
SÉLECTIONNER
OUTILS :
Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche)
Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche)
Retire un champ sélectionné (du volet de droite)
Retire tous les champs (du volet de droite)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 81
(2) REGROUPEMENTS
Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux
à chaque changement de valeur du champ de regroupement.
CHAMP REGROUPEMENT
SUPÉRIEUR
CHAMP REGROUPEMENT
INFÉRIEUR
SÉLECTIONNER
FAIT PASSER VILLE
(SÉLECTIONNÉ) À LA PLACE DE
FONCTION
OUTILS :
Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement
Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal
Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur
Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur
permet de préciser les intervalles de regroupement
(3) TRI ÉTAT
Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les
enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second
champ (Prénom).
1 ÈRE CLÉ DE TRI
2 ÈME CLÉ DE TRI

(4) DISPOSITION
Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire
gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation
gère le sens de la feuille de papier.
(5) TITRE ET VISUALISATION
Il est indispensable de donner un nom à l'état.
évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur
VISUALISATION DE LA
MISE EN FORME CHOISIE
Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode
page pour apporter ces modifications
Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", à partir de la table "EMPLOYÉS", créer un état
comme ci-dessus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 83
b) CRÉATION IMMÉDIATE
En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard
sans aucune manipulation.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche)
SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE
SUR
l'état s'affiche immédiatement
REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER
Pour créer un état à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"
Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes
sur la requête
Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban
sur du groupe "ÉTATS"
l'état s'affiche dans son onglet
…
Créer un état immédiat à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" comme cidessus
- L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"

3 PERSONNALISATION
Le mode "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des
fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.
POUR PASSER EN MODE "PAGE"
sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1 ER BLOC) du ruban pour
passer du mode "ÉTAT" au mode "PAGE" (ou dérouler par et choisir)
sur de en bas à droite
sur l'onglet de l'état
a) DISPOSITION
La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.
BOUTON GAUCHE
EN MODE "PAGE"
SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ
POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE
(forme du pointeur )
FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA
COLONNE
FAIRE GLISSER
LATÉRALEMENT
Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur des colonnes aux
données

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 85
L'ordre des colonnes de champs peut être modifié.
BOUTON GAUCHE
EN MODE "PAGE"
, SUR LE TITRE DE LA COLONNE
FORME DU POINTEUR
l'ensemble de la colonne est encadré
POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE
FAIRE GLISSER LA COLONNE À SA NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER
LATÉRALEMENT
TRAIT DE SÉPARATION
DES COLONNES
Dans cette nouvelle version de Access, la nouvelle colonne ne prend pas la place de
l'ancienne et la manipulation en mode PAGE est donc assez lourde (puisqu'il faut déplacer 2
colonnes)
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "NOM" et "PRÉNOM"
(prénom en premier) puis mettre la fonction après le prénom

) REGROUPEMENTS ET TRI
Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
ONGLET "CRÉATION"
SUR
le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer
Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle
modification
Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du
regroupement ou de le supprimer
POUR SÉLECTIONNER
POUR
CHANGER DE CHAMP
POUR
CHANGER L'ORDRE
POUR
SUPPRIMER
deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri
et
L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION"
puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 87
c) TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL
Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau
de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉATION"
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES
TOTAUX
la colonne est sélectionnée
SUR
SUR
le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée
"COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" ( ) donne le même résultat :
le nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)
NOMBRE TOTAL D'ENREGISTREMENTS
Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculés

Il est aussi possible de paramétrer des sous-totaux.
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉATION"
SUR
EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT
SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU
SUR DE DU NIVEAU DE REGROUPEMENT
SUR DE POUR DÉROULER LA ZONE
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS
CHAMP FAISANT L'OBJET D'UN SOUS-TOTAL
TYPE D'OPÉRATION
TOTAUX
SOUS-TOTAUX DES
NOMS PAR VILLE
TOTAL GÉNÉRAL

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 89
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer
Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie
Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE "
Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "CRÉATION"
Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête
sur
pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"
sur
sélectionner le champ "CATÉGORIE"
sur
sélectionner le champ "CATÉGORIE"
Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", sur
Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", sur
et choisir
et choisir
Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", sur
et choisir
Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"
les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en
cliquant sur du volet "Regrouper, trier et total"
Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"
SOUS-TOTAL
…
TOTAL GÉNÉRAL

d) IMAGE
Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction des regroupements et de
la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne
GROUPE " CONTRÔLES " (4 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
À LA POSITION D'INSERTION
ONGLET "CRÉATION"
SUR
SUR UNE DES IMAGES PROPOSÉES OU SUR
POUR DÉSIGNER L'IMAGE
Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS"
comme ci-dessous - Visualiser et fermer
IMAGE RÉPÉTÉE
e) AJOUT D'UN CHAMP
Si des champs, présents dans la requête ou la table à la base de la création de l'état, ne sont
pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.
GROUPE " OUTILS " (6 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
ONGLET "CRÉATION"
SUR
les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran
LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT
FAIRE GLISSER LE
CHAMP À SA POSITION

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 91
Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "NORTHWIND 2016"
Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM"
Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil
action erronée
pour annuler une
f) SUPPRESSION D'UN CHAMP
Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA COLONNE
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES
EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
CLAVIER
SÉLECTIONNER LA COLONNE2
DU CLAVIER
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES
EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précédemment ajouté
4 PRÉSENTATION
Elle va concerner :
Le choix d'une mise en forme automatique complète
La mise en forme des différentes zones de l'état
Les bordures des différentes zones de l'état
C'est le mode "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le
mode " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre de les visualiser au mieux.
a) THEMES
Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.
GROUPE "THÈMES" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "CRÉATION"
SUR
SUR LE THÈME DÉSIRÉ POUR L'APPLIQUER
SUR
SUR
POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS
POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES
Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises
en forme du thème.

Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque
le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre
des caractéristiques de la mise en forme
Tester les thèmes sur l'état "EMPLOYÉS "
b) MISE EN FORME
Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectue comme dans Word ou Excel, à ceci
près que dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de
la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on
clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de
totaux, titre…).
(1) LIGNES
Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. ACCESS
propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.
ONGLET "FORMAT"
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
FORME DU POINTEUR
seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles
, SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE
SUR L'OUTIL
PUIS CHOISIR LA 1 ÈRE COULEUR DES LIGNES
l'outil
du groupe "ARRIÈRE-PLAN" (4 ème bloc) permet de choisir la 2 ème couleur des
lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées
Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "EMPLOYÉS PAR VILLE"
une ligne de données
POUR
SÉLECTIONNER UNE LIGNE
LES LIGNES DE MÊME NATURE
SONT ENCADRÉES
sur
et sur la couleur
sur
et sur la couleur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 93
Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "EMPLOYÉS PAR VILLE" :
la ligne de total global
POUR
SÉLECTIONNER LA LIGNE
sur
et sur la couleur
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"
Appliquer la couleur comme arrière-plan des lignes de données
Appliquer les couleurs et comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
Appliquer la couleur
comme arrière-plan de la ligne de total global
…

(2) COLONNES
En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont
disponibles (comme dans Word ou Excel).
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les
autres en gardant la touche enfoncée
POLICE
GRAISSAGE, ITALIQUE,
SOULIGNEMENT
COULEUR DE POLICE
COPIE DE LA MISE EN FORME
TAILLE DE POLICE
ALIGNEMENT
COULEUR D'ARRIÈRE-PLAN
Pour modifier la présentation de la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" :
la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL"
sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur
pour centrer les données
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu clair)
POUR
DÉSIGNER LA COLONNE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 95
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11
Appliquer la couleur comme arrière-plan des 3 colonnes de données ()
Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories
(3) CELLULES DE TOTAUX
Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à
toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE
Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis
cliquer sur les autres en gardant la touche enfoncée
Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "NOM" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE",
la 1 ère cellule de total
ICI POUR
SÉLECTIONNER LA CELLULE

sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur pour mettre en gras
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en vert)
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur comme arrière-plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu.Il doit, comme les titres de colonne,
être mis en valeur par une mise en forme appropriée.
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
, SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE
le titre s'entoure d'un cadre
SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 97
Pour présenter les titres de colonne de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"
les cellules de totaux
1- ICI POUR 2- ENFONCÉ 3- ENFONCÉ
SÉLECTIONNER LE 1 ER
ICI POUR
ICI POUR
TITRE
SÉLECTIONNER LE 2 ÈME TITRE SÉLECTIONNER LE 3 ÈME
TITRE
sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en vert clair)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur pour mettre en gras
4- IDEM
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu foncé)
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre de l'état et les titres de
colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion
le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES
Faire un dans le titre pour en modifier le texte

c) FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va
s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.
GROUPE "NOMBRE" (3 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
OUTILS
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR
Liste déroulante des différents formats
Format monétaire
Format pourcentage
Format milliers (avec séparateur)
Ajoute une décimale
Enlève une décimale
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC
2 DÉCIMALES
Avec la touche , vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les
sous-totaux et les totaux avant d'appliquer le format
d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.
GROUPE " OPTIONS DE MISE EN FORME " (5 ème bloc)
ONGLET "FORMAT"
DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE
SUR L'OUTIL
SUR UNE COULEUR DE TRAIT
OU
SUR L'OUTIL
PUIS
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT
SUR L'OUTIL
POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 99
Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier :
(commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)
Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"
Sélectionner une donnée d'une colonne
sur l'outil
sur l'outil
et choisir un trait fin
sur l'outil
et choisir un trait fin plein
sur l'outil et appliquer un trait de couleur bleu foncé
Sélectionner une cellule de total de sous-groupe
sur l'outil
sur l'outil
et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
sur l'outil
et appliquer un trait d'une couleur rouge foncé
Sélectionner la cellule de total général
sur l'outil
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
sur l'outil
et appliquer un trait d'une couleur jaune foncé
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que
celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)
…

e) QUADRILLAGE
Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures.
GROUPE "TABLE" (1 er bloc)
ONGLET "ORGANISER"
DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE
SUR L'OUTIL
SÉLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT
On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données
Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes
f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total
par exemple).
GROUPE "OPTIONS DE MISE EN FORME" (5 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL
ONGLET "FORMAT"
SUR
POUR AFFICHER LES MISES EN FORME
SUR
INDIQUER LE TYPE DE RÈGLE
INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES
INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS
POUR VALIDER
POUR L'APPLIQUER

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 101
Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"
sur une cellule de sous-total puis renseigner la boîte de dialogue comme ci-après
Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données,
Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total
de la marge ciblée selon les consignes suivantes :
Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue
Marge inférieure à 500 : couleur rouge
Marge supérieure à 1000 : couleur verte

5 MISE EN PAGE
La mise en page va définir la présentation de l'état sur une page.
a) LES ZONES
Les différents éléments de la page, manipulés dans le mode page, sont accessibles
individuellement.
GROUPE "SÉLECTION" (1 er bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
SUR DE
SÉLECTIONNER LA ZONE
de la même manière, lorsqu'une zone est sélectionnée, son nom s'affiche ici
Pour les sélections multiples, utiliser la touche pour ajouter à une sélection existante et
la touche pour sélectionner d'un endroit à une autre
b) LA PAGE
Tout d'abord, la taille de la page.
GROUPE "TAILLE DE LA PAGE" (1 er bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "MISE EN PAGE"
SUR
POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE
SUR
POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE
Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page
en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état).
Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que
l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 103
Puis son orientation.
GROUPE "MISE EN PAGE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "MISE EN PAGE"
SUR , OU POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION
ET L'ORGANISATION DE LA PAGE
L'outil
donne accès à la boîte de dialogue complète
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille
de la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par
les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté
(déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple)
Enregistrer puis fermer les états ouverts

C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous
forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière
synthétique.
Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces
outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes
(tableur, traitement de texte…).
1 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE
Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique.
a) ASSISTANT
Elles peuvent être créées avec l'assistant.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
SUR
POUR VALIDER
DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX
SUR
DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC
SUR
SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE
(si c'est une date, indiquer la périodicité)
SUR
SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION
ASSOCIÉE (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction
"compte")
SUR
NOMMER LA REQUÊTE ET CONSERVER
SUR
Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"
EN-TÊTES DE COLONNES
EN-TÊTES DE LIGNES
CHAMP DE VALEUR

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 105
Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES"
sur
dans le groupe "REQUÊTES" de l'onglet "CRÉER", l'assistant s'affiche
CONSERVER de
sur "COMMANDES" dans la liste des tables au-dessus
sur
sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur
pour mettre les villes en entête de ligne
sur
SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION" pour mettre les dates en entête de colonne
sur
SÉLECTIONNER "MOIS" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les
dates mais un regroupement pour chaque mois
sur
Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE"
étant sélectionné, sur

Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE
CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante
donne ceci :
b) REQUÊTE
La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.
…
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
SÉLECTIONNER LA TABLE
SUR
SUR
SUR
POUR AFFICHER LA LIGNE "ANALYSE"
LIGNE D'ANALYSE
La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée
Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs,
mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 107
Créer la requête "SÉLECTION" suivante :
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"
…
Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne
les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et
l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE

2 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL
Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau
en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé
dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc
accessible directement comme connexion existante).
a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE
Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.
BOUTON GAUCHE
OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE
SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR
COLONNES
LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (format Excel)
les données collées sont indépendantes
Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel
b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON
Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel.
Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins
que la connexion ait été coupée.
ONGLET "DONNÉES"
GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)
SUR PUIS SUR
SÉLECTIONNER LE FICHIER
SUR
POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés des liaisons de données)
POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE
SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER
SÉLECTIONNER
TABLEAU
POUR VALIDER
POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 109
POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2"
OUVRIR EXCEL
ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)
sur
sélectionner le fichier
puis sur
sur
pour valider la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider

sélectionner puis pour accepter l'importation des données
…
Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2"
Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"
Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin
puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1 ère feuille et utiliser les
fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs
Penser à actualiser les données en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES" groupe
"CONNEXIONS" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur
la base
Si le fichier de données ACCESS a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce
livre), cliquer dans Excel sur
redéfinir le chemin d'accès par
de l'onglet "DONNÉES" groupe "CONNEXIONS" et
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur
(vos données ne seront alors plus actualisées

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 111
c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le
tableau précédemment importé.
ONGLET "DONNÉES"
GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)
SUR PUIS SUR
SÉLECTIONNER LE FICHIER
SUR
POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés des liaisons de données)
POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE
SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER
SÉLECTIONNER
POUR VALIDER
POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE
TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
le volet
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure
s'affiche à droite de la fenêtre
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER

POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2" SOUS
FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, OUVRIR EXCEL
ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)
sur
sélectionner le fichier
puis sur
sur
pour valider la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider
pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 113
Faire glisser le champ "catégorie" sur la zone "lignes"
Faire glisser le champ "nom" sur la zone "colonnes"
Faire glisser le champ "SommeDeQuantité" sur la zone "valeurs"
Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la
requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"
d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière.
POUR FILTRER OU TRIER

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un
graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; Renommer la
feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur
Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son
type et l'enrichir
e) CREATION D'UNE CONNEXION
Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel
et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les
caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES"
des documents de l'utilisateur
FICHIER DE CONNEXION
VENANT D'ÊTRE CRÉÉ
Ce fichier porte le suffixe ".ODC" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour
modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 115
3 ÉTIQUETTES
Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE
SUR
l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête
SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE
SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE
SUR
SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES
SUR
SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE
LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC
ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP
SUR
INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI
SUR
NOMMER L'ÉTAT
SUR
POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES
Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "PAGE" et
effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe
quel état. Revenir en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat
Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états
Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes
(rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations
dessus
SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)"
sur
(groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER")
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
SÉLECTIONNER le fabricant de l'étiquette : "Avery"
SÉLECTIONNER la référence:
(indiquée sur la boîte)
sur
SÉLECTIONNER la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

sur
SAISIR directement le texte : "PERSONNEL"
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis sur
Taper un espace
SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis sur
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis sur
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis sur
Taper un espace
SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis sur
le résultat doit être identique à ci-dessous
sur
SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis sur
pour indiquer un tri par nom
sur
NOMMER l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS"
CHOISIR
sur
EN MODE "PAGE"
ONGLET
SÉLECTIONNER en haut de l'étiquette "personnel"
CHOISIR une police de taille 11 italique
SÉLECTIONNER les champs "nom" "prénom"
METTRE en gras
ONGLET
SÉLECTIONNER "marges étroite"
ONGLET
sur
de
puis sur
pour visualiser les étiquettes

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 117
sur
pour les imprimer
sur
Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les
champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs
(notamment outil )
À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les
champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé
strictement moins de 3 commandes.
Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom,
adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et
couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"

4 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD
Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil
incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans
quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à
leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.
ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2 ème bloc)
OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE
SUR DE ET CHOISIR
SUR DE ET CHOISIR
DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME PUIS
VALIDER LES PROPRIÉTÉS DE LIAISON PUIS SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE
POUR VALIDER
GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3 ème bloc)
DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION
SUR DE ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP
POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU POUR ALLER À LA LIGNE
IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER
METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE
GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4 ème bloc)
SUR
DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS
FAIRE DÉFILER AVEC
(idem pour revenir aux champs mêmes)
GROUPE "TERMINER" (dernier bloc)
SUR

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 119
vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante
À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les
champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé
strictement moins de 3 commandes.
Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous
L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"

Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS de Word,
OPTIONS AVANCÉES, groupe
(à la fin) et cocher

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 121
Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base
simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa
manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche
de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau).
Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS.
Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau
(même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements
sous forme de lignes et à travers un masque de saisie)
ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle
manière que toute donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces
données sous forme de tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette
synthèse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manière plus élaborée et plus simple)
ACCESS, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir
de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).
BASE VIERGE
À PARTIR D'UN MODÈLE
BASES RÉCENTES
AUTRES BASES

1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE
Des modèles sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder
à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL
SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS
CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE
SUR
À moins de bénéficier de sharepoint et de vouloir partager les données avec d'autres
utilisateurs par l'intermédiaire de Sql Server, ne choisir que des modèles d'applications de
bureau
Créer une base sur le modèle "CONTACTS"
La nommer "ADRESSES" et la parcourir
La fermer
2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE
L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse
des informations.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL
SUR
DONNER UN NOM À LA BASE
SUR

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 123
il est important de donner un nom à la base
L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est.ACCDB
Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera
automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs
sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session
Lancer ACCESS 2016
Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"
3 CREATION D'UNE TABLE
Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock,
livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs
logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse
(absolument indispensable pour une base complexe)
Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un
champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.
CHAMP DE NUMÉROTATION
CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT
La procédure de création de nouvelles tables est semblable à celle des autres objets de la base.
ONGLET "CRÉER"
GROUPE "TABLES" (2 ème bloc)
SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table
Dans la base en cours "OUVRAGES",
Observer la table vide proposée

4 MODE FEUILLE DE DONNÉES
Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une
gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. Les informations sont
alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel
est alors activé en bas et à droite de l'écran
5 STRUCTURE DE LA TABLE
UNE TABLE EST CONSTITUÉE DE CHAMPS ET D'ENREGISTREMENTS :
Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé,
le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.
Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code,
le libellé ...). Un champ correspond à une colonne.
à la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération
automatique unique permet d'identifier les enregistrements
NOM DE LA TABLE
CHAMPS
ENREGISTREMENTS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS
Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la
structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter
une saisie inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 125
6 CRÉATION DES CHAMPS
En mode "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau
champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA ZONE
INDIQUER LA NATURE DU CHAMP
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE
SUR LA ZONE
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE….
Créer ainsi tous les champs de la table
NATURES DE CHAMPS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer les champs suivants :
C'EST ICI QU'IL FAUT
FAIRE UN
ET NON LÀ
Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP
pour sélectionner la colonne
DANS LE RUBAN SUR LE TYPE DE CHAMP À INSÉRER OU
CHOISIR DANS UNE LISTE
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
Répéter l'opération pour tous les champs….
POUR

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants
Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères
autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le
nom du champ explicite à l'affichage
7 SÉLECTION DU CHAMP
La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.
BOUTON GAUCHE
AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP
FORME DU POINTEUR :
la colonne est entourée d'un cadre
POUR SÉLECTIONNER PLUSIEURS COLONNES CONTIGUËS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR
8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP
Le nom du champ doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues.
BOUTON GAUCHE
POINTER SUR LE NOM DANS LA TÊTE DE
COLONNE
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR OU
BOUTON DROIT
SUR LE NOM DU CHAMP
le nom du champ est en surbrillance
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR OU
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "PROPRIÉTÉS" (3 ème bloc)
SÉLECTIONNER UN CHAMP
SUR
SAISIR NOM, LÉGENDE, DESCRIPTION
POUR VALIDER

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 127
Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes :
• Ne pas comporter de caractères accentués
• Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal
Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Renommer le champ "mémo" en "COMMENTAIRES"
9 ORDRE DES CHAMPS
Les informations ne sont pas toujours affichées dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est
souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.
BOUTON GAUCHE
SUR LA TÊTE DE COLONNE, FORME DU POINTEUR
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
mettre les champs dans l'ordre suivant
10 SUPPRESSION DU CHAMP
Il peut être nécessaire de supprimer le champ.
BOUTON DROIT
SUR LE NOM DU CHAMP
SÉLECTIONNER LE CHAMPS
APPUYER SUR
POUR VALIDER
POUR VALIDER
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE CHAMPS
SUR
POUR VALIDER

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur"
Le supprimer
Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.
1 SAISIE DES DONNÉES
L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.
BOUTON GAUCHE
MODE FEUILLE DE DONNÉES
TABLE OUVERTE
SUR LE 1 ER CHAMP VIDE APRÈS
BOUTON DROIT
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SÉLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)
SUR
ZONE DÉFILEMENT
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SUR DE LA ZONE DE
DÉFILEMENT
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SUR
SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT
ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement d'enregistrement valide la saisie
NOUVEL
ENREGISTREMENT
NOUVEL ENREGISTREMENT

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 129
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Saisir les données comme ci-dessous
Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet,
une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ).
Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un
tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur
d'enregistrement sur lequel vous faites un
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner
la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un
2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES
(les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1 ère valeur)
Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné.
L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.
ENREGISTREMENT EN COURS
ZONE DE DÉFILEMENT

La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.
N° ENREGISTREMENT ACTUEL CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT CHERCHER UN ENREGISTREMENT
1 ER ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT SUIVANT DERNIER ENREGISTREMENT ÉTAT DU FILTRE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement
Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE
Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement
s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de
défilement puis
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18 ème
3 SÉLECTION DES DONNÉES
La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de
manière aussi naturelle que dans un tableur.
SÉLECTION
Sélection d'une donnée :
POINTER au-dessus de la donnée
(forme du pointeur ) puis
Sélection de plusieurs données
(forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les données
Sélection d'une ligne :
POINTER en début de ligne sur
(forme du pointeur ) puis
Sélection de la table entière :
POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur
de
ICI
(forme du pointeur ) puis

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 131
Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
SUR
Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Sélectionner avec la souris le 1 er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection
4 MODIFICATION DES DONNÉES
Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…,
toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les
modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être
explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer
avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.
Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible
BOUTON GAUCHE
TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données)
AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT
SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER
METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES
le déplacement sur une autre cellule valide la modification
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la
touche
de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ)
Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers
couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise
à jour est appropriée
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements
concernés

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT
La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.
SÉLECTIONNER LA LIGNE
TOUCHE
POUR VALIDER
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LA LIGNE
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LA LIGNE
SUR
POUR VALIDER
Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord
supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer le nouvel enregistrement suivant :
Le supprimer
6 RECHERCHE DE DONNÉES
Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.
ZONE DÉFILEMENT
FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE
SUR (extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure
TERME RECHERCHÉ

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 133
Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du
champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés
CHAÎNE DE CARACTÈRES RECHERCHÉE
LANCE LA RECHERCHE PUIS PASSE
À L'OCCURRENCE SUIVANTE
PRÉCISE SI LA RECHERCHE EST SUR TOUT
OU PARTIE DU CONTENU DU CHAMP
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées
Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les
majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant
7 REMPLACEMENT DE DONNÉES
L'outil de remplacement est un outil extrêmement utile dans Access. Il évite d'avoir recours à des
requêtes de mises à jour. Son utilisation est sensiblement la même que pour la recherche
hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS
le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet un remplacement aisé de données pour des mises à
jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les
problèmes d'orthographe (espaces, accents…)
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"
8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION
À la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.
Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de
la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées
9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS
Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce
peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
SUR DU CHAMP DE TOTAL SÉLECTIONNÉ POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Faire le total des enregistrements sur le champ "TITRE"

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 135
Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a
des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.
Dans la table en cours de la base "OUVRAGE",
Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne
10 TRI DES ENREGISTREMENTS
Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.
BOUTON GAUCHE
SUR DE LA TÊTE DE COLONNE
SERVANT AU TRI
SUR
BOUTON DROIT
DANS LA COLONNE DE TRI
SUR L'ORDRE DE TRI VOULU
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)
DANS N'IMPORTE QUELLE DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI
SUR
SUR
POUR TRIER
POUR SUPPRIMER LE TRI

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre
croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris
11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS
Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis.
Les autres enregistrements sont alors masqués.
BOUTON GAUCHE
SUR DE LA TÊTE DE COLONNE
SERVANT DE FILTRE
LE FILTRE VOULU
BOUTON DROIT
SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE
SUR LE FILTRE VOULU
OU
OU
SUR
SUR
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)
DANS LA COLONNE DE FILTRE
SUR
LE FILTRE VOULU
OU
SUR
seules les données correspondant au filtre sont affichées

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 137
Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur ou utiliser le menu contextuel
dans la colonne adéquate
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"
Annuler le filtre
Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la
largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel.
1 HAUTEUR DES LIGNES
La hauteur des lignes s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être
modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.
BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA
CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE
ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS
LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
toutes les lignes sont modifiées
BOUTON DROIT
DANS UNE CASE DE SÉLECTION
D'ENREGISTREMENT
SAISIR LA HAUTEUR
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
SAISIR LA HAUTEUR
SUR LA CASE DE SÉLECTION
POUR VALIDER
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris

2 LARGEUR DES COLONNES
Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données
saisies. Cependant, seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES
POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE
D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE
ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE
BOUTON DROIT
SUR LE TITRE DE CHAMP
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
OU SUR UNE TÊTE DE
COLONNE
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER
Un avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes
sélectionnées ajuste la largeur des colonnes aux données contenues
3 POLICE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Adapter la largeur des colonnes à leur contenu
La modification de la police concerne ici la totalité des données.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)
SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Affecter la police Calibri 12 vert foncé

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 139
Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs de type "mémo" peuvent
recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. (cette mise
en forme est plus facile en mode formulaire).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)
DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO"
SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word)
SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie (sauf l'alignement qui concerne le paragraphe)
Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en
"mémo" ; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mode "création"
Le codage des champs "MÉMO" est de type "HTML"
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après
4 FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres permet d'affecter aux valeurs une présentation adaptée en gérant le
nombre de décimales.
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "MISE EN FORME" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR
SUR UN DES OUTILS
FORMAT POURCENTAGE
(%)
FORMAT MONÉTAIRE
(€)
FORMAT NOMBRE (avec virgule)
+ OU – DE DÉCIMALES
Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être
enregistrées (contrairement aux modifications de données)
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme
ci-dessous- Enregistrer les modifications de structure et mise en forme

Le formulaire permet d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les
réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données.
Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement :
Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement
Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mode feuille de données "
Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les
champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet
tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES
Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations
souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode "FORMULAIRE
1 FORMULAIRE SIMPLE
C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est
complètement automatique.
ONGLET "CRÉER"
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
VALEUR DES CHAMPS
ÉTIQUETTES DES CHAMPS

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 141
À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme
ci-avant – l'afficher en mode "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre,
l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer
Pour choisir le mode FORMULAIRE, mode PAGE ou CRÉATION, sur
2 AUTRES FORMULAIRE
Ils affichent les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES" ou "PAGE"
ONGLET "CRÉER"
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
SUR
POUR UN AFFICHAGE EN MODE "PAGE"
SUR
POUR UN AFFICHAGE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer un formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS"– l'afficher en mode "FORMULAIRE" puis "FEUILLE DE
DONNÉES"
3 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE"
Il est très pratique car il permet de sélectionner dans la liste des enregistrements du volet bas
l'enregistrement dont le détail est alors affiché dans le volet haut.
ONGLET "CRÉER"
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
SUR
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
VOLET FORMULAIRE SIMPLE
FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES VOLETS
ENREGISTREMENT AFFICHÉ
VOLET FEUILLE DE DONNÉES

À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-dessous – l'afficher en mode
"FORMULAIRE", changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double"
puis le fermer
4 PRÉSENTATION
La présentation obéit aux mêmes règles que pour la table ou pour l'état.
À partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en cours de la base "OUVRAGES",
Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE"
L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer
Ouvrir le formulaire "formulaire double" de la base "OUVRAGES",
Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE"
L'enregistrer puis fermer la base de données

VI – EXERCICES 143
C'est la base exemple utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et
interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2016 IOS" comporte la correction
des différents exercices proposés.

C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier
une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices.

ACTIVATION CONTENU, 44
AFFICHAGE ÉTATS, 78
AFFICHAGE FORMULAIRES, 46
AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT), 90
AJOUT ENREGISTREMENTS
(FORMULAIRES), 48
ANNULATION D'ACTIONS, 39
ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41
ANNULATION DE L'ANNULATION, 40
ASCENSEURS, 36
ASSISTANT ÉTAT, 79
ASSISTANT REQUÊTES, 52
BARRE DE TITRE, 28
BARRE D'ÉTAT, 36
BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE", 29
BARRES D’OUTILS, 8
BOITES DE DIALOGUE, 10
BOUTON DE COMMANDE, 14, 18
CALCULS (REQUÊTES), 68
CALCULS SUR ENREGISTREMENTS, 134
CASE A COCHER, 13, 18
CASE D'OPTION, 13
CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES), 58
CLAVIER, 5, 40
COLONNES (ÉTAT), 84, 94
CONFIGURATION, 21
CRÉATION BASE ( MODÈLE), 122
CREATION BASE SIMPLE, 121
CRÉATION BASE VIERGE, 122
CRÉATION CHAMPS, 125
CRÉATION ÉTAT, 78, 83
CRÉATION REQUÊTES, 53
CRÉATION TABLES, 123
CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES), 62
CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES), 72
DÉPLACEMENT, 38, 40
DIDACTICIEL, 20
DISPOSITION (ÉTAT), 82
ENREGISTREMENT DONNÉES, 16
ENREGISTREMENT PRÉSENTATION, 134
ENREGISTREMENT REQUÊTES, 55
ETATS, 26, 78
EXCEL CONNEXION, 114
EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE,
113
EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, 111
EXCEL TABLEAU SIMPLE, 108
EXÉCUTION REQUÊTES, 76
EXERCICES, 22
EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS,
104
FENÊTRE ACCESS, 27
FERMETURE BASE, 44
FILTRAGE ENREGISTREMENTS
(FORMULAIRES), 50
FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS,
136
FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT), 98
FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE), 139
FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE, 141
FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS, 141
FORMULAIRE SIMPLE, 140
FORMULAIRES, 26, 46
GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES),
73
GESTION CHAMPS (REQUÊTES), 56
GESTION DONNÉES, 128
GROUPES D'OUTILS, 30
GUIDE, 20
HAUTEUR DES LIGNES, 137
IMAGE (ÉTAT), 90
LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE), 138
LIAISON DE DONNÉES EXCEL, 108
LIGNES (ÉTAT), 92
MACRO-COMMANDES, 26
MENU ACCESS, 28
MENUS CONTEXTUELS, 9, 35
MISE EN FORME (ÉTAT), 92
MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT),
91
MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT),
100
MISE EN PAGE (ÉTAT), 102
MODE FEUILLE DE DONNÉES, 124
MODIFICATION DONNÉES, 131
MODIFICATION DONNÉES
(FORMULAIRES), 48
MODULES, 27
NAVIGATION DONNÉES, 129
NAVIGATION DONNÉES (FORMULAIRES),
47
NOM DES CHAMPS, 126
ONGLETS, 12, 30
ONGLETS D'OBJET, 37
OPÉRATIONS (REQUÊTES), 69
ORDRE DES CHAMPS, 127
OUTILS, 39
OUVERTURE BASE, 43
PERSONNALISATION ÉTAT, 84
POINTEUR, 38
POLICE (FEUILLE), 138
PRESENTATION (ÉTAT), 91
PRÉSENTATION DONNÉES, 137
PRÉSENTATION DU FORMULAIRE, 142
PROPRIÉTÉS (REQUÊTES), 76
QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT), 98, 100
QUITTER, 22
RECHERCHE DONNÉES, 132
RECHERCHE DONNÉES (FORMULAIRES),
49
REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT), 86
REGROUPEMENTS (ÉTAT), 81
REGROUPEMENTS (REQUÊTES), 70
REMPLACEMENT DONNÉES, 133
RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41
REQUÊTE ANALYSE CROISÉE, 104
REQUÊTE SÉLECTION, 51
REQUÊTES, 26
RUBAN, 30, 39, 41
SAISIE DONNÉES, 128
SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE), 140
SÉLECTION, 38
SÉLECTION CHAMPS, 126
SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT), 80
SÉLECTION DONNÉES, 130
SOURIS, 3, 38
STRUCTURE, 25
STRUCTURE TABLES, 124
SUPPRESSION DES CHAMPS, 127
SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT), 91
SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 132
SUPPRESSION ENREGISTREMENTS
(FORMUL.), 49
TABLES, 25
TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT), 82
TITRES (ÉTAT), 96
TOTAUX (ÉTAT), 95
TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT), 87
TOUCHES DE FONCTION, 41
TOUCHES SPÉCIALES, 5
TRI (ÉTAT), 81
TRI (REQUÊTES), 60
TRI ENREGISTREMENTS, 135
TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES),
50
VOLET DE NAVIGATION, 31
WORD ETIQUETTES, 115
WORD MAILING, 118
ZONE DE LISTE, 12
ZONE DE LISTE DÉROULANTE, 13
ZONE DE TEXTE, 12, 18

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de
Windows pour Microsoft Windows ®, Word pour Microsoft Word ®, Excel
pour Microsoft Excel ®, Access pour Microsoft Access ®, Powerpoint pour
Microsoft Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft Outlook ®, Edge pour
Microsoft Edge ® .
Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites
avec l'aimable autorisation de Microsoft
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que
possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation
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Dépôt légal 1er Trim 2016
ISBN 978-2-916950-45-7
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans
l'apprentissage de ce logiciel.
Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation
menée par un formateur.
C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique
de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des
exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.
Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support
de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests
de connaissance en ligne.
Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de
bien se souvenir des recommandations de votre formateur.
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices
pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Existent aussi
Joomla 3, faire un site Web
Windows 10, 1 er niveau utilisation
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