EMC2 Documentum - T-Systems

t.systems.hu

EMC2 Documentum - T-Systems

A strukturálatlan információ kezelésestratégiai fontosságú feladatElemzők szerint az üzleti döntéseket befolyásoló információnak mindössze20%-a az adatbázisokban tárolt strukturált adat, a maradék 80%ún. strukturálatlan információ: szöveg, kép, hang, videó, webtartalom stb.Ennek megfelelően egyre több vállalat és intézmény ismeri fel, hogy astrukturálatlan információ szervezeten belüli hatékony kezelése stratégiaifontosságú, és lépéseket kell tenniük az egységes – strukturált és strukturálatlan– információkezelés, az egységes tartalomkezelés irányába.Napjaink korszerű nagyvállalati dokumentumkezelő rendszereinek a vállalatiIT-rendszerekhez csatlakozva meg kell oldaniuk a strukturálatlaninformáció vagy tartalmak feldolgozását, tárolását, rendszerezését és újraelosztását,amelyek ilyen módon részt vehetnek az üzleti folyamatokban.Az iparág első egységes tartalomkezelő rendszereAz EMC Documentum 5 a világ piacvezető, minden igényt kielégítőnagyvállalati tartalommenedzsment-rendszere, amely lehetővé teszi avállalaton belül előforduló tartalmak teljes körű kezelését. Tartalomkezelési,csoportmunka-automatizálási, munkafolyamatkezelési és biztonságifunkciói kihasználásával:¦ ésszerűsíthetők az üzleti folyamatok¦ megoszthatóvá válik az információ¦ betarthatók a törvényi előírások¦ csökkenthetők a biztonsági kockázatokNapjaink üzleti folyamatainak egyik fő mozgatórugója a „vállalati tartalom”.Ennek megfelelően kimagaslóan fontos a vállalati tartalom integritásánakés biztonságának folyamatos karbantartása. Ezen tartalmak egységeskezeléséhez nyújt az EMC Documentum 5 terméke széles körű tartalomkezelésiszolgáltatásokat.Az EMC Documentum 5 szervezeten belüli alkalmazása:¦ A tartalompublikációs folyamatok automatizálásával leegyszerűsítiés felgyorsítja a tartalomkezelést¦ Minimalizálja a különböző tartalomforrások alkalmazásából adódóhatékonysági problémákat¦ Megkönnyíti és gyorsítja a csapatmunkát¦ Automatizálja és optimalizálja a munkafolyamatokat¦ Biztonságos tartalommegosztást tesz lehetővé belsőés külső felhasználók között¦ Alkalmas irattárolási funkciók ellátására¦ Maximalizálja a tároló erőforrások kihasználtságát¦ Megbízható és biztonságos archívumot biztosítAz EMC Documentum 5 előnyeiAz EMC Documentum 5 egységes platformot biztosít a tartalomkezelésiszolgáltatásoknak, munkafolyamatoknak és a repository szolgáltatásoknak.Legfontosabb képességei:¦ Közös, egységes dokumentumtár és architektúra.¦ Funkciógazdag tartalomkezelési szolgáltatások, amelyek natív módontámogatják valamennyi tartalom-formátumot.¦ A munkafolyamatok rugalmas optimalizálásának a képessége azáltal,hogy az üzleti folyamatok kiegészíthetők dinamikus csoportmunkatevékenységekkel.¦ Magas fokú skálázhatóság, megbízhatóság és adatbiztonság.¦ Az elterjedtebb platformok támogatása, egyszerű integrációslehetőségek a tartalomforrásokkal.¦ Robusztus megfelelőségbiztosítási szolgáltatások az elektronikusaláírásoktól az irattárolási funkciókig.A tartalomkezelés szerepeEgy mai nagyvállalat jellemzően óriási mennyiségű és nagyon gazdaginformációtartalommal dolgozik, amelynek nagy része digitális formábanvan tárolva. A tartalom szervezésének, a verziók és másolatok kezelésénekés újrahasznosításának kézenfekvőnek kellene lennie, ennek ellenéreaz ismeretmunkások ma az idejük 40 százalékát töltik az információ felkutatásával— sokszor siker nélkül. Ennek legszembetűnőbb eredményea munka alacsony hatékonysága, illetve gyakran a hibás döntéshozatal.A szervezeteknek egy olyan rendszerre van szükségük, amely minda vezetés, mind a munkatársak igényeit kielégítve támogatja az információhalmazmenedzsmentjét és az ismeretmunkások keze alá dolgozik,támogatva a gyorsabb és hatékonyabb, egyedül történő vagy csoportosmunkavégzést. Olyan megoldásra, amely a jogosultságok függvényébenbiztosítja a hozzáférést a rendelkezésre álló információ egészéhez,és nemcsak annak egyes részhalmazaihoz, mint pl. egy relációs adatbázis,egy hagyományos alkalmazás vagy egyéb irodai eszközben tároltadatok.A rendszernek gyorsan meg kell tudni határozni, hogy mely tartalom vanlegközelebb kontextusában az adott feladat tárgyához, és melyik irreleváns.Minél értékesebb egy adott információ az üzlet számára — meghatározottstratégiai fontossága, időszerűsége vagy más mérőszámok menténmérve —, annál fontosabb a gyors rendelkezésre bocsátása.Ahol a tartalom fontos, ott a vállalati tartalommenedzsment (ECM)a megoldás.


Létrehozás Kezelés Továbbítás / ArchiválásIrodai alkalmazások (MS Word)XML-alkalmazásokCAD-alkalmazások¦ Könyvtári Szolgáltatások¦ Jogosultságkezelés és Auditálás¦ Verziókezelés¦ Életciklus- és Munkafolyamat-kezelés¦ Transzformálás¦ Dokumentumok közötti kapcsolat¦ KeresésSAPE-mail CD-Rom FaxPapír Portálok WirelessNagyvállalatialkalmazások(ERP, CRM etc.)Szkennelt képekSzámítógéppel generáltdokumentumok (számlák)DokumentumkezelôArchiválásVállalati tartalomkezelés a valós üzleti világbanA vállalatok többnyire már nagyobb összegeket fektettek be különbözőtartalmak létrehozását és tárolását támogató infrastruktúra elemekbe.infrastruktúra-elemekbe. Ha e tartalmak könnyen és intekkigens módonhozzáférhetők, az messze mutató gazdasági előnyöket biztosíthat példáulazáltal, hogy gyorsítja a termékek piacra kerülését, javítja az ügyfélmegtartásimutatókat, illetve csökkenti a költségeket.Dokumentumok létrehozásaEgy robusztus tartalommenedzsment-rendszer hatékonyan támogatjaaz ismeretmunkások dokumentum-létrehozási feladatait az adott témábavágó információ rendelkezésre bocsátásával – ott és akkor, amikorszükségük van erre. Továbbá támogatja a dokumentumkezelési életciklus-folyamatokat– olyan eszközökkel, mint például a verziókezelés –, amielengedhetetlen, ha többen dolgoznak egy adott dokumentumon. Mindkettőjelentős versenyelőnyt és költség-megtakarítást jelenthet.CsoportmunkaA vállalati tartalommenedzsment áramvonalasítja az ormótlan, papíralapú,kézi vezérléssel működő döntéshozatali folyamatokat azáltal, hogy egyolyan biztonságos virtuális környezetet biztosít a felhasználóknak, amelybenteljeskörűen és kontextusában kezelhető mind az információ, mindaz azt kezelő folyamat. A dokumentumok – a folyamaton végighaladva– automatikusan frissülnek, illetve a régebbi verziók is megmaradnak, ésamint a döntés megszületik, automatikusan publikálásra kerülnek, vagyopcionálisan más munkafolyamatokat indíthatnak el.


Ügyfélszolgálat támogatásaEgy robusztus tartalommenedzsment-rendszer segíthet a vállalatoknaka szolgáltatásaik javításában azáltal, hogy az ügyfélszolgálatosoknakrendelkezésére bocsátja az ügyfelek kiszolgálásához szükséges összesinformációt, mindezt az ügyféllel történő interakció során. A jobb ügyfélszolgálattöbb visszatérő vevőt és magasabb profitot jelenthet.A vállalati tartalommenedzsment működéseA tartalomkezelés részeként a tartalommenedzsment-rendszer képesa dokumentumok, bekezdések, mondatok, szkennelt dokumentumképektartalmát, jelentését értelmezni, az adott üzleti szabályok szerint osztályozniezeket és elemezni a vállalat számára jelentett értéküket. Végül atartalommenedzsment-rendszer automatikusan, a megfelelő időben ésformátumban, a legalkalmasabb csatornákon juttathatja el a felhasználóknaka feldolgozott információt.Üzletifolyamat-menedzsment (BPM)A mai vállalati tartalommenedzsment-rendszerek lehetővé teszik a strukturálatlantartalom – mint például a dokumentumok, digitalizált képek vagyelektronikus munkalapok (formok) – üzleti munkafolyamat-kezelő (BPM)rendszerekben történő feldolgozását. A BPM-rendszerek különbözőcsoportmunka-feladatokat kezdeményezhetnek automatikusan, így akáraz adhoc folyamatok esetében is teljes felügyelet biztosítható. Ismétlődővagy jól tervezhető folyamatok automatizálásával nagymértékben meggyorsíthatjáka munkafolyamatok végrehajtását ,és jelentős megtakarításokathozhatnak.Digitális média kezeléseA vállalati tartalommenedzsment ki tudja szolgálni egy marketing-kommunikációsosztály hozzáférési igényeit a rendelkezésre álló összes marketinganyaghoz,legyenek azok képek, videoklipek vagy vállalati logók.Egy ilyen rendszer nélkül lehet, hogy azt újra elkészítenék, vagy a korábbi,lejárt verziókat használnak, veszélyeztetve a minőséget és a határidőt.Törvényi megfelelőségEgy olyan átfogó vállalati tartalommenedzsment-rendszer, mint példáulaz EMC Documentum, emberi beavatkozás nélkül (természetesenaz alapszabályokat emberi közreműködéssel kell konfigurálni), akártöbb osztályozási motor felhasználásával elemzi a tartalmat rögtönannak a rendszerbe kerülésekor. Ennek az eljárásnak az eredményekénta rendszer a tartalmat automatikusan címkézi és kategorizálja, így javítvaaz információ keresési, kinyerési, újrafelhasználási és szétosztási lehetőségeit,mind a felhasználó, mind az üzlet javát szolgálva.Egy sor hasonló eljárás alkalmazható a nem szöveges tartalmak(pl. videók, szkennelt képek (akár egy baleseti akta részét képező vezetőengedély digitalizált képe), vagy szakosodott alkalmazások, mint példáulegy grafikai alaprajzprogram készítette állományok feldolgozásában.Ezt a tartalmat a rendszer összekapcsolja a hasonló meglevő tartalmakkal,így a felhasználó minden, az adott tárgyhoz tartozó információt láthat,függetlenül attól, hogy az a rendszerhez képest külső tartalom, vagy felismerhetetlenannak a formátuma. Ugyanakkor, amíg valamennyi tartalomegy olyan közös dokumentumtárban van tárolva, mint például az EMCDocumentum, bármilyen alkalmazás (úgy mint webes vagy asztali kliensalkalmazás), illetve bármilyen vállalati üzleti alkalmazás (pl. SAP, vagy akárBPM alkalmazások) tartalom-igénye könnyedén kielégíthető.Az egyesült államokbeli Sarbanes Oxley, a HIPAA, illetve több magyartörvényi előírás is megköveteli a szervezetektől, hogy dokumentáljáka tevékenységeiket, illetve kérésre bocsássák a felügyeleti szervek rendelkezésreezen dokumentációkat. Szerencsére ez a folyamat egy robusztusvállalati tartalommenedzsment rendszer életciklus-kezelési funkcióivalkönnyedén automatizálható, folyamatosan karbantartva a hozzáférésijogosultságokat és garantálva a rekordok integritását.CRMDirectoryServerERPInternetes tartalommenedzsmentA vállalati internetes tartalommenedzsment megkönnyítheti az egyre terebélyesedővállalati honlapok kezelését azok feldarabolásával és az egyesterületek különböző felelősöknek való kiosztásával. Ilyen módon kihelyezvea szerkesztést a felhasználók kezébe, a szerkesztőcsapat adottesetben korlátozott erőforrásai nem jelentenek akadályt, továbbá a szabványosítottsablonok és a tartalom-újrafelhasználás kikényszerítésévelkövetkezetesen érvényesül az egységes arculat.PortálECM


Hogyan kezdjünk hozzá?Amíg leginkább a vállalati szinten bevezetett tartalommenedzsmentrendszerekhozzák a legtöbb hasznot, addig a sikeres bevezetéshez az útkisebb, stratégiai kezdeményezésekre koncentráló projekteken keresztülvezet, ahol a tartalom a megvalósítandó folyamat kritikus in- vagy outputja.Ideális esetben ezek a projektek látványosan megtérülnek, ez pedig segíta lelkes felhasználói közösség kialakí- tásában. Néhány alkalmas területaz induláshoz:¦ Papíralapú eljárások. A papír éppen kimegy a használatból, mert drágakezelni, kockázatos a törvényi megfelelőség biztosítása, és jelentősennöveli a folyamat időtartamát. Tapasztalataink szerint ezeken a területekena tartalommenedzsment bevezetése rövid időn belül megtérül.¦ Csoportmunkában előállított tartalmak. Egy tartalommenedzsmentrendszerautomatizálhatja az együttműködési munkafolyamatot,és támogathatja a gyors döntéshozatalt azáltal, hogy az információlegfrissebb verzióját automatikusan kézbesíti azoknak az embereknek,akiknek és amikor szükségük van erre.¦ Időkritikus folyamatok. Sok vállalat esetében a piacra kerülési idő akáregy nappal történő meghosszabbítása is jelentős bevételkiesésseljárhat. Késlekedve reagálni a piaci körülmények változására egyenlőlehet a versenyelőny akár örökre történő elvesztésével. Az információösszegyűjtésére, a termékfejlesztésre, a termékengedélyezésre szántidő csökkentésével egy tartalom-menedzsment-rendszer gyorsanmegtérülhet.¦ Összevont szervezetek. A vállalategyesülések és -felvásárlások az informatikairendszerek megtöbbszörözésével is járnak. Ezek legtöbbszörkülönálló platformokra épülő, különálló adatbázisokat használó információsilókmegjelenését eredményezik.Egy tartalommenedzsment-rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználókezeket a többszörözött rendszereket egyként lássák, megengediszámukra, hogy egyetlen keresés vagy utasítás kiadásával a tartalomegészén hajtsanak végre műveletet.¦ Törvényi megfelelőség. A törvényi megfelelőség biztosítása rengetegarchiválási és biztonsági feladat elé állítja a vállalatokat, ami komolyrészét kötheti le a vállalkozás valódi célját szolgáló, jövedelmező erőforrásainak.Egy tartalommenedzsment-rendszer óriási és gyors megkönnyebbüléstjelenthet azáltal, hogy automatizálja a megfelelőségifolyamatokat, és lehetővé teszi az igazi üzletre koncentrálást.A T-Systems a cég erős informatikai hátterét és a különböző iparágakbanszerzett széles körű tapasztalatait felhasználva áll ügyfelei rendelkezésérevállalati tartalomkezelési stratégia, dokumentum-kezelési infrastruktúra,iratkezelési szabályzatok kidolgozásában és működtetésében, valamintdokumentumkezelési rendszerek fejlesztésében.Kompetenciáink:¦ Információs architektúra tervezése és kialakítása¦ Tartalom- és információmenedzsment stratégiájának kialakítása¦ Iratkezelési szabályzat kidolgozása és működtetése¦ Taxonómiaépítés¦ Tudásmenedzsment¦ Dokumentumkezelés¦ IratkezelésAmennyiben felkeltettük érdeklődését, kérjük, keresse ügyfélmenedzserét, vagy látogasson ela www.t-systems.hu weboldalunkra.

More magazines by this user
Similar magazines