10.06.2013 Views

how to view offline reports supplier self service (sus) - TM

how to view offline reports supplier self service (sus) - TM

how to view offline reports supplier self service (sus) - TM

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

HOW TO VIEW OFFLINE REPORTS<br />

SUPPLIER SELF SERVICE (SUS)<br />

USER GUIDE<br />

BAGAIMANA UNTUK MELIHAT “OFFLINE REPORTS”<br />

PANDUAN PENGGUNA<br />

This user guide will cover steps on <strong>how</strong> <strong>supplier</strong>s can <strong>view</strong> the Offline Reports available in the Supplier Self<br />

Service (SUS) Portal.<br />

Panduan pengguna ini meliputi langkah-langkah bagaimana pembekal boleh melihat “Offline Reports” yang<br />

terdapat di Portal Layan Diri Pembekal “Supplier Self Service (SUS)”.<br />

The <strong>reports</strong> available are:<br />

Laporan yang boleh didapati adalah:<br />

o Invoice Settlement Report – provides information on <strong>supplier</strong> payment for paid invoices<br />

Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran kepada pembekal untuk<br />

invois yang telah dibayar<br />

o Invoice Open Item Report – provides information on <strong>supplier</strong> open invoices<br />

Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum<br />

selesai pembayarannya<br />

Logon <strong>to</strong> Supplier Self Service (SUS) Portal via <strong>TM</strong> Corporate website:<br />

Layari Portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat <strong>TM</strong>:<br />

http://www.tm.com.my<br />

Select:<br />

Pilih:<br />

BUSINESS - > Supplier Relationship Management<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Click on the link:<br />

Klik pada Pautan:<br />

SUS (Supplier Self Service)<br />

Then select:<br />

Kemudian pilih:<br />

Existing Users<br />

You will be directed <strong>to</strong> the Supplier Self Service (SUS) Portal as below:<br />

Anda akan di bawa ke Portal Supplier Self Service seperti di bawah:<br />

Or via URL:<br />

Atau melalui URL:<br />

https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal<br />

Enter the new User Name and Password <strong>to</strong> login <strong>to</strong> the SUS Portal.<br />

Taipkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk log masuk ke dalam Portal SUS.<br />

Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access <strong>to</strong> Supplier Self-<br />

Service (SUS) Portal.<br />

Apabila Nama Pengguna dan Kata Laluan telah dimasukkan dan diterima, anda akan mendapat akses (masuk)<br />

ke dalam Portal Supplier Self Service (SUS).<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 2 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Viewing Offline Reports<br />

Melihat “Offline Reports”<br />

Click on the tab <strong>to</strong> access <strong>reports</strong> in SUS Portal.<br />

Klik pada tab untuk mengakses laporan-laporan yang sedia ada dalam Portal SUS.<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 3 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

The <strong>reports</strong> available are:<br />

Laporan-laporan yang boleh didapati adalah:<br />

o Invoice Settlement Report – provides information on <strong>supplier</strong> payment for paid invoices<br />

Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran pembekal untuk invois<br />

yang telah dibayar<br />

o Invoice Open Item Report – provides information on <strong>supplier</strong> open invoices<br />

Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum<br />

selesai pembayarannya<br />

Click on the left hand navigation <strong>to</strong> select the report <strong>to</strong> <strong>view</strong>.<br />

Klik pada navigasi sebelah kiri untuk memilih laporan yang hendak dilihat.<br />

Click on .<br />

Klik pada<br />

In the Variable Entry screen, enter the<br />

Di skrin Variable Entry, isikan<br />

Click .<br />

Klik .<br />

Invoice Settlement Report<br />

Invoice Settlement Report<br />

The Invoice Settlement Report will be displayed.<br />

Laporan Penyelesaian Invois akan dipaparkan.<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 4 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Description/Function of Fields/Links<br />

Keterangan/Fungsi Medan Maklumat/Pautan<br />

Field Name<br />

R/O/C Description<br />

(Nama Medan)<br />

(Diskripsi)<br />

Supplier The Supplier Number and Name<br />

(Nombor dan Nama Pembekal)<br />

Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd<br />

Company The Company Code which the document refers <strong>to</strong>.<br />

(Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen)<br />

Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad<br />

Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice<br />

is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat)<br />

Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751<strong>TM</strong><br />

Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which<br />

<strong>supplier</strong>s enter during Invoice creation (Medan ini disalin<br />

dari Nombor Invois Pembekal yang diisikan oleh pembekal<br />

semasa membuat Invois)<br />

Supplier Invoice Date<br />

Example:<br />

The Invoice Date entered by <strong>supplier</strong>s during invoice<br />

creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal<br />

semasa membuat invois)<br />

Example:<br />

System Generated No. <strong>TM</strong> Finance SSO internal control number for the<br />

document. (Nombor kawalan dalaman <strong>TM</strong> Finance SSO<br />

untuk dokumen tersebut)<br />

Example: 5200110011<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 5 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Field Name<br />

R/O/C Description<br />

(Nama Medan)<br />

(Diskripsi)<br />

Payment Description <strong>TM</strong> Finance SSO description of payment.<br />

(Diskripsi pembayaran oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />

Example: Final Payment<br />

PO Number The Purchase Order number in ERP backend system.<br />

(Nombor Pesanan Pembelian dalam system ERP)<br />

Example: 4900000001<br />

Note: Suppliers are recommended <strong>to</strong> quote this Purchase<br />

Order number when dealing with <strong>TM</strong><br />

(Nota: Pembekal disyorkan menyatakan nombor Pesanan<br />

Pembelian ini apabila berurusan dengan <strong>TM</strong>)<br />

SUS Transfer Date The date when <strong>supplier</strong> ‘Submit’ the invoice document <strong>to</strong><br />

<strong>TM</strong> Finance SSO for further processing / posting in<br />

backend system.<br />

(Tarikh Pembekal 'Submit' (hantar melalui sistem) invois ke<br />

<strong>TM</strong> Finance SSO untuk terus diproses / ‘posting’ di dalam<br />

sistem ERP)<br />

Example: 01.01.2011<br />

Payment Date The Payment Date for the Invoice document<br />

(Tarikh Pembayaran invois tersebut)<br />

Payment Date / Cheque No. /<br />

TT No. / Contra / S<strong>to</strong>p<br />

Example: 01.02.2011<br />

Relevant information pertaining <strong>to</strong> the payment or invoice<br />

document.<br />

(Maklumat releven berkaitan dengan pembayaran atau<br />

dokumen invois)<br />

Example:<br />

Payment Date – 01.02.2011 (will not be available when<br />

replaced by Cheque No. / TT No.) (Tarikh Pembayaran –<br />

tidak akan ada apabila digantikan dengan nombor cek/TT)<br />

Cheque No. - 0000898720 (nombor cek)<br />

TT No. - 3140081025 or 200805040100323 (nombor TT)<br />

Contra <strong>to</strong> Deb<strong>to</strong>r Balance – CONTRA (Kontra dengan Baki<br />

Penghutang)<br />

S<strong>to</strong>p Payment - STOP (Dihentikan Pembayaran)<br />

Alternate Payee Fac<strong>to</strong>ring Company Number and Name (where applicable)<br />

(Nombor Syarikat pemfak<strong>to</strong>ran dan Nama Syarikat (jika<br />

berkenaan))<br />

Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd<br />

Currency Currency of Invoice (mata wang invois)<br />

Example: MYR<br />

Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah yang<br />

dinyatakan dalam invois)<br />

Example: 1,000.00<br />

Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR (jumlah dalam<br />

invois dalam mata wang tempatan – MYR)<br />

Example: 1,000.00<br />

Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the<br />

report table.<br />

Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan<br />

maklumat itu ke dalam jadual laporan.<br />

Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the left panel of the<br />

screen.<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 6 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan<br />

maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.<br />

To <strong>view</strong> the Open Invoice Item Report, click on .<br />

Untuk melihat Laporan Item Invois Masih Terbuka, klik pada<br />

The Open Invoices Report will be displayed.<br />

Laporan Open Invoices Report akan dipaparkan.<br />

Open Report<br />

Description/Function of Fields/Links<br />

Field Name<br />

R/O/C Description<br />

(Nama Medan)<br />

(Diskripsi)<br />

Supplier The Supplier Number and Name.<br />

(Nombor dan Nama Pembekal)<br />

Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd<br />

Company The Company Code which the document refers <strong>to</strong>.<br />

(Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen)<br />

Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad<br />

Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice<br />

is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat)<br />

Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751<strong>TM</strong><br />

Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which<br />

<strong>supplier</strong>s enter during Invoice creation<br />

(Medan ini disalin dari Nombor Invois Pembekal yang<br />

diisikan oleh pembekal semasa membuat Invois)<br />

Example:<br />

Open Report<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 7 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Field Name<br />

(Nama Medan)<br />

Supplier Invoice Date<br />

R/O/C Description<br />

(Diskripsi)<br />

The Invoice Date entered by <strong>supplier</strong>s during invoice<br />

creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal<br />

semasa membuat invois)<br />

System Generated No.<br />

Example:<br />

<strong>TM</strong> Finance SSO internal control number for the<br />

document.<br />

(Nombor kawalan dalaman <strong>TM</strong> Finance SSO untuk<br />

dokumen tersebut)<br />

Example: 5200110011<br />

PO Number / Payment<br />

Description<br />

The Purchase Order number in ERP backend system or <strong>TM</strong><br />

Finance SSO description of payment.<br />

(Nombor PO dalam system ERP atau diskripsi pembayaran<br />

oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />

Example: 4900000001 or Final Payment<br />

Payment Block Indica<strong>to</strong>r Payment block indica<strong>to</strong>r (where applicable)<br />

(penunjuk sekatan pembayaran (jika berkenaan)<br />

Example: A<br />

Block Reason Payment block reason (sebab sekatan pembayaran)<br />

Example: Incorrect Invoice amount<br />

Document Received Date Date complete payment document received by <strong>TM</strong><br />

Finance SSO (tarikh dokumen pembayaran lengkap<br />

diterima oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />

Example: 11.11.2010<br />

Payment Term Description<br />

The Payment terms as stipulated in the Purchase Order<br />

document<br />

(Terma pembayaran yang dinyatakan dalam PO)<br />

Example: EA01<br />

Alternate Payee Fac<strong>to</strong>ring Company Number and Name (where applicable)<br />

(Nombor Syarikat pemfak<strong>to</strong>ran dan Nama Syarikat (jika<br />

berkenaan))<br />

Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd<br />

Currency Currency of Invoice (mata wang invois)<br />

Example: MYR<br />

Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah dalam invois)<br />

Example: 1,000.00<br />

Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR<br />

(jumlah dalam invois dalam mata wang tempatan – MYR)<br />

Example: 1,000.00<br />

Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the<br />

report table.<br />

Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan<br />

maklumat itu ke dalam jadual laporan.<br />

Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the left panel of the<br />

screen.<br />

Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan<br />

maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.<br />

Invoices s<strong>how</strong>n in the report can be invoice documents created by <strong>supplier</strong>s in the SUS Portal or<br />

invoice documents created by <strong>TM</strong> Finance SSO in the ERP backend system<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 8 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Invois yang ditunjukkan dalam laporan itu boleh jadi daripada invois yang dibuat oleh pembekal di<br />

Portal SUS atau pun daripada invois yang dikeluarkan oleh <strong>TM</strong> Finance SSO dalam sistem ERP.<br />

Invoices not yet paid by <strong>TM</strong> will not be reflected in the Invoice Settlement Report but will be available<br />

in the Open Report<br />

Invois yang belum dibayar oleh <strong>TM</strong> tidak akan dapat dilihat dalam Invoice Settlement Report<br />

(Laporan Penyelesaian Invois) tetapi boleh dilihat dalam Open Report (Laporan Invois Masih Terbuka)<br />

The warning below will appear if the present data does not fit the selection criteria / variable entry<br />

Amaran di bawah akan muncul jika data yang ada sekarang tidak sesuai dengan kriteria pemilihan /<br />

kemasukan boleh-ubah<br />

The data is updated daily. If the document that’s searched is not available, try extracting the report<br />

again the following day<br />

Data ini dikemaskinikan setiap hari. Jika dokumen yang dicari tidak boleh didapati, cuba ekstrak<br />

laporan tersebut sekali lagi pada hari berikutnya<br />

Navigating through the Reports<br />

Menavigasi (Melayari) Laporan-laporan<br />

These <strong>reports</strong> are presented in the best possible layout but have also provided certain functionalities for the<br />

users <strong>to</strong> further cus<strong>to</strong>mize it <strong>to</strong> their preference simply by right-clicking the mouse but<strong>to</strong>n.<br />

Laporan-laporan tersebut disediakan dalam <strong>sus</strong>un atur yang sebaik mungkin tetapi terdapat juga fungsi-fungsi<br />

tertentu bagi pengguna untuk menyesuaikannya lagi mengikut kehendak pengguna dengan cara klik kanan<br />

butang tetikus.<br />

Below are some of the functionalities available;<br />

Berikut adalah sebahagian daripada fungsi-fungsi yang boleh didapati:<br />

o Filter - this option enables the user <strong>to</strong> select and zoom in<strong>to</strong> specific value of characteristic/field in the<br />

report.<br />

Penapis - Pilihan ini membolehkan pengguna untuk memilih dan mengezum kepada ciri-ciri/ maklumat<br />

yang lebih specifik pada laporan tersebut<br />

Example:<br />

Right click at PO Number column -> Filter -> Select Filter Value<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 9 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Con<strong>to</strong>h:<br />

Klik butang kanan tetikus pada ruang PO Number -> Filter -> Select Filter Value (Pilih Nilai untuk ditapis)<br />

Key in any PO number i.e 4200220940, then click and .<br />

Masukkan mana-mana nombor PO, seperti 4200220940, kemudian klik dan<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 10 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

The report will only display the selected PO/POs.<br />

Laporan hanya akan memaparkan PO/PO-PO yang dipilih<br />

You can select multiple PO’s <strong>to</strong> be filtered.<br />

Anda boleh memilih beberapa PO untuk ditapis serentak.<br />

o Back - this option will undo the changes done while navigating the report. There are 2 options <strong>to</strong><br />

choose from:<br />

Back – pilihan ini akan membatalkan semua perubahan yang dilakukan semasa menavigasi laporan.<br />

Terdapat 2 pilihan:<br />

a. Back One Navigation Step - Allows the user <strong>to</strong> undo one step. (balik kepada 1 langkah<br />

sebelumnya)<br />

b. Back <strong>to</strong> Start – Allows the user <strong>to</strong> go right back at the start of the report. (balik ke permulaan/<br />

awal laporan)<br />

Example:<br />

Right click at any report area -> Back -> Back One Navigation Step<br />

Con<strong>to</strong>h:<br />

Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back One Navigation Step<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 11 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Example:<br />

Right click at any report area -> Back -> Back <strong>to</strong> Start<br />

Con<strong>to</strong>h:<br />

Klik butang kanan tetikus di mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back <strong>to</strong> Start<br />

o Broadcast and Export – this function will enable the user <strong>to</strong> save this report layout in MS-Excel.<br />

(fungsi ini akan membolehkan pengguna untuk menyimpan <strong>sus</strong>un atur laporan dalam MS-Excel.)<br />

Example:<br />

Right click at the report area -> Broadcast and Export -> Export <strong>to</strong> Excel<br />

Con<strong>to</strong>h:<br />

Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Broadcast and Export -> Export <strong>to</strong> Excel<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 12 of 13


Supplier Self Service (SUS)<br />

How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />

Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />

Managing pop-up blocker<br />

Menguruskan penyekat ‘pop-up’<br />

Depending on your browser security setting, the browser may block downloading when you click the<br />

Export <strong>to</strong> Excel function.<br />

Bergantung kepada tetapan keselamatan pelayar (browser) anda, pelayar boleh menyekat muat<br />

turun apabila anda klik fungsi Eksport <strong>to</strong> Excel.<br />

• To allow downloading excel file <strong>to</strong> the computer, click option at the prompt menu, and select<br />

download file. When you click Download File, you will be directed back <strong>to</strong> the main page. This will<br />

happen only once per login.<br />

Untuk membolehkan memuat turun fail excel ke komputer, klik pilihan pada menu penggesa, dan pilih<br />

Download File (fail muat turun). Apabila anda klik Download File, anda akan diarahkan kembali ke<br />

laman utama. Ini akan berlaku sekali sahaja pada setiap log masuk.<br />

• To turn off the pop up permanently, click More information and follow the steps mentioned.<br />

Untuk kekalkan pemadaman ‘pop-up’, klik More information dan ikuti langkah-langkah yang<br />

ditunjukkan seterusnya.<br />

Supplier Relationship Management (SRM) Page 13 of 13

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!