how to view offline reports supplier self service (sus) - TM
how to view offline reports supplier self service (sus) - TM
how to view offline reports supplier self service (sus) - TM
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
HOW TO VIEW OFFLINE REPORTS<br />
SUPPLIER SELF SERVICE (SUS)<br />
USER GUIDE<br />
BAGAIMANA UNTUK MELIHAT “OFFLINE REPORTS”<br />
PANDUAN PENGGUNA<br />
This user guide will cover steps on <strong>how</strong> <strong>supplier</strong>s can <strong>view</strong> the Offline Reports available in the Supplier Self<br />
Service (SUS) Portal.<br />
Panduan pengguna ini meliputi langkah-langkah bagaimana pembekal boleh melihat “Offline Reports” yang<br />
terdapat di Portal Layan Diri Pembekal “Supplier Self Service (SUS)”.<br />
The <strong>reports</strong> available are:<br />
Laporan yang boleh didapati adalah:<br />
o Invoice Settlement Report – provides information on <strong>supplier</strong> payment for paid invoices<br />
Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran kepada pembekal untuk<br />
invois yang telah dibayar<br />
o Invoice Open Item Report – provides information on <strong>supplier</strong> open invoices<br />
Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum<br />
selesai pembayarannya<br />
Logon <strong>to</strong> Supplier Self Service (SUS) Portal via <strong>TM</strong> Corporate website:<br />
Layari Portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat <strong>TM</strong>:<br />
http://www.tm.com.my<br />
Select:<br />
Pilih:<br />
BUSINESS - > Supplier Relationship Management<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Click on the link:<br />
Klik pada Pautan:<br />
SUS (Supplier Self Service)<br />
Then select:<br />
Kemudian pilih:<br />
Existing Users<br />
You will be directed <strong>to</strong> the Supplier Self Service (SUS) Portal as below:<br />
Anda akan di bawa ke Portal Supplier Self Service seperti di bawah:<br />
Or via URL:<br />
Atau melalui URL:<br />
https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal<br />
Enter the new User Name and Password <strong>to</strong> login <strong>to</strong> the SUS Portal.<br />
Taipkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk log masuk ke dalam Portal SUS.<br />
Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access <strong>to</strong> Supplier Self-<br />
Service (SUS) Portal.<br />
Apabila Nama Pengguna dan Kata Laluan telah dimasukkan dan diterima, anda akan mendapat akses (masuk)<br />
ke dalam Portal Supplier Self Service (SUS).<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 2 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Viewing Offline Reports<br />
Melihat “Offline Reports”<br />
Click on the tab <strong>to</strong> access <strong>reports</strong> in SUS Portal.<br />
Klik pada tab untuk mengakses laporan-laporan yang sedia ada dalam Portal SUS.<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 3 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
The <strong>reports</strong> available are:<br />
Laporan-laporan yang boleh didapati adalah:<br />
o Invoice Settlement Report – provides information on <strong>supplier</strong> payment for paid invoices<br />
Laporan Penyelesaian Invois - menyediakan maklumat mengenai pembayaran pembekal untuk invois<br />
yang telah dibayar<br />
o Invoice Open Item Report – provides information on <strong>supplier</strong> open invoices<br />
Laporan Item Invois Terbuka - menyediakan maklumat mengenai invois pembekal yang masih belum<br />
selesai pembayarannya<br />
Click on the left hand navigation <strong>to</strong> select the report <strong>to</strong> <strong>view</strong>.<br />
Klik pada navigasi sebelah kiri untuk memilih laporan yang hendak dilihat.<br />
Click on .<br />
Klik pada<br />
In the Variable Entry screen, enter the<br />
Di skrin Variable Entry, isikan<br />
Click .<br />
Klik .<br />
Invoice Settlement Report<br />
Invoice Settlement Report<br />
The Invoice Settlement Report will be displayed.<br />
Laporan Penyelesaian Invois akan dipaparkan.<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 4 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Description/Function of Fields/Links<br />
Keterangan/Fungsi Medan Maklumat/Pautan<br />
Field Name<br />
R/O/C Description<br />
(Nama Medan)<br />
(Diskripsi)<br />
Supplier The Supplier Number and Name<br />
(Nombor dan Nama Pembekal)<br />
Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd<br />
Company The Company Code which the document refers <strong>to</strong>.<br />
(Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen)<br />
Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad<br />
Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice<br />
is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat)<br />
Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751<strong>TM</strong><br />
Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which<br />
<strong>supplier</strong>s enter during Invoice creation (Medan ini disalin<br />
dari Nombor Invois Pembekal yang diisikan oleh pembekal<br />
semasa membuat Invois)<br />
Supplier Invoice Date<br />
Example:<br />
The Invoice Date entered by <strong>supplier</strong>s during invoice<br />
creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal<br />
semasa membuat invois)<br />
Example:<br />
System Generated No. <strong>TM</strong> Finance SSO internal control number for the<br />
document. (Nombor kawalan dalaman <strong>TM</strong> Finance SSO<br />
untuk dokumen tersebut)<br />
Example: 5200110011<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 5 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Field Name<br />
R/O/C Description<br />
(Nama Medan)<br />
(Diskripsi)<br />
Payment Description <strong>TM</strong> Finance SSO description of payment.<br />
(Diskripsi pembayaran oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />
Example: Final Payment<br />
PO Number The Purchase Order number in ERP backend system.<br />
(Nombor Pesanan Pembelian dalam system ERP)<br />
Example: 4900000001<br />
Note: Suppliers are recommended <strong>to</strong> quote this Purchase<br />
Order number when dealing with <strong>TM</strong><br />
(Nota: Pembekal disyorkan menyatakan nombor Pesanan<br />
Pembelian ini apabila berurusan dengan <strong>TM</strong>)<br />
SUS Transfer Date The date when <strong>supplier</strong> ‘Submit’ the invoice document <strong>to</strong><br />
<strong>TM</strong> Finance SSO for further processing / posting in<br />
backend system.<br />
(Tarikh Pembekal 'Submit' (hantar melalui sistem) invois ke<br />
<strong>TM</strong> Finance SSO untuk terus diproses / ‘posting’ di dalam<br />
sistem ERP)<br />
Example: 01.01.2011<br />
Payment Date The Payment Date for the Invoice document<br />
(Tarikh Pembayaran invois tersebut)<br />
Payment Date / Cheque No. /<br />
TT No. / Contra / S<strong>to</strong>p<br />
Example: 01.02.2011<br />
Relevant information pertaining <strong>to</strong> the payment or invoice<br />
document.<br />
(Maklumat releven berkaitan dengan pembayaran atau<br />
dokumen invois)<br />
Example:<br />
Payment Date – 01.02.2011 (will not be available when<br />
replaced by Cheque No. / TT No.) (Tarikh Pembayaran –<br />
tidak akan ada apabila digantikan dengan nombor cek/TT)<br />
Cheque No. - 0000898720 (nombor cek)<br />
TT No. - 3140081025 or 200805040100323 (nombor TT)<br />
Contra <strong>to</strong> Deb<strong>to</strong>r Balance – CONTRA (Kontra dengan Baki<br />
Penghutang)<br />
S<strong>to</strong>p Payment - STOP (Dihentikan Pembayaran)<br />
Alternate Payee Fac<strong>to</strong>ring Company Number and Name (where applicable)<br />
(Nombor Syarikat pemfak<strong>to</strong>ran dan Nama Syarikat (jika<br />
berkenaan))<br />
Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd<br />
Currency Currency of Invoice (mata wang invois)<br />
Example: MYR<br />
Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah yang<br />
dinyatakan dalam invois)<br />
Example: 1,000.00<br />
Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR (jumlah dalam<br />
invois dalam mata wang tempatan – MYR)<br />
Example: 1,000.00<br />
Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the<br />
report table.<br />
Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan<br />
maklumat itu ke dalam jadual laporan.<br />
Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the left panel of the<br />
screen.<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 6 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan<br />
maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.<br />
To <strong>view</strong> the Open Invoice Item Report, click on .<br />
Untuk melihat Laporan Item Invois Masih Terbuka, klik pada<br />
The Open Invoices Report will be displayed.<br />
Laporan Open Invoices Report akan dipaparkan.<br />
Open Report<br />
Description/Function of Fields/Links<br />
Field Name<br />
R/O/C Description<br />
(Nama Medan)<br />
(Diskripsi)<br />
Supplier The Supplier Number and Name.<br />
(Nombor dan Nama Pembekal)<br />
Example: 1101184 Challenge Sdn Bhd<br />
Company The Company Code which the document refers <strong>to</strong>.<br />
(Kod Syarikat yang dirujuk dalam dokumen)<br />
Example: 1000 Telekom Malaysia Berhad<br />
Company’s Reference No. The Company’s reference number generated when invoice<br />
is created. (Nombor rujukan pada invois Syarikat)<br />
Example: SIV101170000001681 or 1Y21003751<strong>TM</strong><br />
Supplier Invoice No. This field is copied from Supplier Invoice Number which<br />
<strong>supplier</strong>s enter during Invoice creation<br />
(Medan ini disalin dari Nombor Invois Pembekal yang<br />
diisikan oleh pembekal semasa membuat Invois)<br />
Example:<br />
Open Report<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 7 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Field Name<br />
(Nama Medan)<br />
Supplier Invoice Date<br />
R/O/C Description<br />
(Diskripsi)<br />
The Invoice Date entered by <strong>supplier</strong>s during invoice<br />
creation (Tarikh invois yang dimasukkan oleh Pembekal<br />
semasa membuat invois)<br />
System Generated No.<br />
Example:<br />
<strong>TM</strong> Finance SSO internal control number for the<br />
document.<br />
(Nombor kawalan dalaman <strong>TM</strong> Finance SSO untuk<br />
dokumen tersebut)<br />
Example: 5200110011<br />
PO Number / Payment<br />
Description<br />
The Purchase Order number in ERP backend system or <strong>TM</strong><br />
Finance SSO description of payment.<br />
(Nombor PO dalam system ERP atau diskripsi pembayaran<br />
oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />
Example: 4900000001 or Final Payment<br />
Payment Block Indica<strong>to</strong>r Payment block indica<strong>to</strong>r (where applicable)<br />
(penunjuk sekatan pembayaran (jika berkenaan)<br />
Example: A<br />
Block Reason Payment block reason (sebab sekatan pembayaran)<br />
Example: Incorrect Invoice amount<br />
Document Received Date Date complete payment document received by <strong>TM</strong><br />
Finance SSO (tarikh dokumen pembayaran lengkap<br />
diterima oleh <strong>TM</strong> Finance SSO)<br />
Example: 11.11.2010<br />
Payment Term Description<br />
The Payment terms as stipulated in the Purchase Order<br />
document<br />
(Terma pembayaran yang dinyatakan dalam PO)<br />
Example: EA01<br />
Alternate Payee Fac<strong>to</strong>ring Company Number and Name (where applicable)<br />
(Nombor Syarikat pemfak<strong>to</strong>ran dan Nama Syarikat (jika<br />
berkenaan))<br />
Example: 1101121 Fahita Sdn Bhd<br />
Currency Currency of Invoice (mata wang invois)<br />
Example: MYR<br />
Amount (Invoice Currency) Amount stated in Invoice Document (jumlah dalam invois)<br />
Example: 1,000.00<br />
Amount (Local Currency) Invoice amount in Local Currency – MYR<br />
(jumlah dalam invois dalam mata wang tempatan – MYR)<br />
Example: 1,000.00<br />
Suppliers may add Free Characteristics column from the left panel by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the<br />
report table.<br />
Pembekal boleh menambah ruang Free Charactieristics dari panel kiri dengan mengheret-dan-melepaskan<br />
maklumat itu ke dalam jadual laporan.<br />
Alternatively, remove fields from the report by dragging-and-dropping the fields in<strong>to</strong> the left panel of the<br />
screen.<br />
Selain itu, anda boleh keluarkan maklumat daripada laporan itu dengan mengheret-dan-melepaskan<br />
maklumat itu ke dalam panel kiri skrin.<br />
Invoices s<strong>how</strong>n in the report can be invoice documents created by <strong>supplier</strong>s in the SUS Portal or<br />
invoice documents created by <strong>TM</strong> Finance SSO in the ERP backend system<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 8 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Invois yang ditunjukkan dalam laporan itu boleh jadi daripada invois yang dibuat oleh pembekal di<br />
Portal SUS atau pun daripada invois yang dikeluarkan oleh <strong>TM</strong> Finance SSO dalam sistem ERP.<br />
Invoices not yet paid by <strong>TM</strong> will not be reflected in the Invoice Settlement Report but will be available<br />
in the Open Report<br />
Invois yang belum dibayar oleh <strong>TM</strong> tidak akan dapat dilihat dalam Invoice Settlement Report<br />
(Laporan Penyelesaian Invois) tetapi boleh dilihat dalam Open Report (Laporan Invois Masih Terbuka)<br />
The warning below will appear if the present data does not fit the selection criteria / variable entry<br />
Amaran di bawah akan muncul jika data yang ada sekarang tidak sesuai dengan kriteria pemilihan /<br />
kemasukan boleh-ubah<br />
The data is updated daily. If the document that’s searched is not available, try extracting the report<br />
again the following day<br />
Data ini dikemaskinikan setiap hari. Jika dokumen yang dicari tidak boleh didapati, cuba ekstrak<br />
laporan tersebut sekali lagi pada hari berikutnya<br />
Navigating through the Reports<br />
Menavigasi (Melayari) Laporan-laporan<br />
These <strong>reports</strong> are presented in the best possible layout but have also provided certain functionalities for the<br />
users <strong>to</strong> further cus<strong>to</strong>mize it <strong>to</strong> their preference simply by right-clicking the mouse but<strong>to</strong>n.<br />
Laporan-laporan tersebut disediakan dalam <strong>sus</strong>un atur yang sebaik mungkin tetapi terdapat juga fungsi-fungsi<br />
tertentu bagi pengguna untuk menyesuaikannya lagi mengikut kehendak pengguna dengan cara klik kanan<br />
butang tetikus.<br />
Below are some of the functionalities available;<br />
Berikut adalah sebahagian daripada fungsi-fungsi yang boleh didapati:<br />
o Filter - this option enables the user <strong>to</strong> select and zoom in<strong>to</strong> specific value of characteristic/field in the<br />
report.<br />
Penapis - Pilihan ini membolehkan pengguna untuk memilih dan mengezum kepada ciri-ciri/ maklumat<br />
yang lebih specifik pada laporan tersebut<br />
Example:<br />
Right click at PO Number column -> Filter -> Select Filter Value<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 9 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Con<strong>to</strong>h:<br />
Klik butang kanan tetikus pada ruang PO Number -> Filter -> Select Filter Value (Pilih Nilai untuk ditapis)<br />
Key in any PO number i.e 4200220940, then click and .<br />
Masukkan mana-mana nombor PO, seperti 4200220940, kemudian klik dan<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 10 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
The report will only display the selected PO/POs.<br />
Laporan hanya akan memaparkan PO/PO-PO yang dipilih<br />
You can select multiple PO’s <strong>to</strong> be filtered.<br />
Anda boleh memilih beberapa PO untuk ditapis serentak.<br />
o Back - this option will undo the changes done while navigating the report. There are 2 options <strong>to</strong><br />
choose from:<br />
Back – pilihan ini akan membatalkan semua perubahan yang dilakukan semasa menavigasi laporan.<br />
Terdapat 2 pilihan:<br />
a. Back One Navigation Step - Allows the user <strong>to</strong> undo one step. (balik kepada 1 langkah<br />
sebelumnya)<br />
b. Back <strong>to</strong> Start – Allows the user <strong>to</strong> go right back at the start of the report. (balik ke permulaan/<br />
awal laporan)<br />
Example:<br />
Right click at any report area -> Back -> Back One Navigation Step<br />
Con<strong>to</strong>h:<br />
Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back One Navigation Step<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 11 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Example:<br />
Right click at any report area -> Back -> Back <strong>to</strong> Start<br />
Con<strong>to</strong>h:<br />
Klik butang kanan tetikus di mana-mana bahagian laporan -> Back -> Back <strong>to</strong> Start<br />
o Broadcast and Export – this function will enable the user <strong>to</strong> save this report layout in MS-Excel.<br />
(fungsi ini akan membolehkan pengguna untuk menyimpan <strong>sus</strong>un atur laporan dalam MS-Excel.)<br />
Example:<br />
Right click at the report area -> Broadcast and Export -> Export <strong>to</strong> Excel<br />
Con<strong>to</strong>h:<br />
Klik butang kanan tetikus pada mana-mana bahagian laporan -> Broadcast and Export -> Export <strong>to</strong> Excel<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 12 of 13
Supplier Self Service (SUS)<br />
How <strong>to</strong> <strong>view</strong> Offline Reports<br />
Bagaimana untuk melihat “Offline Reports”<br />
Managing pop-up blocker<br />
Menguruskan penyekat ‘pop-up’<br />
Depending on your browser security setting, the browser may block downloading when you click the<br />
Export <strong>to</strong> Excel function.<br />
Bergantung kepada tetapan keselamatan pelayar (browser) anda, pelayar boleh menyekat muat<br />
turun apabila anda klik fungsi Eksport <strong>to</strong> Excel.<br />
• To allow downloading excel file <strong>to</strong> the computer, click option at the prompt menu, and select<br />
download file. When you click Download File, you will be directed back <strong>to</strong> the main page. This will<br />
happen only once per login.<br />
Untuk membolehkan memuat turun fail excel ke komputer, klik pilihan pada menu penggesa, dan pilih<br />
Download File (fail muat turun). Apabila anda klik Download File, anda akan diarahkan kembali ke<br />
laman utama. Ini akan berlaku sekali sahaja pada setiap log masuk.<br />
• To turn off the pop up permanently, click More information and follow the steps mentioned.<br />
Untuk kekalkan pemadaman ‘pop-up’, klik More information dan ikuti langkah-langkah yang<br />
ditunjukkan seterusnya.<br />
Supplier Relationship Management (SRM) Page 13 of 13