download

2. Tugas Khusus
Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus,
antara lain:
a. Pengurusan perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana,
masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi,
hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil
Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk
tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus
tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan
untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab
sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya baikbaik.
8.5 Pegawai Administrasi
8.5.1 Bidang Tata Persuratan
A. Bagian penerimaan dan pengiriman surat
1. Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat
atau lembar disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang.
2. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda
menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.
3. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan
menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.
4. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik,
termasuk surat kawat, dan telex.
B. Bagian pengetikan dan penggandaan
1. Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blangko dan karangan-karangan untuk
konsumsi keluar organisasi.
2. Memperbanyak surat-surat dengan stensil, fotokopy, atau alat-alat atau mesin
pengganda yang ada.
3. Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.
4. Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).
5. Membuat statistik penggandaan.
C. Bagian kearsipan dan dokumentasi
1. Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan
memelihara arsip.
2. Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau
dokumen.
3. Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.
8.5.2 Bidang Perlengkapan
A. Bagian pengadaan barang
1. Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan
perkantoran maupun pekerjaan lapangan.
2. Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui
pembelian, pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri.
239