Amalan 5S - Institut Aminuddin Baki

iab.edu.my

Amalan 5S - Institut Aminuddin Baki

Institut Aminuddin Baki


InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Institut Aminuddin Baki

Manual aMalan 5s

i


ii

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Diterbitkan oleh:

Jabatan Penerbitan & Dokumentasi

Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan

Institut Aminuddin Baki

Kementerian Pelajaran Malaysia

Sri Layang 69000

Genting Highlands

Pahang Darul Makmur

Tel : 03- 6105 6100 Faks : 03-6105 6299

http://www.iab.edu.my

iab@iab.edu.my

Hak Cipta IAB 2011

Cetakan Pertama 2011

ISBN 978-983-9479-86-7

9 789839 479867

Hak Cipta Terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh

diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke

dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama

ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya

tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, Institut Aminuddin

Baki terlebih dahulu.

Pengurus Penerbitan:

Sukumaran Suppiah

Dicetak oleh:

HS Massyi Sdn. Bhd.

40A, Jalan Selaseh Indah,

Taman Selaseh (Fasa 1), 68100 Batu Caves,

Selangor Darul Ehsan

Tel:03-6187 8697

emel: hs_massyi@yahoo.com.my


InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Penaung

Dr. Amin bin Senin

Pengarah

Institut Aminuddin Baki

PenaSiHat

Dr. Zainab binti Hussin

Timbalan Pengarah Khidmat Profesional

Dr. Jamil bin Adimin

Timbalan Pengarah Khidmat Latihan

Nor Asiah binti Ibrahim

Menjalankan tugas Pendaftar

Abdul Razak bin Abdul Rahim

Ketua Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan

Manual aMalan 5s

JaWatanKuaSa PenuLiSan ManuaL aMaLan 5S

inStitut aMinuDDin BaKi

Ketua eDitOR

Wan Ghazali bin Wan Din

Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan

Pusat Pembangunan Organisasi

eDitOR

Amalludin bin Sufian

Aziah binti Adi

Ainol Hidayah binti Abdul Rauof

Sukumaran Suppiah

Siti Amidah binti Mahadi

Aziah binti Samichan

i


ii

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

KanDungan MuKa SuRat

Kata Alu-aluan Pengarah

Kata Alu-aluan Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi Dan Standard Latihan

Jawatankuasa Induk Amalan 5S IAB

Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S IAB

Pengenalan

Dasar Amalan 5S IAB

Slogan Amalan 5S IAB

Falsafah Amalan 5S

Tujuan

Objektif Amalan 5S IAB

Faedah Pelaksanaan Amalan 5S

Kunci Kejayaan Amalan 5S

Definisi Operasi

Konsep Amalan 5S

Sisih (Seiri)

Susun (Seiton)

Sapu (Seiso)

Seragam (Seiketsu)

Sentiasa Amal (Shitsuke)

Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S

Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Amalan 5S

Standard Amalan 5S IAB

Kriteria Audit

Penutup

Sekalung Penghargaan

Lampiran: Panduan Amalan 5S Perkhidmatan Awam Malaysia

Rujukan

1

2

3

4

5

5

5

5

6

6

7

7

8

8

9

10

11

11

12

13

16

18

33

40

41

42-46

47

48


Kata aLu-aLuan PengaRaH

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

1

Manual aMalan 5s 5s IaB 1

Sukacita saya merakamkan ucapan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa yang

terlibat dalam penghasilan Manual Amalan 5S IAB. Penghargaan juga dititipkan kepada

seluruh warga IAB yang menjadi pendokong kuat kepada pelaksanaan Amalan 5S.

Saya yakin pelaksanaan Amalan 5S ini mampu memupuk disiplin dalam kalangan

warga kerja IAB di samping meningkatkan semangat kerja sepasukan dan mewujudkan

suasana persekitaran kerja yang kondusif. Saya mengambil kesempatan ini untuk menyeru

semua warga IAB supaya membudayakan Amalan 5S ini pada setiap masa.

Seiring dengan pelaksanaan IAB sebagai Premier Centre, maka Amalan 5S akan dapat

meningkatkan tahap kreativiti dan inovasi dalam menguruskan persekitaran kerja masingmasing.

Komitmen dan kerjasama merupakan asas kepada keharmonian bekerja dalam

sesebuah organisasi.

Ketekunan mengamalkan prinsip 5S ini pasti merealisasikan segala hasrat dan cita-cita.

Justeru, selamat melaksanakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal!

Dr. aMin Bin Senin

Pengarah

Institut Aminuddin Baki


2

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Kata aLu-aLuan Ketua JaBatan PenguRuSan inOVaSi

Dan StanDaRD LatiHan

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Terlebih dahulu saya mengucapkan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan rahmat-

Nya pasukan saya berjaya menyiapkan Manual Amalan 5S IAB.

Saya mengambil kesempatan ini merakamkan ucapan terima kasih kepada pihak

pengurusan atasan yang sentiasa memberi dorongan dan sokongan kepada pasukan ini bagi

menyiapkan tugas ini dalam masa lebih kurang dua bulan. Tiga bengkel telah dijalankan

dan akhirnya Manual Amalan 5S IAB dapat disiapkan.

Ucapan syabas dan terima kasih juga saya rakamkan kepada semua ahli pasukan yang

telah mengutamakan tugas ini daripada kepentingan individu walaupun terpaksa bekerja

dalam masa cuti, siang dan malam.

Justeru, saya yakin semua yang terlibat dapat merasai kepuasannya apabila Manual 5S

IAB ini terhasil seiring dengan semangat dan budaya kualiti yang bersemarak dalam jiwa

setiap warga IAB.

Setiap Barang Ada Tempatnya

Setiap Tempat Ada Barangnya

Sekian, terima kasih.

Wan gHaZaLi Bin Wan Din

Ketua Jabatan

Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan

Institut Aminuddin Baki


JaWatanKuaSa aMaLan 5S iaB

PenasIhat II

timbalan Pengarah

Khidmat latihan

Ketua

jaWatanKuasa

latIhan/fasIlItatOR

ahlI/

KuMPulan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

JaWatanKuaSa inDuK aMaLan 5S iaB

Penaung

Pengarah

PenasIhat I

timbalan Pengarah

Khidmat Profesional

PengeRusI

Pendaftar

PenYelaRas

Ketua

jaWatanKuasa

PROMOsI

Manual aMalan 5s

PenasIhat III

Pengarah

IaB utara

Ketua

jaWatanKuasa

auDIt

Ketua Pusat Ketua CaWangan

PenYelaRas ZOn

ahlI/

KuMPulan

ahlI/

KuMPulan

ahlI/

KuMPulan

ahlI/

KuMPulan

3

ahlI/

KuMPulan


4

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

JaWatanKuaSa PeLaKSana aMaLan 5S iaB (JKPa5S)

PenYeLaRaS

Wan Ghazali bin Wan Din

SetiauSaHa

Lee Tsock Wah

Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel

FaSiLitatOR

Lee Tsock Wah

Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel

Siti Hasmiza binti Mahassan

PenYeLaRaS BaHagian PentaDBiRan

Sabri bin Sihi

PenYeLaRaS PenguRuSan aSet

Norlidar binti Mohd Rashid

PenYeLaRaS aSRaMa/PenguRuSan DOMeStiK

Khairul Anuar bin Abdul Rahman

PenYeLaRaS ZOn aWaM

Iskandar Shah bin Haji Suak

JaWatanKuaSa PROMOSi

Gerald a/l Kochappan

JaWatanKuaSa LatiHan

Wakil Tetap Setiap Pusat

JaWatanKuaSa auDit

Kamaruddin bin Abu Bakar

Haji Sallehuddin bin Ab. Talib

Chua Siok Hong

Mariza binti Alias

Amalludin bin Sufian

Ainol Hidayah binti Abdul Rauof

JaWatanKuaSa PuSat/CaWangan/ZOn

Semua Ketua Pusat/Penyelaras Zon

dan 2 orang Penyelaras 5S tetap setiap pusat


PengenaLan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

DASAR AMALAN 5S IAB

Manual aMalan 5s

Amalan 5S (A5S) merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak

industri di Jepun bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan

selamat.

Amalan 5S IAB bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara

sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti

perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan penggunaan ruang kerja

yang optimum.

Amalan 5S juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti IAB

berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 bagi mencapai visi IAB sebagai pusat kepimpinan

pendidikan yang terbilang.

Amalan 5S IAB bertujuan membentuk

budaya pengurusan persekitaran kerja yang mengutamakan

kebersihan, kekemasan, keceriaan dan keselamatan

dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan.

SLOGAN AMALAN 5S IAB

Amalan 5S Budaya Kita

FALSAFAH AMALAN 5S IAB

Setiap Barang Ada Tempatnya

dan

Setiap Tempat Ada Barangnya

5


6

tuJuan

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Manual Amalan 5S IAB merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep

Amalan 5S IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman

kepada seluruh warga IAB. Manual ini juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah

pengauditan dalam Amalan 5S IAB yang tujuan dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping

dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan

Pentadbiran Manual JPA Amalan Bil 1/2010. 5S IAB (Rujuk merupakan Lampiran) dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S

IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga

IAB. Ia juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yang

dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan

membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil 1/2010. (Rujuk Lampiran)

OBJeKtiF aMaLan 5S

OBjeKtIf aMalan 5s

7


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

FaeDaH PeLaKSanaan aMaLan 5S

KunCi KeJaYaan aMaLan 5S iaB

Manual aMalan 5s

Faedah pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut:

Persekitaran tempat

kerja lebih selamat

tempat kerja yang

kondusif dan rapi

Mengurangkan kos

Kawalan stok/inventori

lebih berkesan

Kunci kejayaan Amalan 5S IAB bergantung kepada perkara berikut:

SOKONGAN

PADU

PENGURUSAN

PELAN

PELAKSANAAN

LATIHAN

A5S

Meningkatkan imej

korporat organisasi

Mewujudkan piawaian

kerja yang jelas

KERJASAMA

KOMUNIKASI

BERKESAN

KEFAHAMAN KESEDARAN

PEMBUDAYAAN ILTIZAM

DefInIsI OPeRasI

Mengurangkan rungutan

pelanggan

Meningkatkan semangat

kerja sepasukan

Penggunaan ruang kerja

yang optimum

Memudahkan urusan

penyelenggaraan

PERKONGSIAN

A5S

7


8

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

DeFiniSi OPeRaSi

Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S IAB adalah seperti berikut:

Zon: Pembahagian kawasan di IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan dan

IAB cawangan berdasarkan pengurusan masing-masing.

Subzon: Pembahagian kawasan berdasarkan jabatan atau pengurusan pusat masingmasing

FIFO: “FIRST-IN-FIRST-OUT”

5W1H: Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who - Siapa yang bertanggungjawab?

2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan?

3. When - Bila perlu dilakukan?

4. Where - Di mana perlu dilaksanakan?

5. What - Apa tindakan yang perlu diambil?

6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?

KOnSeP aMaLan 5S

5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam

Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep Amalan 5S ini

seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:

Bahasa

jePun

Seiri

Seiton

Seiso

Seiketsu

Shitsuke

Bahasa

InggeRIs

Sort

Set in Order

Shine

Standardise

Sustain

Bahasa

MelaYu

Sisih

Susun

Sapu

Seragam

Sentiasa

Amal

COntOh

Menyisih fail lama tidak aktif

dengan fail baru yang masih

aktif.

Menyusun dokumen/bahan/

alatan pejabat supaya mudah

diambil/diguna.

Menyapu/membersih ruang

pejabat dan ruang kerja/bilik

serta peralatan kerja individu.

Menyeragamkan susunan

fail/meja kerja/bilik meyuarat/

peralatan pejabat.

Mengamalkan selalu aktiviti

sisih, susun, sapu dan

seragam.


SiSiH (SeiRi)

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu dari tempat kerja.

SiSiH secara berkesan:

Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan

kaedah Tag Kuning. Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:

Barang/dokumen

yang tidak diperlukan

Kaedah tag Merah

Menentukan jenis

barang/peralatan/

rekod yang

hendak dilupuskan

Kaedah tag Kuning

Kaedah tag Kuning

Menentukan jenis

barang/peralatan/

rekod yang

hendak dinilai

Melekat/melabel

Tag Merah ke atas

barang/peralatan/

rekod yang telah

dikenalpasti

Melekat/melabel

Tag Kuning ke

atas barang/

peralatan/rekod

yang telah dikenal

pasti

Pengasingan Tindakan

Barang/dokumen

yang tiada nilai dan

senang dibuang

Barang/dokumen

yang tiada nilai dan

senang dibuang

Barang/dokumen

yang tiada nilai tapi kos

pelupusan tinggi

Mewujudkan

kawasan Tag

Merah - kawasan

pengumpulan

barang/peralatan/

rekod yang tidak

diperlukan untuk

pelupusan

Membuat penilaian

terhadap barang

yang dilabel Tag

Kuning. Tarikh

pelupusan perlu

ditetapkan untuk

pelupusan atau

penyimpanan

Mencatatkan

barang/peralatan/

rekod yang telah

dilabelkan dengan

Tag Merah

Mencatatkan

barang/peralatan/

rekod yang telah

dilabelkan dengan

Tag Kuning

Lupus dengan

segera

Dihapuskira/dijual

mengikut prosedur

Lupus dengan

menggunakan

kaedah/kos yang

paling rendah

Kaedah tag Kuning

Kesan Kesan kejayaan SISIH boleh diukur melalui:

Di tempat kerja hanya terdapat barang/dokumen/peralatan yang Kesan diperlukan kejayaan sahaja. SISIH boleh diukur mel

Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.

Di tempat kerja hanya terdapat b

9


10

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

SuSun (SeitOn)

SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan

semula di tempatnya.

SuSun secara berkesan:

Guna Falsafah 5S: Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya.

Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)

Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod

Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori

Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai

Kaedah SuSun:

Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:

Tindakan SUSUN boleh dilakukan seperti berikut:

Barang/dokumen

diperlukan

Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:

Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen dalam tempoh 30 saat.

sapu (seiso)

Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:

Pencarian/capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat.

SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan

peralatan.

saPu secara berkesan

uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-First-Out (fIfO)

Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan

Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah

diambil dan disimpan semula

Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah

diambil dan disimpan semula

Barang/peralatan/dokumen hendaklah mudah dicapai

sebaik-baiknya dalam 30 saat

alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam

diasingkan daripada alatan biasa

sediakan parkir untuk ruang mesin/alatan mudah alih seperti mesin fotostat,

pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya

Kelompok barang

/dokumen

Barang/dokumen

selalu digunakan

Barang/dokumen

jarang digunakan

semasa urusan harian

Barang/dokumen

tidak digunakan semasa

urusan harian tetapi

perlu dirujuk dan mesti

disimpan

Tindakan yang perlu

Susun dekat dengan

tempat kerja dan

cepat dicapai

Letakkan di tempat yang

dikhaskan bagi barang/

dokumen yang jarang

digunakan/jarang dirujuk

Letakkan ditempat yang

dikhaskan nagi barang/

dokumen yang dirujuk

secara bermusim


SaPu (SeiSO)

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Kesan kejayaan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat

Keadaan persekitaran lebih bersih

Kos penyelenggaraan lebih rendah

SeRagaM (SeiKetSu)

Manual aMalan 5s

SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan

peralatan.

SaPu secara berkesan

Mengagihkan tugasan pembersihan

Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli

Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan

Melaksanakan kerja pembersihan

tindakan SaPu

aktiviti

Kenalpasti

ruang dan

peralatan tempat

kerja yang kotor

SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau

peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

SeRagaM secara berkesan:

Proses

tindakan

membersihkan

kekotoran

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori

Mengadakan prosedur kerja pembersihan

Mengadakan jadual penyelenggaraan

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

hasil

BeRsIh

11


12

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

SeRagaM Yang Berkesan

sIsteM

nOMBOR/ RujuKan

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik

Mempunyai impak visual yang positif

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)

SentiaSa aMaL (SHitSuKe)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan empat Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton,

Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/

Agensi.

Panduan Mengekalkan amalan 5S

MenYusun

seRagaM

MelaBel

MenggunaKan

sKeMa WaRna

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan

latihan yang berterusan

Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala

Memastikan aktiviti promosi berterusan

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan

oleh warga IAB

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

LangKaH-LangKaH langKah-langKah PeLaKSanaan PelaKsanaan aMaLan aMalan 5S iaB 5s IaB

Langkah-langkah Langkah-langkah pelaksanaan Amalan 5S IAB adalah terdiri daripada 5 langkah 5 langkah iaitu: iaitu:

PERSEDIAAN

PeRSeDiaan

PELANCARAN

PELAKSANAAN

AUDIT

PENGIKTIRAFAN

Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S IAB dilakukan bertujuan menjamin objektif Amalan

5S IAB tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:

Mendapatkan Komitmen Pengurusan terhadap pelaksanaan amalan 5s

Menubuhkan jKK Induk a5s IaB dan jK Pelaksana amalan 5s IaB

Menyenarai peranan jK amalan 5s

Menyediakan Pelan tindakan amalan 5s

Menghadiri latihan amalan 5s daripada MaMPu

13

14


14

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

PeLanCaRan

Pelancaran Amalan 5S IAB dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara seperti

yang dinyatakan dalam jadual di bawah:

Merasmikan

amalan 5s

PeLaKSanaan aMaLan 5S iaB

Mengadakan

Penandaarasan

amalan 5s

Mempromosi

amalan 5s melalui

poster, bunting dan

sebagainya

Menyediakan

Manual amalan

5s untuk warga

organisasi

Amalan 5S IAB dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi perkaraperkara

berikut:

Melaksanakan

amalan 5s bedasarkan

Pembahagian Zon 5s

nama Zon 5s

jawatankuasa Pelaksana Zon 5s

(jKPZa5s)

sudut amalan 5s di setiap 5s

• Pelan Perancangan

• arahan jK Pelaksana amalan 5s

• IaB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan, pembahagian

subzon pula berdasarkan jabatan atas budi bicara pusat

masing-masing

• IaB cawangan berdasarkan budi bicara pengurusan

masing-masing

• Berdasarkan nama cendekiawan negara

• Menubuhkan jKPZ amalan 5s

• Ketua Zon membentangkan laporan amalan 5s Zon di setiap

Perhimpunan Bulanan

• Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan

amalan 5s kepada warga IaB

• Berimej korporat tanpa hiasan berlebihan


KanDungan SuDut 5S

auDit 5S

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

Bil Perkara

1 Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S

2 Carta Organisasi Jawatankuasa Amalan 5S

3 Carta Gantt Pelaksanaan 5S

4 Pelan Lokasi/Pelan Lantai Zon 5S

5 Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan 5S

6 Slogan Amalan 5S

7 Buletin berkaitan Amalan 5S (jika berkenaan)

8 Maklumat bagi tujuan promosi Amalan 5S di IAB

9 Nama Kumpulan mengikut Zon 5S

10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan (Jadual 4P)

11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti

12 Jadual Mesyuarat/Perjumpaan Zon 5S

Proses audit Amalan 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam dua

peringkat:

IaB

PengiKtiRaFan

• Rujuk Kriteria audit

• Rujuk Pelan Perancangan

amalan 5s Induk

• Pelaporan amalan 5s

oleh Ketua Zon

MaMPu

Badan Pensijilan audit luar

Pengiktirafan Amalan 5S IAB di peringkat IAB diumumkan dalam setiap perhimpunan bulanan,

manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam Pelan Perancangan

Amalan 5S IAB. Rajah pengiktirafan Amalan 5S IAB adalah seperti berikut:

IaB

MaMPu

• 3 Zon terbaik

• 3 subzon terbaik

• 5 Individu terbaik

• sijil amalan 5s

15


16

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

PeRanan Dan tanggungJaWaB JaWatanKuaSa

inDuK aMaLan 5S

1. JAWATANKUASA INDUK

2. PENYELARAS

3. JAWATANKUASA

PROMOSI

4. JAWATANKUASA AUDIT

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

Amalan 5S.

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber

kewangan.

Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan

fasilitator.

Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan

bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit

Dalam).

Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui

contoh amalan terbaik.

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S.

Menyelaraskan program Amalan 5S.

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan

5S.

Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan

pelaksanaan Amalan 5S.

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan

audit.

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan

5S dalam organisasi

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S.

Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk

kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan

Amalan 5S.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap

kesedaran Amalan 5S dalam kalangan warga IAB

Menyediakan kriteria audit dalaman 5S.

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S.

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit

dalaman 5S.

Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke

semasa mengikut keperluan.


5. JAWATANKUASA

LATIHAN

6. FASILITATOR

7. KETUA ZON AMALAN 5S

8. AHLI-AHLI KUMPULAN

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi

memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam

organisasi.

Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari

semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan

5S.

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja

diberikan latihan 5S secukupnya.

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan

ahli kumpulan.

Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan

panduan yang disediakan.

Menentukan pembahagian zon.

Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat

terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.

Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

Mewujudkan subzon bagi Zon Amalan 5S

masing-masing

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan.

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam

pelaksanaan aktiviti Amalan 5S.

Merancang aktiviti kumpulan.

Memberikan maklum balas mengenai status

pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator.

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

Memberikan komitmen secara berterusan.

Menyertai aktiviti 5S secara aktif.

Bekerjasama dalam kumpulan.

Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

17


18

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

StanDaRD aMaLan 5S iaB

SUSUN DAN SERAGAM (SEITON DAN SEIKETSU)

a) SuDut 5S

Papan Maklumat Kekal

Papan Maklumat Berubah

MaKluMat KeKal

Nama Kumpulan

Polisi dan Objektif Amalan 5S

Pelan Tapak Zon

Carta Organisasi J/K Amalan 5S

Pelan Perancangan

Pelan Tindakan

MaKluMat BeRuBah

Gambar sebelum dan selepas 5S

Data-data/makluman semasa

Pencapaian (Audit Dalaman)

Penghargaan

Aktviti Amalan 5S Zon

B) KaWaLan Ruang KeRJa (Ruang PeJaBat, LaCi MeJa Dan Ruang

KeRJa PeRiBaDi KaKitangan)

Pelan Lantai

Ruang PejaBat

Pelan Lantai pejabat ditampal di tempat

sesuai dan mudah dilihat oleh pelanggan


Kabinet Laci

Suis Lampu

Ruang Menunggu

Laci Alat Tulis

Tanda Nama dan Jam Pergerakan Kakitangan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

Berlabel di luar laci

Dalam laci disediakan Partition alat tulis

Laci aras 1 – alat tulis

Laci aras 2 – peralatan/CD tersusun rapi

Laci aras 3 – Barangan peribadi

Ruang KeRja PeRIBaDI KaKItangan

BIlIK KeRja

Label suis ditampal berhampiran suis

Label setiap rak pada kabinet kayu yang

mudah dilihat (BAHAN RUJUKAN, FAIL)

Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi

yang sesuai untuk suasana tempat kerja

(maksimum 5 item)

Satu kerusi bagi setiap kakitangan dan

maksimum 4 kerusi bagi tetamu (berdasarkan

ruang bilik dan jumlah kakitangan yang

berkongsi)

Bilik yang mempunyai sudut rehat – dilabel

dengan RUANG REHAT/RUANG TETAMU

serta sentiasa memastikan sofa berada

dalam keadaan kemas dan bersih

Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan

dan diletakkan di luar bilik serta berparkir

secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing

Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 bagi

seorang kakitangan dan maklumat ditampal

dengan kemas di dinding bilik

Dibenarkan cermin muka - digantung di

dinding bilik

Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan

kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau

pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S

Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal

dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam

seluruh IAB

Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang

bertutup dan kabinet besi

19


20

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Bilik Kerja

Hiasan

Keadaan kubikal yang kemas

Tray surat berlabel (In, Out, KIV)

Set komputer – kabel CPU, monitor dan

pencetak diikat

Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah

dicapai serta label nombor telefon tersebut

ditampal padanya

Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap

Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan

Ketua Zon 5S – Seragam dan kesesuaian)

Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang)

Dibenarkan meletak cermin alas meja dan

hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja

di bawahnya

Jaket dan tali leher yang tidak dipakai

digantung dengan kemas pada stool

hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang

dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang

peribadi yang tertutup)

KuBIKal

Dibenarkan perhiasan individu atas meja

(maksimum 2 item)

Jaket dan tali leher yang tidak dipakai

digantung dengan kemas pada stool hanger

Satu kerusi kakitangan dan maksimum 2

kerusi tetamu

Fail yang disusun atas meja belakang –

maksimum 20 fail disusun mengikut nombor

Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan

dan diletakkan di luar kubikal serta berparkir

secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing

Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 dan

maklumat ditampal dengan kemas di dinding

kubikal

Dibenarkan perhiasan individu atas almari

kayu/ besi (maksimum 3 item)

Dibenarkan cermin muka - digantung di

dinding kubikal/diletakkan di atas meja kerja

Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan

kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau

pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S


Label Bilik Kerja Kakitangan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

C) KaWaLan KaBinet / RaK KaYu StaF

Tag Kabinet Besi

Tag Rak Kayu

Manual aMalan 5s

Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal

dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam

seluruh IAB

Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang

bertutup dan kabinet besi

Tray surat berlabel (In, Out, KIV)

Set komputer – kabel CPU, monitor dan

pencetak diikat

Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah

dicapai serta label nombor telefon tersebut

ditampal padanya

Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap

Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan

Ketua Zon 5S – Seragam dan kesesuaian)

Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang)

Dibenarkan meletak cermin alas meja dan

hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja

di bawahnya

Jaket dan tali leher yang tidak dipakai

digantung dengan kemas pada stool

hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang

dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang

peribadi yang tertutup)

Label bilangan kabinet

KaBInet BesI

Dokumen yang kerap digunakan di tingkas 1

Terdapat indeks kandungan dokumen dan

tampal di hadapan laci

Sediakan bilangan nombor/nama di poket fail

mengikut indeks luar

Kemas kini kandungan fail dari semasa ke

semasa

Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk

kabinet guna sama

RaK KaYu staf

Label rak mengikut jenis bahan yang

diletakkan di situ. contoh: BAHAN

RUJUKAN,FAIL KURSUS, FAIL JABATAN

21


22

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

D) KaWaLan FaiL

Fail Putih

Fail Keras

Fail Baring

faIl PutIh

Label dan bernombor di tepi fail

Disusun berdiri dalam Magazine/File Holder

mengikut nombor indeks fail

Indeks ditampal

Warna label fail adalah seragam dan mengikut

Zon 5S

Label bilangan Magazine/File Holder

sekiranya lebih daripada satu atau disusun

mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja

faIl KeRas

Label dan bernombor di tulang fail

Ditampalkan indeks

Susunan mengikut nombor indeks (nombor

ditentukan sendiri oleh empunya fail)

Warna label fail adalah seragam dan mengikut

Zon 5S

Nama Pusat dan Jabatan perlu ada pada

label fail

faIl DalaM KeaDaan BaRIng

Label di bawah fail


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

e) POin/SuiS/WaYaR/RuBBeR StaMP

Suis Lampu dilabel Wayar diikat rapi

Susunan rapi Rubber Stamp

F) aLat PeMaDaM aPi

Alat Pemadam Api

Manual aMalan 5s

POIn/suIs/WaYaR

Label pada ruang plug dan suis (sekiranya

lebih daripada satu suis)

Kabel/wayar diikat dengan kemas

Pamerkan arahan pada plug guna sama

Labelkan ditepi suis lampu/kipas kedudukan

lampu/kipas untuk setiap suis sekiranya

lampu/kipas lebih daripada satu

RUBBER STAMP

Pasang bilangan pada cap

Senarai indeks bagi semua cap

Bilangan pada hanger cap jika lebih daripada

satu

alat PeMaDaM aPI

Digantung

Label bilangan

Manual Ringkas Penggunaan

Tarikh Luput

23


24

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

g) KaWaLan StOR aLat tuLiS / BiLiK PeRaLatan

Stor Peralatan

H) KaWaLan PIGEON HOLE

Pigeon Hole Kakitangan

Penanda Aras Hole bagi

Pigeon Hole Dokumen

Pigeon Hole Dokumen

stOR alat tulIs/BIlIK PeRalatan

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Master Indeks di tepi rak: Nombor, label rak

dan aras rak

Label Item

Item yang kerap diambil/digunakan berada di

aras yang mudah diambil

Kod stok mengikut aras dan rak

PIgEOn HOlE staf

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Bilangan pada Pigeon Hole

Nama Jabatan/Pusat bagi Pigeon Hole Staf

Nama empunya pada Hole

PIgEOn HOlE DOKuMen

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Hole atas – kerap digunakan

Hole bawah – jarang digunakan

Tanda maksimum / minimum

Bilangan pada Pigeon Hole


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

i) PeRaLatan / MeSin guna SaMa

Peralatan/mesin guna sama

Manual ringkas penggunaan mesin fotostat

J) BiLiK MeSYuaRat

Bilik Mesyuarat

Pelan Lantai Bilik Mesyuarat

Manual aMalan 5s

PeRalatan/MesIn guna saMa

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Parkir disediakan

25

Nombor bilangan mesin sekiranya melebihi

daripada satu

Manual ringkas penggunaan

BIlIK MesYuaRat

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Nama Bilik mesyuarat

Etika Penggunaan Bilik Mesyuarat

Kerusi dinomborkan

Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan

KEW PA 7 dipamerkan

Pelan Lantai dipamerkan dengan jelas


26

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

K) KaWaLan DeWan/auDitORiuM

Auditorium

L) KaWaLan SuRau / BiLiK SOLat

Ruang Solat yang Tersusun Rapi dan Selesa

DeWan/auDItORIuM

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas

Peralatan/kemudahan dewan berkeadaan

sempurna dan boleh digunakan

Kemudahan tanda arah dipamerkan dengan

jelas

Kerusi dinomborkan

Pelan lantai dewan dipamerkan

Nama dewan diletakkan di luar pintu

Etika penggunaan dewan

Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan

Hiasan berbentuk korporat boleh dipamerkan

dan diselenggara secara berkala

suRau/BIlIK sOlat

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Arah kiblat dipamerkan dengan jelas

Jadual waktu solat disediakan untuk panduan

Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan

yang simpan di ruang tersebut

Tempat telekung dilabelkan

Sentiasa memastikan kebersihan telekung/

sejadah


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

M) KaWaLan PeRuStaKaan/PuSat SuMBeR

Rak buku perustakaan

Ruang membaca yang tersusun

Manual aMalan 5s

PeRPustaKaan/Pusat suMBeR

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Bilik sentiasa kemas, teratur dan bersih

Susunan buku mudah dicapai serta disusun

mengikut indeks

Rak bernombor, berlabel dan disediakan

indeks

Meja bacaan bernombor disusun bersamasama

kerusi dan dinomborkan

Hiasan berimej korporat dibenarkan dan

diselenggara secara berkala

Pelan lantai dipamerkan di ruang yang

mudah dilihat

Etika penggunaan bilik perpustakaan

dipamerkan dengan jelas

Tanda arah disediakan

Jadual Waktu penggunaan perpustakaan

dipamerkan dengan jelas di ruang dalaman

yang mudah dilihat dan di luar pintu Misi, Visi

dan Piagam Pelanggan dipamerkan

n) LOBi utaMa

(KaunteR KHiDMat PeLanggan Dan Ruang Menunggu)

KaunteR

Label kaunter diletak di tempat yang mudah

dilihat

Ada tanda nama staf bertugas

Jadual Tugas Khidmat Kaunter dipamerkan

Peralatan di kaunter disusun dengan rapi dan

berparkir serta berlabel

27


28

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Ruang Menunggu yang Teratur

Ruang Menunggu

Semua peralatan disusun dengan kemas,

cantik dan berkeadaan baik

Laluan-laluan umum bersih dan tidak

terhalang dengan peralatan

Pelan Lantai IAB dipamerkan di ruang yang

mudah dilihat

Senarai Pusat/Jabatan/Unit dipamerkan di

luar lif atau tangga bangunan berkaitan

Maklumat seperti Pelan Strategik/Misi/Visi/

Piagam Pelanggan sentiasa dikemas kini dan

dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

O) KaWaLan BiLiK KuLiaH/BiLiK LatiHan/MaKMaL KOMPuteR

Bilik Latihan

Makmal Komputer

BIlIK KulIah/BIlIK latIhan/

MaKMal KOMPuteR

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan

kemas serta selesa untuk digunakan

Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan

Peralatan bilik dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan

Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan

dan diselenggara secara berkala

Kerusi dan meja dinomborkan

Nama bilik dan pelan lantai bilik dipamerkan

Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan

jelas


P) BiLiK FaiL

Pelan Lantai Bilik

Susunan Kabinet Besi

Susunan Dalam Kabinet Fail

Tag Kabinet Besi

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Label bilangan kabinet

Manual aMalan 5s

BIlIK faIl

Pelan lantai susun atur bilik fail dipamerkan di

ruang yang mudah dilihat

Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen

dan nombor indeks/rujukan

Fail dilabel dan disusun mengikut indeks dan

boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

Arahan ringkas penggunaan bilik fail

dipamerkan

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Log pergerakan fail diwujudkan

(jika berkaitan dan perlu)

Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada

dalam keadaan baik dan berada di tempat

khas dan berparkir

Kawalan makhluk perosak dilaksanakan

secara berjadual

KaBInet

Dokumen kerap digunakan di tingkat satu

Sediakan indeks kandungan dan ditampal di

hadapan laci

Sediakan poket log keluar fail (sekiranya

berkaitan dan perlu) bagi mengelak

kehilangan fail

Kemas kini kandungan fail dari semasa ke

semasa

Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi

kabinet guna sama dan tidak berada di dalam

bilik yang mempunyai P.B sendiri

29


30

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Q) PantRi

PB dan Peraturan Penggunaan Pantri

R) tanDaS

Pantri

Tag Bilangan Tandas

PantRI

Etika Penggunaan

Label Item

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk

memantau kerja Pekerja Am yang dilantik

Log/Jadual Pembersihan

Etika penggunaan

tanDas

Label peralatan (sabun dan tisu)


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

S) KaWaLan aSRaMa (BiLiK tiDuR / KaFetaRia / Ruang LetaK

KeReta /giMnaSiuM )

Bilik tidur asrama

Dewan Makan/Kantin Asrama

BIlIK tIDuR asRaMa

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan bilik tidur dibekalkan

dalam keadaan bersih dan mencukupi

Kemudahan tandas sentiasa boleh diguna

dan diselenggara mengikut jadual

Pamerkan Jadual Penyelenggaraan di pintu

bilik tidur asrama

Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding

asrama serta nombor pegawai asrama untuk

dihubungi jika berlaku kecemasan

Label Nombor Bilik ditampal di luar pintu

KantIn/KafeteRIa

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan sentiasa cukup dan bersih untuk

digunakan

Kaunter berlabel dan sentiasa bersih

Singki basuh tangan disediakan dan sentiasa

bersih serta boleh digunakan

Label harga bagi setiap makanan

(Kantin makanan berbayar individu)

Kemudahan tanda arah

31


32

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Parkir Kereta

Gymnasium dijaga dalam keadaan selamat

t) MeSin / PeRaLatan BeRgeRaK

Mesin berparkir

Troli berparkir

Ruang letaK KeReta

Parkir disediakan dengan jelas

Nombor bilangan parkir

Label parkir bagi parkir khas

PeRalatan BeRgeRaK

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Sediakan parkir

gIMnasIuM

Personel Bertanggungjawab (P.B)

Disusun dengan kemas serta mengambil kira

ciri-ciri keselamatan

Peralatan diselenggara mengikut jadual

Jadual Penyelenggaraan dan Jadual

Penggunaan disedia dan dipamerkan

MesIn

Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi mesin

yang tidak dikumpul di bilik khas (mempunyai

P.B bilik tersebut)

Parkir disediakan

Manual ringkas penggunaan untuk mesin

guna sama

Nombor bilangan mesin sekiranya terdapat

lebih daripada satu

Label bilangan lot parkir sekiranya lebih

daripada satu

Labelkan pada peralatan label bilangan

peralatan sama dengan label bilangan

parkirnya


KRiteRia auDit

KOMPOnen a: PeRanCangan Dan PenuBuHan JaWatanKuaSa

CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)

Disediakan selaras dengan matlamat agensi.

Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi.

Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh

Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang

strategik.

Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi.

Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen

keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan,

perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan

pelanggan.

1

2

3

4

a1) DaSaR 5S

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

5

6

JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)

Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/bahagian

menjadi ahli.

Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik

Fasilitator 5S dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut.

Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan

secara teratur serta diedarkan

7

8

9

10

Manual aMalan 5s

JaWatanKuaSa LatiHan

a2) CaRta

agenSi 5S

Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan

Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang

dirancang (carta perbatuan disediakan)

Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S

kepada warga agensi (rekod disimpan).

11

12

13

JaWatanKuaSa LatiHan

14

15

33

Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan.

Pelan promosi mengenai Amalan 5S disediakan untuk satu

tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).

Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).

16


34

CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

JaWatanKuaSa auDit

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan.

Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang

(carta perbatuan disediakan).

Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan)

Maklumat mengenai latihan, promosi dan audit yang telah

dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi.

Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua

kumpulan 5S.

Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S

Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan

kepada dasar dan justifikasi untuk kawasan mereka.

Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan.

Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S.

Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti

Amalan 5S dilakukan

Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan

selanjutnya.

Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/Bahagian/Zon/Unit

diadakan dan rekod disimpan untuk rujukan dan tindakan.

Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di

kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan.

Garis Panduan disediakan selaras dengan

Dasar Amalan 5S agensi.

Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi.

Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada

semua warga untuk dijadikan panduan A5S

Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan

buku panduan.

Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman

Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau

tempat seperti yang telah ditentukan

Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman

semua warga agensi

Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan

aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik

17

18

19

20

21

a3) Peta

KaWaSan KeRJa

KuMPuLan 5S

22

23

24

25

26

a4) ReKOD

aKtiViti 5S

27

28

a5) Minit

MeSYuaRat

29

30

31

32

a6) gaRiS

PanDuan 5S Di

agenSi

33

34

35

a7) auDit

DaLaMan

36

37


CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

38 Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S.

39 Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada

warga agensi.

40 Rekod aktiviti pengiktirafan dikemas kini.

JuMLaH SKOR (KOMPOnen a)

a8)

PengiKtiRaFan

KOMPOnen B: Ruang teMPat KeRJa Dan PeRaLatan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

JaWatanKuaSa PeLaKSana (JKP)

B1) KuMPuLan

PeLaKSana 5S

B2) SuDut 5S

Manual aMalan 5s

Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan.

Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga

dipaparkan.

Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik.

Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah

strategik.

Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik.

Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam

keadaan baik.

Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan

untuk mengamalkan aktiviti 5S.

Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.

Ada tempat pembuangan sampah yang khas.

Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya.

Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja.

Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat.

Susunan mengikut label yang seragam.

Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas.

Teknik susunan mempermudahkan carian/capaian dalam tempoh

30 saat.

1

2

3

4

5

6

7

B3) Lantai

8

9

10

11

12

13

14

15

B4) SuSun atuR

PeRaLatan

35


36

CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

16

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci

atau dalam rak simpanan.

Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.

Tidak berdebu, bersih dan kemas.

Tidak terdapat peralatan rosak.

Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam

ruang tertentu/laci/perabot.

Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan

sempurna, teratur dan tidak berserabut.

Label petunjuk pada suis lampu.

Bersih dan tiada lampu yang rosak.

Susunan fail kemas dan selamat.

Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad.

Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat.

Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan

dengan baik.

Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta

secara sistematik.

Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan

persekitaran pejabat.

Tiada hiasan yang usang.

Tidak berdebu dan berkeadaan baik.

Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja.

Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan

dengan aktiviti pentadbiran.

17

18

19

20

B5) KeaDaan

PeRaLatan

21

B6)

PenDaWaian

22

23

24

25

26

27

B7) LaMPu

B8) SuSunan

FaiL

28

29

B9) PeRHiaSan

30

31

32

33

B10) PeLaBeLan

Persekitaran dalam yang kemas dan selamat.

34

B11) KeaDaan

PeRSeKitaRan

DaLaMan

Perabot dan bahan bacaan disediakan dan tersusun.

Bersih, kemas dan selamat.

Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian.

Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer,

projektor berada dalam keadaan baik.

Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat.

Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.

Peralatan berada dalam keadaan baik.

35

36

37

38

B12) Ruang

Menunggu

B13) BiLiK

MeSYuaRat

39

40

41

B14) BiLiK

LatiHan


CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

42

43

44

B15) KaunteR

45

46

47

48

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

49

B16) StOR

50

51

52

53

54

Manual aMalan 5s

Kaunter adalah bersih dan kemas.

Pelanggan dilayan dengan mesra.

Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan

seragam.

Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan.

Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas

Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik &

memuaskan

Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai

sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/

label/abjad)

Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang

sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan dipatuhi

warga kerja

Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan

makulumat dikemas kini

Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan

Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas

Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan

kemas

Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem

susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/

abjad)

Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi.

Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen

keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan,

perkhidmatan berkualiti, ciri kerja sepasukan serta kepuasan

pelanggan.

B17) BiLiK

CetaK

55

JuMLaH SKOR (KOMPOnen B)

37


38

KOMPOnen C: PeRSeKitaRan teMPat KeRJa Dan KeMuDaHan

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan

mencukupi

Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara

mengikut jadual

Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta

nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan

Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi

Kaunter berlabel dan sentiasa bersih

Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan

Kemudahan tanda arah yang jelas

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan

selamat untuk digunakan

Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan

Kemudahan tanda arah yang jelas

Jadual penggunaan bilik dipamerkan

Peralatan di dalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan

Bersih, teratur, kemas dan menyenangkan

Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan

Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas,

etika dan peraturan

Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus

Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas,

bersih dan teratur

Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan

Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah dan kemas

1

2

C1) aSRaMa

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

C2) DeWan

MaKan aSRaMa

C3) giMnaSiuM

13

14

15

16

17

18

C4) SuRau /

BiLiK SOLat

C5) PantRi

19

20

21

C6) LaLuan

utaMa /

KORiDOR

22

23


CaDangan

PenaMBaHBaiKan

MaRKaH

SKOR

KategORi nO PeRKaRa

1 2 3 4 5

24

25

26

27

28

29

30

31

32

C7) PaPan

tanDa

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

C8) tanDaS

33

34

35

36

37

38

39

40

41

C9) teMPat

MeLetaK

KeReta

Manual aMalan 5s

Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih

Saiz yang sesuai dan senang difahami.

Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik

Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya.

Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat.

Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik dan selamat.

Mangkuk tandas bersih dan kering.

Lantai bersih dan kering.

Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang

dalam tandas.

Tidak berbau busuk.

Ada jadual pembersihan

Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/

pelawat.

Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

Berada dalam keadaan baik dan bersih

Ada sistem kawalan keluar masuk.

Tiada sampah di sekitar kawasan.

Tong sampah disediakan.

Cat bangunan di dalam dan luar adalah kemas dan tidak

tertanggal

Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki

kawasan pejabat

C10) KaWaSan

SeKitaR

42

JuMLaH SKOR (KOMPOnen C)

39


40

PenutuP

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal adalah sangat penting

dalam program peningkatan kualiti pengurusan IAB yang dilaksanakan secara berterusan.

Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga IAB seperti

bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja sepasukan, bangga dan sayangkan

organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah pandangan dan persepsi terhadap kerja dan

persekitaran tempat kerja yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan

staf IAB secara keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa

akan memartabatkan perkhidmatan IAB dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan

daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S IAB akan berusaha memenuhi permintaan pelanggan

yang semakin mencabar.

Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat memberi

kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga IAB tentang peranan dan tanggungjawab yang

harus dilaksanakan. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua

warga IAB menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat

yang satu.


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

SeKaLung PengHaRgaan

Manual aMalan 5s

Sekalung penghargaan kepada Pengarah, Timbalan

Pengarah Khidmat Profesional, Timbalan Pengarah Khidmat

Latihan, Pendaftar yang memberi sokongan dan dorongan kepada

Urus setia yang menjayakan Manual Amalan 5S IAB,

terutama kepada:

Wan Ghazali bin Wan Din

Amalludin bin Sufian

Lee Tsock Wah

Aziah binti Adi

Ainol Hidayah binti Abdul Rauof al-Samawi

Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel

Chew Hook Liong

Sukumaran Suppiah

Nakoo bin Mustan

Khairul Badri bin Ahmad

Aziz bin Salleh

Faridah binti Mahmood

Surani binti Jemali

Pendi anak Sadi

Khairul Anuar bin Abd. Rahman

dan

Penghargaan yang tidak terhingga kepada:

Semua warga IAB yang menyokong

pelaksanaan Amalan 5S IAB

41


42

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

LaMPiRan


Rujukan : JPA(BKP)71/17 Klt. 3 ( 39 )

semua Pengarah Bahagian,

Penasihat undang-undang,

Ketua unit audit Dalam.

tujuan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

jaBatan PeRKhIDMatan aWaM

Blok C1 Dan C2, Kompleks C

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62510 Putrajaya

aRahan PentaDBIRan BIl.1 tahun 2010

1

Manual aMalan 5s

PanDuan aMalan 5s

jaBatan PeRKhIDMatan aWaM MalaYsIa

1. Tujuan Panduan Amalan 5S ini ialah untuk:

1.1 memberi panduan asas pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti di

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dengan menggunakan

teknik Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal);

1.2 menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA sebagai usaha

penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem, proses dan

sumber manusia dengan penggunaan kosnya yang cekap dan

berkesan;

43


44

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

1.3 menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA yang memberi keutamaan

kepada penghasilan persekitaran yang bersih, kemas dan selamat

sebagai nilai tambah kepada imej korporat JPA; dan

1.4 menerangkan keperluan Amalan 5S kepada semua peringkat

organisasi JPA tentang pematuhan piawaian dan peraturan-peraturan

yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara konsisten serta

memenuhi keperluan pelanggan.

lataR BelaKang

2. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu

Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke

(Sentiasa Amal). Amalan 5S ini berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat

kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Keberkesanan

pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang

optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap

kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran.

3. Tumpuan utama penggunaan teknik Amalan 5S di JPA adalah untuk

menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja

yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di

tempat kerja. Amalan 5S dapat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti

JPA (MS ISO 9000), khususnya keperluan piawaian di bawah Klausa Pengurusan

Sumber iaitu Klausa 6.4 - Persekitaran Kerja. Hasil daripada Amalan 5S yang

cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat

JPA.

PanDuan MelaKsanaKan aMalan 5s DI jPa

4. Panduan Amalan 5S ini digubal untuk memastikan keseragaman

pelaksanaan Amalan 5S di JPA. Panduan ini terbahagi kepada lima (5) bahagian

utama yang akan menerangkan tentang aspek-aspek pelaksanaan Amalan 5S di

JPA seperti berikut:

4.1 Bahagian satu: Mengenali Amalan 5S.

4.2 Bahagian Dua: Hala Tuju Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam

Malaysia.

2


INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

4.3 Bahagian tiga: Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan

Perkhidmatan Awam Malaysia.

4.4 Bahagian empat: Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S di

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia : Kebersihan, Kekemasan dan

Keselamatan.

4.5 Bahagian lima: Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan 5S.

5. Selain daripada panduan ini, semua peringkat anggota di JPA digalakkan

merujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yang sedang

berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan Amalan 5S untuk membantu dalam

pelaksanaan Amalan 5S ini.

6. Keizinan diberikan kepada mana-mana jawatankuasa dalam organisasi JPA

dengan khidmat nasihat dan pertimbangan daripada Pengerusi Pasukan Petugas

Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mengeluarkan garis-garis

panduan yang bersesuaian untuk menjelaskan lagi aktiviti-aktiviti pelaksanaan

Amalan 5S di JPA.

KePeRluan PeRsIjIlan Dan PengauDItan aMalan 5s

7. Amalan 5S di JPA memerlukan pengiktirafan menerusi persijilan daripada

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). JPA yang menyertai persijilan ini

hendaklah memastikan sistem persekitaran kualiti Amalan 5S melalui proses

pengauditan dari semasa ke semasa.

8. Pengauditan Amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala oleh kumpulan

juruaudit dalaman dan juruaudit pihak ketiga.

PenguatKuasaan

9. Panduan Amalan 5S JPA ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.

10. Panduan ini dikuatkuasakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk

digunapakai oleh semua Bahagian di JPA.

3

45


46

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

PeMaKaIan PanDuan aMalan 5s jPa

11. Pemakaian panduan ini adalah kepada semua Bahagian di JPA supaya

pelaksanaan Amalan 5S dapat diselaras dan diseragam dengan cekap, teratur dan

berkesan.

12. Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan,

perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan 5S di JPA dalam persekitaran

Perkhidmatan Awam.

13. Panduan ini boleh juga dirujuk secara talian terus menerusi Portal JPA

http://www.jpa.gov.my/informasi-jpa/sudut-amalam-5s/.

"jPa PeneRaju PeRuBahan PeRKhIDMatan aWaM"

“ BeRKhIDMat untuK negaRa”

DatO’ DR. IsMaIl alIas

Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi)

Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti

Jabatan Perkhidmatan Awam

Malaysia

18 Januari 2010

s.k.:

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan)

4


RuJuKan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual aMalan 5s

1. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2010 Panduan Amamalan 5S Jabatan

Perkhidmatan Awam Malaysia.

2. Panduan Arahan 5S MAMPU

3. Panduan Amalan 5S Bahagian Buku Teks KPM

47


48

Manual aMalan 5s InsTITuT aMInuDDIn BaKI

More magazines by this user
Similar magazines