Khazanah Juli 2013 - Arsip UGM - Universitas Gadjah Mada

Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis 

untuk Menunjang Pelayanan di Arsip Universitas Gadjah Mada 

Pendampingan dan Pengembangan Records Center Unit Kerja 

sebagai Upaya Pembinaan Kearsipan di Lingkungan Universitas Gadjah Mada 

Tata Kelola Arsip Keluarga: Sebuah Pengalaman Pribadi 

Volume 

6 

Nomor 

2 

Halaman 

1-60 

Yogyakarta 

Juli 2013 

A r s i p U n i v e r s i t a s G a d j a h M a d a 

Bulaksumur: Gedung L3 Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta

ISSN: 1978-4880 

KHAZANAH 

ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA 

Volume 6, Nomor 2, Juli 2013 

Penanggung Jawab: Machmoed Effendhie; 

Pimpinan Umum: Eny Kusumindarti Wahyuningrum; 

Pimpinan Redaksi: Musliichah; 

Redaktur Pelaksana: Zaenudin dan Ully Isnaeni Effendi; 

Penyunting: Fitria Agustina; 

Sekretariat: Kurniatun dan Herman Setyawan; 

Desain Grafis: Eko Paris BY 

Pengelolaan Arsip dari Sekretaris Eksekutif UGM, 

22 Januari – 30 April 2013 

Akuisisi Arsip Direktorat SDM UGM, 

24 April 2013 

Diterbitkan Oleh: 

Arsip Universitas Gadjah Mada 

Alamat Redaksi: 

Bulaksumur Gedung L3 Lantai 3 

(Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta 

Telp. (0274) 6492151, 6492152; Fax. (0274) 582907 

Website: arsip.ugm.ac.id; e-mail: arsip@ugm.ac.id 

Program Oral History, wawancara dengan 

Mantan Rektor UGM Prof. Moch. Adnan, 

21 Mei 2013 

Rakor Kearsipan Kemdikbud 

di Hotel Sahid Raya Jakarta, 27 s.d. 29 Mei 2013 

Gambar Sampul Depan: 

Gedung Pusat UGM Tahun 1956 

KHAZANAH terbit tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media 

sosialisasi dan pembahasan bidang kearsipan. Redaksi menerima kiriman naskah 

berupa kajian lapangan, studi pustaka, uji coba laboratorium, hasil seminar, dan 

resensi. Petunjuk penulisan naskah: naskah belum pernah dipublikasikan, ditulis 

dalam bahasa Indonesia, huruf Times New Roman 12, spasi 1,5, pada kertas kuarto 

A4 7-15 halaman. Sistematika penulisan mencerminkan adanya pendahuluan, 

kerangka teori, hasil dan analisis, kesimpulan dan saran, disertai dengan abstrak 

dan kata-kata kunci tulisan. Naskah berupa hardcopy dan softcopy dikirim ke 

alamat redaksi disertai dengan biodata penulis. 

Kunjungan SMK Nasional Baureno Bojonegoro, 

13 Juni 2013 

Kunjungan Arsiparis se-Jawa Timur, 

21 Juni 2013

Vol. 6, No. 2, Juli 2013 ISSN 1978-4880 

DAFTAR ISI 

Dari Redaksi ................................................................................................ 2 

Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis 

untuk Menunjang Pelayanan di Arsip Universitas Gadjah Mada .............. 3 

Herman Setyawan 

Pendampingan dan Pengembangan Records Center Unit Kerja sebagai 

Upaya Pembinaan Kearsipan di Lingkungan Universitas Gadjah Mada .... 13 

Kurniatun 

Tata Kelola Arsip Keluarga: Sebuah Pengalaman Pribadi .......................... 22 

Mas Yanto Samadikun 

Mengenal Persatuan Wanita Keluarga Universitas Gadjah Mada 

dari Khazanah Arsip (1951 – 1991) ........................................................... 35 

Fitria Agustina 

Pesawat Gelatik untuk Universitas Gadjah Mada ...................................... 45 

Ully Isnaeni Effendi 

Resensi Buku: Kepemimpinan dalam Program Manajemen Arsip Dinamis 

dan Arsip Statis ........................................................................................... 52 

Machmoed Effendhie 

1

2 

DARI REDAKSI 

Khazanah edisi kali ini mengangkat lima tema yang beragam. Tulisan Herman 

Setyawan tentang “Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis untuk 

Menunjang Pelayanan di Arsip Universitas Gadjah Mada” merupakan rangkuman 

dari skripsi S-1 bidang administrasi. Arsip UGM berdasarkan UU No. 43 Tahun 

2009 tentang Kearsipan, bertanggung jawab terhadap pembinaan sistem kearsipan 

dan pengelolaan arsip statis di lingkungan UGM, yang tujuan akhirnya untuk 

layanan informasi kearsipan kepada publik dan internal. Untuk memberikan 

layanan prima kepada publik, selain telah dibuat jalan temu balik arsip (finding 

aids) manual, juga telah dikembangkan sistem temu balik arsip berbasis web yang 

kemudian diberi nama Sistem Informasi Kearsipan Statis (SiKS). 

Tulisan Kurniatun tentang pendampingan dan pengembangan records center 

di lingkungan UGM merupakan campuran antara pengalaman pribadi sebagai 

pendamping dan beberapa peraturan yang mengharuskan lembaga kearsipan 

perguruan tinggi melakukan pembinaan sistem kearsipan di lingkungan kerjanya. 

Terdapat minimal tiga landasan legal yang mengharuskan Arsip UGM melakukan 

pembinaan di unit-unit kerja di lingkungan UGM, yakni UU No. 43 Tahun 2009 

tentang Kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 

2009 tentang Kearsipan, dan Perka ANRI No. 24 Tahun 2011 tentang Pedoman 

Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Salah satu kegiatan 

pembinaan yang dilakukan Arsip UGM adalah kegiatan pendampingan dan 

pengembangan records center di unit kerja di lingkungan UGM. 

Tulisan Mas Yanto Samadikun tentang arsip keluarga telah mengingatkan 

kami pada salah seorang alumni Program Tugas Belajar D-3 Kearsipan FIB UGM 

yang kini tinggal di Madura. Beliau menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan arsip 

tidak hanya untuk arsip keluarga tetapi juga untuk benda-benda (korporil) pribadi. 

Adapun prinsip-prinsip pengelolaan arsip yang dimaksud adalah mulai dari 

meregistrasi, mengklasifikasi, menyortir, memberkas, mengindeks, dll, sampai 

pemeliharaan, perawatan, pengamanan, dan penyusutan. Artikel ini menarik dan 

menginspirasi. 

Tulisan Fitria Agustina: “Mengenal Persatuan Wanita Keluarga UGM dari 

Khazanah Arsip (1951 – 1991) dan tulisan Ully Isnaeni Effendi: “Pesawat Gelatik 

untuk UGM” merupakan serpihan-serpihan sejarah UGM yang memang perlu 

dimunculkan dalam bentuk tulisan. Tujuannya agar, terutama para alumni, 

mengetahui bahwa UGM memiliki “kekayaan” memori kolektif. 

Dengan keterbatasan yang ada, semoga Khazanah edisi kali ini bermanfaat 

bagi pembaca. Sekurang-kurangnya dapat menginspirasi para praktisi, akademisi, 

dan pengambil keputusan di bidang kearsipan. Selamat membaca. 

Redaksi

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS 

UNTUK MENUNJANG PELAYANAN 

DI ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA 

Herman Setyawan 

Abstract 

Archival institutions tasked to manage an archive, that has a value to history, 

has exhausted its retention, and made permanent. For recorded information on 

all activities of the organization, it serves as a central memory, decision-making 

tools, evidence of the existence of the organization and for the benefit of another 

organization. Problems arise when the institution has a collection of archival 

records in abundance. A wide range of agency activities resulted generated 

archive collection is very diverse. This causes the volume of records that are 

maintained very much. It difficult to find back of the shelf location manually, or 

with the list though, because the archives are kept very much. In addition to these 

problems, in general, have archival decades old, making it susceptible to physical 

damage. In case of physical touch to the archive continued in service activities 

and access, it is feared physical harm will occur archives. 

This study used a descriptive approach design, the research aims to collect an 

existing symptoms according to what the time of the study, and not to test the 

hypothesis. Data collection techniques used in this study is the observation, 

interviews, and documentation. 

Based on the results of this study concluded that Gadjah Mada University 

Archive used subject pattern in the management of the archive. The end of archive 

management is entering data into the archive collection of archival information 

system. The information system contains a database file thoroughly, so that the 

rediscovery of the archive store locations can be done in seconds. It is very 

effective when compared to the rediscovery of the archive manually. 

Keywords: utilization, information systems, archives 

1 

I. PENDAHULUAN 

Lembaga kearsipan perguruan 

tinggi bertugas untuk mengelola arsip 

statis, yaitu arsip yang mempunyai 

nilai guna kesejarahan, telah habis 

retensinya, dan berketerangan 

1 

Arsiparis Arsip UGM 

dipermanenkan. Sebagai rekaman 

informasi dari seluruh aktifitas 

organisasi, arsip berfungsi sebagai 

pusat ingatan, alat bantu pengambilan 

keputusan, bukti eksistensi organisasi 

dan untuk kepentingan organisasi 

yang lain. 

3

Permasalahan muncul saat arsip 

yang dikelola adalah berkas-berkas 

yang rapuh fisiknya karena usia 

penciptaannya yang telah lama. Arsip 

Universitas Gadjah Mada (Arsip 

UGM) adalah lembaga kearsipan 

tingkat perguruan tinggi di 

Universitas Gadjah Mada yang 

mempunyai tugas melakukan 

pengelolaan arsip statis. Arsip yang 

dikelola oleh Arsip UGM adalah 

koleksi arsip sejak tahun 1949 yang 

mayoritas fisik arsipnya telah rapuh. 

Pada proses pelayanan dan akses, 

baik pengguna maupun petugas arsip 

bersentuhan secara langsung dengan 

fisik arsip. Sentuhan langsung dengan 

fisik arsip secara terus menerus dapat 

menimbulkan kerusakan pada fisik 

arsip. 

Permasalahan lain adalah volume 

arsip yang disimpan oleh lembaga 

kearsipan pada umumnya berjumlah 

besar. Apabila volume arsip cukup 

banyak, maka penemuan kembali 

arsip dari lokasi simpannya tidak 

dapat mengandalkan daftar arsip 

manual. Penggunaan daftar arsip 

manual dalam pencarian arsip 

membutuhkan waktu yang lama. Oleh 

karena itu, diperlukan suatu 

pemanfaatan sistem informasi 

kearsipan statis untuk menunjang 

pelayanan, terutama untuk penemuan 

kembali arsip dan untuk 

menampilkan arsip dalam format 

digital. 

II. KAJIAN TEORI 

Abubakar Hadi (1996: 8) 

menyatakan bahwa “istilah arsip atau 

dalam Bahasa Belanda archief, dalam 

istilah Bahasa Inggris archive, berasal 

dari Bahasa Yunani yakni arche yang 

berarti permulaan. Kata tersebut 

berkembang menjadi ta archia yang 

berarti catatan”. Sedangkan Zulkifli 

Amsyah (2003: 3) dalam bukunya 

Manajemen Kearsipan menyatakan 

bahwa: arsip adalah setiap catatan 

( record atau warkat) yang tertulis, 

tercetak, atau ketikan, dalam bentuk 

huruf, angka atau gambar, yang 

mempunyai arti dan tujuan tertentu 

sebagai bahan komunikasi dan 

informasi, yang terekam pada kertas 

(kartu, formulir), kertas film (slide, 

film-strip, micro-film) , media 

komputer (pita tape, piringan, 

rekaman, disket), kertas photo copy, 

dan lain-lain. Sementara itu The 

Liang Gie (2000: 155) menyebutkan 

bahwa “arsip atau warkat adalah 

setiap catatan tertulis atau bergambar 

yang memuat keterangan mengenai 

sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat 

orang untuk membuat ingatannya”. 

Selain pendapat tersebut masih 

banyak pendapat lain tentang 

pengertian arsip. 

Dalam rangka penemuan kembali 

arsip dari lokasi simpannya, Arsip 

Universitas Gadjah Mada 

memanfaatkan Sistem Informasi 

Kearsipan Statis (SiKS). SiKS 

merupakan gabungan dari kata 

sistem, informasi, dan kearsipan 

statis. 

Menurut Togar M. Simatupang 

(1995: 7), “sistem adalah kumpulan 

4

obyek-obyek yang saling berinteraksi 

dan bekerjasama untuk mencapai 

tujuan tertentu dalam lingkungan 

yang kompleks”. Sedangkan menurut 

Moekijat (1991: 15), “suatu sistem 

adalah susunan yang teratur dari 

kegiatan-kegiatan yang saling 

berhubungan, yang melaksanakan 

dan mempermudah kegiatan-kegiatan 

utama organisasi”. 

Menurut Murdick (1997: 6), 

“informasi terdiri dari data yang telah 

diambil kembali, diolah, atau 

sebaliknya digunakan untuk tujuan 

informatif atau kesimpulan, 

argumentasi, atau sebagai dasar untuk 

peramalan atau pengambilan 

keputusan”. Sedangkan Zulkifli 

Amsyah (1997: 2) menyatakan bahwa 

“informasi merupakan data yang 

sudah diolah, dibentuk atau sudah 

dimanipulasi sesuai dengan 

keperluan tertentu dari organisasi”. 

Dari definisi di atas dapat 

disimpulkan bahwa informasi adalah 

data yang telah diolah yang 

digunakan untuk pengambilan 

keputusan. 

Agus Sugiarto dan Teguh 

Wahyono (2005: 12) menyatakan 

bahwa “arsip statis adalah arsip yang 

tidak dipergunakan secara langsung 

dalam kegiatan perkantoran seharihari”. 

Sementara itu Boedi Martono 

(1990: 25) meyatakan bahwa “arsip 

statis adalah arsip yang tidak 

digunakan secara langsung untuk 

perencanaan, penyelenggaraan 

kehidupan kebangsaan pada 

umumnya, maupun untuk 

penyelenggaraan sehari-hari 

administrasi negara”. Menurut 

Peraturan Menteri Pendidikan 

Nasional Nomor 37 Tahun 2006 

disebutkan bahwa arsip statis adalah 

arsip yang dihasilkan oleh pencipta 

arsip karena memiliki nilai guna 

kesejarahan, telah habis retensinya, 

dan berketerangan dipermanenkan 

yang telah diverifikasi baik secara 

langsung maupun tidak langsung oleh 

Arsip Nasional Republik Indonesia 

dan/ atau lembaga kearsipan. 

Dari rangkaian definisi di atas 

dapat disimpulkan bahwa tujuan 

sistem informasi kearsipan statis 

adalah menjamin keberadaan dan 

keselamatan arsip dengan 

menggunakan suatu aplikasi 

elektronik sebagai suatu alat yang 

berguna dalam menemukan kembali 

koleksi arsip statis baik berbentuk 

kertas, audiovisual, maupun arsip 

elektronik sebagai bahan 

pertanggungjawaban. 

III. METODE PENELITIAN 

A. Desain Penelitian 

Desain yang digunakan dalam 

penelitian ini adalah deskriptif. 

Pendekatan deskriptif merupakan 

penelitian yang bertujuan untuk 

mengumpulkan suatu data yang ada 

menurut apa adanya, saat penelitian 

dilakukan serta tidak untuk menguji 

hipotesis. Penelitian deskriptif hanya 

memaparkan situasi atau peristiwa, 

tidak mencari atau tidak menjelaskan 

hubungan, dan tidak menguji 

hipotesis. Jadi pada penelitian ini 

5

menggambarkan keadaan nyata 

dengan apa adanya tentang suatu 

variabel, gejala atau keadaan. Tetapi 

peneliti tetap dituntut untuk 

memaknai data yang diperoleh, 

menarik kesimpulan dari hasil 

pemaknaan data tersebut. 

B. Teknik Pengumpulan Data 

Teknik pengumpulan data adalah 

cara-cara yang digunakan oleh 

peneliti untuk mengumpulkan data. 

Teknik pengumpulan data dalam 

penelitian ini menggunakan teknik 

sebagai berikut : 

1. Observasi 

Observasi ditujukan untuk 

memperoleh data melalui 

pengamatan langsung di 

lapangan. Observasi adalah 

aktifitas pengamatan fenomena 

yang dilakukan secara sistematis. 

Observasi/ pengamatan yang 

dilakukan oleh peneliti adalah 

observasi partisipasif yaitu terjun 

langsung dalam kegiatan 

pengelolaan dan pelayanan arsip 

statis. 

2. Wawancara 

Wawancara merupakan proses 

tanya jawab antara dua pihak atau 

lebih yang berhadapan langsung 

secara fisik. Wawancara ini 

diharapkan dapat melengkapi apa 

yang tidak diperoleh melalui 

observasi. Wawancara dilakukan 

peneliti dengan Kepala Bidang 

Layanan Arsip Universitas 

Gadjah Mada, staf layanan Arsip 

Universitas Gadjah Mada, dan 

beberapa pengguna arsip baik 

dari civitas akademika 


maupun dari masyarakat umum. 

Wawancara dilakukan dengan 

memberikan daftar pertanyaan. 

3. Dokumentasi 

Dokumentasi adalah teknik 

pengumpulan data dengan cara 

mengambil keterangan dokumen 

yang berkaitan dengan pokok 

permasalahan yang dimiliki. 

Dalam penelitian ini, teknik 

dokumentasi digunakan untuk 

mengumpulkan data yang 

berhubungan dengan sejarah 

profil Arsip Universitas Gadjah 

Mada, struktur organisasi, visi 

misi lembaga dan rincian tugas 

organisasi. 

C. Keabsahan Data 

Teknik yang digunakan untuk 

memeriksa keabsahan data dalam 

penelitian ini adalah teknik 

triangulasi dengan sumber data yaitu 

dengan cara membandingkan dan 

memeriksa kembali derajat 

kepercayaan dari suatu informasi 

yang telah diperoleh atau melalui 

sumber yang berbeda. 

Triangulasi adalah teknik 

pemeriksaan keabsahan data yang 

memanfaatkan sesuatu yang lain di 

luar data itu untuk keperluan 

pengecekan atau sebagai pembanding 

terhadap data itu. Dalam hal ini 

peneliti melakukan cara pertama, 

6

membandingkan data hasil observasi 

dengan wawancara; kedua, 

membandingkan hasil wawancara 

antara informan yang satu dengan 

informan yang lain; dan ketiga, 

membandingkan hasil wawancara 

dengan dokumen-dokumen yang 

berkaitan. Data yang diperoleh akan 

dikategorikan valid apabila telah 

terjadi kesesuaian dengan informasi 

yang diperoleh. 

D. TeknikAnalisis Data 

Setelah data dikumpulkan, tahap 

berikutnya adalah mengolah dan 

menganalisis data. Analisis data 

dilakukan pada data yang diperoleh 

dari hasil wawancara, observasi, dan 

dokumentasi. 

Huberman dan Miles (1992: 23) 

dalam Idrus (2009: 148) menyatakan 

bahwa “analisis data pada penelitian 

kualitatif yang disebutnya sebagai 

model interaktif yang terdiri atas tiga 

hal utama, yaitu: (1) reduksi data; (2) 

penyajian data; dan (3) penarikan 

kesimpulan atau verifikasi”. Ketiga 

kegiatan tersebut saling terjalin pada 

saat sebelum, selama, dan sesudah 

pengumpulan data dalam bentuk 

sejajar, untuk membangun wawasan 

umum yang disebut analisis (Miles 

dan Huberman, 1992). 

Pengumpulan data merupakan 

tahap awal dalam proses analisis. 

Tidak hanya berupa kata-kata, data 

penelitian kualitatif lebih cenderung 

pada segala sesuatu yang diperoleh 

dari yang dilihat, didengar, dan 

diamati. Tahap reduksi data diartikan 

sebagai proses pemilihan, pemusatan 

perhatian pada penyederhanaan, 

pengabstrakan, dan transformasi data 

kasar yang muncul dari catatancatatan 

tertulis di lapangan. Reduksi 

berlangsung terus menerus selama 

penelitian. Penyajian data adalah 

sekumpulan informasi tersusun yang 

memberi kemungkinan adanya 

penarikan kesimpulan dan 

pengambilan tindakan. Verifikasi 

merupakan tahap akhir pengumpulan 

data. Beberapa cara yang dapat 

dilakukan dalam proses ini adalah 

dengan melakukan pencatatan untuk 

pola-pola dan tema yang sama, 

pengelompokan, dan pencarian 

kasus-kasus negatif (kasus khas, 

berbeda, mungkin pula menyimpang 

dari kebiasaan yang ada di 

masyarakat). 

Dalam menganalisis data, 

peneliti menggunakan metode non 

statistik yaitu analisis data deskriptif, 

artinya data yang diperoleh melalui 

penelitian dilaporkan apa adanya, lalu 

dianalisis secara deskriptif untuk 

memperoleh gambaran mengenai 

fakta yang ada. Hal ini dilakukan 

karena penelitian ini tidak 

dimaksudkan untuk mencari 

hubungan antara dua variabel atau 

lebih. 

IV. HASIL PENELITIAN DAN 

PEMBAHASAN 

A. Deskripsi Data Penelitian 


memiliki koleksi arsip statis periode 

tahun 1949 – tahun 2010 sebanyak 

7

20471 nomor arsip tekstual, 12090 

nomor arsip foto, 428 nomor arsip 

kartografi, 1527 nomor arsip rekaman 

suara, dan ribuan koleksi arsip 

audiovisual. Arsip audiovisual belum 

diketahui jumlahnya secara pasti 

karena belum dikelola. Arsip tersebut 

didapatkan dari beberapa unit dari 

kantor pusat tata usaha, sedangkan 

arsip statis yang berasal dari fakultas 

belum diakuisisi. Penemuan kembali 

arsip dari tempat simpannya 

memerlukan daftar sebagai sarana 

penemuan kembali arsip. 

Daftar arsip yang disusun oleh 


disebut sebagai Daftar Khazanah 

Arsip (DKA). DKA arsip statis terdiri 

dari DKA arsip tekstual, DKA arsip 

kartografi, DKA arsip foto, dan DKA 

arsip rekaman suara. DKA berupa 

buku-buku yang berisi daftar arsip. 

Sejak tahun 2005, Arsip 

Universitas Gadjah Mada telah 

menyusun enam buku DKA arsip 

tekstual, satu buku DKA kartografi, 

empat buku DKA arsip foto, dan satu 

buku DKA arsip rekaman suara. DKA 

terdiri atas puluhan hingga ratusan 

lembar daftar arsip. Oleh karena itu, 

penelusuran arsip dengan 

menggunakan DKA memerlukan 

waktu yang sangat lama. 

Arsip dikelompokkan dalam 

berbagai masalah dan sub masalah. 

Pengelompokan arsip didasarkan 

pada pola klasifikasi arsip yang 

disusun oleh Arsip Universitas 

Gadjah Mada. Pola Klasifikasi 

disusun untuk mengatasi keadaan 

tidak teraturnya arsip yang diserahkan 

ke Arsip Universitas Gadjah Mada. 

Untuk mengatasi keadaan tersebut 

diperlukan recovery ulang dengan 

melakukan pendaftaran kembali 

dengan mendeskripsikan arsip. 

Pengelompokan arsip bertujuan 

untuk memisahkan arsip berdasarkan 

masalah. Arsip tekstual 

dikelompokkan dalam sembilan 

kelompok masalah utama. Masalah 

utama diuraikan dalam sub masalah 

dan sub-sub masalah. 

Pengelompokan arsip tersebut 

disusun dalam pola klasifikasi arsip 

tekstual. Sementara itu arsip 

kartografi dibagi menjadi dua 

masalah utama. Arsip foto dibagi 

menjadi sepuluh masalah utama, dan 

arsip rekaman suara dibagi menjadi 

tiga masalah utama. Pembagian 

masalah tersebut disesuaikan dengan 

tugas dan fungsi organisasi 

Universitas Gadjah Mada. 

Selama proses penelitian, peneliti 

melakukan wawancara dengan 

beberapa orang pengguna arsip. Dari 

informasi pengguna arsip dapat 

disimpulkan bahwa pelayanan arsip 

dilakukan dengan baik. Arsip dapat 

ditemukan dengan cepat dan tepat 

dengan SiKS. Dalam penemuan 

kembali arsip, dibutuhkan waktu 

yang lebih lama untuk mengambil 

arsip dari lokasi simpan jika 

jumlahnya banyak. 

Saat mengakses arsip, pengguna 

bersentuhan langsung dengan arsip 

yang diminta. Hal ini dapat memicu 

kerusakan terutama arsip-arsip tua. 

8

Penggandaan arsip dilakukan oleh 

petugas penggandaan di lingkungan 

Arsip Universitas Gadjah Mada. 

Pengguna arsip tidak diperbolehkan 

menyalin soft file arsip, namun berupa 

cetakan atau salinan hasil photo copy. 

B. Pembahasan 

1. PengelolaanArsip Statis 


menggunakan sistem subyek 

(masalah) dalam mengelola arsip 

statis, baik arsip tekstual, arsip foto, 

arsip kartografi, maupun arsip 

rekaman suara. Pengelolaan arsip 

statis berbeda-beda menurut 

medianya. Berikut adalah prosedur 

pengelolaan arsip: 

a. PengelolaanArsip Tekstual 

Pengelolaan arsip tekstual di 


dilakukan dengan tahapan 

akuisisi, pengolahan, perawatan 

dan pemeliharaan, dan akses dan 

layanan. 

b. PengelolaanArsip Kartografi 

Pengelolaan arsip kartografi di 


dilakukan dengan tahapan seleksi 

dan deskripsi, pembuatan skema 

pengaturan arsip, manuver kartu, 

penomoran kartu deskripsi, 

manuver berkas, penomoran 

berkas, penataan dan 

penyimpanan arsip, pembuatan 

daftar arsip, entri data dalam 

SiKS, serta perawatan dan 

pemeliharaan. 

c. PengelolaanArsip Foto 

Tahap-tahap pengelolaan arsip 

foto adalah seleksi dan penilaian, 

pembuatan skema pengaturan 

arsip, deskripsi, penomoran, 

pengkodean, pembuatan daftar 

arsip, entri data ke dalam SiKS, 

dan perawatan dan pemeliharaan. 

d. Pengelolaan Arsip Rekaman 

Suara 

Pengelolaan arsip rekaman suara 

meliputi kegiatan seleksi dan 

identifikasi, pembuatan Indeks 

Interview Content, 

pengelompokan dan penomoran, 

penataan dan penyimpanan, 

pembuatan daftar arsip, entri data 

ke dalam SiKS, transkripsi, dan 

perawatan dan pemeliharaan. 

2. Pola Klasifikasi Arsip Statis di 


Penggunaan pola klasifikasi 

disesuaikan dengan tugas dan fungsi 

organisasi di Universitas Gadjah 

Mada. Pola tersebut disusun secara 

internal, hanya dapat digunakan oleh 

Universitas Gadjah Mada. Pola 

klasifikasi tersebut digunakan dalam 

penomoran arsip statis. Penomoran 

arsip dengan cara seperti contoh di 

bawah ini dapat dipastikan tidak ada 

berkas dengan nomor yang sama. 

Contoh penomoran arsip adalah 

sebagai berikut: 

AS/OA.SK.00/1, kode tersebut 

dibaca sebagai berikut: 

AS : Arsip statis tekstual 

OA : Official Archives, sebagai 

masalah utama 

SK : Surat Keputusan (SK), 

9

sebagai sub masalah 

00 : Majelis Wali Amanat 

(MWA), sebagai sub-sub 

masalah 

1 : nomor berkas 1 

AG/GE.ET/1, kode tersebut dibaca 

sebagai berikut: 

AG : Arsip Gambar 

GE : Gambar Engineering, 

sebagai masalah utama 

ET : Engineering Telepon, 

sebagai sub masalah 


AF/OA.OK/1949-1, kode tersebut 


AF : Arsip statis foto 

OA : Official Archives, sebagai 

masalah utama 

OK : Kerja sama, sebagai sub 

masalah 

1949 : Tahun pembuatan foto 1949 


AK/OH.HT.00/1, kode tersebut 


AK : Arsip statis rekaman suara 

OH : Oral History Project 

Archives, sebagai masalah 

utama 

HT : History Tematik, sebagai sub 

masalah 

00 : Tema Budaya, sebagai subsub 

masalah 


3. Cara Kerja dan Efektifitas SiKS 

SiKS yang digunakan oleh Arsip 

Universitas Gadjah Mada mencakup 

beberapa aspek, yaitu perangkat keras 

(hardware), perangkat lunak 

(software), SDM (brainware), dan 

dukungan SiKS terhadap pelayanan 

arsip. 

Perangkat keras merupakan 

semua bagian fisik komputer, dan 

dibedakan dengan data yang berada di 

dalamnya atau yang beroperasi di 

dalamnya, dan dibedakan dengan 

perangkat lunak yang menyediakan 

instruksi untuk perangkat keras dalam 

menyelesaikan tugasnya. Perangakat 

keras pada umumnya terdiri dari 

Central Processing Unit (CPU), 

mother board, Random Acces 

Memory (RAM), Video Graphic Array 

(VGA), Hard Disk Drive (HDD), 

optical diskdrive, power supply unit, 

monitor, keyboard, mouse, dan lainlain. 

Pengelolaan SiKS di Arsip 


menggunakan perangkat keras yang 

memadai untuk mengelola perangkat 

lunaknya. Arsip Universitas Gadjah 

Mada menggunakan processor 2 

Gigabyte, RAM 1 Gigabyte, dan Hard 

Disk 200 Gigabyte. Gigabyte 

merupakan istilah dalam ukuran 

informasi digital dalam komputasi 

dan telekomunikasi. 

Perangkat lunak merupakan 

istilah umum untuk data yang 

diformat dan diolah secara digital, 

termasuk program komputer, 

10

dokumentasinya, dan berbagai 

informasi yang dibaca dan ditulis 

dengan komputer. Software komputer 

terdiri dari instruksi-instruksi ke 

dalam komputer. Instruksi tersebut 

menggunakan bahasa pemrograman. 

Bahasa pemrograman yang 

digunakan oleh Arsip Universitas 

Gadjah Mada adalah Personal Home 

Page (PHP) dengan database e 

Postre SQL. 

Perangakat manusia merupakan 

orang yang mengoperasikan 

komputer. Dalam mengelola SiKS, 


mempunyai satu orang tenaga ahli 

dan dua orang tenaga teknis. 

Penggunaan SiKS dalam 

pencarian dan penemuan kembali 

arsip di Arsip Universitas Gadjah 

Mada sangat efektif. Para pengguna 

dapat mencari keberadaan koleksi 

arsip yang tersimpan dalam hitungan 

detik. Pengguna dapat mencari 

keberadaan arsip dengan 

memasukkan kata tangkap (indeks) 

arsip pada kolom pencarian arsip. 

Dengan demikian semua koleksi arsip 

yang dimiliki atau disimpan oleh 

Arsip Universitas Gadjah Mada akan 

muncul pada halaman pencarian 

arsip. 

Penggunaan SiKS ini sangat 

efektif jika dibandingkan dengan 

penggunaan Daftar Khazanah Arsip 

(DKA) manual. Jika menggunakan 

DKA manual, pengguna harus 

mencari arsip dalam ribuan lembar 

daftar arsip. Hal ini akan memakan 

waktu yang cukup lama. Pengguna 

maupun petugas akan merasa 

kelelahan dalam pencarian arsip 

secara manual. SiKS dapat digunakan 

oleh siapa saja dengan petunjuk yang 

telah tercantum dalam website Arsip 

Universitas Gadjah Mada. 

V. KESIMPULAN DAN SARAN 

A. Kesimpulan 

Arsip UGM melakukan 

pengelolaan arsip statis berdasarkan 

pada pembedaan masalah. 

Kompleksitas masalah di UGM 

menuntutArsip UGM untuk membuat 

pola klasifikasi arsip berdasarkan 

masalah. Kebijakan tersebut diambil 

dengan pertimbangan pengguna arsip 

pada umumnya mengakses arsip 

menurut masalahnya. Jarang ditemui 

pengguna arsip mengakses nomor 

arsip, alfabet arsip, asal arsip, maupun 

waktu penciptaan arsip. 

Sistem Informasi Kearsipan 

Statis (SiKS) adalah sebuah sistem 

yang digunakan oleh Arsip UGM 

dalam pencarian arsip dari lokasi 

simpannya. Cara kerja SiKS sangat 

mudah sehingga memudahkan bagi 

pengguna arsip maupun petugas 

kearsipan untuk mencari koleksi arsip 

yang dibutuhkan. Pengguna arsip 

dapat melakukan pencarian arsip dari 

segala tempat. Selain itu, pencarian 

arsip pada SiKS memunculkan lokasi 

simpan arsip, sehingga memudahklan 

petugas arsip untuk mencari 

keberadaan arsip. 

11

B. Saran 

Pengguna maupun petugas arsip 

di Arsip Universitas Gadjah Mada 

menggunakan arsip asli sebagai 

bahan penelitian dan kegiatan lain. 

Setelah arsip ditemukan dengan 

SiKS, baik pengguna maupun 

petugas arsip akan bersentuhan 

langsung dengan arsip asli yang 

disimpan oleh Arsip UGM. Hal ini 

dapat memicu kerusakan arsip, 

bahkan kehilangan. Oleh karena itu, 

penulis menyarankan agar semua 

koleksi arsip dapat dialihmediakan 

dalam format digital sehingga arsip 

asli tetap berada di lokasi simpannya. 

DAFTAR PUSTAKA 

Abubakar, Hadi, Pola Kearsipan 

Modern Sistem Kartu Kendali. 

Jakarta: Djambatan, 1996. 

Amsyah, Zulkifli, Manajemen 

Kearsipan, Jakarta: Gramedia 

Pustaka Utama, 2003. 

_______. Manajemen Informasi, 

Jakarta: Gramedia Pustaka 

Utama, 1997. 

Gie, The Liang, Administrasi 

Perkantoran Modern. 

Yogyakarta: Liberty, 2000. 

Idrus, Muhammad, Metode 

Penelitian Ilmu Sosial: 

Pendekatan Kualitatif dan 

Kuantitaif. Yogyakarta: 

Erlangga, 2009. 

Martono, Boedi, Sistem Kearsipan 

Praktis. Penyusutan dan 

Pemeliharaan Arsip. Jakarta: 

Pustaka Sinar Harapan, 1990. 

Miles, M.B. dan A.M. Huberman. 

Analisis Data Kualitatif. 

Penerjemah Tjejep Rohidi. 

Jakarta: UI Press, 1992. 

Moekijat, Pengantar Sistem 

Informasi Manajemen. 

Bandung: Rosda Karya, 1991. 

Murdick, Robert G, Sistem Informasi 

untuk Manajemen Modern. (Alih 

bahasa: Djamil). Jakarta: Gelora 

Aksara Pratama, 1997. 

Peraturan Menteri Pendidikan 

Nasional Nomor 37 Tahun 2006 

tentang Tata Kearsipan di 

Lingkungan Depdiknas. 

Simatupang, Togar M, Teori Sistem 

Suatu Perspektif Teknik Industri. 

Yogyakarta:Andi Offset, 1995. 

Sugiarto, Agus, Wahyono, Teguh. 

Manajemen Kearsipan Modern 

dari Konvensional ke Basis 

Komputer. Yogyakarta: Gava 

Media, 2005. 

12

PENDAMPINGAN DAN PENGEMBANGAN RECORDS CENTER 

UNIT KERJA SEBAGAI UPAYA PEMBINAAN KEARSIPAN 

DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA 

Kurniatun 

Abstract 

One of the presentation of information to the public is the presentation of 

archives. Archives must be managed properly in order to be used. If the provincial 

and district / city governments have entered the village archive program (AMD), 

University Archives of Gadjah Mada University (UGM) has a mentoring activity 

records center. This activity aims to improve the management of archives at UGM. 

Constraints encountered in this activity is due to the human factor, infrastructure 

and diverse archival system. Good records management in a university is very 

important because the college archives is one very valuable asset to the State of 

Indonesia. 

Keywords:Archives, mentoring, records center, archivists, records managers. 

1 

A. Pendahuluan 

Saat ini lembaga/ badan publik 

dituntut dapat menyajikan informasi 

secara terbuka kepada publik/ 

masyarakat. Keterbukaan informasi 

publik mempunyai makna yang luas 

karena semua pengelolaan badanbadan 

publik harus dipertanggungjawabkan 

kepada masyarakat. Hal ini 

sesuai dengan UUD 1945 dan 

Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 

tentang Keterbukaan Informasi 

Publik. UUD 1945 pasal 28F yang 

menyebutkan bahwa setiap orang 

berhak untuk berkomunikasi dan 

memperoleh informasi untuk 

mengembangkan pribadi dan 

lingkungan sosialnya, serta berhak 

untuk mencari, memperoleh, 

memiliki dan menyimpan informasi 

dengan menggunakan segala jenis 

saluran yang tersedia. 

Definisi informasi menurut UU 

No. 14 Tahun 2008 tentang 

Keterbukaan Informasi Publik adalah 

keterangan, pernyataan, gagasan dan 

tanda-tanda yang mengandung nilai, 

makna dan pesan, baik data, fakta 

maupun penjelasannya yang dapat 

dilihat, didengar dan dibaca yang 

disajikan dalam berbagai kemasan 

dan format sesuai dengan 

perkembangan teknologi informasi 

dan komunikasi secara elektronik 

ataupun non elektronik. Sedangkan 

Informasi publik adalah informasi 

1 


13

yang dihasilkan, disimpan, dikelola, 

dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu 

badan publik yang berkaitan dengan 

penyelenggara dan penyelenggaraan 

negara dan/ atau penyelenggaraan 

badan publik lainnya yang sesuai 

dengan undang-undang ini serta 

informasi lain yang berkaitan dengan 

kepentingan publik. 

Salah satu bentuk penyajian 

informasi publik adalah dengan 

penyajian arsip. Keberadaan arsip 

sangat penting sesuai dengan yang 

dikemukakan oleh Mantan Kepala 

Arsip Nasional, Djoko Utomo, yaitu: 

“Dalam penyelenggaraan 

pemerintahan yang amanah, peran 

arsip sangat sentral. Sebab, arsip itu 

merupakan tulang punggung 

manajemen termasuk 

penyelenggaraan pemerintahan 

yang amanah. Tidak ada satu 

kegiatan pun yang tidak memerlukan 

arsip dan yang tidak menghasilkan 

arsip.” (http://www.suaramerdeka. 

com). 

Dari pernyataan Djoko Utomo 

tersebut, dapat diketahui pentingnya 

arsip bagi penyelenggaraan 

pemerintahan. Oleh karena itu, 

kesadaran pemerintah terhadap arti 

penting arsip semakin meningkat. Hal 

ini dapat dilihat dari gebrakan 

pemerintah dengan mencanangkan 

program “Arsip Masuk Desa 

(AMD)”. 

Pencanangan AMD dilakukan 

oleh Presiden Susilo Bambang 

Yudhoyono di Gedung ANRI Jakarta, 

pada tanggal 31 Agustus 2009. 

Program AMD merupakan sistem 

informasi pengelolaan arsip pedesaan 

yang merupakan struktur 

pemerintahan paling bawah. Program 

AMD merupakan babak baru 

penertiban pengelolaan arsip 

pemerintahan di tingkat pedesaan, 

seperti pertanahan, kelahiran, dan 

data kependudukan. 

Sejalan dengan program AMD 

pada pemerintah propinsi dan 

pemerintah kabupaten/ kota, Arsip 

Universitas Gadjah Mada (UGM) 

juga mempunyai kegiatan serupa 

untuk meningkatkan pengelolaan 

arsip di lingkungan UGM. Kegiatan 

tersebut adalah Pendampingan dan 

Pengembangan Records Center unit 

kerja di lingkungan UGM. 

Arsip UGM telah melakukan 

kegiatan pendampingan kearsipan ke 

records center unit kerja di 

lingkungan UGM. Kegiatan ini sudah 

dilaksanakan sejak tahun 2010 dan 

sampai saat ini masih berjalan. 

Kegiatan ini dilakukan oleh beberapa 

arsiparis Arsip UGM di bawah 

koordinator Kepala Bidang Database 

yang bertanggung jawab kepada 

KepalaArsip UGM. 

B. Pembahasan 

Arsip UGM merupakan unit 

pelaksana yang bertugas melakukan 

pembinaan kearsipan di lingkungan 

UGM. Hal ini disebutkan dalam 

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, 

14

Pasal 8 ayat (4) Pembinaan kearsipan 

perguruan tinggi dilaksanakan oleh 

lembaga kearsipan perguruan tinggi 

terhadap satuan kerja dan civitas 

akademika di lingkungan perguruan 

tinggi. 

Selanjutnya, untuk mewujudkan 

penyelenggaraan kearsipan 

perguruan tinggi yang komprehensif 

dan terpadu, Arsip UGM perlu 

membangun dan melaksanakan suatu 

sistem kearsipan. Sistem kearsipan 

yang diterapkan dalam suatu 

lingkungan perguruan tinggi ini 

diharapkan dapat berfungsi untuk 

menjamin ketersediaan arsip. Selain 

itu, sistem kearsipan yang digunakan 

sebagai acuan dalam 

penyelenggaraan kearsipan oleh 

lembaga kearsipan di lingkungan 

perguruan tinggi harus didukung oleh 

sumber daya manusia, prasarana dan 

sarana, serta sumber daya lain sesuai 

dengan ketentuan peraturan 

perundang-undangan yang berlaku. 

Dalam Undang-Undang No. 43 

Tahun 2009 Pasal 27, disebutkan: 

(1) Arsip perguruan tinggi 

adalah lembaga kearsipan 

perguruan tinggi. 

(2) Perguruan tinggi negeri 

wajib membentuk arsip 


(3) Pembentukan arsip 

perguruan tinggi 

dilaksanakan sesuai dengan 

ketentuan peraturan 

perundang-undangan. 

(4) Arsip perguruan tinggi 

sebagaimana dimaksud pada 

ayat (1) wajib melaksanakan 

pengelolaan arsip statis yang 

diterima dari: 

a. satuan kerja di 

lingkungan perguruan 

tinggi; dan 

b. civitas akademika di 

lingkungan perguruan 

tinggi. 

Selanjutnya dalam Pasal 28 

Undang-Undang itu menyebutkan: 

Selain kewajiban sebagaimana 

dimaksud dalam Pasal 27 ayat (4), 

arsip perguruan tinggi memiliki tugas 

melaksanakan: 

a. pengelolaan arsip inaktif yang 

memiliki retensi sekurangkurangnya 

10 (sepuluh) tahun 

yang berasal dari satuan kerja dan 

civitas akademika di lingkungan 

perguruan tinggi; dan 

b. pembinaan kearsipan di 

lingkungan perguruan tinggi 

yang bersangkutan. 

Dengan demikian, dapat 

diketahui bahwa lembaga arsip 

perguruan tinggi selain berkewajiban 

melaksanakan pengelolaan arsip 

statis juga berkewajiban mengelola 

arsip inaktif serta melakukan 

pembinaan kearsipan di lingkungan 


Kemudian Pasal 36, 

menyebutkan: 

(1) Lembaga kearsipan menggiatkan 

sosialisasi kearsipan 

sebagaimana dimaksud dalam 

Pasal 7 huruf h dalam 

15

mewujudkan masyarakat sadar 

arsip. 

(2) Sosialisasi kearsipan 

sebagaimana dimaksud pada ayat 

(1) dilakukan melalui 

pendidikan, pelatihan, 

bimbingan, dan penyuluhan serta 

melalui penggunaan berbagai 

sarana media komunikasi dan 

informasi. 

(3) Sosialisasi kearsipan 

sebagaimana dimaksud pada ayat 

(1) ditujukan pada lembaga 

negara, pemerintahan daerah, 

lembaga pendidikan, perusahaan, 

organisasi politik, organisasi 

kemasyarakatan, dan 

perseorangan. 

(4) Lembaga kearsipan menyediakan 

layanan informasi arsip, 

konsultasi, dan bimbingan bagi 

pengelolaan arsip masyarakat. 

Dari pasal tersebut dapat 

diketahui bahwa dalam pembinaan 

kearsipan perguruan tinggi tercakup 

juga kegiatan akuisisi, pengolahan 

arsip statis, dan preservasi arsip. 

Untuk dapat melaksanakan 


perlu memperhatikan Peraturan 

Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 

tentang Pelaksanaan Undang-Undang 

Nomor 43 Tahun 2009 tentang 

Kearsipan. 

Dalam Pasal 11 ayat (4), 

disebutkan: 

“Lembaga kearsipan perguruan 

tinggi bertanggung jawab 

melakukan pembinaan kearsipan 

terhadap satuan kerja pada rektorat, 

fakultas, civitas akademika dan/ atau 

unit kerja dengan sebutan lain di 

lingkungan perguruan tinggi.” 

Pembinaan kearsipan di 

lingkungan perguruan tinggi juga 

diatur dalam Peraturan Kepala Arsip 

Nasional Republik Indonesia Nomor 

22 Tahun 2012 tentang Desain 

Pembinaan Kearsipan pada 

Pemerintahan Daerah. Pasal 4 ayat 3 

peraturan tersebut menyebutkan: 

“Pembinaan Kearsipan terhadap 

satuan kerja pada rektorat, fakultas, 

civitas akademika, dan/atau unit 

kerja dengan sebutan lain di 

lingkungan perguruan tinggi 

merupakan tanggung jawab 

Lembaga kearsipan perguruan 

tinggi.” 

Dari ketiga produk hukum di atas 

dapat diketahui bahwa ketiganya 

mengamanatkan perguruan tinggi 

untuk melaksanakan pembinaan 

kearsipan. Salah satu kegiatan 

pembinaan kearsipan yang dilakukan 

oleh Arsip UGM adalah dengan 

kegiatan pendampingan dan 

pengembangan records center di unit 

kerja di lingkungan UGM. Kegiatan 

ini dilaksanakan oleh arsiparis Arsip 

UGM. Arsiparis UGM bertugas 

mendampingi arsiparis/ petugas 

pengelola arsip di unit kerja agar 

kegiatan pengelolaan arsip dapat 

berjalan dengan baik. 

Berdasarkan Undang-Undang 

No. 43 Tahun 2009. Pasal 1 Undang- 

16

Undang No. 43 Tahun 2009, definisi 

arsiparis adalah seseorang yang 

memiliki kompetensi di bidang 

kearsipan yang diperoleh melalui 

pendidikan formal dan/atau 

pendidikan dan pelatihan kearsipan 

serta mempunyai fungsi, tugas, dan 

tanggung jawab melaksanakan 

kegiatan kearsipan. Adapun jumlah 

arsiparis di lingkungan UGM, seperti 

yang terlibat dalam tabel berikut ini: 

Tabel Rekap Jumlah Arsiparis di Lingkungan UGM 

No Unit Kerja Pendidikan Jumlah Arsiparis 

1 Fakultas Biologi SMA 1 

2 Fakultas Farmasi SMA 2 

D3 Kearsipan 1 

3 Fakultas Kedokteran SMEA 1 

4 Fakultas MIPA Sarjana Muda ASMI 1 

5 Fakultas Pertanian Sarjana 1 

Sarjana Muda 1 

6 Fakultas Peternakan SMA 1 

Sarjana 1 

7 Fakultas Psikologi SMA 1 

8 LPPM SMA 1 

9 Arsip UGM Sarjana 4 

D3 Kearsipan 3 

STM 1 

Jumlah 20 

Sumber: Daftar Kepangkatan dan Jabatan Arsiparis di Lingkungan UGM, Per 1 Maret 2012. 

Dari tabel di atas dapat diketahui 

bahwa unit kerja di lingkungan UGM 

yang memiliki arsiparis baru 9 

(sembilan) unit kerja, itupun 

termasuk Arsip UGM, sedangkan 

jumlah arsiparis UGM baru 20 orang. 

Dengan demikian dapat diketahui 

bahwa jumlah arsiparis di lingkungan 

UGM masih kurang. Hal ini tentu 

berpengaruh terhadap pengelolaan 

arsip di unit kerja, apalagi bagi unit 

kerja yang belum mempunyai 

arsiparis. Dengan demikian kegiatan 

pendampingan dan pengembangan 

records center di unit kerja di 

lingkungan UGM yang dilakukan 

olehArsip UGM memang diperlukan, 

baik bagi unit kerja yang sudah 

mempunyai arsiparis maupun yang 

belum mempunyai arsiparis dan unit 

kerja yang sedang mempersiapkan 

mendirikan records center unit kerja. 

Sebagai contoh kegiatan 

pendampingan dan pengembangan 

records center di unit kerja di 

lingkungan UGM yang dilaksanakan 

pada tahun 2011, kegiatan ini 

dilaksanakan di Fakultas Biologi, 

Fakultas Geografi, Fakultas 

17

Kedokteran Gigi, Fakultas 

Peternakan, dan Fakultas Psikologi. 

Pelaksanaan kegiatan ini dimulai 

Bulan Januari – Desember 2011. 

Arsiparis pendamping berkunjung ke 

unit kerja satu kali dalam seminggu. 

Pendampingan biasanya dilakukan 

pada hari Jumat atau sewaktu-waktu 

bila unit kerja tersebut membutuhkan, 

untuk memecahkan permasalahan 

pengelolaan arsip. 

Kegiatan pendampingan dan 

pengembangan records center ini 

telah dilaksanakan sebelum adanya 

Peraturan Pemerintah Nomor 12 

Tahun 2012. Kegiatan ini meliputi: 

1. Pendampingan dan 

pengembangan unit kerja yang 

sudah memiliki records center 

maupun yang akan mendirikan 

records center. 

2. Pendampingan prosedur dan 

tatacara pembentukan records 

center dan desain tata ruang 

3. Pendampingan terhadap 

kegiatan-kegiatan yang harus 

dilakukan di records center, 

seperti memilah dan 

mengidentifikasi arsip, 

mendiskripsi dan menyusun 

skema arsip, melakukan manuver 

dan penataan fisik arsip, 

menyusun daftar pertelaan arsip 

(DPA), melakukan penilaian dan 

penyusutan arsip, menyusun DPA 

Serah, menyusun DPA Musnah 

dan pendampingan dalam 

menyusun BeritaAcara Serah dan 

Musnah. 

Tabel di bawah ini 

menggambarkan kegiatan 

Pendampingan dan Pengembangan 

records center yang telah dilakukan 

Arsip UGM pada beberapa unit kerja 

di lingkungan UGM. 

Tabel Unit Kerja Pendampingan dan Pengembangan Records Center 

No Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 

1. F. Biologi F. Biologi F. Biologi 

2. F. Geografi F. Geografi F. Geografi 

3. F. KG F. KG F. KG 

4. F. Peternakan F. Peternakan F. Peternakan 

5. F. Psikologi F. Psikologi F. Psikologi 

6. F. Kedokteran Hewan F.Kedokteran Hewan 

7. F. Teknik F. Teknik 

8. F. Pertanian F. Pertanian 

9. Satuan Keamanan dan 

Ketertiban Kampus 

Ketertiban Kampus 

10. Senat Akademik Senat Akademik 

11. F. Kehutanan 

12. Direktorat SDM 

Data per Mei 2013 

Satuan Keamanan dan 

18

Dengan kegiatan ini diharapkan 

unit kerja mampu menjamin 

keselamatan bahan 

pertanggungjawaban nasional 

tentang perencanaan, pelaksanaan 

dan penyelenggaraan kehidupan 

kebangsaan serta untuk menyediakan 

bahan pertanggungjawaban bagi 

kegiatan pemerintah, sesuai dengan 

yang diamanahkan dalam pasal 3 

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 

2009. Dengan uraian yang lebih 

sederhana, setiap unit kerja mampu 

menjalankan suatu sistem kearsipan 

yang baik. Sistem kearsipan 

dikatakan baik, apabila: 

1. Mudah dilaksanakan 

Sistem kearsipan harus mudah 

dilaksanakan, sehingga tidak 

menimbulkan kesulitan, dalam 

penyimpanan, pengambilan dan 

pengembalian arsip-arsip. 

2. Mudah dimengerti 

Sistem kearsipan harus mudah 

dimengerti sehingga tidak 

menimbulkan banyak kesalahan 

dalam pelaksanaannya. Dengan 

kata lain, sistem kearsipan harus 

sederhana dan sesuai dengan 

jenis dan lingkup kegiatan 

organisasi. 

3. Murah/ ekonomis 

Sistem kearsipan memerlukan 

dana/ biaya, pemakaian tenaga, 

dan peralatan/ perlengakapan 

arsip sesedikit mungkin. 

4. Tidak memakan tempat 

Tempat penyimpanan arsip tidak 

terlalu banyak membutuhkan 

tempat. 

5. Fleksibel atau luwes 

Fleksibel atau luwes berarti 

sistem filing yang dipergunakan 

dapat diterapkan di setiap satuan 

organisasi dan dapat mengikuti 

perkembangan organisasi. 

6. Menyimpan arsip dengan baik 

sehingga mampu melakukan 

pemeliharaan untuk mencegah 

kerusakan yang disebabkan oleh 

binatang, serangga, rayap dan 

kelembaban udara. 

Untuk dapat mencapai tujuan 

tersebut tidaklah mudah. Para 

arsiparis UGM yang bertugas 

melaksanakan pendampingan dan 

pengembangan records center harus 

mampu bekerja keras dan bekerja 

sama dengan arsiparis/ pengelola 

arsip di unit kerja. Selain itu, ada 

banyak kendala yang dihadapi di 

lapangan, antara lain: 

1. Sumber Daya Manusia (SDM) 

Permasalahan dari sisi SDM 

adalah berkaitan dengan 

kuantitas dan kualitas. Jumlah 

SDM bidang kearsipan belum 

memenuhi kebutuhan sehingga 

arsip yang tercipta tidak 

sebanding dengan jumlah SDM 

yang ada. Selain itu, banyak 

pandangan yang mengganggap 

bidang kearsipan tidak penting 

sehingga menghambat 

perkembangan bidang kearsipan. 

2. Sarana dan Prasarana 

Keterbatasan sarana dan 

prasarana kearsipan yang sesuai 

dengan standar menimbulkan 

19

kesulitan tersendiri dalam 

pengelolaan arsip. Keterbatasan 

sarana dan prasarana kearsipan 

yang belum sesuai dengan 

standar yang telah ditentukan 

biasanya terkait dengan masalah 

anggaran untuk bidang kearsipan 

yang masih minim. 

3. Sistem 

Sistem kearsipan yang digunakan 

oleh unit kerja di lingkungan 

UGM beragam dan belum semua 

unit kerja mempunyai records 

center. 

Adapun cara mengatasi 

permasalahan tersebut yang bisa 

dilakukan melalui kegiatan 

pendampingan antara lain: 

1. Sumber Daya Manusia (SDM) 

Memberikan motivasi dan 

menyamakan persepsi bahwa 

bidang kearsipan merupakan 

bidang yang penting kepada 

arsiparis/ pengelola arsip agar 

kinerja arsiparis dan pengelola 

arsip bisa meningkat dan lebih 

baik. 

2. Sarana dan Prasarana 

Dalam kegiatan pendampingan 

records center biasanya Arsip 

Universitas memberikan bantuan 

boks arsip dan folder dalam 

jumlah tertentu kepada records 

center tersebut untuk 

mengenalkan dan memberi 

contoh sebagai sarana 

penyimpanan arsip inaktif ke 

dalam boks arsip, terutama bagi 

unit kerja/ records center yang 

belum mempunyai boks arsip. 

Selain itu, dalam kegiatan 

pendampingan ini juga 

memberikan masukan-masukan 

agar memanfaatkan sarana dan 

prasarana yang ada secara 

optimal. 

3. Sistem 

Menyarankan pembenahan 

sistem kearsipan agar sesuai 

dengan ketentuan yang berlaku 

dan sesuai dengan kondisi unit 

kerja. Selain itu juga dengan 

memberikan masukan agar ada 

pembagian tugas yang jelas 

antara records center/ unit 

kearsipan dengan unit pengolah 

dengan penunjukan petugas 

sebagai penanggung jawab 

masing masing unit tersebut. 

C. Penutup 

Kegiatan pendampingan dan 

pengembangan records center 

merupakan kegiatan pembinaan 

kearsipan di lingkungan Universitas 

Gadjah Mada sesuai dengan amanah 

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 

2009. Dengan kegiatan ini diharapkan 

dapat meningkatkan pengelolaan 

arsip di unit – unit kerja di lingkungan 

UGM, sehingga arsip dapat terkelola 

dengan baik. Pengelolaan arsip yang 

baik di suatu perguruan tinggi sangat 

penting karena arsip perguruan tinggi 

merupakan salah satu aset yang 

sangat berharga bagi Negara 

Indonesia. 

20


Ancok, Djamaluddin, dalam Makalah 

Warsito Utomo, Seminar 

Nasional Kearsipan, Himadika 

UGM, Fakultas Sastra UGM, 13 

Desember 1997, 1995. 

Gie, The Liang, Administrasi 

Perkantoran Modern. 

Yogyakarta: Liberty, 2002 

Keputusan Gubernur DIY Nomor 56 

Tahun 2000 tentang Penanganan 

Arsip Dinamis Inaktif Tidak 

Teratur di Lingkungan 

Pemerintah Propinsi DIY. 

Martono, Boedi, Penataan Berkas 

dalam Manajemen Kearsipan, 

Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 

1994. 

Peraturan Pemerintah Republik 

Indonesia No. 61 Tahun 2010 

tentang Pelaksanaan UU No 14 

Tahun 2008 tentang Keterbukaan 

Informasi Publik. 

Peraturan Pemerintah Republik 

Indonesia No. 28 Tahun 2012 

tentang Pelaksanaan Undang- 

Undang No. 43 Tahun 2009 

tentang Kearsipan. 

Suhardi, Hadi, Daryan, Yayan, 

Terminologi Kearsipan 

Indonesia, Jakarta: PT. Sigma 

Cipta Utama, 1998. 

Wursanto, Ig, Kearsipan 2, 

Yogyakarta: Kanisius, 1991. 


tentang Keterbukaan Informasi 

Publik 

Undang-Undang Republik Indonesia 

No. 43 Tahun 2009 tentang 

Kearsipan. 

Internet: 

“Presiden Canangkan Arsip Masuk 

Desa”, http://edukasi. 

kompas.com/ read/ 2009/ 08/31/ 

14105690/ Presiden. Canangkan. 

Arsip.Masuk.Desa, 5 Juni 2013. 

Pembinaan Kearsipan Pemerintah 

Provinsi Daerah Istimewa 

Yogyakarta oleh Anna Nunuk 

Nuryani, Dra. 

http://www.bpadjogja.info/file/ 

4e8b8622b11650380def737f68f 

edee1.pdf, 5 Juni 2013. 

“Masih Banyak Instansi yang Belum 

Tahu Peranan Arsip” 

http://www.suaramerdeka.com/ 

harian/0507/18/pan02.htm, 5 

Juni 2013. 

21

TATA KELOLA ARSIP KELUARGA 

Sebuah pengalaman Pribadi 

Mas Yanto Samadikun 

Abstract 

The family is the smallest unit of a society. In every family activity is always 

associated with the archive. Many families who do not have the awareness of 

archives, so that its presence is negligible. The most classic is the cause of lack of 

understanding of the importance of archives. Awareness of the importance of 

archives is often too late when the archive was lost or damaged. 

Most people think there are only filing in the office, but when examined as a 

personal and family also produced records. 

Simple shapes that can be applied to existing files in the archive is to keep the 

family in a way that is good and right so that the archive is not easily lost and 

easily found. 

1 

A. Pendahuluan 

Sikap umum masyarakat 

Indonesia terhadap arsip sejauh ini 

belum menunjukkan penghargaan 

yang memadai. Situasi ini berbeda 

sekali dengan negara-negara yang 

sudah maju. Di negara maju 

kehilangan arsip menjadi masalah 

besar. Sebaliknya hilangnya arsip di 

Indonesia masih dianggap peristiwa 

biasa saja. Banyak perilaku 

masyarakat yang memberi kontribusi 

merendahkan arsip di Indonesia. 

Seseorang yang dipindahtugaskan ke 

bagian arsip sering diartikan orang 

tersebut “ dibuang”. Selain itu banyak 

orang mengatakan tempat 

penyimpanan arsip sering disebut 

gudang. 

Bukti lain rendahnya perhatian 

masyarakat Indonesia terhadap arsip 

adalah terekam dalam Jejak Pendapat 

Harian Umum Kompas tanggal 9-10 

Juni 2004 terhadap 990 pemilik 

telpon di 34 kota besar. Dari hasil 

Jejak Pendapat tersebut 

memperlihatkan hanya 35,4 % 

responden yang menyatakan 

mempunyai kebiasaan membuat atau 

menyimpan arsip pribadi atau 

keluarga. Meskipun demikian, 71,9 

persen menyatakan betapa 

pentingnya membuat atau 

menyimpan arsip pribadi dan 

keluarga. Ini berarti, anggapan bahwa 

arsip itu penting tidak diiringi dengan 

tindakan membuat atau menyimpan 

arsip pribadi atau keluarga. 

Dari hasil pengamatan yang saya 

lakukan orang yang terbiasa membuat 

1 

Arsiparis ANRI yang diperbantukan di KPK 

22

atau menyimpan arsip keluarga belum 

menjamin orang tersebut mengelola 

arsip dengan benar. Kenyataan di 

lapangan penyimpanan arsip yang 

dilakukan hanya terbatas pada aspek 

penempatan arsip pada sarana 

penyimpanan belum mencerminkan 

kegiatan arsip yang menyeluruh. Titik 

berat dari kearsipan adalah pada segi 

penemuan kembali bukan pada 

penyimpanannya. Informasi yang 

tertulis disimpan untuk kemungkinan 

dipergunakan pada waktu yang akan 

datang. Penyimpanan arsip 

merupakan salah satu unsur kegiatan 

dalam pengelolaan arsip. Adapun 

maksud dari mengelola arsip adalah 

suatu rangkaian kegiatan mulai dari 

penciptaan arsip, penggunaan dan 

pemeliharaan hingga penyusutan 

arsip. 

Dalam daur hidup arsip, salah 

satu kegiatan penting dalam 

penciptaan arsip adalah manajemen 

korespondensi/ persuratan (tata cara 

pembuatan surat atau dokumen) dan 

manajeman pelaporan. Salah satu 

bagian kegiatan penggunaan dan 

pemeliharaan yaitu pencatatan surat 

atau dokumen, klasifikasi arsip, 

pemberkasan arsip, dan perawatan 

arsip. Pada tahap penyusutan kegiatan 

penting yaitu penetapan usia simpan 

arsip dan pemusnahan arsip. 

Untuk mendukung pelaksanaan 

pengelolaan arsip di rumah, idealnya 

dibuat pedoman klasifikasi arsip, 

indeks arsip, jadwal retensi arsip, dan 

sistem klasifikasi keamanan dan 

akses arsip. Kesadaran untuk 

mengelola arsip di rumah akan 

menghasilkan kebiasaan positif 

anggota keluarga untuk hidup 

disiplin, bersih, dan teliti sehingga 

arsip dapat berperan penting untuk 

mendukung aktivitas keluarga, 

masyarakat dan kantor. Arsip 

keluarga menjadi bukti atas peran 

serta sebuah keluarga di tengah 

masyarakat sesuai dengan kontribusi 

yang diberikan oleh anggota keluarga. 

B. Pembahasan 

1. Pengertian dan Ruang Lingkup 

Arsip Keluarga 

Arsip keluarga adalah rekaman 

kegiatan atau peristiwa dalam 

berbagai bentuk dan media yang 

dibuat dan diterima oleh anggota 

keluarga dalam mendukung aktivitas 

keluarga. Arsip keluarga terbentuk 

dari hasil kumpulan berkas anggota 

keluarga mulai dari bapak, Ibu, anak, 

dan sebagainya. Adapun yang 

menjadi batasan arsip keluarga yaitu 

arsip tersebut tercipta sebagai hasil 

proses kegiatan anggota keluarga. Hal 

yang sering menjadi pertanyaan 

antara lain ada sebagian arsip yang 

tersimpan di dua tempat pencipta 

berbeda, misal: Surat Keputusan 

Pengangkatan sebagai PNS. Data 

dimaksud ada di beberapa tempat, 

mulai dari instansi tempat bekerja, 

BKN, Ditjen Perbendaharaan 

(Kemenkeu). Surat Keputusan 

memiliki bobot asli (derajat tertinggi) 

sedangkan lainnya bisa berupa 

salinan atau pertinggal. Surat 

keputusan yang berada di luar 

23

personal tersebut dibutuhkan untuk 

melaksanakan fungsi dari kegiatan 

unit kerja. 

Hal lain terlihat dalam transaksi 

keuangan di pusat perbelanjaan. 

Pembeli mendapat struk pembelian, 

sedangkan perusahaan mempunyai 

data tembusan berupa kertas atau data 

elektronik terhadap transaksi 

dimaksud. Dua contoh di atas 

menunjukkan bahwa kedua pihak 

menyimpan arsip, namun derajat 

tertinggi adalah arsip yang kita miliki. 

Untuk pembuktian arsip asli paling 

kuat secara hukum. Penting untuk 

dipahami bahwa arsip yang tercipta di 

luar keluarga seperti arsip di kantor 

harus disimpan di kantor karena tidak 

ada kaitannya dengan anggota 

keluarga di rumah. Contoh konkrit 

laporan kegiatan sebuah perusahaan 

harus disimpan di kantor yang 

bersangkutan. 

2. Perbedaan Arsip dengan 

Perpustakaan 

Banyak orang menganggap arsip 

dan perpustakaan merupakan dua 

kegiatan yang serupa. Dapat dilihat 

arsip dan perpustakaan memiliki 

persamaan dalam hal menyimpan dan 

menemukan kembali. Arsip tercipta 

karena adanya tugas dan fungsi 

organisasi atau pribadi. Setiap 

organisasi memiliki kegiatan pokok 

yang berbeda sehingga dokumen 

yang tercipta akan memiliki 

perbedaan dan keunikan. Untuk 

mengelola arsip yang berbeda harus 

dikelompokkan dalam klasifikasi 

arsip yang berbeda. 

Paling mudah mengenali 

perbedaan arsip dan perpustakaan 

dari bentuk formatnya. Koleksi 

perpustakaan berupa karya dari 

kelompok atau individu buku, koran, 

majalah, tabloid, jurnal, karya tulis, 

skripsi, tesis dan sebagainya. 

Sedangkan khasanah arsip semua hal 

yang merupakan hasil dari proses 

kegiatan administrasi organisasi 

dalam bentuk asli. Arsip bisa berupa 

surat, kuitansi, laporan kegiatan, 

berkas personil dan sebagainya. 

Ada hal lain yang menjadi 

wilayah “abu-abu” atau 

diperdebatkan. Misalnya: sarana 

penyimpanan arsip dan perpustakaan 

sering berupa media yang sama, 

misal: foto, video. Contoh berikutnya 

bisa dilihat dari buku kas, buku 

ekspedisi, buku peminjaman. Sering 

menganggapnya sebagai koleksi 

perpustakaan karena nama buku 

diasumsikan adalah bahan pustaka. 

Ketiga contoh tersebut merupakan 

arsip karena ada proses rekaman 

informasi yang dibuat dan diterima. 

Perbedaan arsip dan 

perpustakaan membuat kita harus 

mengelolanya dengan cara yang 

berbeda pula. Berikut ini adalah tabel 

yang menggambarkan beberapa 

perbedaan antara arsip dan 

perpustakaan. 

24

PERBEDAAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN 

ASPEK ARSIP PERPUSTAKAAN 

Obyek 

Perhatian 

Karakteristik 

Arsip mengurus catatan atau 

rekaman kegiatan sebuah organisasi 

Tidak dibuat massal atau 

digandakan (hanya satu yang asli) 

Perpustakaan mengurus karya yang 

diciptakan untuk publikasi 

Dibuat dalam jumlah banyak 

Proses 

Penciptaan 

Fungsi 

Metode 

Hasil samping proses administrasi 

Diciptakan untuk merekam, 

mengorganisasikan dan 

memelihara kegiatan organisasi 

dan dapat dipertanggungjawabkan 

Arsip bekerja berdasarkan prinsip 

pengaitan setiap rekaman dengan 

fungsi dan proses kerja di semua 

hierarki organisasi 

Hasil karya kelompok atau individu 

Digunakan untuk mendukung 

pengalihan kebudayaan dan 

melanjutkannya melalui kegiatan/ 

gerakan yang mendukung 

kegiatan menulis, membaca, 

dan pendidikan 

Perpustakaan bekerja berdasarkan 

prinsip klasifikasi pengetahuan 

manusia yang mengikuti dinamika 

produksi dan konsumsi pengetahuan 

oleh masyarakat 

Pengguna Organisasi penciptanya terbatas Organisasi pemiliknya atau 

masyarakat umum terbuka 

Pengelolaan 

Cara 

Mendapatkan 

Dengan klasifikasi, indeks, daftar, 

penyimpanan, dan temu balik 

(menyesuaikan fungsi organisasi) 

Diciptakan dan diterima sebagai 

hasil dari kegiatan 

Dengan katalog, klasifikasi (sistem 

baku atau standar) 

Perolehannya sebagian besar dari 

pembelian, dan sisanya dari 

pemberian 

Profesi Arsiparis Pustakawan 

Perilaku 

Petugas arsip merupakan orang 

orang profesional dalam aspek 

manajemen perkantoran, surat 

menyurat, hukum, dan sejarah 

organisasi 

Petugas perpustakaan pada dasarnya 

budayawan dan cendekiawan yang 

memiliki pengetahuan yang memadai 

tentang pengetahuan itu sendiri. 

25

3. Mengapa Arsip Keluarga 

dibutuhkan? 

Arsip keluarga merupakan bukti 

keberadaan kita sebagai individu 

sekaligus makhluk sosial yang 

memiliki hak hidup, hak mendapat 

pekerjaan, hak berkumpul dan 

bermasyarakat, hak mendapat 

pendidikan, hak mendapat hunian 

atau tempat tinggal yang layak dan 

sebagainya. Oleh karena itu, arsip 

perlu disimpan dengan baik, tertib, 

rapi, dan benar, agar jika nanti 

diperlukan dapat segera ditemukan 

dan tidak hilang. 

4. ManfaatArsip Bagi Keluarga 

Tanpa disadari arsip memiliki 

banyak peranan untuk keluarga di 

antaranya: 

a. Sebagai identitas keluarga 

Arti sebuah identitas sangat 

strategis yaitu bukti keberadaaan 

atau eksistensi keluarga. 

Legitimasi keluarga diakui oleh 

negara dengan penerbitan akte 

kelahiran, KTP, dan KK. 

b. Mempersatukan keluarga 

Arsip silsilah keluarga berisi 

informasi nama dan hubungan 

kekeluargaan di dalamnya. 

Melalui informasi tersebut kita 

dapat mengetahui siapa saja 

anggota keluarga di dalamnya 

sehingga kita dapat berhubungan. 

Hubungan baik antar anggota 

keluarga akan mempersatukan 

keluarga tersebut sehingga 

diharapkan dapat menghasilkan 

manfaat untuk kesejahteraan 

keluarga. 

c. Sebagai catatan keluarga 

Arsip yang disimpan merupakan 

sumber data yang dapat dijadikan 

rujukan pencarian informasi 

apabila diperlukan, seperti 

misalnya: catatan harian. 

d. Sebagai dasar dalam pemenuhan 

hak dan kewajiban keluarga 

Dengan menyimpan arsip 

keluarga secara rapi dan rutin, 

ketika ada masalah yang 

membutuhkan pembuktian arsip 

kita tidak perlu khawatir lagi. 

Misalnya: surat tanah yang asli 

merupakan bukti kekuatan 

hukum atas kepemilikan tanah. 

Hal ini akan sangat membantu 

jika kita tersandung masalah 

sengketa tanah. Jika kita tidak 

memiliki surat tanah asli akan 

menyebabkan kekalahan di 

pengadilan dan akan kehilangan 

aset penting. 

e. Sebagai sumber membuat 

rencana keluarga 

Dalam membuat perencanaan 

diperlukan adanya informasi 

tentang rencana yang akan 

dilaksanakan, apa yang telah 

dikerjakan, apa yang belum 

dilaksanakan. Informasi tersebut 

bisa didapat dari catatan yang kita 

buat. Sebaiknya setiap aktivitas 

penting keluarga selalu dicatat. 

f. Sebagai sumber pengambilan 

keputusan keluarga 

Untuk pengambilan keputusan, 

arsip diolah baik secara manual 

maupun komputer menjadi suatu 

informasi yang dipakai dasar 

26

dalam pengambilan keputusan. 

g. Sebagai pengawasan aktivitas 

keluarga 

Bukti belanja sampai kuitansi 

dapat menjadi media evaluasi 

atas manajemen finansial yang 

dijalankan keluarga. Jika dirasa 

besar pasak daripada tiang, kita 

dapat melihat ulang, belanja apa 

saja yang menyebabkan itu. 

h. Sebagai aset penting keluarga 

Arsip mencatat bukti 

kepemilikian aset keluarga, 

seperti: deposito bank, kendaraan 

bermotor, tanah dan bangunan, 

serta investasi lainnya. 

i. Sebagai menentukan masa depan 

keluarga 

Arsip keluarga mempengaruhi 

kesuksesan dalam karier, 

sekolah, bisnis, kegiatan sosial 

masyarakat. Misalnya ijazah, 

sertifikat, dan penghargaan 

digunakan untuk mencari kerja 

dan kenaikan pangkat. 

j. Sebagai sumber pendidikan 

keluarga 

Upaya mengelola arsip secara 

kontinu merupakan sarana yang 

sangat baik untuk melatih 

anggota keluarga disiplin, bersih, 

rapi, konsisten dan jujur. 

k. Sebagai bukti peranan keluarga 

Melalui arsip dapat dilihat 

keberhasilan dan kegagalan 

anggota keluarga. Dengan 

mengetahui kelemahan yang 

dimiliki diharapkan ada program 

untuk memperbaiki keluarga. 

l. Sebagai kebanggaan keluarga 

Arsip ini berkaitan dengan 

penghargaan atau tanda jasa yang 

diberikan kepada anggota 

keluarga. 

m. Menyelamatkan keluarga dari 

bahaya 

Dengan mengetahui riwayat 

kesehatan keluarga, diharapkan 

ada upaya untuk mengobatinya 

sehingga tidak merugikan diri 

sendiri maupun orang lain. 

5. BentukArsip Keluarga 

Pada umumnya arsip keluarga 

berupa kertas, namun bisa juga 

berupa foto, video, kaset, data 

elektronik. Seiring dengan 

perkembangan zaman bentuk arsip 

telah berkembang menjadi berbagai 

bentuk (seperti: sms, e-mail, bbm, 

facebook, twitter). 

6. Jenis-Jenis Arsip Keluarga 

Berdasarkan Subyek 

Manfaat yang dapat diperoleh 

dengan inventarisasi jenis arsip 

adalah mengetahui arsip apa saja yang 

tergolong arsip keluarga. Selain itu 

dapat diketahui tingkatan arsip 

sehingga dapat dilakukan tindakan 

untuk pengaturan arsip tersebut. 

Klasifikasi merupakan usaha untuk 

mengelompokkan arsip menurut 

urusan atau masalah secara logis, 

kronologis dan sistematis 

berdasarkan fungsi dan kegiatan 

keluarga. Berikut hasil 

pengelompokkan terhadap jenis arsip 

keluarga yang penulis lakukan: 

27

No Klasifikasi Jenis 

Tingkatan 

Arsip 

1 Hukum Prosedur Tetap Keluarga Vital 

Perjanjian Kerjasama 

Vital 

Hak Atas Kekayaan Intelektual 

Vital 

Kasus Hukum 

Penting 

Klasifikasi Arsip 

Penting 

Klasifikasi Kliping 

Penting 

Jadwal Retensi Arsip 

Penting 

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip 

Penting 

2 Humas Hubungan dengan pihak lain Penting 

Kunjungan antar keluarga 

Ucapan (Selamat, Terima Kasih, Bela Sungkawa, 

Permohonan Maaf) 

Penting 

Biasa 

Undangan (Pernikahan, Khitanan, Ulang Tahun, 

Biasa 

Tasyakuran dll) 

3 Kearsipan Daftar Arsip Penting 

Daftar Bahan Pustaka 

Penting 

Daftar Kliping 

Penting 

Daftar Foto 

Penting 

Daftar VCD/DVD 

Penting 

Daftar Kaset 

Penting 

Daftar Harta Kekayaan 

Penting 

Daftar Inventaris Peralatan 

Penting 

Daftar Nomor Telpon 

Penting 

Daftar Benda Seni 

Penting 

Daftar Perhiasan 

Penting 

Daftar Koleksi Binatang 

Penting 

Daftar Koleksi Tanaman 

Penting 

Daftar Perlengkapan Dapur 

Penting 

Daftar Perlengkapan Makan 

Penting 

Daftar Perlengkapan Mandi 

Penting 

Daftar Perlengkapan Kamar Tidur 

Penting 

Daftar Mainan 

Penting 

Buku Peminjaman 

Penting 

Log Kontrol Brankas 

Penting 

4 Kependudukan Data Keluarga Penting 

Kartu Keluarga/KK 

Penting 

Nomor Induk Keluarga/NIK 

Penting 

5 Keuangan Rencana Anggaran Keluarga Penting 

Buku Kas Keluarga (Pemasukan-Pengeluaran) 

Penting 

Bukti Pembayaran Kewajiban (ZIS, Listrik, Air, Telpon, Penting 

Internet, Koran/Majalah, Iuran Keanggotaan) 

Bukti Transaksi Pembelian 

Penting 

Perjanjian Jual Beli 

Vital 

Perjanjian Pinjaman 

Vital 

Tanda Bukti Angsuran 

Vital 

Laporan Keuangan Keluarga 

Penting 

28


Tingkatan 


6 Perencanaan Visi dan Misi Keluarga Penting 

Rencana Jangka Pendek dan Panjang 

Penting 

Pembagian Tugas Keluarga 

Penting 

Jadwal Belajar 

Penting 

Laporan Kegiatan 

Penting 

7 Perlengkapan Gambar Arsitekur Rumah Vital 

Sertifikat Hak Milik Tanah 

Vital 

Sertifikat Hak Guna Bangunan 

Vital 

Sertifikat Wakaf 

Vital 

Ijin Mendirikan Bagunan/IMB 

Vital 

Pajak Bumi dan Bagunan/PBB 

Penting 

Bukti Pemilik Kendaraan Bermotor/BPKB 

Penting 

Surat Tanda Nomor Kendaraan/STNK 

Penting 

Surat Berharga Investasi 

Vital 

Surat Saham 

Vital 

8 Pribadi Silsilah Vital 

Buku Nikah 

Vital 

Surat Keterangan Kelahiran 

Penting 

Akte Kelahiran 

Vital 

Kartu Tanda Penduduk /KTP 

Penting 

Surat Wasiat 

Vital 

Surat Kematian 

Penting 

Curriculum Vitae/Riwayat Hidup 

Biasa 

Kartu Pelajar 

Biasa 

Kartu Mahasiswa 

Biasa 

ID Card Pegawai 

Biasa 

Surat Ijin Mengemudi/SIM 

Penting 

Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak/NPWP 

Penting 

Buku Paspor 

Penting 

Rapor PAUD, TK, SD atau setingkat, SMP atau 

Vital 

setingkat, SMP atau setingkat 

Ijazah SD atau setingkat, SMP atau setingkat, SMA atau Vital 

setingkat, D1-D4, S1, S2, S3. 

Surat Tanda Tamat Belajar PAUD s.d SMA atau 

Vital 

setingkat 

Transkip Nilai S1 s.d S3 

Vital 

Sertifikat Kompetensi 

Vital 

Sertifikat Diklat atau kursus 

Penting 

SK Pengangkatan Pegawai 

Vital 

SK Pengangkatan Jabatan 

Penting 

Riwayat Jabatan 

Biasa 

SK Mutasi 

Penting 

SK Penilaian 

Penting 

SK Kenaikan Pangkat 

Penting 

SK Penghasilan 

Penting 

SK Kenaikan Penghasilan 

Penting 

SK Pemberhentian 

Vital 

Riwayat Kesehatan 

Vital 

29


Polis Asuransi Kesehatan 

Kartu Pasien 

Polis Asuransi Jiwa 

Tunjangan Hari Tua 

Penghargaan 

Gelar Kehormatan 

Slip Gaji 

Buku Tabungan 

Kartu Anjungan Tunai Mandiri/ATM 

Kartu Kredit 

Kartu Belanja 

Pajak Pribadi 

Tingkatan 


Vital 

Biasa 

Vital 

Vital 

Penting 

Penting 

Penting 

Biasa 

Biasa 

Biasa 

Biasa 

Penting 

7. PenyimpananArsip Keluarga 

Bentuk konkret dari penerapan 

arsip di rumah adalah dengan 

menyediakan tempat khusus untuk 

penyimpanan arsip atau dokumen. 

Belum banyak keluarga yang 

memiliki ruang khusus penyimpanan 

arsip. Biasanya arsip tersebut 

tercampur dengan buku atau bahkan 

disimpan di lemari pakaian. 

Saat ini sudah banyak ditemui 

keluarga yang membangun 

Perpustakaan Keluarga, biasanya 

tokoh-tokoh hebat atau akademisi, 

tetapi sayang belum banyak pihak 

yang memiliki ruang dan sarana untuk 

penyimpanan arsip. Sudah saatnya 

kita melengkapi rumah dengan pusat 

arsip yang ruangan berdampingan 

dengan ruang penyimpanan buku atau 

bahan pustaka. 

Kemudahan teknologi dan 

persaingan bisnis sebenarnya sangat 

memudahkan kita untuk membeli 

peralatan penyimpanan arsip dengan 

harga bersaing. Selama ini image 

masyarakat investasi yang sangat 

penting adalah investasi uang. 

Dengan mempertimbangkan peranan 

arsip kiranya perlu dipertimbangkan 

untuk investasi ruang arsip dan 

membeli peralatan dan perlengkapan 

arsip. 

Peralatan dan perlengkapan 

untuk penataan dan penyimpanan 

arsip diarahkan bisa mengikuti 

standar pengelolaan arsip yang baik, 

seperti: filing cabinet, guide, dan 

folder. Sarana perlengkapan untuk 

arsip dapat berupa map yang 

digunakan berbentuk document 

keeper dari bahan seperti yang 

digunakan pada sampul buku agenda. 

Di dalamnya dapat memuat arsiparsip 

anggota keluarga dan jenis-jenis 

lain dalam klasifikasi arsip di atas. 

Untuk arsip vital menyimpannya di 

brankas sedangkan untuk arsip 

berkategori penting dan biasa 

disimpan di lemari yang berpisah. 

Arsip keluarga harus rapi dan 

terjaga dari segala bentuk ancaman 

seperti pencurian dan kebakaran dan 

sebagainya. Arsip keluarga 

30

memerlukan pengelolaan yang baik 

melalui penataan berkas arsip secara 

sistematis dengan berpedoman pada 

klasifikasi arsip yang disusun secara 

baik, benar, rapi, dan selalu 

terpelihara, sehingga apabila 

dibutuhkan informasi dapat diperoleh 

dengan cepat, tepat, dan lengkap 

ditemukan. 

8. Langkah-Langkah 

PenyimpananArsip Keluarga 

a. Registrasi arsip 

Arsip yang tercipta harus segera 

dicatat dalam daftar arsip. 

Contoh daftar arsip 

No. Uraian Tahun Jumlah Tingkat 

Perkembangan 

Kondisi 

Fisik 

Lokasi 

Simpan 

b. Pemeriksaan 

Sebelum sebuah dokumen 

disimpan secara tetap maka kita 

harus memastikan apakah 

dokumen tersebut telah selesai 

diproses atau belum. 

c. Mengklasifikasi arsip 

Kumpulkan arsip menjadi satu 

menurut klasifikasi subyek di 

atas. Khusus untuk arsip pribadi 

disusun menurut keanggotaan 

dalam keluarga. 

d. Memberi tanda 

Memberikan tanda garis atau 

lingkaran dengan warna yang 

mencolok pada kata tangkap yang 

sudah ditentukan pada langkah 

pekerjaan klasifikasi dan 

mengindeks. 

e. Menyortir 

Menyortir adalah 

pengelompokkan dokumen untuk 

persiapan ke langkah 

penyimpanan. Pisahkan arsiparsip 

lain yang tidak memiliki 

hubungan dengan aktivitas 

keluarga, misalnya: arsip milik 

kantor atau RT yang dibawa 

pulang. 

f. Pemberkasan 

Menempatkan dokumen sesuai 

dengan sistem penyimpanan dan 

peralatan yang digunakan. 

Hindari terjadinya kesalahan, 

karena akan menyebabkan 

kegiatan sia-sia. Ada 4 sistem 

standar yang sering dipilih salah 

satu sebagai sistem penyimpanan 

yaitu sistem abjad, geografis, 

subjek, dan numerik. Untuk arsip 

pribadi di rumah menggunakan 

nama orang (sistem abjad) 

sedangkan arsip lainnya disusun 

dengan subjek yang terkandung 

dalam arsip. 

Sarana yang digunakan untuk 

penyimpanan arsip bisa berupa 

document keeper (cocok untuk 

arsip pribadi), folder (cocok 

untuk menyimpan arsip penting), 

31

guide (berfungsi sebagai tanda 

untuk membimbing dan melihat 

cepat tempat-tempat yang 

diinginkan di file), sekat 

digunakan untuk pemisah arsip 

yang satu dengan yang lainnya. 

Untuk arsip vital disarankan 

menggunakan brankas (anti api). 

Sedangkan untuk arsip penting 

dan biasa bisa menggunakan 

filing cabinet atau lemari arsip. 

g. Lever arch Files 

Sistem ini memungkinkan 

informasi-informasi diletakkan 

dengan mudah di rak. Dasar 

pengkodean dengan warna juga 

diterapkan. Murah untuk 

menjalankannya dan 

pengulangannya memenuhi segi 

estetika 

h. Jangan menunda penyimpanan 

arsip. Setelah arsip baru masuk 

maka segeralah untuk 

mengelolanya. 

i. Disiplin mengembalikan arsip 

pada tempatnya 

Arsip yang telah digunakan 

dikembalikan ke tempat semula 

agar tidak cepat rusak dan hilang. 

j. Peminjaman arsip 

Selalu mencatat arsip yang 

dipinjam baik sewaktu 

meminjam maupun setelah 

mengembalikan. 

k. Pemeliharaan, Perawatan, dan 

PengamananArsip 

Fungsi yang penting tetapi sering 

diabaikan dalam penataan arsip 

adalah menjamin kelestarian 

informasi yang dikandung dalam 

arsip adalah pemeliharaan dan 

perawatan arsip. Pemeliharan 

arsip adalah upaya untuk 

melindungi arsip dari kerusakan 

melalui cara pencegahan dan 

perbaikan arsip. Sedangkan 

pengamanan arsip mengandung 

makna melidungi arsip dari 

kehilangan fisik, kebocoran 

informasi, serta kerusakan arsip. 

2. Langkah-langkah Pemeliharan 

dan PerawatanArsip Keluarga 

a. Mengatur suhu tempat 

penyimpanan arsip. Untuk 

arsip kertas kelembaban 

udara sekitar 50-60 % dan 

0 

temperatur sekitar 60-75 F 

0 

atau 22-25 C. 

b. Ruangan selalu bersih dari 

debu, kertas bekas, putung 

rokok, maupun sisa 

makanan. 

c. Arsip dikopi sesuai 

kebutuhan. Tidak sering 

menggunakan arsip asli 

untuk difotokopi. Buatlah 

scan atau fotokopi yang baik. 

Dari scan atau copy yang 

baik bisa digandakan. Arsip 

yang sering difotokopi akan 

menyebabkan arsip mudah 

rusak. 

d. Arsip dialihmediakan, 

seperti di-scane. 

Arsip jangan dilipat, dicoret, 

dan di-press 

karena dapat 

menyebabkan kerusakan 

serat kertas dan arsip 

dianggap tidak otentik lagi. 

32

3. PengamananArsip Keluarga 

a. Arsip disimpan di tempat 

yang bebas dari bencana 

terutama kebakaran. 

b. Setiap masuk dan keluarnya 

arsip harus tercatat dalam 

buku peminjaman arsip. 

c. Diberlakukan larangan bagi 

semua orang selain anggota 

keluarga mengambil arsip di 

tempatnya. 

d. Akses ke ruang arsip 

diberikan kepada orang yang 

berkepentingan. 

e. Arsip vital sebaiknya 

dipisahkan penyimpanannya 

dengan arsip penting atau 

biasa. 

f. Pemantauan ruang 

penyimpanan arsip dengan 

menggunakan kamera 

tersembunyi (CCTV). 

4. PenyusutanArsip Keluarga 

Menurut UU Nomor 43 Tahun 

2009 Pasal 49 menyebutkan 

penyusutan arsip meliputi 

pemindahan arsip inaktif dari unit 

pengolah ke unit kearsipan, 

pemusnahan arsip yang telah habis 

retensi dan tidak memiliki nilai guna 

dilaksanakan sesuai dengan 

ketentuan perundangan-undangan 

dan penyerahan arsip statis oleh 

pencipta arsip kepada lembaga 

kearsipan. 

Dalam penerapan penyusutan 

pada arsip keluarga hal yang tidak 

dilakukan di rumah adalah 

pemindahan arsip ke unit kearsipan. 

Mengapa demikian? Jenis arsip yang 

tercipta di rumah dalam jumlah 

sedikit dan perannya lebih terbatas 

untuk lingkup keluarga. Pemusnahan 

arsip dapat dilakukan hanya untuk 

arsip yang bernilai biasa atau sudah 

habis masa berlakunya, seperti: KTP, 

KK, dan sebagainya. Arsip kategori 

pribadi dapat dimusnahkan setelah 

yang bersangkutan wafat, kecuali 

bahwa anggota keluarga kita 

merupakan tokoh nasional, 

dimungkinkan diakuisisi arsipnya 

kepadaANRI. 

C. Penutup 

Arsip keluarga mempunyai nilai 

strategis untuk kemajuan keluarga 

dan bangsa, karena semua hal berawal 

dari keluarga. Sikap skeptis 

masyarakat terhadap arsip karena 

arsip dianggap tidak memberikan 

kontribusi untuk kemajuan anggota 

keluarga. Sebagai praktisi kearsipan 

diharapkan dapat memberikan contoh 

bagi anggota keluarganya. Arsiparis 

dapat menjadi trigger untuk 

memberdayakan bidang kearsipan 

kepada anggota keluarga. Program 

kearsipan yang dicanangkan oleh 

ANRI akan terasa efektif apabila 

diterapkan di rumah. Arsip keluarga 

dapat berperan mendukung aktivitas 

keluarga dan dalam penerapannya 

harus dikelola secara serius dan 

konsisten dan dalam pengelolaannya 

haruslah menyesuaikan dengan arsip 

di kantor. 

Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 

tentang Kearsipan pada Pasal 71 ayat 

33

2 disebutkan peran serta masyarakat 

dapat diwujudkan dalam ruang 

lingkup pengelolaan, penyelamatan, 

penggunaan arsip, dan penyediaan 

sumber daya pendukung, serta 

penyelenggaraan pendidikan dan 

pelatihan kearsipan. Kebiasaan rapi 

dan disiplin dalam mengelola arsip 

keluarga, mampu memberikan 

konstribusi dalam mengelola arsip 

yang lebih luas lagi yaitu dalam 

mengelola arsip-arsip pemerintahan, 

perusahaan, organisasi massa dan 

organisasi politik, dengan kualitas 

yang lebih baik sehingga diharapkan 

akan memajukan dunia kearsipan di 

Indonesia. 


Arsip Media Kearsipan Nasional 

Edisi 59 Khusus September- 

Desember 2012 hal.10-12, 

Jakarta:ANRI, 2012. 

Arsip Media Kearsipan Nasional 

Edisi 49 hal.12-15, Jakarta: 

ANRI, 2008. 

Keputusan Kepala ANRI Nomor 31 

Tahun 2012 tentang Klasifikasi 

Arsip di Lingkungan Arsip 

Nasional 

Oliver, Lissanne, Organize (Panduan 

Praktis Menata dan Mengatur 

Aneka Barang) . Jakarta: Hikmah, 

2007. 

Sugiarto, Agus, Wahyono, Teguh, 

Manajemen Kearsipan Modern 

(Dari Konvensional ke 

Basis Komputer). Yogyakarta: 

Gava Media, 2005. 

Undang-Undang RI No. 43 Tahun 

2009 tentang Kearsipan. 

Internet: 

Harian Kompas Sabtu 19 Juni 2004 

Jajak Pedapat Kompas 

Mengarsip Dokumen Pribadi 

http://archivistprofessional.blogs 

pot.com/2009/07/peran-arsipdalam-mencegahkepunahan.html 

(Diakses 10 Juni 

2013) 

h t t p : / / g e r a k a n 

arsip.files.wordpress.com/ 

2012/07/p2.jpg (Diakses 16 Juni 

2013) 

http://www.familyarchives.com/page 

s/get-started-creating-yourfamily-archive.html 

(Diakses 11 

Juni 2013) 

34

MENGENAL PERSATUAN WANITA KELUARGA 

UNIVERITAS GADJAH MADA MELALUI KHAZANAH ARSIP 

(1951 – 1991) 

Fitria Agustina 1 

Salah satu organisasi wanita yang 

berdiri pada awal perkembangan 

Univeritas Gadjah Mada adalah 

Persatuan Wanita Keluarga UGM 

(PWK-UGM). Beberapa khasanah 

arsip bersisi tentang PWK-UGM ini 

yaitu berupa surat, keputusan rektor, 

dan Lembaran Berkala “IBU”. Dari 

arsip-arsip yang tersimpan di Arsip 

UGM inilah kita dapat mengenal 

PWK-UGM. 

PWK-UGM berdiri pada tanggal 

30 Januari 1951 yang diprakarsai oleh 

sekelompok ibu istri Dosen UGM, 

antara lain: Ibu Sardjito, Ibu A. Sigit, 

Ibu Soedomo, Ibu Hardjono, Ibu 

Moh. Salim, Ibu Harjono, Ibu 

Wreksodiningrat, Ibu Djojodigoeno, 

dan Ibu Notosoesanto. Tujuan dari 

PWK-UGM sangat sederhana sesuai 

dengan Anggaran Dasar (AD) dan 

Anggaran Rumah Tangga (ART) 

yaitu: 

1. Mempererat hubungan antara 

para wanita Keluarga UGM 

2. Memberikan bantuan bila perlu, 

kepada perkembangan UGM di 

luar pengajaran 

Keanggotaan PWK-UGM 

Pada awalnya, anggotanya hanya 

terdiri dari istri dosen. Seiring dengan 

1 


perkembangan organisasi ini, 

keanggotaanya bertambah, meliputi 

istri Dewan Penyantun, Dewan 

Penyantun Wanita, dosen wanita, istri 

alumni, alumni wanita, istri pegawai, 

pegawai wanita, istri mahasiswa, dan 

mahasiswa puteri. Mengenai istri 

mahasiswa, hal ini dikarenakan pada 

tahun lima puluhan banyak 

mahasiswa yang telah beristri. Para 

mahasiswa tersebut adalah bapakbapak 

putus sekolah karena berjuang 

dalam perang kemerdekaan. 

Keanggotaan PWK-UGM 

semakin meluas hingga masyarakat di 

luar UGM. Masyarakat yang 

bersimpati terhadap UGM akhirnya 

tertarik terhadap PWK-UGM. PWK- 

UGM akhirnya menerima anggota 

luar biasa, yaitu masyarakat di luar 

UGM. Bedanya, anggota luar biasa 

ini tidak dapat menjadi pengurus, 

kecuali sangat dibutuhkan. Menurut 

informasi, Prof. Dr. Notonagoro 

sangat menganjurkan adanya anggota 

luar biasa ini, karena menurut 

pendapat beliau, UGM tidak hanya 

milik orang-orang UGM saja, tetapi 

juga milik dan kebanggaan 

masyarakatYogyakarta. 

Susunan Organisasi 

Awalnya, pengurus inti 

organisasi PWK-UGM terdiri dari 

35

Ketua I, Wakil Ketua, Penulis I, 

Penulis II, Bendahara I, dan 

Bendahara II. Kemudian pada tahun 

1959, yaitu setelah PWK-UGM 

berusia satu windu, organisasi ini 

mempunyai bagian-bagian yaitu: 

1. Bagian Ekonomi danArisan 

Tujuan bagian ini adalah: 

a. Mengadakan kontak dan 

menambah rasa 

kekeluargaan di kalangan 

para anggota 

b. Sekedar memperbaiki 

ekonomi anggota 

Bagian tersebut bekerja 

secara kooperatif, sehingga 

memerlukan banyak tenaga 

dan tanggung jawab dari 

pengurus, khususnya 

pertanggungjawaban 

mengenai uang dan barangbarang 

dari para anggota 

2. Bagian Pelajaran dan 

Demonstrasi 

Bagian ini antara lain: masakmemasak, 

berbagai pekerjaan 

tangan, mengatur bunga, potongmemotong 

pakaian, Bahasa 

Indonesia dan Conversasi Bahasa 

Inggris, membatik, tari Jawa, dll. 

Tujuan diselenggarakan beberapa 

pelajaran yaitu: 

a. Mempererat hubungan anggota 

satu dengan anggota lainnya 

b. Menambah pengetahuan umum 

3. Bagian Perpustakaan 

PWK-UGM pada waktu itu 

mempunyai perpustakaan yang 

sangat sederhana. Koleksinya 

36

hanya terdiri dari buku-buku dan 

majalah yang diterima dari UGM, 

Japendi, DPR, Kotapraja, 

Gunung Agung, Hoge 

Commissariaat der Nederl. Afd. 

Voorlichting, The Britissh 

Council di Bandung, dan dari 

perseorangan. 

4. Bagian Ashrama Mahasiswa dan 

yang mengadakan contact 

dengan mahasiswa. 

Bagian tersebut bekerja ikut serta 

dengan bagian Urusan Ashrama 

Mahasiswa. Bagian Ashrama 

mahasiswa diketuai oleh Ibu 

Djojodiguno. Salah satu tujuan 

PWK-UGM adalah menjalankan 

pekerjaan sosial yaitu dengan 

memperhatikan nasib mahasiswa 

mengenai pemondokannnya. 

Bagian Ashrama Mahasiswa 

mulai bekerja pada tahun 

pertama, Mei 1951. Pada tahun 

itu, Ibu Djojodiguno, Ibu Sigit, 

dan Ibu Sardjito menerima besluit 

dari Bapak Presiden UGM untuk 

menjadi anggota dari panitia 

Pengawas Ashrama Mahasiswa 

UGM diYogyakarta, yang saat itu 

sudah berdiri satu tahun. Saat itu 

PWK-UGM mendapat kekuatan 

penuh dari Panitia Pengawas 

Ashrama Mahasiswa UGM. 

Pada tahun 1951, mahasiswa 

mengalami kesulitan mendapatkan 

rumah yang dapat dijadikan sebagai 

asrama karena jumlah mahasiswa 

UGM semakin bertambah. Kemudian 

pada Desember 1951 telah berhasil 

menyelenggarakan 24 buah asrama 

tipe B bagi 265 mahasiswa. Pada saat 

UGM telah 9 tahun berdiri, UGM 

telah mempunyai: 

a. 10 buah asrama tipeA 

Ini adalah asrama yang semuanya 

dibiayai oleh UGM. Penghuni 

hanya diwajibkan membayar 

uang makan. 

b. 56 buah asrama tipe B 

Ini adalah rumah keluarga, yang 

dititipi beberapa mahasiswa oleh 

UGM 

c. 136 buah asrama tipe C 

Asrama tipe ini diselenggarakan 

oleh penghuni sendiri dan 

mendapat pinjaman alat-alat dari 

UGM. Asrama ini ditempati oleh 

2481 orang mahasiswa. 

Beberapa tahun kemudian, 

pembangunan dua asrama besar 

selesai dikerjakan yaitu: 

a. Asrama Dharma Putra di Baciro 

Gedung Asrama Dharma Putra 

bertingkat tiga, mempunyai 

ruang makan yang luas sekali 

yang dapat ditempati oleh 600 

mahasiswa. Asrama tersebut 

sudah berisi alat-alat lengkap. 

b. Asrama Ratnaningsih di Sagan 

Asrama puteri ini berkapasitas 90 

orang. 

5. Bagian Sosial ke Dalam 

Mula-mula bagian ini didirikan 

hanya untuk memperhatikan keadaan 

dan kejadian di kalangan para anggota 

saja, baik dalam kebahagiaan maupun 

dalam kesusahan. Lambat laun 

perhatian mengenai kesusahan juga 

ditujukan kepada para mahasiswa. 

Misalnya, pada tahun kedua 

37

anyaknya mahasiswa sakit yang 

didatangi ada 32 orang, tahun ketiga 

59 orang, tahun keempat 102 orang, 

tahun kelima 150 orang, dan tahun 

ketujuh 120 orang. 

6. Bagian Sosial ke Luar 

Bagian ini bertugas 

menyelenggarakan pameran dan 

bazar, undian, ataupun hanya dengan 

mengumpulkan uang dari para 

anggota untuk disumbangkan ke luar. 

7. Bagian Majalah Ibu 

Majalah ibu mulai diterbitkan 

pada tanggal 18 Desember 1957. 

Tujuan dari penerbitan majalah 

Ibu adalah: 

a. Menambah adanya kontak lahir 

dan batin 

b. Mengadakan kesempatan lain 

bagi para anggota dan umum 

(tidak hanya demonstrasi dan 

ceramah saja) untuk menambah 

pengetahuan dengan saling 

menerima dan memberi. 

Alasan majalah tersebut 

dinamakan “IBU” karena mengingat 

sifat-sifat suci dan luhur dari seorang 

ibu. Seorang ibu meskipun tidak 

mampu selalu ingin memberikan 

segala sesuatu kepada anaknya, selalu 

berkorban untuk anaknya, dan tidak 

mengharapkan balasan. Maka sifatsifat 

suci ibu ini akan dijadikan 

simbol dari perkerjaan, tersimpan, 

tercantum dalam majalah “IBU”. 

Gambar pada sampul depan majalah 

berupa bunga melati yang berwarna 

gelap menuju warna terang. Sama 

halnya habis gelap terbitlah terang. 

Pada tahun 1974 susunan 

pengurus dikembangkan lebih 

lengkap. Salah satu yang baru dari 

kepengurusan ini adalah dibentuknya 

komisaris-komisaris. Susunan 

pengurus tersebut adalah sebagai 

berikut: 

1. Ketua 

2. Penulis 

3. Bendahara 

4. Bagian Ekonomi 

5. Bagian Sosial 

6. Bagian Sumbangan 

7. Bagian Inventaris 

8. BagianArisan 

9. Bagian Kematian 

10. Hubungan Keluar 

11. Komisaris-komisaris 

a. Selatan 

b. Loji Kecil 

c. Bintaran 

d. Kotabaru 

e. Jl. Sala 

f. Baciro 

g. Jl. Cikditiro 

h. Terban 

i. Sagan 

j. Sekip 

k. Bulaksumur 

l. Karangwuni 

m. Tegalkemuning 

Kegiatan 

Program-program PWK-UGM 

sangat sederhana, tetapi sangat 

bernilai. Hal ini sesuai dengan yang 

disampaikan Sri Sultan 

Hamengkubuwono IX, sebagai Ketua 

Dewan Kehormatan Dewan 

Penyantun UGM, pada Peringatan 

satu windu PWK-UGM. Beliau 

menyatakan: 

“Kami yang selalu dapat mengikuti 

38

dari dekat pertumbuhan dan 

perkembangan UGM menyatakan 

penghargaan kami kepada Persatuan 

Wanita Keluarga UGM, yang selama 

ini telah banyak menyumbangkan 

jasa-jasanya, yang walaupun tidak 

secara langsung namun besar 

manfaatnya bagi pertumbuhan 

Universitas Gadjah Mada”. 

PWK-UGM melaksanakan 

kegiatan rutin yang dilakukan oleh 

masing-masing bagian, selain itu juga 

telah melakukan beberapa kegiatan 

untuk memperingati ulang tahun 

organisasi, sesuai dengan arsip 

“Peringatan Tri Windu”. Kegiatan 

yang dilaksanakan adalah 

mengadakan pameran boneka 

internasional pada ulang tahun ke- 

VIII yang dikunjungi oleh kurang 

lebih 20.000 orang pada tanggal 17 – 

20 Desember 1958. 

Pada tanggal 14 Februari 1959, 

sebagai penutup peringatan Windon I, 

PWK-UGM menyelenggarakan 

pertunjukkan “Tari-tarian 

Internasional” yang dilakukan oleh 

para dosen luar negeri beserta 

istrinya. Dari pendapatan kegiatankegiatan 

tersebut disumbangkan 

kepada badan-badan sosial. 

PWK-UGM sudah banyak 

memberikan bantuan berupa uang 

yaitu: 

a. Tahun 1952 kepada: Corps 

Invaliden Yogyakarta, korban 

kebakaran k. Bunder Jakarta via 

Bapak Walikota Yogyakarta, 

penderita kelaparan di Gunung 

Kidul, dan penderitaYayasan Seri 

Dherma. 

b. Tahun 1953 kepada: Panitia 

bencana alam, panitia peringatan 

Hari Kartini, Blinden Institut Dr. 

Yap, YayasanAnak-anak Cacat di 

Solo, dan Yayasan Kesejahteraan 

Keluarga diYogyakarta. 

c. Tahun 1954 kepada: para korban 

Merapi, Gedung Persatuan 

Wanita, dan Yayasan Anak-anak 

Cacat di Solo. 

d. Tahun 1955 kepada panitia 

pameran 4 hari di Indonesia dan 

luar negeri. 

e. Tahun 1956 kepada: para HO di 

Gunung Kidul dan korban banjir 

Banyuwangi. 

f. Tahun 1957 kepada: korban teror 

Cikini Raya Jakarta, korban 

banjir, dan PMI Fundraising. 

g. Tahun 1958 kepada: YPAT Solo 

dan Jakarta, RumahYatim Wiloso 

Projo Kotapraja, Balai Orang 

Buta dari Dr Yap, dan PMI 

Fundraising. 

Bantuan keluar tidak hanya 

berupa uang tapi juga berupa tenaga 

pada tahun 1952 - 1958 telah 

39

membantu Panitia Pekan Kanakkanak, 

Panitia Peringatan Hari 

Kartini, Panitia Peringatan 17 

Agustus, Kementerian Kesehatan 

Bagian Kesehatan Ibu dan Anak, 

POWY, Panitia Pergerakan Wanita ¼ 

abad, PMI Yogyakarta dalam dapur 

bencana alam, kepada PMI Yogya 

dalam peringatan ulang tahunnya 

1954 – 1958, Panitia 200 tahun kota 

Yogyakarta, Yayasan Hari Ibu, muridmurid 

dari kader kursusnya, dan 

Dewan Mahasiswa Bagian Sosial 

UGM. 

Kemudian pada Laporan Ketua 

Panitia HUT ke-40 PWK-UGM tahun 

1991, disampaikan bahwa peringatan 

HUT PWK-UGM ke-40 telah diisi 

dengan serangkaian kegiatan yaitu: 

1. Kegiatan sosial berupa 

pengiriman sumbangan air bersih 

untuk pendudukan Kabupaten 

Gunung Kidul. 

2. Lomba Peragaan Busana Malam 

dengan bahan produksi dalam 

negeri, memperebutkan piala dari 

Rektor UGM. 

3. Pertunjukan gamelan oleh ibuibu 

anggota PWK-UGM untuk 

mengiringi fragmen tari Jawa. 

Kegiatan PWK-UGM yang 

berupa pertemuan diadakan 

dipelbagai tempat berganti-ganti. Hal 

ini dikarenakan PWK-UGM belum 

mempunyai gedung pertemuan. 

Beberapa foto menunjukkan bahwa 

pertemuan pernah diadakan di Pura 

Pakualaman, di kediaman Pangeran 

Hadinegara, di kediaman GKR Dewi, 

di ruang-ruang fakultas, dan di rumah 

ibu-ibu lainnya. 

Kegiatan ke dalam dilakukan 

dengan meningkatkan pengetahuan 

dan perkembangan kepribadian 

anggota dengan perlombaan, wisata 

sosial, ceramah para pakar tentang 

topik yang sangat bervariasi. 

Beberapa contoh antara lain 

“Penyakit Jantung”, “Kegunaan Sinar 

Matahari bagi Umat Manusia”, dan 

“ The other man/ woman”. PWK- 

UGM telah membantu “Crash 

Program” Pemerintah dengan 

mengadakan lomba masak “non 

beras”, untuk murid-murid SMP/ 

SLTA. Untuk menyambut “Tahun 

Internasional bagi Para Usia Lanjut” 

telah diselenggarakan “Sarasehan 

Usia Lanjut” bagi para ibu di atas 70 

tahun. Selain itu telah didirikan 

“Cafetaria” di Gedung Pusat 

Bulaksumur, yang harga makanannya 

terjangkau bagi kantong mahasiswa. 

Sebagai alat komunikasi, juga telah 

diterbitkan “Majalah IBU”. 

Untuk memperluas cakrawala 

dan menjalin hubungan dengan 

wanita di luar UGM, sejak tahun 

1952, PWK-UGM bergabung dengan 

Permusyawaratan Organisasiorganisasi 

Wanita Yogyakarta 

(POWY) dan mulai saat itu menjadi 

anggota Konggres Wanita Indonesia 

(KWI) Jakarta. Selain itu, PWK- 

UGM juga bergabung dengan BKOW 

(Badan Kerjasama Organisasi 

Wanita) DIY, GOW (Gabungan 

40

Organisasi Wanita) Yogyakarta. 

Beberapa kegiatan yang dilakukan 

PWK-UGM di luar UGM yaitu: 

1. Mengetuai Ladies Program pada 

FAO Working Party on Coconut, 

kemudian pada Konperensi 

Menteri Kebudayaan se-Asia. 

2. Menyelenggarakan Pagelaran 

Pakaian Wanita sejak Kartini 

hingga sekarang di BKOW. 

3. Ikut Seminar on the Status of 

Women and Family Planning. 

4. Menjadi Ketua Badan Kerjasama 

PantiAsuhan se-DIY. 

5. Ikut serta dalam “First Assembly 

of Asean Confederation of 

Women Organisations”. 

6. Mengikuti “Training on Program 

Desaign and Evaluation for 

Woman Leaders” , kerjasama 

KOWANI – USAID – ASIA 

Foundation. 

Pasang-surut 

Dalam sambutan Ketua Dewan 

Penyantun UGM, Prof. Dr. H. 

Johannes, pada buku Peringatan Tri 

Windu, disebutkan bahwa selama tiga 

windu PWK-UGM telah mengalami 

pasang-surut kehidupan suatu 

organisasi. PWK-UGM telah 

mengenal masa kegiatannya 

meningkat dan mengenal pula masa 

usahanya menurun. Ada masa PWK- 

UGM hidup jaya tetapi ada masa 

pelita hidupnya suram dan terancam 

padam. Ada masa PWK-UGM 

sanggup menerbitkan majalah dan 

ada masa tidak dapat menerbitkan. 

Ada masa PWK-UGM dianggap 

setaraf badan-badan lain Universitas 

seperti Dewan Pegawai dan Dewan 

Mahasiswa dan diundang hadir dalam 

upacara-upacara Universitas, tetapi 

ada pula masa PWK-UGM dianggap 

organisasi luaran yang tidak 

seharusnya diundang menghadiri 

peringatan-peringatan universitas. 

Dalam Majalah IBU Tahun II 

tanggal 18 Mei 1959 Nomor 6, 

Redaksi menjelaskan tentang 

permasalahan dalam penerbitan 

majalah pada kolom Bisikan Ibu yang 

isinya sebagai berikut. 

“Mulai nomer ini Madjalah Ibu 

datang pada Saudara2 pembatja 

dengan kertas jang tidak sebaik 

nomer2 jang lalu. Meskipun 

demikian redaksi dan tata usaha 

merasa sangat bersyukur, bahwa 

Madjalah Ibu masih tetap 

mengundjungi sidang pembatjanya, 

mengingat kesulitan2 jang tidak 

dapat dihindari lagi untuk mendapat 

kertas atau bahan-bahan lain. 

Sjukurlah bahwa penggunakan 

kertas tersebut hanja bersifat 

sementara dengan harapan semoga 

lekas mendapat kertas H.V.S. lagi”. 

Dalam Laporan Ibu Sardjito pada 

Peringatan Tri Windu PWK-UGM 

disebutkan bahwa Pimpinan UGM 

dengan resmi telah memasukkan 

PWK-UGM dalam lingkungan 

Keluarga Besar UGM. Pengakuan 

eksistensi organisasi ini dapat dibaca 

dalam Surat Keputusan Rektor UGM 

No. 8 Tahun 1963 tanggal 29 Mei 

1963 tentang Perincian Pedoman 

Kerja UGM. Hal itu disebutkan dalam 

Lampiran tentang Kesedjahteraan 

Mahasiswa, Materiil poin ke-2 yaitu: 

“Memikirkan/ mengusahakan 

adanja perumahan dan asrama2 jang 

41

42 

lajak bagi mahasiswa, misalnja 

dengan mengadakan biro konsultasi 

pemondokan. Asrama2 jang 

langsung di bawah penilikan 

universitas/ diselenggarakan oleh 

universitas dianggap sebagai 

aparatur Universitas dan harus ikut 

serta meresapkan kepada para 

mahasiswa dalam segala usaha 

pelaksanaan tri dharma universitas”. 

Pada tahun 1976 dibentuklah 

Ikatan Dharma Wanita (Idhata) di 

lingkungan Universitas Gadjah 

Mada. Hal ini sesuai dengan Intruksi 

Rektor UGM tanggal 12 Maret 1976 

nomor 18.10/27/III/76, perihal 

pembentukan Ikatan Dharma Wanita 

(Idhata) di lingkungan Universitas 

Gadjah Mada. Untuk menghilangkan 

keragu-raguan pada berbagai 

organisasi kewanitaan di lingkungan 

UGM, Rektor UGM memberikan 

penjelasan sebagaimana dalam surat 

nomor 0.10/31/III/76 mengenai 

Pembentukan Idhata yang ditujukan 

kepada Ketua PWK-UGM, yaitu: 

1. Dengan dibentuknya Ikatan 

Dharma Wanita (Idhata) di 

lingkungan Universitas Gadjah 

Mada tidak berarti bahwa 

organisasi-organisasi kewanitaan 

bebas di lingkungan Universitas 

Gadjah Mada harus dihapuskan 

ataupun dilebur ke dalam Idhata. 

Organisasi-organisasi tersebut 

dapat terus melanjutkan 

kegiatannya seperti sedia kala 

sesuai dengan tujuan idiil yang 

tercantum dalam Anggaran Dasar 

dan Anggaran Rumah Tangga 

masing-masing. 

2. Mengenai duduknya wakil dari 

Persatuan Wanita Keluarga 

Universitas Gadjah Mada dalam 

Dharma Wanita (Organisasi istri 

Korpri) Daerah Daerah Istimewa 

Yogyakarta akan ditentukan 

kemudian sesudah Pengurus 

Idhata Komisariat UGM 

terbentuk. Untuk menghindari 

kekosongan hendaknya wakil 

Persatuan Wanita Keluarga 

Universitas Gadjah Mada yang 

duduk dalam Dharma Wanita 

tersebut dapat melanjutkan 

tugasnya sampai ada ketentuan 

lebih lanjut. 

3. Dalam rangka kegiatan 

kewanitaan di lingkungan 

Universitas Gadjah Mada untuk 

masa yang akan datang, saya 

harapkan hendaknya dapat dijalin 

kerja sama yang baik antara 

Idhata dan organisasi-organisasi 

kewanitaan bebas di lingkungan 


terutama untuk kegiatan-kegiatan 

yang dapat dilaksanakan 

bersama-sama. 

Kemudian dalam Editorial 

Majalah IBU Nomor 8/9 Tahun I 

Juli/Agustus 1976 yang berjudul 

“Sekali Lagi Hak Hidup PWK-UGM” 

diantaranya disampaikan sebagai 

berikut: 

“Suka atau tidak suka PWK-UGM 

adalah bagian yang tak terpisahkan 

dari UGM. Itu adalah realitas sejarah 

dan fakta yang tidak dapat 

dipungkiri oleh siapapun. Dan kalau 

UGM lahir dari kancah perjuangan 

revolusi kemerdekaan Indonesia,

maka berdasarkan logika, maka 

demikian pulalah halnya dengan 

PWK-UGM. 

Dan berdasarkan logika pula, kalau 

kita hendak meniadakan PWK- 

UGM, sama halnya dengan hendak 

mengingkari UGM, yang 

melahirkan PWK-UGM. 

Tiap orang dapat saja tidak 

menyukai PWK-UGM atas dasar 

pelbagai alasan. Itu adalah hak dan 

kebebasannya. Tetapi ia tidak dapat 

menutup mata tentang realitas 

seperti yang diutarakan di atas. Dan 

ia tidak berhak untuk meniadakan 

PWK-UGM yang lahir dari UGM, 

lahir dari kancah perjuangan 

revolusi bangsa Indonesia dengan 

cita-cita untuk mengabdi 

masyarakat, bangsa, negara dan 

aspirasi revolusi nasional kita secara 

rationil, sebagai anggauta keluarga 

besar UGM, kita berkewajiban pula 

membina, menyuburkan kehidupan 

PWK-UGM, memberikan umpan 

balik yang bermanfaat bagi 

pengembangan PWK-UGM, 

sehingga PWK-UGM dapat lebih 

efektif berfungsi, berperan dan 

bertanggung jawab atas segala 

tugas-tugas sosialnya membantu 

UGM dalam menegakkan terus citacita 

perjuangan revolusi bangsa 

Indonesia, mengabdi kepada bangsa 

dan negara Republik Indonesia”. 

Dalam riwayat singkat PWK- 

UGM, Ny. Iman Soetiknjo selaku 

Ketua PWK-UGM, dalam rangka 40 

tahun PWK-UGM, menyampaikan: 

“Semua kegiatan berjalan mulus dan 

lancar, sampai pada 8 Maret tahun 

1984. Sebagai halilintar di cuaca 

terang, dengan alasan yang sampai 

saat inipun tidak kami mengerti, 

PWK-UGM diharuskan ganti nama. 

Pengurus mengadakan pleno 2 kali, 

dengan dihadiri para penasehat, 

untuk membicarakan hal yang gawat 

dan pelik itu. Semua sepakat 

memilih nama PATMA, singkatan 

dari Patih Majapahit, jadi masih ada 

43

hubungannya dengan GADJAH 

MADA. 

Berkaitan dengan itu, terima kasih 

kepada KOWANI sungguh tidak 

terhingga, sebab walaupun PWK- 

UGM sudah berganti nama menjadi 

PATMA, kami tetap diakui sebagai 

organisasi anggota dengan segala 

hak dan kewajibannya. 

Pengurus dan anggota kami sendiri 

percaya, bahkan yakin bahwa 

keadaan yang suram dan 

menggelisahkan ini yaitu tidak boleh 

memakai nama yang 33 tahun 

lamanya kami sandang dengan 

penuh kecintaan dan kebanggaan, 

suatu saat pasti berakhir. 

Tuhan Maha Besar! Sebagai hadiah 

Ulang Tahun yang ke-36, turunlah 

Surat Rektor, No 

UGM/745/TL/02/08. Dengan ini 

PATMA kembali kepada namanya 

semula, yaitu Persatuan Wanita 

Keluarga Universitas Gadjah Mada. 

Terima kasih kepada Bapak Prof. Dr. 

Koesnadi Hardjasoemantri, S.H. 

Setelah itu PWK-UGM lebih 

bergairah, lebih bersemangat 

menatap masa depan. Secara teratur 

dikirim peserta-peserta pada Munas, 

Muker, dan pelatihan-pelatihan yang 

diadakan oleh KOWANI di Jakarta 

dan kegiatan-kegiatan lainnya di 

BKOW dan GOW. Kami turut serta 

dalam proyek KOWANI, 

menyantuni anak-anak yatim piatu 

di Timor-Timur/ bidang sosial lebihlebih 

kami tekuni. Ini sepanjang 

dana mengizinkan, meliputi para 

wreda, yatim piatu dan mereka yang 

terkena musibah. Lewat PMI, harian 

Kedaulatan Rakyat dan kadangkadang 

secara langsung PWK-UGM 

menunjukkan kepeduliannya akan 

penderitaan sesama rakyat”. 

Sumber: 

1. Madjalah Ibu No. 6 Tahun II 

tanggal 18 Mei 1959. 

2. Surat Keputusan Rektor UGM 

No. 8 Tahun 1963 tanggal 29 Mei 

1963 tentang Perincian Pedoman 

Kerja UGM. 

3. Surat Rektor UGM Nomor 

0.10/31/III/76 mengenai 

Pembentukan Idhata yang 

ditujukan kepada Ketua PWK- 


4. Pedoman Kerja UGM Peringatan 

Tri Windu Persatuan Wanita 

Keluarga Universitas Gadjah 

Mada 1951-1974. 

5. Majalah Ibu Nomor 8/9 Tahun I 

Juli/Agustus 1976. 

6. Lembaran Berkala Ibu dalam 

Rangka 40 Tahun Persatuan 

Wanita Keluarga Universitas 

Gadjah Mada Tahun 1991. 

44

PESAWAT GELATIK UNTUK UNIVERSITAS GADJAH MADA 

Ully Isnaeni Effendi 1 

Penerima pesawat 

Universitas Gadjah Mada dan 4 

universitas lainnya yaitu Institut 

Teknologi Bandung (ITB), 

Universitas Cendrawasih (Irian Jaya), 

Universitas Syah Kuala (Banda 

Aceh), dan Universitas Mulawarman 

(Samarinda) menerima pesawat 

Gelatik buatan PT Nurtanio Bandung 

jenis PZL 104. Hal tersebut sesuai 

dengan Keputusan Direktur Jenderal 

Pendidikan Tinggi Departemen 

Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 

011/DJ/Kep/1980 tentang 

Penyerahan Pesawat Terbang Gelatik 

PZL 104 Kepada Pimpinan 

Universitas Gadjah Mada dan Institut 

Teknologi Bandung tertanggal 5 

Februari 1980. SK tersebut 

menyebutkan bahwa pertama, 

menyerahkan pesawat terbang 

Gelatik PZL 104 kepada: a) Pimpinan 

Universitas Gadjah Mada b) 

Pimpinan Institut Teknologi Bandung 

masing-masing sebuah pesawat 

terbang. Kemudian yang kedua 

adalah kepada masing-masing 

Pimpinan Universitas Gadjah Mada 

dan Institut Teknologi Bandung, 

Suara Karya, 15 Oktober 1979 

1 


45

ditugaskan untuk memanfaatkan 

pesawat terbang tersebut sesuai 

dengan tujuan pemanfaatannya. 

Ketiga, biaya pemeliharaan dan 

pengoperasian pesawat tersebut 

dibebankan pada anggaran rutin 

Universitas Gadjah Mada dan Institut 

Teknologi Bandung. 

Pemberian pesawat Gelatik 

tersebut sesuai dengan pembicaraan 

terperinci antara Dirjen Pendidikan 

Tinggi Departemen P dan K dan para 

rektor dalam Rapat Antar Rektor 

Universitas/ Institut seluruh 

Indonesia pada bulan Desember 

1978. Pembicaraan tersebut 

menyangkut masalah penggunaan, 

fasilitas, termasuk hal-hal lain yang 

bersangkutan dengan pemberian 

pesawat Gelatik tersebut (Siaran Pers 

oleh Bagian Hubungan Masyarakat 

UGM Nomor 29/HM/X/79/BB 

tertanggal 26 Oktober 1979). Alasan 

dipilihnya kelima universitas 

penerima pesawat gelatik ini menurut 

Dirjen Perguruan Tinggi Prof. Dr. 

Dody Tisnaamidjaja adalah 

berdasarkan kemampuan masingmasing 

dalam menggunakan dan 

memelihara pesawat tersebut, dan 

akan dimanfaatkan untuk pendidikan 

dan kegiatan para mahasiswa dan 

dosen. 

Penyerahan pesawat Gelatik PZL 

104 dilangsungkan di Lapangan 

Udara Hussein Sastranegara oleh 

Menteri Riset dan Teknologi Prof. Dr. 

Ir. BJ Habibie atas nama pemerintah, 

lewat Dirjen Perguruan Tinggi Prof. 

Dr. Dody Tisnaamidjaja pada tanggal 

13 Oktober 1979. Penyerahan 

dilakukan dengan disaksikan oleh 

sejumlah kecil undangan dalam 

upacara yang singkat dan sederhana. 

Menurut Menteri Riset dan Teknologi 

Prof. Dr. Ir. BJ Habibie, penyerahan 

kelima pesawat Gelatik dari PT 

Nurtanio kepada pemerintah adalah 

sebagai penggembalian sebagian 

modal pemerintah yang ditanamkan 

Berita Nasional, 16 Oktober 1979 

46

pada PT Nurtanio. Menurut Habibie, 

bantuan kapal terbang dalam hal ini 

adalah Pesawat Gelatik PZL 104 

merupakan yang pertamakalinya 

diserahkan oleh pemerintah kepada 

universitas di Indonesia. 

Menurut Prof. Dr. Ir. BJ Habibie 

diharapkan dengan penghadiahan 

sebuah pesawat kepada lima 

universitas itu akan lebih 

meningkatkan kegairahan angkasa 

(air mindedness) di kalangan 

perguruan tinggi, dengan demikian 

akan memperbesar aktivitas 

perguruan-perguruan tinggi itu 

sendiri. Disamping memberikan 

dorongan lebih besar kepada para 

sarjana untuk terjun ke dalam dunia 

industri pesawat terbang yang 

memang sangat kita butuhkan. 

Ditambahkan pula bahwa bantuan 

pemerintah ini diharapkan bukan 

sebagai barang mewah tetapi 

didasarkan kepada kebutuhan yang 

sewajarnya untuk pembangunan. 

Pengangkutan pesawat Gelatik ke 

luar Jawa dibantu olaeh TNIAU. 

PT Nurtanio 

Tahun 1961 PT Nurtanio (dahulu 

LAPIP lalu menjadi LIPNUR) sudah 

mulai membuat pesawat jenis PZL- 

104 Gelatik sejak ditandatangani 

kontrak pembuatan pesawat terbang 

antara LAPIP (Lembaga Persiapan 

Industri Penerbangan) atas nama 

Pemerintah Indonesia dengan 

Pemerintah Polandia yang diwakili 

oleh maskapai CEKOP. Kontrak 

kerjasama pembangunan meliputi 

pembangunan pabrik, pendidikan 

karyawan dan produksi dibawah 

lisensi terhadap pesawat jenis PZL- 

104 Wilga yang di Indonesia 

kemudian menjadi pesawat PZL-104 

Gelatik. Pesawat ini merupakan 

pesawat ringan bermesin tunggal, 

serba metal dengan konstruksi “semi 

monocoque” yakni suatu jenis 

konstruksi pesawat dimana “kulit” 

bagian tengah pesawat bertugas. 

Pesawat ini mempunyai kemampuan 

untuk terbang landas dan mendarat di 

lapangan yang sempit (short take off 

dan landing) . Pesawat jenis ini dapat 

mengangkut sampai empat 

penumpang termasuk pilot. PT 

Nurtanio sudah memproduksi 

pesawat jenis ini sebanyak 40 buah 

dan tahun 1979 sudah tidak 

memproduksinya lagi. Selain 

memproduksi pesawat jenis gelatik 

ini, PT Nurtanio juga membuat 

sebuah pesawat Casa dan heli BO. 

Pemanfaatan 

Sebagai kelanjutan dari 

pemberian pesawat Gelatik tersebut, 

Universitas Gadjah Mada telah 

merencanakan untuk memanfaatkan 

pesawat Gelatik PZL-140 sebagai 

sarana berbagai macam kegiatan 

seperti sarana untuk meningkatkan 

Olah Raga Terjun Payung mahasiswa 

UGM, ikut menggiatkan Aero Sport 

di Yogyakarta dan untuk kegiatankegiatan 

pengabdian masyarakat 

yang memerlukan pesawat jenis 

47

Gelatik ini. Bahkan ditambahkan pula 

oleh drh. Busono, M.Sc., pesawat 

Gelatik tersebut akan dimanfaatkan 

untuk latihan menyemprot hama 

wereng oleh mahasiswa pertanian 

(dimungkinkan mengajarkan dosen 

Fakultas Pertanian cara 

mengudarakan pesawat tersebut). 

UGM telah mempunyai seorang 

pilot yaitu Drs. Herqutanto 

Sosronegoro, Dosen yang juga 

mantan Dekan Fakultas Sosial Politik 

UGM, yang memiliki brevet Pesawat 

Layang (Yogya 1954) dari Yugoslavia 

(1957) yang mungkin dapat mengajar 

dosen dan mahasiswa menjadi pilot. 

Pada tahun 1957, Drs. Herqutanto 

Sosronegoro adalah orang Indonesia 

pertama yang menerima brevet; 

Silver C' karena memenuhi tiga 

kecakapan, yaitu: 

1. Lima jam terbang terus-menerus 

tanpa mesin. 

2. Membumbung tinggi 1000 meter 

di atas ketinggian setelah dilepas. 

3. Mampu membuat 'cross country' 

sejauh 50 km. 

Menurut Drs. Herqutanto 

Sosronegoro yang pernah diajak 

membicarakan kemungkinan 

pengelolaan pesawat tersebut, 

setidak-tidaknya pesawat tersebut 

dapat dimanfaatkan untuk 

memperkuat FASI (Federasi Aero 

Sport Indonesia)Yogyakarta. 

Bagi Institut Teknologi Bandung 

menurut Artikto Kendroadji, Ketua I 

Aerokreasi ITB, akan digunakan 

untuk kegiatan kedirgantaraan 

melalui perkumpulan olahraga 

“Aerokreasi” karena selama ini 

menggunakan pesawat pinjaman. Di 

samping itu akan digunakan untuk 

pengabdian teknologi kepada 

masyarakat luas, aplikasi dan riset 

teknologi udara untuk pemukiman, 

teknologi pertanian, pengendalian 

ekosistem, dan kegiatan lainnya 

48

sesuai dengan Tri Darma Perguruan 

Tinggi. 

Untuk Universitas Cendrawasih, 

menurut Dirjen Perguruan Tinggi, 

pesawat terbang ini merupakan hal 

yang urgent mengingat universitas 

tersebut berada di daerah yang belum 

memiliki fasilitas jalan angkutan 

darat secukupnya. Juga karena 

mempunyai laboratorium diatas 

gunung yang sulit ditempuh oleh 

kendaraan darat (mobil). 

Ditambahkan pula bahwa universitas 

ini mempunyai kampus yang berada 

jauh di pedalaman. Pemanfaatan 

pesawat gelatik bagi Universitas 

Mulawarman dan Universitas Syah 

Kuala adalah untuk sarana 

transportasi. 

Kerjasama dengan Lanuma Adi 

Sucipto 

Telah dibicarakan dengan 

Komandan Lanuma Adi Sucipto 

Yogyakarta, Kolonel Penerbang 

Sugiantoro, pada akhir tahun 1978 

mengenai segi-segi teknis masalah 

pesawat Gelatik tersebut. Lanuma 

Adi Sucipto akan membantu 

menyediakan: 

1. Hanggar untuk penyimpanan 

pesawat. 

2. Fasilitas perawatan. 

3. Pelatih, dsb. 

Bantuan dari Lanuma Adi 

Sucipto tersebut telah mendapat 

perhatian dan dukungan sepenuhnya 

dari KSAU Marsekal Ashadi 

Cahyadi. Ditambahkan pula dalam 

hal penerimaan pesawat, UGM telah 

mengambil langkah-langkah yang 

diperlukan bersama dengan Lanuma 

Adi Sucipto. 

Pedoman dan Petunjuk 

Dalam buku Pedoman Penerbang 

Pesawat Gelatik PZL-140 Oleh R. 

Setyo Pramono dijelaskan bahwa 

49

konstruksi dari pesawat jenis ini 

adalah konstruksi fuselage yaitu semi 

monocoque serba metal. Sayap hanya 

mempunyai satu tulangan tunggal 

(single-spar) dengan terque-box dan 

lapisan lempengan metal beralur. 

Tangki minyak terletak di dalam 

torque-box. Kemudian sepanjang 

sayap dilengkapi slat, flaperons, dan 

flaps di sletted. Jenis fuel atau bahan 

bakar yang dipakai adalah aviation 

petrol dengan nomor oktan minimum 

80. Berat atau weight dari pesawat 

tidak melebihi 1230 kg. Pesawat ini 

bisa mengangkut sampai empat orang 

penumpang termasuk pilot. Salah satu 

kelebihannya adalah mempunyai 

kemampuan terbang landas dan 

mendarat di lapangan yang sempit 

(short take off & landing S-STOL) . 

Dalam Pedoman Penerbang 

Pesawat Gelatik PZL-140, terdapat 

petunjuk (preflight check) 

penerbangan dalam pertanian dan 

terjun payung. Rincian petunjuk 

tersebut adalah sebagai berikut: 

1. Pertanian 

Ada beberapa perlengkapan 

untuk penerbangan agrikultural, 

yaitu: 

a. Terdapat sebuah tabung 

laminate untuk menampung 

bahan-bahan kimia dengan 

kapasitas 500 liter yang 

mempunyai sebuah tutup 

pada bagian atasnya dan 

dilengkapi dengan sebuah 

alat pengukur di bagian 

depan kontainer tersebut. 

Tabung tersebut terletak di 

dalam kabin di belakang 

kursi penerbang. Dan bagian 

bawah dari tabung ini 

mempunyai suatu lekuk 

(throat) yang dilengkapi 

dengan flange untuk 

mengencangkan emergencyrelease-valve 

dan drainvalve. 

b. Selain itu terdapat pompa 

elektris (electrical pump 

assembly) , pipa penyemprot 

(spray boom assembly) . 

c. Unit-unit atomizer mikronair 

AAU-3000 sebanyak 4 biji 

dipasang pada tiap-tiap unit 

sayap 2 biji. 

d. Variable Restrictor Unit 

(VRU) sebanyak 4 biji 

dipasang pada tiap-tiap unit 

atomizer. VRU ini 

merupakan alat untuk 

mengatur aliran bahan kimia 

dengan memutar thimble 

sesuai dengan kebutuhan 

operator. 

e. Cut-off Valve untuk 

menghentikan aliran zat 

kimia menuju spray-boom, 

Struts (tonggak) dan bracket 

untuk membawa spray boom. 

f. Brake handle, pump switsch, 

emergency release handle, 

pressure gauge (alat ini 

digunakan untuk mengukur 

tekanan zat kimia yang 

dipakai pada sistim tersebut), 

am-meter, shut off valve 4 biji 

(alat untuk menghentikan 

aliran zat kimia bila 

50

diperlukan pada saat atau 

selama spraying 

(penyemprotan), dan master 

cylinder sctuater assembly. 

2. Terjun Payung (parachuting) 

a. Untuk keperluan terjun 

payung, pesawat ini harus 

dilengkapi dengan sebuah 

injakan parasut dan sebuah 

hitch untuk parachutecords, 

dan kursi depan 

sebelah kanan diputar 

sehingga menghadap ke 

belakang. 

b. Pintu sebelah kanan harus 

dilepas dan sebagai gantinya 

dipasang sabuk pengaman 

dan bar-bar khusus. 

c. Jumlah maksimum penerjun 

adalah 3 orang. 

d. Parachute jump dilakukan 

bila pesawat tengah terbang 

lurus dengan kecepatan 100- 

150 km/jam. 

Sumber: 

1. Keputusan Direktur Jenderal 

Pendidikan Tinggi Departemen 

Pendidikan dan Kebudayaan RI 

No.011/DJ/Kep/1980 tentang 

Penyerahan Pesawat Terbang 

Gelatik PZL-104 Kepada 

Pimpinan Universitas Gadjah 

Mada dan Institut Teknologi 

Bandung. 

2. Kliping Media Tahun 1979. 

3. Surat Nomor PPI/199/X/79 

tentang Penjelasan Mengenai 

Sumbangan Pesawat Gelatik Dari 

PT Nurtanio tanggal 20 Oktober 

1979. 

4. Siaran Pers oleh Bagian 

Hubungan Masyarakat UGM 

Nomor 29/HM/X/79/BB tanggal 

26 Oktober 1979. 

5. Pedoman Penerbang Pesawat 

Gelatik PZL-140 oleh R. Setyo 

Pramono. 

51

RESENSI BUKU 

KEPEMIMPINAN DALAM PROGRAM MANAJEMEN ARSIP 

DINAMIS DAN ARSIP STATIS 

Machmoed Effendhie 1 

Judul 

Editor 

Penerbit 

Kota 

Tahun 

ISBN 

Halaman 

: Leading and Managing Archives and Records 

Programs: Strategy for Success 

: Bruce W. Dearstyne 

: Neal-Schuman Publishers 

: New York 

: 2008 

: 978-1-55570-615-9 

: 347 halaman termasuk indeks 

Dalam suatu seminar atau 

workshop kearsipan, sering kali 

dikeluhkan tentang rendahnya 

apresiasi pimpinan yang dituding 

sebagai salah satu penyebab tidak 

berkembangnya pengelolaan arsip di 

suatu instansi (di Indonesia). Belum 

lagi masalah “anggaran yang minim” 

untuk penyelanggaraan kearsipan 

yang dituduh sebagai penyebab lain 

rendahnya kualitas arsiparis dan 

runtuhnya idealisme para calon 

arsiparis (di Indonesia), sehingga 

penyelenggaraan kearsipan di banyak 

instansi terkesan seadanya. Buku ini, 

yang diedit Bruce W. Dearstyne, 

seorang associate profesor dari 

University of Maryland, minimal 

dapat dijadikan sebagai bahan 

pelajaran bagi kita, bahwa di negaranegara 

lain, dan lebih spesifik lagi di 

instansi lain di Amerika dan Inggris 

1 

Kepala Arsip UGM 

52

pernah menghadapi persoalanpersoalan 

tersebut dan kemudian 

dapat terlewati dan dapat diatasi. 

Buku ini terdiri dari 15 bab. Bab 

pertama dan dua bab terakhir ditulis 

sendiri oleh Bruce W. Dearstyne. Dua 

belas bab lainnya ditulis oleh para 

profesional berpengalaman dari 

Inggris dan Amerika, termasuk 

diantaranya Edie Hedlin, mantan 

Direktur Smithsonian Institution 

Archives, Phillip Mooney, Direktur 

Departemen Arsip Perusahaan Coca- 

Cola, dan Mark Greene, Direktur 

American Heritage Center di 

University of Wyoming. Para penulis 

menuangkan pengalaman pribadi 

mereka sebagai penanggung jawab 

program pengelolaan arsip dinamis 

dan arsip statis, baik di bidang 

industri, perguruan tinggi, 

pemerintahan, lembaga-lembaga 

swasta, perusahaan, dan jasa 

keuangan. Sekalipun tidak semuanya 

merupakan cerita sukses tetapi 

mereka telah memberikan kontribusi 

untuk keberhasilan pengembangan 

dan kelangsungan hidup 

berkelanjutan dari program 

pengelolaan arsip dinamis dan arsip 

statis yang pernah mereka 

selenggarakan. Para penulis 

menawarkan nasihat, saran, 

pengamatan, dan ide-ide untuk 

mengembangkan dan memelihara 

program yang sukses dan 

berkelanjutan dalam perubahan 

lingkungan cepat di mana sumber 

daya arsip dinamis dan statis sangat 

dibutuhkan. Masing-masing, dengan 

cara mereka sendiri, membahas dan 

mendefinisikan peran seorang 

pemimpin dan kebutuhan untuk 

kepemimpinan di semua tingkat. 

Program pengelolaan arsip 

dinamis (records) dan arsip statis 

(archives) akan mendapatkan 

keuntungan dari integrasi prinsipprinsip 

dan praktek manajemen 

kepemimpinan dan program 

pengelolaan arsip dinamis (records) 

dan arsip statis (archives) jelas perlu 

mengembangkan dan menerapkan 

keterampilan kepemimpinan untuk 

berhasil dalam pekerjaan mereka, 

(hal. 292). 

Bab 1, “Setting the Stage: 

Challenges and Opportunities in 

Leading Archives and Records 

Programs,” yang ditulis oleh sang 

editor merupakan semacam 

pengantar yang menyediakan konteks 

untuk esai dalam bab-bab berikutnya 

dengan membahas beberapa isu, 

tantangan, dan peluang yang dihadapi 

oleh para pemimpin dan manajer 

program manajemen arsip dinamis 

dan arsip statis. 

Dalam Bab 2, “The Records 

Management Leader,” Eugenia K. 

Brumm yang telah mengabdi selama 

20 tahun sebagai Records Manager, 

mengkaji peran dan pentingnya 

kepemimpinan dalam mencapai 

kesuksesan program manajemen 

arsip dinamis. Dia menggambarkan 

adanya keterkaitan erat antara 

peningkatan keterampilan 

pengelolaan arsip (dinamis) dengan 

kepemimpinan. Kepemimpinan 

53

mendorong transformasi yang 

disengaja yang diarahkan untuk 

mencapai tujuan. Oleh karena itu, 

semua orang di setiap titik karir 

mereka memiliki potensi untuk 

menjadi agen perubahan. Selain itu, 

Eugenia K. Brumm, mencatat bahwa 

menjadi pemimpin di setiap tingkatan 

apapun, adalah seperti sedang berada 

dalam sebuah proses yang sedang 

berlangsung, proses menuju tujuan 

yang tidak pernah berakhir. Untuk 

mencapai tujuan yang telah 

ditetapkan, seorang pemimpin harus 

mempunyai visi evolusioner dan 

dapat menerima setiap perubahan dan 

pengalaman baru "(33). 

Dalam Bab 3, “Records 

Management Standards: What They 

Are and Why They Are Important,” 

Diane K. Carlisle mempelajari 

bermacam-macam standar yang 

diterapkan dalam pengelolaan arsip 

dinamis. Pemilihan standar dalam 

pengelolaan arsip dinamis harus 

selektif dan disesuaikan dengan 

lingkungan organisasi. Banyak 

standar yang baik yang pernah 

dipraktikan dalam pengelolaan arsip 

dan manajemen informasi, seperti 

American National Standards 

Institute (ANSI), atau standar yang 

dikeluarkan oleh Organisasi 

Internasional, atau standar yang 

dikeluarkan oleh asosiasi 

profesional. 

Dalam Bab 4, “Leading a 

Successful Records Management 

Program, ” Carol EB Choksy 

membahas pengalaman, wawasan, 

dan observasi pada keunggulan dalam 

program manajemen arsip. Dia 

menjelaskan dan menganalisa 

persyaratan keterampilan minimal 

yang dibutuhkan oleh manajer yang 

sukses dalam mengelola arsip 

dinamis, termasuk keterampilan 

dalam komunikasi, ketrampilan 

membangun relasi, ketrampilan 

pengembangan strategi dan eksekusi, 

ketrampilan pengembangan 

karyawan dan kepemimpinan, 

ketrampilan manajemen proyek, dan 

ketrampilan negosiasi di lingkungan 

industri maupun organisasi. 

Dalam Bab 5, “From Cultural 

Luxury to 'The Way We Do Things. . . 

?': The Influence of Leadership in 

Archives and Records 

Management,” Peter Emmerson yang 

berpengalaman sebagai kepala 

Barclays Bank's Records Services 

Operation dan sebagai konsultan, 

membahas bagaimana pentingnya 

kepemimpinan seorang manajer arsip 

(Records Manager) bagi manajemen 

arsip perbankan. Model pengelolaan 

arsip dinamis harus bersifat responsif, 

dan selaras dengan, keadaan yang 

berubah dan tujuan strategis dari 

bisnis yang lebih luas. 

Dalam Bab 6, “Competing for 

Relevance: Archives in a 

Multiprogram Organization,” James 

E. Fogerty mengungkapkan 

pengalamannya dalam mengelola 

arsip statis dan program sejarah lisan 

yang berperan penting dalam 

mendukung tujuan organisasi. Pada 

saat yang sama, organisasi harus 

54

mampu mengidentifikasi dan 

memenuhi harapan konstituen 

eksternal (layanan publik). Dia 

menjelaskan strategi dan peluang 

untuk memperkuat program dan 

meningkatkan profil perusahaan 

dengan pengembangan kedua 

program itu, yakni program arsip 

statis dan program sejarah lisan. 

Dalam Bab 7, “Trying to Lead 

from Good to Great and Some 

Reflections on Leadership at All 

Levels,” Mark A. Greene President 

of the Society of American Archivists 

dan Director of the American 

Heritage Center at the University of 

Wyoming, berbagi pengalaman 

tentang hubungan kepemimpinan 

dengan pengembangan organisasi. 

Dia berfokus pada tiga komponen 

penting dari kepemimpinan: 

“mendefinisikan, menyebarkan, dan 

menerapkan visi, mendefinisikan dan 

mengelola perubahan, dan membuat 

keputusan”. “... Kepemimpinan dapat 

dan harus ada di semua tingkat 

organisasi” (137). Dalam tulisannya 

ini juga dibahas bagaimana ia 

memimpin tim untuk mengubah 

American Heritage Center yang 

semula tidak berfungsi dan hanya 

semacam gudang penyimpanan arsip 

menjadi institusi kearsipan bergengsi 

dengan layanan informasi kearsipan 

yang prima. Ternyata pengalaman dia 

menangani arsip perguruan tinggi 

menjadi bekal dia ketika diminta 

untuk menangani American Heritage 

Center di University of Wyoming. 

Dalam Bab 8, “Meeting 

Leadership Challenges: Lessons 

from Experience,” Edie Hedlin, 

mantan Director of the Smithsonian 

Institution Archives, berbagi 

pengalaman selama dia menekuni 

karier di dunia kearsipan. Kata kunci 

yang dia tawarkan adalah ketika anda 

diserahi memimpin program 

pengelolaan arsip maka program 

tersebut harus dapat mendukung 

tujuan dari organisasi induk. Selain 

itu, anda harus selalu mendefinisikan 

dan terus-menerus mengartikulasikan 

misi Anda, mencari dan bekerja sama 

dengan institusi sejenis, 

mengembangkan rencana program 

dan memberikan prioritas pada 

kegiatan, berfokus pada produktivitas 

staf, dan mengevaluasi gaya 

kepemimpinan/ manajemenAnda. 

Dalam Bab 9, “Stranger in a 

Strange Land: The Archivist and the 

Corporation,” Philip F. Mooney, 

Director of the Archives Department 

of the Coca-Cola Company 

membahas peluang dan tantangan 

yang dihadapi oleh arsiparis 

perusahaan. Dia meneliti mengapa 

perusahaan-perusahaan mulai 

mengembangkan program 

pengelolaan arsip perusahaan, 

mengapa program arsip perusahaan 

ada yang tidak berhasil, bagaimana 

“menjual” sejarah manajemen 

perusahaan, bagaimana 

mengintegrasikan arsip ke dalam 

rencana bisnis, bagaimana 

memasarkan arsip, mengapa 

membentuk hubungan dengan unit 

operasi lain itu penting, bagaimana 

55

cara menilai arsip perusahaan, dan 

bagaimana peran kepemimpinan 

dalam program pengelolaan arsip. 

Philip F. Mooney, menguraikan 

prinsip-prinsip pengelolaan arsip 

perusahaan dan menyarankan bahwa 

arsip tidak harus dikaitkan dengan 

fungsi tunggal, tapi melayani 

“portofolio luas dari pengguna,” 

dengan layanan yang terus 

dikembangkan (202). Pemimpin atau 

yang diserahi tanggung jawab 

mengelola arsip perusahaan harus 

mampu membangun strategi 

pengelolaan arsip yang dapat terus 

menerus mendukung tujuan 

perusahaan yang lebih besar, karena 

“pengelolaan, pengendalian, dan 

perlindungan arsip yang tepat dapat 

mencegah hilangnya arsip 

perusahaan yang merupakan memori 

perusahaan, sekalipun perusahaan 

tersebut dimerger, diambil alih atau 

ada perampingan organisasi (203).” 

Dalam Bab 10, “Managing 

Change at the Vermont State 

Archives: A Continuing Issue, ” 

Gregory Sanford dan Tanya Marshall 

meneliti evolusi dari Vermont State 

Archives selama seperempat abad 

terakhir. Mereka menggambarkan 

pendekatan strategis yang telah 

membantu dalam pengembangan 

Vermont State Archives “dari kantor 

kecil dan usang menjadi lembaga 

kearsipan modern” termasuk 

membuat arsip berbasis teknologi 

informasi yang berguna untuk 

pengambil keputusan, memperluas 

otoritas hukum, dan 

mengintegrasikan manajemen arsip 

dinamis dan manajemen arsip statis. 

Arsiparis dan manajer arsip dinamis 

harus mengintegrasikan 

“pengetahuan khusus kearsipan, 

memori institusional, dan 

penanganan akses serta pelestarian 

arsip menjadi lembaga layanan 

informasi arsip yang siap melayani 

publik” (226). Gregory Sanford dan 

Tanya Marshall menyarankan bahwa 

para pemimpin harus memahami 

budaya organisasi sebelum 

melakukan perubahan itu, menjalin 

hubungan dengan pencipta arsip dan 

pengguna, dan menciptakan visi dan 

misi untuk mempromosikan 

program-program mereka. 

Dalam Bab 11, “Appraising, 

Transferring, Preserving, and 

Making Available Born-Digital 

Records from Central Government 

Departments (Seamless Flow),” 

Kelvin Smith menggambarkan 

Program Seamless Flow dari Arsip 

Nasional Inggris, sebuah sistem 

berbasis internet untuk layanan arsip 

digital. Program ini dikembangkan 

dalam sembilan tahapan yang 

masing-masing tahapan dibahas 

secara rinci karena merupakan pusat 

Program Seamless Flow dan 

menyajikan beberapa tantangan 

manajemen yang paling kompleks. 

Dalam Bab 12, “Leading from 

the Middle: Building a University 

Archives,” Leon Stout merefleksikan 

pengalaman kepemimpinan dan 

menggambarkan karyanya sebagai 

Arsiparis Universitas di Penn State 

56

University. Dia memberikan 

wawasan tentang kepemimpinan di 

tingkat menengah, di mana 

kepemimpinan tingkat menengah 

(atau penanggung jawab institusi 

arsip universitas) berfungsi sebagai 

manajer program, dan juga harus siap 

melayani eksekutif yang lebih tinggi 

dalam hierarki kepemimpinan 

lembaga perguruan tinggi. Selain itu, 

sebagai pemimpin tingkat menengah, 

atau sebagai penanggung jawab arsip 

universitas, dituntut untuk dapat 

melestarikan memori kolektif 

universitas (arsip statis), memberikan 

layanan informasi kearsipan di 

lingkungan universitas dan publik 

serta mampu membangun strategi 

pengembangan program arsip 

dinamis universitas. 

Dalam Bab 13, “ The State 

Archives, Education, and Politics in 

New York,” Christine Ward meneliti 

pendekatan strategis New York State 

Archives untuk mendukung misi 

organisasi induknya, Departemen 

Pendidikan Negara, dan tujuan 

pemerintah negara bagian. Dia 

menjelaskan kerja kepemimpinan 

yang terlibat dalam memperluas 

program, berkampanye untuk sumber 

daya program, dan menyesuaikan 

program arsip terhadap perubahan 

prioritas kelembagaan. 

Bab 14, “Leading Archives and 

Records Programs: Perspectives and 

Insights,” menempatkan esai dalam 

buku ini ke dalam perspektif dengan 

mempertimbangkan interpretasi 

kepemimpinan yang telah 

dikemukakan para penulis dan 

dengan memeriksa bagaimana 

wawasan itu berlaku untuk program 

arsip dinamis, arsip statis, dan 

informasi terkait. Bab 15, “Leading 

Archives and Records Programs: 

Issues and Sources, ” menyarankan 

topik-topik untuk penelitian lebih 

lanjut, serta sumber-sumber yang 

dapat digunakan untuk menjelajahi 

dan menggali lebih dalam mengenai 

masalah yang diangkat oleh para 

penulis. Bab 14 dan 15 yang ditulis 

oleh editor buku ini, intinya sebagai 

penutup buku ini dan membuka opsi 

untuk penelitian kearsipan lebih 

lanjut. 

Bab-bab dalam buku ini ditulis 

oleh para profesional dan 

berpengalaman dengan perspektif 

mereka sendiri, singkatnya, buku ini 

menawarkan akumulasi pengalaman 

dan kebijaksanaan yang dapat 

dipertimbangkan dan diterapkan oleh 

orang lain. Para penulis tidak hanya 

menceritakan pengalaman mereka, 

tetapi juga merenungkan mengapa hal 

itu terjadi, apa yang mereka pelajari 

dalam proses, dan bagaimana 

perkembangan dalam program 

mereka terkait dengan 

kecenderungan yang lebih luas di 

lapangan. Di setiap bab diungkapkan 

faktor kepemimpinan dan kerja keras 

untuk mencapai keberhasilan 

program yang berkelanjutan, untuk 

membangun dan memelihara sebuah 

program, untuk menghadapi 

tantangan, dan untuk menjaga 

57

program agar tetap responsif terhadap 

perubahan-perubahan yang terjadi. 

Selain itu, para penulis juga 

mengungkapkan pentingnya 

mengembangkan keterampilan dan 

menerapkan pendekatan 

kepemimpinan yang sesuai dengan 

program individu dan lingkungan 

organisasi, serta responsif terhadap 

tantangan zaman. Yang lebih penting 

lagi adalah, buku ini dapat digunakan 

sebagai pengantar penelitian lanjutan 

baik bagi mahasiswa kearsipan 

maupun peneliti arsip. Bagi para 

profesional yang telah bekerja di 

lapangan selama beberapa tahun, 

buku ini menawarkan saran praktis, 

ide-ide kreatif dan inspiratif untuk 

menerapkan prinsip-prinsip dan 

praktek kepemimpinan dalam 

pengembangan program manajemen 

arsip dinamis (records management) 

maupun manajemen arsip statis 

(archives management) . 

58

BERITA 

Kunjungan keArsip UGM 

1. Sekolah Menengah Kejuruan 

(SMK) Nasional Baureno 

Bojonegoro pada tanggal 13 Juni 

2013, sebanyak 50 siswa, 15 guru 

dipimpin kepala sekolahnya, 

Abd. Rohman, S.Pd. 

2. Arsiparis se-Jawa Timur pada 

tanggal 21 Juni 2013, dengan 

peserta sekitar 87 orang terdiri 

dari: arsiparis propinsi, arsiparis 

kabupaten/ kota, dan arsiparis 

perguruan tinggi. Kunjungan 

tersebut difasilitasi oleh Badan 

Perpustakaan dan Kearsipan 

Propinsi Jawa Timur. 

Rakor dan Sosialisasi Kearsipan 

1. Rapat Koordinasi Kearsipan dan 

Dokumentasi diselenggarakan 

oleh Pusat Informasi dan Humas 

Sekjen Kemdikbud pada tanggal 

27 – 29 Mei 2013 di Hotel Sahid 

Raya Jakarta. UGM mengirim 

Kepala Arsip, Drs. Machmoed 

Effendhie, M.Hum. mewakili 

Wakil Rektor II, dan Zaenudin, 

A.Md., mewakili pejabat 

fungsional arsiparis. 

2. Sosialisasi Revisi Peraturan 

Menteri PAN No. 

PER/3/M.PAN/3/2009 tentang 

Jabatan Fungsional Arsiparis dan 

Angka Kreditnya telah 

dilaksanakan oleh ANRI pada 

tanggal 18 – 19 Juni 2013 di Hotel 

Amoz Cozy Jakarta. Hadir dalam 

acara tersebut Kepala Bidang 

Database Arsip UGM, Dra. Eny 

Kusumindarti W. 

Pendampingan Unit Kerja 

1. Kegiatan pendampingan 

penataan dan penyusutan arsip di 

Fakultas MIPA UGM, 

dilaksanakan mulai Februari 

2013. 


penataan dan penyusutan arsip di 

Direktorat Sumber Daya Manusia 

UGM, dilaksanakan mulai 

tanggal 25 Maret – 28 Juni 2013. 


penyusutan dan pemusnahan 

arsip di Kantor Pusat Fakultas 

Teknik (KPTU), dilaksanakan 

mulai Mei 2013. 

AkuisisiArsip 

Periode Maret – Juni 2013 

1. Direktorat SDM 

Akuisisi arsip Direktorat SDM 

dilakukan pada tanggal 24 April 

2013. Arsip yang diakuisisi 

berupa arsip kepegawaian yaitu 

Buku Data Pegawai 36 jilid, Buku 

Induk Pegawai 86 jilid, klapper 

15 jilid dan personal file guru 

besar/ tokoh nasional 12 berkas, 

disertai dengan DaftarArsipnya. 

2. Studio 111 

Perusahaan yang beralamat di Jl. 

Menur 2 No. 18 Perum 

Condongcatur Yogyakarta ini 

bergerak dalam bidang editing 

audiovisual. Perusahaan ini 

menyerahkan arsip kaset video 

VHS sebanyak 122 buah. 

Penyerahan arsip tersebut 

dilakukan oleh Beny Wahyada, 

SE. kepada Kepala Bidang 

59

Database Arsip UGM pada 

pertengahan Mei 2013. Arsip 

tersebut berisi tentang Wisuda 


3. Direktorat Kemahasiswaan 

UGM 

Direktorat Kemahasiswaan 

UGM menyerahkan 11 (sebelas) 

karung arsip tentang berkas 

beasiswa pada tanggal 10 Mei 

2013. Penyerahan dilakukan oleh 

Sdr. Lugiyanti. 

4. Oral History 

Melalui program oral history, 

Arsip UGM berhasil menambah 

khasanah arsip berupa rekaman 

wawancara. Adapun tokoh yang 

telah di wawancarai adalah: 

a. Drs. Pariatra Westra, S.E., 

S.H. mantan Direktur BPA 

UGM, pada tanggal 5 Maret 


b. Prof. Dr. Ichlasul Amal, MA. 

mantan Rektor UGM, pada 

tanggal 2April 2013. 

Pada kesempatan yang sama, 

Prof. Dr. Ichlasul Amal, MA. 

juga memberikan 1 CD yang 

berjudul “Sang Reformis.” 

c. Prof. Dr. Ir. Mohammad 

Adnan, M.Sc. mantan Rektor 

UGM, pada tanggal 21 Mei 


PengelolaanArsip 

Pengelolaan arsip dari Sekretaris 

Eksekutif dilaksanakan pada tanggal 

22 Januari – 30 April 2013. Volume 

arsip lebih kurang 20 meter linier 

antara lain tentang SK Rektor, 

Laporan Audit Keuangan, Laporan 

Tahunan Unit Kerja, Korespondensi, 

Notulen Rapat Pimpinan dan Naskah 

Akademik Pendirian Jurusan/ Prodi, 

dengan rentang waktu 2003-2012. 

Pengelolaan arsip berdasarkan pola 

klasifikasi Keputusan Sekjen 

Depdiknas Nomor: 

41268/A.A1/KP/2008. 

60

Khazanah Juli 2013 - Arsip UGM - Universitas Gadjah Mada

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?