Protokol dan Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan.Negeri - NRE
Protokol dan Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan.Negeri - NRE
Protokol dan Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan.Negeri - NRE
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Protokol</strong> <strong>Pengurusan</strong><br />
<strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong><br />
<strong>Persekutuan</strong> <strong>dan</strong><br />
<strong>Negeri</strong>
Definasi<br />
i.<strong>Majlis</strong> <strong>Persekutuan</strong><br />
- Dibiayai kerajaan <strong>Persekutuan</strong><br />
ii.<strong>Majlis</strong> <strong>Negeri</strong><br />
-Dibiayai kerajaan negeri<br />
iii. <strong>Majlis</strong> Bersama <strong>Persekutuan</strong> <strong>dan</strong> <strong>Negeri</strong><br />
-Dianjur mengguna kewangan bersama
• <strong>Majlis</strong> antarabangsa<br />
-Melibatkan negara lain<br />
i.Persi<strong>dan</strong>gan Pertubuhan Negara-negara Islam<br />
• <strong>Majlis</strong> kebangsaan<br />
-<strong>Negeri</strong> turut mengambil bahagian<br />
i.<strong>Majlis</strong> Hari Guru Peringkat Kebangsaan<br />
• <strong>Majlis</strong> negeri<br />
-<strong>Majlis</strong> dianjur di peringkat negeri oleh Jabatan <strong>Persekutuan</strong><br />
di negeri<br />
i.<strong>Majlis</strong> Hari Belia Peringkat <strong>Negeri</strong> Selangor<br />
• <strong>Majlis</strong> daerah<br />
-majlis diadakan diperingkat daerah dimana Jabatan <strong>Persekutuan</strong><br />
peringkat daerah atau negeri menjadi urusetia sambutan<br />
i.<strong>Majlis</strong> Hari Pela<strong>dan</strong>g Peringkat Daerah Setiu
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Jk <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> Kerajaan<br />
• <strong>Majlis</strong> Kendalian JK Khas Peringkat Menteri<br />
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Kerajaan <strong>Negeri</strong><br />
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Kementerian<br />
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Jabatan <strong>Negeri</strong>
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Jk <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> Kerajaan<br />
• Fungsi <strong>dan</strong> keanggotaan<br />
- Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat <strong>dan</strong> protokol<br />
- Mengurus lawatan dalam <strong>dan</strong> luar negara<br />
- Dianggotai Kem. Kewangan,Penerangan,Tentera,Polis, Istana Negara,<br />
JKR Wilayah <strong>Persekutuan</strong>, Dewan Bandaraya K.L <strong>dan</strong> Bhg.<br />
Pentadbiran&Kew. JPM.<br />
• Contoh majlis keraian/keterlibatan<br />
- Ulangtahun Keputeraan/SPB Yang di-Pertuan Agong<br />
- Lawatan Negara/ Sultan Negara Brunei<br />
- Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB Per<strong>dan</strong>a Menteri
• <strong>Majlis</strong> Kendalian JK Khas Peringkat<br />
Menteri<br />
• Latarbelakang/keanggotaan<br />
- Keputusan Jemaah Menteri @PM untuk mengadakan majlis khas<br />
- Urusetia BIUPA @Kementerian<br />
- Anggota lain ditentukan oleh Menteri berkenaan<br />
• Contoh majlis keraian/keterlibatan<br />
- Perayaan Bulan Kemerdekaan/SPB Yang di-Pertuan Agong<br />
- Hari kanak-kanak Sedunia/SPB Raja Permaisuri Agong<br />
- Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan/ YAB PM
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Kerajaan <strong>Negeri</strong><br />
• Fungsi <strong>dan</strong> keanggotaan<br />
- Mengendalikan majlis diperingkat negeri masing-masing<br />
- Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan <strong>Persekutuan</strong><br />
- Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri <strong>dan</strong> jabatan<br />
persekutuan dinegeri tersebut mengikut keperluan pengerusi<br />
bersama diperingkat negeri<br />
• Contoh majlis keraian/keterlibatan<br />
- Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-raja<br />
- <strong>Majlis</strong> Maulidurrasul peringkat negeri Kedah/Sultan<br />
- Perayaan Ambang Merdeka <strong>Negeri</strong> Johor/Menteri Besar
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Kementerian<br />
• Latarbelakang/keanggotaan<br />
-Terdapat banyak majlis yang dipengerusikan oleh menteri<br />
berkenaan<br />
-Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau jabatan<br />
tersebut.<br />
• Contoh majlis keraian<br />
-Hari Polis/Hari Q/ Hari wanita /Hari Guru dll.
• <strong>Majlis</strong> Kendalian Jabatan <strong>Negeri</strong><br />
• Latarbelakang/keanggotaan<br />
- Tuan rumah adalah Ketua Jabatan <strong>Persekutuan</strong> diperingkat <strong>Negeri</strong><br />
• Contoh majlis keraian<br />
- Hari Guru Peringkat <strong>Negeri</strong> Sabah<br />
- Hari Guru Peringkat Daerah Kota Marudu
Jenis – jenis <strong>Majlis</strong><br />
• <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong><br />
<strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> <strong>Persekutuan</strong> dari peruntukan Kerajaan <strong>Persekutuan</strong><br />
diadakan mengikut tatacara khusus<br />
i. <strong>Majlis</strong> Beristiadat<br />
Melibatkan Ketua Negara, jemputan terdiri drpd pembesar negara<br />
acara dibuat menzahirkan status tetamu kehormat /majlis berkenaan<br />
Terdapat ciri khas seperti kawalan kehormatan,tembakan meriam,pengawal tombak<br />
<strong>dan</strong> Pakaian Istiadat.<br />
Contoh <strong>Majlis</strong><br />
Istiadat Pertabalan,Istiadat Pembukaan Penggal Parlimen<br />
ii.<br />
<strong>Majlis</strong> rasmi<br />
<strong>Majlis</strong> anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar utama negara <strong>dan</strong> masyarakat<br />
Pakaian lazim adalah Lounge-Suit/baju Kebangsaan<br />
Contoh <strong>Majlis</strong><br />
<strong>Majlis</strong> Maal Hijrah tahun 2003
<strong>Majlis</strong> Tidak <strong>Rasmi</strong><br />
<strong>Majlis</strong> sederhana darisegi persiapan, jemputan <strong>dan</strong><br />
tertib protokol<br />
Masih mengikut tatacara sambutan,ucapan <strong>dan</strong> susunan<br />
tempat duduk<br />
Pakaian lazim adalah pakaian kerja atau baju batik<br />
• Contoh majlis<br />
<strong>Majlis</strong> Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan<br />
<strong>Majlis</strong> Konsert Per<strong>dan</strong>a PUSPANITA<br />
• <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> Swasta<br />
Dianjur oleh syarikat, pertubuhan <strong>dan</strong> seumpamanya<br />
Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan <strong>dan</strong> jemputan pelbagai golongan<br />
Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit kelonggaran aturcara <strong>dan</strong><br />
pakaian.<br />
• Contoh majlis<br />
<strong>Majlis</strong> Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB PM
• Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat<br />
- Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu Kehormat<br />
- Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan majlis<br />
- SPB Yang di-Pertuan Agong paling sesuai untuk majlis<br />
Antarabangsa/Kebangsaan<br />
- Raja/ Yang di-Pertua <strong>Negeri</strong> sesuai untuk majlis kebangsaan/negeri<br />
- PM/TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa/ Kebangsaan <strong>dan</strong> <strong>Negeri</strong><br />
• Kategori Tetamu Kehormat<br />
SPB Yang di-Pertuan Agong/SPB Raja Permaisuri Agong<br />
DYMM Raja/TYT Yang di-Pertua <strong>Negeri</strong><br />
YAB Per<strong>dan</strong>a Menteri/YAB Tim. Per<strong>dan</strong>a Menteri<br />
YB Menteri<br />
YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri<br />
YB Timbalan Menteri<br />
YB Menteri <strong>Negeri</strong>/Ahli Mesyuarat Kerajaan <strong>Negeri</strong><br />
Pegawai Kanan Kerajaan <strong>Persekutuan</strong><br />
Orang Kenamaan <strong>Negeri</strong>/Tempatan
• Susunan keutamaan<br />
• Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat<br />
Negara sehingga ke jabatan <strong>dan</strong> daerah<br />
• Asas kpd penghormatan <strong>dan</strong> adab dalam sesuatu majlis<br />
• Susunan Keutamaan <strong>Persekutuan</strong><br />
• Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998<br />
• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan<br />
<strong>Persekutuan</strong><br />
• Digunapakai dalam semua majlis rasmi <strong>Persekutuan</strong><br />
• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan <strong>dan</strong><br />
sebutan hormat
• Susunan Keutamaan <strong>Negeri</strong>-negeri<br />
• Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan<br />
• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan<br />
kerajaan negeri berkenaan<br />
• Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran<br />
kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan<br />
<strong>Persekutuan</strong><br />
• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa<br />
ketibaan <strong>dan</strong> sebutan hormat
• Panggilan Hormat<br />
• Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat <strong>dan</strong> dif<br />
• Diguna pd kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks<br />
juruacara <strong>dan</strong> teks ucapan<br />
• Panggilan hormat meliputi panggilan Turuntemurun,Diraja,Jawatan,<br />
Anugerah <strong>dan</strong> Keugamaan<br />
• Contoh: YM Tengku, YB Menteri, Y.Bhg. Datuk, Sahibus<br />
Samahah Mufti<br />
• Bahasa Diraja<br />
• Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993<br />
• <strong>Majlis</strong> yang dihadiri oleh SPB Yang di-Pertuan Agong<br />
• <strong>Majlis</strong> yang dihadiri Raja Melayu di negeri
• <strong>Protokol</strong> <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> Mengikut Lokasi<br />
• <strong>Majlis</strong> <strong>Persekutuan</strong>( SKP <strong>Persekutuan</strong>)<br />
Berlangsung di W/<strong>Persekutuan</strong>/<strong>Negeri</strong>/Daerah<br />
• <strong>Majlis</strong> Bersama <strong>Persekutuan</strong> <strong>dan</strong> <strong>Negeri</strong><br />
( SKP <strong>Persekutuan</strong> <strong>dan</strong> negeri berkenaan)<br />
• <strong>Majlis</strong> Kerajaan <strong>Negeri</strong>( SKP <strong>Negeri</strong>)<br />
Berlangsung di <strong>Negeri</strong>/Daerah
• Jenis Pakaian Bagi <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong> Kerajaan<br />
• i. Pakaian lelaki<br />
- Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)<br />
- Pakaian istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket)<br />
- Pakaian Black Tie<br />
- Pakaian Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan<br />
- Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit<br />
- Pakaian Kerja/Batik lengan Panjang<br />
- Pakaian Casual<br />
• ii. Pakaian Wanita<br />
- Pakaian Istiadat Siang(Jaket Putih)<br />
- Pakaian Istiadat malam (Mess Kit)<br />
- Pakaian Kerja<br />
- Pakaian Baju Kurung<br />
- Pakaian Baju Kebaya Labuh
• Penetapan Pakaian Bagi <strong>Majlis</strong><br />
• i. Pakaian Istiadat Siang/Pakaian Kebangsaan<br />
<strong>Rasmi</strong>/Morning Coat<br />
- Pertabalan,Mengarak Panji-panji<br />
• ii. Pakaian Istiadat malam/Pakaian Kebangsaan <strong>Rasmi</strong><br />
atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie<br />
- Jamuan Negara<br />
• iii. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap<br />
- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing<br />
• iv. Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit<br />
- Sambutan Maal Hijrah<br />
• v. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap<br />
- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing
• Senarai Jemputan<br />
• i. Senarai Ringkas- Mengikut kumpulan jemputan<br />
• ii. Senarai Penuh- Mengikut Susunan Keutamaan<br />
• iii.Senarai Susunan Abjad- Mengikut Abjad<br />
Jenis Jemputan<br />
i. Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir seorang<br />
ii. Jemputan Berpasangan<br />
iii. Jemputan bercampur- jika tetamu dipentas berpasangan
Bilangan Jemputan /Tetamu Kehormat<br />
i. SPB Yang Di-Pertuan Agong- 2,000 - 3,000<br />
ii. Raja/ Yang di-Pertua <strong>Negeri</strong>- 1,500 – 2,000<br />
iii. PM/TPM- 1,000 – 2,000<br />
iv. MB/KM/Menteri- 500 – 1,000<br />
Kaedah Jemputan<br />
i. SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM<br />
Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua <strong>Negeri</strong><br />
- Warkah dibawa mengadap<br />
i. YAB PM/TPM – surat jemputan<br />
ii.<br />
YAB MB/KM – surat jemputan
• Kad jemputan & jawapan<br />
- Diserta bersama pelekat kereta,pelan tempat& tempat<br />
duduk<br />
- Lazim mengandungi logo,jawatan tuan rumah,ruang nama<br />
jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian, no.<br />
telefon&fax,masa ketibaan <strong>dan</strong> aturcara<br />
- Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan<br />
kehadiran,ruang tandatangan,tarikh <strong>dan</strong> alamat penuh<br />
penerima jawapan<br />
- Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah dihujung<br />
<strong>dan</strong> penjuru kiri dgn no.rujukan<br />
- Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya<br />
- Kad dihantar 3minggu sebelum majlis <strong>dan</strong> urusetia akan<br />
mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam sebelum<br />
majlis
• Penetapan Masa<br />
- Mengawal perjalanan majlis<br />
- Tempoh sesuai 90-120 minit<br />
- <strong>Majlis</strong> malam mula jam 8.30 <strong>dan</strong> tamat 10.30mlm<br />
- <strong>Majlis</strong> petang tamat sebelum maghrib<br />
Pembahagian Masa<br />
- Sambutan 10min<br />
- Persembahan 10-15min<br />
- Ucapan 25-35min<br />
- Perasmian/cenderamata 20-30min<br />
- Jamuan 20-25min<br />
- Meninggal majlis 5min
• Pembaca Doa<br />
Dibaca awal majlis dlm Bahasa<br />
Melayu/Inggeris/Arab dirostrum<br />
Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat<br />
Cenderamata<br />
Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak<br />
menggalakkan pemberian<br />
Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum<br />
Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib
• Menyambut Tetamu<br />
Penyambut mudah dikenali tetamu<br />
Ahli JK induk/Sambutan turut sama<br />
Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik<br />
menunggu bersama dif di pentas<br />
Baris Penyambut/Kalungan Bunga<br />
Tetamu Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan<br />
semasa tiba <strong>dan</strong> paling akhir semasa meninggal<br />
majlis<br />
Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan<br />
bagi tujuan keselamatan
• Pengiring<br />
• Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat<br />
• Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu<br />
Kehormat<br />
• Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan<br />
• Permai<strong>dan</strong>i Merah<br />
• SPB Yang di-Pertuan Agong/Raja Permaisuri Agong<br />
• DYMM Raja-raja/Permaisuri&TYT Yang di-<br />
Pertua/isteri<br />
• YAB PM/isteri<br />
• YAB TPM/isteri<br />
• DYTM Raja Muda/Raja Puan Muda
• Bilik Menunggu<br />
• <strong>Majlis</strong> melibatkan TPM <strong>dan</strong> ke atas<br />
• Memudahkan penyelarasan dgn penyediaan dewan<br />
• Memperkenal dif yang akan berada dipentas<br />
• Lagu Kebangsaan<br />
• Naskah Diraja- Ketibaan &Kepulangan SPB Yang di-<br />
Pertuan Agong dlm Istiadat <strong>Rasmi</strong><br />
• Naskah Ringkas-Ketibaan &Kepulangan SPB Raja<br />
Permaisuri Agong dlm <strong>Majlis</strong> <strong>Rasmi</strong>/kpd TYT <strong>dan</strong><br />
diikuti Lagu <strong>Negeri</strong><br />
• Naskah Pendek- Diakhir majlis selepas lagu negeri<br />
berkenaan dimainkan jika Agong/wakil tak hadir<br />
tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm <strong>Majlis</strong><br />
<strong>Rasmi</strong> <strong>Persekutuan</strong>
• Back Drop<br />
• Dlm Bahasa Melayu<br />
• B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa<br />
• Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop<br />
• Rostrum<br />
• Lazimnya 3 rostrum-kiri/kanan <strong>dan</strong> satu untuk<br />
juruacara ditempat yang sesuai<br />
• Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas<br />
untuk mengelak ketidakselesan<br />
• Panduarah/ bilik air<br />
• Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu<br />
• Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi<br />
tempat persendirian selain hotel
• Pembuka pintu kereta<br />
• Terdiri drpd polis tentera untuk SPB Yang di-<br />
Pertuan Agong<br />
• Polis untuk PM/TPM<br />
• Kerusi/meja<br />
• Kerusi yang sesuai hendaklah diguna-meja kecil<br />
didepan dgn bunga hiasan untuk mengelak<br />
pan<strong>dan</strong>gan langsung pada ba<strong>dan</strong> dif dipentas<br />
• Aturcara/Ketibaan/Ucapan<br />
• Aturcara dicetak pd kad jemputan<br />
• Jarak masa tiba tetamu &tetamu Kehormat 30minit<br />
• Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja/bagi<br />
ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1jam<br />
• Salutation dihad untuk 3orang sahaja
• Tanda Perasmian<br />
• Diucap akhir ucapan <strong>dan</strong> boleh disambut dengan<br />
pertunjukan laser dll.<br />
• Jamuan Ringan<br />
• Tempat yang sesuai mengikut jemputan tetamu<br />
kenamaan<br />
• Kedudukan semasa jamuan masih mengikut<br />
susunan keutamaan<br />
• Si<strong>dan</strong>g Akhbar<br />
• Mengikut keperluan Tetamu Kehormat<br />
• Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat
• Raptai<br />
• Untuk menyemak, menyelaras <strong>dan</strong> biasakan<br />
petugas dgn tempat<br />
• Boleh dibuat dgn lakon watak <strong>dan</strong> waktu sebenar<br />
• Juruacara<br />
• Menghebah acara yang akan berlaku<br />
• Teks disedia penganjur/tidak dibenar keluar drpd<br />
teks<br />
• Guna mic. berasingan <strong>dan</strong> mudah melihat semua<br />
pergerakan di majlis<br />
• Juruacara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat<br />
untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa
• Buku Aturcara Pentadbiran<br />
• Buku panduan penagnjur kpd JK <strong>dan</strong> petugas<br />
• Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama<br />
pegawai,pelan, no.telefon pegawai penyelaras dll yg<br />
perlu<br />
• Buku Cenderamata<br />
• Terdapat kata aluan/aturcara/penghargaan<br />
• Diletak lebih awal di meja bagi Tetamu Kehormat<br />
• Bagi TPM <strong>dan</strong> ke atas, perlu disediakan penyampai<br />
dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn selesa
• Susunan keutamaan<br />
• Susunan tempat duduk<br />
• Ketibaan <strong>dan</strong> kepulangan<br />
• Susunan <strong>dan</strong> kibaran bendera<br />
• Panggilan hormat<br />
• Pegawai perhubungan<br />
• Tertib pakaian<br />
• Format jamuan
Pasukan Perubatan<br />
-Bergantung kpd Tetamu kehormat<br />
-Hospital ass., Jururawat, atten<strong>dan</strong> <strong>dan</strong> pemandu<br />
ambulan<br />
-Pasukan sokongan spt. St. John’s Ambulance<br />
Pasukan Keselamatan<br />
-Fizikal (tempat majlis berlangsung)<br />
-Peribadi (tetamu kenamaan)<br />
-Trafik (laluan & parkir VIP)
Change language