Prosedur Penyediaan Perolehan - Kementerian Sumber Manusia

mohr.gov.my

Prosedur Penyediaan Perolehan - Kementerian Sumber Manusia

PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 1/15

PROSEDUR PENYEDIAAN

PEROLEHAN

PK(S).KSM - 04

Disediakan Oleh:

Diluluskan Oleh:

__________________________

________________________

Nama : Mohd Ariffin Bin Abd.Aziz Nama : Mohd Shariff Bin Hussin

Jawatan: Setiausaha Bahagian

(Kewangan)

Jawatan : Timbalan Ketua

Setiausaha (Pengurusan)

Tarikh : 30 Oktober 200 Tarikh : 30 Oktober 2009


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 2/15

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan – pindaan

yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

Pindaan

Nombor

Perenggan

Rujukan

Pindaan

(Muka Surat

Terlibat)

Butir Pindaan

Tarikh

Diluluskan


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 3/15

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan langkahlangkah

dalam perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh

Kementerian Sumber Manusia (KSM) dilaksanakan mengikut peraturan

kewangan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan untuk perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan

bagi keperluan di Kementerian berdasarkan kepada kaedah-kaedah

perolehan seperti berikut:

2.1. Kontrak Pusat

2.2. Pembelian Terus

2.3. Sebutharga

2.4. Tender Terbuka

3. RUJUKAN

i. Manual Kualiti : KSM MK, Seksyen 7.4

ii.

iii.

Arahan Perbendaharaan yang berkaitan

Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang berkaitan

secara langsung dalam menggariskan peraturan Perolehan adalah

seperti berikut :

- SPP5/2007 - Tatacara Pengurusan Perolehan

Kerajaan Secara Tender

- SPP8/2006 - Peraturan Perolehan Perkhidmatan

Perunding

- SPP8/2007 - Had Kuasa Melantik Dan Meluluskan

Kos Perkhidmatan Perunding

- SPP4/95 - Dasar Dan Keutamaan Kepada

Syarikat Bumiputera Dalam Perolehan

Kerajaan

- SPP8/95 - Panduan Am Mengenai Perolehan


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 4/15

Kerajaan

- SPP7/2002 - Penggunaan Bahan Barangan

Perkhidmatan

Tempatan Dalam Perolehan Kerajaan

- SPP7/98 - Garis Panduan Pengurusan Barang-

Barang Import Export Kerajaan

- SPP1/2000 - Surat Pekeliling Perbendaharaan

Berkaitan Pengurusan Perolehan

Kerajaan Yang Masih Berkuatkuasa

Sehingga 29 Februari 2000

- SPP6/98 - Kenaikan had nilai bagi perolehan

kerja secara undian/pusingan atau

sebutharga daripada RM50,000 kepada

RM 100,000 bertarikh 5 Ogos 1998

- SPP2/99 - Had nilai perolehan, kuasa dan

tanggungjawab Lembaga Perolehan

dan Jawatankuasa Sebutharga bertarikh

15 Februari 1999

- SPP2/2001 - Tambahan Pertama SPP2/99

bertarikh 12 Mac 2001

- SPP14/2001 - Tambahan Kedua SPP10/93 bertarikh

22 Oktober 2001 – Had Nilai baru

Perolehan Percetakan Kerajaan

- SPP12/2007 - Had nilai dan syarat-syarat pembelian

terus

bagi bekalan dan perkhidmatan

bertarikh 19 Disember 2007

- SPP5/94 - Mengenai pindaan Arahan


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 5/15

Perbendaharaan (AP) yang berkaitan

dengan Perolehan Kerajaan (AP 166 –

300)

iv.

Pekeliling Kontrak Pusat Perbendaharaan

v. Buku Panduan Perolehan Kerajaan dari Kementerian Kewangan

Malaysia

vi.

vii.

viii.

ix.

Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan

Senarai semua Kontrak Pusat yang sedang berkuatkuasa

Daftar Senarai Pembekal di KSM

Tatacara Penilaian Kontraktor

4. DEFINISI

4.1 Pegawai Pengawal - Pegawai Pengawal mempunyai pengertian

yang diberi kepadanya di bawah Seksyen 15A Akta Prosedur

Kewangan 1957 (disemak – 1972).

4.2 Kuasa Am Perbendaharaan (Arahan Perbendaharaan 166.1)

Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan

(kerja, bekalan dan perkhidmatan) Kerajaan Persekutuan sama

ada di dalam atau di luar negara dalam pengawalan,

penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan,

pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara Jabatan dan

pelupusan barang-barang.

4.3 Pembelian Secara Kontrak Pusat

Pembelian secara kontrak pusat adalah mengikut arahan yang

dikeluarkan oleh Perbendaharan melalui Pekeliling Kontrak


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 6/15

Perbendaharaan. KSM menggunakan kontrak pusat apabila

membeli barangan gunasama yang telah ditentukan daripada

pembekal atau pembekal-pembekal Kontrak Pusat yang dilantik

oleh Perbendaharaan, melainkan dengan pengecualian

Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kerajaan Negeri.

4.4. Barangan Gunasama

Barangan di bawah suatu kontrak pusat pembelian pukal.

4.5. Kaedah-Kaedah Perolehan

Kaedah perolehan adalah tertakluk kepada had-had kewangan

yang ditetapkan. Dalam melaksanakan perolehan, KSM

memastikan bahawa kaedah perolehan yang ditetapkan dipatuhi

dan dilaksanakan:-

a. Pembelian Melalui Kontrak Pusat

KSM hendaklah menggunakan kontrak pusat apabila

membeli barangan gunasama yang telah ditentukan

daripada pembekal atau pembekal-pembekal Kontrak Pusat

yang dilantik oleh Perbendaharaan, melainkan dengan

pengecualian Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa

Kewangan Negeri.

Barangan Gunasama yang disebut dalam arahan ini adalah

mengenai barangan di bawah suatu Kontrak Pusat

pembelian pukal. Jika tiada sesuatu kontrak sedemikian

berkuatkuasa, KSM boleh menguruskan sendiri pembelian

barangan mengikut Arahan yang telah ditetapkan.

b. Pembelian Terus

Rujuk perkeliling perbendaharaan yang terkini


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 7/15

c. Sebutharga

Rujuk perkeliling perbendaharaan yang terkini.

Jawatankuasa yang terlibat dalam perolehan secara

sebutharga adalah:

Jawatankuasa Sebutharga

Satu Jawatankuasa yang terdiri daripada 3 orang Pegawai

dan dipengerusikan oleh pemegang Waran Peruntukan atau

wakil untuk memilih dan menerima tawaran sebutharga yang

paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan

Jabatan dan penentuan sebutharga. Jawatankuasa ini

dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal Kementerian

Sumber Manusia.

d. Tender

Rujuk perkeliling perbendaharaan yang terkini.

Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat dalam perolehan

secara tender ini ialah:

Jawatankuasa Pembuka Tender

Satu Jawatankuasa yang dilantik untuk membuka serta

mengasingkan tawaran teknikal dan tawaran harga dan

menyediakan senarai harga mengikut kod petender dan

tampal di papan kenyataan. Jawatankuasa ini juga

membuat penjadualan dan menyediakan kod rahsia bagi

dokumen teknikal.


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 8/15

Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Satu Jawatankuasa yang dilantik untuk membuat penilaian

tender berasaskan kepada penentuan kewangan yang

disediakan semasa memanggil tender di KSM.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Satu Jawatankuasa yang dilantik untuk membuat penilaian

tender berasaskan kepada penentuan teknikal yang

disediakan semasa memanggil tender di KSM.

Urusetia Penilaian Tender

Satu Urusetia yang membuat penilaian terhadap perakuanperakuan

Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan

Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan mencadangkan tender

yang paling menguntungkan untuk pertimbangan dan

persetujuan Lembaga Perolehan.

Lembaga Perolehan

Satu Lembaga yang diberi kuasa oleh Menteri Kewangan

untuk menimbang laporan yang dikemukakan oleh Urusetia

Penilaian Tender untuk memilih tawaran tender yang disertai

oleh petender-petender yang membuat tawaran paling

menguntungkan dari segi harga, menepati penentuan dan

boleh membekal atau menyiapkan kerja dalam jangka waktu

yang dikehendaki.


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 9/15

5. SINGKATAN

i. TKSU - Timbalan Ketua Setiausaha

ii. SUB (K) - Setiausaha Bahagian

Bahagian Kewangan

iii. KPSU (PR) - Ketua Penolong Setiausaha

(Perolehan)

iv. PSU (PR) - Penolong Setiausaha (Perolehan)

v. PPT (KP) - Penolong Pegawai Tadbir (Khidmat

Pengurusan)

vi. SPP - Surat Pekeliling Perbendaharaan

vii. ABM - Anggaran Belanjawan Mengurus

viii. ABP - Anggaran Perbelanjaan Pembangunan

ix. KSM - Kementerian Sumber Manusia

x. PT - Pembantu Tadbir

xi. DSM - Dasar Sumber Manusia

xii. DP - Dasar Perburuhan


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 10/15

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 11/15


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 12/15


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 13/15


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 14/15


PROSEDUR SOKONGAN

PK(S).KSM - 04

PROSEDUR

PENYEDIAAN

PEROLEHAN

No. Keluaran : 03

No. Pindaan : 01

Tarikh kuatkuasa : 1 November 2009

M/Surat : 15/15

7. REKOD KUALITI

Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

(Tahun)

i. Fail Mesyuarat

Lembaga Perolehan

Bahagian Kewangan

7 tahun

ii.

Fail Penurunan

Kuasa

iii. Fail Tender Peralatan

Bengkel Mengikut

Institusi Latihan

iv. Fail Tender Makanan

Bermasak Mengikut

Institusi Latihan

v. Fail Perlantikan

Jawatankuasa

Pembuka Tender,

Jawatankuasa

Penilaian Teknikal

Dan Jawatankuasa

Penilaian Kewangan

(Harga)

Bahagian Kewangan

Bahagian Kewangan

Bahagian Kewangan

Bahagian Kewangan

7 tahun

7 tahun

7 tahun

7 tahun

8. LAMPIRAN

Lampiran 1 :

Senarai Kod Bidang Perolehan

Lampiran 2 :

Borang Lampiran Q

More magazines by this user
Similar magazines