MINIT MESYUARAT PENGURUSAN - Kementerian Sumber Manusia

mohr.gov.my

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN - Kementerian Sumber Manusia

KSM/BKP/500-6/4/2

MINIT MESYUARAT

MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA (KSM)

BIL. 1/ 2013

Tarikh : 26 Mac 2013 (Selasa)

Masa :

2.30 – 4.00 petang

Tempat : Bilik Gerakan

Kementerian Sumber Manusia

Pengerusi :

Y.Bhg. Dato’ Seri Zainal Rahim Bin Seman

Ketua Setiausaha

Kementerian Sumber Manusia

Kehadiran : Seperti di LAMPIRAN 1

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Y.Bhg. Dato’ Seri Pengerusi memulakan mesyuarat dengan

ucapan salam dan selamat datang kepada semua ahli

mesyuarat yang hadir Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan

(MBJ) Kementerian Sumber Manusia (KSM) Bil. 1 Tahun 2013.

1.2 Y.Bhg. Dato’ Seri Pengerusi menyarankan agar setiap wakil

pihak pengurusan dan pihak pekerja MBJ dapat hadir ke

mesyuarat-mesyuarat MBJ bagi menunjukkan komitmen setiap

pihak di dalam menangani isu-isu berkaitan.

2. PERUTUSAN NAIB PENGERUSI

1

Makluman


2.1 Y.Brs. Naib Pengerusi mengucapkan salam serta merakamkan

ucapan penghargaan kepada YBhg. Dato’ Seri Pengerusi dan

semua ahli mesyuarat yang hadir pada Mesyuarat MBJ KSM Bil.

1 Tahun 2013.

2.2 YBrs. Naib Pengerusi menegaskan bahawa usul-usul yang

dibangkitkan adalah isu yang relevan dan pihak pekerja

sentiasa menghargai sumbangan pihak majikan di dalam

menangani isu-isu yang telah dibangkitkan.

Makluman

3. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

3.1 Minit Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan KSM Bil 4/ 2012 yang

diadakan pada 19 Disember 2012 (Rabu) disahkan tanpa

sebarang pindaan.

4. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

4.1 Keperluan Pemandu di Bahagian – Bahagian di

Kementerian.

a) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

memaklumkan bahawa bagi mengatasi masalah

kekurangan Pemandu, Pembantu Am Pejabat yang

mempunyai lesen memandu boleh diberi kebenaran untuk

membawa kenderaan (tertakluk kepada peraturan sedia

ada). PSM juga akan membuat lantikan 3 pemandu secara

kontrak (2 tahun) bagi mengatasi masalah kekurangan

pemandu, dimana kelulusan akan didapatkan dari

JPA/Pembendaharaan.

4.2 Video Korporat KSM

Tindakan: BPSM

2


a) Mesyuarat dimaklumkan bahawa UKK bersama-sama

dengan syarikat produksi yang terpilih telah melalui 4

peringkat tapisan skrip dan format video korporat.

b) Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa Pesanan Tempatan

(LO) telah diterima dan penggambaran akan dilakukan pada

masa terdekat. Setelah video korporat tersebut siap ianya

akan dipertontonkan kepada pihak pengurusan atasan KSM.

c) YBhg. Dato’ Seri pengerusi mencadangkan agar penghasilan

video korporat KSM ini juga wajar menggunakan khidmat

jurukamera dalaman daripada ADTEC dan lain-lain yang juga

mempunyai kepakaran/ memberi latihan dalam bidang

berkaitan.

Tindakan: UKK

4.3 Pemantapan Pegawai Khidmat Pelanggan

a) Mesyuarat mengambil maklum bahawa pengisian jawatan

Pegawai Khidmat Pelanggan bagi menampung panggilan

yang diterima masih belum dapat diisi oleh kerana pihak JPA

belum membuat pengisian bagi jawatan tersebut dalam masa

terdekat.

b) Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa seorang Pegawai

Khidmat Pelanggan KSM telah ditempatkan di 1MOCC,

MAMPU. Tiada lagi PKP dari KSM di tempatkan di 1MOCC

setakat ini.

c) YBhg. Dato’ Seri Pengerusi berharap agar maklumat

mengenai pegawai/ kakitangan KSM perlu tepat dan

dikemaskini bagi mengelakkan kesalahan sambungan talian

telefon.

Tindakan: UKK

4.4 Anugerah Inovasi

3


a) Mesyuarat mengambil maklum bahawa Sambutan Hari

Inovasi KSM akan diadakan pada bulan Oktober 2013. Impak

dan kualiti projek Inovasi akan diambil kira pada setiap

pertandingan sempena Sambutan Hari Inovasi pada tahun ini

dan tahun-tahun akan datang agar bersesuaian dengan

kadar hadiah.

4.5 Hal Ehwal Berkaitan Pemandu

(i) Etika Pemanduan

4

Tindakan: BKP

a) YBhg. Dato’ Seri Pengerusi memaklumkan bahawa YB

Menteri Sumber Manusia mencadangkan agar diaturkan

satu sesi interaksi di antara pemandu-pemandu berkaitan

pemanduan berhemah. Mesyuarat turut dimaklumkan

bahawa Pemandu telah diingatkan mengenai pemanduan

berhemah dan tanggungjawab terhadap pegawai/

kakitangan yang dibawa dan mereka perlu lebih proaktif di

dalam menjalankan tugas.

b) Mesyuarat mengambil maklum bahawa semua Pemandu

KSM akan menghadiri Kursus Pemanduan Berhemah yang

akan diadakan di Niosh pada 13-14 April 2013 dan 20-21

April 2013 akan datang.

c) YBrs. Naib Pengerusi turut membangkitkan mengenai isu

ini dan meminta agar perancangan perjalanan pemandu

dan kenderaan perlu lebih teratur serta mempunyai rehat

yang mencukupi bagi mengelak keadaan tergesa-gesa dan

risiko kemalangan. Dalam hal ini, YBhg. Dato’ Seri

Pengerusi menasihatkan pemandu agar senantiasa bersiap

siaga sebelum memulakan sesuatu perjalanan sama ada

jauh atau dekat.


Tindakan: BKP

(ii) Rotation Pemandu

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Rotation pemandu memang

ada dilaksanakan dan Rotation seterusnya dibuat apabaila

lantikan pemandu baru akan dibuat (secara kontrak).

Manakala pemandu yang mempunyai masalah kesihatan

akan diberi tugas-tugas ringan yang bersesuaian.

4.6 Keaktifan Kelab Sukan dan Kebajikan KSM

5

Tindakan: BPSM, BKP

Mesyuarat mengambil maklum bahawa perancangan Kelab

Sukan tahun 2013 telahpun dibuat. YBhg. Dato’ Seri Pengerusi

meminta agar satu sesi undian online dibuat bagi memilih

Pengerusi, Naib Pengerusi dan ahli jawatankuasa Kelab Sukan

KSM.

4.7 Baju Korporat KSM

Tindakan: BPSM

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pekeliling [Bil.47(KK)/

BP/S10/859/645 jld.20(SK. 6/2012)] bertarikh 7 Disember 2012

menurunkan kuasa kepada Pengawai Pengawal/ KSU untuk

meluluskan pemberian pakaian korporat agensi masing-masing.

Dalam hal ini, YBhg. Dato’ Seri Pengerusi meminta bahagian

berkenaan mengemukakan design/ rekaan baju korporat untuk

diputuskan.

4.8 Hal Ehwal Berkaitan Pembantu Am Pejabat

Tindakan: KEW


a) Tuntutan Elaun

YBhg. Dato’ Seri Pengerusi mengingatkan supaya

keutamaan dan perhatian diberikan kepada perkara ini.

Setiap tuntutan yang telah diterima perlu diproses tanpa

sebarang kelewatan selagi ianya tidak melanggar peraturanperaturan

kewangan yang telah ditetapkan.

Tindakan: KEW

4.9 Pengisian Kekosongan Jawatan Pembantu Am Pejabat

a) Mesyuarat dimaklumkan bahawa temuduga jawatan PAP dan

Pemandu akan dibuat bersekali pada bulan April 2013 dengan

4 panel temuduga dilantik, iaitu 2 di Semenanjung, 1 di Sabah

dan 1 di Sarawak.

Tindakan: BPSM

4.10 Kenaikan Pangkat Secara ‘Time-Based’

YBhg. Dato’ Seri Pengerusi memaklumkan bahawa Pegawai

Perhubungan Perusahaan (Skim S) belum lagi mengutarakan

cadangan tersebut. Sehubungan itu, YBhg. Dato’ Seri

Pengerusi menyarankan agar satu Persatuan Pegawai

Perhubungan Perusahaan ditubuhkan sebagai platform kepada

pegawai-pegawai Skim S di dalam mengutarakan sebarang

cadangan.

Tindakan: Wakil Skim S

4.11 Pegawai Penilai Pertama yang baru berkhidmat menilai

pegawai/ kakitangan bawahan

6


a) Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Pekeliling

mengenai Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

perkhidmatan jelas menyatakan bahawa seorang pegawai itu

layak membuat penilaian selepas 6 bulan menyelia seorang

pegawai yang dibawahnya.

Makluman

4.12 Makanan di Kafeteria

Mesyuarat dimaklumkan berkenaan Surat Ruj. :KSM/BKP/500-

6/4/2(15) bertarikh 16 Januari 2013 telah dihantar kepada

Bahagian Ruang Pejabat, Bahagian Pengurusan Hartanah,

Jabatan Perdana Menteri dan disalin kepada Jabatan Kerja

Raya berkenaan perkara ini supaya pemantauan harga

makanan di kafeteria Kompleks D dapat dilakukan. Surat

peringatan mesra akan dihantar kembali kepada Jabatan yang

berkenaan.

Makluman

4.13 Kursus Wajib diadakan sebelum akhir bulan Jun

Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa kursus-kursus wajib

seperti kursus aset, MS ISO 9001:2008 dan sebagainya

telahpun dimasukkan dalam pelan operasi latihan (POL 2013)

dan kursus sedang diaturkan sepanjang tahun. PSM tiada

halangan mengadakan kursus wajib sebelum bulan Jun setiap

tahun mengikut kesesuaian.

Makluman

4.14 Mengkaji Semula Penempatan Secara Pentadbiran

7


Mesyuarat dimaklumkan bahawa penempatan dibuat oleh PSM

adalah berdasarkan waran penjawatan yang diluluskan.

Walaubagaimanapun keperluan penempatan secara

pentadbiran dibuat atas keperluan unit/ bahagian berdasarkan

keperluan beban tugas dan task baru dari masa ke semasa.

Berhubung perkara ini, YBhg. Dato’ Seri Pengerusi meminta

agar penjernihan dibuat berkaitan perkara ini dan penempatan

secara pentadbiran patut dikurangkan dari semasa ke semasa.

4.15 Tuntutan yang Lewat Diterima Bagi Aras 9

Tindakan: BPSM

Mesyuarat mengambil maklum bahawa Bahagian Kewangan

telah mengeluarkan surat peringatan kepada pegawai-pegawai

di Pejabat YB Menteri dan Pejabat YB Timbalan Menteri supaya

mengemukakan dengan segera semua tuntutan pembayaran

bagi membolehkan BKP dan Bahagian Kewangan menyelaras,

merancang dan mengurus bayaran dalam tempoh masa yang

telah ditetapkan.

5. USUL PIHAK PEKERJA

Makluman

5.1 Kebenaran Pembantu Am Pejabat (PAP) Memandu

Kenderaan untuk ke Lokasi Jarak Jauh

YBhg. Dato’ Seri Pengerusi mengambil perhatian berkenaan

perkara ini dan bersetuju agar PAP dibenarkan membawa

kenderaan sama ada ke lokasi jarak jauh ataupun dekat dengan

persetujuan/ kebenaran Ketua Jabatan mengikut peraturan dan

pekeliling yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, Ketua Jabatan

perlu mengeluarkan surat kuasa/ arahan bertulis bagi kepada

8


PAP tersebut agar tidak wujud sebarang masalah di kemudian

hari.

Makluman

5.2 Pembahagian Lot Parkir perlu berdasarkan Jumlah Pegawai

P & P di Bahagian

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pembahagian parkir adalah

berdasarkan jumlah Pegawai P&P setiap Bahagian di

Kementerian dan mengikut formula yang telah ditetapkan oleh

JKR/ KDN. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan/ SUB

berkenaan untuk mengagihkan lot parkir kepada pegawaipegawai

mengikut keutamaan jawatan atau sebaliknya. Oleh itu,

mengenai keutamaan kepada pegawai gred 41 adalah di atas

keputusan Ketua Jabatan/ SUB berkenaan. Pihak BKP akan

membawa perkara ini ke Mesyuarat yang akan diadakan

bersama JKR dan kajian semula elok disaran dilakukan kerana

terdapat kekosongan parkir disebabkan perpindahan

Kementerian lain di Kompleks D.

Tindakan: BKP

5.3 Mengaktifkan Penggunaan CCTV di kawasan Parkir

Kompleks D

Mesyuarat dimaklumkan bahawa CCTV di kawasan parkir

Kompleks D hanya dipasang namun tidak beroperasi dengan

baik. Perkara ini akan dibawa ke Mesyuarat Kompleks D

bersama JKR untuk mengetahui status terkini kerana pihak

Bahagian Pengurusan Hartanah, JPM telah memaklumkan

bahawa pihaknya dalam proses mengkaji kos pembaikan CCTV

berkenaan.

Tindakan: BKP

5.4 Tiga (3) Buah Lot Parkir ILMIA Perlu Diagihkan Kepada

Bahagian-Bahagian di Kementerian

9


YBhg. Dato’ Seri Pengerusi bersetuju dan memutuskan bahawa

tiga (3) buah lot parkir ILMIA tidak akan diberikan kepada ILMIA

lagi dan perlu diagihkan kepada pegawai KSM. Pegawai ILMIA

yang mempunyai urusan di KSM perlu memaklumkan awal

kepada pengawal keselamatan agar diberikan parkir khas

(pelawat) di hadapan bangunan Blok D3.

Tindakan: BKP

5.5 Laluan Keluar/ Masuk Kompleks D yang Tidak Praktikal dan

Membahayakan

Mesyuarat mengambil perhatian berkenaan laluan keluar/

masuk Kompleks D yang menggunakan laluan yang sama bagi

tujuan tersebut. Hal ini menimbulkan masalah kepada pegawai/

kakitangan yang meletakkan kenderaan di parkir belakang dan

boleh berlaku kemalangan jika tidak diselesaikan secepat

mungkin. Perkara ini juga akan dibincangkan di dalam

Mesyuarat bersama JKR.

Tindakan: BKP

5.6 Potongan KWSP/ SOCSO Bagi Pegawai/ Kakitangan Skim

Perkhidmatan Singkat (SPS)

Mesyuarat dimaklumkan mengenai pagawai/ kakitangan SPS

yang baru atau telah lama berkhidmat tidak mempunyai

simpanan KWSP/SOCSO. Dalam hal ini, YBhg. Dato’ Seri

Pengerusi menegaskan bahawa pekerja kontrak tidak

mempunyai potongan KWSP dan tiada sebarang peraturan

yang menyatakan perkara berkaitan setakat ini. Mesyuarat turut

dimaklumkan bahawa satu mesyuarat bersama JPA dan MOF

akan diadakan dalam masa terdekat untuk melihat keputusan

kerajaan dan cadangan mewujudkan dana bagi tujuan caruman

KWSP/ SOCSO kepada pekerja kontrak.

10


Tindakan: BPSM

5.7 Job Rotation Dilaksanakan secara Inter-Unit (2 tahun sekali)

dan secara Inter-Department (4 tahun sekali)

YBhg. Dato’ Seri Pengerusi bersetuju dan memutuskan Job

Rotation tersebut, kecuali jika pegawai/ kakitangan tidak

mendapat persetujuan daripada Ketua Jabatan atau pegawai

merupakan Subject Matter Expert (SME), pegawai tersebut

perlu dikekalkan.

Tindakan: BPSM

5.8 Penganugerahan APC Perlu Lebih Telus Berdasarkan

Pencapaian dan Tempoh Perkhidmatan

Mesyuarat mengambil maklum bahawa penganugerahan APC di

KSM adalah telus dengan mengambilkira pencapaian pegawai/

kakitangan. Walaubagaimanapun, senarai calon di perlukan

bergantung cadangan dari Ketua Jabatan/SUB.

Makluman

5.9 Pemilihan Wakil MBJ Perlu Dilaksanakan Dengan Lebih

Terbuka Seperti Melalui Proses Mengundi atau Cara Lain

yang Difikirkan Sesuai

Oleh kerana pelantikan wakil MBJ baru sahaja dibuat pada 19

Mac 2013 dan wakil tersebut perlu memegang jawatan selama

dua (2) tahun mengikut perlembagaan MBJ, maka pemilihan

seterusnya secara undian hanya akan diadakan selepas

tempoh tersebut.

Makluman

5.10 Kesalahan Sambungan Telefon yang Kerap Berlaku

Mesyuarat mengambil maklum mengenai terdapat beberapa

11


6. HAL-HAL LAIN

permasalahan yang wujud disebalik masalah ini sama ada

berkaitan dengan Pegawai Khidmat Pelanggan atau dari sistem

1MOCC, MAMPU. Dalam pada itu, YBhg. Dato’ Seri Pengerusi

menegaskan agar semua pegawai/ kakitangan KSM perlu

segera menjawab panggilan telefon sebagai usaha ‘delighting

the customers’ bagi mengelakkan komen negatif kepada

Kementerian.

6.1 Kehadiran Ketua Jabatan di MBJ KSM

Tindakan:Semua Bahagian

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sebelum ini hanya Wakil

Pengurusan dan Wakil Pekerja Jabatan sahaja dijemput ke

mesyuarat MBJ KSM. Untuk mesyuarat MBJ seterusnya, YBhg.

Dato’ Seri Pengerusi meminta agar semua Ketua Jabatan turut

hadir dalam mesyuarat MBJ KSM.

Tindakan:Urusetia

6.2 Kursus untuk Pegawai/ Kakitangan SPS

Wakil SPS memaklumkan bahawa terdapat rungutan daripada

sesetengah pegawai/ kakitangan SPS tidak dibenarkan

menghadiri kursus. Sehubungan itu, mesyuarat mengambil

maklum bahawa tiada halangan bagi pegawai/ kakitangan SPS

untuk menghadiri kursus yang dianjurkan oleh PSM.

Makluman

6.3 Penambahan Pegawai Skim Pegawai Perhubungan

Perusahaan (2)

12


Wakil skim S memohon PSM menambah perjawatan pegawai

skim S di Kementerian dan Jabatan. Mesyuarat dimaklumkan

pegawai perhubungan perusahaan gred S41, S27 dan S17

seramai 800 orang telahpun dibuat perlantikan pada 4 Feb 2013

yang lalu. Terdapat 27 kekosongan gred S44 dan diisi melalui

kelulusan pangkat pada 1 April 2013. Kekosongan S41, S27 dan

S17 akan dilihat dari calon simpanan yang akan dipohon dari

SPA.

Tindakan: BPSM

6.4 Mengemukakan Isu/ Cadangan Di Luar Mesyuarat MBJ

YBhg. Dato’ Pengerusi memaklumkan bahawa isu/ cadangan

boleh juga dikemukakan secara bertulis di luar mesyuarat MBJ.

Makluman

5. PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.00 petang dengan ucapan

terima kasih daripada Y.Bhg. Dato’ Seri Pengerusi.

Disediakan oleh:

Urusetia Mesyuarat MBJ, KSM

Disemak oleh:

13


(Mohd Rizal bin Mohd Rosli)

Setiausaha Pihak Pengurusan

(Nuridawati binti Mohd Noor)

Setiausaha Pihak Pekerja

14


SENARAI KEHADIRAN (KEMENTERIAN)

LAMPIRAN 1

A. Pihak Pengurusan :

1. Y.Bhg. Dato’ Seri Zainal Rahim Bin Seman - Pengerusi

Ketua Setiausaha

2. YBhg. Dato’ Hj. Mohd Shariff bin Hussin - Ahli

Tmbalan Ketua Setiausaha (Operasi)

3. YBhg. Dato' Omar bin Awang -Ahli

Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,

Kewangan dan Pembangunan

4. Puan Sharifah Jamiamrah bt Sy harun - Ahli

Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan

5. Encik Abdul Malik bin Adam - Ahli

Timbalan Setiausaha Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia

6. Tuan Haji Ishak bin Lebai Omar - Ahli

Setiausaha Bahagian Pengurusan Maklumat

7. Puan Norhadzirah bt Mohd Nor - Pegawai Pemantau

Ketua Penolong Setiausaha Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia

15


B. Pihak Pekerja:

1. Encik Faisal bin Mohamed - Naib Pengerusi

Wakil Skim PTD

2. Puan Nur Ruzaini bt Jamaludin

Wakil Skim S

3. Encik Satish a/l Sreenivasan

Wakil Skim S

4. Encik Johari bt Idris

Wakil N27-40

5. Encik Ahmad Sanusi bin Hj. Ashaari

Wakil N27-40

6. Puan Kartina bt Nasrah

Wakil SPS

7. Encik Simon Anak Malinah

Wakil Skim F17-40

8. Cik Dayang Asmiza bt Awang Ismadi

Wakil Skim W (Kewangan)

9. Puan Norisan bt Silamli

Wakil Skim N17-26

10. Cik Siti Rohanah bt Mamat

Wakil Skim N1-16

11. Encik Muhammad Khairul b Jamaludin

Wakil Skim R

12. Puan Haslina bt Saad

16


Wakil Skim Pelbagai (Pereka)

SENARAI KEHADIRAN (JABATAN)

1. Encik Mohd Jeffrey Joakim

Ketua Pengarah Jabatan Tenaga Kerja Semenanjung

2. Puan Irna Suhaiza bt Mohamed Rahman

Wakil Jabatan Hal Ehwal Kesatuan Pekerja

3. Puan Zaharah Zainal Abidin

Wakil Jabatan Hal Ehwal Kesatuan Pekerja

4. Puan Norhayati bt Zainal Abidin

Wakil Jabatan Hal Ehwal Kesatuan Pekerja

5. Encik Azizan bin Zainal Abidin

Wakil Jabatan Tenaga Manusia

6. Puan Intan Masturah bt Mohamad Yusof

Wakil Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

7. Puan Nor Azzura bt Saari

Wakil Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

8. Encik Safian bin Hamzah

Wakil Mahkamah Perusahaan

9. Encik Jamaludin bin Anuar

Wakil Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran

Turut Hadir

17


1. Puan Wan Norhana bt Mohamad

Ketua Penolong Setiausaha Unit Komunikasi Korporat

Tidak Hadir Dengan Maaf

1. Tuan Hj. Mustafa Bin Hj. Abdul Rahman - Ahli

Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan dan Pembangunan

2. Tuan Haji Mohammad Kamal bin Mat Noor - Ahli

Ketua Komunikasi Korporat

3. Encik Mohd Rizal bin Mohd Rosli - Setiausaha Majikan

Ketua Penolong Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan

4. Puan Nuridawati bt Mohd Noor - Setiausaha Pekerja

Wakil Skim Pelbagai (Psikologi)

Urusetia

1. Puan Syuhada bt Mohd Zulkifle

Penolong Pegawai Tadbir

18

More magazines by this user
Similar magazines