Manajemen Perpustakaan - perpustakaan universitas riau

lib.unri.ac.id

Manajemen Perpustakaan - perpustakaan universitas riau

Pendahuluan

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

PERGURUAN TINGGI 1)

Oleh: Thamrin Hasan 2)

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu

unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi dalam mencapai

tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan

perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam

lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan

universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan

perguruan tinggi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah,

memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam

bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang

bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.

Saya pikir, kita akan sependapat bahwa perpustakaan

(Library) merupakan salah satu pusat pemerolehan informasi,

pusat sumber belajar, dan merupakan sarana penelitian, serta

pengembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan yang paling

penting bagi masyarakat atau pemustaka bukan saja bagaimana

untuk menjadi tahu (how to know), tetapi dapat belajar tentang

bagaimana untuk belajar (learning how to learn) tentang banyak

hal. Oleh karena itu, kemudian muncul dan berkembang istilah

bahwa “Perpustakaan untuk kita semua” dalam rangka

mewujudkan pendidikan sepanjang hayat (lifelong education).

Hal tersebut dapat terealisasi manakala perpustakaan sudah

dapat menjalankan semua kegiatannya dengan performa dan

kinerja yang kemanfaatannya benar-benar dapat dirasakan oleh

banyak orang. Sementara

____________________

1


1) Makalah ini disampaikan dalam kegiatan pelatihan ”Teknis Penyelenggaraan

Perpustakaan Perguruan Tinggi” Yang diselenggarakan oleh UPT Perpustakaan

UR, 15-01- 2010 di Pekanbaru.

2)

Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Riau.

itu pada sisi yang lain masyarakat yang memang diharapkan dapat

menggunakan perpustakaan secara baik, teratur, dan terusmenerus

berkunjung ke perpustakaan.

Dengan kata lain, antara perpustakaan dan masyarakat

(pemustaka) telah terjadi persamaan persepsi dan tujuan, yaitu

perpustakaan merupakan bagian keseharian dalam kehidupan yang

terus berlangsung menuju masa depan yang lebih baik, kaya

pengalaman dan ilmu serta makin cerah dalam menghadapi

tantangan yang paling kompleks. Kita tahu bahwa ilmu

pengetahuan merupakan salah satu modal terbaik untuk

menyongsong masa depan, dan sumber ilmu itu diantaranya adalah

perpustakaan.

Pengertian Manajemen

Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management.

Dalam bahasa Indonesia manajemen mempunyai beberapa

pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c)

ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f)

pembinaan.

Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan

pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu

perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau

menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982).

Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian tentang manajemen.

Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber

daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah

bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah yang sifatnya statis,

2


maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya

terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua

sumber daya yang dilakukan oleh manejer (pemimpin) yang

diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah

ditentukan. Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang

bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi di sini

manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan

kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal,

untuk menjalankan dan mengoperasikan organisasi. Orang-orang

tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik secara formal

maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan

komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada

pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988).

Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :

a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan

oleh orang atau orang-orang yang berkedudukan sebagai

pemimpin.

b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung,

menentukan, melengkapi atau yang mempengaruhi, yang

bersifat positif.

c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang,

sarana dan prasarana, waktu, dan lain sebagainya, yang

harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk

kepentingan organisasi.

d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu ke

depan tentang segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti

alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.

e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan

pada jangka waktu tertentu.

3


Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :

1. Frederik Winslow Taylor,

Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi

setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan

dan organisasi lain.

2. Goerge Terry,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan

mempergunakan bantuan orang lain.

3. L.A. Appley,

Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu

pekerjaan.

4. M.P. Follet,

Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

5. James Stonner

Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan

penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi

guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan

6. Encyclopedia of Social Sciences,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang

diselenggarakan dengan pengawasan.

Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti buku.

Setelah mendapat awalan per dan akhiran an kata pustaka menjadi

perpustakaan, yang berarti kitab, kitab perimbon, atau kumpulan

buku-buku, yang kemudian disebut dengan koleksi bahan

pustaka. Istilah itu hanya berlaku untuk perpustakaan yang masih

bersifat tradisional atau perpustakaan konvensional. Untuk

perpustakaan modern, dengan paradigma baru koleksi

perpustakaan tidak hanya terbatas dalam bentuk buku-buku,

majalah, koran, atau barang tercetak lainnya. Koleksi perpustakaan

telah berkembang dalam bentuk terekam dan digital. Selanjutnya,

4


uku-buku dan bahan pustaka yang lain tersebut harus ditata dan

disusun rapi di rak dan tempat-tempat yang sudah ditentukan di

dalam ruangan atau gedung tersendiri, setelah diolah atau diproses

menurut suatu sistem tertentu.

Jadi, sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan

tertentu, yaitu :

a. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya.

b. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu.

c. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung atau

ruangan tersendiri.

d. Perpustakaan semestinya dikelola atau dijalankan oleh

petugas-petugas dengan persyaratan tertentu.

e. Ada masyarakat pemakai perpustakaan (pemustaka)

tersebut, baik untuk membaca, meminjam, meneliti,

menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu pengetahuan

yang diperoleh di perpustakaan.

f. Perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra

dengan lembaga-lembaga yang berkaitan.

Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya :

1. Perpustakaan itu ada dimana-mana, baik di negara-negara

maju, dan negara sedang berkembang, di masyarakat umum,

sekolah, perguruan tinggi, maupun di kantor pemerintah dan

swasta, di kota serta di desa-desa.

2. Tugas, fungsi dan kegiatan pokoknya sama, yakni

menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara,

merawat, melestarikan, dan mengemas, menyajikan dan

memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan

kepada pemustaka.

5


3. Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta

pengembangan ilmu pengetahuan.

Definisi perpustakaan yang lain, diantaranya :

1. Menurut Kamus “ The Oxford English Dictionary”

adalah :

Suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari, atau

dipakai sebagai bahan rujukan.

2. Pengertian Perpustakaan awal abad ke – 19 adalah :

Suatu gedung, ruangan, atau sejumlah ruangan yang berisi

koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan

oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu.

3. Perkembangan Lebih Lanjut adalah :

adalah :

Perpustakaan adalah jantung suatu lembaga, otak

masyarakat, dan tempat penyimpanan yang efektif dari

memori masyarakat, suatu deposit yang hidup pada masa lalu

dan penopangan dari kegiatan intelektual yang

mengantisipasi pada masa yang akan datang

4. Menurut “The American Library Association”(ALA)

Perpustakaan sebagai pusat media, pusat belajar, pusat

sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumentasi, dan

pusat rujukan.

5. Dalam pengertian yang mutakhir (Kepres RI

Nomor : 11 tahun 1989)

Perpustakaan adalah salah satu sarana pelestari bahan

pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi

sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, dan teknologi

dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan

menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.

6. Menurut UU RI nomor : 43 Tahun 2007 Tgl 1

Nopember 2007 adalah :

6


Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau

karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku

guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian,

pelestarian informasi, dan rekreasi pada pemustaka.

Perpustakaan Berbasis Manajemen

Perpustakaan berbasis manajemen adalah penyelenggaraan

perpustakaan yang bertumpu atau berdasarkan teori dan imu

manajemen. Maksudnya ialah, bahwa dengan menerapkan teori,

ilmu dan metode tersebut perpustakaan diharapkan dapat berjalan

dengan baik, efektif dan efisien. Di dalam ilmu manajemen terdapat

beberapa teori yang dapat dipilih untuk diterapkan, diantaranya

adalah : a) Manajemen terbuka (opened management) atau disebut

juga dengan manajemen transparansi (management tranparency),

b) Manajemen berdasarkan sasaran , c) Manajemen paternalistis

(manajemen bapakisme/ ibuisme), d) Manajemen berdasarkan

program (management based on programming), dan e) Manajemen

modern (Sutarno, 2006).

Dari sejumlah teori tersebut tentu masing-masing memiliki

kelebihan dan kekurangan. Oleh sebab itu perlu dipilih yang paling

sesuai dengan kondisi perpustakaan dan kemampuan sumber`daya

manusianya. Cara lainnya adalah dengan menggabungkan

sejumlah teori manajemen tersebut kemudian diterapkan secara

objektif sesuai dengan kebutuhan. Sebab suatu teori yang telah

diuji dan disusun secara baik, belum tentu dapat diterapkan secara

sempurna, karena di dalam praktik terkadang ada hal-hal yang

tidak atau belum sesuai dengan teori. Yang sering terjadi, suatu

teori tidak selamanya cocok jika dipraktikkan di lapangan. Namun

seorang pemimpin yang memiliki kemampuan teoretis dan

pengalaman praktik

diharapkan dapat mengendalikan

perpustakaan secara berdaya guna dan berhasil guna.

7


Berkaitan dengan hal di atas, maka untuk menyelenggarakan

perpustakaan yang berbasis manajemen menurut Sutarno, ada 6

(enam) hal yang perlu diperhatikan, yakni :

1. Adanya suatu konsep yang rasional, berdasarkan

pemikiran, perhitungan, dan analisis yang dapat diuji

kebenarannya.

2. Adanya suatu kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan

perencanaan, perkiraan dan prediksi ke depan.

3. Adanya suatu tujuan tertentu yang harus dicapai

4. Terpenuhinya suatu kondisi tertentu sebagai

persyaratannya.

5. Tersedianya sumber daya manusia yang memadai,

sesuai dengan kriteria dan persyaratan atau memenuhi

kualifikasi tertentu.

6. Tersedianya sumber daya perpustakaan yang lain

seperti fisik gedung, sarana dan prasarana, sumber

finansial, dan sumber informasi.

Permasalahan atau Kendala yang Sering Dihadapi

Perpustakaan

Ada beberapa kendala dan keterbatasan yang umumnya

dihadapi oleh perpustakaan di Indonesia, diantaranya adalah :

a) Kendala secara Internal :

1. Jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka,

2. Jumlah, dan mutu sumber daya manusia,

3. Sarana dan prasarana,

4. Perabot dan perlengkapan,

5. Sumber pembiayaan,

6. Sosialisasi,

8


7. Perhatian dari instansi induk/ atasan,

b) Kendala secara eksternal

1. Minat dan budaya baca masyarakat (pemustaka) yang

umumnya masih relatif rendah,

2. Perhatian, respon, dan tanggapan masyarakat yang

masih terbatas,

3. Informasi dan akses ke perpustakaan masih terbatas.

4. Kesadaran tentang perlunya perpustakaan belum

tumbuh dan belum berkembang secara baik.

5. Kondisi sosial budaya dan sosial ekonomi belum

sepenuhnya menunjang.

6. Ada ”jarak” yang memisahkan antara perpustakaan dan

masyarakat.

Ditinjau dari segi manajemen, ada beberapa permasalahan

yang sering dihadapi perpustakaan, diantaranya adalah :

1. Para manejer (pemimpin), baik tingkat puncak (top),

tengah (midle), maupun pada tingkat manejer bawah (lower)

kurang memiliki kemampuan di bidang perpustakaan.

2. Para manejer kurang bahkan tidak sama sekali memiliki

kemampuan manajerial yang memadai.

3. Para manejer tidak mampu memimpin, mengendalikan,

dan memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang

ada di perpustakaan.

Jenis-Jenis Perpustakaan Yang Ada Di Indonesia

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 43

Tahun 2007, jenis perpustakaan yang diakui dan dilindungi oleh

negara adalah sebagai berikut :

1. Perpustakaan Nasional (National Library)

2. Perpustakaan Umum (Public Library)

9


3. Perpustakaan Sekolah (School Library)

4. Perpustakaan Perguruan Tinggi (University Library)

5. Perpustakaan Khusus (Special Library)

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyelenggaraan

perpustakaan perguruan tinggi menurut Undang-undang

Nomor : 43 tahun 2007, pasal 24 yaitu :

1. Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan

yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan

memperhatikan standar nasional pendidikan (ayat 1)

2. Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki

koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya,

yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (ayat 2)

3. Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan

perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi

(ayat 3)

4. Setiap perguruan tinggi mengalokasikan dana untuk

pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan guna memenuhi standar nasional

pendidikan dan standar nasional perpustakaan (ayat 4)

Bila kita gali lagi pasal 31 tentang hak tenaga pustakawan, jelas

dapat dinyatakan bahwa :

Tenaga perpustakaan (pustakawan) berhak atas :

a. Penghasilan di atas kebutuhan hidup minimum dan

jaminan kesejahteraan sosial

b. Pembinaan karier sesuai dengan tuntutan

pengembangan kualitas.

10


c. Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana,

dan fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran

pelaksanaan tugas

Di samping hak yang harus dimiliki oleh pustakawan itu,

terdapat pula kewajiban yang harus dilaksanakan oleh

pustakawan. Adapun kewajiban yang harus dipenuhi oleh

pustakawan adalah :

a. Memberikan layanan prima terhadap pemustaka

b. Menciptakan suasana perpustakaan yang kondusif, dan

c. Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik

lembaga dan kedudukannya sesuai dengan tugas dan

tanggung jawabnya.

(pasa 32)

Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan

Perpustakaan

a. Pembentukan Perpustakaan

Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau

lembaga tertentu, yang menjadi atasan atau induk organisasi

perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi dan misi

lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa

perpustakaan tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri.

Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti perguruan tinggi swasta

atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan

keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang

dibentuk oleh lembaga swasta yang bersifat business oriented

sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan utama.

Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi

dan misinya tetap mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat

bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.

11


Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan

dan alasan tertentu yang kuat. Ada beberapa alasan atau

pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan, yaitu :

1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat

keputusan.

2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak

terpisahkan.

3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya

4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak

5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada

perpusta

kaannya.

6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.

Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam

pelaksanaan pembentukan sebuah perpustakaan, yakni :

1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata

kerja,

2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,

3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama,

4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,

5. Pengadaan metode/ teknik,

6. Pengadaan mata anggaran,

7. Pengangkatan kepala perpustakaan,

8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,

b. Pembinaan Perpustakaan

pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang

dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih

baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang

dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan

12


pada jalur dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti

perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam

pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan

khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :

1. Status dan organisasi

2. Ketenagaan

3. Gedung, sarana dan prasarana

4. Koleksi

5. Layanan

6. Anggaran

7. Publikasi dan promosi

8. Mitra kerja dan jaringan

9. Penelitian dan pengembangan

10. Minat baca.

c. Pengembangan Perpustakaan

Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan

dalam sebuah perpustakaan antara lain, adalah :

1. Pengembangan koleksi

2. Pengembangan sumber daya manusia

3. Pengembangan masyarakat pemakai

4. Pengembangan sistem layanan

Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan

Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas

terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan. Prinsip itu

mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak

pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip

merupakan suatu jalan atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata

13


hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip organisasi

merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi

agar dapat bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).

Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya :

1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan

2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen

3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas

harus dilakukan dengan tepat dan jelas

4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando

5. Prinsip komunikasi

6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintahperintah

atasan

7. Prinsip kontuinitas

8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan

staf.

9. Prinsip koordinasi

Fungsi Manajemen Perpustakaan

Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna

memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Fungsi-fungsi

manajemen untuk diterapkan di perpustakaan yang manakah dan

berapa jumlahnya, bagaimana rumusannya Hal itu merupakan

suatu hal yang tidak perlu diperdebatkan. Memang diakui bahwa

pengertian dan jumlah fungsi-fungsi manajemen tidak terdapat

persamaan atau penyesuan paham. Namun kadang orang dapat

menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang

dibedakan menjadi tiga tingkat, yaitu : 1) manajemen tingkat

puncak (top), 2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif

manager), dan 3) manajemen tingkat operasional.

14


Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen

meliputi :

1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)

2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)

3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy

planning)

4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing)

5. Penganggaran (budgeting)

6. Penghitungan (renumeration)

7. Audit (auditing)

8. Pelaporan (reporting)

Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif

manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Pengarahan (directing)

2. Pengembangan eksekutif (executive development)

3. Supervisi (supervising)

4. Koordinasi (koordinating)

5. Pendisiplinan (disciplining)

Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang

manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu

operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi operasional.

Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat

operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut

:

1. Perencanaan (planning)

2. Pengorganisasian (organising)

3. Penggerakan (actuating), dan

4. Pengawasan (controlling)

Pengorganisasian Perpustakaan

15


Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap,

yakni :

1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai

hasil analisis pembagian kerja

2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat

pada tempat yang ditentukan

3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk

masing-masing orang dan unit satuan kerja.

Dengan demikian struktur organisasi perpustakaan berfungsi

untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa

pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung

jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu

sama lain demikian rupa. Dengan demikian, adanya struktur

organisasi perpustakaan setiap orang akan tahu :

1. Apa kedudukannya

2. Apa tugasnya

3. Apa fungsinya

4. Apa pekerjaannya

5. Apa tanggung jawabnya

6. Apa kewajibannya

7. Apa wewenangnya

8. Apa hak-haknya

9. Siapa atasannya

10. Siapa bawahannya

11. Bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan

dengan yang lainnya.

Tahap yang sangat penting dilakukan dalam pengorganisasian

perpustakaan adalah adanya tahap pendelegasian

(pelimpahan) dari pimpinan yang lebih atas kepada pimpinan

16


yang lebih bawah. Menurut Sutarno, ada tiga jenis pendelegasian

dalam organisasi perpustakaan , yaitu :

1. Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan,

kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan

atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti

mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk

pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.

2. Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri

atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang

dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan

tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab, yaitu 1)

tanggung jawab mutu dan keahlian, 2) tanggung jawab sosial

politik, dan 3) tanggung jawab hukum yang masing-masing

mempunyai konsekuensi.

3. Pertanggung jawaban (accountability) adalah kewajiban

moral dan hukum untuk menunaikan dan menggunakan

kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai

sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia,

uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk

dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih

dahulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan

dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan,

maupun standar.

Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan haruslah

jelas, tegas, dan tertib. Ada empat macam tertib dalam

pengorganisasisan di perpustakaan, yaitu :

1. Tertib personal dalam hal, wewenang, tanggung

jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan, dan

perannya.

2. Tertib fungsional, tertib fungsional atau urusan

dimana setiap urusan mempunyai batasan, ruang

lingkup, dan tempat sendiri-sendiri.

17


3. Tertib barang, di mana setiap barang harus ada di

tempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan

atau dicek selalu ada.

4. Tertib administrasi, tertib administrasi artinya adalah

bahwa semua kegiatan dicatat, diatur, dan dibukukan

secara rapi menurut sistem administrasi yang benar,

proseduran, mekanistis, dan sikuensial

Perlu diingat bahwa tertib merupakan pangkal tolok

pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam

organisasi perpustakaan.

Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan

Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut

enam M, yaitu :

1. Manusia (man)

2. Uang (money)

3. Mesin penunjang (mechines)

4. Barang inventaris atau material (materials)

5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)

6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat

pemakai atau pelanggan yang disebut pasar (market)

Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan

Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan

sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut

tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup

organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi

tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian,

devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya. Sementara

perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan

18


pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Ada

beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah

perpustakaan, yaitu :

1. Pengadaan koleksi bahan pustaka

2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka

3. Layanan perpustakaan

4. Administrasi perpustakaan

5. Sosialisasi, promosi perpustakaan

6. Pelaporan perpustakaan.

Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas,

semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang

dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik, efektif

dan efisien.

19


DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah.

Jakarta : Bumi Aksara.

Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ;

Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.

Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta :

Balai Pustaka.

Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen

Umum. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan

Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta :

Gramedia Pustaka Utama.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan

Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.

Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan

Perguruan Tinggi. Jakarta : UT Press.

Terry, R. George. 1960. The Principles of Management. New

York : McGraw Hill.

Indonesia. 2010. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

43 Tahun 2007. Jakarta : Perpusnas.

20

More magazines by this user
Similar magazines