lampiran a garis panduan penyusunan semula kementerian dari ...
lampiran a garis panduan penyusunan semula kementerian dari ...
lampiran a garis panduan penyusunan semula kementerian dari ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
Garis <strong>panduan</strong> ini disediakan untuk menjelaskan perkara berikut:<br />
1. Penyusunan <strong>semula</strong> Kementerian berkuatkuasa mulai 16 Mei 2013 melibatkan penggabungan dan<br />
pemansuhan <strong>kementerian</strong> serta perpindahan program aktiviti di antara <strong>kementerian</strong>.<br />
2. Semua perbelanjaan yang berpunca <strong>dari</strong>pada transaksi yang berlaku <strong>dari</strong> 1 Januari hingga 15 Mei 2013<br />
hendaklah kekal diperakaunkan di Kementerian Penyerah Tugas (KST).<br />
3. Semua perbelanjaan yang berpunca <strong>dari</strong>pada transaksi yang berlaku selepas tarikh kuatkuasa bermula<br />
16 Mei 2013 hendaklah diperakaunkan di Kementerian Penerima Tugas (KTT) berdasarkan kod Maksud<br />
yang baru.<br />
4. Penyusunan <strong>semula</strong> ini melibatkan perubahan Kod Maksud yang akan digunakan oleh KST, KTT dan<br />
Pejabat Perakaunan Negeri (PPN) dalam pengurusan kewangan dan perakaunan mulai tarikh kuatkuasa<br />
yang bermula 16 Mei 2013. Ia merangkumi penggunaan Kod Perakaunan baru adalah seperti Vot,<br />
Jabatan, Pusat Tanggungjawab (PTJ), Program/ Aktiviti, Projek, PTJ Pemungut, Pusat Pembayar dan<br />
Panjar.<br />
5. Selaras dengan perubahan penggunaan Kod Perakaunan, PTJ KST dibenarkan meneruskan aktiviti<br />
kutipan hasil, perbelanjaan Vot dan Amanah serta perakaunan bagi urusan Kod Perakaunan lama<br />
sehingga ’cut off date’ yang ditetapkan iaitu pada 15 Julai 2013. Cut off date adalah tarikh akhir<br />
urusniaga menggunakan kod perakaunan KST dan pemprosesan dokumen kewangan di PTJ.<br />
6. Operasi GFMAS di Pejabat Perakaunan akan dibenarkan sehingga 28 Julai 2013 termasuk kesemua<br />
aktiviti pelarasan perakaunan bertarikh 16 Mei 2013 hingga 28 Julai 2013 <strong>dari</strong> KST hingga KTT.<br />
7. Penggunaan Kod Perakaunan baru hanya akan digunakan oleh PTJ selepas 4 hari <strong>dari</strong> Cut off date di PTJ<br />
(Tarikh sebenar cut of date bagi PTJ ialah 15 Julai 2013). Dalam masa 4 hari, PTJ tidak dibenarkan<br />
menghantar urusniaga PP, WP dan BB ke Pejabat Perakaunan/PTJ lama, begitu juga PP tidak boleh<br />
membuat sebarang urusniaga perakaunan bagi KST tersebut.<br />
8. Bayaran gaji bulan Julai 2013 masih dibayar di bawah KST sebelum 15 Julai 2013 manakala gaji Ogos<br />
2013 akan diproses di KTT. (Khas untuk Kementerian yang dibubarkan)<br />
9. Proses pembilan pukal bagi bulan Julai 2013 perlu diselesaikan oleh KST sebelum atau pada 15 Julai<br />
2013. (Rujuk Bahagian B: Garis Panduan Pukal)<br />
10. Tarikh terakhir rekupmen adalah pada 09.07.2013 bagi Akaun Panjar di KST dan KTT perlu<br />
mengemukakan permohonan membuka panjar baru ke Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan<br />
Agensi (BPOPA), JANM. (Sila Rujuk Bahagian A Perkara 21)<br />
11. KTT bertanggungjawab memastikan Surat Ikatan Amanah dan Arahan Akaun Amanah dikemaskini<br />
selaras dengan perubahan Pegawai Pengawal dan kod perakaunan dengan mendapatkan kelulusan<br />
Perbendaharaan.<br />
12. Lembaga Perolehan bagi KST adalah sendirinya terbatal berkuatkuasa pada 16 Mei 2013 . Tender yang<br />
belum diputuskan oleh KST akan diuruskan Lembaga Perolehan KTT.<br />
13. Penamatan penggunaan server GFMAS Kementerian Pengajian Tinggi adalah pada 1 November 2013<br />
kerana tempoh 3 bulan selepas cut Off date adalah bagi tujuan pelarasan cek belum ditunaikan .<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 1
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
14. Selaras dengan keperluan dinyatakan di atas, pihak berkenaan hendaklah mengambil tindakan seperti<br />
Senarai Semak di Bahagian A dan Garis Panduan Pukal di Bahagian B.<br />
BAHAGIAN A: Senarai Semak Penyusunan Semula Kementerian<br />
Bil PERKARA TINDAKAN<br />
1. Persiapan Sebelum Cut Off date<br />
TEMPOH/<br />
CATATAN<br />
a) Memaklumkan Cut off date bagi dokumen kewangan yang<br />
dihantar ke Pejabat Perakaunan (PP).<br />
b) Mengenalpasti dan kemaskini Surat Ikatan Amanah dan<br />
Arahan Akaun Amanah selaras dengan perubahan Pegawai<br />
Pengawal dan kod perakaunan dengan mendapatkan<br />
kelulusan Perbendaharaan<br />
c) Proses penyediaan dan perakuan dokumen kewangan iaitu<br />
Waran Peruntukan, Baucar Jurnal, Baucar Bayaran dan<br />
Penyata Pemungut PTJ lama diselesaikan sebelum Cut off<br />
date. Selepas cut off date PTJ terlibat tidak dibenarkan<br />
membuat sebarang transaksi baru kecuali pelarasan akaun<br />
antara KST ke KTT.<br />
d) Memastikan semua resit telah dibuat Penyata Pemungut<br />
sehingga Perakuan 2 termasuk Penyata Pemungut Gantian.<br />
e) Memproses gaji Julai 2013 mulai 5 Julai 2013 dan kelulusan<br />
EFT untuk gaji mulai 12 Julai 2013.<br />
f) Memaklumkan kepada PTJ untuk membatalkan akaun pukal<br />
(Kod Perakaunan lama) dan mewujudkan akaun pukal (Kod<br />
Perakaunan baru)<br />
g) Memaklumkan Agensi Potongan, Pukal, Bank Kutipan &<br />
House bank tentang gabungan Kementerian bagi tujuan<br />
membuat konfigurasi baru.<br />
h) Pastikan fail CGMAS / DGMAS / EGMAS / UPPAY /UBULK /<br />
REVBALANCE bagi bulan cut off berjaya dihantar dan<br />
dikemaskini ke eSPKB sebelum Cut off date. Ini bagi<br />
memastikan semua laporan eSPKB dikemaskini dengan<br />
lengkap dan tepat.<br />
KST/PPN<br />
Pegawai<br />
Pengawal<br />
KST/ KTT<br />
PTJ/KST/<br />
PPN<br />
PTJ<br />
JMS KST<br />
PTJ/KST/PPN<br />
Webmethod<br />
JMS/PPN<br />
KST<br />
Cut off date:<br />
15.7.2013<br />
Sebelum pindah ke<br />
KTT<br />
Sebelum 15.7.2013<br />
Pelarasan akaun<br />
pada 26.7.2013<br />
Gaji Ogos 2013<br />
diproses di KTT<br />
Cut off date<br />
15.7.2013<br />
Sebelum pindah ke<br />
KTT<br />
Semak setiap hari<br />
eSPKB (incoming<br />
gate off @15/7/13)<br />
C/D/E/RevBal/UPP<br />
AY/BULK (Sent to<br />
eSPKB @ 28/7/13)<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 2
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
2. Pindah Peruntukan/Virement (Jika Berkenaan)<br />
PTJ/KST hendaklah memohon pindah peruntukan (virement)<br />
atau peruntukan tambahan bagi menampung perbelanjaan yang<br />
melebihi peruntukan dalam tempoh 1 Januari hingga 15 Mei<br />
2013 <strong>dari</strong>pada Pegawai Pengawal.<br />
PTJ/KST Sebelum cut off<br />
date<br />
3. Kod-Kod Perakaunan Baru (Master Data)<br />
a) Kementerian Penerima Tugas (KTT) perlu mengenalpasti dan<br />
mengujudkan Kod Perakaunan baru (Vot, Jabatan , PTJ,<br />
Program/ Aktiviti, Projek, PTJ Pemungut, Pusat Pembayar)<br />
b) Mewujud/menghantar Kod-Kod Perakaunan baru kepada<br />
KTT/PPN<br />
c) Di eTerimaan:<br />
Pegawai<br />
Pengawal KTT<br />
BPOPA<br />
Dua minggu<br />
selepas Pekeliling<br />
Perbendaharaan<br />
dikeluarkan<br />
Seminggu selepas<br />
diterima <strong>dari</strong>pada<br />
KTT.<br />
• Mewujudkan Pusat Terimaan di submodul Bukan DCS dan<br />
mengemaskini akaun bank terimaan di submodul DCS –<br />
PTJ/PK<br />
• Memberikan tahap capaian kepada Pentadbir Sistem<br />
Pusat Terimaan di KTT<br />
• Mewujudkan:<br />
i. ID Pengguna di KTT<br />
ii. Kod Penjenisan Terimaan<br />
• Memastikan akaun bank terimaan KTT telah dikemaskini<br />
Pentadbir<br />
Sistem AO di<br />
KTT/PPN<br />
Selepas<br />
Perakaunan<br />
dipancarkan<br />
KTT/PPN<br />
Kod<br />
baru<br />
ke<br />
d) Memastikan kod-Kod Perakaunan baru telah wujud di eSPKB<br />
dan eTerimaan. Jika tiada hubungi Helpdesk Pejabat<br />
Perakaunan.<br />
PTJ<br />
Selepas<br />
Perakaunan<br />
dipancarkan<br />
KTT/PPN<br />
Kod<br />
baru<br />
ke<br />
e) Memastikan kod-kod baru di hantar ke eP, HRMIS dan SPP II<br />
PPPA<br />
Selepas<br />
Perakaunan<br />
dipancarkan<br />
KTT/PPN<br />
Kod<br />
baru<br />
ke<br />
f) Mengemaskini dan menghantar kod bank pungutan ke<br />
semua PTJ KST <strong>dari</strong>pada server KTT (Tcode: ZICC004).<br />
BPTM<br />
Selewat-lewatnya<br />
15.7.2013<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 3
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
4. Contoh tandatangan, penurunan kuasa menandatangani<br />
dokumen kewangan dan tahap capaian<br />
a) Menghantar contoh tandatangan, penurunan kuasa<br />
menandatangani dokumen kewangan dan tahap capaian<br />
pengguna eSPKB/eTerimaan berdasarkan Kod Perakaunan<br />
baru.<br />
b) Pembatalan capaian eSPKB/eTerimaan lama dibuat mulai<br />
1.08.2013 (selepas waran tarik balik disediakan) Sekiranya<br />
perlu kekalkan capaian eSPKB/eTerimaan menggunakan<br />
Kod Perakaunan lama bagi tujuan semakan laporan.<br />
PTJ/KST/<br />
KTT<br />
PTJ<br />
Sebelum pindah ke<br />
KTT (JANM01,<br />
AP101(Kew. 249),<br />
AP11)<br />
Selepas pindah ke<br />
KTT dan Selepas<br />
waran tarik balik<br />
selesai diproses<br />
oleh KST/PPN<br />
c) Borang SP/ANM/3/2010/01 – Borang Akses/Pembatalan<br />
Akses Sistem ePenyata Gaji dan eLaporan. Permohonan /<br />
pembatalan akses perlu dihantar ke PPN berkenaan. Tarikh<br />
akhir kemukakan borang 19.7.2013. PPN/PP pembatalan<br />
perlu dibuat setelah selesai penyediaan penyata<br />
penyesuaian bagi bulan Julai.<br />
d) Membuat permohonan Tahap Capaian BW sekiranya ada<br />
pengguna baru dengan mengisi borang Authorization <strong>dari</strong><br />
BPTM.<br />
5. Prosesan Dokumen Kewangan di eSPKB - Cut off date<br />
a) Pastikan semua dokumen kewangan PTJ telah dihantar ke<br />
Pejabat Perakaunan selewat-lewatnya 15.07.2013 (GFMAS).<br />
b) PTJ perlu mencetak laporan harian/ bulanan/ maklumat<br />
baki terkini di bawah Kod Perakaunan lama bagi tujuan<br />
semakan, penyesuaian, rujukan dan pengauditan.<br />
PTJ/KST<br />
KST/<br />
KTT<br />
PTJ/KST<br />
PTJ<br />
Sebelum pindah ke<br />
KTT<br />
Permohonan/<br />
pembatalan<br />
capaian perlu<br />
dihantar ke PPN<br />
Cut Off date:<br />
15.7.2013<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 4
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
6. Prosesan Dokumen Kewangan di Pejabat Perakaunan - Cut off<br />
date<br />
Cut off date :<br />
28/7/2013<br />
a) Pejabat Perakaunan perlu selesaikan kesemua dokumen<br />
kewangan selewat-lewatnya 28.07.2013 di GFMAS (status<br />
7/8)<br />
b) Pastikan fail CGMAS / DGMAS / EGMAS / UPPAY /UBULK /<br />
REVBALANCE bagi bulan cut off berjaya dihantar dan<br />
dikemaskini ke eSPKB sebelum Cut off date. Ini bagi<br />
memastikan semua laporan eSPKB dikemaskini dengan<br />
lengkap dan tepat.<br />
c) Webmethod outgoing akan ditutup terus untuk server<br />
Kementerian yang dimansuhkan.<br />
d) Jana Laporan akhir iaitu C450/ C480/ C470 dan C490 bagi<br />
KST<br />
e) Jana Laporan Gaji dan Penyata Gaji Tahunan untuk<br />
dikemukakan kepada ePenyata<br />
JMS/PPN<br />
JMS/PPN<br />
JMS/PPN<br />
JMS/PPN<br />
JMS/PPN<br />
7. Black Out Period di PTJ<br />
a) Blackout period adalah tarikh selepas cut off date<br />
(15/7/2013) sehingga PTJ dibenarkan membuat transaksi<br />
menggunakan Kod Perakaunan baru (KTT).<br />
b) Dalam tempoh tersebut PTJ dikehendaki:<br />
i) Membatalkan semua Waran Peruntukan dan Baucar<br />
Jurnal kuiri yang diterima di bawah Kod Perakaunan<br />
lama. Baucar ini perlu dikuncimasuk <strong>semula</strong> di eSPKB<br />
Kod Perakaunan yang baru.<br />
ii) Membatalkan semua baucar kuiri yang diterima <strong>dari</strong> PP.<br />
Baucar ini perlu dikuncimasuk <strong>semula</strong> di eSPKB<br />
dengan menggunakan Kod Perakaunan baru.<br />
iii) Bagi baucar bayaran dengan pesanan/tanggungan yang<br />
telah dikuiri dan dibatalkan, tindakan berikut perlu<br />
dibuat:<br />
1) Membatalkan urusniaga Pesanan Tempatan dan<br />
waran Perjalanan Udara bukan pukal<br />
2) Membuat perubahan Kontrak bagi baki amaun<br />
Tanggungan Kontrak<br />
3) Membatalkan urusniaga sumber eP dan maklumkan<br />
kepada pihak eP<br />
KST/JMS/PPN<br />
PTJ/KTT<br />
PTJ<br />
PTJ<br />
Tarikh black out<br />
adalah mulai<br />
16.7.2013 hingga<br />
kod perakaunan<br />
baru dipancarkan<br />
ke KTT<br />
PTJ perlu merujuk<br />
<strong>garis</strong> <strong>panduan</strong><br />
pembatalan<br />
urusniaga di sistem<br />
eP<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 5
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
1) PTJ perlu mencetak maklumat baki terkini di bawah<br />
Kod Perakaunan lama<br />
c) Hasil/Terimaan<br />
i) Semasa Tempoh Blackout<br />
• Kutipan yang diterima perlu dikeluarkan resit<br />
manual dan Penyata Pemungut manual perlu<br />
disediakan dan dikemaskini ke dalam akaun Bank<br />
Terimaan Kod Perakaunan lama.<br />
PTJ/KST/PPN<br />
Bagi semua jenis<br />
pungutan<br />
• Penyata Pemungut manual tersebut perlu dihantar<br />
terus kepada KST/PPN untuk dikunci masuk secara<br />
manual di GFMAS.<br />
Selepas<br />
Perakaunan<br />
dipancarkan<br />
eSPKB<br />
Kod<br />
baru<br />
ke<br />
ii) Selepas tempoh blackout<br />
Menyediakan Penyata Pemungut melalui<br />
eSPKB/eTerimaan bagi pungutan/hasil/terimaan dan<br />
dimasukkan ke akaun terimaan di bawah Kod<br />
Perakaunan baru selepas operasi eSPKB/eTerimaan<br />
bermula.<br />
PTJ/KST/PPN<br />
8. Konfigurasi Komputer dan Sistem<br />
a) Membuat konfigurasi komputer pengguna untuk capaian ke<br />
sistem eSPKB (IP Address)/eTerimaan (IP Address) setelah<br />
bertukar di bawah Kod Perakaunan baru (capaian server).<br />
Shortcut eSPKB/eTerimaan Perakaunan lama di desktop<br />
perlu dihapuskan setelah capaian pengguna dibatalkan.<br />
KST/PTJ<br />
Sebelum<br />
menggunakan Kod<br />
Perakaunan baru<br />
b) Membuat konfigurasi untuk connection ke eSPKB, emaklum,<br />
DTB,Comm server, printer & SAP di dengan mengguna server<br />
yang lebih tinggi kapasiti<br />
Webmethod<br />
KTT<br />
Cadangan<br />
Jyen<br />
Server<br />
c) Melakukan Test Connectivity untuk FTP, Dial-up,SFTP & RFC<br />
di server dan comm server baru<br />
Webmethod<br />
KTT<br />
9. LIVE menggunakan Kod Perakaunan baru<br />
LIVE menggunakan Kod Perakaunan baru bermula <strong>dari</strong>pada<br />
tarikh PTJ dibenarkan membuat transaksi di KTT/PPN.<br />
PTJ perlu mengunci masuk <strong>semula</strong> semua transaksi yang tidak<br />
sempat dibuat bayaran dan telah dibatalkan di eSPKB,<br />
menggunakan Kod Perakaunan baru.<br />
PTJ<br />
Memasukkan nota<br />
di Senarai semak<br />
ruangan Catatan<br />
Modul Invois Tanpa<br />
PT = “Perpindahan<br />
PTJ ke PP yang<br />
lain/Pertukaran<br />
Kod PTJ”<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 6
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
10. Waran Peruntukan<br />
a) Sediakan Laporan Kawalan bagi baki peruntukan yang masih<br />
tidak digunakan termasuk S Vot berdasarkan maklumat yang<br />
diekstrak <strong>dari</strong>pada GFMAS bagi tujuan penyediaan waran<br />
tarik balik.<br />
b) Kemaskini maklumat waran tarik balik di bawah Pejabat<br />
Perakaunan lama akan dibuat dengan kaedah berikut:<br />
i. PTJ KST di PPN yang sama hendaklah menyediakan<br />
waran peruntukan tarik balik secara manual (kod<br />
perakaunan yang lama) dan dikemukakan kepada PPN<br />
untuk dikunci masuk sebagai jenis dokumen F4 di<br />
GFMAS oleh PPN.<br />
PTJ KST perlu menyediakan pelarasan rekod di eSPKB<br />
bagi waran tarik balik yang dikunci masuk di GFMAS.<br />
ii. PTJ KST di PP KST hendaklah menyediakan waran<br />
peruntukan tarik balik secara manual (kod perakaunan<br />
lama) dan mengemukakan kepada PP KST untuk dikunci<br />
masuk di GFMAS sebagai jenis dokumen F4 oleh PP KST.<br />
PTJ KST perlu menyediakan pelarasan rekod di eSPKB<br />
bagi waran tarik balik yang dikunci masuk di GFMAS.<br />
c) Pegawai Pengawal KTT mengeluarkan Waran Peruntukan<br />
bagi membolehkan pembayaran dibuat dengan<br />
menggunakan Kod Perakaunan baru kepada PTJ<br />
KST/PPN<br />
PTJ /PPN<br />
PTJ<br />
PTJ/PP KST<br />
Pegawai<br />
Pengawal KTT<br />
Disediakan mulai<br />
28.7.2013. Selepas<br />
tarikh penyesuaian<br />
bulanan<br />
Selepas terima<br />
Waran Tarik Balik<br />
Peruntukan<br />
<strong>dari</strong>pada Pegawai<br />
Pengawal KST<br />
PTJ sediakan waran<br />
tarik manual<br />
Waran peruntukan<br />
tarik balik<br />
disediakan selepas<br />
baki GL Hasil dan<br />
Belanja bagi<br />
tempoh 16.05.13<br />
sehingga<br />
25.07.2013<br />
dilaraskan di PP/PP<br />
KST.<br />
Tindakan ini bagi<br />
mengosongkan<br />
baki peruntukan<br />
yang masih ada di<br />
bawah Kod<br />
Perakaunan Lama<br />
Selepas serahan<br />
Waran Tarik Balik<br />
oleh PTJ<br />
d) Kemaskini maklumat baki peruntukan di bawah Kod<br />
Perakaunan baru akan dibuat melalui 2 cara juga iaitu<br />
i. PTJ KTT di PPN akan mengunci masuk waran<br />
peruntukan baru di bawah Kod Perakaunan baru ke<br />
dalam eSPKB; dan<br />
PTJ KTT<br />
Selepas terima<br />
Waran Peruntukan<br />
<strong>dari</strong>pada Pegawai<br />
Pengawal KTT<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 7
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
ii.<br />
Bagi peringkat Pejabat Perakaunan yang bergabung,PP<br />
KTT akan mengunci masuk baki peruntukan (waran tarik<br />
F4) menggunakan waran asal (F1) di bawah Kod<br />
Perakaunan baru dan PP KTT akan sahkan baki.<br />
PP KTT<br />
e) Semak dan sahkan Laporan C470 dengan Laporan Kawalan<br />
selepas waran dikemaskini.<br />
KTT<br />
11. No. Siri Semasa dan No. Rujukan Dokumen<br />
Mewujudkan No. Siri Semasa Nota Minta eSPKB.<br />
Pastikan nombor permulaan bagi no. rujukan dokumen adalah<br />
betul<br />
eSPKB Selepas Kod<br />
Perakaunan baru<br />
dipancarkan ke<br />
eSPKB.<br />
12. Buku Vot Baru<br />
Tindakan berikut perlu dibuat bagi mengemaskini buku Vot di<br />
bawah Kod Perakaunan baru:-<br />
a) Kuncimasuk baki Tanggungan Kontrak yang masih belum<br />
dibayar. Amaun mesti sama dengan amaun perubahan<br />
kontrak yang disediakan seperti di para 7(b)(iii)(2)<br />
b) Kuncimasuk pungutan yang melibatkan bayaran balik ke Vot<br />
dalam tempoh blackout melalui modul Penyelarasan Rekod.<br />
13. Penyesuaian Bulanan<br />
Menyediakan Penyata Penyesuaian Bulanan terakhir (Julai 2013)<br />
bagi perbelanjaan mengurus, pembangunan, hasil dan amanah<br />
14. Pelarasan<br />
PTJ<br />
PTJ<br />
PTJ/KST/<br />
KTT<br />
Tindakan ini dibuat<br />
selepas pindah<br />
PP/PTJ baru dan<br />
waran peruntukan<br />
asal telah dikunci<br />
masuk<br />
selewat-lewatnya<br />
31.8.2013 (musim<br />
cuti perayaan)<br />
• PTJ perlu melaraskan perbelanjaan yang belum<br />
dikemaskini dalam eSPKB. (Status 8 di GFMAS)<br />
• PTJ perlu mengunci masuk maklumat kutipan yang<br />
diterima mulai 16 Mei 2013<br />
15. Pukal – Borang Kew 310 dan Kew 311<br />
PTJ Modul Pelarasan<br />
Rekod eSPKB/<br />
eTerimaan di Kod<br />
Perakaunan baru<br />
(PPN perlu<br />
membantu PTJ)<br />
Mengemukakan senarai Maklumat Data Induk Akaun Pukal<br />
kepada PTJ untuk tindakan kemaskini kod perakaunan baru.<br />
Sedia dan hantar Borang Kew 310 dengan menggunakan Kod<br />
Perakaunan baru untuk mewujudkan rekod pukal.<br />
BPOPP/JMS/<br />
PPN<br />
PTJ<br />
Selepas<br />
Perakaunan<br />
dipancarkan<br />
eSPKB<br />
Kod<br />
baru<br />
ke<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 8
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
Sediakan Borang Kew 311 untuk membatalkan Kod Perakaunan<br />
lama. (Rujuk Bahagian B: Garis <strong>panduan</strong> pukal bagi <strong>penyusunan</strong><br />
<strong>semula</strong> <strong>kementerian</strong> untuk PP)<br />
PTJ Tarikh akhir PTJ<br />
kemuka Kew 310<br />
15.7.2013.<br />
16. Emolumen dan Proses Gaji<br />
1. Data Gaji peringkat Kementerian (KST) perlu dilakukan secara<br />
perpindahan<br />
a) Jana senarai pegawai dalam KST melalui sistem GFMAS dan<br />
emel kepada BPTM. (Senarai yang telah disahkan hendaklah<br />
dihantar kepada KTT untuk tujuan rekod dan audit)<br />
b) Menghantar Borang SG10- Borang mewujudkan Pusat<br />
Pembayar (PC) ke BPTM untuk tindakan mewujudkan PC .<br />
c) BPTM kemaskini secara batch data gaji KST ke KTT.<br />
2. Data Gaji PTJ KST yang berada dalam PPN yang sama akan<br />
dibuat melalui perubahan gaji SG20 dengan pindaan kepada<br />
Kod perakaunan baru<br />
a) Menghantar Borang SG10- Borang Mewujud/<br />
membatalkan Butir-butir Pusat Pembayar ke BPTM bagi<br />
tujuan perubahan kod Pusat Pembayar (PC).<br />
b) Sediakan SG20 untuk buat perubahan Cost center, Vot<br />
dan Paycenter kepada PPN (SG20 dengan Action T10-<br />
dokumen SG20 sebagai dokumen sokongan)<br />
c) Daripada SG20 tersebut, PPN boleh kemaskini perubahan<br />
Cost center, Vot dan Paycenter baru secara batch melalui<br />
t-code ZRPY067 mengikut paycenter (Tukar IT001- Org.<br />
Assignment Secara Batch).<br />
3. Seperate cycle tidak dibenarkan dalam tempoh ini. PTJ KST<br />
hendaklah menyediakan baucer berasingan gaji Julai 2013<br />
bagi pegawai terlibat dan kemukakan kepada PP KST dan PPN<br />
selewat-lewatnya 15.7.2013.<br />
17. Gaji – Pembayaran gaji kepada kakitangan/Pekerja Bergaji Hari<br />
a) PTJ KST perlu hantar SG20 (Daily Rated) Tindakan<br />
Penamatan T65 dengan tarikh tindakan 01.06.2013 (untuk<br />
pembayaran Pekerja Bergaji Hari menggunakan baucar<br />
bayaran kerana date run payment Daily Rated dengan<br />
Regular Cycle).<br />
b) PTJ KST perlu menyemak dengan KTT sama ada Pusat<br />
pembayar telah diwujudkan bagi PTJ berkenaan dan pastikan<br />
KST<br />
PTJ/KST<br />
BPTM<br />
PTJ/KTT<br />
PTJ/KTT<br />
PTJ<br />
PPN<br />
PP KST<br />
PTJ<br />
KST/PPN<br />
Selepas proses gaji<br />
07/2013 (15 Julai)<br />
Tarikh akhir hantar<br />
SG10(Wujud)<br />
25.7.2013<br />
Pada 1.8.2013<br />
Bagi perubahan<br />
gaji bulan 08/2013<br />
Boleh dibuat sebaik<br />
sahaja sudah<br />
kenalpasti kod PC<br />
yang baru.<br />
Sebelum proses<br />
gaji 08/2013<br />
(nota: Nombor PC<br />
boleh dikekalkan<br />
sekiranya tiada<br />
pertindihan di KTT)<br />
Penamatan di<br />
tempat lama<br />
(Sebelum pindah<br />
ke KTT)<br />
T65 dengan tarikh<br />
tindakan<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 9
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
status pusat pembayar adalah ‘aktif’ dan bajet untuk objek<br />
29000 telah wujud. Jika pusat pembayar belum diwujudkan,<br />
PTJ perlu mengemukakan permohonan untuk mewujudkan<br />
Pusat Pembayar kepada KTT untuk tindakan 1.7.2013<br />
01/06/2013<br />
c) Bagi PTJ di bawah KST – Kenalpasti senarai nama semua<br />
kakitangan di Daily rated bagi tindakan penghantaran SG20<br />
untuk kemasukan Baru (B60).<br />
18. Kod Pembekal & Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan.<br />
a) Maklumat penerima perseorangan jenis pembekal dan<br />
kakitangan sedia ada akan di pindah secara auto ke PTJ/KTT.<br />
b) Semak kod pembekal di KTT<br />
c) Wujudkan <strong>semula</strong> kod pembekal sekiranya tiada.<br />
d) Bagi kakitangan baru maklumat-maklumat berikut akan<br />
dikemaskini secara auto <strong>dari</strong> GFMAS ke eSPKB dengan<br />
maklumat-maklumat berikut :-<br />
i) No. Kad Pengenalan<br />
ii) No. Siri Pembekal<br />
iii) Jenis Penerima<br />
iv) Nama<br />
v) Jab dan PTJ Bayar<br />
vi) No. Gaji<br />
vii) Email/ No.HP<br />
19. Buku Tunai Cerakinan (Jika Berkenaan)<br />
Buku Tunai Cerakinan dihantar ke KST sebelum perpindahan.<br />
Buku Tunai Cerakinan perlu dihantar ke KTT selepas<br />
perpindahan.<br />
Penghantaran KKWT setiap bulan atau Buku Tunai Kew 248.<br />
20. Kod Pembayar dan Penerima (Vendor & Customer)- GFMAS<br />
EGAG<br />
PTJ<br />
PTJ<br />
BPTM/PP<br />
PTJ<br />
yang<br />
berkaitan<br />
Selepas pindah ke<br />
KTT<br />
Medan-medan lain<br />
di modul ini perlu<br />
dikemaskini oleh<br />
PTJ<br />
Sebelum pindah ke<br />
KTT<br />
Selepas pindah ke<br />
KTT<br />
Kod Pembayar dan penerima perlu diwujudkan bagi KTT PP Selepas pindah ke<br />
KTT.<br />
21. Pengurusan Akaun Panjar<br />
Penutupan akaun panjar perlu dibuat terlebih dahulu di KST<br />
diikuti pembukaan panjar di KTT.<br />
KST dan KTT perlu mengenalpasti akaun panjar yang perlu<br />
dibuka di KTT yang mana sekiranya terdapat akaun panjar yang<br />
boleh digunapakai bersama, KTT tidak perlu buka yang baru, KTT<br />
PP<br />
KST/KTT<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 10
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
hanya perlu mohon tambahan dana/ had apungan <strong>dari</strong> pihak<br />
BPOPA<br />
a. Panjar Wang Runcit<br />
i) PTJ di bawah KST hendaklah membuat rekupmen akhir<br />
untuk memenuhi jumlah apungan asal yang diluluskan oleh<br />
BPOPA. Proses kelulusan oleh PPN selewat-lewatnya pada<br />
11.07.2013.<br />
ii) PTJ tidak dibenarkan membuat perbelanjaan di bawah<br />
panjar selepas rekupmen terakhir pada 9.7.2013<br />
iii) Jumlah apungan perlu dibankkan bagi tujuan menutup<br />
akaun panjar di PP . Sila gunakan jenis urusniaga panjar di<br />
penyata pemungut. Bank in selewat-lewatnya pada<br />
12.07.2013<br />
iv) KTT hendaklah mengemukakan permohonan membuka<br />
panjar baru bagi PTJ KST. Permohonan panjar yang<br />
dikemukakan ke BPOPA dibuat secara pukal (permohonan<br />
dibuat dalam satu senarai dan satu justifikasi<br />
permohonan).<br />
v) Baucar bayaran apungan panjar baru perlu dibuat di PP<br />
bagi tujuan membuka akaun panjar.<br />
** BPOPA perlu ALE kod Panjar ke PP<br />
b. Panjar Tiga Perduabelas<br />
i) Bagi panjar luar negara, cut of date untuk penutupan buku<br />
tunai dan transaksi menggunakan kod jabatan lama (KST)<br />
adalah pada 30 Jun 2013 dan akan diproses mengikut<br />
tarikh-tarikh seperti di perkara 21 (a).<br />
22. Akaun Amanah dan deposit<br />
a) Transaksi terakhir bayaran perlu diselesaikan selewat-lewat<br />
pada 15.7.2013 dan pelarasan akaun pada 26.07.2013<br />
b) Akaun subsidiari hendaklah dipastikan bersamaan dengan<br />
baki di akaun kawalan (GL) seperti baki di laporan C350/<br />
A441<br />
c) Sediakan Laporan Kawalan bagi Baki GL (Amanah/Deposit)<br />
dan jana, semak serta sahkan dengan Laporan (C350 / A441)<br />
dengan Laporan Kawalan sebelum jurnal pelarasan dikunci<br />
masuk ke GFMAS.<br />
d) Untuk pindah baki akaun amanah dan deposit dilakukan<br />
PTJ KST<br />
KTT<br />
PTJ<br />
PTJ<br />
KST<br />
PP KST/PPN<br />
Rekupmen terakhir<br />
pada 9.7.2013<br />
Selepas jumlah<br />
apungan sama<br />
dengan kelulusan<br />
asal BPOPA<br />
Selewat-lewatnya<br />
selepas penutupan<br />
akaun panjar lama<br />
Selepas mendapat<br />
kelulusan BPOPA<br />
Transaksi mulai 1<br />
Julai akan terus di<br />
caj ke kod jabatan<br />
baru (KTT).<br />
Selepas tarikh<br />
penyesuaian<br />
bulanan<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 11
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
dalam 2 keadaan iaitu:<br />
i. PTJ KST yang berada dalam PPN yang sama hendaklah<br />
menyediakan jernal pindahan baki secara manual<br />
berdasarkan C350/A441 bagi bulan 07/2013 dan<br />
dikemukakan kepada PPN untuk dikunci masuk di<br />
GFMAS sebaik menerima kod perakaunan baru.<br />
PTJ KST/PPN<br />
ii.<br />
PTJ KST yang Pejabat Perakaunannya akan dibubarkan<br />
atau berlainan, perlu menyediakan jernal pindahan baki<br />
secara manual berdasarkan C350/A441 bagi bulan<br />
07/2013 dan dikemukakan kepada PP KST dan PP KTT<br />
untuk dikunci masuk di GFMAS.<br />
Catatan Perakaunan adalah seperti berikut:<br />
a) Amanah KST<br />
DR Amanah (Kod perakaunan lama)<br />
CR GL Conversion (Kod perakaunan lama)<br />
b) Amanah KTT<br />
DR GL Conversion (Kod perakaunan baru)<br />
CR Amanah (Kod perakaunan baru)<br />
PTJ KST/PP<br />
KST/PP TT<br />
23. Pinjaman Kenderaan/ Komputer/ Pendahuluan diri<br />
a) Untuk pindah baki GL akaun pinjaman di KST dilakukan<br />
dalam 2 keadaan iaitu:<br />
i) PTJ KST yang berada dalam PPN yang sama hendaklah<br />
menyediakan jurnal pindah baki kepada KTT<br />
berdasarkan C350/A441 bulan 07/2013 sebaik<br />
menerima kod perakaunan baru.<br />
ii) KST yang Pejabat Perakaunannya akan dibubarkan atau<br />
berlainan, pindahan baki akan dibuat melalui jurnal oleh<br />
KST.<br />
b) Dokumen sokongan: Senarai peminjam yang bersamaan<br />
dengan C350/A441 mesti disertakan. PTJ serahkan senarai<br />
peminjam kepada KTT<br />
c) Permohonan baru bagi pinjaman kenderaan/<br />
komputer/pendahuluan diri termasuk permohonan yang<br />
telah diluluskan di KST yang masih belum dibuat bayaran<br />
perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan KTT.<br />
d) Permohonan pulangan balik lebihan bayaran yang baru<br />
termasuk yang telah dihantar ke Bahagian Akaun KST tetapi<br />
yang masih belum dibuat bayaran perlu dikemukakan ke<br />
Bahagian Akaun KTT.<br />
PTJ/ KST<br />
PTJ/ KST<br />
KST<br />
KST/KTT<br />
KST/KTT<br />
PTJ KTT<br />
Selepas tarikh<br />
penyesuaian<br />
bulanan<br />
Selepas black out<br />
period<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 12
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
e) PTJ akan terus menyenggara lejer peminjam.<br />
f) BPTM (GALMOS) akan tarik data subsidiari (Doc60) HR & FI<br />
<strong>dari</strong> setiap server GFMAS KST<br />
g) Sync data untuk update data peminjam dengan PTJ baru<br />
(selepas semua data gaji telah di assign di bawah PTJ KTT).<br />
h) Melakukan kemaskini maklumat Jabatan Pengguna dan<br />
Maklumat Pegawai Pengesah<br />
24. Akaun bank<br />
a) Tarikh terakhir (pagi) pembayaran melalui cek dan EFT dan<br />
membankkan kutipan ke akaun terimaan.<br />
b) Mengakaunkan semua transaksi yang melibatkan akaun EFT<br />
dan terimaan (contoh, penyata pemungut dan pindahan<br />
antara akaun bank) dengan memastikan:<br />
i) buku tunai dan akaun bank berbaki 0<br />
ii) semua item outstanding di penyata penyesuaian<br />
bank diambil tindakan/diselaraskan.<br />
c) Mengakaunkan semua transaksi yang melibatkan akaun<br />
bayaran (contoh, pindahan dana, posting slip dan<br />
pembatalan cek melebihi 3 bulan) dengan memastikan:<br />
i) Buku tunai berbaki 0<br />
ii) Baki di bank dapat menampung cek-cek yang belum<br />
ditunaikan<br />
iii) Baki di bank yang melebihi jumlah amaun cek-cek<br />
yang belum ditunaikan boleh/perlu dipindahkan ke<br />
ibu pejabat atau akaun Bayaran EDU.<br />
iv) Penyata penyesuaian bank akaun bayaran hanya<br />
mempunyai outstanding item untuk item kredit di<br />
buku tunai, tiada di penyata bank (cek yang telah<br />
dikeluarkan tetapi belum ditunaikan sahaja)<br />
v) Proses penyesuaian bank diteruskan setiap hari<br />
sehingga item tertunggak diselesaikan atau sehingga<br />
semua cek-cek dibatalkan apabila tamat tempoh (3<br />
bulan <strong>dari</strong> tarikh cek terakhir dikeluarkan).<br />
d) Semua item tertunggak diselesaikan atau sehingga semua<br />
cek-cek dibatalkan apabila tamat tempoh (3 bulan <strong>dari</strong> tarikh<br />
cek terakhir dikeluarkan).<br />
i) Baki Buku tunai sama dengan baki di bank<br />
ii) Pindahan semua baki di bank ke bank HO/EDU<br />
PTJ KTT<br />
BPTM<br />
BPTM<br />
KST<br />
KST<br />
KST<br />
KST<br />
KST<br />
Selepas black out<br />
period<br />
Mulai pada<br />
30.7.2013<br />
Iaitu selepas data<br />
payroll di<br />
kemaskini di KTT<br />
25.7.2013<br />
Selepas cut off date<br />
Selepas cut off date<br />
Tarikh penamatan<br />
server AO KST<br />
31.10.2013<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 13
25. Cek/EFT Terbatal<br />
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
Cek terbatal selepas cut off date hendaklah diakaunkan ke kod<br />
perakaunan baru.<br />
Gantian Cek/EFT terbatal selepas cut off date hendaklah<br />
menggunakan kod perakaunan baru.<br />
26. Baki GL<br />
a) Sediakan Laporan Kawalan bagi Baki GL (Belanja/Hasil) dan<br />
jana, semak serta sahkan dengan Laporan (C450 / C480 /<br />
C470) dengan Laporan Kawalan sebelum jurnal pelarasan<br />
dikunci masuk ke GFMAS. Kemukakan kepada PTJ untuk<br />
penyediaan jurnal.<br />
PTJ/KST Mulai 1/11/2013<br />
Tarikh cut-off bagi<br />
akaun bank adalah<br />
pada 31/10/2013<br />
PPN KST/PP<br />
KTT<br />
b) Untuk pindah baki akaun belanja dan hasil dilakukan dalam 2<br />
keadaan iaitu:<br />
i. PTJ KST dalam PPN yang sama hendaklah menyediakan<br />
jurnal pelarasan belanja dan hasil secara manual bagi<br />
tempoh 16/5/2013 hingga 28/7/2013 (kod perakaunan<br />
yang baru) dan dikemukakan kepada PPN untuk dikunci<br />
masuk oleh PPN.<br />
PTJ/PP<br />
KST/PPN<br />
Catatan Perakaunan adalah seperti berikut:<br />
a) Belanja<br />
DR PTJ KTT (Kod perakaunan baru)<br />
CR PTJ KST (Kod perakaunan lama)<br />
b) Hasil<br />
DR PTJ KST (Kod perakaunan lama)<br />
CR PTJ KTT (Kod perakaunan baru)<br />
ii. PTJ KST yang Pejabat Perakaunannya akan dibubarkan<br />
atau bertukar Kementerian hendaklah menyediakan<br />
jurnal pelarasan belanja dan hasil secara manual bagi<br />
tempoh 16/5/2013 hingga 28/7/2013 ke PTJ KTT (kod<br />
perakaunan yang baru) dengan menggunakan kod GL<br />
conversion. Kemukakan jernal kepada PP KTT untuk<br />
dikunci masuk dalam GFMAS.<br />
Catatan Perakaunan adalah seperti berikut:<br />
a) Belanja KST<br />
DR GL Conversion (Kod perakaunan lama)<br />
CR Belanja (Kod perakaunan lama)<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 14
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
b) Hasil KST<br />
DR Hasil (Kod perakaunan lama)<br />
CR GL Conversion (Kod perakaunan lama)<br />
c) Belanja KTT<br />
DR Belanja (Kod perakaunan baru)<br />
CR GL Conversion (Kod perakaunan baru)<br />
d) Hasil KTT<br />
DR GL Conversion (Kod perakaunan baru)<br />
CR Hasil (Kod perakaunan baru)<br />
c) Jana, semak dan sahkan Laporan (C450 / C480 / C470)<br />
dengan Laporan Kawalan selepas jurnal pelarasan dikunci<br />
masuk.<br />
Nota:<br />
*Hasil dan belanja bagi tempoh antara 1/1/2013 hingga<br />
15/5/2013 yang masih berada di KST akan dibawa ke Akaun<br />
Kawalan KTT melalui jurnal pelarasan selepas proses bawa baki<br />
ke hadapan 2014 di HO.<br />
27 Modul ALE<br />
Bagi Kementerian yang dimansuhkan, perlu<br />
a) Pastikan semua iDOC FIDCC1 <strong>dari</strong> server KST ke server HO<br />
telah diproses apabila dimaklumkan oleh BPOPA bahawa<br />
tidak ada lagi prosesan di KST.<br />
b) Melakukan perbandingan akaun GL antara KST dengan HO<br />
untuk memastikan semua iDOC FIDCC1 <strong>dari</strong> server lama<br />
telah berjaya sampai di HO<br />
BPTM<br />
BPTM<br />
Selepas tarikh<br />
Penutupan akaun<br />
Selepas tarikh<br />
Penutupan akaun<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 15
LAMPIRAN A<br />
GARIS PANDUAN PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN DARI<br />
KEMENTERIAN PENYERAH TUGAS KE KEMENTERIAN PENERIMA TUGAS<br />
BAHAGIAN B: Garis <strong>panduan</strong> pukal bagi <strong>penyusunan</strong> <strong>semula</strong> <strong>kementerian</strong> untuk Pejabat Perakaunan<br />
Garis <strong>panduan</strong> ini bertujuan bagi membantu Pejabat Perakaunan berkaitan dengan pembayaran<br />
Pukal melalui sistem GFMAS selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 2013 dan<br />
Garis Panduan Perakaunan Perbelanjaan, Hasil dan Akaun Amanah bagi tahun 2013 berikutan<br />
<strong>penyusunan</strong> <strong>semula</strong> <strong>kementerian</strong> yang telah dikeluarkan oleh Akauntan Negara Malaysia pada 28<br />
Jun 2013.<br />
Pembayaran pukal di Kementerian Penerima Tugas (KTT) dengan menggunakan kod-kod<br />
perakaunan yang baru ini akan berkuatkuasa mulai 16 Julai 2013.<br />
Tatacara yang perlu dilakukan oleh Pejabat Perakaunan KST dan KTT adalah seperti berikut:<br />
1. Pejabat perakaunan Kementerian Penyerah Tugas (KST) dikehendaki menjana tiga (3)<br />
salinan Laporan Akaun Pukal Dipertanggungkan (ZRAP005) dan mengemukakan laporan<br />
tersebut kepada PTJ yang berkenaan untuk semakan dan tindakan pengemaskinian kod<br />
perakaunan.<br />
2. Tiga(3) salinan laporan tersebut dihantar kepada:<br />
a. PTJ KST – untuk semakan dan pengesahan<br />
b. PP KST dan PP KTT- untuk rekod<br />
c. Agensi Pukal – untuk tindakan penghantaran AP503<br />
3. Pejabat perakaunan KST hendaklah memastikan PTJ yang terlibat perlu menyemak data<br />
induk akaun pukal tersebut dan mengisi Borang Mewujudkan/Membatalkan Akaun Sistem<br />
Bayaran Pukal (Kew310) bagi tujuan pembatalan nombor akaun di pejabat perakaunan<br />
lama (KST) dan borang Kew310 bagi tujuan pengwujudan nombor akaun di pejabat<br />
perakaunan baru (Kementerian Penerima Tugas (KTT)) dan hantar borang tersebut ke<br />
pejabat perakaunan yang terlibat.<br />
4. Pejabat Perakaunan KST dan KTT hendaklah mengemukakan borang Kew310 (Borang<br />
Menwujudkan/Membatalkan Akaun Pukal) kepada Agensi Pukal.<br />
5. Agensi Pukal perlu mewujudkan data akaun pukal (AP503) untuk PP KTT bagi tujuan<br />
pembilan bulan Ogos 2013.<br />
6. Borang Kew310/311 yang diserahkan oleh PTJ hendaklah disemak dan pejabat<br />
perakaunan KST dikehendaki memastikan proses pembilan bagi bulan Julai 2013 selesai<br />
sebelum atau pada 15 Julai 2013.<br />
7. Agensi pukal hanya boleh membuat pembilan bagi bil bulan Ogos 2013 apabila aktiviti<br />
pengwujudan/ pembatalan selesai di peringkat PP.<br />
Tarikh kemaskini : 10/06/2013 16
Change language