jktu - Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

sprm.gov.my

jktu - Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

MANUAL PENYEDIAAN

LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR

URUS (JKTU)

BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN

SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA

SELAKU URUS SETIA JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS

PERINGKAT KEBANGSAAN


PRAKATA

Manual Penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU ini diterbitkan untuk

diguna pakai oleh semua urus setia JKTU peringkat Kementerian dan

Kerajaan Negeri. Urusan penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU adalah

penting dan perlu dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan

sejajar dengan Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009. Oleh yang

demikian, Bahagian Keutuhan Pengurusan, Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah Malaysia selaku urus setia Penyelaras JKTU Peringkat Kebangsaan

mengambil langkah proaktif untuk menyediakan manual khusus ini.

Objektif manual ini adalah untuk:

i. Menerangkan peruntukan kuasa, keanggotaan dan

tanggungjawab urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

(JKTU);

ii. Menetapkan format penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU

yang seragam dan berkualiti; dan

iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus

JKTU secara menyeluruh bagi mengenal pasti isu, masalah dan

langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma

rujukan JKTU.

Semoga manual ini dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran urus

setia dalam menyediakan Laporan Maklum Balas JKTU yang tepat dan

berkualiti. Isu-isu keutuhan sistem pentadbiran, meningkatkan tadbir urus

dan mengurangkan kerenah birokrasi dalam sektor awam yang

dibangkitkan dalam Laporan Maklum Balas JKTU diharapkan dapat

menghasilkan keputusan yang efektif dalam memperkukuhkan struktur

sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia. Seterusnya Wawasan

2020 dan gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian

Diutamakan dapat direalisasikan.

Bahagian Keutuhan Pengurusan

Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

20.11.2011

i


KANDUNGAN

Muka

Surat

Prakata

i

Bahagian I Prinsip dan Falsafah JKTU 1

Bahagian II Punca Kuasa 3

Bahagian III

Peranan dan Struktur Tanggungjawab Urus Setia

JKTU Kementerian atau Negeri

• Struktur Jawatankuasa Keutuhan Tadbir

Urus Di Peringkat Persekutuan Dan Negeri

5

Bahagian IV

Terma Rujukan JKTU (Terms of Reference-TOR)

• Penjelasan Tujuh Terma Rujukan JKTU

8

Bahagian V

Asas-Asas Mengenal Pasti Isu

• Isu JKTU

• Fokus Utama Isu JKTU

• Asas-Asas Mengenal Pasti Isu

14

Bahagian VI

Penjelasan Borang Laporan Maklum Balas

• Penjelasan Kandungan Laporan Maklum Balas

• Format Laporan Maklum Balas – Borang A

dan Borang B

17

Bahagian VII

Kaedah Penyediaan Laporan Maklum Balas

• Penyediaan Laporan

• Contoh laporan

23

ii


BAHAGIAN I

PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU

1


PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU

“Untuk menterjemahkan aspirasi dan komitmen kepimpinan negara

berlandaskan konsep “1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian

Diutamakan”

dalam pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada

masyarakat umum. Justeru, kepuasan hati pelanggan dan pihak

berkepentingan (stakeholders) menjadi keutamaan dan prestasi

pencapaian ditambah baik secara berterusan”

Usaha untuk memantapkan keutuhan pentadbiran, mempertingkatkan

tadbir urus dan mengurangkan karenah birokrasi dalam sektor awam

perlu dilaksanakan secara bersepadu dan menyeluruh. Tindakantindakan

ini tidak boleh dilaksanakan dan bergerak secara bersendirian

kerana akan melibatkan isu pertindihan tugas yang pastinya akan

membazirkan masa, tenaga dan kos.

Tindakan-tindakan yang dihuraikan dalam arahan ini perlu

dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan bagi memastikan

pencapaian Wawasan 2020 dan Gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan,

Pencapaian Diutamakan.

2


BAHAGIAN II

PUNCA KUASA

3


PUNCA KUASA

1. Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 – Gerakan

Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan

Malaysia : Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)

menetapkan:-

1.1 Penubuhan Jawatankuasa

Pengerusi JKTU, iaitu Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri,

Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan Negeri,

Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di

peringkat persekutuan dan negeri hendaklah menubuhkan

Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di bawah kuasa

dan kawalan masing-masing.

1.2 Kekerapan Mesyuarat JKTU

Semua Pengerusi JKTU perlu mengadakan mesyuarat masingmasing

dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun.

1.3 Penyediaan Laporan Maklum Balas

Semua Urus Setia JKTU peringkat kementerian dan negeri perlu

membuat analisa terhadap isu-isu yang dikemukakan oleh

JKTU Jabatan/Agensi dan menyediakan laporan maklum balas

sebagaimana format di Lampiran A dan Lampiran B.

1.4 Mengemukakan Laporan Maklum Balas

Laporan Maklum Balas perlu dikemukakan sebelum atau pada

minggu kedua bulan Januari, Mei dan September kepada

Penyelaras JKTU/Urus Setia Bersama Kepada JKKMKPK di

alamat:

Ketua Pesuruhjaya,

Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

Blok D6 Kompleks D

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

Peti Surat 6000

62007 PUTRAJAYA

(U/P: Pengarah Bahagian Keutuhan Pengurusan)

4


BAHAGIAN III

PERANAN DAN STRUKTUR

TANGGUNGJAWAB URUS SETIA

JKTU KEMENTERIAN ATAU

KERAJAAN NEGERI

5


PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB URUS SETIA JKTU

KEMENTERIAN ATAU NEGERI

1. Menentukan pengurusan Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri

dilaksanakan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual.

2. Mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan

berdasarkan terma-terma rujukan JKTU untuk dibentangkan di

Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri.

3. Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU

Kebangsaan untuk dilaksanakan di peringkat agensi dan jabatan

masing-masing di bawah Kementerian dan Kerajaan Negeri.

4. Menyelaras dan melaksanakan aktiviti pemantauan ke atas

keputusan Mesyuarat JKTU dan melaporkan hasil pemantauan

tersebut kepada Mesyuarat JKKMKPK.

5. Mencetuskan idea penambahbaikan atau pembaharuan berasaskan

isu berkaitan dengan pengurusan Kementerian atau Kerajaan Negeri

yang dibangkitkan oleh Mesyuarat JKTU Kebangsaan untuk

disalurkan kepada peringkat kementerian dan jabatan negeri.

6. Membangun, mengendali dan mengemaskinikan Sistem Pengurusan

Maklumat JKTU Kementerian atau JKTU Negeri.

6


STRUKTUR JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

DI PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI

JEMAAH MENTERI

JKKMKPK

Pengerusi:

YAB Perdana Menteri

Setiausaha Bersama:

KP MAMPU dan Ketua

Pesuruhjaya SPRM

JAWATANKUASA KERJA

KEPADA JKKMKPK

Pengerusi: KP MAMPU

Urus Setia: MAMPU

JAWATANKUASA KEUTUHAN

TADBIR URUS (JKTU)

KEBANGSAAN

Penyelaras: Ketua Pesuruhjaya

SPRM

Urus Setia: SPRM

5 PASUKAN KHAS

PERUNDING JKTU

Pengerusi:

PKPJKTU I – JPM

PKPJKTU II – MAMPU

PKPJKTU III – JPA

PKPJKTU IV – IIM

PKPJKTU V – BPA

JKTU KEMENTERIAN

Pengerusi: YB Menteri

JKTU KERAJAAN NEGERI

Pengerusi: YAB Menteri

Besar/Ketua Menteri

JAWATANKUASA KERJA

KEPADA JKTU KEMENTERIAN

Pengerusi: Ketua Setiausaha

Kementerian

JAWATANKUASA KERJA

KEPADA JKTU NEGERI

Pengerusi: YB Setiausaha

Kerajaan Negeri

JKTU JABATAN/AGENSI

PERSEKUTUAN

Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi

JKTU JABATAN/AGENSI NEGERI

Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi

7


BAHAGIAN IV

TERMA RUJUKAN JKTU

(Terms of Reference-TOR)

8


TERMA RUJUKAN JKTU

1. Dasar dan Perundangan

2. Sistem dan Prosedur Kerja

3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

4. Pengurusan Pelanggan

5. Kawalan Dalaman

6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

7. Pengiktirafan dan Penghargaan

PENJELASAN TUJUH TERMA RUJUKAN JKTU

1. Dasar dan Perundangan

i. Mengenal pasti, mengkaji serta memperakukan pindaan kepada

dasar dan perundangan serta peraturan-peraturan organisasi

untuk mengatasi kelemahan pengurusan serta dapat menutup

ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah

guna kuasa.

ii. Mendokumenkan pelan strategik organisasi untuk

meningkatkan tadbir urus terbaik dan meminimumkan karenah

birokrasi supaya sistem penyampaian berintegriti, akauntabiliti,

amanah, jujur, telus dan responsif terhadap pelanggan.

iii. Melaksanakan pemantauan dan penilaian prestasi pelan

strategik melalui KPI.

Contoh:

a. Untuk meminda dasar-dasar organisasi yang ada elemen

percanggahan kepentingan (conflict of interest).

b. Cadangan meminda undang-undang supaya

penguatkuasaan dapat dijalankan dengan baik.

9


2. Sistem dan Prosedur

i. Mengenal pasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan

prosedur kerja yang lapuk ataupun terlalu rumit sehingga

menimbulkan pelbagai karenah birokrasi serta boleh membuka

ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah

guna kuasa serta memperakukan penambahbaikan.

ii.

Sistem dan prosedur perlulah telus, jelas, mudah difahami,

didokumenkan serta dimaklumkan kepada semua pelaksana.

iii.

Mengurangkan, menggabungkan atau menghapuskan borangborang

yang tidak perlu.

iv. Menggalakkan penggunaan ICT dalam urusan .

v. Menggubal Piagam Pelanggan dan KPI organisasi.

Contoh:

a. Memendekkan tempoh kelulusan sesuatu permohonan

lesen.

b. Ada elemen akauntabiliti dan menetapkan time frame

untuk setiap tindakan dalam sesuatu proses kerja.

3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

i. Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta

penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan

integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi.

ii. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika

disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar,

perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja

sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada

melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah,

penyelewengan dan salah guna kuasa.

10


iii.

Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja

jabatan sebagai panduan kepada warga kerja

kementerian/jabatan/agensi.

Contoh:

a. Melaksanakan program untuk menghayati dan

mengamalkan kod etika oleh semua warga organisasi.

b. Merangka dan melaksanakan program-program nilai-nilai

murni berdasarkan isu-isu integriti yang berlaku dalam

organisasi.

4. Pengurusan Pelanggan

i. Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem

pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka,

mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan.

ii. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada

stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh

mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai

gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah

diamanahkan.

iii. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti

memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan

berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan.

Contoh:

a. Memberi latihan dan kemahiran kepada pegawai khidmat

pelanggan sebagai front liner organisasi supaya dapat

menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan secara cekap,

mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan.

b. Membuat kajian untuk mengukur kepuasan pelanggan

dan membuat penambahbaikan kepada sistem dan

prosedur berkaitan bagi mencapai aduan sifar.

11


5. Kawalan Dalaman

i. Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang

jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan

sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang

cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan

agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang

ditetapkan.

ii.

Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi

diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah

birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah,

salah guna kuasa dan penyelewengan.

Contoh:

a. Mengkaji sama ada mekanisme kawalan dalaman seperti

penyeliaan dan pemantauan adalah mencukupi bagi

memastikan warga organisasi melaksanakan tugas

dengan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan di

samping membuat penambahan kepada kekurangan yang

ada.

b. Melaksanakan job rotation untuk hot job, hot officer atau

hot spot.

6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

i. Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang,

peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja.

ii.

iii.

Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan

segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan

tatatertib terhadap mereka yang terlibat.

Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguat

kuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau

jenayah yang dilakukan oleh warga kerja.

12


Contoh:

a. Mewujudkan satu mekanisme bagi membolehkan

organisasi mengesan sebarang perlanggaran undangundang

atau peraturan oleh warga organisasi.

b. Melaksanakan tindakan tatatertib secara adil dan

konsisten.

7. Pengiktirafan dan Penghargaan

i. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang

menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilainilai

murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat

dan bimbingan agama.

ii.

Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang

melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku

dalam kementerian, jabatan dan agensi.

Contoh:

a. Mempelbagaikan bentuk pengiktirafan dan penghargaan

kepada warga organisasi yang berintegriti seperti

Anugerah Pegawai Contoh Bulanan atau menghantar

mereka menghadiri seminar di dalam atau ke luar negara.

c. Mewujudkan kriteria yang jelas, telus dan adil dalam

pemilihan untuk pengiktirafan dan penghargaan supaya

tidak timbul persepsi negatif terhadap organisasi.

13


BAHAGIAN V

ASAS-ASAS

MENGENAL PASTI ISU

14


ISU JKTU

Isu-isu JKTU adalah isu-isu berkaitan masalah integriti, tadbir urus dan

karenah birokrasi dalam organisasi yang sekiranya tidak ditangani, boleh

membuka ruang dan peluang kepada rasuah, salah guna kuasa,

penyelewengan serta kelemahan-kelemahan pengurusan dalam organisasi.

Sebaiknya isu-isu yang dibangkitkan adalah berbentuk generik.

Penyelesaian isu-isu tersebut bukan sahaja dapat meningkatkan integriti

dan tadbir urus baik dalam organisasi serta meminimumkan karenah

birokrasi, tetapi ianya juga dapat menjimatkan perbelanjaan dan

meningkatkan pendapatan organisasi dan negara, seperti kutipan cukai.

Fokus Utama Isu JKTU

Pengurusan

tatatertib

Rasuah,

penyelewengan &

salahguna kuasa

Aspek

pembangunan

Agihan

bantuan &

subsidi

Penguatkuasaan

Pengurusan

perolehan

FOKUS UTAMA

JKTU

Pengurusan

pelanggan

Pengurusan

stor

Kutipan hasil

Pengurusan

kewangan &

akaun

32

15


ASAS-ASAS MENGENAL PASTI ISU

Isu-isu JKTU boleh diperolehi melalui kaedah seperti berikut:

Secara Proaktif :

i. Kajian

ii. Laporan Biro Pengaduan Awam (BPA)

iii. Laporan Audit

iv. Maklumat daripada SPRM

v. Media massa/elektronik/berita

vi. Pemerhatian

vii. Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI)

Secara Reaktif :

i. Laporan hasil siasatan/khidmat nasihat SPRM/Polis

ii. Aduan-aduan pelanggan

iii. Keputusan Mesyuarat

iv. Arahan pihak pengurusan

16


BAHAGIAN VI

PENJELASAN BORANG

LAPORAN MAKLUM BALAS

17


PENJELASAN KANDUNGAN

LAPORAN MAKLUM BALAS BORANG A DAN B

BORANG A

i. Isu

Menyatakan perkara yang berbangkit berkaitan integriti, tadbir urus

dan karenah birokrasi yang membuka kepada ruang dan peluang

rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.

ii.

Masalah

Menyatakan perkara atau masalah yang boleh berlaku sekiranya isu

tersebut tidak ditangani.

iii. Punca Isu/Masalah

Menyatakan punca atau sebab-sebab mengapa isu tersebut boleh

berlaku.

iv. Penambahbaikan

Menyatakan apakah usaha-usaha yang telah dibuat atau dirancang

untuk mengatasi atau menangani punca-punca kepada isu tersebut.

v. Kesan Penambahbaikan (Kepada Organisasi dan Pelanggan)

Menyatakan apakah kesan positif atau faedah diperolehi dari

penambahbaikan yang dibuat atau dirancang kepada organisasi dan

pelanggan (jangkaan atau sebenar).

18


vi. Usaha-usaha Penyelesaian

Menyatakan apakah tindakan yang diambil atau dibuat untuk

menyelesaikan isu berdasarkan penambahbaikan yang dibuat atau

dicadangkan.

vii. Status Kemajuan

Menyatakan status kemajuan usaha-usaha penyelesaian kepada isu,

iaitu sehingga isu tersebut selesai.

19


BORANG A

FORMAT

LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

1. Dasar dan Perundangan

2. Sistem dan Prosedur Kerja

3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

4. Pengurusan Pelanggan

5. Kawalan Dalaman

6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

7. Pengiktirafan dan Penghargaan

ISU &

MASALAH

PUNCA

ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN

PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN

PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS

KEMAJUAN

Isu:

Punca:

Kesan

penambahbaikan:

Usaha-usaha penyelesaian:

Masalah:

Penambahbaikan:

Status Kemajuan:

20


BORANG B

i. Usaha-Usaha Pembaharuan Dan Pencegahan

Menyatakan pembaharuan atau pencegahan yang telah dibuat dalam

usaha membendung amalan rasuah, salah guna kuasa atau

penyelewengan dalam organisasi termasuk yang dapat menjimatkan

perbelanjaan (value for money) atau meningkatkan hasil organisasi

dan negara.

ii.

Faedah Kepada Organisasi

Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh organisasi hasil dari

usaha-usaha yang dibuat.

iii.

Faedah Kepada Pelanggan

Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh pelanggan organisasi

hasil dari usaha-usaha yang dibuat.

21


Borang B

FORMAT

LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

Sekiranya organisasi ada melaksanakan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek

integriti dalam organisasi, melaporkan dalam Borang B.

B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam

organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan

BIL.

USAHA-USAHA

PEMBAHARUAN DAN

PENCEGAHAN

FAEDAH KEPADA

ORGANISASI

FAEDAH KEPADA PELANGGAN

22


BAHAGIAN VII

KAEDAH PENYEDIAAN

LAPORAN MAKLUM BALAS

23


KAEDAH PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS

Borang A

Salah satu cara untuk penyediaan Laporan Maklum Balas dalam Borang A

adalah dengan mengenal pasti terlebih dahulu apakah isu JKTU yang ada

atau wujud dalam organisasi. Setelah itu dibuat analisis terhadap isu

tersebut dan seterusnya mengisi Borang A berdasarkan Terma Rujukan

JKTU. Kaedah yang boleh digunakan adalah seperti

berikut:

Kenal Pasti Isu JKTU

Kenal Pasti Punca-Punca

Kepada Isu

Kenal Pasti TOR JKTU Terlibat

Berdasarkan Setiap Punca

Kenal Pasti Masalah Yang Boleh

Wujud Sekiranya Isu Itu Tidak Ditangani

Menentukan Langkah-langkah Penambahbaikan Untuk

Mengatasi Berdasarkan Setiap Punca

Kenal Pasti Kesan Positif Atas Penambahbaikan

Kepada Organisasi dan Pelanggan Organisasi

Apakah Usaha-Usaha Penyelesaian

Dan Status Kemajuan

Isi Borang A

24


Contoh 1: Isu Kelewatan Penyiapan Pembinaan Hospital

i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan

penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah:

ISU PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN

Pembinaan

Hospital

lewat

disiapkan

kontraktor - masalah

kewangan

pemilihan kontraktor

- proses direct nego

kementerian lewat

ambil tindakan

penyelia - kurang

pemantauan

1

1

2

Pilih syarikat yang kukuh

kewangan

Pinda dasar/peraturan

Pinda prosedur

5

Sediakan jadual

pemantauan projek

ii.

Senaraikan apakah masalah yang boleh berlaku sekiranya isu itu tidak

ditangani:

a. Hospital tidak dapat disiapkan mengikut perancangan

b. Diperlukan kos tambahan untuk menyiapkannya

iii. Senaraikan kesan positif kepada organisasi dan pelanggan sekiranya

penambahbaikan dibuat:

a. Projek akan datang dapat disiapkan mengikut jadual

b. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap

perkhidmatan awam dan kerajaan

c. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat

d. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan

iv. Nyatakan setakat mana usaha-usaha telah dibuat untuk berhubung

dengan cadangan penambahbaikan serta status kemajuannya.

v. Isikan Borang A mengikut Terma Rujukan JKTU yang terlibat.

25


LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

BILANGAN .....1...... TAHUN ..2011.....

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 1 : Dasar dan Perundangan

ISU & MASALAH

PUNCA ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN

PELANGGAN)

USAHA-USAHA

PENYELESAIAN DAN STATUS

KEMAJUAN

Isu:

Pembinaan Hospital

lewat disiapkan

Masalah:

1. Hospital tidak

dapat digunakan

dan menjejaskan

perancangan

Kementerian

2. Kos tambahan

diperlukan untuk

menyiapkannya

Punca:

1. Kontraktor tidak dapat

menyiapkan projek

mengikut tempoh kerana

masalah kewangan

2. Pemilihan kontraktor

yang tidak tepat kerana

proses ‘direct nego’

Penambahbaikan:

1. Memilih syarikat yang

kukuh kewangannya

2. Meminda peraturan

supaya projek yang

memerlukan kepakaran

dibuat secara ‘open

tender’

Kesan penambahbaikan:

1. Projek dapat disiapkan

mengikut tempoh ditetapkan

2. Boleh meningkatkan imej

dan keyakinan rakyat

terhadap perkhidmatan

awam dan kerajaan

3. Dapat mengurangkan

persepsi negatif rakyat

(kelewatan)

4. Tambahan kos boleh

dielakkan/dijimatkan

Usaha-usaha penyelesaian:

Pindaan peraturan dalam

Pekeliling telah disediakan dan

dikemukakan kepada KSP

Status Kemajuan:

KSP telah bersetuju cadangan

pindaan dan akan

dibentangkan dalam mesyuarat

26


A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 2: Sistem dan Prosedur

ISU & MASALAH

PUNCA ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN

PELANGGAN)

USAHA-USAHA

PENYELESAIAN DAN STATUS

KEMAJUAN

Isu:

Pembinaan Hospital

lewat disiapkan

Masalah:

1. Hospital tidak

dapat digunakan

dan menjejaskan

perancangan

Kementerian

2. Kos tambahan

diperlukan untuk

menyiapkannya

Punca:

Kementerian lewat

mengambil tindakan apabila

terdapat tanda-tanda

kontraktor bermasalah

Penambahbaikan:

Meminda prosedur sedia

ada yang menyebabkan

kelemahan tersebut

Kesan penambahbaikan:

1. Projek dapat disiapkan

mengikut tempoh ditetapkan

2. Boleh meningkatkan imej

dan keyakinan rakyat

terhadap perkhidmatan

awam dan kerajaan

3. Dapat mengurangkan

persepsi negatif rakyat

(kelewatan)

4. Tambahan kos boleh

dielakkan/dijimatkan

Usaha-usaha penyelesaian:

1. Pindaan MPK & FM telah

dilaksanakan dan

dikemukakan kepada KSU

2. Memastikan prosedur

dipatuhi melalui latihan dan

penyeliaan

3. Taklimat akan diadakan

berkaitan pindaan tersebut

Status Kemajuan:

KSU telah bersetuju cadangan

pindaan dan dalam tindakan

menyediakan dokumen pindaan

MPK dan FM

27


A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman

ISU & MASALAH

PUNCA ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN

PELANGGAN)

USAHA-USAHA

PENYELESAIAN DAN STATUS

KEMAJUAN

Isu:

Pembinaan Hospital

lewat disiapkan

Masalah:

1. Hospital tidak

dapat digunakan

dan menjejaskan

perancangan

Kementerian

2. Kos tambahan

diperlukan untuk

menyiapkannya

Punca:

1. Kurang pemantauan

daripada penyelia

projek

Penambahbaikan:

1. Menyediakan jadual

pemantauan projek

yang perlu dipatuhi

oleh penyelia yang

online kepada pejabat

KSU

Kesan penambahbaikan:

1. Projek dapat disiapkan

mengikut tempoh

ditetapkan

2. Boleh meningkatkan imej

dan keyakinan rakyat

terhadap perkhidmatan

awam dan kerajaan

3. Dapat mengurangkan

persepsi negatif rakyat

(kelewatan)

4. Tambahan kos boleh

dielakkan/dijimatkan

Usaha-usaha penyelesaian:

1. Jadual Pemantauan Projek

telah disediakan dan telah

dibuat secara online

kepada KSU

Status Kemajuan:

Penggunaan Jadual

Pemantauan Projek dan sistem

online telah dimulakan sejak

Mei 2010

28


Contoh 2: Isu Kehilangan Peralatan Pejabat

i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan

penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah:

PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN

1.

PENYELIAAN

TIDAK

BERKESAN

‣Kurang Komitmen TOR 3 •Kaunseling

•Kursus Motivasi

‣Tiada Garis Panduan TOR 2 • Mewujudkan Garis Panduan Penyeliaan

‣Tiada Pemantauan Pihak

Atasan

TOR 5

• Meningkatkan Pemantauan

Garis Panduan

‣Tiada Peraturan yang jelas TOR 1 • Mewujudkan Peraturan Jelas

2.

SISTEM

KESELAMATAN

TIDAK EFEKTIF

‣Ada prosedur tapi tidak

dipatuhi

TOR 3

TOR 5

•Kursus meningkatkan integriti

•Penguatkuasaan

•Motivasi

‣Sistem ada telah lapuk TOR 2 •Mewujudkan sistem baru

‣Tiada penyelenggaraan TOR 1 •Mewujudkan dasar berkaitan

penyelenggaraan

3.

PEGAWAI

TIDAK

AMANAH

‣Kurang Komitmen TOR 3 •Latihan

•Motivasi

‣Tidak Mengikut Peraturan TOR 3 •Latihan

•Motivasi

ii. Tindakan seterusnya seperti Contoh 1.

29


CONTOH

LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

BILANGAN .....2..... TAHUN ...2011.......

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 1 : Dasar & Perundangan

ISU & MASALAH

PUNCA

ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN

STATUS KEMAJUAN

Isu:

Punca:

Kesan penambahbaikan:

Usaha-usaha penyelesaian:

29

Kehilangan Peralatan

Pejabat

Masalah:

Menyukarkan tugas

harian dilaksanakan

kerana kekurangan

peralatan di pejabat

• Mengakibatkan

kerugian kepada

jabatan

• Menjejaskan imej

jabatan

Tiada Peraturan yang

jelas berkaitan

Kawalan dan

Penyelenggaraan

Peralatan Pejabat

Penambahbaikan:

1. Mewujudkan satu

Peraturan yang jelas

mengenai kawalan

dan penyelenggaraan

Peralatan Pejabat

2. Memberikan

kursus/latihan

berkaitan

pengendalian

peralatan pejabat

• Masalah kehilangan peralatan

pejabat dapat dikurangkan

• Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

1. Peraturan Mengenai Kawalan dan

Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah

disediakan dan diluluskan oleh

Pengurusan Tertinggi

2. Dua kursus mengenai Peraturan

Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan

Peralatan Pejabat dirancang pada tahun

2012

Status Kemajuan:

1. Peraturan Mengenai Kawalan dan

Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah

dikuatkuasakan mulai 1 Disember 2011

dan kajian akan dibuat untuk melihat

keberkesanannya

2. Bahagian Latihan sedang

menyediakan modul kursus

30


A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 2 : Sistem & Prosedur

ISU & MASALAH

PUNCA

ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN

STATUS KEMAJUAN

Isu:

Punca:

Kesan penambahbaikan:

Usaha-usaha penyelesaian:

Kehilangan Peralatan

Pejabat

Masalah:

• Menyukarkan tugas

harian dilaksanakan

kerana kekurangan

peralatan di pejabat

• Mengakibatkan

kerugian kepada

jabatan dan kerajaan

MPK dan FM sedia

ada telah lapuk dan

tidak relevan dengan

masa kini

Penambahbaikan:

Mengemas kini MPK

dan FM mengenai

tatacara kawalan dan

penyelenggaraan

Peralatan Pejabat

yang jelas dan relevan

dengan keadaan

semasa

• Masalah kehilangan

peralatan pejabat dapat

dikurangkan

• Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

1. MPK dan FM mengenai Kawalan dan

Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah

dikemas kini termasuk memasukkan

elemen akauntabiliti, check and balance

serta time frame

2. Satu taklimat mengenai pindaan

tersebut akan diadakan setelah

diluluskan oleh Bahagian Dasar

Status Kemajuan:

Bahagian Dasar masih mengkaji

pindaan MPK dan FM berkaitan

• Menjejaskan imej

jabatan

31


A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 3 : Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

ISU & MASALAH

PUNCA

ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN

STATUS KEMAJUAN

Isu:

Punca:

Kesan penambahbaikan:

Usaha-usaha penyelesaian:

Kehilangan Peralatan

Pejabat

Masalah:

• Menyukarkan tugas

harian dilaksanakan

kerana kekurangan

peralatan di pejabat

• Mengakibatkan

kerugian kepada

jabatan

• Menjejaskan imej

jabatan

Kurang Komitmen dan

sikap tidak

bertanggungjawab

pegawai dan

kakitangan

Penambahbaikan:

• Memberi Kursus

Motivasi dan

latihan kepada

pegawai /

kakitangan

• Mengadakan sesi

kaunseling kepada

pegawai dan

kakitangan

• Masalah kehilangan peralatan

pejabat dapat dikurangkan

kerana wujud kesedaran dan

perasaan tanggungjawab di

kalangan pegawai dan

kakitangan di pejabat

• Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

• Empat Kursus Motivasi dirancang

diadakan pada tahun 2012 untuk

meningkatkan sikap integriti dan

tanggungjawab pegawai dan

kakitangan

• Sesi kaunseling akan diberikan

kepada pegawai dan kakitangan

bermasalah dari semasa ke semasa

Status Kemajuan:

Bahagian Latihan sedang merangka

modul Kursus Motivasi untuk

dilaksanakan pada tahun 2012

32


A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman

ISU & MASALAH

PUNCA

ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN

STATUS KEMAJUAN

Isu:

Punca:

Kesan penambahbaikan:

Usaha-usaha penyelesaian:

Kehilangan Peralatan

Pejabat

Masalah:

• Menyukarkan tugas

harian dilaksanakan

kerana kekurangan

peralatan di pejabat

• Mengakibatkan

kerugian kepada

jabatan

• Menjejaskan imej

jabatan

Tiada mekanisme

kawalan atau

pemantauan ke atas

peralatan pejabat

Penambahbaikan:

• Melantik pegawai

penyelia yang

berperanan

memantau ke atas

peralatan dan

pejabat

• Mewujudkan

jadual pemantauan

penyelenggaraan

peralatan pejabat

secara berkala

• Masalah kehilangan peralatan

pejabat dapat dikurangkan

kerana wujud kesedaran dan

perasaan tanggungjawab di

kalangan pegawai dan

kakitangan di pejabat

• Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

• Melantik Pegawai Pemantau/

Penyelia yang akan berperanan ke

atas penyeliaan dan pemantauan

peralatan pejabat

• Satu senarai tugas dan checklist

untuk tugas-tugas penyeliaan dan

pemantauan telah disediakan

• Menyediakan Jadual Pemantauan

Peralatan Pejabat

Status Kemajuan:

Pengurusan Tertinggi bersetuju

melantik seorang pegawai Gred 44

sebagai Pegawai Pemantau/Penyelia

berkuat kuasa pada 1 Januari 2012

33


B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi

yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan

BIL.

USAHA-USAHA

PEMBAHARUAN DAN

PENCEGAHAN

FAEDAH KEPADA ORGANISASI

FAEDAH KEPADA PELANGGAN

Kelulusan Lesen Perniagaan:

1. Permohonan lesen

dibuat secara online

2. Tempoh kelulusan

dipendekkan dari satu

bulan kepada tiga hari

untuk permohonan yang

lengkap

3. Pembayaran dibuat secara

online

1. Boleh menutup ruang dan peluang

berlakunya perbuatan rasuah

2. Mengurangkan tohmahan/ aduan

terhadap organisasi

3. Dapat menjimatkan kos seperti

kertas

4. Boleh meningkatkan keyakinan

masyarakat terhadap organisasi

5. Meningkat imej positif organisasi

1. Memudahkan urusan pelanggan

2. Menjimatkan masa pelanggan

4. Pemohon yang berjaya

boleh mencetak sendiri

lesen

5. Prosedur baru ini

dimasukkan dalam laman

web organisasi dan boleh

diakses oleh orang ramai

34


PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan boleh menghubungi:

BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN

SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA

ARAS 7, BANGUNAN 26 BOULEVARD

LOT 3C4, PRESINT 3

WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

62675 PUTRAJAYA

: 03-88900613

: 03-88886929

03-88905144

: q1@sprm.gov.my

35

More magazines by this user
Similar magazines