ucapan ketua audit negara sempena minggu kolokium pengurusan ...

UCAPAN KETUA AUDIT NEGARA
SEMPENA MINGGU KOLOKIUM PENGURUSAN KEWANGAN
ANJURAN BERSAMA
BAHAGIAN AUDIT DALAM & SIASATAN AM
DAN
BAHAGIAN KEWANGAN, KEMENTERIAN PERTAHANAN
4 APRIL 2011
Alhamdulillahhirabbil alamin
Wabihi nastain
Yang Berusaha Saudara/Saudari Pengacara Majlis
YB Menteri Pertahanan Malaysia - Dato’Seri Dr. Zahid Hamidi
YBhg Datuk Dr. KSU
YBhg Jen. Tan Sri Panglima Angkatan Tentera Malaysia
YBhg Panglima Tentera Darat/Udara/Laut
Timbalan-Timbalan KSU
Ketua-Ketua Bahagian
Ketua-Ketua Staf Markas ATM
Timbalan-Timbalan Panglima Perkhidmatan
Dato’-Dato’, Tuan-Tuan, Puan-Puan yang saya hormati sekalian
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Salam Sejahtera Dan Salam 1 Malaysia
Terlebih dahulu ingin saya sampaikan penghormatan dan tabik seluruh warga audit
di atas segala jasa pengorbanan angkatan tentera kita dan warga Mindef yang banyak
berjasa terhadap keamanan dan keselamatan negara. Bersyukur kita ke hadrat Allah
SWT kerana dengan limpah kurnia dan izinNya jua, kita sama-sama dapat
berhimpun pada pagi ini bagi menjayakan “Kolokium Pengurusan Kewangan” yang
dianjurkan oleh Kementerian Pertahanan. Saya ingin merakamkan jutaan terima
kasih kepada Kementerian Pertahanan di atas penghormatan yang diberikan kepada
saya untuk berucap di hadapan barisan kepimpinan tertinggi Mindef yang
bertemakan kecemerlangan dalam pengurusan kewangan. Sekalung tahniah kepada
jawatankuasa penganjur kolokium ini atas daya usaha mereka memberi fokus
kepada perkongsian maklumat dan pengalaman serta meningkatkan kemahiran bagi
memantapkan lagi akauntabiliti dan integriti di kalangan warga Mindef sekalian.
2. 1 Mindef 1 Integriti 1 Akauntabiliti iaitu satu tajuk atau tema yang menarik
bagi kolokium ini namun ia mungkin dipandang remeh oleh sesetengah pihak dan
mungkin juga kurang menarik bagi para hadirin sekalian sekiranya pendekatan saya
1

pada pagi ini berbentuk theoretical atau rhetoric. Namun bagi saya kolokium ini
melambangkan keprihatinan dan kepekaan warga Mindef terhadap prinsip-prinsip
integriti dan akauntabiliti dalam urusan mereka menerima dan membelanjakan
wang awam dan bermuhasabah ke arah mencemerlangkan pengurusan kewangan
pada keseluruhannya.
3. Sebagai penjawat awam amnya, setiap warga Mindef dituntut untuk
mengamalkan budaya kerja cemerlang dalam kerja seharian mereka. Inti pati
budaya kerja cemerlang ini bagi saya ialah bekerja dengan cepat, tepat, mesra dan
berintegriti, iaitu sentiasa mementingkan kepentingan negara dan pasukan melebihi
kepentingan diri sendiri. Saya percaya kepimpinan Mindef sentiasa menekankan
peri mustahaknya prinsip-prinsip akauntabiliti dan integriti diterapkan dan
diamalkan setiap masa tanpa mengira tinggi rendah pangkat seseorang pekerja itu.
Dengan itu saya percaya mudahlah tadbir urus atau good governance dibudayakan
sekali gus menjamin persepsi Kerajaan, masyarakat, media dan pihak-pihak yang lain
terhadap Mindef sentiasa positif, dihargai dan disanjung.
4. Dalam konteks pengurusan kewangan ini dan berasaskan pengauditan
kewangan dan pengauditan prestasi bagi 5 tahun kebelakangan ini saya dapat
merumuskan beberapa persepsi terhadap Mindef yang ada hubung kait dengan
objektif kolokium hari ini:-
i. Mindef adalah antara Kementerian yang paling banyak sekali
membelanjakan wang awam.
ii.
iii.
Mindef sentiasa kekurangan peruntukan setiap tahun mungkin kerana
komitmen perbelanjaan yang tinggi.
Sebahagian besar perbelanjaan Mindef, selain pembayaran gaji dan elaun
ialah perolehan bagi aset dan bekalan.
iv. Berbanding Kementerian lain sebahagian perolehan pula adalah
menerusi rundingan terus. Pada saya ini tidak ada masalah asalkan
pembekal perform ikut spesifikasi dan terma kontrak dan jika gagal
dikenakan denda yang sewajarnya. Namun begitu dasar Kerajaan
sekarang ialah memberi keutamaan kepada tender terbuka atau tender
terhad.
v. Sebahagian kontraktor dan pembekal Mindef terdiri dari bekas atau
mantan pegawai kanan Mindef. Ini mungkin merupakan cabaran kepada
pegawai-pegawai yang menguruskan sebut harga atau tender Mindef.
2

vi.
Dari segi pengurusan kewangan, anggota beruniform pun terlibat dalam
pengurusan kewangan, termasuk perolehan sungguhpun ini bukan ’core
business’ mereka. Macam juga di Kementerian Pelajaran guru-guru pun
terlibat dengan pengurusan kewangan sungguhpun dikatakan
membebankan mereka. Pada saya sesiapapun boleh buat kerja-kerja
kewangan asalkan mereka telah benar-benar menjalani latihan praktikal
yang secukupnya bagi memastikan mereka kompeten atau tahu buat
kerja.
5. Berbicara tentang kecemerlangan pengurusan kewangan, saya tahu akhirakhir
ini pihak pengurusan Mindef telah bekerja kuat untuk memperkasakan daya
urus dan pengurusan kewangan yang wajar diberi perhatian ialah meraih 4 bintang
di bawah sistem penarafan Indeks Akauntabilitinya bagi tahun 2010. Saya kira
pemantapan yang wajar diberi perhatian ialah dari segi setiap elemen kawalan
seperti kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan
perbelanjaan, kawalan akaun amanah dan deposit serta kawalan aset dan inventori.
6. Indeks akauntabiliti ini telah mula diperkenalkan pada tahun 2009. Ia
mengukur pencapaian kementerian/agensi Kerajaan dari segi pematuhan kepada
dasar, peraturan dan prosedur kewangan Kerajaan. Ia membolehkan benchmarking
atau perbandingan dibuat dari setahun ke setahun dan antara kementerian/agensi.
7. Saya percaya pihak pengurusan Mindef sudah pun tahu aspek manakah yang
memerlukan tindakan pembetulan. Antaranya ialah kawalan terimaan seperti
kawalan dalaman pengurusan hasil, kelewatan penyerahan akaun bulanan ke pejabat
perakaunan dan peningkatan Akaun Belum Terima melebihi RM10 juta. Bagi
kawalan perbelanjaan pula perhatian perlu diberi kepada perolehan serta
pembayaran di bawah AP 59 di mana pada tahun 2009 berjumlah RM32.62 juta.
Selain itu, bagi pengurusan aset dan inventori, pekeliling Kerajaan yang berkenaan
wajarlah dipatuhi supaya tidak lagi timbul itu rekod-rekod aset dan inventori yang
tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini, termasuk aset yang tidak dilabel
bagi mewujudkan pengenalan Hak Kerajaan Malaysia dan nombor siri pendaftaran.
8. Apabila sudah tahu di mana kita lemah, adalah mudah untuk mengambil
langkah-langkah pembetulan yang sewajarnya. Tindakan-tindakan pembetulan ini
seharusnya di pantau dengan rapi oleh Jawatankuasa Kewangan dan Akaun dan
Jawatankuasa Audit dan ditentukan deadline dan pegawai yang dipertanggungjawab
bagi penyelesaian. Yang hendak dielakkan sudah pasti kesilapan-kesilapan dan
kelalaian yang berulang.
3

9. Pada saya mendapat 4 bintang dalam Indeks Akauntabiliti bagi Mindef adalah
sesuatu yang bukan mustahil boleh dicapai. Jika Kementerian lain boleh, kenapa
pula Mindef tidak boleh? Bahkan jika Mindef mendapat 4 bintang, ianya lebih
istimewa sebab Mindef ini menguruskan wang awam yang besar sekali jumlahnya.
Saya percaya berkat komitmen semua pihak di Mindef, peluang Mindef untuk
mendapat 4 bintang adalah cerah. Tunggulah bulan 9 atau bulan 10 tahun ini,
barulah diumumkan. Pada saya pencapaian 4 bintang bukanlah segala-galanya. Tapi
ia merupakan manifestasi bahawasanya akauntabiliti dan integriti organisasi adalah
pada tahap cemerlang. Saya cuma berharap, kecemerlangan ini bukan saja
dibudayakan di peringkat ibu pejabat Mindef sahaja tetapi di ke semua PTJ Mindef di
mana jua ianya berada. Di sinilah saya melihat peranan penting BADSA supaya
langkah-langkah yang diambil oleh Kementerian ini untuk memperbaiki lagi
pengurusan kewangan dipantau secara berkesan akan pelaksanaannya semoga
penambahbaikan yang dibuat adalah menyeluruh dan sustainable. Mindef ini
memang terkenal akan disiplin yang tinggi, maka kita harap disiplin yang tinggi juga
ditunjukkan dalam pengurusan kewangan di ke semua PTJ dan tidak ada kompromi
terhadap sebarang bentuk penyelewengan yang melanggar peraturan-peraturan
kewangan yang telah ditetapkan.
10. Izinkan saya komen sedikit tentang apakah punca utama sesuatu kesilapan
atau kelalaian itu berlaku. Pertama adalah soal kompetensi iaitu tahu buat kerja -
Financial knowhow. Maklumlah Mindef, macam juga lain-lain Kementerian, biasalah
mengalami pertukaran warga kerja, ada yang baru masuk kerja, ada yang berpindah,
ada yang bersara. Ini berlaku secara berterusan. Jadi timbul soal kontinuiti. Tidak
siapa pun yang akan mahir dalam pengurusan kewangan jika dia tidak dilatih
secukupnya dan secara sistematik. Pihak atasan tidak dapat banyak membantu jika
dia tidak pernah diberi pendedahan dalam hal ini dan biasanya akan bergantung
pada orang bawah tentang selok belok kewangan. Kedua ialah soal ketelitian atau
diligence. Gejala terlepas pandang tidak akan berlaku jika kita teliti dalam kerja kita.
Rajin dan teliti adalah nilai-nilai integriti yang mesti ada pada semua orang yang
menguruskan kewangan. Kalau semua warga kerja kewangan rajin menguruskan fail
meja dan SOP masing-masing, tidak timbullah soal terlepas pandang. Sepatutnya
pada awal tahun elok diadakan pemeriksaan ke atas masing-masing punya fail meja
& SOP. Jika ini dipastikan, saya percaya tidak timbul soal tak tahu buat kerja atau
terlepas pandang.
11. Ketiga ialah faktor semakan. Integriti dalam pengurusan kewangan menuntut
supaya sistem kawalan dalam (internal control) dan sistem check & balance sentiasa
dioperationalisekan. Dalam hal ini fungsi semakan amatlah penting. Financial
4

management cannot be a one-man show. Kalau ada semakan yang konsisten, tentu
boleh elakkan amalan-amalan yang tak sihat dalam pengurusan kewangan. Dalam
pengalaman kami, apabila kami buat semakan barulah pihak atasan sedar tentang
apa yang berlaku. Jadi persoalan yang timbul di sini ialah kenapa semakan yang
sepatutnya dibuat, tidak dibuat. Semakan dan penyeliaan adalah antara fungsi
pengurusan yang terpenting. Diharap Ketua-ketua PTJ Mindef dapat ambil ingatan
terhadap perkara ini.
12. Sebenarnya sistem kewangan Kerajaan kita telah lama wujud dan
dimantapkan dari semasa ke semasa bagi menerapkan nilai-nilai akauntabiliti dan
integriti. Apa yang menjadi masalah di sana sini dalam perkhidmatan awam kita
tidak lain ialah the human factor yang berkisar kepada isu-isu kompentensi,
ketelitian dan penyemakan kerja yang saya nyatakan tadi.
13. Faktor manusia (human factor) yang dimaksudkan mungkin antara
penyebabnya adalah, apabila tenaga kerja sering berubah, career path pekerja tidak
stabil, bekerja secara kontrak dan pegawai-pegawai atasan tidak berupaya
membimbing dalam hal-hal kewangan. Tetapi soal kompetensi pekerja wajar
ditangani dengan serius dengan memastikan mereka yang ada kaitan dengan
pengurusan kewangan mengikuti kursus-kursus dan latihan-latihan seperti yang
diadakan pada hari ini secara berterusan sama ada secara formal atau on the job
training. Jikalau tidak/kurang kompetensi, solusinya adalah dengan mengadakan
kursus-kursus refresher secara berterusan. Secara formal atau pun tidak, atau
dapatkan bantuan dari pihak-pihak yang boleh membantu. Kalau sistem kewangan
kita yang kurang mantap, contohnya dari segi S.O.P. atau manual-manual
pengurusan, dapatkanlah khidmat nasihat daripada pakar-pakar perakaunan, dan
sekiranya kelemahan berpunca dari sistem dan prosedur, lakukanlah sesuatu untuk
memantapkan sistem dan prosedur tersebut supaya masalah-masalah yang telah
lama membelenggu kita dapat diselesaikan once and for all.
14. Selepas bercakap tentang pengurusan kewangan, izinkan saya beralih kepada
pengurusan program dan projek Mindef dilihat dari sudut value for money yang
akhir-akhir ini kerap disentuh oleh PM kita. Wang awam adalah satu tanggungjawab
yang diamanahkan kepada setiap penjawat awam yang diberi kuasa untuk
menerima, menyimpan dan berbelanja yang mana tanggungjawab ini mesti
disempurnakan dengan penuh jujur, berhemat dan kompeten agar tidak berlaku
perkara-perkara negatif seperti pembaziran, pemborosan dan penyelewengan
sambil dapat mencapai objektif sesuatu program, projek atau aktiviti yang
dilaksanakan. Seperti yang diketahui umum setiap tahun, laporan KAN
mendedahkan pelbagai kelemahan dalam pengurusan wang awam yang sewajarnya
5

diatasi secara konsisten supaya tidak menular dan menjejaskan imej perkhidmatan
awam di mata rakyat. Reality check yang dijalankan oleh juruaudit yang kadangkala
menonjolkan kelemahan pengurusan program/projek sesebuah jabatan atau agensi
Kerajaan seharuslah disusuli dengan tindakan proaktif agar kelemahan yang biasa
segera dibetulkan dan selepas diperbetulkan hendaklah dibiasakan sebagai amalan
budaya kerja yang cemerlang. Oleh kerana pengauditan dibuat secara sampling, kita
sebenarnya tidak tahu sejauh mana kelemahan ini telah menular dan adakah ia
merupakan ‘tip of the iceberg’. Apa yang jelas ia tidak memberikan imej
perkhidmatan awam yang baik di mata masyarakat.
15. Seperti yang kita sedia maklum, sememangnya banyak projek-projek
pembinaan dan pembekalan yang diuruskan oleh Mindef dan semua ini
sememangnya memakan belanja yang besar di samping menggunakan sumbersumber
seperti manusia dan teknologi. Setiap program dan projek Mindef
mempunyai objektif-objektif tertentu dan perlu dilaksanakan secara ekonomi, cekap
dan berkesan. Prinsip-prinsip value for money dalam melaksanakan program atau
projek perlu sentiasa dipertimbangkan manfaat atau faedahnya kepada kumpulan
sasaran yang diutamakan. Seharusnyalah, program/projek ini dirancang dan
dilaksanakan sebegitu rupa supaya tidak timbul isu pembaziran, pemborosan dan
penyelewengan yang boleh menyebabkan public controversy.
16. Berdasarkan laporan-laporan Audit prestasi yang lepas-lepas banyak
pengajaran yang kita boleh ambil tentang cara-cara bagaimana sesuatu
program/projek itu boleh dirancang, dilaksanakan dan dipantau dengan lebih baik
supaya terdapat value for money dan menepati objektif asal sesuatu program/projek
itu, sama ada dalam aspek pembinaan, pembekalan mahupun penyelenggaraan.
Mengapakah misalnya projek-projek pembinaan Mindef selalu lewat disiapkan,
mengalami cost escalation yang serius dan masalah kualiti pembinaan yang juga
serius. Adakah semua ini disebabkan oleh perkara-perkara yang tidak dapat
dielakkan atau ia mencerminkan ketidakupayaan pihak-pihak yang berwajib dalam
menyelia dengan berkesan kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor, konsultan
atau vendor. Bagaimana pula berkesannya koordinasi dan komunikasi Mindef
dengan agensi-agensi pusat seperti JKR, Perbendaharaan dan EPU.
17. Dari pengauditan prestasi yang dijalankan oleh JAN, kelemahan ketara yang
menyentuh prinsip-prinsip integriti dan akauntabiliti sebenarnya adalah berkisar
kepada kapasiti Mindef untuk menguruskan projek termasuk pengurusan kontrak.
Apabila kerajaan meluluskan sesuatu program atau projek, sudah tentu kita ingin
melihat program/projek disiapkan mengikut jadual tanpa melibatkan peningkatan
kos yang mendadak dan mutu kerja mengikut spesifikasi kontrak. Kerja-kerja yang
6

dilaksanakan oleh kontraktor dan konsultan, hendaklah dipantau secara rapi dan
teliti kerana kemungkinan berlakunya amalan-amalan tidak sihat di kalangan
kontraktor/konsultan yang sentiasa cuba untuk memaksimumkan keuntungan.
Sekiranya terjadi, ini akan menimbulkan pelbagai masalah dan memerlukan
tambahan kewangan di pihak kerajaan. Akibatnya projek lewat siap/terbengkalai,
kos meningkat, kualiti kerja yang rendah, kos maintenance tinggi dan seribu satu
masalah lain yang timbul kesan dari kerja-kerja yang tidak dipantau di peringkat
awal.
18. Seperti yang saya sebutkan pada awal tadi keperluan untuk menambah aset
dan bekalan oleh Mindef sentiasa meningkat dan keupayaan Kerajaan untuk
memenuhi ke semua permintaan ini adalah sangat terhad. Mana-mana penjimatan
yang boleh dilakukan hendaklah dibuat. Mana-mana perbelanjaan yang tidak begitu
penting, yang boleh dielakkan supaya dana yang mencukupi dapat menampung
penyelenggaraan dan kesiapsiagaan aset-aset Mindef yang sebegitu banyak. Dalam
kajian audit mengenai penyelenggaraan aset-aset Mindef didapati salah satu faktor
kenapa penyelenggaraan tidak dapat dibuat secara optimum ialah faktor kekurangan
peruntukan.
19. Melihat ke hadapan sambil mengambil iktibar daripada pengalaman lampau,
wajarlah projek-projek pembangunan Mindef dirancang dan dilaksanakan menerusi
sistem value management untuk memastikan kaedah pelaksanaan yang dipilih
adalah berlandaskan prinsip value for money yang mengambil kira aspek-aspek
penyenggaraan dalam tempuh hayat sesuatu projek. Berdasarkan penggunaan value
management dalam pelaksanaan beberapa projek pembangunan di bawah Rolling
Pelan Pertama RMK 10 telah pun menunjukkan penjimatan yang signifikan.
20. Selain daripada itu, faktor pemilihan kontraktor, vendor atau pembekal bagi
projek-projek Mindef haruslah dibuat dengan lebih teliti lagi dengan mengambil kira
track record mereka. Pada masa-masa yang lepas, tidak dapat dinafikan Mindef
mengalami banyak masalah disebabkan kerenah kontraktor-kontraktor yang
bermasalah, sama ada yang menerusi tender atau tidak melalui tender.
21. Dalam hal ini saya berpendapat sesiapa pun yang memperoleh projek Mindef,
ia hendaklah dinilai mengikut prestasi sebenar dan mesti mematuhi semua termaterma
yang terkandung dalam kontrak. Projek scoping amatlah penting sekali dan
VO-VO hendaklah diminimumkan dan LAD dikenakan bagi kes-kes yang jelas
didapati kontraktor tidak perform. Bagi projek-projek yang besar kosnya, amalan
pre-Q amatlah wajar.
7

22. Bagi kontraktor-kontraktor yang perform pula, sewajarlah mereka ini
dipertimbangkan untuk di senarai pendek bagi projek-projek yang lain.
23. Akhirnya, sukalah saya nyatakan bahawa Kerajaan telah banyak membuat
penambahbaikan-penambahbaikan dalam perolehan dan pengurusan projek
Kerajaan. Yang pentingnya langkah-langkah ini dilaksanakan dengan penuh
semangat akauntabiliti dan integriti oleh mereka yang diamanahkan di Mindef, sekali
gus mengubah segala persepsi negatif terhadap pengurusan kewangan di
Kementerian ini.
Sekian.
Wabillahi taufiq walhidayah wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Tan Sri Dato’ Setia Ambrin Bin Buang
Ketua Audit Negara
8