12-13-14.Edisi_November_2005 - Kantor Jaminan Mutu

kjm.ugm.ac.id

12-13-14.Edisi_November_2005 - Kantor Jaminan Mutu

November 2005/Thn4/No.12,13,14Maju Bersama UGMKantor Jaminan MutuAUDIT MUTU AKADEMIK INTERNALUNIVERSITAS GADJAH MADA 2005Bulan Juli merupakan bulan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) program studiprogram sarjana sebagai bagian dari pelaksanaan satu siklus penjaminan mutu pendidikantinggi UGM. Tahun 2005 merupakan pelaksanaan I AMAI UGM yang diselenggarakan dalamtanggung jawab dan koordinasi universitas.NEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEMT . Q . C . S .Pada tahun 2006 dan selanjutnya, pelaksanaan AMAI akan diselenggarakan oleh masing-masingfakultas untuk program studi dalam lingkungannya. Beberapa fakultas yang hanya memiliki satuprogram studi sesuai kesepakatan akan meminta bantuan auditor dari fakultas lain, dan hal initelah dipraktikkan untuk AMAI 2005. Misalnya untuk Program Studi Biologi, maka auditor dibantudari Fakultas Farmasi.Sebagai pelaksanaan pertama, tidak semua fakultas dapat melaksanakan AMAI pada bulan Juli,beberapa melaksanakan pada bulan Agustus. Secara keseluruhan AMAI dapat berlangsung denganlancar dan nampak antusiasme yang tinggi baik dari pihak teraudit (program studi) maupun daripihak auditor.Dari pelaksanaan AMAI 2005, secara garis besar dapat disampaikan beberapa catatan sebagaiberikut.1. Kurang lengkapnya dokumen akademik termasuk belum dimilikinya peta kurikulum2. Kurang lengkapnya dokumen mutu3. Banyak kegiatan akademik penting yang belum dibuatkan Manual Prosedur dan InstruksiKerja, yang dapat mengakibatkan kurang lancarnya kegiatan akademik tersebut.4. Dokumen Pendukung, seperti SK pengangkatan tim yang belum dibuat.5. Banyak mata kuliah yang belum memiliki GBPP/SAP/RPKPS yang dapat menjadi pegangandosen dan mahasiswaPermintaan Tindakan Koreksi (PTK) lebih banyak ditujukan ke dekan/pengurus fakultas dan ketuajurusan. PTK yang ditujukan ke universitas biasanya menyangkut keuangan, peralatan, kebutuhanruang dan fasilitas lain (HYN).Dalam rangka kerjasama AseanEuropean Union UniversityNetwork Programme ( AUNP) denganUniversitas Gadjah Mada Yogyakartadiselenggarakan Workshop SistemPenjaminan Mutu perguruan tinggi( Workshop on Quality AssuranceSystem). Workshop diikuti oleh 83peserta yang berasal dari berbagaiperguruan tinggi di Indonesia danberlangsung selama dua hari padatanggal 11-12 Agustus 2005.WORKSHOP ONQUALITY ASSURANCE SYSTEM (QAS)Nara sumber dalam workshop ituadalah Dr. Antionius IgnatiusVroeijenstijn, konsultan qualityassurance dari Belanda. Pada haripertama topik yang dibicarakanadalah Internal and External QualityAssurance,Development of InternalQuality Assurance ( IQA)in theUniversity,Towards a Handbook forQuality Assurance and OrganizationalStructure for IQA in the University. Pada hari ke dua dilanjutkan dengan topik Self-Assesment, Roleand Function of the AUN-QA Document. Workshop ini diakhiri dengan kerja kelompok tentangpengembangan QA di perguruan tinggi (SJW).AMAI UGM 2005Worksop on QASPelatihan SPMPT 2005Bedah BukuPenyerahan Sertifikat SPMPTKerjasama KJM - UPT P3 UNSOEDWorkshop SPMPT UIN SUKAKerjasama KJM - BKM UNLAMDies Natalis Emas FMIPA-UGMKutipan BukuQuotes on Education11123333444PELATIHAN SPMPT 2005Selatan.Dalam rangka membantu mengembangkanSistem Penjaminan Mutu PendidikanTinggi (SPMPT) di Indonesia, Kantor JaminanMutu (KJM) Universitas Gadjah Madamenyelenggarakan pelatihan SPMPT bagiPerguruan Tinggi Negeri dan Swasta. Padatanggal 25-26 Juli 2005, duapuluh tiga (23)peserta aktif mengikuti semua sesi pelatihanSPMPT yang dilaksanakan di Ruang SidangPenelitian, Gedung Pusat UGM Lantai 3 SayapSelama dua hari pelatihan peserta diberi materitentang Kebijakan dan Sistem Penjaminan MutuPendidikan Tinggi (Program A) dan SistemDokumentasi Penjaminan Mutu (Program B).Setelah mengikuti pelatihan dengan sungguhsungguhdan dinyatakan lulus, para pesertatelah mempunyai kompetensi dapat menyusunjadual pengembangan dan pelaksanaan SPMPT;dan dapat menentukan unsur, komponen yangterlibat dalam penyusunan SPMPT; sertamampu mempersiapkan penyusunan dokumenakademik dan dokumen mutu akademik (KIR).1


2Bedah BukuJudul : Creating Strategic ChangeDesigning the Flexible High-Performing OrganizationPenulis : William A. PasmorePenerbit : John Wiley & Sons, Inc.PendahuluanBuku ini ditulis setelah penulis bekerjaselama 20 tahun sebagai dosen dankonsultan dan ditulis untuk berbagipengalaman dengan harapan dapatmemicu aktivitas dari mereka yangbekerja sebagai CEO, manajer, konsultanatau pegawai sehingga dapat membantuorganisasi menjadi lebih fleksibel danlebih tanggap terhadap perubahan.Karena organisasi selalu dapatmengalami perubahaan sesuaip e r k e m b a n g a n d a n d e m ipenyempurnaan maka buku ini tetaprelevan untuk disimak.Bagian PertamaDalam bagian ini a.l. dikemukakanbahwa perubahan terjadi pada kitasemua dan terjadi pada organisasi dimana kita bekerja. Change is full ofpromise and opportunity. Untukmenghadapi perubahan maka organisasiharus menyiapkan anggotanya untukmenghadapi perubahan. Harusdikembangkan strategi baru yangberdasar pada fleksibilitas.Accept change gracefully and respondflexibly.Change is easier to accomplish whenpeople are working with you to make ithappen.In the final analysis we must admit thatorganization aren't flexibleinflexible only the people in theorganization are.The change should be willingly acceptedand gracefully accepted. So people andorganization should be prepared forchange. This is the difficult part.Perubahan juga bergantung pada flexibletechnology, flexible work, flexiblethinking, flexible managers.Flexible Technology.Teknologi harus dibuat fleksibel, yaituharus menerima teknologi yang baru danorganisasi jangan didasarkan pada satuteknologi saja, karena mengadopsi satuteknologi saja berarti timbul hambatanuntuk menerima teknologi yang lain yangsebenarnya juga mendukung organisasi.Flexible workHal ini penting untuk dibahas karenasudah saatnya kita menyadari bahwasifat dasar pekerjaan kita juga berubahsecara pasti dan secara fundamental.Pekerjaan yang lama yang berdasar padarutinitas semata telah beralih ke carabaru dalam bekerja yang lebihmelibatkan perubahan, pemikiran ( morethoughtfulness) dan lebih banyakkerjasama antara anggota organisasi.Dalam bagian ini dibahas tentang jobenrichment sebagai kontras terhadap jobenlargement; vertical loading yaitumemberi tanggung jawab yang lebihbesar sehingga pekerjaan tidakmembosankan dan menghilangkanor kebosanan terhadap pekerjaan.Flexible thinkingand activities undertaken by theorganization.Bagian akhir/Fractal OrganizationDalam bagian akhir dari bukudibicarakan tentang organisasi fraktal.Fraktal adalah elemen atau unsurpenyusun dasar ( basic building block)yang dipakai secara berulang sehinggatersusun sistem yang lebih kompleks.Dalam organisasi seperti iniindividu/person adalah fraktal yangbersama menyusun organisasi tsb.Gabungan fraktal membentuk unit-unityang semakin besar seperti prodi,jurusan, fakultas dan universitas. Tiapindividu/fraktal mempunyai aras ( level)pengertian tertentu tentang apa yangakan dicapai oleh sistem.Bila ada interseksi/kesamaanpengetahuan antara fraktal makamereka dapat berfungsi bersamad e n g a n l e b i h m u d a h d a l a mmembuat/mengusahakan perubahan.Setiap unit organisasi dapat mencapaik e b e r a g a m a n d e n g a n c a r amemasukkan individu (fraktal) dengansifat/pengetahuan yang berbeda. Tiapunit jadinya mendapatkan pengetahuanyang lebih luas dan mempunyaikemampuan multifungsi.Setiap unit fleksibel untuk mengubahkomposisi unit dengan memasukkanfraktal lain sesuai dengan kebutuhanpelaksanaan tugas organisasi.Ukuran unit dapat berbeda-beda dankomposisinya dapat diubah-ubah terussesuai dengan kebutuhan. Dalam tiapunit perbandingan tipe ketrampilan/pengetahuan, kemampuan danperspektif dapat bervariasi.Bagian UtamaDalam bagian utama dari buku iniditerangkan mengenai trajektori ataulintasan perubahan organisasi danhubungannya dengan berbagai aspek a.l.globalisasi, waktu, lingkungan, dankualitas.Perubahan bergantung pada manusianyadan perubahan dapat berlaku denganbaik dengan flexible people yangberpikiran terbuka, mau mengambilrisiko yang masuk akal ( reasonable),punya komitmen dan yang masih maubelajar.Perubahan yang berangsur-angsur,sedikit demi sedikit sehigga tidak terasa,atau perubahan sekitar suatucomfortable equilibrium tidak selaludapat terjadi, oleh karena itu anggotaorganisasi harus bersedia untukperubahan yang signifikan.Untuk mengambil keputusan perlupertimbangan ( deliberation) yangdipersiapkan dengan baik. Dalammelaksanakan pertimbangan yangefektif perlu dihadirkan peserta yangmengerti persoalan. Rapat untukmenentukan kepurusan harusmemanfaatkan pengetahuan secaraoptimum (knowledge utilized fully) tanpabias dan tidak politis ( apolitical) .Keputusan bukan karena pengaruhhirarkis tetapi karena kebebasan berpikirpeserta yang memang berpengetahuandalam hal yang akan diputuskan.Organisasi harus dirancang untukm e m a j u k a n , m e n d u k u n g d a nmenghargai pembelajaran ( learning).Organisasi seperti ini oleh penulisdinamakan polynoetic organization.The polynoetic organization iscoordinated by a central group ofknowledge workers who are themselvesrepresentatives of the various projectsBila anda menginginkan perubahandalam organisasi anda, maka andaharus memakai taktik. Perubahan hanyadapat dicapai dengan taktik damai.Bekerjalah bersama sistem sambil andamempertanyakan keterbatasanorganisasi tersebut. Anda harus beranitetapi tidak nekat; menghadapi( confront) otoritas tetapi tidakmelawannya; berdiskusi lebih baikdaripada melempar batu. Kembangkandan terangkanlah usulan perubahananda sambil mengundang sejawat lainuntuk bergabung secara sukarela tanpamengharuskan mereka untuk berubah.Fleksibilitas organisasi hanya dapatdicapai apabila anda sendiri jugafleksibel. Bila pada akhirnya tercapaiperubahan maka perubahan tersebutadalah perubahan organisatoris.Buku ini menarik dan masih relevankarena peningkatan kualitas - termasukkualitas organisasi - berlangsungberkelanjutan (KJM).

More magazines by this user
Similar magazines