Garis Panduan 5S ICUJPM - Unit Penyelarasan Pelaksanaan ...

phg.icu.gov.my

Garis Panduan 5S ICUJPM - Unit Penyelarasan Pelaksanaan ...

GARIS PANDUAN

PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

Unit Penyelarasan Pelaksanaan

Unit Penyelarasan Pelaksanaan

Jabatan Perdana Menteri

ICU JPM


GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

Unit Penyelarasan Pelaksanaan

Jabatan Perdana Menteri

PUTRAJAYA


GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

1.0 TUJUAN

i. Memberi penerangan berhubung pelaksanaan Amalan 5S kepada ICU

JPM;

ii. Menerangkan panduan asas kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan

5S kepada ICU JPM;

iii. Memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di ICU JPM

keseluruhannya.

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan globalisasi dan liberisasi ekonomi dunia menuntut setiap Negara

dan warganya berubah mengikut kehendak pasaran dan tuntutan pelanggan.

Organisasi tidak mempunyai pilihan selain memperbaiki proses dan sistem

penyampaian (delivery system) dengan mempertingkatkan kaedah dan

pendekatan yang digunakan.

Amalan 5S merupakan salah satu daripada inisiatif kualiti yang amat berkesan

dalam usaha untuk menerapkan budaya penambahbaikan di kalangan warga

ICU JPM. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun

iaitu iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam), dan

Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini dapat memperkukuhakan lagi Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 ICU JPM dan Total Qualiti Management

yang lain.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 2


1.2 POLISI AMALAN 5S

Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti ke arah menjadikan ICU JPM

sebuah agensi yang unggul dan berwibawa.

1.3 OBJEKTIF AMALAN 5S

• Mewujudkan suasana tempat kerja yang selesa dan selamat;

• Menerapkan semangat kekitaan dan disiplin yang berterusan;

• Memupuk semangat kerjasama di antara Pihak Pengurusan dan

kakitangan;

• Mewujudkan budaya kerja yang sistematik

2.0 MAKSUD AMALAN 5S

Bahasa

Jepun

Bahasa

inggeris

Bahasa

Melayu

Maksud

Seiri Sort Sisih Mengasingkan dan melupuskan barangbarang

yang tidak/kurang diperlukan dari

tempat kerja secara sistematik.

Seiton Set In Order Susun Menyusun barang-barang yang

diperlukan dengan teratur secara kemas

dan sistematik supaya mudah diambil

dan dikembalikan di tempat asal selepas

digunakan

Seiso Shine Sapu Membersihkan dan memeriksa tempat

kerja secara terperinci supaya tiada

habuk dan kotoran di atas lantai,

peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Seiketsu Standardise Seragam Memelihara taraf penjagaan kebersihan

dan penyusunan tempat kerja yang

tinggi pada setiap masa.

Shitsuke Sustain Sentiasa

Amal

Melatih kakitangan untuk mengamal

sistem Amalan 5S secara berterusan

sebagai tabiat dan budaya kerja

organisasi.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 3


3.0 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

SISIH

Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat

kerja secara sistematik

Kesan Laksana Sisih

• Masa pencarian yang pantas

• Penjimatan Ruang

• Mudah mengesan tempat/ alat/ bahan rosak lebih awal

• Kawalan stok dan produk yang cekap

• Tempat kerja lebih selamat

• Suasana kerja lebih selesa

SUSUN

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur secara kemas dan

sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas

digunakan

Kesan Laksana Susun

• Kadar kehilangan peralatan rendah

• Mengelak kesilapan dan kesalahan

• Masa pencarian yang pantas

• Mendidik pekerja disiplin positif

• Menjana idea kreatif di kalangan warga pekerja

• Moral tinggi pekerja

• Mengamalkan FIFO (first in first out)

• Kawalan stok dan produk yang cekap

• Suasana kerja lebih selesa

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 4


SAPU

Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk

dan kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

• Kualiti produk bertambah

Kesan Laksana Sapu

• Masa membersih lebih pantas

• Proses kerja pantas dan tidak berulang – ‘right the first time’

• Kos kerosakan peralatan rendah

• System kawalan stok & produk lebih murah dan

menjimatkan

• Pekerja terus menjana idea kreatif

• Selamat ditempat kerja

SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi

pada setiap masa.

• Kos selenggaraan rendah

• Kos overhead rendah

Kesan Laksana Seragam

• Kecekapan proses meningkat

• Kuantiti pengeluaran meningkat

• Rungutan pelanggan rendah

• Mendidik disiplin pekerja positif

• Kemahiran pekerja meningkat

• Perkerja setia kepada organisasi

• Imej organisasi meningkat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 5


SENTIASA AMAL

Melatih pekerja untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan supaya

tabiat dan budaya kerja organisasi.

• Kos selenggaraan rendah

Kesan Laksana Seragam

• Produktiviti pekerja meningkat

• Kualiti produk /perkhidmatan meningkat

4.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 6


5.0 FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

i. Pengurangan Kos

• Mengurangkan inventori

• Menghalang salah letak peralatan dan perkakas

• Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

ii. Kecekapan

• Mengurangkan penggunaan kawasan / tempat

• Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran

• Mempermudahkan kawalan

iii. Penyelenggaraan

• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan

kemudahan yang ada

• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan perlatan

• Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

iv. Kualiti

• Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

v. Keselamatan

• Menghapuskan keadaan yang merbahaya

• Memperbaiki keadaan tempat kerja

• Menghapuskan tempat kecederaan dan kemalangan

• Mengurangkan kesilapan dan kecuaian

• Mematuhi peraturan-peraturan

vi. Motivasi

• Perhubungan yang baik antara kakitangan

• Membentuk disiplin yang baik

• Membentuk semangat kerjasam dan kerja berkumpulan

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 7


6.0 KEPERLUAN PERSIJILAN DAN PENGAUDITAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S di JPM memerlukan

pengiktirafan pensijilan daripada Malaysia Productivity Corporation (MPC). Ibu

Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA perlu memastikan amalan 5S dilaksanakan

berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM seperti yang

telah ditetapkan. Disamping itu, kajiselidik kemajuan amalan 5S di persekitaran

organisasi juga perlu dijalankan bagi menentukan tahap kefahaman dan kesan

pelaksanaan amalan 5S (contoh borang kajiselidik seperti di LAMPIRAN C).

Pengauditan dalaman amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala iaitu

minimum 4 kali setahun oleh Jawatankuasa Kecil Audit Dalam 5S manakala

Sesi Pengauditan Amalan 5S ICU JPM hendaklah dilaksanakan dengan

penglibatan oleh pihak ketiga iaitu MPC.

7.0 PENGUATKUASAAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

AMALAN 5S ICU JPM

Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM berkuatkuasa mulai dari tarikh

ianya dikeluarkan. Pemakaian garis panduan ini adalah kepada Ibu

Pejabat/JPP/PPN/BPPBPP/PERDA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat

diselaraskan dan diseragam. Garis panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke

semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan amalan

5S di ICU JPM.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 8


6.0 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S ICU JPM

BIL KATEGORI KETERANGAN

1. WORKSTATION PERSEKITARAN

• Sentiasa bersih dan kemas

• Susun atur sistematik

• Tidak Berhabuk

• Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak

• Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari

kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak.

• Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah

peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN YANG DIBENARKAN BERADA DI

KAWASAN WORKSTATION

(i) ATAS MEJA

• PC/ Printer

• Telefon/Buku panduan telefon

• Folder/Dokumen rujukan penting/fail

Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan)

• Tray in/out/KIV

• Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2

pensel)

• Kalendar (1 sahaja)

• Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas

meja

• Cop hendaklah dilabel dengan sistematik

(nombor)

• Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor,

printer, speaker dll)

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 9


BIL KATEGORI KETERANGAN

(ii) BAWAH MEJA

• Tong Sampah

- dilabel (contoh: gambar) dan tidak dibuat

parking lot

- pastikan tong sampah diselenggara

• Selipar/Kasut (maksimum 2 pasang)

(iii) PARTITION

(iv) LACI

• Ruang peribadi (ruang bersaiz A3)

• Info kerja/rujukan (ruang bersaiz Double A3)

• Info pergerakan pegawai

• Nama/jawatan

• Laci atas: Alatulis

- Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis

• Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan

kerja)

• Laci bawah: Peribadi

- Barangan peribadi (Contoh : Handbag,

ubat-ubatan dll)

(v) KABINET BESI (yang berkaitan)

• Mewujudkan label fail di luar kabinet

2. BILIK PEGAWAI KEADAAN PERSEKITARAN

• Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan

kemas mengikut susunan (coding : number,

alphanumeric)

• Sentiasa bersih dan kemas

• Susun atur sistematik

• Tidak Berhabuk

• Lantai tidak berdebu, kemas dan tidak terkoyak

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 10


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Siling tidak bersawang dan dinding bersih dari

kotoran, tiada berlubang/pecah/terkoyak.

• Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah

peralatan perabot dan elektronik.

PERALATAN/KEPERLUAN YANG DIBENARKAN

BERADA DI KAWASAN WORKSTATION

(i) PINTU

• Nama, Jawatan dan Pergerakan Pegawai

• Tempat letak memo/surat (Pocket File)

(ii) HIASAN

• Pastikan kemas, teratur dan terjaga.

• Sofa disusun dengan kemas.

• Kasut dan blazer disusun kemas dan rapi di

tempat khas

(iii) ATAS MEJA

- Kasut maksimum 2 pasang kasut/selipar.

- Blazer/tali leher/selendang maksimum 2

digantungkan di tempat khas.

• PC/ Printer

• Telefon/Buku panduan telefon

• Folder/Dokumen rujukan penting/fail

Meja/Garis panduan/pekeliling (yang berkaitan)

• Tray in/out/KIV

• Peralatan Stationary (hanya 3 pen dan 2

pensel)

• Kalendar (1 sahaja)

• Maklumat berkaitan kerja sahaja di cermin atas

meja

• Cop hendaklah dilabel dengan sistematik

(nombor)

• Suis/plug dilabel mengikut sumber (monitor,

printer, speaker dll)

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 11


BIL KATEGORI KETERANGAN

(iv) BAWAH MEJA

(v) LACI

• Tong Sampah

- dilabel (dengan simbol)

- pastikan sampah tidak melimpah

• Selipar/kasut/kasut lawat tapak (maksimum 2

pasang)

• Laci atas: Alatulis

- Perlu pengasingan/kategori mengikut jenis

• Laci tengah: Pelbagai (Dokumen berkaitan

kerja)

• Laci bawah: Peribadi

- Barangan peribadi (Contoh : Handbag,

ubat-ubatan dll)

(vi) KABINET BESI (yang berkaitan)

• Senarai rujukan

• Pastikan kandungan diletakkan dalam keadaan

kemas mengikut susunan di dalam master list.

(coding : number, alphanumeric)

• Kandungan dilabel dengan jelas dan selari

dengan master list.

(vii) Whiteboard/Soft Board

• Pastikan keadaan rapi dan kemas.

- Penggunaan peribadi tidak melebihi 1/3

softboard.

3. BILIK PEMANDU • Person In Charge (PIC) ada nama, gambar dan

no telefon Pegawai bertanggungjawab

• Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk

• Wayar berselirat diikat, dikemaskan dan

dilabelkan bagi setiap peralatan

• Ada tempat buang sampah dan dilabel

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 12


BIL KATEGORI KETERANGAN

4. UTILITI/BILIK

PERCETAKAN

• Hanya bahan kerja diatas meja

• Ada jadual pergerakan pemandu

• Ada Jadual penyelenggaraan kereta dan sentiasa

dikemaskini

• Atas Meja:

- Senarai pemandu

- Senarai kereta

- Telefon

- Buku panduan telefon

• Ada nama, gambar dan no telefon Pegawai

bertanggungjawab

• Peralatan tersusun rapi dan dilabel

• Lantai bilik bersih, tidak rosak dan tidak berhabuk

• Wayar berselirat diikat, dikemaskan dan

dilabelkan bagi setiap peralatan

• Ada tempat buang sampah dan dilabel

• Ada etika penggunaan ruang:

- Sila tutup suis bila keluar

- Jimatkan kertas

- Sila pastikan tempat sentiasa kemas dan

bersih

- Berhati-hati ketika menggunakan peralatan

• Ada etika penggunaan setiap peralatan.

• Mewujudkan Standard Operating Procedure

(SOP) yang sesuai bagi setiap peralatan

• Pastikan semua peralatan berfungsi. Jika tidak;

laporan kerosakan perlu disediakan

• Wujudkan borang kerosakan

• Ada kawalan peringatan secara visual

• Mewujudkan had maksimum dan minimum.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 13


BIL KATEGORI KETERANGAN

5. STOR • Sediakan master list yang mempunyai maklumat

berikut:

- Nama barang

- Kategori barang

- Jumlah Barang

• Barang-barang yang disimpan perlu ada label

berdasarkan nombor/abjad/warna yang

mempunyai tujuan tertentu

• Setiap barang yang disimpan perlu ada penanda

aras

• Susunan barang berdasarkan

nombor/abjad/warna yang tertentu

• Buku daftar pergerakan barang

(buku/docket/nama) hendaklah diwujudkan dan

dikemaskini bagi tujuan pengawalan pengeluaran

barang

• Barang-barang yang dilabel hendaklah jelas dan

mudah dibaca

• Mewujudkan layout plan berdasarkan

nombor/abjad/warna kedudukan barang yang

diletakkan

• Barangan yang disimpan diruang tertutup perlu

dilabelkan

• Setiap barang hendaklah mempunyai stock card

dan dikemaskini

• Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi

satu suis perlu dilabelkan

• Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi

satu suis perlu dilabelkan

• Mewujudkan Standard Operating Procedure

(SOP) dalam pengambilan peralatan

• Memastikan rak dan barang dalam keadaan yang

bersih/tidak berhabuk

• Wujudkan tanda peringatan:

- Tidak dibenarkan mengambil barang

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 14


BIL KATEGORI KETERANGAN

kecuali pegawai yang telah ditetapkan

- Sila pastikan lampu ditutup selepas

digunakan

- Sila jaga kebersihan

- Sila pastikan pintu dikunci selepas

meninggalkan bilik ini.

6. BILIK FAIL • Sediakan master list yang mempunyai maklumat

berikut:

- Nama Fail

- Kategori Fail

- No. Rujukan Fail

- Kod Fail

• Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan

nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan

tertentu

• Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna

yang tertentu

• Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama)

hendaklah diwujudkan dan dikemaskini

• Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah

dibaca

• Mewujudkan layout plan kedudukan almari/cabinet

fail

• Bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup

label hendaklah ditampal diluar Kabinet

• Fail terperingkat perlu diasingkan dan dilabelkan

dengan menggunakan kod tertentu

• Wujudkan Red Tag Area untuk fail-fail yang perlu

dilupuskan dengan beserta tagging (temporary)

• Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi

satu suis perlu dilabelkan

• Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk

bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut

• Mewujudkan Standard Operating Procedure

(SOP) dalam pengambilan fail

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 15


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Wujudkan tanda peringatan:

- Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali

pegawai yang telah ditetapkan

- Sila pastikan lampu ditutup selepas

digunakan

- Sila jaga kebersihan

- Sila pastikan pintu dikunci selepas

meninggalkan bilik ini

7. BILIK KEBAL • Sediakan master list yang mempunyai maklumat

berikut:

- Nama Fail

- Kategori Fail

- No. Rujukan Fail

- Kod Fail

• Fail yang disimpan perlu ada label berdasarkan

nombor/abjad/warna yang mempunyai tujuan

tertentu

• Susunan fail berdasarkan nombor/abjad/warna

yang tertentu

• Buku daftar pergerakan fail (buku/docket/nama)

hendaklah diwujudkan dan dikemaskini

• Fail yang dilabel hendaklah jelas dan mudah

dibaca

• Muwujudkan layout plan kedudukan almari/kabinet

fail

• bagi dokumen yang disimpan diruang tertutup

label hendaklah ditampal diluar cabinet

• fail terperingkat hendaklah diasaingkan dan

dilabel menggunakan kod tertentu

• fail-fail yang perlu diturun taraf dan tiada ruang

penyimpanan, red tag area perlu diwujudkan.

• Kedudukan lampu di dalam bilik yang melebihi

satu suis perlu dilabelkan

• Pelantikan Person In Charge (PIC) untuk

bertanggungjawab terhadap kawasan tersebut

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 16


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Mewujudkan Standard Operating Procedure

(SOP) bagi pengambilan fail

• Wujudkan tanda peringatan:

- Tidak dibenarkan mengambil fail kecuali

pegawai yang telah ditetapkan

- Sila pastikan lampu ditutup selepas

digunakan

- Sila jaga kebersihan

- Sila pastikan pintu dikunci selepas

meninggalkan bilik ini

8. BILIK MESYUARAT • Wujudkan Person In charge (PIC) yang

mengandungi maklumat nama, gambar, nombor

telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Kerusi dan meja hendaklah disusun dengan

kemas dan teratur

• Kabel diikat dengan kemas

• Whiteboard, maker dan pemadam diletakkan

ditempatnya

• Kerusi dimasukkan ke aras meja

• Suis peralatan elektrik dimatikan setelah

mesyuarat tamat

• Bilik mesyuarat hendaklah bersih dan sentiasa

kemas

• Sebarang peralatan elektrik dan elektronik yang

dipinjam hendaklah dikembalikan kepada pegawai

yang bertanggungjawab

• Motorised screen dinaikkan selepas digunakan

• Ubah signage di pintu masuk mesyuarat mengikut

penggunaan (Sidang/Tidak bersidang)

• Layout bilik mesyuarat perlu disedia dan

dipamerkan

• Memastikan susunan gambar mengikut protokol

(Yang di Pertuan Agong/Permaisuri

Agong/Sultan/Sultanah/ PM/ MB/KM/KP/SDO

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 17


BIL KATEGORI KETERANGAN

9. SURAU/ BILIK

SOLAT

• Wujudkan tanda peringatan:

- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik,

sila tutup saya”

- Handphone : “Matikan atau Mode Senyap”

- Tong sampah : “Letak saya disini”

- Whiteboard : “Dibersihkan saya setelah

digunakan”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan elektrik

- Kerusi,meja dan mikrofon letakkan label

mengikut susunan

- Panduan penggunaan mikrofon

- Layout bilik mesyuarat

- Ruang bahan buangan/tong sampah

- Pintu tolak atau tarik

- Status penggunaan bilik mesyuarat

(sidang/Tidak bersidang)

• Wujudkan Person In charge (PIC) dan

mengandungi maklumat nama, alamat, nombor

telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Penanda arah kiblat hendaklah diletakkan di siling

hadapan ruang solat

• Pakaian solat dan sejadah hendaklah di susun

kemas dan diletakkan ditempat yang disediakan

• Menyediakan ruang untuk info solat dan maklumat

berkaitan

• Menyusun bahan bacaan dan kitab agama di

sudut yang disediakan

• Kasut dan selipar hendaklah disusun kemas di

tempat yang dikhaskan

• Barang seperti kotak dan beg tidak sepatutnya

berada di atas lantai, pastikan sediakan ruang

• Layout surau/bilik solat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 18


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Wujudkan tanda peringatan:

- Suis lampu & kipas : “Jimatkan elektrik, sila

tutup saya”

- Paip : “sila tutup dengan sempurna”

- Kasut & selipar : “Letak saya di sini”

- Handphone : “Utamakan panggilan Ilahi”

- “Dilarang tidur, makan dan minum di ruang

solat”

- Sejadah, pakaian solat, bahan bacaan :

“Kembalikan saya setelah digunakan”

• Wujudkan label:

- Suis lampu & kipas

- Tempat letak Kasut & selipar

- Sudut meletak Sejadah, pakaian solat, bahan

bacaan

- Ruang untuk barang dan beg di atas lantai

10. RUANG TAMU • Wujudkan Person In charge (PIC) dan

mengandungi maklumat nama, alamat, nombor

telefon supaya mudah untuk dihubungi

• Bahan bacaan tahun semasa

• Suratkhabar hendaklah ditukar setiap hari dan

disusun rapi

• Mewujudkan sudut dekorasi sekiranya perlu

• Audio visual digunakan sekiranya perlu dan

ditutup setelah digunakan

• Pastikan wayar elektrik diikat dengan kemas

• Sofa meja dan lain-lain perabut hendaklah

sentiasa dalam keadaan tersusun

• Ruang tamu hendaklah sentiasa dalam keadaan

bersih, kemas dan teratur

• Galeri khas untuk piala dan cenderahati disusun

kemas

• Layout ruang tamu

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 19


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Wujudkan tanda peringatan:

- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik,

sila tutup saya

- Bahan bacaan : “Letak saya di sini”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan elektrik

- Tempat letak bahan bacaan

11. BILIK MEDIA • Wujudkan Person In charge (PIC) dan

mengandungi maklumat nama, alamat, nombor

telefon

• Pastikan peralatan media disusun dengan kemas

dan teratur

• Disediakan ruang peralatan

• Barang-barang dilabelkan mengikut kategori

peralatan

• Katalog gambar/video/kaset/CD disusun mengikut

pengkelasan(tahun/acara/siri)

• Disediakan buku daftar pergerakkan

peralatan/bahan audio visual

• Bilik media hendaklah sentiasa bersih dan kemas

• Menyediakan Standard Operating Procedure

(SOP) penggunaan peralatan media

• Kabel dipastikan diikat dan kemas

• Layout bilik media

• Wujudkan tanda peringatan:

- Suis peralatan elektrik : “Jimatkan elektrik,

sila tutup saya”

- Peralatan : “Sila kembalikan di tempat asal”

• Wujudkan label:

- Suis peralatan

- Peralatan media

- Tempat letak peralatan media

- Tempat letak bahan mengikut kategori

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 20


BIL KATEGORI KETERANGAN

12. RUANG LEGAR • Pastikan papan kenyataan sentiasa dikemaskini.

• Petunjuk arah ke bahagian/unit hendaklah

dipasang dengan jelas dan mencukupi.

• Suis lampu yang melebihi dua unit lampu

hendaklah dilabel dengan label yang bersesuaian.

• Tong sampah hendaklah disediakan di tempat

yang bersesuaian.

• Pastikan tiada sebarang peralatan yang

menghalang laluan di ruang legar.

• Pastikan pasu bunga/hiasan yang terdapat di

ruang legar tersusun dan tidak berhabuk.

• Pastikan tanda keselamatan ‘KELUAR’ berfungsi

dengan baik.

• Jika ada Alat Pemadam Api ianya:

- hendaklah berada dalam keadaan baik, tidak

melebihi tarikh luput dan bersih.

- hendaklah dilabelkan dengan jelas dan mudah

dibaca pada paras pandangan mata (eye

level).

- pastikan terdapat panduan penggunaannya

yang jelas dan mudah dibaca.

• Pastikan Pelan Laluan Kebakaran diletakkan di

tempat yang sesuai dan mudah dibaca.

• Wujudkan tanda peringatan:

- DILARANG MEROKOK

13. TANDAS • Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC)

yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no.

telefon/extension. PIC perlulah dilantik secara

bergilir mengikut jangka masa yang sesuai.

• Pastikan lantai dan dinding tandas bersih dan

tidak berbau.

• Pastikan setiap kubikel tandas, urinage dan sinki

yang lebih daripada dua dilabelkan dengan

nombor.

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 21


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Pintu tandas hendaklah diletakkan label (gambar

visual) jenis tandas sama ada tandas cangkung

atau tandas duduk.

• Wujudkan tanda peringatan:

- Jangan Lupa Flush

- Hargai Air

- Jimatkan Penggunaan Elektrik

- Dilarang Merokok

- Buang Tisu/Sampah Di Dalam Tong

Sampah

14. PANTRY • Pastikan terdapat label Person In Charge (PIC)

yang mengandungi nama, gambar terbaru dan no.

telefon/extension.

• Penggiliran PIC di bilik pantry hendaklah dibuat

dalam jangka masa yang bersesuaian.

• Pastikan bilik pantry sentiasa bersih dan tidak

berbau

• Pastikan kandungan di dalam peti sejuk tersusun,

bersih dan tidak berbau.

• Pastikan tong sampah di dalam pantry sentiasa

ditutup.

• Makanan bermasak tidak boleh disimpan melebihi

dua hari di dalam bilik pantry atau peti sejuk.

• Pastikan makanan yang melebihi tarikh luput tidak

disimpan.

• Label hendaklah diletakkan di luar kabinet yang

bertutup

• Menyediakan maklumat/info berkaitan kesihatan

di dalam bilik pantry (contohnya: poster piramid

makanan/ panduan mencuci tangan/ obesiti)

• Wujudkan tanda peringatan:

- Jimatkan Penggunaan Elektrik

- Susun Kerusi Selepas Digunakan

- Basuh Dan Susun Semula Peralatan Yang

Digunakan

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 22


BIL KATEGORI KETERANGAN

- Jangan Tinggalkan Sisa Makanan Di Dalam

Sinki

15. TANGGA • Pastikan kawasan tangga bersih daripada

sebarang sampah dan puntung rokok.

• Pastikan tiada sebarang peralatan yang

menghalang laluan di kawasan tangga.

• Pastikan tanda keselamatan ‘KELUAR’ berfungsi

dengan baik.

• Wujudkan tanda peringatan:

- Dilarang Merokok

- Jangan Buang Sampah Di Sini

- Berhati-Hati Ketika Melangkah

16. KAUNTER • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran

gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Senarai nama dan nombor telefon pegawai

pejabat dipaparkan.

• Maklumat pegawai bertugas harian dipaparkan.

• Etika melayan pelanggan dipaparkan sebagai

peringatan kepada pegawai bertugas. Contohnya

seperti berikut:

- Senyum

- Memberi salam

• Loceng diletakkan di atas meja dan meletakkan

arahan ‘sila tekan loceng untuk memanggil

pegawai’.

• Borang dilabel dan disusun mengikut perkara

yang berkaitan.

• Kotak cadangan disediakan dan dilabel.

• Kerusi disediakan dan dipastikan dalam keadaan

baik, tersusun dan bersih.

• Carta alir proses kerja dan piagam pelanggan

dipaparkan bagi pemahaman pelawat.

(berhampiran dengan kaunter)

• Buku kedatangan pelawat disediakan. Sila

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 23


BIL KATEGORI KETERANGAN

pastikan setiap kedatangan pelawat direkodkan.

• Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun

dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau

yang tidak menyenangkan.

• Tong sampah disediakan, dilabel dan sentiasa

diselenggara.

• Pen disediakan di kaunter.

• Kertas nota pesanan disediakan bagi kegunaan

pelawat meninggalkan sebarang pesanan.

• Wujudkan tanda peringatan:

- Senyum selalu;

- Di larang merokok.

• Senarai inventori disedia dan dipaparkan.

17. BILIK SERVER • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran

gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Buku log keluar masuk server disediakan diluar

bilik untuk tujuan keselamatan.

• Rak kasut disediakan dan dilabel diluar bilik

server.

• Selipar disediakan di dalam dan diletakkan di rak

disediakan.

• Alat pemadam kebakaran disediakan dan dilabel.

• Server dilabel mengikut kegunaan.

• Rak server hendaklah dilabelkan.

• Bilik sentiasa dipastikan dalam keadaan bersih,

tersusun dan tiada habuk.

• Penghawa dingin perlu dipastikan sentiasa

berfungsi dengan baik.

• Sign peringatan di tampal di dinding:

• Sila kembalikan selipar setelah digunakan;

• Di larang merokok;

• Di larang masuk tanpa urusan ( di luar pintu bilik

server);

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 24


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Pastikan tiada sebarang peralatan/barangan lain

selain daripada server di bawa masuk ke dalam

bilik.

• Senarai inventori disedia dan dipaparkan.

18. BILIK REKREASI • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran

gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Peralatan berada dalam keadaan yang baik,

teratur dan tiada habuk.

• Peralatan dilabel.

• Cara penggunaan Standard Operating Procedure

(SOP) setiap peralatan dipaparkan bagi

kemudahan pengguna.

• Tong sampah dilabel dan disediakan.

• Wujudkan tanda peringatan:

- Di larang merokok;

- Waktu penggunaan dipaparkan;

- Jadual pembersihan dan penyelenggaraan

dipaparkan;

- Peraturan berpakaian dipaparkan untuk

keselamatan;

- Makanan dan minuman tidak dibenarkan.

• Senarai inventori disedia dan dipaparkan.

19. BILIK KARAOKE • Person In Charge (PIC) dilantik dan butiran

gambar, nama, no. Tel dan Bahagian.

• Peralatan, CD dilabel dan disusun dalam rak yang

disediakan.

• Wujudkan tanda peringatan:

- Jimatkan penggunaan elektrik;

- Sila jaga kebersihan;

- Sila simpan peralatan setelah digunakan.

• Tong sampah dilabel dan disediakan.

• Sila pastikan kebersihan

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 25


BIL KATEGORI KETERANGAN

20. PUSAT SUMBER • Rak buku/majalah

- Rak buku/majalah perlulah disusun mengikut

kategori yang bersesuaian

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

• Kaunter

- Lokasi Kaunter di letakkan di tempat yang

dilihat oleh pengguna dalam keadaan yang

kemas dan tersusun.

- Nama pegawai petugas diletakkan atas meja

- Lokasi kad peminjaman/pemulangan disusun

kemas mengikut abjad

• Kerusi & Meja

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan

tersusun

- Labelling yang menggunakan nombor

• Lampu

- Menyediakan Layout suis lampu

• Papan Kenyataan

- Pastikan papan kenyataan berada di

kedudukan yang strategik

- Maklumat yang dipaparkan hendaklah yang

terkini berkaitan agensi dan isu-isu semasa

- Maklumat yang dipaparkan hendaklah disusun

dengan teratur dan kemas.

- Peraturan pinjam/pulang dipaparkan

• Signage

- Diletakkan di tempat yang bersesuaian &

mudah dilihat

• Borang maklumbalas & Peti cadangan disediakan

& diletakkan di tempat yang sesuai (ruang

bacaan)

• Komputer, Alat Pandang Dengar

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 26


BIL KATEGORI KETERANGAN

21 DEWAN/ BILIK

TAKLIMAT

dan tidak berdebu.

- Labelling yang menggunakan nombor

• Fire extinguisher

- Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat

yang mudah dicapai

- Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai

dan masih sah digunakan

• Tong Sampah

- Ruang diwujudkan dan dilabelkan

- Diletakkan di tempat yang bersesuaian

• Pintu

- Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di

setiap pintu

- Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

• Peraturan menggunakan icon/mudah difahami:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan

(Senarai inventori)

- Tolong senyap

- Pastikan bahan bacaan yang telah dibaca

diletakkan di tempat asal

- Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode

senyap

- Dilarang membawa masuk makanan/minuman

- Dilarang merokok

- Kerusi dimasukkan ke aras meja

- Pastikan semua peralatan/ perhiasan /

persekitaran berada dalam keadaan tersusun,

bersih, kemas dan tidak berdebu.

• PA System

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

- Pastikan ada PIC

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 27


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Rostrum

- Pastikan rostrum dalam keadaan kemas &

teratur

• Kerusi & Meja

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan

- tersusun

- Labelling menggunakan nombor

• Motorised screen

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Memastikan layar dinaikkan semula

• Projektor

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Pastikan projector ditutup selepas selesai

digunakan

• Lampu

- Menyediakan Layout suis lampu

• Fire extinguisher

- Ada SOP dan diletakkan di tempat yang

mudah dicapai

- Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai

dan masih sah digunakan

• White board

- Pastikan white-board berada dalam kemas

- Gunakan pen marker yang betul

- Dibersihkan selepas selesai digunakan

- Whiteboard marker & pemadam diletakkan

ditempatnya

- Whiteboard dibersihkan selepas digunaka

• Pintu

- Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di

setiap pintu

- Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 28


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Tong Sampah

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

- Diletakkan di tempat bersesuaian

• Peraturan menggunakan icon/mudah difahami:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan

(Senarai inventori)

- Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod

dikemaskini

- Pastikan telefon bimbit dalam keadaan mode

- senyap

- Dilarang membawa masuk makanan/minuman

- Dilarang merokok

- Suis lampu dan projector ditutup selepas

selesai digunakan.

- Tiada sampah di atas lantai

22. BILIK LATIHAN • Meja & Kerusi Komputer

- Pastikan semua peralatan/ perhiasan /

persekitaran berada dalam keadaan tersusun,

bersih, kemas dan tidak berdebu.

- Kedudukan meja & kerusi dalam keadaan

- tersusun

- Labelling yang menggunakan nombor

• Komputer

- Menggunakan SOP /Panduan penggunaan

- Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi

- Shut down komputer selepas selesai

digunakan

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

- Pastikan alat tersebut berfungsi, bersih, kemas

dan tidak berdebu.

- Wayar/kabel komputer dalam keadaan berikat

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 29


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Printer/Scanner

- Menyediakan SOP /Panduan penggunaan

- Menggunakan peralatan dengan tujuan rasmi

- Shut down komputer selepas selesai

digunakan

- Gunakan kertas yang betul

• Motorised screen

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Pastikan layar dinaikkan semula

• Projektor

- Menyediakan SOP/Panduan penggunaan

- Pastikan projector ditutup selepas selesai

digunakan

• Lampu

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

- Menyediakan Layout suis lampu

• Fire extinguisher

- Menyediakan SOP dan diletakkan di tempat

yang mudah dicapai

- Pastikan jenis Fire extinguisher yang sesuai

dan masih sah digunakan

• White board

- Pastikan white-board berada dalam kemas

- Gunakan pen marker yang betul

- Dibersihkan selepas selesai digunakan

- White-board marker & pemadan diletakkan di

tempat sepatutnya.

- White-board dibersihkan selepas digunakan

• Pintu

- Perlu mewujudkan tanda arah keluar/masuk di

setiap pintu

- Perlu ada sign tolak/tarik di tombol pintu

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 30


BIL KATEGORI KETERANGAN

• Tong Sampah

- Labelling yang sesuai dan mudah dibaca

- Diletakkan di tempat bersesuaian

• Peraturan:

- Maklumat Kew PA 7 dikemaskini & dipaparkan

- (Senarai inventori)

- Pastikan ada jadual penggunaan/buku rekod

- Matikan telefon bimbit anda

- Dilarang membawa masuk makanan/minuman

- Dilarang merokok

- Suis komputer dan projector ditutup selepas

selesai digunakan.

- Kerusi dimasukkan ke aras meja

- Jangan tinggalkan barang-barang peribadi

- Pastikan semua peralatan/ perhiasan /

persekitaran berada dalam keadaan tersusun,

bersih, kemas dan tidak berdebu.

23 SUDUT 5S • Nama dan gambar ahli bagi setiap kumpulan di

dalam zon/Jawatankuasa Induk 5S hendaklah

dipaparkan dengan jelas melalui carta organisasi

masing-masing.

• Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi:

- Polisi 5S IUC JPM

- Logo Kumpulan

- Carta Perbatuan terkini (Induk dan Zon)

- Gambar sebelum/selepas 5S dan selepas

penambahbaikan beserta tarikh

- Pelan Lantai Laluan Kecemasan

- Lain-lain maklumat bersesuaian

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 31


LAMPIRAN

LAMPIRAN A : RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

5S ICU JPM

LAMPIRAN B : BORANG AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI ICU JPM

LAMPIRAN C : BORANG KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI 5S

[Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S ICU JPM] | 32


AUDIT DALAMAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN JABATAN PERDANA MENTERI

(ICU JPM)

ZON DINILAI

MARKAH YANG DIPEROLEHI

PRESTASI AMALAN 5S

KETUA KUMPULAN AUDIT

TARIKH

A. RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

ASPEK

FAIL ZON 40

SUDUT 5S 40

RUANG PEJABAT 145

TEMPAT SIMPANAN 110

TEMPAT UMUM 335

BILIK MEDIA 20

PUSAT SUMBER 100

DEWAN 40

BILIK LATIHAN 45

JUMLAH 875

MARKAH PENILAI

LAMPIRAN A

PENUH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KUMULATIF PERATUS


B. PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S ICU JPM

Petunjuk Skala

Markah Penerangan

1 Tidak buat langsung.

2 Buat tetapi tidak menarik.

3 Sederhana baik.

4 Baik dan menarik.

5 Sangat menarik.

1. Fail Zon Jumlah markah :

Markah Penuh : 40 40 40

Markah Markah

Markah

No

Kategori Perkara Diaudit

Catatan

1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Polisi 5S

Carta

Organisasi

5S dan Nama

Zon

1. Polisi 5S disediakan dengan

jelas, mudah difahami,

ditandantangani oleh Ketua

Pengarah beserta tarikh.

2. Maksud polisi ini memenuhi

keperluan mengikut aktiviti

pelaksanaan Sistem 5S dan

dijelaskan kepada kakitangan.

3.

Disediakan mengikut

kesesuaian dan kreativiti yang

menarik dan senarai ahli

lengkap bergambar dan

terkini.

LAMPIRAN B

Catatan


Markah Markah

Markah

No

Kategori Perkara Diaudit

Catatan

1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Jadual

Perancangan

Perlaksanaan

5S

Rekod

Aktiviti

Kumpulan

5S

4. Jadual Perancangan

Perlaksanaan 5S adalah

menyeluruh dan terkini serta

mengikut jadual.

5. Mesyuarat Jawatankuasa

Induk diadakan seperti yang

dirancang.

6. Takwim mesyuarat Kumpulan

5S disediakan

7. Hasil perbincangan/mesyuarat

Kumpulan 5S disediakan

dalam tempoh 2 minggu

direkodkan.

8. Rekod aktiviti

penambahbaikan bergambar

dan bertarikh.

Catatan

3


2. Sudut 5S Jumlah markah :

Kategori

No

Perkara Diaudit

Polisi 5S 1. Dipaparkan dalam keadaan

yang menarik,

ditandatangani oleh Ketua

Pengarah dan mempunyai

tarikh.

Carta

Organisasi

5S dan

Nama Zon

Jadual

Perancangan

Perlaksanaan

5S

Kedudukan

Sudut 5S

Markah

Audit 5S

2. Dipaparkan mengikut

kesesuaian dan kreativiti

yang menarik dan senarai

ahli lengkap bergambar dan

terkini.

3. Jadual Perancangan

Perlaksanaan 5S yang

menyeluruh dan terkini

dipaparkan.

4. Pematuhan kepada aktiviti

yang dirancangkan mengikut

jadual.

5. Terletak ditempat yang

strategik dan mudah dilihat.

6. Bahan yang dipaparkan

adalah terkini dan menarik.

7.

Memaparkan markah audit

yang terkini pada sudut 5S.

Markah Penuh : 40 40 40

Markah

Markah

Markah

Catatan

Catatan

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Catatan

4


Kategori

No

Kreativiti 8.

Perkara Diaudit

Kumpulan memaparkan

inisiatif dan kreativiti.

3. Ruang Pejabat - Workstation Jumlah markah :

Markah

Markah

Markah

Catatan

Catatan

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Markah Penuh : 45 45 45

Markah

Markah

Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5

Lantai

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih.

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3.

Hanya tong sampah dan 2

pasang kasut/selipar (di

bawah meja) sahaja

dibenarkan berada di atas

lantai.

Catatan

Catatan

5


Markah

Markah

Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5

Peralatan/

Perabot

Partition

4. Kemas, tersusun dengan

rapi, dan mudah dicapai.

5. Hanya peralatan yang

dibenarkan sahaja berada di

atas meja dan dilabel.

6. Peralatan berfungsi dengan

baik.

7. Laci dilabelkan mengikut

garis panduan yang

ditetapkan.

8. Sudut peribadi dan info kerja

bersaiz seperti yang

ditetapkan, tersusun dan

kemas.

9. Nama, jawatan, rekod

pergerakan, kad inventori

yang dikemaskini.

Catatan

6


3. Ruang Pejabat – Bilik Pegawai Jumlah markah :

Markah Penuh : 40 40 40

Markah

Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5

Lantai

Peralatan/

Perabot

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih.

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3. Hanya tong sampah dan 2

pasang kasut/selipar (di

bawah meja) sahaja

dibenarkan berada di atas

lantai.

4. Kemas, tersusun dengan

rapi, dan mudah dicapai.

5. Hanya peralatan yang

dibenarkan sahaja berada di

atas meja dan dilabel.

6. Peralatan berfungsi dengan

baik.

7. Laci dilabelkan mengikut

garis panduan yang

ditetapkan.

8. Nama, jawatan, rekod

pergerakan, kad inventori

yang dikemaskini.

Catatan

Markah

Catatan

7


3. Ruang Pejabat – Bilik Utiliti Jumlah markah :

Markah Penuh : 30 30 30

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai

Peralatan/

Perabot

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih.

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3. Hanya tong sampah sahaja

dibenarkan berada di atas

lantai.

4. Kemas, tersusun dengan

rapi, dan mudah dicapai.

5. Hanya peralatan yang

dibenarkan sahaja berada di

atas meja dan dilabel.

6. Ada SOP, PIC yang

dikemaskini dan peralatan

berfungsi dengan baik.

8


3. Ruang Pejabat – Bilik Pemandu Jumlah markah :

Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5

Lantai

Peralatan/

Perabot

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih.

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3. Hanya tong sampah sahaja

dibenarkan berada di atas

lantai.

4. Kemas, tersusun dengan

rapi, dan mudah dicapai.

5. Hanya peralatan yang

dibenarkan sahaja berada di

atas meja dan dilabel.

6. PIC yang dikemaskini.

Markah Penuh : 30 30 30

Catatan

Markah

Catatan

Markah

Catatan

9


4. Tempat Simpanan Jumlah markah :

Markah Penuh : 110 110 110

Kategori No Perkara Dinilai Markah Catatan Markah Catatan Markah Catatan

Bilik Fail

Bilik Kebal

Simpanan

Barang

(Peralatan)

1. Fail disusun dengan kemas

dan dilabel dengan teratur

2. Memastikan rekod fail

sentiasa dikemaskini

3.

Kemas, bersih dan tidak

berhabuk

4. PIC sentiasa dikemaskini

5. Adanya SOP

6. Fail disusun dengan kemas

dan dilabel dengan teratur

7. Memastikan rekod fail

sentiasa dikemaskini

8. Kemas, bersih dan tidak

berhabuk

9. PIC sentiasa dikemaskini

10. Barang dilabel, disusun,

disimpan dan mudah dicapai

11. Rekod keluar masuk barang

daripada stor dikemaskini

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

10


Kategori No Perkara Dinilai Markah Catatan Markah Catatan Markah Catatan

Bilik

Server

Makmal

Komputer

12. Kemas, bersih dan tidak

berhabuk

13. PIC dikemaskini

14. Kedudukan komputer

tersusun dan teratur.

15. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

16. Tatacara penggunaan

disediakan dan mudah

difahami.

17. Bilik server dikawal selia dan

mempunyai rekod keluar

masuk pegawai (mempunyai

PIC).

18. Bersih dan kemas.

19. Kedudukan peralatan

tersusun dan teratur

20. Memastikan wayar tidak

berselirat.

21. Memastikan tatacara

penggunaan disediakan.

22. Bersih, tidak berdebu dan

sentiasa dalam

jagaan/kawalan (mempunyai

PIC)

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

11


5. Tempat Umum Jumlah markah :

Markah Penuh : 335 335 335

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Ruang

Tamu

Papan

Kenyataan

1. Mempunyai maklumat Person

Incharge (PIC) yang

mengandungi nama, gambar,

nombor telefon

2. Ruang tamu sentiasa dalam

keadaan bersih, kemas dan

teratur.

3. Piala anugerah, cenderahati

dan bahan bacaan terkini

tersusun kemas, bersih dan

ditempatkan di galeri khas.

4. Bahan-bahan yang dilekatkan

sentiasa dikemaskini.

5. Hiasan pada papan

kenyataan menarik.

6. Mudah dilihat dan

kedudukannya strategik.

7. Berada dalam keadaan baik,

tidak berdebu dan sentiasa

bersih.

12


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Kaunter

Khidmat

Pelanggan

(MedICT)

Bilik

Mesyuarat

8. Pegawai bertugas sentiasa

berada ditempat dan

informatif.

9. Kaunter kemas dan menarik.

10. Borang-borang disusun di

tempat yang dsediakan.

11. Peralatan boleh digunakan

dan dalam keadaan

memuaskan.

12. Kerusi dan meja dilabel dan

disusun di tempat yang

sepatutnya.

13. Kerusi, meja dan lain-lain

peralatan dalam keadaan

bersih, kemas dan tidak

berhabuk.

14. Mempunyai maklumat Person

Incharge (PIC) yang

mengandungi nama, gambar,

nombor telefon

15. Bilik mesyuarat hendaklah

bersih dan sentiasa kemas

(keseluruhan)

16. Susunan gambar mengikut

protokol – Terpakai di bilik

mesyuarat utama sahaja

13


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Surau/

Bilik Solat

17. Kabel diikat dengan kemas

18. signage di pintu masuk

mesyuarat mengikut

penggunaan (Sidang/Tidak

bersidang)

19. Semua suis

lampu/aircond/skrin/peralatan

elektrik dilabel dan ditutup

apabila tidak digunakan.

20. Layout bilik mesyuarat perlu

disedia dan dipamerkan

21. Mempunyai maklumat Person

Incharge (PIC) yang

mengandungi nama, gambar,

nombor telefon

22. Ruang untuk info solat dan

maklumat berkaitan yang

terkini

23. Terdapat penanda arah kiblat

24. Pakaian solat, sejadah, bahan

bacaan, kasut dan selipar

disusun dengan kemas dan

diletakkan ditempat yang

disediakan

14


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Pantry 25. Bilik dan peralatan adalah

tersusun dalam keadaan baik,

bersih, berfungsi dan dilabel

sekiranya berada di dalam

kabinet bertutup.

26. Terdapat info kesihatan

27. Mempunyai PIC yang lengkap

dan terkini mengikut giliran

yang ditetapkan

Tandas 28. Mempunyai PIC yang lengkap

dan terkini mengikut giliran

yang ditetapkan

Ruang

Legar

29. Bilik dan peralatan adalah

dalam keadaan bersih,

berfungsi dan dilabel

30. Mempunyai tanda arah yang

betul dan mencukupi

31. Ruang legar dalam keadaan

bersih dan selamat

Tangga 32. Tangga dalam keadaan bersih

dan selamat

Bilik

Karaoke

33. Lantai berada dalam keadaan

bersih, kemas dan baik

34. Susun atur peralatan

hendaklah kemas dan

tersusun rapi

15


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Bilik Rekreasi

(Gymnasium)

35. Susunan peralatan

memudahkan capaian.

36. Tidak berdebu, bersih dan

kemas

37. Peraturan penggunaan

peralatan dipaparkan dengan

jelas dan kreatif

38. Peralatan ditempatkan di

tempat yang sesuai dan

dilabelkan

39. Mempunyai PIC yang

dikemaskini.

40. Peringatan-peringatan

dipaparkan

41. Lantai berada dalam keadaan

bersih, kemas dan baik

42. Susun atur peralatan

hendaklah kemas dan

tersusun rapi

43. Susunan peralatan

memudahkan capaian.

44. Tidak berdebu, bersih dan

kemas

16


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Bilik

Server

45. Peraturan penggunaan

peralatan dipaparkan dengan

jelas dan kreatif

46. Peralatan ditempatkan di

tempat yang sesuai dan

dilabelkan

47. Mempunyai PIC yang

dikemaskini.

48. Peringatan-peringatan

dipaparkan

49. Lantai dalam keadaan bilik

yang kemas, bersih dan

teratur

50. Kedudukan peralatan disusun,

teratur dan dilabel.

51. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas

52. Peralatan Berkeadaan baik

dan sentiasa boleh

digunakan.

53. Peraturan penggunaan

peralatan dipaparkan dengan

jelas dan kreatif

54. Mempunyai PIC yang

dikemaskini.

17


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Kaunter

Khidmat

Pelanggan

55. Bilik server dikawal selia dan

mempunyai rekod keluar

masuk pegawai

56. Peringatan-peringatan

dipaparkan

57. Alat Pemadam api disediakan

dan diletakkan di tempat yang

mudah dilihat serta

diselenggara mengikut jadual

60. Lantai keadaan bilik yang

kemas, bersih dan teratur

61. Borang-borang disusun di

tempat yang dsediakan dan

dilabel.

62. Loceng disediakan bagi

kaunter yang tidak

mempunyai pegawai bertugas

63. Berkeadaan baik dan sentiasa

boleh digunakan.

64. Tidak berdebu, bersih dan

kemas.

65. Mempunyai PIC yang

dikemaskini.

66. Terdapat panduan etika

kaunter pelanggan

18


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

67. Buku pelawat disediakan

6. Bilik Media Jumlah markah :

Markah Penuh : 20 20 20

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Bilik Media

1. Mempunyai maklumat Person

Incharge (PIC) yang

mengandungi nama, gambar,

nombor telefon

2. Peralatan/bahan disusun

mengikut kategori dan

pengkelasan

3. SOP perlu terkini dan mudah

difahami

4. Bilik media hendaklah

sentiasa bersih dan kemas

19


7. Pusat Sumber Jumlah markah :

Markah Penuh : 100 100 100

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai

Susun-atur

Peralatan

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3. Barang-barang seperti kotak,

fail, beg tidak berada di atas

lantai.

4. Kasut/selipar dibenarkan hanya

2 pasang dan disusun dengan

kemas.

5. Pelan lantai disediakan dan

terkini

6. Kemas dan tersusun rapi serta

boleh memendekkan masa

memproses sesuatu kerja

dilaksanakan dan dilabelkan.

7. Barang/bahan yang disimpan di

dalam kabinet, laci atau almari

dilabel/tanda.

8. Cop getah masing-masing

dilabelkan.

20


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Peralatan

Susunan

Buku

Perhiasan

Kaunter

Ruang

Kerja

9. Berkeadaan baik, bersih dan

tidak berselerak.

10. Mempunyai PIC yang

dikemaskini

11. Mempunyai SOP yang lengkap

dan mudah difahami

12. Disusun dengan teratur dan

kemas dengan menggunakan

tanda/label/abjad supaya

mudah diperolehi.

13. Buku-buku di dalam simpanan

unit didaftarkan.

14. Pergerakan buku direkodkan.

15. Perhiasan disusun kemas,

bersih dan berkeadaan baik.

16. Disusun dengan teratur dan

kemas.

17. Nama petugas adalah terkini

18. Kad peminjaman/pemulangan

disusun secara teratur dan

mudah dicapai.

19. Terdapat tanda nama

pegawai/kakitangan

pada bilik/meja/’partition’.

21


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Papan

Kenyataan

20. Diletakkan di tempat yang

strategik dan maklumat yang

dipaparkan hendaklah yang

terkini berkaitan agensi dan isuisu

semasa

8. Dewan / Bilik Taklimat Jumlah markah:

Markah Penuh : 40 40 40

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai

Susunatur

Peralatan

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

3. Kemas dan tersusun rapi

serta boleh memendekkan

masa memproses sesuatu

kerja dilaksanakan dan

dilabelkan.

4. Barang/bahan yang disimpan

di dalam kabinet, laci atau

almari dilabel/tanda.

22


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Peralatan

5. Berkeadaan baik, bersih dan

tidak berselerak.

6.

Mempunyai PIC yang

dikemaskini

7. Mempunyai SOP yang

lengkap dan mudah difahami

Perhiasan 8. Perhiasan disusun kemas,

bersih dan berkeadaan baik.

9. Bilik Latihan Jumlah markah :

Markah Penuh : 45 45 45

Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Lantai

1. Tidak berdebu, kemas dan

bersih

2. Wayar tidak berselirat dan

diikat dengan kemas.

23


Markah Markah Markah

Kategori No Perkara Diaudit 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan 1 2 3 4 5 Catatan

Susunatur

Peralatan

Peralatan

3. Kemas dan tersusun rapi

serta boleh memendekkan

masa memproses sesuatu

kerja dilaksanakan dan

dilabelkan

4. Barang/bahan yang disimpan

di dalam kabinet, laci atau

almari dilabel/tanda.

5. Berkeadaan baik, bersih dan

tidak berselerak.

6. Mempunyai PIC yang

dikemaskini

7. Mempunyai SOP yang

lengkap dan mudah difahami

8. Wayar/kabel komputer dalam

keadaan berikat

Perhiasan 9. Perhiasan disusun kemas,

bersih dan berkeadaan baik.

24


Bil. Teguran Audit Bahagian / Zon

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


KAJISELIDIK KEMAJUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

Nama :___________________________________________________

Tarikh :___________________________________________________

Bahagian/Unit :___________________________________________________

Arahan :Sila tandakan dalam ruang berkaitan.

Skala bagi penilaian adalah : 5 = Sangat Cemerlang 3 = Baik 1 = Lemah

4 = Cemerlang 2 = Kurang Baik

1. PENILAIAN KESELURUHAN TERHADAP AMALAN 5S

Sangat

Cemerlang

Cemerlang Baik Kurang Baik Lemah

1 9 28 4 0

2. PEMBENTUKAN SIKAP

a. Amalan 5S membantu dalam pembentukan budaya kerja

No Perkara Penilaian

5 4 3 2 1

1. Pemahaman anda terhadap Amalan 5S 4 20 26 0 0

2. Kerjasama antara warga terhadap Amalan 5S 3 9 28 7 0

3. Sumbangan idea kreatif terhadap Amalan 5S 0 10 2 9 10

4. Tahap kesedaran warga terhadap 5S 1 5 34 8 1

3. SISIH

a. Aktiviti pengasingan dan pelupusan di unit anda

Sangat

Cemerlang

Cemerlang Baik Kurang Baik Lemah

5 16 24 5 0

4. SUSUN

a. Kemudahkesanan fail dan peralatan di unit anda

Sangat

Cemerlang

Cemerlang Baik Kurang Baik Lemah

4 16 26 4 0

5. SAPU

a. Tahap kebersihan dan penyelenggaraan bilik dan peralatan guna sama

Sangat

Cemerlang

Cemerlang Baik Kurang Baik Lemah

3 11 34 3 0

6.SERAGAM

a.Peringatan visual yang digunakan dapat meningkatkan tahap amalan 5S

Sangat

Cemerlang

Cemerlang Baik Kurang Baik Lemah

1 10 30 9 0

7.PENGUKURAN/IMPAK

a. Kesan dari segi masa /RM /ruang /proses /tenaga / kos

1.

2.

3.

LAMPIRAN C

More magazines by this user
Similar magazines