Peraturan Kepala BNPB No.07 Tahun 2009

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Softwarehttp://www.foxitsoftware.com For evaluation only.KEPALABADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA- 135 -c. Penilaian1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulaidilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilaisementara apakah surat masuk termasuk yang harusdiberkaskan. Penilaian sementara ini dilakukan untukmemudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.2) Pada tahap penilaian, surat yang bersifat umum di nilai olehSekretaris Utama BNPB, sedangkan surat khusus dapatlangsung disampaikan kepada pejabat yang terkait.3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaianpenanganan surat, apakah surat masuk itu akan di proses biasaatau melalui proses pemberkasan naskah.4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) di nilaitermasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yangbersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkatkeamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.d. Pengolahan1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakanyang akan di ambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak lanjutnya, yaitulangsung disimpan atau di buat naskah dinas baru, misalnyaberupa surat dinas, keputusan, dan instruksi.3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan prosespemberkasan naskah.e. Penyimpanan1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalamiproses penyimpanan karena surat dinas yang sudah disimpan itusering diminta kembali untuk di olah. Surat dinas harus disimpansedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpandalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan,naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengankebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagaiberikut.a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas yang berdasarkanformat surat atau jenis naskah dinas, misalnya Keputusan,Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, dan Surat Edaran, disusunsecara...